Thiết kế quy trình quản lý và lưu trữ văn bản, tài liệu tại phòng nội vụ huyện việt yên

LỜI CẢM ƠN

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắc đối với các thầy cô của
trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông thái nguyên, đặc biệt là các
thầy cô khoa Hệ thống thông tin kinh tế của trường đã tạo điều kiện cho em thực tập
ở Phòng Nội vụ huyện Việt Yên để có nhiều thời gian cho khóa luận tốt nghiệp. Và
em cũng xin chân thành cám ơn thầy Vũ Xuân Nam và cô Nguyễn Thu Hằng đã
nhiệt tình hướng dẫn em hoàn tành tốt khóa thực tập.
Trong quá trình thực tập, cũng như là trong quá trình làm bài báo cáo thực
tập, khó tránh khỏi sai sót, rất mong các Thầy, Cô bỏ qua. Đồng thời do trình độ lý
luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo không thể tránh
khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp Thầy, Cô để em học
thêm được nhiều kinh nghiệm và sẽ hoàn thành tốt hơn bài báo cáo khóa luận tốt
nghiệp sắp tới.
Em xin chân thành cảm ơn!
Bắc Giang, ngày

tháng

năm 2016

SINH VIÊN

Bùi Bích Phượng


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự
hướng dẫn khoa học của Ths Vũ Xuân Nam. Các nội dung nghiên cứu, kết quả
trong đề tài này là trung thực. Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc
phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có

ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo.
Ngoài ra, trong luận văn còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng như số
liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích nguồn
gốc.
Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm
về nội dung luận văn của mình..
Bắc Giang, ngày

tháng

SINH VIÊN

Bùi Bích Phượng

năm 2016


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN ...........................................................................................................
LỜI CAM ĐOAN......................................................................................................
MỤC LỤC ................................................................................................................
DANH MỤC HÌNH ẢNH .........................................................................................
DANH MỤC BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT..............................................................
LỜI MỞ ĐẦU .........................................................................................................1
Chương 1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ....................3
VĂN BẢN, TÀI LIỆU. ...........................................................................................3
1.1. Khái quát về công tác quản lý văn bản..................................................................3
1.1.1. Các Khái niệm cơ bản. ............................................................................3
1.1.2. Ý nghĩa, vai trò, chức năng và các giải pháp quản lý văn bản. .................4
1.2. Khái quát về công tác lưu trữ. ................................................................................9

1.2.1. Lý thuyết chung về quản lý tài liệu lưu trữ ..............................................9
1.2.2. Nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ ........................................................10
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN,
TÀI LIỆU TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN VIỆT YÊN ........................................18
2.1. Giới thiệu phòng Nội vụ huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang...............................18
2.1.1. Chức năng .............................................................................................18
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn ............................................................................18
2.2. Thực trạng quản lý và lưu trữ văn bản, tài liệu tại phòng Nội vụ huyện Việt Yên 19
2.2.1. Thực trạng.............................................................................................19
2.2.2. Ưu điểm ................................................................................................20
2.2.3. Nhược điểm ..........................................................................................20
2.2.4. Biện pháp. .............................................................................................21
2.3. Quy trình quản lý, giải quyết văn bản. ................................................................24
2.3.1. Quy trình quản lý, giải quyết văn bản Đến............................................24
2.3.2. Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi. ..............................................31
2.4. Quy trình quản lý tài liệu lưu trữ tại phòng Nội vụ huyện Việt Yên...............38
2.4.1. Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ tại Phòng Nội vụ huyện Việt Yên .......38
2.4.2. Chỉnh lý tài liệu.....................................................................................41


2.4.3. Xác định giá trị tài liệu ..........................................................................53
Chương 3. THIẾT KẾ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN, TÀI
LIỆU TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN VIỆT YÊN................................................56
3.1. Đặt vấn đề ...............................................................................................................56
3.2. Giải quyết vấn đề ...................................................................................................56
3.2.1. Quy trình quản lý văn bản đến...............................................................57
3.2.2. Quy trình quản lý văn bản đi. ................................................................60
3.2.3. Quy trình khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng Nội vụ huyện
Việt Yên. ........................................................................................................62
3.3. Kết quả đạt được ....................................................................................................66

3.3.1. Kiến trúc phần mềm. .............................................................................66
3.3.2. Những lợi ích của phần mềm quản lý văn bản Microshop Excel............67
KẾT LUẬN...........................................................................................................75
TÀI LIỆU THAM KHẢO .....................................................................................76


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 2.1. Lưu đồ quy trình quản lý, giải quyết văn bản đến...................................24
Hình 2.2: Mẫu dấu đến. .........................................................................................26
Hình 2.3: Bìa và trang đầu của sổ văn bản đến.......................................................28
Hình 2.4: Nội dung đăng ký văn bản đến. ..............................................................29
Hình 2.5: Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đi.......................................................31
Hình 2.6: Nội dung phần đăng ký văn bản đi. ........................................................34
Hình 2.7: Lưu đồ tổ chức thu thập tài liệu..............................................................39
Hình 2.8: Lưu đồ chỉnh lý tài liệu ..........................................................................48
Hình 3.1: Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đến bằng Microsoft Excel..................58
Hình 3.2: Giao diện chính của Phần mềm Quản lý văn bản đến bằng Microsoft Excel.....59
Hình 3.3: Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản bằng Microsoft Excel. 59
Hình 3.4: Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đi bằng phần mềm Microsoft Excel...61
Hình 3.5: Giao diện chính của Phần mềm Quản lý văn bản đi trên Microsoft Excel.......61
Hình 3.6. Lưu đồ quy trình khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ ............................63
Hình 3.7: Giao diện chính của chương trình quản lý và lưu trữ văn bản, tài liệu trên
Microsoft Excel. ....................................................................................................66
Hình 3.8: Chức năng tìm kiếm văn bản..................................................................68
Hình 3.9: Các trường thông tin trong phần mềm quản lý văn bản trên Microsoft Excel....69
Hình 3.10: Chức năng Phân loại văn bản. ..............................................................70
Hình 3.11: Chức năng sao lưu dữ liệu....................................................................71
Hình 3.12: Chức năng phân loại theo năm: 2010, 2011, 2012, 2013, 2015….........72
Hình 3.13: Chức năng phân loại theo từng chủ đề, lĩnh vực khác nhau: Chủ đề tác
giả văn bản: UBMTTQ các xã, thị trấn, Phòng Nội Vụ..........................................72

Hình 3.14: Chức năng phân loại theo từng chủ đề, lĩnh vực khác nhau: Chủ đề tác
giả văn bản: UBMTTQ các xã, thị trấn, Phòng Nội vụ….......................................73
Hình 3.15: Chức năng sắp xếp tài liệu theo ngày, tháng, năm ...............................73
từ thấp đến cao hoặc ngược lại ..............................................................................73
Hình 3.16: Chức năng tài liệu, lọc tài liệu..............................................................74


DANH MỤC BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
1.

HĐND:

Hội đồng nhân dân

2.

UBND:

Ủỷ ban nhân dân

3.

QLVB:

Quản lý văn bản

4.

BHXH:

Bảo hiểm xã hội

5.

CNTT:

Công nghệ thông tin

6.

HCTH:

Hành chính tổng hợp

7.

KH:

Kế hoạch

8.

ND:

Nội dung

9.

MTTQ:

Mặt trận tổ quốc

10

CSDL:

Cơ sở dữ liệu


LỜI MỞ ĐẦU
 Lý do chọn đề tài
Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện thông tin cần thiết trong
mọi hoạt động của Nhà nước. Nó ra đời không chỉ do nhu cầu giao tiếp và truyền
thông tin, mà còn do nhu cầu quản lý Nhà nước. Vì vậy công tác văn thư đã được
xem như chức năng quản lý và trở thành điều kiện không thể thiếu được đối với
việc phát triển và hoàn thiện xã hội. Tổ chức hợp lý công tác văn thư sẽ có ảnh
hưởng tốt đến chất lượng hoạt động quản lý Nhà nước như tính linh hoạt, tính bền
vững, tính tổ chức và tiết kiệm.
Đứng trước yêu cầu đổi mới của Nhà nước ta hiện nay, đặc biệt là trong công
cuộc cải cách nền hành chính quốc gia cho phù hợp với nền kinh tế thị trường định
hướng xã hội chủ nghĩa đang diễn ra sôi động từ trung ương đến địa phương, không
thể không nói đến việc hoàn thiện và hợp lý hoá công tác văn thư trong các cơ quan
hành chính Nhà nước mà không nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thư.
Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và công
tác lưu trữ là một tất yếu trong giai đoạn hiện nay.
Cá nhân tôi đã nghiên cứu, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thống nhất việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác văn thư và lưu trữ theo các nhiệm vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước. Được sự chấp thuận của lãnh đạo trường Đại học Công nghệ Thông tin
và Truyền thông, lãnh đạo phòng Nội vụ huyện Việt Yên hơn ba tháng từ ngày

10/4/2016 đến ngày 18/7/2016. Tôi đã chọn đề tài “Thiết kế quy trình quản lý và
lưu trữ văn bản, tài liệu tại phòng Nội vụ huyện Việt Yên”.
Thông qua đề tài này, tôi xin đề cập tới thực trạng công tác quản lý và lưu trữ
văn bản, tài liệu tại phòng Nội vụ huyện Việt Yên. Từ đó, đưa ra một số biện pháp
nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý và lưu trữ văn bản, tài liệu và phương
pháp sử dụng Microshoft Excel vào quản lý văn bản đến, văn bản đi và lưu trữ tài
liệu, văn bản.
 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài
Đề tài tập trung nghiên cứu lý luận và thực tiễn việc quản lý văn bản đến,
văn bản đi và lưu trữ văn bản, tài liệu. Từ đó sử dung Microsoft Excel vào công tác
quàn lý và lưu trữ văn bản, tài liệu.
 Phương pháp nghiên cứu
1


Khảo sát thực tế về công tác văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Việt Yên. Trên
cơ sở đó phân tích, thu thập, tổng hợp thông tin và ứng dụng phần mềm vào công
tác quản lý và lưu trữ văn bản, tài liệu.
 Mục đích nghiên cứu đề tài
Mục đích của đề tài nghiên cứu là giúp cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ
có thể quản lý và lưu trữ văn bản, tài liệu được nhanh hơn, khoa học và chính xác
hơn. Mặt khác ứng dụng Microsoft Excel góp phần nâng cao hiệu quả công việc,
nâng cao trình độ cũng như kỹ năng sử dụng máy tính của cán bộ làm công tác văn
thư, lưu trữ.
 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Đề tài sử dụng Microsoft Excel có ý nghĩa quan trọng trong công tác văn thư,
lưu trữ.
Giúp cán bộ văn thư, lưu trữ chuẩn hóa việc quản lý và lưu trữ văn bản, tài
liệu.
 Kết cấu của đề tài:

Nội dung khóa luận gồm 3 chương:
Chương 1: Khái quát về công tác quản lý và lưu trữ văn bản, tài liệu.
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý và lưu trữ văn bản, tài liệu tại Phòng
Nội vụ huyện Việt Yên.
Chương 3: Thiết kế quy trình quản lý và lưu trữ, văn bản tài liệu tại phòng
Nội vụ huyện Việt Yên.
Bắc Giang, ngày

tháng

SINH VIÊN

Bùi Bích Phượng

2

năm 2016


Chương 1.
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ
VĂN BẢN, TÀI LIỆU.
1.1. Khái quát về công tác quản lý văn bản.
1.1.1. Các Khái niệm cơ bản.
Khái niệm văn bản
Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu
hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt
thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác. Theo cách hiểu này, bia đá, hoành phi,
câu đối ở đền, chùa; chúc thư, văn khế, thư tịch cổ; tác phẩm văn học hoặc khoa học
kỹ thuật; công văn, giấy tờ khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ… ở cơ quan đều được

gọi là văn bản. Khái niệm này được sử dụng một cách phổ biến trong giới nghiên
cứu về văn bản học, ngôn ngữ học, sử học ở nước ta từ trước tới nay.
Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các
tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các
hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định, đề án
công tác, báo cáo… đều được gọi là văn bản. Ngày nay, khái niệm được dùng một
cách rộng rãi trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Khái niệm văn bản dùng
trong tài liệu này cũng được hiểu theo nghĩa hẹp nói trên.
Khái niệm văn bản hành chính
Khái niệm hành chính theo nghĩa gốc, là sự quản lý của Nhà nước, không
phải là sự quản lý thông thường của bất kỳ một chủ thể nào đối với bất kỳ một đối
tượng và một khách thể nào. Tuy nhiên, theo cách hiểu hiện nay, khái niệm này
dùng để chỉ sự tổ chức, điều hành kiểm tra, nắm tình hình trong hoạt động của một
cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nói chung. Khái niệm văn bản hành chính được sử
dụng với nghĩa là văn bản dùng làm công cụ quản lý và điều hành của các nhà quản
trị nhằm thực hiện nhiệm vụ giao tiếp, truyền đạt mệnh lệnh, trao đổi thông tin dưới
dạng ngôn ngữ viết, theo phong cách hành chính- công vụ.

3


Khái niệm quản lý văn bản
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ, nhằm tiếp nhận và
chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt
động hàng ngày của cơ quan tổ chức.
Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến
cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công.
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển

qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu
chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn
bản đi.
1.1.2. Ý nghĩa, vai trò, chức năng và các giải pháp quản lý văn bản.
* Ý nghĩa
Làm tốt công tác quản lý văn bản đi, đến sẽ góp phần giải quyết công việc
của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ…
Giữ gìn được những tài liệu và thông tin cơ quan để làm cơ sở chứng minh cho mọi
hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp.
Giữ gìn bí mật của Nhà nước cũng như bí mật của cơ quan.
* Vai trò
Văn bản - phương tiện cung cấp thông tin để ra quyết định: Đối với một nhà
quản lý, một trong những chức năng cơ bản nhất là ra Quyết định. Một yêu cầu có
tính nguyên tắc là quyết định phải chính xác, kịp thời, có hiệu quả mà môi trường
thì biến động khôn lường.
Văn bản chuyển tải nội dung quản lý Bộ máy Nhà nước ta được hình thành
và hoạt động theo nguyên tắc tập trung. Theo nguyên tắc này các cơ quan cấp dưới
phải phục tùng cơ quan cấp trên, cơ quan địa phương phục tùng cơ quan trung
ương. Xuất phát từ vai trò rõ nét của văn bản là phương tiện truyền đạt mệnh lệnh.
Để guồng máy được nhịp nhàng, văn bản được sử dụng với vai trò khâu nối các bộ phận.

4


Văn bản là căn cứ cho công tác kiểm tra hoạt động của bộ máy quản lý. Chủ
tịch Hồ Chí Minh đã nói: “Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ, muốn biết các nghị
quyết đó thi hành không, thi hành có đúng không, muốn biết ai ra sức làm, ai làm
qua chuyện, chỉ có một cách là kiểm tra”. Để làm tốt công tác này, nhà quản lý phải

biết vận dụng một cách có hệ thống các văn bản. Nhà quản lý phải biết vận dụng từ
loại văn bản quy định chức năng, thẩm quyền, văn bản nghiệp vụ thanh kiểm tra
đến các văn bản với tư cách là cứ liệu, số liệu làm căn cứ.
Một chu trình quản lý bao gồm: Kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra.
Sự móc nối các khâu trong chu trình này đòi hỏi một lượng thông tin phức tạp đã
được văn bản hóa.
Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật: Hệ thống văn bản quản lý
nhà nước tạo nên hệ thống pháp luật điều chỉnh các mối quan hệ xã hội.
* Chức năng
Chức năng thông tin.
Chức năng thông tin là thuộc tính cơ bản quan trọng, bản chất của văn bản, là
nguyên nhân hình thành văn bản và là cơ sở để thực hiện các chức năng khác. Chức
năng thông tin của văn bản thể hiện ở các mặt sau:
- Ghi lại các thông tin quản lý.
- Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lý
hay giữa hệ thống với bên ngoài.
- Giúp cho cơ quan thu nhận thông tin cần cho hoạt động quản lý.
- Giúp các cơ quan xử lý, đánh giá các thông tin thu được thông qua hệ thống
truyền đạt thông tin khác.
Ví dụ: Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của huyện sẽ giúp cho các cơ
quan, đơn vị, các tổ chức và nhân dân biết, chủ động trong các hoạt động của mình.
Chức năng quản lý.
Đây là chức năng có tính chất thuộc tính của văn bản quản lý. Chức năng
quản lý của văn bản thể hiện ở những khía cạnh sau:
- Thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước giúp cho việc tổ chức tốt công
việc của các nhà lãnh đạo, làm cơ sở ban hành các quyết định quản lý.

5

- Văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý tới đối tượng thực
hiện, tham gia vào tổ chức thực hiện quyết định.
- Là phương tiện hữu hiệu để phối hợp, kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt
động quản lý.
Ví dụ: Căn cứ các thông tin về kế hoạch phát triển kinh tế xã hội của tỉnh,
các cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức và địa phương trong tỉnh đã đưa ra các
quyết định quản lý đúng đắn trong công tác chỉ đạo điều hành.
Chức năng pháp lý.
Chức năng pháp lý của văn bản biểu hiện trước hết là:
- Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ pháp lý tồn tại trong xã hội
do pháp luật điều chỉnh. Khi đã sử dụng hình thức văn bản để ghi lại và truyển tải
quyết định và thông tin quản lý, cơ quan nhà nước đã sử dụng thẩm quyền trong đó.
Mệnh lệnh chứa trong văn bản có giá trị pháp lý bắt buộc mọi người phải tuân theo.
Bản thân văn bản là chỗ dựa pháp lý, khung pháp lý ràng buộc mọi mối quan hệ,
dựa vào đó để tổ chức hoạt động của cơ quan, cá nhân, tổ chức.
- Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Văn bản là cơ sở
xây dựng hệ thống pháp luật, tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động của các cơ
quan tổ chức.
- Là cầu nối tạo ra các mối quan hệ giữa các tổ chức, cơ quan. Văn bản và
các hệ thống văn bản quản lý giúp xác định các quan hệ pháp lý giữa các cơ quan
quản lý và bị quản lý, tạo nên sự ràng buộc trách nhiệm giữa các cơ quan, cá nhân
có quan hệ trao đổi văn bản, theo phạm vi hoạt động của mình và quyền hạn được giao.
Ví dụ: quan hệ giữa Bộ với các sở, ban, ngành...; giữa UBND tỉnh với
UBND huyện, các sở, ban, ngành.
- Bản thân các văn bản trong nhiều trường hợp, là chứng cứ pháp lý để giải
quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của các cơ quan.
- Là trọng tài phân minh, phân xử khi thực hiện văn bản không thống nhất,
cơ sở để giải quyết tranh chấp và bất đồng giữa các cơ quan, đơn vị, cá nhân, giải
quyết các quan hệ pháp lý nảy sinh.
Tính pháp lý của văn bản được hiểu là sự phù hợp của văn bản (về nội dung

và thể thức) với quy định pháp luật hiện hành.

6


Như vậy, văn bản đảm bảo tính pháp lý khi được ban hành theo đúng quy
định pháp luật về nội dung và thể thức.
Thể thức văn bản là hình thức pháp lý của văn bản, là toàn bộ những yếu tố
về hình thức có tính bố cục đã được thể chế hoá để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn
bản. Như vậy thể thức là yếu tố thuộc về hình thức bên ngoài nhằm đảm bảo tính
pháp lý cho văn bản.
* Các giải pháp
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản lý
văn bản đến, văn bản đi, tờ trình, quản lý việc sử dụng con dấu, việc lập hồ sơ, theo
dõi các hồ sơ sự kiện, thống kê báo cáo tình hình xử lý văn bản.... Theo đó, việc tiếp
nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu, phát
hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân
phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền của thủ
trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi
cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như vậy chúng ta đều nhận thấy rằng,
tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đơn vị đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều
tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công
việc được giao và để khẳng định rằng công tác văn thư không phải của riêng những
người làm văn thư.
Để văn bản đến được chuyển giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịp
thời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc
tra cứu, cung cấp thông tin… luôn đòi hỏi người làm công tác văn thư lưu trữ luôn
phải nỗ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưng cũng gặp không ít áp lực
trong công việc.
Giải pháp phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu và điều hành công việc

bằng Microsoft Excel hiện nay đã được rất nhiều các đơn vị cơ quan nhà nước lựa
chọn triển khai áp dụng trong công tác văn thư tại đơn vị mình và đã mang lại hiệu
quả quản lý rõ rệt, giảm tải áp lực công việc cho những người làm văn thư. Đổi mới
quy trình, cách thức làm việc với phong cách hiện đại, nâng cao năng lực xử lý công
việc của nhân viên, hỗ trợ mạnh mẽ cho lãnh đạo ra quyết định cũng như trong điều
hành công việc cơ quan nói chung.
Như vậy, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh
mẽ công nghệ thông tin, những văn bản điện tử đã được lưu hành và có cơ sở pháp
lý để áp dụng trong mỗi văn phòng, những văn phòng không giấy tờ đã hình thành
7


ở rất nhiều tổ chức cơ quan, giúp giảm tải rất nhiều, góp phần quan trọng cho công
tác đổi mới hiện đại hóa công tác hành chính,sẵn sàng tham gia hội nhập với khu
vực và phù hợp xu hướng đổi mới của thế giới.
- Tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi công việc, cụ thể: Giấy mời
họp nội bộ; tài liệu phục vụ họp; văn bản để biết, để báo cáo; thông báo chung của
cơ quan; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc; Các đơn vị trực
thuộc đã được trang bị hệ thống quản lý văn bản điện tử và điều hành phải sử dụng
để trao đổi: Thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; lịch công tác cơ quan; các
chương trình, kế hoạch; công văn; Sử dụng phối hợp, hệ thống thư điện tử trong
quản lý văn bản và điều hành công việc; Triển khai số hóa các văn bản, tài liệu lưu
trữ để phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của cán bộ, công chức, viên
chức qua mạng.
- Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan nhà nước
hoặc giữa cơ quan nhà nước với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác.
- Sử dụng hiệu quả hệ thống thư điện tử hoặc hệ thống quản lý văn bản và
điều hành để gửi, nhận văn bản hành chính giữa các cơ quan nhà nước hoặc với các
cơ quan khác, tiến tới thay thế dần văn bản giấy; khuyến khích việc trao đổi các loại
hồ sơ công việc và văn bản khác giữa các cơ quan;

- Sử dụng ngay các trang thông tin điện tử, cổng thông tin điện tử của đơn vị
hoặc Cổng thông tin điện tử Chính phủ để đăng tải các văn bản quy phạm pháp luật
và các loại thông tin khác nêu tại Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng 6
năm 2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực
tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước,
phục vụ việc tham khảo, sử dụng, lưu trữ trên máy tính, hạn chế sao chụp ra bản
giấy để gửi đến các cơ quan, đơn vị trực thuộc hoặc cá nhân; đăng tải các dự thảo
văn bản cần xin ý kiến rộng rãi các tổ chức, cá nhân, hạn chế việc gửi dự thảo văn
bản in trên giấy để xin ý kiến;
- Khi gửi hoặc phát hành văn bản giấy các cơ quan phải gửi kèm theo bản
điện tử qua mạng; thực hiện nghiêm các quy định về việc gửi bản điện tử hồ sơ
trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ. Công khai địa chỉ thư điện tử hoặc hệ thống
thông tin điện tử để gửi nhận văn bản điện tử của cơ quan, phục vụ việc gửi, nhận
văn bản điện tử.

8


1.2. Khái quát về công tác lưu trữ.
1.2.1. Lý thuyết chung về quản lý tài liệu lưu trữ
* Khái niệm
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu
khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn
bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
* Đặc điểm
Nội dung của tài liệu chứa đựng thông tin quá khứ, phản ánh trực tiếp hoạt
động của cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Có tính chính xác cao.
Do Nhà nước thống nhất quản lý, được Nhà nước đăng ký, bảo quản, khai thác, sử

dụng theo quy định của pháp luật.
* Ý nghĩa
a. Về chính trị
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của văn bản được lưu lại, giữ lại phục
vụ cho các nhu cầu kha i thác của đời sống xã hội. Tài liệu lưu trữ chứa đựng những
thông tin quá khứ để nghiên cứu dựng lại các sự kiện lịch sử một cách xác thực, làm
căn cứ, bằng chứng phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức và mục
đích chính đáng của công dân.
b. Về kinh tế
Tài liệu lưu trữ hình thành trong lĩnh vực xây dựng cơ bản dùng để nghiên
cứu khôi phục, sửa chữa các công trình kiến trúc, các công trình xây dựng cơ bản bị
hư hỏng qua thời gian hoặc bị tàn phá do chiến tranh, thiên tai. Sử dụng tài liệu lưu
trữ trong lĩnh vực này sẽ tiết kiệm được nhân lực, vật lực đồng thời đảm bảo được
tính lịch sử và thẩm mỹ về kiến trúc và kết cấu của các công trình.
c. Về nghiên cứu khoa học
Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin có giá trị tính chính xác cao dùng để
biên soạn lịch sử phát triển của quốc gia, dân tộc hoặc một ngành, một lĩnh vực hoạt
động, một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân cụ thể.

9


Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là nguồn di sản văn hóa đặc bịêt của dân tộc. Cùng với các
loại di sản văn hóa khác mà con người đã để lại từ đời này qua đời khác như các di
chỉ khảo cổ, các hiện vật trong các bảo tàng, các công trình kiến trúc, điều khắc, hội
hoạ… tài liệu lưu trữ đã để lại cho xã hội loài người các văn tự rất có giá trị. Sự
xuất hiện các loại văn tự và việc lưu trữ các loại văn tự đó đã trở thành một trong
những tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của các dân tộc trên thế giới. Sự xuất
hiện của chữ viết sớm hay muộn còn là tiêu chí để đánh giá trình độ văn minh của

mỗi dân tộc. Một dân tộc có chữ viết sớm, có nhiều văn tự được lưu giữ thể hiện
dân tộc có nền văn hoá lâu đời.
1.2.2. Nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ
1.2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
a. Khái niệm
Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc
xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ cơ quan
và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho
lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.
Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việc xác
định những tài liệu cần bổ sung hàng năm và những tài liệu còn thiếu để tiến hành
tìm kiếm và bổ sung nhằm hoàn thiện phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ
Quốc gia Việt Nam theo những quy định hiện hành của Nhà nước.
b. Nội dung công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ
Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ bao gồm các nội dung sau:
Xác định những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập và bổ sung
vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia.
Xác định những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập và bổ sung
vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia.
Xác định thành phần và nội dung tài liệu có giá trị cần lưu trữ ở các lưu trữ
hiện hành và chuyển giao vào lưu trữ lịch sử sau thời gian ở lưu trữ hiện hành.
Xác định thành phần và nội dung tài liệu có giá trị cần lưu trữ ở các lưu trữ
hiện hành và chuyển giao vào lưu trữ lịch sử sau thời gian ở lưu trữ hiện hành.
Phân định các nguồn tài liệu cần nộp lưu vào các kho lưu trữ quốc gia từ
10


trung ương đến địa phương theo quy định của pháp luật cho phù hợp.
Tổ chức thư thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia theo quy định
Sưu tầm, tìm kiếm những tài liệu quý, hiếm hoặc còn thiếu để bổ sung, hoàn

chỉnh Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam và Phông Lưu trữ cơ quan.
c. Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ
- Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ theo thời đại lịch sử
- Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ theo phông lưu trữ
- Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ theo khối phông
1.2.2.2. Chỉnh lý tài liệu
a. Khái niệm:
“Chỉnh lý tài liệu”: là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa
học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định
giá trị; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc
khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
b. Yêu cầu
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh
lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.
Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây:
Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;
Được xác định thời hạn bảo quản;
Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá;
Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.
c. Nguyên tắc
* Nguyên tắc không phân tán tài liệu trong phông
Phông lưu trữ là một khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh, sau
chỉnh lý tài liệu trong phông vẫn phải đảm bảo sự hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn
chỉnh vốn có của nó. Vì vậy, trong quá trình chỉnh lý tài liệu của từng đơn vị hình
thành phông, từng nhóm cơ bản theo phương án phân loại phải được chỉnh lý và sắp
xếp riêng biệt. Tránh tình trạng lộn xộn hoặc phá vỡ phương án phân loại sau chỉnh
lý gây bất lợi cho việc tổ chức khoa học và tra tìm tài liệu.
11

* Nguyên tắc xuất sinh
Nguyên tắc xuất sinh là nguyên tắc tôn trọng sự hình thành tự nhiên của tài
liệu trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông. Khi phân loại,
lập hồ sơ trong quá trình chỉnh lý (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ
sơ) phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc.
d. Các công việc chỉnh lý tài liệu
* Khảo sát tài liệu
Mục đích
- Khảo sát tài liệu nhằm nắm được tình hình thực tế tài liệu về số lượng,
thành phần, nội dung và tình trạng vật lý của khối tài liệu đang chuẩn bị chỉnh lý,
làm cơ sở cho việc lập kế hoạch chỉnh lý và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh
lý; lập kế hoạch tiến hành thu thập, sưu tầm những tài liệu phát hiện còn thiếu sau
khi khảo sát để bổ sung nhằm hoàn chỉnh phông lưu trữ.
Yêu cầu của khảo sát tài liệu là phải xác định những vấn đề sau:
- Tên phông; giới hạn thời gian tài liệu: là xác định thời gian sớm nhất và
thời gian muộn nhất của tài liệu trong phông hoặc khối tài liệu chuẩn bị chỉnh lý.
- Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý: số mét giá (đối với tài liệu chưa được
lập hồ sơ); số cặp, gói tài liệu hoặc số lượng hồ sơ, đơn vị bảo quản (đối với tài liệu
đã được lập hồ sơ sơ bộ).
- Thành phần tài liệu: tài liệu hành chính bao gồm những loại văn bản, giấy
tờ gì. Ngoài tài liệu hành chính ra còn loại tài liệu nào trong phông, trong khối tài
liệu chuẩn bị chỉnh lý không, số lượng của mỗi loại đó (nếu có) là bao nhiêu.
- Nội dung tài liệu: Quá trình khảo sát yêu cầu cán bộ cần đọc, tìm hiểu để
nắm được nội dung cơ bản của khối tài liệu chuẩn bị chỉnh lý. Tài liệu của phông
hay của đơn vị phản ánh lĩnh vực hoạt động nào, lĩnh vực chủ yếu trong hoạt động
của cơ quan, đơn vị hình thành phông được phản ánh trong tài liệu.
- Tình trạng phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý, cần phản ánh rõ: mức
độ thiếu đủ của phông hoặc khối tài liệu; mức độ xử lý về nghiệp vụ phân loại, lập
hồ sơ, xác định giá trị tài liệu… tình trạng vật lý của phông, khối tài liệu; tình trạng
công cụ, thống kê tra cứu tài liệu.

12


Trình tự tiến hành
Bước 1: Nghiên cứu biên bản, mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp từ đơn vị, cá
nhân vào lưu trữ để nắm được thông tin ban đầu về tài liệu. Có thể phải đọc trực
tiếp tài liệu nếu biên bản và mục lục hồ sơ chưa phản ánh hết nội dung khối tài liệu
chuẩn bị chỉnh lý hoặc trong trường hợp tài liệu đưa ra chỉnh lý còn trong tình trạng
chưa lập hồ sơ, bó gói.
Bước 2: Trực tiếp xem xét khối tài liệu. Nếu có nhiều người cùng tham gia
thì phân công mỗi người khảo sát một phần.
Bước 3: Tập hợp thông tin và viết báo cáo kết quả khảo sát
* Thu thập bổ sung tài liệu
Trong quá trình khảo sát, nếu phát hiện thành phần tài liệu của phông còn
thiếu cần tiến hành thu thập, bổ sung trước khi thực hiện chỉnh lý. Phạm vi và thành
phần tài liệu cần thu thập, bổ sung được xác định căn cứ vào các yếu tố sau:
- Mục đích, yêu cầu và phạm vi giới hạn tài liệu đưa ra chỉnh lý;
- Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;
- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông, của các đơn vị, bộ phận và nhiệm vụ
của các cá nhân liên quan.
- Sổ đăng ký văn bản đi, đến;
- Biên bản giao nhận tài liệu của các đơn vị, bộ phận và cá nhân (nếu có).
* Viết lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông
- Lịch sử đơn vị hình thành phông: Là bản tóm tắt lịch sử về tổ chức và hoạt
động của đơn vị hình thành phông và những biến động (nếu có) của đơn vị hình
thành phông hoặc khối tài liệu.
- Lịch sử phông: là bản tóm tắt tình hình, đặc điểm của việc hình thành
phông hoặc khối tài liệu, những biến động (nếu có).

Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông phải được biên soạn
chi tiết, đầy đủ khi tổ chức chỉnh lý lần đầu; những lần chỉnh lý sau chỉ cần bổ sung
thông tin về sự thay đổi trong tổ chức và hoạt động của đơn vị hình thành phông và
về khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

13


Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông được biên soạn nhằm
mục đích:
+ Làm căn cứ cho việc xây dựng kế hoạch chỉnh lý phù hợp;
+ Làm căn cứ cho việc biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể
trong chỉnh lý như: xây dựng phương án phân loại; hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ;
hướng dẫn xác định giá trị tài liệu…
+ Giúp cho những người tham gia thực hiện chỉnh lý nắm bắt một cách khái
quát về lịch sử và hoạt động của đơn vị hình thành phông và về tình hình cỉa phông
hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Khi biên soạn các văn bản này, cần tham khảo tài liệu liên quan về lịch sử cơ
quan, đơn vị hình thành phông và về phông, bao gồm:
+ Các văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản khác về việc thành lập,
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức và những thay đổi (nếu
có); những văn bản về việc chia tách, sáp nhập đơn vị hình thành phông hoặc các cơ
quan chủ quản của đơn vị hình thành liên quan đến việc thay đổi vị trí, chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông (nếu có);
+ Các văn bản quy định về quan hệ, lề lối làm việc và chế độ công tác văn
thư của đơn vị hình thành phông; quy định về lề lối làm việc của các phòng, ban
chức năng và của cán bộ trong cơ quan.
+ Các biên bản giao nhận tài liệu: mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; sổ sách
thống kê tài liệu; sổ đăng ký văn bản đi đến;
+ Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;

+ Các báo cáo thống kê (nếu có);
+ Các tư liệu khác có liên quan như: bài viết, hội thảo về công tác lưu trữ của
cơ quan…
Ngoài ra có thể thu thập thông tin cần thiết từ các cán bộ lãnh đạo và nhân
viên làm việc trong cơ quan, đặc biệt là cá bộ làm việc tại văn phòng và phòng lưu trữ.
Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông có thể biên soạn riêng
hoặc gộp thành một bản.

14


* Xác định và xây dựng phương án phân loại tài liệu
Việc lựa chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu đối với phông hoặc
khối tài liệu đưa ra chỉnh lý được tiến hành trên cơ sở vận dụng các nguyên tắc,
phương pháp phân loại tài liệu phông lưu trữ vào tình hình thực tế của phông hoặc
khối tài liệu. Để xây dựng được một phương án phân loại khoa học cần lựa căn cứ
vào bản lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông, báo cáo kết quả khảo sát tài
liệu đồng thời căn cứ vào yêu cầu tổ chức, sắp xếp và khai thác sử dụng tài liệu sau
này. Tuỳ thuộc vào từng phông hoặc khối tài liệu cụ thể, có thể lựa chọn một trong
những phương án phân loại tài liệu sau:
- Phương án “cơ cấu tổ chức - thời gian”: - Phương án “thời gian – cơ cấu tổ
chức”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay
thay đổi;
- Phương án “mặt hoạt động - thời gian”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị
hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi những chức năng, nhiệm vụ tương
đối ổn định;
- Phương án “thời gian - mặt hoạt động”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị
hình thành phông có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ hay thay đổi, không rõ
ràng hoặc đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông hoạt động theo nhiệm kỳ;
Trong trường hợp phân loại khối tài liệu của một phông có thể áp dụng

phương án:
- Phương án “vấn đề - thời gian” và “thời gian - vấn đề”: áp dụng đối với tài
liệu của đơn vị hình thành phông nhỏ, có ít tài liệu; đối với tài liệu phông lưu trữ cá
nhân hoặc sưu tập tài liệu lưu trữ.
Mỗi một phương án phân loại có những ưu điểm và hạn chế nhất định, người
xây dựng phương án phân loại cần phải hiểu về phông và biết vận dụng các phương
án một cách linh hoạt. Phần này xem thêm ở bài Phân loại tài liệu.
* Viết bản hướng dẫn nghiệp vụ và lập kế hoạch chỉnh lý
- Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phải được biên soạn chi tiết, cụ thể
đối với các phông tài liệu được chỉnh lý lần đầu; những lần sau chỉ cần sửa đổi, bổ
sung cho phù hợp với tình hình thực tế khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
- Nội dung bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu bao gồm 2 phần chính:
phần bản kê (dự kiến) các nhóm tài liệu cần giữ lại bảo quản hoặc loại ra khỏi
phông và phần hướng dẫn cụ thể được dùng làm căn cứ để những người tham gia
15


chỉnh lý thực hiện việc xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ
được thống nhất (Đề cương biên soạn đính kèm - Phụ lục 5).
- Căn cứ để biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu gồm:
+ Các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu;
+ Các quy định của pháp luật có liên quan đến thời hạn bản quản tài liệu;
+ Các bảng thời hạn bảo quản tài liệu như bảng thời hạn bảo quản văn kiện
mẫu; bảng thời hạn bảo quản tài liệu của ngành hoặc của cơ quan (nếu có);
+ Các bản hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu
trữ lịch sử các cấp;
+ Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị hình thành phông (nếu có);
+ Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông và hướng dẫn phân
loại, lập hồ sơ;
+ Ngoài ra, cần tham khảo ý kiến của các cán bộ, công chức, viên chức trong

cơ quan, đặc biệt là những người làm chuyên môn.
* Chuẩn bị phương tiện chỉnh lý
- Chuẩn bị địa điểm chỉnh lý: phòng làm việc, bàn ghế và phương tiện khác.
- Chuẩn bị văn phòng phẩm (giấy, bút bi, bút chì mềm, bút đánh số hộp,
mực, bút viết bìa và viết nhãn hộp; bìa hồ sơ; hộp đựng tài liệu; dao, kéo...).
e. Tiến hành chỉnh lý tài liệu
- Phân loại tài liệu
- Khôi phục hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ
- Biên mục phiếu tin
- Hệ thống hóa hồ sơ
- Biên mục hồ sơ:
+ Biên mục bên trong hồ sơ bao gồm các công việc:
+ Biên mục bên ngoài
- Vệ sinh tài liệu (tháo bỏ ghim, kẹp, đánh số tạm vào sơ mi và làm phẳng tài liệu)
- Thống kê, kiểm tra tài liệu và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
+ Thống kê tài liệu hết giá trị
16


+ Kiểm tra, làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu loại
- Đánh số chính thức; vào bìa, hộp, cặp; viết, dán nhãn hộp và sắp xếp tài
liệu lên giá, tủ
+ Đánh số chính thức
+ Vào bìa hồ sơ và đưa hồ sơ vào cặp hộp
+ Viết và dán nhãn hộp
+ Sắp xếp tài liệu lên giá, tủ
- Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu
+ Lập mục lục hồ sơ
+ Đóng quyển mục lục
+ Xây dựng CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hoá

`1.2.2.3. Xác định giá trị tài liệu
a. Khái niệm
Xác định giá trị tài liệu là lựa chọn những tài liệu có giá trị và định thời hạn
bảo quản cho chúng. Tuy nhiên, quá trình xác định giá trị tài liệu thường có những
tác động bởi ý kiến chủ quan của người làm công tác xác định giá trị tài liệu. Vì
vậy, trong chỉnh lý tài liệu thường có nhiều người tham gia và cần có sự hướng dẫn
về xác định giá trị tài liệu để đảm bảo tính thống nhất.
b. Nội dung của công tác xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện
và tổng hợp.
Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích
chức năng, thông tin và sử liệu học.
Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây:
- Nội dung của tài liệu;
- Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;
- Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu;
- Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;
- Hình thức của tài liệu;
- Tình trạng vật lý của tài liệu.
17


Chương 2.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN, TÀI LIỆU
TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN VIỆT YÊN
2.1. Giới thiệu phòng Nội vụ huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang
Phòng Nội Vụ huyện Việt Yên được tách ra từ Phòng Nội Vụ – Lao động
thương binh xã hội năm 2008 theo QĐ số 654/QĐ-UBND ngày 31/3/2008 của
UBND tỉnh Bắc Giang kể từ ngày 01/5/2008. Phòng Nội Vụ tiếp nhận chức năng tổ
chức, quản lý nhà nước và lĩnh vực tôn giáo từ phòng Dân tộc – tôn giáo, lĩnh vực

Thi đua khen thưởng, lưu trữ nhà nước từ Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân huyện Việt Yên.
Phòng Nội Vụ là cơ quan chuyên môn thuộc đơn vị hành chính thuộc Ủy ban
nhân dân huyện Việt Yên, là cơ quan tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực như: tổ chức, biên chế các cơ quan
hành chính, sự nghiệp nhà nước, cải cách hành chính, chính quyền địa phương, địa
giới hành chính, cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, thị
trấn, văn thư – lưu trữ nhà nước hội, tổ chức phi chính phủ, tôn giáo, thi đua khen
thưởng, công tác thanh niên.
Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, chịu sự
chỉ đạo, quản lý tổ chức, biên chế và các mặt công tác của ủy ban nhân dân Huyện,
đồng thời chịu sự kiểm tra, hướng dẫn về nghiệp vụ của Sở Nội Vụ.
2.1.1. Chức năng
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về các lĩnh vực: Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp Nhà
nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; Cán bộ
công chức, viên chức Nhà nước; cán bộ, công chức xã thị trấn; Hội, tổ chức phi
chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng.
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Trình ủy ban nhân dân huyện về các văn bản hướng dẫn công tác nội vụ trên
địa bàn huyện và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.
Trình ủy ban nhân dân huyện ban hành Quyết định, chỉ thị, quy hoạch, kế
hoạch dài hạn, ngắn hạn, năm năm và hằng năm; chương trình, biện pháp tổ chức
thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
18


Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau
khi được phê duyệt, thông tin, tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về các lĩnh
vực thuộc phạm vi quản lý được giao.

2.2. Thực trạng quản lý và lưu trữ văn bản, tài liệu tại phòng Nội vụ huyện
Việt Yên
2.2.1. Thực trạng
Trong những năm qua Công tác Văn thư của phòng Nội vụ huyện Việt Yên
được quan tâm chỉ đạo và dần dần đi vào nền nếp và hoạt động có hiệu quả. Công
tác văn thư được hiện đại hóa nền hành chính trong đó ứng dụng CNTT trong gửi
nhận văn bản điện tử đã phát huy tác dụng quản lý tốt công tác quản lý văn bản đi
đến. Công tác Lưu trữ được quan tâm đầu tư nâng cấp và hoạt động dần dần đi vào
nền nếp.
Tính đến ngày 30/11/2015, phòng Nội vụ huyện Việt Yên đã ban hành tổng
số: 7.898 văn bản; tiếp nhận tổng số: 7.730 văn bản.
Phòng Nội vụ đã ban hành một số văn bản về hướng dẫn nghiệp vụ công tác
Văn thư, Công tác Lưu trữ như Công văn số 251/PNV-VTLT ngày 31/7/2013 về
việc hướng dẫn cách ghi sổ theo dõi công văn đi, đến; Công văn số 480/NV-VTLT
ngày 31/12/2013 về hướng dẫn việc rà soát, thu thập tài liệu để chỉnh lý; công văn
hướng dẫn lập danh mục hồ sơ để nộp vào lưu trữ.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện theo đúng quy trình
từ khâu soạn thảo đến khi phát hành và theo đúng Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính
phủ; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.. Cơ bản các văn bản các văn bản của
UBND huyện ban hành đều được chuyên viên theo dõi ở lĩnh vực, LĐVP thẩm định
về nội dung và thể thức trước khi trình ký nên văn bản ban hành đều đảm bảo đúng
quy định.
Việc quản lý văn bản đi, đến được triển khai thực hiện nghiêm túc, đảm bảo
đúng quy định. Các loại văn bản đi, đến đều được cán bộ văn thư tiếp nhận, theo dõi
và vào sổ theo đúng quy định. Sổ sách theo dõi công văn ghi chép sạch sẽ, gọn
gàng, đảm bảo đúng yêu cầu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.
Công tác Lưu trữ được phòng Nội vụ huyện quan tâm và xác định việc chỉnh
lý tài liệu tồn đọng là nhiệm vụ trọng tâm năm; đã ban hành Kế hoạch 112/KH19