Nghiên cứu và xây dựng quy trình quản lý văn bản tại chi cục thuế huyện sơn động

1


DANH MỤC HÌNH ẢNH
HÌNH 1.1 MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI 7
HÌNH 1.2 NỘI DUNG TRONG SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
HÌNH 1.3 MẪU DẪU ĐẾN

8

15

HÌNH 1.4 MẪU SỔ DĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

15

HÌNH 1.5 NỘI DUNG BÊN TRONG SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

16

HÌNH 2.1 MẪU ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN 32
HÌNH 2.2 MẪU PHONG BÌ

33

HÌNH 2.3 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

35

HÌNH 2.6 SƠ ĐỒ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN CỦA CHI CỤC
THUẾ HUYỆN SƠN ĐỘNG

41
HÌNH 3.1: GIAO DIỆN CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN
TRÊN MICROSOFT EXCEL
48
HÌNH 3.2: CHỨC NĂNG XEM NỘI DUNG VĂN BẢN.
HÌNH 3.3: CHỨC NĂNG PHÂN LOẠI VĂN BẢN.

49

50

HÌNH 3.4 CHỨC NĂNG BÁO CÁO, THỐNG KÊ TRONG QUY TRÌNH QUẢN
LÝ VĂN BẢN TRÊN MICROSOFT EXCEL. 51
HÌNH 3.5: CHỨC NĂNG LỌC VĂN BẢN.

51

HÌNH 3.6: LƯU ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN BẰNG
MICROSOFT
EXCEL……………………………………………………………..53
HÌNH 3.7: GIAO DIỆN CHÍNH CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
BẰNG MICROSOFT EXCEL. 54
HÌNH3.8: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN BẰNG
MICROSOFT EXCEL.
55

2


HÌNH 3.9: LƯU ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI BẰNG PHẦN

MỀM MICROSOFT EXCEL.
56
HÌNH 3.10: GIAO DIỆN CHÍNH CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
TRÊN MICROSOFT EXCEL.
57

3


BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT

S

Cụm từ viết tắt

Cụm từ viết đầy đủ

1

VB

Văn bản

2

QLVB

Quản lý văn bản

TT

4


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp “NGHIÊN CỨU VÀ XÂY DỰNG
QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CHI CỤC THUẾ HUYỆN SƠN
ĐỘNG” là do tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn tận tình của Giáo viên hướng dẫn
thầy Nguyễn Văn Giáp - Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học công
nghệ thông tin và truyền thông Thái nguyên và sự giúp đỡ của các cán bộ nhân
viên trong Chi Cục Thuế Sơn Động-Bắc Giang. Mọi trích dẫn và tài liệu tham
khảo mà tôi sử dụng đều có ghi rõ nguồn gốc.
Tôi xin cam đoan toàn bộ nội dung khóa luận tốt nghiệp này là do tôi tự tìm
hiểu, nghiên cứu dưới sự định hướng của thầy hướng dẫn. Nội dung khóa luận tốt
nghiệp không sao chép và vi phạm bản quyền từ bất kì công trình nghiên cứu nào.
Nếu những lời cam đoan trên không đúng tôi xin chịu trách nhiệm hoàn
toàn trước pháp luật.
Chân thành cảm ơn!
Thái Nguyên, ngày 10 tháng 6 năm 2016
Sinh viên
Nguyễn Thị Khánh Diệp

LỜI NÓI ĐẦU
Bước sang thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đã tạo ra những chuyển
biến mọi mặt trong nền kinh tế, xã hội, các đơn vị hành chính sự nghiệp, các cơ
5


quan nhà nước, gặp không ít khó khăn,vướng mắc do những yêu cầu phát sinh đặc
biệt là vấn đề quản lý văn bản đi – đến đó là mất thời gian tìm kiếm các công văn

đến hoặc công văn đi, việc giải quyết một công văn liên quan đến các công văn
khác rất mất công, thứ tự giải quyết công văn chưa hợp lý....
Để hoạt động quản lý giải quyết văn bản đến – đi một cách có hiệu
quả,nhanh chóng, chính xác không mất thời gian tìm kiếm các công văn đến hoặc
công văn đi thì bất cứ một cơ quan nào cũng cần có một phần mền quản lý văn
bản, bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để: Quản lý tập trung và thiết lập
trật tự lưu trữ các văn bản tại một cơ sở dữ liệu duy nhất đặt trên một máy chủ và
cho phép những người khác nhau truy cập tới cơ sở dữ liệu này tại các trạm làm
việc khác nhau được kết nối với máy chủ này; Theo dõi được các công văn đi,
công văn đến. Kịp thời xử lý và giải quyết các công văn đúng thời hạn và yêu cầu;
Giảm bớt thời gian thống nhất các văn bản nội bộ (quyết định, thông báo, quy
định...); Phân công người thực hiện công việc và kiểm soát quá trình thực hiện
công việc một cách chính xác; Phân quyền cho những người sử dụng theo nhiệm
vụ cụ thể của từng người. Nhận thức được tầm quan trọng của phần mềm quản lý
văn bản đối với hoạt động quản lý văn bản của các cơ quan, đơn vị nói chung và
đối với Chi Cục Thuế sơn Động nói riêng. Chính vì vậy em đã mạnh dạn chọn đề
tài: “NGHIÊN CỨU VÀ XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢNLÝ VĂN BẢN TẠI
CHI CUC THUẾ HUYỆN SƠN ĐỘNG”.
Làm báo cáo khóa luận tốt nghiệp giúp chúng ta có cái nhìn sâu hơn về
việc ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý văn bản tại các cơ quan, tổ chức.
Công tác quản lý văn bản là hoạt động gắn liền với hoạt động của cơ quan.
Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức có tốt hay không phụ thuộc rất
lớn vào việc tổ chức thực hiện công tác quản lý văn bản.
Ngày nay, trước sự phát triển mạnh mẽ của đất nước trong quá trình đổi
mới và hội nhập quốc tế, công tác quản lý văn bản ngày càng được quan tâm trú
trọng, khẳng định vị trí của mình trong bộ máy hoạt động, quản lý. Hiện đại hoá
6


công tác quản lý văn bản và cải cách thủ tục hành chính là những công việc cần

tiến hành ngay và đồng bộ từ trung ương tới địa phương.
Nhận thức được ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản
trong quá trình hoạt động quản lý, trường đại học công nghệ thông tin và truyền
thông Thái Nguyên thành lập khoa Quản trị văn phòng. Nhiệm vụ chính của khoa
là: đào tạo cán bộ chuyên nghiệp về văn thư, lưu trữ; bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên
môn cho cán bộ đang làm công tác văn thư, lưu trữ cho các cơ quan nhà nước.
Với nỗ lực phấn đấu không ngừng để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của xã hội. Đây là
một sự kiện đánh dấu sự thành công của nhà trường, bắt nhịp yêu cầu của thời đại
thông tin bùng nổ, thời đại mà phương tiện giao tiếp bằng văn bản trở nên phổ
biến, cấp thiết.
Đối với sinh viên năm cuối, việc đi thực tập tốt nghiệp là cơ hội tốt để vận
dụng những kiến thức và kỹ năng lĩnh hội được trong quá trình học tập vào thực tế.
Em chọn điểm đến là Chi cục thuế Sơn Động, một huyện miền núi nghèo
nhất của tỉnh Bắc Giang để thử sức mình với vai trò một cán bộ văn thư. Có thể
nói rằng dù ở nông thôn hay thành thị, miền núi hay đồng bằng, cơ quan lớn hay
nhỏ thì công tác văn thư vẫn giữ một vị trí trung tâm, là mắt xích nối liền mọi hoạt
động quản lý của cơ quan. Đó chính là lý do mà em chọn chuyên đề này để làm
báo cáo tốt nghiệp cuối khoá học của mình.
Sau gần hơn một tháng thực tập tại Chi cục Thuế Sơn Động từ 10/4/2016
đến 20/07/2016. Em đã tích luỹ cho mình rất nhiều kinh nghiệm bổ ích, bên cạnh
những thuận lợi cũng có những khó khăn nhất định.
Về thuận lợi: Em nhận được sự đón tiếp, giúp đỡ tận tình của lãnh đạo Chi
cục, cán bộ văn thư và toàn thể cán bộ, công chức trong cơ quan. Cán bộ văn thư
cơ quan là người có năng lực chuyên môn cao, dày dặn kinh nghiệm trong công
tác văn thư, đã chỉ bảo cho em từng khâu nghiệp vụ của công tác văn thư.
Song bên cạnh đó em cũng gặp không ít khó khăn: Mặc dù đã tốt nghiệp
Cao đẳng và đi làm nhưng công việc hiện tại của em lại không liên quan tới lĩnh
7

vực mình đã học nên đây là lần đầu tiên em được trực tiếp làm công tác văn thư vì
thế không tránh khỏi những bỡ ngỡ ban đầu. Tuy nhiên nhờ sự hướng dẫn của cô
Nguyễn Thị Chỉnh – cán bộ văn thư, cùng toàn thể cán bộ trong cơ quan em đã
hiểu rõ hơn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Thuế để từ đó nắm bắt
được các khâu nghiệp vụ một cách cụ thể và nhanh chóng.
Trong thời gian thực tập em đã trang bị thêm cho mình những kiến thức
thực tiễn rất bổ ích, mở rộng tầm hiểu biết và hiểu biết sâu sắc hơn những kiến
thức lý thuyết mà mình đã học.
Với sự giúp đỡ của cơ quan đến thực tập và sự nỗ lực của bản thân em đã
hoàn thành thời gian thực tập của mình theo đúng chủ trương của Nhà trường.
Bản báo cáo là những công việc mà em đã làm trong thời gian thực tập.
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và phần phụ lục, nội dung bản báo cáo
được chia làm 3 chương, bố cục như sau:
- Chương 1: Lý luận chung về công tác quản lý văn bản
- Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn bản của Chi cục Thuế Sơn Động
- Chương 3: Ứng dụng phần mềm Micorosoft Excel vào quy trình quản lý
văn bản tại Chi Cục Thuế huyện Sơn Động- Bắc Giang
Qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Nhà trường đặc biệt là
các thầy, cô trong Khoa Hệ thống thông tin - kinh tế, cảm ơn Ban lãnh đạo Chi
cục thuế, thầy Nguyễn Văn Giáp giáo viên hướng dẫn đã tạo điều kiện, giúp đỡ em
rất nhiều trong thời gian thực hiện báo cáo.
Em xin chân thành cảm ơn !

8


Sơn Động, ngày

tháng

năm

Sinh viên

Nguyễn Thị Khánh Diệp

Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN

 Khái niệm văn bản
Theo nghĩa rộng thì văn bản là vật mang tin được thể hiện thông qua ký
hiệu hay ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền
đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác.
Theo nghĩa hẹp thì văn bản dược hiểu là các tài liệu, hồ sơ được hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, tổ chức kinh
tế. theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động
của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết quyết định đề án công tác,
báo cáo... đều được gọi là văn bản.

 Quản lý văn bản
Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho các
cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nắm được thành phần, nội dung và tình hình
chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong
hoạt động hàng ngày của cơ quan.
Quản lý văn bản đến là áp dụng các biện pháp, quy trình nghiệp vụ vào tiếp
9


nhận, phân loại, xử lý và bảo quản văn bản đến cơ quan, tổ chức nhắm mục đích
cung cấp thông tin cho các hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức ở cả
hiện tại và tương lai lâu dài.

1.3 Khái quát về công tác quản lý và giải quyết văn bản đi - đến
1.3.1. Khái niệm
Tổ chức quản lý văn bản là thực hiện những công việc quản lý công văn
giấy tờ được đảm bảo an toàn và tra tìm một cách nhanh chóng.
1.3.2. Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản đi - đến
Giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác…hạn chế
được bệnh quan lưu giấy tờ. Giữ gìn được những tài liệu và thông tin của cơ quan
để làm cơ sở chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không
hợp pháp. Giữ gìn bí mật của Nhà nước cũng như bí mật của cơ quan.

10


1.4 Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
1.4.1 Khái niệm văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu
chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là
văn bản đi.
1.4.2 Công tác quản lý văn bản đi
a. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng
của văn bản
* Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư
cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện
có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
* Ghi số và ngày, tháng văn bản
- Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy
định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn

thư thống nhất quản lý.
Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được cơ
quan, tổ chức ban hành trong một năm mà lựa chọn phương pháp đánh số và đăng
ký văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau:
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì
có thể đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính;
+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một
năm, có thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từng
loại văn bản hành chính (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cá
biệt), chỉ thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường, v.v...); vừa theo các nhóm
văn bản nhất định (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch, báo
11


cáo, v.v…, và nhóm công văn);
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì
nên đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính.
Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
- Ghi ngày, tháng văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày ... tháng ...
năm ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số ả-rập; đối với những số chỉ ngày
nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
* Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định
b. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
* Đóng dấu cơ quan
Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái.
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản
quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ

chức hoặc tên của phụ lục. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản
hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
b) Đóng dấu độ khẩn, mật: Tùy theo tính chất khẩn, mật của văn bản, văn
thư cơ quan đóng theo quy định.
c. Đăng ký văn bản đi: Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi
hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính.
* Đăng ký văn bản đi bằng sổ
- Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ
chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên,
không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần
để đăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi
12


mà cơ quan, tổ chức áp dụng theo hướng dẫn tại điểm b khoản 1 của Mục này, cụ
thể như sau:
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì
chỉ nên lập hai loại sổ sau:
Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường);
Sổ đăng ký văn bản mật đi.
+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một
năm có thể lập các loại sổ sau:
Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt),
chỉ thị (cá biệt) (loại thường);
Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại
thường);
Sổ đăng ký văn bản mật đi.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì
cần lập ít nhất các loại sổ sau:

Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt),
chỉ thị (cá biệt) (loại thường);
Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường);
Sổ đăng ký công văn (loại thường);
Sổ đăng ký văn bản mật đi
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (NẾU CÓ)
TÊN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ)
NĂM…………………….
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Từ số………………đến số…………
Từ ngày…………….đến ngày……...
Quyển sổ:
( Nguồn phòng hành chính Cục thuế Bắc Giang)
13


Hình 1.1 Mẫu sổ đăng ký văn bản đi

14


Nội dung bên trong sổ gồm:
Số, ký

Ngày tháng

Tên loại và

Nơi

hiệu văn

năm văn

trích yếu nội

nhận

bản

bản

dung văn bản

văn bản

(1)

(2)

(3)

(4)

Số lượng Nơi lưu

Ghi

văn bản

văn bản

chú

(5)

(6)

(7)

Hình 1.2 Nội dung trong sổ đăng ký văn bản đi
Hướng dẫn đăng ký

 Ghi số và ký hiệu của văn bản
 Ghi ngày, tháng vản bản. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì
phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12.

 Tên loại và trích yếu nội dung thể hiện trên vản bản.
 Ghi tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản
 Ghi số lượng vản bản phát hành
 Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân lưu vản bản
 Ghi những điều cần thiết khác
* Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản
Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực
hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ
ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của
Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực
hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ
quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.

d. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
* Làm thủ tục phát hành văn bản 15


- Lựa chọn bì
Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và
kích thước bì cho phù hợp. Bì văn bản cần có kích thước lớn hơn kích thước của
văn bản khi được vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy hoặc được gấp lại) để có thể
vào bì một cách dễ dàng (chi tiết xem hướng dẫn tại Phục lục VIII - Bì văn bản
kèm theo Công văn này).
Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn
thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. B́ văn bản mật được
thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
- Trình bày bì và viết bì
Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì được thực hiện theo hướng dẫn tại
Phụ lục VIII - Bì văn bản kèm theo Công văn này.
- Vào bì và dán bì:
Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để
vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong.
Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ
dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị
nhăn. Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc.
Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng
trên văn bản trong bì.
Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu
độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 của
Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
* Chuyển phát văn bản đi
- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức.

Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá
nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (được thực hiện
16


tại văn thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân), các
cơ quan, tổ chức quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để
chuyển giao văn bản theo hướng dẫn dưới đây:
+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao trong
nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại văn thư cần
lập sổ chuyển giao riêng (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn
tại Phụ lục IX - Sổ chuyển giao văn bản đi kèm theo Công văn này).
+ Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao
ít và việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư trực tiếp thực hiện thì nên sử
dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản, chỉ cần bổ sung cột “Ký
nhận” vào sau cột (5) “Nơi nhận văn bản”.
Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận
văn bản phải ký nhận vào sổ.
- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức chuyển
trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ (mẫu sổ và
việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX - Sổ chuyển giao văn
bản đi). Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ.
- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng
ký vào sổ (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X
- Sổ gửi văn bản đi bưu điện kèm theo Công văn này). Khi giao bì văn bản,
phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có).
- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển

cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản
chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
- Chuyển phát văn bản mật
17


Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và
Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông tư
số 12/2002/TT-BCA(A11).
* Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể
như sau:
- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,
thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản
không bị thiếu hoặc thất lạc;
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận,
do thay đổi địa chỉ, v.v...) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá
nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để
kiểm tra, xác minh khi cần thiết;
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người
được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
e. Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định
số 110/2004/NĐ-CP. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có
thẩm quyền.
Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những
văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh số

và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được
sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản.
Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo
vệ, bảo quản an toàn bản lưu tại văn thư.
18


Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu
sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ
quan, tổ chức. Mẫu sổ và việc ghi sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XI
- Sổ sử dụng bản lưu kèm theo Công văn này.
Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các
độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
1.5 Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
1.5.1 Khái niệm văn bản đến
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua
mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn
bản đến.
1.5.2 Nguyên tắc quản lý văn bản đến
Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký.
Trước khi văn bản được giao giải quyết thì thông qua Thủ trưởng cơ quan
và Chánh văn phòng xem xét.
Được tổ chức và giải quyết kịp thời
1.5.3 Quy trình quản lý văn bản đến
a. Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc. Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra
số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi
trước khi nhận và ký nhận.

Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn
hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản
có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp
nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết,
phải lập biên bản với người chuyển văn bản.
19


Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn
thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát
hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách
nhiệm xem xét, giải quyết.
b. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
* Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:
- Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.
- Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật
hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn
thư chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn
bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản
có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.
- Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn
thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể
của Cơ quan, tổ chức.
* Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:
- Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải
quyết kịp thời;
- Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không
làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;
nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với
phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;
trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác
minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày
20


tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
c. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).
Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần
thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi
đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà
không phải đóng đấu “Đến”.
Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số,
ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với
công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
d. Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
* Đăng ký văn bản đến bằng sổ
+ Lập Sổ đăng ký văn bản đến
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc
lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Cụ thể như sau:
- Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lặp hai sổ: Sổ đăng ký văn bản
đến dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn

bản mật đến;
- Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn
bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các
cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến;
- Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan
giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến;
- Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo
21


thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng;
- Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng
lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan,
tổ chức và công dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của
pháp luật.
+ Đăng ký văn bản đến
- Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn
bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không
thông dụng.
- Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bản đến

22


TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Số: …………
Ngày: ……..
Lưu hồ sơ số: ………..
Mẫu dấu đến:

( Nguồn phòng hành chính Cục thuế Bắc Giang)
Hình 1.3 Mẫu dấu đến
Đăng ký văn bản đến bằng sổ

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (nếu có)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm:
Từ ngày……….đến ngày……..…
Từ số……….…đến số……………
Quyển số:……

( Nguồn phòng hành chính Cục Thuế Bắc Giang)
Hình 1.4 Mẫu sổ dăng ký văn bản đến

23


Nội dung bên trong của sổ gồm các cột mục sau:

Ngày Số

Ký

đến

hiệu tháng giả văn và trích hồ sơ vị

(1)

đến
(2)

(3)

Ngày

Tác

Tên loại Lưu

Đơn

năm

bản

yếu

số

nhận

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

Ký
nhận
(9)

Hình 1.5 Nội dung bên trong sổ đăng ký văn bản đến

24

Ghi chú

(10)


* Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi
tính
+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến
được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
+ Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản
đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn
bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
+ Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải
được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý.
+ Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng
ký văn bản mật đến.
e. Trình, chuyển giao văn bản đến
* Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng

đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao
trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến
phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được
trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức;
chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân,
người có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn
giải quyết văn bản (nếu cần).
Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần
ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải
quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý
kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần
được ghi vào phiếu riêng. Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ
25