Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại trường đại học giao thông vận tải

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
------------------------------

TRẦN THỊ THU

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN
NGÂN SÁCH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC
GIAO THÔNG VẬN TẢI

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP. Hồ Chí Minh - Năm 2015


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
------------------------------

TRẦN THỊ THU
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN
NGÂN SÁCH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC
GIAO THÔNG VẬN TẢI
Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
Người hướng dẫn khoa học:
PGS. TS. Võ Văn Nhị

TP. Hồ Chí Minh - Năm 2015

LỜI CAM ĐOAN
Luận văn thạc sĩ kinh tế “HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI”, chuyên ngành Kế toán là công
trình của riêng tôi.
Luận văn đã sử dụng thông tin từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, các thông
tin có sẵn đã được trích rõ nguồn gốc và có độ chính xác cao nhất trong phạm vi hiểu
biết của tôi.
Tôi xin cam đoan rằng số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là
trung thực và chưa được sử dụng để bảo vệ một học vị nào

Tp. Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 10 năm 2015
Tác giả luận văn

Trần Thị Thu


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

BHTN

Bảo hiểm thất nghiệp

BHXH

Bảo hiểm xã hội

BHYT

Bảo hiểm y tế

NSNN

Ngân sách Nhà nước

NCKH

Nghiên cứu khoa học

GTVT

Giao thông vận tải

KPCĐ

Kinh phí công đoàn

TSCĐ

Tài sản cố định


DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ
Bảng 2.1: Tỷ lệ các khoản trích theo lương áp dụng giai đoạn từ 2012 đến 2013
Bảng 2.2: Tỷ lệ các khoản trích theo lương áp dụng giai đoạn từ 2014 trở về sau
Sơ đồ 1.1: Chức năng của nhà quản lý
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức quản lý tại trường Đại học Giao thông vận tải
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của trường Đại học Giao thông vận tải
Sơ đồ 2.3: Mô hình lập dự toán ngân sách tại trường Đại học Giao thông vận tải

Sơ đồ 2.4: Quy trình lập dự toán ngân sách tại trường Đại học Giao thông vận tải
Sơ đồ 3.1: Mô hình lập dự toán ngân sách
Sơ đồ 3.2: Xây dựng quy trình lập dự toán ngân sách


DANH MỤC CÁC PHỤ LỤC
Phụ lục chương 2:
Phụ lục 2.1: Bảng khảo sát
Phụ lục 2.2: Tổng hợp kết quả khảo sát
Phụ lục 2.3: Chỉ tiêu tuyển sinh năm 2014
Phụ lục 2.4: Báo cáo quy mô đào tạo năm 2013 theo lĩnh vực
Phụ lục 2.5: Đội ngũ giảng viên cơ hữu
Phụ lục 2.6: Cơ sở vật chất
Phụ lục 2.7: Cơ sở tính chi sự nghiệp giáo dục đào tạo và dạy nghề năm 2014
Phụ lục 2.8: Báo cáo biên chế - tiền lương năm 2013
Phụ lục 2.9: Báo cáo nhu cầu thực hiện chế độ phụ cấp thâm niên đối với nhà giáo
năm 2013
Phụ lục 2.10: Thuyết minh đề tài, dự án nghiên cứu khoa học năm 2014
Phụ lục 2.11: Cơ sở tính chi sự nghiệp nghiên cứu khoa học năm 2014
Phụ lục 2.12: Thực hiện nhiệm vụ sự nghiệp mang tính chất kinh doanh không thuộc
nguồn thu NSNN
Phụ lục 2.13: Thực hiện nhiệm vụ thu, chi ngân sách năm 2013 và kế hoạch năm 2014
Phụ lục 2.14: Dự toán kinh phí chương trình tiên tiến
Phụ lục chương 3:
Phụ lục 3.1: Dự toán thu nội trú ký túc xá
Phụ lục 3.2: Dự toán các hoạt động thu khác
Phụ lục 3.3: Dự toán thu hoạt động đào tạo
Phụ lục 3.4: Dự toán lệ phí tuyển sinh
Phụ lục 3.5: Dự toán lương và các khoản thu nhập theo lương
Phụ lục 3.6: Dự toán phụ cấp giảng dạy

Phụ lục 3.7: Dự toán hướng dẫn chuyên đề, khóa luận, luận án
Phụ lục 3.8: Dự toán kinh phí sách thư viện, tạp chí
Phụ lục 3.9: Dự toán kinh phí mua sắm tài sản/ xây dựng cơ bản
Phụ lục 3.10: Dự toán kinh phí sửa chữa tài sản năm…


Phụ lục 3.11: Dự toán tiền công
Phụ lục 3.12: Dự toán kinh phí khám sức khỏe hàng năm
Phụ lục 3.13: Dự toán kinh phí các dịch vụ công cộng


MỤC LỤC
TRANG PHỤ BÌA
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ
PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ................................................................................... 1
2. Tổng quan về các công nghiên cứu trước đây .................................................. 2
3. Mục tiêu của đề tài .......................................................................................... 2
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................... 3
5. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................. 3
6. Đóng góp mới của đề tài .................................................................................. 3
7. Kết cấu của luận văn........................................................................................ 4
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TRONG ĐƠN VỊ
HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP CÓ THU ................................................................ 5
1.1. Tổng quan về dự toán ngân sách ................................................................... 5
1.1.1. Khái niệm dự toán ngân sách ................................................................. 5
1.1.2. Phân loại dự toán ngân sách .................................................................. 5

1.1.2.1 Phân loại theo thời gian ................................................................... 5
1.1.2.2 Phân loại theo phương pháp lập ....................................................... 6
1.1.2.3 Phân loại theo mức độ phân tích ...................................................... 6
1.1.3. Mục đích của dự toán ngân sách ............................................................ 7
1.1.4 Vai trò của dự toán ngân sách ................................................................. 8
1.1.5. Chức năng của dự toán ngân sách .......................................................... 8
1.2. Mô hình và phương pháp lập dự toán ngân sách ........................................... 9
1.2.1. Mô hình lập dự toán ngân sách7 ............................................................. 9
1.2.1.1 Mô hình 1: Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống ....................... 9


1.2.1.2 Dự toán theo mô hình thông tin phản hồi ....................................... 10
1.2.1.3 Mô hình thông tin từ dưới lên ........................................................ 11
1.2.2 Các phương pháp lập dự toán ngân sách8.............................................. 12
1.2.2.1 Phương pháp truyền thống ............................................................. 12
1.2.2.2 Phương pháp lập dự toán theo chương trình .................................. 12
1.2.2.3 Phương pháp “lập ngân sách từ số 0”, gọi tắt là ZBB (zero-based
budgeting) ................................................................................................. 12
1.3. Đặc điểm dự toán ngân sách và các báo cáo dự toán ngân sách hoạt động hàng
năm trong các đơn vị sự nghiệp giáo dục thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo ........... 13
1.3.1 Đặc điểm dự toán ngân sách trong các đơn vị sự nghiệp giáo dục thuộc Bộ
Giáo dục và Đào tạo ...................................................................................... 13
1.3.2 Các báo cáo dự toán ngân sách hoạt động hàng năm trong các đơn vị sự
nghiệp giáo dục thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo ............................................. 14
1.4 Các khoản thu, chi của đơn vị hành chính sự nghiệp có thu11....................... 18
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 .................................................................................... 21
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TRƯỜNG
ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI ................................................................. 22
2.1. Giới thiệu tổng quan về trường Đại học Giao thông vận tải ........................ 22
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển ........................................................ 22

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và định hướng phát triển..................................... 22
2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý tại trường Đại học Giao thông vận tải ............ 23
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại trường đại học Giao thông vận tải ............ 24
2.2 Thực trạng công tác lập dự toán ngân sách tại trường Đại học Giao thông vận
tải ...................................................................................................................... 25
2.2.1 Mô tả quá trình thực hiện...................................................................... 25
2.2.2 Kết quả khảo sát ................................................................................... 26
2.2.2.1 Mô hình dự toán ngân sách ............................................................ 26
2.3.2.2 Quy trình lập dự toán ngân sách .................................................... 27
2.2.2.2 Quy trình lập dự toán ngân sách .................................................... 27


2.2.2.3 Các báo cáo dự toán ngân sách ...................................................... 31
2.3. Đánh giá thực trạng lập dự toán ngân sách tại trường Đại học Giao thông vận
tải ...................................................................................................................... 43
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 .................................................................................... 49
CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH ............. 50
TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI ............................................... 50
3.1. Quan điểm và nguyên tắc hoàn thiện .......................................................... 50
3.1.1 Quan điểm hoàn thiện ........................................................................... 50
3.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện .......................................................................... 50
3.2. Giải pháp hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại trường Đại học Giao thông
vận tải ............................................................................................................... 50
3.2.1 Hoàn thiện mô hình lập dự toán ngân sách ........................................... 51
3.2.2 Hoàn thiện quy trình lập dự toán ngân sách .......................................... 51
3.2.3 Hoàn thiện các báo cáo dự toán ngân sách ............................................ 54
3.3. Một số kiến nghị với Nhà trường và đối với Bộ Giáo dục và Đào tạo ......... 57
3.3.1 Kiến nghị với Nhà trường ..................................................................... 57
3.3.2 Kiến nghị với Bộ Giáo dục và Đào tạo ................................................. 59
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 .................................................................................... 60

KẾT LUẬN .......................................................................................................... 61
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


1

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngân sách là một công cụ quản lý chủ yếu giúp lập kế hoạch, giám sát và kiểm
soát các nguồn tài chính cho một dự án hoặc một tổ chức. Nội dung của ngân sách là
dự tính các khoản thu và chi cho một thời kỳ nhất định của một dự án hoặc tổ chức.
Ngân sách được sử dụng với một số mục đích sau: Giám sát các khoản thu,
chi trong thời hạn 1 năm; giúp xác định những điều chỉnh cần thiết đối với các chương
trình và mục tiêu; dự báo thu, chi đối với các dự án và tạo cơ sở cho việc giải trình
trách nhiệm và tính minh bạch.
Dự toán ngân sách là sự tính toán một cách chi tiết về việc huy động và sử
dụng các nguồn lực của một tổ chức trong một kỳ hoạt động. Dự toán ngân sách đóng
vai trò quan trọng, nó tạo tiền đề và cơ sở cho các khâu hoạt động tiếp theo của một
tổ chức. Nếu dự toán ngân sách được tiến hành trên cơ sở có đầy đủ căn cứ khoa học,
phù hợp với thực tiễn thì việc tổ chức thực hiện và quyết toán ngân sách sẽ có chất
lượng và hiệu quả hơn.
Trường Đại học Giao thông Vận tải trải qua hơn 50 năm hoạt động mang trong
mình sứ mạng đào tạo cho ngành Giao thông vận tải và đất nước những cán bộ khoa
học kỹ thuật có năng lực và lòng yêu nghề, có khả năng sáng tạo và tính nhân văn.
Quy mô của trường ngày càng lớn mạnh đòi hỏi Ban giám hiệu phải tổ chức quản lý
thật khoa học và chặt chẽ. Hệ thống dự toán ngân sách sẽ giúp Nhà trường xây dựng
các mặt hoạt động trong năm kế hoạch cũng như nguồn lực tài chính phù hợp, phát
huy tốt tiềm lực của Nhà trường và đảm bảo sử dụng nguồn kinh phí ngân sách Nhà
nước đúng mục đích, đúng chế độ, tiết kiệm .Tuy nhiên hiện nay, công tác dự toán

của Trường Đại học Giao thông vận tải chưa được phát huy tốt, chưa phù hợp với
thực tế của Nhà trường.
Nhận thức được yêu cầu cấp bách đề ra đối với Nhà trường là cần hoàn thiện
hệ thống dự toán ngân sách, tác giả đã chọn đề tài “HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ
TOÁN NGÂN SÁCH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI”


2

2. Tổng quan về các công nghiên cứu trước đây
Qua tìm hiểu của tác giả, các công trình nghiên cứu liên quan tới dự toán ngân
sách tại Việt Nam tương đối nhiều. Có những nghiên cứu đi phân tích về công tác dự
toán ngân sách trong các doanh nghiệp như nghiên cứu của Dương Minh Giới với đề
tài “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty điện tử Samsung Vina” năm 2003,
Nguyễn Thị Thu Hiền với đề tài “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty 32” năm
2005…1. Các tác giả đã chứng minh được vai trò của công tác lập dự toán ngân sách
là vô cùng quan trọng và công tác này cần phải hoàn thiện để đáp ứng cho công tác
thực hiện cũng như quản lý trong đơn vị. Tiếp đến là các nghiên cứu liên quan tới
khu vực Nhà nước như nghiên cứu của Nguyễn Phương Thúy với đề tài “Hoàn thiện
hệ thống dự toán ngân sách tại trường Đại học sư phạm kỹ thuật Thành phố Hồ Chí
Minh” năm 2013 và Trần Hằng Diệu với đề tài “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại
trường Cao đẳng Tài chính – Hải quan” năm 2014. Các tác giả đã làm rõ thực trạng
công tác dự toán ngân sách tại đơn vị và đề xuất giải pháp hoàn thiện về mô hình, quy
trình và các báo cáo dự toán. Tuy nhiên trong phần giải pháp hoàn thiện liên quan tới
các báo cáo dự toán ngân sách các tác giả chưa xem xét tới các văn bản pháp luật
ràng buộc, yếu tố thị trường…có thể ảnh hưởng tới số liệu dự toán. Theo tác giả các
yếu tố này ảnh hưởng rất nhiều tới công tác lập dự toán ngân sách. Qua kết quả của
các nghiên cứu trước, tác giả nhận thấy công tác dự toán ngân sách không chỉ cần
thiết đối với các đơn vị ngoài khu vực Nhà nước mà cả đối với khu vực Nhà nước.
Trong nghiên cứu của mình, tác giả sẽ khắc phục những hạn chế của các nghiên cứu

trước để có thể hoàn thiện hơn công tác dự toán ngân sách tại trường Đại học Giao
thông vận tải.
3. Mục tiêu của đề tài
Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống dự toán ngân sách tại trường Đại học
Giao thông Vận tải.
Đề xuất những giải pháp hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại trường Đại
học Giao thông vận tải.
--------------------------------------------1

Các nghiên cứu trên được lưu tại thư viện trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh


3

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: luận văn tập trung nghiên cứu công tác dự toán ngân
sách ngắn hạn tại trường Đại học Giao thông vận tải.
Phạm vi nghiên cứu: số liệu minh họa trong luận văn là số liệu dự toán ngân
sách năm 2014 của trường Đại học Giao thông Vận tải.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để hiểu sâu về công tác dự toán ngân sách tại trường tác giả lựa chọn phương
pháp định tính. Thông qua kết quả nghiên cứu định tính tác giả xây dựng bảng câu
hỏi để tiến hành khảo sát các nhà quản lý, giảng viên, kế toán viên. Bên cạnh đó, để
nghiên cứu về lý luận và thực tiễn cũng như giải quyết các vấn đề cụ thể luận văn còn
sử dụng các phương pháp như:
- Phương pháp quan sát: quan sát công tác lập dự toán ngân sách của trường.
- Phương pháp thống kê: thống kê kết quả khảo sát các cán bộ quản lý, giảng viên, kế
toán viên của Nhà trường.
- Phương pháp phân tích: phân tích một số báo cáo dự toán ngân sách năm 2014 và
kết quả khảo sát các cán bộ quản lý của Nhà trường.

6. Đóng góp mới của đề tài
Đề tài đề xuất những giải pháp giúp Nhà trường xây dựng dự toán ngân sách
phù hợp với thực tế - tạo tiền đề cho các khâu kế tiếp được thực hiện tốt hơn. Từ kế
hoạch ngắn hạn sẽ giúp Nhà trường phát triển kế hoạch trung và dài hạn để hoàn
thành sứ mạng và mục tiêu trong tương lai.
Đối với Ban giám hiệu Nhà trường khi có được bản dự toán tốt sẽ giúp cho
công tác quản lý dễ dàng và hiệu quả. Bên cạnh đó quá trình lập dự toán ngân sách
tạo sự gắn kết mật thiết giữa các bộ phận trong Nhà trường, đảm bảo thông tin lan tỏa
giữa các cấp.
Đề tài đánh giá ảnh hưởng của công tác dự toán ngân sách tới công tác kế toán
tại Nhà trường.


4

7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của luận văn bao gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về dự toán ngân sách trong đơn vị hành chính sự
nghiệp có thu
Chương 2: Thực trạng công tác dự toán ngân sách tại trường Đại học Giao
thông vận tải
Chương 3: Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại trường Đại học Giao
thông vận tải
Phụ lục


5

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TRONG ĐƠN
VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP CÓ THU

1.1. Tổng quan về dự toán ngân sách
1.1.1. Khái niệm dự toán ngân sách
Dự toán là những tính toán, dự kiến, phối hợp một cách chi tiết, tỉ mỉ và toàn
diện nguồn lực, cách thức huy động và sử dụng nguồn lực để thực hiện một khối
lượng công việc nhất định trong một khoảng thời gian nhất định được hiểu bằng một
hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị.2
Ngân sách là một kế hoạch hoạt động được đề xuất bởi nhà quản lý biểu hiện
dưới dạng định lượng cho một giai đoạn nhất định và là một sự trợ giúp phối hợp cần
thiết cho việc thực hiện kế hoạch đó. Ngân sách thường bao gồm cả khía cạnh tài
chính và phi tài chính của một kế hoạch và nó đóng vai trò như một bản kế hoạch chi
tiết cho đơn vị trong tương lai.3
Ngân sách là một công cụ quản lý chủ yếu giúp lập kế hoạch, giám sát và kiểm
soát các nguồn tài chính cho một dự án hoặc một tổ chức. Nội dung của ngân sách là
dự tính các khoản thu và chi cho một thời kỳ nhất định của một dự án hoặc tổ chức.
Dự toán ngân sách là một kế hoạch chi tiết cho việc huy động và sử dụng
nguồn lực tài chính và các nguồn lực khác trong một kỳ hoạt động - thường là trong
một năm tài chính.4
1.1.2. Phân loại dự toán ngân sách
1.1.2.1 Phân loại theo thời gian
Dự toán ngân sách ngắn hạn: Dự toán ngân sách ngắn hạn hay còn được gọi
là dự toán ngân sách hoạt động, được lập cho kỳ kế hoạch là một năm và được chia
ra từng thời kỳ ngắn hơn là từng quý, từng tháng. Đặc điểm của dự toán này là được
lập hàng năm trước khi niên độ kế toán kết thúc để định hướng nguồn tài chính cho
hoạt động của tổ chức trong năm kế hoạch tiếp theo.
Dự toán ngân sách dài hạn: Dự toán ngân sách dài hạn còn được gọi là dự
toán ngân sách vốn dài hạn, được lập liên quan đến nguồn tài chính cho đầu tư, mua
sắm tài sản dài hạn, loại tài sản được sử dụng vào hoạt động kinh doanh nhiều năm.
--------------------------------------------2

Huỳnh Lợi, 2009, Kế toán quản trị, Nhà xuất bản Giao thông vận tải, trang 150.

3

Horngren. et al., 2012, Cost accounting: a managerial emphasis, 14th ed, Pearson Education, pape 370.

4

Blocher. et al., 2009, Cost management A Strategic Emphasis, 5th Edition McGraw - Hill/Irwin, pape.


6

1.1.2.2 Phân loại theo phương pháp lập
Dự toán ngân sách linh hoạt còn được gọi là dự toán biến đổi - cung cấp các
thông tin ước tính có thể điều chỉnh cho nhiều mức độ hoạt động khác nhau trong
giới hạn thích hợp. Thông thường, dự toán linh hoạt được lập ở ba mức độ cơ bản là
mức độ hoạt động bình thường, mức độ hoạt động khả quan nhất, mức độ hoạt động
bất lợi nhất. Khi lập dự toán linh hoạt đòi hỏi thời gian, sự tính toán và cân đối rất
nhiều. Nhưng dự toán linh hoạt giúp nhà quản lý có nhiều thông tin hơn để ứng phó
với các tình huống khác nhau.
Dự toán ngân sách cố định: Là dự toán được thiết kế không phụ thuộc vào
số lượng đầu ra hay doanh số đạt được. Mục đích của dự toán cố định trong giai đoạn
lập kế hoạch chính là thiết lập một mục tiêu tương đối rộng cho công ty.5 Dự toán
ngân sách cố định là dự toán ngân sách được lập theo một mức độ hoạt động nhất
định. Dự toán ngân sách cố định phù hợp với đơn vị có hoạt động kinh tế ổn định. Nó
được lập tương đối giản đơn, chỉ dựa vào mức độ hoạt động được ấn định trước mà
không xét tới những biến động có thể xảy ra trong kỳ dự toán. Vì vậy, hạn chế của
nó là không cung cấp đủ thông tin để ứng phó với các tình huống khác nhau, đặc biệt
là khi tổ chức có sự điều chỉnh về quy mô, mức độ hoạt động để thích ứng với tình
hình thực tế.

1.1.2.3 Phân loại theo mức độ phân tích
Dự toán từ gốc: Là khi lập dự toán bỏ qua hết những số liệu dự toán đã tồn
tại trong quá khứ và xem các nghiệp vụ kinh doanh như mới bắt đầu. Tiến hành xem
xét khả năng thu nhập, những khoản chi phí phát sinh và khả năng thực hiện lợi nhuận
của đơn vị để lập các báo cáo dự toán. Các báo cáo dự toán mới sẽ không lệ thuộc
vào số liệu của báo cáo dự toán cũ. Dự toán từ gốc không chịu hạn chế các mức chi
tiêu đã qua, không có khuôn mẫu. Nó đòi hỏi nhà quản lý các cấp phải phát huy tính
năng động, sáng tạo và căn cứ vào tình hình cụ thể để lập dự toán ngân sách. Phương
pháp dự toán từ gốc có nhiều ưu điểm. Thứ nhất, nó không lệ thuộc vào các số liệu
của kỳ quá khứ. Thông thường thì các tổ chức hay dựa vào số liệu của các báo cáo
--------------------------------------------5

Warren, Reeve, Ducha, 201,. Mangerial Accouting, 11th Editon, Freeload Press, pape


7

dự toán cũ kết hợp với mục tiêu mới để lập dự toán ngân sách cho năm sau. Nhưng
cách lập dự toán ngân sách như vậy sẽ che lấp và lệ thuộc vào các khuyết điểm ở kỳ
quá khứ và cứ để các thiếu sót, các khuyết điểm của kỳ quá khứ tồn tại mãi. Dự toán
từ gốc sẽ khắc phục nhược điểm này trong quá trình lập dự toán. Thứ hai, phương
pháp dự toán từ gốc là phát huy mạnh mẽ tính chủ động và sáng tạo của bộ phận lập
dự toán. Quan điểm của các bộ phận lập dự toán không bị ảnh hưởng, chi phối bởi
những quan điểm sai lầm của những người đi trước. Thông thường thì các bộ phận
lập dự toán có khuynh hướng dựa vào ý định của người quản lý cùng với các quy
định có sẵng để lập dự toán, thiếu chủ động suy nghĩ về tình hình tương lai, không
mạnh dạn khai thác cơ hội phát triển công việc. Vì vậy, làm cho công tác dự toán chỉ
mang tính hình thức, mất đi tính hiệu quả thực sự. Tuy nhiên, nhược điểm của phương
pháp này là tất cả mọi hoạt động phân tích, nghiên cứu đều bắt đầu từ con số không,
khối lượng công việc nhiều, thời gian dùng lập dự toán dài, kinh phí cho việc lập dự

toán cao và cũng không thể chắc chắn rằng số liệu dự toán từ gốc chính xác hoàn
toàn, không có sai sót.
Dự toán cuốn chiếu: Dự toán cuốn chiếu còn gọi là dự toán nối mạch. Dự
toán theo phương pháp này là các bộ phận lập dự toán sẽ dựa vào các báo cáo dự toán
cũ và điều chỉnh với những thay đổi trong thực tế để lập các báo cáo dự toán mới. Ưu
điểm của phương pháp này là các báo cáo dự toán được soạn thảo, theo dõi và cập
nhật một cách liên tục, không ngừng. Khuyết điểm của phương pháp này là quá trình
lập dự toán ngân sách lệ thuộc rất nhiều vào các báo cáo dự toán cũ, không phát huy
tính chủ động sáng tạo của các bộ phận lập dự toán ngân sách.
1.1.3. Mục đích của dự toán ngân sách
Dự toán rất cần thiết để quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của các tổ
chức. Dự toán cung cấp thông tin về toàn bộ kế hoạch hoạt động của đơn vị một cách
có hệ thống và đảm bảo thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Việc lập dự toán còn có
những mục đích khác như:6
- Xác định rõ các mục tiêu cụ thể để làm căn cứ đánh giá việc thực hiện sau
này.
--------------------------------------------6

Hồ Phan Minh Đức, 2005, Lập dự toán sản xuất kinh doanh, Đại học Kinh tế - Đại học Huế, trang 50.


8

- Lường trước những khó khăn tiềm ẩn để có phương án xử lý kịp thời và đúng
đắn.
- Liên kết toàn bộ các hoạt động của đơn vị bằng các hợp nhất các kế hoạch
và mục tiêu của các bộ phận khác nhau. Chính nhờ vậy, dự toán đảm bảo các kế hoạch
và mục tiêu của các bộ phận phù hợp với mục tiêu chung của toàn đơn vị.
- Đánh giá hiệu quả quản lý và thúc đẩy hiệu quả công việc.
1.1.4 Vai trò của dự toán ngân sách

- Là cơ sở để triển khai hoạt động, giám sát hoạt động và đánh giá chất lượng
quản lý.
- Phối hợp sử dụng khai thác tốt hơn các nguồn lực, các hoạt động, các bộ phận
để đảm bảo hơn cho mục tiêu của đơn vị.
- Là cơ sở để xây dựng và đánh giá trách nhiệm quản lý của các nhà quản lý.
1.1.5. Chức năng của dự toán ngân sách
Chức năng hoạch định: đây là chức năng rất cần thiết đối với mọi đơn vị.
Để đạt được mục tiêu đề ra trong quá trình hoạt động cần xây dựng kế hoạch bao gồm
cả kế hoạch hàng năm, kế hoạch dài hạn. Hoạch định là cơ sở định hướng cũng như
chỉ đạo mọi hoạt động kinh doanh, phối hợp các chương trình hoạt động của các bộ
phận liên quan. Nó giúp kiểm soát, đánh giá kết quả của các bộ phận và giúp nâng
cao phương pháp quản lý và điều hành của đơn vị.
Chức năng tổ chức - điều hành: chức năng này thể hiện việc huy động và
phân phối các nguồn lực thực hiện các mục tiêu của nhà quản lý. Nhà quản lý kết hợp
giữa hoạch định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể và đánh giá năng lực hoạt động của
từng bộ phận để điều phối các nguồn lực của đơn vị tới các bộ phận sao cho việc sử
dụng đạt hiệu quả cao nhất.
Chức năng kiểm soát: dự toán ngân sách được xem là thước đo, là cơ sở để
so sánh, đối chiếu số liệu thực tế đạt được của tổ chức thông qua các báo cáo quản lý.
Dự toán ngân sách là cơ sở để giám sát hoạt động của tổ chức trong từng thời kỳ nhất
định.


9

Chức năng ra quyết định: ra quyết định không phải là chức năng độc lập mà
phải dựa trên nền tảng thông tin vững chắc. Dự toán ngân sách giúp nhà quản lý đo
lường, đánh giá trách nhiệm của các bộ phận, các nhân trong tổ chức thông qua các
nhiệm vụ, mục tiêu cụ thể đã xác định trong dự toán.
Xây dựng kế hoạch

ngắn hạn, dài hạn
(Hoạch định)

Đánh giá tình hình
hoạt động
(Kiểm soát)

RA QUYẾT ĐỊNH

Tổ chức và
điều hành

So sánh giữa kết quả
thực thiện và kế
hoạch
Sơ đồ 1.1: Chức năng của nhà quản lý
(Nguồn: Đoàn Ngọc Quế và cộng sự, 2009)
1.2. Mô hình và phương pháp lập dự toán ngân sách
1.2.1. Mô hình lập dự toán ngân sách7
1.2.1.1 Mô hình 1: Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống
Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống là mô hình mà các chỉ tiêu dự toán
được định ra từ ban quản lý cấp cao của đơn vị và áp đặt các mục tiêu cho các cấp
quản lý trung gian. Sau khi cấp quản lý trung gian tiếp nhận sẽ chuyển xuống cho
quản lý cấp cơ sở để làm mục tiêu, kế hoạch cho việc tổ chức hoạt động tại từng bộ
phận trong đơn vị. Theo cách lập này, các dự toán được lập theo một chiều mà không
có sự phản hồi từ cấp dưới. Phương pháp này có những ưu, khuyết điểm sau:
Ưu điểm: Vì lãnh đạo cấp cao có khái niệm rõ ràng về các mục tiêu chiến lược
của tổ chức, nên việc lập ngân sách theo mô hình này có các lợi ích sau:
- Các mục tiêu ngân sách đảm bảo chiến lược lớn của tổ chức.
--------------------------------------------7

Huỳnh Lợi, 2009, Kế toán quản trị, Nhà xuất bản Giao thông vận tải, trang 152


10

- Ngăn cản tình trạng nới lỏng ngân sách của các phòng ban.
- Đề ra các mục tiêu cao hơn thách thức sự nỗ lực của nhà quản lý.
Nhược điểm:
- Nhà quản lý cấp cao có thể đề ra các mục tiêu xa rời với công việc thực tế
hay quy trình hoạt động của một bộ phận riêng lẻ.
- Kết quả là mục tiêu họ đưa ra có thể không phù hợp hoặc không thể đạt được.
- Những nhà quản lý cấp trung có thể bị bỏ rơi khỏi quy trình ra quyết định.
- Không khuyến khích tinh thần làm việc của cấp dưới
- Dự toán từ trên xuống thường không chính xác, những thông tin mà nhà quản
lý cao cấp có được thường không đầy đủ.
Khi lập dự toán theo mô hình này, đòi hỏi nhà quản lý cấp cao phải có tầm
nhìn tổng quan, toàn diện về mọi mặt của đơn vị, đồng thời phải nắm vững chi tiết
hoạt động của từng bộ phận cả về mặt định tính lẫn định lượng. Vì vậy, phương pháp
này thích hợp đối với nền kinh tế tập trung, bao cấp hoặc ở những đơn vị nhỏ.
1.2.1.2 Dự toán theo mô hình thông tin phản hồi
Quy trình thực hiện mô hình:
- Ban đầu ban quản lý cấp cao nhất trong đơn vị sẽ ước tính các chỉ tiêu dự
toán. Sau đó các chỉ tiêu này sẽ được truyền xuống cho cấp quản lý trung gian. Trên
cơ sở đó, cấp quản lý trung gian sẽ phân bổ các chỉ tiêu này xuống các đơn vị cấp cơ
sở, bộ phận quản lý cấp cơ sở sẽ căn cứ vào các chỉ tiêu ước tính, khả năng và điều
kiện thực tế của mình để xác định các chỉ tiêu dự toán nào có thể thực hiện được và
các chỉ tiêu dự toán nào cần giảm bớt hoặc tăng thêm. Sau đó bộ phận quản lý cấp cơ
sở sẽ bảo vệ các chỉ tiêu dự toán của mình trước bộ phận quản lý cấp trung gian. Bộ
phận quản lý cấp trung gian, trên cơ sở tập hợp các chỉ tiêu dự toán của các bộ phận

cấp cơ sở, kết hợp với kinh nghiệm và tầm nhìn tổng quát toàn diện hơn về hoạt động
tại các bộ phận cấp cơ sở để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện được của
bộ phận mình, sau đó tiến hành trình bày với quản lý cấp cao hơn.
- Bộ phận quản lý cấp cao, trên cơ sở tổng hợp số liệu dự toán từ các bộ phận
quản lý cấp trung gian, kết hợp với tầm nhìn tổng quát, toàn diện về tình hình hoạt


11

động của đơn vị sẽ hướng các bộ phận khác nhau đến mục tiêu chung của đơn vị. Bộ
phận quản lý cấp cao xét duyệt dự toán thông qua các chỉ tiêu dự toán của bộ phận
quản lý cấp trung gian, bộ phận quản lý cấp trung gian xét duyệt thông qua các chỉ
tiêu dự toán của quản lý cấp cơ sở. Dự toán ngân sách sau khi được xét duyệt sẽ trở
thành dự toán ngân sách chính thức và được sử dụng như định hướng hoạt động trong
kỳ kế hoạch của đơn vị.
Ưu điểm:
- Dự toán được lập có tính chính xác cao.
- Các dự toán lập ra dễ áp dụng vì đã có sự thoả thuận và tham khảo ý kiến của
các bộ phận.
- Thể hiện mối liên kết của các cấp quản lý trong quá trình lập dự toán.
Nhược điểm: tốn nhiều thời gian, chi phí cho cả quá trình dự thảo, phản hồi,
phê duyệt và chấp thuận.
Dự toán theo mô hình này đòi hỏi phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận
cũng như các thành viên trong từng bộ phận, hơn nữa năng lực và trình độ của các
thành viên cũng ảnh hưởng đáng kể đến công tác dự toán
1.2.1.3 Mô hình thông tin từ dưới lên
Mô hình thông tin từ dưới lên được lập từ cấp quản lý thấp nhất đến quản lý
cấp cao nhất, cụ thể như sau: số liệu của dự toán cấp dưới (thường là dự toán tự lập)
được trình lên cấp quản lý cao hơn để xem xét trước khi được chấp thuận. Việc xem
xét và kiểm tra lại dự toán của cấp dưới là cần thiết để tránh nguy cơ những dự toán

cấp dưới lập không chính xác cũng như hạn chế bớt có quá nhiều quyền tự chủ trong
hoạt động. Thực chất tất cả mọi cấp của đơn vị cùng làm việc thiết lập dự toán, tuy
nhiên quản lý cấp cao thường không quan tâm đến những vấn đề quá chi tiết nên họ
phải dựa vào các quản lý cấp dưới để lấy thông tin chi tiết phục vụ cho công tác lập
dự toán. Các số liệu dự toán của các bộ phận riêng lẻ trong tổ chức (do quản lý cấp
dưới lập) sẽ được quản lý cấp cao kết hợp và lập lại tạo thành một hệ thống dự toán
tổng thể mang tính thống nhất cao.


12

Ưu điểm:
- Mọi bộ phận, mọi cấp trong đơn vị đều được tham gia vào quá trình xây dựng
dự toán.
- Dự toán được lập có khuynh hướng chính xác và đáng tin cậy hơn.
- Các chỉ tiêu được tự đề đạt nên các nhà quản lý sẽ thực hiện công việc một
cách chủ động và thoải mái hơn, khả năng thành công sẽ cao hơn vì dự toán do chính
họ xây dựng nên chứ không phải bị áp đặt từ trên xuống.
Nhược điểm: Trình tự lập dự toán từ dưới lên mất nhiều thời gian vì dự toán
được các cấp quản lý dưới lập, sau đó được trình lên cấp trên, nhà quản lý cấp trên
xem xét và điều chỉnh cho hợp lý mới đưa xuống cho các bộ phận cấp dưới thực hiện.
1.2.2 Các phương pháp lập dự toán ngân sách8
1.2.2.1 Phương pháp truyền thống
Phương pháp này xác định các chỉ tiêu trong dự toán dựa vào kết quả thực tế
của kỳ hoạt động liền trước và điều chỉnh theo tỷ lệ % thay đổi của lạm phát và tăng
trưởng. Phương pháp này dễ hiểu, dễ sử dụng, tương đối ổn định và tạo cơ sở cho nhà
quản lý trong điều hành hoạt động. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ chú trọng phân
bổ ngân sách cho các đơn vị trong tổ chức hơn là các hoạt động được thực hiện trong
từng đơn vị từ đó có thể gây ra lãng phí kéo dài mà không bị phát hiện hoặc phát hiện
được nhưng không xác định được lãng phí ở đâu.

1.2.2.2 Phương pháp lập dự toán theo chương trình
Là phương pháp phân bổ ngân sách cho các hoạt động cần thiết của một
chương trình cụ thể nhằm đạt mục tiêu đề ra. Phương pháp này khắc phục nhược điểm
của phương pháp truyền thống.
1.2.2.3 Phương pháp “lập ngân sách từ số 0”, gọi tắt là ZBB (zero-based
budgeting)
ZBB là phương pháp hoạch định ngân sách đòi hỏi những phân tích, dự báo
chuẩn xác, do đó, các nhà quản lý phải lập kế hoạch ngân sách cho đơn vị mình từ
con số 0. Để ứng dụng thành công phương pháp này, mọi khoản chi phí đều phải
được đưa ra phân tích chi tiết và cẩn thận. Đối với ZBB, tất cả mọi chi phí đều được
--------------------------------------------8

Trần Huyền Trang, 2012, Triển vọng áp dụng các phương pháp lập dự toán ngân sách tại các đơn vị sự nghiệp,

Tạp chí Tài chính, số 3, trang 3.


13

mổ xẻ tỉ mỉ. Nhà quản lý bắt đầu với “ngân sách rỗng” và phải đưa ra căn cứ chứng
minh sự cần thiết phải phân bổ ngân sách cụ thể cho từng hạng mục, từng dự án. Như
vậy, đòi hỏi các nhà quản lý phải phát triển một “gói quyết định” (decision package)
cho mỗi dự án, bao gồm: phân tích mục đích của hoạt động, chi phí dự toán, phương
án thay thế, chỉ số đo lường hiệu quả, lợi ích mong muốn và hệ quả của việc không
thực hiện các bước trong phương án. Về lý thuyết, phương pháp ZBB rất hấp dẫn,
nhưng khi triển khai trong thực tế có thể hơi phức tạp vì cần thời gian và nỗ lực thực
hiện do nó đòi hỏi khối lượng công việc lớn.
1.3. Đặc điểm dự toán ngân sách và các báo cáo dự toán ngân sách hoạt động
hàng năm trong các đơn vị sự nghiệp giáo dục thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo
1.3.1 Đặc điểm dự toán ngân sách trong các đơn vị sự nghiệp giáo dục thuộc Bộ

Giáo dục và Đào tạo
- Thứ nhất, các đơn vị sự nghiệp giáo dục có sử dụng nguồn vốn từ Ngân sách
Nhà nước nên khi tiến hành lập dự toán ngân sách hàng năm đòi hỏi phải bám sát
theo chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ và hướng dẫn của các Bộ Kế hoạch và Đầu tư,
Bộ Tài chính, Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Thứ hai, các khoản dự toán thu, chi trong các đơn vị đơn vị sự nghiệp giáo
dục phải thực hiện đúng theo quy định Luật Ngân sách Nhà nước số 01/2002/QH11
và các văn bản pháp quy hướng dẫn như Nghị định số 60/2003/NĐ-CP, Thông tư số
59/2003/TT-BTC,...
- Thứ ba, trong quá trình lập dự toán có sự tham gia của nhiều chủ thể khác
nhau và giữa các chủ thể có sự phân định trách nhiệm, quyền hạn một cách rõ ràng.9
- Thứ tư, quy trình lập, xét duyệt và giao dự toán ngân sách phải trải qua nhiều
khâu, nhiều bộ phận gây khó khăn cho công tác quản lý.

--------------------------------------------9

Phạm Thị Giang Thu (chủ biên), 2011, Nghiên cứu pháp luật về Tài chính công Việt Nam, Đại học Luật

Hà Nội, trang 103.
10

Ban Nội chính Trung ương, 2014, Một số hạn chế, bất cập trong quy trình ngân sách trong Luật Ngân sách

Nhà nước năm 2002


14

1.3.2 Các báo cáo dự toán ngân sách hoạt động hàng năm trong các đơn vị sự
nghiệp giáo dục thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo

* Chỉ tiêu tuyển sinh năm kế hoạch
Bám sát các quy định số 3965/BGDĐT-KHTC của Bộ Giáo dục và Đào tạo
về Ban hành Quy chế tuyển chọn, tổ chức bồi dưỡng và xét tuyển vào học ĐH, CĐ,
TCCN đối với học sinh hệ dự bị đại học. Cần lưu ý:
- Xác định chỉ tiêu đào tạo thạc sĩ, tiến sĩ dựa trên tổng số giảng viên cơ hữu
có trình độ tiến sĩ trở lên, trong đó năng lực đào tạo được tính theo năng lực giảng
viên cơ hữu tham gia hướng dẫn theo quy chế đào tạo thạc sĩ và tiến sĩ tương ứng;
- Chỉ tiêu chính quy (bao gồm cả chỉ tiêu liên thông, bằng hai theo hình thức
chính quy) từ đại học trở xuống, được xác định trên cơ sở năng lực của nhà trường;
Đối với các trường có đào tạo giáo viên, do số lượng đào tạo ngành sư phạm hiện đã
vượt quá so nhu cầu của xã hội, chỉ tiêu sư phạm chính quy cần xác định phù hợp với
nhu cầu thực tế của các địa phương.
- Chỉ tiêu vừa làm vừa học tối đa bằng 50% số chỉ tiêu chính quy. Các trường
có đào tạo giáo viên, chỉ tiêu vừa làm vừa học được xác định theo nhu cầu thực tế của
từng địa phương.
- Chỉ tiêu trung cấp chuyên nghiệp trong các trường đại học (nếu có) được xác
định tối đa bằng 60% của năm trước.
- Các chỉ tiêu dự bị đại học, phổ thông dân tộc nội trú, năng khiếu về cơ bản
giữ ổn định như năm trước; chỉ tiêu dự bị đại học xác định dựa trên nhu cầu đào tạo
nguồn cán bộ, nhu cầu nhân lực cho vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó
khăn, điều kiện về giảng viên, cơ sở vật chất thiết bị đảm bảo chất lượng đào tạo và
chỗ ở nội trú cho học sinh.
- Chỉ tiêu đào tạo từ xa được xác định chỉ tiêu không tăng hoặc giảm so với
năm trước.
* Báo cáo quy mô đào tạo năm kế hoạch theo lĩnh vực
Báo cáo này dự toán quy mô đào tạo năm kế hoạch theo các lĩnh vực (khoa
học giáo dục và đào tạo giáo viên, nghệ thuật, nhân văn, khoa học xã hội và hành vi,


15

báo chí và thông tin, kinh doanh và quản lý, pháp luật, khoa học sự sống, khoa học
tự nhiên, toán và thống kê, máy tính và công nghệ máy tính, công nghệ kỹ thuật, kỹ
thuật, sản xuất và chế biến, kiến trúc và xây dựng, nông, lâm nghiệp và thủy sản, thú
y, sức khỏe, dịch vụ xã hội, khách sạn, du lịch, thể thao và dịch vụ cá nhân, dịch vụ
vận tải, môi trường và bảo vệ môi trường) và tương ứng với trình độ và loại hình đào
tạo (sau đại học, đại học, cao đẳng, trung cấp, đào tạo từ xa, đào tạo khác).
* Cơ sở tính chi sự nghiệp giáo dục đào tạo và dạy nghề năm kế hoạch
Xây dựng dự toán chi sự nghiệp giáo dục và đào tạo năm kế hoạch phải căn
cứ vào việc đánh giá tình hình thực hiện, mức kinh phí NSNN bảo đảm hoạt động
thường xuyên năm hiện tại và dự kiến nhiệm vụ kế hoạch phát triển đào tạo tăng hoặc
giảm của năm kế hoạch.
* Đội ngũ giảng viên cơ hữu
Đây là báo cáo nhằm thống kê lực lượng biên chế cơ hữu tại đơn vị thể hiện
cụ thể về số lượng và học hàm học vị.
* Báo cáo biên chế tiền lương năm hiện tại
Báo cáo này được lập dựa trên số liệu về cán bộ, nhân viên và tổng quỹ lương
có tính chất lương bao gồm lương cơ bản, phụ cấp và các khoản đóng góp theo lương
tại đơn vị trong năm trước; năm hiện tại và năm kế hoạch. Nguồn để trang trải tiền
lương có từ NSNN đảm bảo; thu để lại theo chế độ bao gồm 40% học phí chính quy,
các nguồn thu khác, nguồn tiết kiệm 10% chi thường xuyên để cải cách tiền lương
chưa sử dụng hết.
* Báo cáo tổng hợp nhu cầu thực hiện chế độ phụ cấp thâm niên năm hiện
tại
Báo cáo được lập dựa trên tổng số đối tượng được hưởng phụ cấp thâm niên.
Tiền phụ cấp thâm niên được xác định dựa trên hệ số lương ngạch, bậc bình quân, hệ
số phụ cấp chức vụ bình quân, phụ cấp thâm niên vượt khung bình quân quy theo hệ
số, tỷ lệ phụ cấp thâm niên bình quân và mức lương tối thiểu chung.