Xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin tại Thư viện Đông Nam Á

TIỂU LUẬN
XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI
THƯ VIỆN ĐÔNG NAM Á

HÀ NỘI

1


MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU
1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Thông tin đáp ứng nhu cầu hiểu biết và tìm hiểu cuộc sống của con
người, là động lực để thúc đẩy sự phát triển. Thông tin làm nên những cuộc
cách mạng mang tính đột phá của nền văn minh nhân loại. Những lợi ích mà
cách mạng thông tin mang lại cho loài người là vô cùng to lớn và hệ trọng.
Thông tin giúp khoa học phát triển và nâng cao sức cạnh tranh của hàng hóa,
dịch vụ. Tuy nhiên,thông tin cần truyền đạt đến người nhận tin đúng lúc họ
cần, ngược lại thông tin đó có thể trở thành lạc hậu và không còn nguyên giá
trị nếu như không được cập nhật. Do đó việc lựa chọn nhiều thông tin phù
hợp, cập nhật được những thông tin mới, có giá trị một cách nhanh chóng

2


chính là chìa khóa để tạo lập và phát triển kinh tế xã hội một cách có hiệu quả
nhất.
Nguồn lực thông tin là thành phần trung tâm của mọi hệ thống thông tin
và là nguyên liệu cho quá trình hoạt động trong hệ thống thông tin. Nguồn lực
thông tin là nền tảng chính cho mọi hoạt động thông tin thư viện, đó chính là

cơ sở để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin, để thực hiện sự hợp tác,
trao đổi, chia sẻ nguồn lực giữa các thư viện và cơ quan thông tin. Xây dựng
nguồn lực thông tin phong phú là nhiệm vụ trọng tâm giúp cho thư viện thu
hút được đông đảo người dùng tin, trên cơ sở đó hoàn thành tốt chức năng và
nhiệm vụ của mình.
Với những đặc điểm trên thì việc thường xuyên cập nhật, bổ sung để xây
dựng và phát triển nguồn lực thông tin nhằm đáp ứng một cách tốt nhất nhu
cầu tin phục vụ sản xuất, nghiên cứu học tập… là nhiệm vụ cấp thiết đặt ra
cho các cơ quan thông tin- thư viện hiện nay.
Trong xu thế hội nhập và liên kết khu vực, Thư viện Đông Nam Á đã ý
thức được tầm quan trọng của việc phát triển nguồn lực thông tin, vì đây là
nền tảng cơ bản tạo nên sự biến đổi về chất trong hoạt động Thông tin - Tư
liệu - Thư viện Đông Nam Á trong những năm đầu thế kỷ XXI, cung cấp
thông tin hữu ích cho các nhà khoa học và các cán bộ nghiên cứu, giúp họ thể
hiện được vai trò tư vấn của mình. Nguồn lực thông tin cần phải được phát
triển đúng hướng và dần dần hoàn thiện để phục vụ đắc lực công tác nghiên
cứu khoa học.
Việc xây dựng nguồn lực thông tin về Đông Nam Á trong tổ chức hệ
thống thông tin - thư viện phục vụ hoạt động nghiên cứu, giảng dạy là điều
cần thiết trong xu thế hội nhập và phát triển hiện nay. Với vốn tài liệu đa dạng
gồm các thông tin trong và ngoài nước, thông tin văn bản, thông tin điện tử
hay những thông tin mang tính dự báo trong tương lai, thư viện Đông Nam Á
đã cung cấp những thông tin cần thiết cho nhiều đối tượng người dùng tin.
3


Nhằm giúp cho các cán bộ nghiên cứu trong lĩnh vực Đông Nam Á học
dễ dàng tiếp cận được với những nguồn tin có giá trị, những nguồn tin mới về
tình hình chính trị- kinh tế- văn hóa- xã hội của các nước Đông Nam Á, Thư
viện Đông Nam Á phải thường xuyên nâng cao chất lượng nguồn tin, tăng

cường phát triển nguồn lực thông tin phù hợp với nhiệm vụ chính trị và nhiệm
vụ nghiên cứu của Viện.
Trước những đòi hỏi cấp bách về nguồn tài liệu phục vụ nghiên cứu
khoa học về Đông Nam Á trong xu thế hội nhập khu vực, việc nghiên cứu
thực trạng nguồn lực thông tin ở Thư viện Đông Nam Á đang đóng vai trò
quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu tin của những người quan tâm về
Đông Nam Á. Đây là cơ sở để em chọn đề tài: “Xây dựng và phát triển
nguồn lực thông tin tại Thư viện Đông Nam Á ” làm đề tài tiểu luận của
mình.
2. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
• Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của bài tiểu luận là công tác phát triển nguồn lực
thông tin ở Thư viện Đông Nam Á
• Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi không gian: Thư viện Đông Nam Á
Phạm vi thời gian: Từ năm 2005 – 2017
3. MỤC ĐÍCH VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU
• Mục đích
Đi sâu nghiên cứu, khảo sát thực trạng xây dựng và phát triển nguồn lực
và phát huy nguồn lực thông tin ở Thư viện Đông Nam Á.
• Nhiệm vụ
Nghiên cứu thực trạng hoạt động của Thư viện Đông Nam Á.
Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của Thư
viện Đông Nam Á.
4 . PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Bài tiểu luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
• Phương pháp quan sát, khảo sát thực tế
• Phương pháp tổng hợp tài liệu
• Phương pháp trao đổi, phỏng vấn
4

• Phương pháp phân tích
5. BỐ CỤC CỦA TIỂU LUẬN
Ngoài phần nói đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, nội dung bài tiểu luận
gồm 3 chương:
Chương 1: Nguồn lực thông tin với hoạt động của thư viện Đông
Nam Á
Chương 2: Xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin tại thư viện
Đông Nam Á
Chương 3: Giải pháp nhằm phát triển nguồn lực thông tin tại thư
viện Đông Nam Á
Chương 1
NGUỒN LỰC THÔNG TIN VỚI HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN
ĐÔNG NAM Á
1.1NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ NGUỒN LỰC THÔNG TIN
1.1.1 Khái niệm và đặc trưng
1.1.1.1 Khái niệm thông tin, nguồn lực thông tin
• Thông tin
Thông tin là một trong những khái niệm cơ bản của một ngành khoa học
chuyên nghiên cứu cách thức tổ chức, xử lý, lưu trữ, truyền tài thông tin, đó
chính là ngành khoa học về thông tin. Tuy nhiên cho tới nay, người ta vẫn
chưa đi đến thống nhất về khái niệm thông tin. Có rất nhiều định nghĩa khác
nhau về thông tin:
Trong cuốn từ điển Random House Dictionary of English Language,
thông tin được định nghĩa là “tri thứ được giao lưu hoặc được thu nhận có liên
quan đến một sự kiện hoặc hoàn cảnh đặc biệt”.
Còn trong cuốn Oxford English Dictionary thì thông tin được coi là tri
thức, tin tức.
Trong cuốn Guide to concept and tearm in data processing, thông tin

được hiểu là “ ý nghĩa mà con người muốn diễn đạt hoặc nhận thức ra, là sự
biểu đạt các sự việc và ý tưởng bằng các phương tiện trình bày đã được quy
định”
5


Trong từ điển Bách khoa toàn thư Xô Viết của Liên Xô xuất bản trước
đây, thông tin được định nghĩa là “tin tức được truyền từ người này qua người
khác bằng lời nói, chữ viết hay bằng một phương tiện nào đó”
• Nguồn lực thông tin
Có rất nhiều ý kiến khác nhau về nguồn lực thông tin. Song cho đến nay,
nội hàm của khái niệm nguồn lực thông tin vẫn chưa xác định rõ ràng. Tài
liệu hướng dẫn của UNESCO định nghĩa: “Nguồn lực thông tin bao gồm các
dữ liệu thể hiện dưới dạng văn bản, số, hình ảnh hoặc âm thanh được ghi lại
trên phương tiện theo quy ước và không theo quy ước, các sưu tập, những
kiến thức của con người, những kiến thức của tổ chức và ngành công nghệ
thông tin”. Theo tác giả Lê Văn Viết , nội hàm của thuật ngữ này vẫn chưa
được thống nhất: “Có người cho rằng nó tương đương như vốn tài liệu trong
các cơ quan thông tin, thư viện. Người khác lại đưa ra quan điểm nguồn lực
thông tin không chỉ bao hàm các nguồn lực về tài liệu mà còn gồm các thành
phần khác như tài liệu thông tin, nhân lực thông tin… Có người lại đồng
nghĩa nó với nguồn tin”. Trong thực tiễn hiện nay thì nhiều nhà quản lí, cán
bộ thông tin thư viện có thói quen sử dụng “Nguồn lực thông tin ” để chỉ các
dạng tài liệu khác nhau. Tác giả Phạm Văn Vũ nhận định: “Ở đây Nguồn lực
thông tin là loại tài sản cố định đặc biệt, càng được khai thác sử dụng thì càng
giầu thêm mà không hề bị hao mòn mất mát đi. Trong đó việc đầu tư bảo
quản và tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng các nguồn tin như
tổ chức kho lưu trữ, bảo quản, xây dựng các mục lục, các cơ sở dữ liệu chính
là làm tăng giá trị sử dụng của vốn tài sản cố định đó”. Theo chúng tôi, nguồn
lực thông tin trong thư viện là bộ sưu tập có hệ thống các tài liệu, thông tin

phù hợp với chức năng, loại hình và đặc điểm của thư viện. Nguồn lực thông
tin trong thư viện được hiểu là toàn bộ những giá trị thông tin, toàn bộ vốn
tài liệu mà thư viện đang sở hữu, nhằm mục đích cung cấp thông tin khi người
dùng tin yêu cầu và phục vụ tối đa những yêu cầu đó. Nguồn lực thông tin
6


bao hàm cả tiềm lực thông tin và khả năng với tới các nguồn tin khác nhau.
Theo nghĩa này, tất cả các nguồn thông tin có trong thư viện hoặc thư viện có
thể tiếp cận đều có thể gọi là nguồn lực thông tin.
1.1.1.2 Đặc trưng của nguồn lực thông tin
• Phản ánh thành tựu của trí tuệ của nhân loại
Tài liệu trong thư viện ghi lại tri thức, kinh nghiệm, hiểu biết mà con
người đã tích lũy được trong tiến trình lịch sử. Đó là những thông tin có giá
trị, những thành quả lao đôngk trí tuệ của những người kiệt suất trên các lĩnh
vực khác nhau. Việc khai thác thông tin có trong vốn tài liệu của các thư viện
giúp người đọc có khả năng nâng cao trình độ văn hóa, chuyên môn, phục vụ
nghiên cứu khoa học, hoàn thiện quy trình sản xuất cũng như việc định hình
thành nhân cách cho các thành viên trong xã hội. Với một khối lượng sách
nhất định, nguồn lực thông tin hướng độc giả vào kho tàng tri thức của nhân
loại trên tất cả các mọi lĩnh vực ở những mức độ khác nhau.
• Là bộ sưu tập tài liệu với một khối lượng nhất định
Trong các thư viện, vốn tài liệu có thể đạt tới con số khổng lồ. Với đặc
tính này, vốn tài liệu chứa đựng một dung lượng thông tin cực kỳ lớn, tạo
điều kiện thuận lợi cho người sử dụng trong việc khai thác thông tin. Vốn tài
liệu lớn cũng đặt cho các thư viện nhiệm vụ tổ chức cũng như bảo quản sao
cho có thể sử dụng nguồn tin đó một cách thuận lợi và lâu dài.

• Là một bộ sưu tập tài liệu có cơ cấu hợp lý
Mặc dù được nhập vào thư viện trong những thời điểm khác nhau, nhưng

mọi tài liệu trong thư viện đều phản ánh mối liện hệ cũng như sự phát triển
của các lĩnh vực tri thức như khoa học, kỹ thuật, công nghệ, văn học, nghệ
thuật…
Tùy thuộc vào từng loại hình thư viện, mà trong thành phần nguồn lực
thông tin sẽ hình thành mối tương quan hợp lý về nội dung, ngôn ngữ, loại
hình tài liệu.
7


• Tập trung những thông tin được tinh lọc qua thời gian
Thực tiễn phát triển nguồn lực thông tin cho thấy những thông tin được
tập trung từ hai hướng:
Thứ nhất: đó là sự lựa chọn, thu thập những tài liệu có giá trị phù hợp
với chức năng nhiệm vụ của thư viện, cũng như hướng phát triển của khoa
học, văn hóa. Việc lựa chọn giúp cho nguồn lực thông tin có khối lượng tối
thiểu về phương diện vật lý, nhưng lại lưu giữ được đầy đủ những thông tin
cần thiết.
Thứ hai: Với thời gian, kết cấu của nguồn lực thông tin sẽ hình thành
nên hai bộ phận.
Bộ phận hạt nhân: gồm khối lượng tối thiểu những tài liệu cần thiết phù
hợp với chức năng, tính chất của thư viện
Vùng môi trường: gồm những tài liệu có ý nghĩa, nhưng chỉ sử dụng
trong một khoảng thời gian. Đây chính là tiêu chuẩn chủ yếu xác định tài liệu
vùng môi trường. Những tài liệu mà qua thời gian vẫn giữ được nhu cầu sẽ
tăng cường cho bộ phận hạt nhân. Còn những tài liệu bị lỗi thời, không đúng
diện sẽ định kỳ giải phóng ra khỏi thư viện. Vùng môi trường luôn ở trạng
thái động, không được ổn định như bộ phận hạt nhân.
• Phản ánh chức năng xã hội và diện bổ sung của thư viện
Đây là hai yếu tố xác định việc lựa chọn tài liệu, các đề tài loại hình tài
liệu cũng như mức độ tăng cường tài liệu. Có thể coi chức năng xã hội cũng

như diện bổ sung của thư viện là cơ sở cho sự hình thành nguồn lực thông tin.
Chức năng xã hội của thư viện là bộ nhớ của nhân loại, góp phần nâng
cao nhận thức, trình độ cho các thành viên trong xã hội, tạo điều kiện cho việc
nghiên cứu phát triển các lĩnh vực khoa học, sản xuất, văn hóa, nghệ thuật.
Đây là chức năng chung đối với tất cả các thư viện, tuy nhiên đối với từng
loại hình thư viện, sự thể hiện có khác nhau.
Để phù hợp với chức năng, diện bổ sung của thư viện nguồn lực thông
tin của thư viện được hình thành gồm hai bộ phận: phần chung bao gồm tài
liệu có trong tất cả các thư viện cùng một loại hình; phần riêng bao gồm
những tài liệu gắn liền với từng địa phương, từng lĩnh vực. Với cơ cấu như
8


thế, nguồn lực thông tin giúp thư viện hoàn thành chức năng cũng như diện
phục vụ của mình.
• Luôn ở trạng thái động
Mặc dù được bảo quản, tàng chữ trong các thư viện nhưng trạng thái tĩnh
không phải là đặc tính của nguồn lực thông tin. Ở đây sự chuyển động, biến
đổi mới là tuyệt đổi, còn đứng om chỉ là tương đối. Sự chuyển động, biến đổi
của nguồn lực thông tin do các nguyên nhân sau:
Thứ nhất: Thư viện thường xuyên phải nhập những tài liệu có giá trị
thông tin, đáp ứng nhu cầu sử dụng của độc giả , đồng thời giải phóng những
tài liệu không có nhu cầu.
Thứ hai: do hoạt động phục vụ của thư viện, nên thư viện thường xuyên
đưa tài liệu phục vụ độc giả và thu nhận trở lại sau thời gian sử dụng-sự luân
chuyển là tiêu chí chủ yếu đánh giá hoạt động của thư viện
• Tính lỗi thời
Lỗi thời thông tin là một trong những quy luật phát triển của tài liệu
trong xã hội. Nguồn tài liệu nhập vào thư viện chỉ là một phần tách ra từ dòng
tài liệu chung được sản sinh ra bởi con người nên nó chịu ảnh hưởng của quy

luật này. Vì vậy , nguồn lực thông tin không được đổi mới sau một thời gian
nhất định sẽ bị lỗi thời và nhu cầu sử dụng chúng sẽ bị giảm dần. Sự lỗi thời
của tài liệu do nhiều nguyên nhân nhưng chủ yếu là do sự phát triển của văn
hóa, khoa học kỹ thuật làm xuất hiện những tài liệu mới, chứa thông tin mới,
có khả năng thay thế những tài liệu xuất bản trước đây của thư viện Đông
Nam Á
1.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng tới phát triển nguồn lực thông tin
• Do số lượng tài liệu tăng lên nhanh chóng và giá cả tài liệu cũng tăng lên liên
tục nên thư viện Đông Nam Á không có đủ kinh phí đề bổ sung đầy đủ số tài
liệu phục vụ cho nhu cầu tin của bạn đọc.
• Quy luật tập trung và phân tán thông tin, cho ta thấy trong mỗi lĩnh vực khoa
học hay trong mỗi chủ đề luôn tồn tại một số lượng không nhiều các tạp chí
quan trọng, các tạp chí này chứa một lượng đáng kể các bài viết về lĩnh vực
9


khoa học hay chủ đề đã cho. Các tạp chí này có tầm ảnh hưởng rộng rãi trong
giới chuyên môn và thường được gọi là tạp chí hạt nhân hay tạp chí cốt lõi và
nhiệm vụ của thư viện Đông Nam Á nên bổ sung cho được số tạp chí này.
• Quy luật già hóa thông tin, cho ta thấy rằng tài liệu khoa học có tốc độ già
hóa rất nhanh, vì vậy song song với việc bổ sung các tài liệu mới, các thư viện
cần phải thanh lọc các tài liệu cũ, không còn giá trị sử dụng.
1.1.3 Nguyên tắc phát triển nguồn lực thông tin
• Tính khoa học
Trong quá trình phát triển nguồn lực thông tin, tính khoa học được thể
hiện qua các nội dung sau:
Việc nhập tài liệu vào thư viện cần phải lựa chọn một cách khoa học sao
cho vốn tài liệu có khả năng cung cấp những thông tin có giá trị về các lĩnh
vực tri thức của nhân loại. Để việc lựa chọn chính xác cần có sự trợ giúp của
các nhà khoa học, các chuyên gia trong chuyên ngành khác nhau.

Người làm công tác bổ sung tài liệu phải nghiên cứu phương hướng phát
triển vốn tài liệu cho phù hợp với những thay đổi của dòng tài liệu cũng như
nhu cầu thông tin.
Kế hoạch hóa quá trình phát triển vốn tài liệu. Cần xây dựng kế hoạch
ngắn hạn đảm bảo vốn tài liệu tăng trưởng nhịp nhàng, đúng phương hướng.
Phân công lao động hợp lý, ứng dụng công nghệ tiên tiến trong việc lựa
chọ cũng như thu thập tài liệu.
Phân công lao động hợp lý, ứng dụng công nghệ tiên tiến trong việc lựa
chọn cũng như thu thập tài liệu.
• Đảm bảo sự phù hợp
Trong quá trình phát triển vốn tài liệu phải chú ý đến những yếu tố có
ảnh hưởng tới nội dung, thành phần vốn tài liệu, đồng thời cũng xem xét mối
liên hệ với các thư viện khác trên cùng một địa bàn hoạt động.
Có nhiều yếu tố ảnh hưởng tới vốn tài liệu:
Về phía chủ quan đó là trình độ của cán bộ, ngân sách, kho tàng, trang
thiết bị của thư viện…

10


Về phía khách quan đó là công chúng độc giả, nhu cầu tin và thị trường
thông tin, hiện trạng vốn tài liệu của các thư viện lân cận và tình hình kinh tếxã hội của khu vực.

• Đảm bảo sự đầy đủ
Các thư viện cần có đầy đủ thông tin cần thiết về các lĩnh vực chủ yếu và
các lĩnh vực có liên quan. Thực hiện nguyên tắc này, các thư viện cần cố gắng
tập trung tài liệu về tất cả các đề tài, các lĩnh vực, không phụ thuộc vào chất
lượng thông tin trong đó.
Các thư viện khi lựa chọn tài liệu nên chú ý tới hàm lượng thông tin, nên
lựa chọn tài liệu chứa một lượng thông tin lớn.

• Nguyên tắc phối hợp
Yêu cầu vốn tài liệu của bất kỳ thư viện nào cũng cần phải được xem xét
như một bộ phận, một mắt xích của hệ thống vốn tài liệu trong một vùng, một
khu vực cũng như đất nước.
Sự phối hợp chỉ đem lại hiệu quả khi nhận định được giới hạn theo đề
tài, theo loại hình tài liệu, theo ngôn ngữ giữa vốn tài liệu của các thư viện
thành viên. Tiếp theo là sự thỏa thuận trong việc luân chuyển cũng như sử
dụng vốn tài liệu giữa các thư viện. Cuối cùng là việc tổ chức bộ tra cứu, bộ
phận cho mượn giữa các thư viện cũng như hệ thống điều hành chung cho các
thư viện tham gia phối hợp.
• Đảm bảo hiệu quả kinh tế
Mục đích của nguyên tắc này nhằm đạt hiệu quả cao trong việc hình
thành vốn tài liệu với chi phí thấp nhất về thời gian, công sức cũng như tiền
của.
Ngân sách cấp cho thư viện chủ yếu là ngân sách của nhà nước. Ở Việt
Nam, kinh phí được cấp dựa trên cơ sở xếp hạng thư viện, nhưng bản thân
việc xếp hạng thư viện vẫn chưa đảm bảo tính khách quan và chính xác.
1.2KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN ĐÔNG NAM Á
1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển
11


Thư viện Đông Nam Á được thành lập cùng với sự ra đời của Viện
(1973), là một bộ phận không thể tách rời trong các hoạt động phục vụ nghiên
cứu khoa học
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức
• Chức năng, nhiệm vụ
Thư viện là một bộ phận quan trọng trong Viện Nghiên cứu Đông Nam
Á và được thành lập cùng với sự ra đời của Viện nghiên cứu Đông Nam Á.
Đối tượng phục vụ chủ yếu là các nhà nghiên cứu khoa học, các chuyên gia

trong Viện nghiên cứu Đông Nam Á. Ngoài ra, Thư viện còn mở rộng thêm
đối tượng phục vụ là những cán bộ nghiên cứu trong cũng như ngoài nước,
các sinh viên, các bạn đọc khác có nhu cầu đọc tài liệu nghiên cứu về khu vực
Đông Nam Á.
Với đối tượng phục vụ hẹp như vậy, chức năng nhiệm vụ của Thư viện
Viện Đông Nam Á là:
Thư viện lưu trữ các ấn phẩm nghiên cứu về khu vực Đông Nam Á - cụ
thể đó là các tài liệu nghiên cứu về văn hóa, ngôn ngữ, lịch sử, kinh tế, dân
tộc, khảo cổ học, văn học, chính trị ... của các nước trong khu vực và các vấn
đề khác có liên quan.
Tiến hành hoạt động thông tin- thư viện phục vụ cán bộ nghiên cứu nói
chung nhằm đáp ứng nhu cầu tìm tin của bạn đọc một cách đầy đủ, kịp thời và
chính xác nhất. Thư viện cần sử dụng những phương tiện thông tin hiện đại
đồng thời kết hợp việc sử dụng các phương tiện tìm tin truyền thống như hệ
thống mục lục, cùng với việc xây dựng các cơ sở dữ liệu giúp cho những cán
bộ nghiên cứu tìm được tài liệu nhanh nhất trong thời gian ngắn nhất.
Ngoài việc biên soạn và sử dụng các ấn phẩm thông tin thường kỳ, thư
viện còn biên soạn thư mục thông báo khoa học chuyên ngành - chuyên đề,
giúp các nhà nghiên cứu rút ngắn thời gian sưu tầm tài liệu, tập trung thời
gian nghiên cứu, đem lại hiệu quả cao, kết quả của việc nghiên cứu sớm được
áp dụng vào thực tiễn.
12


Ngoài ra, thư viện còn tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu mới hay tài
liệu theo chuyên đề, không những giới thiệu đến độc giả những tài liệu cụ thể
mà còn giúp họ tìm được nguồn tài liệu phong phú, đi sâu nghiên cứu, khai
thác thông tin.
Một nhiệm vụ quan trọng nữa của thư viện là phục vụ đọc, phổ biến
thông tin, khai thác nội dung tài liệu để cung cấp cho người dùng tin. Thư

viện tổ chức phòng đọc, phòng mượn, giúp độc giả khai thác kho tài liệu tổng
hợp, chuyên ngành, chuyên đề, kho báo, tạp chí... tổ chức công tác tra cứu
theo yêu cầu của người dùng.
Căn cứ vào vai trò, chức năng, nhiệm vụ được giao phó, công tác bổ
sung, trao đổi được đầu tư thích đáng, có chính sách phát triển lâu dài, cụ thể,
phù hợp với sự nghiệp hiện đại hóa
• Cơ cấu tổ chức
Hiện nay, Phòng Thông tin - Tư liệu- Thư viện có 5 cán bộ, trong đó có
1 cán bộ tốt nghiệp Đại học ngoại ngữ, Khoa tiếng Pháp và hệ tại chức Đại
học Văn hóa, 1 cán bộ tốt nghiệp đại học thư viện ở Liên Xô cũ, 3 cán bộ trẻ
đều tốt nghiệp Khoa Thông tin - Thư viện Trường Đại học Văn hóa và Đại
học Đông Đô. Họ đều là những người sử dụng tương đối tốt 1 ngoại ngữ
(tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga). Phòng rất chú trọng đến việc nâng cao
trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ trẻ. Các cán bộ trẻ thường xuyên
được cử đi học các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ do Trung tâm Thông tin Tư
liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia, Viện Thông tin Khoa học xã tội tổ
chức. Phòng có 2 cán bộ đang được đào tạo tại khoa Sau Đại học, Trường Đại
học Văn hóa Hà Nội. Do được đào tạo cơ bản, đội ngũ cán bộ trong phòng đã
đảm nhiệm toàn bộ các khâu trong hoạt động thông tin- thư viện, từ việc bổ
sung, thu thập tài liệu đến xử lý thông tin, phục vụ người dùng tin. Các công
việc trong phòng đều được phân công cụ thể, phù hợp với khả năng của từng
cán bộ:
13


- Trưởng phòng phụ trách chung, thực hiện công tác bổ sung, trao đổi tài
liệu.
- Một cán bộ phụ trách phòng đọc, quản lý công tác phục vụ người dùng
tin.
- Một cán bộ quản lý kho tài liệu, theo dõi và nhập sách, báo, tạp chí vào

kho.
- Hai cán bộ thực hiện công tác xử lý nghiệp vụ, biên soạn thư mục, quản
lý các CSDL.
1.2.3 Cơ sở vật chất, kỹ thuật
Là một thư viện tiêu biểu phục vụ cho ngành Đông Nam Á học Việt
Nam cả về nghiên cứu và giảng dạy, Thư viện Đông Nam Á đã được đầu tư
thích đáng để có cơ sở vật chất và các trang thiết bị hiện đại, theo kịp sự phát
triển về kinh tế - xã hội và chủ trương hội nhập của Viện nghiên cứu Đông
Nam Á. Thư viện được bố trí gồm 4 phòng : Phòng bổ sung trao đổi; Phòng
xử lý nghiệp vụ; Phòng đọc; Và kho tại tầng 8, số 1, Liễu Giai. Các phòng
làm việc đều được trang bị hệ thống chiếu sáng, máy hút ẩm, điều hòa, quạt
thông gió. Các phương tiện để làm việc gồm có 5 máy tính (tất cả đều được
nối mạng Internet), 3 máy in laser, scanner, đầu ghi CD, máy photocopy, các
hệ thống phần mềm chuyên dụng phục vụ cho việc phổ biến thông tin và
người dùng tin.
Sơ đồ Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á:

Phòng bổ
sung, trao
đổi

Phòng xử lý
nghiệp vụ

14

Phòng đọc


Kho

1.2.4Đặc điểm người dùng tin
Do trình độ học vấn, tính chất nghề nghiệp là cán bộ nghiên cứu, người
dùng tin thư viện Đông Nam Á dành nhiều thời gian để nghiên cứu và khai
thác thông tin. Nhu cầu tin của họ cũng rất đa dạng và phong phú. Để tìm hiểu
một cách cụ thể về nhu cầu tin người dùng tin, có thể phân ra thành 2 nhóm
người dùng tin chính:
- Nhóm cán bộ nghiên cứu khoa học và giảng dạy
- Nhóm cán bộ quản lý
Nhóm 1: Nhóm cán bộ nghiên cứu và giảng dạy
Đây là nhóm người dùng tin chiếm tỷ lệ cao trong tổng số người dùng tin
của Thư viện Đông Nam Á. Nhóm này còn bao gồm cả sinh viên năm thứ 4
của các trường Đại học. Công việc nghiên cứu cũng như các đề tài, dự án đòi
hỏi các nhà khoa học phải chủ động tìm tòi những thông tin cần thiết, cập
nhật tại các thư viện. Dù thuộc nhiều chuyên ngành khác nhau, nhóm này đều
có mối quan tâm đến các vấn đề lịch sử và hiện đại của khu vực Đông Nam Á
cũng như từng quốc gia trong khu vực. Dạng tài liệu xám được đa số người
dùng tin trong nhóm này rất quan tâm, tập trung các công trình nghiên cứu,
báo cáo khoa học, thông tin chuyên đề, các kỷ yếu hội nghị, hội thảo. Nhu cầu
tin của nhóm này chủ yếu là:
- Thông tin về các công trình nghiên cứu khoa học chuyên ngành Đông
Nam Á.
15


- Thông tin về các vấn đề chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh, quan hệ quốc
tế... của từng quốc gia trong khu vực Đông Nam á.
- Thông tin về các kết quả nghiên cứu khoa học trong và ngoài nước về
các vấn đề khu vực học, đất nước học, các vấn đề hiện đại và truyền thống
của Đông Nam á và của từng quốc gia trong khu vực.

- Thông tin dự báo về các vấn đề chính trị, xã hội, về những tác động của
tình hình thế giới đến các nước trong khu vực.
Thông tin dành cho đối tượng người dùng tin này rất đa dạng nhưng đòi
hỏi ngày càng chuyên sâu để phù hợp với chuyên ngành cũng như vấn đề mà
họ nghiên cứu. Họ luôn yêu cầu được cung cấp những thông tin mới, cập
nhật, đầy đủ và chính xác.
Dạng tài liệu mà nhóm người dùng tin này thường sử dụng ngoài sách,
tạp chí, tư liệu, họ rất quan tâm đến các thông tin chuyên đề, tài liệu dịch,
thông tin trên Internet, các tài liệu điền dã. Các tài liệu điện tử như CD-ROM,
cơ sở dữ liệu, mạng Internet được nhiều người dùng tin sử dụng. Họ cũng rất
hay tìm kiếm thông tin trong các dạng tài liệu cấp 2 như Thư mục chuyên đề,
Thư mục Thông báo sách mới, tài liệu tổng thuật, lược thuật... Các tài liệu này
giúp họ nhanh chóng nắm bắt tình hình nghiên cứu trong, ngoài nước và lựa
chọn, khai thác thông tin nhanh chóng và thuận tiện.
Nhóm 2: Nhóm cán bộ quản lý
Đặc điểm của nhóm người dùng tin này là vừa đảm nhiệm chức năng
lãnh đạo, quản lý ở Viện, vừa trực tiếp tham gia hoặc làm chủ nhiệm các đề
tài, dự án, công trình nghiên cứu. Nhóm này chiếm một tỷ lệ không lớn song
lại có vai trò hết sức quan trọng vì họ là những người tổ chức thực hiện các kế
hoạch nghiên cứu của cơ quan, góp phần đưa ra những kiến nghị và những cứ
liệu khoa học nhằm góp phần hoạch định các chính sách, giải quyết các vấn
đề của Việt Nam liên quan đến khu vực và quốc tế. Để đảm đương được
nhiệm vụ này, nhóm người dùng tin là cán bộ lãnh đạo, quản lý cần được
16


cung cấp những thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời. Ngoài những thông
tin sâu về chuyên ngành, họ còn cần những thông tin tổng hợp thuộc nhiều
lĩnh vực. Thông tin dành cho họ càng cô đọng, súc tích càng tốt.
Đặc điểm nhu cầu tin của nhóm này là:

- Thông tin về hệ thống các văn bản pháp luật, chỉ thị, nghị quyết, chủ
trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về quản lý khoa học (đặc biệt là
quản lý cơ quan nghiên cứu liên ngành và đa ngành) và chính sách đối với
khu vực.
- Thông tin về chiến lược phát triển kinh tế - xã hội, về diễn biến chính
trị, chính sách ngoại giao của các nước Đông Nam Á, xu hướng phát triển nội
tại của khu vực, sự phát triển của khu vực trong mối quan hệ với bên ngoài.
- Thông tin nhanh, có tính dự báo về các vấn đề "nóng" của khu vực.
Các thông tin này thường ở dạng đã được chọn lọc, xử lý, gia cố như Tin
nhanh, Tin tham khảo đặc biệt, thông tin chuyên đề, tổng quan, tổng luận...
Việc tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin phục vụ cán bộ lãnh đạo,
quản lý là một việc làm hết sức quan trọng. Yêu cầu đáp ứng thông tin phải
đầy đủ, toàn diện, giúp làm tăng hàm lượng khoa học trong các quyết định
làm cơ sở để xác định chiến lược phát triển của Viện được tốt hơn.
1.3. VAI TRÒ CỦA NGUỒN LỰC THÔNG TIN VỚI THƯ VIỆN
ĐÔNG NAM Á
Xu hướng phát triển – kinh tế xã hội hiện nay ngày càng dựa vào việc
cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời các nguồn tin. Thông tin được chuyền
giao theo nhiều cách khác nhau qua các hình thức khác nhau như; sách, báo,
tạp chí và các vật mang tin hiện đại khác. Có thể coi đây là bộ nhớ tập thể của
nhân loại, là cơ sở của sự tiến bộ xã hội
Thực tiễn phát triển kinh tế - xã hội ngày càng khẳng định vai trò vô
cùng quan trọng của thông tin – thư viện. Trong điều 1 chương I của Pháp
17


lệnh thư viện đã khẳng định: “ Thư viện có chức năng, nhiệm vụ giữ gìn di
sản thư tịch của dân tộc; thu thập, tàng trữ, tổ chức việc khai thác và sử dụng
chung vốn tài liệu trong xã hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin
phục vụ nhu cầu học tâp, nghiên cứu, công tác và giải trí của mọi tầng lớp

nhân dân; góp phần nâng cao trí tuệ, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài,
phát triển khoa học công nghệ kinh tế, văn hóa, phục vụ công cuộc công
nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước’
Nguồn lực thông tin là một phần của sản phẩm trí tuệ, là sản phẩm lao
động có khoa học, kiến thức, suy nghĩ, sáng tạo của con người, phản ánh
những kiến thức được kiểm soát và được ghi lại dưới dạng vật chất nào đó.
Những thông tin đó phải được cấu trúc, tổ chức lại giúp cho con người có thể
tìm được chúng theo nhiều cách thức khác nhau, để khai thác chúng thoe
nhiều phương thức khác nhau.
Nguồn lực thông tin được coi là phần tích cực của tiềm lực thông tin,
được kiểm soát sao cho người ta có thể truy cập, tìm kiếm, khai thác, sử dụng
được và phục vụ được cho các mục đích khác nhau trong hoạt động của con
người
Trải qua quá trình dài hình thành và phát triển Thư viện Đông Nam Á đã
xây dựng được nguồn lực thông tin phong phú và đa dạng ngoài các tài liệu
có được qua các nguồn như: mua, trao đổi, tặng biếu…thư viện còn chú trọng
khai thác các nguồn lực ở dạng thức điện tử, đồng thời tiến hành hợp tác chia
sẻ nguồn lực thông tin với các thư viện trong nước và ngoài nước

Chương 2
XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI
THƯ VIỆN ĐÔNG NAM Á
2.1 NGUỒN GỐC CỦA NGUỒN LỰC THÔNG TIN
18


Nguồn lực thông tin Thư viện Đông Nam Á đã được thừa kế và chọn
lọc trong 30 năm xây dựng và trưởng thành. Nguồn lực thông tin của thư viện
ngày càng phát triển về số lượng và chất lượng. Số lượng tài liệu khi mới
thành lập thư viện chỉ có 211 bản sách nhưng so với ngày nay lên tới 19.226

bản (sách, tư liệu...), hàng trăm loại báo, tạp chí. Lúc đầu, trang thiết bị của
thư viện còn rất nghèo nàn, chỉ có một số bàn ghế phục vụ việc đọc của cán
bộ trong thư viện và vài giá sách.
Cùng với sự trưởng thành của thư viện Đông Nam Á trong 30 năm qua,
Thư viện đã từng bước tăng cường chất lượng vốn tài liệu, hoàn thiện bộ máy
tra cứu, nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc, là một trong những thư viện đi
đầu trong quá trình tin học hóa hoạt động thông tin - thư viện của Viện Khoa
học xã hội Việt Nam. Nguồn lực thông tin của thư viện ngày càng đa dạng và
phong phú, ngoài các nguồn tài liệu văn bản truyền thống, ngày nay nguồn tin
đã được bổ sung thêm các dạng thức điện tử. Thư viện đã xây dựng được 4
cơ sở dữ liệu là:
- Cơ sở dữ liệu sách (bao gồm sách tiếng Việt, sách tiếng Latinh và sách
tiếng bản địa)
- Cơ sở dữ liệu tạp chí
- Cơ sở dữ liệu tư liệu
- Cơ sở dữ liệu sách tiếng Nga
Hiện nay, lượng sách, báo, tạp chí trong thư viện đã tăng lên rất nhiều.
Kho sách của thư viện đã có khoảng 12.000 cuốn sách với nhiều ngôn ngữ
như sách tiếng Việt, tiếng Latinh, tiếng Nga và sách tiếng bản địa (tiếng
Melayu, tiếng Thái, tiếng Tagalog). Kho tư liệu sau khi kiểm kê và củng cố
lại có 1310 bản, 50 loại tạp chí tiếng Việt và tiếng Latinh, 40 loại báo trong
nước. Bước đột phá và tạo nên sự biến đổi về chất của nguồn lực thông tin tại
Thư viện Đông Nam Á bắt đầu từ năm 1995 khi thư viện có mối quan hệ trao
đổi với Thư viện Quốc hội Mỹ và một số thư viện thuộc các trường Đại học ở
19


Mỹ như Berkeley (California), Washington, Cornell, Yale, Thư viện Viện
nghiên cứu Đông Nam á Singapore, Trường Đại học Chulalongkorn,
Thammasat (Thái Lan), Trường Đại học Tổng hợp Philippines, Trường Đại

học Malaya (Malaysia)... Nguồn tài liệu, sách báo quý hiếm đã được tăng
cường cả về số lượng và chất lượng.
2.2 CHÍNH SÁCH PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN
Nguồn lực thông tin là nền tảng chính cho mọi hoạt động thông tin thư
viện, đó chính là cơ sở để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin, để thực
hiện sự hợp tác, trao đổi, chia sẻ nguồn lực giữa các thư viện và cơ quan
thông tin. Xây dựngchính sách phát triển nguồn lực thông tin phong phú giúp
cho thư viện thu hút được đông đảo người dùng tin trên cơ sở đó hoàn thành
tốt chức năng và nhiệm vụ của mình.
Xây dựng chính sách phát triển nguồn tin tức là xác định những nhu cầu
trước mắt và lâu dài của người dùng tin, đặt ra những ưu tiên trong sự phân bố
kinh phí để đáp ứng nhu cầu của họ. Đồng thời thiết lập những tiêu chuẩn,
chất lượng cho việc lựa chọn và thanh lọc tài liệu, trên cơ sở đó làm giảm tính
chủ quan của cá nhân khi lựa chọn tài liệu.
Vì chính sách phát triển nguồn tin quan trọng như thế nên khi xây dựng
chính sách phát triển nguồn tin cần phải bao quát được những vấn đề sau:
• Khái quát chức năng nhiệm vụ và định hướng phát triển của thư viện, nêu lên
bản chất và phạm vi của nguồn tin, nguồn tư liệu mà thư viện có ý định xây
dựng
• Đưa ra những hướng bổ sung ưu tiên, mức độ bổ sung cho từng chủ đề, từng
chuyên ngành cụ thể
• Đưa ra các tiêu chuẩn lựa chọn các loại hình tài liệu cũng như các tiêu chí
thanh lọc và loại bỏ khỏi kho tư liệu các tài liệu không còn phù hợp
• Đảm bảo tính nhất quán và tính liên tục trong các giai đoạn phát triển nguồn
tin
20


• Đảm bảo sự hài hòa, cân đối giữa các loại hình tài liệu như: sách, chuyên
khảo, ấn phẩm định kỳ, tài liệu không công bố, tài liệu điện tử.

• Thư viện luôn đảm bảo sự phân bố kinh phí phù hợp theo từng loại hình tài
liệu, từng lĩnh vực nội dung của tài liệu, theo thời gian và phù hợp với nhu
•
•
•
•
•

cầu dùng tin của người sử dụng
Thu thập các xuất bản phẩm trong nước và quốc tế
Phối hợp bổ sung các tài liệu nước ngoài
Tự xây dựng các loại cơ sở dữ liệu khác nhau
Tổ chức bảo quản lưu trữ lâu dài các sản phẩm thông tin
Thư viện cần phải khai thác nhiều nguồn thông tin, nhiều kênh thông tin khác
nhau phản ánh đối tượng nghiên cứu dưới nhiều góc độ, nhiều quan điểm

khác nhau.
• Chú trọng việc trao đổi, đặt mua để tạo lập được vốn tài liệu đúng chủng loại,
số lượng và chất lượng ngày càng sát hơn với yêu cầu của các nhà nghiên cứu
2.3 CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN
2.3.1 Tìm và lựa chọn
Căn cứ vào chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước, chức năng
nhiệm vụ, nhu cầu tin của người đọc mà thư viện Đông Nam Á tìm và lựa
chọn những tài liệu bổ sung vào thư viện:
- Thông tin về các công trình nghiên cứu khoa học chuyên ngành Đông
Nam Á.
- Thông tin về các vấn đề chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh, quan hệ quốc
tế... của từng quốc gia trong khu vực Đông Nam Á.
- Thông tin về các kết quả nghiên cứu khoa học trong và ngoài nước về
các vấn đề khu vực học, đất nước học, các vấn đề hiện đại và truyền thống

của Đông Nam Á và của từng quốc gia trong khu vực.
- Thông tin dự báo về các vấn đề chính trị, xã hội, về những tác động của
tình hình thế giới đến các nước trong khu vực.
- Thông tin về hệ thống các văn bản pháp luật, chỉ thị, nghị quyết, chủ
trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về quản lý khoa học (đặc biệt là
21


quản lý cơ quan nghiên cứu liên ngành và đa ngành) và chính sách đối với
khu vực.
- Thông tin về chiến lược phát triển kinh tế - xã hội, về diễn biến chính
trị, chính sách ngoại giao của các nước Đông Nam á, xu hướng phát triển nội
tại của khu vực, sự phát triển của khu vực trong mối quan hệ với bên ngoài.
- Thông tin nhanh, có tính dự báo về các vấn đề "nóng" của khu vực.
2.3.2 Phương pháp phát triển nguồn lực thông tin
Phương pháp phát triển nguồn lực thông tin của Thư viện Viện Đông
Nam Á được bổ sung theo 2 nguồn chính. Đó là nguồn mua, nguồn trao đổi :
Nguồn mua
* Tài liệu tiếng Việt:
Nguồn tài liệu nhập vào thư viện thường được mua tại các cơ quan phát
hành sách, các nhà xuất bản hoặc các cửa hàng kinh doanh sách báo của nhà
nước. Căn cứ vào danh mục của các cơ quan phát hành sách gửi đến, Thư
viện lựa chọn những sách cần mua theo hướng các đề tài nghiên cứu. Vì vậy,
sách được lựa chọn tương đối kỹ lưỡng về mặt nội dung và giá trị khoa học,
đáp ứng một phần nhu cầu của đa số người dùng tin. Mỗi năm, thư viện nhập
vào khoảng 200-250 đầu sách tiếng Việt. Tuy nhiên, do kinh phí có hạn nên
mỗi đầu sách chỉ gồm 1 bản.
+ Về báo, tạp chí:
Mỗi năm thư viện đặt mua khoảng 12 loại báo, 32 tạp chí. Các tạp chí
hầu hết do các Viện, các Trung tâm trong Viện Khoa học xã hội Việt Nam

xuất bản, ngoài ra còn có một số tạp chí có liên quan đến nghiên cứu Đông
Nam Á như Tạp chí Cộng sản, Nghiên cứu Quốc tế, Tạp chí Văn hóa nghệ
thuật, Xưa và Nay, Thời báo Kinh tế Sài gòn...Ngoài ra, Thư viện còn đặt 5
loại bản tin như Tin tham khảo, Tài liệu tham khảo đặc biệt, Tin Kinh tế,
chuyên san Các vấn đề quốc tế... Kinh phí dành để mua báo, tạp chí hàng năm
thường dao động trong khoảng từ 16-20 triệu đồng (4-5 triệu đồng/quý).
22


* Tài liệu tiếng nước ngoài
Thư viện thường đặt mua sách báo ngoại văn thông qua Xunhasaba.
Ngoài ra, thư viện còn đặt mua thêm một số sách thông qua Fahasa và
Culturimex. Các thủ tục đặt mua sách nước ngoài phức tạp hơn sách tiếng
Việt, tuy nhiên do có nhiều catalog, danh mục (có kèm theo giới thiệu nội
dung chi tiết) từ Xunhasaba và một số nhà xuất bản gửi về nên thư viện có
điều kiện chủ động lựa chọn sách phù hợp với nhu cầu và phân bổ tỷ lệ thích
hợp cho từng ngôn ngữ và từng chủ đề. Tuy nhiên, số sách bổ sung chủ yếu
bằng tiếng Anh.
Nguồn trao đổi
Ngoài nguồn tài liệu có được do đặt mua, số lượng sách, báo và tạp chí
của Thư viện Đông Nam Á cũng được bổ sung về khá nhiều thông qua con
đường trao đổi. Trao đổi tài liệu là một trong những phương thức để bổ sung
tài liệu khoa học trong nước và nước ngoài hiện đang có xu hướng ngày càng
phát triển mạnh trên thế giới.
Do có quan hệ trao đổi với Thư viện Quốc hội Mỹ từ năm 1989 nên rất
nhiều tài liệu, tạp chí quan trọng đã được nhập vào thư viện Đông Nam Á.
Việc trao đổi này mang lại lợi ích tài chính rất lớn, thông qua việc gửi một số
sách và tạp chí do Viện xuất bản, thư viện đã nhận lại số lượng tài liệu ngang
bằng nhưng giá trị thì lớn hơn rất nhiều. Hiện nay, Thư viện đang trao đổi
định kỳ tạp chí Nghiên cứu Đông Nam Á (2 tháng gửi 1 số) với 4 nơi: Thư

viện Quốc hội Mỹ, Đại học Berkeley (California), Đại học Washington, Viện
nghiên cứu Đông Nam á Singapore.
Thư viện cũng có nguồn bổ sung tài liệu thông qua việc trao đổi với các
thư viện trong Viện Khoa học xã hội Việt Nam. Tuy nhiên lượng tài liệu cũng
không nhiều và chưa được tiến hành thường xuyên.
2.3.3 Nhận tài liệu
23


Các cán bộ khoa học công tác tại Viện khi có sách xuất bản bằng nguồn
kinh phí do Viện Khoa học xã hội Việt Nam cấp phải nộp cho Thư viện từ 510 cuốn. Số sách này được thư viện sử dụng để trưng bày, nhập vào kho sách
và tiến hành trao đổi với các thư viện, các nhà khoa học trong và ngoài nước.
Ngoài ra còn có các kỷ yếu hội thảo trong nước và quốc tế do cán bộ đi dự về
tặng lại thư viện, các công trình nghiên cứu khoa học cấp Bộ, cấp Viện, sách
trong chương trình Việt Nam học và một số tuyển tập do Viện Khoa học xã
hội Việt Nam xuất bản, sách phục vụ các đề tài cấp Nhà nước (sau khi nghiệm
thu). Từ năm 2000, các luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ của cán bộ trong Viện
cũng được nộp vào Thư viện. Tạp chí Nghiên cứu Đông Nam á và Đông Nam
Á (do Hội Khoa học Đông Nam Á Việt Nam xuất bản) cũng thường xuyên
tặng cho Thư viện 1 bản.
Về tài liệu tiếng nước ngoài, thư viện cũng nhận được một số tài liệu
thông qua sứ quán các nước Trung Quốc, Singapore, Thái Lan, Lào,
Campuchia, Indonesia, Malaysia..., một số cơ quan, trường Đại học, các nhà
khoa học nước ngoài đến công tác tại Viện gửi tặng. Năm 2002, sứ quán
Australia tặng thư viện 500 cuốn sách, bà Barbara Cohen gửi tặng 150 cuốn
sách.
Số lượng tài liệu thư viện nhận được thông qua nguồn nhận tặng tuy
không có nhiều và thường xuyên nhưng tất cả đều được xử lý về mặt nội dung
và đưa vào phục vụ người dùng tin.
2.3.4 Theo dõi sử dụng tài liệu

Qua quá trình theo dõi bạn đọc tới thư viện Đông Nam Á, nhận thấy rằng
bạn đọc thường sử dụng các tài liệu :
Về lĩnh vực thông tin
Các tài liệu về lịch sử và văn hóa được nhiều người quan tâm phù hợp
với định hướng nghiên cứu của thư viện đã vạch ra, các vấn đề về chính trị,
24


xã hội, quan hệ quốc tế, tôn giáo hiện nay cũng thu hút được sự quan tâm của
bạn đọc bởi vì nó có liên quan trực tiếp đến các công trình, đề tài nghiên cứu
hiện nay.
Nhu cầu tin của bạn đọc ở Thư viện Đông Nam Á gồm nhiều lĩnh vực
khác nhau, nội dung nhu cầu tin khá đa dạng, liên quan đến nhiều lĩnh vực
trong đời sống xã hội của các nước trong khu vực Đông Nam Á. Đó là do cơ
cấu tổ chức của Viện nghiên cứu Đông Nam á được cấu trúc theo 2 chiều:
nghiên cứu quốc gia và nghiên cứu những vấn đề chung của cả khu vực. Khi
nghiên cứu quốc tế, khu vực học thì phương pháp nghiên cứu là đa ngành và
liên ngành. Các nhà khoa học phải vận dụng những khám phá, những quy luật
của ngành này để tìm hiểu quy luật hoặc định hướng tìm tòi cho một ngành
khác, xác định những điểm giao thoa giữa các ngành và tìm ra mối liên hệ
giữa các thành tố để tìm ra quy luật chung của chỉnh thể văn hóa thông qua
một hệ thống đề tài.
Quốc gia quan tâm
Khu vực Đông Nam Á được bạn đọc quan tâm nhiều nhất , tiếp đó là
Việt Nam , Thái Lan, Lào và Campuchia cũng là hai quốc gia thu hút được
nhiều người lựa chọn. Đáng chú ý là các quốc gia hải đảo như Indonesia ,
Malaysia , Philippines và Singapore cũng thu hút được sự quan tâm. Tuy
nhiên, mức độ quan tâm đến từng quốc gia cũng không đồng đều. Thái Lan
thu hút được nhiều số người dùng tin quan tâm bởi vì trong Viện có nhiều cán
bộ nghiên cứu về nền văn hóa, chính trị, xã hội, ngoại giao và quan hệ Việt

Nam - Thái Lan. Thái Lan cũng là một trong những quốc gia phát triển nhất ở
Đông Nam Á.
Số lượng bạn đọc quan tâm đến các quốc gia hải đảo như Indonesia,
Malaysia, Philippines và Singapore tương đối đồng đều nhưng không nhiều
như các quốc gia khác bởi vì số lượng người nghiên cứu về Đông Nam Á hải
đảo không nhiều như nghiên cứu về Đông Nam Á lục địa, sự hiểu biết về các
25