Tìm hiểu công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng

Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng là một thư viện
chuyên ngành có nguồn thông tin đa dạng, phong phú và đang từng bước đổi
mới về mọi mặt từ trang thiết bị, cơ sở vật chất, vốn tài liệu và cán bộ thư
viện để đáp ứng nhu cầu bạn đọc một cách tốt nhất. Trung tâm là một tòa nhà
7 tầng, với đầy đủ các phòng ban, trang thiết bị hiện đại. Tài liệu tại Trung
tâm chủ yếu là dạng in ấn, tài liệu điện tử còn ít. Trung tâm đang sử dụng
phần mềm Ilib 4.0. Tuy nhiên, trên phần mềm mới chỉ có 2 phân hệ biên mục
và bổ sung là đang hoạt động hiệu quả, các phân hệ khác vẫn chưa phát huy
được hết chức năng. Tất cả các phòng ban của thư viện phục vụ theo hình
thức kho mở. Mặc dù, Trung tâm phục vụ bạn đọc theo hình thức kho mở
nhưng tài liệu trong kho sách vẫn còn lộn xộn và chưa khoa học, công tác
quản lý kho trên phần mềm còn chưa được chú tâm. Trước thực trạng đó, tôi
nhận thấy công tác tổ chức, sắp xếp và bảo quản kho tài liệu tại TTTTTVHVNH đang là vấn đề cần được quan tâm.
2. Mục đích nghiên cứu
Khi nghiên cứu đề tài này, tôi mong muốn sẽ tìm ra được cách tổ chức
và bảo quản kho tối ưu nhất cho TTTT-TV HVNH nói riêng và các thư viện
chuyên ngành nói chung.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu hiện trạng cách sắp xếp, tổ chức và bảo quản kho tài liệu
tại TTTT-TVV HVNH. Từ đó, đưa ra những giải pháp nhằm công nghệ hóa
công tác tổ chức, sắp xếp và bảo quản kho tài liệu tại TTTT-TV HVNH.

K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 1

Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

Trong quá trình nghiên cứu đề tài này, tôi tập trung vào công tác tổ
chức và bảo quản kho tài liệu tại các kho sách giáo trình, báo và kho tài liệu
tham khảo của TTTT-TV HVNH.
4. Phương pháp nghiên cứu
Khi nghiên cứu đề tài này tôi sử dụng phương pháp quan sát, phân tích,
đánh giá, điều tra, phỏng vấn, thu thập ý kiến, nghiên cứu tài liệu…
5. Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài
Trong hoạt động thông tin-thư viện, công tác tổ chức và bảo quản vốn
tài liệu là việc làm hết sức quan trọng của mỗi cơ quan. Nó tạo tiền đề quan
trọng cho cán bộ cũng như người dùng tin dễ dàng trong tìm kiếm, trao đổi và
nghiên cứu thông tin. Do đó, đề tài tổ chức và bảo quản tài liệu đã thu hút
nhiều quan tâm của các sinh viên và cán bộ trong ngành. Một số sinh viên
Khoa Thông tin-Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn gần
đây đã nghiên cứu đề tài này như sau:
- Dương Thị Phương (2008) Tìm hiểu công tác tổ chức kho tài liệu tại
Trung tâm Thông tin-Thư vịên Đại học Quốc gia Hà nội (khoá luận tốt
nghiệp).
- Ngô Thị Mỹ Hạnh (2008) Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu
tại Thư viện và mạng thông tin trường Đại học Bách khoa Hà nội (khoá luận
tốt nghiệp).
Tuy nhiên, trong các công trình nêu trên không có công trình nào
nghiên cứu một cách toàn diện hệ thống tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại
Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng. Đề tài này đang là vấn
đề mà tôi rất quan tâm. Do đó, tôi đã chọn đề tài “Tìm hiểu công tác tổ chức
và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân
hàng”.

K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 2


Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài
Về mặt lý luận: Nghiên cứu nhằm đóng góp vào quá trình tổ chức và
bảo quản vốn tài liệu tại các cơ quan thông tin-thư viện nói chung.
Về mặt thực tiễn: Khoá luận nghiên cứu quá trình tổ chức và bảo quản
vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng. Đồng thời
tôi cũng đưa ra các đánh giá nhận xét và kiến nghị, giải pháp giúp Trung tâm
có thể hoàn thiện và nâng cao quá trình tổ chức và bảo quản vốn tài liệu của
Trung tâm.
7. Bố cục Khoá luận
Ngoài phần mở đầu và kết luận, Khoá luận gồm có ba chương:
Chương 1: Một số vấn đề chung về tổ chức và bảo quản tài liệu trong
cơ quan thông tin-thư viện
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản tài liệu tại
Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng và phương pháp tổ
chức quản lý tài liệu tối ưu
Chương 3: Nhận xét, kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao công tác
tổ chức và bảo quản tài liệu tại Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện
Ngân hàng

K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 3


Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

CHƯƠNG 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU
TRONG CƠ QUAN THÔNG TIN-THƯ VIỆN
1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1. Khái niệm tổ chức tài liệu
Năm 1934, khái niệm tổ chức kho tài liệu do các nhà thư viện học
người Nga nghiên cứu và được đánh giá cao. Định nghĩa đó được hiểu như
sau:
“ Tổ chức vốn tài liệu là phương thức sắp xếp tài liệu khoa học, hiệu
quả. Hay tổ chức vốn tài liệu là đăng ký, xử lý, sắp xếp, kiểm kê và bảo quản
vốn tài liệu.”
Muốn nắm bắt tốt công tác tổ chức kho tài liệu, cán bộ thư viện cần
nắm vững quy trình tổ chức kho, các loại kho, phương pháp sắp xếp tài liệu
hợp lý và công tác kiểm kê, bảo quản khoa học.
1.1.2. Khái niệm bảo quản tài liệu
Là hoạt động góp phần vào việc gìn giữ tài liệu. Bảo quản vốn tài liệu
là những biện pháp bảo đảm sự toàn vẹn và hiện trạng vốn tài liệu bình
thường có trong kho.
Bảo quản chia làm hai loại: Bảo quản dự phòng và bảo quản phục chế.
Nghiên cứu về bảo quản có các nhóm: Môi trường bảo quản, nhà cửa
và kho tàng bảo quản, các tác nhân phá hoại tài liệu, các phương pháp bảo
quản và sửa chữa tài liệu, các quy trình và thao tác bảo quản, chuyển dạng tài
liệu để bảo quản.

K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 4

Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

1.1.3. Các hình thức tổ chức kho tài liệu tại các cơ quan thông tinthư viện
Tuỳ từng đối tượng độc giả, phương thức phục vụ, vốn tài liệu, quy mô
và đội ngũ cán bộ mà mỗi trung tâm thông tin-thư viện có thể tổ chức các loại
kho như sau:
+ Kho riêng tổng hợp
+ Kho từng loại tài liệu.
Trong kho riêng tổng hợp, người ta có thể chia thành: Kho chính, kho
phụ và kho phục vụ tự chọn.
Đối với kho từng loại tài liệu có nhiều căn cứ để phân chia:
 Căn cứ vào hình thức tài liệu có thể phân chia thành:
• Kho sách.
• Kho báo, tạp chí.
• Kho tài liệu tham khảo,...


Căn cứ vào dấu hiệu nội dung của tài liệu, có thể
chia thành:
•

Kho tài liệu khoa học, kỹ thuật.

•

Kho tài liệu kinh tế, chính trị...



Căn cứ vào dấu hiệu ngôn ngữ của tài

liệu, có thể phân chia thành:
•

Kho tài liệu tiếng Anh.

•

Kho tài liệu tiếng Pháp...

K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 5


Khóa luận tốt nghiệp



Cao Thị Hoan

Căn cứ vào đối tượng người dùng tin, có thể
chia thành:

•

Kho tài liệu dành cho người cao tuổi.

•

Kho tài liệu dành cho sinh viên...



Căn cứ vào cách thức phục vụ, có
thể chia thành:

•

Kho đóng.

•

Kho mở.

Do giới hạn phạm vi đề tài của Khoá luận nên tôi chỉ tập trung nghiên
cứu hai hình thức tổ chức kho tài liệu là kho đóng và kho mở. Đây là hai hình
thức tổ chức kho hiện đang được sử dụng phổ biến tại các thư viện ở Việt
Nam và trên thế giới.
Tổ chức kho đóng
Kho đóng là hình thức phục vụ bạn đọc thông qua đối tượng trung gian
là cán bộ thư viện.
Tài liệu trong kho đóng thường được sắp xếp theo số đăng ký cá biệt,
ngôn ngữ, khổ cỡ...
Các tài liệu trong kho đóng được bảo quản và lưu giữ một cách nghiêm
ngặt và chặt chẽ. Khi người dùng tin muốn tiếp cận tài liệu, họ phải sử dụng
hệ thống tra cứu để tìm tài liệu.
Hình thức kho đóng thường được sử dụng để lưu trữ các tài liệu quý
bởi các ưu điểm về bảo quản và luân chuyển tài liệu. Ngoài ra, các tài liệu
như giáo trình, sách tham khảo cho sinh viên mượn về nhà cũng nên được tổ

chức theo hình thức kho đóng.
K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 6


Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

Trong quá trình tổ chức kho đóng, cán bộ tổ chức kho cần chú ý tới
việc dãn kho và dồn kho để kho sách không bị thừa, thiếu quá nhiều. Đối với
các tài liệu trong kho đóng được sắp xếp theo ngôn ngữ cần chú ý tới loại
ngôn ngữ thường xuyên được nhập về thư viện để có kế hoạch để trống giá
sách cho các tài liệu ấy.
Tổ chức kho mở
Kho mở là cách tiếp cận trực tiếp với tài liệu.
* Có hai loại kho mở:
+ Kho mở toàn phần: Áp dụng với kho có số lượng tài liệu không lớn.
+ Kho mở một phần: Áp dụng với kho có số lượng tài liệu nhiều, đa
dạng. Tài liệu thường xuyên được cập nhật.
Việc tổ chức tài liệu theo hình thức kho mở đòi hỏi một khoảng diện
tích rộng, tài liệu thường xuyên được cập nhật, cán bộ kho thường xuyên sắp
xếp lại kho sách để phục vụ bạn đọc và bổ sung sách mới.
Tổ chức kho mở cũng đòi hỏi một hệ thống an ninh bảo vệ tài liệu như:
camera, cổng từ, máy quét mã vạch...
Phục vụ bạn đọc theo hình thức kho mở đòi hỏi cán bộ thư viện cần
phải có kiến thức cơ bản về khung phân loại và cách tra cứu, phương pháp tạo
lập ký hiệu xếp giá... để sắp xếp tài liệu đúng vị trí và chỉ dẫn giúp người
dùng tin tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và chính xác.
* Phương pháp tổ chức kho mở
- Trước hết, thư viện cần lựa chọn một khung phân loại phù hợp với cơ

quan của mình để phân loại tài liệu chính xác.
- Tiếp nữa là công việc định ký hiệu xếp giá
K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 7


Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

KHXG= KHPL+KH tác giả/tên tài liệu.
+ Ký hiệu phân loại: Tùy mỗi loại thư viện, mà các khung phân loại
được sử dụng khác nhau như: LCC, DDC, UDC, khung phân loại 19 lớp…
+ Ký hiệu tên tác giả/ tên tài liệu. (Bảng kí hiệu tác giả hay còn gọi là
bảng Cutter).
Số Cutter giúp tạo ra một hình thức họ tên tác giả ngắn gọn, tạo điều
kiện sắp xếp lên giá dễ dàng, chính xác. Hiện nay, bảng Cutter đã được cải
tiến và được áp dụng rộng rãi trên thế giới với ba chữ số.
KHXG= KHPL DDC+Ký hiệu tác giả (Số Cutter 3 chữ số).
Một số thư viện ở Việt Nam định ký hiệu xếp giá theo ký hiệu phân
loại và ký hiệu tên tài liệu.
KHXG= KHPL+Ký hiệu tên tài liệu.
>Ưu điểm của công tác sắp xếp theo tên tài liệu.
 Cán bộ phân loại không cần phải tra tìm chỉ số Cutter.
 Không phải băn khoăn khi định kí hiệu cho tác giả phiên âm.
 Khi xếp giá, những tài liệu cùng tên xếp cạnh nhau.
> Nhược điểm.
 Nhớ chữ cái khó hơn nhớ chữ số.
- Cuối cùng là công việc sắp xếp tài liệu.
Sắp xếp tài liệu kho mở có những điều kiện: Diện tích kho rộng,
thường xuyên được bổ sung tài liệu mới nên cần nhiều chỗ trống.

Cần dán tem an ninh, công nghệ mã vạch, camera, hệ thống cổng từ…
K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 8


Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

Công tác tổ chức kho mở, đòi hỏi người cán bộ cần có kiến thức cơ bản
của khoa học thư viện, về khung phân loại, KHXG, cấu tạo ký hiệu tác giả để
sắp xếp tài liệu đúng vị trí trên giá.
1.1.4. Các phương pháp sắp xếp tài liệu tại các cơ quan thông tin-thư
viện
Tài liệu trong các thư viện có thể được sắp xếp như sau:
Phương pháp sắp
xếp tài liệu

Sắp xếp
theo nội
dung

Sắp
xếp
theo
khung
phân
loại

Sắp
xếp

theo
chủ đề

Sắp
xếp
theo
đề tài

Sắp xếp
theo hình
thức

Sắp xếp
theo vần
chữ cái
tên tác
giả hoặc
tên tài
liệu

Sắp xếp
theo
thời
gian
xuất bản
tài liệu

Sắp
xếp
theo

ngôn
ngữ tài
liệu

Sắp
xếp
theo
khổ cỡ
tài liệu

Sắp
xếp
theo
số
đăng
ký cá
biệt

Sơ đồ 1: Các phương pháp sắp xếp tài liệu trong cơ quan thông tin-thư
viện
1.1.4.1. Sắp xếp theo nội dung tài liệu
- Sắp xếp tài liệu theo khung phân loại: Là cách sắp xếp mà cán bộ thư
viện căn cứ vào nội dung của tài liệu và các khung phân loại hiện đang được

K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 9


Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

sử dụng như: UDC, DDC, LCC, khung phân loại dùng cho các thư viện khoa
học tổng hợp Việt Nam ( khung 19 lớp).

K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 10


Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

- Sắp xếp theo chủ đề: Là phương pháp sắp xếp dựa vào chủ đề của tài
liệu để xác định vị trí của tài liệu đó trong kho. Tài liệu cùng chủ đề sẽ được
sắp xếp tập trung vào một vị trí.
- Sắp xếp theo đề tài: Là cách sắp xếp dựa vào các đề tài chính của các
trường, các Viện, các cơ quan để tổ chức, sắp xếp tài liệu trong kho. Sắp xếp
theo đề tài cũng là sắp xếp theo nội dung nhưng nó nhỏ hơn môn loại, nhỏ
hơn chủ đề. Trong một chủ đề có thể có nhiều đề tài.
1.1.4.2. Sắp xếp theo hình thức tài liệu
- Sắp xếp theo vần chữ cái tên tác giả hoặc tên tài liệu: Là cách sắp xếp
căn cứ vào bảng chữ cái để sắp xếp tài liệu trong kho. Cách xếp này giúp cho
những người biết chính xác tên tài liệu hoặc tên tác giả tìm tài liệu nhanh
chóng và dễ dàng. Tuy nhiên, nó sẽ tốt hơn nếu được sử dụng kết hợp với
phương pháp sắp xếp theo môn loại tri thức.
- Sắp xếp theo thời gian xuất bản tài liệu: Là cách sắp xếp các tài liệu
theo thứ tự năm xuất bản, lần lượt nhập vào thư viện. Cách sắp xếp này giúp
bạn đọc dễ dàng tìm kiếm tài liệu theo năm xuất bản, nhưng khó khăn trong
việc tìm kiếm các tài liệu mà cùng một tác giả viết trong các năm khác nhau.
- Sắp xếp theo ngôn ngữ tài liệu: Dựa vào ngôn ngữ của tài liệu để sắp
xếp tài liệu. Phương pháp này phù hợp với sắp xếp các tài liệu là tiếng dân tộc

hoặc kho sách ngoại văn.
- Sắp xếp theo khổ cỡ tài liệu: Là cách sắp xếp tài liệu theo kích cỡ của
tài liệu. Tài liệu cùng chiều cao sẽ được săp xếp cùng nhau. Thông thường tài
liệu thường được chia làm bốn khổ: Khổ cực lớn, khổ to, khổ vừa và khổ nhỏ.
Phương pháp sắp xếp này sẽ thuận lợi cho công tác bảo quản, tiết kiệm diện
tích kho.

K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 11


Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

- Sắp xếp theo số đăng ký cá biệt: Tài liệu được sắp xếp theo thứ tự số
đăng ký cá biệt được nhập vào trong kho.Cách sắp xếp này thuận lợi cho công
tác tổ chức kho đóng của thư viện.
Qua đây, chúng ta có thể thấy, phương pháp sắp xếp tài liệu theo hình
thức có xu hướng phù hợp với tổ chức kho đóng và sắp xếp theo nội dung có
xu hướng phù hợp với kho mở.
1.1.5. Bảo quản tài liệu
Là hoạt động đóng góp vào việc gìn giữ tài liệu. Bảo quản vốn tài liệu
là những biện pháp đảm bảo sự toàn vẹn và hiện trạng vốn tài liệu bình
thường có trong kho.
Bảo quản chia thành hai loại:
- Bảo quản dự phòng.
- Bảo quản phục chế.
1.2. Vai trò của tổ chức và bảo quản kho trong hoạt động thông
tin-thư viện
Công tác tổ chức và bảo quản kho tài liệu là một bộ phận cấu thành

quan trọng của bất cứ một cơ quan thông tin-thư viện nào.
Tổ chức kho là hoạt động các thao tác nghiệp vụ kế tiếp nhau nhằm làm
cho nguồn tin trật tự nhất định, phục vụ người dùng tin nhanh chóng và bảo
quản nguồn tin hiệu quả nhất.
Tổ chức và bảo quản tốt kho tin sẽ tạo ra nhiều tác dụng to lớn:
+ Tạo ra trật tự trong kho tin.
+ Thuận lợi trong sử dụng.
K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 12


Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

+ Nâng cao hiệu quả vốn tài liệu.
+ Bảo quản lâu dài, tránh thất lạc.
+ Công tác bảo quản, gìn giữ di sản văn hóa của của nhân loại.
+ Góp phần tăng cường nguồn lực thông tin và khả năng đáp ứng thông
tin cho người dùng tin.
+ Sử dụng lâu bền, tiết kiệm ngân sách.
1.3. Vài nét về tổ chức và bảo quản kho tài liệu trong hoạt động
thông tin-thư viện ở các thư viện Việt Nam và trên thế giới
* Công tác tổ chức kho tài liệu.
Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, kho thường được tổ chức theo hai
hình thức kho đóng và kho mở. Nhưng theo xu thế hiện nay, các thư viện
đang hướng tới hình thức tổ chức kho mở, nhằm giúp cho bạn đọc dễ dàng
trong công việc tìm kiếm và lựa chọn tài liệu nghiên cứu.
Giữa các thư viện Việt Nam, không có sự đồng nhất về sử dụng khung
phân loại và ký hiệu tác giả (chỉ số Cutter) nên mỗi thư viện có sự khác biệt
trong trật tự kho tin của mình. Điều đó không ảnh hưởng đến quá trình phục

vụ của mỗi thư viện. Tuy nhiên, sự khác biệt trong ký hiệu xếp giá của mỗi
thư viện sẽ gây trở ngại cho quá trình trao đổi và chia sẻ thông tin. Mặt khác,
khi cán bộ thư viện hiểu sai ký hiệu tác giả, sẽ làm cho kho tin bị lộn xộn,
không theo trật tự logic vốn có của nó.
Trên thế giới, vấn đề trao đổi và chia sẻ thông tin giữa các thư viện của
họ trở nên dễ dàng rất nhiều bởi sự thống nhất trong sử dụng khung phân loại
và ký hiệu tác giả. Khi sử dụng khung phân loại DDC, họ sử dụng ký hiệu tác
giả (chỉ số Cutter) đúng theo nguyên tắc mã hóa thành số ba chữ cái đầu của

K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 13


Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

tiêu đề mô tả (có thể lấy thêm chữ cái đầu tiên của tên tài liệu nếu tác giả
trùng nhau) theo bảng Cutter Sanborn.
Ví dụ: Tài liệu về hóa hữu cơ của một tác giả: “Chimie organique/Paul
Arnaud” được phân loại theo DDC, ký hiệu xếp giá trong kho mở được xác
định: 547A744c
Trong đó:
- 547 là ký hiệu chính DDC về hóa hữu cơ.
- A744 là ký hiệu tác giả (Arnaud Paul) theo Cutter-Sanborn,
- c là chữ cái đầu tiên của nhan đề.
* Công tác bảo quản tài liệu.
Tại Việt Nam, nhà nước ta đã ban hành văn bản pháp quy trong công
tác bảo quản tài liệu như: Công văn số 111 ngày 04/04/1995 Cục lưu trữ nhà
nước. Nội dung của công tác bảo quản tài liệu tập trung vào các công tác
trọng tâm như: xây dựng kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản, tổ chức tài liệu

và các biện pháp kĩ thuật bảo quản. Mỗi thư viện ở Việt Nam căn cứ vào ngân
sách và đặc điểm riêng của từng đơn vị mà đưa ra các phương pháp bảo quản
riêng. Tại Viện nghiên cứu Hán Nôm, Viện tiến hành công tác bảo quản tài
liệu bằng cách sao chụp, nhân bản sách hán nôm thành ba bản để phục vụ độc
giả, bản gốc thì đưa vào kho lưu trữ theo chế độ bảo tàng, bồi vá, tu bổ, phục
chế các bản sách nguyên gốc bị rách, bị hư hỏng.
Trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin, công nghệ số ra đời thì
hầu hết các thư viện trên thế giới và một vài thư viện ở Việt Nam đã bắt đầu
số hóa tài liệu nhằm bảo quản tài liệu khỏi hư hại bởi môi trường và tác động
của con người. Các trang thiết bị bảo mật thông tin hiện đại được lắp đặt
nhằm giúp công tác bảo quản tài liệu trở nên nhẹ nhàng và thuận tiện hơn.
K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 14


Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

1.4. Mối quan hệ của công tác tổ chức kho tài liệu với công tác bổ
sung và hệ thống mục lục của thư viện
Tổ chức kho tài liệu có mối quan hệ chặt chẽ với công tác bổ sung vốn
tài liệu:
+ Bổ sung tài liệu làm cho kho tăng cường về lượng và chất. Bất cứ một
thư viện nào cũng cần phải có chính sách bổ sung tài liệu để nâng cao chất
lượng kho tin, đáp ứng nhu cầu của người dùng tin. Song song với công tác
bổ sung tài liệu, mỗi thư viện cần tính đến chính sách sắp xếp kho sách hợp
lý, khoa học giúp người dùng tin tiếp cận tới tất cả các loại tài liệu của thư
viện dù mới hay cũ một cách dễ dàng và tiện ích.
+ Công tác thông tin-thư viện hoàn thành được nhiệm vụ là nhờ vào việc
xác định tài liệu được bổ sung cho kho. Chính sách bổ sung được xây dựng

dựa vào nhiều yếu tố khác nhau như: Nhu cầu người dùng tin, kinh phí thư
viện, đối tượng người dùng tin...và nó cũng phụ thuộc chặt chẽ với hiện
trạng kho tin. Tài liệu trong kho còn ít, chất lượng chưa cao, không thu hút
người dùng tin tìm đến thư viện, đòi hỏi công tác bổ sung cần tăng cường,
xúc tiến hiệu quả hơn. Từ đó, bộ phận bổ sung cần lên kế hoạch bổ sung kịp
thời các tài liệu vào kho tin nhằm nâng cao chất lượng kho tin, phát huy hiệu
quả của thư viện. Chỉ có như vậy, hoạt động thông tin-thư viện mới đem lại
hiệu quả tốt hơn cho xã hội.
+ Chính sách bổ sung khoa học, hợp lý sẽ tạo tiền đề tốt cho công tác tổ
chức kho tài liệu. Tài liệu có giá trị là tài liệu được sử dụng nhiều bởi nhiều
người dùng tin. Ngược lại, tài liệu không có giá trị sẽ lãng phí ngân sách,
tốn diện tích kho và công sức bảo quản. Một thư viện không có chính sách
bổ sung tài liệu kĩ càng, hợp lý, khoa học sẽ dẫn đến bổ sung các tài liệu
không cần thiết, không thiết thực với người sử dụng. Điều này dẫn đến một
thực trạng là các tài liệu mới bổ sung vào thư viện nhưng mau chóng trở
K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 15


Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

thành các tài liệu chết, lỗi thời. Nó cũng đồng nghĩa với việc làm đảo lộn
trật tự kho tin, làm kém hiệu quả chất lượng kho tin.
+ Bổ sung tài liệu cũng là tiền đề để xác định sắp xếp kho tài liệu theo
hình thức kho nào (đóng, mở...). Nếu tài liệu được bổ sung về thư viện với
số lượng nhiều bản trên mỗi đầu sách chuyên ngành thì thư viện nên sắp xếp
theo hình thức kho mở. Nếu tài liệu được bổ sung với số lượng ít bản trên
mỗi đầu sách thì thư viện nên sắp xếp theo hình thức kho đóng để đảm bảo
việc bảo quản tài liệu quý hiếm, độc bản.

Tổ chức kho tài liệu và hệ thống mục lục có mối quan hệ chặt chẽ với
nhau:
+ Tài liệu có trong kho nhưng không được thể hiện ở hệ thống mục lục
thì nguồn tài liệu đó coi như đã chết. Hệ thống mục lục đóng vai trò quan
trọng trong hoạt động tra cứu tin của cán bộ thư viện cũng như người dùng
tin. Mục lục là tập hợp các phiếu hay các biểu ghi ghi lại các thông tin thư
mục của tài liệu. Mục lục thư viện có thể là mục lục phích, mục lục điện tử,
mục lục chữ cái, mục lục phân loại, mục lục chủ đề...Mỗi loại mục lục có
những ưu, nhược điểm riêng nhưng tất cả chúng đều có nhiệm vụ phản ánh
được nội dung kho tài liệu thư viện. Nếu hệ thống mục lục bị mất hay thể
hiện sai thông tin tài liệu trên một phiếu hay một biểu ghi tài liệu thì tài liệu
ấy ở trong kho sẽ không được đưa ra sử dụng, không được bạn đọc biết đến
(trường hợp tổ chức kho đóng) và được ít sử dụng (trường hợp kho mở).

K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 16


Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU
TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN-THƯ VIỆN HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
VÀ PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU TỐI ƯU
2.1. Khái quát về hệ thống thư viện Học viện Ngân hàng và Trung tâm
Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng
2.1.1. Quá trình phát triển
- Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng được thành lập
ngay từ những ngày đầu thành lập trường Cao cấp nghiệp vụ Ngân Hàng với

quy mô lúc ban đầu rất nhỏ bé. Thư viện phục vụ báo, tài liệu tham khảo và
giáo trình với số lượng nhỏ. Lúc đó biên chế chỉ có một người, sinh hoạt
chung cùng với phòng giáo vụ.
- Năm 1985, Trường cao cấp nghiệp vụ Ngân Hàng thành lập phòng
nghiên cứu khoa học và bộ phận Thư viện theo quyết định của ban giám hiệu
nhà trường. Thư viện được tách ra khỏi phòng giáo vụ và biên chế có ba
người. Công tác chủ yếu vẫn là phục vụ sách báo tham khảo cho cán bộ, học
sinh.
- Năm 1992, Ngân hàng trung ương ra quyết định sáp nhập Viện nghiên
cứu tiền tệ-tín dụng với trường cao cấp Nghiệp vụ Ngân Hàng để thành lập
Trung tâm đào tạo và nghiên cứu khoa học Ngân Hàng. Viện nghiên cứu
thông tin tín dụng Ngân Hàng được chuyển thành Viện Khoa học Ngân Hàng,
là một bộ phận chính trong hội sở chính của trung tâm đào tạo. Lúc này bộ
phận thư viện được sát nhập với phòng tư liệu của Viện nghiên cứu thông tintín dụng Ngân Hàng và thành lập phòng tư liệu biên dịch (thuộc Viện khoa
học Ngân Hàng). Với biên chế bảy cán bộ, phòng có các chức năng nhiệm vụ
chính của một thư viện, phòng còn được giao nhiệm vụ sưu tầm, thu thập, xử
K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 17


Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

lý các tài liệu nghiệp vụ bằng tiếng Việt cũng như bằng tiếng nước ngoài
trong lĩnh vực tiền tệ-tín dụng-ngân hàng để phục vụ cho công tác NCKH,
đào tạo cán bộ; Tổ chức công tác biên dịch các tài liệu bằng tiếng nước ngoài
ra tiếng Việt; tổ chức việc in ấn các bài giảng, giáo trình phục vụ công tác dạy
và học của giáo viên, học sinh; Tổ chức việc xuất bản các tài liệu tham khảo
về nghiệp vụ ngân hàng, làm đầu mối xuất bản các loại tài liệu này cho toàn
ngành ngân hàng phục vụ công tác cập nhật, đổi mới kiến thức, góp phần đào

tạo và đào tạo lại đội ngũ cán bộ ngân hàng.
- Từ tháng 2/1998, phòng Tư liệu - biên dịch được đổi tên là Phòng Tư
liệu - Thư viện và Xuất bản - là đơn vị trực thuộc Viện NCKH Ngân hàng
(trước đây là Viện Khoa học Ngân hàng).
- Từ tháng 3/2004 phòng Tư liệu - thư viện và xuất bản thuộc Viện
NCKH Ngân hàng đã được Giám đốc Học viện điều chuyển về Học viện
Ngân hàng và thành lập Trung tâm Thông tin-Thư viện.
Cùng với các phân hệ nhỏ của Học viện, hệ thống thư viện Học viện
Ngân hàng cũng có các phân hệ nhỏ ở Bắc Ninh, Sơn Tây, Phú Yên.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của hệ thống thư viện
Học viện Ngân hàng
Chức năng, nhiệm vụ
- Xử lý tài liệu, tổ chức và bảo quản kho thông tin nghiên cứu trong và
ngoài nước.
- Hỗ trợ sinh viên, giảng viên, học viên cao học, các nhà nghiên cứu
chuyên sâu trong lĩnh vực ngân hàng, tài chính…học tập và nghiên cứu .
- Thực hiện tốt các chuẩn nghiệp vụ, quy định chung trong hoạt động
thông tin-thư viện theo quy định của nhà nước. Làm tốt công tác phục vụ và
K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 18


Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

nghiệp vụ nhằm giúp bạn đọc dễ dàng tìm kiếm thông tin nhanh chóng, chính
xác.
- Trao đổi, hợp tác với các cơ quan thông tin trong và ngoài nước,
nhằm tăng cường nguồn thông tin cho cơ quan.
- Xây dựng kho tin phong phú về loại hình tài liệu, đa dạng về nội

dung, đặc biệt tập trung nguồn tin cho lĩnh vực tài chính, ngân hàng, quản trị
kinh doanh…
- Chú trọng đầu tư, phát triển công tác ứng dụng công nghệ thông tin
trong thư viện nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và tần suất sử dụng tài liệu
của người dùng tin. Xây dựng thư viện điện tử và hướng tới dự án số hóa tài
liệu để bảo quản tài liệu và tổ chức phục vụ người dùng tin một cách tiện lợi
nhất.
- Thường xuyên liên hệ với các khoa, các phòng ban trong nhà trường
để bổ sung tài liệu mới nhất kịp thời đáp ứng nhu cầu học tập và nghiên cứu
của sinh viên và giảng viên.
Cơ cấu tổ chức


Hệ thống Thư viện Học viện Ngân hàng bao gồm 4 thư viện:
•

Trung tâm Thông tin Thư viện Học viện Ngân hàng.

•

Thư viện Cơ sở đào tạo Sơn Tây (TVĐTCSST).

•

Thư viện Phân viện Bắc Ninh.

•

Thư viện Phân viện Phú Yên.

Trung tâm đặt tại tòa nhà 7 tầng của Trụ sở Học viện, tổ chức theo tổ dưới sự
quản lý của Ban Giám đốc Trung tâm, do Ban Giám đốc Học viện trực tiếp
lãnh đạo, cụ thể như sau:
K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 19


Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

BAN GIÁM ĐỐC HỌC VIỆN

GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM

PHÓ GIÁM ĐỐC

TỔ NGHIỆP VỤ
9T

TỔ PHỤC VỤ

Bộ phận Bổ sung

Phòng đọc sách TK

Bộ phận Biên mục

Phòng đọc giáo trình

TỔ SP&DVTT

Phòng đọc sách TK
Phòng Báo-TC
Phòng đọc LA, LV, KL
Sách ngoại văn
Phòng Multimedia
Đường chỉ đạo
Đường phối hợp

Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức Trung tâm Thông tin - Thư viện HVNH
2.1.3. Cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất của Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng gồm:
 Hệ thống các phòng tư liệu, phòng đọc, phòng mượn tài liệu
 Phòng tra cứu thông tin mạng: 43 máy tính nối mạng Internet
 Phòng tự nghiên cứu phục vụ giảng viên
K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 20


Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

 Hệ thống in ấn, photocopy
 Hệ thống wifi
Các phòng ban:
* Tầng 1:
 Phòng bổ sung và xử lí tài liệu
 Kiểm soát và giải quyết thủ tục
 Tiếp nhận và trả lời thông tin
 Dịch vụ photocopy, in sao tài liệu tham khảo

* Tầng 2:
• Phòng đọc tài liệu tham khảo, phục vụ đến 21 giờ hàng ngày
* Tầng 3:
• Phòng đọc giáo trình
* Tầng 4:
• Phòng đọc tài liệu tham khảo
* Tầng 5 :
• Phòng đọc báo, tạp chí
* Tầng 6 :
• Phòng đọc luận án, luận văn, khoá luận, đề tài NCKH
• Phòng đọc tài liệu ngoại văn
• Phòng đọc và truy cập Internet của giảng viên
K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 21


Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

* Tầng 7 :
• Phòng máy truy cập Internet của sinh viên
• Phòng tự học tiếng Anh qua sách Ngoại văn và băng đĩa.
Các thiết bị tin học :
-

Hệ thống máy tính cho sinh viên:

36 máy và 1 máy quản lý.

-

Phòng máy tính cho giáo viên:

12 máy.

-

Hệ thống máy tính tra cứu:

06 máy.

-

Máy tính dùng cho nghiệp vụ :

12 máy.

( Tất cả số máy tính trên đều được nối mạng với máy chủ của Học viện thông qua 3
bộ HUB).

2.1.4. Vốn tài liệu

Sách

9698

Báo tạp chí

142

Tài liệu nội sinh

3630

Tài liệu nghe nhìn

107

Tài liệu số

230

Tổng số

13079

Bảng 1: Tổng số tên tài liệu của cả Hệ thống thư viện HVNH

K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 22


Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

Biểu đồ 1: Thống kê vốn tài liệu của Hệ thống Thư viện HVNH
Như vậy, có thể thấy cơ cấu tài liệu của hệ thống khá đa dạng, song tài
liệu in chiếm phần lớn cơ cấu, tài liệu nghe nhìn, tài liệu số tuy đã được đầu
tư nhưng còn chưa nhiều.
Tài liệu của TTTT-TV HVNH.

- Sách tiếng Việt đang phục vụ bạn đọc là 3.650 đầu sách với 32 nghìn
cuốn.
- Kho luận án, luận văn và đề tài NCKH bao gồm: 95 luận án tiến sĩ, 509
luận văn thạc sĩ, 320 đề tài NCKH, 1.384 khoá luận tốt nghiệp và 50
cuốn kỷ yếu khoa học.
- Phòng đọc báo, tạp chí có 55 loại báo và 28 loại tạp chí.
- Kho sách ngoại văn có 432 tên sách với 1216 cuốn.
Và tính đến năm 2011 tại TTTT- TVHVNH vốn tài liệu đã tăng lên
khoảng hơn 35 nghìn bản sách, cụ thể tăng lên như sau:
K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 23


Khóa luận tốt nghiệp

-

Sách: 6039 tên tài liệu ( 35 nghìn bản).

-

Khoá luận: 2268 tên liệu.

-

Luận văn: 936 tên tài liệu.

-

Kỉ yếu, NCKH: 326 tên tài liệu.

-

Ấn phẩm định kỳ: 102 tên tài liệu.

-

Luận án: 100 tên tài liệu.

-

Media: 20 bộ tài liệu.

Cao Thị Hoan

2.1.5. Cán bộ thư viện
- Trung tâm Thông tin-Thư viện có 17 cán bộ, trong đó có 10 cán bộ chuyên
ngành thông tin-thư viện, 1 cán bộ công nghệ thông tin, 4 cán bộ chuyên
ngành khác, 2 bảo vệ thường trực.
- Thư viện Phân viện Phú Yên có 2 cán bộ chuyên ngành thông tin-thư viện.
- Thư viện Cơ sở đào tạo Sơn Tây có 2 cán bộ chuyên ngành thông tin-thư
viện.
- Thư viện Phân viện Bắc Ninh có 1 cán bộ chuyên ngành thông tin-thư viện,
1 cán bộ chuyên ngành Ngân hàng
Như vậy, tổng số nhân sự của cả hệ thống là 23 người, đa số là cán bộ
có chuyên môn thư viện.

K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 24


Khóa luận tốt nghiệp

Cao Thị Hoan

Biểu đồ 2: Cơ cấu cán bộ thư viện của Hệ thống Thư viện HVNH
Nhìn chung, nguồn nhân lực cho Hệ thống Thư viện Học viện tương
đối đủ về số lượng, tỷ lệ cán bộ tốt nghiệp đúng chuyên ngành khá cao, đa số
là cán bộ trẻ, những yếu tố này tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển hệ
thống trong tương lai.
2.1.6. Người dùng tin
Người dùng tin của trung tâm bao gồm:
• Cán bộ, giáo viên là công chức, viên chức của Học viện, Giáo viên mời
giảng
• Học viên cao học và nghiên cứu sinh
•

Sinh viên hệ chính qui và sinh viên hệ văn bằng 2

•

Sinh viên các dự án hợp tác đào tạo quốc tế

•

Sinh viên tại chức và các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ

•

Sinh viên hệ đào tạo liên thông

K53 CQ- Khoa Thông tin-Thư viện 25