Truy xuất dữ liệu hồ sơ quản lý hoạt động giáo viên bằng công cụ Mail Merge trong Microsoft Word, nhằm nâng cao công tác quản lý của Khoa thuộc trường Cao đẳng nghề An Giang

Phần I
MỞ ĐẦU
I.
BỐI CẢNH CỦA ĐỀ TÀI
Qua các năm thực hiện và kiểm tra thực tế cho thấy việc thực hiện thiết lập hồ
sơ quản lý hoạt động của giáo viên ở Khoa chưa đạt yêu cầu. Một số Khoa và một bộ
phận không nhỏ cán bộ, viên chức chưa hiểu đúng hoặc chưa quan tâm đúng mức đến
công tác lập hồ sơ công việc, xem đây là nhiệm vụ của người làm cơng tác văn thư-lưu trữ
tại Khoa, vì vậy việc lập hồ sơ công việc chưa thực sự trở thành thói quen khi thực hiện
nhiệm vụ của mỗi cán bộ, công nhân viên chức.
Hiện nay, công tác quản lý quá trình hoạt động dạy và học của giáo viên ở các
Khoa vẫn chưa được quan tâm đúng mức, chất lượng quản lý, thống kê, báo cáo quá
trình hoạt động, giảng dạy của giáo viên chưa đáp ứng yêu cầu về minh chứng cho
thẩm định chất lượng hoặc chuẩn hóa ISO về các mặt như: đánh giá xếp loại chun
mơn, thanh tra tồn diện GV, đánh giá xếp loại viên chức, xếp loại thi đua hàng năm,
chuẩn kiến thức của GV,…
Nguyên nhân chủ yếu của tình trạng trên đầu tiên phải kể đến đó là khó khăn về
phía nhân viên làm cơng tác văn thư vẫn cịn khá “yếu”. Các quy định về trách nhiệm
trong lập hồ sơ công việc, lưu trữ, báo cáo hiện hành của Khoa chưa được cụ thể hoá
trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư, lưu trữ của mỗi Khoa.
Mặt khác, công tác lãnh đạo, chỉ đạo triển khai thực hiện các quy định về công
tác văn thư, lưu trữ tại các Khoa chưa đồng bộ; trình độ chun mơn, nghiệp vụ của
một bộ phận nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa theo kịp yêu cầu công
việc đề ra. Cán bộ, viên chức làm việc liên quan đến công văn, giấy tờ chưa được bồi
dưỡng kiến thức về lập hồ sơ công việc, phong cách làm việc thiếu khoa học, nhận
thức chưa đầy đủ về trách nhiệm lập hồ sơ công việc.
II.
LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Trên cơ sở cập nhật, lưu trữ đánh giá, xếp loại hoạt động chun mơn, thanh tra
tồn diện, xếp loại thi đua, xếp loại viên chức của từng GV hàng năm, tôi đã ứng dụng
Mail Merge truy xuất dữ liệu của từng GV. Từ đó, có cơ sở theo dõi hoạt động chun

mơn của GV, để có hồ sơ minh chứng, phục vụ cho kiểm định chất lượng dạy nghề
của Khoa.
Bản thân được phân công là trưởng khoa Đại cương, với nhiệm vụ theo dõi hoạt
động giảng dạy của GV. Qua nhiều năm, trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn,
chúng tơi muốn hệ thống hố lại q trình hoạt động của GV, nâng cao công tác quản
lý ở Khoa nên đã nghiên cứu đề tài “Truy xuất dữ liệu hồ sơ quản lý hoạt động
giáo viên bằng công cụ Mail Merge trong Microsoft Word, nhằm nâng cao công
tác quản lý của Khoa thuộc trường Cao đẳng nghề An Giang”.
III. PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG ĐỀ TÀI
- Phạm vi nghiên cứu đề tài là truy xuất dữ liệu hồ sơ hoạt động của giáo viên
bằng Mail merge trong Microsoft Word.
- Đối tượng của đề tài là hồ sơ hoạt động cá nhân của giáo viên trong khoa.
1


IV. MỤC ĐÍCH ĐỀ TÀI.
Truy xuất dữ liệu bằng cơng cụ Mail merge với mục đích là:
- Quản lý hồ sơ hoạt động của giáo viên là cơ sở, tiền đề giúp lãnh đạo Khoa và
nhân viên văn phòng phụ trách công tác văn thư, lưu trữ làm tốt các khâu như xác định
giá trị tài liệu, phân loại, tổng hợp, thống kê tài liệu…làm cơ sở cho sự phát triển các mặt
hoạt động của Khoa.
- Phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản tài liệu, hồ sơ trong hoạt động của Khoa.
- Nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý hồ sơ giáo viên. Nâng cao
nhận thức, trách nhiệm về quản lý khai thác hồ sơ của Khoa.
- Đẩy mạnh việc ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ; qua đó nắm bắt được một
cách đầy đủ, chính xác và nhanh nhất về lý lịch, chất lượng hoạt động của giáo viên;
cung cấp những thông tin làm căn cứ để các cấp quản lý theo dõi và có kế hoạch thực
hiện đối với hoạt động của từng giáo viên.
- Giữ gìn được các dữ liệu, hoặc khơng bỏ sót những tài liệu có liên quan đến
hoạt động quản lý, chun mơn, góp phần phục vụ cho việc nghiên cứu trước mắt và

lâu dài của Khoa mình.
- Phân loại, sắp xếp, văn bản, tài liệu đã lựa chọn, những văn bản, tài liệu có giá
trị để chuẩn bị cho cơng tác kiểm định chất lượng, chuẩn hóa ISO của Khoa, cơ quan.
V. ĐIỂM MỚI TRONG KẾT QUẢ ĐỀ TÀI.
- Rà soát việc quản lý giáo viên gắn với việc quản lý, khai thác hồ sơ theo quy
định, đảm bảo tính thống nhất, chính xác thơng tin của tài liệu, hồ sơ.
- Nắm được thực trạng về số lượng, lý lịch GV, xếp loại hàng năm của GV,
theo dõi các hoạt động, chất lượng GV và truy xuất dữ liệu hồ sơ GV theo quy định bằng
chức năng Mail Merge, sẵn có trong Word.
- Xây dựng và quản lý hồ sơ GV và đánh giá kết quả việc nghiên cứu, sử dụng
hồ sơ phục vụ cho công tác quản lý đội ngũ GV. Cụ thể là:
+ Quản lý thơng tin hồ sơ lý lịch.
+ Quản lý q trình cơng tác, bậc lương, bằng cấp, trình độ chun mơn, tin
học, ngoại ngữ, lý luận chính trị.
+ Quản lý danh hiệu thi đua, xếp loại cơng chức, thành tích đạt được, thanh tra
toàn diện.
+ Thống kê báo cáo in hồ sơ giáo viên. Kết xuất các số liệu thành báo cáo thống kê.
Tất cả các nội dung trên được tiến hành đồng thời trên hồ sơ giấy và cập nhật
dữ liệu vào máy tính. Truy xuất bằng cơng cụ Mail Merge trong Microsoft Word theo
biểu mẫu đã nghiên cứu.

Phần II
2


NỘI DUNG
I. CƠ SỞ LÝ LUẬN
1. Mô tả về Mail Merge:
Trộn thư (Mail Merge) là một trong những chức năng có sẵn hữu dụng của
Word. Mail merge thường được dùng để lắp ghép nội dung từ hai tập tin văn bản và

danh sách để tạo ra tập tin thứ ba.
Sử dụng được công cụ trộn thư trên word sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng
trăm giờ làm việc thay vì làm thủ công như trước đây với các văn bản như: in lý lịch
từng GV, đảng viên, báo cáo quá trình các hoạt động của từng giáo viên, thư mời, giấy
khen, …
Sử dụng mail merge dựa trên cơ sở lập hồ sơ hoạt động của GV hàng năm.
2. Vị trí của việc lập hồ sơ.
Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là bản lề của cơng
tác lưu trữ, trong đó những hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ của hoạt động Khoa, tạo
căn cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng, đúng đắn và có hiệu quả cơng việc của
Khoa, cơ quan và mỗi cán bộ viên chức.
Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh
hưởng trực tiếp đến cơng tác hoạt động của Khoa.
3. Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ.
Hồ sơ, tài liệu là một loại tài sản có giá trị như các loại tài sản khác của Khoa,
có tác động trực tiếp phục vụ cho hoạt động quản lý và giáo dục của nhà trường. Việc
nhận thức đúng vấn đề này sẽ tạo cơ sở quản lý và bảo vệ hồ sơ tài liệu một cách phù
hợp, khoa học.
Để tiến hành các hoạt động chuyên môn của Khoa trong nhà trường, phải có
các hồ sơ tài liệu làm căn cứ, làm cơ sở cho việc theo dõi, sửa chữa, chỉ đạo hoạt động
giảng dạy, học tập, bồi dưỡng của giáo viên sao cho đúng với kế hoạch, mục đích đã đề ra.
Hồ sơ, tài liệu có tác dụng lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh
nghiệm, chương trình kế hoạch hoạt động một cách đầy đủ và sinh động. Qua đó góp
phần xây dựng và phát triển các hoạt động của Khoa chuyên môn trong nhà trường
ngày càng hoàn chỉnh, năng động và hiệu quả hơn.
Hồ sơ, tài liệu có tác dụng tích cực trong việc quản lý các mặt hoạt động cụ thể
của Khoa như: cơng tác thống kê, kiểm tra tồn diện giáo viên, hoạt động thi đua, xếp
loại viên chức hàng năm...
Giúp lãnh đạo Khoa thống nhất chỉ đạo các mặt về hoạt động giáo dục, bồi
dưỡng, phát triển nhân sự... nhằm làm cho hoạt động của Khoa được thuận lợi, đúng

mục đích. Giúp lãnh đạo nắm được thành phần, số lượng hồ sơ tài liệu hiện có của nhà
trường, của Khoa và thực trạng bảo quản, lưu trữ để có cách chỉ đạo hợp lý.

3


Hồ sơ, tài liệu ở Khoa là bằng chứng xác minh, đối chiếu trong những trường
hợp cần thiết như trong kiểm định chất lượng, duy trì chuẩn ISO của Khoa.
4. Yêu cầu của việc lập hồ sơ.
Đề hồ sơ lập ra có chất lượng, đáp ứng tốt các yêu cầu về nghiên cứu sử dụng
và lưu trữ tài liệu, khi lập hồ sơ cần chú ý đảm bảo các yêu cầu dưới đây:
a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Khoa.
Chức năng, nhiệm vụ của Khoa trên từng mặt công tác, từng vấn đề, sự việc cụ
thể. Phản ánh các hoạt động về công tác đào tạo, về hoạt động giảng dạy, về nghiên
cứu khoa học của Khoa thuộc trường.
Nhằm tránh được tình trạng cùng một văn bản nhưng được cập nhật, lập hồ sơ ở
nhiều nơi, nhiều chỗ bộ phận có chức năng nhiệm vụ hoạt động khác nhau.
b) Đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản.
Nhìn chung mọi sự việc, vấn đề do Khoa giải quyết đều phải trải qua một quá
trình hoặc ngắn, hoặc dài. Văn bản hình thành trong quá trình giải quyết cơng việc có
mối liên quan chặt chẽ với nhau, đó là khách quan chứ khơng phụ thuộc vào ý muốn
chủ quan của người quản lý, nhân viên văn phòng Khoa.
Hồ sơ lập ra có đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn bản thì mới phản ánh
các vấn đề, sự việc được trọn vẹn, giữ được mối liên hệ bên trong của chúng. Do đó
giúp cán bộ lãnh đạo nghiên cứu, sử dụng tài liệu được dễ dàng và hồn chỉnh. Thực
hiện u cầu này, địi hỏi cán bộ quản lý, nhân viên văn phòng Khoa phải biết phân
loại hồ sơ cho phù hợp, không xé lẻ những văn bản có liên quan về một sự việc, vấn đề.
c) Chọn lọc các văn bản, hồ sơ có giá trị lưu trữ, cập nhật.
Trong thực tế hoạt động của Khoa, văn bản phản ánh về một vấn đề, sự việc
thường hình thành khá nhiều. Các loại văn bản có giá trị khác nhau, yêu cầu nghiên

cứu, sử dụng không giống nhau nên thời hạn bảo quản chúng cũng sẽ khác nhau.
Nếu đảm bảo được yêu cầu này, sẽ làm tăng thêm chất lượng văn bản được bảo
quản, phục vụ nghiên cứu được tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác lưu trữ, cập
nhật, nhân viên văn phịng sẽ khỏi mất nhiều thời gian để tra tìm, nghiên cứu được
nhanh chóng và thuận tiện. Do đó yêu cầu đặt ra đối với lập hồ sơ là phải đầy đủ và
chính xác.
d) Việc lập hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng.
Khi lập hồ sơ có nhiều cách lập nhưng đòi hỏi nhân viên văn phòng, cán bộ
lãnh đạo Khoa theo dõi, nghiên cứu, giải quyết những vấn đề, công việc nên phải lập
hồ sơ sao cho tiện việc tra tìm và sử dụng.
Thiết lập nội dung hồ sơ dựa trên cơ sở yêu cầu của các điều, tiêu chí trong
Quyết định số 02/2008/QĐ-BLĐTBXH ngày 17 tháng 01 năm 2008 của Bộ LĐTBXH
ban hành Quy định hệ thống tiêu chí, tiêu chuẩn kiểm định chất lượng dạy nghề.
4


Chúng tôi xin nêu một số điều, tiêu chuẩn của quy định trên có liên quan đến việc
nghiên cứu đề tài như sau:
- Điều 7. Tiêu chí 2: Tổ chức và quản lý.
+ Tiêu chuẩn 3. Công tác quản lý, phát triển đội ngũ giáo viên và cán bộ quản lý
của trường.
+ Tiêu chuẩn 5. Trường thực hiện và cải tiến thường xuyên công tác kiểm tra.
- Điều 9. Tiêu chí 4: Giáo viên và cán bộ quản lý.
+ Tiêu chuẩn 2. Đội ngũ giáo viên đạt chuẩn về trình độ được đào tạo, chuẩn về
năng lực nghề nghiệp và đáp ứng yêu cầu giảng dạy của trường.
+ Tiêu chuẩn 4. Có kế hoạch và thực hiện thường xuyên việc bồi dưỡng nâng cao
trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho đội ngũ giáo viên. (Quyết định số 1415/QĐ-CĐN
về việc ban hành Quy định về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, viên chức trường Cao đẳng
nghề An Giang, ngày 29 tháng 8 năm 2012).
Thực hiện đề tài trên cơ sở nhà trường hoạt động theo tiêu chuẩn ISO

9001:2008, quy trình kiểm soát hồ sơ, ban hành ngày 31 tháng 3 năm 2010 (mục 1).
II. THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ
1. Tình hình nhân sự của khoa Đại cương.
Trong những năm gần đây, trước yêu cầu đổi mới, đội ngũ GV khoa Đại cương
trường Cao đẳng nghề An Giang đã có nhiều thay đổi (về số lượng và trình độ).
* Số lượng GV theo tổ chuyên môn:
+ Khoa: 03 (gồm: 01 Trưởng Khoa, 01 Phó trưởng Khoa; 01 Nhân viên văn
phịng Khoa).
+ Tổ bộ môn: Gồm 4 tổ (tổ Khoa học cơ bản; tổ GDQP-GDTC; tổ Ngoại ngữ;
tổ Chính trị- Pháp luật).
Năm học
Tổ Khoa học cơ bản
Tổ Ngoại ngữ
Tổ GDQP-GDTC
Tổ Chính trị-Pháp luật
Văn phịng Khoa
Cộng

2011-2012
14
13
09
15
03
54

2012-2013
14
11
09

15
03
52

* Trình độ đào tạo của đội ngũ GV :
Năm học
Tổng số
Sau Đại
Đại học
học
2010-2011
54
16 (8ths)
37
2011-2012
54
17(9ths)
36
2012-2013
52
18(13ths)
33
2013-2014
47
19(13ths)
28

Cao đẳng
0
0

0
0

2013-2014
13
09
07
15
03
47

Khác
01(Quân đội)
01(Quân đội)
01(Quân đội)
0

5


2. Thuận lợi
Để có được một bộ hồ sơ chuyên môn của từng GV trong Khoa gọi là “đầy đủ”
theo quy định, điều này có lẽ khơng khó, vì nhà trường đã có hường dẫn về số lượng,
thậm chí biểu mẫu từng loại hồ sơ ngay từ đầu năm học.
Ban lãnh đạo nhà trường đã có sự quan tâm và chỉ đạo sâu sát về hoạt động
quản lý hồ sơ chuyên môn từng Khoa trong nhà trường, đã tạo mọi điều kiện thuận lợi
để các Khoa chuyên môn nâng cao công tác thiết lập, quản lý hồ sơ chuyên môn ở
Khoa nhằm nâng cao chất lượng trong công tác quản lý hoạt động Dạy-Học của giáo viên.
Xây dựng được đội ngũ giáo viên ngày càng tăng về chất lượng, đáp ứng kịp
thời qui mô phát triển về đào tạo các ngành nghề của trường.

Giáo viên đảm bảo đủ trình độ chuẩn và có nhiều điện kiện thuận lợi để tham
gia các lớp đào tạo trên chuẩn.
3. Khó khăn.
- Việc nghiên cứu, khai thác sử dụng hồ sơ theo dõi hoạt động của giáo viên
chưa thể hiện trong công tác quản lý, theo dõi hồ sơ.
- Chưa có phiếu theo dõi, khai thác hoạt động các năm của GV.
- Chế độ báo cáo công tác quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức trong quá trình thực
hiện chưa cụ thể về nội dung.
- Việc quản lý hồ sơ, tài liệu còn riêng lẻ, chưa có sự kết nối nên khi tổng hợp
một hoạt động thì phải mất nhiều thời gian, rất khó khăn trong việc theo dõi, đơn đốc
hoạt động của GV, nhằm nâng cao chất lượng công tác giáo dục đào tạo.
Hiện nay không phải Khoa nào cũng làm tốt cơng tác quản lý hồ sơ; cũng chưa
có sự chỉ đạo cụ thể, từ đó dẫn đến sự lúng túng nhất định về công tác thiết lập hệ
thống hồ sơ hoạt động của giáo viên trong Khoa qua các năm học.
4. Phân tích ngun nhân.
Ngun nhân của vấn đề, có thể do chủ quan từ các cán bộ quản lý ở Khoa, chỉ
đạo chưa kịp thời, chưa cụ thể trong việc thiết lập từng loại hồ sơ; nhận thức chưa đầy
đủ về tầm quan trọng trong công tác thiết lập hồ sơ, lưu trữ dữ.
Công tác kiểm tra của Khoa chưa sâu sát, chưa có hiệu quả, từ đó tư vấn chưa
kịp thời dẫn đến “khơng có tác dụng”.
Về biểu mẫu hồ sơ quản lý, chưa tiến hành hoặc tiến hành không đồng bộ hoặc
không được theo dõi thường xuyên.
Theo dõi đánh giá xếp loại hoạt động chuyên môn của giáo viên chưa chặt chẽ
dẫn tới vấn đề thúc đẩy ý thức tự học, tự bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn
nghiệp vụ của GV cịn chưa tốt.
Ngun nhân nữa phải kể đến đó là các quy định về trách nhiệm trong lập hồ sơ
của Khoa chưa được cụ thể hoá trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác lưu trữ
của mỗi Khoa. Công tác chỉ đạo triển khai thực hiện các quy định về công tác lưu trữ
tại các Khoa chưa đồng bộ, quyết liệt.
Mặt khác, trình độ chun mơn, nghiệp vụ của nhân viên văn phịng làm cơng

tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa theo kịp yêu cầu công việc đề ra; chưa được bồi dưỡng
6


kiến thức về lập hồ sơ công việc, phong cách làm việc thiếu khoa học, nhận thức chưa
đầy đủ về trách nhiệm lập hồ sơ công việc.
5. Rút kinh nghiệm từ những thuận lợi và khó khăn trên.
Trong thời gian tới, để đổi mới, nâng cao chất lượng công tác thiết lập hồ sơ
quản lý ở mỗi Khoa cần phải thực hiện một số nội dung chủ yếu sau:
- Cụ thể hoá trách nhiệm thiết lập hồ sơ quản lý của Khoa trong Quy chế công
tác văn thư, lưu trữ của từng Khoa; và xem đây là một trong những tiêu chuẩn xét
khen thưởng và đánh giá công chức hàng năm.
- Thủ trưởng các Khoa cần quan tâm, chỉ đạo quyết liệt nhân viên văn phịng
thực hiện tốt cơng tác thiết lập hồ sơ và coi đây là một trong những tiêu chí đánh giá
mức độ hồn thành nhiệm vụ của nhân viên văn phịng hàng năm.
- Đẩy mạnh cơng tác tuyên truyền nâng cao nhận thức của cán bộ, giáo viên,
công nhân viên về ý nghĩa của công tác lưu trữ dữ liệu, hồ sơ; cũng như tinh thần trách
nhiệm đối với công tác lập hồ sơ quản lý và hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành của Khoa.
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ lập hồ sơ cho cán bộ quản lý Khoa,
nhân viên văn phịng Khoa.
III. MỘT SỐ BIỆN PHÁP THỰC HIỆN CƠNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ
CHUYÊN MÔN GV CỦA Khoa.
1. Cách sử dụng Mail Merge để truy xuất hồ sơ.
Trước hết tạo 1 file excel hoặc word chứa dữ liệu nguồn (Data source), là
những nội dung cần chèn. Sau đó lập văn bản chính (Main Document), là phiếu theo
dõi hoạt động của GV trong word.
Trong cửa sổ word, chọn menu Tools Letters and Mailings Mail Merge
Select document type chọn Next: Srarting document (ở dưới cùng) cửa sổ sẽ chuyển
sang Step 2 of 6, chọn tiếp Next: Select recipients cửa sổ sẽ chuyển sang Step 3 of 6.
Chọn Browse Cửa sổ Mail Merge hiện lên bên phải màn hình word Cửa sổ Select

Data Source hiện ra. Từ cửa sổ này chọn đường dẫn đến file word hoặc excel cần
dùng, chọn Open , sau đó cửa sổ Select Table mở ra, chọn sheet cần dùng trong file
excel hoặc file word đã mở, sau đó chọn OK. Cửa sổ Mail Merge Recipients hiện ra,
trong cửa sổ này đánh dấu chọn những dòng cần chọn để chèn vào word, sau đó chọn OK.
Trở về cửa sổ Mail Mergr ở Step 3 of 6, chọn Next: Write your letter đến Step 4
of 6. Ở trong văn bản word đạt con trỏ tại vị trí cần chèn dữ liệu lấy từ văn bản dữ liệu
nguồn. Sau đó, tại Step 4 of 6 trong cửa sổ Mail Merge chọn More items hộp thoại
Insert Merge Field hiện ra, từ hộp thoại này chọn từng cột tương ứng với từng vị trí
trong word để chèn vào, chèn xong 1 cột chọn Close để đóng cửa sổ lại, sau đó chọn
tiếp More items để chèn tiếp lần lượt đến hết những cột cần chèn thì thơi.
Sau đó ở Step 4 of 6 chọn Next: Preview you letter để đến Step 5 of 6 , sau đó
chọn tiếp Next: Complete the merge để đến Step 6 of 6. Tại Step 6 of 6 chọn Edit
individual letter, cửa sổ Merge to New Document hiện ra, chọn All để chọn tất cả
(hoặc tuỳ chọn khác) sau đó chọn OK.
7


Như vậy là đã xong, ta sẽ có tất cả một loạt những bản word theo thứ tự từ 1
đến hết trong danh sách ở từ văn bản dữ liệu nguồn.
Muốn cho văn bản đúng mẫu và đẹp mắt thì soạn mẫu bên word cho đúng và
đẹp. Khi trộn văn bản khơng ảnh hưởng gì đến hình thức đã soạn sẵn.
Trộn, in Mail merge, cho phép tạo hàng loạt các trang văn bản có phần nội
dung giống nhau từ một văn bản chính (Main document) kết hợp với các nội dung chi
tiết khác nhau từ một văn bản dữ liệu khác (Data source). Main Document Data
source.
* Lưu ý trong các bước chỉnh sửa truy xuất dữ liệu bằng công cụ MAIL
MERGE trong WORD.
- Bước 1. mở nội dung tập tin Main chính trên WORD và tập tin danh sách cơ
sở dữ liệu để trộn trên WORD (hay EXCEL).
- Bước 2. Mở Document WORD: “Phiếu theo dõi chun mơn GV”, kích hoạt

thanh công cụ Mail Merge.
- Bước 3. Nhấp nút công cụ Open data Source (nút thứ hai từ trái qua) trên
thanh Mail Merge để đưa vào tập tin danh sách “theo dõi danh sách GV Khoa Đại
cương”, WORD ( hay EXCEL) cơ sở dữ liệu đã chuẩn bị ở bước 1, (xem hình).

- Bước 4. Khi đưa vào tập tin WORD (hay EXCEL) sẽ xuất hiện hộp
thoại Select Table yêu cầu bạn xác định lại lần nữa thật chính xác tập tin chứa cơ sở
dữ liệu chính thức.
- Bước 5.Trở lại giao diện trộn thư của WORD bạn nhấp chọn vào các vị trí cần
điền nội dung trên tập tin “Phiếu theo dõi chuyên môn GV”, nhấp nút Insert Merge
Fields (nút thứ sáu từ trái qua) trên thanh Mail Merge lần lượt chèn vào các cột tương
ứng cho đúng vị trí.
- Bước 6. Nhấp nút cơng cụ Merge to new document (nút thứ tư tính từ phải
qua) trên thanh cơng cụ Mail Merge để xuất kết quả trộn thư
- Bước 7. Truy xuất, nhấp váo công cụ View Merged Data, lần lượt truy xuất
thông tin của từng giáo viên, nhấp vào nút Previous Record hoặc next Record (lui, tới)
để xem thông tin giáo viên nào muốn truy xuất.
2. Tổ chức thu thập thông tin, quản lý hồ sơ tài liệu trong Khoa.
Lãnh đạo Khoa cần chỉ đạo việc tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu trong Khoa của
mình, ra các quy định về chế độ lập, lưu và khai thác hồ sơ tài liệu. Đồng thời tiến
hành kiểm tra, đánh giá hoạt động này nhằm chấn chỉnh lề lối làm việc của nhân viên,
nâng cao nhận thức và tinh thần trách nhiệm trong quản lý hồ sơ tài liệu, không những
bảo vệ hồ sơ tài liệu không bị thất lạc, mất mát mà còn phát huy được tác dụng tích
8


cực của hồ sơ, tài liệu trong các mặt hoạt động của Khoa. Chính vì vậy việc tổ chức
thu thập thông tin, quản lý hồ sơ tài liệu cần phải thực hiện theo các nguyên tắc sau:
- Thống nhất quản lý hồ sơ, tài liệu của Khoa, đây là nguyên tắc cơ bản, vì
muốn hoạt động của Khoa theo đúng mục tiêu kế hoạch thì việc chỉ đạo các mặt hoạt

động phải thống nhất toàn bộ hồ sơ tài liệu để phục vụ hoạt động giáo dục, nghiên cứu
và quản lý nhanh chóng, hiệu quả.
- Xác định tồn bộ hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Khoa
là tài sản chung của Khoa, vì vậy mọi thành viên cần tuân thủ các quy định về tổ chức,
quản lý hồ sơ tài liệu.
- Việc quản lý hồ sơ, tài liệu phải do nhân viên văn phòng chuyên trách đảm
nhiệm và được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo Khoa. Bộ phận này giúp lãnh
đạo quản lý toàn bộ hồ sơ. Tài liệu trong Khoa, khi có sự thay đổi nhân sự thì việc bàn
giao hồ sơ tài liệu phải được thực hiện nghiêm túc, đúng quy định.
- Phải xây dựng được quy định cụ thể về các mặt nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài
liệu như: chế độ lập và phân loại hồ sơ, chế độ bảo quản và phục vụ khai thác, chế độ
đánh giá, báo cáo hồ sơ tài liệu lưu trữ,...
- Thường xuyên hay định kỳ tổ chức các cuộc họp chuyên đề để kiếm tra tình
hình tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu trong Khoa, từ đó góp phần thiết thực vào hoạt
động của Khoa.
3. Công tác chỉ đạo cập nhật dữ liệu thông tin theo yêu cầu và sử dụng hiệu quả
các loại hồ sơ.
Từ kinh nghiệm cho thấy nhân viên văn phòng, đội ngũ giáo viên hiện nay chưa
có thói quen đi tìm hiểu thơng tin, hay nghiên cứu những vấn đề thuộc về chuyên đề
để áp dụng vào cơng việc, thậm chí tổ chun mơn, Khoa, nhưng khi hỏi đến thì trả lời
“quên” hay do “nhiều việc” chưa thống kê, hoặc nhớ lơ mơ lưu trữ ở chỗ nào, thậm chí
báo cáo khơng chính xác… Chính vì thế khi triển khai thực hiện các văn bản, yêu cầu
của các cấp lãnh đạo, không dừng lại việc báo cáo các nội dung liên quan từ công văn
số… mà phải cụ thể hóa các nội dung vào thực tế Khoa, đưa ra những yêu cầu thực
hiện, thể hiện rõ nội dung, thậm chí phải yêu cầu từng tổ thảo luận, thống nhất lại các
nội dung cho phù hợp với đặc điểm của tổ, Ví dụ: vấn đề nhà trường đã chỉ đạo cụ thể
các đề mục kiểm định chất lượng, thống nhất các nội dung nhưng trong thực tế để thể
hiện minh chứng thì các Khoa cịn lúng túng về lưu trữ thông tin, văn bản, các loại báo
cáo, nhất là công tác kiểm tra đánh giá, xếp loại giáo viên. Đây cũng là cách để các
Khoa, tổ chuyên môn, giáo viên thực hiện triệt để, đúng tinh thần theo sự chỉ đạo.

Việc phải thiết lập các loại hồ sơ, không chỉ đơn thuần là để cho đủ, mà cốt lõi
là hiệu quả mang lại từ những nội dung được thể hiện qua hồ sơ chun mơn. Vì thế
việc quy định những nội dung và biện pháp thực hiện các nội dung đó ra sao để đạt
hiệu quả ở từng công việc thể hiện qua hồ sơ đây cũng là vấn đề quan trọng, nó vừa
khơng mất nhiều thời gian cho lãnh đạo Khoa, tổ trưởng chuyên môn ngồi thiết lập,
đăng kí mà cịn có hiệu quả thật sự khi làm công tác minh chứng chất lượng, theo dõi
hoạt động của từng giáo viên để có cơ sở quy hoạch đội ngũ, có kế hoạch bồi dưỡng
đội ngũ, xem xét quá trình hoạt động của GV.
9


Việc thiết lập hồ sơ bồi dưỡng đội ngũ giáo viên, đây là hồ sơ được quy định
của trường từ những năm qua, tuy nhiên để thật sự phát huy hiệu quả vấn đề này thì
cần phải xem lại một cách nghiêm túc.
Với chúng tôi, ngay từ đầu năm học để lập kế hoạch hoạt động năm học của
Khoa, trong đó có kế hoạch bồi dưỡng đội ngũ, đã chỉ đạo các tổ trưởng chuyên môn
theo dõi hồ sơ lưu trữ chuyên môn của từng giáo viên để làm cơ sở cho lập kế hoạch
hoạt động như: đăng ký thi đua, thanh tra toàn diện giáo viên, quy hoạch học tập nâng
cao của GV, công tác bồi dưỡng GV theo chuyên đề,…
Trong từng năm học, đến từng thời điểm Khoa đã lưu trữ được những lần đánh
giá xếp loại thanh tra toàn diện GV, đạt Giáo viên dạy giỏi cấp Khoa, cấp trường,…để
xem xét, đối chiếu sự chuyển biến và chắc chắn sẽ có một kết quả nhất định trong một
năm học. Từ đó góp ý, tư vấn về giảng dạy, học tập của GV, đồng thời đánh giá, theo
dõi sự chuyển biến cụ thể trong cơng việc.
Tóm lại, việc quy định thiết lập hồ sơ theo dõi hoạt động chuyên môn của giáo
viên cần cụ thể về nội dung để làm cơ sở cho công tác kiểm tra, đánh giá, xếp loại GV
trong năm học. Có kế hoạch và thực hiện thường xuyên việc bồi dưỡng nâng cao trình
độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ giáo viên.
4 Thiết lập, kết nối dữ liệu hồ sơ quản lý hoạt động của GV ở Khoa.
a) Tổ chức thực hiện:

- Thông báo cho nhân viên văn phịng thứ tự các cơng việc.
- Giải thích các yêu cầu.
- Làm mẫu cho nhân viên một lần.
- Tiến hành lập danh mục hồ sơ giấy và hồ sơ máy tính.
- Sắp xếp lại hệ thống hồ sơ.
b) Theo dõi, cập nhật văn bản, dữ liệu đưa vào hồ sơ:
Đây là khâu quan trọng nhất trong việc lập hồ sơ vì chất lượng của hồ sơ. Để hồ
sơ có chất lượng và có giá trị cao thì người có trách nhiệm lập hồ sơ phải thu thập đầy
đủ, chính xác văn bản dữ liệu hình thành trong hoạt động của Khoa có liên quan đến
hồ sơ cần lập.
Thực hiện kế hoạch kiểm định chất lượng của Khoa về việc rà sốt thơng tin, cơ
sở dữ liệu hồ sơ giáo viên, hồ sơ chuyên môn của giáo viên. Sau khi tiến hành rà soát
chúng ta cần rút ra dữ liệu nào cần phải lưu trữ để có cơ sở báo cáo, minh chứng cho
hoạt động quản lý nhân sự, quản lý hoạt động chuyên môn của GV thuộc Khoa quản lý:
- Cập nhật các hồ sơ phát sinh vào danh sách.
- Kiểm tra danh mục hồ sơ định kỳ của cán bộ, giáo viên, công nhân viên.
- Nên lập một danh mục tất cả các loại hồ sơ giấy và máy tính của mỗi giáo
viên, yêu cầu nhân viên văn phòng cập nhật hồ sơ vào danh mục.
- Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian.
c) Quản lý hồ sơ:
- Cách quản lý hồ sơ thông thường là lập theo các cấp thư mục khác nhau,
nhằm để quản lý các thông tin đầu vào. Đây là phần chứa đựng các thông tin nhưng
chưa xử lý.
10


- Hãy ra một quy định hướng dẫn cho nhân viên văn phòng cập nhật, quản lý
dữ liệu thống nhất theo yêu cầu. Quy định thời gian kiểm tra dữ liệu, sao lưu lại dữ
liệu định kỳ.
- Sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian.

d) Thiết lập nội dung, biểu mẫu:
- Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ đạo chung.
- Về thiết lập hồ sơ, đã xây dựng biểu mẫu hồ sơ hoạt động chuyên môn đối với
giáo viên đảm bảo theo quy định.
- Thời gian theo dõi, từ năm 2007 (thành lập trường Cao đẳng nghề) đến nay.
- Về thành phần hồ sơ, trong hồ sơ thể hiện lý lịch, các văn bằng, chứng chỉ đạt
được, các hoạt động chuyên môn, thanh tra toàn diện, xếp loại thi đua, xếp loại chuyên
môn, xếp loại công chức, các danh hiệu đã đạt được.
- Mỗi hoạt động có thể lưu trữ báo cáo riêng theo từng mặt hoạt động, một vấn
đề lưu ý ở đây là thứ tự danh sách giáo viên, để khỏi mất thời gian cho sao lưu qua
bảng tổng hợp (data Source/ theo dõi danh sách GV Khoa Đại cương) dùng để kết
nối với mục Menu Tools/Letters and Mailings/Mail merge; đồng thời truy xuất nhanh
dữ liệu cho từng giáo viên. Theo mẫu sau:
PHIẾU THEO DÕI SINH HOẠT CHUYÊN MÔN CỦA GIÁO VIÊN
Họ tên giáo viên:
Tổ :
Ngày, tháng, năm sinh:
Chức vụ:
Trình độ chun mơn:
Trình độ sư phạm:
Trình độ tin học:
Trình độ ngoại ngữ:
Trình độ chính trị:
Ngày vào Đảng:
Ngày vào ngành:
Ngày vào biên chế:
Mã Ngạch:
Bậc lương:
Hệ số:
Vượt khung:

Ngày hưởng lương:
Số sổ Bảo hiểm:

T
T

Thanh tra tồn diện
Thời gian

Xếp
loại

Năm
học

Thi đua
Danh
hiệu

Bằng
khen

GVG/
XL
Chun
mơn

XL
Cơng
chức

Ghi
chú

11


5. Việc ứng dụng, cải tiến, điều chỉnh dữ liệu hồ sơ quản lý tại Khoa.
Khoa đã quan tâm chỉ đạo thực hiện triển khai công tác quản lý hồ sơ theo quy
định, thực hiện việc cập nhật và quản lý hồ sơ ”điện tử” song song với hồ sơ giấy của
giáo viên, đã lập cơ bản và đáp ứng được yêu cầu, cập nhật đầy đủ các thông tin bắt
buộc. Nhân viên văn phòng được giao phụ trách đã quan tâm, thường xuyên cập nhật
thông tin kịp thời theo quy định.
Về khai thác sử dụng, Khoa đã thực hiện được các quy trình nghiệp vụ, tổng
hợp, kết xuất thơng tin, lập các bảng biểu thống kê, báo cáo; các chức năng tra cứu,
tìm kiếm thơng tin về giáo viên,... của những năm trước như sau:
PHIẾU THEO DÕI SINH HOẠT CHUN MƠN CỦA CÁ NHÂN
Họ tên GV: Nguyễn Văn A
Mơn dạy: Chính Trị
Ngày, tháng, năm sinh:
12/05/1958
Nơi sinh:
Địa chỉ hiện nay: Mỹ Xun, LX, AG.
Trình độ văn hố:Tốt nghiệp THPT/BTTH
Trình độ sư phạm: Đại học - sư phạm
•Hệ đào tạo: Tại chức
•Mơn đào tạo:Chính trị
•Ngày vào ngành: 01/11/1977
•Ngày vào trường:
01/8/2002

•Ngày vào biên chế:
01/5/1979
Nội dung được
Số Ngày
Khen
Đánh giá xếp loại
thanh (kiểm) tra
thứ tháng
thưởng, Ghi chú
Toàn
Chuyên Trườn
Khoa
Tổ
tự
năm
kỷ luật
diện
đề
g
Việc khai thác, sử dụng các thông tin của hồ sơ quản lý đã bước đầu phát huy
được hiệu quả, tăng tính thuận tiện cho quản lý, tra cứu thơng tin, hiện đại hóa cơng
tác quản lý hồ sơ so với cách thức quản lý truyền thống trước đây.
Tuy nhiên do công tác quản lý hồ sơ chưa tập trung, chưa được chun mơn
hố nên kết quả việc nghiên cứu, sử dụng hồ sơ phục vụ cho công tác quản lý đội ngũ
cán bộ, giáo viên của các tổ nói riêng, của Khoa nói chung là chưa cao.
Khoa định kỳ cập nhật thông tin, nghiên cứu và có đề xuất những giải pháp đối
với cơng tác quản lý hồ sơ của Khoa, có kế hoạch, định hưóng cho hoạt động của
Khoa, tổ chun mơn và của từng giáo viên.
Tuy nhiên chất lượng thông tin trong hồ sơ chưa đảm bảo, chưa phản ánh đầy
đủ thông tin về giáo viên.

Năm học 2012-2013, chúng tôi tiến hành cải tiến, thực hiện chỉnh sửa biểu mẫu,
có nghiên cứu, cập nhật dữ liệu của giáo viên được thể hiện đầy đủ hơn về lý lịch, các
loại trình độ đạt được, kể cả bậc lương, ngày vào ngành, các hoạt động chuyên môn,
những danh hiệu thi đua đạt được, xếp loại công chức cuối năm và đã thực hiện theo
mẫu hiện tại (phần phụ lục).
12


IV. HIỆU QUẢ CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM.
Qua những năm áp dụng một số biện pháp quản lý nêu trên, chúng tơi nhận
thấy đã có cái nhìn tổng qt về đội ngũ GV, trên cơ sở đó có kế hoạch hoạt động cụ
thể, sâu sát tới từng đối tượng, đã góp phần chuyển biến tích cực về chất lượng hoạt
động giảng dạy của giáo viên.
Có dữ liệu tổng hợp những hoạt động của giáo viên qua các năm làm cơ sở truy
xuất dữ liệu, qua đó nắm bắt được đầy đủ, chính xác về lý lịch, chất lượng hoạt động
của giáo viên; cung cấp những thông tin làm căn cứ để quản lý theo dõi và có kế hoạch
thực hiện đối với hoạt động của từng giáo viên.
Khoa Đại cương đã lập được thư mục tổng hợp dữ liệu hồ sơ hoạt động của GV
qua các năm (từ năm 2008 đến nay) như sau:
1. Tổng hợp kết quả thi đua của GV.

13


2. Tổng hợp đánh giá xếp loại công chức.

14


3. Tổng hợp kết quả hội giảng cấp khoa, cấp trường.

15


4. Theo dõi kiểm tra hồ sơ GV.

16


5.Theo dõi thanh tra toàn diện GV.

17


6. Danh sách hoạt động nghiên cứu khoa học các năm.

18


7. Báo cáo chuẩn trình độ ngoại ngữ, tin học.

19


8.Xếp loại chuyên môn GV.

20


9. Các chứng nhận văn bằng của GV, quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng.

21


10 Theo dõi danh sách, lý lịch, hoạt động GV.

Trên cơ sở quản lý hồ sơ giáo viên, bước đầu đã đạt được hiệu quả:
- Quản lý giáo viên gắn với việc quản lý, khai thác hồ sơ đã đảm bảo được tính
thống nhất, chính xác, cơng bằng trong mọi hoạt động.
- Nắm được thực trạng về số lượng, lý lịch GV, xếp loại hàng năm của GV,
theo dõi các hoạt động, chất lượng GV và truy xuất dữ liệu hồ sơ từng GV.
- Xây dựng và quản lý hồ sơ GV và đánh giá kết quả việc nghiên cứu, sử dụng
hồ sơ phục vụ cho công tác quản lý đội ngũ GV, Cụ thể là:
+ Quản lý thông tin hồ sơ lý lịch.
+ Quản lý q trình cơng tác, bậc lương, bằng cấp, trình độ chun mơn, tin
học, ngoại ngữ, lý luận chính trị.
+ Quản lý danh hiệu thi đua, xếp loại cơng chức, thành tích đạt được, thanh tra
toàn diện.
+ Thống kê báo cáo in hồ sơ giáo viên. Kết xuất các số liệu thành báo cáo thống kê.
Tất cả các nội dung trên được tiến hành đồng thời trên hồ sơ giấy và cập nhật
dữ liệu vào máy tính. Truy xuất bằng cơng cụ Mail Merge trong Microsoft Word theo
biểu mẫu đã nghiên cứu.
22


Phần III
KẾT LUẬN
I. NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM
Qua nghiên cứu thực trạng công tác thiết lập, quản lý hồ sơ ở Khoa, chúng tôi
nhận thấy để đạt được kết quả nhất định như trên, cần phải có hai yếu tố quan trọng

nhất là:
1. Cập nhật, thống kê, truy xuất dữ liệu chính xác làm cơ sở cho hoạt động.
Nhân viên văn phòng phải được trang bị những tri thức cơ bản về công nghệ
thông tin và sử dụng thành thạo máy vi tính để giúp cho việc nắm bắt các thơng tin thật
nhanh, xử lý các số liệu chính khác, cập nhật thông tin kịp thời, đúng thời điểm.
Cụ thể ở đây chúng tôi cập nhật dữ liệu trên Microsoft Word hay Excel và truy
xuất dữ liệu bằng công cụ Mail Merge trong Microsoft Word.
2. Công tác quản lý, lên kế hoạch hoạt động chặt chẽ, sâu sát của Khoa đối
với hoạt động của giáo viên.
a) Kiểm tra.
Trong công tác kiểm tra cần có kế hoạch và đối tượng cụ thể, để sau khi được
kiểm tra đánh giá, giáo viên được tư vấn những kiến thức, biện pháp cần thiết phục vụ
cho cơng tác giảng dạy của mình.
b) cơng tác bồi dưỡng chuyên môn.
Tăng cường bồi dưỡng GV thường xuyên, coi trọng việc cập nhật kiến thức
chuyên môn và phương pháp (nên chú ý đào tạo đội ngũ cốt cán để họ về bồi dưỡng
cho các đồng nghiệp khác). Trong công tác bồi dưỡng nên chỉ đạo các tổ chuyên môn
tổ chức các chuyên đề đi sâu vào nội dung giảng dạy cụ thể, một phương pháp cụ thể.
Các nội dung bồi dưỡng cần có các chuyên đề nhằm nâng cao tầm hiểu biết về các
khoa học ứng dụng với các môn học, ngành học, các chuyên đề về phương pháp giáo
dục HS,…
c) Có kế hoạch tạo điều kiện hoạt động dạy-học cho GV.
Có chế độ động viên cao GV dạy giỏi, GV trưởng bộ mơn, chế độ chính sách
ưu đãi GV, kết hợp với các chế độ khuyến khích về vật chất và tinh thần nhằm tạo ra
động lực đảm bảo cho GV nhiệt tình cơng tác.
Cần thúc đẩy công tác nghiên cứu khoa học, tạo điều kiện và khuyến khích GV
tham gia nghiên cứu khoa học. Bởi vì, thành công trong giáo dục phụ thuộc một phần
rất quan trọng vào năng lực phát hiện, đặt ra và giải quyết những vấn đề gặp phải trong
hoạt động nghề nghiệp. Bởi vậy, GV phải có năng lực nghiên cứu, có thói quen giải
quyết các vấn đề bằng con đường nghiên cứu khoa học. Bằng con đường đó khơng

những sẽ tìm ra giải pháp hợp lý với hoàn cảnh điều kiện xác định mà cịn khơng
ngừng nâng cao trình độ năng lực nghề nghiệp của bản thân.

23


II. Ý NGHĨA CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM.
1. Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, công nhân viên chức.
Trong một Khoa, nếu công văn giấy tờ trong quá trình giải quyết và sau khi giải
quyết xong được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc
phản ánh chức năng nhiệm vụ của từng Khoa, từng bộ phận, sẽ giúp cho các cán bộ
lãnh đạo Khoa tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được
hồn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời, góp
phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, công nhân viên chức.
2. Giúp Khoa quản lý dữ liệu, tài liệu được chặt chẽ.
Mỗi khi hồ sơ được lập thành, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho trưởng Khoa và
nhân viên văn phòng theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn
bản của Khoa mình, biết được những hồ sơ tài liệu nào cần phải bảo quản chu đáo,
nắm, phát hành, lưu trữ, cập nhật,...
3. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, truy xuất dữ liệu.
Việc nhập, truy xuất tài liệu phải trên cơ sở hồ sơ chứ không phải là tài liệu rời
lẻ. Đó là một yêu cầu bắt buộc. Vì rằng cơng tác lập hồ sơ ở bộ phận, Khoa hiện hành
nếu làm được tốt tức là đã bước đầu phân loại và xác định được giá trị của văn bản.
Trên cơ sở đó, nhân viên phụ trách văn phịng dễ dàng lựa chọn những văn bản có giá
trị thực tiễn để lưu trữ được hoàn chỉnh.
Việc lập hồ sơ tốt, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên văn phịng làm tốt
cơng tác chỉnh lý và các nghiệp vụ chun mơn khác, tránh được những khó khăn,
phức tạp trong việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu, báo cáo kết quả hoạt
động ..., do đó mà nâng cao được hiệu suất và chất lượng cơng tác văn thư lưu trữ, có
thể đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng tài liệu của Khoa.

III. KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG, TRIỂN KHAI
Đề tài này có thể áp dụng cho các Khoa, cơ quan trong lĩnh vực công tác văn
thư, lưu trữ hồ sơ hoạt động của cán bộ, giáo viên, công nhân viên.
Triển khai đến các Khoa, cơ quan việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình
thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và
phương pháp nhất định. Công tác lập hồ sơ lưu trữ hiện hành của Khoa là nhiệm vụ bắt
buộc của mỗi Khoa trong q trình giải quyết cơng việc, giúp cho mỗi người sắp xếp công
văn, giấy tờ khoa học và thuận tiện cho công việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến và giải quyết
cơng việc, khi cần tài liệu tìm thấy ngay, quản lý chặt chẽ, nâng cao hiệu quả công tác,
chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ tài liệu.
Việc nhận thức đúng đắn về giá trị của hồ sơ, tài liệu cũng như việc quản lý,
khai thác, sử dụng phù hợp sẽ đem lại những tác dụng tích cực, góp phần thúc đẩy sự
vận hành và phát triển của Khoa.
24


IV. NHỮNG KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT.
- Các cấp Lãnh đạo cần quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất, phịng làm việc
nhằm phục vụ tốt cho cơng tác văn thư nhiều hơn nữa và tạo điều kiện đủ cơ sở vật
chất để phục vụ cho công tác lưu trữ các loại hồ sơ của nhà trường ngày một tốt hơn.
- Cần cung cấp thêm trang thiết bị để phù hợp với sự tiến bộ của khoa học trong
giai đoạn hiện nay.
- Cần mở các khóa đào tạo ngắn hạn cho nhân viên văn phòng các Khoa, phòng
ban trong trường, tập huấn và học tập về chuyên môn nghiệp vụ của mình.
- Cũng mong muốn truy xuất hồn chỉnh bằng Microsoft Access.
*KẾT LUẬN:
Công tác quản lý ở Khoa trong trường cao đẳng nghề thành công hay thất bại
phụ thuộc rất nhiều vào việc biết lựa chọn và vận dụng phối hợp một cách linh hoạt
các biện pháp quản lý. Hoạt động của Khoa có nhiều phức tạp, trong đó lên kế hoạch
hoạt động trong công tác dạy học và giáo dục là hoạt động trung tâm. Vì vậy cần phải

sử dụng các biện pháp quản lý đội ngũ GV làm cơ sở cho công tác kiểm tra, đánh giá,
xếp loại GV trong năm học. Có kế hoạch và thực hiện thường xun việc bồi dưỡng
nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho đội ngũ giáo viên, nhằm để đảm bảo
chất lượng giảng dạy.
Đối với tình hình thực tế tại Khoa, vai trị của người làm cơng tác quản lý, nhất
là quản lý việc dạy-học của giáo viên ở Khoa là hết sức cần thiết. Được sự chỉ đạo sâu
sát của Ban giám hiệu, Khoa đã phối hợp nhiều biện pháp quản lý nhằm nâng cao chất
lượng giảng dạy của GV cụ thể như phân công công tác, giảng dạy hợp lý; tổ chức
kiểm tra việc thực hiện qui chế chuyên môn, chất lượng soạn giảng của giáo viên; bồi
dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho GV; phát động các phong trào thi đua, khen
thưởng…Để đạt được những vấn đề trên, nâng cao chất lượng hoạt động dạy-học của
giáo viên, một hoạt động khơng thể thiếu đó là cơng tác thiết lập hồ sơ quản lý chuyên
môn ở Khoa trong trường Cao đẳng nghề; đồng thời có hồ sơ theo dõi hoạt động của
từng giáo viên, đơn giản và thuận tiện đó là truy xuất dữ liệu theo Mail Merge trong
Microsoft Word.
Thiết nghĩ, những biện pháp quản lý nêu trên chỉ là bước đầu đưa hoạt động
của Khoa vào nề nếp, những bước tiếp theo vẫn rất cần sự hỗ trợ về cơ sở vật chất, kỹ
thuật, trang thiết bị hiện đại, đáp ứng với yêu cầu đổi mới, giúp cho công tác quản lý
hoạt động chuyên môn của giáo viên ở Khoa Khoa sâu sát, nâng cao hiệu quả hoạt
động dạy-học của giáo viên trường Cao đẳng nghề An Giang.
Nội dung trên là tất cả những kinh nghiệm của tôi trong q trình thực hiện
cơng tác quản lý hoạt động của Khoa. Đề tài: “Truy xuất dữ liệu hồ sơ quản lý hoạt
động của giáo viên băng công cụ Mail Merge trong Microsoft Word, nhằm nâng cao
công tác quản lý của Khoa thuộc trường Cao đẳng nghề An Giang” mà bản thân tôi đã
nghiên cứu, đúc kết trong nhiều năm làm công tác “quản lý khoa”, đã đưa ra những
biện pháp thực hiện trên. Trong q trình tìm tịi học hỏi chắc chắn cịn nhiều thiếu
sót, rất mong được sự đóng góp của các đồng nghiệp để đề tài ngày càng được hoàn
thiện hơn./.
25