Lập kế hoạch tác nghiệp Công ty cổ phần phát triển kỹ thuật điện và thương mại KBS

Header Page 1 of 16.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
KHOA HỌC QUẢN LÝ


 

Đề tài: Lập kế hoạch tác nghiệp Công ty cổ phần
phát triển kỹ thuật điện và thương mại KBS
Lớp tín chỉ: Quản lý học_ 10
Sinh viên thực hiện:

Hà Nội, Năm 2016

MỤC LỤC
1|Page

Footer Page 1 of 16.


Header Page 2 of 16.

LỜI NÓI ĐẦU .............................................................................................................................................3
PHẦN I : NỘI DUNG MỘT BẢN KẾ HOẠCH.......................................................................................4
I/ Mục tiêu. ...............................................................................................................................................4
II/ Giải pháp, phương án. .......................................................................................................................5
III/ Nguồn lực...........................................................................................................................................6
PHẦN II : LẬP KẾ HOẠCH .....................................................................................................................7
A/ TÌNH HUỐNG........................................................................................................................................7
B/ LẬP KẾ HOẠCH TÁC NGHIỆP. ........................................................................................................7

I/ Phân tích các yếu tố quyết định kế hoạch..........................................................................................7
II/ Xác định mục tiêu, chỉ tiêu kế hoạch. ...............................................................................................8
III/ Xác định các hoạt động thực hiện. ..................................................................................................9
IV/ Nhóm các hoạt động lại để tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực. .......................................... 10
V/ Xác định, tính tốn các nguồn lực.................................................................................................. 10
VI/ Thiết lập các bộ phận.( Không cần thiết). ..................................................................................... 11
VII/ Xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cho cá nhân........................................................ 11
IIX/ Quy định mối quan hệ phối hợp giữa các thành viên, bộ phận khi tham gia thực hiện kế
hoạch...................................................................................................................................................... 12
IX/ Xác định rủi ro có thể và đối sách hạn chế rủi ro đó. ................................................................. 12
X/ Viết thành văn bản,trình phê duyệt và ban hành chính thức...................................................... 13
C/ BẢN KẾ HOẠCH TÁC NGHIỆP. .................................................................................................... 14

2|Page

Footer Page 2 of 16.


Header Page 3 of 16.

LỜI NĨI ĐẦU
Trong cơng tác quản lý tổ chức, Lập kế hoạch là khâu đầu tiên trong quy trình
quản lý. Lập kế hoạch có vai trị quyết định đến mục tiêu, hướng đi, sự thành bại của một
tổ chức. Và trong bài viết này chúng ta sẽ tìm hiểu về các thành phần của một bản kế
hoạch, dựa vào trình tự lập kế hoạch để tạo lập một kế hoạch cụ thể.
Lập kế hoạch bao gồm lập kế hoạch chiến lược và lập kế hoạch tác nghiệp. Về
mặt tổng quát, quy trình lập kế hoạch bao gồm năm bước, bao gồm: Phân tích mơi
trường, xác định mục tiêu, xây dựng các phương án, đánh giá và lựa chọn các phương án
tối ưu, quyết định kế hoạch.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ phân tích nội dung một bản kế hoạch; quan trọng

hơn nữa là lập một bản kế hoạch tác nghiệp, do đó sẽ phải vận dụng quy trình lập kế
hoạch tác nghiệp như sau: Phân tích các yếu tố quyết định kế hoạch; xác định các mục
tiêu /chỉ tiêu; xác định các hoạt động phải thực hiện; nhóm các hoạt động theo nhóm
nhiệm vụ; tính toán nguồn lực; thiết lập các bộ phận; xác định quyền hạn, nhiệm vụ, trách
nhiệm cho mỗi bộ phận;quy định mối quan hệ phối hợp giữa các bộ phận; xác định rủi ro,
nguồn dự phòng; viết văn bản, phê duyệt , ban hành.
Sau đây chúng ta sẽ đi vào sử dụng từng bước một của q trình, rồi từ đó lập lên
một bản kế hoạch cụ thể và đầy đủ.

3|Page

Footer Page 3 of 16.


Header Page 4 of 16.

PHẦN I
NỘI DUNG MỘT BẢN KẾ HOẠCH
Các kế hoạch cho một tổ chức, một hệ thống xã hội là vô cùng đa dang. Tuy
nhiên, dù tiếp cận dưới góc độ nào đi chăng nữa thì một bản kế hoạch cũng chứa đựng
những nội dung cốt yếu như: mục tiêu, giải pháp và nguồn lực.
I/ Mục tiêu.
Xác định những kết quả tương lai mà nhà quản lý mong muốn (kỳ vọng) đạt
được. Các mục tiêu này có thể được thiết lập trên cơ sở các kết quả đã đạt được trong quá
khứ, những nguồn lực có giới hạn của nền kinh tế và của tổ chức, cũng có thể là những
mong muốn của nhà quản lý và những sức ép từ phía xã hội, tổ chức hoặc những biến
động của môi trường đặt ra những thách thức đối với nhà quản lý.
Các mục tiêu sẽ xác định các kết quả cần thu được và chỉ ra các điểm kết thúc
trong các việc cần làm, nơi nào cần chú trọng ưu tiên, cái gì cần phải hồn thành bằng
một mạng lưới các chiến lược, các chính sách, thủ tục, quy tắc, ngân quỹ, chương trình

…
Như vậy các mục tiêu đưa ra cần phải xác định rõ thời hạn thực hiện và được
lượng hóa đến mức cao nhất có thể. Mặc dù tổ chức thường có cả 2 loại mục tiêu định
tính và định lượng nhưng những loại mục tiêu định lượng có vẻ rõ ràng và dễ thực hiện
hơn.
 Phân loại.
Hệ thống mục tiêu của tổ chức phân loại dựa trên các căn cứ:
- Vị trí thứ bậc của mục tiêu: một tổ chức có thể có 2 loại mục tiêu là mục tiêu hàng đầu
và mục tiêu hàng thứ hai.
Những mục tiêu hàng đầu liên quan đến sự sống còn và thành đạt của tổ chức.
Đối với 1 cơng ty, đó là mục tiêu về lợi nhuận, doanh số hay thị phần. Không đạt được
một mức lợi nhuận, mức doanh số hay mức thị phần trong một thời kỳ nhất định nào đó,
cơng ty có thể bị phá sản.
Mục tiêu hàng thứ hai là liên quan đến tính hiệu quả của tổ chức.Chúng cũng rất
quan trọng đối với sự thành công của tổ chức, nhưng không phải lúc nào cũng ảnh hưởng
4|Page

Footer Page 4 of 16.


Header Page 5 of 16.

đến sự sống còn. Các mục tiêu này có thể thể hiện mức độ quan tâm của khách hàng đối
với sản phẩm của tổ chức, sự phát triển sản phẩm mới, tính hiệu quả của quản lý, v.v.
Trong những năm gần đây, các tổ chức ở cả khu vực nhà nước và tư nhân đều
chú trọng tới các mục tiêu hàng thứ hai nhằm mục đích thu hút khách hàng, mở rộng và
phát triển thị trường, đồng thời cũng rất quan tâm đến mục tiêu thứ nhất vì đó là những
mục tiêu có ảnh hưởng trực tiếp và lâu dài đến sự sống còn của tổ chức. Cho dù có chú
trọng đến mục tiêu nào hơn chăng nữa, điều quan trọng là phải xác định mục tiêu thật rõ
ràng, có thể đo lường được và có tính khả thi. Ngồi ra, cũng phải xác định rõ trách

nhiệm trong việc thực hiện mục tiêu và thời hạn phải hoàn thành.
- Thời gian: Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
- Các bộ phận, nhóm khác nhau trong tổ chức: gồm mục tiêu của các cổ đông, mục tiêu
của ban giám đốc, mục tiêu của người lao động …
- Theo các loại chiến lược tương ứng: hệ thống mục tiêu sẽ được xem xét dưới góc độ là
mục tiêu chung của toàn bộ tổ chức hay là mục tiêu riêng của từng bộ phận đơn vị trong
tổ chức, thậm chí có thể là mục tiêu theo các chức năng (thương mại, sản xuất, tài chính,
nhân lực, …).
II/ Giải pháp, phương án.
- Là những phương thức chủ yếu sẽ thực hiện để đạt được các mục tiêu đã đặt ra.
- Các giải pháp đưa ra cần phải được xem xét những điểm mạnh, điểm yếu.
- Tiếp theo là đánh giá các phương án theo các tiêu chuẩn phù hợp với mục tiêu, trung
thành cao nhất với các tiền đề đã xác định.
Một phương án có thể có lợi nhuận cao song cần vốn đầu tư lớn và thời gian thu
hồi vốn đầu tư chậm; phương án khác có thể ít lợi nhuận song cũng ít rủi ro hơn; một
phương án khác nữa có thể thích hợp với mục tiêu dài hạn tuy nhiên tính khả thi khơng
cao.
Do trong hầu hết mọi tình huống đều có rất nhiều phương án và có vơ số các biến
số và ràng buộc cần phải xem xét cho nên sự đánh giá có thể trở nên vơ cùng khó khăn.
Chính vì vậy, khi các phương án đưa ra xem xét đánh giá cần dựa trên một số căn cứ sau:
+ Phương án nào thực hiện được mục tiêu và có ảnh hưởng mạnh nhất đến mục tiêu.
+ Phương án nào sử dụng có hiệu quả nguồn lực của tổ chức.
+ Phương án nào tạo được sự ủng hộ của các cấp quản lý và người thực hiện.
5|Page

Footer Page 5 of 16.


Header Page 6 of 16.

+ Phương án nào phản ánh tốt nhất tiêu chuẩn đã chọn.
Không phải lúc nào các phương án đưa ra cũng sẽ phù hợp vì vậy để hạn chế rủi
ro và tăng tính chủ động, cần phải có các phương án dự phịng.
Việc đưa ra các giải pháp, phương án là hoạt động trung tâm và quan trọng nhất
của bản kế hoạch, nó điều cốt lõi tạo nên một bản kế hoạch đúng hướng và tạo sự thành
công khi thực hiện.
III/ Nguồn lực
- Là những phương tiện mà hệ thống sử dụng để thực hiện mục tiêu.
-

Có thể có nhiều cách phân loại nguồn lực. Bất kỳ hệ thống nào dù là tổ chức kinh

doanh, tổ chức nhà nước hay tổ chức phi lợi nhuận, đều phải huy động các nguồn lực
khác nhau để thực hiện mục tiêu của mình.
 Phân loại
- Theo khả năng huy động, gồm nguồn lực hiện có và nguồn lực tiềm năng.
+ Nguồn lực hiện có là những nguồn lực đã có sẵn, chỉ cần đưa chúng vào sử dụng.
+ Nguồn lực tiềm năng là những nguồn lực mà nhà quản lý có thể có trong tương lai –
đây là loại nguồn lực chưa chắc chắn, nên để có nó nhà quản lý phải có những biện pháp
huy động và tính đến tính khơng chắc chắn của nó.
- Theo tính chất của nguồn lực, có thể phân thành:
+ Nguồn nhân lực
+ Nguồn lực tài chính
+ Nguồn lực vật chất
+ Nguồn lực thơng tin
- Theo biểu hiện của nguồn lực, gồm có:
+ Nguồn lực hữu hình: nhân lực, vốn, máy móc, thiết bị, các nguồn lực vật chất,…
+ Nguồn lực vơ hình: trí tuệ, uy tín, thương hiệu, mối quan hệ, …
Khi nguồn lực hữu hình ngày càng hạn chế thì người ta càng chú ý khai thác và
phát triển nguồn lực vơ hình.

Tóm lại, mục tiêu, giải pháp và nguồn lực có mối quan hệ vơ cùng mật thiết với
nhau. Để có một kế hoạch khả thi, các mục tiêu phải được xác định phù hợp với nguồn
lực có thể có.Việc đề ra các giải pháp xuất phát từ mục tiêu và hướng đến mục tiêu.Quan
điểm lập kế hoạch hướng tới kết quả đòi hỏi nhà quản lý phải từ mục tiêu cần đạt mà tính
6|Page

Footer Page 6 of 16.


Header Page 7 of 16.

toán các nguồn lực đầu vào cần phải huy động.Hơn nữa, nguồn lực có thể có lại phải chịu
ảnh
hưởng bởi chính những giải pháp mà nhà quản lý dự kiến.

PHẦN II
LẬP KẾ HOẠCH TÁC NGHIỆP
A/ TÌNH HUỐNG
Công ty cổ phần phát triển kỹ thuật điện và thương mại KBS là một công ty hoạt
động trên lĩnh vực mua bán lắp đặt các thiết bị điện lạnh,điện máy, điện công nghiệp với
địa bàn hoạt động chủ yếu là Hà Nội và các tỉnh lân cận. Sắp tới, công ty này sẽ thực hiện
một hợp đồng lắp đặt thiết bị điều hịa cho các văn phịng của cơng ty cổ phần cơng trình
đường sắt 875 ( Ký hiệu hợp đồng: DHVP875). Trong hợp đồng này, công ty KBS phải
thực hiện mua mới và lắp đặt hệ thống máy điều hịa cho phía cơng ty Cơng Trình Đường
Sắt 875. Chúng ta sẽ lập một bản kế hoạch tác nghiệp cụ thể để giúp công ty KBS thực
hiện hợp đồng này hiệu quả.

B/ LẬP KẾ HOẠCH TÁC NGHIỆP.
Đóng vai trị là bộ phận thực hiện hợp đồng này, do ban giám đốc lập ra, chúng
ta sẽ thực hiện lập kế hoạch cho hợp đồng. Bài viết sẽ vận dụng quy trình lập kế hoạch

tác nghiệp gồm 10 bước để thực hiện lập bản kế hoạch này.
I/ Phân tích các yếu tố quyết định kế hoạch.
Mục tiêu và yêu cầu của ban giám đốc công ty KBS là thực hiện hợp đồng này
chỉ trong vòng 5 ngày, bao gồm cả việc mua mới, vận chuyển và lắp đặt hồn thiện cơng
trình; cơng trình lắp đặt xong phải vận hành tốt, đảm bảo tính hệ thống, những u cầu về
kỹ thuật. Ngồi ra phải thực hiện được việc phân bổ nguồn lực hiệu quả,hợp lý, tiết kiệm
chi phí.
Về phía cơng ty 875-khách hàng của KBS, cơng ty đó u cầu bên KBS bàn giao
cơng trình trước ngày 21/10/2013. Cơng trình khi thực hiện xong phải đảm bảo các yêu

7|Page

Footer Page 7 of 16.


Header Page 8 of 16.

cầu cơ bản, phải đảm bảo tính thầm mỹ trong bố trí, tránh cồng kềnh, vướng mắc. Loại
điều hịa được chọn phải phù hợp với kích cỡ và chức năng của từng phòng.
Một yếu tố nữa chi phối bản kế hoạch đó là: Văn phịng cơng ty Cơng Trình
Đường sắt 875 ( CTĐS 875) nằm ở địa bàn huyện Đông Anh- Hà Nội, tương đối xa so
với nguồn hàng, do đó phải tính tốn cách thức và chi phí vận chuyển phù hợp.
Nguồn lực của KBS có hạn, hơn nữa phải đồng thời thực hiện nhiều hợp đồng
nên phải có kế hoặc phân bổ hợp lý, đảm bảo cân đối tài chính và việc thực hiện các hợp
đồng khác.
II/ Xác định mục tiêu, chỉ tiêu kế hoạch.
1/ Mục tiêu
Căn cứ vào mục tiêu, yêu cầu của ban giám đốc và khách hàng, chúng ta đề ra
các mục tiêu như sau:
+ Hồn thành cơng việc trong thời gian ngắn nhất, đáp ứng yêu cầu của khách hàng,

trước ngày 21/10/2013 là phải bàn giao cơng trình.
+ Phân phối hợp lý các nguồn lực của công ty, về tài chính, nhân lực, máy móc thiết bị để
có thể cùng lúc thực hiện các hợp đồng song song cùng hợp đồng này.
+ Tiết kiệm chi phí.
+ Đạt lợi nhuận tối ưu.
2/ Chỉ tiêu.
Cơng ty KBS hiện chỉ có 8 nhân viên thực hiện lắp đặt, với số vốn ít, vì thế chỉ
tiêu đưa ra phải phù hợp với điều kiện nguồn lực. Căn cứ dựa trên mục tiêu và nguồn lực
hiện có, ta đặt ra các chỉ tiêu sau:
+ Hồn thành công việc sau 5 ngày thực hiện hợp đồng.
+ Thực hiện cùng lúc với 1 hợp đồng khác.
+ Lợi nhuận đạt được 20% lợi nhuận so với số vốn đầu tư trước đó.

8|Page

Footer Page 8 of 16.


Header Page 9 of 16.

III/ Xác định các hoạt động thực hiện.
Ở phần này chúng ta trả lời câu hỏi : Chúng ta cần phải làm gì để hồn thành
cơng việc, đạt mục tiêu/chỉ tiêu đã đề ra? Biểu đồ Gantt sau đây sẽ chỉ ra điều đó một
cách trực quan nhất.

STT

Biểu đồ Gantt

Công việc

Chịu trách

Bắt

Kết

nhiệm

đầu

thúc

14/10

14/10

14/10

14/10

Thời
gian

Tháng

(giờ)

Đến công ty CTĐS 875, tính số
1

phịng, kích cỡ phịng, địa hình Trịnh Văn Ba

5

10

khu nhà, phịng ốc.
2

Lựa chọn loại máy, cơng suất,
nhãn hiệu.
Thống kê, kế tốn nguồn tài

3

chính, chi tiền cho các hoạt
động.

4

5

Lựa chọn nhà cung cấp, đặt mua
hàng.

Phạm Văn
Bảy

10

Bùi Thị

10

Phương
Phạm Văn
Bảy

Bố trí thuê phương tiện vận

Bùi Thị

chuyển hàng và thiết bị thi công.

Phương

15/10

15/10

4

10

15/10

15/10

3

10

15/10

15/10

4

10

16/10

18/10

72

10

19/10

19/10

4

10

Bố trí kho lưu trữ tạm thời tại
6

cơng trình (tiến hành đồng thời Bùi Văn Kiên
với (5) ) , cho hàng vào kho.
Trịnh Văn

7

Thực hiện lắp đặt thiết bị.

Ba, Bùi Văn
Kiên, Lê
Ngọc Huy

8

Kiểm tra tổng qt, bàn giao
cơng trình.

9|Page

Footer Page 9 of 16.

Phạm Văn
Bảy


Header Page 10 of 16.

IV/ Nhóm các hoạt động lại để tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực.
Căn cứ theo tính chất của hoạt động, ta có thể chia ra làm các nhóm hoạt động
sau:

+ Nhóm 1 – Nhóm hoạt động chuẩn bị : Tính số lượng phịng, kích cỡ phịng, hình dáng
phịng, địa hình khu nhà; lựa chọn loại máy, cơng suất, nhãn hiệu, hạch tốn tài chính của
doanh nghiệp, chuẩn bị nguồn vốn thực hiện hợp đồng.
+ Nhóm 2 – Thực hiện nghiệp vụ thương mại : Lựa chọn nhà cung cấp, đặt mua hàng; bố
trí thuê phương tiện vận chuyển hàng và thiết bị thi cơng; bố trí kho lưu trữ tạm thời tại
cơng trình.
+ Nhóm 3 – Nghiệp vụ kỹ thuật, lắp đặt và kết thúc cơng trình: Thực hiện lắp đặt thiết bị,
kiểm tra tổng qt, bàn giao cơng trình hồn thiện.
V/ Xác định, tính tốn các nguồn lực.
1/ Tài chính.
Việc sử dụng nguồn lực tài chính trong hợp đồng này chủ yếu tập trung vào
nhóm hoạt động thứ 2. Hợp đồng này dự kiến sẽ tiêu thụ 12 máy điều hòa phòng công
suất làm lạnh từ 12000 BTU đến 18000 BTU và có thể cần một hoặc hai máy điều hịa tủ
24000 BTU . Mỗi máy điều hịa hai chiều cơng suất 12000-18000 BTU có giá giao động
trong khoảng 8 triệu-14 triệu VND, máy điều hịa tủ thường có giá trên 20 triệu VND.
Theo đó, dự kiến nguồn vốn ban đầu bỏ ra để đặt mua hàng là 150 triệu.
Bên cạnh đó, nhóm hoạt động thứ 3 cũng làm phát sinh chi phí , đó là chi cho
tiền cơng của cơng nhân, thiết bị kỹ thuật, nguyên liệu như thép, que hàn,…,nhiên liệu :
chủ yếu là ga hàn. Dự kiến chi phí cho nhóm hoạt động này khoảng 15 triệu VND.
Như vậy, tổng nguồn vốn bỏ ra để thực hiện hợp đồng dự kiến là 165 triệu, tính
đến việc đề phịng rủi ro thì nguồn vốn cần thiết là 180 triệu. Trong đó thì lượng tiền
phục vụ nhóm 1 và chi phí cho nguyên nhiên vật liệu của nhóm 2 phải trả ngay khi thực
hiện nghiệp vụ, cịn tiền cơng của nhân viên có thể để đến kỳ thanh tốn.Với nguồn vốn
này, KBS có thể huy động từ các cổ đơng mà không cần thiết vay ngân hàng hay dừng dự
án khác.
2/ Nguồn nhân lực.
10 | P a g e

Footer Page 10 of 16.

Header Page 11 of 16.

Hợp đồng này yêu cầu tổng cộng 5 nhân sự, tuy nhiên 5 người này được phân
công theo các hoạt động chứ không phải cùng lúc hoạt động nên có thể cân đối để thực
hiện các dự án khác. Cụ thể Phạm Văn Bảy ( Giám đốc) chỉ thực hiện lựa chọn loại máy,
nhà cung cấp, thực hiện mua máy, kiểm tra, kiểm soát , trong khi ba nhân viên kỹ thuật
thực hiện lắp đặt các máy điều hòa cho các phòng.
3/ Nguồn lực vật chất.
Để thực hiện lắp đặt các máy điều hịa, cơng ty cần cung cấp các thiết bị cần thiết
cho nhân viên, đủ để có thể hồn thành cơng việc hiệu quả trong thời gian ngắn. Cụ thể,
cần 3 máy khoan tay, 3 máy hàn , bình ga, ống đồng dẫn ga, bảo ơn, băng bọc, dây điện,
ống thốt nước phải đầy đủ.
4/ Thời gian thực hiên.
Dự kiến là 5 ngày có thể hồn thiện cơng việc.
VI/ Thiết lập các bộ phận.( Không cần thiết).
VII/ Xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cho cá nhân.
Giám đốc Phạm Văn Bảy là người chịu trách nhiệm cao nhất, có vai trị kiểm
sốt tất cả các hoạt động trong hợp đồng. Ngoài ra , giám đốc còn là người trực tiếp thực
hiện lựa chon máy, nhà cung cấp , mua máy và kiểm tra hệ thống khi các nhân viên cấp
dưới hoàn thiện.
Người chịu trách nhiệm trong khâu vận chuyển là Bùi Thị Phương, người trực
tiếp thuê xe vận chuyển đến kho tạm – nơi đã được Bùi Văn Kiên chuẩn bị đồng thời tại
cơng trình. Bà Phương cũng là người chịu trách nhiệm kiểm sốt tài khoản vốn và tài sản
của cơng ty, nên cần liên hệ cho bộ phận lắp đặt về số lượng nguyên nhiên vật liệu hiện
có trong kho, liên hệ với giám đốc để ra quyết định mua hàng.
Trong nhóm hoạt động lắp đặt, người có vai trị cao nhất là Trịnh Văn Ba – người
có nhiều kinh nghiệm nhất, đảm nhiệm nhiệm vụ thực hiện, điều khiển, kiểm sốt q
trình lắp đặt.
Trịnh Văn Ba, Bùi Thị Phương , Bùi Văn Kiên có nhiệm vụ báo cáo tình hình

hoạt động cho giám đốc Phạm Văn Bảy.

11 | P a g e

Footer Page 11 of 16.


Header Page 12 of 16.

Phạm Văn Bảy
(giám đốc)

Trịnh Văn Ba
(lắp đặt)

Bùi Thị Phương
(Tài chính &Vận
chuyển)

Bùi Văn Kiên
( Bố trí kho tạm)

Bùi văn Kiên,
Lê Ngọc Huy
IIX/ Quy định mối quan hệ phối hợp giữa các thành viên, bộ phận khi tham gia
thực hiện kế hoạch.
Việc lựa chọn loại máy do Giám đốc Bảy thực hiện phải được thực hiện sau khi
các nghiệp vụ thu thập dữ liệu thực tế do Trịnh Văn Ba thực hiện trước đó ,để tạo ra độ
chính xác cao, trong quá trình ra quyết định lựa chọn, hai người phải có sự trao đổi với
nhau.

Ba nghiệp vụ 4, 5,6 trên biểu đồ Gantt phải được phối hơp thực hiện thì mới
khơng bị lệch lạc về mặt thời gian. Nghiệp vụ 5 và 6 phải được thực hiện đồng thời hoặc
việc bố trí kho bãi phải được thực hiện trước để đảm bảo hàng về là có chỗ chứa.
Để nghiệp vụ 6 thực hiện đúng tiến độ thì cần có sự kết hợp với nghiệp vụ 4, để
Cơng ty vận chuyển đầy đủ trang thiết bị cần thiết đến nơi thi công , không mất thời gian
chờ đợi nguyên nhiên vật liệu.
IX/ Xác định rủi ro có thể và đối sách hạn chế rủi ro đó.
Các rủi ro có thể gặp phải:
+ Nguồn hàng cần thiết đã hết hoặc thiếu.
+ Công ty vận tải mà công ty KBS thuê thường xuyên lại hết xe, hoặc đang trong quá
trình vận chuyển thì bị hư hỏng và có thể mất nhiều thời gian sửa chữa.
+ Khơng có kho bãi tạm.ở nơi thi cơng.
+ Trong q trình thi cơng, các thiết bị gặp phải hư hỏng, hoặc nguồn cung cấp nguyên
nhiên liệu hết hàng.

12 | P a g e

Footer Page 12 of 16.


Header Page 13 of 16.

Cách hạn chế rủi ro:
+ Cần lập nên một danh sách các nhà cung cấp ( máy lạnh, máy điều hịa, ngun nhiên
vật liệu), các cơng ty vận tải đáng tin cậy để bổ sung nguồn hàng, nguồn vận tải phòng
xảy ra trường hợp rủi ro.
+ Liên hệ với bên phía cơng ty 875 để được mượn các phòng ban mới chưa sử dụng làm
kho để hàng tạm thời. Mặt khác chuẩn bị một xe tải lớn để chứa hàng tạm thời, hoặc phải
nhiều lần vận chuyển hàng, mỗi lần chỉ mang theo số máy đủ lắp trong một ngày.
+ Chuẩn bị dư ra, kiểm tra chất lượng các thiết bị , nguyên nhiên vật liệu trước khi tham

gia quá trình lắp đặt
X/ Viết thành văn bản,trình phê duyệt và ban hành chính thức.
Như vậy, Chúng ta đã thông qua 9 bước để cho ra một bản kế hoạch. Kế hoạch
trên sẽ được viết lại bằng bản kế hoạch sau đây.

13 | P a g e

Footer Page 13 of 16.


Header Page 14 of 16.

C/ BẢN KẾ HOẠCH TÁC NGHIỆP.
KẾ HOẠCH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG DHVP875
I/ MỤC TIÊU, CHỈ TIÊU
1/ Mục tiêu:
+ Hồn thành cơng việc trong thời gian ngắn nhất, đáp ứng yêu cầu của khách hàng,
trước ngày 21/10/2013 là phải bàn giao cơng trình.
+ Phân phối hợp lý các nguồn lực của cơng ty, về tài chính, nhân lực, máy móc thiết bị để
có thể cùng lúc thực hiện các hợp đồng song song cùng hợp đồng này.
+ Tiết kiệm chi phí.
+ Đạt lợi nhuận tối ưu.
2/ Chỉ tiêu:
+ Hồn thành cơng việc sau 5 ngày thực hiện hợp đồng.
+ Thực hiện cùng lúc với 1 hợp đồng khác.
+ Lợi nhuận đạt được 20% lợi nhuận so với số vốn đầu tư trước đó.
II/ Các hoạt động phải thực hiện.
STT

Chịu trách nhiệm

Thời gian thực hiện

Cơng việc

Thời
gian

Chính

Hỗ trợ

Bắt đầu

Kết thúc

(giờ)

Trịnh Văn Ba

Lê Ngọc Huy

14/10

14/10

5

Phạm Văn Bảy

Trịnh Văn Ba

14/10

14/10

Tháng

Đến công ty CTĐS 875,
1

tính số phịng, kích cỡ
phịng, địa hình khu nhà,

10

phịng ốc.
2

Lựa chọn loại máy, cơng
suất, nhãn hiệu.

10

Thống kê, kế tốn nguồn
3

tài chính, chi tiền cho các

Bùi Thị Phương

10

hoạt động.
4

Lựa chọn nhà cung cấp,
đặt mua hàng.

14 | P a g e

Footer Page 14 of 16.

Phạm Văn Bảy

Bùi Thị
Phương

15/10

15/10

4

10


Header Page 15 of 16.
Bố trí thuê phương tiện
5

vận chuyển hàng và thiết

Bùi Thị Phương

Bùi Văn Kiên

15/10

15/10

3

10

15/10

15/10

4

10

16/10

18/10

72

10

19/10

19/10

4

10

bị thi cơng.
Bố trí kho lưu trữ tạm
6

thời tại cơng trình (tiến
hành đồng thời với (4) ) ,

Bùi Văn Kiên

cho hàng vào kho.
7

8

Thực hiện lắp đặt thiết
bị.
Kiểm tra tổng qt, bàn
giao cơng trình.

Trịnh Văn Ba,
Phạm Văn Bảy

Bùi Văn Kiên,
Lê Ngọc Huy
Trịnh Văn Ba

Các hoạt động trên được chia làm ba nhóm :
+ Nhóm 1 – Nhóm hoạt động chuẩn bị : Tính số lượng phịng, kích cỡ phịng, hình dáng
phịng, địa hình khu nhà; lựa chọn loại máy, cơng suất, nhãn hiệu, hạch tốn tài chính của
doanh nghiệp, chuẩn bị nguồn vốn thực hiện hợp đồng.
+ Nhóm 2 – Thực hiện nghiệp vụ thương mại : Lựa chọn nhà cung cấp, đặt mua hàng; bố
trí thuê phương tiện vận chuyển hàng và thiết bị thi cơng; Bố trí kho lưu trữ tạm thời tại
cơng trình.
+ Nhóm 3 – Nghiệp vụ kỹ thuật, lắp đặt và kết thúc cơng trình: Thực hiện lắp đặt thiết bị,
kiểm tra tổng qt, bàn giao cơng trình hồn thiện.
Trong các hoạt động trên cần ưu tiên cho hoạt động thứ 5 và thứ 7, hai hoạt động
quan trọng nhất trong chuỗi hoạt động.

III/ Nguồn lực cần thiết.

15 | P a g e

Footer Page 15 of 16.


Header Page 16 of 16.

Nguồn lực cần thiết
Tài chính

Nguyên vật liệu

Nhân lực

+ Dự kiến là 165 + Cần 3 máy khoan
triệu.

tay, 3 máy hàn , bình

+ Vốn dự phịng ga, ống đồng dẫn ga,
rủi ro: 15 triệu.

bảo ôn, băng bọc, dây

Tổng số vốn điện,

ống

thoát

cần thiết: 180 triệu nước…

+ Yêu cầu tổng công 5 nhân sự.
+ Giám đốc thực hiện lựa chọn mua
máy, kiểm tra, kiểm soát.
+ 2 nhân viên đảm bảo khâu vận chuyển,
kho bãi
+ Ba nhân viên kỹ thuật thực hiện lắp đặt
các máy điều hòa cho các phòng.

VND.

IV/ Cơ chế báo cáo giám sát.
Bùi Thị Phương phụ trách tài chính và thuê vận chuyển, Bùi Văn Kiên phụ trách
kho bãi, Trịnh Văn Ba phụ trách thu thập số liệu về cơng trình, cả ba người đều chịu trách
nhiệm trước giám đốc Phạm Văn Bảy, có nhiệm vụ báo cáo lại mọi hoạt động của công
ty cho Giám đốc. Từ đó giám đốc ra các quyết định điều chỉnh và kiểm sốt có liên quan.
V/ Rủi ro và khắc phục rủi ro.
RỦI RO
Rủi ro

Cách khắc phục

+ Nguồn hàng cần thiết đã hết hoặc thiếu.

+ Cần lập nên một danh sách các nhà cung

+ Công ty vận tải mà công ty KBS thuê cấp ( máy lạnh, máy điều hòa, nguyên
thường xuyên lại hết xe, hoặc đang trong nhiên vật liệu), các cơng ty vận tải để bổ
q trình vận chuyển thì bị hư hỏng và có sung nguồn hàng, nguồn vận tải khi xảy ra
thể mất nhiều thời gian sửa chữa.

trường hợp thiếu hàng, hết hàng.

+ Khơng có kho bãi tạm.ở nơi thi cơng.

+ Liên hệ với bên phía cơng ty 875 để

+ Trong q trình thi cơng, các thiết bị được mượn các phòng ban mới chưa sử
gặp phải hư hỏng, hoặc nguồn cung cấp dụng làm kho để hàng tạm thời. Mặt khác
nguyên nhiên liệu hết hàng.

16 | P a g e

Footer Page 16 of 16.

chuẩn bị một xe tải lớn để chứa hàng tạm


Header Page 17 of 16.

+ Trục trặc, rủi ro xảy ra với các hợp đồng thời, hoặc phải nhiều lần vận chuyển
khác đang thực hiện song song, dẫn đến hàng, mỗi lần chỉ mang theo số máy đủ
phải phân bổ lại nguồn lực.

lắp trong một ngày.
+ Chuẩn bị dư ra, kiểm tra chất lượng các
thiết bị , nguyên nhiên vật liệu trước khi
tham gia quá trình lắp đặt

HẾT

17 | P a g e

Footer Page 17 of 16.