Ứng dụng google calendars trong coongtacs lập lịch sự kiện tại trường trung học cơ sở liên sơn bắc giang

LỜI CẢM ƠN
Qua 10 tuần thực hiện khóa luận cùng với sự giúp đỡ và tạo điều kiện của Khoa
Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông –
Đại học Thái Nguyên, được sự hướng dẫn trực tiếp, chỉ bảo tận tình của thầy Lê Anh Tú,
em đã hoàn thành khóa luận cùng với báo cáo và chương trình đúng thời gian quy định.
Với khả năng và thời gian có hạn nên không tránh khỏi những sai sót, em rất
mong nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện của Thầy, Cô để em hoàn thiện
hơn khóa luận tốt nghiệp của mình.
Em xin bày tỏ lòng biết ơn tới Ban lãnh đạo và cán bộ, giáo viên, nhân viên của
Trường THCS Liên sơn đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình làm khóa luận, thu thập
tài liệu, giải đáp những thắc mắc liên quan đến đề tài của mình.
Em xin chân thành cảm ơn tất cả các Thầy, Cô trong Khoa Hệ thống Thông tin
Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin và truyền thông – Đại học Thái
nguyên. Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Thầy Lê Anh Tú đã chỉ bảo, hướng
dẫn em trong suốt quá trình làm khóa luận để em hoàn thành tốt hơn chương trình và
bản báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Bắc Giang, ngày

tháng

năm 2016

Sinh viên thực hiện

1


LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp “ỨNG DỤNG GOOGLE CALENDARS

TRONG CÔNG TÁC LẬP LỊCH SỰ KIỆN TẠI TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ
LIÊN SƠN” là do em thực hiện dưới sự hướng dẫn tận tình của thầy Lê Anh Tú Khoa
Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin và truyền thông –
Đại học Thái nguyên và sự giúp đỡ của các cán bộ giáo viên, nhân viên trong trường.
Mọi trích dẫn và tài liệu ktham khảo mà em sử dụng đều có ghi rõ nguồn gốc.
Em xin cam đoan toàn bộ nội dung báo cáo khóa luận này là do em tự tìm hiểu,
nghiên cứu dưới sự định hướng của thầy hướng dẫn. Nội dung khóa luận không sao
chép và vi phạm bản quyền từ bất kỳ công trình nghiên cứu nào.
Nếu những lời cam đoan trên không đúng em xin chịu trách nhiệm hoàn toàn
trước pháp luật.
Em xin chân thành cảm ơn!
Bắc Giang, ngày

tháng

Sinh viên thực hiện

2

năm 2016


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN .............................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN........................................................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU.............................................................................................................5
CHƯƠNG 1.................................................................................................................8
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN LÀM VIỆC.............................................8
VÀ LẬP LỊCH SỰ KIỆN ............................................................................................8
1.1. Quản lý thời gian làm việc ................................................................................8

1.1.1. Khái niệm thời gian .....................................................................................8
1.1.2. Phân loại thời gian.......................................................................................9
1.1.3. Quản lý thời gian.......................................................................................11
1.1.4. Lập kế hoạch quản lí thời gian...................................................................13
1.1.5. Sơ đồ quản lý thời gian.............................................................................17
1.1.6. Thông tin trong quá trình quản lý ..............................................................18
1.2. Khát quát sự kiện............................................................................................22
CHƯƠNG 2...............................................................................................................26
XÂY DỰNG QUY TRÌNH LẬP LỊCH SỰ KIỆN TẠI TRƯỜNG THCS .................26
LIÊN SƠN– BẮC GIANG ........................................................................................26
2.1. Khảo sát hiện trạng Trường THCS Liên Sơn –Bắc Giang ...............................26
2.1.1. Vị trí địa lý ................................................................................................26
2.1.2. Cơ cấu tổ chức...........................................................................................26
2.1.3. Chức năng .................................................................................................27
2.1.4. Nhiệm vụ, quyền hạn.................................................................................27
2.2. Thực trạng công tác lập lịch sự kiện tại Trường THCS Liên Sơn ....................28
2.3. Phương pháp lập lịch sự kiện ..........................................................................28
2.3.1 Các thành phần tham gia trong sự kiện .......................................................28
2.3.2. Các loại hình sự kiện .................................................................................30
2.3.3. Một số ý nghĩa và tác động của sự kiện ....................................................33
2.3.4. Phương pháp lập lịch sự kiện tuần .............................................................36
2.4. Xây dựng quy trình lập lịch làm việc tuần tại Trường THCS Liên Sơn ...........38
CHƯƠNG 3...............................................................................................................40
ỨNG DỤNG GOOGLE CALENDARS TRONG CÔNG TÁC LẬP LỊCH SỰ KIỆN
TẠI TRƯỜNG THCS LIÊN SƠN .............................................................................40
3.1. Đặt vấn đề ......................................................................................................40
3.2. Giới thiệu về Google Calendar........................................................................40

3

3.2.1. Giới thiệu ..................................................................................................40
3.2.2. Quản lý và chia sẻ lịch...............................................................................41
3.2.3. Tạo cuộc hẹn (sự kiện) chi tiết...................................................................50
3.2.4. Xem lại và chỉnh sửa nội dung sự kiện (cuộc hẹn) .....................................54
3.3 Một số kết quả đạt được của việc ứng dụng Google Calendar trong công tác lập
lịch sự kiện tại Trường Trung học cơ sở Liên Sơn – Bắc Giang .................................55
3.3.1. Mở tiện ích Google Calendar.....................................................................55
3.3.2. Đặt lịch làm việc tuần tại Trường Trung học cơ sở Liên Sơn – Bắc Giang .....56
3.3.3. Tô màu cho sự kiện (Lịch).........................................................................58
3.3.4. Google Calendar cho phép ép thêm người vào trong sự kiện (lịch) ............58
3.3.5. Tạo nền cho lịch thêm sinh động ...............................................................59
3.3.6. Tính năng đồng bộ lịch Google Calendar..................................................59
KẾT LUẬN ...............................................................................................................61

4


DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1. Sơ đồ quản lý thời gian hiệu quả…………………………………………..18
Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức của trường THCS Liên Sơn…………………………….….28
Hình 2.2. Ý nghĩa và tác động của sự kiện……………………………………………35
Hình 2.3. Quy trình lập lịch sự kiện tuần tại trường THCS Liên Sơn……………..…39
Hình 3.1. Màn hình của Goole Calendar………………………………………..……42
Hình 3.2. Quản lý danh sách các lịch của mình…………………………………...….43
Hình 3.3. Màn hình tạo them lịch mới……………………………………..………….44
Hình 3.4. màn hình ví dụ của việc tạo lịch mới…………………………………….…45
Hình 3.5. Danh sách lịch của tôi……………………………………………………...46
Hình 3.6. Menu của lịch Công việc (được chia sẻ từ tài khoản khác)và lịch trực vừa

tạo……………………………………………………………………………………..46
Hình 3.7. Lời nhắc và thông báo…………………………………………...…………48
Hình 3.8. Thêm lời nhắc………………………………………………………………48
Hình 3.9. Nhận nhắc việc qua SMS………………………………...…………………49
Hình 3.10. Cho phép lịch hiện trên lịch tuần……………………………...………….50
Hình 3.11. Màn hình chức năng chung để quản lý các lịch trong một màn hình……50
Hình 3.12. Thêm lịch đồng nghiệp……………………………………………………51
Hình 3.13. Chia sẻ lịch tới đồng nghiệp………………………………………………51
Hình 3.14. Tạo sự kiện chi tiết……………………………………………………..…52
Hình 3.15. Màn hình thực hiện các công việc……………………...…………………52
Hình 3.16. Cách thiết lập sự kiện diễn ra nhiều lần………………..…………………53
Hình 1.17. Thêm khách vào sự kiện…………………………………….…………….54
Hình 3.18. Cách 2 của tạo lịch sự kiện………………….……………………………55
Hình 3.19. Xem lại và chỉnh sửa nội dung sự kiện……………………………………55
Hình 3.20. Đăng nhập Gmail…………………………………………………………….…..56
Hình 3.21. Màn hình sau khi đăng nhập gmail……………………………………….57
5


Hình 3.22. Màn hình giao diện của Google Calendar……………………………….57
Hình 3.23. Tạo lịch (sự kiện)…………………………………………………………58
Hình 3.24. Lịch làm việc tuần của trường THCS Liên Sơn……………………..……59
Hình 3.25. Tô màu cho lịch (sự kiện)…………………………………………………59
Hình 3.26. Thêm người trong sự kiện (lịch)………………………………………..…60
Hình 3.27. Tạo nền cho sự kiện (lịch)………………………………...………………60
Hình 3.28. Đồng bộ hóa Google Calendar……………………...……………………62

6

LỜI NÓI ĐẦU
*) Lý do chọn đề tài
Như chúng ta đã biết trong những năm gần đây,cùng với sự ra đời và phát
triển nhanh chóng của máy tính điện tử, một công cụ lưu trữ và xử lý thông tin đã
làm tăng khả năng nghiên cứu và vận hành hệ thống lớn phức tạp. Hệ thống
thông tin là một trong những ngành mũi nhọn của công nghệ thông tin, đã có
những ứng dụng trong quản lý kinh tế đặc biệt là quản lý các doanh nghiệp.
Việc ứng dụng tin học trong công tác văn thư phát triển mạnh mẽ sẽ giúp
cho công tác quản lý ngày càng trở lên hiệu quả hơn. Nó giúp nâng cao hiệu quả
trong công việc, đưa ra các báo cáo, số liệu thống kê một cách chính xác, kịp
thời. Đồng thời nhờ có việc ứng dụng tin học đã tiết kiệm được rất nhiều thời
gian, công sức của con người, nó làm giảm nhẹ bộ máy quản lý vốn rất cồng
kềnh từ trước đến nay.
Tuy nhiên hiện nay đối với các cơ quan nhà nước, đặc biệt là các cơ quan
trường học việc ứng dụng ngay các phần mềm chuyên dụng còn là một vấn đề
gặp không ít khó khăn. Việc ứng dụng tin học chưa đáp ứng được yêu cầu của
lãnh đạo cơ quan. Điều này làm ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả công việc của
cơ quan.
Chính vì hiểu được những tồn tại này mà em đã chọn đề tài: “Ứng dụng
Google Calendar trong công tác lập lịch sự kiện tại trường THCS Liên Sơn – Bắc
Giang”.
Thông qua đề tài này, em muốn tìm hiểu kỹ hơn về phần mềm Google
Calendar, từ đó làm cơ sở để ứng dụng phần mềm này vào công tác lập lịch sự
kiện tại Trường THCS Liên Sơn – huyện Tân Yên – Bắc Giang nhằm xây dựng
để cải thiện công tác lập lịch sự kiện tại đây trở lên hiệu quả hơn.
Bài thực tập được kết cấu bao gồm 3 phần:
 Chương 1: Tổng quan về quản lý thời gian làm việc và lập lịch sự kiện
 Chương 2: : Xây dựng quy trình lập lịch sự kiện tại Trường THCS Liên
Sơn – huyện Tân Yên – Bắc Giang.
 Chương 3: Ứng dụng Google Calendar trong công tác lập lịch sự kiện.

7


CHƯƠNG 1.
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN LÀM VIỆC
VÀ LẬP LỊCH SỰ KIỆN
1.1. Quản lý thời gian làm việc
1.1.1. Khái niệm thời gian
Thời gian là vô cùng quý báu đối với các cá nhân cũng như tổ chức. Dù ở trong
công việc nào, chúng ta luôn phải biết quản lý thời gian của mình. Con người không
thể tổ chức công việc hiệu quả nếu không tự mình tổ chức cho mình và không quản lý
được thời gian làm việc của mình. Thời gian là tài nguyên hiếm hoi. Việc tự tổ chức và
sắp xếp một cách khoa học các công việc nghĩa là tổ chức và sử dụng một cách có hiệu
quả quỹ thời gian cho cá nhân hay tổ chức trong quản lý công việc. Vì vậy, cần xây
dựng một chương trình làm việc và xác định rõ quỹ thời gian nào dành cho việc nhỏ, ít
quan trọng và dành nhiều thời gian hơn cho việc lớn, quan trọng hơn.
Tính chất phức tạp trong tổ chức ngày nay khiến cho con người phải thực sự
quan tâm đến việc sắp xếp chương trình sao cho tận dụng thời gian tốt nhất để đạt hiệu
quả cao nhất trong công việc. Cần phải thích ứng để xác định đúng đắn, thận trọng
những điều quan trọng thật sự cho dù cá nhân hay tổ chức. Vì vậy, cần phải suy tính như
vậy trước khi bắt đầu chương trình hành động nào để tận dụng tối đa thời gian có được.
Thời gian là thứ quan trọng một khi nó đã ra đi thì không bao giờ lấy lại được. Nếu
quá trình lý hóa nói chung, cũng như tương tác giữa các hạt cơ bản được đơn giản bằng
một từ “ quá trình” thì thời gian cũng được định nghĩa như sau:
“Thời gian là một thuộc tính của tự nhiên, nó đặc trưng cho trật tự và mức độ
của các quá trình”. Thời gian là một khái niệm cho ra biết trật tự của các diễn biến.
Giữa hai sự kiện A và B, sự kiện nào có trước, sự kiện nào có sau. Nó cũng cho phép
ta có một đại lượng để đo khoảng đo khoảng trống giữa các sự kiện đó. Thứ tự của các
quá trình cũng là quá trình của quan hệ nhân – quả mà ta thấy hằng ngày. Quan hệ

nhân – quả là một tính chất cơ bản và hết sức quan trọng của thời gian mà chỉ do nó
mà những biến đổi theo thời gian chỉ xảy ra theo một chiều nhất định.
Bên cạnh đó, thời gian còn là một khái niệm triết học, chỉ sự biến đổi nhanh hay
chậm, kế tiếp nhau theo một trật tự nhất định. Thời gian cho mỗi người là như nhau và
chúng ta không có thể cất giữ hoặc níu kéo.

8


1.1.2. Phân loại thời gian
Thời gian là một phạm trù triết học, theo sự phát triển của các ngành khoa học
khác nhau thì thời gian cũng có các khái niệm khác nhau như thời gian tâm lí (triết học),
thời gian sinh lí (sinh lí học), thời gian thiên văn (thiên văn học), thời gian địa chất
(khảo cổ học), sự tiến bộ của khoa học làm cho thời gian thêm đa dạng và chính xác.
Thời gian tâm lí: mang tính chủ quan, là thời gian trong tâm trí của chúng ta,
thời gian ta tính toán chia thành ngày giờ để quản lý và lập kế hoạch. Loại thời gian
này thường trôi qua hoặc là quá nhanh hoặc là quá chậm. Một đạo sư của thế kỉ 20 –
Krishnamurti trong khi trao đổi với nhà vật lí lượng tử David Bohm đã phát biểu: “Cái
trở thành là cái tệ hại nhất, đó là thời gian, đó là nguồn gốc đích thực của mọi nguồn
xung đột”, và ông đã lên án rằng thời gian tâm lí là xung đột, thời gian là kẻ thù của
con người.
Thời gian tâm lý được xác định nhờ các cấu trúc não như hồi hải mã hay thùy
thái dương. Tổn thương tại đó dẫn tới các rối loạn trí nhớ như không truy xuất được ký
ức quá khứ hay không thể tạo ký ức mới. Tuy nhiên việc giải đoán thời gian còn phụ
thuộc vào cảm xúc và các hoạt động tinh thần cao cấp khác. Và đó cũng là căn nguyên
của quan niệm xem dòng thời gian chỉ là ảo giác, tức chỉ là một đặc tính chủ quan của
trí óc, chứ không phải là thuộc tính khách quan của vũ trụ. Cuối cùng, quan niệm thời
gian còn phụ thuộc vào các chiều kích văn hóa và xã hội.
Thời gian sinh lí: thường thì không đều, có người già trước tuổi, có người trẻ
hơn so với tuổi tác, có người tuồi cao mà tâm hồn vẫn còn trẻ. Sinh lí học cho rằng

thời gian phản ánh các đặc tính liên hệ với môi trường, khái niệm này được mô tả bằng
đồng hồ sinh học, các sinh vật và động vật có khả năng đo thời gian, tiến trình sống
của chúng được xác định bởi các nhịp hằng ngày, theo chu kì sinh học.
Người ta có thể chứng minh rằng trong các sinh vật, nhịp sinh học của chúng
được định bởi các sự biến đổi có nhịp của môi trường địa chất ( nhà thực vật học Linne
đã làm một “ đồng hồ hoa”, ông trồng nhiều bồn hoa, và mỗi bồn một loài nở vào một
giờ trong ngày. Tiến sĩ Douglass đã nghiên cứu các vòng tăng trường hằng năm của
những cây thông vàng ở Arizona (USA) và nhận thấy các tế bào gỗ sinh vào mùa xuân
và đầu mùa hạ, lúc có mưa thì lớn và tròn, bao bọc bởi một vách mỏng có màu nhạt,
sinh ra vào lúc giữa hạ sang thu thì ngày càng nhỏ, dẹt). Douglass không phải là một nhà
thực vật học mà là một nhà thiên văn học, ông nhận thấy các vết đen trên mặt trời theo
chu kì hoạt động 11 năm của chúng có liên quan đến sự phát triển của cây cối trên địa cầu,
nó đã để lại dấu hiệu trên cây cối, các vòng trên cây đã cho biết độ tuổi trên cây. Khám
phá này của ông được dùng làm phương pháp đo thời gian rất có ích cho khảo cổ học.

9


Thời gian thiên văn được xác định chính xác theo các phương pháp định vị
khoa học. Trong thời gian đo địa chất, người ta nối liền thời gian với các tiền trình
diễn ra bên trong đất đá và hóa thạch, đồng hồ được dùng ở đây là quá trình biến đổi
phóng xạ của các nguyên tố hóa học như uranium 238, carbon 14, kalium 40… Sau
một thời gian nhất định gọi là “nửa đời”, thì số lượng nguyên tử phóng xạ ban đầu
giảm đi một nửa, cứ tiếp tục như thế, nửa đời của carbon 14 là 5570 năm, của uranium
238 là 4,5 tỉ năm…
Trong vật lí học thời gian được nối liền với một đặc tính nguyên tử, ví dụ phân
tử ammoniac NH3 có cấu trúc hình tháp với ba phân tử Hidrogenium(H) ở đáy và một
phân tử nitrogen(N). Nhưng còn có một nguyên tử N’ đối xứng với nguyên tử N qua
mặt phẳng HHH, nguyên tử N có thể dao động giữa hai vị trí cân bằng ấy theo một chu
kì xác định 23,87 tỉ lần trong một giây. Đồng hồ nguyên tử đầu tiên ra đời dựa trên

nguyên lí này ra đời vào năm 1948.
Kể từ năm 1967, đơn vị thời gian một giây không còn nối liền với chu kì của
Trái Đất quanh trục của nó do Trái Đất quay không đều và chậm dần dưới ảnh hưởng
của triều lực mặt trăng, nó phải tính theo chu kì bức xạ của nguyên tử cesium, chu kì
này không bao giờ thay đổi, luôn có tần số 9 192 631 770 Hz. Hiện nay, các thành tựu
của quang học lượng tử đã nâng cao độ chính xác trong phép đo thời gian lên mức
0,000.000.000.000.1 giây đáp ứng yêu cầu của các nhà khoa học.
Trong vật lý học, thời gian là cái mà một đồng hồ chính xác đo được. Với nhà
toán học, đó là không gian một chiều, được xem là liên tục, nhưng có thể được chia
thành các “thời khắc”, giống như từng tấm ảnh trong một cuộn phim. Với số đông, thời
gian là cái luôn trôi từ quá khứ qua hiện tại để tới tương lai. Trong thuyết Tương đối,
thời gian là chiều thứ tư của vũ trụ, nhưng điều đó không có nghĩa nó đồng nhất với ba
chiều không gian, vì công thức tính khoảng cách không thời gian khác công thức tính
khoảng cách không gian. Sự phân biệt không gian và thời gian là bệ đỡ cho quan hệ
nhân quả, vốn có vai trò thiết yếu trong vận hành vũ trụ. Tuy nhiên, một số nhà vật lý tin
rằng, ở thang bậc Planck (10-33 cm và 10-43 giây), là thang bậc nhỏ nhất còn có ý nghĩa
vật lý, có thể không gian và thời gian không còn chia tách với nhau.
Như vậy, ta có thể kết luận rằng, khi hữu thế ý thức được mình tồn tại thì có rất
nhiều loại thời gian được mô tả theo ý thức của người đó và tùy theo tâm trạng, và nhu
cầu của người đó thì thời gian sẽ được định dạng, anh ta đang rất hạnh phúc thì thời
gian trôi qua rất nhanh, anh ta đang đau khổ thì thời gian như là vô tận, anh ta là một
nhà khoa học thì khi xác định tuổi của một vật thì thời gian địa chất xuất hiện…khi
anh ta ngồi thiền thì kể từ lúc anh ta xuất tứ thiền đi vào các trạng thái thiền định cao

10


hơn (Hư không vô biên xứ, Thức vô biên xứ, Vô sở hữu xứ thiền, Phi tưởng phi phi
tưởng xứ, Diệt thọ tưởng) thì thời gian với anh ta sẽ di chuyển chậm lại và khi đạt đến
mức thứ 9 – diệt thọ tưởng thì thời gian hoàn toàn biến mất.

1.1.3. Quản lý thời gian
1.1.3.1. Khái niệm quản lý thời gian và quản lý tiến trình làm việc
Quản lí thời gian hay nói cụ thể hơn là việc đưa ra những lựa chọn. Vì có nhiều
hoạt động trong một quỹ thời gian nhất định, nên việc lựa chọn đúng đắn sẽ mang lại
kết quả cao hơn, và ngược lại, lựa chọn sai lầm khiến chúng ta vừa mất thời gian vừa
mất công sức. Trở thành một nhà quản lí thời gian giỏi sẽ khiến chúng ta dễ dàng hơn
nhiều khi chúng ta biết sử dụng hệ thống được thiết kế cẩn thận, giúp chúng ta sắp xếp
và đưa ra những quyết định quản lí thời gian hiệu quả hơn. Thói quen của mỗi cá nhân như
danh sách việc phải làm, ưu tiên và lập kế hoạch công việc được tự họ đúc kết ra, khi chúng
ta biết kết hợp những thói quen này thành một hệ thống chúng ta sẽ thấy được một kết quả
thật sự vượt trội.
Quản lý nghĩa là làm việc và tổ chức cùng với người khác. Phần lớn thời gian chúng
ta đã dùng để giao tiếp, tổ chức công việc với nhân viên. muốn tổ chức với người khác,
chúng ta phải biết tự tổ chức và quản lý thời gian của chính mình.
Quản lý Thời gian là hành động kiểm soát các sự kiện diễn ra theo trình tự thời
gian nhất định.
Quản lý Thời gian không chỉ đơn thuần là vấn đề thời gian. Đó là quản lý bản
thân, công việc trong mối liên hệ với thời gian. Điều này có nghĩa là phải thay đổi
những thói quen và hoạt động làm lãng phí thời gian. Đó là việc sẵn sàng thử nghiệm
các phương pháp và ý tưởng khác nhau, cho phép chúng ta tìm ra cách tốt nhất để sử
dụng tối đa quỹ thời gian.
Tiến trình làm việc là một tập hợp những hoạt động, công việc được xắp xếp
theo trình tự, thời gian, địa điểm nhất định nào đó (có thể tuần hoàn) để mọi cùng
người thực hiện.
Quản lí tiến trình làm việc là một quá trình bao gồm các công việc như sắp xếp
thời gian thích hợp cho từng công việc, là việc lên kế hoạch để đạt được mục tiêu
trong khoảng thời gian hoạch định.
Bằng thói quen phác thảo kế hoạch làm việc, người biết quản lí lịch làm việc
khoa học sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý thời gian của mình, nhờ đó tạo
nên hiệu quả công việc cao.

11


1.1.3.2. Lợi ích của việc quản lí thời gian
Quản lí thời gian bao gồm các nguyên tắc, thói quen, kĩ năng, công cụ và hệ
thống kết hợp cùng nhau nhằm giúp chúng ta thu lại nhiều hơn lượng thời gian mà
chúng ta đã bỏ ra nhằm mục tiêu “cải thiện chất lượng cuộc sống”.
Thời gian luôn là thứ chúng ta cần để thực hiện công việc, đạt mục tiêu đặt ra,
dành thời gian cho những người chúng ta yêu thương, tận hưởng tất cả những gì cuộc
đời mang lại cho chúng ta. Benjamin Franklin đã từng nói “Chúng ta có yêu cuộc sống
không? Nếu có thì đừng lãng phí thời gian, vì thời gian chính là những viên gạch xây
nên cuộc sống này.”
Thời gian là một nguồn tài nguyên có một không hai, bởi ai cũng nhận được
một khoảng thời gian như nhau. Một khi thời gian đã qua đi thì nó sẽ mất đi mãi mãi
và chúng ta không có thể lấy lại được. Một điều chúng ta có thể làm với thời gian của
mình là hãy thay đổi cách sử dụng nó. Áp dụng các kĩ thuật quản lí thời gian chuyên
nghiệp và hiệu quả sẽ giúp chúng ta quản lý thời gian hiệu quả và đem lại nhiều lợi ích
thuyết phục.
Trong số các nguồn lực mà nhà quản lí có thể sử dụng thì thời gian là thứ quý
giá nhất và cũng là thứ khó nhất để sử dụng sao cho tốt. Khi thời gian trôi đi vô ích thì
nó sẽ chẳng quay lại được. Có thể chắc chắn một điều là nếu chúng ta không quản lí và
kiểm soát được thời gian của chính mình thì sẽ thấy khó khăn hơn trong việc quản lí
và kiểm soát các thứ khác.
Quản lí thời gian có nghĩa là kiểm soát tốt hơn cách sử dụng thời gian và đưa ra
những quyết định sáng suốt về cách ta sử dụng nó.
-

Làm cho cuộc sống dễ dàng hơn

-

Giảm căng thẳng (stress)

-

Tăng hiệu quả làm việc

-

Tăng niềm vui trong công việc

-

Gia tăng năng suất của cá nhân và tập thể

-

Tăng thời gian để làm việc cá nhân

Hoàn thành công việc, giảm lo lắng, không bị ngập đầu vào những áp
lực công việc.
-

Trở thành một nhà quản lí thời gian giỏi trong mọi lĩnh vực cuộc sống

-

Giải quyết công việc theo thứ tự ưu tiên

-

Tránh được cạm bẫy thời gian

-

Thấy trước các cơ hội
12


-

Tự chủ hơn trong công việc

-

Tránh xung đột thời gian

-

Thoải mái trong cuộc sống

-

Đánh giá được tiến độ công việc

-

Sử dụng hiệu quả thời gian và nhiều lợi ích khác

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp chúng ta suy nghĩ thêm cho công việc quan
trọng và thì giờ giải trí.
1.1.3.3. Mục tiêu cần đạt
Để quản lí tốt thời gian, chúng ta cần đề ra các mục tiêu mà mình cần đạt được,
chẳng hạn như:
- Nhận diện các cách gia tăng hiệu suất và hiệu quả thông qua việc quản lí thời
gian tốt hơn.
- Phân biệt được sự khác nhau giữa các đòi hỏi đối với quỹ thời gian và xác
định ưu tiên của bản thân.
- Biến nhiều mục tiêu của bản thân thành hiện thực hơn bằng cách sử dụng thời
gian hiệu quả hơn.
- Phân tích các vấn đề liên quan đến việc quản lí thời gian và đưa ra cách giải
quyết chúng.
1.1.4. Lập kế hoạch quản lí thời gian
Quản lí thời gian một cách khoa học, đặt ra các kế hoạch cụ thể, tránh sự trì trệ,
duy trì các mục tiêu và và thực hiện kĩ năng tổ chức tốt chúng ta sẽ được tôn trọng và
được đánh giá cao trong nghề nghiệp. Thành công chỉ đến với những người biết chăm
chỉ và quản lí tốt thời gian của mình một cách hiệu quả.
Việc quản lí thời gian cũng là quản lí chính chúng ta. Do vậy, hãy lên kế hoạch
tỉ mỉ, duy trì được mục tiêu của mình và sử dụng thời gian một cách hữu hiệu nhất.
1.4.1.1 Xây dựng kế hoạch
Lên danh sách việc làm
Lập ra một danh sách ghi lại những việc cần làm và biến chúng trở thành thói
quen thường ngày của chúng ta, bao gồm những mục khẩn cấp và không khẩn cấp. Với
danh sách đó, họ sẽ không quên hoặc bỏ lỡ bất cứ việc gì. Hãy luôn mang danh sách này
bên mình, bằng cách có thể lưu trong một số thiết bị cầm tay như di động hay sổ kế
hoạch làm việc. Điều quan trọng là chúng ta nên cụ thể hóa các vấn đề, chương trình dài
hơi hay trước mắt thành từng bước chi tiết, cụ thể, tránh ghi chung chung, đại khái.

13

Phân bổ thời gian hợp lý
Phân bố thời gian hợp lí, bao gồm một khung thời gian đã dự tính trước cho các
hoạt động hay kì hạn mà ta phải hoàn thành công việc. Nếu trình tự làm việc của
chúng ta không vấn đề gì thì chúng ta có thể hoàn thành công việc trong khoảng thời
gian nhanh hơn dự kiến. Trong thời gian làm những việc không quan trọng lắm, chúng
ta có thể tranh thủ lúc rảnh rỗi để làm các việc khác như đọc sách, lướt net tìm kiếm
thông tin…

Đặt kỳ hạn và nghiêm túc tuân thủ
Khi đặt ra những điểm đáo hạn cho công việc mình, cần phải suy nghĩ, tính toán
hết sức thực tiền và nỗ lực bằng mọi giá để hoàn thành đúng kì hạn. Bất cứ việc gì
cũng phải dành một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành. Chúng ta đã bao giờ để
ý rằng mình có thể giải quyết công việc một cách nhanh chóng khi có kế hoạch cụ thể
chưa? Đã bao giờ phải đọc báo cáo cấp tốc hay là đưa ra quyết định công việc trước kì
nghỉ hoặc là vội vàng hoàn thành nhiệm vụ được giao? Mặc dù chúng ta có xu hướng
làm việc hiệu quả hơn dưới áp lực công việc nhưng nó lại làm ta mệt mỏi và căng
thẳng. Dù rằng trong chúng ta ai cũng đều có trăm công nhìn việc phải làm và chịu
chung áp lực. Nhưng cách tốt nhất để giảm căng thẳng và chuyên nghiệp hóa hơn
trong công việc là xây dựng và tuân thủ các kế hoạch làm việc của mình. Hãy đặt ra

14


lịch làm việc cụ thể để công việc của chúng ta trở nên chuyên nghiệp hơn và tránh lãng
phí thời gian.
1.1.4.2. Tránh lãng phí thời gian
Tận dụng thời gian theo cách thông minh nhất
Chỉ gửi và nhận mail vào những giờ cố định trong ngày và dùng hộp thư voice

mail để nhận các cuộc gọi thay vì mất vài tiếng gián đoạn đi đang làm việc. Nếu có thể
thì đừng bao giờ xem tới hai lần một mẩu giấy hay một đoạn mail bất kì. Đừng bao giờ
mở mail khi chúng ta không có thời gian thực hiện các thao tác như xóa, lưu, trả lời
hay chuyển tiếp cho ai…
Tổ chức chỗ làm việc ngăn nắp
Không chỉ ngăn nắp với bàn làm việc mà cả với các file, các thư mục lưu trữ
dữ liệu trong máy tính, trong tài khoản email để ta có thể lấy ngay mọi thứ khi cần. Rất
nhiều người mất thời gian để tìm kiếm những thông tin dữ liệu đã bị mất trong máy
tính của họ.
Tránh bị ngắt quãng công việc
Nếu phòng làm việc có cửa thì hãy chắc rằng cánh cửa luôn luôn đóng để tránh
sự phân tâm và giữ sự tập trung. Nếu cứ thi hành “chính sách mở cửa” với tất cả mọi
người thì có lúc ta sẽ không còn đủ thời gian để nghe những câu hỏi cũng như thắc
mắc của họ. Nếu có ai đó tới ngay chỗ chúng ta lúc chúng ta đang bận thì đừng ngần
ngại đề nghị với họ quay lại gặp chúng ta vào lúc khác hay để lời nhắn ngay cửa để
tránh sự làm phiền.
1.1.4.3. Đảm bảo tiến độ công việc
Cộng tác và hợp tác
Các đồng nghiệp của chúng ta luôn mong muốn công việc đảm nhận được hoàn
tất đúng hạn mà không có bất kì trì hoãn nào. Tất nhiên với họ, chúng ta cũng có suy
nghĩ này. Vì thế hãy lập ra những khoản thời gian dư thừa trong mục thời gian đã được
lên kế hoạch để có thể xoay sở, xử lí linh hoạt các trở ngại bất ngờ. Ví dụ chúng ta có
một ngày để thuyết trình cho một dự án nào đó thì phải đảm bảo mọi việc đã được
hoàn thành trước đó hai đến ba ngày.
Tránh những bước đi không cần thiết
Nếu chúng ta giao nhiệm vụ cho người khác thì hãy để tự họ hành động, đừng
can thiệp vào trừ khi chúng ta có nhiệm vụ giám sát người đó. Trong cuộc sống có
không ít người đã phí thời gian vàng ngọc của mình để ngồi nghe hay đọc bản báo cáo
của người khác. Nếu nghiên cứu đó ảnh hưởng tới công việc trong ngày, buối thuyết

15


trình hay các mục tiêu nghề nghiệp của mình, chúng ta chỉ nên thể hiện quan tâm của
mình qua thông qua một cuộc nói chuyện mang tính ủng hộ.
Trì hoãn những buổi họp mang tính thủ tục
Hãy xác định xem liệu các cuộc họp đó có thực sự cần thiết hay không. Nếu cần
thiết thì hãy đặt ra một lịch trình cụ thể và làm theo thứ tự từ lúc bắt đầu đến lúc kết
thúc theo đúng thời điểm đã định. Nếu chúng ta không cần thiết có mặt trong cuộc họp
thì nên đề nghị một cách riêng tư với sếp nếu chúng ta muốn rời cuộc họp một cách
sớm nhất.
1.1.4.4. Duy trì mục tiêu
Luôn tạo sự bận rộn
Chúng ta cần có ít nhất một kế hoạch làm việc về lâu về dài cho mình. Có thể là
hai hoặc nhiều thêm nữa thì tốt hơn. Bằng cách nào đó chúng ta có cơ hội chuyển đổi
công việc và tập trung vào nhiều thứ khác. Hãy duy trì kĩ năng sắc sảo của mình bằng
cách luôn sử dụng nó ít nhất một lần trong kế hoạch hoặc là dự án của mình. Cùng một
lúc làm nhiều dự án khác nhau đảm bảo chúng ta luôn có việc phải làm. Điều này sẽ
giúp đầu óc chúng ta luôn hoạt động linh hoạt, năng động và tươi mới hơn.
Lựa chọn công việc tham gia
Hãy lựa chọn công việc thực sự có ích đối với chúng ta và công ty và luôn đảm
bảo tận dụng tối đa các khả năng, kĩ năng của chúng ta. Có nhiều lí do để chúng ta có
thể từ chối một lời đề nghị hay yêu cầu mà chúng ta cho là không cần thiết. Chúng ta
sẽ được tôn trong nếu biết phối hợp với đồng nghiệp của mình. Đa phần những người
thành công trong sự nghiệp là những người biết nói từ “không” đúng lúc.
Đừng trì hoãn
Trì hoãn những công việc chẳng hay ho gì vốn là bản tính của con người. Để
tránh điều này chúng ta làm những phần vui vẻ bên cạnh những phần không vui vẻ
mấy. Chẳng hạn chúng ta không thích toán thì hãy sắp xếp nó vào buổi sáng, thời gian
chúng ta cảm thấy minh mẫn và sảng khoải nhất, ít cảm thấy nản lòng và khó chịu

trước công việc. Nếu chúng ta cứ trì hoãn công việc hoặc không hoàn thành nhiệm vụ
trước thời gian đặt ra, thì có lẽ chúng ta nên tự xem xét lại công việc hiện thời, các
mục tiêu đặt ra, tình trạng sức khỏe hoặc mức độ quan tâm của chúng ta tới công việc.
Trì hoãn thường xuyên tới mức thành thói quen là biểu hiện của sự bất mãn, không
vừa lòng với thực tại.

16


Biết tự thưởng bản thân
Biết quản lí thời gian không chỉ có nghĩa trong vấn đề công việc, nó còn liên
quan đến việc lập thời gian biểu cho những khoảnh khắc thư giãn, giải lao, lên giây cót
lại tinh thần cũng như thể chất. Hãy biết tự thưởng cho chúng ta than sau những lần
hoàn thành nhiệm vụ công tác. Đơn giản là một món quà hay một cốc cà phê sau khi
đọc xong bản báo cáo của mình hoặc là lập kế hoạch nghỉ ngơi, vui chơi bên gia đình,
chúng ta bè sau khi hoàn tất một công việc.
1.1.5. Sơ đồ quản lý thời gian

1) aware

2) analyse

3) attack

4) assign

5) arrange

6) save time,
better use

Hình 1.1. Sơ đồ quản lý thời gian hiệu quả
1. aware : Nhận biết : Để đề ra mục tiêu cho cá nhân & công việc. sau đó sắp
xếp ưu tiên
2. analyse : Điều cần làm
3. attack : “Đánh mất thời gian”  loại bỏ “kẻ ăn cắp thời gian” của mình.
4. assign : Lập thứ tự ưu tiên
5. arrange : Hoàn thiện kỷ năng, lập kế hoạch
6. save time, better use : Tiết kiệm thời gian, sử dụng thời gian tốt hơn
1. awareness : nhận biết
17


Nhận biết đâu là điều quan trọng cho cá nhân và công việc. giai đoạn đầu tiên
này giúp xác định mục tiêu cụ thể các yếu tố trên. chúng ta phải coi trọng các yếu tố
liên quan đến cách thức sử dụng thời gian, thói quen, tác phong, giao tiếp và trách
nhiệm công việc của chúng ta.
2. analysis : phân tích điều cần làm.
để cải thiện sử dụng thời gian chúng ta cần đào sâu chi tiết về cách sử dụng thời
gian hiện tại / những điều làm mất thời gian. phân tích như vậy giúp chúng ta sẽ xác
định được cần làm gì để tốt hơn.
3. attack : ăn cắp thời gian (tg)
có nhiều điều làm mất thời gian của chúng ta. những “kẻ cắp thời gian” cần
phải loại bỏ khi chúng ta chú tâm vào những điều cần yếu.
4. asignment : lập trật tự ưu tiên
khi loại trừ “kẻ cắp thời gian'', chúng ta nhớ lập trật tự ưu tiên cho công việc
đang dang dở cần làm những việc này một cách đều đặn.
5. arrangement : sắp đặt kế hoạch
giai đoạn cuối cùng là chúng ta phải sắp xếp thời gian có mục đích rõ ràng. nhớ
đều đặn hoàn thiện các kỹ năng “nhỏ bé” kể trên để phục hồi thời gian đã mất. chúng

ta cần phải có kế hoạch thông minh.
1.1.6. Thông tin trong quá trình quản lý
Bất cứ một nhà quản lý nào, trong bất cứ lĩnh vực nào cũng cần phải hiểu rằng
thông tin là một trong những nguồn lực có giá trị và quan trọng nhất mỗi tổ chức. Mặc
dù vậy, khái niệm thông tin vẫn thường bị dùng lẫn lộn với khái niệm dữ liệu. Để hiểu
đúng về các khái niệm này, chúng ta sẽ xem xét những nội dung cơ bản của mỗi khái
niệm trong phần sau đây.
1.1.6.1. Phân biệt dữ liệu và thông tin
Dữ liệu là những sự kiện hoặc các quan sát về các hiện tượng vật lý hoặc các
giao dịch kinh doanh. Cụ thể hơn, dữ liệu là những phản ánh khách quan về thuộc tính
(đặc điểm) của các thực thể như người, địa điểm hoặc các sự kiện. Dữ liệu có thể ở
dạng số hoặc văn bản và bản thân dữ liệu thường chưa mang lại giá trị thông tin. Khi
các yếu tố này được tổ chức hoặc sắp xếp theo một cách có nghĩa thì chúng trở thành
thông tin.
Thông tin là một bộ các dữ liệu được tổ chức theo một cách sao cho chúng
mang lại một giá trị tăng so với giá trị vốn có của bản thân các dữ kiện đó. Để tổ chức
dữ liệu thành thông tin có ích và có giá trị, người ta phải sử dụng các quy tắc và các

18


mối quan hệ giữa các dữ liệu. Kiểu của thông tin được tạo ra phụ thuộc vào mối quan
hệ giữa các dữ liệu hiện có.
1.1.6.2. Vai trò của thông tin trong quản lý
- Lập kế hoạch: Để lập kế hoạch cần phải có các thông tin và hiểu biết về các
nguồn lực hiện có. Trên thực tế có thể có nhiều kịch bản khác nhau trong việc phân bổ
các nguồn lực hạn hẹp hiện có và trong ngữ cảnh này thông tin được cần đến hỗ trợ
quá trình ra quyết định.
- Kiểm soát: Một khi kế hoạch đã được triển khai, cần kiểm soát kết quả thực
hiện kế hoạch đó trên thực tế. Thông tin được cần đến để đánh giá xem kế hoạch có

được thực hiện đúng như dự kiến hay có sự xê dịch không lường trước. Trên cơ sở
thông tin kiểm soátcó thể thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
- Ghi nhận các giao dịch: Việc thu thập thông tin về từng giao dịch hoặc sự
kiện là cần thiết vì nhiều lí do khác nhau: thông tin có giá trị như một minh chứng, vì
yêu cầu mang tính pháp lý hay phục vụ mục đích kiểm soát.
- Đo lường năng lực: Thông tin về chi phí, doanh thu, lợi nhuận, ...cho phép
đo lường năng lực kinh doanh của các tổ chức, doanh nghiệp.
- Hỗ trợ ra quyết định: Với sự trợ giúp của các thông tin có chất lượng, người
làm công tác quản lý có cơ hội để ra quyết định hiệu quả và đúng đắn.
Trong ngữ cảnh của một tổ chức, doanh nghiệp, trên cơ sở phân tích thông tin
thu được thông qua quá trình xử lý thông tin, người ta có thể tạo ra tri thức kinh doanh
- đó là những tri thức và hiểu biết về khách hàng, đối thủ cạnh tranh, đối tác kinh
doanh, môi trường cạnh tranh về bản thân hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Tri
thức kinh doanh giúp tổ chức, doanh nghiệp đưa ra những quyết định hiệu quả, quan
trọng và thường mang tầm chiến lược. Nó cho phép tổ chức, doanh nghiệp rút ra được
ý nghĩa đích thực của thông tin nhằm thực hiện các bước đi mang tính sáng tạo và
mạnh mẽ, nhằm tạo ra ưu thế cạnh tranh.
1.1.6.3. Các đặc trưng của thông tin có giá trị
Để có giá trị sử dụng đối với những người làm công tác quản lý và đưa ra quyết
định, thông tin cần phải có những thuộc tính sau:
Tính chính xác: Thông tin chính xác là những thông tin không chứa lỗi. Thông
tin không chính xác thường được tạo ra từ những dữ liệu không chính xác được nhập
vào hệ thống trước đó.
Tính đầy đủ:Thông tin đầy đủ là thông tin chứa mọi dữ kiện quan trọng, đáp
ứng yêu cầu của người sử dụng. Một báo cáo đầu tư bị xem là không đầy đủ nếu nó

19


không đề cập đến tất cả các chi phí liên quan. Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự

bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông
tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi
hỏi của tình hình thực tế. Chẳng hạn một nhà sản xuất ghế tựa yêu cầu báo cáo về số
lượng ghế làm ra mỗi tuần. Để so sánh, báo cáo cũng có thể nêu ra số lượng ghế làm ra
của tuần trước đó và của cùng kỳ năm trước. Ông chủ thấy số lượng ghế làm ra tăng
đều và có thể sẽ cho rằng tình hình sản xuất là tương đối tốt đẹp. Tuy nhiên trong thực
tế có thể sẽ hoàn toàn khác. Thông tin chỉ cung cấp số lượng ghế sản xuất ra mà không
cung cấp về năng suất. Ông chủ sẽ phản ứng ra sao khi trên thực tế số giờ lao động
làm thêm rất lớn, tỷ lệ nguyên vật liệu hao phí lớn khi công nhân làm việc quá nhanh.
Một sự không đầy đủ của thông tin như vậy sẽ làm hại cho tổ chức, doanh nghiệp.
Tính kinh tế: Thông tin được xem là có giá trị kinh tế khi giá trị mà nó mang
lại cao hơn chi phí tạo ra nó.
Tính mềm dẻo: Thông tin được coi là có tính mềm dẻo khi nó có thể được sử
dụng cho nhiều mục đích khác nhau, ví dụ thông tin về Hàng tồn kho có thể được sử
dụng cho quản lý bán hàng đồng thời cũng có giá trị sử dụng cho quản lý sản xuất và
quản lý tài chính.
Tính tin cậy: Tính tin cậy của thông tin phụ thuộc vào nhiều yếu tố, nó có thể
phụ thuộc vào phương pháp thu thập dữ liệu, cũng có thể phụ thuộc vào nguồn gốc của
thông tin. Tính tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ
tin cậy dĩ nhiên là gây rắc rối cho tổ chức. Chẳng hạn hệ thống lập hóa đơn bán hàng
có nhiều sai sót, nhiều khách hàng phản ánh về tiền phải trả ghi cao hơn giá trị hàng đã
thực mua sẽ dẫn đến hình ảnh xấu về cửa hàng, lượng khách hàng sẽ giảm và doanh số
bán sẽ tụt xuống. Nếu số tiền ghi trên hóa đơn thấp hơn số tiền phải trả, trong trường
hợp này chẳng có khách hàng nào than phiền tuy nhiên cửa hàng bị thất thu.
Tính phù hợp: Tính phù hợp của thông tin đối với người ra quyết định rất quan
trọng, thể hiện ở chỗ nó có đến đúng đối tượng nhận tin, có mang lại giá trị sử dụng
cho đối tượng nhận tin hay không.
Tính đơn giản: Thông tin đến tay người sử dụng cần ở dạng đơn giản, không
quá phức tạp. Nhiều khi quá nhiều thông tin sẽ gây khó khăn cho người sử dụng
trong việc lựa chọn thông tin. Nhiều nhà quản lý nói rằng ông ta đã không dùng báo

cáo này hay báo cáo kia mặc dù chúng có liên quan tới những hoạt động thuộc trách
nhiệm của ông ấy. Nguyên nhân chủ yếu là chúng chưa thích hợp và khó hiểu. Có
thể là có quá nhiều thông tin không thích ứng cho người nhận, sử dụng quá nhiều từ
viết tắt hoặc đã nghĩa hoặc sự bố trí chưa hợp lý của các phần tử thông tin. Điều đó

20


dẫn đến hoặc là tốn phí cho việc tạo ra những thông tin không dùng hoặc là ra các
quyết định sai vì thiếu thông tin cần thiết
Tính kịp thời: Thông tin được coi là kịp thời khi nó đến với người sử dụng vào
đúng thời điểm cần thiết. Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ
an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần
thiết. Một công đoàn có thể biểu tình nếu việc phiếu trả lương chậm nhiều lần, một cửa
rút tiền tự động có thời gian trả lời tới 5 phút thì sẽ mất khách hàng rất nhanh. Làm thế
nào để có một thông tin hoạt động tốt có hiệu quả cao là một trong những công việc
của bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào.
Tính kiểm tra được: Đó là thông tin cho phép người ta kiểm định để chắc chắn
rằng nó hoàn toàn chính xác (bằng cách kiểm tra nhiều nguồn cho cùng một thông tin).
Tính dễ khai thác được: Đó là những thông tin có thể tra cứu dễ dàng đối với
những người có thẩm quyền, theo đúng dạng, vào đúng thời điểm mà họ cần.
Tính an toàn:Thông tin cần được bảo vệ trước những người sử dụng không có
thẩm quyền. Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn và nguyên
liệu. Thật hiếm có tổ chức, doanh nghiệp nào mà bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận được
tới vốn hoặc nguyên liệu. Và cũng phải làm như vậy đối với thông tin. Thông tin phải
được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin. Sự
thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức.
Các tính chất này cũng làm cho thông tin trở nên có giá trị hơn nhiều đối với tổ
chức. Với thông tin thiếu chính xác hoặc không đầy đủ có thể dẫn đến những quyết
định không hiệu quả, gây thiệt hại cho tổ chức rất nhiều về tiền bạc hoặc một dự báo

sai về cầu trong tương lai đối với một sản phẩm có thể dẫn đến việc tiêu tốn rất nhiều
tiền của để đầu tư vào một nhà máy mới mà lại không được đưa vào khai thác. Ngoài
ra, nếu thông tin không được cung cấp đúng lúc hay thông tin quá phức tạp cũng đều ít
có giá trị sử dụng đối với tổ chức.
Trong những ngữ cảnh khác nhau, tính hữu ích của thông tin được đánh giá
theo những cách khác nhau căn cứ trên giá trị của những thuộc tính trên. Ví dụ, đới với
dữ liệu về nghiên cứu thị trường thì một chút thiếu chính xác hoặc thiếu đồng bộ có
thể chấp nhận được, nhưng tính kịp thời lại là hết sức cần thiết. Thông tin loại này
có tác dụng cảnh báo tổ chức về khả năng đối thủ cạnh tranh đang chuẩn bị thực
hiện việc giảm giá và giá được giảm cụ thể là bao nhiêu, lúc này việc cảnh báo
trước cho tổ chức để lập kế hoạch đối phó là quan trọng hơn cả. Ngược lại, tính
chính xác, tính kiểm tra được và tính đầy đủ lại là những thuộc tính hết sức cơ bản

21


của thông tin được sử dụng trong hoạch toán kế toán việc sử dụng các tài sản của tổ
chức như tiền mặt, hàng tồn kho hay tài sản cố định.
1.2. Khát quát sự kiện
Tổ chức sự kiện là một thuật ngữ tương đối mới mẻ ở Việt Nam, vì vậy có rất
nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này. Trước tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu ý nghĩa
của từ sự kiện theo cách tiếp cận liên quan đến dịch vụ tổ chức sự kiện.
Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện đó là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy
ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội.
Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội, thì sự kiện là một hiện tượng, hoặc
một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện. Ví dụ khi nói đến các sự kiện
kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm người ta có thể đề cập đến: Việc tăng giá
xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán…
Trong một số lĩnh vực khác sự kiện còn có nghĩa hoàn toàn khác hẳn, ví dụ
trong thống kê học mỗi trường hợp xuất hiện các biến cố được xem là một sự kiện.

Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam người ta thường quan
niệm: sự kiện đó là các hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực như thể thao, thương mại,
giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị... Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động nào là “sự
kiện” còn có nhiều cách hiểu khác nhau:
- Có người hiểu sự kiện theo nghĩa chỉ có những hoạt động mang tính xã hội
cao, với quy mô lớn, có những ý nghĩa nhất định trong đời sống kinh tế xã hội (cả tỉnh
cả nước, được các phương tiện truyền thông quan tâm và đưa tin) mới được xem là sự
kiện. Ví dụ các sự kiện như: hội nghị các nước nói tiếng Pháp, SEGAMES 23, cuộc thi
hoa hậu toàn quốc…
- Trong khi đó, có người lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần với “sự việc” có
nghĩa ngoài những sự kiện đương nhiên như cách hiểu nói trên, nó còn bao hàm cả
những hoạt động thường mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, hoặc cộng đồng hẹp trong
đời sống xã hội thườ ng ngày như: tang ma, đám cưới, sinh nhật, tiệc mời…
Dưới đây, là đoạn trích của một bài về tổ chức sự kiện ở một diễn đàn kinh
doanh trên Internet nói về nghề tổ chức sự kiện để biết thêm một cách hiểu khác về
“sự kiện”.

22


Tổ chức sự kiện là gì?
Những người ái mộ cô đào kiêm ca sĩ nổi tiếng Jennifer Lopez hẳn đã xem một
vai diễn của cô trong phim hài tình cảm “Người tổ chức đám cưới”. Trong phim, cô
thủ vai một nhà tổ chức đám cưới chuyên nghiệp, rất tài tình trong việc biến các đám
cưới thành những sự kiện hoàn hảo và lãng mạn cho các cặp tình nhân. Thực ra, bạn
cũng có thể bắt đầu một nghề nghiệp như vai diễn của Jennifer Lopez.
Những công ty tổ chức sự kiện ở Việt Nam hiện nay cũng làm cả những công
việc như thế. Khi nói đến tổ chức sự kiện, người ta thường nghĩ đến công tác tổ chức
các sự kiện quy mô như Thế vận hội Olympics, World Cup, SEA Games, Lễ trao giải
điện ảnh Oscar hoặc Lễ hội Sài Gòn 300 năm, Festival Huế. Trên thực tế, dịch vụ này

rất đa dạng, từ việc sắp xếp tổ chức một hội chợ triển lãm, hội thảo chuyên đề, lễ động
thổ, lễ khánh thành, đến các buổi tiệc chiêu đãi, họp mặt đại lý, ra mắt sản phẩm và
nhiều hoạt động khác.
Rất nhiều công ty, đặc biệt là các tập đoàn lớn nước ngoài, xem việc quảng bá
thương hiệu và tên tuổi công ty thông qua các hoạt động tổ chức sự kiện là một công
cụ cần thiết và hiệu quả để thực hiện chiến lược kinh doanh và tiếp thị của mình.
Chẳng hạn, mới đây hãng nước ngọt Coca Cola sẵn sàng bỏ ra một khoản ngân sách
lớn để vận động và tổ chức đưa Cúp vàng FIFA đến với người hâm mộ Việt Nam. Hay
như một tập đoàn xe hơi nổi tiếng dám chi vài chục ngàn đô-la Mỹ chỉ để giới thiệu
một loại xe hơi mới. Còn một công ty máy in thì "chơi đẹp" bằng cách mời cả ngàn
khách hàng và đại lý của mình vui chơi cả ngày tại Saigon Water Park.
(theo )
- Với cách hiểu như trích dẫn nói trên, thì “sự kiện” chủ yếu là các hoạt động
liên quan đến hoạt động thương mại, marketing của các doanh nghiệp như: hội thảo,
hội nghị, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm… Ngay cả một số công
ty có dịch vụ tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam, trong phần giới thiệu các sản phẩm
về “tổ chức sự kiện” của mình cũng chỉ tập trung trong những nội dung này mà ít quan
tâm đề cập đến các lĩnh vực xã hội và đời sống thường ngày khác.
Trong ba cách hiểu nói trên, “sự kiện” mới tiếp cận ở một số lĩnh vực, trong
một phạm vi nhất định. Với sự phát triển của nghề “tổ chức sự kiện” nếu chỉ tiếp cận
theo một trong ba hướng trên sẽ không đủ.
Cách tiếp cận về “sự kiện” trong lĩnh vực này cần căn cứ vào những đặc trưng
về mô tả của nghề, các hoạt động cơ bản của nghề tổ chức sự kiện đã được thừa nhận
và mang tính phổ biến trên thế giới. Với quan điểm này, nên hiểu “sự kiện” dựa trên
23


nghĩa “tổ chức sự kiện” tương ứng với event management - trong tiếng Anh. Cách hiểu
này là hợp lý, vì khi nghiên cứu thuật ngữ này từ các ngôn ngữ phổ biến khác như
tiếng Pháp, Đức, Italia, Hà Lan… đều mượn từ gốc event management (trừ tiếng Tây

Ban Nha là gestión de eventos). Ở các nước phát triển lĩnh vực này đã trở thành một
nghề, một ngành công nghiệp dịch vụ đặc thù, họ đã có hệ thống lý luận về nghề
nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ.
Theo tiếng Anh, sự kiện (event) bao hàm các lĩnh vực khá rộng như:
+ Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh
+ Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm
ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng…
+ Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
+ Exhibitions: Triển lãm
+ Trade fairs: Hội chợ thương mại
+ Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí
+ Concerts/live performances: Hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp
+ Festive events: Lễ hội, liên hoan
+ Government events: Sự kiện của các cơ quan nhà nước
+ Meetings: Họp hành, gặp giao lưu
+ Seminars: Hội thảo chuyên đề
+ Workshops: Bán hàng
+ Conferences: Hội thảo
+ Conventions: Hội nghị
+ Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá, xã hội
+ Sporting events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao
+ Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing
+ Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại
+ Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…
Như vậy, khái quát có thể chỉ ra khái niệm về sự kiện (trong lĩnh vực tổ chức sự
kiện) như sau: Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh
doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và
các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục- tập quán…
Như vậy sự kiện cần được hiểu:
- Bao gồm tất cả các hoạt động như đã đề cập ở trên.

24


- Không giới hạn về phạm vi không gian, thời gian cũng như lĩnh vực hoạt động.
- Nó có nghĩa tương đương với ý nghĩa của từ sự kiện (event) trong nghề tổ
chức sự kiện (event management) của tiếng Anh.
Việc nghiên cứu các nội dung tiếp theo trong tài liệu này dựa trên cách hiểu về
sự kiện như đã đề cập ở trên.

25