CHU TRÌNH CHI PHÍ WORD

CHƯƠNG VI. CHU TRÌNH CHI PHÍ
1. Khái niệm

Chu trình chi phí hay một số sách còn gọi là chu trình chi tiêu (expenditure cycle) là
chu trình liên quan tới các hoạt động mua hàng và thanh toán với người bán. Nó bao gồm
một chuỗi hoạt động chính là: Nhận yêu cầu trong nội bộ và tìm kiếm người đặt hàng với
người cung cấp; nhận và bảo quản hàng mua; Ghi nhận công nợ phải trả; Và thanh toán
cho người bán về hàng mua.
2. Mục tiêu

Nhận biết các hoạt động trong chu trình
Mô tả dòng di chuyển dữ liệu trong chu trình
Nội dung các chứng từ sử dụng
Quy trình xử lý thủ công và máy tính
Các loại báo cáo trong chu trình doanh thu
Rủi ro và các thủ tục kiểm soát trong chu trình.
3. Các hoạt động trong chu trình chi phí
-

Hoạt động mua hàng thanh toán tiền gồm 4 hoạt động :
Nhận yêu cầu trong nội bộ và tìm kiếm người đặt hàng với người cung cấp
- Nhận và bảo quản hàng mua
- Ghi nhận công nợ phải trả
- Thanh toán cho người bán về hàng mua
3.1Hoạt động đặt hàng với người cung cấp
Đây là hoạt động đầu tiên của chu trình chi phí. Hoạt động này bao gồm:
3.1.1 Nhận yêu cầu mua hàng

Nhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận hay chu trình liên quan. Nhu cầu mua hàng
được xác định từ các bộ phận chức năng kiểm soát hàng tồn kho hoặc bộ phận sử dụng
trực tiếp các hàng hay dịch vụ này. Đó là những yêu cầu liên quan tới nguyên vật liệu với

đơn vị sản xuất, hàng hóa với đơn vị thương mại hoặc là các loại văn phòng phẩm, công
cụ dụng cụ hay tài sản cố định cho tất cả các loại doanh nghiệp. Nếu là các nhu cầu liên
quan tới văn phòng phẩm hay tài sản cố định, nghĩa là nhu cầu mua phát sinh không


thường xuyên và tương đối ít, thì thông thường nhu cầu được đề xuất từ các bộ phận hoặc
phòng ban sử dụng trực tiếp. Nếu nhu cầu liên quan tới nguyên vật liệu hoặc hàng hóa,
các loại được kiểm soát chặt chẽ qua hệ thống kho hàng, thì nhu cầu này thường bắt đầu
từ hệ thống kiểm soát kho hàng.
Hệ thống kiểm soát kho hàng là một hệ thống gồm kiểm soát trực tiếp hàng trong
kho và phương pháp quản lý tính toán hàng dữ trữ cũng như đặt hàng. Các phương pháp
quản lý tính toán hàng dự trữ và đặt hàng phổ biến như phương pháp xác định lượng
hàng kinh tế nhất (economic order quantity- EOQ), phương pháp lập kế hoạch yêu cầu
nguyên vật liệu (materials requirements planning- MRP), phương pháp hàng tồn kho
ticws thời JIT (just- in- time inventory system) sẽ được trình bày trong phần chu trình
sản xuất.
Trong các doanh nghiệp quy mô lớn và kiểm soát kho hàng chặt chẽ, hệ thống kiểm
soát kho hàng được tin học hóa, và yêu cầu hàng được lập hoặc thông báo tự động trên cơ
sở các dữ liệu lưu trữ về hàng trong kho, và các chương trình xác định hàng dự trữ tối
thiểu cũng như thời điểm cần bổ sung hàng dự trữ.
Trong các doanh nghiệp chưa có hệ thống kiểm soát kho hàng và tự động, thì nhận
viên quản lý kho dựa vào các ghi chép hàng tồn kho và định mức dự trữ sẽ xác định và
lập các chứng từ yêu cầu hàng.
Các nhu cầu này cần được kiểm tra lại nhằm khẳng định các nhu cầu này là phù hợp
và tổng hợp các nhu cầu.
3.1.2 Tìm kiếm người bán phù hợp và đặt hàng

Căn cứ yêu cầu mua hàng gửi từ bộ phận có nhu cầu, bộ phận mua hàng kiểm tra,
xét duyệt nhu cầu này và tổng hợp các nhu cầu được xét duyệt, tìm kiếm người cung cấp
phù hợp và lập các thủ tục đặt hàng với người bán.

Các đơn vị khác nhau có các thủ tục tìm kiếm người cung cấp và xét duyệt đặt hàng
cụ thể khác nhau trước khi gửi cho người bán. Về nguyên tắc cơ bản, việc tìm kiếm và
lựa chọn người bán tùy thuộc vào chính sách quản lý cũng như yêu cầu hoạt động của
mỗi doanh nghiệp . Tiêu thức chính dùng làm căn cứ cân nhắc khi lựa chọn người bán là:


giá cả hàng hợp lý, chất lượng hàng tốt theo yêu cầu, giao hàng kịp thời và tính đáng tin
cậy cảu người bán. Sau khi tìm kiếm, lựa chọn người bán phù hợp, đơn vị tiens hành hoạt
động đặt hàng nhằm xác định các yêu cầu về hàng, về giá cả, giao hàn và vấn đề thanh
toán. Người bán xem xét đặt hàng và trả lời chấp nhận hay không chấp nhận đặt hàng này
(xem phần xét duyệt đặt hàng của khách hàng thuộc chu trình doanh thu). Lúc này bộ
phận mua hàng thông báo đặt hàng được chấp nhận cho các bộ phận liên quan như một
ủy quyền cho các bộ phận này thực hiện các công việc tiếp theo liên quan đặt hàng mua.
Hoạt động đặt hàng với người cung cấp được mô tả qua sơ đồ dòng dữ liệu chi tiết
như sau:


Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng
3.1.3 Hoạt động đặt hàng
Hoạt động đặt hàng luôn bắt đầu từ các yêu cầu mua hàng và tạo ra đặt hàng gửi
người bán. Hoạt động này cần thu thập các dữ liệu về nhu cầu bổ sung hàng hay dịch vụ
và xử lý tạo các đặt hàng gửi người bán. Các dữ liệu và thông tin này có thể được thu
thập và truyền thông bằng chứng từ hoặc các tập tin điện tử trong môi trường tin học hóa
học. Các dữ liệu thu thập được lưu trữ trong các tập tin trong môi trường xử lý bằng máy
hoặc sổ kế toán trong môi trường xử lý bằng tay
3.1.3.1 Chứng từ

Yêu cầu mua hàng ( purchase requisition). Đây là chứng từ xác định yêu cầu
mua hàng do các bộ phận có nhu cầu lập và gửi cho bộ phận mua hàng. Chứng từ này
phản ánh các thông tin cơ bản như yêu cầu cụ thể về hàng, tên hàng, chủng loại hàng,

xuất xứ, chất lượng hàng; số lượng hàng; yêu cầu về việc giao hàng như thời gian, địa
điểm, phương thức giao hàng hoặc giá cả hàng yêu cầu tùy theo chính sách chi tiêu nội
bộ. Chứng từ này cần có sự ký duyệt của trưởng bộ phận yêu cầu để đảm bảo việc chịu
trách nhiệm với yêu cầu của bộ phận. Chứng từ này có thể có nhiều tên khác nhau, ví dụ
“yêu cầu mua hàng”, “đề nghị bổ sung hàng”, “đề xuất mua hàng”
Đặt hàng mua (purchase order) là chứng từ xác định yêu cầu của doanh nghiệp
với người bán. Chứng từ này do bộ phận mua hàng lập sau khi tiến hành các thủ tục tìm
kiếm người bán phù hợp và xét duyệt của người được ủy quyền. Nội dung trên chứng từ
bao gồm tất cả các yêu cầu của doanh nghiệp đối với người bán như: yêu cầu mặt hàng,
số lượng hàng, giao hàng và thanh toán tiền. Tùy điều kiện và khả năng đáp ứng của
người bán, một yêu cầu mua hàng có thể cần lập một hoặc nhiều đặt hàng mua và ngược
lại một đặt hàng mua có thể lập cho nhiều yêu cầu mua hàng.
Đặt hàng mua được lập nhiều liên. Sau khi nhận được trả lời chấp thuận đặt hàng
của người bán, đăt hàng mua được chấp thuận sẽ được gửi để thông báo cho các bộ phận
liên quan


Hợp đồng mua bán. Thông thường khi người bán chấp nhận đặt hàng mua từ
khách hàng, hai bên tiến hành lập hợp đồng mua bán và hợp đồng mua bán được ký kết
này sẽ là căn cứ pháp lý ràng buộc trách nhiệm giữa hai bên
3.1.3.2 Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ
Luân chuyển chứng từ hoàn toàn phụ thuộc vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu
kiểm soát và phương pháp xử lý thông tin và được thể hiện trên sơ đồ dòng dữ liệu hoặc
lưu đồ. Trong phần kế toán theo chu trình, chúng tôi dùng một minh họa luân chuyển
chứng từ theo mô hình tổ chức kinh doanh của công ty ABC nào đó, nhằm đảm bảo mô tả
các hoạt động kinh doanh cơ bản đáp ứng các yêu cầu thông tin quản lý cơ bản và kiểm
soát nội bộ.

Hình sau minh họa luân chuyển chứng từ trong hoạt động đặt hàng tạo công ty ABC:

Lưu đồ xử lý đặt hàng và xử lý thủ công


3.2 Hoạt động nhận và bảo quản hàng hóa

Tới ngày giao hàng, người bán tiến hành giao hàng cho doanh nghiệp theo địa chỉ
doanh nghiệp yêu cầu và bộ phận nhận hàng thực hiện việc nhận hàng gồm hai công việc
cơ bản là: (1) Đối chiếu hàng giao so với đặt hàng vả chấp nhận giao hàng. (2) Chuyển
hàng tới nơi bảo quản hay sử dụng.
Trường hợp hàng nhận phù hợp với đặt hàng về mặt hàng, chất lượng và số lượng
sẽ được chấp nhận và chuyển giao cho thủ kho chịu trách nhiệm quản lý hàng trong kho,
hoặc giao cho bộ phận sử dụng hàng theo như yêu cầu ban đầu. Trường hợp không đạt
các yêu cầu về chất lượng hoặc sai lệch về số lượng so với đặt hàng, thì bộ phận nhận
hàng sẽ từ chối nhận hàng và thông báo hoặc làm việc trực tiếp với người bán. Tùy theo
thỏa thuận tiếp theo giữa người bán và bộ phận nhận hàng, các thủ tục liên quan sẽ được
thực hiện ví dụ như người bán giảm giá bán, điều chỉnh lại hóa đơn về số lượng hoặc giá
cả, hoặc nhận lại hàng đã giao nhưng không được chấp nhận.
Bộ phận nhận hàng và nơi bảo quản hàng có nhiệm vụ ghi nhận và thông báo tất cả
thông tin nhận hàng này cho các bộ phận liên quan. Các hoạt động này tạo dòng thông tin
chi tiết sau.


Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý nhận và bảo quản hàng
3.2.1 Hoạt động nhận hàng

3.2.1.1 Chứng từ
Phiếu nhập kho hoặc báo cáo nhận hàng. Chứng từ này do bộ phận nhận hàng lập
để ghi nhận các thông tin nhận hàng thực tế như số lượng, chất lượng hàng cũng như thời
gian, địa điểm nhận hàng. Chứng từ này cần có chữ ký của người nhận hàng và thủ kho

nếu hàng chuyển cho kho.
Trường hợp hàng không nhập kho mà chuyển giao trực tiếp cho bộ phận sử dụng thì
có thể thay thế phiếu nhập kho bằng “Biên bản nhận hàng” hoặc chứng từ tương đương
với bộ phận nhận hàng và bộ phận sử dụng.
Các chứng từ này cũng cần lập nhiều liên để thông báo cho các bộ phận liên quan
về thông tin nhận hàng.


Trường hợp không chấp nhận hàng do người bán giao, bộ phận nhận hàng lập biên
bản kiểm tra và từ chối chấp nhận hàng. Một liên của chứng từ này cần gửi cho người
bán kèm cùng hàng hóa không được chấp nhận, các liên khác luân chuyển trong nội bộ
đơn vị để thông báo các bộ phận liên quan như bộ phận mua hàng và kế toán phải trả.
Chứng từ này có nhiều tên gọi khác nhau chẳng hạn như “biên bản từ chối hàng”,…
Phiếu giao hàng hay đóng gói hàng. Đây là chứng từ do người bán hoặc đơn vị
vận tải phát hành. Nó chứa đựng các thông tin cơ bản về hàng được đóng gói và giao cho
khách hàng bao gồm: mặt hàng, số lượng, quy cách đóng gói và vận chuyển, thời gian,
địa điểm giao hàng.
3.2.1.2 Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ



3.2.1.3 Dữ liệu lưu trữ
Liên quan tới hoạt động nhận hàng, ngoài các thông tin liên quan là đặt hàng, người
bán và hàng tồn kho như trình bày trong hoạt động đặt hàng, xử lý nhận hàng còn thu
thập những thông tin nghiệp vụ ngân hàng
Thông tin nhận hàng (số phiếu nhập kho/ phiếu nhận hàng, mã hàng, số lượng hàng,
mã người bán, số đặt hàng,…)
3.3 Hoạt động chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ
Hoạt động mua hàng đã hoàn thành sau khi doanh nghiệp nhận được hàng. Khi
người bán chuyển giao hóa đơn, kế toán phải trả tiến hành kiểm tra đối chiếu, chấp nhận

hóa đơn, ghi sổ theo dõi công nợ phải trả người bán. Đến hạn thanh toán, kế toán lập các
thủ tục để chuyển bộ phận quỹ thanh toán tiền cho người bán.

Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ phải trả


3.3.1 Chứng từ
Hóa đơn mua hàng (Invoice). Hóa đơn mua hàng do người bán phát hành ghi nhận
toàn bộ thông tin liên quan tới việc bán hàng, bao gồm những loại thông tin cơ bản như
người mua hàng, mặt hàng bán, số lượng, giá cả hàng bán, vận chuyển giao hàng và các
điều khoản thanh toán liên quan.
Chứng từ thanh toán (disbursement voucher) là chứng từ được sử dụng trong trường
hợp doanh nghiệp sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán theo dõi công nợ. Đây là chứng
từ lập kế hoạch thanh toán và theo dõi công nợ. Cách thiết lập và sử dụng chứng từ được
trình bày chi tiết trong phần “ “chứng từ” sử dụng trong hoạt động thanh toán công nợ”
và “Theo dõi chi tiết công nợ phải trả”.
3.3.2 Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ
Hoạt động luân chuyển chứng từ tại công ty ABC theo hai mô hình sử dụng hệ
thống chứng từ thanh toán (Voucher system) và không sử dụng hệ thống chứng từ thanh
toán.
Sự khác biệt trong mô hình sử dụng hệ thống voucher ở đây là việc lập chứng từ
thanh toán (disbursement voucher) sau khi chấp nhận hóa đơn mua hàng. Nếu doanh
nghiệp không sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán thì trong lưu đồ sẽ không có bước
lập chứng từ thanh toán.


Lưu đồ xử lý chấp nhận hóa đơn, theo dõi công nợ - Không sử dụng hệ thống
Voucher – Xử lý bằng tay

3.3.3 Dữ liệu lưu trữ
Hoạt động chấp thuận hóa đơn và theo dõi công nợ cần lưu trữ thông tin về hóa đơn
mua hàng.
Dữ liệu hóa đơn mua hàng ( Số hóa đơn, số đặt hàng, mã mặt hàng, số lượng, đơn
giá, mã người bán, …)
3.4. Hoạt động thanh toán công nợ
Hoạt động thanh toán bắt đầu khi kế toán phải trả chuyển hồ sơ mua hàng đến hạn
thanh toán, kế toán thanh toán tiến hành lập chứng từ đề nghị thanh toán và chuyển xét
duyệt hồ sơ thanh toán. Hoạt động thanh toán chấm dứt sau khi bộ phận quỹ chuyển tiền


thanh toán và các dữ liệu thanh toán được cập nhật.

Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý thanh toán tiền
3.4.1. Chứng từ


- Phiếu chi: là chứng từ ghi nhận những thông tin thực tế chi tiền mặt ra khỏi quỹ
doanh nghiệp. Các thông tin cơ bản được ghi nhận trên phiếu chi là người nhận tiền, nội
dung chi tiền và số tiền thực tế chi. Chứng từ này do kế toán thanh toán lập như một uỷ
quyền cho thủ quỹ chi tiền và khi thủ quỹ thực chi tiền thì người nhận và thủ quỹ cùng ký
nhận vào phiếu chi. Lúc này phiếu chi trở thành chứng từ thực hiện chi tiền.
- SEC thanh toán: là chứng từ có giá trị như tiền, làm căn cứ chuyển tiền gửi từ tài
khoản người trả tiền sang tài khoản người nhận tiền. SEC thanh toán bao gồm các nội
dung mô tả chi tiết tài khoản và thông tin người trả tiền, người nhận tiền, nội dung thanh
toán và số tiền thanh toán.
- Chứng từ thanh toán là chứng từ lập kế hoạch thanh toán cho một hoặc nhiều
hoá đơn dự định thanh toán cùng một thời điểm
3.4.2. Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ

Lưu đồ Xử lý bằng tay thanh toán tiền
3.4.3. Dữ liệu lưu trữ


Hoạt động thanh toán tiền (số chứng từ thanh toán, số đặt hàng, số hoá đơn, tên
người bán, số tiền…)
4. Hoạt động kiểm soát trong chu trình

Hoạt động đặt hàng
Rủi ro
Đặt hàng cho yêu cầu mua
hàng không hợp lệ
Đặt hàng nhà cung cấp
không hợp lệ, không đủ khả
năng
Đặt hàng sai mặt hàng, số
lượng

Ảnh hưởng
Thủ tục kiểm soát
Phát sinh chi phí
Yêu cầu phải được xét
Mua hàng giá cao, chất duyệt
lượng kém
Phân tích tình trạng nhà
Đình trệ kinh doanh
cung cấp
Xét duyệt đơn đặt hàng
Lập và hạn chế tiếp cận

danh sách nhà cung cấp hợp
lệ
Lập chứng từ yêu cầu hàng
Kiểm soát nhập liệu


Hoạt động nhận hàng
Rủi ro
Nhận hàng không đặt mua

Ảnh hưởng
Phát sinh chi phí lưu trữ
hàng tồn kho

Thủ tục kiểm soát
Đối chiếu đơn đặt hàng khi
nhận hàng

Nhận sai mặt hàng, số
lượng
Mất hàng

Thanh toán cho mặt hàng
không đúng
Mất tài sản, sổ sách kế toán
không chính xác

Lập chứng từ nhận hàng
Đối chiếu đơn đặt hàng
Quy định các cá nhân liên

quan
Kiểm kê kho định kì

Hoạt động nhận hóa đơn – ghi nhận nợ
Rủi ro
Hóa đơn không đúng nội
dung của nghiệp vụ (SL,
MH,…)
Hóa đơn nhập liệu nhiều sai
sót
Ghi nhận nợ sai, không
đúng thời điểm

Ảnh hưởng
Ghi nhận nợ sai, chi phí sai

Thủ tục kiểm soát
Đối chiếu hóa đơn, đơn đặt
hàng, giấy nhập hàng

Sai nợ phải trả, hàng hóa
mua

Kiểm soát nhập liệu
Đối chiếu với đơn đặt hàng,
phiếu giao hàng
Thanh toán sai nhà cung cấp Đối chiếu nợ với nhà cung
cấp định kì
Kiểm soát xử lý

Hoạt động thanh toán
Rủi ro
Thanh toán cho hàng chưa
được nhận

Ảnh hưởng
Mất tiền, chi phí tăng

Không hưởng chiết khấu do
thanh toán không đúng thời
điểm
Thanh toán 1 hóa đơn nhiều
lần

Tăng chi phí mua hàng
Chi phí phát sinh tăng
Mất tiền

Thủ tục kiểm soát
Đối chiếu đơn đặt hàng,
phiếu nhận hàng, hóa đơn
trước khi xét duyệt thanh
toán
Lưu trữ hóa đơn theo ngày
thanh toán
Đánh dấu chứng từ đã sử
dụng


Ghi nhận thanh toán sai

Nợ phải trả không phản ánh
chính xác

Thanh toán cho nhà cung
cấp không có thật

Mất tiền

Lưu chứng từ thanh toán
cùng với hóa đơn
Kiểm soát nhập liệu
Kiểm soát nhập liệu
Đối chiếu định kì với nhà
cung cấp
Lập bộ chứng từ thanh toán
Lập danh sách nhà cung cấp
thường xuyên