Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phù hợp với việc ứng dụng theo mô hình hệ thống (ERP ) tại công ty cổ phần hàng hải dầu khí hải âu

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

PHAN THỊ THU HIỀN

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN PHÙ HỢP
VỚI VIỆC ỨNG DỤNG THEO MÔ HÌNH HỆ THỐNG (ERP)
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI - DẦU KHÍ HẢI ÂU

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2015


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

PHAN THỊ THU HIỀN

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN PHÙ HỢP
VỚI VIỆC ỨNG DỤNG THEO MÔ HÌNH HỆ THỐNG (ERP)
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI - DẦU KHÍ HẢI ÂU

Chuyên ngành: Kế Toán
Mã số: 60340301
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS. VÕ VĂN NHỊ

TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2015

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ kinh tế “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế
toán phù hợp với việc ứng dụng theo mô hình hệ thống (ERP) tại Công Ty Cổ
Phần Hàng Hải - Dầu Khí Hải Âu” là kết quả nghiên cứu của cá nhân tôi, dưới sự
hướng dẫn của PGS.TS. Võ Văn Nhị. Các số liệu trong bài là trung thực, tôi hoàn toàn
chịu trách nhiệm về tính trung thực của đề tài nghiên cứu này.
TP.HCM, ngày

tháng

Tác giả

Phan Thị Thu Hiền

năm 2015


MỤC LỤC
TRANG PHỤ BÌA
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT
DANH MỤC CÁC BẢNG
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ
PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ

1.

TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP. ..................................................... 6
1.1.

Một số vấn đề chung về kế toán ........................................................................ 6

1.1.1.

Khái niệm về kế toán ................................................................................. 6

1.1.2.

Vai trò của kế toán ..................................................................................... 7

1.2.

Lý thuyết về hệ thống thông tin......................................................................... 7

1.2.1.

Khái niệm về hệ thống thông tin .............................................................. 7

1.2.2.

Vai trò của hệ thống thông tin .................................................................. 8

1.3.

Lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán ........................................................... 8

1.3.1.

Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán ................................................. 8

1.3.2.

Vai trò của hệ thống thông tin kế toán .................................................... 9

1.3.3.

Phân loại hệ thống thông tin kế toán ..................................................... 10

1.3.4.

Cấu trúc của hệ thống thông tin kế toán ............................................... 12

1.4.

Lý thuyết về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) ............. 14

1.4.1.

Khái niệm ERP......................................................................................... 14

1.4.2.

Đặc điểm của ERP ................................................................................... 18

1.4.3.

Cấu trúc của hệ thống ERP .................................................................... 20

1.4.4.

Quá trình hình thành và phát triển của ERP ....................................... 21

1.4.5.

Các bước triển khai hệ thống ERP ........................................................ 22

1.4.6.

Ưu và nhược điểm của ERP đối với doanh nghiệp ............................... 24

Các yếu tố tác động tới việc ứng dụng mô hình hệ thống ERP .................... 29

1.5.

1.5.1.

Các yếu tố tác động tích cực đến việc ứng dụng hệ thống ERP .......... 29

1.5.2.

Các yếu tố tác động hạn chế đến việc ứng dụng hệ thống ERP .......... 30

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI

2.

CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI – DẦU KHÍ HẢI ÂU ..................................... 35
2.1.

Giới thiệu về Công Ty Cổ Phần Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu ..................... 35

2.1.1.

Sơ lược về lịch sử hình thành .................................................................. 35

2.1.2.

Các thành tựu đạt được........................................................................... 38

2.2.

Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán tại Công Ty Cổ Phần – Hàng Hải

Dầu Khí Hải Âu ......................................................................................................... 39
2.2.1.

Chế độ kế toán áp dụng tại Công Ty...................................................... 39

2.2.2.

Tình hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công Ty .................................... 39

2.2.3.

Đặc điểm của quy trình kế toán tại Công Ty. ....................................... 42

2.3.

Khảo sát thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Công Ty Cổ Phần –

Hàng Hải Dầu Khí Hải Âu........................................................................................ 48
2.3.1.

Mục tiêu khảo sát ..................................................................................... 48

2.3.2.

Nội dung khảo sát .................................................................................... 48

2.3.3.

Phương pháp khảo sát ............................................................................. 49

2.3.4.

Kết quả khảo sát ...................................................................................... 49

2.4.

Những khó khăn, hạn chế và cơ hội liên quan đến ứng dụng mô hình ERP

tại công ty. .................................................................................................................. 57
2.4.1.

Khó khăn và hạn chế liên quan đến ứng dụng mô hình ERP tại Công

Ty.

.................................................................................................................... 57

2.4.2.

Cơ hội từ việc ứng dụng hệ thống thông tin kế toán theo mô hình ERP


.................................................................................................................... 60
2.4.3.

Kết luận quá trình hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phù hợp với

ứng dụng mô hình ERP......................................................................................... 61
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ

3.

TOÁN PHÙ HỢP VỚI VIỆC ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
HÀNG HẢI – DẦU KHÍ HẢI ÂU. ........................................................................... 64
3.1.

Định hướng ứng dụng ERP tại Công Ty. ...................................................... 64

3.2.

Các giải pháp tổ chức hệ thống thông tin kế toán phù hợp với việc ứng dụng

ERP .......................................................................................................................... 65

3.2.1.

Đào tạo đội ngũ nhân viên....................................................................... 65

3.2.2.

Cấu trúc lại quy trình kinh doanh ......................................................... 66

3.2.3.

Công tác truyền thông về hệ thống ERP ............................................... 68

3.2.4.

Đảm bảo năng lực của đội dự án ............................................................ 68

3.2.5.

Một số giải pháp hỗ trợ khác .................................................................. 69

3.2.5.1.

Hoàn thiện chất lượng phần cứng và phần mềm .............................. 69

3.2.5.2.

Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ ................................................ 70

3.3.

Một số kiến nghị để hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phù hợp với việc

ứng dụng mô hình ERP............................................................................................. 74
3.3.1.

Kiến nghị với doanh nghiệp sử dụng ERP ............................................ 74

3.3.2.

Kiến nghị với nhà cung cấp phần mềm ERP ........................................ 78

3.4.

Hạn chế và gợi ý cho các nghiên cứu tiếp theo.............................................. 79

TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT
APO

Advanced Planner and optimizer – Tối ưu hóa kế hoạch

BGĐ

Ban Giám Đốc

BQT

Ban quản trị

BC

Báo cáo

BOM

Bill of Material – Công thức sản phẩm

CEA

Comprehensive enterprise applications – Các ứng dụng doanh nghiệp

toàn diện
CP

Cổ Phần

CNTT

Công nghệ thông tin

HTTTKT

Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

HĐQT

Hội Đồng Quản Trị

MPS

Master Production Schedule – Lập kế hoạch sản xuất

MRP

Material Requirements Planning – Lập kế hoạch vật liệu

P.KTDVHH Phòng Khai Thác Dịch Vụ Hàng Hải
P.TC-KT

Phòng Tài Chính Kế Toán

P. HCNS

Phòng Hành Chính Nhân Sự

P.TCPC

Phòng Tổ Chức Pháp Chế

SFA

Sale Force Automation – Lực lượng bán hàng tự động


DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1.1: Bảng giá của ERP .......................................................................................... 28

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ
Hình 1.1: Cấu trúc của HTTTKT .................................................................................. 12
Hình 1.2: Mô tả về hệ thống ERP ................................................................................. 16
Hình 1.3: Hệ thống ERP ............................................................................................... 17
Hình 1.4: Các thành phần của hệ thống ERP ............................................................... 20
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu quản lý của Công Ty CP HH – Dầu Khí Hải Âu .................... 36
Hình 2.2: Hình ảnh tàu Great Lady - Công Ty Hải Âu ................................................ 38
Hình 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán Công Ty Hải Âu ........................................................ 39
Hình 2.4: Mô hình dữ liệu điện toán đám mây ............................................................. 42
Hình 2.5. Tỷ lệ hiểu biết về hệ thống ERP. .................................................................. 51
Hình 2.6: Hệ thống thông tin kế toán công ty Hải Âu ................................................. 52
Hình 2.7 : Ảnh hưởng tới HTTTKT khi ứng dựng hệ thống ERP ................................ 53
Hình 2.8: các yếu tố quyết định đến việc hoàn thiện HTTTKT phù hợp với ứng dụng
ERP................................................................................................................................ 54
Hình 2.9: tác động mà ERP mang lại khi hoàn tất quy trình triển khai hệ thống ERP . 55
Hình 2.10: Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng ERP thành công ....................... 56


1

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Thương mại điện tử ra đời đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng nâng cao, đổi
mới và thay đổi công tác quản lý để bắt kịp với xu thế hiện nay, đồng thời đảm bảo sử
dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh. Với nhu cầu
thông tin và quy mô hoạt động của doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh cùng với áp lực
cạnh tranh nặng nề buộc các doanh nghiệp phải nâng cao chất lượng hệ thống thông tin
nhằm đáp ứng thông tin kịp thời và chính xác cao cho nhà quản lý cũng như cho các

nhà đầu tư.
Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán được xem là
một phần không thể thiếu đối với một doanh nghiệp. Vậy phải lựa chọn hệ thống thông
tin kế toán như thế nào cho phù hợp, đảm bảo được việc cung cấp thông tin kịp thời,
chính xác, đáng tin cậy nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị
trường trong và ngoài nước đó là vấn đề mà các doanh nghiệp đang băn khoăn khi phải
quyết định cho mình việc lựa chọn và cải tiến hệ thống thông tin. Trên thực tế, ở Việt
Nam hầu hết các doanh nghiệp đã và đang sử dụng những phần mềm kế toán thủ công
đơn lẻ. Tuy nhiên, cũng có những doanh nghiệp đã sử dụng những phần mềm với
những ứng dụng công nghệ cao, nhưng những phần mềm này được sử dụng riêng biệt
cho bộ phận kế toán và hoàn toàn độc lập với các bộ phận còn lại. Như vậy, câu hỏi
được đặt ra là giữa phần mềm kế toán nói chung và hệ thống ERP nói riêng có gì khác
biệt, tại sao lại phải hoàn thiện hệ thống thông tin hiện hành để phù hợp với hệ thống
ERP, và thực tế việc ứng dụng hệ thống ERP có thể mang lại lợi ích vượt trội như thế
nào cho doanh nghiệp. Đó là lý do tác giả chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống thông
tin kế toán phù hợp với việc ứng dụng theo mô hình hệ thống (ERP) tại Công Ty
Cổ Phần Hàng Hải - Dầu Khí Hải Âu” để trả lời cho những câu hỏi trên. Bài viết
không bao quát toàn bộ doanh nghiệp ở Việt Nam mà chỉ tập trung vào một doanh
nghiệp cụ thể để thấy rõ được quá trình thực hiện cũng như công tác tổ chức, quản lý


2

hệ thống thông tin tại Công Ty như thế nào, bài viết nhằm giải quyết các vấn đề còn
tồn đọng của hệ thống thông tin hiện hành tại Công Ty CP Hàng Hải – Dầu Khí Hải
Âu, đồng thời đưa ra đề nghị và phương án xây dựng hệ thống thông tin mới với mong
muốn có được một giải pháp hỗ trợ hữu hiệu và hiệu quả nhất cho Công Ty về chất
lượng hệ thống cũng như chất lượng thông tin, đảm bảo việc cung cấp thông tin hữu
ích hơn cho người sử dụng, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trong môi
trường cạnh tranh toàn cầu ngày càng gay gắt.

Theo báo cáo về “Tình hình ứng dụng thương mại điện tử tại các doanh nghiệp
năm 2014” thì có hai nhóm phần mềm được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp là
phần mềm kế toán tài chính (88%) và phần mềm quản lý nhân sự (49%). Trong khi đó,
các phần mềm phức tạp đòi hỏi mức độ tổ chức cao của doanh nghiệp như phần mềm
quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Managemet - CRM), phần mềm
quản lý hệ thống cung ứng (Supply Chain Management - SCM) và phần mềm lập kế
hoạch nguồn lực (ERP) thì có tỷ lệ doanh nghiệp sử dụng thấp hơn với các tỷ lệ tương
ứng là 24%, 22% và 17 %. Như vậy ta có thể thấy được, mặc dù hiện nay với nhu cầu
thông tin ngày càng cao, nhưng việc ứng dụng các phần mềm có tính phức tạp cao ở
các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Công Ty CP Hàng Hải - Dầu Khí Hải Âu nói
riêng vẫn chưa phổ biến, vẫn còn ở mức tỷ lệ thấp, cho nên việc xây dựng một đề án để
hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán đòi hỏi doanh nghiệp phải đối mặt với những
thách thức mới, những kỹ thuật mới và những khó khăn có thể gặp phải trong quá trình
cải tiến.
2. Tổng quan nghiên cứu
Hướng nghiên cứu chính của không ít tác giả trong nước là nghiên cứu về
HTTTKT trong hoạt động sản xuất kinh doanh, trong công tác tổ chức quản lý của
doanh nghiệp để tìm thấy những ưu và nhược điểm của HTTTKT tác động tới từng loại
hình doanh nghiệp đó. Cụ thể như, Nghiên cứu của Nguyễn Thị Bích Hà , 2013 “Tổ
chức công tác kế toán cho các doanh nghiệp Việt Nam trong điều kiện sử dụng phần


3

mềm ERP” qua nghiên cứu này, tác giả nhằm đưa ra các giải pháp và kiến nghị để làm
tăng cường khả năng ứng dụng ERP thành công và tạo ra tác động tích cực vào hệ
thống ERP. Cũng như nghiên cứu của Nguyễn Thị Thuận Thảo, 2013 “Hoàn thiện hệ
thống thông tin kế toán trong môi trường thương mại điện tử tại Công ty CP VNG”
nhằm mục đích hoàn thiện HTTTKT để ứng dụng trong môi trường thương mại điện tử
cao hơn và hướng tới ứng dụng ERP. Nghiên cứu của Nguyễn Quốc Trung, 2013 “Giải

pháp hoàn thiện nội dung chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán theo hướng ứng
dụng ERP cho các doanh nghiệp ở Việt Nam” nhằm đưa ra các giải pháp hoàn thiện
chu kỳ phát triển HTTTKT đáp ứng được yêu cầu của ERP. Nghiên cứu của Phạm
Hồng Thái, 2013 “Giải Pháp triển khai hệ thống ERP tại Tổng Công Ty Phân Bón &
Hóa Chất Dầu Khí” để đưa ra các giải pháp triển khai ERP và nâng cao ứng dụng của
hệ thống ERP tại Công Ty. Về phía tác giả, tác giả tiếp tục dựa trên các nghiên cứu
trước, đồng thời nghiên cứu về HTTTKT tại Công ty CP Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu,
một trong những lĩnh vực hoạt động đặc thù đó là vận tải biển, từ đó nêu ra những
điểm nổi bật, cũng như điểm yếu kém trong công tác tổ chức HTTTKT và đề ra các
phương pháp khắc phục, hạn chế của Công ty để có thể ứng dụng được hệ thống hiện
đại hơn đó là hệ thống ERP.
3. Mục tiêu nghiên cứu, câu hỏi nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu
Khảo sát, phân tích, đánh giá hệ thống thông tin kế toán tại Công Ty Cổ Phần
Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu nhằm phát hiện những yếu kém chưa phù hợp.
Trên cơ sở đó, tác giả đưa ra các giải pháp khắc phục, đồng thời đưa ra đề nghị
và phương án nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phù hợp với mô hình ứng
dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
Câu hỏi nghiên cứu
Yếu tố nào ảnh hưởng tới việc quyết định hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán
hiện hành phù hợp với việc ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp


4

(ERP) tại công ty CP Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu?
Việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán hiện hành tại Công Ty Cổ Phần Hàng
Hải – Dầu Khí Hải Âu đòi hỏi phải đáp ứng những yêu cầu gì?
Mức độ tác động tới hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp từ việc hoàn thiện hệ
thống thông tin kế toán hiện hành phù hợp với việc ứng dụng hệ thống hoạch định

nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại Công Ty CP Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu theo chiều
hướng như thế nào?
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống thông tin kế toán tại Công Ty CP
Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu. Đối tượng khảo sát là nhân viên kế toán, phụ trách kế
toán, nhân viên của các bộ phận tham gia vào hệ thống thông tin kế toán và các nhà
quản trị của Công Ty CP Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu.
Phạm vi nghiên cứu là các chu trình doanh thu, chi phí, các hoạt động kinh
doanh có liên quan tới chu trình hệ thống thông tin kế toán tại Công Ty Cổ Phần Hàng
Hải – Dầu Khí Hải Âu.
5. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu của đề tài là phân tích định tính dựa trên bảng câu hỏi
khảo sát và phỏng vấn chuyên sâu những đối tượng có liên quan tại Công Ty CP Hàng
Hải – Dầu Khí Hải Âu, qua đó tổng hợp, so sánh, phân tích để thấy rõ được thực trạng
từ đó làm cở sở cho các giải pháp và kiến nghị về việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế
toán phù hợp với việc ứng dụng theo mô hình hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
(ERP).
6. Đóng góp của đề tài
Dựa vào các lý luận thức tiễn, bài nghiên cứu nhằm nêu bật lên vai trò của
HTTTKT cũng như vai trò của hệ thống ERP trong công tác tổ chức quản lý và điều
hành tại doanh nghiệp. Qua đó tác giả phân tích, đánh giá thực tiễn HTTTKT tại Công
Ty CP Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu để thấy được ưu và nhược điểm của HTTTKT mà


5

Công ty đang ứng dụng từ đó kết hợp với các lý luận của các nghiên cứu trước để đưa
ra các kiến nghị và giải pháp hoàn thiện HTTTKT phù hợp với ứng dụng hệ thống ERP
tại Công ty nhằm làm cơ sở và giải pháp cho các nghiên cứu tiếp theo.
7. Kết cấu nội dung nghiên cứu

Bài luận văn gồm có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về Hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng
ERP.
Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Công Ty CP Hàng Hải – Dầu
Khí Hải Âu.
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện HTTTKT phù hợp với việc ứng dụng ERP tại
Công ty Cổ Phần Hàng Hải – Dầu Khí Hải Âu.


6

1.

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ

TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP.
1.1.

Một số vấn đề chung về kế toán

1.1.1. Khái niệm về kế toán
Có thể nói ngày nay từ các ngành lớn đến các ngành nhỏ, từ các ngành Nông,
Lâm, Ngư nghiệp đến các ngành kinh tế hay các cơ quan Nhà nước thì kế toán là một
bộ phận không thể thiếu và là huyết mạch của một tổ chức. Theo luật kế toán Việt Nam
thì Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài
chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.
Ngoài ra trên thế giới cũng có rất nhiều định nghĩa về kế toán. Theo Ủy ban
thuật ngữ của học viện kế toán viên công chứng của Mỹ (AICPA) đã định nghĩa: “Kế
toán là một nghệ thuật dùng để ghi chép, phân loại và tổng hợp theo một phương pháp
riêng có dưới hình thức tiền tệ về các nghiệp vụ, các sự kiện kinh tế và trình bày kết

quả của nó cho người sử dụng ra quyết định.”
Một định nghĩa về kế toán được chấp nhận trong suốt thời gian qua là định nghĩa
được trình bày trong “Báo cáo về lý thuyết kế toán căn bản” ban hành bởi Hiệp hội Kế
toán Hoa Kỳ: “Kế toán là một tiến trình ghi nhận, đo lường, và cung cấp các thông tin
kinh tế nhằm hỗ trợ cho các đánh giá và các quyết định của người sử dụng thông tin”.
Giáo sư, tiến sĩ Grene Allen Gohlke của Viện Đại Học Wisconsin lại định nghĩa:
“Kế toán là một khoa học liên quan đến việc ghi nhận, phân loại, tóm tắt và giải thích
các nghiệp vụ tài chính của một tổ chức, giúp cho Ban giám đốc có thể căn cứ vào đó
để ra các quyết định kinh tế”
Có rất nhiều định nghĩa về kế toán của các tổ chức, hiệp hội, cá nhân và tất cả
các định nghĩa đều phản ánh kế toán là một tiến trình liên quan đến việc ghi nhận các
nghiệp vụ tài chính để đưa ra các thông tin nhằm hỗ trợ cho Ban quản trị ra quyết định
kinh tế.


7

1.1.2. Vai trò của kế toán
Như đã nói ở trên, ngày nay kế toán là một phần không thể thiếu trong các đơn
vị, tổ chức dù lớn hay nhỏ, nó giống như là một quả tim của doanh nghiệp, doanh
nghiệp muốn tồn tại thì đồng nghĩa với việc tồn tại của bộ phận kế toán. Kế toán góp
phần giúp doanh nghiệp lưu giữ lại thông tin và cung cấp thông tin hỗ trợ cho các
quyết định của người sử dụng thông tin. Không chỉ dừng lại ở việc thu thập, lưu trữ
thông tin mà kế toán còn phải xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế,
tài chính….từ đó nhà quản trị có thể sử dụng những thông tin trên để theo dõi tình hình
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm có những quyết định kịp thời
và có những hướng đi đúng đắn cho doanh nghiệp của mình. Bên cạnh đó những thông
tin do kế toán cung cấp không chỉ được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp mà nó còn
là thông tin được cung cấp ra bên ngoài, ví dụ như các cơ quan Nhà Nước, các nhà đầu
tư, ngân hàng…. Cho nên những thông tin này cần đảm bảo chính xác, rõ ràng để

không làm ảnh hưởng tới uy tín của doanh nghiệp và giúp cho các nhà đầu tư có cái
nhìn chính xác về doanh nghiệp.
Theo (Ronello B. Lewis, 1960) thì kế toán có vai trò trong việc ra quyết định,
các quyết định trong kinh doanh là các quyết định quan trọng mà các quyết định này
dựa trên các sự kiện mà bắt nguồn từ những con số. Việc chuẩn bị những thông tin,
những con số đó là do kế toán và bằng cách dẫn các sự kiện, các con số đó thông qua
hình thức hiểu, phân tích kế toán sẽ chỉ đường cho các nhà quản trị có quyết định và
hành động có lợi trong kinh doanh của doanh nghiệp. Theo như (R. W. Coleman,
1949) cho thấy mối quan hệ giữa kế toán và quản lý được thể hiện qua cụm từ “Kế toán
là một công cụ quản lý” điều này có nghĩa nghĩa rằng các nhà quản trị có thể sử dụng
các báo cáo kế toán để đưa ra các quyết định, xây dựng chính sách trên các dữ liệu kinh
doanh được ghi nhận.
1.2.

Lý thuyết về hệ thống thông tin

1.2.1. Khái niệm về hệ thống thông tin


8

Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con người, dữ liệu, các quy trình và
công nghệ thông tin tương tác với nhau để thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin
cần thiết ở đầu ra nhằm hỗ trợ cho một hệ thống. Nó được thiết lập với mục tiêu thu
thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cho người sử dụng. Hệ thống
thông tin tồn tại dưới dạng hình dạng và quy mô. Từ những dữ liệu đầu vào là các dữ
liệu thô, các con số, hình ảnh....thông qua quá trình xử lý, phân tích, tổng hợp để tạo
thành thông tin đầu ra cho người sử dụng, một phần thông tin sau quá trình xử lý sẽ
được lưu trữ trong hệ thống nhằm cung cấp thông tin cho người sử dụng tiếp theo. Quá
trình xử lý, lưu trữ thông tin đều thông qua việc kiểm soát nhằm đảm bảo thông tin

được rõ ràng, chính xác, phù hợp với mục tiêu của người sử dụng.
1.2.2. Vai trò của hệ thống thông tin
Ngày nay, Hệ thống thông tin được xem là một yếu tố thiết yếu đối với một tổ
chức, nó giúp cho doanh nghiệp có được thông tin kịp thời, chính xác nhằm nâng cao
năng lực cạnh tranh và đạt được các bước tiến trong hoạt động. Thông qua hệ thống
thông tin, các dữ liệu được thu thập và xử lý tạo ra những thông tin có ý nghĩa, cung
cấp cho các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Thông tin luôn gắn liền
với ra quyết định, bởi vì một quyết định dù lớn hay nhỏ thì cũng cần phải có thông tin.
Muốn có thông tin thì cần phải qua một quá trình thu thập, xử lý và lưu trữ, thông tin
cung cấp đòi hỏi phải chính xác, kịp thời và hiệu quả về chi phí, đúng mục đích người
sử dụng, truyền đạt đúng lúc và dễ dàng sử dụng. Thông tin chính xác giúp ích cho việc
ra quyết định đúng đắn và có hiệu quả hơn.
1.3.

Lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán

1.3.1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán
Quá trình sản xuất kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp diễn ra thường
xuyên và liên tục, vì vậy cần phải có một hệ thống để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế
diễn ra hàng ngày. Các nghiệp vụ kinh tế này được thu thập, ghi chép và xử lý thông
qua hệ thống thông tin kế toán. Và nguồn dữ liệu được tổng hợp, phân tích để cho ra


9

các báo cáo, những thông tin cần thiết cho người sử dụng khi có nhu cầu. Để có một
thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời thì quá trình thu thập dữ liệu phải thường xuyên
từ những dữ liệu thô, đơn giản để tổng hợp thành một hệ thống dữ liệu và các dữ liệu
phải được sàng lọc, phân tích để phản ánh đúng bản chất của thông tin, phản ánh thực
tế quá trình hoạt động của doanh nghiệp, giúp các nhà quản trị cấp cao có những định

hướng và quyết định đúng đắn cho hướng đi của mình. HTTTKT không đơn thuần chỉ
là hệ thống xử lý bằng máy và được hỗ trợ bằng các thiết bị hiện đại với ứng dụng
công nghệ thông tin mới nhất vào công tác kế toán mà nó có thể là một hệ thống thủ
công, đơn giản và là công cụ để giúp thu thập, phân tích, lưu trữ dữ liệu.
Cũng như hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một cấu trúc đặc biệt
của hệ thống thông tin quản lý nhằm thu thập xử lý và báo cáo thông tin liên quan đến
các nghiệp vụ tài chính. Theo (Leslie Turner và Andrea Weickgenannt, 2009)
HTTTKT là một hệ thống xử lý các hoạt động của doanh nghiệp với mục tiêu thu thập,
xử lý dữ liệu kế toán thông qua phân loại, tổng hợp từ đó tạo ra thông tin truyền thông
đến các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
1.3.2. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán
Qua khái niệm về HTTTKT ta cũng thấy được chức năng của HTTTKT là thu
thập, lưu trữ, xử lý dữ liệu kinh tế trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp, nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho người sử dụng bên trong và bên
ngoài doanh nghiệp, hỗ trợ cho công tác tổ chức, quản lý cũng như ra quyết định của
ban quản trị doanh nghiệp. Một thông tin đầu vào dù có đơn giản đến đâu, nếu như
không được theo dõi và cập nhật kịp thời thì rất dễ bỏ sót hoặc cập nhật chậm, điều này
đôi lúc lại gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới các quyết định trong kinh doanh, các quyết
định về tài chính của ban quản trị, cho nên HTTTKT còn có chức năng kiểm soát chặt
chẽ việc ghi nhận, xử lý thông tin trên cơ sở tuân thủ các quy trình, chuẩn mực, nguyên
tắc kế toán nhằm cung cấp chất lượng thông tin tốt nhất. Bên cạnh đó nó còn là một
công cụ giúp lưu trữ lại thông tin từ năm này qua năm khác, lưu trữ lịch sử hoạt động


10

của doanh nghiệp từ khi mới đầu hình thành.
HTTTKT cung cấp phần lớn các thông tin quan trọng cho nhà quản lý trong quá
trình quản lý, điều hành doanh nghiệp. Các thông tin kế toán cần cung cấp rất đa dạng,
phong phú và ngày càng được đòi hỏi cao về chất lượng cũng như sự kịp thời, vì vậy

để có được những thông tin hữu ích, phù hợp với yêu cầu quản lý, cần phải có một hệ
thống kế toán mạnh và hữu hiệu (Theo Bộ môn HTTTKT, Hệ Thống Thông Tin Kế
Toán Tập 3, NXB Lao Động – Xã Hội, 2010)
1.3.3. Phân loại hệ thống thông tin kế toán
 Phân loại theo đặc điểm của thông tin cung cấp
• Hệ thống thông tin kế toán tài chính
Cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài. Những
thông tin này phải tuân thủ các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán
hiện hành (Nguyễn Thế Hưng, Hệ Thống Thông Tin Kế Toán, NXB Thống kê, 2006,
trang 21). Thông tin cung cấp ra bên ngoài chủ yếu thường hướng tới các nhà đầu tư, tổ
chức tín dụng, các nhà phân tích tài chính, cơ quan thuế, cơ quan thống kê….
• Hệ thống thông tin kế toán quản trị
Cung cấp các thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự
báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng về kinh tế của chúng đối với doanh
nghiệp (Nguyễn Thế Hưng, HTTTKT, NXB Thống kê, 2006, Trang 21). HTTTKT
quản trị cũng dựa trên những thông tin từ HTTTKT tài chính và được kết hợp cùng với
các thông tin về kinh tế, chính trị, môi trường kinh doanh để có thể ra quyết định chính
xác, đồng thời HTTTKT quản trị còn phục vụ kiểm soát và đo lường hiệu quả hoạt
động của nhà quản lý, của từng bộ phận.
 Phân loại theo phương thức xử lý
• Hệ thống thông tin kế toán thủ công
Trong những hệ thống này, nguồn lực chủ yếu là con người, cùng với các công
cụ tính toán, con người thực hiện toàn bộ các công tác kế toán. Dữ liệu trong hệ thống


11

này được ghi chép thủ công và lưu trữ dưới hình thức chứng từ, sổ, thẻ, bảng….Đây là
những hệ thống phổ biến từ những năm 1980 trở về trước (Nguyễn Thế Hưng,
HTTTKT, NXB Thống kê, 2006, trang 21).

• Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính
Cũng như HTTTKT thủ công, HTTTKT trên nền máy tính là nguồn lực bao gồm
con người và máy tính. Trong đó máy tính thực hiện toàn bộ các công tác kế toán dưới
sự điều khiển, kiểm soát của con người, ngoài ra con người còn làm nhiệm vụ thu thập,
bảo mật, bảo vệ, bảo trì hệ thống (Nguyễn Thị Thuận Thảo, 2013). Điều đó có nghĩa là,
hệ thống được xây dựng lên thông qua con người và con người chính là đối tượng theo
dõi, cài đặt, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống và muốn có được thông tin kế toán
thì cũng chính con người là đối tượng xử lý, tổng hợp, kết xuất ra thông tin cùng với sự
hỗ trợ của hệ thống máy tính.
 Phân loại theo cách thức tổ chức, xử lý, cung cấp thông tin
• Các phần hành kế toán, các hệ thống ứng dụng:
Trong bộ máy kế toán có rất nhiều phần hành khác nhau, mỗi phần hành phụ
trách một chức năng riêng nhằm tách biệt trách nhiệm và quyền hạn của từng phần
hành, vì vậy một HTTTKT theo từng phần hành, các hệ thống ứng dụng sẽ được chia
thành các phần hành như: Kế toán tổng hợp, kế toán công nợ, kế toán thanh toán, thủ
quỹ…
• Các chu trình kế toán:
Quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ bao gồm rất nhiều chu
trình, mỗi chu trình sẽ được xây dựng một quy trình vận hành riêng:
-

Chu trình doanh thu là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý
thông tin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh
toán của khách hàng. Chu trình doanh thu có quan hệ trực tiếp với khách hàng,
chu trình chi phí, chu trình sản xuất đóng gói….(Bộ môn HTTTKT, tập 2, NXB
Phương Đông)


12

-

Chu trình chi phí còn gọi là chu trình chi tiêu, là chu trình liên quan tới các hoạt
động mua hàng và thanh toán cho người bán. Nó bao gồm các chuỗi hoạt động
chính là: nhận yêu cầu trong nội bộ và tìm kiếm người đặt hàng và người cung
cấp, nhận và bảo quản hàng mua, ghi nhận công nợ phải trả, thanh toán cho
người bán…Chu trình chi phí liên quan tới hệ thống kiểm soát hàng tồn kho,
nhà cung cấp, hệ thống sổ sách….(Bộ môn HTTTKT, tập 2, NXB Phương
Đông)

-

Chu trình sản xuất là tập hợp theo một trình tự các hoạt động kinh doanh và hoạt
động xử lý liên quan đến quá trình sản xuất sản phẩm, chu trình sản xuất có
quan hệ với chu trình doanh thu, chi phí, nhân sự….….(Bộ môn HTTTKT, tập
2, NXB Phương Đông)

1.3.4. Cấu trúc của hệ thống thông tin kế toán

(Nguồn: bài giảng HTTTKT của TS. Vũ Trọng Phong – Trường Học Viện Bưu Chính
Viễn Thông)
Hình 1.1: Cấu trúc của HTTTKT


13

-

Thu thập, kiểm soát dữ liệu: Có nhiều phương pháp để thu thập dữ liệu như là

truyền miệng, ghi nhớ, bằng giấy tờ, chứng từ hoặc bằng các thiết bị thu thập dữ liệu tự
động. Các dữ liệu sau khi thu thập sẽ được kiểm tra, soát xét nhằm đảm bảo tính chính
xác, đáng tin cậy, hợp lý, hợp lệ. Nếu nguồn dữ liệu đảm bảo thì sẽ được đưa vào hệ
thống thông qua các thiết bị nhập liệu truyền thống như bàn phím, hoặc thiết bị tiếp
xúc trực tiếp màn hình….(Bộ môn HTTTKT tập 2, NXB Phương Đông).
-

Xử lý dữ liệu: dữ liệu sau khi được thu thập vào hệ thống sẽ được xử lý. Trong

trường hợp xử lý kế toán thủ công, các hoạt động xử lý dữ liệu là quá trình phân loại
dữ liệu vào các sổ chi tiết, sổ cái và các hoạt động lập các bảng cân đối để kiểm soát dữ
liệu trên sổ ghi chép. Trong môi trường xử lý bằng máy, xử lý dữ liệu là các hoạt động,
thao tác liên quan tới các tập tin chính để cập nhật được dữ liệu nghiệp vụ kinh tế phân
theo từng nguồn lực, đối tượng tham gia hay từng đối tượng kế toán (Bộ môn
HTTTKT tập 2, NXB Phương Đông).
-

Thông tin kết xuất của hệ thống: Các dữ liệu sẽ được xử lý và lưu trữ trong cơ

sở dữ liệu. Thông tin được truy xuất từ các dữ liệu lưu trữ và chuyển cho người sử
dụng bên trong và bên ngoài hệ thống. Thông tin được kết xuất của hệ thống được trình
bày dưới nhiều hình thức khác nhau như chứng từ, báo cáo hoặc một kết quả truy xuất
trên màn hình hay tập tin luân chuyển. Thông tin còn được kết xuất theo nội dung của
báo cáo, điều này phụ thuộc vào mục đích báo cáo và mục đích của người sử dụng, ví
dụ như là báo cáo tài chính và báo cáo quản trị (Bộ môn HTTTKT tập 2, NXB Phương
Đông). Như vậy ta có thể thấy được, chất lượng thông tin đầu ra phụ thuộc hoàn toàn
vào quá trình thu thập, xử lý dữ liệu đầu vào. Thông tin đầu vào rõ ràng, đầy đủ, chính
xác giúp cho quá trình xử lý nhanh và thông tin đầu ra kịp thời, chính xác. Vì vậy việc
hoàn thiện hệ thống kế toán đầu vào cho đến các báo cáo đầu ra giúp cho công tác kế
toán hiệu quả và đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng (Nguyễn Thị Thuận Thảo,

2013)


14

1.4.

Lý thuyết về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

1.4.1. Khái niệm ERP
ERP là chữ viết tắt của Enterprise Resource Planning System – Hệ thống hoạch
định/ quản trị các nguồn lực của doanh nghiệp. Hệ thống hoạch định/ quản trị các
nguồn lực doanh nghiệp là một thuật ngữ được dùng để mô tả một loạt các hoạt động
do phần mềm máy tính hỗ trợ. Các hoạt động này sẽ giúp một doanh nghiệp quản lý
các tác nghiệp chính bao gồm kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý
tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất,… ERP là một hệ thống tích hợp tất cả các tổ
chức quản lý hoạt động của một doanh nghiệp. Người ta cũng có thể định nghĩa ERP
như là một hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn vẹn (Bộ môn HTTTKT, Hệ Thống
Thông Tin Kế Toán Tập 3, NXB Lao Động, 2010).
Hệ thống ERP là một phương thức quản lý dùng giải pháp kỹ thuật và tổ chức để
giúp doanh nghiệp gia tăng và làm gọn nhẹ một cách hiệu quả xử lý kinh doanh nội bộ
vì nó đòi hỏi phải tái cấu trúc quy trình hoạt động kinh doanh và tổ chức doanh nghiệp
cũng như thay đổi phong cách quản lý doanh nghiệp (Nguyễn Thị Bích Liên, 2012).
ERP là "một thế hệ hệ thống sản xuất mới" bao gồm hệ MRP (Material Resource
Planning), tài chính (finance) và nguồn nhân lực (human resources) được tích hợp toàn
diện với nhau trên một cơ sở dữ liệu thống nhất. Hiểu một cách đơn giản, ERP chỉ là
việc đóng những ứng dụng CNTT trong kinh doanh vào một gói. Sau này, ERP được
mở rộng và kết nối thêm các hệ như APO (tối ưu hóa kế hoạch), CRM (quản trị quan
hệ khách hàng). Hệ thống ERP mở rộng như vậy được gọi bằng một cái tên khác: CEA
(comprehensive enterprise applications) (theo />ERP là một gói phần mềm được thiết kế tích hợp, chuẩn hóa và tự động các quy

trình, các giao dịch thông tin trong tổ chức áp dụng và các chuỗi cung ứng của nó. Nó
được thực hiện bởi một tập hợp các mô hình ứng dụng giao tiếp trực tiếp thông qua
một cơ sở dữ liệu trung tâm. Cơ sở dữ liệu trung tâp cho phép thông tin có thể truy cập


15

đến những chức năng đa dạng của tổ chức (Oliver George Kayas∗, Rachel McLean,
Tony Hines, Gillian H. Wright, 2008).
Như vậy có thể hiểu, ERP đơn giản chỉ là một hệ thống phần mềm, một phương
thức quản lý được sử dụng nhờ có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin. Nó tích hợp nhiều
phân hệ khác nhau, mỗi phân hệ có một chức năng riêng và tất cả đều tập hợp về một
cơ sở dữ liệu thông tin chung cho toàn bộ doanh nghiệp. Các quy trình hoạt động của
hệ thống ERP đều được thực hiện một các tự động hóa, chuẩn hóa. Thông qua hệ thống
ERP dữ liệu được cập nhật kịp thời dưới sự kiểm tra, kiểm soát liên tục và có thể truy
cập bất cứ khi nào. ERP được xem như là một công cụ hỗ trợ cho phép nhà quản lý có
thể quản lý toàn diện tất cả các hoạt động của doanh nghiệp thông qua hệ thống dữ
liệu mở.


16

(Nguồn: />Hình 1.2: Mô tả về hệ thống ERP
Ở các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ, trước khi ứng dụng ERP thì đều sử dụng
các phần mềm đơn lẻ, không chỉ là phần mềm kế toán mà còn có các phần mềm của
các bộ phận khác như phần mềm bán hàng, nhân sự, quản lý vật tư….Các phần mềm