Nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm tại lưu trữ lịch sử địa phương (Qua khảo sát tại lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘITRƢỜNG ĐẠI HỌC
KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂNKHOA LƢU
TRỮHỌC VÀ QUẢN TRỊVĂN PHÒNG
--------------***--------------

ĐẶNG VĂN PHONG

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN LỰA
CHỌNTÀI LIỆU LƢU TRỮCẦN BẢO HIỂM TẠI
LƢU TRỮLỊCH SỬĐỊA PHƢƠNG
(Qua khảo sát tại lưu trữlịch sửthành phốHà Nội vàmột sốLưu trữlịch sửđịa
phương lân cận)
Chuyên ngành: Lƣu trữhọcMã số: 60 32 03 01

LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƢU TRỮHỌC
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. Cam Anh Tuấn


MỤC LỤC
LỜI MỞĐẦU..................................................................................................4
1.Lý do chọn đề tài:.....................................................................................6
2.Mục tiêu nghiên cứu.................................................................................7
3. Nhiệmvụ nghiên cứu:...............................................................................7
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài:............................................8
5.Lịch sử nghiên cứu vấn đề........................................................................8
6.Tài liệu tham khảo..................................................................................12
7.Phƣơng pháp nghiên cứu:.......................................................................13
8.Bố cục đề tài:..........................................................................................14
Phần Nội dung................................................................................................17
CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀBẢO HIỂM, TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN TÀI
LIỆU LƢU TRỮCẦN BẢO HIỂM..............................................................17

1.1.Các khái niệm cơ bản về bảo hiểm và phông bảo hiểm.......................17
1.1.1.Định nghĩa vềbảo hiểm, phông bảo hiểm tài liệu lƣu trữ.........17
1.1.2.Đối tƣợng của bảo hiểm tài liệu lƣu trữ.....................................20
1.1.3.Lịch sửcủa bảo hiểm tài liệu lƣu trữtại Việt Nam...................23
1.2.Các khái niệm cơ bản về tiêu chuẩn và xây dựng tiêu chuẩn..............24
1.2.1.Định nghĩa vềtiêu chuẩn, tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lƣu trữcần bảo hiểm24
1.2.2.Định nghĩa vềxây dựng tiêu chuẩn...........................................26
1.3.Ý nghĩa của việc xây dựng và ban hành tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lƣu trữ cần
bảo hiểm đối với Lƣu trữ lịch sử địa phƣơng.Error! Bookmark not defined.
3
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƢU
TRỮTẠI LƢU TRỮLỊCH SỬĐỊA PHƢƠNG...Error! Bookmark not defined.
2.1.Khái quát tình hình tài liệu tại các Lƣu trữ lịch sử địa phƣơngError!
Bookmark not defined.


2.1.1.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các Lƣu trữ lịch sử địa
phƣơng.....................................................................Error! Bookmark not defined.
2.1.2.Khối lƣợng, thành phần, nội dung tài liệu đƣợc bảo quản tại các Lƣu trữ lịch
sử địa phƣơng.............................................Error! Bookmark not defined.
2.1.3.Tình hình tổ chức khoa học, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ tại
Lƣu trữ lịch sử địa phƣơng...................Error! Bookmark not defined.
2.2.Thực trạng việc bảo hiểm tài liệu lƣu trữ tại các Lƣu trữ lịch sử địa
phƣơngError! Bookmark not defined.
2.2.1.Các tiêu chí lựa chọn tài liệu lƣu trữcần bảo hiểmError! Bookmark not
defined.2.2.2.Khối lƣợng và thành phần tài liệu đƣợc lựa chọn đểbảo hiểmError!
Bookmark not defined.
2.2.3.Quy trình lựa chọn tài liệu đểbảo hiểmError!
2.2.4.Các phƣơng pháp bảo hiểm đƣợc sửdụngError!

Bookmark
Bookmark

not defined.
not defined.

2.3.Nhận xét...................................................Error! Bookmark not defined.
CHƢƠNG 3. XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN TÀI LIỆU LƢU
TRỮCẦN BẢO HIỂM...........................................Error! Bookmark not defined.
3.1.Yêu cầu đối với tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu với bảo hiểmError! Bookmark
not defined.
3.2.Dự thảo tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lƣu trữ cần bảo hiểmError! Bookmark
not defined.
43.2.1.Xác định các đặc tính của tài liệu lƣu trữcần bảo hiểm.....Error! Bookmark
not defined.
3.2.2.Xác định phƣơng pháp bảo hiểmError! Bookmark not defined.
3.2.3.Quy trình lựa chọn tài liệu lƣu trữcần bảo hiểmError!
defined.

Bookmark not

3.3.Hoàn thiện dự thảo tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu vào bảo hiểmError!
Bookmark not defined.
3.4.Một số đề xuất về việc ban hành và áp dụng hiệu quả tiêu chuẩn lựa chọn tài
liệu cần bảo hiểm tại Lƣu trữ lịch sử địa phƣơng..Error! Bookmark not defined.


3.4.1. Quy trình ban hành tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lƣu trữ cần bảo hiểmError!
Bookmark not defined.
3.4.2.Một số đề xuất áp dụng hiệu quả tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lƣu trữ cần bảo

hiểm............................................................Error! Bookmark not defined.
KẾT LUẬN....................................................Error! Bookmark not defined.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................26
PHỤLỤC.......................................................Error! Bookmark not defined.
5DANH MỤC HÌNH –BẢNG
TrangHÌNH:Hình 1: Hình ảnh giá và hộp đựng tài liệu trong kho lƣu trữlịch
sửtỉnhNam Định.............................................................................Error! Bookmark
not defined.
Hình 2: Tài liệu trong hồsơ số01 –hộp số01 phông UBHC tỉnh Nam Định(1945 –
1965) có dấu hiệu rách và mờchữ...................Error! Bookmark not defined.
Hình 3: Tài liệu trong hồsơ số260 –hộp số23 phông UBHC tỉnh Nam Định(1945 –
1965) có dấu hiệu mờchữ................................Error! Bookmark not defined.
Hình 4: Tài liệu trong hồsơ số08 –hộp số01 phông Công ty cá biển Ninh Cơ có dấu
hiệu rách, mủn và mờchữ............................Error! Bookmark not defined.

BẢNG:
6
Bảng 1. Kết quảphân tích phiếu khảo sát vềmức độđánh giá đối với các đặc tính
của tài liệu lƣu trữcần bảo hiểm.........................Error! Bookmark not defined.Bảng
2. Danh mục một sốhồsơ tiêu biểu đƣợc lựa chọn đểbảo hiểm tại phông
UBHC thành phốHà Nội năm 1972...................Error! Bookmark not defined.Bảng
3. Danh mục một sốhồsơ tiêu biểu đƣợc lựa chọn đểbảo hiểm tại phông
UBND thành phốHà Nội năm 2004...................Error! Bookmark not defined


LỜI MỞ ĐẦU

1.Lý do chọn đềtài:Công tác lƣu trữđã và đangđƣợcNhà nƣớccấpquan tâm, giá
trịcủa tài liệu lƣu trữđƣợc phát huy mạnh mẽ, các nhà khoa học cũng coi trọng
việc khai thác tài liệu lƣu trữnhƣmột nguồn sửliệu có độchính xác, tin cậy cao.

Tuy nhiên, đểduy trì lâu dài sựnguyên vẹn cảvật mang tin lẫn thông tin chứa đựng
trong tài liệu lƣu trữlà công việccónhiều khó khăn, thửthách. Tài liệu lƣu
trữthƣờng phải đối mặt với các tác nhân gây hại khác nhau nhƣ: Tác nhân từthiên
tai (lũ lụt, hạn hán, giông bão); tác nhân từcon ngƣời (chiến tranh; tần suất khai
thác, sửdụng; cháy nổ); tác nhân từcác vi sinh vật, sinh vật gây hại (bọba đuôi, nấm
mốc...) thậm chí tác nhân gây hại đến từchính bản thân tài liệu (tài liệu lão hóa theo
thời gian).Đềbảo quản lâu dài, hạn chếtối đa những tác nhân gây hại cũng nhƣ tạo
điều kiện thuận lợi cho công tác khai thác, sửdụng, các lƣu trữlịch sửởViệt Nam đã
và đang áp dụng đồng bộnhiều biện pháp nhƣ: Đầu tƣ xây dựng kho lƣu
trữchuyên dụng, hiện đại hóa các trang bịbảo quản tài liệu; đẩy mạnh khâu đào tạo,
nâng cao trình độcán bộlƣu trữ...Trong sốcác biện pháp kểtrên, bảo hiểm tài liệu
lƣu trữđã và đang đƣợc các Lƣu trữlịch sửđịa phƣơngởViệt Nam quan tâm,
nghiên cứu áp dụng rộngrãi. Đểbảo hiểm tài liệu, các lƣu trữlịch sửtỉnh có
thểsửdụng hai công nghệphổbiến hiện nay đó là: Sốhóa tài liệu và Chụp microfilm.
Mỗi công nghệđều có những ƣu điểm và hạn chếkhác nhau. Nhƣng điểm chung
của cảhai công nghệlà cho phép tạo ra bản sao bảo hiểm đềphòng rủi ro, bất chắc
xảy ra đối với tài liệu bản gốc, chính có giá trịquý, hiếm đồng thời tạo điều kiện
thuận lợi cho việc khai thác sửdụng tài liệu lƣu trữ.Tuy nhiên, khi tiến hành công
tác bảo hiểm tài liệu lƣu trữtrong thực tế, các lƣu trữlịch sửđã và đang gặp một
sốkhó khăn, trởngại trong đó có thểkểtới nhƣ:Chƣa xác định chính xác mục đích
của bảo hiểm hiểm tài liệu;Xác định chƣa chính xáctài liệu lƣu trữcần bảo
hiểm;Giá trịcủa tài liệu sau khi bảo hiểm không đƣợc gia tăng.
8Bên cạnh thực tếđó, ngay từđầu năm 1986, Cục Lƣu trữNhà nƣớc đã có định
hƣớng xây dựng tiêu chuẩn hóa trong ngành lƣu trữ. Điều này đƣợc cụthểbằng
những kếhoạch triển khai công tác tiêu chuẩn hóa. Những tiêu chuẩn đƣợc xây


dựng và ban hành đều nằm trong định hƣớng vềcông tác tiêu chuẩn hóa. Chính vì
vậy, trong công tác bảo hiểm tài liệu cũng cần thiết phải xây dựng và ban hành
những tiêu chuẩn. Những tiêu chuẩn đƣợc ban hành khuyếnkhích các lƣu trữáp

dụng trong công tác bảo hiểm tài liệu lƣu trữ,góp phần khắc phục đƣợc những
khó khăn nêu trên đồng thời nâng cao hiệu quả, chất lƣợng của công tác
này.Trƣớc những yêu cầu của lý luận cũng nhƣ thực tiễn nêu trên,chúng tôi quyết
định thực hiện đềtài “Nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữcần
bảo hiểm tại Lưu trữlịch sửđịa phương(qua khảo sát tại lưu trữlịch sửthành phốHà
Nội và một sốLưu trữlịch sửđịa phươnglân cận)" đểlàm luận văn thạc sỹcủa
mình.2.Mục tiêu nghiên cứu.Thực hiện đềtài này, chúng tôi mong muốn hƣớng tới
một sốmục tiêu cụthểnhƣ sau:Khẳng địnhsựcần thiết phải xây dựng tiêu chuẩn
lựa chọn tài liệu lƣu trữđểbảo hiểm đối với Lƣu trữlịch sửđịa phƣơng;Phân tích,
đánh giá thực trạng công tác bảo hiểm tài liệu lƣu trữtại các Lƣu trữlịch sửđịa
phƣơng;Xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lƣu trữvào bảo hiểm tại các Lƣu
trữlịch sửđịa phƣơng;Đềxuấtnhững biện pháp đểcác Lƣu trữlịch sửđịa
phƣơngcó thểáp dụng và thực hiện tốt tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lƣu trữvào bảo
hiểm trong thực tiễn. 3. Nhiệm vụnghiên cứu:Đểhoàn thành tốt mục tiêu đặt ra
của đềtài,chúng tôi thực hiện những nhiệm vụnghiên cứu sau:Khái quát lạilý
luận cơ bản vềbảo hiểm tài liệu, tiêu chuẩn, xây dựng tiêu chuẩn;
9Khảo sát khối lƣợng, thành phần, nội dung của tài liệu lƣu trữtại các Lƣu
trữlịch sửđịa phƣơng;Mô tả, đánh giá thực trạng công tác bảo hiểm tài liệu lƣu
trữtại Lƣu trữlịch sửđịa phƣơng;Xây dựng tiêu chuẩn vàquy trình lựa chọn tài
liệu cần bảo hiểm tại Lƣu trữlịch sửđịa phƣơng;Đềxuất những biện pháp khảthi
giúp Lƣu trữlịch sửđịa phƣơngthực hiện tốt công tác bảo hiểm tài liệu dựa trên
việc áp dụng bộtiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm.4. Đối tƣợng và phạm vi
nghiên cứu của đềtài:Đối tƣợng nghiên cứu trong luận văn của chúng tôi là tiêu
chuẩn lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm đối với loại hình tài liệu giấy tại Lƣu trữlịch
sửthành phốHà Nội và lƣu trữlịch sửmột sốtỉnh lân cận.Thời gian nghiên cứu:
Vềthời gian, đềtài khảo sát đánh giá công tác thống kê, thu thập, bảo quản và lập
bản sao bảo hiểm tài liệu lƣu trữtại Lƣu trữlịch sửthành phốHà Nội và lƣu trữlịch
sửmột sốtỉnh lân cận trong thời điểm hiện tại (năm 2016).Phạm vi nghiên cứu:
Vềmặt không gian của đềtài, do muốn làm rõ thực trạng công tác lập bản sao bảo
hiểm tài liệu lƣu trữởmột địa bàn khảo sát rộng và có sựkhác biệt vềvịtrí địa lý, địa

kinh tế, chính trị, xã hội nên chúng tôi đã chọn lƣu trữlịch sửcác tỉnh, thành
phốsau: Hà Nội, Hƣng Yên, Nam Định(đây là các tỉnh lân cận Hà Nội, đã và đang
tiến hành bảo hiểm tài liệulƣu trữ). Sựđa dạng trong việc lựa chọn địa bàn khảo
sát sẽgiúp chúng tôi có đƣợc cái nhìn khái quát vềviệc thực hiện công tác lập bản


sao bảo hiểm tài liệu Lịch sửnghiên cứu vấn đềThuật ngữ“bảo hiểm”mang ý nghĩa
là tổng hợp các phƣơng pháp nhằm tạo lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu lƣu
trữđƣợc xác định có giá trịquý, hiếm, xuất hiện tại Điều 5 –Pháp lệnh Bảo vệtài
liệu Lƣu trữquốc gianăm 1982và gần đây nhất công tác
10này đƣợc quy định tại Khoản 3 Điều 26 Luật Lƣu trữViệt Nam. Những nội
dung công tác bảo hiểm tài liệu lƣu trữđã đƣợc các học giảlƣu trữởViệt Nam
đềcập, nghiên cứu(khoảng từhơn 20 năm trởlại đây). Bên cạnh đó, công tác nghiên
cứu xây dựng tiêu chuẩn không còn quá xa lạvới các ngành, lĩnh vực ởnƣớc ta,
hơn thếnữa chủtrƣơng của Đảng và Nhà nƣớc là tiêu chuẩn hóa trong mọi ngành
và lĩnh vực. Tuy nhiên, công tác xây dựng tiêu chuẩn trong lĩnh vực khoa học xã
hội nói chung, ngành Lƣu trữnói riêng còn nhiều hạn chế(trong ngành lƣu trữtới
thời điểm hiện tại có thểkểtới một sốTCVN đƣợc ban hànhnhƣ sau: TCVN
9251:2012 Bìa hồsơ lƣu trữ; TCVN 9252 : 2012 Hộp bảo quản tài liệu lƣu trữ;
TCVN 9253 : 2012 Giá bảo quản tài liệu lƣu trữ). Chính vì thế,các nghiên cứu
cụthểvềhai vấn đềlà Bảo hiểm và Tiêu chuẩn chƣa có nhiều tài liệu đềcập. Dƣới
đây là một sốđềtài, bài viết đềcập tới hai nội dung kểtrên, trƣớc tiên là các đềtài
vềnội dung bảo hiểm tàiliệu.Đềtài khoa học cấp Bộ:"Nghiên cứu các giải pháp
sốhoá tài liệu lưu trữgiấy quý, hiếm có tình trạng mờchữđểlập bản sao bảo hiểm"
của ThS.Nguyễn ThịHà. Đềtài khoa học của nhóm nghiên cứu do ThS. Nguyễn
ThịHà làm chủbiên “ Nghiên cứu xây dựng giải pháp chuyển các dữliệu sốhóa trên
các máy quét thông dụng sang microfilm qua máy ghi phim Kodak i9610”. Mã số:
ĐT.02/10 năm 2011.Một sốbài viết đăng trên các tạp chí chuyên ngành:Bài viết “
Những yêu cầu cơ bản vềviệc lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữquốc gia” đăng
trên tạp chí Lƣu trữViệt Nam, số1 năm 1988, TS. Dƣơng Văn Khảm. Bài viết “

Giải pháp công nghệtrong việc bảo hiểm và quản lý khối tài liệu Châu bản” của
Lê Văn Năng và Nguyễn Duy Phƣơng đăng trên tạp chí Lƣu trữViệt Nam, số1
năm 1996. Một sốbài viết khác cũng đƣợc giới thiệu trên tạp chí Lƣu trữViệt Nam
là bài viết của TS.Vũ Minh Hƣơng giới thiệu vềkho bảo hiểm của nƣớc Cộng Hòa
Pháp, Tạp chí Lƣu trữViệt Nam, số3 năm 2000. Bài viết “ Bảo hiểm tài liệu lưu
trữquốc gia –một sốvấn đềcấp thiết đặt ra” của TS. Nguyễn Cảnh Đƣơng và
Nguyễn Đăng Khải (Lƣu trữViệt Nam số01/2002)


Bài viết “ Công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữvà lựa chọn vật mang tin tài liệu bảo
hiểm” của Dƣơng Văn Khảm đăng trên tạp chí Lƣu trữViệt Nam
số04/2004..Đềtài luận văn khoa học và khóa luận tốt nghiệpMột sốLuận văn
khoa học đềcập nghiên cứu vấn đềnày có thểkểđến nhƣ Luận văn Thạc sỹkhoa học
của Nguyễn ThịTâm với đềtài “ Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại các trung
tâm lưu trữquốc gia” năm 2003. Luận văn Thạc sỹkhoa học của Phạm Thu
Hƣơng với đềtài “ Nghiên cứu giải pháp nhằm nâng cao chất lượng bản sao
microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ” năm 2013.Nhìn chung, các đềtài khẳng định
vai trò của bảo hiểm tài liệu đối với công tác lƣu trữhiện đại. Các nghiên cứu bƣớc
đầu xây dựng cơ sởlý luận vềbảo hiểm tài liệu, đánh giá thực trạng công tác bảo
hiểm tài liệu lƣu trữởtrung tâm Bảo hiểm tài liệu cũng nhƣ các Trung tâm lƣu
trữlịch sửQuốc gia. Sau khi đánh giá thực trạng, một sốnghiên cứu đƣa ra các giải
pháp nhằm nâng cao chất lƣợng của công tác bảo hiểm tài liệu cũng nhƣ nghiên
cứu phƣơng pháp chuyển đổi các bản sao bảo hiểm từvật mang tin này sang vật
mang tin khác, nhằm đem lại chất lƣợng bản sao bảo hiểm và lợi ích kinh tếtrong
công tác bảo hiểm tài liệu lƣu trữ.Bên cạnh những đềtàicónội dung bảo hiểm tài
liệu, các bài viết vềtiêu chuẩn hóa trong công tác lƣu trữcũng chƣa có nhiều,
cụthểnhƣ sau:Đềtài khoa học các cấpĐềtài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu
hóa thẻtra tìm tài liệulưu trữ” do CN. Phạm ThịThúy chủtrì (1987 –1990);Đềtài “
Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu bìa hồsơ tài liệu lưu trữquản lý hành chính” do
Mai ThịLoan chủtrì (1988 –1992);Đềtài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu sổđăng

ký mục lục hồsơ”do Ths. Nguyễn ThịTâm chủtrì (1994 –1997);Đềtài “Xây dựng
tiêu chuẩn ngành Giá bảo quản tài liệu lưu trữ”do Ths.Nguyễn Nghĩa Văn chủtrì
(1994 –1998);
12Đềtài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Cặp đựng tài liệu” do TS.HồVăn Quýnh
chủtrì (1996 –1998);Đềtài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Hộp bảo quản tài liệu lưu
trữ”do Ths. Nguyễn Trọng Biên chủtrì (1993 –1997).Một sốbài viết đang trên các
tạp chí chuyên ngành.Bài viết “Mấy ý kiến vềcông tác tiêu chuẩn hóa trong Văn
thư lưu trữViệt Nam”của TS. Nguyễn Minh Phƣơng (Tạp chí Lƣu trữViệt Nam
số02 –1995).Bài viết “Vài suy nghĩ vềmẫu bìa hồsơ”của nhóm tác giảBùi
Quang Hƣng, Nguyễn Lƣơng Bằng (Tạp chí Lƣu trữViệt Nam số05 –1999).Bài
viết “Mấy suy nghĩ vềviệc thực hiện công tác tiêuchuẩn hóa của ngành lưu trữ”của
TS.HồVăn Quýnh (Tạp chí Lƣu trữViệt Nam số04 năm 2001).Bài viết “Cần ban
hành tiêu chuẩn hồsơ nộp lưu vào lưu trữ”của TS.Nguyễn Minh Phƣơng (Tạp chí
Lƣu trữViệt Nam số02 năm 2002).Đềtài luận văn khoa học và khóa luận tốt
nghiệpBên cạnh những luận văn thạc sỹkhoa học vềđềtài bảo hiểm tài liệu thì cũng
có sốít luận văn thạc sỹđềcập tới vấn đềtiêu chuẩn hóa trong ngành lƣu trữ. Trong


đó, phải kểđến luận văn thạc sỹkhoa học của Đàm Diệu Linh “Nghiên cứu xây
dựng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹthuật của ngành lưu trữViệt Nam: Thực trạng –
Giải pháp” năm 2014. Một sốkhóa luận tốt nghiệp Đại học của sinh viên ngành
Lƣu trữhọc và Quản trịvăn phòng trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
những năm gần đây đềcập công tác tiêu chuẩn hóa trong ngành lƣu trữ. Có
thểkểtới đềtài Khóa luận “Nghiên cứu, tìm hiểu các tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu
trữthuộc diện bảo hiểm ởcác Trung tâm lưu trữquốc gia” năm 2004 của Nông
ThịÁnh Phƣợng.Trong sốcác đềtài khóa luận nêu trên, đềtài của tác giảNông
ThịÁnh Phƣợng có hƣớng đềtài nghiên cứu các tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần
bảo hiểm. Tuy nhiên, đềtài của Ánh Phƣợng hoàn thànhtrƣớc khi Luật Tiêu
chuẩn và Quy chuẩn năm 2006 ban hành nên cách hiểu vềtiêu
13chuẩn trong khóa luận của tác giảcó nhiều điểm khác so với Luật. Hơn nữa,

mục tiêu của tác giảÁnh phƣợng đƣa ra là “nghiên cứu, tìm hiểu các tiêu chuẩn”
khác hẳn với mục tiêu “nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn”, phạm vi các cơ quan mà
Ánh Phƣợngkhảo sát, nghiên cứu là những trung tâm Lƣu trữQuốc gia, Trung tâm
Bảo hiểm tài liệu.Các đềtàicứu khoa học, luận văn và khóa luận tốt nghiệp trên
cũng đã đềcập khá đầy đủvềlý luận công tác bảo hiểm tài liệu cũng nhƣ các bƣớc
quy trình tạo lập bản sao bảo hiểm tài liệu. Bên cạnh những bài nghiên cứu vềbảo
hiểm tài liệu từcách đây nhiều năm, có một sốnghiên cứu gần đây nhƣ luận văn
Thạc sỹcủa Phạm Thu Hƣơng,khóa luận của Bùi ThịThảo, Đặng Văn Phong, chứa
đựng những thông tin đầy đủ,tổng kết lý luận cũng nhƣ thực tiễn vềcông tác bảo
hiểm tài liệu lƣu trữtại những trung tâm lƣu trữlớn. Tuy nhiên, các nội dung cũng
nhƣ địa bàn khảo sátcủa những đềtài này diễn ra tại các Trung tâm lƣu trữquốc gia
hoặc Trung tâm bảo hiểm tài liệu lƣu trữ-những trung tâm lớn có sựđầu tƣ trọng
điểm của Nhà nƣớc. Qua khảo sát, chúng tôi thấy, chƣa có một báo cáo khoa học
nào đềcập tớihai nội dung làcông tác bảo hiểm vàcông tác xây dựng tiêu chuẩn tại
các Lƣu trữlịch sửđịa phƣơngmặc dù xét cảvềsốlƣợng lẫn khối lƣợng tài liệu mà
hệthống Lƣu trữlịch sửđịa phƣơngđang quản lý so với các trung tâm lƣu trữlịch
sửởtrung ƣơng là lớn hơn rất nhiều.Có thểnói đềtài luận văn này không trùng lặp
với bất kỳđềtài nghiên cứu nào khác. Nghiên cứu đềtài này, chúng tôi mong muốn
mang lại cho ngƣời đọc thấy sựcấp thiết của việc bảo hiểm tài liệu cũng nhƣ thực
trạng việc bảo hiểm tài liệu lƣu trữtại các Lƣu trữlịch sửđịaphƣơng. Từthực trạng
đó, chúng tôi nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cầnbảo hiểm cho
hệthống Lƣu trữlịch sửđịa phƣơngtrên toàn quốc. Nó vừa góp phần củng cố, làm
phong phú lý luận về bảo hiểm tài liệu, vừa tổng kết kiến thức thực tế nhằm hoàn
thiện lý luận đó. Ngoài ra, đề tài này còn là giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả,


chất lƣợng của công tác bảo hiểm tài liệu nói chung tại các Lƣu trữ lịch sử địa
phƣơngnói riêng.5.Tài liệu tham khảo
14Đểthực hiện đềtài này chúng tôi tìm kiếm và sửdụng những nguồn tài liệu
cụthểsau đây:Các giáo trình, sách chuyên khảo, tạp chí khoa học, từđiển có nội

dung liên quan tới bảo hiểm tài liệu;Các đềtài khoa học, luận văn, khóa luận
đềcập tới một sốkhía cạnh của công tác bảo hiểm tài liệu. Tuy nhiên, sốlƣợng các
tác phẩm chƣa nhiều, một sốkhía cạnh chƣa đƣợc nghiên cứu sâu;Các văn bản
quy phạm pháp luật, văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụcủa BộNội vụ, Cục Văn thƣ và
Lƣu trữnhà nƣớc cũng nhƣ những văn bản chỉđạo của cơ quan quản lý công tác
Lƣu trữlịch sửđịa phƣơngvềcông tác Tiêu chuẩn –Quy chuẩn, Bảo hiểm tài liệu
lƣu trữ. Đó là những cơ sởpháp lý vững chắc, hƣỡng dẫn chi tiết cho việc tiến
hành lập bản sao bảo hiểm.6.Phƣơng pháp nghiên cứu:Đểthực hiện đềtài này,
chúng tôi đã dựa trên những phƣơng pháp nhận thức của chủnghĩa Mác –Lênin, tƣ
tƣởng HồChí Minh. Ngoài ra, chúng tôi còn vận dụng các lý thuyết vềhành chính
học, xã hội học, tâm lý học,...Các phƣơng pháp cụthểmà chúng tôi sửdụng
đểnghiên cứu đềtài này là: Phƣơng pháp đọc vàphân tích tài liệu; Phƣơng pháp
hệthống; Phƣơng pháp quan sát, Phƣơng pháp phỏng vấn và điều tra xã hội học;
Phƣơng pháp điều tra bảng hỏi; Phƣơng pháp thống kê.Phƣơng pháp Phân
tíchlà phƣơng pháp đƣợc chúng tôi sửdụng hầu hết trong thời gian thực hiện đềtài.
Đểthực hiện phƣơng pháp này, chúng tôi đã tiến hành phân tích các văn bản quy
phạm pháp luật của Việt Nam và các bài viết, đềtài khoa học cũng nhƣ các luận
văn vềcông tác bảo hiểm tài liệu lƣu trữ, xây dựng tiêu chuẩn đểthu thập, lựa chọn
cácdữliệu phục vụcho đềtài.Phƣơng pháp hệthống đƣợc chúng tôi sửdụng đểliệt
kê, hệthống hóa, phân nhóm những lý luận và thực tiễn vềcông tác bảo hiểm tài
liệu lƣu trữvà xây dựng tiêu chuẩn.
15Phƣơng pháp phỏng vấn đƣợc sửdụngvới các lãnh đạo, chuyên viên lƣu
trữtại cácChi cục Văn thƣ –Lƣu trữ, Lƣu trữlịch sửđịa phƣơng–địa bàn chúng tôi
khảo sát, nhằm thu thập đƣợc những thông tin, quan điểm của đối tƣợng đƣợc
điều travềtiêu chuẩn hóa trong công tác bảo hiểm tài liệu tại đơn vịhọđang công
tác.Phƣơng pháp bảng hỏi giúp chúng tôi thu thập đƣợc thông tin đa dạng,
khách quan từcác đối tƣợng khác nhau tại địa bàn khảo sát;Phƣơng pháp thống
kê đƣợc chúng tôi sửdụng đểphân tích sốliệu thu thập đƣợc thông qua bảng hỏi.
Bên cạnh đó chúng tôi còn sửdụng phƣơng pháp quan sát đểtiến hành quan sát
thực tếdây chuyền công nghệlập bản sao bảo hiểm, thái độvà nghiệp vụcủa cán

bộchuyên môn tại các Lƣu trữlịch sửđịa phƣơngnhằm thu thập thêm những thông
tin từnhiềuđối tƣợng vớicác vịtrí công việc khác nhau. Từđó, đánh giá chính xác


hơn đƣợc thực tếviệc xây dựng tiêu chuẩn trong công tác bảo hiểm tài liệu tại Lƣu
trữlịch sửđịa phƣơng. 7.Bố cục đề tài:Với đềtài luận văn: “Nghiên cứu xây dựng
tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữcần bảo hiểm tại Lưu trữlịch sửđịa phương(qua
khảo sát tại lưu trữlịch sửthành phốHà Nội và một sốLưu trữlịch sửđịa phươnglân
cận)"Ngoài Lời mởđầu, Phần nội dung chính đƣợc kết cấu thành 3 chƣơng nhƣ
sau:CHƢƠNG 1. KHÁI QUÁTVỀBẢO HIỂM, TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN
TÀI LIỆU LƢU TRỮVÀO BẢO HIỂM.Trong chƣơng này, chúng tôi trình bày
quan điểm của mình vềbảo hiểm tài liệu lƣu trữ, phông bảo hiểm, tiêu chuẩn, tiêu
chuẩn lựa chọn tài liệu lƣu trữ. Ngoài ra, chúng tôi xác định đối tƣợng của bảo
hiểm tài liệu, phân tích ý nghĩa của bộtiêu chuẩn lựa chọn tài liệu với các Lƣu
trữlịch sửđịa phƣơngcũng nhƣ đối vớiCục Văn thƣ và Lƣu trữNhà nƣớc trong
việc thực hiện công tác bảo hiểm tài liệu lƣu trữ

CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƢU
TRỮTẠI LƢU TRỮLỊCH SỬĐỊA PHƢƠNGTrong chƣơng hai, chúng tôi
chủyếu trình bày hai nội dung chính. Thứnhất, chúng tôi trình bày thực trạng tài
liệu đang đƣợc bảo quản tài các Lƣu trữlịch sửđịa phƣơngcũng nhƣ thực trạng
công tác bảo hiểm tài liệu tại đây thông qua các tiêu chí, quy trình, phƣơng pháp
bảo hiểm tại liệu. Thứhai,dựa vào thực trạng công tác bảo hiểm tàiliệu,chúng tôi
phân tích những điều đã làm đƣợc cũng nhƣ những hạn chếtrong công tác bảo
hiểm tài liệu đang diễn ra tại các Lƣu trữlịch sửđịa phƣơng. Qua đó, thấy đƣợc ý
nghĩa của bộtiêu chuẩn trong việc khắc phục những hạn chếmà các Lƣu
trữlịch sửđịa phƣơngđang gặp phải khi tiến hành bảo hiểm tài liệu.CHƢƠNG 3.
XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN TÀI LIỆU LƢU TRỮCẦN BẢO
HIỂMNội dung trọng tâm trong chƣơng 3, nghiên cứu xây dựng bộtiêu chuẩn lựa
chọn tài liệu lƣu trữcần bảo hiểm. Đểxây dựng đƣợc bộtiêu chuẩn, chúng tôi xác

định, phân tích mục đích và đối tƣợng của bảo hiểm tài liệu. Sau đó, bám sát
vàomục đích và đối tƣợng của bảo hiểm tài liệu đểđƣa ra các đặc tính của tài liệu
lƣu trữcần bảo hiểm, quy trình lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm, phƣơng pháp bảo
hiểm phù hợp. Đểbộtiêu chuẩn đƣợc áp dụng vào thực tếmột các thuận lợi và đạt


hiệu quảcao, chúng tôi nghiên cứucác giải pháp đối với các cấp, đơn vịquản lý
ngành lƣu trữcũng nhƣ đối với các cơ quan trực tiếp áp dụng tiêu chuẩn. Với các
biện pháp mang tính đồng bộ, chúng tôi tin tƣởng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lƣu
trữcần bảo hiểm sẽcó tính khảthi cao trong thực tiễn áp dụng.Ngoài ra, chúng tôi
còn giới thiệu Phụlục và phần Danh mục tài liệu tham khảo.Đểhoàn thành luận văn
khoa học này, chúng tôi đã nhận đƣợc sựgiúp đỡtận tình của cán bộ, nhân viên tại
các Lƣu trữlịch sửđịa phƣơng, các giảng viên và các anh/chịhọc viên khóa K14
-Khoa Lƣu trữhọc và Quản trịvăn phòng. Qua đây, chúng tôi xin gửi lời cảm ơn
chân thành tới thƣ viện Trung tâm Khoa học và Công nghệVăn thƣ, Lƣu
17trữthuộc Cục Văn thƣ và Lƣu trữNhà nƣớc, các Trung tâm Lƣu trữlịch sửđịa
phƣơng, Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lƣu trữquốc gia Việt Nam cùng các thầy, cô
và bạn bè đã tạo điều kiện giúp đỡtôi rất nhiều vềvật chất và tinh thần đểhoàn
thành luận văn khoa học này. Đặc biệt, tôi xin bàytỏlòng cảm ơn chân thành và sâu
sắc tới TS. Cam Anh Tuấn –ngƣời đã hƣớng dẫn, giúp đỡrất nhiều vềkiến thức
và động viên đểchúng tôi hoàn thành luận văn thạc sỹnày. Do kiến thức còn hạn
chế, đặc biệt do hƣớng đềtài nghiên cứu còn mới mẻ, thời gian nghiên cứu có hạn
nên luận văn thạc sỹcủa chúng tôi không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, chúng
tôi rất mong nhận đƣợc những ý kiến nhận xét, góp ý của thầy cô và các bạn
đểluận văn của chúng tôi đƣợc hoàn thiện hơn ./.Hà Nội, tháng 9 năm 2015.Tác
giảĐặng Văn Phong
18Phần Nội dungCHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ BẢO HIỂM, TIÊU CHUẨN
LỰA CHỌN TÀI LIỆU LƢU TRỮ CẦNBẢO HIỂM.Các khái niệm cơ bản vềbảo
hiểm và phông bảo hiểmĐịnh nghĩa vềbảo hiểm, phông bảo hiểm tài liệu lưu
trữĐịnh nghĩa vềbảo hiểm tài liệu lưu trữỞViệt Nam, khái niệm “ Bảo hiểm tài liệu

lưu trữ” lần đầu tiên đƣợc trình bày trong một văn bản pháp quy -Pháp lệnh lƣu
trữquốc gia do Ủy ban Thƣờng vụQuốc hội thông qua ngày 04/04/ 20011. Tại
Khoản 7 Điều 2 của Pháp lệnh, khái niệm “Bảo hiểm tài liệu lưu trữ” đƣợc giải
thích “ là việc thực hiện các biện pháp sao chụp, bảo quản tài liệu lưu trữtại kho
lưu trữchuyên dụng riêng biệt tách rời bản chính, bản gốc đối với tài liệu đặc biệt
quý hiếm nhằm bảo vệan toàn tài liệu đó”. Trong cuốn sách “Từđiểntra cứu nghiệp
vụquản trịvăn phòng –văn thƣ –lƣu trữViệt Nam”có cách định nghĩa khác, đó là
“Bảo hiểm tài liệu lưu trữ(Security preservation of archival documents) là tổng hợp
các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữđểphòng sựcốlàm hư hạitài liệu lưu
trữtừbản gốc, đồng thời phục vụyêu cầu khai thác tài liệu được thuận tiện”2. Ngoài
những cách hiểu trên, trên thếgiới tồn tại một sốcách hiểu khác về“bảo hiểm tài
liệu lưu trữ” đó là : Hiệp hội các nhà Lƣu trữMỹ(thành lập năm 1939) hiểu bảo


hiểm tài liệu (security) nhƣ sau:“Measures taken to protect materials from
unauthorized access, change, destruction, or other threats”3(tạm dịch: Bảo hiểm
tài liệu lưu trữlà tổng hợp các biện pháp đểbảo vệtài liệu khỏi sựtiếp cận trái phép,
thay đổi nội dung, sựphá hủyhoặc các rủi ro khác).Ngoài những cách hiểu trên, còn
một cách hiểu theo nghĩa đen của từbảo hiểm là việc cơ quan lƣu trữlịch sửmua
bảo hiểm cho tài liệu lƣu 1Pháp lệnh Lƣu trữquốc gia năm 2001 là văn bản QPPL
đầu tiên giải thích khái niệm “Bảo hiểm tài liệu lưu trữ” (văn bản đã hết hiệu lực
pháp lý).2Dƣơng Văn Khảm (2015), Từđiển tra cứu nghiệp vụvăn phòng -văn thư
-lưu trữ, Nhà xuất bản Văn hóa-Thông tin, Hà Nội, trang số50.3 Richard Pearce –
Moses (2005) A glossary of archival and records terminology, by The Society Of
American Achivists, Chicago, (page 355).
19trữ, khi có bất cứrủi ro khách quan nào xảy ra với tài liệu đƣợc mua bảo
hiểm đó, cơ quan bảo hiểm sẽphải chi trảtiền bảo hiểm cho cơ quan lƣu
trữtheo hợp đồng bảo hiểm. Trong bài viết này, chúng tôi khônghoàn toàn đồng
thuận với một quan điểm cụthểnào vềbảo hiểm tài liệunêu trên, từnhững quan điểm
khác nhau chúng tôi đƣa ra cách hiểu vềbảo hiểm của mình nhƣ sau: Bảo hiểm tài

liệu là việc sửdụng tổng hợp các biện pháp đểthực hiện tạo lập bản saođối với tài
liệu lưu trữcó giá trịquý, hiếm nhằm mục đích lưu giữthông tin trong tài liệu
đềphòng các sựcố, thảm hỏa hủy hoại hoặc các trường hợp làm mất đối với tài
liệu bản gốc, chính. Từđịnh nghĩađã đƣa ra, chúng tôi quan niệm bảo hiểm tài liệu
không phải chỉáp dụng một biện pháp cụthể, các biện pháp sẽthay đổi theo sựphát
triển của khoa học công nghệ, khoa học lƣu trữ. Hơn nữa, các biện pháp bảo hiểm
có thểkết hợp với nhau nhằm mục đích nâng cao hiểu quả, hiệu suất của công tác
này. Các biện pháp bảo hiểm khi thực hiện phải thỏa mãn mục đích của bảo hiểm
tài liệu, đó là: Tạo lập bản sao của tài liệu với mục đích gìn giữthông tin trong tài
liệu đềphòng các sựcố, rủi ro xảy ra với tài liệu bản gốc, bản chính làm mất vĩnh
viễn nguồn thông tin quý giá trong tài liệu. Sau khi tiến hành bảo hiểm tài liệu lƣu
trữ, bản sao bảo hiểm và tài liệu bản gốc, bản chính tài liệu lƣu trữđƣợc bảo hiểm
không đƣợc bảo quản trong cùng một vịtrí kho, khoảng cách đảm bảocho hai bản
này không bịmất trong cùngmột thảm họa (thiên tai, khủng bố,...). Sản phẩm cuối
cùng của công tác bảo hiểm tài liệu lƣu trữđƣợc gọi là Bản sao bảo hiểm. Có
nhiều quan điểm khác nhau vềbản sao bảo hiểm.Tại Việt Nam, trong cuốn từđiển
Tra cứu nghiệp vụquản trịvăn phòng –văn thƣ –lƣu trữViệt Nam, tác giảđịnh nghĩa
bản sao bảo nhƣ sau: Bản sao bảo hiểm “(Security copy of archival ducuments) là
bản sao dựphòng từbản gốc, bản chính của tài liệu lưu trữđặc biệt quý, hiếm
đểthực hiện bảo hiểm tài liệu lưu trữ”(4). Trong cuốn từđiền Thuật ngữlƣu
trữcủa Hội đồng Lƣu trữQuốc tế, định nghĩa vềbản sao bảo hiểm nhƣ sau: “A


copy of document 4Dƣơng Văn Khảm (2015), Từđiển tra cứu nghiệp vụquản
trịvăn phòng –văn thư -lưu trữ, Nhà xuất bản Văn hóa-Thông tin, Hà Nội, trang
số36.
20made in order to preserve the information it contains in case the original
is lost or damaged”5(tạm dịch: Bản sao bảo hiểm là bản sao củamột tài liệu
được tạo lập đểlưu giữthông tin chứa đựng trong tài liệu gốc phòng khi tài liệu
này bịmất hoặc bịhư hại) .Tuy nhiên, trong luận văn này, chúng tôi đồng quan điểm

và sửdụngcách hiểu vềbản sao bảo hiểm theo quan điểm đƣợc định nghĩa trong
từđiển Thuật ngữlƣu trữhiện đại của các nƣớc XHCN, định nghĩa nhƣ sau: Bản
sao bảo hiểm là: “Bản sao của một tài liệu đặc biệt quý, giá trịđược tạo lập nhằm
mục đích giữlại thông tin chứa đựng trong tài liệu đó, phòng trường hợp bịmất bản
gốc, chính”6. Quan điểm vềbản sao tài liệu lƣu trữgiữa ba cuốn từđiển nêu trên có
nhiều điểm tƣơng đồng (đều chỉra ý nghĩacủa bản sao bảo hiểm, đối tƣợng lập bản
sao bảo hiểm). Tuy nhiên, ởđịnh nghĩa vềbản sao bảo hiểm trong từđiển Tra
cứu nghiệp vụquản trịvăn phòng –văn thƣ –lƣu trữViệt Namkhông xác định rõ
sao cái gì từbản gốc bản chính (ởđây theo chúng tôi là thông tin), ý nghĩa của bản
sao trong định nghĩa này chung chung (đểbảo hiểm tài liệu). Định nghĩa bản sao
bảo hiểm trong cuốn từđiền Thuật ngữlƣu trữcủa Hội đồng Lƣu trữQuốc
tếchƣa chỉrõ đối tƣợng đểlập bản sao bảo hiểm (A copy of document). Chính vì
vây, trong ba quan điểm vềbản sao bảo hiểm, chúng tôi đồng ý và sửdụng quan
điểm vềbản sao bảo hiểm trong từđiển Thuật ngữlƣu trữhiện đại của các nƣớc
XHCNtrong luận văn của mình. Theo quan điểm này,các bản sao bảo hiểm này
đƣợc tạo ra nhờsựtiến bộcủa khoa học công nghệ, có nhiều công nghệlập bản
sao bảo hiểm có thểkểnhƣ: công nghệMicrofim, công nghệsốhóa, công
nghệSốhóa -Microfilm....Sau khi tài liệu đƣợc lập bản sao bảo hiểm thì những tài
liệu bản gốc, chính sẽđƣợc đƣa vào bảo quản tại kho lƣu trữchuyên dụng và rất
hạn chếđem ra phục vụkhai thác sửdụng. Bản sao bảo hiểm sẽđƣợc chia ra làm 3
loại: Bản gốc âm bản (đây là bản sao để lƣu trữ và đƣợc dùng để tạo ra một bản
sao âm bản); Bản sao âm bản (đóng vai trò nhƣ bản gốc đang dùng -Bản sao âm
bản đƣợc sử dụng để tạo ra các bản sao để sử dụng); Bản sao sử dụng (đƣa ra khai
thác sửdụng thay thếbản gốc, bản chính). Hiện nay, việc đƣa bản sao 5Walne,
Peter, ed.(1988),Dictionary of Archival Terminology: English and French with
Equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish–2nd ed. K. G. Saur,
page 144.6Từđiển Thuật ngữlưu trữhiện đại của các nước XHCN. Xuất bản lần 1
tại Maxcova, năm 1988, trang 218.

21bảo hiểm tài liệu lên môi trƣờng điện tửđểmởrộng phạm vi phục vụ, đa dạng
hình thức khai thác và tạo điều kiện cho độc giảkhắp mọi nơi tiếp cận tài liệu
nhanh chóng, dễdàng đang là thách thức đối với các lƣu trữlịch sửsau khi tiến hành
bảo hiểm tài liệu. Định nghĩa vềPhông bảo hiểm tài liệu lưu trữTheo Từđiển thuật
ngữlƣu trữcủa Hội đồng lƣu trữquốc tế“Phông bảo hiểm (Security Fonds) được
hiểu là sưu tậpcác bản sao bảo hiểm”7. Bên cạnh định nghĩa trên, theo
từđiểnThuật ngữlƣu trữhiện đại của các nƣớc xã hội chủnghĩa, “Phông bảo hiểm
(Security Fonds) là tập hợp các bản sao bảo hiểm của những tài liệu đặc biệt giá
trịđược lập lên nhằm mục đích giữlại thông tin tài liệu trong trường hợp tại liệu đó
bịmất hoặc bịhư hại” 8. Cảhai định nghĩa trên đều có cùng một quan điểm vềphông
bảo hiểm, tuy nhiên định nghĩa đầu tiên vềphông bảo hiềm có phần ngăn gọn, súc
tích hơn. Vậy, sau khi tiến hành lập bản sao bảo hiểm, toàn bộbản sao bảo hiểm
của cùng một phông đƣợc bảo quản tậptrungthành phông bảo hiểm. Có thểlập bản
sao bảo hiểm với toàn bộtài liệu lƣu trữtrong cùng một phông hoặc một phần tài
liệu trong phông, điều này phụthuộc vào sốlƣợng tài liệu có giá trịquý, hiếm
trongphông.Đối tượng của bảo hiểm tài liệu lưu trữCho tới nay, có nhiều quan
điểm khác nhau vềđối tƣợng của bảo hiểm tài liệu.Tại Khoản 3 Điều 26 của
Luật Lƣu trữnăm 2011 “Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải được kiểm kê, bảo quản,
lập bản sao bảo hiểm và sử dụng theo chế độ đặc biệt”9, theo đó, đối tƣợng của
bảo hiểm tài liệu lƣu trữ không phải là toàn bộ tài liệu lƣu trữ có giá trị lƣu trữ
vĩnh viễn mà là tài liệu có giá trị quý, hiếm. “Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu
thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn và có một trong các đặc điểm sauđây

a) Có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế -xã hội, khoa học, lịch sử và có
tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, xã hội;b) Được hình thành trong hoàn


cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, không gian, địa điểm, tác giả;c) Được thể hiện
trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử”10.Địnhnghĩa “Bảo hiểm
tài liệu lưu trữ” theo quan điểm của chúng tôi trình bày tại phần 1.1.1., có

thểhiểu đối tƣợng của bảo hiểm tài liệu là những tài liệu lƣu trữquý, hiếm
(Especiallyvitalrecords)11, là tài liệu có giá trịcao và sốlƣợng tài liệu còn rất ít.
Từhai quan điểm kểtrên,ta có thểhiểu tài liệu lƣu trữquý, hiếm có mối quan
hệbiện chứng nhƣng không đồng nhất với nhau, tài liệu quý không có nghĩa là
hiếm và ngƣợc lại.Khi đánh giá một tài lƣu trữliệu quý, hiếm nghĩa là khi đó ta
đang đánh giá vềcảgiá trịnội dung lẫn hình thức, vật mang tin của tài liệu:-Quý
vềgiá trịnội dung của tài liệuTài liệu lƣu trữđƣợc đánh giá là quý vềmặt nội dung
khinội dung của nó chứa đựng các thông tin có giá trịđặc biệt đối với quốc gia,
dân tộc hay đối với một ngành, một lĩnh hoặc một địa phƣơng cụthể.Ví dụ: Tài
liệu Châu bản triều Nguyễn rất quý trong việc nghiên cứu lịch sửdân tộc Việt Nam
thời phong kiến(cụthểlà nhà Nguyễn) hoặc tài liệu lƣu trữphông UBND hành
chính Hà Nội năm 1972 có giá trịlịch sử-chính trịrất lớn không chỉvới riêng Hà Nội
mà đối với cảcuộc kháng chiến chống Mỹcứu nƣớc của dân tộc Việt Nam. Chính
vì vậy, khi xem xét một tài liệu chúng ta cần nhìn nhận, đánh giá tài liệu dƣời
nhiều góc độkhác nhau đểthấy đƣợc hết giá trịcủa tài liệu.-Quý vềgiá trịhình thức,
vật mang tin10Khoản 1 Điều 26 Luật Lƣu trữsố:01/2011/QH13 ban hành ngày 11
tháng 11 năm 201111Walne, Peter, ed.(1988),Dictionary of Archival Terminology:
English and French with Equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and
Spanish–2nd ed. K. G. Saur, page 144.
23Đối với các nhà nghiên cứu, đặc biệt là nghiên cứu lịch sử, đối tƣợng nghiên
cứu không chỉlà những thông tin đƣợc trình bày trong nội dung tài liệu mà đối
tƣợng nghiên cứu nhiều khi nằm ởchính vật mang tin tài liệu. Vật mang tin tài liệu
đƣợc coi là quý trong nhiều trƣờng hợp, cụthể: vật mang tin đƣợc làm từcác vật
liệu giá trị(vàng, bạc, gỗ, đáquý...).Khi một vật, một sựviệc đƣợc đánh giá là hiếm
là khi ngƣời ta đang nhìn nhận tần suất, sốlƣợngxuất hiện ít ỏi, hãn hữu của sựvật,
sựviệc đó. Tuy nhiên, một tài liệu lƣu trữđƣợc đánh giá là hiếm khi cảnội dung
lẫn hình thức, vật mang tin tài liệu có sốlƣợng ít thậm chí là độc bản.-Hiếm vềnội
dung tài liệuXét dƣới khía cạnh nội dung của tài liệu, có rất ít tài liệu đềcập,
phản ánh vấn đề, nội dung giống, tƣơng tựnội dung mà tài liệu đƣợc xét phản ánh.
Thậm chí có duy nhất tài liệu đƣợc xét phảnánh nội dung trong tài liệu.Ví dụ,

Châu bản đềcập tới việc vua Triều Nguyễn cửquân lính ra đảo Trƣờng Sa khai
thác sản vật và cắm mốc chủquyền. Tài liệu này đƣợc xét là quý bởi vì ngoài Châu
bản kểtrên rất ít hoặc không có tài liệu thứhai đềcập tớinội dung tƣơng tự.-Hiếm
vềhình thức, vật mang tin tài liệuMột tài liệu đƣợc xác định là hiếm vềhình thức,


vật mang tin tài liệu khi vật mang tin nội dung tài liệu đó có sốlƣợng hạn chế,
mang nét đặc trƣng của thời kỳlịch sửsản sinh ra tài liệu đó. Ví dụ, vật mang tin
đƣợc làm từcác vật liệu đặc trƣng của từng thời kỳlịch sử(giấy gió, đồng, gỗ...)
bản khắc gỗChiếu dời đô của Lý Công Uẩn là bản khắc gỗduy nhất tại Việt
Nam.Tài liệu quý, hiếm là tài liệucó thểhội tụđủcảbốnyếu tốtrên. Tuynhiên, theo
quan điểm của chúng tôi trình bày trong đềtài, tài liệu lƣu trữđƣợc coi là quý,
hiếm là tài liệucó giá trịcaovềnội dungvàsốlƣợng rất ít ỏi thậm trí là độc bản. Nếu
chỉcó một trong hai yếu tốnhƣ: tài liệu có giá trịcao nhƣng đƣợc xuất bản nhiều
hoặc sốlƣợng tài liệu ít ỏi nhƣng nội dung không hàm chứa giá trịto lớn thì đều
không đƣợc coi là tài liệu có giá trịquý, hiếm.
24Lịch sửcủa bảo hiểm tài liệu lưu trữtại Việt NamBảo hiểm tài liệu lƣu trữlà một
yêu cầu thực tiễn của ngành lƣu trữ, không chỉđặt ra cho lƣu trữViệt Nam mà cho
cảngành lƣu trữtrên thếgiới. Hiện nay, có rất nhiều quốc gia trên thếgiới đã triển
khai thực hiện việc bảo hiểm tài liệu lƣu trữvà không ít các quốc gia đã thành
công. Riêng đối với Việt Nam, mặc dù việc bảo hiểm tài liệu lƣu trữđã đƣợc nêu
ra cách đây hơn 30 năm trong Pháp lệnh Bảo vệtài liệu lƣu trữquốc gia do Hội
đồng Nhà nƣớc thông qua ngày 31/11/1982 và một lần nữa đƣợc khẳng định trong
Pháp lệnh Lƣu trữquốc gia do Ủy ban Thƣờng vụQuốc hộithông qua ngày
04/04/2001 và sau này đƣợc đềcập trong Điều 26 luật Lƣu trữnăm 2011. Sau khi
ban hành Pháp lệnh lƣu trữ, Ban Tổchức Cán bộChính phủra Quyết định
số52/2001/QĐ –BTCCBCP ngày 06/9/2001 vềthành lập Trung tâm Bảo hiểm tài
liệu lƣu trữquốc gia. Ngoài ra, ngày 21 tháng 07 năm 2005 theo Quyết định
số184/2005/QĐ-TTg Thủtƣớng Chính Phủđã phê duyệt Đềán bảo hiểm tài liệu
lƣu trữQuốc gia với mục đích xác định nhiệm vụvà hối thúc triển khai công tác

bảo hiểm tài liệu lƣu trữ. Trong khi Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lƣu trữquốc gia
đang đƣợc xây dựng cảvềcơ sởvật chất lẫn tổchức bộmáy chƣa đi vào hoạt động,
lúc này,việc bảo hiểm tài liệu vẫn đƣợc diễn ra tại các Trung tâm lƣu trữquốc
gia (Trung tâm lƣu trữquốc gia I, II, III). Các Trung tâm Lƣu trữquốc gia đã triển
khai ứng dụng thành tựu khoa học –kỹthuật vào việc quản lý và bảo hiểm một
sốkhối tài liệu quý, hiếm do chính các lƣu trữtrực tiếp quản lý nhƣ tài liệu Châu
bản ởTrung tâm Lƣu trữQuốc gia I; Tài liệu Mộc bản ởTrungtâm Lƣu trữQuốc gia
II và tài liệu ghi âm ởTrung tâm Lƣu trữQuốc gia II và Trung tâm lƣu trữQuốc gia
III. Sản phẩm của việc ứng dụng công nghệthông tin vào việc quản lý và bảo hiểm
tài liệu là các cơ sởdữliệu và các CD –ROM, thông tin tài liệu đƣợc lƣu trữởhai
mức độđó là toàn văn và tómtắt.Sau khi Trung tâm Bảo hiểm tài liệu Lƣu trữquốc
gia đi vào hoạt động, việc bảo hiểm tài liệu ởnƣớc ta đƣợc thực hiện tại đây. Các
trung tâm lƣu trữsẽthống kê tài liệu lƣu trữthuộc diện bảo hiểm và sau đó các tài


liệu này đƣợc sốhóa hoặc chuyển trực tiếp tới Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lƣu
trữquốc gia đểtiến hành sao chụp và bảo quản. Cho
25tới nay, công tác bảo hiểm tài liệu đang đƣợc vận hành một cách ổn định và hợp
lý hơn. Các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hƣớng dẫn nghiệp
vụchỉđạo vềcông tác này cũng đƣợc ban hành đầy đủvàrõ ràng hơn, các công
nghệlập bản sao bảo hiểm cũng ngày càng đƣợc hiện đại hơn (công
nghệMicrofilm, công nghệsốhóa, công nghệSốhóa -Microfilm...). Bảo hiểm tàiliệu
lƣu trữđã xuất hiện ởViệt Nam hơn 30 năm, bƣớc đầu đã có những kết quảnhất
định. Trong tƣơng lai không xa bảo hiểm tài liệu sẽtiếp tục thểhiện đƣợc vịtrí đặc
biệt của mình trong việc bảo quản và phát huy giá trịtài liệu lƣu trữ.Các khái niệm
cơ bản vềtiêu chuẩn và xây dựng tiêu chuẩnĐịnh nghĩa vềtiêu chuẩn, tiêu chuẩn
lựa chọn tài liệu lưu trữcần bảo hiểmCó nhiều định nghĩa khác nhau vềtiêu chuẩn,
những định nghĩa này thay đổi theo thời gian và phản ánh các quan điểm khác
nhau. Trên thựctế, tổchức Tiêu chuẩn hoá quốc tế(ISO) đã đƣa ra định nghĩa tiêu
chuẩn, đƣợc nhiều quốc gia, tổchức công nhận rộng rãi, định nghĩa này nhƣ sau

“Tiêu chuẩn là tài liệu được thiết lập bằng cách thoảthuận và do một cơ quan được
thừa nhận phê duyệt nhằm cung cấp những quy tắc, hướng dẫn hoặc đặc tính
cho các hoạt động hoặc kết quảhoạt động đểsửdụng chung và lặp đi lặp lại nhằm
đạt được mức độtrật tựtối ưu trong một khung cảnh nhất định”12. ỞViệt Nam,
lần đầu tiên tiêu chuẩn đƣợc định nghĩa trong Nghịđịnh số141/HĐBT, ngày 24
tháng 8 năm 1982 của Hội đồng Bộtrƣởng ban hành Điều lệvềTiêu chuẩn hóa có
giải thích “Tiêu chuẩn là những quy định thống nhất và hợp lý được trình bày dưới
dạng văn bản pháp chếkỹthuật, xây dựng theo một thểthức nhất định,do một cơ
quan có thẩm quyền ban hành đểbắt buộc hoặc khuyến khích áp dụng cho các bên
liên quan. Quy phạm, quy trình là một dạng tiêu chuẩn13”.12Các vấn đềchung
vềtiêu chuẩn hóa –SởKhoa học và Công nghệtỉnh Bắc Ninh –Chi cục Tiêu chuẩn
Đo lƣờng Chất lƣợng;13Xem thêm : Nghịđịnh số141/HĐBT, ngày 24 tháng 8
năm 1982 của Hội đồng Bộtrƣởng ban hành Điều lệvềTiêu chuẩn hóa.
26Ngoài hai địnhnghĩa trên, tại Khoản 1 Điều 3của Luật số68/2006/QH ngày 29
tháng 6 năm 2006 vềTiêu chuẩn vàQuy chuẩn kỹthuậtnhƣ sau: “Tiêuchuẩnlà quy
định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá
sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong
hoạt động kinh tế -xã hội nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của các đối tượng
này.Tiêu chuẩn do một tổ chức công bố dưới dạng văn bản để tự nguyện áp
dụng”.14Trong ba cách định nghĩa trên, tiêu chuẩn đƣợc định nghĩa trong Luật
Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹthuật năm 2006 của Việt Nam cho thấy sựsúctích,


dễhiểu và dễáp dụng.Định nghĩa vềtiêu chuẩn trong Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn
kỹthuật có nội dung, ý nghĩa, cách hiểu có phần giống định nghĩa tiêu chuẩn của
ISO. Tuy nhiên, định nghĩa tiêu chuẩn trong Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn
kỹthuật chitiết và cụthểhơn định nghĩa tiêu chuẩn của ISO. Theo Luật Tiêu chuẩn
và Quy chuẩn, tiêu chuẩn là việc xây dựng, đƣa ra các đặc tínhcủa đối tƣợng và
các yêu cầu đối với việc quản lý đối tƣợng trong hoạt động lĩnh vực tiêu chuẩn đó.
Các đặc tínhđƣợc xâydựng càng chi tiết thì việc thực hiện, áp dụng tiêu chuẩn

càng thuận lợi. Cũng theo định nghĩa này, đối tƣợng của hoạt động trong lĩnh vực
tiêu chuẩn là rất đa dạng, có thểnói là mọi sựvật, vấn đềtrong đời sống kinh tế-xã
hội. Mục đích lớn nhất của tiêu chuẩn là giúp các đơn vịáp dụng nâng cao chất
lƣợng, hiệu quảcác đối tƣợng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn. Tiêu
chuẩn đểtựnguyện áp dụng, không mang tính bắt buộc nhƣ định nghĩa tiêu chuẩn
theo Nghịđịnh số141/HĐBT, ngày 24 tháng 8 năm 1982 của Hội đồng
Bộtrƣởng. Các đơn vị, doanh nghiệp...áp dụng tiêu chuẩn là vì các lợi ích của tiêu
chuẩn mang lại trong hoạt động quản lý cũng nhƣ sản phẩm của các hoạt động
kinh doanh, sản xuất. Trong thực tếcủa hoạt động sản xuất, kinh doanh hay quản
lý ngành, các đơn vịluôn cốgắng thực hiện, đáp ứng các tiêu chuẩn đƣợc ban hành
bởi các cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền. Hiện nay, tiêu chuẩn đã và đang đƣợc
nghiên cứu áp dụng vào mọi ngành, nghề, lĩnh vực của đời sống xã hội, trong đó
lƣutrữkhông ngoại lệ. Đểthực hiện 14Khoản 1 Điều 3 Luật Tiêu chuẩn và Quy
chuẩn kỹthuật số68/2008/QH11, ban hành ngày 29 tháng 6 năm 2006.
27các hoạt động quản lý, bảo quản và phát huy giá trịtài liệu lƣu trữcũng cần xây
dựng và áp dụng các tiêu chuẩn đểđạt đƣợc những hiệu quảtốt nhất với chi phí
thấp nhất. Tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữcầnbảo hiểm.Tiêu chuẩn là cần thiết
đối với hoạt động của mọi ngành, lĩnh vực. Việc áp dụng tiêu chuẩn nhằm mục tối
ƣu hóa các hoạt động sản xuất, dịch vụ, nâng cao năng xuất, chất lƣợng sản phẩm
của các cơ quan, đơn vị. Trong hoạt động lƣu trữcó rất nhiều đối tƣợng cần xây
dựng tiêu chuẩn. Cụthểtrong công tác bảo hiểm tài liệu lƣu trữ, việc xây dựng tiêu
chuẩn lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm cũng rất có ý nghĩa.Dựa trên khái niệm Tiêu
chuẩn trong Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn năm 2006 cũng nhƣ đối tƣợng và mục
đích của bảo hiểm, chúng tôi đƣa ra định nghĩa vềtiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lƣu
trữcần bảo hiểm nhƣ sau: “Tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữcần bảo hiểm là
một văn bảntrong đó quy định các đặc tínhcủa tài liệu lưu trữdùng làm chuẩn
đểxác định tài liệu lưu trữcần bảo hiểmvà yêu cầu quản lýnhằm nâng cao chất
lượng và hiệu quảcủa công tác bảo hiểm tài liệu”. Thực tế, tiêu chuẩn lựa chọn tài
liệu cần bảo hiểm là việc xác định giá trịcủa tài liệu lƣu trữ, dựa vào đặc tínhđểxác
định các tài liệu lƣu trữcần tiến hành bảo hiểm. Nhƣ vậy, tiêu chuẩn lựa chọn tài

liệu đƣợc xây dựng nhằm mục đích lựa chọn, sàng lọc những tài liệu lƣu
trữđủtiêu chuẩn(tài liệu lƣu trữcó giá trịcao)đểtiến hành bảo hiểm và cao hơn nữa
là đƣa các yêu cầu quản lý. Yêu cầu quản lý trong tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu
lƣu trữcần bảo hiểm là việc lựa chọn phƣơng phápbảo hiểm phù hợp (với giá
trịcủa tài liệu lƣu trữ, điều kiện thực tếcủa các lƣu trữlịch sửđịa phƣơng và mục
đích chính của bảohiểm tài liệu) và quy trình lựa chọn tài liệu lƣu trữcần bảo hiểm.
Ngoài ra, việc lựa chọn đúng tài liệu cần bảo hiểm còn góp phần tiết kiệm, nâng
cao hiệu quảvà tính ổn định cho công tác này tại các lƣu trữlịch sửđịa
phƣơng.1.1.1.Định nghĩa vềxây dựng tiêu chuẩn.Hiện nay, định nghĩa về xây dựng
tiêu chuẩn ít đƣợc đề cập tới một cách đầy đủ và rõ ràng, ngay cả trongThông tƣ
21/2007/TT-BKHCN ngày 28 tháng 9 năm 2007 của Bộ trƣởng Bộ Khoa học và
Công nghệ về việc Hƣớng dẫn xây dựng và áp dụng DANH MỤC TÀI LIỆU
THAM KHẢO
28[1]-Nguyễn ThịBắc (2015),
NhữngkinhnghiệmtừdựánSốhóatàiliệuPhápngữcổtạiViệtNam.Hộithảokhoahọc“Sốh
óaphụcvụcôngtácbảotồnvàpháttriển. />ng-kinh-nghiem-tu-du-an-so-hoa-tai-lieu-phap-ngu-co-tai-viet-nam/;[2]-Đào Xuân
Chúc (1983), Những tiêu chuẩn xác định giá trịtài liệu ảnh lưu trữ. Tập san VTLT
số03/1983 (trang 15 –24);[3]-Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình
Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990),“Lý luận và thực tiễn công tác Lưu trữ”. NXB
Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp;[4]-Cục Lƣu trữnhà nƣớc (2003), Công văn
số375/LTNN-NVTW ngày 11/08/2003 của Cục Lưu trữnhà nước vềviệc phê
duyệt danh mục thiết bị, vật tư hóa chất đểnghiên cứu thửnghiệm lập phông bảo
hiểm trên microfilm;[5]-Cục lƣu trữnhà nƣớc (2003),Công văn
số192/VTLTNN-NVTW ngày 31/10/2003 của Cục Văn thư và Lưu trữnhà nước
vềviệc hướng dẫn xác định, lựachọn và thống kê tài liệu lưu trữthuộc diện bảo
hiểm;[6]-Cục Văn thƣ và Lƣu trữNhà nƣớc (2008), Quyết định số30/QĐVTLTNN ngày 29/2/2008 vềviệc ban hành quy trình lập bản sao bảo hiểm trên
microfilm tráng bạc 35mm và bản sao sửdụng kỹthuật sốđốivới tài liệu giấy
bằng máy chụp/quét lưỡng hệ;[7]-Cục Văn thƣ và Lƣu trữNhà nƣớc (2009),

Quyết định số109/QĐ-VTNTNN ngày 27/4/2009 ban hành quyết định chếđộbảo
quản bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữbằng microfilm;[8]-Cục Văn thƣ và Lƣu
trữNhà nƣớc (2011), Quyết định số175/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 Quyết
định ban hành hướng dẫn thực hiện quy trình chuyển dữliệu sốhóa sang microfilm
bảo hiểm bằng máy Kodak i9610



[9]-Cục Văn thƣ và Lƣu trữNhà nƣớc (2011), Quyết định số176/QĐ-VTLTNN
ngày 21/10/2011 quyết địnhban hành quy trình và hướng dẫn thực hiện quy trình
sốhóa tài liệu lưu trữđểlập bản sao bảo hiểm và bản sao sửdụng;[10]-Cục Văn thƣ
và Lƣu trữNhà nƣớc (2013), Quyết định số35/QĐ-VTLTNN ngày 07/3/2013
vềviệc ban hành quy trình và hướng dẫn thực hiện Quy trình lập bản sao bảo
hiểm và bản sao sửdụng bằng máy chụp/quét lưỡng hệ;[11]-Cục Văn thƣ và Lƣu
trữNhà nƣớc (2013), Tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn
nghiệp vụvềcông tác Văn thư và Lưu trữhiện hành. Nhà xuấtbản Cục Văn Thƣ và
Lƣu trữNhà nƣớc, Hà Nội;[12]-Cục Văn thƣ và Lƣu trữNhà nƣớc (2010), Hƣớng
dẫn số: 169/HD –VTLTNN ngày 10/3/1010 Hướng dẫn xây dựng cơ sởdữliệu lưu
trữ;[13]-Cục Văn thƣ và Lƣu trữNhà nƣớc (2009), Kỷyếu hội thảo khoa học
“Sốhóa tài liệu lưu trữ-Chia sẽkinh nghiệm”, Hà Nội;[14]-Lâm Ngọc Dũng (2013),
Nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn Trưởng phòng, Phó phòng UBND cấp huyện
tương đương thuộc tỉnh Hà Tĩnh. Luận văn Thạc sỹkhoa học ngành Chính trịhọc;
[15]-Hạnh Duy, Ngọc Linh (2011), Công tác sốhóa tài liệu lưu trữ-những nỗlực
tựthân của lưu trữQuảng Ngãi. Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữsố7;[16]-Nguyễn Cảnh
Đƣơng, Hoàng Văn Thanh (2013), Tìm hiểu các tiêu chuẩn xác định giá trịtài liệu
lưu trữ. Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữViệt Nam số11/2013 (trang 07 –10);[17]-Nguyễn
ThịHà (2007), Giải pháp công nghệlập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ, Kỷyếu
Hội nghịKhoa học về45 năm hoạt động khoa học công nghệtrong công tác văn
thƣ, lƣu trữ;
30[18]-Nguyễn ThịHà (2011), Nghiên cứu xây dựng giải pháp chuyển các dữliệu

sốhóa trên các máy quét thông dụng sang microfilm qua máy ghi phim Kodak
i9610 (Đềtài Mã số: ĐT.02/10);[19]-Nguyễn ThịHà (2013), Nghiên cứu các giải
pháp sốhóa tài liệu lưu trữgiấy quý, hiếm có tình trạng mờchữđểlập bản sao bảo
hiểm (Đềtài Mã số: ĐT.07/11);[20]-Trịnh ThịHà –Dƣơng ThịHuyền (2015), Hoạt
động tiêu chuẩn hóa trong công tác Văn thư, Lưu trữgiai đoạn 1962–2012. Kỷyếu
hội thảo khoa học Tổng kết hoạt động khoa học, công nghệVăn thƣ, Lƣu


trữtừ1962 đến 2012 và định hƣớng hoạt động khoa học, công nghệđến năm 2020;
[21]-Nguyễn thịThu Hoài (2011), Sốhóa tài liệu lưu trữvà những vấn đềđặt ra.
Kỷyếu hội thảo khoa học “ Thống nhất các tiêu chuẩn nghiệp vụtrong các Trung
tâm lƣu trữQuốc gia. Phòng Thông tin tƣ liệu –Trung tâm khoa học và CN VTLT
–Cục Văn thƣ Lƣu trữNhà nƣớc, Hà Nội;[22]-Trần Hoàng (2007), Bảo hiểm tài
liệu lưu trữ-nhìn từgóc độlý luận và thực tiễn, Tạp chí VTLT Việt Nam năm 2007 –
số5 (trang 04 –05);[23]-Phạm Thu Hƣơng (2013), Nghiên cứu giải pháp nhằm
nâng cao chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ(luận văn thạc
sỹkhoa học). Tƣ liệu Khoa Lƣu trữhọc và Quản trịvăn phòng, Trƣờng Đại học
Khoa học Xã hội và Nhân văn;[24]-Dƣơng Văn Khảm (2015), Từđiển tra cứu
nghiệp vụvăn phòng-văn thư -lưu trữ, Nhà xuất bản Văn hóa-Thông tin, Hà Nội;
[25]-Dƣơng Văn Khảm (2004), Công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữvà lựa chọn vật
mang tin tài liệu bảo hiểm. Trích Lƣu trữViệt Nam năm2004 –số4 (Trang 99 –
103);[26]-Đàm Diệu Linh (2015), Nghiên cứu xây dựng các tiêu chuẩn, quy
chuẩn kỹthuật của ngành lưu trữViệt Nam –Thực trạng và giải pháp. Luận văn
thạc sỹkhoa học ngành Lƣu trữhọc. Tƣ liệu Khoa Lƣu trữhọc và Quản trịvăn
phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn;
31[27]-Luật lƣu trữsố: 01/2011/QH13;[28]-Luật Sởhữu trí tuệsố: 50/2005/QH11;
[29]-Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹthuật số: 68/2006/QH11;[30]-Lê Văn Năng
(2016),Trao đổi về giá trị pháp lý của tài liệu số hóa.
số01/2013/NĐ –CP ban hành ngày 03/01/2013 hƣớng dẫn
một sốđiều luật lƣu trữ;[32]-Nghịđịnh số: 127/2007/NĐ –CP ban hành ngày

01/8/2007 của Chính phủquy định chi tiết thi hành một sốđiều của luật Tiêu chuẩn
và Quy chuẩn kỹthuật;[33]-Nghịđịnh số: 67/2009/NĐ –CP ban hành ngày
03/8/2009 của Chính phủvềviệc sửa đổi một sốđiều của Nghịđịnh
127/2007/NĐ –Chính phủban hành ngày 01/8/2007 của Chính phủ;[34]-Nguyễn
Hồng Ngọc (2015),
MộtsốvấnđềvềsốhóatàiliệutạiViệtNam, />ot-so-van-de-ve-so-hoa-tai-lieu-tai-viet-nam/;[35]NguyễnLệNhung(2010),ĐôiđiềuvềtínhpháplýcủatàiliệuđiệntửởNga.
;[36]-Pháp lệnh lƣu trữquốc gia năm 2004;[37]-Pháp lệnh
vềbảo vệtài liệu lƣu trữquốc gia năm 1982;[38]-Đặng Văn Phong (2014), Công tác
bảo hiểm tài liệu lưu trữquốc gia Việt Nam –Thực trạng và giải pháp (Khảo sát tại
trung tâm tài liệu quốc gia Việt Nam. Khóa luận tốt nghiệp năm 2014. Tƣ liệu
Khoa Lƣu trữhọc và Quản trịvăn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và


Nhân văn;[39]-Lƣu Văn Phòng (2009), Những vấn đềcơ bản trong sốhóa tài liệu
lưu trữ. Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữsố10 (trang 03 –04);
32[40]-Nguyễn Minh Phƣơng (1995), Mấy ý kiến vềcông tác tiêu chuẩn hóa trong
Văn thư -Lưu trữViệt Nam. Tạp chí Lƣu trữViệt Nam số02;[41]-Nguyễn Minh
Phƣơng (2002), Cần ban hành tiêu chuẩn hồsơ nộp lưu vào lưu trữ. Tạp chí lƣu
trữViệt Nam số02;[42]-Trƣơng MỹPhƣơng (2010), Xây dựng hệthống bảo hiểm
an toàn tài liệu lưu trữ,Trƣơng MỹPhƣơng, Hoàng LệHoa, Kim Đồng –Tạp chí
Lƣu trữTrung Quốc –số4-Trang 20 –21;[43]-Trần NữQuếPhương (2011), Một
sốvấn đềliên quan đến bản quyền trong sốhóa tài liệu. ;[44]Quyết định số: 4415/QĐ-UBNDcủa Ủy ban nhân dân thành phốHà Nội ban hành
ngày 09/9/2010 vềviệc thành lập Chi cục Văn thƣ –Lƣu trữtrực thuộc sởNội vụHà
Nội;[45]-Quyết định số: 1625/QĐ-UBNDcủa Ủy ban nhân dân thành phốHƣng
Yên ban hành ngày 11/8/2010 vềviệc thành lập Chi cục Văn thƣ –Lƣu trữtrực
thuộc sởNội vụtỉnh Hƣng Yên;[46]-Quyết định số: 4621/QĐ-UBND của Ủy ban
nhân dân thành phố Hà Nội ban hành ngày 14/9/2015 về việc thành lập Trung tâm
Lƣu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thƣ -Lƣu trữ, Sở Nội vụ thành phố Hà
Nội;[47]-Quyết định số: 1085/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân thành phố Hƣng
Yên ban hành ngày 15/6/2015 về việc thành lập Trung tâm Lƣu trữ lịch sử

trựcthuộc Chi cục Văn thƣ -Lƣu trữ, Sở Nội vụ tỉnh Hƣng Yên;[48]-Nguyễn
ThịTâm (2003), Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại các Trung tâm Lưu
trữQuốc gia (luận văn thạc sỹkhoa học). Tƣ liệu Khoa Lƣu trữhọc và Quản trịvăn
phòng, Trƣờng Đại học Khoahọc Xã hội và Nhân văn