QUY TRÌNH CUNG ỨNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÀ PHÊ TRUNG NGUYÊN

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: THS.BÙI THỊ BÍCH LIÊN

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY
CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TRUNG NGUYÊN
1.1 Giới thiệu chung:
-

Tên đầy đủ: Công ty cổ phần tập đoàn Trung Nguyên.
Tên giao dịch: TNG.
Tên viết tắt: Cà phê Trung Nguyên.
Trụ sở: 82 – 84 Bùi Thị Xuân, Phường Bến Thành, Quận 1, Tp.HCM.
Ngày thành lập: Ngày 16/06/1996.
Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần.
Điện thoại: (08)39 251 845
Fax: (08)39 251 847
Website: www.trungnguyen.com.vn
Email:
Mã số thuế: 0304324655
Vốn điều lệ: 1.500 tỷ đồng.
Slogan: Trung Nguyên – Khơi nguồn sáng tạo.
Logo:

Hình 1.1: Logo thương hiệu Trung Nguyên.
1.2 Lịch sử hình thành và phát triển:

Ra đời vào giữa năm 1996 -Trung Nguyên là 1 nhãn hiệu cà phê non trẻ của Việt
Nam, nhưng đã nhanh chóng tạo dựng được uy tín và trở thành thương hiệu cà phê
quen thuộc nhất đối với người tiêu dùng cả trong và ngoài nước.
Từ một hãng cà phê nhỏ bé nằm giữa thủ phủ cà phê Buôn Mê Thuột, Trung

Nguyên đã trỗi dậy thành một tập đoàn hùng mạnh với 7 công ty thành viên: Công
ty cổ phần tập đoàn Trung Nguyên, CTCP cà phê hòa tan Trung Nguyên, CTCP cà
phê Trung Nguyên, CTCP Trung Nguyên Franchising, Công ty TNHH Đầu tư Du
lịch Đặng Lê, CTCP Đầu tư Trung Nguyên, CTCP thương mại và dịch vụ G7 với

SVTH: NGUYỄN NHƯ YẾN

1


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: THS.BÙI THỊ BÍCH LIÊN

các ngành nghề chính bao gồm: sản xuất, chế biến, kinh doanh trà, cà phê; nhượng
quyền thương hiệu và dịch vụ phân phối, bán lẻ hiện đại.
Đi tiên phong trong việc áp dụng mô hình kinh doanh nhượng quyền tại Việt
Nam, hiện nay, Trung Nguyên đã có một mạng lưới gần 1200 quán cà phê nhượng
quyền trên cả nước và 8 quán ở nước ngoài như: Mĩ, Nhật, Singapore, Thái Lan,
Trung Quốc, Campuchia, Ba Lan, Ukraina. Sản phẩm cà phê Trung Nguyên và cà
phê hòa tan G7 đã được xuất khẩu đến 60 quốc gia trên thế giới với các thị trường
trọng điểm như Anh, Mĩ, Nga, ASEAN, Nhật, Hàn Quốc…
 Các cột mốc lịch sử chính:
-

Ngày 16/06/1996: Đặng Lê Nguyên Vũ thành lập Trung Nguyên tại Buôn Ma
Thuột - thủ phủ cà phê Việt Nam.
1998: Việc thành lập quán cà phê đầu tiên tại TP.HCM là bước khởi đầu cho
việc hình thành hệ thống quán Trung Nguyên tại các tỉnh thành Việt Nam và các

-

quốc gia trên Thế Giới.
2001: Công bố khẩu hiệu “Khơi nguồn sáng tạo” và đưa Trung Nguyên lan rộng,

-

chinh phục người tiêu dùng trên khắp cả nước.
2003: Sản phẩm cà phê hòa tan G7 ra đời bằng sự kiện “Ngày hội cà phê hòa tan
G7” tại Dinh Thống Nhất đã thu hút hàng ngàn lượt người tham gia và ghi dấu
ấn bằng cuộc thử mù bình chọn trực tiếp sản phẩm cà phê hòa tan ưa thích nhất

-

giữa G7 và thương hiệu cà phê lớn trên thế giới.
2008: Trên chặng đường Thống lĩnh nội địa – Chinh phục thế giới, Trung
Nguyên đã thành lập văn phòng tại Singapore, đánh dấu bước đệm chinh phục
thị trường thế giới với mục tiêu phát triển thị trường này thành một cứ điểm
nhằm hướng tới phát triển thị trường nội địa là Asean và chinh phục thị trường

-

toàn cầu.
2010: Sản phẩm cà phê Trung Nguyên xuất khẩu đến hơn 60 quốc gia trên toàn
cầu, tiêu biểu như tại Mỹ, Canada, Nga, Anh, Đức, Nhật Bản, Trung Quốc,

-

Asean,…
2012: Cà phê Trung Nguyên là thương hiệu số 1 tại Việt Nam với số lượng

người tiêu dùng cà phê lớn nhất (11 triệu/17 triệu hộ gia đình Việt Nam mua các
sản phẩm cà phê Trung Nguyên).

1.3 Ngành nghề kinh doanh:
-

Sản xuất, chế biến, kinh doanh trà, cà phê.

SVTH: NGUYỄN NHƯ YẾN

2


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
-

GVHD: THS.BÙI THỊ BÍCH LIÊN

Nhượng quyền thương hiệu.
Dịch vụ phân phối bán lẻ hiện đại và du lịch.

1.4 Sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi:
 Sứ mệnh:

Kết nối và phát triển cộng đồng những người yêu và đam
mê cà phê sáng tạo vì một thế giới thịnh vượng và bền
vững.
 Tầm nhìn:

Nhà lãnh đạo cà phê thế giới.

 Giá trị cốt lõi:

1.Khát vọng lớn
2.Tinh thần quốc gia, tinh thần quốc tế.
3.Không ngừng sáng tạo đột phá
4.Thực thi vượt trội.
5.Tạo giá trị và phát triển bền vững.
1.5 Nguồn nhân lực:

Hiện nay, tập đoàn Trung Nguyên có khoảng hơn 2000 nhân viên làm việc cho
công ty cổ phần Trung Nguyên, công ty cổ phần TM & DV G7 tại 3 văn phòng, 2
nhà máy và 5 chi nhánh trên toàn quốc cùng với công ty liên doanh VGG hoạt đông
tại Singapore. Ngoài ra, Trung Nguyên còn gián tiếp tạo công ăn việc làm cho hơn
15.000 lao đông qua hệ thống 1000 quán cà phê nhượng quyền trên cả nước.
Đội ngũ quản lý của tập đoàn Trung Nguyên hầu hết là những người trẻ, được
đào tạo bài bản, cùng với các chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm làm việc trong các
tập đoàn nước ngoài.
Với chiến lược trở thành một tập đoàn kinh tế bao gồm 10 công ty thành viên
hoạt động trên nhiều lĩnh vực: trồng, chế biến, xuất khẩu, chăn nuôi, truyền thông,
bất động sản.., tập đoàn Trung Nguyên luôn cần bổ sung một đội ngũ nhân lực trẻ,
năng đông, tâm huyết và sáng tạo, sẵn sàng cùng chúng tôi xây dựng Trung Nguyên
thành một tập đoàn kinh tế hùng mạnh của Việt Nam.

SVTH: NGUYỄN NHƯ YẾN

3


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: THS.BÙI THỊ BÍCH LIÊN

Đội ngũ nhân viên của tập đoàn Trung Nguyên luôn được tạo những điều kiện
làm việc tốt nhất để có thể học hỏi, phát huy khả năng và cống hiến với tinh thần
“Cam kết – Trách nhiệm – Danh dự”.
1.6 Cơ sở vật chất:

Từ một cơ sở rang xay cà phê nhỏ, giờ đây Trung Nguyên đã phát triển trở thành
một tập đoàn với hệ thống cơ sở hạ tầng vững chắc. Hoạt động kinh doanh của
Trung Nguyên có 3 mảng chính gồm Kinh doanh - chế biến cà phê, bán lẻ và
nhượng quyền thương hiệu (franchising). Mảng kinh doanh – chế biến cà phê của
Trung Nguyên bao gồm CTCP Tập đoàn Trung Nguyên (Trung Nguyên Group),
CTCP Cà phê Trung Nguyên tại Đăk Lăk và CTCP Cà phê hòa tan Trung Nguyên.
Trong đó, Trung Nguyên Group đóng vai trò là công ty trung tâm của cả hệ thống
Trung Nguyên, chịu trách nhiệm chính đối với việc sản xuất cũng như phân phối đối
với hoạt động kinh doanh.
Sự kết hợp giữa công nghệ hiện đại nhất cùng những bí quyết huyền bí phương
Đông là những nét độc đáo chỉ có ở Trung Nguyên.Trung Nguyên được các tập
đoàn hàng đầu thế giới chuyển giao công nghệ, thân thiện với môi trường.
Trung Nguyên hiện có 3 nhà máy sản xuất cà phê rang xay:
•

Nhà máy Sx tại KCN Tân Đông Hiệp A, Tỉnh Bình Dương.
Công suất: công suất 3.000 tấn cà phê hòa
Tổng vốn đầu tư trên 10 triệu USD.

•

Nhà máy tại Tp Buôn Ma Thuột, Đăk Lăk.
Đầu tư khoảng 711,72 tỉ đồng (40 triệu USD).

Công suất 60.000 tấn/năm.

•

Nhà máy chế biến cà phê rang say tại Buôn Ma Thuột, Đăk Lăk.

SVTH: NGUYỄN NHƯ YẾN

4


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: THS.BÙI THỊ BÍCH LIÊN

Công suất 10.000 tấn/năm.
Nhà máy này lớn nhất vùng Cao Nguyên, 80 % sản lượng dành cho XK.
Và 2 nhà máy chế biến cà phê hòa tan:
•

Nhà máy cà phê Sài Gòn: được Trung Nguyên mua lại của Công ty CP sữa
Việt Nam Vinamilk vào 2010.

•

Nhà máy Bắc Giang với tổng số vốn đầu tư 22000 tỉ đồng, giai đoạn đầu tập
trung chế biến đóng gói thành phẩm sản phẩm cà phê hòa tan G7.

1.7 Các loại sản phẩm:
1.7.1

Cà phê cao cấp:

Cà phê chồn Weasel
Là sản phẩm cà phê chồn cao cấp của Trung Nguyên, được sản xuất từ các hạt cà
phê chồn thu gom hoàn toàn tự nhiên, chọn lọc tỷ mỉ và xử lý tiệt trùng đặc biệt
trước khi chế biến.
Cà phê chồn Legendee
Là sản phẩm cà phê chồn (gồm các loại cà phê Arabica, cà phê Robusta, cà phê
Excelsa) được sản xuất bằng cách lên men sinh học.
Sáng tạo 8
Được làm nên từ những hạt cafe ngon nhất của Việt Nam, Jamaica, Barazil,
Esthiopia. Thành phần gồm Arabica, Robusta, Excelsa. Sản phẩm có nước pha sánh,
màu cánh gián đậm, mùi thơm đặc biệt dễ chịu, êm dịu và thơm lâu sau khi uống.
1.7.2

Cà phê rang xay:

Cà phê rang xay bao gồm các nhóm sản phẩm hỗn hợp (I, S, Nâu, premium
blend, gourmet blend, house blend), chế phin (1,2,3,4,5), sáng tạo (1,2,3,4,5),
espresso, hạt xay.

SVTH: NGUYỄN NHƯ YẾN

5


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: THS.BÙI THỊ BÍCH LIÊN

 Nhóm sản phẩm rang xay phổ thông
1. Khát vọng chữ I: sự kết hợp 4 loại hạt Arabica, Robusta, Excelsa, Catimor.

Sản phẩm có màu nước nâu đậm, hương thơm nồng, vị đậm đà đặc trưng.
Thích hợp với những người có gu uống cà phê đậm và phù hợp mọi cách
uống.
2. Chinh phục chữ S: sự kết hợp của 4 loại hạt cà phê Arabica, Robusta,

Excelsa, Catimor theo tỉ lệ phối trộn đặc biệt. Sản phẩm có màu nước nâu
sánh, hương thơm đầy, vị đậm đà. Thích hợp cho những người có "gu" uống
cà phê đậm và phù hợp với mọi cách uống.
3. House Blend: sản phẩm kết hợp 4 loại hạt cà phê Arabica, Robusta, Cherry

(cà phê mít, hạt vàng, sáng bóng và vị chua) và Catimor. Thành phẩm có
nước pha màu nâu sánh, mùi thơm đặc trưng, hàm lượng caffeine khoảng
1.0%.
 Nhóm sản phẩm chế phin 1, 2, 3, 4, 5
1. Chế phin 1: thành phần là cà phê Culi Robusta (các hạt tròn đầy, mỗi quả chỉ

có một hạt của cà phê Robusta). Sản phẩm có nước pha có màu nâu cánh
gián đậm, mùi thơm dịu nhẹ, vị đậm đà và hàm lượng caffein thấp.
2. Chế phin 2: thành phần gồm Robusta và Arabica. Sản phẩm có nước pha màu

nâu đen, mùi thơm nhẹ, vị đắng hơi gắt đặc trưng của giống cà phê Robusta.
3. Chế phin 3: thành phần là cà phê loại Arabica. Sản phẩm có nước pha màu

nâu nhạt, mùi rất thơm và nhẹ, vị êm, có độ axít trung bình nên có cảm giác
hơi chua.
4. Chế phin 4: thành phần gồm 4 loại Arabica, Robusta, Catimor và Excelsa.

Sản phẩm có hương vị đặc trưng, mùi thơm bốc, vị êm nhẹ và cảm giác hơi
chua
5. Chế phin 5: thành phần gồm cà phê Culi Arabica (các hạt tròn đầy, loại mỗi

quả một hạt của cà phê Arabica). Sản phẩm có hương thơm đặc trưng, vị êm
nhẹ ít đắng và nước pha màu nâu đen.
 Nhóm sản phẩm sáng tạo 1, 2, 3, 4, 5
1. Sáng tạo 1: cà phê Culi Robusta (loại cà phê vối hạt tròn, mỗi trái chỉ có 1

hạt), tạo ra sản phẩm hương thơm nhẹ, vị đắng và nước pha màu đen.
2. Sáng tạo 2: kết hợp cà phê Arabica và Robusta. Sản phẩm có nước pha màu

nâu cánh gián nhạt. Mùi thơm nhẹ. Vị đắng êm, đậm đà, hàm lượng caffeine
khoảng 2.0%.
3. Sáng tạo 3: cà phê Arabica. Sản phẩm có nước pha màu nâu nhạt, thơm, vị

êm.

SVTH: NGUYỄN NHƯ YẾN

6


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: THS.BÙI THỊ BÍCH LIÊN

4. Sáng tạo 4: làm từ 4 loại cà phê Culi Arabica, Robusta, Excelsa, cà phê chè

loại Cartimor. Sản phẩm có hương vị đặc biệt, mùi thơm bền, vị đậm đà và
nước pha màu nâu đậm.
5. Sáng tạo 5: cà phê Culi Abrabica loại ngon của Lâm Đồng. Sản phẩm có

hương thơm đặc trưng, vị êm nhẹ ít đắng và nước pha màu nâu đen.
1.7.3

1.7.4

Cà phê hạt nguyên chất:
Cà phê hạt Arabica
Cà phê hạt Culi Robusta
Cà phê hòa tan G7:

Cà phê G7 bao gồm 3in1, 2in1 (Đen đá), Hòa tan đen, Gu mạnh X2 (2in1 và
3in1), Cappuccino, Passiona và White Coffee.

1.7.5
-

 G7 3in1
 G7 2in1 (Đen đá)
 G7 Hòa tan đen (không đường)
 G7 Gu mạnh X2
 G7 Cappuccino
 G7 Passiona
 G7 White coffee
Cà phê tươi:
Cà phê tươi gu truyền thống hương vị đậm đà, phổ biến.
Cà phê tươi gu sành điệu hương vị đằm êm, thơm đặc trưng.

1.8 Tình hình cạnh tranh trong ngành:

Dù tên tuổi thương hiệu vẫn đang phát triển tốt, Trung Nguyên lại đang phải
chịu sức ép rất quyết liệt về thị phần, tốc độ tăng trưởng so với các đối thủ cùng
ngành.
Cà phê chuỗi: Lợi nhuận khó bù chi phí
Đầu tiên, hãy nói về chuỗi cửa hàng cà phê. Đây là thị trường mà nhiều người kỳ
vọng vào Trung Nguyên sau những tuyên bố đầy ngạo nghễ của ông Vũ trước
Starbucks. Trong chuỗi cửa hàng cà phê, nguyên liệu chỉ chiếm tối đa từ 20 – 25%
giá vốn, nhưng kinh doanh quán cà phê chưa bao giờ là lĩnh vực mang lại lợi nhuận
hấp dẫn.
Nguyên nhân nằm ở gánh nặng chi phí thuê mặt bằng rất cao. Để mở cửa hàng
tại Tràng Tiền (Hà Nội), HighLand Coffee phải bỏ ra 100 – 200 triệu đồng/tháng.
Với Trung Nguyên, tiêu chí của các quán phải nằm ở vị trí trung tâm, có giá thuê
SVTH: NGUYỄN NHƯ YẾN

7


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: THS.BÙI THỊ BÍCH LIÊN

không thua kém gì. Vốn đầu tư mỗi quán cà phê của Trung Nguyên cũng tốn
khoảng 300.000 – 500.000 USD.
Không chỉ vậy, thị trường đang chứng kiến sự cạnh tranh gay gắt từ rất nhiều đối
thủ trong và ngoài nước có gu uống cà phê rất khác. Đó là Starbucks, Highland
Coffee cho đến những chuỗi mới nổi như Urban Station, Passio,… Những cửa hàng
mang phong cách Take-away không đòi hỏi diện tích quá lớn do đó chi phí thuê mặt

bằng cũng thấp hơn. Đây là đặc điểm mà Trung Nguyên cũng muốn khai thác khi
khai trương thương hiệu Take-away riêng mang tên Brain Station Coffee.
Trên thực tế, ngay từ đầu Trung Nguyên đã không nhắm tới việc thu lợi nhuận từ
chuỗi cà phê. Bản thân ông Vũ cũng từng chia sẻ rằng, chuỗi cà phê chỉ đủ bù lỗ cho
nhau và nhiệm vụ chính là để gia tăng hình ảnh cho thương hiệu Trung Nguyên.

Hình 1.2: Cửa hàng cà phê Trung Nguyên.
Chọn những vị trí đẹp nhưng vẫn vắng khách, chuỗi cà phê Trung Nguyên chủ
yếu nhắm tới việc quảng bá thương hiệu thay vì lợi nhuận
Cà phê hòa tan: chậm hơn đối thủ
Sau khi thành công với cà phê rang xay, Trung Nguyên tiếp tục cho ra mắt dòng
sản phẩm cà phê hòa tan G7 và nhanh chóng được người tiêu dùng đón nhận. Hiện

SVTH: NGUYỄN NHƯ YẾN

8


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: THS.BÙI THỊ BÍCH LIÊN

tại, khoảng 80% thị phần cà phê hòa tan trong nước đang nằm dưới sự thống trị của
3 cái tên lớn là Trung Nguyên, Vinacafe và Nescafe.
Doanh số thị trường cà phê trong nước của Trung Nguyên những năm qua vẫn
tăng trưởng khá tốt. Năm 2011, doanh thu mảng cà phê trong nước của Trung
Nguyên đạt 1.100 tỉ đồng. Con số này đã tăng mạnh trong năm 2012, đạt gần 1.700
tỉ đồng. Doanh số của Trung Nguyên tại thị trường trong nước nhanh chóng vượt
qua mảng nước ngoài và tiếp tục đạt tốc độ tăng trưởng 15 – 16% kể từ năm 2012
đến nay.

Hình 1.3: Doanh thu của Trung Nguyên trong năm 2013.
Theo nghiên cứu của Euromonitor, doanh số cà phê tại thị trường Việt Nam sẽ
tiếp tục tăng trưởng với tốc độ trên dưới 10% trong giai đoạn từ 2011 – 2016. Với
mức tăng trưởng khoảng 15%, Trung Nguyên cho thấy họ đang tăng trưởng tốt hơn
so với mức chung của thị trường.
Mặc dù vậy, trong mảng cà phê hòa tan, thương hiệu này đang tỏ ra chậm hơn so
với đối thủ. Một thương hiệu nội khác là Vinacafe kể từ khi về tay Masan đã có
những bước tăng trưởng nhảy vọt. Năm 2014, doanh thu của tập đoàn này đã tăng
hơn 30% so với năm 2013.
SVTH: NGUYỄN NHƯ YẾN

9


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: THS.BÙI THỊ BÍCH LIÊN

Nếu cả Trung Nguyên và Vinacafe tiếp tục duy trì mức tăng trưởng như hiện nay
thì chỉ sau từ 1 - 2 năm nữa, doanh số của Vinacafe sẽ vượt qua Trung Nguyên.

Hình 1.4: Doanh số Trung Nguyên với Vinacafe.
Dù vẫn đang đứng trên, nhưng tốc độ của Trung Nguyên đang chậm hơn hẳn so
với đối thủ
Việc Vinacafe “nẫng tay trên” của Trung Nguyên bản hợp đồng phục vụ cà phê
trên máy bay của Vietnam Airlines kể từ năm 2015 giống như một 'lời cảnh báo'
nguy hiểm của thương hiệu này dành cho ông Vũ. Sau năm 2014 thành công, lãnh
đạo Vinacafe khá tự tin vào đà tăng trưởng trong năm 2015.
Một yếu tố khác cần nhắc tới đó là kênh phân phối. Nhìn vào cục diện thị trường

cà phê hòa tan Việt Nam, có thể thấy các yếu tố quan trọng nhất bao gồm vốn đầu
tư, thương hiệu, và kênh phân phối. Các yếu tố này phải kết hợp hài hòa với nhau
mới có thể tạo “cú hích” đem lại thành công cho nhà sản xuất. Đó cũng là lý do
không phải đại gia nào cũng có thể tham gia vào thị trường cà phê hòa tan. Đơn cử
là Moment của Vinamilk đã thất bại thảm hại dù tiềm lực rất lớn và có kênh phân
phối trải rộng.
Một chuyên gia trong ngành cà phê nhận định, trên thực tế, các sản phẩm cà phê
hòa tan giữa Trung Nguyên, Vinacafe hay Nescafe không có nhiều khác biệt về chất

SVTH: NGUYỄN NHƯ YẾN

10


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: THS.BÙI THỊ BÍCH LIÊN

lượng. Về độ nhận biết thương hiệu, 3 tên tuổi trên cũng khá tương đồng. Vấn đề
còn lại nằm ở kênh phân phối.
VinaCafe, sau khi sáp nhập với Masan, sản phẩm của công ty còn được đưa vào
hệ thống bán hàng của Masan Consumer, nâng số điểm bán hàng trong năm 2012
lên 140 điểm và 185 nhà phân phối với 80.000 điểm phân phối. Nhờ vậy, 1 năm sau
ngày sáp nhập, sản lượng cà phê bán ra của Vinacafe đã tăng tới 30%, trong khi giá
bán hầu như không đổi.
Nescafe là sản phẩm của một trong những hàng đồ uống hàng đầu thế giới
Nestle, cũng không chịu kém cạnh. Hệ thống phân phối của Nescafe cùng chung hệ
thống khổng lồ tập hợp các sản phẩm khác của Nestle như sữa, bánh kẹo,... Thêm
vào đó, tiềm lực tài chính lớn giúp Nestle sẵn sàng chi một mức chiết khấu cao hơn
so với các đối thủ khác.

Còn Trung Nguyên, hệ thống phân phối của thương hiệu này không có gì đặc
biệt khi vẫn sử dụng mạng lưới phân phối truyền thống, và mức chiết khấu cao hay
thấp phụ thuộc vào doanh số của các đại lý.

Hình 1.5: Thị phần sản lượng cà phê hòa tan năm 2013.

SVTH: NGUYỄN NHƯ YẾN

11


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: THS.BÙI THỊ BÍCH LIÊN

Hình 1.6: Thị phần sản lượng cà phê hòa tan năm 2014.
Nhận xét:
Qua hai sơ đồ trên ta thấy rằng: thị phần sản lượng cà phê hòa tan của công ty
trên thị trường có dấu hiệu giảm xuống từ năm 2013 đến năm 2014 ( từ 26,3%
xuống còn 16%), tuy lượng cà phê tiêu thụ vẫn tăng qua các năm (Hình 1.5) nhưng
vẫn chậm hơn so với các đối thủ trong cùng ngành và nguyên nhân chủ yếu:
- Chuỗi cửa hàng: chỉ đủ bù lỗ cho nhau và nhiệm vụ chính là để gia tăng hình
ảnh cho thương hiệu Trung Nguyên.
- Cà phê hòa tan: Tăng trưởng chậm hơn đối thủ. Vinacafe kể từ khi về tay
Masan đã có mức tăng trưởng gấp đôi so với Trung Nguyên. Nếu cả 2 tiếp tục duy
trì mức tăng trưởng như hiện nay thì chỉ sau từ 1 - 2 năm nữa, doanh số của
Vinacafe sẽ vượt qua Trung Nguyên.
- Hệ thống phân phối không so sánh được với Vincafe và Nescafe: Trung
Nguyên vẫn sử dụng mạng lưới phân phối truyền thống, và mức chiết khấu cao hay
thấp phụ thuộc vào doanh số của các đại lý.

SVTH: NGUYỄN NHƯ YẾN

12


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: THS.BÙI THỊ BÍCH LIÊN

CHƯƠNG II: QUY TRÌNH MUA HÀNG TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TRUNG NGUYÊN.
2.1 Cung ứng và bộ phận cung ứng trong công ty:
2.1.1 Cung ứng:
2.1.2.1 Khái niệm:
-

Trong nền kinh tế hóa tập trung, “cung ứng” thường hiểu là “cung ứng vật tư kĩ
thuật”. Trong các xí nghiệp, cung ứng vật tư kĩ thuật được định nghĩa là chuỗi
những hoạt động nhằm đảm bảo nguyên nhiên vật liệu, máy móc, trang thiết bị, các

-

dịch vụ kĩ thuật… cho sản xuất được tiến hành liên tục, nhịp nhàng và hiệu quả.
Trong nền kinh tế thị trường, khi nói về hoạt động cung ứng, người ta có thể dùng
các từ:


Mua hàng, mua sắm: Gồm những hoạt động liên quan đến mua nguyên
vật liệu, máy móc, trang thiết bị, các dịch vụ… để phục vụ cho hoạt động



của tổ chức.
Thu mua: là sự phát triển, mở rộng chức năng mua hàng, là quá trình thu
gom nguyên vât liệu và dịch vụ nhưng chú trọng hơn đến các vấn đề



mang tính chiến thuật.
Quản trị cung ứng: là sự phát triển ở một bước cao hơn ở hoạt động thu

mua, tập trung chủ yếu vào các hoạt động mang tính chiến lược.
Đây là 3 bước phát triển của hoạt động cung ứng.
2.1.2.2 Vai trò, ý nghĩa của quản trị cung ứng trong kinh doanh:

Chiến lược Marketing

Chiến lược cung ứng

Chiến lược tài chính

Chiến lược sản xuất

SVTH: NGUYỄN NHƯ YẾN

13


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: THS.BÙI THỊ BÍCH LIÊN

Hình 2.1: Chiến lược kinh doanh của tổ chức.
Chiến lược cung ứng có tầm quan trọng ngang với chiến lược Marketing, chiến
lược sản xuất kinh doanh, chiến lược tài chính.Chiến lược cung ứng là một bộ phận
hữu cơ trong chiến lược kinh doanh chung của tổ chức, đóng vai trò quan trọng
trong sự thành bại của tổ chức.
 Vai trò:
- Cung ứng là một hoạt động quan trọng không thể thiếu trong mọi tổ chức. Mọi

doanh nghiệp không thể tồn tại, phát triển nếu không được cung cấp các yếu tố
đầu vào: nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị, dịch vụ… và cung ứng là hoạt
động đáp ứng các yêu cầu đócủa doanh nghiệp.
- Cung ứng là nhân tố có ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả hoạt động kinh

doanh của doanh nghiệp. Nếu hoạt động cugn ứng tốt, hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp mới có thể diễn ra liên tục, nhịp nhàng với năng suất
cao, tiết kiệm chi phí, sản phẩm đạt chất lượng tốt, giá thành tốt, đáp ứng yêu
cầu của khách hàng.
- Do cung cấp đầu vào cho sản xuất, cung ứng đóng vai trò là người quản lí hoạt

động sản xuất từ bên ngoài.
 Ý nghĩa:
- Đảm bảo cho sản xuất liên tục.
- Tạo điều kiện nâng cao kĩ thuật của sản xuất, kích thích các hoạt động sáng
tạo, áp dụng kĩ thuật mới, tạo ra năng lực sản xuất mới.
- Nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
2.1.2 Bộ phận cung ứng trong công ty:

2.1.2.1 Mục tiêu:
- Đảm bảo cho hoạt động cảu công ty được liên tục, ổn định.
- Mua hàng một cách khôn ngoan, giá cả cạnh tranh.
- Dự trữ ở mức tối ưu.
- Phát triển những nguồn cung cấp hữu hiệu, đáng tin cậy.
- Giữ vững mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp hiện có.
- Tăng cường hợp tác với các phòng ban/bộ phận trong công ty.
- Thực hiện mua hàng một cách có hiệu quả.
2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức của phòng cung ứng:

SVTH: NGUYỄN NHƯ YẾN

14


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: THS.BÙI THỊ BÍCH LIÊN

Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức phòng cung ứng.
 Lãnh đạo:
- Trưởng phòng: Phụ trách chung, điều hành mọi bộ phận trong phòng nhằm
-

thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao.
Phó phòng: Giúp đỡ cho trưởng phòng, thay mặt trưởng phòng khi trưởng

phòng đi vắng.
 Bộ phận kế hoạch và nghiên cứu:
Đảm nhiệm việc nghiên cứu, xây dựng chiến lược:



Nghiên cứu về hàng hóa.
Nghiên cứu các nhà cung cấp.
Nghiên cứu phân tích giá.
Lập kế hoạch cung ứng.
Bộ phận thu mua:

Bộ phận chịu trách nhiệm giao dịch trực tiếp với các nhà cung cấp và thực hiện
mua hàng. Bộ phận thu mua được chia thành 2 nhóm nhỏ theo mục đích sử dụng
cuối cùng của hàng hóa: Mảng sản xuất, Mảng dịch vụ.
-

Mảng sản xuất: chịu trách nhiệm
 Cung ứng máy móc thiết bị
 Cung ứng bao bì

SVTH: NGUYỄN NHƯ YẾN

15


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: THS.BÙI THỊ BÍCH LIÊN

 Cung ứng nguyên liệu
 Cung ứng công cụ dụng cụ
 Cung ứng các loại khác
Được đưa trực tiếp vào trong quá trình sản xuất, chế biến hoặc phục vụ cho

quá trình sản xuất.
-

Mảng dịch vụ: Dịch vụ là những sản phẩm phi vật chất (Dịch vụ bảo vệ;
Dịch vụ xây dựng thi công; Dịch vụ phân phối;…) mà lúc này công ty đóng
vai trò là người mua hàng). Các sản phẩm này không phải là năng lực chính
của công ty. Nên, so với việc tự thực hiện, công ty đi mua từ các nhà cung
cấp dịch vụ này sẽ có tổng chi phí nhỏ hơn cùng với những lợi ích kèm theo

do họ cung cấp. Lúc này, yêu cầu đưa ra là tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp.
 Bộ phận kiểm tra, theo dõi:
Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, xúc tiến các hoạt động trong phòng, thống
kê số liệu, lưu trữ hồ sơ của phòng.
 Bộ phận hành chính:

Chịu trách nhiệm lo các công việc hành chính, sự vụ của phòng.
2.1.2.3 Nhóm hàng:

Vật phẩm

Công cụ sản xuất, văn
phòng phẩm

Trang thiết bị văn
phòng

-

BH-HD
In ấn

Kệ gỗ, sắt, inox
Mica, nhựa, simily
Vật phẩm đặt định kì
Hàng khô đặt định kì
Trang trí

-

Hàng khó tìm, đặt hàng riêng
Hàng có sẵn trên thị trường
Văn phòng phẩm, card điện thoại

-

Serve, hệ thống chống sét, bộ đàm
Máy móc thiết bị hàng thị trường có sẵn

-

Nước ngoài ( Châu Mỹ, Châu Âu, Châu Á)
Trong nước (có sẵn)
Nhiên liệu

Nguyên phụ liệu

SVTH: NGUYỄN NHƯ YẾN

16

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: THS.BÙI THỊ BÍCH LIÊN

-

Ga, dầu

-

Màng nhựa ghép phức hợp
Màng đơn: co, không in
Carton; thiếc, gỗ; giấy

-

Hàng thị trường
Hàng gia công (chế tạo riêng)
Hàng sữa chữa, thay thế ngay

Bao bì

Máy móc thiết bị, linh
kiện, phụ tùng thay thế
(trừ máy nhập khẩu)
2.2 Quy trình mua hàng:

Mỗi một mặt hàng là một mảng cung ứng khác nhau nên đặc tính mua hàng cũng
có sự thay đổi tùy vào tính chất và yêu cầu của công ty đối với loại hàng hóa đó.
Nhưng nhìn chung, mọi loại hàng đều có qui trình và các bước thực hiện chung

tương tự. Do đó, để đảm bảo cho mọi hoạt động cung ứng được diễn ra suôn sẻ, liên
tục và đạt hiệu quả, một qui trình chung được qui định cho tất cả các mặt hàng đầu
vào. Từ đó giúp cho nhân viên thực hiện nhiệm vụ mua hàng có thể dễ dàng hơn
trong triển khai các yêu cầu của công ty, của phòng cung ứng.

SVTH: NGUYỄN NHƯ YẾN

17


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
ST
T

1

GVHD: THS.BÙI THỊ BÍCH LIÊN

Bước công việc

Diễn giải

Yêu cầu mua hàng

2
Tìm kiếm, lựa chọn
Nhà cung cấp

3

Kiểm tra giá, các điều khoản HĐ,
ĐĐH

4
Lập và kí duyệt Tờ trình

Kiểm tra điều khoản HĐ, ĐĐH; ký
HĐ, ĐĐH

Biểu mẫu

-BPCU tiếp nhận yêu
cầu mua hàng

-Phiếu đề nghị

-Đưa ra 3-5 NCC
-Đánh giá, lựa chọn
NCC phù hợp.

-Bảng báo giá
-Hồ sơ năng lực
-HĐ, ĐĐH(mẫu hàng)
-Hồ sơ mời, đấu thầu

-Kiểm tra giá, các
điều khoản trước khi
trình cho BanTGĐ/
Cấp có thẩm quyền

-Bảng báo giá
-Tờ trình đánh giá
chọn NCC
-HĐ, ĐĐH (mẫu
hàng)

- BanTGĐ/Cấp có
thẩm quyền xem xét
và kí duyệt

-Bảng báo giá
-Tờ trình chọn NCC

-Xem xét các điều
khoản đã đàm phán
-Ký HĐ, ĐĐH

-Bảng báo giá

mua hàng

-Tờ trình chọn NCC
-HĐ, ĐĐH

-Theo dõi và đảm bảo -HĐ, ĐĐH
NCC thực hiện đúng
HĐ, ĐĐH

5
Theo dõi tiến độ sản xuất của

NCC theo HĐ, ĐĐH

6

Nghiệm thu, nhập hàng
7

-BP QA, QC kiểm tra
chất lượng hàng hóa
-P.Kho vận nhập hàng
vào kho

-Phiếu báo nhập
kho
-Thẻ nhập kho

- Qui trình thanh toán

-Hóa đơn

-NVCU đánh giá lại
NCC ( sử dụng cho lần
mua hàng sau)

-Mẫu đánh giá

Thanh toán
8

Đánh giá NCC và lưu hồ sơ

Bảng 2.1: Lưu đồ mua hàng.
SVTH: NGUYỄN NHƯ YẾN

18


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
2.2.1

GVHD: THS.BÙI THỊ BÍCH LIÊN

Tiếp nhận nhu cầu mua hàng:

Theo cơ chế của công ty, mỗi một bộ phận, phòng ban được giao nhiệm vụ cụ
thể, phòng cung ứng là nơi chịu trách nhiệm đầu vào về hàng hóa, nguyên vật liệu
cần thiết cho quá trình sản xuất, phụ tùng, máy móc, trang thiết bị cần thiết… Tùy
vào loại hàng mà qui trình phân tích, tổng hợp nhu cầu và lên kế hoạch mua hàng
cũng có sự khác biệt, quan trọng là phải trả lời được câu hỏi:
-

Đặt hàng khi nào?
Số lượng mỗi lần đặt hàng là bao nhiêu?

Đơn đặt hàng của khách

Nhà máy sản xuất tiếp nhận

hàng

kế hoạch

Phòng cung ứng tiếp nhận,
lên kế hoạch mua hàng

Lên kế hoạch sản xuất

Lên kế hoạch nhu cầu
Lập Phiếu đề nghị mua hàng

Nguyên vật liệu, Nguyên
phụ liệu

Hình 2.3: Qui trình tiếp nhận yêu cầu mua hàng cho sản xuất.
Nhằm đáp ứng mục đích cuối cùng của công ty là cung cấp đủ sản phẩm theo
nhu cầu của khách hàng ( đơn đặt hàng từ nhà phân phối, nhà bán sỉ,…), có thể thấy
dung lượng đơn hàng theo qui mô định kì chứ không liên tục (còn được gọi là mô
hình Push, tức đẩy từ khách hàng). Bên cạnh đó, thị trường quyết định nhu cầu và
dựa trên nhu cầu này mà công ty đưa ra quyết định về số lượng hàng cần đặt và số
lần đặt hàng trong năm.
Căn cứ vào kế hoạch đáp ứng đơn đặt hàng của khách hàng, Bộ phận sản xuất
lập kế hoạch sản xuất, đề xuất mua hàng gửi cho bộ phận cung ứng. Nhân viên cung
ứng tiếp nhận hồ sơ đề xuất mua hàng, kiểm tra tính hợp lệ của đề xuất sau đó xác
định nhu cầu, tiến hành nghiên cứu, tìm kiếm, thu thập những thông tin về các nhà
cung ứng cần thiết.

SVTH: NGUYỄN NHƯ YẾN

19

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
-

GVHD: THS.BÙI THỊ BÍCH LIÊN

Đối với mặt hàng mới: Nhân viên cung ứng xác định mặt hàng, yêu cầu về
chất lượng, chủng loại, thời gian cần hàng, tiến hành chuẩn bị cho công tác

-

thương lượng, mua hàng.
Đối với mặt hàng thường xuyên:

Phòng cung ứng dựa trên các kế hoạch sản xuất, phân phối, các báo cáo về sản
lượng tiêu thụ trong 6 tháng cùng kì của một sản phẩm để đưa ra dự báo về nhu cầu
của sản phẩm trên thị trường tính từ thời điểm hiện tại, sau đó đưa ra dự báo về nhu
cầu và số lượng nguyên liệu đầu vào cần thiết tại từng thời điểm sản xuất. Do đó,
Nhân viên cung ứng cần tiến hành phân tích các vấn đề sau:
 Xác định điểm đặt hàng:
o Tổng hợp chi phí tồn kho nguyên vật liệu từ bộ phận kho vận (ví dụ: cà

phê mua theo kilogram và đóng gói mỗi bao 50kg nên tính cho phí lưu
kho cho 1 bao cà phê hạt từ khi nhập kho đến khi tham gia sản xuất và tạo
ra sản phẩm cuối cùng) => xác định vòng quay hàng tồn kho. Điều này
giúp cho NVCU biết được tốc độ luân chuyển hàng hóa trong kho,
nguyên liệu có gấp hay không, tính toán thời gian liên hệ, mua hàng, thời
o

gian nhà cung cấp sản xuất và giao hàng.

Lượng hàng có thể chứa được trong kho nhằm tối ưu hóa diện tích kho.
Nắm được điều này để đảm bảo lượng hàng mua vào không thiếu hụt hay
dư thừa, nhằm đảm bảo cho sản xuất liên tục đồng thời đạt được lơi ích
tốt nhất trong đàm phán với nhà cung cấp (mua hàng với khối lượng lớn,

hưởng chiết khấu của nhà cung cấp).
 Xác định lượng đặt hàng:
o Nguyên vật liệu được sử dụng cho sản xuất nhiều loại sản phẩm, nhu cầu
về nguyên liệu này được xác định theo công thức:
Trong đó:
- Nhu cầu nguyên liệu i để thực hiện kế hoạch sản xuất
- Số lượng sản phẩm j cần sản xuất trong kì kế hoạch
- Mức sử dụng vật tư i để sản xuất 1 sản phẩm j
o Số lượng cà phê hạt cần mua = Tổng nhu cầu nguyên liệu theo dự báo của
kỳ kế hoạch – Tồn kho
Với 2 chỉ tiêu trên, Nhân viên cung ứng sẽ phân tích dựa trên kinh nghiệm của
mình, lập kế hoạch và triển khai ngay. Sau đó, Phiếu đề nghị cung ứng được lập và
trình lên cho Ban TGĐ (cấp có thẩm quyền) để đánh giá, xem xét:
SVTH: NGUYỄN NHƯ YẾN

20


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
-

GVHD: THS.BÙI THỊ BÍCH LIÊN

Mục đích mua và sử dụng.
Đánh giá các khả năng mua hàng.

Xác định khả năng về vốn ngân sách.
Đánh giá các khả năng riêng biệt.
⇒ Mua/Không

Nếu không hợp lí, đơn được trả lại để chỉnh sửa đến khi đã đạt yêu cầu, sau đó
Phiếu đề nghị mua hàng sẽ được phê duyệt, đồng thời được chuyển giao lại bộ phận
cung ứng. Tại đây, Nhân viên cung ứng sẽ tiến hành kiểm tra xem Phiếu đề nghị
cung ứng hợp lệ (phải có chữ kí của người phê duyệt hoặc người đại diện) hay chưa,
nếu chưa sẽ liên hệ lại với bên nhân viên chịu trách nhiệm của nhà máy để yêu cầu
họ kiểm tra và đưa ra Phiếu đề nghị mua hàng đã hợp lệ. Khi có được chứng từ cần
thiết, BPCU sẽ tiến hành mua hàng.
2.2.2

Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp:

Ngay khi xác định được nhu cầu vật tư cần mua, NVCU tiến hành nghiên cứu và
lựa chọn nhà cung cấp. Với các loại vật tư khác nhau thì cách nghiên cứu, lựa chọn
nhà cung cấp cũng khác nhau, ví dụ:
-

Đối với các loại vật tư được sử dụng thường xuyên, thì điều tra thêm để chọn

-

được nguồn cung cấp tốt nhất.
Đối với các loại vật tư mới hay lô hàng có giá trị lớn thì phải nghiên cứu thật
kĩ để chọn được nguồn cung ứng tiềm năng.

Đặc biệt, các nguyên liệu như: bao bì, cà phê hạt, sữa đặc… thuộc nhóm mặt
hàng thường xuyên cần cho sản xuất cà phê nên yêu cầu đưa ra ở đây là phải điều

tra chi tiết hơn trong việc tìm kiếm nhà cung cấp nhằm lựa chọn đúng nhà cung cấp
đảm bảo về chất lượng hàng ổn định cũng như chất lượng dịch vụ đi kèm.

Xác định loại hàng và thời

Liên hệ và lấy bảng báo

gian cung ứng

giá

Tìm kiếm NCC:

Xem xét và đề xuất NCC

- Thường niên
- Mới

SVTH: NGUYỄN NHƯ YẾN

21


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: THS.BÙI THỊ BÍCH LIÊN

Hình 2.4: Quy trình lựa chọn Nhà cung cấp.
Dựa trên Phiếu đề nghị cung ứng, xác định loại mặt hàng cần mua (hàng trong
nước hay ngoài nước),số lượng và thời gian cần cung cấp (hàng có sẵn trên thị

trường hay đặt hàng sản xuất). Sau đó, tiến hành khảo sát, thu thập thông tin về các
nhà cung cấp:
-

Xem lại hồ sơ lưu trữ về các nhà cung cấp thường niên.
Sử dụng công cụ tìm kiếm thông tin trên mạng Internet, báo, tạp chí… cho

-

tìm kiếm các nhà cung cấp mới.
Xin ý kiến của chuyên gia, những người làm việc, hoạt động hoặc có kinh
nghiệm liên quan đến loại vật tư cần cung cấp.

Trên cơ sở những thông tin thu thập được, tiến hành phân tích, đánh giá trên các
phương diện:
Giá cả cạnh tranh
Khả năng vận chuyển và thời gian bảo hành.
Cung cấp khả năng thanh toán tốt nhất.
Có thành tích tốt về chất lượng hàng hóa, dịch vụ.
Thông qua đánh giá từ người sử dụng sản phẩm của nhà cung cấp trước đó.

1
2
3
4
5

Sau quá trình so sánh, sàng lọc, loại trừ, danh sách các nhà cung cấp tiềm năng
sẽ được lập bao gồm ít nhất 3 nhà cung cấp (cả mặt hàng thường niên và mặt hàng
mới) có khả năng đáp ứng được nhu cầu, đồng thời thõa mãn các điều kiện trở thành

nhà cung cấp của công ty:
•
•
•
•
•
•

Thương hiệu lớn, quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế.
Có uy tín, nguồn lực đầy đủ.
Giá cả cạnh tranh, nguồn hàng ổn định.
Phương thức thanh toán linh hoạt.
Khả năng giải quyết vấn đề khi có rui ro xảy ra trong quá trình hợp tác.
Trách nhiệm về môi trường

Dựa trên danh sách NCC tiềm năng, liên hệ trực tiếp nhà cung cấp/đại diện nhà
cung cấp trong nước (nếu mua hàng nước ngoài) bằng các hình thức: điện thoại, fax,
thư điện tử (e-mail), tiếp xúc trực tiếp, … yêu cầu báo giá đợt 1 đối với những mặt
hàng cần mua. Từ Bảng báo giá, Nhân viên cung ứng dựa trên sự hiểu biết của mình
hoặc cùng với người có chuyên môn tính toán giá trên 1 đơn vị sản phẩm, các thành
phần cấu thành nên giá của Nhà cung cấp (giá các thành phần cấu thành nên sản
phẩm, chi phí vận chuyển), so sánh với giá cả trên thị trường. Nếu giá đợt 1 chưa
thõa mãn, yêu cầu Nhà cung cấp gửi báo giá đợt 2. Giá cả còn đi kèm với chất lượng
SVTH: NGUYỄN NHƯ YẾN

22


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: THS.BÙI THỊ BÍCH LIÊN

dịch vụ và các điều kiện khác nên để quyết định lựa chọn nhà cung cấp nào thì vẫn
còn nhiều phương diện cần xem xét để có thể đưa ra quyết định cuối cùng.
Có kết quả đánh giá, lập Tờ trình đánh giá để chọn Nhà cung cấp.
2.2.3

Thương lượng và quyết định mua hàng:

Sau khi đưa ra lựa chọn về nhà cung cấp, Nhân viên cung ứng tiến hành thương
lượng, đàm phán giá, các điều khoản hợp đồng có liên quan trong quá trình thực
hiện hợp đồng với người chịu trách nhiệm bên phía Nhà cung cấp, nhằm tạo điều
kiện thuận lợi cũng như đạt được lợi ích cao nhất cho cả công ty và đối tác.
Để tiến hành đàm phán cần lưu ý một số tiêu chí sau:
-

Căn cứ tình hình cung cầu trên thị trường
Mua hàng với số lượng lớn
Giảm thiểu chi phí đặt hàng
Đặc biệt khi mua hàng ở nước ngoài:

-

Sự biến động của tỷ giá -> Giá hàng
Hoa hồng môi giới
Phí hàng tồn kho phát sinh và các phí vận chuyển có liên quan
Phí nhân công và chứng từ phát sinh
Hư hỏng, mất mát hàng hóa -> thiệt hại, thời gian giao hàng kéo dài…
Phí bảo hiểm hàng hải
Phí chứng từ hải quan

Thuế nhập khẩu
Sau khi đạt được mức giá hợp lý, Nhà cung cấp gửi lại một Bảng báo giá chính

thức với giá như đã thỏa thuận. Đồng thời, Bộ phận cung ứng lập tờ trình ( gồm:
Nơi bộ phận cần hàng, Ban TGĐ hoặc cấp có thẩm quyền, Loại hàng, Giá) soát xét
đồng thuận. Chỉ khi tờ trình được kí duyệt thì khi đó đơn hàng mới được xác nhận
và tiến hành.
Sau khi tờ trình được xác nhận, Bộ phận cung ứng tiến hành kiểm tra điều
khoản Hợp đồng, Đơn đặt hàng. Nếu đúng như những gì đã thỏa thuận từ trước, đại
diện BPCU kí Hợp đồng hoặc lập Đơn đặt hàng.
2.2.4

Theo dõi đơn hàng:

Sau khi kí kết Hợp đồng, Nhân viên cung ứng chịu trách nhiệm sẽ phải luôn theo
dõi quá trình thực hiện đơn hàng từ lúc kí Hợp đồng cho đến khi hàng được giao
đến nơi và kết thúc Hợp đồng. Việc theo dõi này rất quan trọng, đảm bảo đối tác
luôn có trách nhiệm, thực hiện đúng các điều khoản trên Hợp nhằm đảm quá trình
SVTH: NGUYỄN NHƯ YẾN

23


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: THS.BÙI THỊ BÍCH LIÊN

sản xuất diễn ra liền mạch, không đứt đoạn (đối với nguyên vật liệu, nguyên phụ
liệu cho sản xuất), hay đáp ứng kịp thời nhu cầu của các khách hàng nội bộ để họ
thực hiện nhiệm vụ của mình, trách nhiệm với công ty.

Trong quá trình theo dõi đơn hàng, Nhân viên cung ứng phải nắm được dòng đi
hàng hóa, thời gian hàng xuất xưởng và thời gian dự kiến hàng về, thông báo lịch
nhập hàng về nhà máy.
Thời gian theo dõi đơn hàng có dài hay ngắn tùy vào loại hàng, tính chất hàng
hóa, nơi đặt hàng…
-

Đối với hàng hóa có sẵn, đã lưu kho trong kho của nhà cung cấp, có thể tiến
hành kiểm tra chất lượng sản phẩm, hoặc nhận đảm bảo từ nhà cung cấp. Lúc
này, Nhân viên cung ứng hối thúc Nhà cung cấp lên kế hoạch vận chuyển và

-

đảm bảo hàng đến nơi đúng thời gian, đúng địa điểm đã ghi trên Hợp đồng.
Đối với không có sẵn, cần phải đợi Nhà cung cấp lên kế hoạch sản xuất, vận
chuyển, Nhân viên cung ứng phải liên hệ Nhà cung cấp để nắm được tình
hình sản xuất (thời gian bắt đầu, hàng xuất xưởng), nếu có bất cứ vấn đề nào,
phải nắm được ngay (Ví dụ: Máy móc hư hỏng, tồi tệ là Nhà cung cấp không
thể hoàn thành đơn hàng đúng thời hạn) để có thể kịp thời đưa ra biện pháp
xử lí (Ví dụ: sử dụng hàng tồn kho để sản xuất, điều chỉnh kế hoạch sản xuất,
tìm Nhà cung cấp mới…)

Khi hàng đến nơi, tại đây nhân viên Bộ phận QA,QC hoặc Bộ phận Kho vận tiến
hành kiểm tra hàng hóa: Loại hàng, chất lượng, số lượng… Nếu ổn thỏa, kí xác
nhận nhận hàng, tiến hành nhập hàng vào kho, xuất Phiếu nhập kho. Đồng thời,
Phòng kế toán tiến hành thực hiện qui trình thanh toán theo đúng trình tự đã qui
định của công ty hoặc theo thỏa thuận trên hợp đồng. Trường hợp hàng không đạt
yêu cầu như trên Hợp đồng, Nhân viên cung ứng có nhiệm vụ liên hệ với Nhà cung
cấp để phản hồi về sản phẩm/dịch vụ và yêu cầu tìm hướng giải quyết.
Sau khi đơn hàng được thực hiện thành công, Nhân viên cung ứng tiến hành

đánh giá Nhà cung cấp dựa trên mức độ đáp ứng Hợp đồng, Đơn đặt hàng: Chất
lượng, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán… và lưu lại hồ sơ nhằm phục
vụ cho công tác mua hàng trong tương lai.

SVTH: NGUYỄN NHƯ YẾN

24


BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

GVHD: THS.BÙI THỊ BÍCH LIÊN

2.3 Nhận xét chung về hoạt động thu mua của Công ty Cổ phần Tập đoàn Trung
Nguyên:
Hoạt động thu mua của công ty có thể hoạt động một cách hiệu quả, mang lại lợi
ích cho công ty chính là sự phối hợp của nhiều yếu tố khác nhau sau:
• Về nhân lực: Đội ngũ nhân viên trong bộ phận Supply Chain làm việc rất năng

động, có trình độ chuyên môn cao, thường xuyên được bồi dưỡng và đào tạo,
có nhiều kinh nghiệm trong khâu thu mua hàng hóa và xử lý rủi ro khi gặp
phải.
• Về quy trình thu mua: Sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban giúp công ty tạo
ra một tập thể vững mạnh, góp phần tạo ra sự logic trong các quy trình làm
việc, mỗi bước trong quy trình đều có sự phân công trách nhiệm, quyền hạn rõ
ràng và cụ thể do vậy quy trình thu mua của công ty giữa các bước đều có sự
phối hợp chặt chẽ, thống nhất giữa các bộ phận. Điều này làm tối thiểu hóa
những sai sót có thể xảy ra.
• Về cơ sở vật chất: Công ty có quy mô rộng lớn với các trang thiết bị hiện đại
và thường xuyên được kiểm tra, tu bổ. Có hệ thống kho bãi riêng trong nhà

máy sản xuất thuận tiện cho việc giao nhận hàng hóa và lưu kho, dễ dàng phối
hợp với bộ phận sản xuất và thu mua để luôn đáp đúng kịp thời và chính xác
nhu cầu mua hàng tránh việc thiếu hụt hoặc dư thừa.
• Về mặt pháp lý: Công ty luôn tuân thủ đúng pháp luật trong quá trình xuất
khẩu hàng hóa, sẵn sàng phối hợp với các cơ quan Nhà nước khi cần thiết.
Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số hạn chế trong công tác tổ chức mua hàng nên
được xem xét và tìm phương án giải quyết:
• Sự giao tiếp giữa các phòng ban có liên quan trong quá trình mua hàng còn

hạn chế, thông tin còn đứt quãng, dẫn đến việc chậm trễ thời gian giao hàng:
có thể nói đến chính là việc nhà cung cấp đã đưa hàng đến kho cho công ty,
trước đó nhân viên cung ứng đã liên hệ nhà cung cấp xác định và báo thời
gian, địa điểm giao hàng cho bộ phận kho vận qua e-mail, nhưng khi hàng đến
nơi thì nhân viên kho lại không tiếp nhận lô hàng do chưa nhận được thông
báo.

SVTH: NGUYỄN NHƯ YẾN

25