Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm thông tin thư viện Trường đại học Giao thông Vận tải

Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Thùy

MỞ ĐẦU
1.
Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay, internet và phương tiện thông tin đại chúng mang tri thức đến cho
nhân loại nhanh chóng và thuận tiện. Với một lượng thông tin khổng lồ không
ngừng tăng gia tăng đòi hỏi chúng ta phải có biện pháp tổ chức quản lý, bảo quản và
khai thác hiệu quả. Và Thư viện đã và đang trở thành cơ quan quản lý, tổ chức và
cung cấp cho thông tin cho NDT. Vì vậy, chúng ta không thể phủ nhận được vai trò
của thư viện, đặc biệt là hệ thống thư viện các trường cao đẳng, đại học phục vụ cho
học tập, nghiên cứu của một đối tượng lớn là sinh viên và giảng viên, nhà nghiên
cứu.
Theo nghị quyết Trung ương 2 khóa 8 của Đảng đã chỉ rõ cùng với khoa học
và công nghệ, giáo dục và đào tạo là quốc sách hàng đầu. Công cuộc công nghiệp
hóa, hiện đại hóa đất nước, nhằm đưa nước ta thành một nước phát triển thực hiện
mục tiêu: “Dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng dân chủ văn minh” đang đặt ra
yêu cầu cấp bách cho tất cả các lĩnh vực: Kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, …
Trong đó, hoạt động Thư viện nói chung và Thư viện Trường đại học nói riêng cũng
đã và đang đóng góp một phần đáng kể vào sự nghiệp phát triển của đất nước.
Nhận thức được tầm quan trọng của thư viện, năm 1962 cùng với quyết định
thành lập Trường Đại học Giao thông Vận tải, thư viện đã được hình thành. Trong
nhiều năm qua Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Giao thông vận tải
đã góp phần không nhỏ trong việc cung cấp tài liệu, thông tin khoa học phục vụ các
nhiệm vụ và mục tiêu của trường. Đặc biệt, trong những năm gần đây nhu cầu tài
liệu của sinh viên, giáo viên và cán bộ trong Trường ĐHGTVT ngày càng nhiều, cụ
thể, chuyên sâu đòi hỏi cán bộ thư viện phải có phương hướng, biện pháp để quản
lý hoạt động và đặc biệt là tổ chức, bảo quản vốn tài liệu khoa học và hợp lý nhằm
đáp ứng một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác nhu cầu của NDT.

Để đáp ứng tốt nhu cầu NDT, thư viện cần thực hiện chính sách tạo nguồn tin
tốt, đồng thời phải tiến hành tổ chức và bảo quản tốt nguồn tri thức này một cách
khoa học và hợp lý. Bởi tổ chức và bảo quản vốn tài liệu có một vai trò quan trọng
K53 Thông tin – Thư viện

1

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Thùy

trong hoạt động của thư viện. Thư viện có quy mô hoạt động càng lớn, vốn tài liệu
càng phong phú thì việc bảo quản càng nghiêm ngặt. Cùng với tiềm năng về nhân
lực, vật lực, trang thiết bị kỹ thuật, nguồn nhân lực thông tin, tổ chức và bảo quản
tốt vốn tài liệu chẳng những đảm bảo được nguồn lực thông tin, nâng cao được uy
tín, chất lượng hoạt động của thư viện, tiết kiệm ngân sách mà còn quyết định sự
tồn tại và phát triển của các cơ quan TT-TV. Mỗi loại tài liệu trong thư viện cần có
cách thức tổ chức và bảo quản riêng biệt đồng thời theo quy luật tự nhiên cùng với
thời gian, các điều kiện về môi trường, khí hậu và các nhân tố khác ngày càng tác
động mạnh mẽ đến quá trình huỷ hoại và tự huỷ hoại của tài liệu. Vì thế, để đưa ra
được các chính sách, giải pháp cho việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là một việc
làm không mấy dễ dàng và có một ý nghĩa quan trọng.
Mặt khác, trong bối cảnh nền kinh tế tri thức, công nghệ thông tin ngày càng
phát triển, nguồn thông tin trên giấy, điện tử bùng nổ nhanh chóng về số lượng. Đặc
biệt, nguồn tài liệu khoa học kỹ thuật lại nhanh chóng lỗi thời. Là 1 Trung tâm
Thông tin – Thư viện có quy mô lớn,vốn tài liệu đa dạng và luôn cần được cập nhật,
tái bản thường xuyên. Do đó, muốn sử dụng và bảo quản tài liệu có hiệu quả, chúng

ta phải tổ chức kho tài liệu khoa học: lưu trữ được nhiều, dễ cất, dễ lấy và dễ bảo
quản thì Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Giao thông Vận tải (Trung tâm
TT - TV ĐHGTVT) cần tổ chức tốt công tác này.
Với ý nghĩa quan trọng như vậy, tôi đã chọn đề tài : “Nâng cao hiệu quả
công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm thông tin thư viện
Trường đại học Giao thông Vận tải – Hà Nội” làm đề tài Khóa luận tốt nghiệp
của mình.

2.
Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài được nghiên cứu với mục đích như sau:
Tìm hiểu thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm
Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải. Qua đó, tác giả đưa ra những
K53 Thông tin – Thư viện

2

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Thùy

nhân xét, đánh giá và đặc biệt là một số kiến nghị, giải pháp, phương hướng phát
triển và hoàn thiện hơn nữa trong giai đoạn tiếp theo. Nhằm nâng cao hiệu quả của
các công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm nói riêng và chức năng
nhiệm vụ của Trung tâm nói chung.


Để đạt được mục đích nghiên cứu, đề tài sẽ tập trung giải quyết các
nhiệm vụ như sau:
+ Nghiên cứu đặc điểm của Trung tâm, nội dung, thành phần vốn tài liệu,
loại hình kho tài liệu trong việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu.
+ Đưa ra nhận xét, đánh giá, đề xuất một số giải pháp và phương pháp cụ thể
để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm ngày
càng đi vào hoàn thiện hơn đáp ứng ngày càng cao nhu cầu thông tin của bạn đọc
một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác.
+ Cân nhắc yếu tố ảnh hưởng để đảm bảo giải pháp được thực hiện tốt.
3.

Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài

Liên quan đến vấn đề tổ chức và bảo quản vốn tài liệu đã được nghiên cứu tại
nhiều thư viện như: Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm Thông - Tin thư viện
Đại học Quốc gia Hà Nội, … và tại Trung tâm TT – TV ĐHGTVT đề tài liên quan
đến công tác này đã được nghiên cứu năm 2008 với tên đề tài khóa luận tốt nghiệp
là: “Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin thư viện Đại
học Giao thông Vận tải. Thực trạng và giải pháp” (Bùi Thị Thanh Thảo – K49)
thực hiện.
Tuy nhiên, cho đến nay chưa có công trình nghiên cứu nào đi sâu tìm hiểu về
các biện pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm
TT –TV ĐHGTVT và theo khảo sát thực tế, từ năm 2008 đến nay hai công tác này
vẫn còn nhiều vấn đề cần được đề cập tới. Vì vậy, tôi đã đưa ra một số kiến nghị,
giải pháp, đóng góp ý kiến cho Trung tâm dựa trên thực trạng hoạt động hiện tại.
Với việc lựa chọn đề tài này, tôi hy vọng có thể được kế thừa những thành
quả nghiên cứu của tác giả đi trước, vận dụng kiến thức đã học trên giảng đường và
những thực tiễn học được sau hai tháng thực tập để nghiên cứu, khảo sát thực trạng
K53 Thông tin – Thư viện

3

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Thùy

của việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu
quả hai công tác này tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT, nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu
của người dùng tin là giảng viên, sinh viên, nhà nghiên cứu trong trường.
4.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung
tâm TT-TV ĐHGTVT.
Phạm vi nghiên cứu: Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm
từ năm 2008 đến nay.
5.

Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu



Cơ sở lý luận
- Dựa trên cơ sở lý luận của chủ nghĩa Mác – Lênin và tư tưởng Hồ

Chí Minh về công tác thư viện.

- Dựa vào các tài liệu chỉ đạo của Đảng và Nhà nước về hoạt động
thông tin khoa học công nghệ.
- Dựa vào cơ sở lý luận thông tin và thư viện học.
- Nghiên cứu, tổng hợp các tài liệu lý luận về tổ chức và bảo quản kho
tài liệu và những tài liệu có nội dung liên quan đến khóa luận.
- Dựa vào thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại
Trung tâm TT-TV Đại học Giao thông Vận tải.
 Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài khóa luận, tôi đã sử dụng các
phương pháp luận nghiên cứu duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử và
một số phương pháp nghiên cứu khoa học sau: Khảo sát thực tế, trao đổi, thu thập,
thống kê số liệu, phân tích, so sánh, tổng hợp.
6.

Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài

Về mặt lý luận: Đề tài khóa luận góp phần làm phong phú thêm vốn hiểu biết
chung về ý nghĩa, vai trò của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu đối với

K53 Thông tin – Thư viện

4

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Thùy

ngành Trung tâm đồng thời những giá trị khoa học cho công tác tổ chức và bảo
quản mang lại cho các thư viện nói chung.
Về mặt thực tiễn: Khóa luận đưa ra các ý kiến, đánh giá, giải pháp góp phần
nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin
–Thư viện nhằm thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của một thư viện trường đại học.
7.

Bố cục của khóa luận

Với bất cứ một đề tài nghiên cứu khoa học, đề tài khóa luận, ngoài lời cảm
ơn, phần mục lục, lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo. Nội dung của
Khóa luận gồm:
Chương 1: Giới thiệu tổng quan và thực trạng công tác tổ chức, bảo quản vốn
tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải
Chương 2: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản vốn tài
liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Giao thông vận tải
Chương 3: Nguyên tắc thực hiện và các yếu tố ảnh hưởng

NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VÀ THỰC TRẠNG
CÔNG TÁC TỔ CHỨC, BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM
THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI
1.1.

Giới thiệu tổng quan

K53 Thông tin – Thư viện

5

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp

1.1.1.

Trần Thị Thùy

Giới thiệu Trường Đại học Giao thông Vận tải

Trường Đại học Giao thông vận tải (GTVT) có tiền thân là Trường Cao đẳng
công chính, được khai giảng lại dưới chính quyền cách mạng vào ngày 15 tháng 11
năm 1945 theo sắc lệnh của Chủ tịch Hồ Chí Minh, nghị định của Bộ giáo dục và
Bộ giao thông công chính.
Trong giai đoạn 1945 đến 1960, Nhà trường đã đào tạo được nhiều cán bộ
khoa học kỹ thuật có trình độ cao đẳng và trung cấp thuộc các lĩnh vực giao thông,
thuỷ lợi, bưu điện, kiến trúc phục vụ công cuộc kháng chiến cứu quốc và phát triển
đất nước.
Ngày 24 tháng 03 năm 1962, trường được chính thức mang tên Trường Đại
học GTVT theo quyết định số 42/CP của Hội đồng chính phủ.
Ngày 27 tháng 04 năm 1990, cơ sở 2 của Trường tại Thành phố Hồ Chí Minh
được thành lập theo quyết định số 139/TCCB của Bộ trưởng Bộ giáo dục và đào
tạo.
Ngày 15 tháng 11 đã trở thành ngày truyền thống của Trường. Tính đến thời
điểm tháng 12 năm 2010 Trường có tổng số 1055 cán bộ, giảng viên, công nhân
viên. Trong đó có gần 789 giảng viên với 50 Giáo sư, phó giáo sư, 119 Tiến sỹ và
tiến sỹ khoa học, 333 Thạc sỹ đảm nhận đào tạo, quản lý gần 30.000 sinh viên, học
viên cao học, nghiên cứu sinh thuộc 69 chuyên ngành Đại học, 16 chuyên ngành
Thạc sỹ và 17 chuyên ngành Tiến sỹ.

Trường Đại học GTVT là trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học, chuyển
giao công nghệ mới trong lĩnh vực GTVT của cả nước. Trong 60 năm qua Trường
đã đào tạo được trên 40.000 Kỹ sư, trong đó có trên 200 Kỹ sư cho hai nước bạn
Lào và Campuchia, gần 1000 Thạc sỹ, Tiến sỹ trong đó có 40 Thạc sỹ cho nước
Cộng hoà dân chủ nhân dân Lào. Các công trình giao thông lớn của đất nước như
đường 559, đường sắt thống nhất, cầu Thăng Long, Cầu Mỹ Thuận, hầm Hài Vân,
cầu Bãi cháy, các tuyến đường cao tốc,... đều có sự tham gia của cán bộ, giảng viên
và sinh viên của Trường.
K53 Thông tin – Thư viện

6

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Thùy

Phát huy truyền thống 60 năm qua, mục tiêu của Trường đến năm 2010 và
những năm tiếp theo sẽ trở thành Trường Đại học kỹ thuật và kinh tế đa ngành với
chất lượng và trình độ cao, đầu ngành trong lĩnh vực Giao thông vận tải của đất
nước, là trung tâm nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ lớn và có uy tín,
từng bước hội nhập với các nước trong khu vực và trên thế giới.
1.1.2.

Đặc điểm hoạt động của Trung tâm Thông tin – Thư viện

Đại học Giao thông vận tải
1.1.2.1.

Lịch sử hình thành

Cùng với sự ra đời và phát triển của Trường Đại học Giao thông vận tải,
Trung tâm thông tin được manh nha ra đời từ năm 1962, ban đầu là một bộ phận
nhỏ trực thuộc phòng Giáo vụ cùng với Ban phiên dịch và Ban giáo vụ. Năm 1984,
Thư viện được tách ra thành đơn vị độc lập trực thuộc Trường với 14 thành viên.
Ngày 21/2/2002 Trung tâm Thông tin-Thư viện được thành lập theo quyết
định số 753 QĐ-BGD&ĐT – TCCB của Bộ Giáo dục và Đào tạo trên cơ sở ghép
giữa Thư viện và Bộ phận quản trị mạng. Với dự án mức A, B của ngân hàng thế
giới, Trung tâm được trang bị hệ thống máy tính hiện đại và có thêm phòng internet
tạo điều kiện cho NDT tiếp cận với công nghệ thông tin. Trong thời gian này, Trung
tâm cũng bắt đầu sử dụng khung phân loại Dewey (DDC) thay cho BBK.
Năm 2004, với dự án giáo dục mức C đã làm thay đổi cơ bản chất và lượng
cơ cấu tổ chức và hoạt động của Trung tâm TT-TV. Là một đơn vị trực thuộc Ban
giám hiệu, Trung tâm TT – TV có nhiệm vụ tổ chức các dịch vụ thông tin tư liệu
phục vụ công tác giảng dạy, nghiên cứu và học tập cho cán bộ, giảng viên và sinh
viên trong trường Đại học Giao thông Vận tải. Ngoài ra, Trung tâm TT – TV là một
thành viên của Hiệp hội thư viện các trường đại học phía Bắc và hoạt động theo quy
chế của Hiệp hội. Với mục tiêu do Trường đặt ra thì thư viện đã trở thành một bộ
phận không thể thiếu, được lãnh đạo nhà trường quan tâm và là giảng đường thứ hai
để sinh viên, học viên nghiên cứu và học tập.
1.1.2.2.
K53 Thông tin – Thư viện

Chức năng và nhiệm vụ
7

QH-2008-X

Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Thùy

Chức năng chính
Giữ gìn, bảo quản giáo trình, tài liệu tham khảo, thông tin khoa học phục vụ
cho công tác Đào tạo NCKH của nhà trường.
Thu thập, tàng trữ, tổ chức khai thác và sử dụng vốn tài liệu cung cấp thông
tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu của cán bộ, giảng viên, học viên cao học,
nghiên cứu sinh, và số lượng đông đảo là sinh viên.
Nhiệm vụ
Thu thập, bổ sung, xử lý và cung cấp tài liệu, thông tin về các lĩnh vực khoa
học cơ bản, lĩnh vực chuyên ngành và các lĩnh vực khoa học khác nhằm đáp ứng
nhu cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu của NDT. Tổ chức sắp xếp, lưu trữ, bảo
quản kho tư liệu ĐHGTVT bao hàm tất cả các loại hình ấn phẩm và vật mang tin.
Tổ chức phục vụ, hoạt động giới thiệu sách mới, thông tin - thư mục và hướng dẫn
cho NDT khai thác hiệu quả vốn tài liệu thư viện; Phục vụ cung cấp giáo trình, sách
tham khảo cho cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường thông qua quầy bán
sách. Thu thập các xuất bản phẩm do Trường xuất bản, các luận án, luận văn, các đề
tài nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và sinh viên của Trường bảo vệ
trong nước và nước ngoài. Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động
của Trung tâm, tham gia xây dựng, phát triển và quản lý mạng thông tin Trung tâm,
từng bước hiện đại hóa thư viện. Nghiên cứu, đề xuất các ý kiến và phương án xây
dựng, củng cố và phát triển nguồn tin, Trung tâm phục vụ cho công tác đào tạo,
nghiên cứu của cán bộ, giảng viên, học viên, sinh viên của trường. Thực hiện chế độ
báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất cho ban lãnh đạo Trung tâm TT-TV và Trường.
Xây dựng nội dung về quản lý và sử dụng tài sản của Trung tâm, kiểm tra, giám sát
việc thực hiện và xử lý các vi phạm nội quy của Trung tâm. Thực hiện các hoạt
động hợp tác trao đổi thông tin với các cơ sở TT-TV ngoài Trường theo quy định

của Hiệu trưởng. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ chuyên môn
nghiệp vụ quản lý thông tin thư viện và tin học, ngoại ngữ cho cán bộ thư viện.

K53 Thông tin – Thư viện

8

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Thùy

Với những chức năng và nhiệm vụ trên, đã xác định rõ Trung tâm có một vị
trí vô cùng quan trọng góp phần vào phát triển giáo dục cho Trường nói riêng và đất
nước nói riêng.
1.1.2.3.
Cơ sở vật chất, trang thiết bị
Cơ sở vật chất – kỹ thuật có vai trò hết sức to lớn, là nơi chứa đựng, tàng trữ
và bảo quản tài liệu – là nơi bạn đọc làm việc với các tài liệu, tiếp xúc với các
nguồn thông tin trong nước và trên thế giới – là nơi cán bộ thư viện vận dụng kiến
thức vào thực tiễn công việc. Việc xây dựng một hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật
hoàn thiện và hiện đại là yêu cầu cần thiết đối với các Thư viện nói chung và các
Trung tâm TT-TV nói riêng.
Trung tâm Thông tin - Thư viện được bố trí tại Nhà A8 với diện tích gần
4000m2. Hầu hết trang thiết bị của Trung tâm TT – TV được dự án mức C trang bị
mới hoàn toàn và đồng bộ về hệ thống phòng đọc, phòng mượn, từ hệ thống máy
chủ đến máy trạm hiện đại, từ bàn ghế dành cho bạn đọc đến bàn ghế làm việc của
nhân viên, từ giá sách đến kệ để báo – tạp chí, vv…

Hệ thống các phòng đọc của Trung tâm:
Phòng đọc sách tiếng Việt: 280 chỗ ngồi
Phòng đọc tài liệu tiếng nước ngoài, luận văn, luận án, báo-tạp
chí: 150 chỗ ngồi
-

Phòng đọc điện tử: 88 máy tính nối mạng
Phòng mượn

Hệ thống máy tính: Bao gồm 17 máy chủ, 140 máy trạm phục vụ công tác
nghiệp vụ và tra cứu.
Hệ thống máy in, máy phôtô: Trung tâm TT - TV có một hệ thống máy in: 7
chiếc và máy phôtô: 5 chiếc đảm bảo đáp ứng tối đa nhu cầu phôtô tài liệu của bạn
đọc.
Hệ thống an ninh: Camera, Công nghệ RFID, cổng từ(3 chiếc)
Đầu đọc: 6 chiếc

K53 Thông tin – Thư viện

9

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Thùy

Đặc biệt, toàn bộ sách và tài liệu của Trung tâm được quản lý bằng phần
mềm Ilib4.0 giúp độc giả dễ dàng tra tìm tài liệu mình cần bằng từ khoá, tác giả,

chủ đề, môn loại, năm xuất bản,…
Ngoài ra, còn hệ thống máy điều hòa, quạt điện, … được trang bị khác đầy
đủ, bố trí đúng vị trí, …
1.1.2.4.
Thành phần vốn tài liệu
Vốn tài liệu là một trong bốn yếu tố cơ bản (vốn tài liệu, cơ sở vật chất, cán
bộ thư viện và người dùng tin) quan trọng cấu thành Trung tâm: phong phú, đa dạng
về ngôn ngữ, loại hình tài liệu và số lượng tương đối lớn, nhưng chủ yếu là sách
chuyên ngành kỹ thuật. Bao gồm tất cả các loại tài liệu được xuất bản, in ấn, photo
trên giấy như: sách, báo, tạp chí, luận án, luận văn…và tài liệu hiện đại được viết
bằng tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Nga và một số ngôn ngữ khác.
Cụ thể chia theo loại hình tài liệu, bao gồm:
+ Tài liệu truyền thống
STT
1
2
3
4
5
6
7

Loại hình tài liệu truyền thống
Số lượng bản
Sách giáo trình
84.484
Sách tham khảo
48.857
Tài liệu tra cứu
3421

Báo - Tạp chí
3120
Bài giảng
324
Luận văn, luận án
1764
Nghiên cứu khoa học
541
Bảng 1: Thống kê tài liệu truyền thống

+ Tài liệu hiện đại
Để đáp ứng NCT của bạn đọc và từng bước hiện đại hóa Trung tâm, bên cạnh
việc bổ sung, phát triển tài liệu truyền thống, Trung tâm đã chú trọng đầu tư các loại
hình tài liệu hiện đại. Đó là các CSDL, CD-ROM, … Trung tâm đã cung cấp tài liệu
điện tử toàn văn qua website trường lập http://opac:8088/dlib.
Dưới đây là số liệu thống kê nguồn tài liệu hiện đại:
CSDL gồm: tổng số hơn 18962 biểu ghi trong đó:
K53 Thông tin – Thư viện

10

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp

STT
1
2
3

4
5

Trần Thị Thùy

CSDL
Số lượng biểu ghi
CSDL sách
14971
CSDL báo, tạp chí đóng quyển
1106
CSDL LV, LA, NCKH
2000
CSDL sách lưu chiểu
732
CSDL toàn văn
202
Bảng 2: Thống kê biểu ghi CSDL

+ CSDL trực tuyến: ngoài một số CSDL trực tuyến do Trung tâm tự xây
dựng. Trung tâm còn thực hiện mua, trao đổi các tài nguyên thông tin trực tuyến
phong phú như: CSDL Tiêu chuẩn Giao thông vận tải; CSDL Tiêu chuẩn Giao
thông vận tải của Viện tiêu chuẩn Anh (BSI); Tạp chí điện tử của Viện điện – điện
tử - kỹ thuật Mỹ…một số sách điện tử…, các nguồn tin CSDL Offline, các nguồn
tin từ Internet…
+ Hệ thống đĩa CD-Rom gồm: trên 2200 đĩa CD-ROM

Vốn tài liệu của Trung tâm TT-TV ĐHGTVT rất phong phú và đa
dạng, thuộc nhiều loại ngôn ngữ khác nhau nhưng chủ yếu tập trung vào lĩnh vực
khoa học công nghệ, khoa học tự nhiên. Để đáp ứng nhu cầu tin vủa NDT, Trung

tâm không ngừng đưa ra những biện pháp nâng cao hiệu quả, phát triển nguồn tin,
khai thác thông tin của NDT.
1.1.2.5.
Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ
 Cơ cấu tổ chức
Gồm: Ban Giám đốc; Bộ phận nghiệp vụ; Phòng mượn; Hệ thống phòng đọc
Hệ thống cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ sau:
Ban giám đốc

Bộ phận nghiệp vụ

Phòng
Phòng
nghiệp
làm thẻ
vụ
K53 Thông tin – Thư viện

Phòng mượn trả

Phòng
bán
sách

Phòng
mượn
sách GT,
sách
tham
11 khảo

Bộ phận phục vụ bạn đọc

Phòng
đọc
sách
tiếng
Việt

Phòng
đọc
Phòng
ngoại
đọc
văn,
điện tử
báo-tạp
QH-2008-X
chí,
LV-LA


Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Thùy

Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Trung tâm TT-TV ĐHGTVT
 Đội ngũ cán bộ
Hiện nay, Trung tâm Thông tin – Thư viện có 19 cán bộ công chức. Trong
đó: 1 Tiến sỹ; 5 thạc sỹ, 13 cử nhân.

Về trình độ học vấn của cán bộ như sau: Trình độ cao học trở lên: 04 cán bộ
(21%) Trình độ đại học: 15 cán bộ (79%). Chuyên ngành Thông tin - Thư viện: 12
cán bộ (64%); chuyên ngành khác: 7 cán bộ (36%).
Dưới đây là sơ đồ bố trí các phòng làm việc và phục vụ từ tầng 4 đến tầng 7
của Trung tâm TT-TV ĐHGTVT:

Tầng 7

Phòng Hội thảo

Tầng 6

Phòng
Máy chủ

Tầng 5

Phòng Phó
GĐ

Tầng 4

Phòng đọc điện tử
Phòng đọc sách ngoại văn, LV,
LA, NCKH, Báo-tạp chí
Phòng GĐ

Phòng Nghiệp vụ

Phòng đọc sách

tiếng Việt
Phòng mượn

Hình 2: Sơ đồ bố trí phòng làm việc của Trung tâm TT-TV
1.1.2.6.
Người dùng tin
Trụ sở thư viện, cơ sở vật chất – kỹ thuật, vốn tài liệu, cán bộ thư viện là tiền
đề để xuất hiện NDT. Phục vụ bạn đọc là mục tiêu cuối cùng của bất cứ thư viện
nào. Càng phục vụ nhiều bạn đọc thì vai trò xã hội của thư viện ngày càng tăng. Vì
vậy, nếu không có bạn đọc thì thư viện cũng mất mục đích tồn tại của mình.
Trong hoạt động thực tiễn, NDT và NCT của họ là cơ sở để định hướng cho
toàn bộ hoạt động thông tin của Thư viện. Nắm vững NCT, đáp ứng đầy đủ, chính
xác là một nhiệm vụ quan trọng của thư viện nói chung và của Trung tâm TT-TV
ĐHGTVT nói riêng.

K53 Thông tin – Thư viện

12

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Thùy

Trung tâm TT-TV ĐHGTVT hàng năm quản lý khoảng 3200 thẻ bạn đọc.
Đối tượng người dùng tin là toàn thể cán bộ công nhân viên, giảng viên, cán bộ
nghiên cứu khoa học và sinh viên thuộc các hệ đào tạo trong trường.
Qua khảo sát thực tế tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT tôi chia đối tượng NDT

của Trung tâm thành các nhóm người như sau:

Hình 3: Biểu đồ tỷ lệ NDT

Nhóm người dùng tin là cán bộ quản lý
NDT này bao gồm: Ban Giám hiệu; Trưởng, Phó các phòng ban chức năng;
Trưởng, Phó các khoa, tổ bộ môn. Họ chiếm tỷ lệ rất nhỏ khoảng 5%. Công việc
của nhóm người này là: điều hành cho bộ máy nhà Trường hoạt động một cách hiệu
quả nhất. Vì vậy, NCT họ cần không chỉ cao mà còn rộng, không chỉ đa dạng mà
còn tổng hợp. Đó là những thông tin về khoa học quản lý, lãnh đạo, khoa học giáo
dục, thông tin về tình hình kinh tế, xã hội, văn hóa trong và ngoài nước. Họ ít quan
tâm đến những lĩnh vực chuyên ngành mà Nhà trường đào tạo. Tuy nhiên, tài liệu
dành cho nhóm NDT này còn bị hạn chế, hầu như không đáp ứng được.

Nhóm người dùng tin là giảng viên và cán bộ nghiên cứu
Với vị trí là Trường đại học phục vụ cho giáo dục và đào tạo, nhóm NDT này
là lực lượng nòng cốt giúp Nhà Trường thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ đặt ra.
Nhóm NDT là cán bộ giảng viên chiếm tỷ lệ không nhiều khoảng 15%. Họ là người
có trình độ chuyên môn cao thuộc các lĩnh vực đào tạo của Trường và đóng góp
một khối lượng lớn tạo ra lực lượng lao động chất xám cho xã hội.
K53 Thông tin – Thư viện

13

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Thùy

NCT của nhóm NDT này là những thông tin mang tính chuyên sâu, có tính
cập nhật về khoa học kỹ thuật và công nghệ, về các môn mà họ giảng dạy, nghiên
cứu, biên soạn giáo trình, giáo án và nâng cao trình độ chuyên môn của họ.
Hình thức NCT: phong phú, đa dạng như: sách, tạp chí khoa học trong và
ngoài nước, danh mục tài liệu chuyên ngành mới, các thông tin thư mục chuyên đề,
các CSDL toàn văn và rút gọn và tài liệu trực tuyến, …

Nhóm người dùng tin là học viên cao học và sinh viên chính
quy và tại chức
Nhóm người dùng tin này có số lượng đông đảo (khoảng 80%) và thường
xuyên sử dụng thư viện. Đặc biệt, NCT của họ thay đổi liên tục phụ thuộc vào
chương trình đào tạo của Trường, của các Khoa theo mỗi kỳ học.
Đối với NDT là học viên cao học thì tài liệu mang tính chất chuyên sâu phù
hợp với chương trình học và đề tài mà họ nghiên cứu. Hình thức tài liệu thường
được sử dụng đó là: luận văn, luận án, sách tham khảo, tạp chí chuyên ngành, và
CSDL chuyên ngành,… Họ không có thời gian đọc tại chỗ tại Trung tâm nên
thường photo mang về nhà tham khảo, nghiên cứu.
Đối với NDT là sinh viên - là người sử dụng thư viện nhiều nhất. Họ lên thư
viện mượn sách, ngồi học. Nhu cầu tin của họ tập trung chủ yếu vào các lĩnh vực:
cơ bản, cơ khí, kinh tế, điện tử, … Hình thức tài liệu hầu hết là sách giáo trình, tài
liệu tham khảo. Ngoài ra, tài liệu: Luận văn, Luận án cũng được các sinh viên năm
cuối rất hay được sử dụng.
Tóm lại, hầu hết NCT cả các nhóm NDT là tài liệu chuyên ngành kỹ thuật
nhưng với mỗi loại hình tài liệu lại phù hợp với từng nhóm NDT là khác nhau. Vì
vậy, để công tác phục vụ có hiệu quả cần phải phân tích, tìm hiểu NCT của từng
nhóm NDT đó để đáp ứng tối đa NCT của họ, tăng số lượng bạn đọc đến thư viện.

Lý luận về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu
Có thể nói công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là một trong những

1.2.

nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của mỗi một cơ quan thông tin thư viện. Đó được coi
K53 Thông tin – Thư viện

14

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Thùy

là một khoa học đồng thời là một nghệ thuật trong tổ chức và bảo quản lâu dài kho
tri thức của nhân loại.
1.2.1.
Công tác tổ chức kho tài liệu
1.2.1.1.
Khái niệm công tác tổ chức kho tài liệu
Tài liệu trong thư viện và trung tâm thông tin là một trong bốn yếu tố (tài
liệu, cơ sở vật chất, người dùng tin, cán bộ thư viện) cấu thành nên cơ quan thông
tin-thư viện.
Thư viện – bắt nguồn từ chữ Hy Lạp cổ “biliotheka” là hai từ ghép: “biblio”
là sách và “theka” là bảo quản, theo nghĩa đen từ xa xưa thư viện là nơi bảo quản
sách.
Năm 1934, khái niệm tổ chức kho xuất hiện do các nhà thư viện học người
Nga nghiên cứu và đánh giá cao.
Muốn sử dụng và bảo quản tài liệu có hiệu quả, chúng ta phải tổ chức kho tài
liệu khoa học: lưu trữ được nhiều, dễ cất, dễ lấy và dễ bảo quản.

Tổ chức vốn tài liệu là phương thức sắp xếp tài liệu khoa học, hiệu quả. Hay
tổ chức vốn tài liệu là đăng ký, xử lý, kiểm kê và bảo quản vốn tài liệu.
Nếu tổ chức kho chưa khoa học sẽ dẫn đến không đáp ứng được nhu cầu
ngày càng cao của độc giả và không thể bảo quản tốt được, kho sách trở thành “mồ
chôn sách”. Ở Việt Nam công tác tổ chức và bảo quản tài liệu đã được chú ý nhiều.
Ta phải khẳng định rằng, bất kì một trường Cao đẳng, Đại học nào khi thành
lập thì sẽ có một Thư viện của trường thành lập ngay sau đó và được nâng cấp cơ sở
vật chất trang thiết bị, mở rộng hoàn thiện kho tài liệu từng bước qua các năm để
đáp ứng nhu cầu tin. Tiêu biểu là Trung tâm Thông tin-Thư viện Trường Đại học
Giao thông Vận tải.
1.2.1.2.
Ý nghĩa của công tác tổ chức kho tài liệu
Vốn tài liệu có ý nghĩa to lớn đối với một cơ quan Thông tin-Thư viện, nó
duy trì mọi hoạt động của cơ quan đồng thời là động lực giúp cho sự tồn tại và phát
triển của mỗi thư viện. Vì vậy, bất kì một thư viện nào cũng phải tiến hành tổ chức
vốn tài liệu một cách khoa học, hợp lý.
K53 Thông tin – Thư viện

15

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Thùy

Tổ chức kho vừa là một hoạt động nghiệp vụ, đồng thời cũng là một nghệ
thuật. Bởi lẽ, nó là một loạt các hoạt động nghiệp vụ kế tiếp nhau: nhận và đăng kí
tài liệu, xử lý tài liệu, sắp xếp tài liệu sao cho cất được nhiều, dễ cất, dễ bảo quản và

mục đích cuối cùng là độc giả có thể sử dụng tối đa các tài liệu mà thư viện có.
Việc tổ chức kho sách khoa học có ý nghĩa quyết định đến các vấn đề sau:
Tiết kiệm diện tích, thời gian, nhân lực cho thư viện; Đáp ứng nhu cầu NDT nhanh
chóng nhất; Bảo quản kho sách, nâng cao tuổi thọ cho sách.
Bên cạnh đó, công tác tổ chức vốn tài liệu có quan hệ chặt chẽ với các công
tác khác, đặc biệt là:
Quá trình sử dụng tích cực của vốn tài liệu thư viện phụ thuộc vào hệ thống
mục lục: Khi kho tài liệu đăng kí đầy đủ, thể hiện chính xác trong hệ thống mục lục,
cấu tạo kho tin tốt. Sắp xếp có trật tự sẽ đáp ứng nhanh chóng nhu cầu người dùng
tin.
Tổ chức kho tài liệu gắn bó chặt chẽ với công tác bổ sung tài liệu: Bổ sung
tài liệu làm cho kho tăng cường về lượng và chất, đến với người dùng tin phụ thuộc
vào công tác tổ chức kho. Công tác thông tin-thư viện hoàn thành được nhiệm vụ
hoàn toàn dựa vào xác định tài liệu được bổ sung cho kho. Tài liệu có giá trị là tài
liệu được sử dụng. Ngược lại, nếu không có giá trị sẽ lãng phí ngân sách, chiếm
diện tích kho, tốn công sức bảo quản… Bổ sung tài liệu là xác định phương pháp tổ
chức kho (đóng, mở) và có ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức kho tài liệu.


Nhận thức được ý nghĩa, vai trò của công tác tổ chức vốn tài liệu và vị

trí của mình là một trong những trung tâm chuyên ngành về khoa học kỹ thuật phục
vụ cho nhà trường đào tạo ra các kỹ sư đầu ngành trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật.
Trung tâm TT-TV ĐHGTVT luôn chú trọng hoàn thiện lại công tác tổ chức kho sao
cho hợp lý nên mục đích tổ chức tài liệu của Trung tâm được đặt ra rất cụ thể nhằm:
tạo trật tự cho kho sách, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu, bảo quản lâu dài,
tránh mất mát hư hỏng, đồng thời sử dụng lâu dài và tiết kiệm kinh phí. Tuy nhiên,
các biện pháp về tổ chức kho phải phù hợp với trình độ nghiệp vụ của Trung tâm.
1.2.2.
Công tác bảo quản vốn tài liệu

K53 Thông tin – Thư viện

16

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Thùy

1.2.2.1.
Khái niệm công tác bảo quản vốn tài liệu
Thư viện là nơi chứa đựng một khối lượng lớn tri thức của nhân loại được
tích lũy qua nhiều thế hệ được thu thập và tổ chức thành các kho tài liệu. Nhưng để
tài liệu đó được thế hệ sau có thể được tiếp thu một cách toàn diện thì cần phải có
các biện pháp bảo quản tốt vốn tri thức đó.
Bảo quản tài liệu là hoạt động đóng góp vào việc gìn giữ tài liệu. Bảo quản
vốn tài liệu là những biện pháp đảm bảo sự toàn vẹn và hiện trạng vốn tài liệu bình
thường có trong kho.
Bảo quản chia làm 2 loại: bảo quản dự phòng và bảo quản phục chế. Bảo
quản dự phòng chú trọng đến việc ngăn chặn sự xuống cấp của toàn bộ các tài liệu
nói chung còn bảo quản phục chế nhằm sửa lại tình trạng xuống cấp về mặt lý tính
hoặc hóa tính của tài liệu, nó đòi hỏi một lượng nhân công đông đảo và thường là
các chuyên gia có chuyên môn cao và rất tốn kém.
Về mặt thuật ngữ, bảo quản là tất cả những hoạt động đóng góp vào việc giữ
gìn tài liệu
Bảo quản là mọi hoạt động nhằm làm chậm hoặc ngăn cản sự hư hỏng của tài
liệu bằng cách cung cấp môi trường hợp lý cho việc lưu giữ tài liệu, những chính
sách về sửa chữa, tu bổ, phục chế các tài liệu hư hỏng. Khi tài liệu không thể bảo

quản phải chuyển dạng để bảo quản nội dung tài liệu.

1.2.2.2.

Ý nghĩa của công tác bảo quản tài liệu

Công tác bảo quản là một trong những hoạt động trọng tâm và có ý nghĩa hết
sức lớn lao của các thư viện và trung tâm thông tin. Nó góp phần làm cho thư viện
tồn tại và phát triển, đáp ứng hiệu quả NCT.
Bảo quản vốn tài liệu xét về phương diện tổng thể chỉ là một khâu trong quy
trình nghiệp vụ của cơ quan thông tin thư viện. Một thư viện có quy mô càng lớn,
vốn tài liệu càng phong phú đa dạng, tài liệu quý hiếm càng nhiều thì việc tổ chức
bảo quản càng phải khoa học, quy trình quản lý càng phải nghiêm ngặt. Chính vì
vậy, công tác bảo quản vốn tài liệu mang một ý nghĩa rất quan trọng đối với xã hội
K53 Thông tin – Thư viện

17

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Thùy

nói chung và hoạt động thư viện nói riêng như sau: Giữ gìn vốn tài liệu thư viện,
gìn giữ di sản văn hóa của dân tộc; Tăng cường nguồn lực thông tin, khả năng đáp
ứng NCT, phát huy hết vốn tài liệu, giảm được chi phí không cần thiết; Tiết kiệm
ngân sách cho thư viện.
Bảo quản là một lĩnh vực tương đối mới mà trong suốt 10 năm qua đã trải

qua 1 giai đoạn phát triển nhanh và tính chuyên môn hóa ngày càng tăng, đặc biệt là
trong lĩnh vực bảo quản thư viện và lưu trữ. Nhưng một thực tế là cho đến nay lĩnh
vực này chưa có hệ thống giáo dục chính thức, quy trình đánh giá chuyên môn hoặc
chuẩn mực quốc gia. Chính vì lý do này mà đôi khi rất khó khăn để tìm ra và lựa
chọn đào tạo một cán bộ chuyên môn. Vì vậy, công tác bảo quản tổ chức tài liệu
muốn được tổ chức tốt thì vấn đề đào tạo cán bộ trong khâu này rất quan trọng. Bên
cạnh đấy nó còn đòi hỏi nhiều yếu tố khác như: trang thiết bị, cơ sở vật chất của
mỗi một cơ quan thông tin – thư viện.


Đối với hệ thống Trung tâm thông tin thư viện nói chung và Trung

tâm TT-TV ĐHGTVT nói riêng, tài liệu là một trong bốn yếu tố ảnh hưởng đến sự
tồn tại và phát triển của thư viện nhưng nó lại là sản phẩm rất dễ bị xâm hại và hư
hỏng cho dù nó được cấu thành từ bất cứ chất liệu nào đi nữa thì các yếu tố khách
quan như ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm
mốc, thảm họa tự nhiên, các tác nhân hóa học đều có thể gây ra hư hại đến tài liệu.
Với thực tế đó, công tác bảo quản vốn tài liệu đã thực sự trở thành mối quan tâm
hàng đầu của những người làm công tác thư viện. Và nhận thức thức được vấn đề
đó, Trung tâm TT-TV ĐHGTVT thường xuyên tiến hành các kê, sửa chữa, phục hồi
các tài liệu hư hỏng một cách định kỳ. Cán bộ thư viện thư viện kiểm tra để loại trừ
các yếu tố xã hội, hóa học, sinh học, vật lý, gây tổn hại đến tài liệu. Đặc biệt, Trung
tâm đã được đầu tư trang thiết bị hiện đại: quạt, máy điều hòa, hệ thống giá mới, …
công tác bảo quản được quan tâm nên đã đảm bảo được vốn tài liệu luôn trọng tình
trạng được phục hồi.

K53 Thông tin – Thư viện

18

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp
1.3.

Trần Thị Thùy

Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung

tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Giao thông vận tải
1.3.1.
Công tác tổ chức kho tài liệu
1.3.1.1.
Quy trình tổ chức kho tại Trung tâm Thông tin – Thư
viện Đại học Giao thông vận tải
Tổ chức kho tài liệu là một loạt các thao tác nghiệp vụ kế tiếp nhau nhằm làm
cho vốn tài liệu có một trật tự nhất định trên giá để phục vụ cho độc giả và có
phương pháp bảo quản hợp lý nhất. Đó là các thao tác sau:

Giai đoạn 1: Nhận và đăng ký tài liệu
+ Tiếp nhận tài liệu
Đối với Trung tâm TT-TV ĐHGTVT, các tài liệu được nhập hầu hết là do
NXB của Trường in ra, một phần nhỏ còn lại là do dự án tặng và mua của các NXB
khác như: NXB Xây dựng, NXB Giáo dục, ...
Hàng năm Trung tâm nhận được đầu tư của Nhà trường trong công tác bổ
sung vốn tài liệu. Sách được bổ sung thường vào đầu mỗi học kỳ; luận văn, luận án
thường được được thư viện tiếp nhận thường xuyên bởi số lượng đề tài được bảo vệ
hầu như là liên tục trong tuần.
Khi tài liệu được nhập về Trung tâm được cán bộ phụ trách tiếp nhận rõ ràng

có hóa đơn, chứng từ về số lượng, tên tài liệu, ... Vì vậy, đã giúp cán bộ thư viện
nắm rõ được tổng số tài liệu được nhập, có những đầu sách nào, số lượng mỗi loại,
nguồn bổ sung và giá tiền nên khi tài liệu được nhập về thì đăng ký vốn tài liệu là
khâu kỹ thuật bắt buộc đối với các thư viện nói chung và Trung tâm TT-TV
ĐHGTVT nói riêng.
+ Đăng ký tài liệu:
Vốn tài liệu khi được nhập về Trung tâm TT-TV ĐHGTVT được đăng ký
theo lô trên phầm mềm quản lý thư viện Ilib4.0, mỗi một loại tài liệu (sách Việt,
sách ngoại, sách tham khảo, Luận văn-luận án, ...) được đăng ký một số đăng ký cá
biệt riêng. Còn đối với báo, tạp chí hàng ngày sẽ có một phiếu ghi rõ tên đầu báo, số
lượng, giá tiền ... kèm theo do nhà cung cấp mang đến.
K53 Thông tin – Thư viện

19

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp


Trần Thị Thùy

Giai đoạn 2: Quy trình xử lý tài liệu

Qua tìm hiểu, khảo sát có thể nhận thấy rằng quy trình xử lý được cán bộ thư
viện tại liệu tai Trung tâm ĐHGTVT thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Dán tem (ĐKCB): với từng loại tài liệu khác nhau có loại tem khác
nhau: Ví dụ: Luận văn(LV); Sách tiếng Việt (DV); Sách ngoại văn (DN), …
Bước 2: Định từ khóa, phân loại theo khung phân loại DDC 14, định chủ đề.

Bước 3: Biên mục theo từng loại hình tài liệu: Sách lẻ, luận văn, luận án, …
Nhập các trường trong phiếu nhập tin (Worksheet). Trung tâm TT-TV ĐHGTVT sử
dụng các chuẩn mực của quốc tế để tổ chức và quản lý nguồn lực thông tin như:
biên mục theo quy tắc Anh – Mỹ và biên mục đọc máy MARC21
Bước 4: Làm tem mở; Ghi số đăng ký cá biệt vào trang tên sách và trang 17,
đóng dấu sau đó dán tem mở, dán chíp RFID (đối với tài liệu kho mở ) trên dán
logo của Trường.
Bước 5: Nhập máy trên phần mềm ilib4.0 theo từng dạng tài liệu trong đơn
nhận ở phân modul bổ sung. Mỗi cuốn sách sau khi được nhập về thư viện TT-TV
được bộ phận nghiệp vụ biên mục đọc máy MARC21 sau đó nhập vào cơ sở dữ liệu
vào máy tính để tạo thành hệ thống mục lục trên máy tính cho bạn đọc tra cứu.
Cuối cùng, quét chip để tích hợp với phần mềm Ilib trước khi bàn giao về các
phòng phục vụ.
Như vây, bất kỳ một loại tài liệu nào khi nhập về Thư viện đều được xử lý
nghiệp vụ về mặt hình thức và nội dung trước khi đưa về các bộ phận phục vụ bạn
đọc.
 Giai đọan 3: Chuyển giao, sắp xếp tài liệu
Tài liệu sau khi được xử lý nội dung và hình thức sẽ được sắp xếp, tổ chức
phục vụ bạn đọc. Sắp xếp tài liệu là khâu cuối cùng trong chu trình đường đi của tài
liệu bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả phục vụ bạn đọc. Nó là cầu nối giữa bộ
phận nghiệp vụ và bộ phận phục vụ. Nghiệp vụ tốt thì sắp xếp tốt, sắp xếp tốt tất
yếu phục vụ tốt, bảo quản tốt tài liệu của thư viện.

K53 Thông tin – Thư viện

20

QH-2008-X

Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Thùy

Khi tiến hành sắp xếp vốn tài liệu phải căn cứ vào loại hình tài liệu có trong
kho, điều kiện giá kệ có sẵn của thư viện để chọn cách sắp xếp cho phù hợp với
điều kiện của thư viện mình.
Tài liệu trong thư viện được sắp xếp từ trong ra ngoài, từ trên xuống dưới, từ
trái sang phải theo một trật tự khoa học đảm bảo yêu cầu: dễ tìm, dễ lấy, dễ thấy, dễ
bảo quản.
Qua thực tế, tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT ta thấy được tài liệu trong kho
chiếm đa số là tài liệu chuyên ngành, loại nguồn tin phục vụ cho học tập, nghiên
cứu. Hàng năm, Trung tâm đã phục vụ được khối lượng lượng lớn NDT và để bạn
đọc đến thư viện được dễ dàng, thuận lợi, thư viện sắp xếp vốn tài liệu theo 2 hình
thức sau: Sắp xếp theo phân loại và sắp xếp theo số đăng ký cá biệt.
Đối với sắp xếp tài liệu theo số đăng ký cá biệt đã giúp Trung tâm tiết kiệm
diện tích kho và tìm tài liệu nhanh chóng, tài liệu có cùng nội dung sẽ được sắp xếp
cạnh nhau. Tuy nhiên, cán bộ thư viện rất khó nắm bắt được nội dung kho sách,
cuốn sách, tính thẩm mỹ của kho không đẹp, tài liệu có khổ cỡ khác nhau được xếp
cùng nhau.
Khác với xếp tài liệu theo số đăng ký cá biệt, cách sắp xếp theo phân loại tốn
diện tích của Trung tâm, luôn phải có khoảng trống để nhận tài liệu mới. Nhưng tài
liệu theo cách sắp xếp theo ngành tri thức này, giúp cán bộ thư viện nắm được nội
dung kho tài liệu nên phục vụ bạn đọc tốt hơn và hiệu quả hơn. Mặt khác, trong kho
mở giúp bạn đọc có thể tìm tài liệu nhanh chóng, dễ dàng và công tác bổ sung,
thanh lọc tài liệu dễ dàng hơn cho Trung tâm.
Đối với kho đóng sách giáo trình Trung tâm còn áp dụng hình thức sắp xếp
theo Khoa gồm: Khoa cơ bản, Khoa kinh tế, Khoa điện tử, Khoa công trình giúp
cán bộ thư viện tìm tài liệu phục vụ cho NDT nhanh nhưng đòi hỏi họ phải làm việc
trong bộ phận trong thời gian khá lâu thì mới có thể nắm bắt nhanh vị trí của từng

đầu sách.

K53 Thông tin – Thư viện

21

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp

1.3.1.2.

Trần Thị Thùy

Hình thức tổ chức kho tại Trung tâm Thông tin – Thư

viện Đại học Giao thông vận tải
Có người cho rằng: Thư viện là một khoa học, một nghệ thuật sắp xếp bảo
quản vốn tài liệu. Thư viện phải tổ chức tài liệu thế nào để độc giả có thể sử dụng
tối đa các tài liệu mà thư viện có. Vì vậy, việc tổ chức kho hợp lý là vấn đề đã và
đang được các thư viện quan tâm của thư viện nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
Tổ chức kho tài liệu phụ thuộc các yếu tố: quy mô, loại hình thư viện; chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan thông tin-thư viện; đối tượng phục vụ; thành phần vốn
tài liệu; cơ sở vật chất; số lượng và trình độ cán bộ thông tin thư viện. Mỗi loại hình
kho tài liệu lài phải phù hợp với đặc điểm vốn tài liệu.
Tuy nhiên, hiện nay hầu hết các Trung tâm TT-TV đã và đang tổ chức kết
hợp 2 loại hình kho tài liệu, trong đó có Trung tâm TT-TV ĐHGTVT. Đó là kho
đóng và kho mở tùy thuộc vào loại hình tài liệu. Hai hình thức tổ chức này sẽ khắc
phục những nhược điểm của nhau để phục vụ hiệu quả nhất cho NDT và Trung tâm

đã tổ chức theo hình thức này tương đối tốt phù hợp với điều kiện cơ sở vật chất
trang thiết bị của mình.
Căn cứ vào điều kiện cơ sở vật chất; đặc điểm và thành phần vốn tài liệu
Trung tâm TT-TV ĐHGTVT đã tiến hành tổ chức kho theo 2 hình thức: Kho đóng
và kho mở theo sơ đồ sau:

Phương thức tổ chức kho
tại Trung tâm TT-TV ĐHGVT

Kho đóng

K53 Thông tin – Thư viện

Kho mở

22

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp

Phòng mượn
tầng 4:
Sách giáo
trình,
Sách tham
khảo

Trần Thị Thùy

Phòng đọc
tiếng Việt
tầng 5

Phòng đọc
tầng 6:
Sách ngoại
văn; Luận
văn, Luận
án; NCKH

Phòng đọc
điện tử
tầng 7

Hình 4: Sơ đồ tổ chức kho tại Trung tâm TT-TV ĐHGTVT
 Tổ chức kho đóng
Tổ chức vốn tài liệu theo dạng kho đóng là tài liệu được tổ chức thành một
kho độc lập, tách biệt với bạn đọc. Khi NDT đến mượn tài liệu, phải tra cứu hệ
thống mục lục truyền thống hoặc mục lục đọc máy phải ghi phiếu yêu cầu và mượn
qua thủ thư, đặc biệt tiết kiệm diện tích kho, bảo quản tốt tài liệu.
Đối với Trung tâm TT-TV ĐHGTVT, vốn tài liệu tương đối nhiều và cũng
như thể loại (sách, báo, tạp chí, Luân văn, luận án, đề tài NCKH, … nhưng phân
chia tài liệu theo dạng kho đóng chủ yếu với sách giáo trình và tỷ lệ nhỏ sách tham
khảo ở phòng mượn.
Phòng mượn là phòng phục vụ quan trọng nhất và có số lượng tài liệu lớn
nhất của Trung tâm vì đa phần NDT mượn tài liệu về nhà để học tập, nghiên cứu.
Loại hình tài liệu phòng mượn là sách giáo trình và sách tham khảo và chia
thành 2 khu vực riêng biệt.

•
Khu vực sách giáo trình
Đối với sách giáo trình được chia thành các khoa: Cơ bản, Công trình, Kinh
tế, Điện tử, Cơ khí. Theo thống kê kho sách tháng 12/2011 tài liệu giáo trình có số
lượng lớn 75.786 cuốn được phân theo các khoa, ngành.

K53 Thông tin – Thư viện

23

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Thùy

Sách giáo trình được sắp xếp theo giá, chia thành các Khoa và mỗi tài liệu
mang một số đăng ký cá biệt, không có ký hiệu xếp giá. Trong từng Khoa lại xếp
theo đầu sách giúp cán bộ thư viện dễ dàng tìm tài liệu phục vụ cho NDT. Để làm
tốt công tác phục vụ thì cán bộ thư viện phải có thời gian phục vụ lâu mới xác định
nhanh vị trí tài liệu cần phục vụ. Khi sinh viên mượn sách giáo trình phải mất chi
phí khấu hao cho sách, mượn về nhà trong vòng một kỳ học. NDT mà vi phạm nội
quy, quy định của Trung tâm đều bị phạt, đặc biệt là tình trạng sinh viên mượn quá
hạn tương đối nhiều.
•
Khu vực sách tham khảo
Trung tâm TT-TV ĐHGTVT có số lượng sách tham khảo đa dạng và phong
phú, được xuất bản bởi nhiều nhà xuất bản khác nhau như: Xây dựng, Giáo dục, …
Hiện nay, số lượng sách tham khảo có 11.074 bản với 3232 đầu tài liệu.

Phòng mượn sách tham khảo cho phép sinh viên mượn tài liệu về nhà, không
mất tiền khấu hao, mượn trong vòng 15 ngày. Tài liệu được xếp theo số đăng ký cá
biệt.
Vì vậy, Trung tâm TT-TV cần phải đưa ra những biện pháp khắc phục những
hạn chế đang tồn tại để phục vụ NDT đạt hiệu quả cao, thu hút ngày càng nhiều số
lượng bạn đọc đọc đến thư viện.

 Tổ chức kho mở
Hiện nay, kho mở ngày càng chiếm ưu thế vì lợi ích mang lại cho bạn đọc
ngày càng nhiều. Từ năm 2003, do nhu cầu của NDT ngày càng tăng lên, Trung tâm
TT-TV ĐHGTVT đã tổ chức các kho mở. Việc này đã tạo điều kiện cho công tác
phục vụ NDT hiệu quả hơn.
Hiện tại, hệ thống kho mở của Trung tâm được tổ chức từ tầng 5 đến tầng 7.
Ký hiệu xếp giá của tài liệu kho mở được cấu tạo bằng ký hiệu phân loại kết hợp
với ký hiệu tác giả hay còn gọi là chỉ số Cutter. Và mỗi một tài liệu trong kho mở
K53 Thông tin – Thư viện

24

QH-2008-X


Khóa luận tốt nghiệp

Trần Thị Thùy

được mang một ký hiệu xếp giá. Tại kho mở, bạn đọc tra cứu tài liệu qua máy tính
hay là trực tiếp vào giá tìm tài liệu mà không cần qua thủ thư, mỗi NDT khi lựa
chọn tài liệu sẽ được lấy tối đa 2 cuốn sách ra chỗ đọc nhưng cán bộ thư viện luôn
phải xếp lại vị trí của tài liệu cuối mỗi buổi.

•
Phòng đọc tầng 5
Đây là phòng đọc sách tiếng Việt, nơi bạn đọc có thể tìm đọc các giáo trình,
bài giảng, sách tham khảo bằng tiếng Việt. Hiện nay, phòng có 280 chỗ ngồi, khối
lượng tài liệu lớn với 24013 cuốn. Ở phòng đọc mỗi loại tài liệu có từ 5 đến 10 tài
liệu được sắp xếp theo chỉ số phân loại DDC từ 000 đến 900. Hình thức sắp xếp
theo trật tự ký hiệu phân loại này tạo điều kiện cho xác định vị trí của từng tài liệu
và quản lý kho một cách dễ dàng.
•
Phòng đọc tầng 6
Đây là phòng đọc sách ngoại văn, luận văn, luận án, nghiên cứu khoa học và
báo tạp chí; là nơi mà NDT có thể tìm đọc các sách tham khảo, tạp chí bằng tiếng
Anh, Nga, Pháp, …
+ Luận văn, luận án, nghiên cứu khoa học
Theo số liệu thống kê tháng 12/2011, thư viện có 1647 đầu với 1743 số bản
luận văn thạc sỹ và 21 đầu với 21 bản luận án tiến sỹ các chuyên ngành; Nghiên cứu
khoa học: có 541 đề tài đạt giải cấp Bộ đã đưa vào kho phục vụ NDT. Đây là nguồn
tài liệu có giá trị tham khảo đặc biệt bởi nhiều LV, LA, NCKH để đề ra được những
giải pháp hữu hiệu trong công tác nghiên cứu và triển khai công nghệ. Khu vực tài
liệu luận văn, luận án, NCKH được chia các giá theo loại hình tài liệu: Luận án Tiến
sỹ, Luận văn Thạc sỹ, Đề tài nghiên cứu khoa học, sau đó mỗi loại lại được sắp xếp
theo ký hiệu phân loại từ nhỏ đến lớn, từ trái qua phải. Đây là kho mở nên bạn đọc
có thể tra cứu tài liệu trên máy hoặc có thể vào trực tiếp kho mượn sách và ngồi đọc
tại chỗ, đặc biệt là không được mượn về nhà mà chỉ được photo.
+ Sách ngoại văn
Đây là loại sách chiếm một phần lớn phòng đọc tầng 6 của Trung tâm. Số
lượng tài liệu là: 4242 số đầu tên tài liệu với 5159 số bản tài liệu được viết bằng
nhiều thứ tiếng khác nhau nhưng cơ bản là tiếng Nga và tiếng gốc Latinh có nội
K53 Thông tin – Thư viện

25

QH-2008-X