Bai giang Kiem soat - Th.S Nguyen Thi Phuong Lan

Bài giảng môn Kiểm soát

BÀI 1: KHÁI LƯỢC CHUNG VỀ KIỂM SOÁT
Bài 1 trong Học phần Kiểm soát nghiên cứu những vấn đề khái quát của kiểm soát
trong doanh nghiệp, đó là khái niệm về kiểm soát, vài trò của kiểm soát trong
doanh nghiệp, cách thức phân loại hoạt động kiểm soát…Trên cơ sở đó, xem xét
chức năng hoạt động kiểm soát và nội dung hoạt động kiểm soát trong kinh doanh
cũng được trình bày.
Mục tiêu
 Hoạt động kiểm soát
 Giải thích vai trò của hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp
 Các cách phân loại hoạt động kiểm soát
 Giải thích chức năng kiểm soát trong doanh nghiệp
 Nội dung hoạt động kiểm soát trong kinh doanh

1.1. Các vấn đề chung về kiểm soát
1.1.1. Khái niệm
Kiểm soát đã tồn tại từ khi xuất
hiện các hoạt động kinh doanh. Hoạt
động kinh doanh càng phát triển thì
kiểm soát lại càng chiếm một vị trí quan
trọng trong quá trình quản lý doanh
nghiệp. Thông qua các hoạt động kiểm
soát, nhà quản trị đánh giá và chấn
chỉnh hoạt động của doanh nghiệp mình
với mục đích là giữ cho tổ chức đi đúng
con đường mà họ mong muốn và bảo vệ
được tài sản trong kinh doanh.
Khái niệm kiểm soát lúc đầu được
sử dụng như một phương pháp giúp
kiểm toán viên xác định phương pháp

hiệu quả nhất trong việc lập kế hoạch kiểm toán, đến chỗ được coi là một
bộ phận chủ yếu trong hệ thống quản trị doanh nghiệp. Không có định
nghĩa duy nhất cho thuật ngữ này mà tùy vào góc độ khác nhau, có các định
nghĩa khác nhau.
Theo Schoderbek, Peter P. Richard A. Cosier and John C. Aplin (1988),
kiểm soát là hoạt động đánh giá và chỉnh sửa lệch lạc từ tiêu chuẩn. Với
định nghĩa này có thể thấy kiểm soát chính là việc xây dựng các tiêu chuẩn,
ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

Page 1


Bài giảng môn Kiểm soát

sau đó sẽ đánh giá dựa trên các tiêu chuẩn đã được thiết lập và cuối cùng sẽ
chỉnh sửa các sai lệch (nếu có). Ở đây mặc dù đã nói đến các hoạt động
trong quá trình kiểm soát nhưng lại không chỉ chi tiết xem tổ chức cần dựa
vào đâu để xây dựng tiêu chuẩn này.
Theo Jones and George (2003), kiểm soát là quá trình nhà quản lý giám
sát và điều tiết tính hiệu quả và hiệu lực của một tổ chức và các thành viên
trong việc thực hiện các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Ở
đây kiểm soát là một chuỗi các hoạt động hiện diện ở mọi bộ phận trong
doanh nghiệp và quá trình kiểm soát là phương tiện nhằm giúp cho doanh
nghiệp đạt được các mục tiêu của mình. Với định nghĩa này mặc dù đã đưa
ra các mục tiêu cần đạt được nhưng lại không đưa ra các tiêu chuẩn cụ thể
để giúp doanh nghiệp đánh giá các hoạt động của mình.
Theo H.Fayol trong kinh doanh, kiểm soát được hiểu là việc đo lường và
điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp và mọi bộ phận của doanh nghiệp
để tin chắc rằng các mục tiêu và giải pháp nhằm đạt được các mục tiêu đề ra
vẫn đang được hoàn thành.

Với tư cách một chức năng quản trị, kiểm soát được hiểu là: “Quá trình
xác định thành quả đạt được trên thực tế, so sánh nó với những tiêu chuẩn
đã xây dựng; trên cơ sở đó phát hiện ra
sự sai lệch và nguyên nhân của sự sai
lệch đó; đồng thời đề ra các giải pháp
cho một chương trình hành động nhằm
khắc phục sự sai lệch để đảm bảo cho
doanh nghiệp đạt đượccác mục tiêu đã
định”. Từ định nghĩa trên, có thể thấy
những điểm nổi bật
- Kiểm soát là một chuỗi hoạt
động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ
phận trong doanh nghiệp và
được kết hợp với nhau thành
một thể thống nhất. Nó là phương tiện giúp doanh nghiệp đạt được
các mục tiêu đã định.
- Kiểm soát không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu
mẫu…mà còn bao gồm những con người trong tổ chức như Hội đồng
quản trị, Ban giám đốc, nhân viên các phòng ban.
- Kiểm soát cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không đảm bảo tuyệt
đối hóa các mục tiêu được thực hiện. Trong quá trình vận hành, hệ
ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

Page 2


Bài giảng môn Kiểm soát

thống kiểm soát có thể tồn tại yếu kém, những sai lầm của con người
dẫn đến mục tiêu không được thực hiện, kiểm soát chỉ có thể ngăn

ngừa và phát hiện những sai sót nhưng không thể đảm bảo là chúng
không thể xảy ra.
Như vậy, có thể thấy hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp nhằm đạt
được mục tiêu:
- Cung cấp thông tin đáng tin cậy: cung cấp các thông tin đầy đủ, trung
thực, chính xác, kịp thời nhằm giúp cho hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao nhất.
- Bảo vệ tài sản và sổ sách: mọi tài sản của doanh nghiệp kể cả sổ sách
chứng từ kế toán phải được bảo vệ dể tránh bị mất mát, hư hỏng hoặc
bị lạm dụng.
- Tăng tính hiệu quả trong hoạt động điều hành: ngăn ngừa mọi sự
chồng chéo hoặc vượt quá thẩm quyền, ngăn ngừa và phát hiện mọi
hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng tài sản không đúng mục đích, sử
dụng kém hiệu quả các nguồn lực.
- Đẩy mạnh và khuyến khích việc thực hiện các chế độ, qui định đã đề
ra của Hội đồng quản trị và Ban giám đốc, từ đó nhằm giúp mọi
thành viên trong đơn vị tuân thủ các chính sách và qui định đã đề ra
của doanh nghiệp.
Để một doanh nghiệp luôn đi đúng hướng, cần kiểm soát dài hạn và ngắn
hạn, kiểm soát ngay trong quá trình hình thành mục tiêu (kiểm soát tương lai)
và kiểm soát hướng các hoạt động theo mục tiêu (kiểm soát thực hiện), kiểm
soát hoạt động kinh doanh (sản xuất cái gì, cung cấp cho ai, ở thị trường
nào,…) và kiểm soát hoạt động quản trị kinh doanh (hoạt động định hướng,
tổ chức và kiểm soát nguồn lực,…).
Nhiều nhà quản trị cho rằng kiểm soát là một trong các chức năng quan
trọng của quản trị doanh nghiệp: định hướng - tổ chức - phối hợp - điều khiển
- kiểm soát. Trong hoạt động quản trị kinh doanh kiểm soát liên quan đến
mọi hoạt động quản trị khác nhằm đảm bảo được kết quả thực tế phù hợp,
nhất quán với kết quả đã được hoạch định. Tuỳ theo qui mô cũng như từng
lĩnh vực hoạt động quản trị cụ thể mà hoạt động kiểm soát có nội dung cũng

như đòi hỏi phải sử dụng các tiêu chuẩn, phương pháp và công cụ thích hợp.
Theo quá trình phát triển của khoa học quản trị kinh doanh, kiểm soát
luôn được coi là một chức năng của quản trị doanh nghiệp và là một trong
các chức năng quản trị cơ bản dù trước đây quan niệm quản trị doanh nghiệp
gồm 5 chức năng (định hướng, tổ chức, phối hợp, điều khiển, kiểm soát),
ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

Page 3


Bài giảng môn Kiểm soát

quan niệm quản trị doanh nghiệp có 3 chức năng (định hướng, tổ chức và
kiểm soát) hay ngày nay có tác giả quan niệm 4 chức năng pha trộn (định
hướng, tổ chức, quản trị nhân lực, kiểm soát).
Kiểm soát với tư cách một chức năng của hoạt động quản trị hoàn toàn
không tách rời mà luôn luôn gắn liền với các chức năng quản trị khác. Chính
sự gắn liền chức năng kiểm soát với các chức năng quản trị khác đã làm cho
hoạt động kiểm soát tiến hành một cách liên tục.
1.1.2. Lịch sử phát triển
Thuật ngữ kiểm soát đã được nhắc đến từ rất sớm. Ở Anh khái niệm
kiểm soát được sử dụng ở lĩnh vực quản lí nhà nước từ thế kỉ 15.
Ở Mỹ năm 1778 đã xuất hiện nhân viên kiểm soát cân đối giữa ngân sách
và nhiệm vụ của Nhà nước
và năm 1863 xuất hiện
trong lĩnh vực quản lí nhà
nước nhân viên kiểm soát
chỉ đạo kiểm soát ngân
hàng. Năm 1880 công ty
Đường sắt Mỹ là doanh

nghiệp đầu tiên hình thành
bộ phận kiểm tra. Bộ phận
này có chức năng tổng hợp
của một “thư kí” và một
chuyên gia. Lúc này, nhiệm
vụ kiểm tra tài chính đóng
vai trò nổi trội. Doanh nghiệp công nghiệp đầu tiên có nhân viên kiểm soát
là công ty General Eletric. Trong những năm sau đó, kiểm soát ở khu vực
kinh doanh tư nhân chỉ lan toả ở phạm vi hẹp. Năm 1900 chỉ 8 trong số 175
công ty Mỹ có bộ phận kiểm soát. Đến năm 1929, thuật ngữ Kiểm soát
được đề cập chính thức trong một công bố của Cục dự trữ liên bang Mỹ,
theo đó, kiểm soát được định nghĩa là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài
sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động, và đây là một cơ
sở để giám sát hoạt động của tổ chức. có thể thấy, từ những năm đầu thế kỉ
20 kiểm soát bắt đầu phát triển mạnh ở Mỹ vì:

ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

Page 4


Bài giảng môn Kiểm soát

-

Quá trình tập trung hoá đã
làm xuất hiện các vấn đề
về thông tin và sự phối
hợp ở các doanh nghiệp
lớn.

- Gắn liền với tự động hoá
là sự tăng lên của chi phí
kinh doanh cố định và
giảm tính mềm dẻo của kinh doanh.
- Các công cụ quản trị mới được thử nghiệm trong thực tế.
- Sự phản ứng kém hiệu quả trước khủng hoảng kinh tế thế giới dẫn
đến xuất hiện nhu cầu về công cụ quản trị có hiệu quả hơn.
Trong bối cảnh đó tất yếu phải tăng cường nhiệm vụ của kiểm soát. Nếu
như đến lúc đó, các nhà kiểm soát mới chỉ thực hiện nhiệm vụ ở các giao
dịch ngân hàng lớn thì từ lúc đó trở đi, họ đã đảm nhận nhiệm vụ kế hoạch
hoá và phối hợp. Ở các công ty kinh doanh lớn của Mỹ nhà kiểm soát
thường là thành viên của ban lãnh đạo. Nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp
của kiểm soát, năm 1931 đã thành lập Viện Kiểm soát Hoa Kì và năm 1962
viện này được đổi tên thành Viện Hành pháp tài chính. Nhiệm vụ của kiểm
soát được mở rộng. Hiệp hội của viện kết nạp 800-1000 doanh nghiệp lớn ở
Hoa Kì. Từ năm 1934 Viện xuất bản tạp chí “Kiểm soát” và từ năm 1962
xuất hiện thuật ngữ “Hành pháp tài chính”.
Lịch sử phát triển chứng tỏ kiểm soát có nguồn gốc từ lĩnh vực kế toán
tài chính và ở chức năng kiểm tra, kiểm soát tài chính. Sau này, kiểm soát
được hiểu với nhiều góc độ khác nhau nhưng có thể đánh giá chung phạm
vi kiểm soát càng ngày càng được mở rộng. Càng ngày, càng có nhiều
doanh nghiệp chú ý đến và coi trọng hoạt động kiểm soát. Mặc dù đến tận
những năm 60 ở Mỹ chỉ xuất hiện kiểm soát ở khu vực nhà nước thì đến
năm 1974 có tới 90% các doanh nghiệp lớn Mỹ thực hiện kiểm soát.
Trên cơ sở các nghiên cứu đã được công bố ở Đức, từ năm 1954 kiểm
soát mới phát triển tích cực. Vào những năm 80, số lượng các điểm kiểm
soát ở doanh nghiệp đã phát triển mạnh. Các phân tích cho thấy các điểm
kiểm soát có liên quan đến các lĩnh vực hoạt động kinh tế, tính toán và kế
hoạch.
Kết quả nghiên cứu ở thời kì đó cho thấy sự thay đổi rõ rệt nhận thức về

nhiệm vụ của kiểm soát: trong khi nhiệm vụ nổi trội của kế toán tài chính là
lập bảng cân đối tài chính, đánh thuế, thì tư vấn và trợ giúp quản trị, các
ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

Page 5


Bài giảng môn Kiểm soát

lĩnh vực báo cáo, lập và kiểm tra ngân sách, so sánh thực tế/phải đạt và kế
hoạch hoá tác nghiệp cũng có ý nghĩa rất lớn. Kế hoạch hoá chiến lược
cũng như hình thành các mục tiêu và chính sách kinh doanh nhích dần đến
lĩnh vực kiểm soát. Các nhiệm vụ của kiểm soát làm thay đổi cách nhìn về
khả năng kiểm tra.
Thuật ngữ người kiểm soát được sử dụng ở 59 doanh nghiệp. Ở thời kỳ
này, 83% trường hợp các doanh nghiệp sử dụng người kiểm soát với tư
cách nhà lãnh đạo. Người kiểm soát được sắp xếp cùng với các nhà lãnh
đạo khác vì họ chỉ được trao rất ít quyền điều hành chuyên môn.
Horvath/Gaydoul/Hagen đã thăm dò 6.900 doanh nghiệp thành viên của
Hội đồng bảo trợ hợp lí hoá trong kinh tế đã rút ra các kết luận:
- Khoảng 30-40% doanh nghiệp tổ chức bộ phận kiểm soát độc lập, ở
các doanh nghiệp có hơn 5.000 lao động thì tỉ lệ này là trên 90%.
- Có mối quan hệ giữa qui mô doanh nghiệp và số lượng nhiệm vụ
kiểm soát thực hiện.
- Có mối quan hệ rất rõ rệt giữa chuyên ngành và chức năng kiểm
soát.
- 82% doanh nghiệp được nghiên cứu có ít hơn 60% cho rằng kiểm
soát là cần thiết.
1.1.3. Cơ sở của hoạt động kiểm soát
Ở các thời kỳ trước,

nhiều người phê phán việc
thử nghiệm các nội dung
kiểm soát trong thực tiễn để
khái quát hoá nó. Một số nhà
chuyên môn cho rằng việc
thừa nhận các cơ sở lí thuyết
kiểm soát với tư cách một
môn học độc lập của quản trị
kinh doanh là chưa đủ cơ sở.
Đặc biệt họ đã nhìn nhận
không đầy đủ – phù hợp với
kiến thức truyền thống - về
kiểm soát.

ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

Page 6


Bài giảng môn Kiểm soát

Gần đây các quan điểm khác nhau cho rằng kiểm soát được xây dựng
trên cơ sở lí thuyết và thừa nhận kiểm soát với tư cách một lĩnh vực quản trị
kinh doanh độc lập. Cơ sở lí thuyết chỉ ra những vấn đề đặt ra liên quan đến
chỉ đạo kinh doanh là đối tượng nhận thức của lí thuyết kiểm soát vì chúng
được nghiên cứu không phải ở các lĩnh vực bộ phận khác của khoa học quản
trị kinh doanh.
Một quan niệm khác về vấn đề này là lí thuyết hệ thống và vận dụng
chúng trong kinh doanh:
-

Hệ thống đầu vào và đầu ra với tư cách như là bộ phận riêng của các
quá trình sản xuất sản phẩm

-

Hệ thống quản trị bao gồm rất nhiều hệ thống quản trị bộ phận.

Sự khác biệt này cho thấy các hệ thống bộ phận có thể “sai lệch” với hệ
thống doanh nghiệp. Hệ thống quản trị của doanh nghiệp có nhiệm vụ mô tả
mục tiêu của doanh nghiệp và tạo ra hệ thống chỉ huy hướng theo mục tiêu
đó. Theo nhận thức truyền thống nhiệm vụ phối hợp này là đối tượng của các
bộ phận quản trị.
Trong hoạt động quản trị kinh doanh, kiểm soát là hoạt động mang tính
tất yếu khách quan vì lý do chủ yếu sau:
Thứ nhất, nhu cầu kiểm soát của các đối tượng có liên quan
Trong quản trị, không nên quên câu nói nổi tiếng: “Thiếu kiểm soát, tức là
không quản trị”. Kiểm soát là một chức năng quản trị cơ bản. Bạn hãy nhớ
lại các mô hình quản trị, dù là mô hình nào vẫn cần chức năng kiểm soát và
chức năng kiểm soát còn ngày càng quan trọng hơn.
Bạn hãy chú ý đến ví dụ cụ thể: nếu bạn là tổ trưởng tổ bán hàng và giao
nhiệm vụ cho một nhân viên của mình nhiệm vụ bán hàng tại một quận,
huyện nào đó. Liệu điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không biết được nhân viên của
bạn trong 1 ngày, 1 tuần,… bán được bao nhiêu hàng, mặt hàng nào bán
được nhiều, mặt hàng nào không có khách mua?

ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

Page 7

Bài giảng môn Kiểm soát

Cũng hoàn toàn tương tự điều gì sẽ xảy ra nếu tại một doanh nghiệp bạn
đang ở cương vị trưởng phòng kế hoạch được trao nhiệm vụ điều hành sản
xuất hàng tháng. Liệu điều gì sẽ xảy ra nếu sau khi triển khai kế hoạch sản
xuất tháng cho các bộ phận sản xuất và cung ứng nguồn lực bạn không thể
kiểm soát được hàng ngày kế hoạch đó đã thực hiện được đến đâu? Bộ phận
nào diễn ra đúng như dự kiến, bộ phận nào không đảm bảo tiến độ kế hoạch
và vì lý do gì?
Sẽ càng nguy hiểm hơn nếu bạn không kiểm soát được chiến lược mà
doanh nghiệp bạn đang triển khai có đúng như ý đồ đã dự kiến? Như vậy, cả
trong rất ngắn hạn, ngắn hạn và dài hạn bạn đều cần kiểm soát nếu muốn
hoạt động diễn ra như ý muốn.
Thứ hai, điều kiện đủ là sự phát triển của công cụ kiểm soát
Trước đây khi khoa học quản trị kinh doanh nói chung và khoa học kiểm
soát nói riêng chưa phát triển, các doanh nghiệp không nhận thức về cần phải
kiểm soát cũng như kiểm soát như thế nào.

ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

Page 8


Bài giảng môn Kiểm soát

Đến khi xuất hiện kiểm soát, lúc đầu người ta nhận thức về kiểm soát
cũng rất đơn giản thì hoạt động kiểm soát cũng đơn giản, phạm vi kiểm soát
hẹp và hiệu quả kiểm soát không cao.
Càng ngày, khoa học kiểm soát càng phát triển, hoạt động kiểm soát

càng mở rộng, phức tạp. Lúc đầu nói đến kiểm soát là người ta nghĩ đến kiểm
soát tình hình tài chính. Dần dần, người ta nhận thức kiểm soát trước hết là
kiểm soát các hoạt động kinh doanh, phát triển các công cụ để kiểm soát xem
kinh doanh đang diễn ra như thế nào? Sau nữa, người ta nhận thức rõ ràng để
hoạt động kinh doanh tốt thì hoạt động quản trị phải tốt và do đó không thể
không kiểm soát chính hoạt động quản trị; các công cụ cần thiết để kiểm soát
hoạt động quản trị cũng được phát triển.
Trước đây các công cụ kiểm soát chủ yếu là kiểm soát thực trạng và kiểm
soát ngắn hạn; càng ngày, các công cụ kiểm soát dài hạn càng được phát
triển. Điều này dẫn đến kết quả là phạm vi về thời gian kiểm soát được mở
rộng, kiểm soát đạt kết quả và hiệu quả ngày càng cao hơn.
1.2. Vai trò của hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp
Kiểm soát là một trong những chức năng của quản trị doanh nghiệp, từ
nhà quản trị cao cấp đến các nhà quản trị cấp cơ sở trong một đơn vị. Mặc
dù qui mô của đối tượng kiểm soát và tầm quan trọng của hoạt động kiểm
soát thay đổi tùy theo cấp bậc của các nhà quản trị, tất cả mọi nhà quản trị
ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

Page 9


Bài giảng môn Kiểm soát

đều có trách nhiệm thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Do vậy, kiểm soát có
vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, nó giúp hoàn
thiện hơn các quyết định trong quản trị. Ngoài ra, kiểm soát giúp các các
nhà quản trị thẩm định tính đúng sai của đường lối, chiến lược, kế hoạch,
chương trình và dự án; tính tối ưu của cơ cấu tổ chức quản trị; tính phù hợp
của các phương pháp mà cán bộ quản trị đã và đang sử dụng để đưa doanh
nghiệp tiến tới mục tiêu của mình.

1.3. Phân loại kiểm soát
1.3.1. Theo lĩnh vực hoạt động
Theo lĩnh vực hoạt động tiếp có thể phân loại toàn bộ hoạt động kiểm
soát thành kiểm soát kinh doanh và kiểm soát quản trị:
Kiểm soát kinh doanh thực chất là việc kiểm tra và điều chỉnh quá trình
kinh doanh từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ nhằm giảm thiểu rủi ro để đạt
được mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nói cách khác, kiểm
soát kinh doanh chính là kiểm soát,
đánh giá và điều chỉnh:
- Sản phẩm mà doanh nghiệp
cung cấp cho thị trường
- Công nghệ - kỹ thuật sản xuất
- Nguồn nguyên vật liệu cung
ứng cho doanh nghiệp (số
lượng, chất lượng, thời gian
cung ứng)
- . v.. vvv
Kiểm soát quản trị thực chất là
kiểm soát tình hình quản trị các hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp. Để kiểm soát quản trị cần tiến hành
kiểm soát các hoạt động theo chức năng quản trị: định hướng, tổ chức, phối
hợp, kiểm soát hoạt động kiểm soát.
1.3.2. Phân loại theo nội dung kiểm soát
Theo nội dung có thể chia thành các loại kiểm soát:
- Kiểm soát nguồn nhân lực và quản trị nhân lực thực chất là kiểm soát
các hoạt động đào tạo và cung cấp nguồn nhân lực cho các bộ phận
nhằm đảm bảo cho nguồn lực này luôn được duy trì và phát triển để
có thể đạt được mục tiêu của tổ chức.
- Kiểm soát hoạt động hậu cần và quản trị hậu cần kinh doanh thực
chất là kiểm soát các hoạt động mua sắm, vận chuyển, dữ trữ nhằm

ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

Page 10


Bài giảng môn Kiểm soát

-

-

-

-

đảm bảo các yếu tố đầu vào cần
thiết cho quá trình sản xuất kinh
doanh kịp thời và có hiệu quả.
Kiểm soát sản xuất và quản trị
sản xuất thực chất là quá trình
theo dõi việc kết hợp các yếu tố
sản xuất trên từng nơi làm làm,
từng bộ phận sản xuất sự phối
hợp giữa chúng, trên cơ sở đó sẽ
so sánh tiến trình thực tế với kế
hoạch nhằm phát hiện những sai
lệch để từ đó có thể đưa ra các
quyết định điều chỉnh kịp thời.
Kiểm soát chất lượng và quản trị
chất lượng là một quy trình quản lý với mục đích điều khiển hoạt

động sản xuất sao cho luôn luôn giữ được trạng thái ổn định.
Kiểm soát hoạt động tiêu thụ và quản trị hoạt động tiêu thụ thực chất
là kiểm soát cách thức tổ chức và triển khai hoạt động tiêu thụ sản
phẩm trong doanh nghiệp.
Kiểm soát tài chính và quản trị hoạt động tài chính thực chất là kiểm
soát tính phù hợp và hiệu quả hoạt động tài chính trong doanh
nghiệp.

1.3.3. Phân loại theo tiến trình thời gian
Theo tiến trình thời gian có thể phân thành ba loại kiểm soát:
- Kiểm soát lường trước là loại kiểm
soát được tiến hành trước khi hoạt
động thực sự. Kiểm soát lường
trước theo tên gọi của nó là tiên
liệu các vấn đề có thể phát sinh để
tìm cách ngăn ngừa trước.
Các nhà quản trị cần hệ thống kiểm
soát lường trước để có thể nắm
chắc những vấn đề nảy sinh. Nhiều
nhà quản trị thông qua những dự
đoán cẩn thận và được lặp lại khi
có những thông tin mới để tiến
hành đối chiếu với kế hoạch đồng
ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

Page 11


Bài giảng môn Kiểm soát

-

-

thời thực hiện những thay đổi về chương trình để có thể dự đoán tốt
hơn. Kiểm soát lường trước có mục tiêu ngăn ngừa sai phạm xảy ra.
Kiểm soát đang thực hiện là loại kiểm soát được tiến hành trong khi
hoạt động đang diễn ra. Hình thức kiểm soát đồng thời thông dụng
nhất là kiểm soát trực tiếp. Khi một kiểm soát viên xem xét trực tiếp
các hoạt động đang diễn ra, thì họ có thể đánh giá ngay được hoạt
động của đối tượng kiểm soát, đồng thời điều chỉnh ngay các sai sót
(nếu có). Nếu có trì hoãn của diễn tiến hoạt động do tác động điều
chỉnh, thì mức độ trì hoãn hoặc chậm trễ thường chiếm thời gian ít
nhất.
Kiểm soát đang thực hiện nhằm mục tiêu thu thập thông tin phản hồi
nhằm có biện pháp can thiệp kịp thời.
Kiểm soát sau thực hiện là loại kiểm soát được thực hiện sau khi
hoạt động đã xảy ra. Nhược điểm chính của loại kiểm soát này là độ
trễ về thời gian thường khá lớn từ lúc sự cố thật sự xảy ra và đến lúc
phát hiện sai sót hoặc sai lệch của kết quả đo lường căn cứ vào tiêu
chuẩn hay kế hoạch đã đề ra. Ví dụ như kết quả kiểm toán phát hiện
vào tháng 12 công ty đã thua lỗ vào tháng 10 do những hành động
sai lầm từ tháng 7 của cấp quản trị công ty đó. Tuy nhiên, kiểm soát
sau thực hiện lại có ưu thế hơn hẳn kiểm soát lường trước lẫn kiểm
soát đang thực hiện.
 Nó cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần thiết phải làm
thế nào để lập kế hoạch hữu hiệu trong giai đoạn hoạch định của
quá trình quản trị. Nếu kiểm soát sau thực hiện chỉ ra rằng không
có nhiều sai lệch giữa kết quả đã thực hiện và tiêu chuẩn (hoặc
mục tiêu) cần đạt được thì điều này chứng tỏ công tác hoạch

định hữu hiệu. Ngược lại, sự phát hiện có nhiều sai lệch sẽ giúp
nhà quản trị rút kinh nghiệm để đưa ra những kế hoạch mới tốt
hơn.
 Kiểm soát sau thực hiện có thể giúp cải tiến động cơ thúc đẩy
nhân viên làm việc tốt hơn. Nó cung cấp cho mọi người trong
công ty những thông tin cần thiết phải làm thế nào để nâng cao
chất lượng các hoạt động của mình trong tương lai.
 Kiểm soát sau thực hiện chủ yếu nhằm mục tiêu xem xét để rút
kinh nghiệm.

1.3.4. Phân loại theo tính chất thời hạn
ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

Page 12


Bài giảng môn Kiểm soát

Theo tính chất thời hạn của kiểm soát có kiểm soát chiến lược và kiểm
soát tác nghiệp:
- Kiểm soát tác nghiệp là kiểm
soát các hoạt động ở tầm ngắn
hạn và rất ngắn hạn theo mục
tiêu chiến lược. Kiểm soát tác
nghiệp thực chất là là việc
kiểm tra, đo lường, điều chỉnh
hoạt động của từng bộ phận
trong doanh nghiệp theo kế
hoạch đã định nhằm đạt được
mục tiêu của tổ chức. Ví dụ,

thủ kho kiểm soát các chứng từ
về nhập kho nguyên vật liệu
(có đầy đủ chứng từ quy định,
nội dung các chứng từ có nhất
quán với nhau và với lượng
hàng định nhập kho) sau đó mới nhập kho. Thủ quỹ kiểm tra các
chứng từ chi tiền (về tính đầy đủ và hợp lệ của chứng từ) sau đó mới
chi tiền. Chủ thể kiểm soát trong kiểm soát tác nghiệp là nhân viên
trong doanh nghiệp.
- Kiểm soát chiến lược là kiểm soát nhằm hướng doanh nghiệp vào
thực hiện các mục tiêu chiến lược. Kiểm soát chiến lược thực chất là
là việc kiểm tra, đo lường và điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp
và mọi bộ phận trong doanh nghiệp để tin chắc rằng các mục tiêu đã
đề ra và giải pháp nhằm đạt được mục tiêu đó vẫn đang được hoàn
thành.
Kiểm soát chiến lược không chỉ là cách thức giám sát để tổ chức hay
các thành viên của nó đạt được mục tiêu hiện tại hay hay cách thức
tốt để doanh nghiệp sử dụng tốt nhất các tài nguyên hiện có quả
mình. Nó còn duy trì việc động viên và tập trung các nhân viên vào
các vấn đề quan trọng đặt ra với tổ chức hiện tại, tương lai và duy trì
cho các nhân viên làm việc với nhau cùng tìm ra các giải pháp có thể
giúp tổ chức thực hiện tốt hơn theo thời gian.
1.3.5. Phân loại theo tính chất chủ động hay bị động của kiểm soát
- Kiểm soát chủ động là việc điều chỉnh hoạt động dựa vào từng trường
hợp và nguyên nhân cụ thể để có biện pháp tác động cho phù hợp.
ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

Page 13

Bài giảng môn Kiểm soát

- Kiểm soát thụ động là việc kiểm tra các hoạt động ở từng bộ phận theo
những quy định đã được doanh nghiệp thiết lập và việc điều chỉnh
hoạt động dựa trên các biện pháp đã được xác lập từ trước, chủ thể
kiểm soát chỉ cần lựa chọn dựa theo tình huống cụ thể. Ví dụ, khi
mua hàng về thủ kho đối chiếu chứng từ lô hàng nếu thấy đủ theo
quy định của doanh nghiệp, các chứng từ khớp với nhau, phù hợp
với hàng hóa mua về thì nhập kho, nếu không thì không nhập kho.
1.4. Chức năng kiểm soát
Chức năng kiểm soát được nhìn nhận như là hệ thống quản trị bộ phận
độc lập. Kiểm soát có hai chức năng cơ bản: Chức năng phối hợp và chức
năng
dịch
vụ

1.4.1. Chức năng phối hợp
Kiểm soát trợ giúp lãnh đạo doanh nghiệp nhờ phối hợp trong toàn bộ
hệ thống quản trị tổng thể. Để phối hợp hoạt động giữa các bộ phận, phải
xác định được các phản ứng ở từng lĩnh vực hoạt động và bộ phận chức
năng. Kiểm soát phải phối hợp các phản ứng quản trị ở các đơn vị bộ phận
khác nhau. Khác với quan niệm truyền thống, chức năng phối hợp chứa
đựng việc xác định phản ứng quản trị trong các hệ thống quản trị bộ phận
cũng như giữa các hệ thống đó. Theo đó, kế hoạch, kiểm soát, tổ chức và
quản trị nhân lực được nhìn nhận như các hệ thống bộ phận quản trị.
Với qui mô kinh doanh ngày càng tăng, hình thức tổ chức phi tập trung
càng ngày càng được chú ý. Giữa các đơn vị phi tập trung có thể có không
gian tự do quyết định mang tính độc lập nhiều mặt. Sự chú ý cảnh báo đúng
lúc các không gian tự do quyết định phi tập trung liên quan đến vấn đề phối
ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

Page 14


Bài giảng môn Kiểm soát

hợp; nơi mà kiểm soát với tư cách chức năng tập trung giải quyết các vấn
đề phối hợp của hệ thống quản trị.
Để giải quyết các vấn đề phối hợp, các mối quan hệ nhiều mặt phải
được cân nhắc toàn diện về mặt lí thuyết. Điều này dẫn đến cần mô tả và
giải quyết mô hình tổng thể. Kiểm soát phải sử dụng các mô hình chương
trình hoá đã phát triển liên tục đến nay. Ngày nay, kiểm soát càng chú ý
thực hiện chức năng phối hợp nhằm làm rõ các vấn đề sau:
-

Liệu các báo cáo từ các hệ thống quản trị bộ phận có đúng sự thật?
Liệu nhà quản trị phi tập trung có thúc đẩy đầy đủ việc thu thập
thông tin và sử dụng nó để đạt được các mục tiêu của doanh
nghiệp?
Để trả lời các câu hỏi trên. Nhà quản lý đưa ra hai cách kiểm soát:
- Xác định các giải pháp xoá bỏ mâu thuẫn mục tiêu và sự mất cân
đối thông tin. Điều này có thể thực hiện được thông qua phát triển
hệ thống kiểm tra để quan sát chính xác phản ứng của người đại
diện.
- Hướng vào các tác động phụ thuộc lẫn nhau: Kiểm soát có nhiệm
vụ tạo ra và phát triển các hệ thống phối hợp để điều chỉnh sự chỉ
đạo, hướng các giải pháp phi tập trung vào các mục tiêu tập trung.
Phối hợp các hệ thống quản trị bộ phận: Kiểm soát có nhiệm vụ phát
triển hệ thống kế hoạch phù hợp. Xuất phát từ mục tiêu mong muốn, nhà
quản trị lên kế hoạch về các hoạt động cần thực hiện để đạt được mục tiêu.

Kế hoạch bao gồm kế hoạch dài hạn và kế hoạch ngắn hạn. Trong quá
trình lập kế hoạch có xác lập các định mức (hay tiêu chuẩn ) đối với các
hoạt động cần thực hiện. Các định mức hay tiêu chuẩn này là cơ sở để
đánh giá các hoạt động thực tế. Kiểm soát có nhiệm vụ phát triển hệ thống
kế hoạch cho phù hợp:
- Được xác định bởi các kế hoạch thời gian và không gian
- Được thực hiện nhờ sự trợ giúp của kỹ thuật tính toán: Các kế
hoạch xác định bởi các chỉ tiêu thống nhất; Gắn các kết quả của các
kế hoạch bộ phận với kế hoạch tổng thể; Gắn các kế hoạch bộ phận
với sự độc lập tương đối và phụ thuộc lẫn nhau.
Trong khuôn khổ hệ thống kế hoạch, việc kiểm soát các công cụ lập
ngân sách và điều chỉnh giá tính toán là rất quan trọng. Các hệ thống dự
báo ngân sách được nhìn nhận như các công cụ phối hợp đặc thù của kiểm
soát vì:
ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

Page 15


Bài giảng môn Kiểm soát



Chúng là các chỉ tiêu kế hoạch tính bằng giá trị ở các lĩnh vực
kinh doanh.



Có thể thúc đẩy truyền thông giữa các lĩnh vực kinh doanh và
có thể được thống nhất hoá ở các phạm vi hạn hẹp

 Là cơ sở để chuẩn bị thước đo đánh giá hoạt động.
Phối hợp giữa các bộ phận của hệ thống: để thực hiện các hoạt động
theo kế hoạch, các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp cần phải phối
hợp với nhau. Doanh nghiệp là sự kết hợp của các bộ phận khác nhau có
mối quan hệ với nhau. Nhiệm vụ phối hợp chủ yếu nhất nằm ở việc xác
định hệ thống kế hoạch hóa và kiểm tra:
- Lập kế hoạch và kiểm tra vừa là điều kiện cần vừa là công cụ phối
hợp.
- Kiểm soát phải mô tả và thực hiện thống nhất giữa xây dựng kế
hoạch và kiểm tra; ở mỗi giai đoạn của quá trình xây dựng kế hoạch
thì phải gắn chặt với kế hoạch kiểm tra.
1.4.2. Chức năng dịch vụ
Ngoài chức năng phối hợp, kiểm soát còn có chức năng dịch vụ nhằm
trợ giúp việc chuẩn bị phương pháp cũng như sử dụng các thông tin cần
thiết để ra quyết định. Với chức năng này, kiểm soát phải hoàn thành 2
nhiệm vụ sau:
- Chuẩn bị mô hình thích hợp và các thông tin cần thiết cho việc ra
quyết định.
- Thiết lập và phát triển các hệ thống thông tin cho việc thực hiện
phối hợp và trợ giúp việc ra quyết định.
Trợ giúp việc ra quyết định: nhằm hỗ trợ các quyết định quản trị, nhà
kiểm soát cần:


Phân biệt được hai nhiệm vụ trên



Đưa ra các mô hình ra quyết định thích hợp. Khi lựa chọn mô hình

chúng ta cần lưu một số điểm:
o Mô hình tổng quát có thể được hình thành không phải từ các
cơ sở thực tế.
o Việc giải quyết các vấn đề quyết định thực tế phải được thực
hiện ở các mô hình cụ thể làm rõ tính độc lập về thời gian và
không gian giữa các hoạt động.

ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

Page 16


Bài giảng môn Kiểm soát

o Phải đánh giá cụ thể các tác động qua lại về tgian và không
gian thì chúng cần liên tục lựa chọn các khả năng hoạt động.
Cung cấp thông tin: Trên cơ sở kiểm soát các hoạt động thực tế, kết
quả kiểm soát được truyền về nhà quản trị cấp cao trên các kênh thông tin
được xác lập. Tất cả các quyết định đều dựa trên cơ sở thông tin, chất
lượng quyết định của nhà quản trị phụ thuộc nhiều vào chất lượng, số
lượng và tính kịp thời của thông tin có được.
Với nhiệm vụ cung cấp thông
tin cho mục đích phối hợp và trợ
giúp quyết định đòi hỏi kiểm
soát phải tạo ra, đưa vào thực
hiện và tiếp tục phát triển một hệ
thống thông tin phù hợp. Yêu
cầu của một hệ thống thông tin:
- Hệ thống thông tin kiểm
soát phải gắn kết các dữ

liệu được chế biến bởi
công nghệ tin học
- Chứa đầy đủ các thông tin cần thiết
- Không bị tác động mạnh của tính phân chia tự nhiên không đối
xứng của thông tin giữa các bộ phận có thẩm quyền ra quyết định.
Tuy nhiên, thông tin cung cấp cần phải đúng mục đích, tại đúng nơi và
vào thời điểm thích hợp. Thông tin quan trọng có thể lấy được từ:
- Từ doanh nghiệp hoặc môi trường.
- Từ các dữ liệu “cứng” của lĩnh vực tính toán, hoặc các dữ liệu
“mềm” của hệ thống thông tin định hướng thích hợp.
Khi cung cấp thông tin thì cần phải phân biệt được sự khác nhau giữa
thông tin chiến lược và thông tin chiến thuật. Thông tin chiến lược là các
thông tin dự báo sớm về những thay đổi có ý nghĩa chiến lược; Thông tin
chiến thuật là các thông tin quan trọng của lĩnh vực tính toán có ý nghĩa
chiến thuật.
1.5. Nội dung kiểm soát trong kinh doanh
1.5.1. Kiểm soát đầu vào
Kiểm soát đầu vào là việc kiểm tra, điều chỉnh các hoạt động của doanh
nghiệp nhằm đạt được mối quan hệ tối ưu giữa đầu vào và đầu ra. Trong
một số trường hợp, khi đầu vào và đầu ra có mối quan hệ nhân quả và trực
ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

Page 17


Bài giảng môn Kiểm soát

tiếp. Như, bộ phận sản xuất thì nguyên vật liệu đầu vào là bộ phận hữu hình
của thành phẩm, kiểm soát tập trung vào việc sản xuất có theo đúng thời
gian cần thiết, với khối lượng mong muốn, theo đúng tiêu chuẩn chất lượng,

đặc tính và với đầu vào tối thiểu. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp đầu
vào không liên quan trực tiếp đến đầu ra. Ví dụ, chi phí quảng cáo là yếu tố
đầu vào được kỳ vọng làm tăng doanh thu, nhưng doanh thu phụ thuộc
nhiều nhân tố không chỉ quảng cáo, do đó mối quan hệ giữa chi phí quảng
cáo tăng thêm và doanh thu tăng thêm khó xác định. Do đó, trong trường
hợp này thì quyết định của nhà quản trị về ảnh hưởng của chi phí quảng cáo
đến doanh thu thường dựa trên phán đoán.
1.5.2. Kiểm soát quá trình chế biến
Kiểm soát quá trình chế biến là
việc đánh giá xem việc triển khai
thực hiện có diễn ra đúng như nó
cần phải diễn ra không và các kết
quả đã đạt được có phù hợp với
mục tiêu đã đề ra không.
Kiểm soát quá trình chế biến
nhằm cung cấp cho nhà quản trị
sự phản hồi nhanh về tính hiệu
quả trong biến đổi đầu vào thành
sản phẩm, qua đó nhà quản trị có
thể chỉnh sửa vấn đề khi xuất hiện. Do đó, kiểm soát quá trình chế biến giúp
nhà quản trị phản ứng nhanh đối với những nguyên nhân có thể xảy ra trong
quá trình chế biến như: máy móc hỏng, lô hàng sản xuất không theo thiết
kế, trình độ tay nghề của công nhân.
1.4.3. Kiểm soát đầu ra
Kiểm soát đầu ra là việc kiểm tra, điều chỉnh hoạt động của doanh
nghiệp và mọi bộ phận trong doanh
nghiệp nhằm thực hiện các mục tiêu đề
ra. Tuy nhiên để kiểm soát đầu ra hiệu
quả thì các nhà quản trị cần phải kiểm
soát được mục tiêu của mọi bộ phận và

cá nhân
Mục tiêu bộ phận: để đạt được mục
tiêu chung của doanh nghiệp thì từng
ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

Page 18


Bài giảng môn Kiểm soát

bộ phận phải đạt được mục tiêu như nhà quản trị đã đề ra. Mỗi một bộ phận
sẽ có mục tiêu riêng như: chất lượng, sự cải tiến, đáp ứng nhu cầu của
khách hàng...
Mục tiêu cá nhân và chức năng : Kiểm soát đầu ra ở cấp cá nhân và chức
năng là bước tiếp nối của kiểm soát bộ phận. Các nhà quản trị bộ phận sẽ
đặt mục tiêu cho các nhà quản trị chức năng mà sẽ cho phép bộ phận đạt
được mục tiêu của nó. Như ở các bộ phận, các mục tiêu chức năng được
thiết lập để khuyến khích phát triển các năng lực mà mang lại lợi thế cạnh
tranh cho doanh nghiệp. Các mục tiêu như: hiệu quả, chất lượng, cải tiến,
đáp ứng nhu cầu của khách hàng dùng để đánh giá sự thực hiện của mỗi
chức năng. Ví dụ, trong chức năng bán hàng các mục tiêu liên quan đến
hiệu quả (chi phí bán trên doanh số bán), chất lượng (hàng bị trả lại), đáp
ứng khách hàng (thời gian cần thiết để đáp ứng nhu cầu khách hàng) có thể
được thiết lập cho toàn chức năng. Cuối cùng, các nhà quản trị chức năng
thiết lập ra các mục tiêu mà các nhân viên cần đạt được để cho phép toàn
chức năng đạt được mục tiêu của mình.

ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

Page 19

Bài giảng môn Kiểm soát

BÀI 2: HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
Bài 2 trong Học phần Kiểm soát nghiên cứu những vấn đề khái quát của hệ thống
kiểm soát trong doanh nghiệp, đó là khái niệm về hệ thống kiểm soát, vài trò của
hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp, các thành phần trong hệ thống kiểm
soát…Trên cơ sở đó, hiểu được cách thức thiết lập một hệ thống kiểm soát hữu
hiệu. Ngoài ra, còn xem xét đến cơ chế kiểm soát và những thành phần trong cơ
chế kiểm soát cũng sẽ được trình bày.
Mục tiêu


Hoạt động của hệ thống kiểm soát



Giải thích vai trò của hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp



Các thành phần cấu thành trong hệ thống kiểm soát



Giải thích cơ chế kiểm soát trong doanh nghiệp

2.1. Các vấn đề chung về hệ thống kiểm soát
2.1.1 Khái niệm

Với qui mô
kinh doanh ngày
càng tăng, hình
thức tổ chức phi
tập trung càng
ngày càng được
chú ý, thì việc
thiết lập một hệ
thống kiểm soát là
hết sức cần thiết.
Trong đó, kiểm
soát làm nhiệm
vụ định hướng cho các nhân viên hoạt động theo đúng mục tiêu đề ra, đồng
thời thông qua hệ thống kiểm soát giúp cho nhà quản trị cấp trung còn hỗ
trợ giúp đỡ nhân viên dưới quyền thực thi nhiệm vụ và điều chỉnh cho nhân
viên vận hành theo đúng mục tiêu chung của tổ chức để đạt được hiệu quả
trong hoạt động kinh doanh.
Do vậy, hệ thống kiểm soát thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế
hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ
ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

Page 20


Bài giảng môn Kiểm soát

chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu
đặt ra một cách hợp lý. Nói cách khác, đây là tập hợp tất cả những việc mà
một công ty cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều
muốn tránh. Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số tăng

trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của
công ty đang vận hành ra sao và, nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó, thì có
khả năng hoàn thành kế hoạch không. Ngoài ra, thiết lập được một hệ thống
kiểm soát hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản
công ty.
Hệ thống kiểm soát bao gồm tất cả các vấn đề mang tính hiệu quả tác
nghiệp trong hoạt động kinh doanh và trong hoạt động kiểm soát của doanh
nghiệp nói chung. Do vậy, hệ thống kiểm soát nên được đặt đúng vị trí
nhằm ngặn chặn cơ hội trộm cắp và hình thành cách thức kiểm tra tại các
mức độ trong toàn doanh nghiệp vì theo nghiên cứu đã chỉ ra rằng có đến
50% các doanh nghiệp kinh doanh thất bại ngay trong năm đầu tiên kinh
doanh có thể được đóng góp bởi nạn trôm cắp của nhân viên.
Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của công ty mà hệ
thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng nói chung, hệ thống
này cần có 5 thành phần như sau:
- Môi trường kiểm soát
- Đánh giá rủi ro
- Hoạt động kiểm soát
- Thông tin và truyền thông
- Giám sát
Một hệ thống kiểm soát hữu
hiệu chỉ hạn chế tối đa các sai
phạm chứ không thể đảm bảo rủi
ro, gian lận và sai sót không thể
xảy ra. Những hạn chế vốn có của
hệ thống kiểm soát bao gồm:
- Hệ thống kiểm soát khó
ngăn chặn được gian lận và sai sót của nhà quản trị cấp cao. Các thủ
tục kiểm soát là do nhà quản trị đặt ra, nó chỉ kiểm tra, xác định gian
lận và sai sót của nhân viên. Khi nhà quản trị cấp cao cố tình gian

lận thì lúc này họ sẽ tìm cách bỏ quan các thủ tục kiểm soát cần
thiết.
ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

Page 21


Bài giảng môn Kiểm soát

-

Sự gian lận của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay từ
các bộ phận bên ngoài tổ chức.
- Nhà quản trị lạm quyền bỏ qua các qui định kiểm soát trong quá
trình thực hiện nghiệp vụ có thể dẫn đến việc không thể kiểm soát
được các rủi ro và làm cho môi trường kiểm soát trở nên yếu kém.
- Hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào các sai phạm dự kiến, do đó
khi xảy ra các sai phạm bất thường thì thủ tục kiểm soát trở nên kém
hữu hiệu thậm chí vô hiệu.
- Những thay đổi của tổ chức, thay đổi quan điểm của nhà quản trị và
điều kiện hoạt động có thể dẫn đến những thủ tục kiểm soát không
phù hợp
Có thể nhận thấy, hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp chỉ cung cấp
một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối các mục tiêu được
thực hiện. Hệ thống kiểm soát chỉ có thể ngăn ngừa và phát hiện sai sót, gian
lận nhưng không thể đảm bảo là chúng không xảy ra. Chính vì vậy, hệ thống
kiểm soát dù có hữu hiệu đến đâu thì cũng đều tồn tại rủi ro nhất định.
2.1.2. Mục đích của hệ thống kiểm soát
Hệ thống kiểm soát vững mạnh sẽ đem lại cho doanh nghiệp một số lợi
ích như:

- Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (từ việc
vô tình gây thiệt hại, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm, ….)
- Giúp bảo vệ tài sản của doanh nghiệp: mỗi loại tài sản khác nhau cần
có chế độ bảo vệ khác nhau và có những ảnh hưởng khác nhau đến
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, doanh
nghiệp cần có các biện pháp khác nhau để bảo vệ các tài sản này,
chẳng hạn: toà nhà làm
việc hay máy móc thiết
bị cồng kềnh thì cần để
trong lán che hay thuê
bảo vệ trông…đối với
các chứng từ, sổ sách
thì có thể để trong tủ
khóa lại..
- Giúp nhà quản trị ngăn
ngừa gian lận hay sai
sót: để giảm thiểu trong
ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

Page 22


Bài giảng môn Kiểm soát

-

-

-

gian lận tài chính thì cần có sự phân công trách nhiệm giữa các bộ
phận kế toán thanh toán, thủ quỹ nhằm tránh trường hợp thanh toán
khống; phân công trách nhiệm rõ ràng giữa bộ phận tính lương và bộ
phận chi trả lương tránh trường hợp trả lương thừa. Ngoài ra, việc
phân công nhiệm vụ rõ ràng ở các bộ phận giúp cho việc kiểm tra
chéo lẫn nhau. Giảm thiểu những gian lận và sai sót (nếu có) xảy ra.
Giúp đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: thông tin được kiểm tra
thông qua rất nhiều khâu, từ khâu ghi chép đến việc ghi chép vào sổ
sách, báo cáo. Đối với chứng từ doanh nghiệp phát hành, giá trị
thông tin được kiểm tra bởi rất nhiều người: người lập chứng từ,
người phụ trách có liên quan như: kế toán trưởng, giám đốc doanh
nghiệp…thông của của chứng từ chỉ có giá trị khi đầy đủ chữ kí của
các bên có liên quan.
Đảm bảo sử dụng hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt
được mục tiêu đặt ra: Ban giám đốc là người chịun trách nhiệm đề ra
các qui định, tiêu chuẩn nhằm sử dụng hiệu quả và tiết kiệm các
nguồn lực bên trong doanh nghiệp, đồng thời triển khai các thủ tục
kiểm soát nhằm giám sát các hoạt động để đạt được mục tiêu mong
muốn của doanh nghiệp. Nhân viên kiểm soát đánh giá việc sử dụng
hiệu quả các nguồn lực thông qua: sử dụng cơ sở vật chất, nhà
xưởng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, năng suất công
việc, chi phí sử dụng nguyên vật liệu, vấn đề sử dụng nguồn nhân
lực của tổ chức…Thông qua các hoạt động kiểm soát trong doanh
nghiệp, các kiểm soát viên hỗ trợ ban giám đốc giám sát các hoạt
động nhằm giảm thiểu các gian lận, sai sót giúp doanh nghiệp đạt
được các mục tiêu đề ra.
Ngoài ra, hệ thống kiểm soát hoạt động hiệu quả cũng tạo niềm tin
cho các nhà đầu tư, các cổ đông của công ty. Trong nền kinh tế thị
trường, các nhà đầu tư luôn mong muốn nguồn vốn đầu tư của mình
được an toàn và sinh lợi nhuận cao. Thông qua việc đánh giá hệ

thống kiểm soát, các nhà đầu tư có thể đánh giá được phần nào mức
độ an toàn của các khoản đầu tư.

2.1.3. Nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát

ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

Page 23


Bài giảng môn Kiểm soát

Để thiết kế hệ thống kiểm soát vận hành có hiệu quả cao, cần nghiên cứu,
phân tích kỹ lưỡng các nhân tố ảnh hưởng đến nó. Một hệ thống kiểm soát
trong doanh nghiệp bất kỳ
chịu ảnh hưởng cuả các
nhân tố chủ yếu sau:
Thứ nhất, môi trường
kinh doanh và hình thức
pháp lý của doanh nghiệp
Câu hỏi đầu tiên cần
được trả lời là doanh
nghiệp kinh doanh trong
môi trường nào? Ngày nay
thường đề cập đến:
- Cơ chế kế hoạch
hoá tập trung
- Cơ chế kinh tế
thị trường.
Nước ta đang xây dựng nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ

nghĩa. Vấn đề nằm ở chỗ, mặc dù đã khoảng hai chục năm song cho đến nay
chúng ta mới đang hình thành dần dần nền kinh tế thị trường. Môi trường
kinh doanh nước ta ngày nay là môi trường mang tính “đan xen”: trong tổ
chức điều hành kinh tế vĩ mô vừa ẩn chứa cách tư duy và chính sách mang
tính “kế hoạch hoá tập trung” nhưng cũng vừa xuất hiện các nhân tố mang
tính thị trường.
Môi trường kinh doanh kiểu “vừa kế hoạch hoá tập trung, vừa thị
trường” này đã, đang và sẽ còn chi phối hoạt động kinh doanh, hoạt động
quản trị kinh doanh và hoạt động kiểm soát của mọi doanh nghiệp nước ta.
Tổ chức hệ thống kiểm soát phải thích ứng với đặc trưng này của môi trường.
- Trong nền kinh tế thị trường, mọi quyết sách kinh doanh là quyền
hiển nhiên của doanh nghiệp: chủ doanh nghiệp bỏ tiền ra, quyết
định mọi vấn đề liên quan đến kinh doanh và nhà nước không
dính líu đến kinh doanh. Vì thế hoạt động kiểm soát của doanh
nghiệp trong nền kinh tế thị trường do doanh nghiệp và chỉ do
doanh nghiệp tự thiết kế, thực hiện để phục vụ cho hoạt động
quản trị kinh doanh của mình. Hoạt động kiểm toán của nhà nước
không nằm trong phạm trù này.

ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

Page 24


Bài giảng môn Kiểm soát

-

Trong môi trường kinh doanh nước ta: vẫn chưa tách bạch được
giữa quản lý nhà nước và quản trị kinh doanh nên nhiều quyết

định kinh doanh vẫn được quyết định bởi các cơ quan nhà nước;
đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhà nước. Dù doanh nghiệp
nhà nước hoạt động từ nhiều chục năm qua song cho đến nay vẫn
chưa bao giờ làm sáng tỏ được quyết sách nào thuộc hoạt động
kinh doanh, quyết sách nào thuộc chủ sở hữu? Và khi nào thì nhà
nước đóng vai chủ sở hữu, khi nào thì nhà nước đóng vai trò quản
lý nhà nước đối với cả nền kinh tế chứ không phải chỉ là doanh
nghiệp nhà nước.
Môi trường kinh doanh này chi phối rất lớn đến tổ chức hoạt động kinh
doanh, quản trị kinh doanh và hoạt động kiểm soát ở từng loại hình doanh
nghiệp nước ta:
- Với các doanh nghiệp không phải doanh nghiệp nhà nước việc tổ
chức hoạt động kiểm soát do doanh nghiệp chủ động tiến hành
độc lập, phục vụ trực tiếp cho hoạt động quản trị của mình.
- Trong các doanh nghiệp nhà nước, việc tổ chức tiến hành hoạt
động kiểm soát còn phụ thuộc vào nhân tố “nhà nước” – các qui
định của các cơ quan quản lý nhà nước. Mặt khác, nhiều doanh
nghiệp nhà nước quen thói “hoạt động theo qui định, theo lệnh
của cấp trên” nên cũng như nhiều hoạt động quản trị khác, việc tổ
chức hoạt động kiểm soát chỉ mang tính hình thức.
Các nhân tố thuộc môi trường kinh doanh thay đổi tác động trực tiếp đến
cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp, trong đó có hệ thống kiểm
soát. Cạnh tranh mang tính khu vực và toàn cầu buộc các doanh nghiệp phải
tìm kiếm mô hình tổ chức sao cho tiết kiệm nhất lao động kiểm soát, góp
phần giảm chi phí kinh doanh, tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp.
Sự biến động ngày càng dữ dội của môi trường kinh doanh và thị trường
đã dẫn đến các kiểu cơ cấu tổ chức truyền thống ngày càng tỏ ra khó phù
hợp. Đòi hỏi cần có cách tư duy mới về cơ cấu tổ chức bộ máy quả trị nói
chung và mô hình kiểm
soát nói riêng thích hợp.

Thứ hai, mô hình quản
trị doanh nghiệp
Mô hình quản trị
doanh nghiệp tác động
trực tiếp đến xây dựng hệ
ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

Page 25