Điện tử hóa các tài liệu, hồ sơ trong việc cung cấp và giải quyết thủ tục hành chính công theo tiêu chuẩn TCVN ISO 90012008 tại sở thông tin và truyền thông tỉnh khánh hòa

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA

SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
---------------o0o---------------

ĐỀ CƯƠNG THUYẾT TRÌNH
MÔ HÌNH SÁNG KIẾN GIẢI PHÁP CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH
ĐIỆN TỬ HÓA CÁC BIỂU MẪU THUỘC
BỘ TÀI LIỆU ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN TCVN IS0 9001:2008
TẠI SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TỈNH KHÁNH HÒA

Khánh Hòa, tháng 8 năm 2013


MỤC LỤC
I. Thông tin chung về mô hình........................................................................................3
1. Cơ quan chủ trì .............................................................................................................3
2. Cán bộ tham gia thực hiện.............................................................................................3
3. Tên mô hình...................................................................................................................3
4. Giới thiệu chung............................................................................................................3
II. Mục tiêu, nội dung và những phương pháp thực hiện xây dựng mô hình..............4
1. Mục tiêu xây dựng mô hình..........................................................................................4
2. Tổng quan tình hình cải cách hành chính, luận giải về mục tiêu và những nội dung
cần nghiên cứu về mô hình...............................................................................................4
3. Nội dung nghiên cứu về mô hình..................................................................................5
4. Phương pháp nghiên cứu và sản phẩm của mô hình..................................................10
5. Kết quả áp dụng mô hình vào công tác giải quyết thủ tục hành chính tại Sở Thông
tin và Truyền thông tỉnh Khánh Hòa ............................................................................10
6. Tác động và lợi ích mang lại khi áp dụng mô hình vào công tác giải quyết thủ tục
hành chính tại Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Khánh Hòa.....................................10

2


I.

Thông tin chung về mô hình
1. Cơ quan chủ trì
- Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Khánh Hòa.
- Điện thoại: 058.3563531
Fax: 058.3563530.
- E-mail:
- Website: www.stttt.khanhhoa.gov.vn
- Địa chỉ: Nhà A1, Khu liên số 1 Trần Phú, TP. Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa.
- Họ và tên thủ trưởng tổ chức: Nguyễn Kim Hòa
2. Cán bộ tham gia thực hiện
- Ông Trần Quang Tước, chuyên viên phòng Kế hoạch – Tài chính: Tổ
trưởng.
- Bà Lê Thị Hiền, chuyên viên phòng Báo chí – Xuất bản: Thành viên.
- Bà Bùi Trần Thanh Thảo, cán bộ quản trị mạng: Thành viên.
3. Tên mô hình
Điện tử hóa các biểu mẫu thuộc bộ tài liệu áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2008 tại Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Khánh Hòa.
4. Giới thiệu chung
Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân
tỉnh có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện quản lý nhà
nước về: báo chí; xuất bản; bưu chính và chuyển phát; viễn thông và Internet;
truyền dẫn phát sóng; tần số vô tuyến điện; công nghệ thông tin, điện tử; phát
thanh và truyền hình; cơ sở hạ tầng thông tin truyền thông; quảng cáo trên báo chí,
mạng thông tin máy tính và xuất bản phẩm (sau đây gọi tắt là thông tin và truyền
thông); các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Sở; thực hiện một số nhiệm

vụ, quyền hạn theo sự phân cấp, ủy quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh và theo quy
định của pháp luật.
Sở Thông tin và Truyền thông (trước đây là Sở Bưu chính, Viễn thông) ngay
từ khi thành lập đã luôn coi việc ứng dụng công nghệ thông tin vào phục vụ cải
cách hành chính là một trong những nhiệm vụ hàng đầu. Theo đó, Sở Thông tin và
Truyền thông là một trong những đơn vị đầu tiên trong tỉnh áp dụng phần mềm cho
quản lý văn bản, phục vụ hiệu quả cho giải quyết công việc tại cơ quan. Trong năm
2012, Sở Thông tin và Truyền thông đã tổ chức triển khai hoàn thành và đưa vào
sử dụng mô hình một cửa liên thông theo hướng hiện đại. Cũng trong năm 2012,
đơn vị đã đưa vào áp dụng hệ thống thông tin, địa lý (GIS) để quản lý hạ tầng bưu
chính, viễn thông tỉnh Khánh Hòa - sản phẩm của Đề tài nghiên cứu khoa học
“Ứng dụng hệ thống thông tin địa lý (GIS) để quản lý hạ tầng bưu chính, viễn
thông tỉnh Khánh Hòa” nhằm nâng cao công tác quản lý hạ tầng bưu chính - viễn
thông trên địa bàn toàn tỉnh Khánh Hòa. Ngoài ra, Cổng Thông tin điện tử tỉnh
Khánh Hòa (một đơn vị sự nghiệp trực thuộc) được tổ chức quản lý, vận hành và
khai thác tốt, từng bước khẳng định là kênh cung cấp thông tin điện tử chính thống
của chính quyền tỉnh Khánh Hòa trên môi trường Internet tại địa chỉ
www.khanhhoa.gov.vn. Đây cũng là một địa chỉ tin cậy để tuyên truyền, kết nối
3


với mọi tầng lớp nhân dân thông qua việc tiếp nhận và phối hợp với các cơ quan,
đơn vị liên quan trả lời kịp thời các ý kiến của các cá nhân, tổ chức về thủ tục hành
chính...
II. Mục tiêu, nội dung và những phương pháp thực hiện xây dựng mô hình
1. Mục tiêu xây dựng mô hình
Trong công cuộc cải cách hành chính theo Chương trình tổng thể cải cách
hành chính nhà nước giai đoạn 2010 – 2020 được Chính phủ ban hành tại Nghị
quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011, một trong sáu nhiệm vụ cần thực hiện là
hiện đại hóa nền hành chính. Xuất phát từ nhiệm vụ trên, đơn vị đã từng bước điện

tử hóa các tài liệu, hồ sơ trong việc cung cấp và giải quyết thủ tục hành chính công
theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại đơn vị với mục tiêu:
- Giảm bớt việc sử dụng giấy tờ;
- Chính xác về thời gian giải quyết công việc giữa các bộ phận và thời gian
giải quyết của từng thủ tục hành chính;
- Hoàn thiện các thủ tục hành chính mới theo hướng công khai, đơn giản và
thuận tiện cho người dân;
- Hỗ trợ tối đa cho người dân và doanh nghiệp trong quá trình thực hiện giải
quyết thủ tục hành chính.
2. Tổng quan tình hình cải cách hành chính, luận giải về mục tiêu và
những nội dung cần nghiên cứu về mô hình
2.1 Tổng quan tình hình cải cách hành chính:
Hiện nay, tại nước ta, công cuộc cải cách hành chính được xem là trọng tâm
và ưu tiên thực hiện. Trọng tâm cải cách hành chính trong giai đoạn 10 năm tới bao
gồm: cải cách thể chế, nâng cao chất lượng cán bộ, công chức, viên chức, chú
trọng cải cách chính sách tiền lương nhằm tạo động lực thực sự để cán bộ, công
chức, viên chức thực thi công vụ có chất lượng và hiệu quả cao, nâng cao chất
lượng dịch vụ hành chính và chất lượng dịch vụ công.
Tại một số tỉnh/thành trên cả nước đã thực hiện nhiều chương trình cải cách
hành chính theo Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ, trong
đó nhiệm vụ hiện đại hóa nền hành chính được nhiều tỉnh thành quan tâm thực
hiện, ví dụ như: hoàn thiện hoạt động của Mạng thông tin điện tử hành chính của
tỉnh, xây dựng hệ thống một cửa điện tử, một cửa liên thông theo hướng hiện đại,
tin học hóa dịch vụ hành chính công trực tuyến,…
2.2 Luận giải về mục tiêu và những nội dung nghiên cứu về mô hình:
Hiện nay, nhiều mô hình về việc hiện đại hóa nền hành chính được xây dựng
và đưa vào áp dụng, trong đó có nội dung hiện đại hóa việc cung cấp dịch vụ hành
chính công theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008. Tuy nhiên, một số công việc
trong các mục tiêu vẫn còn mang tính thủ công, chưa được tích hợp vào hệ thống
một cửa điện tử như: giấy biên nhận, phiếu kiểm soát quy trình, biểu mẫu hồ sơ thủ

tục hành chính….
Xuất phát từ những nhu cầu trên, Sở Thông tin và Truyền thông đã xây dựng
mô hình điện tử hóa các tài liệu, hồ sơ trong quy trình cung cấp dịch vụ hành chính
4


công theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hệ thống một cửa điện tử tại đơn
vị.
3. Nội dung nghiên cứu về mô hình
3.1 Nội dung 1: Tổng hợp các tài liệu, hồ sơ trong việc cung cấp và giải quyết
thủ tục hành chính công theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008
Các thủ tục hành chính được cung cấp trên hệ thống Cổng thông tin điện tử
của Sở Thông tin và Truyền thông: 29 thủ tục hành chính bao gồm các lĩnh vực:
- Bưu chính chuyển phát: 6 thủ tục.
- Hội, tổ chức chính phủ: 1 thủ tục.
- Phát thanh truyền hình, thông tin điện tử: 2 thủ tục.
- Xuất bản: 11 thủ tục.
- Báo chí: 7 thủ tục.
- Viễn thông và Internet: 2 thủ tục.
Tất cả các tài liệu, hồ sơ yêu cầu của 29 thủ tục hành chính được điện tử hóa.
Ngoài ra, trong quy trình giải quyết các thủ tục hành chính còn một số tài liệu,
hồ sơ được điện tử hóa bao gồm:
- Biên bản bàn giao hồ sơ.
- Phiếu theo dõi quá trình xử lý công việc (hay còn gọi là phiếu kiểm soát quá
trình giải quyết).
3.2 Nội dung 2: Ứng dụng công nghệ điện tử hóa các tài liệu, hồ sơ trong việc
cung cấp và giải quyết thủ tục hành chính công theo tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2008
Sử dụng công nghệ ASP.net WebForm để điện tử các tài liệu, hồ sơ.
Các tài liệu, hồ sơ được điện tử hóa và đặt tại cổng thông tin hành chính công

của sở tại địa chỉ www.tthc.stttt.khanhhoa.gov.vn và hệ thống tác nghiệp một cửa
điện tử của sở tại địa chỉ www.motcua.stttt,khanhhoa.gov.vn.

Hình 1: Cổng thông tin hành chính công Sở Thông tin và Truyền thông
5


Hình 2: Hệ thống tác nghiệp một cửa điện tử của Sở Thông tin và Truyền
thông
3.3 Nội dung 3: Tích hợp các tài liệu, hồ sơ điện tử vào hệ thống.
Tích hợp các tài liệu, hồ sơ điện tử theo công nghệ ASP.net WebForm vào hệ
thống cổng thông tin hành chính công của sở tại địa chỉ
www.tthc.stttt.khanhhoa.gov.vn và hệ thống tác nghiệp một cửa điện tử của sở tại
địa chỉ www.motcua.stttt,khanhhoa.gov.vn.
Các tài liệu, hồ sơ được tích hợp bao gồm:
- Hồ sơ yêu cầu của 29 thủ tục hành chính.
- Tài liệu tham chiếu của 29 thủ tục hành chính
- Biên bản bàn giao hồ sơ.
- Phiếu theo dõi quá trình xử lý công việc.

6


Hình 3: Hồ sơ yêu cầu và tài liệu tham chiếu của thủ tục “Xác nhận đủ điều
kiện cấp Giấy phép sử dụng tần số và thiết bị vô tuyến điện đối với đài truyền
thanh không dây” được điện tử hóa

Hình 4: Phiếu theo dõi quá trình xử lý công việc của một thủ tục hành chính
3.4 Nội dung 4: Quá trình cung cấp và giải quyết thủ tục hành chính công tại
đơn vị theo các tài liệu, hồ sơ điện tử.

a. Tiếp nhận hồ sơ:
Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (sau đây gọi chung là công dân) có nhu cầu
giải quyết các thủ tục hành chính trong lĩnh vực quản lý của Sở Thông tin và
Truyền thông có thể trực tiếp hoặc gián tiếp (thông qua bưu điện) gửi hồ sơ cần
giải quyết đến bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa (sau đây gọi
tắt là bộ phận một cửa). Thông tin về hồ sơ cần các thủ tục hành chính giải quyết
tại Bộ phận một cửa của Sở được niêm yết công khai tại bảng thông báo của Sở và
trên trang thông tin điện tử của cơ quan.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ bộ phận một cửa có trách nhiệm:
7


- Kiểm tra thành phần hồ sơ, nếu đầy đủ thành phần như đã niêm yết công
khai thì tiến hành tiếp nhận hồ sơ và viết giấy biên nhận và giấy hẹn thời gian trả
kết quả.
- Nếu thành phần hồ sơ không đầy đủ theo như đã niêm yết, cán bộ bộ phận
một cửa có trách nhiệm hướng dẫn công dân bổ sung hồ sơ còn thiếu. Sau khi công
dân đã bổ sung đầy đủ hồ sơ thì tiến hành các bước tiếp nhận hồ sơ, viết giấy biên
nhận và giấy hẹn thời gian trả kết quả.
- Trường hợp hồ sơ gửi gián tiếp qua đường bưu điện: nếu hồ sơ có đầy đủ
thành phần theo quy định thì tiến hành các bước tiếp nhận hồ sơ, viết giấy biên
nhận và giấy hẹn thời gian trả kết quả như bình thường. Trường hợp hồ sơ không
đầy đủ thì dùng các biện pháp để liên lạc với công dân đề nghị bổ sung đầy đủ hồ
sơ trước khi tiến hành tiếp nhận.

Hình 5: Cán bộ một cửa in biên bản bàn giao hồ sơ sau khi đã tiếp nhận
hồ sơ về thủ tục hành chính của người dân
b. Chuyển giao hồ sơ cho phòng chuyên môn
Cán bộ bộ phận một cửa sau khi nhận đủ hồ sơ của công dân thì tiến hành
nhập thông tin hồ sơ vào hệ thống phần mềm và in Giấy Biên nhận kiêm phiếu hẹn

thành 3 liên (công dân 1 liên, phòng chuyên môn 1 liên, lưu hồ sơ một cửa 1 liên),
đóng dấu cơ quan và ký nhận vào Giấy Biên nhận kiêm phiếu hẹn.
Các thông tin cơ bản của hồ sơ như: tên công dân, nội dung cấp phép, ngày
nhận, ngày trả, ký nhận,… được ghi vào Sổ theo dõi để tiện việc ký nhận sau này.
Thông tin hồ sơ sau khi được nhập vào hệ thống phần mềm cùng bản chính
thức của hồ sơ do công dân nộp sẽ được gửi cho người có thẩm quyền giải quyết
thông qua hệ thống phần mềm và mạng Interrnet (có thể gửi kèm bản scan). Từ
giai đoạn này toàn bộ hồ sơ sẽ được các phòng chuyên môn thụ lý giải quyết.

8


Hình 6: Cán bộ một cửa chuyển giao hồ sơ cho phòng chuyên môn xử lý
c. Trả kết quả
Sau khi các phòng chuyên môn thụ lý hồ sơ, kết quả sau quá trình thẩm định
hồ sơ được chuyển lại bộ phận một cửa để trả kết quả đã giải quyết cho công dân.
Sau khi tiếp nhận kết quả giải quyết của phòng chuyên môn, bộ phận một cửa
có nhiệm vụ:
- Thực hiện thao tác giao trả trên hệ thống phần mềm, đồng thời tiến hành in
phiếu theo dõi quá trình xử lý công việc để phục vụ cho công tác lưu trữ và đánh
giá tiến độ thực hiện sau này.
- Giao trả kết quả giải quyết cho công dân, đề nghị công dân ký nhận và viết
phiếu thăm dò ý kiến khách hàng (theo mẫu do cán bộ một cửa cung cấp) và bỏ
phiếu tham dò đúng nơi quy định.
- Hướng dẫn các thắc mắc khác của công dân (nếu có).

Hình 7: Cán bộ một cửa hoàn thanh giao trả hồ sơ và in quy trình xử lý
9

4. Phương pháp nghiên cứu và sản phẩm của mô hình
4.1 Phương pháp nghiên cứu: sử dụng các phương pháp
- Phương pháp thống kê, tổng hợp, phân tích: thống kê, tổng hợp, phân tích
các tài liệu, hồ sơ trong việc cung cấp và giải quyết dịch vụ hành chính công theo
tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2008 tại Sở Thông tin và Truyền thông.
- Phương pháp số hóa, điện tử hóa: tiến hành số hóa, điện tử hóa các tài liệu,
hồ sơ liên quan đến việc cung cấp và giải quyết dịch vụ hành chính công vào
WebForm.
- Phương pháp tích hợp: tích hợp các tài liệu, hồ sơ đã được điện tử hóa vào
cổng thông tin hành chính công của sở tại địa chỉ www.tthc.stttt.khanhhoa.gov.vn
và hệ thống tác nghiệp một cửa điện tử của sở tại địa chỉ
www.motcua.stttt,khanhhoa.gov.vn.
- Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống: thiết kế theo công nghệ ASP.net
WebForm.
- Phương pháp phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu: theo công nghệ hệ quản trị cơ
sở dữ liệu Microsft SQL Server 2008.
4.2 Sản phẩm của mô hình: các tài liệu, hồ sơ được điện tử hóa bao gồm:
- Hồ sơ yêu cầu của 29 thủ tục hành chính.
- Tài liệu tham chiếu của 29 thủ tục hành chính
- Biên bản bàn giao hồ sơ.
- Phiếu theo dõi quá trình xử lý công việc.
5. Kết quả áp dụng mô hình vào công tác giải quyết thủ tục hành chính
tại Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Khánh Hòa
Việc triển khai công tác cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa được
thực hiện tại cơ quan đã góp phần tạo nên những chuyển biến rõ rệt trong công tác
giải quyết thủ tục hành chính tại đơn vị.
- Thủ tục hành chính được công khai, đơn giản và thuận tiện cho người dân.
- Giúp người dân và doanh nghiệp không phải đi lại nhiều lần (thay vì phải đi
đến bộ phận chuyên môn để liên hệ hỏi thông tin, cách làm một bộ hồ sơ thì nay
khi công khai thủ tục hồ sơ đó theo cơ chế một cửa, công dân, doanh nghiệp chỉ

cần vào Website của cơ quan, tìm hiểu về thủ tục hành chính mà mình cần mà
không phải đi lại nhiều lần.
- Giảm bớt được giấy tờ và tránh được tình trạng gây phiền hà, nhũng nhiễu
cho người dân và doanh nghiệp.
6. Tác động và lợi ích mang lại khi áp dụng mô hình vào công tác giải
quyết thủ tục hành chính tại Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Khánh Hòa
6.1 Tác động:
Qua việc áp dụng mô hình thủ tục vào công tác giải quyết thủ tục hành chính
tại Sở Thông tin và Truyền thông nhận thấy:
- Việc áp dụng mô hình này giúp cho việc giải quyết thủ tục hành chính được
minh bạch, công khai. Bên cạnh đó, nó còn là thước đo thiết thực đánh giá hiệu
quả cải cách hành chính trong cơ quan nhà nước.
10


- Dựa trên kết quả giải quyết thủ tục hành chính, công dân và doanh nghiệp có
thể đánh giá được chất lượng cung cấp dịch vụ hành chính công tại Sở Thông tin
và Truyền thông.
- Là công cụ hữu hiệu để đo kết quả thực tế, góp phần đẩy nhanh tốc độ cải
cách nền hành chính của các ngành, các cấp.
6.2 Lợi ích :
- Hỗ trợ tối đa cho người dân và doanh nghiệp trong quá trình thực hiện giải
quyết thủ tục hành chính.
- Thủ tục hành chính được đơn giản hóa, giảm thiểu giấy tờ cho công dân và
doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước trên tất cả
các lĩnh vực của đời sống xã hội
7. Kết luận
Mô hình Điện tử hóa các tài liệu, hồ sơ trong việc cung cấp và giải quyết thủ
tục hành chính công theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 được ứng dụng tại Sở
Thông tin và Truyền thông là một trong những mô hình nhằm thực hiện nhiệm vụ

hiện đại hóa nền hành chỉnh của đơn vị nói riêng và tỉnh Khánh Hòa nói chung.
Sở Thông tin và Truyền thông rất mong nhận được sự ủng hộ của các Sở, ban,
ngành trên địa bàn tỉnh về việc ứng dụng mô hình này và từng bước sẽ triển khai
nhân rộng mô hình này tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa./.

11