Đổi mới trong công tác quản lý, phục vụ độc giả tại thư viện huyện vạn ninh

ĐỀ TÀI
ĐỔI MỚI PHƯƠNG THỨC QUẢN LÝ, PHỤC VỤ ĐỘC GIẢ
TẠI THƯ VIỆN VẠN NINH

I. MỞ ĐẦU:
Trong những năm gần đây, với xu hướng hội nhập ngày càng sâu rộng của Việt
Nam, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, nhu cầu và cách tiếp cận
thông tin của người đọc có xu hướng thay đổi rõ rệt. Nhiều loại hình phục vụ thông tin
ra đời, hình thức thông tin được cung cấp cũng ngày càng đa dạng, phong phú. Đây là
thử thách lớn đối với hệ thống thư viện công cộng trong cả nước nói chung và Thư viện
huyện Vạn Ninh nói riêng, đòi hỏi các nhà quản lý, cán bộ thư viện phải là người đi đầu
trong đổi mới phương thức quản lý, phục vụ nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác thư
viện.
II. NỘI DUNG.
1. ĐỔI MỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ THƯ VIỆN VỀ MẶT NHÀ NƯỚC
- Công tác quản lý ngày càng được chú trọng trong các cơ quan thông tin và các
Thư viện. Nhưng quản lý như thế nào, quản lý làm sao cho đạt hiểu quả cao nhất vẫn là
yêu cầu cấp thiết hiện nay.
- Với tư cách là người quản lý hệ thống Thư viện đòi hỏi bản thân người quản lý phải
luôn đặt ra cho mình những câu hỏi như:
- Những tồn tại nào khiến hệ thống Thư viện chậm phát triển? Nên có những thay
đổi nào ở tầm quản lý để cải thiện tình hình của Thư Viện hiện nay? Để trả lời cho
những câu hỏi đó, người quản lý cần phải có một cái tâm, có tầm nhìn và mong muốn phát
triển sự nghiệp Thư viện của địa phương.. Đồng thời, luôn cập nhập thông tin thường xuyên,
nắm bắt xu thế phát triển các loại hình dịch vụ thông tin trong công tác quản lý Thư viện.
Bên cạnh đó, cần tạo điều kiện cho đội ngũ cán bộ Thư viện được thường xuyên tham
gia các lớp tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và tham quan, học hỏi kinh
nghiệm từ các Thư viện điển hình trong và ngoài Tỉnh.
Ngoài ra, phải xây dựng các mối quan hệ tốt với các cấp quản lý, nhà cung cấp sách
nhằm thúc đẩy sự phát triển của Thư viện và góp phần nâng cao dân trí người dân.
2. ĐỔI MỚI CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ THƯ VIỆN

- Hiện nay, hầu hết các Thư viện tuyến huyện ở Khánh Hòa vẫn còn quản lý theo
phương thức truyền thống, cả về quản lý độc giả và vốn tài liệu. Đó là cách quản lý và
lưu trữ trên giấy tờ, sổ sách. Phương thức này có rất nhiều hạn chế. Bởi vì:
+ Để quản lý được đầy đủ, chi tiết và chính xác. Hàng năm, Thư viện phải mất
một khoản chi phí khá lớn cho việc mua nguyên liệu (giấy tờ, sổ sách, tư liệu). Do đặc
điểm chất liệu giấy rất nhanh hỏng, phải thường xuyên thay đổi mà mỗi lần thay đổi là


phải sao chép sổ sách, bảo quản tư liệu, rất tốn kém về chi phí đầu tư. Hoạt động quản
lý, tra cứu, kiểm kê, thanh lý theo cách trên cũng chiếm rất nhiều thời gian, cơng sức của
cả người thủ thư lẫn bạn đọc mà hiệu quả mang lại khơng cao.
- Để cơng tác quản lý Thư viện vừa hiệu quả, vừa tiết kiệm, chúng ta cần phải
thay đổi phương thức quản lý truyền thống bằng cách áp dụng Cơng nghệ Thơng tin. Đó
là phần mềm trợ giúp quản lý, thay cho những tệp hồ sơ dày cộm, thay cho những tủ hồ
sơ chiếm nhiều diện tích và phải mất rất nhiều thời gian để lục lọi, tìm kiếm những
thơng tin hay những dữ liệu quan trọng.
* Sau đây là mơ hình mình họa cho q trình quản lý Thư viện bằng phần mềm:

Quản lý độc giả

Thẻ ĐG

Độc giả Thông tin yêu cầu mượn sách
Thông tin từ chối sách mượn

Mượn sách

ấchs
sách

Thủ thư

Thông tin đọc giả trả sách

Thơng tin NXB

Thông tin mượn sách qúa hạn

Danh mục sách

Sách

Danh mục sách mua

Quản lý Sách

Thủ thư

Kiểm tra tình trạng sách

Trả
sách

Ban quản lý

Thanh lý sách cũ

Trả sách

Tiền đặt cọc

Phiếu mượn
mượ
nc
Tiền đặ
t cọ

ĐG mượn q hạn

Thông tin ĐG

Số lượng độc giả
Sách u thích

Báo cáo thống kê

Nhà xuất bản

* Mơ tả chi tiết các chức năng của phần mềm
1. Quản lý độc giả:
- Độc giả muốn mượn sách của Thư viện thì trước triên phải đăng ký làm thẻ độc
giả.
- Quản lý độc giả: Nhập thơng tin độc giả tới làm thẻ bao gồm:
+ Họ và tên
+ Ngày sinh


+ Giới tính
+ Thành phần
+ Địa chỉ

+ Số điện thoại
- Mỗi độc giả có một định danh duy nhất là mã Thư viện. Sau khi đã xác nhận các
thông tin về hệ thống tạo thẻ độc giả cho độc giả đã dăng ký. Trên thẻ độc giả có các
thông tin:
+ Mã thẻ
+ Tên độc giả
+ Ngày sinh
+ Địa chỉ
+ Ngày tạo
+ Ngày hết hạn
- Các thông tìn về độc giả và thẻ độc giả được lưu lại trong hệ thống. Sau đó sẽ
xuất ra thẻ độc giả. Mỗi độc giả chỉ có một thẻ duy nhất.
2. Quy trình mượn – trả sách:
a. Mượn sách:
- Khi mượn sách độc giả đến xuất trình thẻ độc giả. Hoạt động mượn sách được
thực hiện như sau: Sau khi thủ thư kiểm tra thẻ của độc giả đến mượn, nếu đúng thì yêu
cầu của độc giả được chấp nhận và thực hiện theo đúng quy định của thư viện. Sách mà
độc giả yêu cầu sẽ được kiểm tra xem có ai mượn hay chưa và số lượng còn bao nhiêu.
- Nếu sách đó chưa có ai mượn và còn trong kho sách Thư viện thì thông tin về
mượn sách sẽ được lưu trên phiếu mượn, thông tin về phiếu mượn bao gồm:
+ Số phiếu
+ Ngày mượn
+ Mã thẻ thư viện của độc giả đến mượn
+ Các thông tin chi tiết về sách mượn như là:
. Mã sách
. Số lượng
. Số ngày được mượn
- Phiếu mượn sẽ được đưa cho độc giả ký nhận. Đồng thời phần mềm sẽ đưa ra
thông tin về tiền đặt cọc tương ứng với giá trị sách mượn.
- Nếu sách không còn trong kho phần mềm sẽ xử lý và thủ thư đưa ra thông tin từ

chối sách mượn đến độc giả.


b. Trả sách:
- Khi độc giả trả sách thì thủ thư kiểm tra tình trạng sách trả và ghi nhận thông tin
trả sách của độc giả vào phần mềm. Nếu độc giả mượn sách quá hạn so với ngày quy
định thì sẽ bị trừ vào tiền đặt cọc.
- Khi độc giả không còn nhu cầu mượn sách tại thư viện thì Thư viện sẽ gửi lại
tiền đặt cọc cho độc giả sau khi phần mềm xử lý và trừ vào tiền đặt cọc nếu độc giả đó
mượn sách quá hạn.
- Mỗi thẻ độc giả có thể mượn được nhiều sách trong Thư viện (Mỗi thẻ độc giả
sẽ có nhiều phiếu mượn), mỗi phiếu mượn chỉ được ghi một mã thẻ Thư viện và được
mượn nhiều sách, mỗi đầu sách sẽ được mượn nhiều lần.
3. Quy trình quản lý sách:
- Để có sách tại kho thư viện, thủ thư sẽ cung cấp danh mục sách Thư viện cần
mua đến các nhà xuất bản và nhập các đầu sách dựa trên việc chọn sách mà các nhà
cung cấp gửi tới. Đồng thời lưu các thông tin của các nhà xuất bản sách đó.
- Khi sách quá cũ hoặc không còn giá trị sử dụng thì thanh lý, sửa đổi thông tin
sách khi cần thiết. Thông tin về sách bao gồm:
+ Mã sách
+ Tên sách
+ Nhà xuất bản
+ Tác giả
+ Năm sách xuất bản
4. Quy trình báo cáo thống kê
- Vào cuối tháng, quý, năm Thư viện tạo các báo cáo thống kê số lượng sách
mượn trong tháng và báo cáo sách đang được yêu thích, số lượng, thành phần độc giả
đến mượn, báo cáo độc giả mượn quá hạn đến nhà quản lý.
* Khi áp dụng phần mềm này thì tất cả những điều bất tiện trong phương thức
quản lý thư viện truyền thống sẽ được tích hợp trong phần mềm với nhiều tiện ích:

 Thứ nhất: Thủ thư dễ dàng theo dõi, quản lý vốn tài liệu (VTL), các đối tượng,
thành phần dùng tin đến thư viện.
 Thứ hai: Truy cập thông tin độc giả, thông tin mượn trả VTL nhanh, chính xác.
Qua đó nắm bắt được nhu cầu, thị hiếu của độc giả đối với từng thể loại tài liệu, từ đó Thư
viện có chính sách bổ sung VTL hợp lý đáp ứng nhu cầu của người dùng tin.
 Thứ ba: Tiết kiệm thời gian, công sức và dễ dàng phân loại sách theo chủ đề, số
lượng, thời gian trong quá trình kiểm kê, thanh lý hàng năm.
 Thứ tư: Xuất ra các báo cáo thông kê chính xác, theo yêu cầu của cấp trên và
các cơ quan liên quan.


3. ĐỔI MỚI PHƯƠNG PHÁP PHỤC VỤ ĐỘC GIẢ:
- Khi đã có sự đổi mới trong quản lý Thư viện, thì cũng cần phải thay đổi phương
thức Phục vụ độc giả nhằm thỏa mãn nhu cầu và đem lại sự hài lòng cho độc giả khi
đến với thư viện. Bởi vì, Cán bộ Thư viện là cầu nối giữa người dùng tin và VTL. Vì
vậy Cán bộ Thư viện cần phải luôn luôn đổi mới mình, có tác phong phục vụ chuyên
nghiệp có thái độ tận tình, hướng dẫn cho độc giả khi có nhu cầu tìm kiếm về một lĩnh
vực nào đó.
- Để dễ dàng cho độc giả khi tra cứu, thủ thư phải sắp xếp và phân loại sách theo
chủ đề bằng cách lập các danh mục thay cho hệ thống mục lục phích trước đây. Ví dụ
như:
Đối với thể loại sách chủ đề Thiếu nhi, thủ thư lập danh mục sách theo ký hiệu và
thứ tự từng quyển sách, sách Thiếu nhi sẽ được ký hiệu bắt đầu bằng chữ cái N được
đánh số thứ tự từ N01 đến Nn, sau đó sẽ được gắn ngay trên kệ sách. Điều này sẽ giúp
cho độc giả dễ dàng tìm kiếm sách và thủ thư dễ dàng theo dõi, quản lý sắp xếp sách lên
kệ sách.
- Để đổi mới và nâng cao chất lượng VTL, Thư viện tiến hành điều tra xã hội học,
nghiên cứu, lấy ý kiến thăm dò bạn đọc. Qua đó, biết được nhu cầu sử dụng tin của bạn
đọc, kịp thời bổ sung tài liệu mới.
- Giới thiệu VTL mới đến bạn đọc bằng cách triển lãm sách theo chủ đề, treo bảng

thông báo danh mục sách mới mua…..
- Mở rộng phạm vi bổ sung tài liệu, thường xuyên cập nhập Internet để tìm kiếm
tài liệu mới nhất. Hạn chế bổ sung trùng bản, bổ sung có mục đích, tăng cường chất
lượng kho sách.
III. KẾT LUẬN
Có thể nói ở bất kỳ thời kỳ lịch sử nào “Thư viện” đều được coi là kho trí tuệ của
loài người. Nhu cầu sử dụng Thư viện rất rộng rải. Chính vì vậy cần phải đưa thư viện
vào hoạt động phục vụ theo mô hình thư viện mở, Thư viện thân thiện, lấy người đọc
làm trung tâm với mục đích chính “Sự hài lòng của người dùng tin, là mục tiêu của người
làm công tác thư viện”./.