Commercial correspondence practice - Thực hành thư tín thương mại

Commercial Correspondence

Unit 1: Letter Layout, Content and Style
Practice 1: Answer the following questions
1.
2.
3.
4.

What are the important parts of a business letter?
Where and how do you write the date? Give examples.
Where do you write the inside address?
How do you write the inside address when you know the recipient’s surname? Give
an example.
5. What does “Messrs” in the name of a business indicate?
6. When do you write “Dear Sir” and “Dear Sirs” in the salutation?
7. How do you address a person in the salutation when you know his/her name? Give
examples.
8. How do you end a letter which begins with “Dear Sir or Madam”?
9. How do you end a letter which begins with “Dear Mrs Brown”?
10. What does the signer do to let the recipient know that the signer is male or female?

Practice 2: Write a letter in blocked letter style with the following details.
• Ngày viết: ngày hôm nay
• Người gửi: Thang Long Garment Export Co., 264 Minh Khai Street, Hai Ba Trung
District, Ha Noi, Viet Nam
• Người nhận: J.C. Gilbert Ltd, Columbia House, Aldwych, London WC2, UK
• Ký thư là ông Nguyễn Nam, chức vụ Giám đốc Kinh doanh.
• Nội dung thư: Được biết về J.C. Gilbert Ltd qua quảng cáo của họ trên tờ “Textile
World”, và đề nghị họ gửi các mẫu thiết kế áo len nữ mới nhất.
• Tham chiếu: NN/bn

• Chủ đề: Mẫu thiết kế áo len nữ

246 Minh Khai Street
Hai Ba Trung District
Hanoi
1


Commercial Correspondence

Vietnam
NN/bn
26 August 20__
J.C.Gilbert Ltd
Columbia House
Aldwych
London WC2
UK
Dear Sirs
Re: Patterns of ladies’ woolen sweaters
We have seen your advertisement in the “Textile World”
and could you please send us your latest patterns of ladies’
woolen sweaters.
Yours faithfully
(Signed)
Nguyen Nam
Sales Manager

Unit 2 – Enquiries
Practice 1: Opening – Translate into English.

1. Chúng tôi được ông John Harry, thuộc Ngân hàng thương mại Quốc tế, giới thiệu ông.
2. Các đồng nghiệp của chúng tôi trong ngành công nghiệp bao bì rất đề cao máy đóng gói
Auto của các ngài, và xin cho chúng tôi biết thêm thông tin về các sản phẩm đó.
2


Commercial Correspondence

Practice 2: Asking for catalogues, price lists – Translate into English.
1. Xin vui lòng gửi cho tôi catalô mới nhất và bảng giá hiện hành về máy fax, cùng với
những tờ rơi có hình ảnh để tôi có thể chuyển cho các khách hàng tiềm năng.
2. Tôi có một cửa hàng kim khí lớn (hardware store) ở Southampton và rất quan tâm đến
các máy sưởi điện mà các ngài quảng cáo trên tờ West Country Gazette.
Xin vui lòng gửi cho tôi catalô có minh hoạ và bảng giá của các ngài.
Practice 3: Asking for details – Translate into English.
1. Tôi rất cảm kích nếu có thêm các chi tiết về các thiết bị điện gia dụng mới mà các ngài
đang quảng cáo trên trang web của mình.
2. Xin vui lòng gửi cho tôi thêm thông tin về tua du lịch “Bốn ngày Hà Nội – Quảng Bình”
được quảng cáo trong mục Du lịch Việt Nam trong cuốn giới thiệu các sản phẩm mùa hè
của các ngài.
Practice 4: Asking for samples, demonstrations, terms of payment, etc.
1. Chúng tôi rất cảm kích nếu các ngài gửi cho chúng tôi một số mẫu vải để chúng tôi xem
xét chất liệu và chất lượng.
2. Chúng tôi là khách hàng thường xuyên mua mặt hàng này và chúng tôi sẽ rất vui mừng
nếu các ngài gửi một số mẫu hàng mới nhất và cho chúng tôi biết giá thấp nhất các ngài
có thể chào bán.
3. Chúng tôi muốn mua quần áo may sẵn nam, nữ của các ngài giao hàng ngay. Đề nghị
các ngài gửi các mẫu hàng này và cho chúng tôi biết chi tiết về giá cả và thanh toán.
Practice 5: Write an enquiry on the following details.
• Hiệp hội thương mại của các ngài cho chúng tôi biết các ngài sản xuất ga trải giường và

áo gối vải bông polyester.
• Chúng tôi kinh doanh hàng dệt may và tin rằng tại khu vực của chúng tôi có một thị
trường đầy hứa hẹn cho loại hàng có giá phải chăng này.
• Xin vui lòng cho chúng tôi thông tin về các loại sản phẩm khác nhau, bao gồm kích cỡ,
màu sắc, và giá cả, cùng với mẫu hàng của các loại chất lượng về chất liệu được sử
dụng.
• Xin cho biết các điều kiện thanh toán và chiết khấu khi mua với số lượng từ 500 sản
phẩm trở lên. Xin chào giá gồm cả giao hàng đến địa chỉ của chúng tôi như ghi ở phía
trên.
• Mong sớm nhận được thư trả lời

Unit 2 – Enquiries - Key
Practice 1: Opening – Translate into English.
1. Chúng tôi được ông John Harry, thuộc Ngân hàng thương mại Quốc tế, giới thiệu ông.
2. Các đồng nghiệp của chúng tôi trong ngành công nghiệp bao bì rất đề cao máy đóng gói
Auto của các ngài, và chúng tôi muốn có thêm thông tin về các sản phẩm đó.
1. We were given your name/ You were recommended to us by Mr John Harry, of
International Merchant Bank.
3


Commercial Correspondence

2. Our associates in the packaging industry speak highly of your Auto packing machines,
and we would like to have more information about them.
Practice 2: Asking for catalogues, price lists – Translate into English.
1. Xin vui lòng gửi cho tôi catalô mới nhất và bảng giá hiện hành về máy fax, cùng với
những tờ rơi có hình ảnh để tôi có thể chuyển cho các khách hàng tiềm năng.
2. Tôi có một cửa hàng kim khí lớn (hardware store) ở Southampton và rất quan tâm đến
các máy sưởi điện mà các ngài đang quảng cáo trên tờ West Country Gazette.

Xin vui lòng gửi cho tôi catalô có minh hoạ và bảng giá của các ngài.
1. Please send me a copy of your latest catalogue and current price list of fax machines,
together with copies of any descriptive leaflets that I could pass to prospective /
potential customers.
2. I have a large hardware store in Southampton and am interested in the electric heaters
you are advertising in the West Country Gazette.
Please send me your illustrated catalogue and price list.
Practice 3: Asking for details – Translate into English.
1. Tôi rất cảm kích nếu có thêm các chi tiết về các thiết bị điện gia dụng mới mà các ngài
đang quảng cáo trên trang web của mình.
2. Xin vui lòng gửi cho tôi thêm thông tin về tua du lịch “Bốn ngày Hà Nội – Quảng Bình”
được quảng cáo trong mục Du lịch Việt Nam trong cuốn giới thiệu các sản phẩm mùa hè
của các ngài.
1. I would appreciate (I would like to have) more details about the new household
electrical application facilities which you are currently advertising on your website.
2. Could you please give me more information about the “4-day Hanoi – Quang Binh
Tour”, which appears in the Vietnam Traveling section of your summer prospectus?

Practice 4: Asking for samples, demonstrations, terms of payment, etc.
1. Chúng tôi rất cảm kích nếu các ngài gửi cho chúng tôi một số mẫu vải để chúng tôi xem
xét chất liệu và chất lượng.
2. Chúng tôi là khách hàng thường xuyên mua mặt hàng này và chúng tôi sẽ rất vui mừng
nếu các ngài gửi một số mẫu hàng mới nhất và cho chúng tôi biết giá thấp nhất các ngài
có thể chào bán.
3. Chúng tôi muốn mua quần áo may sẵn nam, nữ của các ngài giao hàng ngay. Đề nghị
các ngài gửi các mẫu hàng này và cho chúng tôi biết chi tiết về giá cả và thanh toán.
1. We would appreciate it if you could send us some samples of the material so that we can
examine the texture and quality.
2. We are regular buyers of this kind of products, and should be glad if you would send
some of your latest samples and let us know your most competitive/ best prices.

4


Commercial Correspondence

3. We are interested in your men’s and ladies’ ready-made clothing for immediate
shipment. Could you please send us samples of these items and let us know details of
your prices and terms of payment.
Practice 5: Write an enquiry on the following details.
• Hiệp hội thương mại của các ngài cho chúng tôi biết các ngài sản xuất ga trải giường và
áo gối vải bông polyester.
• Chúng tôi kinh doanh hàng dệt may và tin rằng tại khu vực của chúng tôi có một thị
trường đầy hứa hẹn cho loại hàng có giá phải chăng này.
• Xin vui lòng cho chúng tôi thông tin về các lô sản phẩm khác nhau, bao gồm kích cỡ,
màu sắc, và giá cả, cùng với mẫu hàng của các loại chất lượng về chất liệu được sử
dụng.
• Xin cho biết các điều kiện thanh toán và chiết khấu khi mua số lượng từ 500 sản phẩm
trở lên. Xin chào giá gồm cả giao hàng đến địa chỉ của chúng tôi như ghi ở phía trên.
• Mong sớm nhận được thư trả lời
Dear Sirs
Your trade association informed us that you are manufacturers of polyester cotton bed
sheets and pillow cases.
We are dealers in textiles and believe there is a promising market in our area for moderately
priced goods of this kind.
Please let me have details of your various ranges including sizes, colours and prices,
together with samples of the different qualities of material used.
Please state your terms of payment and discounts allowed on purchases of quantities of not
less than 500 of specific items. Prices quoted should include delivery to our address shown
above.

Your prompt reply would be appreciated./We look forward to hearing from you soon.
Yours faithfully

UNIT 3 – REPLIES TO ENQUIRIES
Practice 1: Fill in each of the blanks with a suitable word.
Dear Mrs King
In reply (1) __________ your enquiry I am pleased to (2) _____________ a leaflet showing
(3) __________ latest fax machines.
All the models illustrated can be supplied (4) _______ stock at competitive (5) ________ as
shown on the price (6) _________ inside the catalogue.

5


Commercial Correspondence

May I suggest a visit (7) _________ our showrooms (8) ______________ you could see
demonstrations of the (9) ____________ machines and at the same (10) _________ view
our wide (11) ______________ of office equipment.
Yours (12) _______________
Practice 2: Translate into English.
1. Chúng tôi vui mừng báo cho ngài biết rằng hôm nay chúng tôi đã gửi cho các ngài bằng
bưu kiện những mẫu sau.
2. Chúng tôi rất vui mừng gửi kèm theo một bộ khá đầy đủ các mẫu thiết kế mới nhất và
bán chạy nhất của chúng tôi.
3. Chúng tôi chắc chắn rằng các ngài sẽ thấy mặt hàng này bán chạy thật sự.
4. Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho ngài biết hiện nay chúng tôi không có khả năng đáp ứng
nhu cầu của các ngài.
5. Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho ngài biết hiện nay chúng tôi không có khả năng chào bán
chè giao hàng ngay.

Practice 3: Write a reply to the enquiry for polyester cotton bed sheets and pillow
cases in the previous Unit, Practice 5, with the following details.
 Thông báo
• Đã nhận được thư yêu cầu ngày … và xin gửi kèm catalô có minh hoạ và bảng giá.
• Cũng đã gửi đầy đủ các mẫu hàng bằng một bưu kiện riêng. Tin tưởng rằng khi xem
mẫu hàng, khách hàng sẽ thấy hàng có chất lượng tốt và giá cả hợp lý.
• Thông thường khi mua với số lượng từ 500 đơn vị trở lên chúng tôi sẽ cho hưởng
chiết khấu thương mại/bán sỉ là 33%. Nếu thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ khi
nhận được hoá đơn thì sẽ được chiết khấu thêm 5% trên giá thực.
 Gợi ý khách hàng xem các sản phẩm khác của ta trong catalô ta gửi và đề nghị liên hệ
nếu cần biết thêm thông tin về các sản phẩm đó.
 Thêm vào các chi tiết khác để hoàn thành bức thư.

Practice 4: Write a reply to an enquiry
Anh/chị là trưởng phòng kinh doanh (Sales Manager). Hãy gửi thư phúc đáp thư hỏi hàng
đề ngày … hỏi mua xi măng nhãn hiệu Con Rồng Đỏ của công ty anh/chị.
Báo cho khách hàng là mặt hàng này hiện nay đã hết nhưng anh/chị có thể bán loại xi măng
nhãn hiệu Con Rồng Xanh chất lượng tương tự và cùng giá như loại khách hàng hỏi mua.
Loại xi măng này được nhiều khách hàng ưa chuộng nên bán rất chạy.
Gửi kèm thư này bảng giá theo điều kiện FOB Hải Phòng và hy vọng họ sẽ đặt hàng sớm.
Practice 5: Write an enquiry
Anh/chị là trưởng phòng mua hàng (Purchasing Manager) của công ty The Jameson
Construction Co Pty có địa chỉ tại Harbour Road, Melbourne, Australia. Hãy gửi thư cho
6


Commercial Correspondence

công ty The Aluminium Alloy Co Ltd có địa chỉ tại 79 Prince Albert Street, Birmingham
B21 8DJ, Great Britain, với nội dung như sau:

-

Đã thấy quảng cáo của công ty trên tạp chí The Metal Work và mong được công ty vui
long gửi cho thông tin về máy khoan.
Đề nghị họ chào các loại máy khoan đã liệt kê trong đơn hỏi hàng gửi kèm theo đây.
Yêu cầu họ cho biết thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, chiết khấu đối với đơn
hàng lớn và mua thường xuyên.
Cho họ biết nhu cầu hàng năm đối với máy khoan rất lớn và có thể đặt hàng lớn nếu giá
cả cạnh tranh và giao hàng ngay.

UNIT 3: REPLIES TO ENQUIRIES - KEY
Practice 1: Fill in each of the blanks with a suitable word.
Dear Mrs King
In reply (1) ___to____ your enquiry I have (2) __pleasure_ in (3) _enclosing_ a leaflet
showing our latest fax machines.
All the models illustrated can be supplied (4) _from_ stock at competitive (5) _prices_ as
shown on the price (6) _list__ inside the catalogue.
May I suggest a visit (7) _to_ our showrooms (8) _where_ you could see demonstrations of
the (9) _various__ machines and at the same (10) __time_ view our wide (11) __range___
of office equipment.
Yours (12) __sincerely_
Practice 2: Translate into English.
1. Chúng tôi vui mừng báo cho ngài biết rằng hôm nay chúng tôi đã gửi cho các ngài bằng
bưu kiện những mẫu sau.
2. Chúng tôi rất vui mừng gửi kèm theo một bộ khá đầy đủ các mẫu thiết kế mới nhất và
bán chạy nhất của chúng tôi.
3. Chúng tôi chắc chắn rằng các ngài sẽ thấy mặt hàng này bán chạy thật sự.
4. Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho ngài biết hiện nay chúng tôi không có khả năng đáp ứng
nhu cầu của các ngài.
5. Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho ngài biết hiện nay chúng tôi không có khả năng chào bán

chè giao hàng ngay.
1. We are pleased to inform you that we have today sent you by parcel post the following
samples.
2. We are very pleased to enclose herewith a fairly full collection of our latest and best
selling designs/patterns.
3. We are sure that you will find it sells very well indeed.
4. We regret to inform you that we are not in a position to meet your requirements for the
time being.
7


Commercial Correspondence

5. We regret to inform you that we are not in position to offer you any tea for immediate
shipment.
Practice 3: Write a reply to the enquiry for polyester cotton bed sheets and pillow
cases in Unit 3, Practice 5 with the following details.
Thông báo
• Đã nhận được thư yêu cầu ngày … và xin gửi kèm catalô có minh hoạ và bảng giá.
• Cũng đã gửi đầy đủ các mẫu hàng bằng một bưu kiện riêng. Tin tưởng rằng khi xem
mẫu hàng, khách hàng sẽ thấy hàng có chất lượng tốt và giá cả hợp lý.
• Thông thường khi mua với số lượng từ 500 đơn vị trở lên chúng tôi sẽ cho hưởng chiết
khấu thương mại/bán sỉ là 33%. Nếu thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ khi nhận được
hoá đơn thì sẽ được chiết khấu thêm 5% trên giá thực.
Gợi ý khách hàng xem các sản phẩm khác của ta trong catalô ta gửi và đề nghị liên hệ nếu
cần biết thêm thông tin về các sản phẩm đó.
Thêm vào các chi tiết khác để hoàn thành bức thư.
Dear Mr Johnson/ Mrs Harrison
Thank you for your enquiry of 15 August and I am pleased to enclose our illustrated
catalogue and price list giving the details requested.

A full range of samples has also been sent by separate post. When you have had an
opportunity to examine them, I feel confident that you will agree that the goods are
excellent in quality and very reasonably priced.
On regular purchases of quantities of not less than 500 individual items, we would allow a
trade discount of 33%. For payment within 10 days from receipt of invoice, an extra
discount of 5% of net price would be allowed.
I am sure you will also be interested to see information on our other products which are
shown in our catalogue. If you need further details on any of these please contact me.
I look forward to hearing from you.
Yours sincerely

Practice 4: Write a reply to an enquiry
Anh/chị là trưởng phòng kinh doanh (Sales Manager). Hãy gửi thư phúc đáp thư hỏi hàng
đề ngày … hỏi mua xi măng nhãn hiệu Con Rồng Đỏ của công ty anh/chị.
Báo cho khách hàng là mặt hàng này hiện nay đã hết nhưng anh/chị có thể bán loại xi măng
nhãn hiệu Con Rồng Xanh chất lượng tương tự và cùng giá như loại khách hàng hỏi mua.
Loại xi măng này được nhiều khách hàng ưa chuộng nên bán rất chạy.
Gửi kèm thư này bảng giá theo điều kiện FOB Hải Phòng và hy vọng họ sẽ đặt hàng sớm.
Dear Mr Brown,
8


Commercial Correspondence

Thank you for your enquiry of 20 December in which you asked for our Red Dragon
cement.
We are very sorry to inform you that this range has run out of stock. However we would
offer you our Blue Dragon cement of similar quality and at the same price as the range you
asked for. This range is very popular with customers here and sells very well.
We (are pleased to) enclose our price list, FOB Hai Phong port, and hope to receive your

order soon.
Yours sincerely,
Enc. Price list
Practice 5: Write an enquiry
Anh/chị là trưởng phòng mua hàng (Purchasing Manager) của công ty The Jameson
Construction Co Pty có địa chỉ tại Harbour Road, Melbourne, Australia. Hãy gửi thư cho
công ty The Aluminium Alloy Co Ltd có địa chỉ tại 79 Prince Albert Street, Birmingham
B21 8DJ, Great Britain, với nội dung như sau:
-

Đã thấy quảng cáo của công ty trên tạp chí The Metal Work và mong được công ty vui
long gửi cho thông tin về máy khoan.
Đề nghị họ chào các loại máy khoan đã liệt kê trong đơn hỏi hàng gửi kèm theo đây.
Yêu cầu họ cho biết thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, chiết khấu đối với đơn
hàng lớn và mua thường xuyên.
Cho họ biết nhu cầu hàng năm đối với máy khoan rất lớn và có thể đặt hàng lớn nếu giá
cả cạnh tranh và giao hàng ngay.
THE JAMESON CONSTRUCTION CO PTY
Harbour Road, Melbourne, Australia
17 August 20__

The Aluminium Alloy Co Ltd
79 Prime Albert Street
Birmingham B21 8DJ
Great Britain
Dear Sirs
We are a Melbourne-based company specializing in construction equipment/machinery. We
have seen your advertisement in ‘The Metal Work’ and would like to have more details of
your drillers. Please quote us for the supply of the items/drillers listed on the enclosed
enquiry form.

We would be grateful if you could indicate your delivery times, terms of payment and
discounts for large orders and regular purchases. Our annual demand for drillers is
considerable and we may be able to place substantial orders with you if your prices are
competitive and your deliveries (are) prompt.
We look forward to receiving your early reply.
Yours faithfully
9


Commercial Correspondence

Enc. Enquiry form

Unit 4: Offers and Cover Letters of Offers
Practice 1: Translate into English.
3. Chúng tôi đã nhận được và xin rất cám ơn thư của các ngài đề ngày 1/12 hỏi mua apatit
Lào Cai (xi măng Hoàng Thạch, dụng cụ nhà bếp, ghế mây, thảm len các loại).
4. Trả lời thư hỏi mua lạc hộp, dứa hộp và dưa chuột của các ngài đề ngày 20/10 chúng tôi
rất vui mừng chào bán ba mặt hàng này với những điều kiện hết sức có lợi.
5. Chúng tôi rất vui mừng nhận được thư của các ngài đề ngày 14/11 hỏi mua dầu hồi và
dầu tùng, và theo yêu cầu chúng tôi đã gửi mẫu qua bưu điện.
6. Chúng tôi xin cám ơn thư của các ngài đề ngày 8/10 hỏi mua vaseline và rất vui mừng
chào bán cố định cho các ngài 1000 tấn, giá mỗi tấn CIF tại Luân Đôn là 815 USD chấp
nhận trong vòng mười ngày.
7. Chúng tôi muốn mua 10 máy bơm loại X30 và 10 máy bơm loại K25, và muốn biết với
số lượng này các ngài có cho chúng tôi được hưởng chiết khấu 5% không?
8. Rất tiếc chúng tôi không thể chiết khấu cho những đơn hàng mà số lượng mua nhỏ như
thế. Nếu ngài vui lòng mua tổng số là 30 máy, chúng tôi là sẽ sẵn sàng chiết khấu cho
các ngài 2,5%.
9. Chúng tôi muốn các ngài giao hàng cho chúng tôi càng sớm càng tốt và không được

chậm quá 1/12.
10. Chúng tôi sẽ cố gắng hết sức để giao hàng cho các ngài vào trung tuần tháng 11 hoặc
chậm nhất là vào cuối tháng ấy.
11. Về điều kiện thanh toán, chúng tôi đề nghị tiến hành bằng tín dụng thư không thể huỷ
ngang.
12. Thanh toán bằng thư tín dụng mở qua Ngân hàng Thương mại Tokyo chậm nhất là 15
ngày trước chuyến hàng, có giá trị trong vòng 30 ngày, vào tài khoản của Ngân hàng
Ngoại thương Việt Nam cho chúng tôi được hưởng toàn bộ giá trị lô hàng được giao.
13. Chúng tôi sẽ đánh giá cao nếu các ngài giao ngay ½ số lượng chúng tôi đặt mua và số
còn lại sẽ giao tiếp sau đó hai tuần.

Practice 2: Write a free offer by translating this letter into English, using the block
style.
Kính thưa Ông X
Về: Chiếu cói
Chúng tôi xin cám ơn thư của các ngài đề ngày 25 tháng 6 và rất vui mừng thấy các ngài
muốn mua chiếu cói của chúng tôi. Chúng tôi xin chào bán với các điều kiện sau đây, tuỳ
thuộc vào sự chấp nhận cuối cùng của chúng tôi khi nhận được đơn đặt hàng của các ngài:
10


Commercial Correspondence

1.
2.
3.
4.
5.

Tên hàng: chiếu hoa

Số lượng: 5000
Qui cách: theo qui cách kèm theo
Giá: 1 Bảng Anh/ 1 chiếc, CIF Luân Đôn, kể cả đóng gói bao bì
Bao bì: 20 chiếc đóng thành một kiện bọc trong chiếu cói loại cứng (strong rushmating) và được kẹp bằng nẹp sắt (steel hooped)
6. Giao hàng: một chuyến vào tháng 8 năm 20__
7. Thạnh toán: bằng tín dụng thư không thể huỷ ngang, bằng đồng bảng Anh, được mở
vào tài khoản của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam cho chúng tôi được hưởng qua
Ngân hàng Thương mại Luân Đôn 15 ngày trước chuyến hàng.
Chúng tôi mong nhận được đơn đặt hàng sớm của các ngài và đảm bảo với các ngài
rằng bất kỳ đơn hàng nào của các ngài cũng được chúng tôi hết sức chú ý.
Kính chào
Practice 3: Write a firm offer
Công ty XNK Tạp phẩm (The National Sundries Import and Export Corporation), địa chỉ
36 Bà Triệu, Hà Nội, điện thoại …, fax …, email … nhận được thư hỏi hàng của hãng M.D.
Edward & Co. Ltd. ở địa chỉ Finewell House, 8 Fínbury Square, London EC2, England, đề
ngày 17 tháng 8 năm 20__ hỏi mua vợt bóng bàn kiểu VS 44TD (table tennis bat) và vợt
cầu lông kiểu VB 50MT (badminton bat).
Anh/chị hãy viết thư chào hàng cố định bán vợt cầu lông có giá trị đến ngày 3 tháng 9 theo
các điều kiện thông thường, chú ý:
-

Quy cách: giống như catalo đính kèm số 22/95 VS
Số lượng: 500 đôi
Giá vợt cầu lông: 2 đô la/chiếc FOB Hải Phòng, bao gồm cả đóng gói bao bì
Đóng gói: theo tập quán xuất khẩu
Ký mã hiệu: ghi theo chỉ dẫn của người mua
Giao hàng: một chuyến vào tháng 10/ 2011

-

Thanh toán: bằng tín dụng thư không hủy ngang, bằng đô la Mỹ, mở qua ngân hàng
ABC, Luân Đôn, 15 ngày trước chuyến hàng, có giá trị trong vòng 45 ngày, trả vào tài
khoản của ngân hàng DEF cho chúng tôi hưởng lợi cho toàn bộ giá trị lô hàng.

-

Thông báo rằng hiện công ty ta đã hết vợt bóng bàn VS 44TD, tuy nhiên công ty xin
chào bán vợt bóng bàn VS 45MH có cùng chất lượng và các điều kiện bán tương tự với
vợt VS 44TD với giá là 8 đô la Mỹ/ chiếc.

-

Thư này đề ngày 24 tháng 8 năm 20__ và do ông Nguyễn Thanh, Trưởng phòng Xuất
khẩu ký.

Practice 4
Công ty của anh/chị nhận được thư đề ngày 20/9/20__hỏi mua áo len trẻ em, mã số 421/GL
của một khách hàng Anh và áo khoác trẻ em mã số 876/NQ. Anh/chị hãy viết thư gửi kèm
chào hàng cố định số OF09/09 chào hàng bán áo khoác trẻ em mã số 876/NQ theo
catalogue mùa đông đã gửi cho khách hàng và nói rõ thêm những điểm sau:

11


Commercial Correspondence

-

Thanh toán bằng đồng bảng Anh, bằng thư tín dụng không hủy ngang và mở qua Ngân
Hàng Lloyd, Luân Đôn, 20 ngày trước ngày giao hàng vào tài khoản của ngân hàng

Vietcom Bank, cho người bán hưởng 100% giá trị của lô hàng được giao.

-

Công ty anh/chị sẵn sàng dành chiết khấu 2,5 % nếu trị giá đơn hàng của khách lên tới
150.000 bảng Anh.

-

Hàng có thể giao ngay một chuyến vào trung tuần tháng 11 để kịp thời bán vào dịp
Nôen.

-

Riêng với áo len mã 421/GL, hiện nay công ty không sản xuất nữa, thay vào đó anh/chị
chào bán loại áo len trẻ em 521/GL có nhiều màu đẹp hơn, nhiều kiểu hoa và giá lại rẻ
hơn.

-

Chào hàng này chỉ có giá trị đến ngày 20/10/20__. Sau ngày đó giá chào bán và các điều
khoản điều kiện đã nêu trong chào hàng có thể sẽ thay đổi.

Practice 5
Bà Lê Thị Thanh Hà, Trưởng Phòng Xuất Khẩu của Công Ty May Thăng Long (Thang
Long Garment Company), địa chỉ 245 phố Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. Điện
thoại: 38633745, Fax: 38652337, nhận được thư hỏi hàng đề ngày 18/11/20__ của Công Ty
F.Lynch & Co.Ltd, địa chỉ Nesson House, Newell Street, Birmingham, B3 3EL, Vương
Quốc Anh, hỏi mua các loại áo sơ mi nam và điều kiện bán hàng của công ty.
Anh/chị hãy soạn thảo một thư để gửi kèm với chào hàng số OS/05 cùng catalogue mùa hè

và bảng giá hiện hành để bà Thanh Hà ký với một số nội dung chính sau:
•

Cám ơn công ty F.Lynch & Co.Ltd đã quan tâm đến các sản phẩm của Công ty và tin
tưởng rằng chúng sẽ được khách hàng tại Anh Quốc ưa chuộng và hàng sẽ bán rất chạy
tại thị trường của họ.

•

Quy cách phẩm chất và số đo cũng như màu sắc, kiểu dáng theo như hàng mẫu đã được
gửi qua đường hàng không cho khách.

•

Giá chào bán là giá CIF London. Chúng ta sẵn sàng cho họ hưởng mức giảm giá là 5%
tính trên giá tịnh cho những đơn hàng trị giá trên 20 nghìn bảng Anh và 5% nếu họ
thanh toán sớm.

•

Hàng có thể giao theo yêu cầu của họ vì đã có sẵn trong kho.

•

Thanh toán bằng đồng bảng Anh, bằng tín dụng thư không thể hủy ngang trả tiền ngay.
Tín dụng thư được mở tại ngân hàng Northminster, Birmingham, 15 ngày trước ngày
giao hàng, vào tài khoản của công ty Thăng Long tại Ngân Hàng Ngoại Thương Việt
Nam cho tổng trị giá hàng hóa sẽ giao

•

Ngoài các loại áo sơ mi họ hỏi mua, công ty của anh/chị còn may theo đơn đặt hàng với
kiểu dáng, số đo và cả nguyên liệu riêng của họ và có thể giao hàng nhanh chóng theo
yêu cầu

Hy vọng sớm nhận được đơn đặt mua chính thức của họ
Ghi chú:
+ Ngày viết thư: 23/11/2009
+ Số tham chiếu của thư hỏi hàng: MJ/rm
12


Commercial Correspondence

+ Số tham chiếu của thư này: TH/mh
Practice 6
Ông Đỗ Xuân Bắc, Giám đốc công ty TNHH Hải Nam, địa chỉ giao dịch 224 Đường Giải
Phóng, Hà Nội, chào bán cho ông Jones Smith, Công ty Ceraco Ltd., địa chỉ 354 King
Road, London SW2, bộ đồ uống trà. Anh/chị hãy thảo giúp ông Bắc một bức thư để gửi
kèm theo đơn hàng số CH/09 với những nội dung chính sau:
Cám ơn công ty Ceraco đã hỏi hàng trong thư ngày 23 tháng 11 năm 20__ và xin gửi kèm
thư này chào hàng và catalo mới nhất. Tuy nhiên ta cũng lưu ý khách hàng một số điểm
sau:
•

Giá chào bán là cố định 10 bảng Anh một bộ, CIF cảng Luân Đôn, bao gồm cả chi phí
bao bì và đóng gói, có giá trị hiệu lực trong vòng 1 tháng. Ta cũng dành cho khách tỷ lệ
giảm giá thương mại thông thường là 5%, và 10% cho những đơn hàng đặt mua trên
1.000 bộ một lần.

•

Ta có sẵn hàng nên có thể giao trong vòng 2 tuần kể từ khi nhận được đơn đặt hàng
chính thức của khách nếu số lượng mua là dưới 1500 bộ. Nếu số lượng lớn hơn thời hạn
giao hàng có thể phải lâu hơn.

•

Thanh toán bằng tín dụng thư không thể hủy ngang trả ngay, bằng Đồng Bảng Anh, mở
tại một ngân hàng hạng nhất ở Anh Quốc, 15 ngày trước ngày giao hàng, trả tiền vào tài
khoản của người bán tại chi nhánh Ngân Hàng Công Thương Thành Phố Hà Nội cho
người bán hưởng 100% giá trị lô hàng sẽ được giao.

•

Lưu ý khách: hàng của ta có mẫu mã đẹp, giá cả phải chăng và tin tưởng hàng sẽ bán
chạy và được khách hàng tại Anh ưa chuộng.

•

Bày tỏ hi vọng sớm nhận được đơn hàng của Công Ty Ceraco và đảm bảo với họ rằng
đơn hàng sẽ được thực hiện làm họ hài lòng

•

Anh/chị có thể thêm các chi tiết khác để đảm bảo thư có nội dung và hình thức thích
hợp.

UNIT 4: Key
Practice 1

1. Thank you for your enquiry of 1 December for (asking for) Lao Cai apatite. (Hoang
Thach cement, kitchen utensils, rattan chairs, and woolen carpets of various types/
designs).
2. In reply (response) to your enquiry of October 20 asking for tinned/canned peanuts,
pineapples, cucumbers, we are happy to offer you these three items on favorable
conditions.
3. We are pleased to receive your enquiry of 14 November for anise and pine oil. As
requested, we have already sent you the samples by (parcel) post.
4. We thank you for your enquiry of 8 October for our vaseline and are pleased to make
you a firm offer, which is subject to acceptance within 10 days, for 1,000 tons of
vaseline at the price of USD815.00 per ton, CIF London.
13


Commercial Correspondence

5. We are interested in the purchase of 10 Model X30 pumps, and 10 Model K25 pumps.
We wonder if you could/ can offer us a 5 % discount (a discount of 5%) on such a
quantity.
6. We regret our inability (that we are unable) to give you a discount on such a small
quantity. If you are willing to place an order for 30 pumps, we will (are pleased to) give
you a 2.5% quantity discount.
7. The delivery should be made as soon as possible and not later than 1 December.
(We would like you to deliver the goods asap and not later than 1 December.)
8. We will try our best to deliver the goods in mid November or by the end of that month at
the latest.
9. Regarding (With regard to) terms of payments, we suggest (stress) that it should be
made by an irrevocable letter of credit.
10. Payment: by an irrevocable letter of credit to be opened at (through/with)Tokyo
Commercial Bank, 15 days before the shipment at the latest, valid for 30 days, to the

account of Vietcombank in our favor for the total value of the goods to be shipped.
11. We would highly appreciate it if you could deliver half of the ordered goods
immediately, the rest will be shipped in two weeks’ time.

Practice 2
Dear Mr X
Re: Rush Mats
We thank you for your enquiry of 25 June 20__ and are happy (glad) to learn that you are
particularly interested in (the purchase of) our rush mats. We are pleased to make you an
offer, subject to our final confirmation (acceptance) upon receipt of your order, on the
following terms and conditions:
1. Commodity: fancy rash mat (patterned rush mat)
2. Quantity: 5,000 pieces
3. Specification: as per enclosed specification
4. Price: £1.00/piece, CIF London, including packing
5. Packing: 20 pieces to be packed in one bale, which is wrapped in strong rushmating and steel hooped
6. Delivery: in one lot in August 20__
7. Payment: in pounds sterling by an irrevocable letter of credit to be opened at
(through/with) the Commercial Bank of London to the account of Vietcombank in
our favour, 15 days before (prior to) the shipment.
14


Commercial Correspondence

We look forward to your prompt order and guarantee that (assure you that) any of your
orders will be given our best attention.
Yours sincerely
Practice 3

The Vietnam National Sundries Import and Export Corporation
36 Ba Trieu Street, Hanoi, Vietnam
Tel:
Fax:
Email:
Your ref: 17 August 20__
Our ref: NT/123
24 August 20__
Mr John Smith
M.D. Edward and Co., Ltd.
Finewell House
8 Finsbury Square
London EC2
England
Dear Mr Smith
We thank you for your inquiry of 17 August 20__ (asking) for our table tennis bats, model
VS 44TD, and badminton bats, model VB 50MT. We would like to offer firm until 3
September our badminton bats on the following terms and conditions:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Commodity: VB 50MT badminton bats
Specification: as per enclosed catalogue No. 22/95VS
Quantity: 500 pairs

Price: USD2.00 per piece FOB Haiphong port, including packing
Packing: in export customary packing
Marking: upon buyer’s instructions
Delivery: in one lot in October 20…
Payment: in US dollars by an irrevocable letter of credit to be opened with ABC
Bank, London, 15 days prior to the shipment, valid for 45 days, to the account of
DEF Bank, in our favour for the total value of the goods to be shipped.

We regret that the VS 44TD table tennis bats are out of stock. However, we would offer you
Model VS 45MH of the same quality on similar conditions with Model VS 44TD and at the
price of USD8.00 each.
We hope you will find our terms and conditions satisfactory .We are looking forward to
your order soon.
Yours sincerely
Nguyễn Thanh
Export Manager
15


Commercial Correspondence

Practice 4
Dear Mr Smith
We thank you for your enquiry of 20 September 20__, in which you asked for children’s
woolen sweaters and children’s jackets. We are pleased to enclose our firm offer No.
OF09/09 for children’s jackets, code 876/NQ, as illustrated in our winter catalogue already
sent to you.
In addition, we would like to draw your attention to the following points:
Payment is to be made in pounds sterling, by an irrevocable letter of credit, to be opened
through the Bank of Lloyd, London, 20 days before/ prior to the shipment, to the account of

Vietcombank, in the seller’s favour for the total value (100% of the value) of the goods to
be shipped.
We are willing/ pleased to offer you a 2.5% quantity discount for orders of up to
£150,000.00.
The goods are to be delivered/ shall be delivered in one lot in mid November in time for
Christmas rush / for sales at Christmas.
We regret to inform you that the woolen sweaters, code 421/GL, you asked for, are no
longer in production. However, we can offer the substitutes, code 521/GL, which are in a
wider and better range of colors and flowery patterns but cheaper than the 421/GL.
This offer will only be valid /subject to acceptance until 20 October 20__. After this time,
the price, terms and conditions stated in this offer may be subject to change.
Yours sincerely
Nguyen Nam
Sales Manager
Enc. Firm Offer No. OF09/09
Practice 5
Thang Long Garment Company
245 Minh Khai Street, Hai Ba Trung Distict, Hanoi
Tel: 0438633745 Fax: 0438652337
Your ref: MJ/rm
Our ref: TH/mh
23 November 20__
F. Lynch & Co. Ltd
Nesson House
Newell Street
Birmingham B3 3EL
16


Commercial Correspondence

United Kingdom
Dear Mr Smith
We thank you for your inquiry of 18 November 20__ for men’s shirts and we are pleased
to enclose our offer No. OS/05 together with our summer catalogue and current price list as
you asked for.
We are confident that our products will be popular with the UK customers and will all be
selling well in your market. The specifications, sizes, colours as well as designs of the shirts
are as per samples sent to you by air. The prices offered are quoted CIF London port
including packing.
We are willing to offer you a 5% quantity discount off net prices for orders over £20,000.00
and a 5% cash discount for prompt payment. As we have all the goods in stock, delivery
can be made as requested.
Payment is to be made in pounds sterling, by irrevocable letter of credit at sight to be
opened at Northminster Bank, Birmingham, 15 days prior to the shipment, to the account of
Thang Long Garment Co. Ltd with Vietcombank for the total value of the goods to be
delivered.
In addition to the products you asked for, we also make goods to customers’ orders with
their own designs, sizes and materials, and delivery can be made as promptly as requested.
We look forward to receiving your order soon.
Yours sincerely,
Signed
Le Thi Thanh Ha (Mrs)
Export Manager
Enc. 1.Offer No. OS/05
2. Summer catalogue
3. Price list

Practice 6
Dear Mr Smith

Re: Enquiry for tea sets
We thank you for your enquiry of 23 November 20__, in which you asked for tea sets. We
are pleased to enclose our offer No. CH/09 and the latest catalogue.
We would like to draw your attention to (to emphasize) the following points:
17


Commercial Correspondence

The price offered (the quoted price) is fixed £10.00 per set, CIF London port, including
packing charges, valid within one month.
We are willing to give (offer) you the usual trade discounts of 5%, and in addition 10%
quantity discount for orders of over 1,000 sets at one time.
The goods you ordered can be supplied from stock and we can deliver the goods within two
weeks from receipt of your official order if the quantity ordered is less than (under) 1,500
sets. For larger quantities (orders), delivery time may be longer.
Payment is to be made in pounds sterling by an irrevocable letter of credit at sight to be
opened through a first-class bank in the UK 15 days prior to the shipment to the seller’s
account with VietinBank, Hanoi Branch, in favour of the seller for 100% of the value (for
the total value) of the goods to be shipped.
We are confident that our products will be very popular in your market, thanks to their fine
designs and reasonable prices.
We look forward to your early order and can assure you that your order will be completed
(processed/ executed) to your satisfaction.
Yours sincerely,
(Signed)
Do Xuan Bac
General Manager
Enc: 1.Offer form No. CH/09
2. Catalogue

Unit 5: Orders and Cover Letters of Orders
Practice 1: Translate into English.
14. Đề nghị các ngài xác nhận chấp nhận đơn đặt hàng này. Sự chấp nhận này phải đến với
chúng tôi không quá 14 ngày kể từ ngày ghi trên đơn đặt hàng.
15. Đề nghị các ngài xác nhận đơn đặt hàng này và xác nhận rằng các ngài có thể giao hàng
vào đầu tháng 10.
16. Chúng tôi xin cám ơn thư chào hàng của các ngài đề ngày 1 tháng 12 và chúng tôi thấy
có thể chấp nhận được những điều kiện đã nêu trong đó.
17. Chúng tôi xin cám ơn mẫu hàng mà các ngài đã gửi cho chúng tôi hôm 25 tháng 12 và
sẽ rất vui mừng nếu các ngài chấp nhận và thực hiện ngay đơn đặt hàng mua các loại
thảm mà chúng tôi gửi kèm thư này.
18. Chúng tôi xin cám ơn chào hàng của các ngài số 234 đề ngày 6 tháng 5 chào bán các
loại máy nông nghiệp loại nhỏ và vui mừng đặt hàng theo các điều kiện sau đây.
19. Chúng tôi cám ơn ngài đã gửi catalô và bảng giá kèm chào hàng số 72 ngày 4 tháng 8
của các ngài, nhưng rất tiếc giá của các ngài có phần cao hơn giá của những nhà cạnh
18


Commercial Correspondence

tranh khác. Tuy nhiên, chúng tôi hy vọng sẽ có dịp khác giao dịch làm ăn với các ngài
trong tương lai.
20. Đề nghị các ngài sắp xếp giao hàng ngay cho chúng tôi và tiện đây chúng tôi xin gửi các
ngài chỉ dẫn chi tiết về bao bì và ký mã hiệu để các ngài chú ý.
21. Xin các ngài giao hàng theo đúng ngày đã ghi trong đơn đặt hàng của chúng tôi và
chúng tôi sẽ không nhận hàng sau ngày 31 tháng 12 vì lúc đó không còn thời vụ bán
hàng trên thị trường của chúng tôi nữa.
22. Chúng tôi cần ba bộ tài liệu hướng dẫn lắp ráp, vận hành và bảo dưỡng máy. Một trong
ba bộ sẽ phải được gửi bằng máy bay cho chúng tôi trước để dịch sang Tiếng Việt cho

những người tiêu dùng trong nước; hai bản còn lại sẽ được gửi theo hàng.
23. Chúng tôi thấy những máy móc này sẽ phải được bảo hành trong vòng 24 tháng kể từ
ngày giao hàng và sáu tháng kể từ ngày sử dụng.
24. Chúng tôi muốn thanh toán bằng hối phiếu định kỳ 60 ngày và sẽ vui mừng nếu các ngài
đồng ý.
25. Cảm ơn thư của các ngài đề ngày … và chúng tôi sẽ vui mừng nếu các ngài đồng ý ký
phát hối phiếu đình kỳ 30 ngày cho chúng tôi, theo phương thức chấp nhận đổi chứng
từ.
Practice 2: Translate into English
Kính thưa Ông Crane
Chuyến máy kéo vạn năng đầu tiên CT860 của các ngài đã bán rất chạy ngay tuần đầu khi
hàng đến đây và bây giờ chúng tôi xin đặt hàng cố định theo các điều kiện như sau:
1. Tên hàng: Máy kéo vạn năng kiểu CT860
2. Số lượng: 30 chiếc
3. Quy cách phẩm chất: Theo Catalô số 4/88 và bản thuyết minh kỹ thuật gửi kèm với
chào hàng số 67 đề ngày 2 tháng 3 năm 20__ của các ngài
4. Giá mỗi chiếc CIF cảng Sài Gòn Thành phố Hồ Chí Minh kể cả bao bì là 2.200 đô la
Mỹ, tổng số là 66.000 đô la Mỹ
5. Giao hàng: Hai chuyến; chuyến thứ nhất 10 chiếc giao trong tháng 8 năm 20__, và
chuyến thư hai 20 chiếc giao trong tháng 12 năm 20__
6. Bao bì: Theo tập quán xuất khẩu thích hợp với việc vận chuyển xa bằng đường biển
7. Ký mã hiệu: Mỗi kiện được ghi ở hai bên đối diện nhau, chữ không dưới 5cm chiều
cao, bằng sơn không phai, như sau:
Đơn hàng số TD44/50
Người gửi hàng: Export Tractor Co. Ltd.
Người nhận hàng: Tổng Công ty Nhập Máy và Phụ tùng Hà Nội
Kiện số: từ số 1 trở lên
Trọng lượng tịnh:
Trọng lượng cả bì:
Kích thước:

8. Thanh toán: bằng thư tín dụng không thể huỷ ngang được tính bằng đồng đô la Mỹ mở
qua Ngân hàng Ngoại thương VN 15 ngày trước chuyến hàng thứ nhất vào tài khoản
19


Commercial Correspondence

của Ngân hàng Thương mại Tokyo cho người bán được hưởng 100% giá trị của hàng
sẽ giao.
Chứng từ cần cho việc thanh toán:
•
Hoá đơn thương mại (3 bản)
•
Vận đơn gốc (1 bản)
•
Phiếu đóng gói (3 bản)
•
Giấy chứng nhận phẩm chất (1 bản)
•
Đơn bảo hiểm (1 bản)
9. Tài liệu kỹ thuật: Hai bộ bản vẽ kỹ thuật, hai bộ tài liệu hướng dẫn lắp ráp, vận hành và
bảo dưỡng bằng Tiếng Anh sẽ được gửi bằng đường biển cùng với hàng hoá. Một bộ
khác sẽ được gửi bằng máy bay cho người mua không chậm quá ngày 30 tháng 8 năm
20__.
10. Bảo hành: 12 tháng kể từ ngày giao hàng, 6 tháng kể từ ngày sử dụng. Điều khoản bảo
hành này không áp dụng đối với những tổn thất do sự bất cẩn của người sử dụng gây ra.
Chúng tôi mong nhận được xác nhận đơn đặt hàng này sớm.
Kính chào

Practice 3: Letter writing

Anh/chị đang làm việc cho Công ty Trách nhiệm hữu hạn Bắc Nam có địa chỉ ở 214 Tôn
Đức Thắng, Đống Đa, Hà Nội. Công ty anh/chị đã nhận được thư chào hàng đề ngày 3
tháng 9 của ông A. Suzuki, Trưởng phòng Mại vụ của Công ty TNHH Shonan Computers,
1-33 Kistashinjuku -7 Chome, Shinjuku-ku, Tokyo 160, Nhật Bản.
Giám đốc của công ty anh/chị là bà Mai Hoa, có yêu cầu anh/chị viết một bức thư để gửi
kèm với đơn hàng số BN07 với nội dung như sau:
Cảm ơn chào hàng của họ.
Bày tỏ hân hạnh được gửi kèm thư này Đơn hàng số BN07 đặt mua một số linh kiện điện tử
theo danh mục đính kèm.
Nói rõ cho họ biết nếu có bất kỳ mặt hàng nào mà họ không có sẵn để giao theo thời hạn đã
nêu trong đơn hàng, đề nghị họ không gửi hàng thay thế.
Đối với đơn hàng đầu tiên này công ty anh/chị tạm thời chấp nhận 15% chiết khấu mua
buôn và thanh toán bằng một thư tín dụng trả tiền ngay trên cơ sở thanh toán đổi chứng từ,
nhưng đối với các đơn hàng tiếp theo, công ty anh/chị đề nghị họ cho hưởng 20% chiết
khấu mua buôn và thanh toán bằng thư tín dụng trả sau 60 ngày trên cơ sở chấp nhận đổi
chứng từ.
Đề nghị họ hãy quan tâm đặc biệt đến việc thực hiện đơn hàng này, nhất là thời hạn giao
hàng và công ty anh/chị giành quyền hủy bỏ đơn hàng hay trả lại hàng hóa với mọi chi phí
và rủi ro họ chịu nếu giao hàng chậm.
Tỏ ý mong muốn việc thực hiện đơn hàng đầu tiên này sẽ làm cho công ty anh/chị hoàn
toàn hài lòng và sẽ dẫn tới quan hệ buôn bán tốt đẹp giữa hai bên.
Kết thúc bức thư cho phù hợp.

20


Commercial Correspondence

Practice 4: Letter writing
Ngày 17/11/20__, bà Nguyễn Thị Lan Anh, Giám đốc Tổng công ty Xuất nhập khẩu Tổng

hợp 1 (Vietnam National General Export-Import Corporation No.1) có trụ sở đóng tại số 46
Ngô Quyền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội nhận được thư chào hàng đề ngày 15/11/20__ của
công ty F.Lynch & Co. Ltd có trụ sở ở Nesson House, Newell Street, Birmingham B3 3EL,
Vương quốc Anh chào bán các mặt hàng sứ cao cấp. Sau khi nghiên cứu chào hàng, bà
Lan Anh quyết định gửi một đơn hàng đặt mua một số mặt hàng chọn trong catalog mà họ
gửi cùng thư chào hàng.
Bà Lan Anh yêu cầu anh/chị viết một thư gửi kèm với đơn hàng số PO/024 để bà ký với
những nội dung sau:
•

Yêu cầu người bán dùng loại giấy dầy bọc riêng từng thứ một. Sau đó đóng gói trong 10
thùng gỗ thưa có chèn lót bằng rơm cẩn thận. Ngoài thùng có ghi địa chỉ người mua, số
đơn hàng, kích cỡ thùng hàng và các dòng chữ: “ĐỒ SỨ”, “DỄ VỠ”, “ĐỀ NGHỊ XẾP
CẨN THẬN” và đánh số thùng từ 1 đến 10.

•

Đề nghị người bán quan tâm đặc biệt đến thời hạn vì các đại lý của ta phải có hàng bán
vào dịp Tết nguyên đán. Sau thời hạn 10/1/20__ mà hàng chưa về tới cảng Hải Phòng
thì người mua sẽ từ chối nhận hàng.

•

Xác nhận lại điều khoản thanh toán: người bán sau khi giao hàng sẽ ký phát một hối
phiếu trả sau 30 ngày với người mua và gửi cùng với bộ chứng từ giao hàng đến đại lý
ngân hàng giao dịch của người mua là Northminster Bank (City Branch), Deal Street,
Birmingham B3 ISQ, Anh quốc, để ngân hàng này chuyển cho Ngân hàng Ngoại thương
Việt Nam. Thanh toán theo phương thức D/A như 2 bên đã thỏa thuận qua điện thoại
ngày hôm qua.

•

Lưu ý người bán đây chỉ là đơn hàng đặt mua thử, nếu việc thực hiện đơn hàng này làm
người mua hài lòng và nếu thấy có thể phát triển thị trường này ở Việt Nam thì người
mua chắc chắn sẽ đặt mua tiếp với số lượng lớn hơn.

•

Đề nghị người bán gửi xác nhận bán sớm.

Practice 5
Ngày 1 tháng 11 năm 20__, công ty TNHH Hoa Mai (HOACO HANOI LTD) địa chỉ 37
Nguyễn Văn Cừ, Gia Lâm, Hà Nội, điện thoại và fax: 84-4-8715340, nhận được thư chào
hàng của công ty TNHH Huynh đệ (Brothers Co., Ltd) số 18 đường Caranation, Singarore
2478, chào bán máy điều hòa (air conditioners) kiểu Freshman 2034 và 2035. Sau khi
nghiên cứu kỹ chào hàng trên, HOACO đã quyết định đặt hàng số OR11/06.
Hãy viết một bức thư để giám đốc HOACO là Ông Nguyễn Thành Trung ký gửi kèm với
đơn đặt hàng nói trên với những nội dung chính sau đây:
•

Đơn đặt hàng này mua thử 350 chiếc Freshman 2034 với giá CIF Hải Phòng là UD$750
một chiếc kể cả chi phí bao bì, giao hàng vào tháng 2/200...

•

HOACO yêu cầu giao hàng chậm nhất là trung tuần tháng 2 để kịp thời phân phối cho
các đại lý trong toàn quốc để bán vào đầu mùa hè.

•

Yêu cầu người bán dùng giấy chống thấm để gói hàng và đóng vào các thùng cát tông,
bên ngoài thùng có ghi địa chỉ người mua, số đơn hàng, kích cỡ thùng hàng và các dòng
chữ “tránh ướt” và “đề nghị xếp nhẹ tay”.
21


Commercial Correspondence

•

Xác nhận lại điều khoản thanh toán: Như thỏa thuận qua điện thoại ngày hôm qua thanh
toán sẽ thực hiện theo phương thức Chấp nhận đổi chứng từ, người bán sau khi giao
hàng sẽ ký phát một hối phiếu trả sau 60 ngày cho người mua và gửi cùng bộ chứng từ
đến ngân hàng giao dịch của người mua là ngân hàng thương mại Singapore để ngân
hàng này chuyển cho ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.

•

HOACO đề nghị Brothers gửi trước 1 bộ tài liệu kỹ thuật bằng hai thứ tiếng, tiếng Anh
và tiếng Việt.

•

Hiện tại HOACO chưa có khả năng đặt mua Freshman 2035 vì giá còn hơi cao và
HOACO không chắc chắn mặt hàng này sẽ bán chạy ở Việt Nam. Tuy nhiên nếu việc
thực hiện đơn hàng này hoàn toàn làm HOACO hài lòng và HOACO thấy hàng có thị
trường ở Việt Nam thì HOACO chắc chắn sẽ đặt thêm những đơn hàng khác .

Anh/chị có thể thêm, bớt một số chi tiết để bức thư phù hợp về nội dung và đẹp về hình
thức.

Unit 5: KEY
Practice 1
1. Please confirm your acceptance of this order. Such acceptance should arrive not later
than 14 days from the date of the order.
2. Please acknowledge this order and confirm that you will be able to deliver the goods by
early October.
3. We thank you for your offer of 1 December and find that the terms and conditions
mentioned (quoted) can be acceptable to us (and are able to accept the terms and
conditions you quoted).
4. We thank you for the samples you sent us on 25 December and should be glad if you
would accept and make up (execute/processed) promptly the order enclosed for various
(different) kinds of carpets. (and could you please accept and make up promptly the
order …)
5. We thank you very much for your offer No.234 of 6 May 20__ for a number (selection)
of small-sized agricultural machines and are happy to place an order on the following
terms and conditions.
6. We thank you for the catalogue and price list enclosed with your offer No.72 of 4
August 20__ but regret to inform you that your prices are somewhat (rather) higher
than those quoted by some other suppliers. We hope, however, to have another
opportunity of doing business with you in the future.
7. Please/ Could you please arrange for immediate shipment (We would appreciate
prompt delivery) of our order and we would also like to draw your attention to the
packing and marking of the goods, on which instructions are enclosed.
8. Delivery should be made by the date specified in our order, and we would refuse to take
delivery after 31 December when the goods are out of sales season in our market.
9. We need three sets of instructions for assembly, operation and maintenance of the
machines. One of them is to be (should be) airmailed to us in advance in order to be
translated into Vietnamese for home consumers; the other two sets are to be shipped
with the goods.
22

Commercial Correspondence

10. We suggest that these machines (should) be guaranteed within 24 months from despatch
and 6 months from use.
11. We would like to pay by draft at 60 D/S and should be glad if you would agree to this.
12. Thank you for your letter of … and we should be glad if you would agree to draw on us
at 30 D/S document against acceptance.

Practice 2
Dear Mr Crane
We are pleased to inform you that the first shipment of your CT860 multi-function (allpurpose) tractors sold very well in the first week of its arrival here. We now would like to
place a firm order on the following terms and conditions.
1. Commodity: multi-function tractors CT860
2. Quantity: 30 units
3. Specification: as per catalogue No. 4/88 and technical instructions enclosed with
(attached to) your offer No. 67 of 2 March 20__.
4. Price: USD2,200.00 per unit CIF Sai Gon Port, Ho Chi Minh City, including packing.
Total amount: USD66,000.00 (Sixty six thousand US dollars)
5. Delivery: in two lots. The first one of 10 units is to be shipped in August 20__ and the
second of 20 units will be in December 20__.
6. Packing: in customary export packing for long sea voyage.
7. Marking: each case is marked on both opposite sides in letters not less than 5 cm high in
weather-proof paint as follows:
Order No. TD44/50
Shipper: Export Tractor Co. Ltd.
Consignee: Hanoi Machines and Components Import Co.
Case numbers : From 1 upward.
Net weight:

Gross weight:
Measurements (dimensions/sizes):
8. Payment: is to be made (effected) in US dollars by an irrevocable letter of credit to be
opened at (through/ with) Vietcombank 15 days prior to the first shipment, valid for 45
days, to the account of Tokyo Commercial Bank in favour of the seller for 100% of the
(the total) value of the goods to be shipped.
Documents required for payment include:
Commercial Invoice: 3 copies (in triplicate)
Original Bill of Lading: 1 copy
Packing list: 3 copies
Certificate of quality: 1 copy
Insurance Policy: 1 copy
9. Technical documents: Two sets of technical drawings and two sets of instructions for
assembly, operation and maintenance in English are to be shipped with the goods.
Another set is to be sent by air (airmailed) to the buyer not later than 30 August 20__.
23


Commercial Correspondence

10. Guarantee: 12 months from despatch, 6 months from use. This provision of warranty
does not apply to the damage caused by the user’s negligence.
We look forward to receiving your confirmation of this order soon.
Yours sincerely

Practice 3

214 Ton Duc Thang Street
Dong Da District
Hanoi

Vietnam
Your Ref: 3 September 20__
Our Ref: MH/123
15 September 20__

Mr A. Suzuki, Sales Manager
Shonan Computers Ltd
1-33 Kistashinjuku -7 Chome
Shinjuku-ku
Tokyo 160
Japan
Dear Mr Suzuki
We thank you for your offer of 3 September 20__ and are pleased to enclose our order No.
BN07 for a number of electronic components (accessories) as per the attached list.
Meanwhile, we would like to draw your attention to the following points:
If any of the listed items are not available in stock for delivery at the time specified
(stated/mentioned) in the order, please do not send substitutes for them (in their places).
For this first order, we decided to accept the 15% trade discount you offered and agree to
pay by a letter of credit at sight, documents against payment. However, for further (the
next) orders, could (would) you please give us a 20% trade discount and accept payment by
a letter of credit at 60 days, documents against acceptance?
We would highly appreciate your special attention to the execution of this order, the time of
delivery in particular, and we reserve the right to cancel the order or return the goods with
all the expenses and risks to your account if the delivery date is not met.
We hope that the first order will be completed (processed/executed) to our satisfaction
which will lead to good relationship between the two companies.
We look forward to having your confirmation soon.
Yours sincerely
(Signed)
Mai Hoa (Mrs)

24


Commercial Correspondence

General Director
Enc: Order No. BN07

Practice 4

46 Ngo Quyen Street
Hoan Kiem District
Hanoi
Vietnam
Your Ref: 15 November 20__
Our Ref: LA/123
17 November 20__

F. Lynch & Co. Ltd
Nesson House
Newell Street
Birmingham B3 3EL
UK
Dear Mr X
We thank you for your offer of 15 November 20__ for high quality ceramics and are
pleased to enclose our order No. PO/024 for a selection of items in your catalogue attached
to (enclosed with) your offer.
We would like to emphasize the following points:
Each piece (item) is to be individually wrapped in thick paper, carefully packed in straw,
and shipped in 10 wooden crates, marked with the buyer’s address, order number, crate

dimensions and the words: “CERAMICS”, “FRAGILE”, “HANDLE WITH CARE”, and
numbered from 1 to 10.
We would appreciate your special attention to the delivery date as we urgently need the
goods for our traditional New Year selling period. We reserve the right to refuse taking
delivery of the goods if they arrive at Haiphong Port after 10 January 20__.
We would like to confirm that after shipment you will draw on us at 30 D/S and send the
draft together with a full set of shipping documents to our correspondent bank,
Northminster Bank (City Branch), Deal Street, Birmingham B3 ISQ, UK, which will
transfer them to Vietcombank. Payment is on a D/A basis as we agreed on (over) the
telephone yesterday.
This is a trial order, and if it is completed (processed) to our satisfaction (satisfactorily) and
if we feel we can develop this market in Vietnam, we will place larger orders with you in
the future.
We look forward to your sales confirmation soon.
Yours sincerely,
(Signed)
Nguyen Thi Lan Anh (Mrs)
25