Giao trinh bai tap chuong 8 ky nang giao tiep

Trường Đại Học Bách Khoa Tp Hồ Chí Minh
Khoa Quản Lý Công Nghiệp

Chương 5

CẤU TRÚC TỔ CHỨC và
QUẢN LÝ NHÂN SỰ

GV: ThS.
ThS. Nguyễn Thị Hồng Đăng
Email:
1


Mục tiêu
Phân biệt các loại hình, công tác và cấu trúc tổ
chức
Các nguyên tắc trong thiết kế tổ chức
Các mô hình cấu trúc tổ chức.
Các loại quyền hạn trong tổ chức trực tuyến
Quy trình, mục tiêu QLNS
Tuyển dụng nguồn nhân lực
Đào tạo và huấn luyện nhân viên
Đánh giá nhân viên, thù lao và đãi ngộ
2


Tài liệu tham khảo
1. Khoa Quản Lý Công Nghiệp, Quản Lý Dành Cho Kỹ
Sư
2. Trần Kim Dung, Quản Trị Nguồn Nhân Lực, Nhà xuất

bản Giáo Dục, 1997
3. Nguyễn Hữu Lam, Hành Vi Tổ Chức
4. Hòang Xuân Việt, Đắc Nhân Tâm Dụng Nhân
5. Dale Carnergie, Quẳng gánh lo đi và vui sống
6. Specer Johrson M.D, Phút nhìn lại mình
7. Tony Buzan, Bản đồ tư duy
8. Stephen C. Lundin, Harry Paul, John Christensen, Triết
Lý Chợ Cá Cho Cuộc Sống
9. Dale Carnergie , Đắc Nhân Tâm
10. Sách về Tâm Lý
3


Nội dung
I. CẤU TRÚC TỔ CHỨC
1.1 Một số khái niệm cơ bản
1.2 Các nguyên tắc quan trọng trong thiết kế cấu trúc tổ chức
1.3 Các loại cấu trúc tổ chức điển hình
1.4 Các nguyên tắc trong việc quy định quyền hạn

II. QUẢN LÝ NHÂN SỰ
2.1 Khái niệm
2.2 Mục tiêu của QLNS
2.3 Các nhóm chức năng chính của QLNS
2.4 Vai trò QLNS của các cấp quản lý trực tuyến
2.5 Quy trình quản lý nguồn nhân lực

4

I. Cấu Trúc Tổ Chức

5


1.1 Một số khái niệm cơ bản
• Tổ chức (Organization):
– Là danh từ chung dùng nói về những đơn vị trong xã hội.
Có 3 đặc trưng chung:
– Được lập ra để thực hiện 1 số mục đích chuyên biệt
– Gồm một nhóm người
– Mỗi người có vị trí và vai trò nhất định

• Công tác tổ chức (organize): thực hiện việc:
- Phân chia công việc thành lập những nhóm bộ phận
để đảm trách các phần việc đó.
Qui định mối quan hệ quyền hạn giữa các bộ phận
6


1.1 Một số khái niệm cơ bản (tt)
• Cấu trúc tổ chức: phân chia, sắp xếp các bộ phận và
các mối quan hệ quyền hạn ảnh hưởng rõ rệt tới
hiệu quả hoạt động của tổ chức Cấu trúc tổ chức là
bộ khung của một tổ chức
• Quyền hạn trong tổ chức: Là mức độ độc lập trong
hoạt động dành cho mỗi người thông qua việc trao
cho họ quyền ra một số quyết định.
• 3 loại quyền hạn:
– Trực Tuyến

– Tham mưu
– Chức năng
7


Mối quan hệ giữa đặc điểm của tổ chức với cấu trúc tổ chức
Đặc điểm của tổ chức

Đặc điểm của Cấu trúc tổ chức

Loại hoạt động / công nghệ chính
Hóa chất, lọc dầu, cơ khí
Chế biến thực phẩm
Bán lẻ (hàng tiêu dùng) / dịch vụ

Chia bộ phận theo quy trình
Chia bộ phận theo sản phẩm
Chia bộ phận theo vùng địa lý

Quy mô doanh nghiệp
Lớn
Nhỏ

Phức tạp
Đơn giản

Môi trường bên ngoài
Ổn định
Nhiều biến động

Cấu trúc dạng bộ máy hành chính
Cấu trúc hữu cơ

Mục tiêu chiến lược / chính sách của
công ty

Tổ chức bộ phận chuyên môn hóa
Tổ chức bộ phận đa chức năng
8


1.2 Các nguyên tắc quan trọng trong việc
thiết kế cấu trúc tổ chức
Tầm quản
lý thích hợp

• Mục đích:
– Đạt được mục
tiêu của tổ chức
⇒ nguyên tắc
thống nhất trong
mục tiêu.
– Tăng tính hiệu
quả ⇒ nguyên
tắc tính hiệu quả
về tổ chức.

Tam giác
đều “Nhiệm
vụ - Quyền

hạn – Trách
nhiệm”

Các nguyên
tắc trong
việc phân
chia bộ
phận

Phân chia
bộ phận

Một đầu
mối quản lý

9


1.3 Các loại cấu trúc tổ chức điển hình
1.3.1 Cấu trúc dạng bộ máy hành chính (Mechanic):
– Thể hiện mối quan hệ trong tổ chức này là theo cấp bậc,
có trật tự thứ bậc giữa các cấp / các bộ phận.
Theo quy định
quyền hạn

Theo cách
chia bộ phận

Trực tuyến

Theo chức
năng

Trực tuyến –
tham mưu

Theo sản
phẩm

Trực tuyến –
chức năng

Theo vùng
địa lý

Theo khách
hàng

Theo thời
gian (ca, kíp)
10


Giám đốc
Trợ lý giám đốc

PGD Marketing

PGD Kỹ thuật –
SX

PGD Nhân sự Hành chính

PGD KT – tài
chính

Nghiên cứu thị
trường

Nghiên cứu &
phát triển SP

Lập kế hoạAch
nhân sự

Kế hoạch tài
chính

Lập kế hoạch
marketing

Hoạch định SX

Tuyển dụng

Kế toán quản trị

Tuyên truyền và
quảng cáo

Quản lý công nghệ

Đào tạo & phát
triển nhân viên

Ngân quỹ

Khuyến mãi và
PR

KT điện - Cơ

Quản lý tiền
lương & đãi ngộ

Phân tích tài
chính

Ktra chất lượng

Quản lý dữ liệu
KT-TC

Đóng gói

VD: Sơ đồ cấu trúc Trực tuyến – Chức năng

11

1.3 Các loại cấu trúc tổ chức điển hình (tt)
1.3.2 Cấu trúc hữu cơ (Organic):

– Thể hiện mối quan hệ trong tổ chức này là
không có nhiều cấp bậc, chủ yếu dựa trên
mối liên kết tương hỗ (ngang cấp) với nhau.
Các bộ phận liên kết với nhau thành mạng:
• Cấu trúc đơn giản
• Cấu trúc ma trận: quản lý dự án, quản lý sản
phẩm,…
• Tổ chức thành các đơn vị kinh doanh chiến
lược (SBU – Strategic Business Unit)
12


Thiết kế

Chế tạo

Hành
chánh

Kế toán

Dự án
A

Nhóm
thiết
kế

Nhóm
chế
tạo

Nhóm
hành
chính

Nhóm
kế
toán

Nhóm
nhân
sự

Dự án
B

Nhóm
thiết
kế

Nhóm
chế
tạo

Nhóm
hành

chính

Nhóm
kế
toán

Nhóm
nhân
sự

Dự án
C

Nhóm
thiết
kế

Nhóm
chế
tạo

Nhóm
hành
chính

Nhóm
kế
toán

Nhóm

nhân
sự

Nhân sự

Sơ đồ cấu trúc ma trận
13


14


Đặc trưng của 2 mô hình

Mô hình Bộ Máy Hành Chính

Mô Hình Linh Hoạt

Đặc điểm
-Tính phức hợp, bài bản cao
-Nhiều chức danh (nhiều cấp
QT) riêng biệt
-Quan hệ phân cấp chặt, ít chú
trọng hợp tác
-Tập quyền (tập trung cấp cao
nhất)
-Nhiệm vụ được định sẵn
-Kênh, luồng thông tin chính
thức

Đặc điểm
-Tính phức hợp, bài bản thấp
- Ít chức danh (nhiều cấp QT)
riêng biệt
-Hợp tác hàng dọc, ngang + tham
vấn phụ trợ
-Phi tập trung hóa quyền hành

Phạm vi hoạt động
-Cty/ tổ chức quy mô lớn hoặc
các đơn vị hành chính sự nghiệp
-Môi trường hoạt động ổn địng

Phạm vi hoạt động
-Các công ty vừa và nhỏ, đơn vị
kinh doanh, dịch vụ
-Phù hợp môi trường biến động15

-Các nhiệm vụ tùy tình huống
-Chính thức + không chính thức


Tổng công ty cơ khí giao thông vận tải Sài Gòn

16


VD: Cấu trúc tổ chức theo bộ phận theo sản
phẩm : Dược phẩm Vidipha.

17


Sơ đồ
tổ
chức
Tổng
công
ty
Muối
Việt
Nam
18


1.4 Các nguyên tắc trong việc quy định
quyền hạn
• Quyền hạn của mỗi cá nhân / bộ phận là
phạm vi ra quyết định, chỉ thị cho người
/ bộ phận khác.
• Việc phân giao quyền hạn:
– Là công cụ mà người quản lý cần có để tự chủ
động trong công việc và tạo ra môi trường thuận
lợi cho việc thực hiện công việc của mỗi người.

VD: Con khỉ trên vai nhà quản lý

19

1.4 Các nguyên tắc trong việc quy định quyền
hạn (tt)
Nguyên tắc
bậc thang

Nguyên tắc
duy trì cấp
quyền lực

Một số
nguyên tắc
hữu ích
trong việc
tổ chức
Nguyên tắc
nhất quán
trong mệnh
lệnh

Nguyên tắc
tương đồng
giữa quyền
hạn &
trách
nhiệm

Nguyên tắc
giao quyền
theo kết
quả mong

muốn

Nguyên tắc
tính tuyệt
đối về trách
nhiệm

20


Nguồn gốc quyền lực
- Sự hợp pháp khi nhận chức vụ
- Cấp dưới thừa nhận
- Đủ năng lực và phẩm chất cần thiết để cấp dưới tin

tưởng và tôn trọng

Xu hướng phân quyền
- Phân quyền
- Tập quyền

Quyền lực > Trách nhiệm?
Quyền lực < Trách nhiệm?
21


Sự cần thiết của phân quyền
- Nhà quản trị cấp thấp gần tình huống hơn
- Thực hiện công việc nhanh hơn
- Là nhân tố động viên cấp dưới

- Đào tạo cấp dưới, tạo điều kiện giúp họ phát triển
- Giảm áp lực cho cấp trên

Quá trình phân quyền
- Xác định mục tiêu
- Giao nhiệm vụ (thông báo chính thức)
- Giao quyền hạn
- Xác định trách nhiệm
22


Nghệ thuật phân quyền
- Sự sẵn sàng tạo cơ hội cho người khác
- Sự sẵn sàng chia sẻ
- Sự sẵn sàng cho phép người khác mắc sai lầm
- Sẵn sàng tin cậy cấp dưới
- Sự sẵn sàng lập ra và sử dụng sự kiểm tra rộng rãi

Một số vấn đề trong phân quyền
- Không tin tưởng
- Phạm vi quyền lực không rõ ràng
- Quyền hạn không tương xứng
- với trách nhiệm
- ???
23


II. GIỚI THIỆU VỀ
CÔNG TÁC
QUẢN LÝ NHÂN SỰ

24


25