Quy trinh kiem soat tai lieu QT 01

Mã số: QT-01
Ngày soạn thảo:
01/01/2015
Lần ban hành: A
Số soát xét: 00
Trang số: 1/11

QUY TRÌNH

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
DANH SÁCH PHÂN PHỐI
Nơi nhận

Xác nhận

Nơi nhận

Xác nhận

Nơi nhận

Tổng giám đốc công ty

Phòng Mua sắm

Đội LM số 1

Phó TGĐ 1

Phòng Hành chính – Nhân
sư

Đội LM số 2

Phó TGĐ 2

Phòng TT & QLSX

Đội LM số 3

Phó TGĐ 3

Phòng Quản lý chất lượng

Đội LM số 4

Xác nhận

Đội LM số 5

TÌNH TRẠNG SOÁT XÉT
Lần
soát
xét

Tình trạng về sửa đổi

Mục đích

Ngày

Người thực
hiện

1
2
3

PHÊ DUYỆT
Ngày

Chức vụ

Họ và tên

Soạn thảo

01/01/2015

TP QLCL

Nguyễn Vĩnh

Xem xét

05/01/2015

QMR

Nguyễn Vĩnh

Phê duyệt

10/01/2015

Tổng Giám đốc

Lưu Văn Toản

Chữ ký

HÖ thèng qu¶n lý chÊt lîng ISO 9001:2008 - WE CONSTRUCTION JSC


QUY TRÌNH

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

Mã số: QT-01
Ngày soạn thảo:
01/01/2015
Lần ban hành: A
Số soát xét: 00
Trang số: 2/11

MỤC LỤC
STT

Đề mục

Trang

1

Mục đích

3

2

Phạm vi áp dụng

3

3

Tài liệu tham khảo

4

4

Định nghĩa

4

5

Khái quát

4

6

Quy trình

5

7

Tài liệu kèm theo

9

HÖ thèng qu¶n lý chÊt lîng ISO 9001:2008 - WE CONSTRUCTION JSC


QUY TRÌNH

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

Mã số: QT-01
Ngày soạn thảo:
01/01/2015
Lần ban hành: A
Số soát xét: 00
Trang số: 3/11

1. Mục đích:
Quy trình này nhằm cung cấp một phương pháp thống nhất và nhất quán để kiểm soát các
tài liệu và dữ liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng.

Quy trình này nhằm khẳng định và đảm bảo rằng mọi tài liệu thích hợp đều có sẵn tại
những nơi tiến hành các hoạt động liên quan chặt chẽ tới hiệu lưc của hệ thống chất lượng.
2. Phạm vi áp dụng:
Quy trình này áp dụng đối với tài liệu là đối tượng được soát xét, được sử dụng trong các
hoạt động liên quan đến quản lý chất lượng của Công ty cổ phần xây lắp công nghiệp Tây
Đông bao gồm:
A - Tài liệu nội bộ:
 Sổ tay chất lượng.
 Bản vẽ kỹ thuật.
 Yêu cầu kỹ thuật.
 Quy trình chất lượng.
 Quy trình kiểm tra và thử nghiệm.
 Yêu cầu về an toàn.
 Các hướng dẫn công việc.
 Tài liệu về công nghệ, quy trình sản xuất.
 Kế hoạch chất lượng.
 Tài liệu về mua, bán.
 Danh sách các nhà thầu phụ, cung ứng được chấp nhận
 Chính sách chất lượng
 Mục tiêu chất lượng
B - Tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài:
 Tiêu chuẩn, quy chuẩn quốc gia; tiêu chuẩn ngành; tiêu chuẩn, quy chuẩn quốc tế
được áp dụng.
 Quy phạm quốc gia, quy phạm ngành, quy phạm quốc tế.
 Hợp đồng, đơn đặt hàng.
 Tài liệu kỹ thuật do khách hàng cung cấp.
 Các quy định khác của pháp luật

HÖ thèng qu¶n lý chÊt lîng ISO 9001:2008 - WE CONSTRUCTION JSC

QUY TRÌNH

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

Mã số: QT-01
Ngày soạn thảo:
01/01/2015
Lần ban hành: A
Số soát xét: 00
Trang số: 4/11

C - Hồ sơ nội bộ:
 Báo cáo kiểm tra, thử nghiệm
 Báo cáo đánh giá người cung cấp.
 Báo cáo đánh giá nội bộ và bên ngoài.
 Báo cáo, biên bản, bản vẽ liên quan tới kiểm soát quá trình.
 Biên bản xem xét của lãnh đạo.
3. Tài liệu tham khảo:
 Sổ tay chất lượng – STCL -01
 Quy trình “ Kiểm soát hồ sơ” QT - 02
4. Định nghĩa:
 WE Construction: Công ty cổ phần xây lắp công nghiệp Tây Đông.
 Tài liệu: là những tư liệu, thông tin (có ý nghĩa) được dùng làm căn cứ hoặc hỗ trợ
cho việc hoạch định và thưc hiện các công việc liên quan đến hệ thống quản lý chất
lượng.
 Tài liệu được kiểm soát: là tài liệu chịu chế độ soát xét, cập nhật, tài liệu ở dưới
dạng bản cứng. Các tài liệu trong máy tính chỉ để tham khảo, phục vụ cho việc in
ấn, sửa đổi.
 Hồ sơ: là những tài liệu công bố các kết quả đạt được hay cung cấp các bằng chứng

về các hoạt động được thưc hiện. Hồ sơ là tài liệu mang tính lịch sử không thể sửa
đổi được mà chỉ có thể bổ sung thêm.
 Trưởng đơn vị là: Trưởng phòng, giám đốc các dư án, đội trưởng các đội sản xuất
trưc thuộc công ty.
 QMR (Quality Management Representative) là người đại diện cho lãnh đạo về hệ
thống chất lượng.
5. Khái quát:
5.1. Tổng giám đốc công ty chịu trách nhiệm:
 Phê duyệt việc ban hành, sửa đổi sổ tay chất lượng, các quy trình và các tài liệu sử
dụng chung trong toàn công ty
 Tổng giám đốc uỷ quyền phê duyệt một số tài liệu cho các trưởng đơn vị theo văn
bản riêng
5.2. Đại diện lãnh đạo về chất lượng (QMR) chịu trách nhiệm:
 Kiểm soát mọi tài liệu thuộc hệ thống chất lượng
HÖ thèng qu¶n lý chÊt lîng ISO 9001:2008 - WE CONSTRUCTION JSC


QUY TRÌNH

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

Mã số: QT-01
Ngày soạn thảo:
01/01/2015
Lần ban hành: A
Số soát xét: 00
Trang số: 5/11

 Xem xét sư phù hợp của mọi tài liệu thuộc hệ thống chất lượng trước khi trình Tổng
giám đốc ký ban hành.

 Quản lý việc ban hành và sửa đổi mọi tài liệu được kiểm soát.
 Chịu trách nhiệm về công việc: Nhận phiếu yêu cầu ban hành, sửa đổi tài liệu đã
được Tổng giám đốc công ty phê duyệt.
 Thưc hiện ban hành, sửa đổi duy trì, cập nhật danh mục kiểm soát tài liệu và hồ sơ
tài liệu.
 Lập danh mục và lưu trữ các yêu cầu thay đổi tài liệu; Sao chụp tài liệu, phân phối
tài liệu, thu hồi và huỷ bỏ tài liệu lỗi thời.
5.3. Trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm:
 Khi cần thiết, phối hợp với QMR xem xét sư phù hợp của một số tài liệu thuộc hệ
thống chất lượng trước khi trình Tổng giám đốc ký ban hành.
 Đảm bảo rằng mọi tài liệu cần thiết cho hoạt động trong khu vưc mà mình phụ
trách đều sẵn có vào mọi thời điểm và chỉ những tài liệu hiện hành và đã được phê
duyệt mới được sử dụng.
 Kết hợp với bộ phận kiểm soát tài liệu để quản lý những tài liệu được kiểm soát sử
dụng trong phạm vi bộ phận của mình.
 Khi cần ban hành sửa đổi các tài liệu dùng trong bộ phận phải tuân thủ theo các
bước quy định trong quy trình này.
6. Quy trình:
a) Hệ thống ký mã hiệu:
 Sổ tay chất lượng: STCL- 01
 Quy trình của hệ thống chất lượng:
 Hướng dẫn công việc:

QT -xx

Số của quy trình

HD-xx-yy

Số thứ tư hướng dẫn (1;2;3... n)

Số của quy trình

 Biểu mẫu:

BM-xx-yy

Số thứ tư biểu mẫu (1;2;3... n)
Số của quy trình

b) Mẫu trình bày các quy trình:
 Mọi quy trình được trình bày theo cách thức được trình bày trong quy trình này.
 Các quy trình được tập hợp trong cuốn Sổ tay chất lượng.
HÖ thèng qu¶n lý chÊt lîng ISO 9001:2008 - WE CONSTRUCTION JSC


QUY TRÌNH

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

Mã số: QT-01
Ngày soạn thảo:
01/01/2015
Lần ban hành: A
Số soát xét: 00
Trang số: 6/11

 Mỗi trang của quy trình (hoặc hướng dẫn công việc) có tiêu đề trình bày theo mẫu
A sau:

QUY TRÌNH (HƯỚNG DẪN)

Mã số: QT (HD) - xx
Ngày soạn thảo:
dd/mm/yyyy

TÊN QUY TRÌNH (HƯỚNG DẪN)

Lần ban hành: ......
Số soát xét: ......
Trang số: ...../tổng số
trang

 Trang đầu tiên của mỗi quy trình (hướng dẫn công việc) trình bày theo trang 1 của
quy trình này.
c) Các phần của một quy trình:
Mỗi quy trình gồm có các phần như sau:
1 - Mục đích: Tài liệu được xây dưng nhằm giải quyết vấn đề gì?
2 - Phạm vi áp dụng: Nêu rõ quy trình sẽ áp dụng tới các khu vưc hoạt động, bộ phận,
nhóm, cá nhân nào?
3 - Tài liệu tham khảo: Liệt kê những tài liệu có nguồn gốc nội bộ, hay từ bên ngoài được
thưc hiện để hiểu rõ và thưc hiện quy trình. Phải công bố rõ tên và số hiệu của các tài liệu.
4 - Định nghĩa: Giải thích cụ thể từ, ký hiệu viết tắt, hay cụm từ có thể làm người đọc
không hiểu rõ.
5 - Khái quát: Nêu rõ trách nhiệm có tính chất tiên quyết của quy trình.
6 - Quy trình: Mô tả rõ cách thức; địa điểm, thời gian và nếu có thể cả nguyên nhân tiến
hành hoạt động. Phải nêu rõ cá nhân hay bộ phận liên quan đến hoạt động. Sử dụng lưu đồ
dòng chảy được để mô tả hoạt động
7 - Tài liệu kèm theo (nếu có): Liệt kê mọi hồ sơ phát sinh như: biểu mẫu, sổ cái, biểu theo
dõi v.v... coi như là các bằng chứng của việc thưc hiện quy trình. Ký mã hiệu của các tài
liệu kèm theo để làm rõ thủ tục này.

d) Quy định về việc soát xét và ban hành tài liệu
Khi có việc sửa đổi bổ sung tài liệu viện dẫn thì tình trạng soát xét/ ban hành tài liệu sẽ
thay đổi. Tùy theo tính chất của việc sửa đổi QMR có thể quyết định việc sửa đổi bổ sung
tài liệu sẽ kèm theo việc ban hành tài liệu mới hoặc chỉ dừng ở mức độ soát xét tài liệu.
Tuy nhiên, những tài liệu nào đã qua 3 lần soát xét thì từ lần thứ 4 trở đi phải được ban
hành mới.
Việc đánh số thứ tư lần ban hành theo thứ tư: A, B, C ... kèm theo đó là năm ban hành.
VD: lần ban hành B/2015 tức là tài liệu đã được ban hành lại lần 2 vào năm 2015.

HÖ thèng qu¶n lý chÊt lîng ISO 9001:2008 - WE CONSTRUCTION JSC


QUY TRÌNH

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

Mã số: QT-01
Ngày soạn thảo:
01/01/2015
Lần ban hành: A
Số soát xét: 00
Trang số: 7/11

Việc đánh số thứ tư lần soát xét theo thứ tư: 1, 2, 3 ứng với lần ban hành đó. VD: tài liệu
có tình trạng soát xét lần thứ 1 và lần ban hành là A/2015 thì tài liệu đó có nghĩa như sau:
tại thời điểm ban hành lần đầu tiên năm 2015 tài liệu này đã được sửa đổi 1 lần.
6.1. Quy trình kiểm soát Tài liệu nội bộ: (Xem lưu đồ trang 10)
Bước 1:
 Tổng giám đốc hoặc người được uỷ quyền chỉ định người chịu trách nhiệm viết tài
liệu mới hoặc sửa đổi.

 Người được chỉ định ghi đầy đủ các thông tin cần thiết vào phần 1 của “Phiếu yêu
cầu ban hành/ sửa đổi tài liệu” BM-01-01, sau đó chuyển phiếu này cùng với tài
liệu dư thảo cho trưởng đơn vị tương ứng để xem xét.
Bước 2:
 Trưởng đơn vị tiến hành xem xét phải chú ý đến sư phù hợp của tài liệu đã dư thảo
với các chính sách của hệ thống chất lượng, đối tượng sử dụng, hình thức trình bày
cũng như yêu cầu của khách hàng. Thông thường người kiểm tra xem xét một tài
liệu sẽ không tham gia vào việc soạn thảo chuẩn bị tài liệu đó.
 Trưởng đơn vị ghi ngày xem xét tài liệu vào phần 2 của “Phiếu yêu cầu ban hành/
sửa đổi tài liệu” BM-01-01. Trường hợp chưa đạt yêu cầu phải chuyển lại phiếu này
cho người dư thảo, yêu cầu người dư thảo chuẩn bị tài liệu lại hoặc quyết định kết
thúc.
Bước 3:
 Trưởng đơn vị đồng ý với nội dung soạn thảo/ sửa đổi, nhân viên soạn thảo sẽ chính
thức soạn thảo/ sửa đổi tài liệu đó theo các quy định.
Bước 4:
 Sau khi đã soạn thảo/ sửa đổi xong tài liệu, trưởng đơn vị và QMR cùng nhau xem
xét trước khi đệ trình tài liệu cho Tổng giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký phê
duyệt tài liệu. QMR phải ký xác nhận vào phần 2 của biểu BM-01-01
Bước 5:
 Tổng giám đốc hoặc người được uỷ quyền xem xét và ký duyệt vào phần 2 của biểu
mẫu BM-01-01.
Bước 6:
 QMR có trách nhiệm hoàn chỉnh phần 3 của biểu mẫu BM-01-01
 QMR có trách nhiệm hoàn chỉnh tài liệu về hình thức trình bày và chỉ đạo bộ phận
chức năng tiến hành sao chụp (copy) tài liệu, đóng dầu bằng mưc đỏ “Tài liệu được
kiểm soát” lên trang bìa và đóng dấu giáp lai của tài liệu được kiểm soát.
HÖ thèng qu¶n lý chÊt lîng ISO 9001:2008 - WE CONSTRUCTION JSC

QUY TRÌNH

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

Mã số: QT-01
Ngày soạn thảo:
01/01/2015
Lần ban hành: A
Số soát xét: 00
Trang số: 8/11

Bước 7:
 QMR cập nhật “Danh mục kiểm soát tài liệu” và đóng dấu “Tài liệu lỗi thời” lên tài
liệu gốc đã thu hồi
Bước 8:
 QMR tiến hành chỉ đạo bộ phận giúp việc phân phối tài liệu đến các đơn vị liên
quan, đưa vào danh sách phân phối tài liệu.
 Việc phân phối tài liệu đến các đơn vị sẽ được căn cứ theo danh sách phân phối tài
liệu và tài liệu khi được phân phối cho các đơn vị đều phải được ký vào sổ giao
nhận tài liệu và lấy sổ giao nhận tài liệu làm căn cứ để xem xét khi thu lại các tài
liệu lỗi thời hoặc các tài liệu cần sửa đổi.
 Các tài liệu khi đã được thu hồi phải được đóng dấu “Tài liệu lỗi thời”
 QMR chịu trách nhiệm phân phối tài liệu mới tới các đơn vị có liên quan.
6.2. Quy trình kiểm soát Tài liệu bên ngoài: (Xem lưu đồ trang 11)
Bước 1:
 Mọi nhân viên của các bộ phận xác định nhu cầu sử dụng tài liệu bên ngoài vào
mục đích phục vụ cho công việc thuộc nhiệm vụ của mình và điền thông tin vào
phần 1 của biểu mẫu BM-01-03
Bước 2:
 Trưởng đơn vị xem xét nhu cầu cần thiết hay không; nếu xét thấy cần thiết thì ký

tên và trình Tổng giám đốc hoặc người được uỷ quyền phê duyệt quyết định cho
mua
 Tổng giám đốc hoặc người được uỷ quyền tiến hành xem xét chú ý đến sư phù hợp
của tài liệu với các chính sách của hệ thống chất lượng, đối tượng sử dụng và chỉ
định nhân viên mua tài liệu, xác định số lượng cần mua, xác định thời hạn thưc
hiện, ghi vào phần 1 của biểu mẫu BM-01-03 và chuyển cho nhân viên được chỉ
định tiến hành mua.
Bước 3:
 Nhân viên được chỉ định giữ phiếu yêu cầu BM-01-03 đã được người phê duyệt ký
tên và tiến hành đi mua tài liệu.
 Nhân viên đi mua tài liệu giao phiếu yêu cầu BM-01-03 và tài liệu mua được cho
QMR
Bước 4:
 QMR nhận tài liệu từ nhân viên được chỉ định mua và xác định mã số tài liệu hoàn
chỉnh phần 1 của biểu mẫu BM-01-03
HÖ thèng qu¶n lý chÊt lîng ISO 9001:2008 - WE CONSTRUCTION JSC


QUY TRÌNH

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

Mã số: QT-01
Ngày soạn thảo:
01/01/2015
Lần ban hành: A
Số soát xét: 00
Trang số: 9/11

Bước 5:

 QMR xem xét nội dung tài liệu xem xét sư phù hợp của tài liệu với các chính sách
của hệ thống chất lượng
Bước 6:
 Nếu cần thiết, QMR tiến hành sao chụp, đóng dấu bằng mưc màu đỏ có chữ: “Tài
liệu được kiểm soát”. Nếu là tài liệu không được phép sao chụp thì phải mua đủ số
lượng cần thiết.
Bước 7:
 QMR phân phối tài liệu và cập nhật vào phần 2 biểu mẫu BM-01-03
Bước 8:
 QMR thu hồi tài liệu lỗi thời và huỷ bỏ hoặc đóng dấu “Tài liệu lỗi thời” đưa vào
lưu giữ.
Bước 9:
 QMR và các đơn vị nhận tài liệu có trách nhiệm cập nhật phần 2 của biểu BM-0103, lập danh mục theo biểu mẫu BM-01-04
7. Tài liệu kèm theo:
+ Phiếu yêu cầu ban hành sửa đổi tài liệu:
BM-01-01
+ Danh mục kiểm soát tài liệu nội bộ (Tài liệu đến): BM-01-02
+ Danh mục kiểm soát tài liệu nội bộ (Tài liệu đi): BM-01-03
+ Danh mục tài liệu bên ngoài:
BM-01-04
+ Phiếu yêu cầu mua tài liệu bên ngoài:
BM-01-05
+ Quy định dấu kiểm soát:

WE CONSTRUCTION

WE CONSTRUCTION

TÀI LIỆU KIỂM SOÁT

TÀI LIỆU LỖI THỜI

Ngày:

/

/

Bộ phận:......................................

Ngày:

/

/

Bộ phận:......................................

HÖ thèng qu¶n lý chÊt lîng ISO 9001:2008 - WE CONSTRUCTION JSC


Mã số: QT-01
Ngày soạn thảo:
01/01/2015
Lần ban hành: A
Số soát xét: 00
Trang số: 10/11

QUY TRÌNH

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

LƯU ĐỒ QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU NỘI BỘ
Bước
1

Trách nhiệm
Nhân viên được
chỉ định soạn thảo

Lưu đồ

Tài liệu
Phiếu yêu cầu ban
hành/sửa đổi tài liệu
BM-01-01 phần 1

Yêu cầu soạn thảo hoặc
sửa đổi tài liệu

Không

2

đ
ồng ý

Xem xét có
đồng ý hay
không ?

Trưởng đơn
vị

Có

3

Nhân viên được
chỉ định soạn thảo

4

Trưởng đơn vị

5

Giám đốc hoặc
người được uỷ
quyền

Kết thúc

đ
Soạn thảo chính thức tài liệu
ồn
gý

Nội dung tài liệu

Không

Xem xét có
dạt yêu cầu
không?

Phiếu yêu cầu ban
hành/ sửa đổi tài liệu
BM-01-01 phần 2

đ
ồng ý

Phiếu yêu cầu ban
hành/ sửa đổi tài liệu
BM-01-01 phần 2

Có

đ
ồn
gý

Phê duyệt

Phiếu yêu cầu ban
hành/ sửa đổi tài liệu
BM-01-01 phần 2

Nhân viên được chỉ

định

Copy
đóng dầu kiểm soát

Dấu kiểm soát màu đỏ
BM-01-01 phần 3

7

Nhân viên được chỉ
định

Cập nhật danh mục kiểm
soát tài liệu và đóng dấu
tài liệu lỗi thời lên tài
liệu đã thu hồi

9

QMR và các đơn
vị liên quan

6

Phân phối tài liệu mới

BM-01-02

Sổ giao tài liệu ISO hoặc

biên bản giao tài liệu

HÖ thèng qu¶n lý chÊt lîng ISO 9001:2008 - WE CONSTRUCTION JSC


Mã số: QT-01
Ngày soạn thảo:
01/01/2015
Lần ban hành: A
Số soát xét: 00
Trang số: 11/11

QUY TRÌNH

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

LƯU ĐỒ QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU BÊN NGOÀI
Bước Trách nhiệm

Lưu đồ

Tài liệu

Yêu cầu mua hoặc thu thập
tài liệu

1

Các bộ phận

2

Trưởng đơn vị và
Tổng giám đốc hoặc
người được uỷ
quyền

Xem có đồng
ý không?

3

Nhân viên được chỉ
định

đ
Mua tài liệu
ồng
ý

Không

Nhân viên được chỉ
định

Nhận tài liệu

5

Nhân viên được chỉ

định

Xem xét nội dung

6

Nhân viên được chỉ
định

Coppy đóng dấu

7

Nhân viên được chỉ
định

8

Nhân viên được chỉ
định

9

QMR và các đơn
vị liên quan

BM-01-03

đ
ồng ý

Có

4

BM-01-03

Kết thúc
Tài liệu bên ngoài

Tài liệu bên ngoài

Tài liệu bên ngoài

Dấu kiểm soát màu
đỏ
"Tài liệu kiểm soát "

Phân phối
BM-01-03

Thu hồi huỷ bỏ tài liệu
lỗi thời

BM-01-03

Cập nhật và lên danh
mục lưu trữ

BM-01-04

HÖ thèng qu¶n lý chÊt lîng ISO 9001:2008 - WE CONSTRUCTION JSC