Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện trường t36

ĐẠI HỌC KỸ THUẬT- HẬU CẦN CAND
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
----------

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
BÁO CÁO
HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG T36
Giáo viên giảng dạy:

Phạm Thị Thảo

Lớp:

B3D4

Nhóm 1:

Hoàng Quốc Huy
Nguyễn Trung Kiên
Phạm Ngọc Châu

Bắc Ninh, năm 2016


MỤC LỤC


DANH MỤC HÌNH ẢNH


CHƯƠNG I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

I.

PHÁT BIỂU BÀI TOÁN
1. Giới thiệu

Trung tâm Thông tin khoa học và Tư liệu giáo khoa (Thư viện) của Trường
Đại học Kỹ thuật – Hậu cần CAND được thành lập có nhiệm vụ quản lý, thực hiện
các hoạt động về công tác thông tin khoa học; quản lý, bổ sung, khai thác có hiệu
quả hệ thống thư viện, tư liệu giáo khoa, cung cấp nguồn thông tin tư liệu, sách và
các ấn phẩm khác phục vụ yêu cầu công tác, giảng dạy, nghiên cứu khoa học, học
tập và nhu cầu hiểu biết văn hóa của cán bộ, giáo viên và học viên Nhà trường.
Vốn tài liệu được thường xuyên bổ sung về số lượng và phong phú về chủng
loại, phù hợp với các chuyên ngành đào tạo của Trường, bao gồm các loại sách,
giáo trình, tài liệu tham khảo; các tài liệu về Khoa học xã hội, khoa học cơ bản.
Ngoài ra còn có các loại sách, tài liệu về giáo dục chính trị, tư tưởng, văn học, lịch
sử, văn hóa và giải trí. Nguồn tài liệu hiện có tại Trung tâm là hơn 2.500 đầu sách
với gần 40.000 cuốn, trong đó giáo trình, tài liệu dạy học chuyên ngành có 315 đầu
sách với gần 27.000 cuốn; sách tham khảo gần 2.200 đầu sách với 12.600 cuốn; tài
liệu nước ngoài 78 đầu sách với 201 cuốn. Báo có 07 loại với 1.900 số; tạp chí có
12 loại với 420 số. Hàng năm Nhà trường có kế hoạch phân bổ kinh phí mua sách,
giáo trình, tài liệu dạy học. Trong 5 năm qua Trung tâm phục vụ được gần 35.000
lượt bạn đọc (trong và ngoài giờ), trong đó kho tư liệu nghiệp vụ được gần 32.000
lượt, phòng đọc tổng hợp được hơn 6.500 lượt.
Bài toán quản lý thư viện ở đây đáp ứng các yêu cầu quản lý cơ bản của thư
viện sách:
-

Quản lý kho sách

-

Quản lý bạn đọc

-

Quản lý mượn, trả sách

-

Quản trị hệ thống

-

Thống kê, báo cáo
Hệ thống thư viện sách được xây dựng nhằm mục đích giải quyết các yêu cầu
chức năng sau:

•

Giúp bạn đọc tra cứu sách theo loại sách, theo tên sách, theo tác giả, theo ngôn
ngữ, … trên các máy tính trạm.

•

Cung cấp cho thủ thư thông tin về các đầu sách một độc giả đang mượn và hạn
phải trả, và các cuốn sách đang được mượn.

•

Thống kê hàng tháng số sách cho mượn theo chủ đề, tác giả… Thống kê các đầu

sách không có người mượn trên 1 năm, 2 năm, 3 năm.


•

Hỗ trợ thủ thư cập nhật thông tin sách, xác nhận cho mượn sách và nhận lại sách
khi độc giả trả sách.

•

Hỗ trợ quản lý các thông tin về độc giả dựa trên thẻ độc giả, thông tin phiếu
mượn.

•

Hỗ trợ chức năng quản trị chung hệ thống, trong đó người quản trị chung có thể
thay đổi thông tin hoặc thêm bớt các thủ thư.
1. Quy trình nghiệp vụ
2.1. Quản lý kho sách
Mỗi khi thư viện nhập tài liệu mới về, thủ thư sẽ tiến hành nhập thông tin của
sách vào hệ thống. Tài liệu nhập về bao gồm: Sách, báo, tạp chí, luận văn, đồ án,
giáo trình, đề cương. Trong đó sách là tài liệu chính. Những thông tin của sách bao
gồm: tên sách, số lượng, tác giả, nhà xuất bản, nhà cung cấp, loại sách (giáo trình,
tài liệu, bộ bài giảng, luận văn…), trong đó mỗi loại tài liệu còn được phân theo
từng ngành, khoa (Công nghệ thông tin, Điện tử viễn thông, Kế toán…). Thực hiện
đánh mã số cho tài liệu, mã được đánh theo quy định (theo loại tài liệu, theo
ngành) và nhập thông tin vị trí của sách (ngăn nào, giá nào, vị trí vào trong kho?).
Khi có sự thay đổi về thông tin của sách thì thủ thư tiến hành cập nhật hoặc
xóa thông tin của đầu sách.
Khi sách được mượn hoặc trả thì thủ thư sẽ cập nhật số lượng sách có trong

kho của thư viện.
2.2. Quản lý độc giả
Mỗi bạn đọc muốn mượn sách của thư viện thì phải đăng ký thành viên và
được cấp thẻ thư viện. Thông thường, khi học viên nhập học thì thư viện và nhà
trường sẽ tổ chức làm thẻ thư viện cho cả khóa và cấp cho học viên.
Thông tin học viên được quản lý bao gồm: Tên, ngày sinh, mã thẻ (hoặc là mã
học viên), thời hạn sử dụng thẻ (bằng với thời gian của khóa học), chuyên ngành
theo học, hệ đào tạo.
Khi có sự thay đổi về thông tin của bạn đọc, thủ thư sẽ tiến hành cập nhật
thông tin cho bạn đọc.
Cuối mỗi năm học thì hệ thống tự động cập nhật trạng thái những bạn đọc hết
quyền mượn sách (sinh viên đại học sau 4 năm và trung cấp sau 2 năm).
2.3. Quản lý mượn, trả sách
Mượn sách: Học viên có thể mượn sách của thư viện nếu có thẻ thư viện. Khi
cần mượn sách học viên tra cứu sách cần mượn trên máy tính, sau đó mang thẻ thư
viện đến quầy kiểm tra của nhân viên thư viện, cung cấp thông tin sách cần mượn
cho thủ thư. Sau khi tra cứu thông tin sách nếu có trong kho sách thủ thư đem sách
ra quầy để kiểm tra yêu cầu mượn sách, nhân viên thư viện quét mã vạch trên thẻ
thư viện để kiểm tra thông tin bạn đọc, có thể mượn sách hay không… Sau khi đã
ghi thông tin đầy đủ thì thủ thư tiến hành nhập vào các thông tin mượn gồm mã số


sách, tên sách, ngày mượn, tên bạn đọc, mã thẻ thư viện (hoặc mã học viên), số
lượng, tác giả, nhà xuất bản, số phiếu mượn, mã nhân viên cho mượn.
Nếu độc giả mượn về thì phải ghi rõ hạn trả tài liệu, còn bạn đọc mượn đọc
tại chỗ thì không có hạn trả.
Cập nhật xong thì thủ thư đưa sách, thẻ thư viện cho bạn đọc.
Người mượn sách cũng có thể là cán bộ, giáo viên của trường. Nếu cán bộ,
giáo viên không có thẻ thư viện thì phải cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân, chức
vụ, cấp bậc hàm, làm việc ở khoa, phòng, bộ môn nào.

Trả sách: Khi trả sách, bạn đọc mang sách và thẻ thư viện đến quầy kiểm tra
và tiến hành trả sách.
Thủ thư sẽ tiến hành quét thẻ thư viện, sách để kiểm tra thông tin sách, thông
tin mượn của bạn đọc và nhập vào hệ thống
Thông tin trả sẽ bao gồm: số phiếu trả, tên bạn đọc, mã thẻ thư viện (mã học
viên), mã sách, mã nhân viên, tên sách, số lượng, ngày trả, ghi chú (nếu có mất mát
hay rách trang thì ghi lại và yêu cầu bạn đọc chịu trách nhiệm theo qui định của
thư viện).
Sau khi nhận tài liệu bạn đọc trả, thủ thư phân loại và sắp xếp tài liệu vào
đúng vị trí lưu trữ của nó.
2.4. Quản trị hệ thống
Người quản trị thực hiện chức năng thêm người dùng mới (thủ thư, nhân viên
thư viện), cập nhật thông tin liên quan đến người dùng như: tên đăng nhập, mật
khẩu, họ tên, chức vụ, số điện thoại, email, quyền hạn trong hệ thống.
Khi có sự thay đổi, người quản trị có thể cập nhật, thêm, sửa, xóa thông tin
cho người dùng hoặc thay đổi quyền hạn trong hệ thống.
Người quản trị cũng có thể sao lưu, phục hồi hệ thống khi cần thiết để đảm
bảo an toàn dữ liệu cho cả hệ thống trong quá trình hoạt động.
2.5. Thống kê, báo cáo
Theo định kì thủ thư thống kê, báo cáo số lượt mượn, trả sách trong tháng,
thống kê số sách có trong kho của thư viện hoặc thống kê danh sách bạn đọc trả
sách không đúng hạn.
2. Sơ đồ phân cấp chức năng


Hình : Sơ đồ phân cấp chức năng

3. Phạm vi của bài toán
Trong khuôn khổ thời gian có hạn, tôi sẽ đi xây dựng phần mềm quản lý thư
viện sách (sách, tài liệu in ấn, ở đây không đề cập đến tài liệu điện tử) trong trường

T36 với người quản lý là nhân viên của thư viện.
Phạm vi khảo sát: Trường Đại Học Kỹ thuật – Hậu cần CAND
Đối tượng khảo sát: học viên, giáo viên, cán bộ nhà trường và nhân viên thư
viện.
Đối tượng quản lý hệ thống: nhân viên thư viện.

II.

HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG CŨ

Trung tâm Thông tin khoa học và Tư liệu giáo khoa (Thư viện) có vai trò
quan trọng trong hỗ trợ công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập. Ở môi trường
đại học, thư viện trở thành một trong những nơi cung cấp tri thức hiệu quả nhất cho
cán bộ, giáo viên và học viên. Thư viện lưu trữ, bổ sung và cập nhật những thông
tin, các loại sách, giáo trình, tài liệu tham khảo (Tài liệu in và tài liệu điện tử),
phục vụ các hoạt động tìm kiếm tài liệu; cung cấp nền tảng kiến thức cho công tác
nghiên cứu, đào tạo và các hoạt động phát triển khoa học công nghệ; Thư viện là
“Trái tim tri thức” của một trường Đại học.
Nhận thức rõ vai trò của thư viện đại học, trong những năm qua Đảng ủy,
BGH Nhà trường luôn quan tâm chỉ đạo và tập trung nguồn lực đầu tư, phát triển
thư viện về nhân lực, cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại và nguồn tài nguyên
chất lượng cao, phục vụ công tác giảng dạy, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giáo
viên và học viên nhà trường.


Tuy nhiên, hiện nay hệ thống quản lý thư viện của trường T36 vẫn được quản
lý chủ yếu theo phương pháp truyền thống, chưa được ứng dụng CNTT vào các
hoạt động thư viện nên dẫn đến nhiều khó khăn trong công tác quản lý.
1. Ưu điểm của hệ thống cũ
•

Không tốn tiền để xây dựng phần mềm để quản lý.

•

Tránh được việc mất mát dữ liệu thông tin hàng loạt khi xảy ra sự cố.

•

Đã có phần mềm quản lý bạn đọc trên máy tính và kiểm soát được bạn đọc khi lên
thư viện.

•

Nhân viên thư viện không cần có nhiều kiến thức về tin học nhiều cũng có thể đáp
ứng được công việc.

•

Số lượng các đầu sách khá phong phú và đa dạng về nhiều lĩnh vực học tập và tri
thức khác nhau đáp ứng được nhu cầu học tập và nghiên cứu, học tập.
2. Nhược điểm của hệ thống cũ

•

Cập nhật các thông tin bạn đọc mất nhiều thời gian và công sức.

•

Việc tìm kiếm các đầu sách vẫn bằng tay nên gặp nhiều khó khăn và mất nhiều

thời gian cho thủ thư và bạn đọc.

•

Khi số lượng bạn đọc đông thì dẫn đến áp lực cao cho thủ thư khi làm việc do phải
mất nhiều thời gian.

•

Cơ sở vật chất chỉ có 2 máy tính tra cứu thông tin nên sẽ gây hạn chế cho bạn đọc.

•

Tốn nhiều công sức và nhân lực hơn để quản lý cũng như trong việc thống kê các
đầu sách và việc mượn trả sách của bạn đọc.

•

Chưa có hệ thống mạng internet bên trong phòng đọc để bạn đọc có thể sử dụng.

•

Các hoạt động chuyên môn về công tác thư viện như biên mục, mô tả tài liệu, hệ
thống tra cứu tài liệu, công tác phục vụ bạn đọc… hoàn toàn theo phương pháp
truyền thống, chưa khoa học và chưa được ứng dụng Công nghệ thông tin vào các
hoạt động thư viện.

•

Các thông tin trên sổ sách, giấy tờ dễ bị mất mát, không lưu trữ được lâu dài.

III. GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT
1. Giải pháp đề xuất
Từ những bất cập trong quá trình quản lý thư viện như hiện nay, nhóm đã đề
xuất một phần mềm quản lý giúp cho việc quản lý và tra cứu sách được dễ dàng
hơn. Hệ thống quản lý mới cần phải đạt được những yêu cầu sau:
− Phần mềm có giao diện dễ sử dụng.
− Cho phép lưu trữ các thông tin về sách, báo, tạp chí của cả thư viện hiện tại

và mở rộng lượng tài liệu về sau.

− Quản lý việc mượn, trả tài liệu một cách dễ dàng, thuận tiện cho thủ thư.


− Tìm kiếm thông tin tài liệu, độc giả một cách nhanh chóng, dễ dàng.
− Cho phép thống kê, in ấn theo nhiều tiêu chí.
− Không gây khó khăn cho việc quản lý của nhân viên thư viện.
− Có cơ chế bảo mật dữ liệu, an toàn hệ thống.
− Cập nhật liên tục các đầu sách mới liên quan đến các chuyên ngành cũng như các

vấn đề quan tâm.

2. Ưu điểm của hệ thống mới
Qua quá trình khảo sát thực tế tại thư viện trường, nhóm thấy quá trình quản
lý thư viện tại trường còn thủ công, chưa khoa học, tốn nhiều thời gian và công sức
của nhân viên thư viện.
Do đó cần phải có một phần mềm quản lý nhằm khắc phục được các nhược
điểm của quy trình quản lý hiện tại, đảm bảo các yêu cầu mà người dùng mong
muốn.
Ưu điểm của hệ thống mới được xây dựng với các chức năng cơ bản như sau:

− Giúp độc giả tra cứu sách theo loại sách, theo tên sách, theo tác giả, theo ngôn

ngữ… trên các máy tính trạm.

− Hỗ trợ tìm kiếm tài liệu cơ bản hoặc nâng cao, tìm kiếm các đầu sách được mượn

phổ biến trong tuần, tháng… hoặc theo từng chuyên ngành, loại tài liệu…

− Công việc mượn, trả sách của độc giả thực hiện hoàn toàn bằng phần mềm trên

máy tính, không phải thực hiện trên sổ sách hay tài liệu giấy.

− Cung cấp cho thủ thư thông tin về các đầu sách một độc giả đang mượn sách và

hạn phải trả, và các cuốn sách đang được mượn.

− Thống kê hàng tháng số sách cho mượn theo các chủ đề, tác giả… thống kê các

đầu sách không có người mượn trong thời gian dài, thống kê các đầu sách được
mượn nhiều trong tuần, tháng, năm. Thống kê bạn đọc tích cực lên thư viện và
mượn sách…
−

Thống kê bạn đọc vi phạm (không trả sách đúng hạn, làm rách,
mất tài liệu…).
− Có chức năng hỗ trợ người dùng sử dụng hệ thống (hướng dẫn chi tiết, cụ thể

người dùng sử dụng các chức năng của hệ thống, xem xét, trả lời các phản hồi của
người dùng khi sử dụng hệ thống để nâng cao chất lượng hệ thống).

− Có hệ thống bảo mật, bảo đảm an toàn cho hệ thống cũng như cơ sở dữ liệu của hệ

thống.

− Cơ sở dữ liệu được sao lưu, phục hồi và cập nhật thường xuyên, hạn chế việc mất

mát, rách, hỏng sổ sách, các bản thống kê, các bản biên mục, mô tả tài liệu được in
bằng giấy.
4. Thiết kế giao diện


4.1. Giao diện cho màn hình chính

Hình : Giao diện cho màn hình chính

4.2. Giao diện đăng nhập cho nhân viên/quản trị viên

Hình : Giao diện đăng nhập dành cho nhân viên/quản trị viên

4.3. Giao diện tìm kiếm sách


Hình : Giao diện tìm kiếm sách

4.4. Giao diện tìm kiếm sách nâng cao


Hình : Giao diện tìm kiếm sách nâng cao

4.5. Giao diện quản lý nhân viên

Hình : Giao diện quản lý nhân viên

4.6. Giao diện quản lý kho sách

Hình : Giao diện quản lý sách


4.7. Giao diện quản lý độc giả

Hình : Giao diện quản lý độc giả


CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH HƯỚNG ĐỐI TƯỢNG
I.

MÔ HÌNH HÓA CHỨC NĂNG
1. Biểu đồ use case tổng quát

Hình : Biểu đồ use case tổng quát

2. Biểu đồ use case chi tiết
2.1.

Biểu đồ use case “Quản trị hệ thống”


Hình : Biểu đồ use case “Quản trị hệ thống”

2.2.

Biểu đồ use case “Quản lý độc giả”

Hình : Biểu đồ use case “Quản lý độc giả”

2.3.

Biểu đồ use case “Quản lý tài liệu”


Hình : Biểu đồ use case “Quản lý độc giả”

2.4.

Biểu đồ use case “Quản lý mượn trả tài liệu”

Hình : Biểu đồ use case “Quản lý mượn trả tài liệu”

2.5.

Biểu đồ use case “Thống kê, báo cáo”


Hình : Biểu đồ use case “Thống kê, báo cáo”

2.6.

Biểu đồ use case “Tìm kiếm”

Hình : Biểu đồ use case “Tìm kiếm”

IV.

MÔ HÌNH HÓA CẤU TRÚC
2. Danh sách các lớp


2.1.

Lớp “Nhân viên”

Danh sách các thuộc tính:
STT

Tên thuộc tính

Ý nghĩa

1

TenDangNhap

Tên đăng nhập

2

Matkhau

Mật khẩu

3

MaNV

Mã nhân viên

4

HoTen

Tên nhân viên

5

ChucVu

Chức vụ

6

GioiTinh

Giới tính

7

QuyenHan

Quyền hạn của nhân viên

8

Email

Email

9

DienThoai

Số điện thoại

Danh sách các phương thức:
STT

Tên phương thức

Ý nghĩa

1

Nhanvien()

Phương thức khởi tạo

2

ThemNV()

Thêm nhân viên

3

XoaNV()

Xóa nhân viên

4

SuaNV()

Sửa thông tin nhân viên

5

TimNV()

Tìm kiếm nhân viên

2.2.

Lớp “Bạn đọc”

Danh sách các thuộc tính:
STT

Tên thuộc tính

Ý nghĩa

1

MaBD

Mã thẻ thư viên

2

TenBD

Họ tên bạn đọc

3

NgaySinh

Ngày sinh

4

HeDaoTao

Hệ đào tạo của bạn đọc

5

ChuyenNganh

Chuyên ngành theo học

6

ThoiHan

Thời hạn sử dụng thẻ thư viện

Danh sách các phương thức:
STT

Tên phương thức

Ý nghĩa

1

BanDoc()

Phương thức khởi tạo

2

ThemBD()

Thêm bạn đọc

3

XoaBD()

Xóa bạn đọc


4

SuaBD()

Sửa thông tin bạn đọc

5

TimBD()

Tìm kiếm bạn đọc

2.3.

Lớp “Tài liệu”

Danh sách các thuộc tính:
STT

Tên thuộc tính

Ý nghĩa

1

MaTL

Mã tài liệu

2

TenTL

Tên tài liệu

3

SoLuong

Số lượng tài liệu

4

TacGia

Tác giả

5

NXB

Nhà xuất bản

6

GiaBia

Giá bìa

7

LoaiTL

Loại tài liệu

8

NhaCC

Nhà cung cấp

9

ChuyenNganh

Chuyên ngành

Danh sách các phương thức:
STT

Tên phương thức

Ý nghĩa

1

TaiLieu()

Phương thức khởi tạo

2

ThemTL()

Thêm bạn đọc

3

XoaTL()

Xóa bạn đọc

4

SuaTL()

Sửa thông tin bạn đọc

5

TimTL()

Tìm kiếm tài liệu

6

Muon()

Mượn tài liệu

7

Tra()

Trả tài liệu

2.4.

Lớp “Phiếu mượn”

Danh sách các thuộc tính:
STT

Tên thuộc tính

Ý nghĩa

1

MaPM

Mã phiếu mượn

2

MaBD

Mã bạn đọc

3

MaTL

Mã tài liệu

4

NgayMuon

Ngày mượn

5

HanTra

Hạn trả tài liệu

6

NgayTra

Ngày trả

7

SoLuong

Số lượng mượn


Danh sách các phương thức:
STT

Tên phương thức

Ý nghĩa

1

PhieuMuon()

Phương thức khởi tạo

2

ThemPM()

Thêm bạn đọc

3

XoaPM()

Xóa bạn đọc

4

SuaPM()

Sửa thông tin bạn đọc

5

TimPM()

Tìm kiếm tài liệu

3. Biểu đồ lớp

Hình : Biểu đồ lớp