TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN HỘI NGHỊ SỰ KIỆN VÀ DU LỊCH NAM VIỆT

TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CƠNG CHÚNG TẠI CƠNG TY
TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN HỘI NGHỊ SỰ KIỆN VÀ DU LỊCH
NAM VIỆT
Danh mục các từ viết tắt
PR: Public Relations ( Quan hệ công chúng)
TNHH : Trách Nhiệm Hữu Hạn

1


MỤC LỤC
Mở đầu
CHƯƠNG 1: NHỮNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QUAN HỆ CƠNG CHÚNG
VÀ VAI TRỊ CỦA NĨ ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP
1.1 Những khái quát chung về PR – Quan hệ công chúng
1.1.1 Một số định nghĩa về PR
1.1.2 Lược sử hình thành PR
1.2 Vai trị của PR đối với doanh nghiệp
1.2.1 Phối hợp với hoạt động marketing
1.2.2 Góp phần xây dựng và quảng bá thương hiệu
1.2.3 Bảo vệ công ty trước những cơn khủng hoảng
CHƯƠNG 2: HOẠT ĐỘNG PR TẠI CÔNG TY TNHH HỘI NGHỊ SỰ KIỆN
VÀ DU LỊCH NAM VIỆT
2.1 Khái quát về công ty TNHH Hội nghị sự kiện và du lịch Nam Việt
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
2.1.2 Những thuận lợi và khó khăn trong hoạt động của doanh nghiệp
2.2 Thực trạng hoạt động PR của công ty
2.2.1 Tổ chức sự kiện
2.2.2 Quan hệ truyền thơng báo chí
2.2.3 Thực hiện các tour du lịch
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT

ĐỘNG PR TẠI CÔNG TY TNHH HỘI NGHỊ SỰ KIỆN VÀ DU LỊCH NAM VIỆT
2


3.1 Giải pháp bên trong doanh nghiệp
3.1.1 Đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp
3.1.2 Xây dựng chương trình PR dành riêng cho công ty
3.1.3 Sự quan tâm đối với khách hàng
3.2 Giải pháp bên ngoài doanh nghiệp
3.2.1Tăng cường quan hệ với chính quyền trên lĩnh vực pháp lý, quản lý nhà
nước
3.2.2 Tìm kiếm và xây dựng các mối quan hệ với các đối tác hỗ trợ
KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC

3


MỞ ĐẦU
1.

Lý do chọn đề tài
Quan hệ công chúng ( Public Relations- PR) là hoạt động giao tiếp hai chiều
nhằm gây dựng hình ảnh, mối quan hệ tốt đẹp giữa chủ thể với cơng chúng. Vì
vậy PR ngày càng đóng vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội,
từ một chỉnh thể, một tổ chức, một doanh nghiệp hay một cá nhân cũng cần PR.
Đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu hiện nay, bên cạnh các công cụ truyền
thông quảng cáo khác, PR trở thành một phương tiện giao tiếp khách quan, hiệu
quả đối với các doanh nghiệp trong nước và quốc tế.

Tại Việt Nam, cùng với tiến trình hội nhập quốc tế, các tổ chức doanh nghiệp
đã nhận thấy tầm quan trọng của PR và ứng dụng PR như một công cụ giao tiếp
hiệu quả. Thông qua hoạt động PR giúp các doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh, tạo
lập mối quan hệ với khách hàng. Mặt khác, PR phản ánh ý kiến phản hồi của cơng
chúng đối với sản phẩm, hình ảnh của doanh nghiệp, nhờ đó giúp doanh nghiệp có
kế hoạch điều chỉnh kịp thời, cải tiến và nâng cao chất lượng dịch vụ để làm hài
lịng khách hàng.
Trong bối cảnh tồn cầu hoá hiện nay, thách thức đặt ra đối với các doanh
nghiệp rất lớn, không chỉ cạnh tranh với các doanh nghiệp trong nước mà còn
cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngồi có quy mơ và thương hiệu nổi tiếng.
Để tạo lập một vị trí ổn định trên thị trường trong nước và quốc tế, các doanh
nghiệp cần phát triển hình ảnh thương hiệu, tạo niềm tin nơi khách hàng. Trong
đó, PR là cơng cụ khơng thể thiếu để xây dựng uy tín, thương hiệu cho doanh
nghiệp.
Từ các vấn đề nêu trên, cùng với mong muốn tìm hiểu sâu hơn về lĩnh vực
này và vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn, tôi đã chọn đề tài “ TÌM
4


HIỂU HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG TẠI CÔNG TY TRÁCH
NHIỆM HỮU HẠN HỘI NGHỊ SỰ KIỆN VÀ DU LỊCH NAM VIỆT” làm đề tài
tiểu luận thực tập của mình.
2.

Mục đích nghiên cứu
Đề tài tìm hiểu về các hoạt động tổ chức và quản lý hoạt động PR của công
ty TNHH Hội nghị sự kiện và du lịch Nam Việt. Thông qua nghiên cứu, khảo sát
và đánh giá, nhằm đưa ra một vài giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động PR tại
doanh nghiệp.

3.

Đối tượng nghiên cứu
Thực trạng hoạt động Quan hệ công chúng – PR của công ty TNHH Hội nghị
sự kiện và du lịch Nam Việt.

4.

Phạm vi nghiên cứu
Công ty TNHH Hội nghị sự kiện và du lịch Nam Việt

5.

Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu như:

-

Phương pháp nghiên cứu và tổng hợp tài liệu
Phân tích SWOT
Quan sát

6.

Bố cục của đề tài
Ngồi phần mở đầu và kết luận, tài liệu tham khảo, danh mục các từ viết tắt,
phụ lục ảnh, đề tài bao gồm 3 chương:
Chương 1: Những khái quát chung về quan hệ cơng chúng và vai trị của nó
đối với doanh nghiệp

5


Chương 2 : Hoạt động PR tại công ty TNHH Hội nghị sự kiện và du lịch
Nam Việt
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động PR tại công
ty TNHH Hội nghị sự kiện và du lịch Nam Việt

6


Chương 1
NHỮNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QUAN HỆ CÔNG CHÚNG
VÀ VAI TRỊ CỦA NĨ ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP
1.1 Những khái quát chung về PR – Quan hệ công chúng
1.1.1 Một số định nghĩa về PR
PR là viết tắt của từ Public Relations, dịch sang tiếng Việt là quan hệ công
chúng, quan hệ công cộng, quan hệ ngoại giao hay giao tiếp nhân sự. Tuy nhiên,
cách gọi được nhiều người thừa nhận nhất là quan hệ công chúng.
Hiện tại, PR đang trở thành một trong những vấn đề được quan tâm nhất
trong bối cảnh nền kinh tế hội nhập và toàn cầu hố, việc nghiên cứu, tìm hiểu về
PR cũng rất đa dạng, mỗi định nghĩa về PR đều tiếp cận từ một góc độ khác nhau.
Theo nhà nghiên cứu Frank Jefkins: “ PR bao gồm tất cả các hình thức giao
tiếp được lên kế hoạch, cả bên trong và bên ngồi tổ chức, giữa một tổ chức và
cơng chúng của nó nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể liên quan đến sự hểu
biết lẫn nhau”. Frank Jefkins khẳng định mục đích của PR khơng chỉ là tạo sự
hiểu biết lẫn nhau một cách chung chung mà còn đạt được những mục tiêu cụ thể
như giải quyết các vấn đề truyền thông, cung cấp các kiến thức cho công chúng,
làm thay đổi nhận thức, thái độ của họ.
Định nghĩa của Viện Quan hệ công chúng Anh: “PR là những nỗ lực một

cách có kế hoạch, có tổ chức của một cá nhân hoặc tập thể nhằm thiết lập và duy
trì mối quan hệ cùng có lợi với đơng đảo cơng chúng của nó”. Định nghĩa nhấn
mạnh hoạt động PR được tổ chức hình thành một chiến dịch hay một hoạt động
liên tục mà phải lên kế hoạch trước đó.

7


Định nghĩa của Viện Quan hệ công chúng Mỹ : “ Quan hệ công chúng như là
việc lập kế hoạch và nỗ lực để duy trì, để thành lập và giữ vững sự hiểu biết qua
lại tốt đẹp giữa tổ chức và cơng chúng của tổ chức đó”. Định nghĩa này nhấn
mạnh răng PR địi hỏi phải có một chương trình hành động tốt, được xem xét trên
những yếu tố cơ bản đang diễn ra, với mục tiêu là phát triển mối quan hệ tốt đẹp
giữa tổ chức với công chúng.
Bách khoa tồn thư Việt Nam có định nghĩa: “ Quan hệ công chúng hay giao
tiếp cộng đồng là việc một cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp chủ động quản lý
các giao tiếp cộng đồng để tạo dựng và giữ gìn một hình ảnh tích cực của mình.
Các hoạt động quan hệ công chúng bao gồm các việc quảng bá thành công, giảm
nhẹ ảnh hưởng của các thất bại, công bố các thay đổi và nhiều hoạt động khác.”
Qua đây có thể hiểu rằng, PR là một hệ thống các nguyên tắc và hoạt động có
liên hệ nhất quán nhằm xây dựng hình ảnh, quan điểm, ấn tượng lâu dài đối với
một sản phẩm, một thương hiệu, một công ty, một đất nước…
1.1.2 Lược sử hình thành PR
Cơ sở hình thành của Quan hệ cơng chúng là giao tiếp, trên thực tế, các hoạt
động này đã xuất hiện rất lâu, song song với lịch sử loài người.
Edward Bernays, cha đẻ của ngành PR hiện đại ở Mỹ cho rằng: “ Có ba yếu
tố chính trong PR đã bắt đầu hình thành cùng sự xuất hiện của xã hội là thông báo
cho công chúng, thuyết phục công chúng và thiết lập các mối quan hệ.”
Người Hy Lạp có những chuyên gia thuyết trình nổi tiếng thế giới như
Isocrates, Plato, Aristotle tạo ra những lý thuyết đầu tiên trong thuyết trình và

thuyết phục. Từ thời Hy Lạp cổ đại và Rome đã có xuất bản sách và dạy các lớp
nói có sức thuyết phục, như là một phần của nghệ thuật hùng biện.

8


Vào khoảng những năm 1450, Johann Gutenberg đã phát hiện ra kỹ thuật in
và báo chí ra đời. Những tính năng của phát minh đó đã được PR thực hành ứng
dụng: sách báo, bảng quảng cáo, truyền đơn, thông cáo bo chí… được sử dụng
rộng rãi nhằm thuyết phục nhiều người cùng một lúc.
PR với tư cách là một ngành chuyên nghiệp bắt đầu từ thế kỷ XIX với sự
phát triển của nền đại sản xuất công nghiệp tư bản, nền kinh tế thị trường và xã
hội thông tin dân chủ. Năm 1897, thuật ngữ “Quan hệ công chúng” lần đầu tiên
được Hiệp hội đường sắt Mỹ sử dụng.
Đến thế kỷ XX, nhiều công ty PR nổi tiếng ra đời như Ivy Ledbetter Lee,
George Parker. Năm 1923, E.Bernays đưa thuật ngữ “tư vấn PR” và coi đây như là
một trong những chức năng lớn nhất của PR.
Năm 1939, giáo sư Rex Hallow của trường Đại học Tổng Hợp Stanford bắt
đầu giảng dạy về PR. Năm 1946, Hà Lan thành lập Hiệp hội PR chuyên nghiệp.
PR dần phát triển và trở thành một nghề trong xã hội công nghiệp hiện đại.
Tại Việt Nam, PR là một ngành khá mới mẻ so với xu thế của thế giới. Hiện
nay, đã có nhiều công ty chuyên nghiệp nhưng hoạt động PR chủ yếu tập trung
vào hai lĩnh vực tổ chức sự kiện và quan hệ báo chí, ít có doanh nghiệp sử dụng
PR chuyên nghiệp cho việc xây dựng và quảng bá thương hiệu.
1.2 Vai trò của PR đối với doanh nghiệp
1.2.1 Phối hợp với hoạt động marketing
PR hỗ trợ hoạt động tiếp thị của doanh nghiệp đạt kết quả cao: PR được xem
là chữ P thứ 5 trong phương thức 4P thuộc marketing mix, biểu thị cho sự cảm
nhận (Perception) của khách hàng về công ty, về sản phẩm. Doanh nghiệp kết hợp
tiếp thị với PR để tạo ra ảnh hưởng mạnh nhất. PR đưa ra những thông tin cụ thể

về thông điệp của doanh nghiệp và sản phẩm đến với khách hàng, qua PR những
9


thơng điệp đó được truyền đạt đến với khách hàng mục tiêu một cách cụ thể.
Ngoài ra, sẽ dễ gặp rủi ro nếu thiếu PR bên cạnh marketing như làm sao cộng
đồng chấp nhận một sản phẩm khi xã hội chưa có nhận thức tốt về nó. Nếu khơng
có PR thì các cơng cụ cịn lại của marketing khơng làm được cơng tác giải quyết
khủng hoảng khi có sự cố thị trường.
PR tăng cường “marketing nội bộ” trong doanh nghiệp: làm thế nào để một
người người muốn vào làm việc tại công ty và một người trong công ty không
muốn từ bỏ doanh nghiệp, điều này rất cần sự hỗ trợ của PR nội bộ. Phòng nhân
sự thường kết hợp chặt chẽ với bộ phận PR nhằm triển khai các chương trình cho
nội bộ doanh nghiệp. Bộ phận PR thay mặt cho bộ phận nhân sự chuyển tải những
chủ trương, chính sách mới đến nhân viên nhằm thấu hiểu lẫn nhau, thống nhất ý
chí, động viên mọi người trong cơng việc, nâng cao tính dân chủ và phát huy khả
năng sáng tạo.
1.2.2 Góp phần xây dựng và quảng bá thương hiệu
Trong bối cảnh thị trường hiện nay, các doanh nghiệp đều cố gắng tạo một
phong cách, hình ảnh, ấn tượng trong lòng khách hàng. Các doanh nghiệp định vị
và quảng cáo sản phẩm của doanh nghiệp bằng nhiều phương pháp: quảng cáo,
PR, giá cả… với mục tiêu đưa thương hiệu vào tâm trí khách hàng.
Trong đó, hoạt động PR có tác động tích cực trong việc quảng bá thương
hiệu với các chương trình hàng động được thiế kế tỉ mỉ, cẩn thận nhằm gặt hái
được sự thừa nhận của công chúng và thong tin đến họ những hoạt động và mục
tieu của doanh nghiệp. PR là một công cụ giao tiếp rất linh hoạt trong lĩnh vực
giao tiếp marketing.
PR hiện đang được ứng dụng rộng rãi bởi các tổ chức từ hoạt động phi lợi
nhuận đến hoạt động kinh doanh thương mại. Vai trị chính của PR là giúp doanh
10

nghiệp truyền tải các thông điệp đến khách hàng và những nhóm cơng chúng quan
trọng của họ. Khi truyền đạt các thông điệp này, PR giúp sản phẩm dễ đi vào
nhận thức của khách hàng, giúp họ liên tưởng đến sản phẩm mỗi khi đối diện với
thương hiệu.
PR ít mang tính thương mại do sử dụng các phương tiện trung gian, chứa
thông tin đa dạng, phong phú dễ gây cảm tình và dễ được cơng chúng chấp nhận,
nó mang tính tư vấn tiêu dùng và mang tính thực tế nhiều hơn.
Trong thực tế, hoạt động PR có thể nói là giải pháp tốt nhất cho doanh
nghiệp vì nó tạo hình ảnh tốt, hữu hình với chi phí thấp, tạo được tiếng vang khi
chuyển tải hình ảnh doanh nghiệp đến cơng chúng.
1.2.3 Bảo vệ công ty trước những cơn khủng hoảng
Kinh doanh ln tồn tại những rủi ro khó lường, quản lý rủi ro là chức năng
giúp doanh nghiệp xác định và giải quyết các vấn đề phát sinh có khả năng gây
ảnh hưởng lớn. Nhiệm vụ của bộ phận PR là nghiên cứu các khả năng có thể xảy
ra để đề phòng các cuộc khủng hoảng. Làm PR sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua
những sóng gió khi có khủng hoảng nhờ sự ủng hộ, bênh vực từ phía cộng đồng
trong việc cứu vãn uy tín và giữ gìn hình ảnh của doanh nghiệp.
Để xử lý khủng hoảng cần xác định nguyên nhân và phạm vi ảnh hưởng của
khủng hoảng tới cơng ty, thành lập nhóm chun trách để xử lý. Bộ phận PR xây
dựng thông điệp chủ chốt, chuẩn bị thông tin, xác định các công cụ truyền đạt tới
công chúng, liên tục bổ sung các thông tin cho tới khi kết thúc vụ việc. Sau khi kết
thúc khủng hoảng, bộ phận PR nội bộ phải kết hợp với công ty PR để lấy lại lòng
tin của cộng đồng.

11


CHƯƠNG 2: HOẠT ĐỘNG PR TẠI CÔNG TY TNHH HỘI NGHỊ SỰ

KIỆN VÀ DU LỊCH NAM VIỆT
2.1 Khái quát về công ty TNHH Hội nghị sự kiện và du lịch Nam Việt
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Cơng ty Trách nhiệm hữu hạn Hội nghị sự kiện và du lịch Nam Việt có trụ
sở tại số 8b - 99/142/2 Định Cơng Hạ, Hồng Mai, Hà Nội. Trong bối cảnh nền
kinh tế của đất nước ngày càng phát triển mạnh mẽ, chất lượng cuộc sống của
nhân dân được cải thiện và nâng cao rõ rệt theo đó là nhu cầu nghỉ ngơi, du lịch
cũng tăng . Để đáp ứng được nhu cầu đó một yêu rất cần thiết và cấp bách của xã
hội, ngày 6 tháng 5 năm 20012, Công ty trách nhiện hữu hạn Hội nghị sự kiện và
du lịch Nam Việt được thành lập. Cơng ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên
chuyên nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực hội nghị, sự kiện, lữ hành nội
địa. Là một công ty cổ phần kinh doanh song phát triển một cách mạnh mẽ hoàn
thành chỉ tiêu kế hoạch mà nhà nước đặt ra, công ty đã đem lại doanh thu cho
ngân sách nhà nước . Công ty góp phần khơng nhỏ vào cơng tác giải quyết việc
làm cho người lao động.
Công ty là một doanh nghiệp mới thành lập nhưng có vị trí khá vững chắc
trong ngành du lịch của nước nhà.
Công ty hoạt động kinh doanh trong 2 mảng chính đó là: Du Lịch, sự kiện.
Ngồi việc tổ chức các tour du lịch trong nước và quốc tế, tổ chức sự kiện
cơng ty cịn kinh doanh từng phần các dịch vụ cho thuê xe , đặt phòng khách sạn ,
hướng dẫn mua vé tàu , vé máy bay , làm visa , hộ chiếu ,.......
Sau hơn 3 năm hoạt động Công ty trách nhiệm hữu hạn Hội nghị sự kiện và
du lịch Nam Việt đã có những mối quan hệ rộng rãi với các công ty du lịch như :
OPEN TOUR , SING CAFE , TOSERCO ,VIETTRAVEL , THANG LONG
12


TOUR , SAI GON TOURRIST , ĐINH ANH TRAVEL, đồng thời để đảm bảo
cho việc đáp ứng các yêu cầu của khách trong chuyến du lịch , công ty thiết lập
mối quan hệ với các nhà cung cấp .

Cơ cấu tổ chức của cơng ty :

GIÁM ĐỐC

QUẢN LÍ

PHỊNG SỰ
KIỆN

KẾ TỐN

PHỊNG LỮ
HÀNH

Thực hiện mơ hình gọn nhẹ hiệu quả, chun nghiệp, với phương châm tăng
việc cho mỗi người chứ không tăng người cho mỗi việc. Công ty không ngừng lớn
mạnh về quy mơ , đa dạng hóa về loại hình sản phẩm, phát huy tối đa khả năng
của cán bộ công nhân viên để đáp ứng kịp thời yêu cầu của khách hàng trong xu
thế hội nhập và tồn cầu hóa .
2.1.2 Những thuận lợi và khó khăn trong hoạt động của doanh nghiệp
Có thể nói hoạt động marketing của các doanh nghiệp Việt Nam trong thời
kỳ hội nhập là một trong những hoạt động quan trọng nhất mà các doanh nghiệp
đều muốn đạt đến. Việt Nam gia nhập WTO từ năm 2006, trong thời kỳ hội nhập
toàn cầu vừa tạo ra những cơ hội cũng như thách thức rất lớn. Vấn đề đặt ra là các
13


doanh nghiệp cần biết tận dụng những thời cơ, phát huy thế mạnh của doanh
nghiệp, khắc phục những khó khăn để đạt được mục tiêu đặt ra.
Những thuận lợi mà công ty TNHH Hội nghị sự kiện và du lịch Nam Việt có

được đầu tiên phải kể đến cơ chế chính sách của Nhà nước trong việc khuyến
khích các doanh nghiệp kinh doanh, hoạt động trong lĩnh vực sự kiện, du lịch,
truyền thông, quảng bá… nhiều hành lang pháp lý ra đời áp dụng cho hoạt động
du lịch như : luật du lịch, quy chế biểu diễn, luật báo chí… Đời sống của người
dân được nâng cao, nhu cầu giải trí, du lịch, sử dụng sản phẩm tốt, mẫu mã đẹp,
chất lượng cao, giá cả hợp lý… đòi hỏi doanh nghiệp đáp ứng. Nhu cầu hưởng thụ
của người dân ngày càng tăng, đây là cơ hội cho các doanh nghiệp đẩy mạnh hoạt
động của mình nhằm thu hút khách hàng, tạo ra lợi nhuận cho cơng ty.
Bên cạnh đó sự phát triển của khoa học công nghệ là điều kiện giúp công ty
ứng dụng trong công tác truyền thông, quảng bá. Mơi trường xã hội hố, theo đó
doanh nghiệp có thể tự do cạnh tranh, giới thiệu sản phẩm của mình đến với khách
hàng.
Cơ hội đặt ra cho những người hoạt động PR trong cơng ty đó là sự phát triển
đột phá của các trang thiết bị thông tin, những hình ảnh về sản phẩm và doanh
nghiệp khơng cịn đơn điệu mà là những hình ảnh sống động và đa chiều. Các
doanh nghiệp có thể tận dụng mọi lợi thế của internet, của quan hệ truyền thông
để đưa những sản phẩm tốt nhất đến người tiêu dùng.
Thách thức đặt ra đối với công ty TNHH Hội nghị sự kiện và du lịch Nam
Việt đó là nhiều cơng ty về du lịch, sự kiện ra đời, Nam Việt phải đối mặt với
nhiều cạnh tranh về giá cả, ý tưởng, chất lượng dịch vụ… Yêu cầu về chất lượng
dịch vụ của khách hàng ngày càng cao, việc đáp ứng được nhu cầu của khách
hàng là một thách thức rất lớn. Hành lang pháp lý còn hạn chế.

14


Hoạt động PR chưa được lưu tâm đúng mức, do đó giá trị và hiệu quả của
hoạt động PR chưa được khai thác tối đa, công ty chưa đạt được những lợi ích to
lớn mà PR mang lại. PR chưa được xem là hoạt động bắt buộc và hữu ích cho
doanh nghiệp, thì hiển nhiên chưa có được kế hoạch dài hạn, chưa có ngân sách và

nhân sự riêng cho PR. Nếu chỉ hoạt động marketing hời hợt hay chỉ cần ngân sách
ít ỏi dành cho quảng cáo thì người làm PR cịn thiếu rất nhiều. Ngay cả những
cơng ty đã xem trọng PR thì ngân sách danhcho hoạt động này chỉ bằng 10%
quảng cáo, hoặc chi bằng một phần nhỏ trng ngân sách marketing của doanh
nghiệp.
Trong doanh nghiệp, người chủ đạo thực hiện các hoạt động có liên quan đến
PR khơng ai khác ngồi đích thân giám đốc, cho rằng PR là đi “quan hệ”, đi
“ngoại giao”. Bên cạnh đó, doanh nghiệp chỉ quan tâm đến quan hệ báo chí , từ
nhà báo đến tổng biên tập của các toà soạn. Thật ra đây mới chỉ là một trong
những nhóm cơng chúng mà doang nghiệp phải xây dựng quan hệ. Hiện nay, công
ty chỉ chú trọng đến việc xây dựng hình ảnh cơng ty trong mắt khách hàng, người
tiêu dùng, hỗ trợ cho việc kinh doanh hàng hoá. Với quan niệm PR là hoạt động
“quan hệ đối ngoại” hoặc “quan hệ báo chí” thì hoạt động PR trong cơng ty khó
phát triển đúng tầm vóc của nó.
Hơn nữa cạnh tranh trên thị trường du lịch, sự kiện ngày càng trở nên khốc
liệt với sự gia nhập của các công ty sự kiện truyền thông quốc tế, các công ty du
lịch lữ hành mới trong nước, đặc biệt là các cơng ty có quy mơ lớn.
Sự phát triển khoa học kỹ thuật sẽ làm biến đổi nhanh chóng xu hướng của
thị trường, năng lực cạnh tranh của các công ty hàng đầu. Các biến động không
lường trước được của nền kinh tế thị trường và thị trường tài chính, ngân hàng sẽ
ảnh hưởng trực tiếp đến các công ty chưa xây dựng được gói dịch vụ bền vững và
chiến lược dự phòng thoả đáng.
15


Bởi vậy, doanh nghiệp cần phải coi PR là một nghệ thuật, việc đào tạo nhân
sự, trang bị kỹ thuật về PR cần được coi trọng. Những người hoạt động PR trong
doanh nghiệp hiện nay hầu hết trưởng thành từ sự tích luỹ kinh nghiệm thực tiễn
và làm theo cách làm tiền lệ, do vậy PR chưa thực sự có sự sáng tạo, còn đơn điệu
và lặp lại theo cách mơ phỏng các mơ típ trước đó.

Những thách thức, khó khăn đặt ra cho các doanh nghiệp Việt Nam nói
chung và cơng ty Nam Việt nói riêng khiến các cơng ty phải rất tập trung để giải
quyết những khó khăn một cách triệt để, tận dụng các cơ hội để tạo ra được tiếng
vang đối với khác hàng trong nước và quốc tế.
2.2 Thực trạng hoạt động PR của công ty
2.2.1 Tổ chức sự kiện
Công ty đã tổ chức các sự kiện : Kỷ niệm ngày thành lập, ngày truyền thống
của công ty, hội nghị khách hàng, các loại hội nghị thường niên (tổng kết các kỳ,
đại hội cổ đơng…).
Phịng sự kiện phối hợp với các bộ phận trong công ty tổ chức các sự kiện,
các hoạt động quan trọng của công ty.
Sự kiện nội bộ công ty như kỷ niệm ngày thành lập, ngày truyền thống của
công ty, được tổ chức với sự tham gia của các nhân viên, các bộ phận liên quan.
Sự kiện mang tính nội bộ, thông qua sự kiện này các nhân viên được bộc lộ tài
năng, được tham gia các trò chơi vui nhộn, được giao lưu học hỏi lẫn nhau, tạo
nên sự gắn kết trong tồn thể nhân viên trong cơng ty, góp phần vào việc nâng cao
hiệu quả công việc.
Đối với các hội nghị thường niên thường có sự tham gia của trưởng ban các
bộ phận nhằm tổng kết hoạt động trong tháng, quý, lập chiến lược hoạt động trong
thời gian tiếp theo.
16


Sự kiện PR tiêu biểu đó là “ Du lịch từ thiện kết nối yêu thương”, đây là
chương trình kết hợp giữa du lịch và làm từ thiện được tổ chức bởi công ty Nam
Việt phối hợp với Hội Liên hiệp Phụ nữ quận Tây Hồ Hà Nội và cơ quan chính
quyền huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn. Đây là chương trình được tổ chức với mục
đích tạo ra sự trải nghiệm cho du khách, du khách vừa có thể đi du lịch, vừa kết
hợp làm từ thiện tại địa phương đó; đây là hoạt động có ý nghĩa lớn đối với những
người có hồn cảnh khó khăn tại đây. Chương trình nhận được sự đánh giá cao

của du khách và các cơ quan truyền thơng địa phương. Tồn bộ hành trình được
quay video phát trên VTV2, You Tube và trên trang web của công ty. Thông qua
sự kiện này, hình ảnh cơng ty được quảng bá rộng rãi, tạo ấn tượng tốt đối với
khách hàng.
Một số sự kiện tổ chức cho các công ty khác như công ty TNHH Sy
Techvina, công ty Suntech… được tổ chức thành công đem lại uy tín và lợi nhuận
cho doanh nghiệp.
2.2.2 Quan hệ truyền thơng báo chí
Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ như Cơng ty Nam Việt, hoạt động PR có
vai trị quan trọng đối với xây dựng thương hiệu. Trong các cơng cụ của PR, báo
chí là một trong những kênh quan trọng nhất để tạo dựng hình ảnh, thương hiệu,
quan hệ tốt đẹp với cộng đồng, khách hàng.
Từ khi thành lập đến nay, Nam Việt đã triển khai các hoạt động truyền thơng
trên báo chí, xây dựng trang web riêng để quảng bá hình ảnh cơng ty
(namviettour.vn), có Fanpage trên Facebook để chia sẻ những kinh nghiệm của
mọi người . Thơng tin về các tour du lịch trong và ngồi nước được giới thiệu đầy
đủ trên trang web: Namviettour.vn.

17


Đối với các sự kiện quảng bá hình ảnh cho cơng ty, các hoạt động truyền
thơng, báo chí là hoạt động quan trọng. Tạo dựng các mối quan hệ với phóng viên,
nhà báo, viết bài đăng tải trên trang web hay thơng cáo báo chí là cơng việc của
nhân viên làm PR trong cơng ty. Trong hành trình “Du lịch từ thiện, kết nối yêu
thương – sẻ chia hạnh phúc” vai trị của truyền thơng là tối quan trọng trong sự
thành công của sự kiện.
Nam Việt là công ty mới thành lập trong vài năm trở lại đây, đối với một
cơng ty cịn non trẻ về kinh nghiệm và nguồn tài chính cịn hạn chế, bởi vậy
nguồn ngân sách cho hoạt động truyền thơng, báo chí khơng lớn nên hoạt động

này khá khiêm tốn.
2.2.3

Thực hiện các tour du lịch
Du lịch lữ hành là hoạt động chủ chốt của công ty, do vậy PR cho hoạt động
này là điều được ưu tiên hàng đầu, nhằm xây dựng mối quan hệ tốt đẹp đối với
khách hàng, hỗ trợ cộng đồng địa phương nơi du lịch. Bên cạnh những tour du
lịch nước ngoài, cơng ty cịn tổ chức các tour trong nước với mục đích kết hợp du
lịch và làm từ thiện. Trang web được xây dựng dành riêng cho loại hình này là
dulichtuthien.com.vn. Hành trình du lịch từ thiện được tổ chức nhằm đáp ứng nhu
cầu trải nghiệm, được chia sẻ của du khách, đem lại giá trị nhân văn cho xã hội.
Công ty đã thực hiện một số tour du lịch từ thiện tại Bắc Kạn, Sapa, Hà
Giang, tặng quà cho các gia đình có hồn cảnh khó khăn tại địa phương. Đây là
dịp để công ty thể hiện được trách nhiệm xã hội của mình, đồng thời tạo được ấn
tượng tốt đẹp cho người dân và du khách.
Trong hoạt động của cơng ty, phịng lữ hành có nhiệm vụ tổ chức các tour du
lịch, hướng dẫn, điều hành các tour du lịch. Một số tour du lịch nội địa của công
ty được nhiều du khách lựa chọn :
18


S

Tour du lịch

Thời

TT

gian

1

HÀ NỘI-HẢI PHÒNG-CÁT BÀ-HÀ
NỘI

2

2đêm

HÀ NỘI-HẠ LONG-TUẦN CHÂUHÀ NỘI

3

3ngày
3ngày
2đêm

HÀ NỘI-SẦM SƠN-HÀ NỘI

3ngày

Phươ
ng tiện
ơtơ ,
tàu cao tốc
ơtơ ,
tàu
Ơtơ

2đêm

4

HÀ NỘI-HỊN TRỐNG MÁI-CHÙA
CƠ TIÊN-HÀ NỘI

5

HÀ NỘI-Q BÁC-CHỢ CẢNG
ĐIỆN TỬ-HÀ NỘI

6

HÀ NỘI-CỬA LỊ-LÀNG SEN-Q
BÁC-HÀ NỘI

7

3ngày

Ơtơ

2đêm
4ngày

ơtơ

3đêm
2ngày

Ơtơ

3đêm

HÀ NỘI-MĨNG CÁI-TRÀ CỔ-

4 ngày

Ơtơ

3ngày

tàu

ĐƠNG HƯNG-HÀ NỘI
8

HÀ NỘI-SA PA-HÀ NỘI

4đêm
9

HÀ NỘI-SAPA-HÀ KHẨU-HÀ NỘI

4ngày

hỏa
Ơtơ

5đêm
1

0

ĐỘNG PHONG NHA-SUỐI BANGVĨNH MỐC

1

5ngày

Ơtơ

4đêm

HÀ NỘI-HUẾ-BÃI BIỂN LĂNG CÔ

5 ngày

1

tàu
hỏa

1

HÀ NỘI-NHA TRANG-ĐÀ LẠT

2

6ngày
7đêm

19

tàu
hỏa


1

HÀ NỘI-HUẾ -ĐÀ NẴNG -HỘI AN

3

7ngày
6đêm

L

HÀ NỘI-PHONG NHA-NHẬT LỆ

1

HÀ NỘI-HUẾ-LĂNG CƠ

5
1

HÀ NỘI-THIÊN CẦM

6
1

HÀ NỘI-NHẬT LỆ-PHONG NHA-

7

ĐÁ NHẢY
1

XANH
1

9
2
0

5đêm
4ngày
4đêm
4ngày
3đêm
4ngày
3đêm

HÀ NỘI-BA VÌ-AO VUA-KHOANG

8

4ngày

2ngày

1đêm

HÀ NỘI-TAM ĐẢO
HÀ NỘI-HỒ NÚI CỐC

2ngày
1đêm
2ngày
1đêm

tàu
hỏa
Ơtơ
tàu
hỏa
Ơtơ
Ơtơ
Ơtơ
Ơtơ
Ơtơ

Các chương trình này là các chương trình trọn gói trong khoảng từ 1 đến 7
ngày được rất nhiều khách du lịch ưa thích. Khơng những vậy, đội ngũ nhân viên
của công ty luôn nhanh nhạy , năng động trong việc nắm bắt được các sự kiện du
lịch từ đó tạo ra các chương trình thực sự thu hút sự chú ý của khách du lịch, kết
hợp với sự quảng cáo , giới thiệu sản phẩm tới các đối tượng khách hàng , đã
khiến số lượng khách du lịch dến với công ty ngày càng đông . Các chương trình
du lịch của cơng ty xây dựng theo lịch trình phù hợp với nhu cầu và mong muốn
của khách hàng .

20


21


CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
HOẠT ĐỘNG PR TẠI CÔNG TY TNHH HỘI NGHỊ SỰ KIỆN VÀ DU
LỊCH NAM VIỆT
3.1 Giải pháp bên trong doanh nghiệp
3.1.1 Đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp
Hiện tại, cơng ty Nam Việt đã có đội ngũ nhân viên chuyên về hai mảng du
lịch và sự kiện hoạt động nhiệt tình, sáng tạo nhưng chưa có bài bản, chưa nắm
vững được các hoạt động của tồn cơng ty, do bộ phận sự kiện và du lịch cần
thường xuyên làm việc qua lại nên phân tán nhân lực, chưa thấy dược sự tách biệt
giữa hai lĩnh vực này.
Cần đào tạo đội ngũ nhân viên để họ có thể nắm rõ hoạt động trong cả hai
lĩnh vực sự kiện và du lịch. Sau khi đào tạo đội ngũ này phải xác định được khách
hàng mục tiêu của công ty và tiếp cận để giới thiệu về cơng ty; có kỹ năng về giao
tiếp, thuyết phục, thu thập và xử lý thông tin; lập kế hoạch PR, marketing để qảng
bá thương hiệu; tạo lập mối quan hệ rộng rãi với các đối tác…
Bên cạnh đó, cơng ty cần mở lớp đào tạo nâng cao kỹ năng quản lý để họ có
khả năng quản lý nhân viên tốt hơn, nhất là quản lý bậc trung, các trưởng phịng,
trưởng ban. Từ đó họ có cách đốc thúc nhân viên từ tác phong cho đến giờ giấc
làm việc. Đó cũng chính là cách để cho các trưởng bộ phận ngồi trách nhiệm
chun mơn cịn phải có cả trách nhiệm quản lý nhân viên dưới quyền, như vậy
mới có thể kiểm sốt được nhân viên tránh tình trạng họ khơng làm việc đúng
chun mơn và tác phong nghề nghiệp.
3.1.2 Xây dựng chương trình PR dành riêng cho công ty
Bước vào một thời kỳ công nghiệp hiện đại hố, Nam Việt phát triển với tư

cách một cơng ty du lịch và sự kiện có tiềm năng và triển vọng phát triển với
22


nhiều khách hàng trong nước và quốc tế. Song điều quan trọng là phải xây dựng
trong lịng cơng chúng hình ảnh của một cơng ty có bản sắc riêng, ấn tượng riêng.
Đó chính là hình ảnh mà cơng chúng nhớ đến cơng ty, hay nói một cách khác, làm
PR lúc này chính là định vị hình ảnh của Nam Việt trong mắt cơng chúng. Vậy có
thể thực hiện chiến dịch PR: Tổ chức sự kiện với tư cách vừa là đơn vị thực hiện
vừa là đơn vị tổ chức.
Ban đầu có thể xây dựng nhiều sự kiện nhỏ nhưng ý nghĩa khi có tiềm lực về
tài chính lớn mạnh hơn có thể tổ chức những chương trình lớn. Trong cuộc cạnh
tranh giữa các công ty du lịch và sự kiện, đây là điểm nhấn cho hoạt động của
công ty.
Bên cạnh đó, việc kết hợp tốt giữa PR với các hình thức tuyên truyền, quảng
bá khác có thể làm tăng hiệu quả trong việc đưa hình ảnh cơng ty trở nên gần gũi
hơn với công chúng. Các doanh nghiệp muốn thành công không chỉ sử dụng PR
một cách đơn thuần mà cần biết kết hợp PR với những hình thức quảng bá khác
nhằm thúc đẩy sự tăng trưởng của công ty như: tạo ra các sự kiện, ngày kỷ niệm,
viết sách, giành một giải thưởng trong kinh doanh, tham gia các chương trình phổ
biến, tư vấn miễn phí, làm cơng tác xã hội…
3.1.3 Sự quan tâm đối với khách hàng
Trong kinh doanh muốn thành cơng thành cơng thì câu nói “khách hàng là
thượng đế” luôn luôn đúng. Nhưng các doanh nghiệp của chúng ta nói chu và
Nam Việt nói riêng thường có xu hướng ít quan tâm đến khách hàng nếu một khi
có được cảm tình của họ dẫn đến sự mất tín nhiệm của họ. Chính vì vậy nên cơng
ty không nên chủ quan, lơ là trong công tác phục vụ. Và điều quan trọng trong lúc
này là công ty phải nâng cao chất lượng chăm sóc cho các khách hàng thì mới có
thể đáp ứng được nhu cầu cũng như cạnh tranh của thị trường. Đối với khách hàng
cũ, cần thường xuyên lien lạc, có thể bằng cách này hoặc cách khác để biết được

23


kế hoạch sắp tới của tổ chức. Đồng thời không ngừng thăm dò phản ánh của khách
hàng qua các chương trình, các kế hoạch PR đã làm, để từ đó rút kinh nghiệm cho
những kế hoạch PR lần sau. Lắng nghe và vận dụng sáng tạo cũng là một trong
những bí quyết để thành cơng trong PR. Nhưng điều quan trọng nhất của người
làm PR là sự chân thành, vì vậy sự quan tâm ở đây không chỉ là sự quan tâm để
nhằm mục đích kiếm tiền mà thực sự phải thực tâm: thực tâm học hỏi, chia sẻ nỗi
băn khoăn của khách hàng. Nếu như vậy mới có thể giữ được khách hàng dài lâu,
cũng như kéo khách hàng về với tổ chức.
Bên cạnh đó cơng ty cần quan tâm nhiều hơn đến nhiều nhóm đối tượng
trong cộng đồng. Hiện nay các công ty, doanh nghiệp trong cả nước chỉ quan tâm,
chú ý công tác PR trong việc xây dựng hình ảnh trong mắt người tiêu dùng, khách
hàng, cịn với các đối tượng khác như cổ đông, ngân hàng, các trường đại học, các
nhà phân phối vẫn chưa được quan tâm đúng mức. Bởi vậy công ty cần tăng
cường giao lưu hơn đối với các nhóm đối tượng này.
Chẳng hạn đối với các trường đại học, cơng ty có thể đầu tư tài trợ cho
những sinh viên có kết quả học tập xuất sắc ở lĩnh vực du lịch hoặc sự kiện, sau
khi ra trường có thể làm việc cho công ty. Đây cũng là một cách quảng bá hình
ảnh cho cơng ty, chứng tỏ cơng ty coi trọng người tài, từ đó thu hút được những
người thật sự có tài năng đến với tổ chức.
Đối với các ngân hàng, Nam Việt cần mở rộng phạm vi mối quan hệ với các
ngân hàng khác như Ngân hàng Công thương Việt Nam, Ngân hàng Á Châu,
Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam… Có được mối quan hệ tốt đẹp với các
ngân hàng sẽ tạo điều kiện hơn cho việc vay vốn tín dụng, mở rộng hoạt động của
cơng ty.

24

Cơng ty cần chủ động tìm kiếm khách hàng tiềm năng, cần tăng cường viết
và gửi đi những thông cáo báo chí, các bài viết PR… qua các trang web, làm như
vậy có thể tiếp cận với đơng đảo khách hàng.
3.2 Giải pháp bên ngoài doanh nghiệp
3.2.1 Tăng cường quan hệ với chính quyền trên lĩnh vực pháp lý, quản lý
nhà nước
Đó chính là tăng cường sự hợp tác giữa cơ qua quản lý nhà nước với công ty
Nam Việt. Bởi vì khi một chiến dịch PR có sự đồng ý và ủng hộ của cơ quan quản
lý nhà nước thì đó là một thuận lợi lớn. Bắt tay vào triển khai một kế hoạch PR
nào đó thì đối tượng này là đối tượng đầu tiên phải nghĩ đến.
Quan hệ với chính quyền là một trong những ( vận động hành lang), mặc dù
khơng có nhiều người ủng hộ việc xây dựng các mối quan hệ này vì cho rằng đó là
những “chạy trọt” . Nhưng thực ra những hoạt động này hồn tồn có thể là hoạt
động lành mạnh giúp tổ chức giải quyết được nhiều vấn đề liên quan đến nhiều
lĩnh vực trong quá trình thực hiện các chiến dịch PR hiệu quả. Tại sao họ lại có
tiếng nói quan trọng đối với PR như vậy ? Bởi vì những người này là người đại
diện cho tiếng nói của nhân dân, tiếng nói của mộ người tương đương với tiếng
nói của vạn người. Nếu cơng ty có được sự ủng hộ của nhóm cơng chúng này thì
có được sự thuận lợi lớn. Song người làm PR cho công ty cũng phải hiểu rằng:
hợp tác với nhóm cơng chúng này cũng đồng nghĩa là hoàn toàn lúc nào cũng xuôi
theo họ để kiếm lợi, nhất là biết rằng đang có những quan chức lợi dụng tổ chức
mình để làm những điều khơng trong sáng.
3.2.2 Tìm kiếm và xây dựng các mối quan hệ với các đối tác hỗ trợ
Công ty TNHH Hội nghị sự kiện và du lịch Nam Việt là công ty mới thành
lập nên các mối quan hệ với các đối tác hỗ trợ còn rất hạn chế. Do vậy mỗi khi lên
25