Báo cáo thực tập Công tác Hành chính văn phòng ở cơ quan, đơn vị

MỤC LỤC
PHẦN I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ TRIỆU
THÀNH.............................................................................................................................2
1.1. Chức năng........................................................................................................15
1.2. Nhiệm vụ.........................................................................................................15
PHẦN III. KẾT QUẢ THỰC TẬP................................................................................40


PHẦN I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ
TRIỆU THÀNH
1. Quá trình hình thành của Trường Trung học cơ sở Triệu Thành
Sau ngày đất nước thống nhất, Đảng bộ và nhân dân xã Triệu Thành phấn khởi
bước vào giai đoạn mới, thực hiện những nhiệm vụ mới. Khắc phục hậu quả chiến
tranh, khai hoang phục hóa, rà phá bom mìn do hậu quả chiến tranh để lại, từng bước
xây dựng quê hương giàu đẹp góp phần xây dựng thành công chủ nghĩa xã hội và bảo
vệ vững chắc Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa.
Trong tình hình đó, ngày 02/4/1976, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cách mạng tỉnh
Quảng Trị quyết định thành lập Phòng giáo dục huyện Triệu Phong. Tháng 8/1976,
Phòng giáo dục có quyết định thành lập trường cấp 2 Triệu Thành, thầy giáo Hoàng
Xuân Vượng được điều động về làm hiệu trưởng. Những ngày đầu trường chỉ có 5
phòng học tranh tre nứa lá, với 6 giáo viên. Năm học 1976-1977, năm học đầu tiên sau
ngày giải phóng, trường có 4 lớp với 125 học sinh với 3 khối: Khối 6: 2 lớp với 70 học
sinh, khối 7: 1 lớp với 30 học sinh, khối 8: 1 lớp với 25 học sinh.
Năm 1977, chủ trương sáp nhập địa giới hành chính được Chính phủ ban hành,
cùng với việc 3 tỉnh Quảng Bình, Quảng Trị và Thừa Thiên- Huế sáp nhập thành tỉnh
Bình Trị Thiên thì các huyện, thị, trường học trong tỉnh cũng sáp nhập lại với nhau.
Bên cạnh việc huyện Triệu Phong hợp nhất với huyện Hải Lăng thành huyện Triệu Hải
thì Triệu Thành là một trong nhiều xã của Triệu Hải đã sáp nhập trường cấp 1 và
trường cấp 2 thành trường cấp 1-2 Triệu Thành từ năm học 1977-1978.
Năm học 1992-1993, do số lượng học sinh ít không đảm bảo việc biên chế lớp
học, khối cấp 2 của trường giải thể, học sinh của xã Triệu Thành chuyển về học tại

Trường Trung học cơ sở Triệu Đông.
Đến năm 2007, sau 16 năm xã Triệu Thành không có trường trung học cơ sở,
việc học tập của con em gặp nhiều khó khăn, nhiều học sinh đã bỏ học. Đứng trước
tình hình đó, để duy trì và phát triển truyền thống giáo dục của xã nhà, Đảng uỷ, chính
quyền địa phương đã đề đạt nguyện vọng của nhân dân Triệu Thành lên cấp trên. Ngày
17/8/2007, Trường Trung học cơ sở Triệu Thành được thành lập theo Quyết định số
756/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân huyện Triệu Phong, đây là công trình kỷ niệm
100 năm ngày sinh Tổng Bí Thư Lê Duẩn (07/4/1907- 07/4/2007). Ngôi trường tọa lạc

2


trên đất làng Cổ Thành, xã Triệu Thành, huyện Triệu Phong Quảng Trị có diện tích
11.185m2.
Ngày 05/9/2007, Trường Trung học cơ sở Triệu Thành chính thức khai giảng
năm học mới. Năm học 2007- 2008 với tổng số học sinh là 237 em, được biên chế
thành 8 lớp: Khối 6: 2 lớp với 54 học sinh, khối 7 2 lớp với 57 học sinh, khối 8 2 lớp
với 65 học sinh và khối 9: 2 lớp với 69 học sinh. Đội ngũ cán bộ, giáo viên và nhân
viên trong những ngày đầu được điều động đến công tác là 23 người, thầy giáo
Nguyễn Đình Thuần được cấp trên bổ nhiệm làm Hiệu trưởng. Cơ sở vật chất buổi
đầu của nhà trường bao gồm một dãy nhà hai tầng với 10 phòng học, một dãy nhà
hiệu bộ với 6 phòng làm việc, phòng họp; trang thiết bị bên trong còn nhiều thiếu thốn.
Khắc phục mọi khó khăn, thầy và trò Trường Trung học cơ sở Triệu Thành đã đạt
được những kết quả bước đầu, với 237 học sinh, trường có 195 em có học lực đạt khá,
giỏi; tỷ lệ hạnh kiểm loại khá tốt đạt trên 80,2%. Năm học 2007-2008, trường được
công nhận là đơn vị khá, Chi bộ trong sạch vững mạnh, Công đoàn vững mạnh, Liên
đội mạnh cấp huyện, tổng kinh phí đầu tư cho nhà trường là 233.437.000đ.

Từ năm học 2008-2009, nhà trường tiếp tục hoàn thiện cơ cấu đội ngũ, hệ thống
cơ sở hạ tầng, trang thiết bị máy móc đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động dạy và học,

từng bước đưa nhà trường đi vào nề nếp, nâng cao chất lượng giáo dục và đã tạo niềm
tin sâu sắc đối với phụ huynh học sinh và Đảng ủy, chính quyền địa phương. Tiếp lửa
truyền thống giáo dục của xã nhà, những năm học tiếp theo nhà trường luôn hoàn
thành tốt các nhiệm vụ và kế hoạch đề ra, chất lượng hai mặt và chất lượng mũi nhọn
tăng lên rõ rệt.
3


Sau bao nổ lực, cố gắng của thầy và trò Trường Trung học cơ sở Triệu Thành
cùng sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của Đảng uỷ, chính quyền địa phương, Phòng Giáo
dục và Đào tạo huyện Triệu Phong, ngày 15/9/2010, trường vinh dự được đón Bằng
công nhận Trường Trung học cơ sở Triệu Thành đạt chuẩn Quốc gia giai đoạn 20012010. Sự kiện này đã đánh dấu một bước phát triển mới của giáo dục Triệu Thành, tiếp
thêm sức mạnh cho thầy và trò bước vào năm học mới với quyết tâm mới để giành
những thành tích mới.

Phát huy kết quả đạt được trong suốt chặng đường hình thành và phát triển,
Trường Trung học cơ sở Triệu Thành đã không ngừng trưởng thành về mọi mặt cả quy
mô lẫn chất lượng giáo dục. Phong trào thi đua dạy tốt, học tốt đã và đang trở thành
điểm mạnh, là một trong các đơn vị được cấp trên đánh giá cao về chất lượng mũi
nhọn. Cụ thể:
- Năm học 2013-2014: Cấp huyện: 14 giải (2 giải Nhất, 4 giải Nhì, 3 giải Ba, 5
giải Khuyến khích); Cấp tỉnh: 04 giải (2 giải Nhì, 2 giải Ba, 1 giải Khuyến khích).
- Năm học 2014-2015: Cấp huyện: 17 giải (1 giải Nhất, 5 giải Nhì, 3 giải Ba, 8
giải Khuyến khích); Cấp tỉnh: 06 giải (4 giải Ba, 2 giải Khuyến khích).
- Năm học 2015-2016: Cấp huyện: 22 giải (2 giải Nhất, 6 giải Nhì, 5 giải Ba, 9
giải Khuyến khích); Cấp tỉnh: 08 giải (2 giải Nhì, 4 giải Ba, 2 giải Khuyến khích).
Từ ngày lập lại đến nay, 8 năm liên tục trường được công nhận danh hiệu Tập
thể lao động tiên tiến, luôn là Chi bộ trong sạch vững mạnh, Công đoàn vững mạnh,

4

Liên đội mạnh cấp tỉnh, huyện; hàng năm đều có cán bộ, giáo viên đạt danh hiệu
Chiến sỹ thi đua cơ sở, Giấy khen của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, Giáo viên dạy
giỏi cấp tỉnh, cấp huyện,…
Kế thừa và phát huy những thành tích đã đạt được trong nhiều năm qua, thầy và
trò của Trường Trung học cơ sở Triệu Thành sẽ quyết tâm thực hiện tốt các cuộc vận
động, các phong trào thi đua mà ngành đã phát động, góp phần đưa sự nghiệp giáo dục
của nước nhà có thêm những bước tiến mới, đáp ứng yêu cầu của công cuộc công
nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.
2. Chức năng, nhiệm vụ của Trường Trung học cơ sở Triệu Thành
2.1. Chức năng
- Trường Trung học cơ sở Triệu Thành là cơ sở giáo dục phổ thông của hệ
thống giáo dục quốc dân. Trường có tư cách pháp nhân, có tài khoản và con dấu riêng.
- Trường Trung học cơ sở Triệu Thành là cơ quan chuyên môn, giúp Ủy ban
nhân dân huyện Triệu Phong thực hiện quản lý nhà nước về giáo dục ở địa phương
theo quy định của Chính phủ. Đồng thời Trường chịu sự quản lý trực tiếp của Phòng
Giáo dục và Đào tạo huyện Triệu Phong về chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của
luật giáo dục và Điều lệ trường phổ thông của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
2.2. Nhiệm vụ
- Tổ chức giảng dạy, học tập và các hoạt động giáo dục khác theo mục tiêu,
chương trình giáo dục phổ thông dành cho cấp trung học cơ sở và cấp trung học phổ
thông do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành. Công khai mục tiêu, nội dung
các hoạt động giáo dục, nguồn lực và tài chính, kết quả đánh giá chất lượng giáo dục.
- Quản lý giáo viên, cán bộ, nhân viên theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện kế hoạch phổ cập giáo dục trong phạm vi được phân công.
- Tuyển sinh và tiếp nhận học sinh; vận động học sinh đến trường; quản lý học
sinh theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực cho hoạt động giáo dục. Phối hợp
với gia đình học sinh, tổ chức và cá nhân trong hoạt động giáo dục.

- Quản lý, sử dụng và bảo quản cơ sở vật chất, trang thiết bị của nhà trường theo
quy định của Nhà nước.
- Tổ chức cho giáo viên, nhân viên, học sinh tham gia hoạt động xã hội.
- Thực hiện các hoạt động về kiểm định chất lượng giáo dục.
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.
3. Tổ chức bộ máy quản lý của Trường Trung học cơ sở Triệu Thành
3.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức của nhà trường

5


3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận theo sơ đồ
3.2.1. Chi bộ
- Đảm bảo sự lãnh đạo của Đảng trong nhà trường thể hiện ở các quan điểm,
đường lối, chủ trương theo khuôn khổ Hiến pháp, pháp luật, theo điều lệ Đảng và các
Nghị quyết của Đảng bộ các cấp; sinh hoạt 1 tháng 1 lần, có nội dung thiết thực.
- Làm tốt công tác phát triển đảng viên và bồi dưỡng cán bộ kế cận.
3.2.2. Hội đồng trường
- Quyết nghị về mục tiêu, chiến lược, các dự án, kế hoạch và phương hướng
phát triển của nhà trường.
- Quyết nghị về quy chế hoặc sửa đổi, bổ sung quy chế tổ chức và hoạt động
của nhà trường để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Quyết nghị về chủ trương sử dụng tài chính, tài sản của nhà trường.
- Giám sát việc thực hiện các quyết nghị của Hội đồng trường, việc thực hiện
quy chế dân chủ trong nhà trường và giám sát việc triển khai thực hiện các hoạt động
của nhà trường.
3.2.3. Ban giám hiệu
- Xây dựng quy hoạch phát triển nhà trường; xây dựng và tổ chức thực hiện kế
hoạch nhiệm vụ năm học; thực hiện các Quyết nghị của Hội đồng trường; báo cáo,
đánh giá kết quả thực hiện trước Hội đồng trường và các cấp có thẩm quyền.

6


- Thành lập các tổ chuyên môn, tổ văn phòng trong nhà trường; bổ nhiệm tổ
trưởng, tổ phó; đề xuất các thành viên của Hội đồng trường trình cấp có thẩm quyền
quyết định.
- Quản lý giáo viên, nhân viên; quản lý chuyên môn; phân công công tác, kiểm
tra, đánh giá xếp loại; thực hiện công tác khen thưởng, kỷ luật đối với giáo viên, nhân
viên; thực hiện việc tuyển dụng giáo viên, nhân viên; ký hợp đồng lao động; tiếp nhận,
điều động giáo viên, nhân viên theo quy định của Nhà nước.
- Quản lý học sinh và các hoạt động của học sinh do nhà trường tổ chức; xét
duyệt kết quả đánh giá, xếp loại học sinh, ký xác nhận học bạ và quyết định khen
thưởng, kỷ luật học sinh.
- Quản lý tài chính, tài sản của nhà trường.
- Thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước đối với cán bộ, giáo viên, nhân
viên và học sinh.
- Tổ chức thực hiện quy chế dân chủ trong hoạt động của nhà trường; thực hiện
công tác xã hội hoá giáo dục của nhà trường.
- Chỉ đạo thực hiện các phong trào thi đua, các cuộc vận động của ngành; thực
hiện công khai đối với nhà trường.
3.2.4. Công đoàn
- Phối hợp cùng với nhà trường có kế hoạch phát động công đoàn viên thực hiện
tốt các Nghị quyết của Đảng, chủ trương của Nhà nước, nhiệm vụ năm học và công tác
chăm lo đời sống, phát triển đoàn viên.
- Xây dựng và triển khai kế hoạch hoạt động Công đoàn, Nghị quyết Công đoàn
căn cứ vào kế hoạch nhiệm vụ năm học.
- Quan tâm đời sống công đoàn viên trong nhà trường.
- Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ Công đoàn, thi đua và có trách nhiệm trình
trước các Đoàn thanh tra, kiểm tra theo yêu cầu.
3.2.5. Chi đoàn

- Căn cứ vào Kế hoạch năm học để xây dựng kế hoạch hoạt động của Chi đoàn.
- Phối hợp Ban giám hiệu các tổ chức đoàn thể khác trong nhà trường làm tốt
phong trào đoàn và công tác thanh niên.
- Tích cực tham gia công tác xây dựng Đoàn, xây dựng Đảng.
- Tổ chức các hoạt động, tạo môi trường giáo dục rèn luyện đoàn viên nhằm
góp phần thực hiện thắng lợi nhiệm vụ năm học của nhà trường.
3.2.6. Liên đội
- Xây dựng kế hoạch tuần, tháng, học kỳ, năm học; định hướng xây dựng kế
hoạch hoạt động Liên đội theo từng chủ điểm.
- Hoàn thành hồ sơ Liên đội theo quy định.
7


- Tổ chức sinh hoạt dưới cờ đầu tuần; triển khai các hoạt động trong nhà trường.
- Phát động phong trào thi đua theo các chủ điểm hàng tháng và nhân các ngày
lễ lớn; tham gia các hoạt động do cấp trên và địa phương.
- Theo dõi, chỉ đạo đội Cờ đỏ tổng kết thi đua hàng tuần.
- Giới thiệu Đội viên ưu tú đứng vào hàng ngũ của Đoàn thanh niên.
3.2.7. Ban đại diện cha mẹ học sinh
- Phối hợp với Hiệu trưởng tổ chức thực hiện nhiệm vụ năm học và các hoạt
động giáo dục theo nội dung được thống nhất tại cuộc họp đầu năm học của Ban đại
diện cha mẹ học sinh trường.
- Phối hợp với Hiệu trưởng hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến pháp luật, chủ
trương chính sách về giáo dục đối với cha mẹ học sinh nhằm nâng cao trách nhiệm
chăm sóc, bảo vệ, giáo dục học sinh.
- Phối hợp với Hiệu trưởng tổ chức giáo dục học sinh hạnh kiểm yếu tiếp tục
rèn luyện trong dịp nghỉ hè ở địa phương.
- Phối hợp với Hiệu trưởng giáo dục đạo đức cho học sinh; bồi dưỡng, khuyến
khích học sinh giỏi, giúp đỡ học sinh yếu kém; giúp đỡ học sinh nghèo, học sinh
khuyết tật và học sinh có hoàn cảnh khó khăn khác; vận động học sinh đã bỏ học trở

lại tiếp tục đi học.
- Hướng dẫn về công tác tổ chức và hoạt động cho các Ban đại diện cha mẹ học
sinh lớp.
3.2.8. Hội đồng Thi đua - Khen thưởng
- Xem xét, đề nghị khen thưởng đối với cán bộ, giáo viên, nhân viên, học sinh
trong nhà trường.
- Giúp Hiệu trưởng tổ chức các phong trào thi đua.
3.2.9. Hội đồng Kỷ luật
- Xét hoặc xoá kỷ luật đối với học sinh theo từng vụ việc.
- Xét và đề nghị xử lý kỷ luật đối với cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà
trường theo từng vụ việc.
3.2.10. Tổ Tự nhiên, Tổ Xã hội
- Xây dựng kế hoạch hoạt động chung cho tổ, hướng dẫn xây dựng, duyệt và
quản lý kế hoạch cá nhân của tổ viên theo kế hoạch giáo dục, phân phối chương trình
khung môn học của Bộ Giáo dục và đào tạo và kế hoạch năm học của trường.
- Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, tham gia đánh giá, xếp loại các
thành viên của tổ theo qui định của Bộ Giáo dục và đào tạo.
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật đối với giáo viên trong tổ.
- Lãnh đạo điều hành họp tổ chuyên môn mỗi tháng 02 lần.
- Kiểm tra chuyên môn của giáo viên theo kế hoạch tổ.
8


- Ra quyết định cuối cùng trong các vấn đề đưa ra sinh hoạt trong tổ và chịu
trách nhiệm trước Hiệu trưởng.
- Ký phép cho giáo viên nghỉ việc riêng sau khi thu xếp trong tổ rồi chuyển cho
Lãnh đạo.
- Chịu trách nhiệm về kiểm tra và điểm kiểm tra của giáo viên bộ môn.
- Theo dõi, đôn đốc giáo viên chủ nhiệm làm tốt công tác tuyên truyền, vận
động, duy trì sĩ số học sinh.

- Tổ chức hội ý giáo viên chủ nhiệm vào cuối tuần để nắm bắt và báo cáo tình
hình sĩ số học sinh theo định kỳ và đột xuất.
3.2.11. Tổ Hành chính
- Tổ Hành chính là đơn vị có chức năng tham mưu, giúp việc cho Ban Giám
hiệu quản lý và điều hành các hoạt động của trường. Thực hiện công tác văn thư, lưu
trữ, thông tin liên lạc, đối ngoại, kế hoạch, tổng hợp và một số công tác khác do Ban
Giám hiệu phân công.
- Xây dựng và triển khai kế hoạch tháng, học kỳ, năm học.
- Phối hợp nhịp nhàng với các tổ chức, đoàn thể trong nhà trường khi thực hiện
các công việc.
- Tổ chức trực cơ quan, tiếp dân, tiếp khách theo đúng quy định.
- Đề xuất về việc phân công chuyên môn, dạy thay, khen thưởng, kỷ luật.
- Tổ trưởng tổng hợp báo cáo cho Ban lãnh đạo theo quy định.
- Tổ Hành chính sinh hoạt định kỳ 1 lần/tuần.
4. Tổ chức bộ phận hành chính của nhà trường
4.1. Sơ đồ bộ phận hành chính của nhà trường

9


4.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận theo sơ đồ
4.2.1. Tổ trưởng: Đ/c Võ Thị Như Hằng
- Xây dựng kế hoạch hoạt động chung của tổ theo tuần tháng, học kì và cả năm
học nhằm thực hiện chương trình, kế hoạch dạy học và các hoạt động khác theo kế
hoạch giáo dục của Bộ Giáo dục và Đào tạo và kế hoạch năm học của nhà trường.
- Trực tiếp quản lý cán bộ, giáo viên, nhân viên trong tổ, triển khai, chỉ đạo các
hoạt động của tổ.
- Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn và nghiệp vụ; tham gia đánh giá, xếp loại các
thành viên của tổ theo các quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, giáo viên, nhân viên trong tổ.

- Tổ chuyên môn sinh hoạt 2 lần/ tháng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công.
4.2.2. Tổ phó: Đ/c Trần Quốc Tuấn
- Cùng với Tổ trưởng xây dựng kế hoạch hoạt động chung của tổ theo tuần
tháng, học kì và cả năm học nhằm thực hiện chương trình, kế hoạch dạy học và các
hoạt động khác theo kế hoạch giáo dục của Bộ Giáo dục và Đào tạo và kế hoạch năm
học của nhà trường.
- Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ của các cán bộ, giáo viên, nhân
viên trong tổ.

10


- Tham mưu trong công tác tổ chức bồi dưỡng chuyên môn và nghiệp vụ; đánh
giá, xếp loại các thành viên của tổ theo các quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, giáo viên, nhân viên trong tổ.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công.
4.2.3. Nhân viên Văn thư: Đ/c Lê Bảo Hân
- Tham mưu cho Hiệu trưởng xây dựng kế hoạch hoạt động của nhà trường.
- Soạn thảo văn bản.
- Tiếp nhận, đăng kí, xử lý và chuyển giao văn bản đi, đến.
- Sắp xếp, lưu trữ, bảo quản công văn, tài liệu, hồ sơ của nhà trường.
- Quản lý sổ gọi tên ghi điểm các lớp, học bạ học sinh.
- Quản lý, cấp phát văn bằng theo đúng qui định.
- Quản lý các loại dấu của đơn vị đúng qui định.
- Đảm bảo giữ bí mật Nhà nước theo qui định.
- Bảo quản tốt thiết bị văn phòng đã được phân công phụ trách.
- Quản lý các phần mềm, hệ thống của nhà trường như phần mềm quản lý học
sinh, quản lý cán bộ; hệ thống thống kê giáo dục EMIS, hệ thống thông tin cán bộ,
công chức, viên chức; hệ thống phổ cập giáo dục – xoá mù chữ,…

- Phụ trách việc đón tiếp khách, trực điện thoại, theo dõi, thông tin cập nhật
hàng giờ, hàng ngày qua trang thông tin điện tử của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện
Triệu Phong và Email của nhà trường.
- Thực hiện những công việc khác khi Lãnh đạo yêu cầu.
4.2.4. Nhân viên Kế toán: Đ/c Võ Thị Như Hằng
- Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng và cấp trên các công tác có liên quan về
tài chính kế toán trong nhà trường. Có trách nhiệm quản lý sử dụng chặt chẽ các loại
quỹ được phép thu trong nhà trường.
- Tham mưu với Hiệu trưởng về công tác dự toán kinh phí thường xuyên, kế
hoạch thu chi trong năm học, bảo đảm quyền lợi chính đáng và hợp pháp đối với cán
bộ, giáo viên.
- Trực tiếp cùng thủ quỹ tổ chức thu các loại quỹ theo qui định, theo dõi học
sinh đóng góp, tham mưu với Hiệu trưởng các biện pháp tận thu các loại quỹ. Cung
cấp danh sách học sinh tham gia nộp hoặc chưa nộp các loại quỹ qui định từng học kỳ.
- Thực hiện nghiêm túc chế độ chính sách đối với cán bộ, giáo viên, nhân viên
và học sinh trong nhà trường; chịu trách nhiệm thanh quyết toán đầy đủ, hợp pháp tất
cả các chế độ chính sách.
- Quản lý sổ sách kế toán đầy đủ và hợp lệ theo đúng qui định Nhà nước và của
nhà trường. Cùng với Thủ quỹ báo cáo với Hiệu trưởng công tác tài chính trong nhà
trường vào ngày 30 hàng tháng và công khai tài chính theo định kỳ.

11


- Công khai, minh bạch chế độ lương và các khoản phụ cấp cho cán bộ, giáo
viên, nhân viên. Bảo đảm chế độ làm việc tại cơ quan theo giờ hành chính, chịu sự
quản lý ngày giờ công tác của Hiệu trưởng.
- Có sổ theo dõi tài sản của đơn vị và đảm bảo theo dõi chặt chẽ, đúng qui định.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác được Nhà trường giao.
4.2.5. Nhân viên Thư viện: Đ/c Nguyễn Phương Thảo

- Xây dựng kế hoạch hoạt động thư viện.
- Quản lý thư viện và thực hiện các loại sổ sách theo đúng nguyên tắc, nội quy
thư viện.
- Kịp thời cung cấp các loại sách, tài liệu cho cán bộ, giáo viên, nhân viên và
học sinh có nhu cầu học tập, nghiên cứu.
- Tham mưu cho Lãnh đạo trường để xây dựng thư viện tiên tiến.
- Đề xuất mua bổ sung những đầu sách hay; giới thiệu những tài liệu, sách mới
đến cán bộ, giáo viên và học sinh; tổ chức tốt phong trào đọc sách thư viện.
- Thực hiện kiểm kê, báo cáo định kỳ đầy đủ, kịp thời theo qui định.
- Chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc tiếp nhận, cho mượn, thu hồi các loại
sách, báo, tài liệu, …
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công.
4.2.6. Nhân viên Thiết bị: Đ/c Phan Văn Bình
- Quản lý các loại dụng cụ, trang thiết bị của các môn theo đúng nguyên tắc
quản lý thiết bị.
- Kịp thời cung cấp các loại dụng cụ, trang thiết bị thực hành cho cán bộ, giáo
viên, nhân viên và học sinh có nhu cầu sử dụng phục vụ học tập, giảng dạy và nghiên
cứu. Sau khi cho mượn phải có trách nhiệm kịp thời thu hồi để quản lý.
- Thực hiện kiểm kê định kỳ, báo cáo đầy đủ, kịp thời theo qui định.
- Đề xuất mua bổ sung những dụng cụ, trang thiết bị cần thiết; giới thiệu những
dụng cụ, trang thiết bị mới cho giáo viên, học sinh.
- Chịu sự quản lý về mặt chuyên môn của Phó Hiệu trưởng chuyên môn.
- Có đầy đủ các loại hồ sơ theo quy định.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công.
4.2.7. Nhân viên Y tế: Đ/c Nguyễn Thị Phúc
- Xây dựng kế hoạch, báo cáo tình hình, kết quả về y tế trường học, quản lí hồ
sơ theo dõi sức khỏe học sinh.
- Phối hợp cùng Trạm y tế tổ chức khám sức khỏe định kì, theo dõi sức khỏe
học sinh; Tư vấn sức khỏe, vệ sinh, phòng dịch cho cán bộ, giáo viên, nhân viên và
học sinh trong nhà trường.

- Quản lí và cấp phát thuốc chữa bệnh cho học sinh.

12


- Theo dõi và liên hệ với cơ quan bảo hiểm thực hiện các chế độ cho giáo viên
và học sinh theo qui định.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công.
4.3. Hình thức tổ chức của bộ phận Hành chính văn phòng
Bộ phận Hành chính văn phòng được tổ chức bằng hình thức tập trung theo
chức năng dưới sự chỉ đạo của Hiệu trưởng. Hệ thống phòng làm việc được sắp xếp
theo hình thức “Văn phòng đóng”. Mỗi cán bộ phụ trách một công việc được bố trí ở
một phòng riêng biệt. Hình thức này đảm bảo tính an toàn, bí mật, sự riêng tư và phù
hợp với tính chất công việc. Tuy nhiên, nó có những nhược điểm là chiếm diện tích,
tăng chi phí trong việc chi trả tiền điện, trang thiết bị văn phòng và khó kiểm soát.
4.4. Cách thức sắp xếp vị trí cho từng cán bộ trong Tổ Hành chính
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong Tổ Hành chính mà
Hiệu trưởng tiến hành bố trí, sắp xếp vị trí làm việc cho từng cán bộ, nhân viên.
- Phòng Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, Văn phòng, Kế toán được bố trí tại dãy
nhà Hiệu bộ theo nguyên tắc bảo đảm giải quyết dây chuyền công việc, thuận tiện cho
việc giao dịch của nhà trường.
- Phòng Thiết bị, Thư viện, Y tế được bố trí ở khu nhà 2 tầng thuận tiện cho
hoạt động của giáo viên và học sinh.
- Diện tích phòng làm việc của các bộ phận đảm bảo với tính chất công việc,
thoáng mát, đủ ánh sáng.

13


- Các phòng Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, Văn phòng, Kế toán, Thư viện đều

được trang bị 01 máy tính có kết nối internet và 01 máy in; có đầy đủ các đồ dùng văn
phòng, bàn ghế, tủ hồ sơ, các loại sổ sách, giấy bút,… và được sắp xếp phù hợp, ngăn
nắp tạo không khí thoải mái khi làm việc.
- Nhà trường đã trang bị hệ thống bảng chỉ dẫn hành chính toàn cơ quan, từng
phòng làm việc, từng chức danh công vụ để dễ tìm, liên hệ công tác.

14


PHẦN II. CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CÁN BỘ HÀNH CHÍNH
VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ TRIỆU THÀNH
1. Chức năng, nhiệm vụ của cán bộ hành chính văn phòng
Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của cơ quan chức năng,
phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho
hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động
chung của nhà trường.
Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát hành chính. Nghĩa
là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông
tin sao cho có hiệu quả.
Công tác hành chính văn phòng là hoạt động không thể thiếu đối với mỗi
trường học. Hồ sơ sổ sách sử dụng trong trường học là cơ sở pháp lý của công tác
quản lý hành chính, chuyên môn nghiệp vụ. Vì vậy, làm tốt công tác hành chính văn
phòng sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác,
nâng cao chất lượng giáo dục và đưa công tác quản lý của nhà trường vào nề nếp.
1.1. Chức năng
Chức năng chính của cán bộ hành chính văn phòng là tham mưu, giúp việc cho
Hiệu trưởng điều hành hoạt động trong các lĩnh vực giảng dạy, hành chính văn thư của
nhà trường như xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc và theo dõi, đôn đốc
các đơn vị thực hiện kế hoạch; tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình
hình hoạt động của nhà trường và tham mưu cho Hiệu trưởng về các biện pháp giải

quyết và xử lý; tổ chức sắp xếp bộ máy nhân sự; phối hợp hoạt động trong công tác
của các đoàn thể; đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho các
bộ phận trong nhà trường và thực hiện giao dịch hành chính giữa Ban Giám hiệu với
các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nhà trường.
1.2. Nhiệm vụ
- Tham mưu xây dựng cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
trong nhà trường; xây dựng chương trình công tác của nhà trường và đôn đốc các bộ
phận thực hiện; sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, năm của nhà trường;
lập kế hoạch biên chế hàng năm, đáp ứng nhu cầu phát triển của Nhà trường.
- Tham mưu xây dựng, ban hành các văn bản (quy chế, quy định, kế hoạch, báo
cáo, quyết định, hướng dẫn…), giúp Hiệu truởng quản lý công tác thi đua, khen
thưởng và đánh giá cán bộ giáo viên.

15


- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo
cáo tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện, phục
vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng.
- Tham mưu, giúp việc cho Hiệu truởng chỉ đạo hoạt động của nhà trường.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác được Hiệu trưởng giao theo chức năng.
- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, giải quyết và tổ chức theo dõi việc giải
quyết các văn bản trong nhà trường.
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan tổ chức trong công tác thư
từ, tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan mình với cơ quan, tổ chức khác.
- Đề xuất mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý
cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan , đảm bảo yêu cầu hậu cần
cho hoạt động và công tác của cơ quan.
2. Công tác văn thư, lưu trữ của cán bộ hành chính văn phòng
2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản

Cũng như những cơ quan khác, trong hoạt động quản lý của Trường Trung học
cơ sở Triệu Thành, công tác soạn thảo và ban hành văn bản luôn là một nhiệm vụ quan
trọng và mang tính chất thường xuyên.
a. Về thẩm quyền ban hành văn bản:
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Điều lệ trường
Trung học cơ sở, trường Trung học phổ thông và trường Phổ thông có nhiều cấp học
ban hành kèm theo Thông tư số 12/2011/TT-BGDĐT ngày 28/3/2011 của Bộ trưởng
Bộ Giáo dục và Đào tạo thì Trường Trung học cơ sở Triệu Thành không có thẩm
quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật mà chỉ được ban hành văn bản hành
chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường, cụ thể:
- Văn bản hành chính cá biệt:
Trường Trung học cơ sở Triệu Thành ban hành văn bản hành chính cá biệt để
giải quyết những công việc đối với những đối tượng cụ thể và được áp dụng trong
khoảng thời gian nhất định theo năm, năm học, … Văn bản hành chính cá biệt do nhà
trường ban hành là các Quyết định như Quyết định thành lập các Tổ chuyên môn năm
học 2015-2016; Quyết định thành lập Hội đồng thi đua khen thưởng năm học 20142015, Quyết định khen thưởng giáo viên đạt thành tích trong Hội thi Giáo viên dạy
giỏi năm học 2015-2016, Quyết định khen thưởng học sinh đạt thành tích trong năm
học 2015-2016, Quyết định nâng bậc lương thường xuyên, phụ cấp thâm niên cho cán
bộ, giáo viên, nhân viên,
- Văn bản hành chính thông thường:
16


Cơ quan ban hành các loại văn bản hành chính thông thường để thực hiện chức
năng, nhiệm vụ và giải quyết công việc hàng ngày của cơ quan, thông tin, báo cáo,
phản ánh tình hình lên cấp trên; chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra cấp dưới, liên
hệ công tác với các cơ quan, đơn vị tại địa phương.
Các loại văn bản hành chính thông thường mà nhà trường ban hành gồm có các
loại như sau: Quy chế, Quy định, Kế hoạch, Chương trình, Báo cáo, Thông báo, Tờ
trình, Đề án, Phương án, Hướng dẫn, Biên bản, Hợp đồng, Công văn hành chính, Giấy

giới thiệu, Giấy công tác, Giấy nghỉ phép, Giấy mời, Giấy ủy quyền, Giấy đi đường,…
Căn cứ số liệu thống kê từ năm 2010 đến 2015 của nhà trường, thì trung bình
mỗi năm Trường Trung học cơ sở Triệu Thành ban hành trên 300 văn bản các loại. Số
lượng văn bản do cơ quan ban hành nhiều hay ít là tùy thuộc vào tình hình công việc
của từng năm học. Cụ thể:
TT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Tên loại văn bản

2010
Báo cáo
27
Biên bản
28
Chương trình

3
Công văn hành chính
10
Đề án
2
Giấy đi đường
31
Giấy giới thiệu
5
Giấy mời
81
Hợp đồng
12
Hướng dẫn
10
Kế hoạch
31
Phương án
4
Quyết định
19
Thông báo
15
Tờ trình
13
Tổng cộng
276
b. Về thể thức và nội dung văn bản.

2011

29
29
4
13
2
30
5
87
11
11
33
4
24
17
14
313

Số lượng/năm
2012
2013
28
31
31
30
4
4
11
10
2
2

31
32
6
7
86
90
12
15
9
12
32
35
4
4
27
31
16
18
17
18
316
339

2014
32
32
4
12
3
35

8
97
19
14
38
4
33
21
24
364

2015
37
33
5
15
3
38
10
110
23
17
42
4
39
25
27
413

Để thống nhất trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản, nhà trường căn cứ

theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính để thực hiện.
c. Qui trình soạn thảo và ban hành văn bản.

17


Trường Trung học cơ sở Triệu Thành là cơ quan trực tiếp chỉ đạo các mặt công
tác trong nhà trường. Vì vậy, để ban hành văn bản chỉ đạo được nhanh chóng, chặt
chẽ, ngoài nhiệm vụ của cán bộ văn thư, các tổ chức, đoàn thể trong nhà trường có
trách nhiệm soạn thảo những văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình, trình Thủ
trưởng đơn vị thông qua và ký ban hành. Vì thế quy trình soạn thảo văn bản cũng có
nhiều đặc điểm, nhiều dạng thể loại không giống nhau. Theo qui định của cơ quan thì
quy trình soạn thảo văn bản phải tuân thủ theo các bước sau:
- Bước 1: Xác định mục đích, tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
- Bước 2: Thu thập và xử lý thông tin
- Bước 3: Xây dựng đề cương và viết bản thảo cho văn bản
- Bước 4: Chuyển bản thảo đến các bộ phận có liên quan để xin ý kiến đóng góp
- Bước 5: Bổ sung, sửa chữa và hoàn chỉnh bản thảo
- Bước 6: Trình duyệt bản thảo
- Bước 7: Đánh máy bản thảo (trường hợp bản thảo được viết tay) và kiểm tra
chỉnh sửa lần cuối
- Bước 8: Trình ký văn bản
- Bước 9: Ban hành và triển khai văn bản.
Ví dụ: Quy trình soạn thảo Báo cáo tổng kết năm học 2014-2015 và phương
hướng, nhiệm vụ năm học 2015-2016 của Trường Trung học cơ sở Triệu Thành.
1. Xác định mục đích, tên loại và trích yếu nội dung của văn bản:
- Mục đích văn bản: Nhằm đánh giá kết quả thực hiện các nhiệm vụ đã đề ra
trong năm học 2014-2015 và xây dựng phương hướng, nhiệm vụ trong năm học 20152016 của Trường Trung học cơ sở Triệu Thành.
- Tên loại văn bản: Báo cáo

- Trích yếu nội dung của văn bản: Tổng kết năm học 2014-2015 và phương
hướng, nhiệm vụ năm học 2015-2016.
2. Thu thập và xử lý thông tin: Lựa chọn thông tin phản ánh tình hình, kết quả
thực hiện các nhiệm vụ trong năm học 2014-2015. Chú ý thống kê số liệu chính xác,
cụ thể. Từ đó đánh giá toàn bộ kết quả ưu điểm; tồn tại; nguyên nhân; bài học kinh
nghiệm; đề ra phương hướng nhiệm vụ trong năm học 2015-2016.
3. Xây dựng đề cương và viết bản thảo cho văn bản: Gồm 04 phần:
- Phần I - Đặc điểm tình hình: Trình bày khái quát đặc điểm, tình hình của đơn
vị; chức năng nhiệm vụ được giao, những thuận lợi và khó khăn cơ bản.
18


- Phần II - Kết quả thực hiện nhiệm vụ năm học 2014-2015: Đánh giá nội dung
kết quả thực hiện các nhiệm vụ, các lĩnh vực hoạt động của Trường Trung học cơ sở
Triệu Thành trong năm học 2014-2015 một cách khái quát, tổng hợp, trình bày đánh
giá chung về ưu nhược điểm, nguyên nhân, bài học kinh nghiệm.
- Phần III - Phương hướng nhiệm vụ của năm học 2015-2016: Dựa trên những
chỉ tiêu, kế hoạch được giao và những chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước.
Đồng thời dựa trên những kết quả thực hiện và những đánh giá chung trình bày ở phần
trước để đưa ra các phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới. Bao gồm các phương
hướng, nhiệm vụ chung, phương hướng, nhiệm vụ và chỉ tiêu cụ thể theo từng mặt
hoạt động, nhiệm vụ công tác. Ngoài ra phải đưa ra các biện pháp thực hiện.
- Phần IV - Kiến nghị, đề xuất: Cần đánh giá khái quát nội dung báo cáo; đề
xuất kiến nghị với cấp trên hoặc cơ quan có thẩm quyền; đưa ra những nhận định về
triển vọng tình hình.
4. Chuyển bản thảo đến các bộ phận có liên quan để xin ý kiến đóng góp: Sau
khi hoàn thành bản thảo, cán bộ văn thư tiến hành chuyền bản thảo qua email của Phó
Hiệu trưởng, các Tổ chuyên môn, Công đoàn, Chi đoàn, Liên đội, … để các bộ phận
tiến hành bổ sung, đóng góp ý kiến. Sau đó gửi lại về mail của nhà trường để cán bộ văn
thư tổng hợp.

5. Bổ sung, sửa chữa và hoàn chỉnh bản thảo: Sau khi nhận được bản thảo có ý
kiến đóng góp của các bộ phận, cán bộ văn thư tiến hành bổ sung, sữa chữa và hoàn
chỉnh báo cáo cho phù hợp.
6. Trình duyệt bản thảo: Ngay khi bản thảo đã được các bộ phận liên quan đóng
góp ý kiến hoàn thiện, cán bộ văn thư in bản thảo để trình cho Hiệu trưởng duyệt, cho
ý kiến.
7. Kiểm tra chỉnh sửa lần cuối: Sau khi Hiệu trưởng duyệt bản thảo, cán bộ văn
thư tiến hành kiểm tra, chỉnh sửa theo ý kiến đã được phê duyệt, kiểm tra lại lần cuối
về thể thức văn bản, chính tả, văn phong, bố cục,…
8. Trình ký văn bản: In Báo cáo ra thành tập và trình Hiệu trưởng ký.
9. Ban hành và triển khai văn bản: Sau khi có chữ ký của Hiệu trưởng, cán bộ
văn thư tiến hành các thủ tục ban hành văn bản, sau đó triển khai văn bản đến các bộ
phận trong nhà trường để thực hiện.
Đánh giá chung:

19


*Về ưu điểm:
- Hầu hết các văn bản do cơ quan ban hành đều trình bày đúng về thể thức, có bố
cục hợp lý, mang tính thẩm mĩ cao, đảm bảo đầy đủ các thành phần: Quốc hiệu; tên cơ
quan ban hành; số ký hiệu văn bản; địa danh và thời gian ban hành văn bản; tên loại và
trích yếu nội dung; nội dung; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu
cơ quan ban hành và nơi nhận theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Trình bày văn bản rõ ràng, khoa học, nội dung văn bản ngắn gọn và dễ hiểu,
tiết kiệm câu chữ nhưng bao hàm đầy đủ lượng thông tin, sử dụng ngôn từ chặt chẽ,
không lặp từ, lặp ý; đảm bảo đúng thẩm quyền, hợp hiến, hợp pháp; tuân thủ những
yêu cầu, tiêu chuẩn do nhà nước quy định; không viết tắt những từ không thông dụng,
hoặc sử dụng từ địa phương. Ngôn ngữ sử dụng là ngôn ngữ chính luận, phù hợp với

từng loại văn bản.
- Giao cho các bộ phận chức năng soạn thảo và ban hành văn bản nên nội dung
văn bản sát với công việc quản lý và được ban hành kịp thời để chỉ đạo quản lý giải
quyết công việc đúng pháp luật quy định.
- Thực hiện đúng quy trình 09 bước trong soạn thảo văn bản theo quy định.
- Cán bộ văn thư thực hiện đúng các thủ tục ban hành văn bản.
*Về hạn chế:
- Một số cá nhân khi soạn thảo văn bản chưa tuân theo đúng quy định. Văn bản
còn sai về khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày; số và ký hiệu
văn bản còn nhầm lẫn về cỡ chữ, viết thiếu từ, thiếu chữ, lỗi font chữ,….
- Vẫn còn tình trạng diễn đạt nội dung văn bản không đảm bảo tính logic, trình
bày văn bản dài dòng nhưng lượng thông tin ít, lập luận không chặt chẽ, dùng từ ngữ
không chuẩn (sử dụng văn nói hoặc những từ ngữ khách sáo như: Được quý cơ quan
cho phép; rất mong được sự hỗ trợ của quý cơ quan,…).
- Trong khi thực hiện nhiệm vụ, một số cán bộ, giáo viên còn chủ quan, bỏ qua
một trong các bước của quy trình.
- Một số cá nhân do chưa nắm rõ về mục đích của văn bản nên phần căn cứ còn
dài dòng, chưa đúng trọng tâm, chưa cập nhật kịp thời các văn bản mới.
2.2. Quản lý và giải quyết văn bản
Thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của
Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu
trữ cơ quan.
2.2.1. Quản lý và giải quyết văn bản đến:

20


- Hàng năm, nhà trường tiếp nhận trên 300 công văn, tài liệu của các
cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân gửi để trao đổi giải quyết những công việc có
liên quan. Thành phần, số lượng văn bản đến hàng năm được thể hiện qua bảng

thống kê sau:
TT
1
2
3
4
5
6
7
8
9

Nội dung
Chỉ thị
Công văn
Kế hoạch
Báo cáo
Hướng dẫn
Quyết định
Thông báo
Giấy mời
Khác
Tổng cộng

Số lượng văn bản/ Năm
2010 2011 2012 2013 2014 2015
5
7
6
8

8
9
57
89
112 145 176 193
24
27
25
28
30
33
4
6
5
7
7
9
11
15
18
19
23
28
19
21
22
25
28
31
17

16
19
20
23
27
20
27
32
38
43
47
21
26
34
39
46
59
178 234 273 329 384 436

a. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
- Mọi văn bản gửi đến nhà trường do nhân viên bưu điện hay trực tiếp nhân viên
nơi gửi mang đến và các loại thư điện tử đều phải thông qua bộ phận văn thư.
- Khi tiếp nhận văn bản, cán bộ văn thư phải kiểm tra số lượng, tình trạng của
văn bản, dấu niêm phong, kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi ký nhận. Nếu phát
hiện những sai sót thì phải báo cáo với Ban giám hiệu; trường hợp cần thiết phải lập
biên bản với người chuyển văn bản.
- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến: Văn bản đến được phân loại theo cấp gửi
văn bản gồm: cấp Trung ương (Bộ GD&ĐT), cấp tỉnh (UBND tỉnh, Sở GD&ĐT,…),
huyện (UBND huyện, Phòng GD&ĐT, Phòng Nội vụ, Phòng Tài chính – Kế hoạch,
…) và cấp xã.

- Sau đó, tiến hành phân loại theo người nhận: loại nào cho đơn vị, loại nào của
cá nhân; không bóc bì các văn bản gửi đích danh các tổ chức, đoàn thể hoặc cá nhân.
Những bì có đóng dấu khẩn thì bóc trước để giải quyết kịp thời.
- Văn thư kiểm tra kỹ văn bản trong bì để không bị bỏ sót; đối chiếu số và ký
hiệu, thời gian trong bì với ngoài bì,... Ngoài những văn bản gửi đích danh thì chỉ có
văn thư, thủ trưởng cơ quan mới có trách nhiệm mở công văn đến.
- Tiến hành đăng ký văn bản đến: Sổ đăng ký văn bản đến được nhà trường lập
vào mỗi năm, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm. Ghi sổ
theo nguyên tắc văn bản đến vào ngày nào đều được ghi sổ vào ngay trong ngày đó,
21


tuyệt đối không được để sang ngày hôm sau để tránh thất lạc hoặc mất mát. Các thông
tin như ngày nhận văn bản đến, số, ký hiệu, trích yếu nội dung văn bản, ngày tháng
năm của văn bản, người nhận đều được cán bộ văn thư ghi rõ ràng, đầy đủ và chính
xác, không viết tắt những từ không thông dụng, không sử dụng bút chì, bút mực đỏ để
ghi chép.
b. Trình và chuyển giao văn bản đến
- Sau khi đăng ký văn bản đến, cán bộ văn thư phải trình cho Ban giám hiệu
xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
- Từ ý kiến chỉ đạo của Ban giám hiệu, văn bản được chuyển kịp thời đến các cá
nhân, tổ chức, đoàn thể trong nhà trường để triển khai thực hiện.
- Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác và giữ gìn bí mật nội dung
văn bản. Văn bản có dấu chỉ mức độ “Khẩn” phải chuyển ngay sau khi nhận được.
c. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Sau khi nhận được văn bản, các tổ chức, đoàn thể hoặc cá nhân trong nhà
trường có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Ban giám
hiệu. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải
quyết được thực theo Quy chế làm việc của nhà trường.
- Cán bộ văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã

được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết, tình hình giải quyết, tiến độ
và kết quả giải quyết văn bản đến để báo cáo Ban giám hiệu.
Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến:

22


23


Đánh giá chung:
*Về ưu điểm:
- Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến đảm bảo thực hiện theo Thông tư
số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý
văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Văn bản đến được trình và chuyển giao một cách nhanh chóng, chính xác, kịp
thời và thống nhất.
- Việc giải quyết văn bản đến đúng thời gian quy định, có chất lượng, đảm bảo
đầy đủ thông tin theo yêu cầu.
- Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan trong việc quản lý và xử lý văn bản đến
được đề cao. Mọi văn bản phải qua xử lý của Hiệu trưởng do đó một mặt Hiệu trưởng
nắm được tất cả các nguồn thông tin, những diễn biến trong quá trình tổ chức thực
hiện công việc hằng ngày trong nhà trường, mặt khác Hiệu trưởng chỉ đạo kịp thời sát
thực tế và sát với yêu cầu của văn bản đối với từng bộ phận, cá nhân và các tổ chức,
đoàn thể trực thuộc.
*Về hạn chế:
24


- Việc quản lý văn bản đến tại Trường Trung học cơ sở Triệu Thành chủ yếu

thực hiện theo cách truyền thống là bằng “Sổ đăng ký văn bản đến”, chưa ứng dụng
các phần mềm quản lý văn bản vào hoạt động do đó công tác tìm kiếm văn bản mất
nhiều thời gian.
- Việc quản lý, đăng ký quản lý công văn đôi khi còn lỏng lẻo, vẫn còn tình
trạng cán bộ nhận công văn trực tiếp không chuyển văn thư đăng ký.
- Nhà trường chưa có dấu “Đến” cho văn bản nên cán bộ văn thư phải sử dụng
bút chì để ghi chú ở góc trên bên phải của văn bản.
- Còn thiếu một số loại sổ quản lý cần thiết như: Sổ chuyển giao văn bản đến;
Sổ theo dõi và giải quyết văn bản đến; Sổ đăng ký văn bản Mật dẫn đến tình trạng văn
bản bị thất lạc, …
2.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đi:
a. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Trước khi phát hành, văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết kịp
thời.
b. Ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản đi:
- Hàng năm, căn cứ vào số lượng ban hành văn bản đi và tính chất công việc,
nhà trường chia việc ghi số cho văn bản ra làm 2 loại:
+ Hệ thống số riêng đối với loại văn bản Quyết định, Tờ trình, Báo cáo, Kế
hoạch, Giấy chứng nhận;
+ Hệ thống số chung, theo thứ tự từ nhỏ đến lớn đối với các loại văn bản còn lại
như: Biên bản, Thông báo, Đề án, ...
- Việc ghi số, ký hiệu văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điều 8
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, cụ thể:
+ Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của nhà trường. Số
của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết
thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
+ Ký hiệu của bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo quy định và chữ viết
tắt tên cơ quan.

Ví dụ: Quyết định của nhà trường về việc thành lập Hội đồng tuyển sinh năm học
2015-2016 được ghi như sau: Số: 09/QĐ-THCS
+ Ký hiệu của văn bản không có tên loại (công văn) bao gồm chữ viết tắt tên cơ
quan ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (phòng, ban, bộ phận) soạn thảo
hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có).

25