Hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm khoa học và Công nghệ Việt Nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

---/---

---/---

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THANH HÀ

HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 60 34 04 03

Người hướng dẫn khoa học: TS. NGUYỄN BÙI NAM

Hà Nội, 2016


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan: Luận văn này là công trình nghiên cứu thực sự của cá
nhân tôi, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS. Nguyễn Bùi Nam.
Các số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và
không trùng lặp với các đề tài khác. Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu

của mình.
Hà Nội, ngày … tháng 11 năm 2016
Tác giả luận văn

Nguyễn Thanh Hà


LỜI CẢM ƠN
Với tình cảm trân trọng nhất, tác giả luận văn xin bày tỏ lời cảm ơn
chân thành, sâu sắc nhất tới TS. Nguyễn Bùi Nam vì sự tận tình hướng dẫn,
giúp đỡ của tác giả trong quá trình thực hiện luận văn.
Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn đối với Ban Giám đốc, các Thầy, cô
giáo của Học viện Hành chính quốc gia đã tận tình, chu đáo trong quá trình
giảng dạy và truyền đạt kiến thức cho tôi. Xin cảm ơn toàn thể cán bộ, nhân
viên của Học viện Hành chính quốc gia đã tạo những điều kiện thuận lợi nhất
cho tác giả trong thời gian học tập, nghiên cứu và hoàn thành chương trình
cao học.
Xin chân thành cảm ơn các vị lãnh đạo, các đồng nghiệp, bạn bè công
tác tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam đã luôn động viên,
quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ tôi về mặt tài liệu, số liệu, để tôi có thể hoàn
thiện luận văn này.
Tuy đã có nhiều cố gắng trong việc đầu tư thời gian và công sức nghiên
cứu hoàn thành luận văn, nhưng do hạn chế về chuyên môn, kiến thức, nên
chắc chắn không thể tránh khỏi những khiếm khuyết, thiếu sót. Kính mong
nhận được sự góp ý của các Thầy, cô giáo, của đồng nghiệp và các bạn học
viên, để luận văn ngày càng hữu ích hơn.
Xin trân trọng cám ơn!
Hà Nội, ngày … tháng 11 năm 2016
Tác giả luận văn

Nguyễn Thanh Hà


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................ 2
LỜI CẢM ƠN .................................................................................................. 3
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT ............................................................ 6
DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU .................................................................. 7
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA ................. 7
1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư .......................................... 7
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư ............................................................ 7
1.1.2. Vị trí , vai trò của công tác văn thư .................................................. 8
1.1.3. Yêu cầu đối với công tác văn thư................................................... 13
1.1.4. Nội dung công tác văn thư ............................................................. 15
1.2. Hiện đại hóa công tác văn thư............................................................ 20
1.2.1.Khái niệm hiện đại hóa, hiện đại hóa công tác văn thư .................. 20
1.2.2. Nội dung hiện đại hóa công tác văn thư ........................................ 22
1.2.3. Các yếu tố tác động đến hiện đại hóa công tác văn thư ................. 24
Chương 2: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM
GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2013 ĐẾN NAY ...................................................... 27
2.1. Khái quát về Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam..... 27
2.1.1. Vị trí, chức năng ............................................................................. 27
2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn ................................................................. 27
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy................................................................... 29
2.1.4. Nhân lực khoa học của Viện .......................................................... 33
2.1.5.Quy định về công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và
Công nghệ Việt Nam................................................................................ 34
2.2.Phân tích thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn

lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam giai đoạn từ năm 2013 đến
nay ................................................................................................................ 37
2.2.1. Về thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư .............. 37
2.2.2. Về biên chế và hình thức tổ chức công tác văn thư ....................... 50
2.2.3.Về quản lý công tác văn thư............................................................ 50
2.2.4. Về ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư ............... 51


2.3. Đánh giá việc hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm
khoa học và Công nghệ Việt Nam giai đoạn từ năm 2013 đến nay ....... 52
2.3.1. Những thành quả đạt được ............................................................. 52
2.3.2. Hạn chế........................................................................................... 53
2.3.3. Nguyên nhân .................................................................................. 55
Chương 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG
HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN HÀN LÂM
KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM HIỆN NAY ........................ 59
3.1. Phương hướng và yêu cầu tăng cường hiện đại hóa công tác văn
thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam ...................... 59
3.1.1. Phương hướng ................................................................................ 59
3.1.2. Yêu cầu........................................................................................... 63
3.2. Giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện
Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam ............................................ 64
3.2.1. Hoàn thiện các quy định pháp luật về hiện đại hóa công tác văn thư ....... 64
3.2.2.Tổ chức các lớp đào tạo nâng cao, bồi dưỡng kiến thức mới về
nghiệp vụ văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức .............................. 66
3.2.3. Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001:2015 trong công tác văn thư............................................................ 67
3.2.4.Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ cần hoàn thành kết nối
liên thông phần mềm quản lý văn bản với Chính phủ điện tử ................. 73
3.2.6. Có chế độ, chính sách đầu tư kinh phí hợp lý cho việc hiện đại

hóa công tác văn thư................................................................................. 83
KẾT LUẬN ..................................................................................................... 86
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................. 88


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt

Diễn giải

CNTT

Công nghệ thông tin

CNVT

Công nghệ viễn thông

CNTT-TT

Công nghệ thông tin – truyền thông

CPĐT

Chính phủ điện tử

HLKH&CN

Hàn lâm Khoa học và Công nghệ

QPPL

Quy phạm pháp luật

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn


DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU

Số hiệu

Tên bảng/ biểu

Trang

bảng/biểu
Biểu 1.1

Nhân lực khoa học của Viện Hàn lâm Khoa học và Công
nghệ Việt Nam

33

Bảng 2.1

Số lượng văn bản đi - văn bản đến giai đoạn 2013 - 2015

39

Biểu 3.1

Mô hình Chính phủ điện tử ứng dụng trong cơ quan,

Bảng 3.1

tổ chức

78

Các mức độ tương tác trong Chính phủ điện tử

75


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển
giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… được gọi chung
là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ,
viên chức mọi cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên, không thể thiếu của
mọi cơ quan, tổ chức. Ngay từ khi cách mạng tháng Tám thành công, Nhà
nước ta đã có những quy định cụ thể về công tác này. Sau một thời gian xây
dựng bộ máy nhà nước, công tác văn thư lần đầu tiên được đề cập một cách
có hệ thống trong Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ,
ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963 của Chính phủ. Sau hơn 40
năm áp dụng và qua nhiều biến động của lịch sử, năm 2004, một bản Nghị

định mới về công tác văn thư của Chính phủ thay cho Nghị định 142/CP, đó
là Nghị định 110/2004-CP được ban hành ngày 8/7/2004.
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều
bộ phận. Vì vậy, làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin,
góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức và
phòng chống tệ quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức
từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch
công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp
trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc... đều phải
dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác
và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin
phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn
thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản. Đặc biệt, thực
hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức là nguồn bổ sung

1


thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành. Khi làm tốt công tác văn thư,
mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong
công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng
quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ
tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt
cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.
Quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra hiện nay là hệ quả của sự phát triển
vô cùng mạnh mẽ, mang tính chất đột biến của khoa học và công nghệ cao,
nhất là công nghệ thông tin. Các phương tiện hiện đại của công nghệ thông
tin, trước hết là mạng Internet, mạng viễn thông toàn cầu, cáp quang xuyên
đại dương, các mạng kết nối siêu lộ thông tin,… đã tạo ra kết cấu hạ tầng kỹ

thuật của toàn cầu hóa. Nếu chỉ xét riêng về mặt này thì toàn cầu hóa hiện nay
là sản phẩm, là thành quả của văn minh nhân loại, do vậy mà tất cả các quốc
gia, tất cả các dân tộc không những có cơ hội để tiếp nhận những sản phẩm và
thành quả đó, mà còn có quyền và cần phải tìm cách tham gia vào chính quá
trình ấy, để góp phần tiếp tục thúc đẩy sự tiến bộ của nhân loại.
Cùng với sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ, trên thực
tế công tác văn thư trong các cơ quan cũng ngày càng được củng cố, nhất là
trong giai đoạn hội nhập quốc tế hiện nay. Những thành tựu khoa học và công
nghệ tin học đã tác động mạnh mẽ đến quy trình quản lý. Điều đó đòi hỏi phải
cải cách nền hành chính cũ, phải sắp xếp lại bộ máy, bố trí lại nhân sự để theo
kịp với những tiến bộ chung của thế giới. Theo đó, việc hiện đại hóa công tác
văn thư - đổi mới toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn
bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm
thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức là điều kiện
tiên quyết trong quá trình hội nhập.
Xuất phát từ sự cần thiết phải hiện đại hóa công tác văn thư, cùng với
những kinh nghiệm công tác tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt

2


Nam, tôi đã lựa chọn đề tài nghiên cứu: “Hiện đại hóa công tác văn thư tại
Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam” làm đề tài luận văn tốt
nghiệp của mình. Tôi mong muốn thông qua đề tài này có thể đóng góp
những giá trị nghiên cứu thực tiễn về thực trạng công tác văn thư của Viện và
đề xuất những giải pháp góp phần hiện đại hóa công tác văn thư của Viện nói
riêng, của các cơ quan, tổ chức trong hệ thống nhà nước nói chung.
2. Tình hình nghiên cứu của đề tài
Trong những năm gần đây ở Việt Nam, việc tìm kiếm các giải pháp
hiện đại hóa công tác văn thư ở các cơ quan nhà nước nói chung đã thu hút

được sự quan tâm của nhiều nhà khoa học, các nhà quản lý và các nghiên cứu
sinh, các học viên cao học với nhiều phạm vi, góc độ nghiên cứu khác nhau.
Đến nay đã có nhiều cuốn giáo trình nghiên cứu khoa học về công tác
văn thư được công bố, hay một số chuyên khảo về lĩnh vực này cũng đã được
xuất bản như cuốn:
- Giáo trình Văn bản quản lý nhà nước và công tác văn thư lưu trữ
trong các cơ quan nhà nước của Học viện Hành chính Quốc gia (Nxb Giáo
dục 1997) cung cấp những kiến thức cơ bản về văn bản quản lý nhà nước và
những hiểu biết về công tác văn thư trong cơ quan nhà nước;
- Hướng dẫn soạn thảo văn bản lập quy của TS. Lưu Kiếm Thanh (Nxb
Thống kê 1999). Cuốn sách là tài liệu hướng dẫn, tham khảo một cách đầy đủ,
cụ thể về cách thức thực hiện soạn thảo các văn bản lập quy;
- Soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức của Tạ Hữu Ánh
(Nxb. Lao động 2008) cho độc giả một cái nhìn tổng quan về việc soạn thảo
và ban hành văn bản trong các cơ quan, tổ chức nói chung;
- Nghiệp vụ văn thư lưu trữ của Hoàng Lê Minh (Nxb Văn hóa thông
tin 2009) đã trình bày những nội dung, những bước cơ bản trong công tác
văn thư lưu trữ, có tính hướng dẫn nghiệp vụ khá chi tiết cho những người
làm công tác văn thư lưu trữ;

3


- Kỹ năng nghiệp vụ hành chính của TS. Nguyễn Văn Hậu (Nxb
Lao động) cung cấp cho độc giả những kiến thức cụ thể về nghiệp vụ
hành chính bao gồm những nội dung gì, và cần những kỹ năng gì để
thực hiện nghiệp vụ hành chính;
- Hỏi đáp về công tác văn thư, lập hồ sơ và lưu trữ đối với các cơ quan,
tổ chức của TS. Nguyễn Thị Hà và TS. Nguyễn Văn Hậu đồng chủ biên (Nxb
Chính trị Quốc gia)…

Ngoài ra, còn có một số luận văn thạc sĩ Quản lý công, Quản lý hành
chính công, hành chính học cũng nghiên cứu vấn đề này như luận văn thạc sĩ:
- Hoàn thiện Quản lý nhà nước đối với công tác văn thư trong giai
đoạn hiện nay của nước ta của Nguyễn Thị Trà (2001);
- Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trong văn phòng UBND quận,
huyện đáp ứng yêu cầu cải cách Hành chính nhà nước hiện nay của Đào
Ngọc Quang (2004);
- Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trong bối cảnh cải cách hành
chính tại Đại học Văn hóa Hà Nội của Lê Thị Bích Thuận (2008);
- Quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ ở UBND phường trên
địa bàn quận Gò Vấp - Thành phố Hồ Chí Minh của Phạm Văn Năm (2010);
- Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu trữ của Sở Y tế Đăk Lăk
của Kiều Xuân Lợi (2011)…
Các công trình khoa học nêu trên đã đề cập một cách trực tiếp hoặc
gián tiếp đến những giải pháp hoàn thiện chất lượng công tác văn thư ở những
mức độ, phạm vi nghiên cứu rộng, hẹp khác nhau. Đây là nguồn tài liệu tham
khảo rất quan trọng và quý giá cho tôi khi sử dụng tham khảo nghiên cứu để
viết luận văn cao học của mình. Tuy nhiên, cũng cần thấy rằng, cho đến nay
chưa có một công trình hay đề tài nghiên cứu khoa học nào đi sâu nghiên cứu
một cách cụ thể về hiện đại hóa công tác văn thư ở các đơn vị sự nghiệp - viện
nghiên cứu. Bằng những kiến thức đã được học trong chương trình đào tạo

4


thạc sĩ quản lý công, tôi hy vọng sẽ đánh giá được chất lượng công tác văn
thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam trong thời gian qua
và đề xuất những giải pháp để hiện đại hóa công tác văn thư của Viện.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1.Mục đích nghiên cứu

Đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm
Khoa học và Công nghệ Việt Nam trong những năm gần đây, để từ đó đề xuất
được một số giải pháp nhằm góp phần tăng cường hiện đại hóa công tác văn
thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam trong thời gian tới.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Xây dựng cơ sở lý luận về công tác văn thư, nội dung công tác văn
thư, hiện đại hóa công tác văn thư.
- Nghiên cứu, khảo sát, đánh giá chất lượng hiện đại hóa công tác văn
thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam giai đoạn từ năm
2013 đến nay.
- Đánh giá những mặt đạt được, những mặt còn hạn chế trong công tác
văn thư của Viện, nguyên nhân của những hạn chế đó.
- Đề xuất những giải pháp nhằm tăng cường hiện đại hóa công tác văn
thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam trong thời gian tới.
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và
Công nghệ Việt Nam.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Phạm vi không gian: Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam
+ Phạm vi thời gian: Từ năm 2013 đến nay
5. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu của đề tài
- Cơ sở lý luận của đề tài là dựa trên lý luận của chủ nghĩa Mác - Lênin
về nhà nước và pháp luật; hệ thống các quan điểm chỉ đạo, định hướng của

5


Đảng và Nhà nước trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước;
các Thông tư, hướng dẫn về công tác văn thư - lưu trữ; các tài liệu tham khảo,
các công trình nghiên cứu khoa học về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ

chức, đơn vị.
- Phương pháp nghiên cứu của đề tài là: phương pháp Quan sát, phương
pháp Phân tích - tổng hợp, phương pháp thống kê - so sánh, phương pháp điều
tra xã hội học và một số phương pháp nghiên cứu khoa học khác…
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
Kết quả nghiên cứu đề tài luận văn sau khi bảo vệ thành công sẽ là tài
liệu phong phú bổ sung thêm cơ sở lý luận, những giải pháp thiết thực về việc
đẩy mạnh hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công
nghệ Việt Nam nói riêng, các cơ quan nhà nước nói chung.
Các giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn
lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam có thể được tiếp tục nghiên cứu để áp
dụng trên thực tế với phạm vi rộng rãi hơn.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài mục lục, danh mục chữ viết tắt, phần mở đầu, kết luận, danh
mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn chia thành 3 chương:
Chương 1.Những vấn đề lý luận về hiện đại hóa công tác văn thư
Chương 2.Thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn
lâm Khoa học và Công nghệ giai đoạn 2013 đến nay
Chương 3.Phương hướng và giải pháp tăng cường hiện đại hóa công
tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam hiện nay

6


Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA
CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư
Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại

văn bản, bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ,
nhật ký, di chúc, gia phả…) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành
(chiếu, chỉ, sắc, lệnh…) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc
chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong
kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ. Đặc biệt, dưới
triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước.
Dưới thời Minh Mệnh, cơ quan giúp việc vua trong công tác công văn,
giấy tờ cũng được gọi là Văn thư phòng.
Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng,
Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế… (sau đây gọi
chung là cơ quan, tổ chức hoặc cơ quan), dùng để ghi chép và truyền đạt
thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Cũng
lẽ đó, công tác văn thư đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ,
viên chức mọi cơ quan, tổ chức. Ngay từ khi Cách mạng tháng Tám thành
công, Nhà nước ta đã có những quy định cụ thể về công tác này. Lần đầu tiên,
công tác văn thư được đề cập một cách có hệ thống trong Nghị định 527-TTg
ngày 02/11/1957 ban hành Bản điều lệ quy định chế độ chung về công văn,
giấy tờ ở các cơ quan. Tiếp đó, Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công
tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963 của Chính phủ
được ban hành. Sau hơn 40 năm áp dụng và qua nhiều biến động của lịch sử,
ngày 08/4/2004, Chính phủ ban hành Nghị định 110/2004/NĐ-CP thay thế
cho Nghị định 142/CP.

7


Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về công tác văn thư và
quản lý nhà nước về công tác văn thư, được áp dụng đối với các cơ quan nhà
nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã
hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi

chung là cơ quan, tổ chức), công tác văn thư bao gồm “ các công việc về soạn
thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong
quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu
trong công tác văn thư” (Điều 2).
1.1.2. Vị trí , vai trò của công tác văn thư
1.1.2.1. Vị trí
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung. Trong văn phòng, công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu
được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động
của văn phòng.
Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của mỗi cơ quan, có
ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức.
1.1.2.2.Vai trò
- Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các
cơ quan
Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, từ khâu đề ra các chủ trương,
chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến việc phản ánh
tình hình, nêu kiến nghị với cấp trên hoặc giải quyết những công việc cụ thể,
nói chung đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng
đầy đủ, chính xác và nắm bắt được kịp thời thì hoạt động quản lý của các cơ
quan càng đạt hiệu quả cao. Thực tế cho thấy, để đề ra các quyết định quản lý
đúng đắn, có khả năng thực thi, thì lãnh đạo cơ quan cần phải nắm bắt, hiểu
đầy đủ và chính xác thông tin về những vấn đề, sự việc có liên quan; các cán
bộ, viên chức để làm tốt trách nhiệm của mình trong việc giúp thủ trưởng cơ

8


quan, đơn vị theo dõi, nắm tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết, soạn thảo văn
bản về những vấn đề, sự việc được phân công, tất yếu phải tiến hành thu thập

và xử lý các nguồn thông tin có liên quan.
Ví dụ để soạn thảo một báo cáo tổng kết công tác năm của cơ quan
thì cán bộ được phân công dự thảo phải thu thập và xử lý các nguồn thông
tin sau đây:
+ Văn bản giao chỉ tiêu kế hoạch của cơ quan có thẩm quyền
+ Kế hoạch công tác năm của cơ quan
+ Các báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác tháng, quý, 6
tháng của cơ quan và các đơn vị trực thuộc
+ Các văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên trong quá trình thực hiện
các nhiệm vụ công tác được giao.
Đặc biệt, trong việc đề ra các quyết định quản lý và giải quyết những
vấn đề, sự việc liên quan đến chủ trương, đường lối của Đảng, luật pháp của
Nhà nước thì nhất thiết phải nghiên cứu đầy đủ các văn kiện của Đảng và các
văn bản quy phạm pháp luật có liên quan để đảm bảo cho văn bản ban hành
phù hợp với chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước.
Có thể nói, thu thập và xử lý thông tin là lao động tất yếu và mang tính
thường xuyên của những người tham gia hoạt động quản lý, từ thủ trưởng cho
đến cán bộ, viên chức của cơ quan. Còn thông tin là đối tượng lao động của
hoạt động quản lý, đồng thời cũng là sản phẩm của hoạt động này.
Ở nước ta, khi đất nước bước vào thời kỳ Công nghiệp hóa - Hiện đại
hóa, nhu cầu thông tin nhằm đảm bảo cho hoạt động quản lý ngày càng lớn và
đa dạng. Do đó, công tác văn thư càng có vai trò quan trọng hơn bao giờ hết.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất
lượng công tác của cơ quan
Trong hoạt động của các cơ quan, văn bản là căn cứ chủ yếu để giải
quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Do đó, hiệu

9

suất và chất lượng công tác của cơ quan nói chung, từng cán bộ, viên chức nói
riêng có quan hệ chặt chẽ với công tác văn thư. Nếu các khâu của công tác
văn thư làm tốt như: tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời
và chính xác; soạn thảo văn bản đảm bảo chất lượng; vào sổ văn bản đi - đến
được rõ ràng và đúng đắn; lập hồ sơ hiện hành hợp lý; các quy định về quản
lý văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh, thì sẽ đảm bảo thông tin văn bản
đầy đủ, kịp thời và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan. Từ đó sẽ
góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cơ quan. Ngược lại,
nếu một khâu nào đó của công tác văn thư không được xử lý tốt, thì ít nhiều
sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan. Đặc biệt,
khi công tác văn thư được tin học hóa để thay thế cho phương pháp thủ công
truyền thống thì chắc chắn hiệu suất và chất lượng hoạt động quản lý của các
cơ quan, tổ chức sẽ được nâng cao rõ rệt.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng chống tệ quan liêu,
giấy tờ
“Quan liêu” theo nguyên nghĩa chữ Hán là khái niệm dùng để chỉ
những người làm quan dưới thời phong kiến. Ngày nay, “Quan liêu” được
dùng để chỉ những cán bộ làm việc trong các cơ quan Đảng, Nhà nước và các
tổ chức chính trị - xã hội có biểu hiện xa rời thực tế; thiếu sâu sát quần chúng
và cơ sở, ngồi một chỗ ra lệnh cho cấp dưới thực hiện; giải quyết công việc
không qua điều tra, nghiên cứu cụ thể, đưa ra các quyết định quản lý không
phù hợp với thực tiễn và không có khả năng thực thi.
Tệ quan liêu trong các cơ quan thường gắn liền với việc lạm phát giấy
tờ, tức ban hành văn bản trong trường hợp lẽ ra có thể dùng những hình thức
khác để truyền đạt thông tin hoặc chỉ đạo, hướng dẫn thì thuận tiện và đạt
hiệu quả cao hơn. Quan liêu, giấy tờ là hai người bạn đồng hành và có quan
hệ mật thiết với nhau. Tác phong làm việc quan liêu sẽ dẫn đến lạm phát giấy
tờ và ngược lại, lạm phát giấy tờ là biểu hiện của chủ nghĩa quan liêu. Tác hại

10

của tệ quan liêu, giấy tờ là rất lớn. Nó làm hạn chế, gây ảnh hưởng không tốt
đến việc thực hiện chủ trương, chính sách của nhà nước, đến hiệu quả hoạt
động của cơ quan, tổ chức ; khiến cho mối quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới
thiếu gắn bó chặt chẽ và làm suy giảm lòng tin của quần chúng nhân dân với
Đảng và Nhà nước.
Vì vậy, nếu công tác văn thư được thực hiện tốt sẽ có tác dụng tích cực
đối với việc phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ. Nghĩa là, các văn bản, giấy tờ,
truyền đạt các thông tin về quản lý được chuyển giao đến cơ quan, đến người
có trách nhiệm giải quyết hoặc thực hiện được nhanh chóng, kịp thời; soạn
thảo và ban hành các quyết định chính xác, phù hợp với thực tiễn, có khả
năng thực thi, tuân thủ nghiêm túc các quy định của Nhà nước. Tuy nhiên,
cũng cần xác định rõ rằng, trong vấn đề này, công tác văn thư chỉ có thể
“góp phần”, chứ không đóng vai trò “quyết định”. Vì sự hình thành và phát
triển của tệ quan liêu, giấy tờ còn do nhiều nguyên nhân khác nhau như: cơ
chế về tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước, phẩm chất và đạo đức
của cán bộ quản lý…
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật
cơ quan
Theo Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước được Ủy ban Thường vụ Quốc
hội thông qua ngày 28/12/2000 thì “Bí mật nhà nước là những tin về vụ
việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc
lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công
nghệ, các lĩnh vực khác mà Nhà nước không công bố hoặc chưa công bố
mà nếu bị lộ sẽ gây nguy hại cho Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa
Việt Nam”.
Ngoài bí mật nhà nước, ở mỗi cơ quan, nhất là các cơ quan sản xuất,
kinh doanh, khoa học kỹ thuật còn có thể có những bí mật riêng của mình. Đó
là những tin có nội dung quan trọng của các lĩnh vực sản xuất kinh doanh,

11


khoa học - công nghệ mà cơ quan không công bố hoặc chưa công bố, nhưng
nếu bị tiết lộ sẽ gây tác hại đến hoạt động chỉ đạo, nghiên cứu, sản xuất, kinh
doanh của các cơ quan đó.
Việc bảo vệ bí mật của nhà nước và bí mật cơ quan có quan hệ mật
thiết với công tác văn thư. Bởi vì phần lớn các thông tin thuộc bí mật nhà
nước, bí mật cơ quan đều được văn bản hóa, nghĩa là đều được phản ánh ở
các văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan hữu quan. Nếu việc
bảo vệ công văn, tài liệu chứa đựng bí mật nhà nước, bí mật cơ quan được các
cơ quan có thẩm quyền quy định một cách đầy đủ, chặt chẽ và được các cơ
quan tuân thủ nghiêm túc trong quá trình tiến hành các khâu của công tác văn
thư, thì sẽ đảm bảo được an toàn tài liệu, góp phần giữ gìn cho các thông tin
thuộc bí mật nhà nước và bí mật cơ quan không bị rò rỉ ra ngoài.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ
Tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan sau khi đã giải quyết
xong, đối với những tài liệu còn giá trị nghiên cứu, sử dụng (giá trị thực tiễn
và giá trị lịch sử) cần lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan; đến thời hạn
quy định, những tài liệu có giá trị lịch sử cần giao nộp và lưu trữ lịch sử để
phục vụ cho nghiên cứu lâu dài. Vì vậy, tài liệu văn thư là nguồn bổ sung chủ
yếu cho lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. Cũng lẽ đó, giữa công tác văn thư
và công tác lưu trữ có liên quan chặt chẽ với nhau. Muốn công tác lưu trữ tiến
hành thuận lợi thì cần phải làm tốt công tác văn thư. Trước hết là làm tốt các
khâu soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ hiện hành, giao nộp tài liệu và lưu
trữ cơ quan. Nếu như văn bản soạn thảo có nội dung chính xác, các thành phần
thuộc thể thức văn bản được thể hiện đầy đủ và đúng đắn, thì sẽ đảm bảo cho tài
liệu lưu trữ có độ chính xác cao. Từ đó, góp phần nâng cao chất lượng của tài
liệu lưu trữ nói chung và tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu, sử dụng.

Nếu các văn bản có giá trị hình thành trong hoạt động của cơ quan
được lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan đầy đủ, đúng hạn,

12


sẽ tạo điều kiện thuận lợi để sớm đưa tài liệu phục vụ các yêu cầu nghiên cứu,
sử dụng của cơ quan. Mặt khác, sẽ giải phóng cho cán bộ lưu trữ khỏi những
công việc vốn thuộc chức trách của văn thư để tập trung thực hiện nhiệm vụ
chính của mình, như tổ chức khoa học tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa
học, tổ chức sử dụng tài liệu…
Hiện nay, một tình trạng phổ biến là nhiều cơ quan, tổ chức chưa nhận
thức được đầy đủ tầm quan trọng của công tác văn thư, các quy định của Nhà
nước về công tác này không được chấp hành nghiêm chỉnh, như tài liệu giao
nộp vào lưu trữ không đầy đủ, đúng hạn và không lập thành hồ sơ…, gây
nhiều khó khăn, trở ngại cho công tác lưu trữ. Thậm chí, làm cho một khối
lượng không nhỏ tài liệu phản ánh hoạt động lịch sử của các cơ quan Ðảng,
Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội… bị tổn thất hoặc không thể đưa ra
phục vụ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng.
Tóm lại, công tác văn thư có một vai trò quan trọng đối với hoạt động
của bộ máy nhà nước, các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị, xã hội, các cơ
quan, doanh nghiệp… Đây là một công tác có quan hệ mật thiết với việc ban
hành đường lối, chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước, với việc hoạch
định chương trình, kế hoạch công tác, lãnh đạo chỉ đạo và tổ chức thực hiện
các nhiệm vụ công tác của cơ quan, tổ chức, đòi hỏi cần được tất cả các cơ
quan, tổ chức coi trọng và quan tâm đúng mức.
1.1.3. Yêu cầu đối với công tác văn thư
Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn thư ở
các cơ quan phải bảo đảm các yêu cầu dưới đây:
1.1.3.1.Nhanh chóng

Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc
xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng
văn bản nhanh chóng sẽ giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan.

13


Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của
cơ quan, giảm ý nghĩa của sự việc được đề cập trong văn bản. Đồng thời gây
tốn kém tiền của, công sức và thời gian của các cơ quan.
1.1.3.2.Chính xác
Chính xác về nội dung của văn bản:
- Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải
phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan
nhà nước cấp trên
- Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù
hợp với thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật…
- Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng
Chính xác về mặt thể thức văn bản:
- Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy
định: Quốc hiệu; Tác giả; Sổ; Ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban
hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; thể thức đề ký, chữ ký,
con dấu của cơ quan; Nơi nhận văn bản. Các yếu tố thông tin nêu trên phải
được trình bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ
- Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành
Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ:
- Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất
cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển
giao văn bản…
- Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với

các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.
1.1.3.3.Bí mật
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng
văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán

14


bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm
yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Ủy ban
thường vụ Quốc hội.
1.1.3.4. Khoa học và hiện đại
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư lưu trữ gắn
liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy,
yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề
đảm bảo cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói
riêng có năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay
tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù
hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện
cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi
thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên
quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thư.
1.1.4. Nội dung công tác văn thư
1.1.4.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
- Thể thức văn bản: là các thành phần cần phải có và cách thức trình
bày các thành phần đó đối với một thể loại văn bản nhất định do các cơ quan
có thẩm quyền quy định. Điều này có nghĩa là:
+ Thể thức văn bản bao gồm các thành phần bắt buộc phải có đối với
một thể loại văn bản nhất định. Nếu thiếu các thành phần này sẽ ảnh hưởng

đến hiệu lực pháp lý và độ tin cậy của văn bản đó.
+ Các thành phần của văn bản phải được trình bày theo một cách thức
thống nhất.
+ Thể thức của một thể loại văn bản phải do các cơ quan có thẩm quyền
có liên quan quy định.
Khác với các cơ quan nhà nước và các cơ quan, tổ chức khác, thể thức
văn bản của Đảng thực hiện theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày
28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng.

15


Thể thức văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu
của tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương quy định. Thể thức văn bản của tổ
chức Công đoàn thực hiện theo Quyết định số 1219-QĐ-TLĐ, ngày
22/8/2001 của Đoàn chủ tịch Tổng liên đoàn lao động Việt Nam; thể thức văn
bản của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam thực hiện theo Hướng
dẫn số 20-HD/ĐCT ngày 29 tháng 9 năm 2003 của Trung ương Hội Liên hiệp
Phụ nữ Việt Nam về thẩm quyền ký văn bản và thể thức văn bản trong hệ
thống Hội LHPN Việt Nam; thể thức văn bản của tổ chức Đoàn thanh niên
thực hiện theo Hướng dẫn số 49-HD/VP, ngày 04/7/2006 của Văn phòng
trung ương Đoàn. Các văn bản quản lý nhà nước, thể thức văn bản được quy
định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư,
Nghị định số 9/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung
một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư.
Ngoài ra, chúng ta không nên đánh đồng khái niệm “Hình thức văn
bản” với “Thể thức văn bản”. “Hình thức văn bản” mới chỉ nói lên được các
thành phần cấu thành của một loại hình văn bản, tức bề ngoài của văn bản ,
chưa hàm chứa cách thức thể hiện các thành phần đó.
- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản;
+ Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản;
+ Chọn thể loại văn bản;
+ Thu thập và xử lý thông tin có liên quan;
+ Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo;
+ Duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo;
+ Đánh máy, nhân bản văn bản;
+ Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành;
+ Ký văn bản;
+ Ban hành văn bản.

16


1.1.4.2. Quản lý và giải quyết văn bản
- Quản lý văn bản đến:
+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
+ Trình, chuyển giao văn bản đến;
+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Quản lý văn bản đi
+ Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền banh hành văn bản và kỹ
thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;
+ Đóng dấu cơ quan; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có);
+ Đăng ký văn bản đi;
+ Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc phát hành văn bản đi;
+ Lưu văn bản đi.
- Giải quyết văn bản và theo dõi việc giải quyết văn bản.
1.1.4.3. Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu là một trong những công cụ quan trọng để thực hiện công tác
quản lý nhà nước đối với mọi mặt của đời sống xã hội. Trong hoạt động của

các cơ quan, văn bản ban hành được đảm bảo giá trị pháp lý bằng một yếu tố
thể thức quan trọng là con dấu. Con dấu thể hiện quyền lực của cơ quan các
cấp. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quan
trọng trong công tác văn thư, bởi lẽ con dấu khẳng định giá trị pháp lý của các
văn bản, thủ tục hành chính trong các quan hệ quản lý hành chính nhà nước.
- Nguyên tắc đóng dấu:
+ Nội dung của con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản;
+ Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký
của cấp có thẩm quyền (cấp trưởng, cấp phó hoặc cấp dưới trực thuộc được
ủy quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó);
+ Không được đóng dấu vào các văn bản không hợp lệ; không được
đóng dấu khống chỉ (văn bản chưa có chữ ký của cấp có thẩm quyền) hoặc
văn bản chưa ghi nội dung;

17


+ Dấu được đóng rõ nét lên các văn bản và trùm lên 1/3 chữ ký về
bên trái;
+ Trường hợp có các bản phụ lục hay văn bản dự thảo thì đóng dấu treo;
+ Dấu đóng mờ phải được đóng lại.
- Các chế độ quản lý con dấu:
+ Con dấu khắc xong phải đăng ký lưu chiểu mẫu tại cơ quan công an
cấp giấy phép khắc dấu, chỉ sau khi được cấp giấy chứng nhận đã đăng ký
mẫu dấu, cơ quan, tổ chức mới được thông báo sử dụng con dấu mới. Khi sử
dụng con dấu mới, phải nộp lại con dấu cũ cho cơ quan công an;
+ Con dấu phải do Thủ trưởng cơ quan hoặc Chánh văn phòng giao cho
một người giữ. Người được giao giữ, bảo quản con dấu của cơ quan, tổ chức
phải là người có trách nhiệm, đủ tin cậy, có trình độ chuyên môn về văn thư
và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu;

+ Con dấu phải để lại cơ quan, đơn vị và phải được quản lý chặt chẽ.
Có giá để con dấu, được bảo quản trong hòm két, tủ có khóa chắc chắn.
Không đem con dấu về nhà hoặc đi công tác. Trong trường hợp thật cần thiết
để giải quyết công việc ở xa cơ quan, tổ chức có thể mang con dấu đi theo,
nhưng phải bảo quản cẩn thận và phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu
ra khỏi cơ quan, đơn vị;
+ Không được làm biến dạng con dấu. Nếu để mất con dấu, đóng dấu
không đúng quy định, lợi dụng việc bảo quản, sử dụng con dấu để hoạt động
phạm pháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tố trước pháp luật. Khi mất con
dấu phải báo ngay cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu đó. Con dấu
đang sử dụng bị mòn, hỏng, hoặc mẫu dấu không đúng với quy định phải xin
phép khắc lại con dấu mới, nộp lại con dấu cũ;
+ Nghiêm cấm dùng con dấu giả, sử dụng con dấu không đúng
quy định.

18