Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu dành cho sinh viên và cán bộ chuyên ngành Thư viện

TỔ CHỨC & BẢO QUẢN
VỐN TÀI LIỆU


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Trần Thị Hoàn Anh (2014), Kỹ năng tổ chức kho
và bảo quản tài liệu, nxb Thế giới, Hà Nội.
2. IFLA Malaysia workshop on maps spatial and
conservation: library, Uni of Malaysia, Kuala
Lumpur, 17-21 June 1991
3. Memory of the World: a survey of current library
preservation activities: prepared for UNESCO/
Jan Lyall. Paris: UNESCO, 1996.- 72tr.


3. Memory of the World: Lost memory librabries
and Archives detroyed in the Twentieth
century/ prepared for UNESCO on behalf of
IFLA.- Paris: UNESCO, 1996.- ii, 70p.
4. Nguyễn Tiến Hiển (2005), Tổ chức và bảo
quản vốn tài liệu, H., 207tr.
5. Quyết định số 81/2008/QĐ-BVHTTDL ngày
15/09/2008 của Cục Lưu trữ Quốc gia.


Bài 1. Tổ chức kho tài liệu
1. Khái quát chung
1.1. Khái niệm
- Tổ chức vốn tài liệu là phương thức sắp xếp
tài liệu sao cho khoa học, hiệu quả.
- Để tổ chức, sử dụng và bảo quản tài liệu có

hiệu quả, vì vậy cần phải tổ chức kho tài liệu
khoa học: cất giữ được nhiều, dễ cất, dễ lấy,
dễ bảo quản.


1.2. Mục đích, ý nghĩa
Các cơ quan thông tin thư viện có nhiệm vụ
thường xuyên sưu tầm, tổ chức sử dụng và
bảo quản tài liệu nên mục đích của việc tổ
chức tài liệu là rất cụ thể nhằm:
- Tạo ra một trật tự trong các kho tài liệu
- Tạo thuận lợi cho việc sử dụng vốn tài liệu
- Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu
- Bảo quản lâu dài, tránh mất mát hư hỏng
- Sử dụng được lâu bền, tiết kiệm kinh phí.


- Việc tổ chức tài liệu có trật tự, có hệ thống,
đảm bảo tính khoa học, giúp cho cán bộ thư
viện và người đọc khai thác hiệu quả tài liệu,
không để tài liệu chết trong kho.
- Việc tổ chức tài liệu khoa học đã giúp tra tìm
nhanh, chính xác, dễ theo dõi và bảo quản có
hiệu quả.


2. Tổ chức kho tài liệu
2.1. Tổ chức kho theo nội dung tài liệu
- Tổ chức kho theo nội dung tài liệu là dựa vào
nội dung của tài liệu có trong thư viện để tổ

chức sử dụng và bảo quản.
- Tổ chức theo nội dung tài liệu chủ yếu dựa
vào khung phân loại


2.2. Tổ chức kho theo loại hình tài liệu
- Tổ chức kho chủ yếu dựa trên hình thức của tài liệu
vì vậy có nhiều kho riêng biệt như kho sách, kho báo,
tạp chí, kho băng đĩa hình, kho vi phim vi phiếu, kho
bản đồ, bản nhạc,…
* Kho sách:
-Sách là loại tài liệu quan trọng trong cơ quan thông tin
thư viện, chiếm đa số trong các thư viện và cơ quan
thông tin.
* Kho báo, tạp chí
- Là kho ấn phẩm định kỳ được xuất bản theo thời gian
đã ấn định trước.


* Kho vi phim vi phiếu
Đây là kho cần thiết và thường thấy ở các trung
tâm thông tin thư viện lớn, để bảo quản các
tài liệu bằng vi phim, vi phiếu
Ưu điểm:
- Gọn nhẹ, tiết kiệm diện tích kho giá
Nhược điểm:
- Đòi hỏi phải có trang thiết bị


* Kho băng đĩa hình:

Lưu trữ tài liệu với loại hình băng từ, đĩa từ,
CD, đĩa quang,…
Ưu điểm:
- Bảo quản tốt
- Dùng được lâu bền
- Độ nén thông tin cao


* Kho bản đồ, bản nhạc:
Thường xuất hiện ở các thư viện, trung tâm lớn
và/hoặc các thư viện chuyên ngành như Thư
viện nhạc Viện, thư viện các cục thống kê,…
Mỗi loại hình tài liệu này đều có kích thước ,
hình dạng, tính chất khác nhau.
Ta phải tổ chức thành bộ phận riêng biệt để dẽ
sử dụng, bảo quản và tiết kiệm diện tích kho
chứa.


- Bản đồ:
+ Bản đồ người đọc thường xuyên mượn sẽ
được đặt ở phòng đọc, tiện cho việc phục vụ.
+ Bản đồ quan trọng nhất nên treo ở phòng đọc
hoặc phòng mượn bằng phương thức treo
rèm, có thể nâng lê, hạ xuống vừa tiện cho
việc tra cứu vừa tiết kiệm diện tích kho giá.
+ Kho bản đồ thường được xếp theo môn loại
khoa học, theo số đăng ký cá biệt hoặc theo
khổ cỡ. (Các thư viện thường xếp theo khổ cỡ,
kho đẹp hơn, tiện dụng hơn).

Kho lưu trữ bản đồ


2.3. Tổ chức kho theo hình thức phục vụ
Gồm 2 hình thức sau: Kho đóng và kho mở
* Kho đóng:
- Là kho người đọc đến mượn tài liệu phải qua
hệ thống tra cứu như mục lục truyền thống
hoặc mục lục đọc máy.
- Phải ghi phiếu yêu cầu và mượn qua cán bộ
thư viện.
- Người đọc không được trực tiếp vào kho tài
liệu.


- Ưu điểm:
+ Tài liệu được xếp theo ngôn ngữ, khổ cỡ nên
hình thức đẹp.
+ Tiết kiệm diện tích kho
+ Dễ bảo quản
+ Cán bộ thư viện lấy tài liệu nhanh chóng vì xếp
theo số đăng ký cá biệt
+ Ít mất mát, hư hỏng.


- Nhược điểm:
+ Người đọc không được vào kho tài liệu
+ Phải thông qua hệ thống mục lục tra cứu

+ Hình thức này kém hứng thú, người đọc ít đến thư
viện hơn.
+ Do xếp theo số đăng ký cá biệt nên tài liệu có cùng
nội dung không tập trung mà nằm rải rác trong kho.
+ Thư viện không thể sử dụng sắp xếp này để nghiên
cứu vốn tài liệu và hướng dẫn đọc cho người đọc.
+ Cán bộ thư viện phải vất vả di lại nhiều lần phục vụ
người đọc.


* Kho mở:
- Được tổ chức lần đầu tiên ở Mỹ vào những
năm cuối thế kỷ XIX đầu thế kỷ XX sau đó lan
truyền sang Châu Âu và thế giới.
- Người đọc trực tiếp vào kho lấy tài liệu, không
phải tra cứu qua mục lục.
- Người đọc rất có hứng thú với hình thức này
- Dễ thoả mãn nhu cầu của người đọc.
Tài liệu trong kho mở thường được xếp theo
môn loại khoa học, chủ yếu dựa vào bảng
phân loại như BBK, DDC, UDC,…


- Ưu điểm:
+ Người đọc trực tiếp vào kho, xem lướt qua tài
liệu để lựa chọn hoặc dễ dàng tìm được tài
liệu khác thay thế.
+ Người đọc không mất nhiều thời gian để
mượn tài liệu.
+ Vòng quay tài liệu kho mở nhiều hơn kho

đóng.
+ Cán bộ thư viện không phải tiếp nhận phiếu
yêu cầu và đi lại nhiều lần trong kho để tìm tài
liệu cho người đọc.


- Nhược điểm:
+ Chiếm nhiều diện tích kho giá vì phải dành chỗ
phát triển kho.
+ Nếu tính sai lệch khi các đề mục phát triển
nhanh sẽ thiếu chỗ dẫn đến giãn kho sách rất
vất vả.
+ Hình thức kho không đẹp và quyển cao quyển
thấp nằm cạnh nhau.
+ Bảo quản khó hơn kho đóng
+ Dễ mất, dễ hỏng do bạn đọc lấy ra, vào nhiều


2.4. Tổ chức theo chức năng
Có các loại kho sau: Kho chính, kho phụ
* Kho chính:
- Là kho lớn, đầy đủ tài liệu hay còn gọi là tổng
kho.
- Tài liệu trong kho được cất giữ cẩn thận, ngăn
nắp, gọn gàng hơn kho phụ.
- Thường ở xa cán bộ thư viện.
- Vòng quay của tài liệu cũng ít hơn kho phụ.


- Kho chính bao giờ cũng được tổ chức theo

hình thức kho đóng và sắp xếp kết hợp giữa
khổ, ngôn ngữ và số đăng ký cá biệt
- Tiết kiệm diện tích kho chứa
- Dễ bảo quản
- Hình thức đẹp
- Kho lưu giữ tất cả mọi loại hình tài liệu có
trong thư viện
- Kho có thể được phân ra thành nhiều bộ phận
khác nhau như bộ phận sách ngoại văn, sách
quốc văn, địa chí, ấn phẩm định kỳ,…


Tóm lại, kho chính là kho:
- Gồm tất cả các tài liệu có từ khi thư viện được
thành lập.
- Là kho tổng hợp nhất, đầy đủ nhất.
- Có khả năng đáp ứng mọi nhu cầu của người
đọc.


* Kho phụ:
- Là kho gần với cán bộ thư viện hay còn gọi là
kho tạm.
- Kho xếp các tài liệu thiết yếu nhất, được xuất
bản những năm gần đây
- Người đọc thường hay hỏi mượn nhất, mới
nhất, tốt nhất và hay nhất.


- Cán bộ thư viện đỡ mất công đi lại nhiều

- Phục vụ nhanh chóng hơn
- Người đọc không mất nhiều thời gian chờ đợi


- Tài liệu được xếp theo môn loại khoa học
hoặc theo chủ đề, thường xếp theo hình thức
mở.
- Luôn luôn được bổ sung những tài liệu mới
theo định kỳ. Hàng năm sẽ chuyển những tài
liệu cũ trở về kho chính.
- Tài liệu kho phụ thường luôn mới, có tính thời
sự, tính cấp thiết.