Ứng dụng phần mềm edocman vào công tác quản lý văn bản tại kho bạc nhà nước tỉnh bắc giang

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG THÁI NGUYÊN

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

NGUYỄN VĂN CẢNH

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM EDOCMAN VÀO CÔNG TÁC QUẢN
LÝ VĂN BẢN TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC TỈNH BẮC GIANG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BẮC GIANG NĂM 201


TRƯỜNG ĐẠI HỌC CNTT VÀ TT THÁI NGUYÊN
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

KHÓA LUẬN

TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Ngành Quản trị văn phòng
Đề tài:
ÚNG DỤNG PHẦN PHỀM EDOCMAN VÀO CÔNG
TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC
TỈNH BẮC GIANG
Họ tên sinh viên: NGUYỄN VĂN CẢNH
Lớp: ĐHLT – QTVP – K13A - BẮC GIANG
Giáo viên hướng dẫn 1: TS. NGUYỄN VĂN HUÂN
Giáo viên hướng dẫn 2: ThS. ĐỖ LOAN ANH

THÁI NGUYÊN, NĂM 2016


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực hiện khóa luận này, tác giả đã nhận được sự quan tâm giúp
đỡ của Quý Thầy, Cô, bạn bè.
Trước tiên, xin trân trọng cảm ơn TS. Nguyễn Văn Huân, người Thầy đã định
hướng cho chủ đề nghiên cứu; nghiêm túc về mặt khoa học và tận tình giúp đỡ tôi về
mọi mặt để hoàn thành khóa luận này.
Tác giả xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu; các Thầy giáo, Cô giáo Khoa Hệ
thống thông tin kinh tế, Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông Thái
Nguyên đã hướng dẫn và giúp đỡ tôi về các điều kiện trong quá trình thực hiện khóa
luận này.
Xin trân trọng cảm ơn Lãnh đạo và cán bộ các phòng ban của Kho bạc Nhà nước
tỉnh Bắc Giang đã cung cấp tài liệu, tạo điều kiện tốt nhất để tác giả hoàn thành khóa
luận này.
Xin trân trọng cảm ơn./.
Sinh viên

Nguyễn Văn Cảnh


LỜI CAM ĐOAN
Tác giả xin cam đoan:
Khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng phần mềm eDocman vào công tác quản lý văn
bản tại Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang”, đây là công trình nghiên cứu độc lập của
tác giả, trong đó có sử dụng thông tin từ nhiều nguồn tư liệu và dữ liệu khác nhau, các
thông tin được trích rõ nguồn gốc. Kết quả nghiên cứu khóa luận chưa được công bố bất
kỳ công trình nghiên cứu khoa học nào trước đây.
Thái nguyên, ngày

tháng

năm 2016

Sinh viên

Nguyễn Văn Cảnh


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN..............................................................................................................
LỜI CAM ĐOAN........................................................................................................
MỤC LỤC....................................................................................................................
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT...................................................................................
DANH MỤC HÌNH VẼ...............................................................................................
LỜI NÓI ĐẦU.........................................................................................................01
Chương 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI KHO
BẠC NHÀ NƯỚC TỈNH BẮC GIANG......................................................................03
1.1. Khái quát về công tác văn thư..................................................................................03
1.1.1. Khái niệm......................................................................................................03
1.1.2. Nội dung của công tác văn thư – lưu trữ......................................................03
1.1.3. Nguyên tắc chung.........................................................................................03
1.1.4. Ý nghĩa của công tác văn thư – lưu trữ.........................................................04
1.2. Công tác tổ chức quản lý văn bản............................................................................04
1.2.1. Quản lý văn bản đi........................................................................................04
1.2.1.1. Khái niệm văn bản đi............................................................................05
1.2.1.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đi.............................................................05
1.2.1.3. Quy trình quản lý văn bản đi................................................................05
1.2.2. Công tác tổ chức và giải quyết văn bản đến.................................................08

1.2.2.1. Khái niệm văn bản đến.........................................................................08
1.2.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đến...........................................................08
1.2.2.3. Quy trình quản lý văn bản đến..............................................................09
1.3. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.......................................11
1.4. Quản lý và sử dụng con dấu ....................................................................................12
1.5. Giới thiệu về Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang....................................................13
1.5.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Kho bạc Nhà nước
tỉnh Bắc Giang.................................................................................................................13


1.5.1.1. Chức năng...........................................................................................13
1.5.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn......................................................................13
1.5.2. Cơ cấu tổ chức.......................................................................................15
Chương 2. THỰC TRANG VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI – ĐẾN
TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC BẮC GIANG...............................................................16
2.1. Khảo sát thực trạng công tác công tác quản lý văn bản tại Kho bạc Nhà nước Bắc
Giang...............................................................................................................................16
2.1.1. Thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản đi tại Kho bạc Nhà nước
tỉnh Bắc Giang.................................................................................................................16
2.1.1.1. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi..............................18
2.1.1.2. Mô tả quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi....................19
2.1.2. Thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại Kho bạc Nhà
nước tỉnh Bắc Giang........................................................................................................25
2.1.2.1. Quy trình quản lý văn bản đến..............................................................26
2.1.2.2. Mô tả quy trình quản lý văn bản đến....................................................27
2.2. Công tác quản lý con dấu.........................................................................................32
2.3. Công tác lập hồ sơ vào lưu trữ.................................................................................32
2.4. Nhận xét công tác quản lý văn bản đi – đến tại Kho bạc Nhà nước Bắc Giang......33
2.4.1. Ưu điểm và những tồn tại, hạn chế...............................................................33
2.4.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý, giải quyết văn

bản đi – đến tại Kho bạc Nhà nước Bắc Giang...............................................................34
Chương 3. ỨNG DỤNG PHẦN MỀM eDocman VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ
VĂN BẢN TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC BẮC GIANG............................................37
3.1. Giới thiêu phần mềm................................................................................................37
3.2. Chức năng của phần mềm eDocman........................................................................37
3.2.1. Chức năng quản lý văn bản đến....................................................................37
3.2.2. Chức năng quản lý văn bản đi......................................................................37
3.2.3. Tra cứu văn bản............................................................................................37
3.2.4. Tìm kiếm văn bản.........................................................................................37


3.2.5. Tổng hợp báo cáo..........................................................................................38
3.2.6. Danh mục......................................................................................................38
3.2.7. Lịch công tác.................................................................................................38
3.2.8. Xử lý công việc.............................................................................................38
3.3. Các thao tác cơ bản quản lý văn bản tại phần mềm eDocman.................................38
3.4. Đánh giá việc sử dụng phần mềm............................................................................57
3.4.1. Những tiện ích của phần mềm......................................................................57
3.4.2. Hạn chế của phần mềm.................................................................................58
3.4.3. Kiến nghị, đề xuất.........................................................................................58
KẾT LUẬN....................................................................................................................59
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................................61


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT

CHỮ VIẾT TẮT

CHỮ VIẾT TẮT ĐẦY ĐỦ

01

KBNN

Kho bạc Nhà nước

02

CNTT

Công nghệ thông tin

03

VB

Văn bản

GHI CHÚ


DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ
Hinh 1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của KBNN tỉnh Bắc Giang................................15
Hình 2.1. Quy trình quản lý văn bản đi tại KBNN tỉnh Bắc Giang.....................18
Hình 2.2. Văn bản sai thể thức.............................................................................19
Hình 2.3. Sổ Công văn đi.....................................................................................22
Hình 2.4. Mẫu sổ đăng ký bên trong VB đi tại KBNN tỉnh Bắc Giang...............23
Hình 2.5. Mẫu bì của KBNN tỉnh Bắc Giang......................................................24
Hình 2.6. Quy trình Quản lý văn bản đến tại KBNN tỉnh Bắc Giang..................26

Hình 2.7. Đóng dấu đến, ghi số ngày, tháng đến.................................................29
Hình 2.8. Mẫu sổ đăng ký bên trong công văn đến tại KBNN tỉnh Bắc Giang...30
Hình 2.9. Văn bản đã được phê duyệt..................................................................31
Hình 3.1. Màn hình đăng nhập hệ thống..............................................................39
Hình 3.2. Màn hình truy cập ứng dụng................................................................39
Hình 3.3. Màn hình nhập văn bản đến.................................................................40
Hình 3.4. Màn hình văn bản đến chờ vào sổ........................................................41
Hình 3.5. Màn hình thông tin sổ công văn của văn thư.......................................42
Hình 3.6. Màn hình văn bản vào sổ nhưng chưa chuyển xử lý............................42
Hình 3.7. Màn hình sửa văn bản đến....................................................................43
Hình 3.8. Màn hình chuyển xử lý văn bản...........................................................44
Hình 3.9. Màn hình kết quả cần thu hồi...............................................................45
Hình 3.10. Màn hình tra cứu công việc................................................................46
Hình 3.11. Màn hình tăng giảm theo từng cột thông tin hiển thị.........................46
Hình 3.12. Màn hình lọc giá trị theo từng thông tin hiển thị...............................47
Hình 3.13. Màn hình tìm kiếm văn bản đến.........................................................47
Hình 3.14. Màn hình kết quả tìm kiếm văn bản đến............................................48
Hình 3.15. Màn hình báo cáo thống kê văn bản...................................................49
Hình 3.16. Màn hình thống kê văn bản đến.........................................................49


Hình 3.17. Màn hình văn bản đi chờ cấp số.........................................................50
Hình 3.18. Màn hình cấp số văn bản đi tại văn thu..............................................51
Hình 3.19. Màn hình nhập mới văn bản đi – sổ công văn...................................51
Hình 3.20. Màn hình sửa văn bản đi....................................................................53
Hình 3.21. Màn hình thu hồi văn bản đi..............................................................54
Hình 3.22. Màn hình phát hành văn bản đi..........................................................55
Hình 3.23. Màn hình tra cứu công việc................................................................56
Hình 3.24. Màn hình tìm kiếm văn bản đi...........................................................57
Hình 3.25. Màn hình thống kê văn bản đi............................................................57

LỜI NÓI ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới của đất nước các ngành, các lĩnh vực hoạt động có
những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Hòa nhập
vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác quản lý văn bản có những bước
phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng được những yêu cầu của cải cách hành chính.
Trong các cơ quan đơn vị công tác quản lý văn bản luôn được quan tâm, bởi đó
là công tác bảo đảm hoạt động quản lý hành chính thông qua các văn bản tài liệu.
Công tác quản lý văn bản là hoạt động bảo đảm thông tin phục vụ kịp thời cho
việc lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra, quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ
quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang
nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác và đồng thời công tác văn thư được xác
định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội
dung của văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một
mắt xích quan trọng trong bộ máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành.
Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác quản lý văn bản có vai trò đặc biệt quan
trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc
điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những
văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây
là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý
rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn
và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan,
tổ chức được thành lập, công tác quản lý văn bản sẽ tất yếu được hình thành vì đó là
"huyết mạch" trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Đồng thời làm tốt công tác quản lý văn bản sẽ góp phần giải quyết công việc cơ
quan được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và
Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để
làm những việc trái pháp luật, góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế
và bảo vệ đất nước của mỗi quốc gia.

Bước sang thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đã tạo ra những chuyển biến
trong mọi mặt nền kinh tế xã hội. Các đơn vị hành chính, sự nghiệp cũng như doanh
nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những vấn đề phát sinh, đặc biệt là vấn đề
quản lý văn bản và song song với công tác quản lý văn bản là công tác lập hồ sơ lưu trữ
cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ
quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này. Bởi nó không những là phương

1


tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động
của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan, đơn vị thực hiện tốt
công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao theo
đúng pháp luật.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản đối với hoạt động
của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang nói riêng.
Vì vậy, đây cũng chính là lý do và mục tiêu em chọn đề tài “Ứng dụng phần mềm
eDocman vào công tác quản lý văn bản tại Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang” làm
khóa luận tốt nghiệp để giúp chúng ta có cái nhìn sâu hơn về lĩnh vực này. Đây cũng là
một vấn đề đang được quan tâm tại Kho bạc Nhà nướ tỉnh Bắc Giang và có một vai trò
quan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý nhà nước tại cơ quan.
Nội dung bài khóa luận gồm có 3 chương:
- Chương 1 – Giới thiệu tổng quát về Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang
- Chương 2 – Khái quát chung về thực trạng và giải pháp quản lý văn bản tại
Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang
- Chương 3 – Ứng dựng phần mền eDocman vào công tác quản lý văn bản tại
Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang.
- Kết luận
Do hạn chế về thời gian nên không thể tránh khỏi những khiếm khuyết. Kính
mong quý thầy cô đóng góp ý kiến cho em để bài khóa luận được hoàn chỉnh, đạt đúng

yêu cầu đề ra.
Em xin trân thành cảm ơn!

2


Chương 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI
KHO BẠC NHÀ NƯỚC TỈNH BẮC GIANG
1.1. Khái quát về công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm
- Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho
việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan
nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân
(gọi chung là cơ quan tổ chức).
1.1.2. Nội dung của công tác văn thư – lưu trữ
* Công tác văn thư bao gồm những nội dung sau
- Soạn thảo văn bản.
Công tác soạn thảo văn bản được bộ phận văn phòng, và các cán bộ chuyên môn
được giao phụ trách công tác soạn thảo thuộc lĩnh vực được phân công.
- Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan, tổ chức:
+ Quản lý văn bản đi.
+ Quản lý và giải quyết văn bản đến
+ Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Quản lý và sử dụng con dấu.
* Nhiệm vụ của công tác lưu trữ
- Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ (thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ)
- Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ
- Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
Nội dung bài báo cáo này sẽ đi sâu và phân tích vào công tác quản lý văn bản và

lưu trữ văn bản.
1.1.3. Nguyên tắc chung
- Tất cả văn bản đến – đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy
định khác đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan, tổ chức.
- Văn bản đi – đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển
giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các

3


dấu mức độ khẩn: “ Hỏa tốc (kể cả “hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (Gọi
chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngày sau khi nhận
được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngày sau
khi được ký.
- Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký,
quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và có hướng
dẫn cụ thể.
1.1.4. Ý nghĩa của công tác văn thư – lưu trữ
* Ý nghĩa của công tác văn thư
- Làm tốt công tác quản lý văn bản sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng chính xác,… hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ.
- Giữ gìn được những tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ sở chứng minh
cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được
nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn
được bí mật của Đảng và nhà nước.
- Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ
quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan.
- Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt
công tác lưu trữ.

* Ý nghĩa của công tác lưu trữ
- Công tác lưu trữ có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với việc xây dựng thể chế
hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống
thể chế hành chính.
- Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính,
văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính nhà nước,
thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính.
- Tổ chức tốt công tác lưu trữ góp phần tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, góp
phần xây dựng một nền hành chính hiện đại.
1.2. Công tác tổ chức quản lý văn bản
1.2.1. Quản lý văn bản đi

4


1.2.1.1. Khái niệm văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, bản lưu chuyển nội bộ
và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi.
1.2.1.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức trừ trường hợp pháp luật có quy định khác
đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan.
Tất cả văn bản đi được kiểm tra về thể thức và nội dung trước khi gửi đi.
1.2.1.3. Quy trình quản lý văn bản đi
Bước 1: Công tác kiểm tra nội dung, thể thức văn bản của bộ phận soạn
thảo văn bản
- Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu
trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.
- Chánh Văn phòng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và ủy
ban nhân dân các cấp (sau đây gọi tắt là Chánh Văn phòng); Trưởng phòng Hành chính

ở những cơ quan, tổ chức không có văn phòng (sau đây gọi tắt là trưởng phòng hành
chính); người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý
công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác (sau đây gọi tắt là người được giao
trách nhiệm) phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày
và thủ tục ban hành văn bản.
– Phòng, ban, cá nhân soạn thảo văn bản phải đảm bảo đúng thể thức văn bản
theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về
việc hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
– Trưởng phòng có trách nhiệm đọc soát về nội dung, kiểm tra độ mật / khẩn
(nếu có), kiểm tra câu chữ, số lượng bản, địa chỉ gửi…ký nháy trước khi trình ký.
– Lãnh đạo căn cứ theo thẩm quyền, kiểm tra nội dung và hình thức văn bản để
ký ban hành văn bản.
Bước 2: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày
tháng của văn bản
* Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

5


Căn cứ quy định của pháp luật, văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại thể thức, hình
thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi thực hiện các thủ tục tiếp theo để phát hành
văn bản. trường hợp phát hiện có sai sót, kịp thời báo cáo cho người được giao trách
nhiệm xem xét, giải quyết.
* Ghi số, ngày tháng văn bản.
Tất cả các văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định
khác trong một số trường hợp cụ thể và đối với một số loại văn bản chuyên ngành như
hóa đơn, chứng từ kế toán,… đều được tập trung tại văn thư để ghi số theo hệ thống số
chung của cơ quan, tổ chức.
- Ghi số của văn bản:
Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của

pháp luật hiện hành.
Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban
hành trong một năm (hoặc một nhiệm kỳ) được đánh riêng cho từng loại hoặc đánh
chung cho một số văn bản hành chính. Tùy theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại
văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành hàng năm (hoặc theo nhiệm kỳ) mà lựa chọn
phương pháp đăng ký và đánh số văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau:
+ Đối với những cơ quan, tổ chức nhỏ, có số lượng văn bản hành chính ban hành
trong một năm (hoặc nhiệm kỳ) ít hơn 5000 văn bản có thể đăng ký và đánh số chung
cho tất cả các loại văn bản hành chính (phương pháp dùng sổ ghi tổng hợp).
+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản hành chính ban hành trong một
năm (hoặc nhiệm kỳ) từ 500 đến dưới 2000 văn bản, có thể lựa chọn phương pháp đăng
ký và đánh số hỗn hợp, vừa theo từng loại văn bản (áp dụng đối với một số loại văn bản
như quyết định (cá biệt), chỉ thị, giấy giới thiệu,…), vừa theo các nhóm văn bản nhất
định (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch, báo cáo,… và nhóm
công văn hành chính).
+ Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản hành chính ban hành
trong một năm (hoặc một nhiệm kỳ) tương đối lớn (trên 2000 văn bản) có thể đăng ký
và đánh số riêng, theo từng loại văn bản hành chính
- Ghi ngày tháng văn bản:
Ngày tháng của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập, văn bản ban hành ngày
nào phải đăng ký ngày đó

6


.- Nhân bản: Số văn bản được nhân bản được tính theo đầu mối nhận được ghi ở
góc trái phần cuối văn bản của mục nơi nhận. Bao nhiêu nơi nhận tương ứng với từng
đó bản được nhân lên.
Bước 2: Đóng dấu
Đóng dấu văn bản cơ quan: Việc đóng dấu được thực hiện theo quy định tại

khoản 2 và 3 điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ
về công tác văn thư. (đóng dấu trùm lên 1/3 phía đầu chữ ký của người ký ban hành
văn bản)
Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản và phụ lục theo văn bản chính do người
đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của
văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi lần đóng dấu lên
không quá 05 tờ giấy liền kề.
Việc đóng dấu chỉ các độ khẩn, dấu mật được thực hiện theo quy định của pháp
luật hiện hành.
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số lượng văn bản đi hàng năm các cơ quan, tổ chức lập các sổ đăng
ký cho phù hợp.
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao được thực hiện theo hướng dẫn
chung của Bộ nội vụ.
Bước 4: Làm thủ tục theo dõi và chuyển phát văn bản
* Làm thủ tục phát hành văn bản
- Lựa chọn phong bì:
Tùy theo số lượng, độ dày, khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và kích
thước cụ thể của mỗi loại sao cho phù hợp bảo đảm kích thước mỗi chiều của bì phải
lớn hơn kích thước của văn bản khi được vào bì ở dạng nguyên khổ giấy hoặc khi được
gấp lại từ 10mm trở lên để có thể vào bì một cách dễ dàng.
Bì văn bản phải được làm bằng loại giấy dai bền, khó thấm nước, không nhìn
thấu được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2. Vì văn bản đi loại mật được thực hiên
theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 của Bộ
Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002
của Cính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước.

7

- Trình bày và viết bì: Bì văn bản được in sẵn theo mẫu và cách viết bì được thực
hiện theo hướng dẫn chung.
- Vào bì và dán bì: Tùy theo số lượng và độ dày văn bản mà lựa chọn cách gấp
văn bản và vào bì cho phù hợp.
Đóng dấu độ khẩn, mật, và các dấu khác.
* Chuyển phát văn bản đi
Văn bản phải được chuyển ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất là sáng
ngày hôm sau, vào sổ và đăng ký phát hành.
Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện: tất cả văn bản đi được gửi qua bưu điện
đều phải hoàn thành thủ tục phát hành và đăng ký vào sổ. khi giao bì văn bản, phải yêu
cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ. Mẫu sổ và việc vào sổ
được thực hiện theo hướng dẫn của cục trưởng cục văn thư lưu trữ.
Chuyển phát văn bản đi bằng fax, qua mạng: Trong trường hợp cần thông tin
nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng fax hoặc chuyển qua mạng để
kịp thời giải quyết công việc, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản
có giá trị lưu trữ.
* Theo dõi việc chuyển phát văn bản
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi trong trường hợp
cần thiết lập phiếu gửi để theo dõi. Nếu phát hiện bị thất lạc phải báo cho người được
giao trách nhiệm xem xét.
Bước 5: Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi phải lưu lại 1 bản gốc tại bộ phận văn thư, một bản tại bộ phận
soạn thảo.
1.2.2. Công tác tổ chức và giải quyết văn bản đến
1.2.2.1. Khái niệm văn bản đến
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính
và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật)
và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.
1.2.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đến
- Tất cả văn bản đến (trừ các VB đặc biệt theo quy định riêng) thì đều phải được

tập trung tại văn thư của cơ quan và phải được vào sổ ghi văn bản đến.

8


- Văn bản đến phải được chuyển giao trong ngày làm việc, chậm nhất vào buổi
sáng ngày làm việc hôm sau.
- Trước khi văn bản được giao giải quyết thì phải thông qua Thủ trưởng cơ quan
xem xét và phê duyệt trước.
- Văn bản đến phải được giải quyết kịp thời
1.2.2.3. Quy trình quản lý văn bản đến
Bao gồm 3 bước:
Bước 1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản đến:
Người làm công tác văn thư khi tiếp nhận các nguồn văn bản đến từ mọi nguồn,
có những trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ,
phải kiểm tra về số lượng, tình trạng phong bì nơi nhận. Nếu thấy bì văn bản bị rách, bị
bóc, bị mất hoặc bị tráo đổi văn bản bên trong,… phải báo cáo ngay chánh văn phòng
hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức (đối với những cơ quan không có chánh văn
phòng), trong trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người đưa văn bản.
Đối với văn bản được chuyển qua fax hoặc qua mạng văn thư cũng phải kiểm tra
sơ bộ về số lượng văn bản, số lượng trang và nơi nhận. Trường hợp phát hiện sai sót
phải báo cáo ngay với nơi gửi hoặc người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến.
Sau khi tiếp nhận các văn bản đến phải được phân loại và xử lý như sau:
+ Loại không bóc bì: Bao gồm các văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể
trong cơ quan và các bì chỉ đích danh người nhận.
+ Loại do cán bộ văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại trừ các loại
văn bản trên có dấu mức độ mật, chữ “C” in hoa nét đậm chứ không đóng dấu mật.
- Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến: văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được

đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định
của cơ quan pháp luật.
- Bóc bì văn bản: khi bóc bì văn bản phải lưu ý:
+Những văn bản khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc phải bóc trước.
+ Tránh làm rách văn bản và không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan
gửi, mất dấu bưu điện, phải rà soát lại bì tránh sót văn bản.

9


+ Đối chiếu số, ký hiệu của văn bản trong bì, trường hợp có sai sót phải thông tin
lại với nơi gửi.
+ Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo, văn bản cần được kiểm tra, xác minh một
điểm gì đó hoặc những những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày, tháng ghi trên
văn bản, cần giữ lại bì và đính kèm văn bản để làm bằng chứng.
- Đóng dấu đến và ghi số ngày đến đồng thời vào sổ công văn đến:
Cơ quan, tổ chức phải lập sổ đăng ký công văn đến. tùy theo số lượng văn bản
đến và số lượng mỗi nhóm văn bản đến hàng năm mà quyết định lập các sổ đăng ký
công văn đến cho phù hợp.
Đối với cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đến dưới 2000 văn bản cần lập ít
nhất 02 sổ: Sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) và sổ đăng ký văn bản đến (loại mật).
Đối với cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đến từ 200 đến dưới 5000 văn bản
một năm nên lập các sổ sau:
Sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) của các bộ, ngành, cơ quan trung ương
Sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) của các cơ quan khác.
Sổ đăng ký văn bản đến (loại mật)
Đối với những cơ quan có số lượng văn bản đến trên 5000 văn bản một năm có
thể lập các sổ đăng ký loại thường chi tiết hơn, theo một nhóm cơ quan giao dịch nhất
định và sổ đăng ký văn bản đến (loại mật).
Bước 2. Trình và chuyển giao văn bản đến

- Trình văn bản đến:
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được trình kịp thời cho người đứng đầu cơ
quan, tổ chức, cấp phó của người đứng đầu, chánh văn phòng hoặc người đứng đầu cơ
quan giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, giải quyết.
Ở KBNN tỉnh Bắc Giang các văn bản đến được trình Giám đốc, nếu Giám đốc đi
vắng các văn bản này sẽ được trình cho Phó Giám đốc được ủy quyền.
Người có thẩm quyền căn cứ vào nội dung của văn bản đến, quy chế làm việc
của cơ quan, tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn
vị, cá nhân,… ghi ý kiến phân phối văn bản cho đơn vị, cá nhân, ý kiến chỉ đạo nếu có
và thời hạn giải quyết văn bản. Ý kiến phân phối giải quyết được ghi vào khoảng giấy
trống phía trên lề trái của văn bản.

10


- Chuyển giao văn bản đến:
Văn bản đến sau khi được lãnh đạo phê duyệt sẽ được chuyển giao cho đơn vị
hoặc cá nhân căn cứ vào ý kiến phê duyệt của lãnh đạo. Việc chuyển giao văn bản phải
đảm bảo nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ. Văn bản đến sau khi được lãnh đạo
phê duyệt sẽ được chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân cụ thể dựa trên căn cứ vào ý
kiến phê duyệt của lãnh đạo; VD lãnh đạo phê: Chuyển phòng Kế hoạch giải quyết thì
văn bản đó sẽ được gửi tới phòng Kế hoạch; trưởng phòng sẽ xem xét và giao cho cá
nhân cụ thể nghiên cứu giải quyết.
Bước 3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Giải quyết văn bản đến:
Sau khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải
quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ
quan, tổ chức, đối với những văn bản có đóng dấu mức độ khẩn, phải giải quyết khẩn
trương, không chậm trễ.
- Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến:

Tất cả các văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp
luật hoặc của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến:
+ Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị cá
nhân giải quyết văn bản theo thời hạn đã được quy định.
+ Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi giải quyết văn bản đến, và thường
xuyên tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm tổng số văn bản đến, văn bản đến đã
được giải quyết, văn bản đến đã hết hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo cho
người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi” văn thư có trách nhiệm theo
dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng quy định.
1.3. Công tác Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
* Nội dung việc lập hồ sơ
- Mở hồ sơ
- Thu thập văn bản vào hồ sơ
- Kết thúc và biên mục hồ sơ

11


* Yêu cầu với mỗi hồ sơ được lập
- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức
(nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), đơn vị hình thành hồ sơ;
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với
nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến (Historical document) của sự việc hay trình tự
giải quyết công việc;
- Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
* Công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
- Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức
+ Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan,

tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này.
Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho
Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) biết và phải được sự đồng ý của
Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) nhưng thời hạn giữ lại không
quá 02 năm;
+ Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế
độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ
quan, tổ chức) hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ
chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức
(nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) khác.
- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu:
+ Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc;
+ Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng
cơ bản;
- Thủ tục giao nhận
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 bản
Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan,
tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và bên giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản.
1.4. Quản lý và sử dụng con dấu
Công tác sử dụng và quản lý con dấu được thực hiện theo Mục 4 của Nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

12


1.5. Lịch sử hình thành Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang
Kho bạc nhà nước Bắc Giang được thành lập theo quyết định số
1145TC/QĐ/TCCB ngày 14 tháng 12 năm 1996 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc
thành lập Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang để thực hiện nhiệm vụ của Kho bạc Nhà
nước trên địa bàn Bắc Giang trên cơ sở chia tách Kho bạc Nhà nước tỉnh Hà Bắc được

thành lập theo Quyết định số 185 TC/QĐ/TCCB ngày 21 tháng 3 năm 1990 của Bộ
trưởng Bộ Tài chính. Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang có 09 Kho bạc Nhà nước
huyện trực thuộc.
- Kho bạc Nhà nước huyện Sơn Động
- Kho bạc Nhà nước huyện Lục Ngạn
- Kho bạc Nhà nước huyện Lục Nam
- Kho bạc Nhà nước huyện Lạng Giang
- Kho bạc Nhà nước huyện Yên Dũng
- Kho bạc Nhà nước huyện Tân Yên
- Kho bạc Nhà nước huyện Việt Yên
- Kho bạc Nhà nước huyện Yên Thế
- Kho bạc Nhà nước huyện Hiệp Hòa
Kho bạc Nhà nước các cấp là tổ chức quản lý quỹ tài chính Nhà nước, có tư
cách pháp nhân, con dấu riêng.
1.6. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Kho bạc Nhà
nước tỉnh Bắc Giang
1.6.1. Chức năng
Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang là tổ chức trực thuộc Kho bạc Nhà nước, có
chức năng thực hiện nhiệm vụ Kho bạc nhà nước trên địa bàn theo quy định của pháp
luật.
Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang có tư cách pháp nhân, có trụ sở, con dấu
riêng và được mở tài khoản tại Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước Việt Nam tỉnh và các
ngân hàng thương mại nhà nước trên địa bàn để thực hiện giao dịch, thanh toán.
1.6.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các Kho bạc
Nhà nước huyện trực thuộc tỉnh Bắc Giang, thực hiện các hoạt động nghiệp vụ theo chế
độ quy định và hướng dẫn của Kho bạc Nhà nước (KBNN).
Tập trung các khoản thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, hạch toán các khoản
thu cho các cấp ngân sách
Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang có quyền trích tài khoản tiền gửi của tổ

chức, cá nhân để nộp ngân sách nhà nước hoặc áp dụng các biện pháp hành chính khác
để thu cho ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.

13


Tổ chức thực hiện chi ngân sách nhà nước, kiểm soát thanh toán, chi trả các
khoản chi ngân sách nhà nước trên địa bàn theo quy định của pháp luật. Có quyền từ
chối thanh toán, chi trả các khoản chi không đúng, không đủ các điều kiện theo quy
định của pháp luật và chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
Thực hiện một số dịch vụ tín dụng nhà nước theo hướng dẫn của Kho bạc Nhà
nước (KBNN).
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ huy động vốn theo quyết định của Bộ trưởng Bộ
Tài chính và hướng dẫn của Kho bạc Nhà nước (KBNN).
Phối hợp với các đơn vị có liên quan, tham mưu cho Kho bạc Nhà nước
(KBNN) xây dựng và triển khai các đề án huy động vốn trên địa bàn.
Quản lý, điều hòa tồn ngân Kho bạc Nhà nước (KBNN) theo hướng dẫn của
Kho bạc Nhà nước; thực hiện tạm ứng tồn ngân Kho bạc Nhà nước (KBNN) cho ngân
sách địa phương theo quy định của Bộ Tài chính.
Quản lý quỹ ngân sách tỉnh, quỹ dự trữ tài chính và các quỹ khác được giao
quản lý; quản lý các khoản tạm thu; tạm giữ; tịch thu; ký cược, ký quỹ, thế chấp theo
quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Quản lý các tài sản quốc gia quý hiếm theo quyết định của cơ quan nhà nước
có thẩm quyền; quản lý tiền, tài sản, các loại chứng chỉ có giá của nhà nước và của các
đơn vị, cá nhân gửi tại Kho bạc Nhà nước tỉnh.
Hướng dẫn, tổ chức thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn kho, quỹ tại Kho
bạc Nhà nước tỉnh và các Kho bạc Nhà nước (KBNN) trực thuộc.
Mở tài khoản, kiểm soát tài khoản tiền gửi và thực hiện thanh toán bằng tiền
mặt, bằng chuyển khoản đối với các cơ quan, đơn vị, cá nhân có quan hệ giao dịch với
Kho bạc Nhà nước tỉnh.

Mở tài khoản tại Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, các ngân hàng nhà
nước trên địa bàn để thực hiện thanh toán, giao dịch theo chế độ quy định.
Tổ chức thanh toán, đối chiếu, quyết toán liên kho bạc tại địa bàn tỉnh.
Tổ chức thực hiện kế toán ngân sách nhà nước và hoạt động nghiệp vụ Kho bạc
Nhà nước; thống kê, báo cáo, quyết toán các nhiệm vụ phát sinh tại Kho bạc Nhà nước
tỉnh và trên địa bàn.
Quản lý tổ chức và ứng dụng công nghệ thông tin tại Kho bạc Nhà nước
(KBNN) trên địa bàn; thực hiện công tác tiếp công dân và giải quyết đơn thư khiếu nại,
tố cáo theo quy định.
Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức lao động hợp đồng và
công tác đào tạo, bồi dưỡng của Kho bạc Nhà nước tỉnh theo phân cấp của Bộ Tài chính
và Kho bạc Nhà nước (KBNN).
Tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng theo quy định.
Quản lý và tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị, tài vụ, xây dựng cơ
bản nội bộ Kho bạc Nhà nước tỉnh theo quy định.

14


Tổ chức và quản lý các điểm giao dịch theo quy định của Kho bạc Nhà nước
(KBNN).
Tổ chức thực hiện chương trình hiện đại hóa hoạt động Kho bạc Nhà nước
(KBNN); thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính theo mục tiêu nâng cáo chất lượng
hoạt động, công khai hóa thủ tục, cải tiến quy trình nghiệp vụ và cung cấp thông tin để
tạo thuận lợi phục vụ khách hàng.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước giao.
1.6.3. Cơ cấu tổ chức
Kho bạc Nhà nước tỉnh Bắc Giang có 01 Giám đốc, 03 Phó Giám đốc và 08
phòng chuyên môn như sau:
Giám đốc

Phó Giám đốc

Văn
phòng

Phó Giám đốc

e
Tài
vụ

K
Kế
toán

T
Tin
học

Phó Giám đốc

Giao
dịch
thành
phố

Thanh
tra

Hình 1.1. Cơ cấu tổ chức của KBNN Bắc Giang

15

Kiểm
soát
chi

Tổ
chức
cán
bộ