Quy trình xuất khẩu hàng sản xuất và hàng ủy thác tại công ty tnhh kẻ gỗ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ
CHUYÊN NGÀNH KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

BÁO CÁO THỰC TẬP
ĐỀ TÀI:

“Quy trình xuất khẩu hàng sản xuất và hàng ủy thác
tại công ty TNHH Kẻ Gỗ”

Giáo viên hướng dẫn:

Hà Nội, tháng 07 năm 2016

1

PGS, TS Phạm Duy Liên


BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

MỤC LỤC

2


BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

LỜI MỞ ĐẦU
Thương mại quốc tế của Việt Nam đã tăng trưởng nhanh chóng trong vòng 15
năm trở lại đây từ khi mở cửa, đặc biệt sau khi Việt Nam trở thành thành viên của tổ

chức thương mại thế giới WTO và tham gia các hiệp định như TPP, tham gia thành
lập AEC hay EVFTA. Qua quá trình tích lũy học tập tại Trường ĐH Ngoại Thương,
em cũng đã không ngừng tích lũy các kiến thức xã hội và kiến thức cơ bản về nền
tảng lý thuyết kinh tế cũng như các bài giảng về các vấn đề thương mại quốc tế,
nghiệp vụ ngoại thương, vận tải giao nhận và bảo hiểm…nhưng vẫn có những hạn
chế do không được tiếp cận trong môi trường thực tế.
Vì thế, với kỳ thực tập kéo dài 5 tuần này, em đã chọn công ty TNHH Kẻ Gỗ để
thực tập và tiếp thu kiến thức trong môi trường doanh nghiệp xuất khẩu. Em đã
được phân công vào phòng Xuất Khẩu và Môi giới, qua quá trình làm việc cũng đã
học được rất nhiều từ thực tế và nhận được sự chỉ dạy nhiệt tình của anh chị. Từ đó
em đã nắm bắt được cái nhìn tổng quát về tình hình hoạt động của công ty trong
giai đoạn 2013-2016 và hoàn thành được bài báo cáo thực tập của mình với đề tài:
“QUY TRÌNH XUẤT KHẨU VÀ MÔI GIỚI CÔNG TY TNHH KẺ GỖ”, trong
đó đi sâu nghiên cứu nghiệp vụ tổ chức thực hiện xuất khẩu từ khâu chuẩn bị hàng
đến khâu giao hàng lên phương tiện vận tải hoặc giao cho người chuyên chở do nhà
nhập khẩu chỉ định.
Bài báo cáo có kết cấu ba chương, bao gồm:
−

Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH Kẻ Gỗ

−

Chương 2: Tổ chức thực hiện xuất khẩu các mặt hàng chủ đạo và mặt
hàng ủy thác khác

−

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ xuất khẩu và mở rộng thị
trường

Tuy nhiên, do đây là lần đầu tiên em được tiếp xúc với việc tìm hiểu quy trình
thực tế và hạn chế về lượng kiến thức nên không thể tránh khỏi những thiếu sót khi
trình bày báo cáo, rất mong nhận được đánh giá từ phía Công ty và Giáo viên
hướng dẫn.
3


BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

DANH MỤC SƠ ĐỒ VÀ BẢNG BIỂU

SƠ ĐỒ

BẢNG BIỂU

4


BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH Kẻ Gỗ
I. Sơ lược về Công ty
Tên công ty: CÔNG TY TNHH KẺ GỖ.
Tên giao dịch: KEGO COMPANY LIMITED .
Tên viết tắt: Kego Co., Ltd.
Văn phòng: Phòng 603, Tòa nhà Kim Ánh, ngõ 78 Duy Tân, Quận Cầu Giấy, Việt
Nam.
Điện thoại: (+844) 32222 333.
Fax: (+844) 3782 1616

Mã số thuế: 0105492983.
Email: ;
Website: www.kego.com.vn.
Công ty được thành lập từ năm 2013, là công ty thương mại và nhà sản xuất với
hơn 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực gỗ và xuất khẩu. Kẻ Gỗ là nhà cung cấp
hàng đầu trong xuất khẩu 3 mặt hàng chính như Gỗ dán, Ván lạng và Cán chổi.
Công ty đã cung ứng sản phẩm tới hơn 22 quốc gia trên thế giới, tập trung chủ yếu
ở các nước châu Á, Bắc Phi, Trung Đông. Ngoài ra, công ty cũng tìm kiếm các đối
tác muốn xuất khẩu sản phẩm và tìm ra nhu cầu tại thị trường nước ngoài để xuất
khẩu các sản phẩm khác đáp ứng nhu cầu khách hàng. Trong tương lai, công ty dự
định sẽ thực hiện nhiều dự án triển khai để mở rộng sang các thị trường xuất khẩu
khó tính hơn như Mỹ hay châu Âu.
•

Nhà cung cấp hàng đầu trong ba lĩnh vực: Gỗ dán, ván lạng, cán chổi.

•

Thị trường xuất khẩu: Đông Nam Á (45%), Trung Đông (30%), châu Phi
(10%) và 5% các thị trường khác

Ngành nghề kinh doanh:

5

•

Sản xuất kinh doanh xuất khẩu hàng gỗ

•

Xuất khẩu viên nén gỗ, than mùn cưa,

•

Môi giới xuất khẩu và đại diện bán hàng.


BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA
•

Đào tạo nghiệp vụ xuất nhập khẩu

•

Môi giới việc làm và kết nối nguồn nhân lực

•

Kinh doanh hàng nội thất

II. Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty
1. Chức năng và nhiệm vụ
Nhiệm vụ chính của công ty là xuất khẩu các nguyên vật liệu gỗ qua sơ chế và
thành phẩm từ gỗ cho các nước có nhu cầu, trong đó chú trong gia tăng xuất khẩu
hàng FOB qua các năm.
Bên cạnh đó, công ty còn đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng trong nước bằng cách
xây dựng web online bán hàng nội địa và mở rộng sang mảng kinh doanh nội thất.
Có kinh nghiệm và đạt được nhiều thành tựu trong lĩnh vực xuất khẩu trong thời
gian ngắn, nhận thấy nhu cầu nhân lực về lĩnh vực này tăng cao, công ty đã cung

cấp các khóa đào tạo ngắn hạn về nghiệp vụ xuất nhập khẩu kết hợp kiến thức lý
thuyết và thực tế. Đồng thời, công ty mở rộng sang mảng môi giới xuất khẩu để
tăng doanh thu, khai thác thị trường khách hàng sẵn có và nhu cầu xuất khẩu của
các doanh nghiệp trong nước. Công ty cũng có mảng môi giới, giới thiệu việc làm
để kết nối sinh viên được đào tạo và các doanh nghiệp trong cả nước.
2. Cơ cấu tổ chức
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo cơ cấu phân cấp quản lý, theo chức
năng và phân công công việc. Lãnh đạo công ty tham gia phụ trách trực tiếp từng cơ
sở. Cơ cấu này nhằm giúp cho các phòng ban có thể hỗ trợ cho Ban Giám Đốc của
Công ty vừa điều hành tốt vừa đảm bảo tính tuân thủ tại công ty. Giám đốc là người
quyết định công việc, các phòng ban chức năng giúp Giám đốc về chuyên môn,
nghiệp vụ, chỉ huy hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty.
Quan hệ giữa các phòng ban với nhau là quan hệ phối hợp, các phòng ban
chuyên môn chỉ tham mưu và làm nhiệm vụ nghiệp vụ, các phòng ban chức năng
không có quyền ra quyết định hay mệnh lệnh. Quan hệ cấp dưới là quan hệ hướng
dẫn, hỗ trợ, giúp đỡ nhằm cụ thể hóa để thực thi mệnh lệnh của Giám đốc.
6


BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

Có thể nói cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp đóng vai trò là yếu tố quan trọng
nhất quyết định sự thành công hay thất bại cho hoạt động sản xuất của công ty được
thuận lợi tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững lâu dài. Mô hình quản lý được
công ty áp dụng phù hợp với quy mô và tầm hoạt động của công ty, thực hiện được
chế độ thủ trưởng có hiệu quả, tránh trùng lắp, chồng chéo công việc, những vẫn
phát huy được năng lực và trí tuệ của đội ngũ chuyên môn, cán bộ chuyên môn
nghiệp vụ mà vẫn đa nhiệm.
Tổng Giám đốc

PHÓ GIÁM ĐỐC KINH
DOANH

PHÒNG KẾ TOÁN

PHÒNG KINH DOANH
XUẤT KHẨU VÀ MÔI
GIỚI

XƯỞNG SẢN XUẤT

PHÓ GIÁM ĐỐC ĐÀO
TẠO

SẢN XUẤT CÁN CHỔI

KEGO- CÔNG TY NỘI
THẤT NỘI ĐỊA

TRUNG TÂM KIẾN
TẬP -ĐÀO TẠO
NGHIỆP VỤ XNK

PHÒNG KINH DOANH

SX GỖ DÁN

PHÒNG THIẾT KẾ

SX VÁN BÓC

Sơ đồ . Sơ đồ tổ chức của Công ty TNHH Kẻ Gỗ.

TRƯỞNG PHÒNG

BỘ PHẬN GIAO
NHẬN

BỘ PHẬN GIAO
DỊCH

BỘ PHẬN CHỨNG
TỪ

BỘ PHẬN SALES
QUỐC TẾ

BỘ PHẬN NHẬN
ỦY THÁC NỘI ĐỊA

Sơ đồ . Sơ đồ cơ cấu phòng Xuất khẩu và Môi giới

7


BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

III. Tình hình xuất khẩu của Công ty KẺ GỖ giai đoạn 2013-2015
1. Phân tích kim ngạch xuất khẩu theo cơ cấu mặt hàng
Bảng . Kim ngạch xuất khẩu theo cơ cấu mặt hàng

Đơn vị tính: USD

Năm 2013

Năm 2014

Năm 2015

Cán chổi

159.609

283.345

350.234

Gỗ dán

230.345

338.493

429.456

Ván bóc

225.947

284.458

354.804

136.433

124.237

352.059

752.334

1.030.533

1.486.553

Mặt hàng

Các loại sản
phẩm khác
(viên nén gỗ,
than mùn cưa)
Tổng cộng

(Nguồn: Báo cáo tình hình kinh doanh năm 2013-2015 của Phòng XK và Môi giới)
Nhận xét:
Các mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của công ty là cán chổi, gỗ dán, ván bóc và
một số mặt hàng thương mại khác. Trong đó mặt hàng cán chổi là mặt hàng xuất
khẩu chủ lực của công ty, chiếm tỷ trọng cao nhất, có ảnh hưởng lớn đến kinh ngạch
xuất khẩu của công ty. Bên cạnh đó, mặt hàng gỗ dán là mặt hàng mang lại kim
ngạch lớn thứ hai sau mặt hàng cán chổi. Thị trường tiêu thụ sản phẩm khác (viên
nén gỗ, than mùn cưa) giảm nhẹ vào năm 2014 và tăng đột biến năm 2015 ( tăng

2,83 lần so với năm 2014) . Nguyên nhân khối lượng tiêu thụ tăng là do mặt hàng
này được các thị trường Nhật Bản, Hàn Quốc săn đón, ưa chuộng do nguồn nguyên
liệu rẻ, lại tiết kiệm nhiên liệu, bảo vệ môi trường. Điều này cho thấy Ban Giám
Đốc công ty đã rất nhạy bén với sự biến động của thị trường và linh hoạt điều tiết
8


BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

chiến lược kinh doanh phù hợp với xu thế thị trường nhằm đạt mục tiêu và kế hoạch
kinh doanh đã đề ra. Hơn thế, các sản phẩm chủ lực liên tục được đẩy mạnh, doanh
số tăng theo từng năm với tỷ trọng không có sự thay đổi nhiều
2. Phân tích kim ngạch xuất khẩu theo điều kiện thương mại
Bảng . Kim ngạch xuất khẩu theo điều kiện thương mại Incoterms 2000
ĐVT: Giá trị (USD), Tỷ trọng (%)

Incoterms
2000
CIF
FOB
Tổng cộng

Năm
2014

2013
Giá trị
165.081
587.253
752.334

Tỷ
trọng
21,94
78,06
100

Giá trị
356.673
673.860
1.030.533

2015
Tỷ

trọng
34,61
65,39
100

Giá trị
572.522
884.031
1.486.553

Tỷ
trọng
38,51
61,49
100

(Nguồn: Báo cáo tình hình kinh doanh XK năm 2013-2015 của Phòng Xuất khẩu và
Môi giới)
Nhận xét:
Công ty xuất khẩu hàng hóa sang thị trường quốc tế qua các năm theo điều kiện
CIF (chiếm chưa đến 40%) và FOB (tới hơn 60%) và tỷ trọng xuất khẩu theo CFR
có xu thế tăng dần. Nguyên nhân là do sản phẩm của công ty được xuất khẩu chủ
yếu cho nhà tiêu thụ bên Trung Đông, Malaysia, Philipines,… Khi mới bắt đầu,
nguồn lực công ty chưa có nhiều, các tập đoàn, công ty lớn hơn đã có sẵn chuỗi
cung ứng và logistics nên hàng hóa phần lớn được giao cho người chuyên chở của
đối tác tại Việt Nam. Sau đó, khi đã xây dựng được tập khách hàng tin cậy, Kẻ Gỗ
dần giành được quyền lợi trong vận tải, bảo hiểm và chuyên dần sang phương thức
CIF với tỷ trọng tăng đều qua các năm

9


BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

3. Phân tích kim ngạch xuất khẩu theo phương thức thanh toán
Bảng . Kim ngạch xuất khẩu theo phương thức thanh toán
ĐVT: Giá trị (USD), Tỷ trọng (%)
Phương thức
thanh toán
L/C at sight
T/T
Tổng cộng

2013
2014

2015
Giá trị
Tỷ trọng
Giá trị
Tỷ trọng
Giá trị
Tỷ trọng
218.102
28,99
593.438
57,59
923.038
62,09
534.232
71,01
437.095
42,41
563.515
37,91
752.334
100
1.030.533
100
1.486.553
100

(Nguồn: Báo cáo tình hình kinh doanh năm 2013-2015 của Phòng XK và Môi giới)
Khi xuất khẩu sang thị trường Trung Đông, công ty chủ yếu áp dụng phương
thức T/T đảm bảo thanh toán nhanh. Các thị trường khác, L/C hay T/T đều được sử
dụng khá thường xuyên. Phương thức thanh toán L/C at sight được công ty áp dụng

đối với các khách hàng ký kết hợp đồng với trị giá lớn, các hợp đồng theo hình thức
mua đứt bán đoạn và các khách hàng mới giao dịch, công ty chưa biết rõ khả năng
thanh toán của đối tác. Phương thức thanh toán T/T được áp dụng đối với những
khách hàng có mối quan hệ lâu dài với công ty và các đối tác này có uy tín trong
thanh toán, trị giá hợp đồng ký kết không lớn. Phương thức T/T thực hiện đơn giản,
dễ dàng, nhanh chóng và ít tốn phí hơn so với phương thức thanh toán L/C. Năm
2014, tỷ trọng phương thức thanh toán bằng T/T giảm 40,27% so với năm 2013 và
sau đó giảm mạnh còn 37,91% vào năm 2015. Nguyên nhân là chủ yếu là do sản
lượng xuất khẩu công ty tăng, giá trị xuất khẩu tăng nên để đảm bảo thanh toán an
toàn áp dụng phương thức L/C nhiều hơn, còn các khách hàng lâu năm sử dụng
phương thức T/T nên tuy giá trị phương thức T/T không biến động nhiều nhưng tỷ
trọng lại thay đổi đáng kể.
IV. Tóm tắt quá trình thực tập giữa khóa tại Công ty Kẻ Gỗ
27/6: đến công ty liên hệ xin được thực tập giữa khóa trong thời gian 5 tuần. Sau
khi trình bày với bộ phận nhân sự về chuyên ngành học và đề xuất đề tài muốn
nghiên cứu, em được phân công thực tập tại phòng Xuất Khẩu và Môi giới của công
ty.
10


BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

28/6 – 1/7: làm quen với môi trường làm việc tại công ty, tìm hiểu về cơ cấu tổ
chức, chức năng và lĩnh vực hoạt động của công ty. Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức,
chức năng và nhiệm vụ của phòng XK, quan sát nhiệm vụ của từng nhân viên trong
phòng và từ đó đưa ra đề tài thực tập giữa khóa (có trao đổi và tiếp thu ý kiến của
chị Nguyễn Thảo, Trưởng phòng kinh doanh XK và Môi giới)
4/7 – 8/7: được các anh chị ở bộ phận giao dịch giới thiệu và hướng dẫn các công
việc cụ thể; được tiếp xúc với các loại giấy tờ cần thiết trong bộ hồ sơ xuất khẩu
FOB sang thị trường Hoa Kỳ như hợp đồng, vận đơn B/L, Invoice, Packing List,

C/O…; được tiếp xúc với phần mềm khai hải quan điện tử ECUS5-VNACCS sử
dụng cho hàng sản xuất xuất khẩu, sau đó chuẩn bị bộ hồ sơ cần thiết cho nhân viên
chứng từ đến cục Hải quan Tp. Hà Nội để làm thủ tục xác nhận thông quan.
11/7 – 15/7: được đi làm thủ tục xác nhận thông quan cùng với nhân viên chứng từ
để hiểu rõ quy trình kiểm tra chứng từ giấy (đối với tờ khai được phân luồng vàng
và luồng đỏ), đăng ký định mức nguyên phụ liệu và thanh lý tờ khai…
18/7 – 22/7: được đi cùng với nhân viên giao nhận ra cảng để quan sát quy trình
xuất hàng, nhập hàng tại cảng.
23/7 – 29/7: tổng hợp kiến thức thu được, so sánh giữa thực tế và lý thuyết để hoàn
thành bài báo cáo.
1/8: xin xác nhận thực tập giữa khóa, nhận xét của phòng XK và Môi giới về quá
trình thực tập và những kết quả thu được, kết thúc thực tập.

11


BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

Chương 2: Tổ chức thực hiện xuất khẩu các mặt hàng chủ đạo
và mặt hàng ủy thác khác
I.Sơ đồ tổ chức thực hiện
1. Giao dịch

Thông thường khi có một đơn vị kinh tế nào đó với điều kiện hàng hóa không
nằm trong danh mục hàng cấm XNK của Nhà nước thì đơn vị kinh tế đó đem sản
phẩm mẫu đến công ty đàm phán và công ty Kẻ Gỗ xuất khẩu hàng hóa cho họ
2. Chào hàng
Công ty KẺ GỖ sẽ thiết lập bản chào hàng, hoặc đơn đặt hàng để gửi tới các bạn
hàng của mình ở nước ngoài với các mặt hàng sản xuất chính của Công ty như gỗ
dán, ván bóc và cán chổi; đồng thời giới thiệu các sản phẩm ủy thác từ Công ty khác

Thông thường nội dung đơn chào hàng của công ty bao gồm:
Tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng, giá cả, điều kiện cơ sở giao hàng, thời hạn
giao hàng, điều kiện thanh toán, bao bì, ký mã hiệu thể thức giao nhận hàng…
Ngoài ra tiến hành chào hàng trên các mạng B2B như Alibaba, EC21, Indiamart,
Tradeindia,…
3. Đàm phán
Các loại hình đàm phán chủ yêu mà công ty KẺ GỖ thường là các loại hình sau:
 Đàm phán trực tiếp:

Hình thức này thường do Phòng Thương mại giới thiệu hoặc do Tham tán thương
mại Việt Nam ở nước ngoài giới thiệu hoặc là do bạn hàng nước ngoài đã làm việc
nhiều với công ty trong thời gian sang Việt Nam để tìm hiểu thị trường hoặc ký kết
các hợp đồng mua hàng, mặt khác có thể đàn phán với các công ty đại diện nước
ngoài tại Việt Nam. Qua đại diện hoặc qua các cơ sở mà có quan hệ mua bán từ
trước với nước ngoài, công ty sẽ chào hàng (hoặc đặt hàng) bằng cách lên những
đơn chào hàng (hoặc đặt hàng) với các điều khoản giống như một hợp đồng để giao

12


BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

cho khách nước ngoài, nếu như khách hàng đồng ý thì coi như hợp đồng đã được ký
kết.
 Đàm phán qua thư từ, telex, fax

Đây là phương thức áp dụng phổ biến nhất ở Công ty KẺ GỖ với hầu hết các khách
hàng của mình. Đàm phán giao dịch qua thư từ, telex, fax thì quá trình ký kết hợp
đồng nhanh chóng, ít tốn kém hơn đàm phán, giao dịch ký kết qua điện thoại vả lại
trong telex người ta có thể ghi rõ cụ thể, chi tiết yêu cầu của mình tránh nhầm lẫn.

4. Ký kết hợp đồng ngoại:
Việc giao dịch đàm phán nếu có kết quả sẽ dẫn tới việc ký kết hợp đồng ngoại
thương. Các điều khoản trong bản hợp đồng ngoại phải dựa trên cơ sở về sự thông
nhất với bên A về chi tiết cụ thể từng điều khoản.
Ngôn ngữ dùng để xây dựng bản hợp đồng phải bằng tiếng Anh.
Tóm lại, công ty thay mặt bên ủy thác, ký kết hợp đồng ngoại như là việc ký kết
một bản hợp đồng xuất nhập khẩu thông thường và nó cũng bao gồm các phần như.
•

Số hợp đồng.

•

Ngày và địa chỉ ký kết.

•

Tên và địa chỉ của các bên ký kết.

Các điều khoản hợp đồng như:
•

Tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng bao bì, kỹ mã hiệu.

•

Giá cả - đơn giá, tổng trị giá:

Đơn giá và tổng giá ghi như thế nào thì cũng được ghi như vậy trong hợp đồng nội.
•

Thời hạn và địa điểm giao hàng – điều kiện giao nhận:

Thời hạn giao hàng được quy định trên cơ sở việc chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu của
bên A như thế nào, và có thể giao trong khoảng thời gian nào trong tương lai, như
vậy sẽ được ghi vào hợp đồng ngoại.
Địa điểm giao hàng: Cảng Hải Phòng.

13

•

Điều kiện thanh toán: bằng L/C trả ngay không hủy nganh.

•

Điều kiện khiếu nại tàu.

•

Điều kiện bất khả kháng.


BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

5. Ký kết hợp đồng XNK ủy thác ( hay còn gọi là hợp đồng nội)
Sau khi ký kết hợp đồng ngoại xong, công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng nội, các
điều khoản của hợp đồng nội và hợp đồng ngoại có mối liên quan chặt chẽ với
nhau, cho nên việc ghi thiếu, hoặc bỏ qua mà không xem xét cẩn thận, đối chiếu với
bản hợp đồng ngoại, đến khi xảy ra tranh chấp thì sẽ rất nguy hại và làm mất uy tín

cho Công ty, cho nên bản hợp đồng phải đề cập đến mọi vấn đề.
Công ty Kẻ Gỗ sẽ tiến hành ký kết hợp đồng nội với bên ủy thác. Hợp đồng ủy thác
xuất nhập khẩu của Công ty Kẻ Gỗ ký kết với bên ủy thác được làm bằng văn bản
do công ty soạn thảo trên cơ sở được xem xét một cách kỹ lưỡng cẩn thận, đối chiếu
với những thỏa thuận đã đạt được trong đàm phán, giao dịch trước đây. Hợp đồng
nội là một cơ sở pháp lý ràng buộc trách nhiệm của hai bên.
Thông thường nội dung của hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu của Công ty KẺ GỖ
như sau gồm thông tin tên Công ty, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế, số tài khoản
Ngân hàng hai công ty và thông tin chi tiết về tên hàng, quy cách sản phẩm; bao bì
đóng gói, quy cách đóng gói, ký mã hiệu, kiểm tra hàng hóa; phí ủy thác (Trong
điều khoản này thông thường tùy vào từng lô hàng mà công ty tính phí ủy thác và
các phí khác một cách khác nhau. Nếu lô hàng có giá trị lớn thì phí suất ủy thác
nhỏ. Nhưng thông thường mức phí ủy thác là 1% trị giá lô hàng chưa kể các chi phí
khác); điều khoản thanh toán và các điều khoản khác như điều khoản trọng tài, xử
lý khi xảy ra tranh chấp. Mọi tranh chấp phát sinh sẽ được giả quyết bằng thương
lượng hoặc đưa ra toàn án kinh tế. Thông thường các bên sẽ thương lượng với nhau
để đi đến thỏa thuận thống nhất.
Hợp đồng thường làm thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản, có hiệu lực kể từ ngày ký.
6. Chuẩn bị hàng để xuất
Kiểm tra xuất hàng là bước rà soát lại quá trình sản xuất và nhằm bảo đảm chất
lượng sản phẩm đúng theo yêu cầu của bên nhập khẩu. Công ty sẽ kiểm tra lại hàng
hóa xuất khẩu trực tiếp bên mình (gỗ dán, cán chổi, ván bóc) và hàng hóa của Công
ty ủy thác cho xuất khẩu.
14


BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

7. Thuê tàu lưu cước
Thông thường việc thuê tàu lưu cước đòi hỏi có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông

tin về tình hình thị trường thuê tàu và tinh thông các điều kiện thuê tàu, vì vậy công
ty ủy thác cho các công ty hàng hải như Công Ty Tnhh Một Thành Viên Glory
International.
8. Làm thủ tục hải quan
Thông thường mỗi khi có hàng công ty thường cử người xuống tận cảng để tiến
hành các thủ tục hải quan về giao nhận hàng hóa. Tuy nhiện, ngày nay, công nghệ
phát triển, các doanh nghiệp không cần phải xuống tận cảng để tiến hành các thủ tục
mà chỉ cần ngồi ngay tại văn phòng để làm. Tại Kẻ Gỗ, các nhân viên chỉ cần ngồi
tại bàn làm việc và khai hải quan qua ECUS5 – VNACCS.
Sau khi nộp thuế hàng, người của công ty sẽ nhận được lệnh giao hàng và sẽ giao
lệnh này cho công ty vận chuyển Container mà công ty thuê để chở đến tận phân
xưởng cho bên ủy thác nếu có.
9. Giao nhận hàng với tàu
Trước khi giao nhận hàng công ty phải thông báo cho đơn vị ủy thác biết về dự kiến
ngày giờ hàng về. Theo dõi, đôn đốc việc giao nhận và lập những biên bản nếu cần
về hàng hóa và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra trong việc
giao hàng. Công ty thanh toán các khoản chi phí trong việc giao nhận và thanh toán
chi phí vận chuyển hàng từ cảng về phân xưởng bên giao ủy thác.
10.

Giải quyết tranh chấp

khiếu nại (nếu có)
Khi có khiếu nại công ty sẽ tiến hành các thủ tục khiếu nại một cách kịp thời nhằm
tránh bỏ lỡ thời hạn khiếu nại và thương lượng, đấu tranh tích cực với khách hàng
nước ngoài để bảo vệ quyền lợi của người ủy thác. Tuy nhiên, từ trước đến nay
công ty chưa gặp phải bất cứ khiếu nại tranh chấp nào.

15

BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

11.

Thanh lý hợp đồng

với các sản phẩm ủy thác
Hai bên phải có trách nhiệm thanh lý hợp đồng trong vòng 10 ngày kể từ khi hai
bên hoàn thành các thủ tục thanh toán liên quan đến việc thực hiện hợp đồng xuất
nhập khẩu ủy thác. Biên bản thanh lý hợp đồng xuất nhập khẩu ủy thác phải được
làm bằng văn bản có chữ ký đóng dấu của hai bên và được làm thành 02 bản, mỗi
bên giữ 01 bản.
II. Nhận xét và đánh giá chung về quy trình
1. Thuận lợi
Nhìn chung các bước trong quy trình là đủ và cần thiết để thực hiện nghiệp vụ
xuất khẩu. Nhờ am hiểu nghiệp vụ xuất nhập khẩu nên công ty đã tận dụng tốt
nguồn nhân lực và tiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn khi không cần sử dụng
đến dịch vụ thuê khai hải quan, liên hệ hãng tàu ở các công ty giao nhận.
Các phòng ban trong công ty luôn có sự phối hợp nhịp nhàng để kịp thời thực
hiện đơn hàng, giao hàng đúng, đủ và kịp lúc.Phòng Xuất khẩu có cách làm việc
linh động và tận dụng nguồn lực, một bộ phận tập trung tìm khách muốn ủy thác
xuất khẩu, bộ phận khác tập trung sales quốc tế để tổ chức chào hàng sản phẩm sản
xuất của công ty cũng như sản phẩm của đối tác muốn ủy thác. Việc chào hàng song
song nhiều sản phẩm đã giúp công ty tận dụng nguồn lực, tránh có trường hợp hàng
sản xuất chỉ có theo mùa vụ, nhân viên không có gì để chào hàng. Khi xảy ra sự cố,
các nhân viên hỗ trợ nhau trước khi nhận được đề xuất từ trưởng phòng.
2. Khó khăn
2.1. Khi khai hải quan
Do công ty có khối lượng hàng xuất đi nhiều mà nhân lực còn khá trẻ nên thực

tế còn gặp một số trở ngại, lúng túng. Yêu cầu khi khai hải quan điện tử một mặt
cần phải đúng và chính xác, mặt khác Nhân viên chứng từ phải đảm bảo tiến độ

16


BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

khai báo hải quan trong khi thời gian xử lý dữ liệu từ đó cấp số tờ khai và đưa ra
kết quả phân luồng của Cán bộ Hải quan còn tương đối chậm.
Bên cạnh đó, phần mềm khai hải quan thường hay bị lỗi, tốc độ chuyển file
chậm gây khó khăn cho công tác truyền file scan trong trường hợp tờ khai được
phân luồng vàng điện tử. Theo lý thuyết, luồng vàng điện tử sẽ dễ dàng hơn rất
nhiều so với luồng vàng giấy, vì với tờ khai luồng vàng điện tử, công ty không cần
chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu đến cơ quan hải quan kiểm tra, mà chỉ cần truyền
file scan thuộc bộ chứng từ qua phần mềm. Tuy nhiên, theo thực tế áp dụng, dung
lượng truyền cho phép là 2Mb, với đặc thù mặt hàng may mặc nên số lượng
Packing List khá nhiều, bộ hồ sơ xuất khẩu của công ty cần dung lượng tương đối
cao nên thường gặp trở ngại khi truyền qua hệ thống khai hải quan điện tử. Nếu
như nén ảnh để đáp ứng dung lượng cho phép thì khi gửi qua, nhân viên hải quan
không đọc được vì chữ quá nhỏ và mờ, nếu chia thành nhiều file để gửi thì sẽ gây
khó khăn cho việc tập hợp các file cho cùng 1 bộ hồ sơ xuất. Khi đó nhân viên
chứng từ của công ty phải gửi lại file chứng từ nhiều lần làm mất nhiều thời gian.
2.2 Về quyền chủ động thuê tàu
Khi xuất khẩu hàng hóa sang thị trường Trung Đông, công ty chưa chủ động
được quyền thuê tàu và phương tiện vận tải do đối tác có lợi thế về chuỗi cung ứng
và logistics rộng khắp. Do đó, quy trình xuất hàng của công ty phụ thuộc nhiều vào
thời gian thuê tàu của đối tác. Ngoài ra, công ty còn mất quyền chỉ định dung sai về
khối lượng, đồng thời cũng mất đi các khoản thu nhập từ quyền thuê tàu và hoa
hồng do các hãng vận tải khuyến mãi. Ngoài ra, tình hình biến động chính trị tại thị

trường xuất khẩu cũng là một điều đáng lo ngại cho tính ổn định và an toàn của
hàng xuất khẩu.

17


BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ xuất khẩu và mở
rộng thị trường
I. Một số dự báo về cơ hội và thách thức đối với Công ty Kẻ Gỗ khi xuất khẩu
hàng chủ đạo và mặt hàng nhận ủy thác
1. Cơ hội
Kẻ Gỗ tuy chỉ được thành lập hơn 3 năm nhưng có khối lượng hàng hóa xuất
khẩu lớn. Mặt hàng cán chổi, gỗ dán và ván bóc đảm bảo chất lượng và có nguồn
cung sẵn có tại Bắc Giang được đánh giá là tốt trên thị trường, với giá bán cao nhất
tại Việt Nam. Do đó, container được khách đặt hàng khá đều đặn.
Ngoài ra với tập khách hàng này, họ cũng mong muốn nhập khẩu nhiều mặt hàng
khác, đặc biệt là khách Trung Đông với mặt hàng tiêu dùng, khách hàng Malaysia,
Philipines, Ấn Độ, Bangladesh thường nhập khẩu các khoáng sản được ủy thác với
quy mô, khối lượng khá lớn nên cơ hội xuất khẩu trực tiếp và ủy thác xuất khẩu để
nhận phí đều khá lớn. Nhiều thị trường châu Âu, Mỹ công ty chưa có điều kiện khai
thác và đi sâu thâm nhập thị trường, đây sẽ là cơ hội cho Công ty tập trung để tăng
doanh thu trong những năm tới.
2. Thách thức
2.1 Thách thức về sự cạnh tranh
Trong nước, có sự cạnh tranh từ các công ty lâu đời nổi trội đặc biệt là ngành gỗ
như: Công ty Thuận Phát, Gỗ dán xuất khẩu Tân Đại An,..Ngoài nước, có sự cạnh
tranh của các công ty đến từ các quốc gia như: Trung Quốc, Lào,… Trung Quốc là
nước đứng đầu về xuất khẩu hàng gỗ cạnh tranh với Việt Nam tới nhiều thị trường

2.2 Thách thức về mùa vụ
Gỗ chỉ thu hoạch theo mùa do tháng 7, tháng 8 là mùa mưa bão ở Việt Nam, gỗ
không thu hoạch được. Hơn nữa do nhân công là tận dụng tại vùng nên vào mùa vải
tại Bắc Giang hay tháng nghỉ Tết âm lịch, công ty không có nhân công để làm việc
và sản xuất cán chổi, gỗ dán hay ván bóc. Nhiều khi khách hàng có nhu cầu nhưng
18


BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

hàng không có vì không sản xuất được hoặc không đủ để cung cấp. Ngoài ra, thị
trường xuất khẩu có tháng Ramadan và thời gian nghỉ không tương thích với thời
gian làm việc của công ty nên Kẻ Gỗ phải tốn nhiều chi phí cho việc dự trữ, bảo
quản hàng hóa.
II. Định hướng phát triển của Công ty giai đoạn 2016-2020
Tiếp tục phát huy những thế mạnh hiện có, hạn chế những khuyết điểm còn tồn
tại.Đẩy mạnh xuất khẩu sang các thị trường truyền thống như Trung Đông, châu Á
và Bắc Phi. Tạo cơ hội xúc tiến thương mại, tìm kiếm, mở rộng thị trường ở phạm
vi quốc gia và địa phương. Nghĩa là không chỉ chú trọng thị trường ở mỗi nước mà
trong mỗi nước cần phải tìm kiếm những thị trường địa phương mới.
Nâng cao khả năng cạnh tranh và tận dụng nguồn lực xuất khẩu chất lượng cao
của Công ty qua việc nhận ủy thác xuất khẩu, dự định sẽ mở rộng sang các dịch vụ
tư vấn xuất khẩu, đại diện bán hàng giúp khách hàng xây dựng thương hiệu và chốt
đơn khách trực tiếp trên thương hiệu của họ.
Đẩy mạnh công tác quảng bá thương hiệu của công ty thông qua việc củng cố
và cập nhật thông tin về thị trường gỗ của Việt Nam và thế giới thông qua website.
Liên hệ với các kiều bào, các doanh nghiệp Việt Nam ở nước ngoài, tham tán
thương mại để nắm bắt nhu khách hàng của các nước, tham gia các cuộc triển lãm
quốc tế, từ đó quảng bá thương hiệu sản phẩm, tập trung đến việc xây dựng uy tín
thương hiệu sản phẩm trước, sau đó mới xây dựng thương hiệu công ty.

Kết hợp với khả năng kinh nghiệp trong lĩnh vực xuất khẩu, các cán bộ có thể
tham gia làm giảng viên tại trung tâm đào tạo Nghiệp vụ vào buổi tối. Đồng thời với
mạng lưới rộng khắp với các công ty ủy thác, công ty muốn xuất khẩu qua Kẻ Gỗ,
công ty sẽ xây dựng để trở thành cầu nối giữa học viên từ các khóa đào tạo nghiệp
vụ với các công ty để tạo nên thế hệ nhân lực xuất nhập khẩu chất lượng cao cho
các doanh nghiệp và thu phí môi giới. Tạo sự kết hợp hoàn hảo, xuyên suốt từ quá
trình chế biến đến xuất khẩu, đẩy mạnh hơn nữa hoạt động marketing, tìm kiếm
những giải pháp xây dựng thương hiệu và đưa sản phẩm hoàn hảo đến với đối tác
19


BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

Nâng cao trình độ và tay nghề của cán bộ công nhân viên, tăng năng suất lao
động, giảm giá thành sản phẩm, tăng sức cạnh tranh trên thị trường.
Thực hiện theo chính sách chất lượng của công ty: mỗi cán bộ công nhân viên
luôn làm việc với phương châm: tất cả cho chất lượng sản phẩm vì sự phát triển bền
vững của công ty. Công ty luôn nỗ lực đáp ứng vượt trội yêu cầu của khách hàng về
chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, giá cả, an toàn và thuận lợi trong thanh
toán tài chính.Phát triển thị phần, thị trường trong nước và ngoài nước.
III. Đề xuất để hoàn thiện nâng cao nghiệp vụ trong công tác xuất khẩu hàng
hóa
1. Hoàn thiện nâng cao nhiệp vụ hải quan
Để khâu khai báo hải quan được diễn ra một cách nhanh chóng và chính xác,
nhân viên khai báo cần phải có trình độ chuyên môn tốt, cẩn thận và tỉ mỉ khi nhập
dữ liệu để tránh xảy ra sai sót. Vì thế giải pháp cần thiết là phải nâng cao nghiệp vụ
khai báo hải quan cho các nhân viên trong phòng XNK thông qua các buổi tập huấn
doanh nghiệp về thủ tục hải quan điện tử. Một khi đã được trang bị đầy đủ về
nghiệp vụ và các kỹ năng sử dụng phần mềm thì quá trình khai báo cũng đảm bảo
được độ chính xác và đầy đủ khi khai báo hải quan điện tử. Công ty sẽ tạo được sự

tín nhiệm từ đó bên hải quan có thể không yêu cầu phải kiểm hóa hàng xuất khẩu.
Bên cạnh đó, nhân viên công ty cần có mối quan hệ tốt với các cơ quan cũng
như cán bộ hải quan nhằm tránh bị sách nhiễu bởi thủ tục khai báo xuất nhập khẩu,
quá trình kiểm hóa nhiều lần làm tăng chi phí bốc dỡ hàng, thời gian lưu bãi. Nhờ
vậy, hàng giải phóng một cách nhanh chóng, đảm bảo thời gian thực hiện hợp đồng.
2. Giành quyền vận tải
Công ty cần tích cực đàm phán với đối tác khi ký kết hợp đồng nhằm giành
được quyền chủ động thuê tàu. Đồng thời tìm kiếm thông tin các hãng tàu trong
nước và nước ngoài, lựa chọn phương thức thuê tàu chợ hay tàu chuyến phù hợp
với lượng hàng hóa cần phải giao cho đối tác, từ đó có thể tiết kiệm được chi phí ở
mức tối ưu.
20


BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

Thuê phương tiện vận chuyển là một khâu quan trọng trong quy trình xuất khẩu
hàng nên công ty cần chú trọng lựa chọn hãng vận tải cung cấp dịch vụ uy tín với
giá phù hợp. Việc vận chuyển hàng từ kho đến cảng không mấy phức tạp và công ty
có thể thu xếp tốt. Vấn đề mà công ty cần chú trọng là khâu vận chuyển hàng xuất
từ cảng đi đến cảng đến ở nước nhập khẩu, điều đó đồng nghĩa với việc công ty cần
chuyển dần từ xuất khẩu FCA hoặc FOB sang xuất khẩu CFR hoặc CIF. Việc thay
đổi dần thói quen xuất FCA hoặc FOB giúp cho công ty tăng doanh thu, giảm chi
phí và từ đó gián tiếp tạo cơ hội cho đội tàu Việt Nam phát triển và tăng ngoại tệ
quốc gia. Khi đã nắm vững nghiệp vụ thuê tàu và bảo hiểm, công ty cần tiếp xúc và
tạo mối quan hệ tốt với các hãng vận tải, các công ty bảo hiểm để lựa chọn người
chuyên chở phù hợp và có uy tín trên thị trường. Một lợi ích khác nữa là công ty có
thể chủ động trong việc giao hàng, không phải lệ thuộc vào việc điều tàu hoặc
container do bên nhập khẩu chỉ định.
3. Đẩy mạnh gói môi giới, ủy thác và xuất khẩu hàng hóa

Tận dụng nguồn nhân lực chất lượng cao có kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập
khẩu và thị trường khách hàng dồi dào, đẩy mạnh công tác chào hàng qua các mạng
B2B, không ngừng nâng cao công tác, cập nhật các ứng dụng mới để liên lạc với
các đối tá quốc tế như LinkedIn, Whatsapp, Viber, Wechat,..
Tiếp cận với thị trường nội địa và cập nhật liên tục các thông tư thị trường, tìm ra
các mặt hàng được ưu tiên xuất khẩu và tận dụng lợi thế để kinh doanh đúng thời
điểm, đem lại nguồn thu lớn cho công ty.

21


BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

KẾT LUẬN
Các sản phẩm từ gỗ là một lợi thế của Việt Nam trong việc xuất khẩu và cạnh
tranh trong khu vực. Tuy nhiên, việc sản xuất kinh doanh đang mang tính chất mùa
vụ, nhỏ lẻ và nguồn gốc gỗ không rõ ràng đang là những khó khăn chung. Thị
trường xuất khẩu miền Bắc cũng đang gặp nhiều khó khăn khi muốn tiến tới sản
xuất các hàng nội thất xuất khẩu mang lại tỷ suất lợi nhuận cao hơn, trong khi miền
Nam được nhiều nhà đầu tư Đài Loan đầu tư và tranh thủ để tận dụng các hiệp ước
tự do thương mại Việt Nam tham gia. Thế nên, để có thể đứng vững và không
ngừng phát triển, ngoài việc thường xuyên kiểm tra và hoàn thiện quy trình sản
xuất, tận dụng nguồn lực thực hiện công tác xuất khẩu qua việc môi giới và ủy thác
các mặt hàng quen thuộc, cần mở rộng tới những mặt hàng mới, mặt hàng ở thị
trường ngách, lấy ngắn nuôi dài để có thể mở rộng và thâm nhập các thị trường khó
tính với các mặt hàng chất lượng cao của Việt Nam. Có thể nói, sản xuất tốt là bước
để tạo nên hàng hóa tốt, nhưng xuất khẩu mới thực sự là bước đưa thành phẩm tới
tay người tiêu dùng. Quy trình xuất khẩu càng đơn giản và dễ dàng thì sẽ giúp việc
giao hàng diễn ra đúng tiến độ, tạo lòng tin cho các đối tác lâu năm cũng như thu
hút đặt hàng từ các đối tác mới từ thị trường nước ngoài.

Trong phạm nghiên cứu đề tài và trình bày báo cáo, người viết có cái nhìn tổng
quan về tình hình hoạt động của công ty trên cơ sở phân tích những số liệu và dữ
liệu thống kê do công ty cung cấp kết hợp với tình hình kinh tế trong và ngoài nước.
Từ đó, người viết đi sâu nghiên cứu và chi tiết hóa quy trình tổ chức thực hiện xuất
khẩu để có thể đưa ra một số nhận xét ưu và nhược điểm trong quá trình thực hiện,
đồng thời chỉ ra sự khác biệt khi thực hiện quy trình so với kiến thức được truyền
dạy trong nhà trường. Hy vọng báo cáo này cùng với những đề xuất đã nêu trong
chương 3 sẽ phần nào giúp cho công ty hoàn thiện quy trình tổ chức xuất khẩu trong
thời gian tới.

22


BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Phòng Kế toán của Công ty – Số liệu thống kê: Nhập khẩu hàng dệt may

của Mỹ theo năm (Tổng hợp ngày 17/02/2011)
2. Hoàng Văn Châu (2009) – Giáo trình Logistics và vận tải quốc tế. Nhà xuất

bản thông tin và truyền thông Hà Nội.
3. Báo cáo cơ cấu tổ chức của Công ty.
4. Phòng XK và Môi giới của Công ty TNHH Kẻ Gỗ – Báo cáo tình hình

kinh doanh năm 2013.
5. Phòng XK và Môi giới của Công ty TNHH Kẻ Gỗ – Báo cáo tình hình

kinh doanh năm 2014.

6. Phòng XK và Môi giới của Công ty TNHH Kẻ Gỗ – Báo cáo tình hình

kinh doanh năm 2015.
7. Phòng XK và Môi giới của Công ty TNHH Kẻ Gỗ – Báo cáo cơ cấu tổ

chức phòng XK và Môi giới
8. Trang web kego.com.vn, kientap.com.vn, kientap.com
9. Fanpage: Cơ hội giao thương xuất khẩu hàng Việt
10. Hiệp hội Gỗ và Chế biến Lâm sản Việt Nam (VIFORES)

23


BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA

PHỤ LỤC
HỢP ĐỒNG CÁN CHỔI

24