CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ CÔNG VĂN CỦA MỘT ĐƠN VỊ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA TOÁN – TIN HỌC





ĐỒ ÁN MÔN HỌC
CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM
Tên Đồ án:



Giảng viên hướng dẫn: Ths. Trần Ngọc Bảo
Nhóm sinh viên thực hiện:
Kiều My K33.103.030
Trần Đức Tâm K33.103.044
Nguyễn Khắc Văn K33.103.068
Lớp Sư phạm Tin Khoá 33

Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo


Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 1

TP. Hồ Chí Minh, tháng 5 năm 2010
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo


Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 2

MỤC LỤC

I. Mục tiêu, phạm vi đề tài: .................................................................................... 5

1. Mục tiêu: ......................................................................................................................... 5

2. Phạm vi đề tài: .............................................................................................................. 5

II. Khảo sát: .............................................................................................................. 5

1. Hiện trạng và yêu cầu: ............................................................................................... 5

1.1 Sơ lược về đơn vị: ................................................................................................. 5

1.2. Chức năng của từng bộ phận: ........................................................................ 7

1.3. Quy trình xử lý nghiệp vụ quản lý và lưu trữ công văn của đơn vị: . 8

1.4. Các biểu mẫu có liên quan: .......................................................................... 12

1.5. Các quy định ràng buộc (tự nhiên và ngữ cảnh): ................................. 16

1.6. Các thống kê, tra cứu cần có: ...................................................................... 16

1.7. Các thông tin cần lưu trữ: .............................................................................. 16

2. Bảng phân công công việc và mức độ hoàn thành: ................................... 17

III. Phân tích .......................................................................................................... 17

1. Phát hiện thực thể: ................................................................................................... 17

2. Mô hình ERD (CDM): ............................................................................................... 18

3. Mô tả thực thể: .......................................................................................................... 19

4. Mô hình DFD: ............................................................................................................. 20

Sơ đồ cấp 0: ................................................................................................................ 20

Các Sơ đồ cấp 1: ........................................................................................................ 20

Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo


Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 3
Các Sơ đồ cấp 2: ........................................................................................................ 23

5. Mô tả Ô xử lý, kho dữ liệu: .................................................................................... 25

5.1. Tác nhân: .............................................................................................................. 25

5.2. Các Ô xử lý: ......................................................................................................... 25

5.3. Các Kho dữ liệu: ................................................................................................ 27

IV. Thiết kế dữ liệu, xử lý: .................................................................................... 28

1. Mô hình dữ liệu mức Logic: .................................................................................. 28

2. Chuẩn hóa các mối quan hệ: ................................................................................ 28

3. Giải thuật cho các Ô xử lý:..................................................................................... 29

4. Phát hiện các Ràng buộc dữ liệu: ....................................................................... 29

5. Thiết kế dữ liệu (PDM): ........................................................................................... 30

V. Thiết kế Giao diện: ........................................................................................... 34

1. Thiết kế menu ............................................................................................................ 34

2. Thiết kế màn hình: .................................................................................................... 35

2.1 Danh sách các thành
ph
ầ
n
màn
hình
trên sơ đồ: .................................. 35

2.2. Danh sách các Màn hình: ............................................................................... 35

3. Thiết kế xử lý: ................................................... Error! Bookmark not defined.

VI. Cài đặt thử nghiệm: ........................................................................................ 43

1. Cài đặt: .......................................................................................................................... 43

VII. Đánh giá Ưu khuyết điểm: ............................................................................ 43

1. Ưu điểm: ....................................................................................................................... 43

2. Khuyết điểm: ............................................................................................................... 44

3. Hướng phát triển tương lai: .................................................................................. 44

Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo


Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 4



Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo


Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 5
I. Mục tiêu, phạm vi đề tài:
1. Mục tiêu:
Mục tiêu của chương trình là tạo ra được một ứng dụng (GUI – Graphic
User Interface) giao diện đồ họa cho người dùng. Nhằm Tin học hóa việc
quản lý Công văn Đến, Công văn đi, Việc lưu trữ Công văn cũng như các
thao tác cập nhật, thống kê, tìm kiếm, xuất báo cáo… cho các đơn vị hành
chính.
2. Phạm vi đề tài:
Vì sự hạn chế về thời gian và kiến thức nên Đề tài chỉ nghiên cứu ứng
dụng cho một số đơn vị có khối lượng Công văn không nhiều lắm. Điển

hình như Các đơn vị trong lực lượng Quân đội như một số Tiểu đoàn, các
Đồn Biên Phòng và các Công ty, tổ chức nhỏ. Sự phát triển mở rộng của Đề
tài sẽ ứng dụng cho các cơ quan lớ
n với khối lượng Công văn khổng lồ
như: Các Ủy Ban nhân dân huyện, tỉnh, Phòng Văn thư của Quốc Gia, các
Công ty, tổ chức lớn …
II. Khảo sát:
1. Hiện trạng và yêu cầu:
1.1 Sơ lược về đơn vị:
Một Tiểu đoàn, Đồn Biên phòng là một đơn vị trực thuộc Bộ chỉ huy Bộ
đội Biên phòng của một Tỉnh (tương đương với một Trung Đoàn). Đối với
Tiểu đoàn 19 có chức năng Huấn luyện Chiến sỹ mới (những người đi nghĩa
vụ quân sự) nhằm phục vụ cho việc công tác tại tấ
t cả các Đồn Biên phòng
trên toàn tỉnh hoặc cho các tỉnh bạn. Đồn Biên phòng thì có chức năng
quản lý, đảm bảo trật tự an ninh của khu dân cư vùng biên giới và giao
thông đường thủy, đường bộ của người dân trên khu vực tuyến Biên giới.
Các đơn vị trên thực hiện các nhiệm vụ của mình thông qua các Công
văn được gởi từ đơn vị cấp trên xuống, đồng thời các thông tin cũng được
cung cấp từ t
ất cả các cơ quan ban ngành từ Trung ương đến địa phương.

Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo


Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 6
Cơ cấu tổ chức:

Tiểu đoàn
(ĐồnBiênPhòng)

Ban
chỉ
huy
Bộ
phận
trợ lý
Bộ
phận
Văn
h
Bộ
phận
TT -
Bộ
phận
Vệ
h
Bộ
phận
HC -
TC
Bộ
phận
Công
á
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo


Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 7
1.2. Chức năng của từng bộ phận:

- Ban chỉ huy: Bao gồm Tiểu đoàn trưởng, Chính trị viên Tiểu đoàn và
Tiểu đoàn phó Quân sự. (Đối với Đồn Biên phòng thì: Đồn trưởng, Chính trị
viên, Đồn phó Quân sự). Tiểu đoàn trưởng thì điều hành chung mọi hoạt
động của đơn vị, xử lý hầu như các công văn của đơn vị, là người có quyết
định, quán triệt cuối cùng cho mọ
i hoạt động của đơn vị. Chính trị viên (tên
gọi trước kia là Tiểu đoàn phó Chính trị) có chức năng xử lý những mảng
liên quan đến chính trị, Đảng, giải quyết, quán triệt các công văn về Đảng.
Tiểu đoàn phó Quân sự phụ trách các mặt thực hiện, quán triệt đến cấp
dưới, điều hành việc triển khai các hoạt động của đơn vị.
- Bộ phận trợ
lý: Bao gồm Trợ lý Tham mưu – Tác chiến, Trợ lý Chính trị
viên,… Có chức năng đề xuất, phát thảo các bản kế hoạch cho chỉ huy, trợ lý
cho chỉ huy đơn vị về mọi mặt. Ngoài ra bộ phận này còn đảm nhiệm chức
năng lưu trữ Công văn, quản lý Hồ sơ nhằm có thể tham khảo, xử lý giải
quyết theo yêu cầu của chỉ huy đơn vị.
- Bộ phận Vă
n thư: Có chức năng nhận và gửi tất cả các Công văn đến,
Công văn đi, soạn thảo các công văn, in ấn, sao chép, vào sổ sách việc đến
và đi của công văn, lấy chữ ký của chỉ huy cho Công văn đi.
- Bộ phận Thông tin – Cơ yếu (TT – CY): Có chức năng nhận tất cả các
cuộc điện báo khẩn của cấp trên xuống, giải mã rồi chuyển trực tiếp cho ch
ỉ
huy. Đồng thời mã hóa thông tin khẩn do chỉ huy đưa và gởi điện báo khẩn
lên cấp trên. Bộ phận này thông thường làm việc mật, một người nhận và
gửi thông tin, một người giải mã và mã hóa (ít dùng đến Công văn).
- Bộ phận Vệ Binh (Tuần tra canh gác): Có chức năng tuần tra trên địa
bàn khu vực, canh gác đơn vị… (thường là không làm việc với Công văn).
- Bộ phận Hậu cần – Tài chính (HC – TC): Có chức năng quản lý tài
chính, Ph

ục vụ hậu cần cho toàn đơn vị. (Thường là không làm việc với
Công văn).
- Bộ phận Công tác: Bao gồm các Đại đội, Trung Đội và các Tiểu đội
trực thuộc. Có các Đại đội trưởng, Chính trị viên Đại đội, Đại đội phó… Có
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo


Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 8
chức năng thực hiện các công việc như huấn luyện Chiến sĩ, tập huấn Cán
bộ. Nếu là ở các Đồn Biên phòng thì là các Đội Công tác thực hiện các chức
năng công tác ở các trạm công tác, tuần tra giao thông đường thủy, trực an
ninh ở các địa bàn dân cư (Thông thường không làm việc trực tiếp với Công
văn).
1.3. Quy trình xử lý nghiệp vụ quản lý và lưu trữ công văn của
đơn vị:
- Khi một Công v
ăn đến đơn vị thì Bộ phận Văn thư sẽ kiểm tra Công
văn đến có hợp lệ hay không, nếu gởi sai địa chỉ thì Bộ phận này lập tức
gởi Công văn về lại theo địa chỉ Cơ quan đó (trường hợp này rất hiếm xảy
ra nên ta có thể bỏ qua). Nếu đúng thì sẽ ghi chú vào sổ công văn đến tất
cả các công văn đến. Sau khi ghi chú vào sổ Công vă
n đến xong, bộ phận
Văn thư sẽ chuyển toàn bộ Công văn đến cho Ban chỉ huy để chỉ huy đơn vị
giải quyết. Một số công văn mang tính chất về Đảng thì chuyển cho Chính
trị viên giải quyết. Chỉ huy giải quyết công văn có thể bằng hình thức quán
triệt, triển khai đến đơn vị. Đối với những công văn có tính chất xử lý lâu dài
(chẳng hạn như
: Theo dõi việc tăng gia sản xuất của đơn vị trong 3 tháng
quý I, hay tiến hành quán triệt theo dõi, thực hiện đợt tập huấn chiến sỹ
mới khóa 2010 – 2011,… ) thì những công văn này sẽ được lưu trữ tại

phòng chỉ huy (ở mức độ tạm thời khi nào xử lý xong thì sẽ giao qua cho
bộ phận lưu trữ công văn). Nếu chưa xử lý xong thì những công văn vẫn ở
phòng Chỉ huy trong thời gian giải quyế
t. Còn nếu chỉ huy giải quyết xong
thì những công văn này sẽ được chuyển qua cho bộ phận lưu trữ công văn
(thông thường vì số lượng nhân sự ít nên Bộ phận Trợ lý sẽ chịu trách
nhiệm lưu trữ). Trong quá trình giải quyết công văn, chỉ huy đơn vị có thể
giao phó cho trợ lý giải quyết một số công văn thuộc khả năng.
Quy trình xử lý công văn đến được mô tả trong sơ
đồ sau:
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo


Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 9


Sơ đồ: Quy trình Công Văn Đến
Cơ quan ngoài Bộ phận Văn thư Phòng chỉ huy đơn vị Bộ phận Lưu trữ Công Văn
[Chưa xử lý]
[Hợp lệ]
[CV gởi sai địa chỉ]
[Đã xử lý]
Ra Công Văn
Nhận Công Văn Đến
Ghi nhận vào sổ CV Đến Xử lý CV
Quy trình lưu trữ CV
Tình trạng
Tủ Công văn đến
Lưu trữ
Gởi qua đường Bưu điên

Kiểm tra CV Đến
Nhận CV trả về
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo


Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 10
- Công văn đi: Khi đơn vị có nhu cầu xuất công văn đi thì: Chỉ huy sẽ
yêu cầu trợ lý phát thảo Công văn, xong chỉ huy duyệt rồi được chuyển
sang cho bộ phận Văn thư đánh máy, in ấn. Xong thì trình cho chỉ huy xem
lại và ký duyệt. Sau khi ký duyệt xong hết thì Bộ phận Văn thư sẽ ghi chú
vào sổ Công văn đi, sao chép 1 bản để chuyển xuống phần lưu trữ công
văn, còn một bả
n thì được gởi đi.
Quy trình xử lý Công văn đi được mô tả trong sơ đồ sau:
Ghi chú: Trong sơ đồ tóm gọn giai đoạn việc Văn thư đánh máy xong,
kiểm tra lỗi chính tả rồi in thử, trình chỉ huy xem lại xong mới in bản chính
thức rồi trình chỉ huy kí. Sau khi chỉ huy ký rồi mới sao chép. Sơ đồ chỉ ghi
tóm gọn là soạn thảo và trình kí.
Bộ phận trợ lý Phòng chỉ huy Bộ phận Văn thư Bộ phận lưu trữ Cơ quan ngoài
Gởi CV Đi
[Trình chỉ huy xem]
[Chưa đạt]
[OK]
Có nhu cầu ra Công văn
Sao chép Công văn
Ghi nhận vào sổ Công văn Đi
Quy trình lưu trữ CV
Tiếp nhận công văn được gởi đến
Tủ lưu Công văn Đi
Lưu trữ

Phát thảo ra CV
Kiểm tra bản thảo
Soạn thảo và trình ký


- Lưu trữ Công văn: Khi công văn đến đã được giải quyết rồi thì Chỉ
huy đơn vị sẽ có xác nhận ghi chú gì đó là đã giải quyết rồi và chuyển
xuống cho bộ phận lưu trữ. Đối với những công văn đi thì Văn thư sau khi
đã sao chép rồi thì cũng chuyển đến cho bộ phận lưu trữ. Tại đây các công
văn được ghi chú vào sổ lưu trữ
công văn trước khi được sắp xếp, cất giữ
vào các tủ hồ sơ công văn. Việc cất giữ lưu trữ công văn đều có phân loại
rõ ràng, chẳng hạn:
Sơ đồ: Quy trình Công Văn
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo


Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 11
Công văn Đến thì được ghi chú vào phần công văn đến và được cất giữ
vào tủ công văn đến. Công văn đi thì cũng vậy. Phân loại như:
+ Đối với công văn do Thủ tướng Chính phủ ban hành thì lưu ở tủ
Chính phủ.
+ Đối với CV do Bộ chỉ huy trực thuộc quản lý đơn vị ban hành thì lưu
ở tủ Bộ chỉ huy (vì có tính chất quan trọng, chỉ đạo trực tiếp, b
ắt buộc phải
thực hiện),
+ Đối với CV do Bộ Nội vụ ban hành thì lưu ở tủ Bộ nội vụ (vì có tính
chất chỉ thị, quyết định liên quan đến chung trong toàn lực lượng).
+ Còn lại các công văn do các đơn vị khác ban hành như: Bộ giao
thông vận tải, Bộ tài chính, bộ giáo dục đào tạo, Ủy ban nhân dân tỉnh,

huyện, xã, Mặt trận tổ quốc tỉnh, huyện, Bộ, sở
văn hóa thông tin vv…thì
được lưu trữ chung trong tủ Các cơ quan ban ngành (vì chỉ có tính chất
thông tin, thông báo).
+ Ngoài ra trong mỗi tủ lưu trữ đó thì công văn được sắp xếp có phân
loại theo từng mục nhỏ như:
• Đối với công văn là loại Kế hoạch thì lưu tại mục kế hoạch.
• Đối với công văn là Nghị quyết thì lưu tại mục Nghị quyết
• CV là Thông báo thì lưu ở m
ục Thông báo
• CV là Chỉ thị thì lưu ở mục Chỉ Thị
• CV là Qui định thì lưu ở mục qui định.
• …
Quy trình được mô tả sơ đồ sau:
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo


Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 12
Phòng Chỉ huy Bộ phận lưu trữ Công văn Bộ phận Văn thư
Chuyển lưu trữ
Chuyển lưu trữ
[CV Đi][CV Đến]
Công văn đã xử lý xong
Công văn Đi đã sao chép
Nhận Công văn
Phân loại Đến - Đi
Phân loại theo loại CV Đi
Phân loại theo Cơ quan đến
Phân loại theo loại CV
Tủ CV Đến

Tủ CV Đi



- Trong quá trình xử lý các công văn hay thực hiện nhiệm vụ của đơn
vị chỉ huy đơn vị sẽ cần một số công văn có nội dung liên quan đến
công việc xử lý thì cần tìm công văn đó. Với yêu cầu thực tế thì chỉ
huy đơn vị sẽ yêu cầu bộ phận lưu trữ sẽ tìm kiếm một công văn có
số là nào đó, hay có nội dung gì đó của một cơ quan nào
đó gởi hoặc
loại công văn là gì do cơ quan nào đó gởi… Lúc này bộ phận lưu trữ
công văn sẽ tra trong danh mục các công văn lưu trữ để tìm công văn
đó. Khi xác định được công văn đó có trong danh sách lưu trữ hay
không, rồi từ đó mới lấy công văn đó trong tủ hồ sơ ra và giao cho
chỉ huy đơn vị xử lý.
1.4. Các biểu mẫu có liên quan:
- Công Văn Đến:

CÔNG VĂN ĐẾN
Sơ đồ: Quy trình lưu trữ Công văn
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo


Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 13

Ngày vào sổ: ...............................................................................
Số CV: ..............................................................................................
Cơ quan gởi:.................................................................................
Ngày CV Đến: ..............................................................................
Tên CV: ...........................................................................................

Trích yếu: .......................................................................................
Ghi chú: ..........................................................................................

SỔ CÔNG VĂN ĐẾN
........................ (tên sổ CV)
Từ ngày....................Đến ngày...................
Ngày
vào sổ
Số CV Tên CV Ngày
CV
Loại CV Cơ
quan
gởi
Trích
yếu
Ghi chú


Sổ công văn đến được cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê dùng để
ghi vào tất cả công văn đến.
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo


Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 14
THỐNG KÊ CÔNG VĂN ĐẾN THEO THÁNG

Tháng: 4/2010

STT MÃ CV TÊNCV NGÀY
ĐẾN

CƠ QUAN GHI CHÚ
01 15 –
TB/CP
THÔNG
BÁO
V/V…
10/3/2010 CHÍNH
PHỦ

…

TỔNG SỐ: …



THỐNG KÊ CÔNG VĂN ĐẾN THEO CƠ QUAN

Tên Cơ Quan: Chính Phủ

STT MÃ CV TÊNCV LOẠI
CV
NGÀY CV
ĐẾN
NGÀY RA
CV
GHI
CHÚ
01 15 – TB/CP THÔNG
BÁO Vg
V/V…

TB 10/3/2010 07/3/2010
…

TỔNG SỐ: …


Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo


Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 15
THỐNG KÊ CÔNG VĂN ĐẾN THEO LOẠI

Tên Loại Công Văn: Kế Hoạch

STT MÃ CV TÊNCV TÊN
CQ
NGÀY CV
ĐẾN
NGÀY RA
CV
GHI
CHÚ
01 15 – TB/CP THÔNG
BÁO
V/V…
CHÍNH
PHỦ
10/3/2010 07/3/2010
…

TỔNG SỐ: …
- Đối với Công văn Đi thì cũng có các biểu mẫu tương tự Công văn Đến.
- Công văn Lưu trữ:
THỐNG KÊ CÔNG VĂN ĐẾN ĐƯỢC LƯU TRỮ

ST
T
MÃ
CV
TÊNCV LOẠI
CV
CƠ
QUAN
NGÀY
CV ĐẾN
NGÀY
RA CV
NGÀY
LƯU
TRỮ
GHI
CHÚ
01 15 –
TB/
CP
THÔNG
BÁO
V/V…
TB Chính
Phủ

10/3/201
0
07/3/
2010
20/3/
2010

…

TỔNG SỐ: …
- Các Công văn Đi được lưu trữ cũng có các biểu mẫu tương tự như
của Công văn đến.
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo


Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 16
1.5. Các quy định ràng buộc (tự nhiên và ngữ cảnh):
- Đối với CV Đến thì ngày ra CV phải trước ngày CV Đến.
- Đối với CV Đi thì ngày ra CV cũng trước ngày CV Đi.
- Đối với tất cả CV thì ngày lưu trữ CV phải sau ngày ra CV, sau ngày
CV Đến.
- Một công văn phải được ban hành bởi một và chỉ một Cơ quan.
- Một ghi chú của một và chỉ một Công văn nào đó.
- Một công văn phải có một và chỉ mộ
t loại Công văn, không được
rỗng.
- Một công văn phải được xử lý bởi ít nhất một bộ phận.
- Một nhân viên phải thuộc một và chỉ một bộ phận.
1.6. Các thống kê, tra cứu cần có:
- Các thống kê thì sẽ có: Thống kê Công văn đến trong tháng, Thống

kê Công văn đến trong quý, Thống kê Công văn đến theo Loại Công văn,
theo Cơ quan gởi đến.
- Tra cứu: Khi cần thiết thì Chỉ huy đơn v
ị yêu cầu tra cứu thông tin về
một Công văn nào đó như: Công văn có nội dung là … của Cơ quan …. thì
có số bao nhiêu, rồi được ra ngày nào. Hoặc ngược lại là Công văn số … của
Cơ quan … thì có nội dung chi tiết là gì...
- Và thỉnh thoảng chỉ huy đơn vị vẫn yêu cầu tìm lại một số Công văn
đã lưu trữ để xử lý các nội dung liên quan đến Công văn đó.
1.7. Các thông tin cần lưu trữ:
Vì đề
tài quan tâm đến việc quản lý Công văn nên các thông tin lưu trữ
chủ yếu là các thông tin của Công văn như: Mã Công văn, Tên Công văn,
Ngày ra Công văn, Ngày lưu Công văn, Cơ quan ra Công văn, Nội dung vắn
tắt của Công văn …
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo


Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 17
Ngoài ra các thông tin khác như: Tên cơ quan, tên bộ phận, nhân viên
thì chỉ lưu vào cơ sở dữ liệu để xử lý chứ không lưu vào các tủ hồ sơ Công
văn.
2. Bảng phân công công việc và mức độ hoàn thành:
Bảng phân công công việc:

STT N
gày
Côn
g
v

i
ệ
c
Ng
ườ
i
thực
h
i
ệ
n

K
ý tên
1 25/3/2010
Khảo sát
M
y
2 10/4/2010
Phân tích
M
y & Tâm &
3

15/4/2010

T
h
i
ế

t
k
ế
d
ữ
li
ệ
u
My & Tâm &
4

19/4/2010

T
h
i
ế
t
k
ế
giao
d
i
ệ
n
My & Tâm
5

20/4/2010

T
h
i
ế
t
k
ế
x
ử
lý
Tâm
6

25/5/2010

Cài
đ
ặ
t
My & Tâm &
7
26/5/2010
V
i
ế
t báo cáo
My
8 12/6/2010
Re
port

Văn
9 14/6/2010
Đón
g gói
My & Tâm &
10
28/5/2010

K
i
ể
m tra
ch
ươ
ng
My & Tâm &
Mức độ hoàn thành.


STT
Chức
n
ă
ng
Mức
độ
hoàn
Ghi chú
1 Phân quyền 80% Còn hướng phát
2 Đăng nhập 90% Hướng phát triển

3 Tìm kiếm 90% Chưatối ưu
4 Thống kê 80% Còn thủ công
5 Cậpnhật 98% Nhiềuchứcnăng
6 Trợ giúp 99% Đầy đủ


III. Phân tích
1. Phát hiện thực thể:
¾ Công văn đến (Mã Công văn đến <pi>, Tên Công văn, Ngày ra
Công văn, Ngày Công văn đến, Nội dung vắn tắt, Ngày lưu Công
văn, Tình trạng xử lý, Tình trạng lưu trữ).
¾ Công văn đi (Mã Công văn đi <pi>, Tên Công văn đi, Ngày ra
Công văn, Ngày Công văn đi, Nội dung vắn tắt, Ngày lưu Công
văn, Tình trạng xử lý, Tình trạng lưu trữ).
¾ Nhân viên (Mã Nhân viên <pi>, Mật Khẩu, Tên Nhân viên, Chức
vụ, Cấp b
ậc)