Tìm hiểu và phân tích hệ thống bán hàng của Circle K

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM


HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ
Đề tài: Tìm hiểu và phân tích hệ
thống bán hàng của Circle K

Giáo viên: VÕ THỊ KIM ANH
Nhóm thực hiện: nhóm 11
Tp.HCM, ngày 14 tháng 05 năm 2016
Năm học: 2016-2017

1


Lời mở đầu
Lí do nhóm chúng em chọn đề tài về chuỗi cửa hàng tiện ích Circle K, bởi
vì Circle K là một cái tên quen thuộc trong kinh doanh cửa hàng tiện lợi, dễ để có
được những thông tin để làm báo cáo.
Hiện nay, khuynh hướng tiêu dùng thuận tiện, nhanh chóng đang nở rộ và
nếp tiêu dùng ở chợ ngày càng bộc lộ được nhiều nhược điểm như chất lượng
thực phẩm không được đảm bảo, không có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, ảnh hưởng
đến sức khỏe người tiêu dùng, đặc biệt là giá cả không ổn định . Làm cho người
dân càng ngày càng mất niềm tin vào thực phẩm ở chợ. Vì vậy mà mua hàng
trong các siêu thị lớn đã trở thành thói quen của đa số người tiêu dùng tại các
thành phố lớn, kênh bán hàng tiện lợi này ngày càng bộc lộ nhiều ưu điểm. Ngoài
việc đảm bảo vè chất lượng hàng hóa mà người tiêu dùng còn an tâm về sự ổn
định giá cả. Tuy nhiên, đôi khi sự bận rộn của công việc khiến cho người tiêu
dùng không có đủ thời gian vào các siêu thị lớn và các cửa hang tiện ích được ra

đời và nằm len lỏi tại các khu dân cư, các con đường thuận tiện và chúng đã giải
quyết các vấn đề về thời gian cũng như nổi lo về vệ sinh an toàn thực phẩm của
hàng ngàn người dân tiêu dùng. Cùng với nhu cầu đó các cửa hàng mọc lên như
nấm, đây cũng là thách thức đặt ra cho Circle K cần giải quyết.
Mặc dù nhóm em đã cố gắng biên soạn, chọn lọc tài liệu, cách trình bày
hợp lý nhất nhưng do thiếu kinh nghiệm khi làm báo cáo nên không tránh khỏi
thiếu sót. Mong cô đọc và cho nhận xét về bài báo cáo của nhóm em.
Cảm ơn cô!
Nhóm thực hiện.

2


DANH SÁCH NHÓM

3


MỤC LỤC
-------------CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CIRCLE K ............................ 6
I.

GIỚI THIỆU LỊCH SỬ HÌNH THÀNH ............................................... 6
1.

Circle K quốc tế. .................................................................................... 6

2.

Circle K Việt Nam ............................................................................... 10

Các chuỗi cửa hàng đầu tiên của Circle K: ............................................... 11
II.

TẦM NHÌN, NHIỆM VỤ, MỤC TIÊU VÀ GIÁ TRỊ ........................ 11

III.

CÁC SẢN PHẨM TRONG KINH DOANH .................................... 12

1.

Bia – Rượu trái cây .............................................................................. 12

2.

Rượu ..................................................................................................... 12

3.

Nước giải khát lạnh ............................................................................. 13

4.

Bánh kẹo ............................................................................................... 14

5.

Chíp & Snacks ..................................................................................... 14

6.

Sữa & các sản phẩm từ sữa ................................................................ 15

7.

Kem....................................................................................................... 15

8.

Thực phẩm khô ................................................................................... 16

9.

Hóa mỹ phẩm ...................................................................................... 16

10.

Hàng tổng hợp .................................................................................. 17

CHƯƠNG 2: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ...................................... 18
CƠ CẤU TỔ CHỨC .............................................................................. 18

I.

Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty ................................................................ 18
II.

HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG .................................................. 19
1.

Quy trình bán hàng ............................................................................. 20

2.

Quy trình mua hàng tại công ty ......................................................... 23

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ .................................................... 29
I.

Nhận xét .................................................................................................. 29

4




Về hình thức kinh doanh của công ty: .............................................. 30

Ưu điểm: ...................................................................................................... 30
Nhược điểm: ................................................................................................ 31


Về cơ cấu tổ chức: ............................................................................... 31



Công tác quản lý: ................................................................................ 32

II.

Đề xuất ..................................................................................................... 32

TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................. 34
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT .................................................................. 35

5


CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CIRCLE K
I. GIỚI THIỆU LỊCH SỬ HÌNH THÀNH
1. Circle K quốc tế.
a. Ra đời
Có vẻ Texas rất có duyên với cửa hàng tiện lợi. 7-Eleven ra đời từ một
nhà máy sản xuất nước đá ở Dallas còn Circle K ra đời vào năm 1951, khi
một doanh nhân có tên là Fred Hervey mua lại ba cửa hàng Kay's Food ở El
Paso và bắt đầu kinh doanh đồ ăn mang đi dưới cái tên Kay's Drive-In Food
Service. Hervey bắt đầu kinh doanh từ khi còn là thiếu niên bằng công việc
bán báo và soda bên ngoài rạp hát ngoài trời của cha mình. Sau khi có lợi
nhuận từ quầy nước, Hervey đã chuyển qua nhiều nghề khác nhau, thậm chí
từng làm thị trưởng El Paso trước khi thành lập Circle K.
Năm 1957, Hervey đã có 10 cửa hàng ở El Paso và ông quyết định mở
rộng sang New Mexico và Arizona, nơi trở thành đại bản doanh của công
ty. Biểu tượng mới cũng được ra đời: Chữ K nằm trong hình tròn mang
dáng dấp Tây phương. Những năm này, cửa hàng tiện lợi vẫn còn là điều
mới mẻ, mới chỉ có khoảng 500 cửa hàng trên toàn nước Mỹ. Mãi đến năm
1965 Circle K bắt đầu đưa cửa hàng đến những vùng sâu vùng xa hơn.

b. Thay đổi
Năm 1964, kỷ niệm thành lập cửa hàng thứ 100, ban giám đốc không

muốn Circle K mãi chỉ là cửa hàng thực phẩm. Một trong những thay đổi
thành công nhất là Circle K trở thành cửa hàng tiện lợi đầu tiên bán xăng
dầu. Sau đó, công ty cũng cho bán cả nhãn hàng riêng - món kem có tên
Crystal Clear Circle K. Từ đó, dần dần những nhãn hàng riêng như kem,
nước trái cây, bánh rán (Dunkin' Donuts)… trở thành các sản phẩm đặc
trưng cho chuỗi.

6


Hình ảnh Circle K luôn gắn liền cùng xăng dầu
Dưới sự lãnh đạo của Chủ tịch John Gillet, Circle K bắt đầu mở rộng
ra nước ngoài vào đầu những năm 1970, sau khi có đoàn doanh nhân từ
Nhật Bản bay qua Mỹ để học hỏi về mô hình cửa hàng tiện lợi. Đến nay,
Circle K có hơn 20.000 điểm bán trên toàn thế giới, trong đó có Việt Nam
(ở TP.HCM, và đang chuẩn bị đổ bộ ra Hà Nội).
Những năm 1980 là một giai đoạn hoàng kim của Circle K, dưới sự
lãnh đạo của CEO kiêm Chủ tịch Karl Eller - người đã thành lập Combined
Communications Corporation và từng làm Chủ tịch Columbia Pictures, nổi
tiếng là một người nắm bắt cơ hội cực kỳ cao tay (Business Week từng đưa
tin Eller có thể mua lại một số đài truyền hình với giá hời nhờ… đọc cáo
phó lãnh đạo của họ). Giai đoạn này, Circle K mở rộng nhanh chóng nhờ
chiến lược mua lại những đơn vị làm ăn thất bát do không chịu nổi sức ép
cạnh tranh quá mãnh liệt trong thời kỳ bùng nổ cách mạng công nghiệp.
Bên cạnh đó, việc cho lắp đặt máy rút tiền tự động cùng một vài sản phẩm
mới khác cũng kích thích sự tăng trưởng cho chuỗi tiện lợi này.

7

c. Lao đao
Tuy nhiên, việc mở rộng nhanh chóng cũng không hoàn toàn thuận lợi.
Một số thương vụ mua lại đã kéo Circle K dính vào kiện cáo, nổi bật có
Nucorp. Dù thắng kiện, song Circle K đã phải bán cổ phần trong Nucorp
với giá rẻ mạt.
Rắc rối chưa dừng lại ở đó. Năm 1988, Circle K đã gây ra một cuộc
chiến giá xăng ở Alabama bằng cách giảm 7 cent cho mỗi gallon xăng.
Điều này đã gây bực mình cho chuỗi cửa hàng tiện lợi của những đại gia
xăng dầu khác. Nhưng sau đó, nhờ tăng giá trở lại mà chuỗi thoát khỏi vụ
kiện từ các nhà bán lẻ. Circle K tuyên bố: Là một chuỗi cửa hàng tiện lợi,
chúng tôi cung cấp cho khách hàng những tiện ích tốt nhất có thể với giá cả
phải chăng, nhưng chúng tôi không bao giờ bán dưới giá thành. Chưa hết,
công ty còn gặp rắc rối với người lao động khi đề ra chính sách bảo hiểm xã
hội bị chỉ trích là nhằm vào “những người vô tội”. Cuối cùng, Circle K phải
rút lại chính sách này, đồng thời phải tìm cách tăng lòng trung thành của
những người lao động của các đơn vị bị mua lại.
Nhưng khó khăn lớn nhất là vấn đề tài chính. Không rõ có phải tình cờ
không, nhưng sau khi Hervey rời khỏi Hội đồng quản trị, từ năm 1989, vấn
đề tài chính bỗng bộc lộ rõ ràng. Mua lại quá nhiều khiến tổng nợ của công
ty tăng nhanh chóng. Điều đó khiến Circle K đạt doanh thu kỷ lục 3,5 tỷ
USD năm 1989 nhưng thu nhập ròng chỉ vỏn vẹn có 15 triệu USD. Sang
năm 1990, Eller từ chức và Robert Dearth từ Chiquita Brands qua làm Chủ
tịch. Song chẳng cứu vãn được gì, tháng 5/1990, công ty tuyên bố phá sản.

d. Một lần nữa thay đổi
Năm 1991, luật sư Bart Brown được mời sang làm CEO kiêm Chủ tịch
hội đồng quản trị, và John Antioco qua làm Chủ tịch và COO, bắt tay vào
vực dậy lại Circle K: 45% cửa hàng bị cắt giảm, số cửa hàng được giữ lại sẽ
cải tạo theo hướng phân cửa hàng thành 6 bộ phận riêng biệt (bán hàng dịch
vụ, đồ uống, đồ thực phẩm, rau củ, đồ ăn nhanh và chăm sóc xe), đồng thời

mở thêm tiện ích mua xăng qua thẻ tín dụng, điều chỉnh lại ánh sáng và
trang trí cửa hàng một cách thân thiện. Năm 1994, công ty đã bắt đầu có lãi
trở lại.

8


Năm 1996, Circle K về tay Tosco Corporation với giá 750 triệu USD.
Nhưng có vẻ Circle K cùng các vụ kiện vẫn đầy duyên nợ. Năm 1996, công
ty đã phải bồi thường cho 4 quản lý người Việt với cáo buộc phân biệt đối
xử. Cũng trong năm đó, Coca-Cola và Circle hục hặc khi chuỗi bán lẻ muốn
kết thúc hợp đồng chỉ được bán máy nước Coke, nhưng sau đó hai bên đã
hòa giải bằng một thỏa thuận mới không được tiết lộ. Đến Việt Nam, theo
báo Công thương đưa tin hồi năm 2014, Circle K bị phát hiện bán nhiều
mặt hàng hết hạn sử dụng khi phóng viên khảo sát qua một số cửa hàng.
Nhưng rõ ràng, với một Circle K khác, một vài vụ việc không ảnh
hưởng gì lắm đến hoạt động của chuỗi. Gạt sang một bên các rắc rối, Circle
K đẩy mạnh các chương trình tiếp thị và bán hàng, trong đó công tác nghiên
cứu thị trường đặc biệt được coi trọng. Thông qua tìm hiểu sở thích, thị
hiếu, quan điểm, hành vi mua sắm của người dân địa phương, chuỗi cửa
hàng tiện lợi Circle K tiếp tục mở rộng ra toàn thế giới. Sau khi Tosco mua
lại tài sản của một công ty xăng dầu, Circle K càng phát huy hơn nữa thế
mạnh đặc trưng cho những chữ K (đây cũng chính là một trong những lý do
khiến Tosco mua lại Circle K). Ngoài ra, chuỗi còn tấn công lĩnh vực đồ ăn
sáng mang đi, như những gì Blimpie, Taco Bell cùng nhiều thương hiệu đồ
ăn nhanh khác đã làm và khá thành công. Điều đó sẽ đưa Circle K đến đâu,
có vượt được qua nhiều đối thủ sừng sỏ như 7-Eleven không thì chưa rõ,
nhưng có một điều có thể khẳng định: xu hướng tiện lợi là không thể tránh
khỏi, điều đó sẽ làm lợi cho các nhà bán lẻ biết cách nắm bắt thị trường
bằng các chiến lược thực sự, chứ không phải chỉ là cắm đầu chạy theo trào

lưu rồi lại cần bảo hộ.

9


Các văn phòng của Circle K trên thế giới
2. Circle K Việt Nam
Ngày 19-06-2008 chuỗi cửa hàng tiện lợi cửa Hồng Kông hoạt động
24/24 – Circle K đã chính thức đến Việt Nam với cửa hàng đầu tiên được
khai trương vào tháng 12 năm 2008 tại quận 1, TP Hồ Chí Minh. Đại diện
Công ty Vòng Tròn Đỏ, đơn vị mua nhượng thương hiệu Circle K tại Việt
Nam.
Sáu tháng cuối năm 2008, Circle K tiếp tục khai trương 5 cửa hàng
khác nhau tại TP Hồ Chí Minh và sẽ tiến vào thị trường bán lẻ Hà Nội, Đà
Nẵng, Nha Trang, Cần Thơ, Vũng Tàu… với kế hoạch đến năm 2018 sẽ
có 550 cửa hàng ở 20 tỉnh, thành trong cả nước. Circle K Việt Nam gia
nhập vào thị trường tuy chỉ trong một thời gian ngắn nhưng đã là địa chỉ
khá quen thuộc của người tiêu dùng. Không chỉ là tiện ích khi mua hàng,
ngoài việc đa dạng hàng hóa, cửa hàng còn chú trọng việc thực hiện tốt
phong cách phục vụ của nhân viên đối với khách hàng.

10


Năm 2011, Circle K Việt Nam đã phát triển lên 20 cửa hàng tập trung
theo từng khu vực. Và hiện nay, hệ thống Circle K đã có 22 cửa hàng, vừa
có 2 cửa hàng mới mở vào tháng 1 năm 2012 tại Lê Thị Riêng và Bùi
Viện.
Các chuỗi cửa hàng đầu tiên của Circle K:
Cửa hàng 1: 36 Hai Bà Trưng, p.Bến Nghé, quận 1, Tp.HCM

Cửa hàng 2: 44 Lê Lai, p.Bến Nghé, quận 1, Tp.HCM
Cửa hàng 3: 95 Lê Thánh Tôn, p.Bến Nghé, quận 1, Tp.HCM
Cửa hàng 4: 49 Đông Du, quận 1, Tp.HCM
Cửa hàng 5: 139 Bùi Viện, quận 1, Tp.HCM
Cửa hàng 6: 75 Thành Thái, quận 1, Tp.HCM
Cửa hàng 7: 6 Thảo Điền, quận 2, Tp.HCM
Cửa hàng 8: 15B1 Lê Thánh Tôn, quận 1, Tp.HCM
Cửa hàng 9: 25B1 Đề Thám, quận 1, Tp.HCM
Cửa hàng 10: 9 Công Trường Lam Sơn, p.Bến Thành, quận 1,
Tp.HCM
Cửa hàng 11: 69 Hồ Tùng Mậu, quận 1, Tp.HCM
Cửa háng 12: 1 Nguyễn Thông, quận 3, Tp.HCM
Cửa hàng 13: RC2 – 12 Phú Mỹ Hưng, quận 7, Tp.HCM
Cửa hàng 14: 24B Hồ Huấn Nghiệp, quận 1, Tp.HCM
Cửa hàng 15: 54B 30/04 Vũng Tàu
Cửa hàng 16: 240 Lê Lợi, Vũng Tàu
Cửa hàng 17: 19T Nguyễn Hữu Cảnh, Bình Thạnh, Tp.HCM
Cửa hàng 18: 53 Nguyễn Du, quận 1, Tp.HCM
Cửa hàng 19: 238 Lý Tự Trọng, quận 1, TP.HCM
Cửa hàng 20: 139 Nguyễn Trãi, quận 1, Tp.HCM
Cửa hàng 21: 148 Lê Thị Riêng, quận 1, Tp.HCM
Cửa hàng 22: 28/8 Bùi Viện, quận 1, Tp.HCM
Circle K đã có hơn 100 cửa hàng tại Tp. Hồ Chí Minh. Mục tiêu của chúng
tôi là trở thành chuỗi cửa hàng tiện lợi được ưa chuộng nhất tại Việt Nam.

II. TẦM NHÌN, NHIỆM VỤ, MỤC TIÊU VÀ GIÁ TRỊ
Tầm nhìn của chúng tôi là trở thành chuỗi cửa hàng tiện lợi được ưa
chuộng nhất tại Việt Nam.

11

Sứ mạng của Thương hiệu Circle K là luôn không ngừng tìm kiếm những
giải pháp tối ưu để mang đến cho khách hàng những trải nghiệm mua sắm thú
vị, an toàn, tiện lợi với nhiều lựa chọn về sản phẩm và thức ăn nhanh chất
lượng, cùng phong cách phục vụ nhanh và thân thiện để có thể đem đến những
giá trị tốt nhất cho khách hàng bằng cách đáp ứng các yêu cầu đa dạng của
khách hàng và phục vụ họ ngày càng tốt hơn.
Chúng tôi đặt mục tiêu phát triển thành trở thành chuỗi cửa hàng tiện có
quy mô toàn quốc tại Việt Nam trong những năm tới, với mô hình kinh doanh
đa dạng cho phép Circle K thâm nhập hiệu quả vào bất cứ nơi nào Circle K
có mặt, cũng như mang “sự tiện lợi” đến gần hơn với người tiêu dùng tại thị
trường Việt Nam. Hiện nay, Circle K đã có mặt hầu hết ở các quận tại Thành
Phố Hồ Chí Minh và một số quận trung tâm tại Hà Nội.

III. CÁC SẢN PHẨM TRONG KINH DOANH
1.

Bia – Rượu trái cây

Sản phẩm bia tại Circle K rất đa dạng về chủng loại, có đầy đủ những thương
hiệu bia trong nước mang đậm hương vị Việt cho đến các thương hiệu bia nổi
tiếng trên thế giới. Bạn sẽ không lo cuộc vui bị gián đoạn, vì bất kỳ lúc nào bạn
cần chúng tôi luôn sẵn sàng phục vụ, 24/7 trong suốt 365 ngày trong năm.
2.

Rượu
12

Bạn có thể tìm thấy tại Circle K các dòng rượu vang và rượu mạnh của các
thương hiệu nổi tiếng trên thế giới như Úc, Pháp, Mỹ, Chi Lê… cho đến các loại
rượu truyền thống của Hàn Quốc, Nhật Bản, Việt Nam. Bạn cũng có thể tìm thấy
Vang Đà Lạt và Halico, 2 sản phẩm luôn được khách hàng, đặc biệt là khách du
lịch nước ngoài yêu thích mỗi khi đến thăm Việt Nam.
3.

Nước giải khát lạnh

Hầu hết các thương hiệu nước giải khát được yêu thích trên thị trường hiện
nay đã có tại Circle K, từ nước tinh khiết, nước khoáng thiên nhiên, nước có ga,
nước tăng lực, nước uống thể thao, trà, cà phê, nước trái cây… từ cơ bản đến cao
cấp sẽ làm bạn hài lòng dù ở độ tuổi, giới tính, nghề nghiệp hay quốc tịch nào.
13


Toàn bộ các sản phẩm này đều được cung cấp bởi chính các nhà sản xuất uy tín
đặt chất lượng và sự hài lòng của khách hàng làm tiêu chí hàng đầu.
4.

Bánh kẹo

Là một trong những thế mạnh của Circle K, khu vực kẹo, sing-gum và sôcô-la luôn là điểm thú vị thu hút bạn cho dù là người lớn hay trẻ nhỏ. Quầy kẹo
được trưng bày đẹp mắt luôn mang đến cho bạn những lựa chọn đa dạng, chất
lượng nhất từ các thương hiệu trong nước và quốc tế. Ngay bên cạnh quầy kẹo là
khu vực bánh với rất nhiều lựa chọn cũng được yêu thích không kém, bạn có thể
chọn cho mình gói lẻ hoặc gói lớn dành cho gia đình.
5.

Chíp & Snacks

Snack là ngành hàng không thể thiếu tại bất kỳ cửa hàng tiện lợi nào trên thế
giới. Tại Circle K Việt Nam, Snack là ngành hàng đa dạng nhất với nhiều lựa chọn
14


từ các nhãn hàng trong nước, quốc tế đến các sản phẩm nhập khẩu của riêng
Circle K như các loại hạt, rong biển, thịt/ cá khô,…Chúng tôi tin rằng một gói
snack yêu thích, dùng với một lon bia hoặc một thức uống mát lạnh chắc chắn sẽ
làm hài lòng người khó tính nhất.
6.

Sữa & các sản phẩm từ sữa

Sữa luôn là nguồn dinh dưỡng hàng đầu cho mọi gia đình. Đến Circle K, bạn
có thể dễ dàng chọn cho gia đình mình loại sữa phù hợp nhất từ các thương hiệu
nổi tiếng, nội địa hoặc nhập khẩu, sữa tươi hoặc sữa tiệt trùng, hộp nhỏ hoặc lớn…
7.

Kem

15


Circle K tự hào khi luôn có nhiều chủng loại kem đa dạng và thú vị với nhiều
hương vị, hình dạng, kích thước khác nhau từ các thương hiệu kem trong nước và
nước ngoài như Hàn Quốc, New Zealand, Mỹ…
8.

Thực phẩm khô

Thực Phẩm Khô đang là một trong những ngành hàng có sức mua nhanh do
tính tiện dụng và không mất nhiều thời gian chuẩn bị. Chỉ trong vòng 3 phút là bạn
đã có thể thưởng thức ngay một phần mì ăn liền nóng hổi thơm ngon. Nước nóng
luôn sẳn sàng trong cửa hàng để phục vụ bạn.
9.

Hóa mỹ phẩm

16


Nếu bạn là một người bận rộn không có nhiều thời gian cho việc mua sắm,
chỉ cần ghé qua bất kỳ cửa hàng Circle K nào, bạn sẽ có rất nhiều lựa chọn cho
mình chỉ trong vài phút. Chúng tôi cung cấp cho khách hàng các sản phẩm chăm
sóc cá nhân, mỹ phẩm, chăm sóc da, bao cao su, các sản phẩm cho trẻ em….
10.

Hàng tổng hợp

Chỉ vài phút ghé qua Circle K, bạn sẽ có thể chọn nhanh các sản phẩm cơ
bản từ pin, văn phòng phẩm, bột giặt, đến khẩu trang y tế hay khăn giấy…

17


CHƯƠNG 2: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
I.

CƠ CẤU TỔ CHỨC

Tổng Giám
Đốc

Bộ phận
bán hàng

Bộ phận
phát triển
mặt bằng

Bộ phận
tiếp thị và
quản lý
ngành hàng

Phòng đào
tạo

Bộ phận
nhân sự

Bộ phận kế
toán &
kiểm soát

Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty

18

HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG

II.

Phiếu Yêu
Cầu Cầu Sau

Đơn Hàng

Thông tin
trả lời

Yêu cầu

Tiếp Nhận
Đơn hàng

Đơn hàng

Mã hàng + Số lượng

Xử Lý Yêu
Cầu

Thông báo

Mã hàng

Yêu cầu

KHÁCH
HÀNG

DM Hàng
Tồn Kho

Khách hàng
Báo cáo

Yêu cầu

Yêu cầu

KHÁCH
HÀNG
Hóa Đơn
Yêu cầu
thông tin

Thông tin

Quản Lý
Khách
Hàng

Thanh toán

Mã hàng + Số lượng

Hàng + Hóa đơn

Gom & Giữ
Hàng

KHÁCH
HÀNG

Khách hàng

Tiếp Nhận
Đơn hàng

Thực thể
Kho lưu dữ

Tiến trình hoạt động

Lưu đồ DFD hệ thống quản lý bán hàng Circle K

19


1. Quy trình bán hàng
Khách hàng
mua hàng

Nhân viên
scan mã
vạch trên

hệ thống
bán hàng

Nhập số
lượng

In bill

Khách hàng
kiểm tra và
trả tiền

Xuất hiện số
tiền mà số
lượng trên
màn hình

Quy trình bán hàng

a.

Quy trình
Hệ thống tính tiền tự động. Các mặt hàng quản lí dựa trên mã vạch có sẵn
trên sản phẩm, khi tính tiền nhân viên bán hàng chỉ cần scan mã vạch
bằng Scan vào hệ thống POS, tự động hệ thống sẽ xuất hiện số tiền hàng
mà khách đã mua trên màn hình máy tính.
Nhân viên sẽ nhập số tiền hàng thực tế mà khách đã đưa, Enter thì sẽ xuất
hiện số tiền thừa của khách.
Chỉ nhận thanh toán bằng tiền mặt, không sử dụng Visa Card, Master Card
hay USD.

Phiến tính tiền được in ra, khách hàng nhận phiếu và mang theo hàng hóa.
Cuối ngày căn cứ vào số liệu lưu trên máy, tính tổng số tiền thu của hàng
hóa bán ra và đối chiếu với số tiền mà nhân viên nộp vào quỹ trong ngày.

20


Trường hợp có sai sót, Thu ngân không cho phép tự ý xóa các nghiệp vụ
đã ghi nhận, hệ thống sẽ ghi lại tất cả các thao tác thực hiện.

21


Màn hình tính tiền khi khách mua hàng

b. Trường hợp khách hàng trả hàng

22


Khách hàng có thể trả lại hàng (hàng bị hư do sàn xuất), khi xuất trình Bill
tính tiền đối với sản phẩm đó đi kèm với lý do trả hàng.
Sau khi khách hàng trả xong, xuất Phiếu trả hàng gồm 3 liên: 1 liên gửi
khách hàng, 1 liên lưu trên hệ thống, 1 liên gửi kèm theo Bill thanh toán
tiền, gửi lên cho bộ phận kế toán
o Chỉ cửa hàng trưởng mới được phép làm lệnh trả hàng trên hệ thống.
o Hệ thống sẽ tự động tính toán doanh thu và hàng hóa.

c. Kiểm kê
Hàng ngày, nhân viên cửa hàng sẽ chọn mẫu một số ngành hàng để kiểm

kê.
Nhân viên kế toán, thuộc bộ phận kế toán sẽ lên kế hoạch kiểm kê hàng
tuần và luân phiên kiểm kê toàn bộ hết các cửa hàng.
Việc kiểm tra thường do ban kiểm tra hàng tồn kho tiến hành bao gồm: trợ
lí cửa hàng, bộ phận mua hàng, bộ phận kế toán. Khi kiểm tra xong sẽ đối
chiếu số lượng trên thực tế với số liệu trên sổ sách, để có hướng điều chỉnh
kịp thời.

2. Quy trình mua hàng tại công ty

23


Trưởng ca
Đặt hàng
Cửa hàng
trưởng
Kiểm tra
Bộ phận
bán hàng

Giao hàng

Chốt đơn hàng tổng
Bộ phận
tiếp thị và
quản lý
ngành
Gửi đơn hàng
Nhà cung

cấp
Giao hóa đơn
Kế toán

Quy trình mua hàng ở công ty
Các trưởng ca (nhân viên bán hàng) kiểm tra lượng hàng tồn kho bằng hệ
thống POS, xem xét số lượng hàng đặt đợt trước, mức doanh thu của sản

24


phẩm đó và lượng hàng tồn kho, để lặp Yêu Cầu Đặt Hàng trực tuyến trên
hệ thống POS.
Sau khi Trưởng ca lập Đơn đặt hàng, Cửa Hàng Trưởng sẽ vào kiểm tra.
Để đảm bảo chất lượng hàng, bộ phận Bán Hàng sẽ kiểm tra, duyệt, chốt
đơn hàng, sau đó xuất File Yêu Cầu Mua Hàng chuyển cho bộ phận Tiếp
thị và quản lí ngành hàng xem xét, sau đó bộ phận Tiếp thị và quản lí
ngành hàng gửi cho Giám Đốc Điều Hành.
Đơn đặt hàng sẽ được gửi cho bộ phận Tiếp thị và quản lí ngành hàng
gửi cho Nhà Cung Cấp.
Sau khi nhận được đơn đặt hàng, nhà cung cấp dựa vào thời gian giao
hàng trên đơn đặt hàng sẽ giao hàng cho cửa hàng. Quản lý cửa hàng sẽ
nhận hàng và lưu kho. Bên cạnh đó nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn cho Bộ
phận Kế toán.

a. Đặt theo số lượng hàng tồn kho
Nhà cung cấp sẽ chào hàng, đồng thời gửi bàng báo giá cho bộ phận Tiếp
thị và quản lí ngành hàng. Bảng báo giá phải thể hiện đầy đủ chi tiết. Rõ
ràng, thể hiện đầy đủ các thông tin về chất lượng, số lượng, phương thức
giao…

Bộ phận Tiếp thị và quản lí ngành hàng xem xét các mặt hàng, cân nhắc
lựa chọn nhà cung cấp để đảm bảo Công ty có thể tiếp cận được những
nguồn cung cấp có chất lượng và giá cả hợp lí nhất.
Bộ phận Tiếp thị và quản lí ngành hàng sẽ gửi Đề nghị mua hàng cho
Giám đốc điều hành phê duyệt.
Sau khi được đồng ý, bộ phận này sẽ tạo mã hàng trên hệ thống, xác định
giá mua và giá bán.
Cửa hàng trưởng và các trợ lí cửa hàng sẽ nhập các mặt hàng mới vào hệ
thống POS.
Bộ phận bán hàng đã lắp sẵn một kế hoạch đặt hàng (Schedule order) đối
với từng nhà cung cấp. Đến ngày đặt hàng Bộ Phận Bán Hàng lập Đơn
Đặt Hàng (Purchase order) gửi cho nhà cung cấp trước 13h, sau 13h sẽ
tính vào ngày hôm sau.
Do đặc điểm mô hình hoạt động của doanh nghiệp là doanh nghiệp bán
lẻ, nên quá trình đặt hàng diễn ra liên tục trong tuần. Thường thứ
2,4,5,6 sẽ đặt hàng. Sau một ngày nhà cung cấp phải giao hàng.

25