Bài tiểu luận chu trình bán hàng công ty BIWASE

KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG - BIWASE

Page 1 of 37


KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG - BIWASE

LỜI MỞ ĐẦU
Mọi tổ chức đều mong muốn hoạt động của đơn vị mình hữu hiệu và hiệu quả, báo cáo tài chính
đáng tin cậy, tuân thủ pháp luật và các quy định. Tuy nhiên, không dễ dàng gì đạt được mục tiêu,
luôn có những phát sinh từ bên trong lẫn bên ngoài tác động đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị.
Vì vậy, để phát hiện, phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu quả giúp tổ chức đạt được mục
tiêu thì việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ là một trong những biện pháp rất quan trọng.
Kiểm soát nội bộ là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, mọi cấp độ, không
tách rời riêng biệt. Tuy nhiên, trong đề tài này chúng em chỉ đi sâu vào phân tích “Kiểm soát chu
trình bán hàng – thu tiền”, đây là một trong những khâu rất quan trọng để đánh giá kết quả hoạt
động kinh doanh trong một kỳ của doanh nghiệp. Vì vậy, bài tiểu luận của nhóm sẽ đi sâu vào quy
trình bán hàng – thu tiền, bỏ qua những bộ phận, những hoạt động khác không liên quan đến chu
trình này.
Trong bài tiểu luận này, nhóm trình bày đề tài: “Kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền của
Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên Cấp thoát nước – môi trường Bình Dương”. Hoạt động
kinh doanh của công ty rất nhiều lĩnh vực, nhóm chỉ tập trung xoáy sâu, đi vào hoạt động cung cấp
nước của công ty.
Trong quá trình tìm hiểu về công ty, do một số hạn chế về tiếp cận nguồn thông tin, nhóm khó
tránh khỏi những thiếu sót, mong thầy thông cảm và góp ý để nhóm có thể hoàn thiện hơn trong việc
tìm hiểu sâu về đề tài.
Nhóm cũng xin cảm ơn thầy với sự tận tình hướng dẫn và góp ý qua bài thuyết trình để nhóm có
thể hoàn thiện hơn bài tiểu luận này.
Nhóm thuyết trình KSNB – Đại học Kinh tế tp Hồ Chí Minh
Lớp KI02 – Khóa 38
Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng 3 năm 2015

Page 2 of 37


KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG - BIWASE

I.

GIỚI THIỆU CHUNG:
1.
Giới thiệu chung
 Tên công ty: Công ty TNHH Một thành viên cấp thoát nước môi trường Bình Dương
 Tên giao dịch: BIWASE
 Giám đốc/Tổng giám đốc: Nguyễn Văn Thiền
 Mã số thuế: 3700145694
 Điện thoại: 0650-3825172
 Số máy Fax: 0650-38277738
 Địa chỉ: 11 Ngô Văn Trị-Phường Phú Lợi-Thị xã Thủ Dầu Một-Tỉnh Bình Dương
 Email:
 Trang chủ:
2.

Quá trình hình thành và phát triển công ty TNHH MTV cấp thoát nước - môi trường
Bình Dương.

a. Giai đoạn 1975 - 1991
Công ty TNHH 1 Thành viên Cấp Thoát Nước - Môi trường Bình Dương có tiền thân là "Trung
Tâm Cấp Thuỷ Bình Dương" từ trước năm 1975, sau đó có tên là : "Xí nghiệp Cấp nước và Công
trình đô thị" trực thuộc UBND thị xã Thủ Dầu Một. Lúc đó, Công ty chỉ có 4 trạm bơm nước ngầm
với nhiệm vụ chủ yếu là cung cấp nước sạch cho nhân dân. Số lượng khách hàng lúc đó chỉ có 2000

hộ dân và cơ quan.
b. Giai đoạn 1991 - 2005
Ngày 15/10/1991 “Xí nghiệp Cấp thoát nước Sông Bé” thành lập doanh nghiệp Nhà nước với
nhiệm vụ là sản xuất, phân phối nước và kinh doanh lắp đặt đường ống cho khách hàng. Doanh
nghiệp cho hạch toán độc lập, có dấu riêng dưới sự chỉ đạo của UBND.
Ngày 01/01/1997 tỉnh Bình Dương được tái lập (từ Sông Bé cũ tách ra làm 2 tỉnh Bình Dương và
Bình Phước). Ngày 13/04/1997 Công ty Cấp Thoát Nước Bình Dương ra đời với tư cách là doanh
nghiệp Nhà nước hoạt động công ích. Công ty chịu sự chỉ đạo của UBND tỉnh Bình Dương trực
thuộc Sở Xây Dựng quản lý Nhà nước theo ngành nghề kinh tế kỹ thuật.
c.

Giai đoạn 2005 đến nay

Kết quả của những nỗ lực của toàn tỉnh trong thời gian qua là tỉnh Bình Dương được đánh giá là
tỉnh có tốc độ tăng trưởng cao nhất nước. Tỉ trọng các ngành trong GDP: công nghiệp 65,90%, dịch
vụ 23,88%, nông nghiệp 10,22%, tăng trưởng năm 2005 là 15,4%. Chính sự phát triển đầu tư đó sẽ là
nguồn khách hàng tiềm năng sử dụng nước cũng như các dịch vụ khác khá lớn của công ty.
Ngày 21/12/2005 UBND tỉnh Bình Dương có quyết định chuyển Công ty Cấp Thoát Nước Bình
Dương thành Công ty TNHH 1 Thành Viên Cấp Thoát Nước - Môi Trường Bình Dương với tên giao
dịch : BIWASE.

Page 3 of 37


KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG - BIWASE

3.

STT

Lĩnh vực kinh doanh:
NGÀNH NGHỀ KINH DOANH
Đầu tư khai thác xử lý, cung cấp nước sạch phục vụ cho sinh hoạt, sản xuất, đầu tư quản
lý hệ thống thoát nước, quản lý khai thác các công trình thủy lợi, xử lý thu gom chất thải
sinh hoạt, công nghiệp, độc hại;

1

Sản xuất phân Compost, cho thuê nhà, xưởng, sản xuất nước tinh khiết đóng chai, nước
đá tinh khiết;
Kinh doanh dịch vụ ăn uống.
Thi công xây dựng, sửa chữa hệ thống cấp thoát nước, công trình thủy lợi, nhà ở dân dụng
cấp III trở xuống, đường dây trung hạ thế, trạm biến áp 35KVA, hệ thống chiếu sáng công
cộng, đường giao thông cấp III trở xuống;

2

Sửa chữa các công trình thủy lợi.
Mua bán vật tư và làm dịch vụ chuyên ngành nước, tái chế, sản xuất, mua bán phế liệu,
các sản phẩm từ nguồn rác, thiết bị, vật tư, dụng cụ;
3
Thực hiện các dịch vụ công trình đô thị như: nạo vét cống rãnh, bể phốt, hút hầm cầu, rửa
đường, mua bán trồng và chăm sóc cây, hoa kiểng.
Khảo sát, thiết kế, lập tổng dự toán và dự án đầu tư. Thẩm định dự án đầu tư, thẩm định
thiết kế kỹ thuật - tổng dự toán;
4
Tư vấn lập hồ sơ mời thầu và lựa chọn nhà thầu, lập báo cáo đánh giá tác động môi
trường.
Giám sát thi công xây lắp các công trình: xây dựng dân dụng và công nghiệp, cấp thoát
nước, thủy lợi, hạ tầng kỹ thuật;

Thiết kế các công trình cấp và thoát nước đô thị, nông thôn;
5

Thiết kế kết cấu các công trình dân dụng và công nghiệp;
Thiết kế các công trình thủy lợi vừa và nhỏ;
Thi công xây dựng các công trình xử lý chất thải, môi trường.
4.

Đơn vị trực thuộc

1.

5. Xí nghiệp cấp nước Tân Uyên
6. Nhà máy nước Dầu Tiếng

2. Xí nghiệp cấp nước Dĩ An
3. Xí nghiệp cấp nước khu liên hợp
4. Xí nghiệp cấp nước Thủ Dầu Một
Page 4 of 37


KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG - BIWASE

7.
8.
9.
10.

Nhà máy nước Phước Vĩnh
Xí nghiệp xử lý chất thải

Xí nghiệp quản lý khai thác thủy lợi
Xí nghiệp tư vấn cấp thoát nước

11. Xí nghiệp xây lắp
12. Xí nghiệp công trình đô thị

13.
14.

15.
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT QUY TRÌNH BÁN HÀNG THEO KHUÔN
MẪU BÁO CÁO COSO-2013
16.
A.
MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT
1. Tính trung thực và các giá trị đạo đức
II.

17. Công ty có văn bản chính thức đưa ra những quy tắc chung về chuẩn mực văn hóa để xây

dựng văn hóa công sở trong công ty (phụ lục I).
18. Mặc dù công ty có thiết lập bản về Quy chế văn hóa công ty, nhưng cách truyền đạt tốt nhất

là các hành động và sự làm gương của nhà quản lý cao cấp, đồng thời phải đưa ra những kỷ
luật cụ thể và nghiêm khắc đối với những vi phạm, những biện pháp khuyến khích nhân viên
báo cáo về các vi phạm.
•

Nhược điểm:
19. Đây là công ty nhà nước nên các quy tắc ứng xử vẫn chưa áp dụng triệt để, mặc dùng có ban

hành văn bản.
20. Các biện pháp kỷ luật chưa được quy định cụ thể, dẫn đến không có tiêu chuẩn đánh giá mức

độ vi phạm, ảnh hưởng đến việc đưa ra hình thức kỷ luật đối với những vi phạm.
21. Công ty chưa đề ra các biện pháp và kênh tiếp nhận thông tin thích hợp để khuyến khích nhân

viên báo cáo về các vi phạm.
22. Chưa có chuẩn mực đối với nhân viên bán hàng và thu tiền.
2. Cam kết về năng lực
23. Công ty không có văn bản chính thức về bảng mô tả công việc, không có yêu cầu cụ thể về

kiến thức và kỹ năng cho từng vị trí, từng nhiệm vụ. Đây cũng chính là khuyết điểm của công
ty, không có tiêu chuẩn cho từng vị trí, từng nhiệm vụ, dẫn đến việc sử dụng năng lực của
nhân viên không phù hợp, làm cho mối quan hệ giữa năng lực và chi phí không hợp lý, gây
lãng phí.

Page 5 of 37


KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG - BIWASE

24.
3. Cơ cấu tổ chức

25.
26. Tại tổng công ty: Tổng giám đốc là người đứng đầu tổng công ty. Bên dưới có năm phó tổng

giám đốc, tương ứng với năm lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty: cấp nước, thoát
nước, môi trường, xây dựng cơ bản và thủy lợi. Sau đó là sáu phòng ban: phòng kế toán tài

chính, phòng kinh doanh, phòng kế hoạch, phòng kỹ thuật, các nhà máy trực thuộc và các xí
nghiệp trực thuộc.

27.
28. Tại các nhà máy, xí nghiệp: Giám đốc là người đứng đầu nhà máy, xí nghiệp, tổng công ty có

mười hai nhà máy, xí nghiệp ứng với mười hai giám đốc. Bên dưới là phó giám đốc, sau đó là
các phòng ban: phòng kế toán tài chính, phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật (ba phòng ban này
liên quan đến chu trình bán hàng, ngoài ra còn có các phòng ban khác nhưng không liên quan
đến chu trình bán hàng nên nhóm tác giả không đề cập tới).

Page 6 of 37


KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG - BIWASE

29. Công ty sử dụng mô hình cơ cấu trực tuyến – chức năng, tổng giám đốc vẫn chịu trách nhiệm

về mọi mặt công việc và toàn quyền quyết định trong phạm vi doanh nghiệp, được sự giúp đỡ
của năm phó tổng giám đốc để đưa ra quyết định, hướng dẫn và thực hiện quyết đinh.
•
•

Ưu điểm của cơ cấu trực tuyến – chức năng: vận dụng được ưu điểm của mô hình cơ cấu trực
tuyến và cơ cấu chức năng.
Nhược điểm của cơ cấu trực tuyến – chức năng:
30. Nhiều người lãnh đạo chức năng nên dễ gây ra tranh cãi, khó khăn trong việc đưa ra quyết

định.Nhà lãnh đạo cao nhất thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến và
bộ phận chức năng.

31.
4. Phân định quyền hạn và trách nhiệm
32. Công ty thực hiện ủy quyền cho cấp dưới:

Bán hàng – thu tiền: phòng kinh doanh.
Xét duyệt bán chịu: giám đốc xí nghiệp và trưởng phòng kinh doanh, dựa vào báo cáo công
nợ và hạn mức quy định của công ty, trong công ty có quy định rõ ràng trong phạm vi nào là
trưởng phòng kinh doanh xét duyệt, phạm vi lớn hơn là giám đốc xí nghiệp xét duyệt.
- Theo dõi nợ: kế toán công nợ.
• Ưu điểm: thực hiện sự ủy quyền giảm thời gian truyền đạt qua các cấp xét duyệt, đưa ra quyết
định nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu khách hàng, khuyến khích được sự chủ động của nhân viên
nhưng trong mức độ giới hạn.
• Nhược điểm: đòi hỏi yêu cầu cao hơn về năng lực và trách nhiệm của nhân viên, tuy nhiên trong
công ty chưa có văn bản chính thức về cam kết năng lực. Đồng thời, đòi hỏi phải có thủ tục giám
sát hữu hiệu và hiệu quả hơn nhằm hạn chế các quyết định không thích hợp làm ảnh hưởng đến
công ty.
5. Triết lý quản lý và phong cách điều hành
-

33. Công ty ưa thích rủi ro

Page 7 of 37


KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG - BIWASE

34.

35. Vì công ty hoạt động đầu tư trước, thu tiền sau. Dễ dẫn đến rủi ro không thu được tiền.
6. Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán

36. Loại hình của công ty là công ty TNHH một thành viên nên không có Hội đồng quản trị.
37. Công ty có bộ phận kiểm soát nội bộ thuộc phòng kế toán của tổng công ty nhằm kiểm soát

hoạt động của nhà máy, xí nghiệp. Đây là ưu điểm của công ty, có bộ phận độc lập với các
nhà máy, xí nghiệp thực hiện việc kiểm soát.
7. Chính sách nhân sự và việc áp dụng vào thực tế
38. Công ty có văn bản quy định về chính sách và thủ tục tuyển dụng để đảm bảo năng lực của

đội ngũ nhân viên.
39. Công ty có kế hoạch đào tạo nhân viên để nâng cao kiến thức và kỹ năng cho nhân viên.
•

Nhược điểm:
40. Vì đây là công ty nhà nước nên chính sách và thủ tục tuyển dụng không được thực hiện

100%, dẫn đến năng lực nhân viên không đảm bảo yêu cầu công việc, không đánh giá được
kết quả thực hiện công việc của nhân viên để khen thưởng và để bạt lên vị trí khác.
8. Hệ thống kế toán
• Chứng từ:
- Hợp đồng kinh tế: theo mẫu riêng của công ty, phòng kinh doanh chịu trách nhiệm lập.
- Phiếu xuất kho: kế toán vật tư lập
- Biên bản giao nhận hàng: thủ kho lập.
- Hóa đơn: kế toán lập.
- Bảng kê thu tiền: nhân viên thu tiền lập.
- Phiếu thu: kế toán tiền lập và kế toán trưởng ký.
- Bảng chiết tính.
- Bảng kê.
Page 8 of 37

KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG - BIWASE

•

Hệ thống kế toán:
- Kế toán điện tử.
- Phần mềm kế toán V6.
- Hàng tồn kho tính theo phương pháp bình quân gia quyền và kê khai thường xuyên.

Page 9 of 37


KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG - BIWASE

41.
B.

42.
ĐÁNH GIÁ RỦI RO
1. Xác định mục tiêu

43. Mục tiêu chung của công ty thể hiện qua phương châm: “Vì sức khỏe cộng đồng, vì môi

trường bền vững”. Mọi hoạt động của công ty đều lấy con người làm đối tượng hướng đến.
44. Cụ thể hóa mục tiêu cho từng bộ phận, dối với bộ phận bán hàng: “Sự hài lòng của quý khách

hàng là mục tiêu làm việc của cán bộ công nhân viên công ty”.
45. Các mục tiêu này liên kết và bổ sung lẫn nhau, hướng tới sự thỏa mãn của khách hàng, thỏa

mãn về phong cách làm viêc và cả chất lượng dịch vụ cung ứng.

2. Rủi ro
a. Nhận dạng rủi ro:
46. Những rủi ro ở mức độ toàn đơn vị có thể phát sinh do những nhân tố bên trong và bên ngoài.
•

•

Các nhân tố bên ngoài:
- Sự phát triển kỹ thuật.
- Thay đổi trong nhu cầu của khách hàng.
- Tầm ảnh hưởng của các đối thủ cạnh tranh.
- Các quy định mới của pháp luật.
- …
Các nhân tố bên trong:
- Năng lực của nhân viên tuyển dụng vào.
- Phương pháp đào tạo, huấn luyện nhân viên.
- Sự tiếp cận của nhân viên đối với tài sản.
Page 10 of 37


KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG - BIWASE

…

-

47. Ngoài những rủi ro ở mức độ toàn đơn vị, còn có rủi ro ở mức độ từng hoạt động, cụ thể là

hoạt động bán hàng:
Thu tiền quên đưa hóa đơn.

Giá tiền nước theo định mức.
…
b. Phân tích rủi ro:

-

48. Các rủi ro phát sinh từ nhân tố bên ngoài tác động rất ít đến công ty, vì đây là công ty nhà

nước và kinh doanh sản phẩm độc quyền (nước là sản phẩm độc quyền), không có đối thủ
cạnh tranh. Đồng thời, nước là nhu cầu thiết yếu nên sự thay đổi nhu cầu của khách hàng có
xác suất xảy ra gần như bằng không. Công ty chỉ bị chi phối bởi các quy định của pháp luật,
nhưng ảnh hưởng cũng không đáng kể đến thị trường tiêu thụ của công ty.
49. Doanh nghiệp cần chú ý tập trung vào rủi ro bên trong và rủi ro trong từng hoạt động của

công ty. Các rủi ro phát sinh từ các nhân tố bên trong của doanh nghiệp là rất lớn, vì các
chính sách tuyển dụng và chương trình đào tạo nhân viên của công ty còn bị hạn chế về năng
lực của nhân viên, như đã phân tích ở mục môi trường kiểm soát. Tuy nhiên, công ty kiểm
soát tốt phần sự tiếp cận của nhân viên đối với tài sản, lượng tiền mặt để tại mỗi nhà máy, xí
nghiệp chỉ khoảng mười triệu đồng, phần lớn gửi ngân hàng.
50. Rủi ro trong từng hoạt động rất khó kiểm soát. Các nhân viên thu tiền nước có thể quên đưa

hóa đơn cho khách hàng, lần sau lại thu tiếp, xác suất này rất dễ xảy ra do nhân viên thu tiền
có thể quên và khách hàng cũng không để ý tới hóa đơn. Còn về khách hàng, khách hàng có
thể tách hộ khẩu, lắp đặt hai đồng hồ nước để giảm chi phí, vì nhà nước đang áp dụng giá
nước theo định mức; trường hợp này rất phổ biến.
HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
Thủ tục kế toán:
a. Lập và luân chuyển chứng từ kế toán

C.

1.

51.



Các chứng từ được sử dụng chủ yếu bao gồm

- Đơn

đặt hàng của khách hàng; Hợp đồng kinh tế; Phiếu xuất kho ; Biên bản giao nhận

hàng hóa; Hoá đơn bán hàng; Phiếu thu; Giấy báo có của Ngân hàng, phiếu chiết tính vật tư, bảng
kê



Quy định về

trách nhiệm của các bộ phận lập chứng từ kế toán liên quan đến chu

trình bán hàng và thu tiền tại Công ty như sau:

-

Hợp đồng bán hàng: Hợp đồng thực hiện theo mẫu của Công ty quy định. Trưởng

Phòng Kinh Doanh, Trưởng đơn vị phối hợp với khách hàng lập theo mẫu và trình Tổng giáo đốc
Công ty, phó tổng giám đốc, giám đốc xí nghiệp ký kết hoặc ủy quyền cho Trưởng Phòng KD . (
khách hàng ở đây chủ yếu là hộ gia đình và các doanh nghiệp)

Page 11 of 37


KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG - BIWASE

-

Lệnh xuất hàng: Phòng kế hoạch lập từ đề nghị của phòng kinh doanh có thông qua nhân

viên kế toán kho hàng.

-

Hoá đơn bán hàng: Phòng KHKD lập, sau đó chuyển cho Phòng kế toán kiểm tra tính

chính xác và hợp pháp trước khi cập nhật và xử lý trên máy. TGĐ ủy quyền cho Trưởng Phòng
KHKD ký các chứng từ trên khi khách hàng là hộ gia đình và Phó giám đốc khi khách hàng là tổ
chức, đoàn thể.

-

Phiếu thu tiền: Nhân viên kế toán tiền mặt lập và TGĐ uỷ quyền cho Kế toán trưởng

kí phiếu thu tiền.

-

Bảng kê thu tiền: Do nhân viên thu tiền báo cáo hằng ngày và tiền được nộp về thủ quỹ

hằng ngày.

- Giấy báo có của Ngân hàng.
52.
b. Hệ thống tài khoản kế toán, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính

53.

Công ty sử dụng các tài khoản kế toán để hạch toán trong chu trình bán hàng - thu

tiền tuân thủ hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành.

54.

Công ty đã lập báo cáo tài chính đầy đủ theo quyết định số 15/2006-BTC của Bộ tài

chính và một số báo cáo khác theo quy định riêng của Công ty như: Báo cáo chi tiết các khoản nợ
phải thu, báo cáo nợ khó đòi doanh nghiệp….

Page 12 of 37


55.


Lưu đồ lưu chuyển chứng từ nghiệp vụ cung cấp vật tư thi công


2. Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty
2.1
Kiểm soát hoạt động bán hàng

a. Các quy định và chính sách liên quan đến tiêu thụ hàng hóa

56.

57.

Chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Một thành viên cấp thoát

nước môi trường Bình Dương được kiểm soát qua ba nội dung chủ yếu sau: Kiểm soát
hoạt động bán hàng, kiểm soát nợ phải thu khách hàng, kiểm soát thu tiền bán hàng.

58.

Hoạt động bán hàng tại Công ty được thực hiện tại Văn phòng Công ty

( Phòng kinh doanh) và các đơn vị trực thuộc.
b. Quy định bán hàng và hợp đồng trả sau

Tại công ty có nhiều hình thức bán hàng bao gồm nhiều loại mặt hàng
như đã liệt kê ở trên. Trong phạm vi bài chỉ xin nói cụ thể về cấp nước
59.

-Lắp đặt hệ thống và cung cấp nước cho hộ gia đình và Tổ chức, Doanh
nghiệp, Đoàn thể.
60.

 Lắp đặt hệ thống nước.

-

Thi công theo hợp đồng ở dạng trả sau 100% hoặc trả trước 50% và nghiệm

thu 50% ( hay các tỷ lệ khác tùy vào từng hợp đồng )

61.

Đối với dạng này theo hợp đồng sau khi nghiệm thu công trình sẽ

hoàn tất thanh toán toàn bộ số tiền hoặc số tiền còn lại. Nhưng có nguy cơ xảy ra
trường hợp chậm nghiệm thu dẫn đến hợp đồng không được tất toán.

62.

Tất cả các trường hợp bán trả chậm đều phải tiến hành thẩm định, ký kết

hợp đồng kinh tế theo mẫu Công ty quy định.
c. Lắp đặt hệ thống đầu vào và cấp nước cho hộ gia đình và Tổ chức, Doanh

nghiệp, Đoàn thể:
Theo chủ trường của nhà nước quy trình lắp đặt hệ thống nước đầu vào
cùng với đồng hồ nước là miễn phí. Chi phí này được hạch toán vào chi phí kinh
doanh trong kì.
63.

Ngoài ra chi phí sử dụng nước được thu hàng tháng bao gồm công đoạn
nhân viên ghi số và kế toán tính tiền xuất hóa đơn, giấy báo nhân viên thu tiền
64.

Tiền nợ tháng được tính như khoản phải thu khách hàng và nhiệm vụ thu
tiền do phòng kinh doanh quản lý.

65.


66. *Không xảy ra nợ dài hạn vì theo hợp đồng cấp nước sau khi nợ một

khoảng thời gian 3 tháng chủ hợp đồng sẽ bị cắt nước. Và khoản nợ này chuyển thành
nợ khó đòi.
d. Quy định về xét duyệt bán chịu và ký kết hợp đồng kinh tế bán hàng trả
chậm

67.

TGĐ Công ty ủy quyền cho Trưởng Phòng KHKD, Trưởng các đơn vị

trực thuộc xét duyệt bán chịu và ký kết hợp đồng bán trả chậm khi khách hàng có
chứng thư bảo lãnh thanh toán của Ngân hàng.

68.

Các trường hợp khác thẩm quyền xét duyệt bán chịu và ký kết hợp đồng
kinh tế trả chậm thuộc quyền của TGĐ Công ty.
e. Quy định về trách nhiệm thẩm định khách hàng

69.

Phòng KHKD và Phòng KTTC có nhiệm vụ thực hiện việc thẩm định

năng lực tài chính của khách hàng trước khi đề xuất TGĐ phê chuẩn kí hợp đồng trả
chậm.
f.

Quy định về quản lý giá bán

70.

- Giá nước: Do đặc thù doanh nghiệp và ngành nên giá quy định là giá

được duyệt bởi HĐND tỉnh Bình Dương

71.

- Giá trị hợp đồng thi công A-B được định giá dựa trên thẩm định giá trị

hợp đồng từ phòng Kinh doanh ( qua quá trình khảo sát thực tế và lập bảng chiết tính
do phòng kinh doanh thực hiện)
g. Chính sách chiết khấu

72.

Hiện nay tại công ty chỉ có chính sách chiết khấu áp dụng cho trường

hợp sau: - Chiết khấu thanh toán tiền trước.( Dành cho hợp đồng thi công công trình
nước)
73.
h. Kiểm soát hoạt động bán hàng:

74.

*Tại Văn phòng Công ty: Tại Công ty thực hiện hình thức bán hàng trả

sau ( cung cấp nước) – Trả ngay và trả chậm ( các loại kinh doanh khác). Về cơ
bản quy trình thực hiện hai phương thức bán hàng là giống nhau, điểm khác nhau
giữa hai phương thức là: bán chậm trả phải thẩm định khách hàng, ký kết hợp đồng,
bán hàng thu tiền trước không ký kết hợp đồng chỉ cần hóa đơn bán hàng theo mẫu
công ty hoặc mẫu hóa đơn tài chính. Hoạt động bán hàng tại Văn phòng Cty được


thực hiện theo quy trình như hình 2.3.

75.

Kiểm soát tiếp nhận và xử lý đơn hàng: bao gồm các thủ tục kiểm soát

việc tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng và đề xuất bán hàng của Phòng KHKD
Công ty;

76.

Kiểm soát giao hàng cho khách hàng: bao gồm các thủ tục kiểm soát

việc xuất hàng giao cho khách hàng theo lệnh xuất hàng được phê chuẩn;

77.

Kiểm soát lập hoá đơn bán hàng: bao gồm các thủ tục kiểm soát việc

lập chính xác về số lượng, giá cả, chiết khấu,...đúng như lệnh bán hàng được phê
chuẩn.

78.

Kiểm soát ghi nhận doanh thu bán hàng: bao gồm các thủ tục kiểm soát

việc cập nhật số liệu vào phần mềm kế toán máy đúng với số liệu ghi trên từng hóa
đơn. Quy trình kiểm soát doanh thu được thực hiện như Hình 2.4.

79.

*Tại các đơn vị trực thuộc: Thực hiện tương tự như Văn Phòng Công ty


80.

PHÒNG KINH DOANH

PHÒNG KẾ TOÁN

Hình 2.3 Quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng tại Văn Phòng Công ty
81.
2.2

Kiểm soát nợ phải thu khách hàng

82.


Hình 2.6 : kiểm soát nợ phải thu khách hàng
83.

84.

Phòng kế toán Công ty được giao nhiệm vụ tổ chức theo dõi, kiểm tra, đôn

đốc, phân loại nợ nhằm kiểm soát mọi công nợ phát sinh trong toàn hệ thống. Công tác
kiểm soát nợ phải thu khách hàng khá chặt chẽ theo quy trình như Hình 2.6 .
85.
2.3

Kiểm soát thu tiền bán hàng

86.

Nghiệp vụ thu tiền mặt

87.

Tại Văn Phòng Công ty: Tất cả các khoản tiền mặt tại các đơn vị trực thuộc

sau khi thu từ khách hàng đều phải nộp vào tài khoản của Cty mở tại Ngân hàng, không
được dùng tiền mặt thu từ khách hàng để sử dụng vào mục đích khác;

88.

Nhân viên thu tiền hàng tháng tại khách hàng hộ dân nộp bảng kê thu tiền

trong ngày và tiền đã thu tại thủ quỹ công ty

89.

Thủ quỹ tại Văn phòng Công ty thuộc Phòng KTTC, thủ quỹ do TGĐ Công

ty phân công và được bố trí độc lập với kế toán thanh toán, Công ty quy định số dư tồn quỹ
cuối mỗi ngày là 15 triệu đồng, số tiền còn lại phải nộp vào tài khoản Ngân hàng.

90.

Tại các đơn vị trực thuộc: Việc thu tiền và ghi sổ kế toán thu tiền mặt tại

đơn vị trực thuộc được thực hiện tương tự như tại Văn Phòng Công ty. ( Nộp tiền về tổng
công ty hằng ngày)

91.

Thủ quỹ tại các đơn vị chịu sự quản lý của Trưởng đơn vị, thủ quỹ do TGĐ

Công ty phân công và được bố trí độc lập với kế toán.

92.

Tại các đơn vị hoạt động bán lẻ thu tiền mặt với khối lượng khá lớn, do vậy

việc kiểm soát thu tiền bán hàng tại đơn vị là hết sức cần thiết. Công ty thực hiện kiểm kê
thường xuyên nhưng không đồng bộ, không có hệ thống phần mềm và chương trình. Tạo lỗ
hổng lớn về việc quản lý các sản phẩm khác trong doanh mục kinh doanh. ( các sản phẩm
phụ của công ty như giấy, nước uống …..) Nhưng do chủ yếu nói về quy trình bán hàng nên
không đi sâu vào việc quản lý dòng tiền tại công ty

93.

Nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng

94.

Tại Công ty BIWASE, các đơn vị trực thuộc được phép mở tài khoản, tiền

thu từ bán hàng của các khách hàng của đơn vị trực thuộc đều được chuyển vào tài khoản
Đơn vị.

95.

Cuối tháng kế toán Ngân hàng đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết các tài khoản


tiền gửi Ngân hàng với sổ phụ của Ngân hàng. Nếu có sai sót tiến hành điều chỉnh.

9.

THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG:

1. Thông tin:
96.

Thông tin là điều cần thiết cho các đơn vị tiến hành hoạt động kiểm soát nội

bộ thực hiện trách nhiệm, hỗ trợ để đạt được các mục tiêu của đơn vị. Nhà quản trị thu thập
và sử dụng các thông tin thích hợp và có chất lượng từ các nguồn nội và ngoại bộ để hổ trợ
thực hiện chức năng kiểm soát nội bộ. Do vậy những thông tin cần thiết cần phải được xác
định và thu thập và truyền đạt tới các cá nhân bộ phận một cách kịp thời và thích hợp.

97.

Qua tìm hiểu thực tế công ty Biwase thường xuyên cho nhân viên đi

điều tra về nhu cầu sử dụng nước ở các hộ gia đình ở các vùng xa xôi hẻo lánh, trao đổi với
khách hàng có nhu cầu và xuống tận nơi làm hợp đồng cung cấp dịch vụ. Ngoài ra còn có
cung cấp các thông tin về tình hình môi trường và xử lý nước thải, lịch cúp nước,thông tin
điều chỉnh giá nước đô thị, tham gia hội nghị khách hàng…. Bên cạnh dịch vụ chính là
cung cấp nước thì trên trang web bán hàng biwasewater.com.vn cung cấp cho khách hàng
thông tin sản phẩm, tình hình lượng hàng tồn kho, thông tin giá cả, thông tin về bộ phận tư
vấn, số điện thoại. Việc làm này không những cung cấp thông tin cho người dân mà còn
cung cấp cho doanh nghiệp những thông tin bổ ích để có chiến lược, kế hoạch phát triển
mạng lưới kinh doanh phù hợp đáp ứng nhu cầu ngày càng gia tăng và phức tạp của con
người.

2.

Truyền thông:

98.

Hệ thống thông tin cần cung cấp thông tin kịp thời và thích hợp cho các đối

tượng có liên quan cả bên trong lẫn bên ngoài sử dụng. Truyền thông là phương tiện để trao
đổi và truyền đạt các thông cần thiết tới các đối tượng sử dụng. Như vậy những thông tin
đã được thu thập và xử lý có thể đến các đối tượng có nhu cầu để giúp họ thực hiện trách
nhiệm của mình. Do đó truyền thống cũng phần nào ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội
bộ của đơn vị.

99.

Nhìn chung công ty BIWASE có hệ thống thông tin khá tốt. Điển hình

100.

Cung cấp các sự kiện, hoạt động chính của công ty cũng như thông tin về địa

chỉ, hotline và email, xây dựng bộ phận tư vấn khách hàng trực tuyến để giải đáp thắc mắc
cũng như các phản hồi của người sử dụng dịch vụ trên website biwase.com và website
biwasewater.com.vn


101.

Khoảng 1-2 tuần trên đài truyền hình Bình Dương có quay các phóng sự hay

các bản tin về nước, môi trường, hoạt động thu gom và xử lý chất thải cũng như việc chung
tay vì các hoạt động bảo vệ môi trường cùng với tỉnh nhà.

102.

Bên cạnh đó là những hoạt động công ty đã, đang và sẽ làm để phát triển hệ

thống cung cấp nước an toàn góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống cho người dân.

103.

Báo cáo tài chính của công ty cũng được công bố trên website chính thức của

công ty.

104.

Thông tin mời thầu, thông tin tuyển dụng, tình hình thanh lý tài sản… cũng

được công bố rộng rãi trên website.

105.

Thông tin về lịch cúp nước, điều chỉnh giá nước, cũng như cam kết và sử

dụng, địa chỉ liên hệ cũng được công bố trên website giúp việc truyền đạt thông tin đến
người sử dụng kịp thời.

106.

Các văn bản pháp luật cũng được cập nhật trên website đảm bảo mục tiêu

tuân thủ.

107.

Có nhân viên trực tiếp đi điều tra tình hình sử dụng nước ở các vùng xa xôi

hẻo lánh, nếu khách hàng có yêu cầu thì liên hệ sẽ có nhân viên đến tận nơi ký hợp đồng.
Đây cũng là kênh thu thập thông tin hiệu quả của công ty.

10.

GIÁM SÁT

108.

Giám sát là một quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống

kiểm soát nội bộ. Mục tiêu chính của việc giám sát là nhằm đảm bảo hệ thống kiểm soát
nội bộ hoạt động hữu hiệu. Để đạt kết quả, nhà quản lý cần thực hiện các hoạt động giám
sát thường xuyên hoặc giám sát định kỳ.

109.

Cụ thể ở Biwase có các hoạt động giám sát như:



Trưởng bộ phận thường xuyên theo dõi việc thực hiện kế hoạch bán hàng



Có bộ phận kiểm soát điều tra để điều tra và xử lý những phản hồi từ nhà cung cấp về
sự không trung thực của nhân viên bán hàng, giao hàng và thu tiền.



Bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty kiểm tra việc tuân thủ các quy định trong quá
trình xử lý đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, theo dõi nợ phải thu và thu
tiền


110.

Tuy nhiên do môi trường kiểm soát không xây dựng những tiêu chuẩn đánh

giá đạo đức của nhân viên nên định kì công ty không có đánh giá tiêu chuẩn này trong các
bộ phận bán hàng-thu tiền.


111.

11.

ĐÁNH GIÁ VỀ ƯU VÀ NHƯỢC CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CỦA BIWASE

1.

Ưu điểm:

-

Môi trường kiểm soát trọng người tài, môi trường thân thiện khuyến khích phát triển

-

Có chế độ đãi ngộ và rèn luyện nhân viên tốt thông qua các kế hoạch tuyển dụng, kế hoạch
đào tạo năm

-

Hoạt động kiểm soát phân chia nhiệm vụ cụ thể, có phân công và ủy quyền hợp lý với từng
nghiệp vụ

-

Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và tồn kho nguyên vật liệu hợp lý, đáp ứng yêu cầu và
mục tiêu kiểm soát

-

Kênh thông tin cho khách hàng khá tốt và kịp thời với các website, đường dây nóng...

-

Có chính sách tiếp thị dịch vụ tới các vùng hẻo lạnh hiệu quả

-

Có bộ phận kiểm soát điều tra rõ ràng khi nhân viên bị khách hàng phản hồi không trung
thực.

-

Cập nhật điều chỉnh giá nước và lịch cúp nước

-

Công khai tài chính (Theo kế hoạch chiến lược phát triển bảo vệ môi trường tỉnh Bình
Dương giai đoạn 2011-2015, tầm nhìn đến năm 2020, BIWASE sẽ tiếp tục tăng trưởng ổn
định, phát triển bền vững các hoạt động kinh doanh chính nên việc công khai tài chính, các

dự án đầu tư, kế hoạch phát triển sẽ thu hút được sự quan tâm của những nhà đầu tư trong
tương lai.

2. Nhược điểm:
112.

Do không có chuẩn mực về tính trung thực và đạo đức nên công ty cũng

không áp dụng việc đánh giá tiêu chuẩn này định kì.

113.

Thiếu bộ phận kiểm tra độc lập

114.

Không theo dõi chi tiết các hoạt động.

115.

Tồn tại hiện tượng lạm quyền khi cá nhân người thu tiền nước cũng là người


giao hóa đơn, có thể dẫn đến sự lợi dụng sơ sót không yêu cầu hóa đơn của khách hàng
nhằm chiếm đoạt tiền thu được

116.

Việc kiểm soát giữa các cấp chưa chặt chẽ, phần lớn là ủy quyền

117.

Không kiểm soát được những trường hợp, một nhà tách làm hai hộ nhằm

mục đích chỉ sử dụng lưu lượng theo định mức, vì ở những công ty cấp thoát nước đều có
quy định định mức sử dụng tương ứng với mức giá đã quy định, do đó việc làm này có thể
sử dụng cùng một lượng nước nhưng chi phí lại giảm đi.

3. Đề xuất:
118.

Phân chia nhiệm vụ rõ ràng ở bộ phận kế toán, bộ phận bán hàng, lập hóa

đơn và thu tiền.

119.

Xây dựng bộ phận kiểm tra độc lập kiểm tra định kì hoặc đột xuất các bộ

phận có liên quan trong công ty

120.

Xây dựng bộ phận kiểm duyệt và thẩm định dự án, hợp đồng

121.

Phối hợp tích cực với các cơ quan hữu quan như: Sở tài nguyên môi trường,

UBND các cấp nhằm xử lý các trường hợp vi phạm điều khoản kí kết hợp đồng hay gian

lận đồng hồ nước từ khách hàng