Đề án Vị trí việc làmBiểu 1B1

Biểu số 1B1
VĂN PHÒNG TỈNH UỶ ***
PHÒNG LƯU TRỮ
*

THỐNG KÊ CÔNG VIỆC THEO CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG

TT
1
I
1
1.1
1.2
2
2.1

Đối tượng đang đảm nhiệm
công việc thuộc nhóm
Ghi chú
Chức năng, nhiệm vụ
(nếu có)
CM,
PV, hỗ
LĐ, QL
NV
trợ
2
3
4
5
6

Chức năng 1 : Giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Tỉnh uỷ chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ; chỉ đạo, hướng dẫn
khoa học nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ (đối với các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cấp tỉnh, cấp
huyện và cấp xã)
Nhiệm vụ 1 : Tham mưu việc tổ chức thực hiện các văn bản chỉ đạo của
Trung ương
- Công việc 1 : Đề xuất xử lý văn bản; đề xuất nội dung công tác trong các kỳ
x
họp, các chương trình, kế hoạch...
- Công việc 2 : Xây dựng các văn bản của Tỉnh uỷ và Văn phòng Tỉnh uỷ về
x
chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
Nhiệm vụ 2 : Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan trong việc thực hiện
các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương, của tỉnh về công tác văn
thư, lưu trữ
- Công việc 1 : Theo dõi qua xử lý công văn hằng ngày
x
x

- Công việc 2 : Cử cán bộ đến các cơ quan, đơn vị nắm bắt tình hình, kiểm tra,
2.2 đôn đốc, hướng dẫn nghiệp vụ...

x

x


2

TT

Chức năng, nhiệm vụ

2.3 - Công việc 3 : Xây dựng kế hoạch, tổ chức các đoàn kiểm tra
Nhiệm vụ 3 : Xây dựng các báo cáo của Tỉnh uỷ, Văn phòng Tỉnh uỷ (BC
3 định kỳ, BC chuyên đề, sơ kết, tổng kết các nghị quyết, chỉ thị, kết luận...
của cấp trên) về công tác văn thư, lưu trữ
- Công việc 1 : Dự thảo báo cáo
3.1
- Công việc 2 : Tập hợp các văn bản liên quan, gửi xin ý kiến góp ý, hoàn
3.2 thiện BC, trình lãnh đạo ký ban hành
4
5
5.1
5.2
II
1
1.1
1.2
1.3

Nhiệm vụ 4 : Tổ chức triển khai việc ứng dụng các tiến bộ khoa học và công
nghệ (nhất là tin học) vào công tác văn thư, lưu trữ
Nhiệm vụ 5 : Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
- Công việc 1 : Rà soát, thống kê nhu cầu tập huấn, bồi dưỡng của các cơ quan,
đơn vị; xây dựng kế hoạch mở lớp tập huấn
- Công việc 2 : Chuẩn bị nội dung, tổ chức triển khai tập huấn
Chức năng 2 : Trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Tỉnh uỷ
Nhiệm vụ 1 : Tổ chức công tác sưu tầm, thu thập tài liệu về Kho Lưu trữ
Tỉnh uỷ theo quy định (Tài liệu của các cơ quan, tổ chức đảng và tổ chức
chính trị - xã hội cấp tỉnh, cấp huyện).

- Công việc 1 : Rà soát, thống kê tình hình tài liệu tại các cơ quan, đơn vị; xây
dựng kế hoạch thu thập tài liệu
- Công việc 2 : Chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị rà soát, hoàn thiện hồ
sơ, tài liệu theo đúng tiêu chuẩn để giao nộp
- Công việc 3 : Kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu giao nộp với thực tế
mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp

Đối tượng đang đảm nhiệm
công việc thuộc nhóm
CM,
PV, hỗ
LĐ, QL
NV
trợ
x
x

x

x

x
x

x

x

x

x

x

x

x

x

x
x

Ghi chú
(nếu có)


3

TT
1.4
2
2.1

Chức năng, nhiệm vụ
- Công việc 4 : Giao, nhận hồ sơ, tài liệu (kèm mục lục hồ sơ, tài liệu bản giấy
và trên phần mềm máy tính)
Nhiệm vụ 2 : Quản lý, khai thác tài liệu
- Công việc 1 : Tổ chức chỉnh lý hoàn chỉnh các phông lưu trữ

- Công việc 2 : Tổ chức số hoá tài liệu lưu trữ và bảo quản an toàn tài liệu lưu
2.2 trữ, bảo hiểm tài liệu
2.3
III
1
2
2.1
2.2
2.3
3
IV
1
2

Đối tượng đang đảm nhiệm
công việc thuộc nhóm
CM,
PV, hỗ
LĐ, QL
NV
trợ
x
x
x

x

- Công việc 3 : Tham mưu việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; tổ chức khai
thác, phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ; giải mật, huỷ
x

x
các tài liệu lưu trữ, chứng thực tài liệu lưu trữ theo yêu cầu nhiệm vụ được giao
Chức năng 3 : Thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ cơ quan của Tỉnh uỷ và Văn phòng Tỉnh uỷ
Nhiệm vụ 1 : Tổ chức triển khai các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp
x
x
vụ văn thư, lưu trữ trong nội bộ cơ quan
Nhiệm vụ 2 : Tổ chức thu thập tài liệu
- Công việc 1 : Xây dựng kế hoạch thu tài liệu định kỳ
x
x
- Công việc 2 : Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân hoàn thiện hồ sơ, tài liệu theo
x
đúng tiêu chuẩn để giao nộp
- Công việc 3 : Kiểm tra, giao, nhận hồ sơ, tài liệu
x
Nhiệm vụ 3 : Tổ chức chỉnh lý tài liệu
Chức năng IV : Tham mưu công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong cơ quan Văn phòng Tỉnh uỷ
- Công việc 1 : Tổ chức triển khai các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về bảo vệ
x
BMNN trong nội bộ cơ quan
- Công việc 2 : Phối hợp rà soát, xây dựng, sửa đổi, bổ sung các nội quy, quy
x
chế, quy định về công tác bảo vệ BMNN; xây dựng các báo cáo về công tác

Ghi chú
(nếu có)


4

TT

3
4
V
1
2
3
4
VI

Chức năng, nhiệm vụ
bảo vệ bí mật nhà nước
- Công việc 3 : Tổ chức ký cam kết về bảo vệ bí mật nhà nước
- Công việc 4 : Triển khai việc giải mật, giảm mật các tài liệu trong kho lưu trữ
lịch sử Tỉnh uỷ và tài liệu của cơ quan ban hành hằng năm
Quản lý điều hành nội bộ phòng
- Công việc 1 : Lãnh đạo, điều hành toàn bộ hoạt động của Phòng theo chức
năng, nhiệm vụ được giao
- Công việc 2 : Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hằng năm, 6 tháng
của Phòng, lập chương trình công tác quý, tháng và tổ chức thực hiện.
- Công việc 3 : Xây dựng các văn bản (báo cáo, tờ trình, đề án...) của Phòng
Lưu trữ theo quy chế và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan.
- Công việc 4 : Quản lý nhân lực, tài sản của Phòng theo phân cấp.
Công việc khác được lãnh đạo cơ quan giao

Người lập biểu

Đối tượng đang đảm nhiệm

công việc thuộc nhóm
CM,
PV, hỗ
LĐ, QL
NV
trợ

Ghi chú
(nếu có)

x
x

x

x
x

x

x

x

x

Lạng Sơn, ngày 22 tháng 11 năm 2016
Trưởng phòng

5