Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy Lợi

LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài, do thời gian có hạn cộng với
trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như kinh nghiệm thực tế còn hạn chế, mặc dù
cố gắng song chắc chắn khóa luận không tránh khỏi những sai sót.Tôi rất mong
nhận được sự đóng góp, chỉ bảo của các thầy cô, của các cán bộ thư viện để khóa
luận của tôi hoàn chỉnh hơn.
Qua đây, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến:
Các thầy cô trong khoa Thông tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học
Xã hội và Nhân văn- Đại học Quốc gia Hà Nội đã nhiệt tình giảng dạy, tạo điều
kiện cho tôi trong quá trình học tập.
Ban lãnh đạo cùng các cô, chú, anh chị cán bộ Thư viện Đại học Thủy Lợi
đã tận tình giúp đỡ, chia sẻ kinh nghiệm cho tôi trong quá trình viêt khóa luận và
thực tập tại thư viện.
Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới thầy giáo-TS Chu Ngọc
Lâm, người đã hướng dẫn và chỉ bảo tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn
thành khóa luận.
Xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2012

Tác giả khóa luận

Trương Thị Thanh Nhàn

1


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

AACR

Quy tắc biên mục Anh- Mỹ
( Anglo- American Catologuing Rules)

DDC

Khung phân loại DDC
( Dewey Decimal Access Catalogues)

ĐHTL

Đại học Thủy lợi

LAN

Mạng cục bộ ( Local area network)

MACR 21

Biên mục máy đọc được
( Machine Readable Cataloguing)

OPAC

Mục lục truy cập công cộng trực tuyến
(Online Public Access Catalog)

TTTV

Thông tin- Thư viện

2


MỤC LỤC

3


LỜI NÓI ĐẦU

1.Tính cấp thiết của đề tài
Thế giới đang diễn ra nhiều thay đổi trên mọi lĩnh vực kinh tế, chính trị,
văn hóa, khoa học, xã hội và công nghệ thông tin. Đặc biệt có sự thay đổi và phát
triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin. Đây là thời kỳ bùng nổ thông tin rộng lớn,
toàn diện, chưa từng có từ trước đến nay, với một lượng thông tin khổng lồ không
ngừng gia tăng, đòi hỏi chúng ta phải có biện pháp tổ chức, quản lý, khai thác một
cách hiệu quả. Đó là cơ sở, động lực cho sự phát triển toàn diện trên mọi lĩnh vực
của xã hội loài người. Đóng vai trò chủ đạo, các trung tâm thư viện đã và đang trở
thành cơ quan quản lý, tổ chức và cung cấp thông tin phục vụ cho mọi đối tượng
người dùng tin.
Hòa với xu thế phát triển chung của thời đại và các trung tâm thông tin- thư
viện, Thư viện Đại học Thủy Lợi Hà Nội đã và đang khẳng định vị thế của mình
trong việc đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin. Do đó, cán bộ thư viện luôn coi
việc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là cơ sở, nền tảng cho mọi hoạt động của
mình, là vấn đề then chốt quyết định sự tồn tại của thư viện.Tổ chức sắp xếp, bảo
quản tài liệu không khó nhưng làm sao để lấy được tài liệu trong khoảng thời gian
ngắn nhất, đồng thời vẫn bảo quản tốt tài liệu, tạo thuận lợi cho việc sử dụng thì

đó lại là một vấn đề lớn.
Hiểu được tầm quan trọng của vấn đề này, Thư viện trường ĐHTL trong
những năm qua đã quan tâm đến việc tổ chức, xây dựng và bảo quản vốn tài liệu
của Thư viện để phục vụ đắc lực cho nhu cầu học tập, nghiên cứu, giảng dạy của
cán bộ, giảng viên, sinh viên trong trường ĐHTL nói riêng và cho sự nghiệp đất
nước nói chung. Với ý nghĩa đó, tôi đã chọn đề tài: “ Công tác tổ chức và bảo quản

4


vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy Lợi ’’ làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của
mình.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Mục đích:
- Mô tả thực trạng công tác tổ chức và bảo quản tại thư viện Đại học Thủy lợi. Qua
đó, đánh giá những mặt tích cực và hạn chế, đồng thời đề xuất một số giải pháp có
tính khả thi, nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản vốn
tài liệu.
Nhiệm vụ:
-Để thực hiện tốt cho việc nghiên cứu, đề tài sẽ tập trung giải quyết một số vấn đề
sau:
+ Giới thiệu về thư viện ĐHTL
+ Nêu rõ vai trò, tầm quan trọng của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu
với Thư viện ĐHTL
+ Tìm hiểu thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện
ĐHTL
+ Phân tích đánh giá ưu điểm, hạn chế trong công tác tổ chức và bảo quản vốn
tài liệu tại thư viện ĐHTL
+ Đưa ra những giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và
bảo quản vốn tài liệu.

3 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài
Liên quan đến vấn đề tổ chức và bảo quản vốn tài liệu đã được nghiên cứu
tại nhiều thư viện lớn ở Việt Nam như: Trung tâm Thông tin- Thư viện Đại học
Giao thông vận tải , Thư viện Trường Đại học văn hóa, Thư viện Trường Đại học
sư phạm Hà Nội 2,….Nhưng tại Thư viện ĐHTL đến nay chưa có đề tài nào
nghiên cứu một cách hệ thống, đầy đủ về vấn đề này. Vì vậy tôi chọn vấn đề: “ Tổ
5


chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy lợi” làm đề tài khóa luận
tốt nghiệp của mình với mong muốn góp phần vào việc tăng cường công tác tổ
chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Trường ĐHTL.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện
ĐHTL
- Phạm vi nghiên cứu: Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện
ĐHTL trong giai đoạn hiện nay.
5. Phương pháp nghiên cứu của đề tà
* Phương pháp luận :
Khóa luận sử dụng phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng,
chủ nghĩa duy vật lịch sử, quan điểm đường lối chính sách của Đảng, Nhà nước ta
về hoạt động TT-TV.
* Phương pháp nghiên cứu cụ thể:
Khóa luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
+ Nghiên cứu, phân tích tài liệu
+ Quan sát
+ Phỏng vấn
+ Thống kê số liệu
6. Ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn của đề tài
Về mặt lý luận: Khóa luận góp phần làm phong phú thêm lý luận chung về

công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu của Thư viện
Về mặt thực tiễn: Khóa luận đề xuất một số giải pháp góp phần hoàn chỉnh
công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu của Thư viện ĐHTL, nhằm đáp ứng tốt
hơn nữa yêu cầu tìm kiếm của người sử dụng.
6


7. Bố cục của khóa luận
Ngoài phần lời nói đầu, mục lục, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và
phụ lục, Khóa luận bao gồm các chương sau:
Chương 1: Thư viện Đại học Thủy lợi với vấn đề tổ chức và bảo quản vốn tài liệu
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại
học Thủy lợi.
Chương 3: Nhận xét và đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức
và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện trường Đại học Thủy lợi

7


NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: THƯ VIỆN ĐẠI HỌC THỦY LỢI VỚI VẤN ĐỀ TỔ CHỨC
VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU
1.1.Giới thiệu về Thư viện Đại học Thủy lợi
1.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của Thư viện Đại học Thủy lợi
Ngay sau khi thành lập Trường Đại học Thủy lợi được thành lập, năm 1959,
Thư viện cũng ra đời và phát triển đồng hành với sự phát triển của trường.Từ đó
đến nay, Thư viện đã trải qua hơn 50 năm phát triển và từng gắn với những lịch sử
phát triển của trường và những thăng trầm của đất nước. Quá trình hình thành và
phát triển của thư viện có thể chia thành 5 giai đoạn chính:
• Giai đoạn 1959-1965

Những ngày mới thành lập, tổ Thư viện không có cơ sở tập trung mà được nhà
trường bố trí tại tầng 1 nhà Hành chính và thêm một phòng đầu hồi tầng 2 với 3
cán bộ. Đối tượng phục vụ của Thư viện trong giai đoạn này là học viên lớp
chuyên tu và chính khóa 1, 2, 3, 4, 5 và 6 thuộc 3 ngành đào tạo là Thủy công,
Thủy nông và Thủy văn.
• Giai đoạn 1965-1975
Từ tháng 6 năm 1965 đến năm 1973, Thư viện cùng với toàn trường sơ tán 2
lần tại tỉnh Bắc Giang.
Từ năm 1968, Thư viện đã có những đổi mới ban đầu về nghiệp vụ, sách đã
được phân loại theo chuyên môn và bắt đầu có phích sách.
Năm 1970, Thư viện bắt đầu xây dựng hệ thống giá sách, các sách chuyên môn
và tạp chí được phân loại và sắp xếp theo khổ sách và theo ngôn ngữ.
Đến năm 1975, tổng số cán bộ tại tổ Thư viện là 6 người.
• Giai đoạn từ 1975-1989
8


Từ năm 1975, Thư viện có những cố gắng rất lớn để tăng cường và đa dạng
hóa nguốn tài liệu phục vụ cho học tập và nghiên cứu. Lúc này nhân lực của Thư
viện cũng được tăng lên, nâng tổng số cán bộ là 11 người.
• Từ năm 1989-2005
Tháng 10 năm 1989, tổ Thư viện thuộc phòng đào tạo đã chính thức trở thành
một đơn vị trực thuộc Ban giám hiệu theo quyết định số 200 QĐ/ TC ngày
28/10/1989.Kể từ đó, Thư viện mang một trọng trách mới của một trung tâm
không ngừng phấn đấu để đáp ứng cho nhiệm vụ giáo dục và đào tạo của Trường
Đại học Thủy Lợi
Năm 1990,Thư viện được chuyển lên tầng 5 nhà Hành chính với tổng diện tích
là 490 m2 . Đến năm 1997, Thư viện bắt đầu thực hiện quản lý sách trên máy tính
bằng phần mềm CDS/ ISIS for DOS, sau đó đổi sang WINSIS do UNESCO cung
cấp miễn phí thông qua Trung tâm Khoa học và công nghệ Quốc gia.

Đến cuối năm 2004, hầu như toàn bộ giáo trình đã được “ mới hóa”, gần như “
xóa sổ “ các tài liệu rôneo typo từ năm 1987 về trước.
• Giai đoạn 2005 đến nay
Tháng 6-2005, PGS.TS Nguyễn Hữu Thái nghỉ hưu. ThS. Nguyễn Thị Phương
Trà được bổ nhiệm làm giám đốc Thư viện. Cuối tháng 6/ 2005, toàn bộ 3 tầng
của tòa nhà A45 đã được giao cho Thư viện với tổng diện tích sử dụng 2.080 m2.
Năm 2006, Thư viện đã được trang bị hoàn toàn mới về cơ sở vật chất tương
đối đồng bộ cho hệ thống các phòng đọc, phòng tự học, phòng sách, báo, tài liệu
tiếng việt và ngoại văn bằng nguồn kinh phí của Trường. Thêm vào đó, Thư viện
cũng được dự án Đan Mạch hỗ trợ kinh phí để trang bị cổng từ, các thiết bị an
ninh Thư viện và các thiết bị phụ trợ ( máy in mã vạch, thiết bị đọc mã vạch cố
định và di động, máy in thẻ nhựa…), mạng LAN và hệ thống máy tính cho hoạt
động nghiệp vụ và cho sinh viên tra cứu. Về nhân sự đến nay, Thư viện đã có 18
cán bộ, công nhân viên và đang từng bước trở thành thư viện hiện đại. Các cán bộ
9


được đào tạo về chuyên môn thư viện, thủy lợi, ngoại ngữ, ngoại thương, công
nghệ thông tin và một số ngành khác.
Tháng 8/2006, phần mềm quản lý Thư viện Libol được nâng cấp lên phiên bản
6.0. Từ tháng 7/2006, Thư viện bắt đầu hồi cố lần lượt các kho sách.
Kể từ ngày thành lập, chỉ là một tổ Thư viện vơi vài cán bộ và cơ sở vật chất,
còn nhiều thiếu thốn, trải qua hơn 50 năm thăng trầm với bao gian khổ thời chiến
tranh, khó khăn về nhân lực và cơ sở vật chất nhưng Thư viện vẫn luôn hoàn thành
nhiệm vụ được giao, đóng góp tích cực cho sự trưởng thành và vững mạnh của
Nhà trường. Đặc biệt 20 năm kể từ khi được tách ra hoạt động độc lập
( 28/10/1989- 28/10/2009), Thư viện Đại học Thủy Lợi đã có những bước tiến
không ngừng để nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác nghiệp vụ cũng như
hiệu quả phục vụ. Đó là sự phấn đấu không mệt mỏi của các thế hệ lãnh đạo và
cán bộ nhân viên Thư viện.

1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ
1..1.2.1. Chức năng
Thư viện có chức năng giúp hiệu trưởng về:
+ Quản lý công tác Thư viện
+ Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ và khai thác tư liệu thông tin, sách
báo, tạp chí, giáo trình, tài liệu điện tử phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập và
nghiên cứu khoa học.
1.1.2.2. Nhiệm vụ
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch dài hạn và hằng năm về việc bổ sung, cập nhật
tài liệu, giáo trình, sách, báo và tạp chí với các chủ đề phù hợp, đáp ứng yêu cầu
giảng dạy, nghiên cứu và học tập của nhà trường.
- Quản lý công tác biên soạn và in ấn giáo trình, tài liệu học tập và giảng dạy của
nhà trường
10


- Công tác nghiệp vụ thông tin bao gồm: Tập hợp, phân loại tài liệu theo chuẩn
quốc gia và quốc tế, cập nhật, xử lý và bảo quản thông tin trên máy tính, tổ chức
khai thác và truyền thông đến độc giả.
- Phục vụ sách, giáo trình, bài giảng, tài liệu tham khảo, báo, tạp chí và các loại tài
liệu khác cho độc giả tại thư viện
- Phục vụ cho mượn về nhà gồm: sách, giáo trình, bài giảng, tìa liệu tham khảo,
báo, tạp chí và các loại tài liệu khác
- Lưu trữ, bảo quản và tu bổ sách và các loại tài liệu khác.
- Quản lý, sử dụng hiệu quả các trang thiết bị và cơ sở vật chất của thư viện theo
hướng hiện đại hóa
- Tham mưu và giúp việc hiệu trưởng về công tác thư viện ở địa bàn xa trường:
Trung tâm ĐH2, Cơ sở 2….
- Thu nhận lưu chiểu những xuất bản phẩm do Đại học Thủy Lợi xuất bản; các
luận án tiến sĩ, thạc sĩ được bảo vệ tại Đại học Thủy Lợi và của giáo viên học tập

tại nước ngoài; báo cáo tổng kết của các đề tài nghiên cứu cấp nhà nước và cấp
trường do giảng viên, cán bộ Đại học Thủy Lợi thực hiện được nghiệm thu đánh
giá.
1.1.3. Cơ sở vật chất và trang thiết bị
1.1.3.1. Cơ sở vật chất
Thư viện ĐHTL đến nay đã có trụ sở, cơ sở vật chất tương đối khang
trang, hiện đang tọa lạc tại tòa nhà A45 , trong khuôn viên trường ĐHTL, với diện
tích sử dụng khoảng 2.080m2 . Thư viện hiện được bố trí, sắp xếp như sau:
+ 01 Kho Giáo trình: 195 m2
+ 01 Phòng Giáo trình; 130m 2
+ 04 Kho tài liệu tham khảo:
11


Kho ngoại văn: 65m2
Kho mở: 410m2
Phòng báo- tạp chí: 30m2
Kho lưu trữ: 70m2
+ 03 Phòng khai thác đa phương tiện ( Multimedia room): 195m2
+ 03 Phòng đọc lớn và sân tự học của sinh viên, tổng diện tích 400m 2 có sức chứa
khoảng 1.000 chỗ.
+ 04 Phòng làm việc của cán bộ thư viện, phòng máy chủ, phòng họp…..
Thư viện Đại học Thủy Lợi hiện có 1 không gian khép kín, biệt lập và yên
tĩnh. Các phòng đọc, kho sách với bàn quầy, giá sách, bàn ghế mới; các trang thiết
bị điện tử, an ninh thư viện khá hiện đại, hệ thống đèn, quạt hợp lý, có điều hòa
không khí, máy hút ẩm…
1.1.3.2. Trang thiết bị
Thư viện được lắp đặt các thiết bị điện tử, mạng LAN và các thiết bị an ninh
thư viện khá hiện đại:
-

Phần mềm quản lý Thư viện Libol 6.0 để quản lý vốn tài liệu, quản lý bạn
đọc, phục vụ tra cứu, mượn trả tài liệu và các hoạt động nghiệp vụ khác…

-

Mạng LAN kết nối với Internet theo đường Leaseline của trường, có 2 điểm
kết nối Wifi; 3 severs và 4 swichs CICO

-

Hệ thống máy tính nối mạng:
+ 20 terminals phục vụ bạn đọc tra cứu tìm tin
+ 90 PCs trong phòng multimedia
+ 21 PCs cho các cán bộ làm nghiệp vụ
+ 05 máy in Lazer; 02 máy photocopy
12


-

Hệ thống an ninh Thư viện:
+ Cổng từ 3M
+ Các loại tem từ dung cho sách, băng, đĩa….
+ 01 máy khử từ/ nạp lại từ cho sách và các loại tài liệu
+ 01 máy khử từ/ nạp lại từ cho băng đĩa
+ 11 máy in hóa đơn phục vụ mượn/ trả
+ 11 đầu đọc mã vạch cố định
+ 01 đầu đọc mã vạch di động
+ 01 máy in mã vạch

+ 01 máy in thẻ nhựa
+ 01 máy ảnh kỹ thuật số

-

Hệ thống kiểm soát thẻ ra vào/ ra tự động bằng thẻ Proximity.

1.1.4. Thành phần vốn tài liệu của Thư viện ĐHTL
Thư viện ĐHTL là một thư viện chuyên ngành khoa học kỹ thuật, có vốn
tài liệu phong phú, đa dạng. Trong đó bao gồm: Tài liệu truyền thống và tài liệu
điện tử
Tài liệu truyền thống:
Là tài liệu chứa các thông tin dưới dạng giấy. Bao gồm các văn bản, các
loại tài liệu quý hiếm khác như sách đồng, sách lá cọ, sách thẻ tre,…
Tài liệu truyền thống được lưu trữ trên giá, bảo quản vật mang tin vật lý
sách, báo, tạp chí ….ở một không gian cụ thể. Do tồn tại dưới một dạng vật lý cụ
thể có thể bảo quản được, thông tin trong tài liệu truyền thống có độ ổn định và
bền vững cao hơn thông tin chứa trong các nguồn tài liệu điện tử. Tuy nhiên dung
lượng thông tin chứa trong các tài liệu truyền thống không lớn bằng tài liệu điện
13


tử. Mặt khác, tài liệu dạng giấy cũng chịu tác động của nhiều yếu tố vật lý như độ
ẩm, ánh sang, oxy hóa,…. gây khó khăn cho việc tổ bảo quản cũng như tổ chức tài
lệu. Vì vậy mà kinh phí cho việc bảo quản cho tài liệu truyền thống thường tốn
kém.
Mặt khác, mức độ cập nhật thông tin trong tài liệu truyền thống rất chậm,
không thường xuyên. Thông tin trong tài liệu truyền thống chỉ có thể lưu trữ dưới
dạng thông tin tĩnh, vì vậy tài liệu truyền thống không có khả năng truy cập từ xa,
bị giới hạn về không gian và thời gian. Người dùng tin muốn dùng tài liệu thì phải

trực tiếp đến thư viện.
Dưới đây là những tài liệu truyền thống tiêu biểu của Thư viện ĐHTL:
-

Sách:

Đây là loại tài liệu chiếm số lượng lớn nhất trong kho tài liệu của Thư viện, gồm
các loại sau:
-

Sách Giáo trình: Trên 500 đầu/ 214.639 bản là tổng số giáo trình có thể đáp
ứng cho nhu cầu mượn sách của sinh viên đăng ký hơn 300 môn học được
mở trên toàn trường.

-

Tài liệu tham khảo tiếng việt có khoảng 4703 đầu/ 18465 bản

-

Tìa liệu tham khảo tiếng nước ngoài: khoảng 9213 đầu/ 17265 bản

-

Luận án, luận văn, các công trình nghiên cứu khoa học, sản phẩm nghiên
cứu khoa học của giáo viên, cán bộ, học viên, cao học trong trường thực
hiện.

-

CSDL thư mục: Các biểu ghi thư mục giáo trình, tài liệu tham khảo, luận
án, luận văn, công trình nghiên cứu khoa học

-

Tờ rơi, kỷ yếu: Phát hành trên 2000 tờ rơi và trên 250 bản kỷ yếu
Tài liệu điện tử:

14


Là tài liệu có chứa thông tin ở dạng số, được trình bày và lưu trữ trên các
vật mang tin điện tử: CD-ROM, băng đĩa,…và để truy cập tới chúng phải thông
qua máy tính và mạng máy tính điện tử.
Nguồn thông tin điện tử được tạo thành bởi các thông tin điện tử hay còn
gọi là thông tin số hóa bao gồm:
+ Các CSDL chuyên ngành, đa ngành lưu trữ trên đĩa từ, băng từ, đĩa quang
CD-ROM
+ Các CSDL trực tuyến do các cơ quan thông tin xây dựng, các website trên
Ỉnternet, các bản tin điện tử,…..
Mật độ thông tin trong các tài liệu điện tử rất cao. Xuất phát từ công nghệ nén
và lưu trữ trên các vật từ tính quang học nên dung lượng lưu trữ trên chúng rất lớn.
Nguồn tài liệu có khả năng truy cập từ xa, không giới hạn về thời gian và
không gian, người dùng tin có thể tiếp cận thông tin mọi lúc mọi nơi thông qua
mạng máy tính. Cùng một thời điểm, nguồn tài liệu điện tử cho phép nhiều người
cùng truy cập hay sử dụng một tài liệu thông tin.
Bên cạnh những ưu điểm, tài liệu điện tử cũng có một số hạn chế cần phải lưu
ý. Tính ổn định và thông tin trong tài liệu điện tử không cao và không đồng nhất,
có thông tin tồn tại lâu dài như trên đĩa CD-ROM, có thông tin vòng đời ngắn như
các tập tin, các bài báo trên mạng Internet. Theo thống kê, Thư viện ĐHTL có

khoảng:
-

Khoảng trên 600 đĩa CD, VCD, DVD dữ liệu, trong đó có 192 luận văn,
luận án.

-

Trên 400 đầu sách tiếng anh được số hóa

-

Gần 100 đầu giáo trình tiếng việt do các giảng viên trong trường biên soạn
và được chuyển đổi thành giáo trình điện tử

-

342 bài giảng của các môn học cung cấp miễn phí cho sinh viên.
15


Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, để đáp ứng nhu cầu tin
của bạn đọc ngày càng cao, Thư viện đã và đang từng bước hiện đại hóa ứng dụng
tin học vào các hoạt động thư viện.
1.1.5. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ
1.1.5.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Hình 1: Sơ đồ tổ chức Thư viện Đại học Thủy Lợi

Ban Giám đốc

Khối

Bộ phận

nghiệp

Khối
phục vụ

vụ

bạn đọc

và tin học

Phòng
P
Nghiệp vụ Phòng
Đọc mở

ă Phòng
Giáo
Phòng
trình
Ngoại
văn

Phòng Phòng
BáoMultitạp chí media

kỹ thuật

K
Giải đáp
thông tin

Kỹ
thuật
mạng

U
Website

1.1.5.2. Đội ngũ cán bộ
Hiện nay, Thư viện Đại học Thủy Lợi có 18 cán bộ. Trong đó, có 2 thạc sĩ;
13 người có trình độ đại học trong đó có 4 người tốt nghiệp chuyên ngành Thư
viện; 2 kỹ sư tin học và đại học các ngành khác.
Thư viện có cơ cấu và chức năng quản lý riêng biệt:
-

Ban giám đốc: 2 người
16


-

Khối nghiệp vụ thư viện và quản trị mạng ( hiện có 5 người):
+ Công tác xuất bản, bổ sung( 1 người)
+ Công tác biên mục, tạo các ấn phẩm thư viện ( 3 người)
+ Quản trị mạng LAN và hệ thống servers + PCs ( 1 người)

-

Khối phục vụ bạn đọc ( hiện có 13 người)
+ Phòng Giáo trình ( 5 người)
+ Kho mở ( 4 người)
+ Kho ngoại văn ( 1 người)
+ Phòng báo chí ( 1 người)
+ Hướng dẫn thông tin ( 2 người)

1.1.6. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin
Thư viện Đại học Thủy Lợi có số lượng người dùng tin đông đảo và đóng vai
trò quan trọng trong việc thúc đẩy thư viện không ngừng đi lên. Người dùng tin tại
thư viện được chia thành các nhóm chính:
-

Giảng viên, cán bộ trong trường

-

Sinh viên chính quy, tại chức, học viên cao học và nghiên cứu sinh tại
trường

-

Ngoài ra, Thư viện còn cung cấp giáo trình, tìa liệu tham khảo cho một số
cơ sở đào tạo tại chức xa trường như Cơ sở 2, Đại học 2 và một số trường
Đại học khác.

+ Nhóm cán bộ giảng dạy, quản lý, chuyên viên: Với hơn 400 người trong

tổng số bạn đọc của Thư viện. Tuy nhiên, họ đóng vai trò nòng cốt của xã hội,
là “ nguyên khí của quốc gia”. Họ vừa là đối tượng sử dụng thư viện, vừa là
người tạo ra nguồn thông tin có giá trị khoa học cao cho Thư viện. Với đặc thù
là hoạt động trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật mà cụ thể là kỹ thuật thủy lợi,
17


nhu cầu tin của họ chuyên sâu. Họ quan tâm tới những thông tin mới kịp thời.
Bên cạnh tài liệu tiếng việt, họ rất quan tâm tài liệu nước ngoài như: Anh,
Pháp, Nhật….những nước có nền khoa học kỹ thuật phát triển trên thế giới.
+ Nhóm sinh viên chính quy, tại chức chủ yếu là các học viên cao học và
nghiên cứu sinh. Nhiệm vụ chính của họ là học tập và họ là đối tượng người
dùng tin chủ yếu của Thư viện. Với mô hình đào tạo theo hình thức tín chỉ, đòi
hỏi họ phải học, đọc và tìm hiểu thông tin từ nhiều nguồn có trong các taì liệu
dạng truyền thống cũng như hiện đại: Tài liệu tham khảo, báo, tạp chí khoa
học, luận án, luận văn, cơ sở dữ liệu trực tuyến, bài giảng điện tử…..
Mỗi nhóm người dùng tin lại có những đặc điểm tâm lý, ngành nghề khác
nhau, ảnh hưởng lớn đến nhu cầu tin khác nhau của họ. Việc phân chia người
dùng tin thành những nhóm nhỏ, giúp thư viện quản lý bạn đọc tốt hơn. Qua
đó, việc bổ sung nguồn tin sẽ đi sát và phù hợp với nhu cầu từng nhóm người
dùng tin, giúp cho Thư viện có những chính sách ưu đãi, kế hoạch xây dựng và
phát triển các sản phẩm, dịch vụ hiệu quả, trên cơ sở nắm vững từng loại nhu
cầu. Từ đó sẽ nâng cao chất lượng hoạt động của Thư viện đối với mọi đối
tượng người dùng tin khi tới Thư viện.
1.2 Những vấn đề về tổ chức và bảo quản vốn tài liệu
1.2.1. Tổ chức vốn tài liệu Thư viện
Vốn tài liệu thư viện có vai trò rất quan trọng trong hoạt động TT-TV. Vốn
tài liệu là tiền đề, là một trong bốn yếu tố cấu thành thư viện. Toàn bộ vốn tài
liệu thư viện cần được tổ chức một cách khoa học, hệ thống nhằm đạt được các
mục tiêu:

+ Tạo ra một trật tự hợp lý trong kho tài liệu.
+ Bảo quản chúng được thuận tiện lâu dài.
+ Tạo điều kiện thuận tiện cho việc sử dụng.

18


+ Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu.
Thông thường các cơ quan thông tin- thư viện có thể tổ chức một số dạng kho tài
liệu như sau:
a. Kho tổng hợp: Là loại kho tài liệu được tổ chức theo các chuyên ngành tri thức
khác nhau, phục vụ cho các đối tượng bạn đọc với những trình độ khác nhau. Kho
tổng hợp thường được tổ chức trong các thư viện công cộng, thư viện đa ngành.
b. Kho chuyên biệt: Là kho tài liệu được tổ chức theo chuyên ngành khoa học nhất
định, một loại hình tài liệu, một ngôn ngữ nhất định. Kho chuyên biệt thường được
tổ chức trong các thư viện khoa học, thư viện chuyên ngành, thư viện kỹ thuật.
Căn cứ vào khối lượng vốn tài liệu, chế độ và đối tượng phục vụ, các kho
tổng hợp và chuyên biệt lại chia ra thành kho chính và kho phụ, kho dự trữ trao
đổi và kho lưu động.
c. Kho chính: Là kho trong đó chứa đựng tất cả các loại tài liệu Thư viện, là kho
tổng hợp nhất, đầy đủ nhất, phong phú nhất, có khả năng đáp ứng mọi nhu cầu tin
của bạn đọc. Để quản lý, bảo quản và sử dụng, Kho chính lại có thể phân chia
thành những bộ phận khác nhau: Bộ phận sách ngoại văn, quốc văn, tài liệu địa
chí, báo, tạp chí, tài liệu điện tử….
d. Kho phụ: Là loại kho tài liệu được tổ chức một cách gọn nhẹ với một số lượng
sách báo hạn chế nhưng lại được bạn đọc sử dụng thường xuyên. Vốn tài liệu này
được rút ra từ kho chính, gồm những sách mới nhất, hay nhất, tốt nhất, hấp dẫn
nhất, được bạn đọc quan tâm nhiều và hay hỏi mượn nhất. Kho phụ được tổ chức
nhằm phục vụ nhanh chóng, kịp thời bạn đọc, lại tiết kiệm thời gian công sức của
cán bộ thư viện.

Trong quá trình phục vụ tài liệu tại kho phụ, Thư viện xem xét những tài
liệu nào cũ, nát hoặc ít được sử dụng cần tu sửa lại chuyển về kho chính, hoặc đề
nghị thanh lý, và bổ sung thường xuyên những tài liệu mới.

19


Thư viện có thể tổ chức 2 loại kho phòng đọc và phòng mượn. Các kho phụ
thường được tổ chức theo hình thức kho mở để tạo điều kiện thuận lợi cho việc
tìm kiếm tài liệu cho cán bộ thư viện và bạn đọc.
e. Kho sách lưu động
Kho sách lưu động được tổ chức để phục vụ bạn đọc ngoài thư viện, những người
không có điều kiện đến được Thư viện trung tâm. Sách của Thư viện trung tâm
chuyển về các Thư viện chi nhánh hoặc các điểm giao nhận sách theo định kỳ. Sau
một thời gian quy trình ( 3- 6 tháng), Thư viện trung tâm sẽ chuyển đến sách mới,
thu hồi lại sách cũ.
g. Kho dự trữ trao đổi
Kho dự trữ trao đổi được tổ chức tại phòng bổ sung trao đổi. Tài liệu của
kho này không phục vụ bạn đọc mà để phục vụ công tác trao đổi tài liệu trong
nước, quốc tế, hoặc bổ sung vào kho sách thư viện thay thế cho những sách đã cũ
nát, thất thoát. Trao đổi tài liệu giữa các thư viện là hình thức bổ sung quan trọng,
bởi có tài liệu không thể mượn được ngoài thị trường mà chỉ có thông qua con
đường hợp tác trao đổi.
Kho tài liệu được tổ chức sắp xếp theo nội dung hoặc theo hình thức của tài
liệu.
* Sắp xếp theo nội dung bao gồm: Sắp xếp tài liệu theo môn loại tri thức, theo đề
tài, theo chủ đề.
* Sắp xếp theo hình thức bao gồm: Sắp xếp theo chữ cái tên tài liệu, tên tác giả,
theo thời gian xuất bản tài liệu, theo địa lý, theo ngôn ngữ, theo số đăng ký cá biệt,
theo ký hiệu xếp giá.

Mỗi hình thức sắp xếp tài liệu đều có những ưu điểm, hạn chế khác nhau vì
thế trong tổ chức kho tài liệu người ta thường kết hợp các hình thức sắp xếp tài
liệu với nhau để phát huy những ưu điểm của từng hình thức sắp xếp tài liệu.

20


Để tổ chức kho tài liệu hiệu quả ,Thư viện Đại học Thủy lợi đã áp dụng 2
hình thức chủ yếu là kho đóng và kho mở.
* Kho mở: Là hình thức tổ chức kho tài liệu mà bạn đọc có thể trực tiếp tìm kiếm
tài liệu trong kho qua sự hướng dẫn của cán bộ thư viện hoặc qua các bảng biểu
chỉ dẫn. Đây là hình thức tổ chức kho tài liệu khá phổ biến trong các thư viện hiện
nay. Trong kho mở tài liệu thường được sắp xếp theo môn loại.
* Kho đóng: Là hình thức tổ chức kho mà bạn đọc muốn sử dụng tài liệu thư viện
phải ghi phiếu yêu cầu và thông qua cán bộ thư viện để mượn tài liệu.. Trong kho
đóng, tài liệu thường được sắp xếp theo khổ, theo đăng ký cá biệt, theo thời gian
xuất bản tài liệu.
Bên cạnh việc đáp ứng các tiêu chí trên, Thư viện phải phát huy được hết các
nguồn lực của mình.
1.2.2. Bảo quản vốn tài liệu
Bảo quản vốn tài liệu thư viện là hoạt động nhằm kéo dài tuổi thọ của tài
liệu, tránh sự mất mát, hư hỏng tài liệu, đảm bảo tính thông tin đầy đủ của tài liệu,
phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu ,học tập một cách toàn diện và lâu dài.
Thuật ngữ bảo tồn ( Conservation) và Bảo quản ( Preservation) nhiều khi
được sử dụng thay thế lẫn nhau trong các tài liệu chuyên môn.
Tuy nhiên, theo ý kiến của Hội thư viện Mỹ ( American Library
Association ( ALA), thì thuật ngữ Bảo tồn được dung với nghĩa chung hơn và bao
quát hơn, còn Bảo quản tài liệu được định nghĩa một cách chuyên sâu hơn. Bảo
tồn nghĩa là giữ lại không để nó mất đi. Bảo quản nghĩa là gìn giữ cho khỏi hư
hỏng hoặc hủy hoại.

Có nhiều định nghĩa về bảo quản tài liệu trong thư viện. Theo IFLA bảo
quản là những chính sách và hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm bảo vệ các tài liệu
thư viện và lưu trữ khỏi bị hư hỏng ( hoặc gây thiệt hại hoặc hủy hoại), bao gồm
những phương pháp và kỹ thuật do đội ngũ chuyên môn đề ra.
21


Hội thư viện Mỹ cho rằng bảo quản là những hành động liên hệ đến việc
bảo trì tài liệu thư viện hoặc tài liệu thuộc văn khố để sử dụng, dưới hình thức
nguyên thủy của nó hoặc dưới một hình thức khác có thể dung được.
Kế thừa và phát triển các quan điểm trên, tôi cho rằng bảo quản tài liệu là
những hoạt động với mục đích lưu giữ, duy trì sự tồn tại của tài liệu của thư viện,
phục vụ cho việc sử dụng trước mắt và lâu dài, nhằm ngăn chặn hoặc trì hoãn sự
hư hỏng của tài liệu, kéo dài tuổi thọ của chúng, đảm bảo nội dung thông tin trong
tài liệu không bị mất đi.
Bản chất của tài liệu là thông tin chứa trong nó, hình thức tài liệu là dạng vật lý
có chứa thông tin của tài liệu. Như vậy có thể hiểu bảo quản tài liệu là tìm cách
duy trì dạng vật lý có chứa thông tin của tài liệu. Nói cách khác, bảo quản hướng
tới cả hình thức và nội dung của tài liệu.
Ở Việt Nam, cùng với sự phát triển mạnh mẽ về kinh tế, văn hóa, xã hội nhu
cầu thông tin cũng trở nên đa dạng và phức tạp hơn. Sách báo và các tài liệu khác
nhập vào Thư viện gia tăng nhanh chóng, đòi hỏi những người làm công tác Thư
viện cần có một chương trình bảo quản đồng bộ, toàn diện và lâu dài trước tác
động của thiên nhiên, con người và sự lão hóa của bản thân tài liệu đó.Vấn đề bảo
quản vốn tài liệu đặt ra cho tất cả mọi loại hình thư viện, cho mọi loại tài liệu có
trong thư viện.
Có thể nói, vấn đề bảo tồn, bảo quản vốn tài liệu thư viện, chống lại mọi tác
động phân hủy tài liệu, đang là mối quan tâm nghề nghiệp tất yếu và là vấn đề cấp
bách của các thư viện toàn thế giới. Bởi bảo quản vốn tài liệu không chỉ nâng cao
chất lượng hoạt động của thư viện, mà còn quyết định đến sự tồn tại và phát triển

của các cơ quan thông tin- thư viện.
Đặc điểm khí hậu nhiệt đới gió mùa ở Việt Nam đã ảnh hưởng rất lớn đến công
tác bảo quản vốn tài liệu, làm cho công tác ngày càng trở nên khó khăn và phức
tạp.
22


Cũng như tất cả các thư viện khác, tại thư viện Đại học Thủy Lợi vấn đề bảo
quản vốn tài liệu có một ý nghĩa vô cùng quan trọng, bên cạnh việc tổ chức vốn tài
liệu phục vụ và đáp ứng nhu cầu bạn đọc, còn có nhiệm vụ bảo quản và giữ gìn lâu
dài vốn tài liệu đó, nhằm thực hiện mọi chức năng và nhiệm vụ của mình.
1.2.3 Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư
viện ĐHTL
Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu trong các cơ quan TTTV có ý
nghĩa vô cùng quan trọng. Trong quá trình tổ chức vốn tài liệu các thư viện
đồng thời phải giải quyết hai vấn đề mâu thuẫn nhau nhưng có mối quan hệ
biện chứng với nhau đó là sử dụng tích cực vốn tài liệu của thư viện và bảo
quản chúng lâu dài. Tổ chức vốn tài liệu khoa học làm cho vốn tài liệu nói
chung và từng cuốn sách nói riêng được bảo quản trong điều kiện tốt nhất. Bảo
quản vốn tài liệu tốt sẽ nâng cao chất lượng phục vụ, tiết kiệm ngân sách cho
Thư viện cho việc bổ sung, phục hồi và phục chế các tài liệu bị mất mát hư
hỏng. Nhiệm vụ của công tác tổ chức vốn tài liệu là phải điều hòa được công
tác đó, đảm bảo việc luân chuyển tài liệu một cách nhanh chóng tới người dùng
tin, thỏa mãn nhu cầu của bạn đọc trong thời gian ngắn nhất. Đòng thời vốn tài
liệu cũng được bảo quản lâu dài vì đây được coi là tài sản chung của xã hội,
góp phần giữ gìn di sản văn hóa dân tộc nói riêng và nhân loại nói chung.
Tổ chức vốn tài liệu là nghiên cứu việc phân bổ, sắp xếp các sách để giữ
gìn lâu dài và thuận tiện cho việc sử dụng. Công tác này có ý nghĩa đối với tất
cả các hoạt động của các cơ quan thông tin- thư viện.. Việc phân bổ tài liệu,
quy định trật tự sắp xếp trong kho tài liệu được tiến hành với mục đích là để

tận dụng, sử dụng đến mức tối đa và bảo quản tốt nhất những tài liệu trong thư
viện.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tổ chức kho tài liệu, Thư viện
Đại học Thủy Lợi đã đặt ra những yêu cầu khắt khe đối với công tác tổ chức và
bảo quản vốn tài liệu. Với đặc thù là thư viện trường đại học chuyên về các
23


lĩnh vực khoa học kỹ thuật và kỹ thuật thủy lợi, nội dung tài liệu luôn được cập
nhật, ngôn ngữ tài liệu đa dạng phong phú, chú trọng phát triển cả những tài
liệu nước ngoài để đáp ứng được mọi nhu cầu tin của người dùng tin. Để làm
được điều này, đòi hỏi Thư viện phải tổ chức được kho sách hợp lý, đúng đắn,
bảo đảm đầy đủ các yếu tố để hình thành nên kho sách thư viện, phù hợp với
chức năng và nhiệm vụ của mình, đảm bảo đầy đủ các yêu cầu cầu của một
kho sách được tổ chức, sắp xếp khoa học đó là phải dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và
dễ bảo quản. Đảm bảo thông tin đến với người đọc nhanh chóng, chính xác,
kịp thời và tiết kiệm diện tích kho.
Ý thức được vai trò to lớn của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu,
Thư viện ĐHTL trong những năm qua đã có những tích cực đổi mới công tác
này, nhằm tạo ra một không gian vốn tài liệu vừa phong phú vừa hợp lý, và
bảo quản được vốn tài liệu một cách tốt nhất. Với nỗ lực mang tài liệu gần hơn
đến với bạn đọc, góp phần thúc đẩy sự phát triển của thư viện, đáp ứng ngày
càng cao của người dùng tin trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất
nước, thời kỳ của sự bùng nổ thông tin thì công tác tổ chức và bảo quản vốn tài
liệu là một khâu quan trọng không thể thiếu để hoàn thành nhiệm vụ này.

24


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN

TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC THỦY LỢI.
2.1.Phương thức tổ chức vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy lợi
Tài liệu sau khi được xử lý, sẽ được phân chia về các kho và sắp xếp theo
một trật tự nhất định tùy thuộc vào mục đích và tính chất sử dụng. Mỗi loại hình
kho đều phải phù hợp với đặc điểm vốn tài liệu và đặc điểm nhu cầu tin của người
sử dụng. Dù được tổ chức theo hình thức kho nào cũng đều phải đảm bảo mục
đích cuối cùng là: Phục vụ tốt cho người sử dụng
Là một thư viện có vốn tài liệu phong phú, số lượng độc giả đa dạng, Thư
viện ĐHTL luôn quan tâm đến vấn đề tổ chức vốn tài liệu và coi đó là vấn đề then
chốt. Do vậy, công việc đưa ra đối với mỗi Thư viện là tổ chức, sắp xếp tài liệu
như thế nào để vừa đạt mục đích sử dụng cao vừa bảo quản được vốn tài liệu lâu
dài.
Nhận thức được tầm quan trọng của tổ chức kho tài liệu, Thư viện Đại học
Thủy lợi đã tổ chức kho tài liệu của mình một cách khoa học, hợp lý nhằm tạo
điều kiện thuận lợi cho bạn đọc trong quá trình sử dụng tài liệu.
Cũng giống như các Thư viện thuộc các trường Đại học khác, toàn bộ vốn
tài liệu của Thư viện Đại học Thủy lợi được tổ chức thành hai loại kho cơ bản: kho
đóng và kho mở.
2.1.1. Kho đóng
Mặc dù kho mở ngày càng chiếm ưu thế nhưng những ưu điểm của kho
đóng vẫn không thể phủ nhận được, vì thế mà nó vẫn phù hợp trong các cơ quan
thông tin- thư viện hiện nay.
Kho đóng là hình thức phục vụ bạn đọc thông qua đối tượng trung gian là
cán bộ thư viện. kho đóng là kho độc giả đến mượn tài liệu, phải tra cứu hệ thống
mục lục truyền thống hoặc mục lục đọc máy, phải ghi phiếu yêu cầu và mượn qua
thủ thư. Độc giả không được trực tiếp vào kho tài liệu.
25