Hiện đại hóa công tác văn thư tại viện hàn lâm khoa học và công nghệ việt nam (tt)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
---/---

BỘ NỘI VỤ
---/---

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THANH HÀ

HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN HÀN
LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM

Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 60.34.82

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI, NĂM 2016


Công trình được hoàn thành tại: Học viện Hành chính Quốc gia

Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Bùi Nam

Phản biện 1:………………………………………………………….

Phản biện 2:………………………………………………………….

Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện
Hành chính Quốc gia

Địa điểm: Phòng họp …....., Nhà...... - Hội trường bảo vệ luận văn thạc
sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia
77 – Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội
Thời gian: vào hồi …… giờ …… tháng …… năm 2016

Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia
hoặc trên trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành chính
Quốc gia


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản,
chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,…
được gọi chung là công tác văn thư đã trở thành một thuật ngữ quen
thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên, không thể thiếu
của mọi cơ quan, tổ chức. Ngay từ khi cách mạng tháng Tám thành công,
Nhà nước ta đã có những quy định cụ thể về công tác này. Sau một thời
gian xây dựng bộ máy nhà nước, công tác văn thư lần đầu tiên được đề
cập một cách có hệ thống trong Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và
công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963 của
Chính phủ. Sau hơn 40 năm áp dụng và qua nhiều biến động của lịch sử,
năm 2004, một bản Nghị định mới về công tác văn thư của Chính phủ
thay cho Nghị định 142/CP, đó là Nghị định 110/2004-CP được ban
hành ngày 8/7/2004.
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người,
nhiều bộ phận. Vì vậy, làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ
thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ
quan, tổ chức và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các

cơ quan, tổ chức từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương
trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị
với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết
công việc... đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin
càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu
quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn
khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông
tin từ văn bản. Đặc biệt, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ tạo điều kiện
thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các
cơ quan, tổ chức là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện
hành. Khi làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều
được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ,
1


nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu
trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị,
thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu
hàng ngày và lâu dài về sau.
Quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra hiện nay là hệ quả của sự phát
triển vô cùng mạnh mẽ, mang tính chất đột biến của khoa học và công
nghệ cao, nhất là công nghệ thông tin. Các phương tiện hiện đại của
công nghệ thông tin, trước hết là mạng Internet, mạng viễn thông toàn
cầu, cáp quang xuyên đại dương, các mạng kết nối siêu lộ thông tin,…
đã tạo ra kết cấu hạ tầng kỹ thuật của toàn cầu hóa. Nếu chỉ xét riêng về
mặt này thì toàn cầu hóa hiện nay là sản phẩm, là thành quả của văn
minh nhân loại, do vậy mà tất cả các quốc gia, tất cả các dân tộc không
những có cơ hội để tiếp nhận những sản phẩm và thành quả đó, mà còn
có quyền và cần phải tìm cách tham gia vào chính quá trình ấy, để góp
phần tiếp tục thúc đẩy sự tiến bộ của nhân loại.

Cùng với sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ, trên
thực tế công tác văn thư trong các cơ quan cũng ngày càng được củng cố,
nhất là trong giai đoạn hội nhập quốc tế hiện nay. Những thành tựu khoa học
và công nghệ tin học đã tác động mạnh mẽ đến quy trình quản lý. Điều đó
đòi hỏi phải cải cách nền hành chính cũ, phải sắp xếp lại bộ máy, bố trí lại
nhân sự để theo kịp với những tiến bộ chung của thế giới. Theo đó, việc hiện
đại hóa công tác văn thư - đổi mới toàn bộ công việc liên quan đến soạn
thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện
hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ
quan, tổ chức là điều kiện tiên quyết trong quá trình hội nhập.
Xuất phát từ sự cần thiết phải hiện đại hóa công tác văn thư, cùng
với những kinh nghiệm công tác tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công
nghệ Việt Nam, tôi đã lựa chọn đề tài nghiên cứu: “ Hiện đại hóa công
tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam” làm
đề tài luận văn tốt nghiệp của mình. Tôi mong muốn thông qua đề tài
này có thể đóng góp những giá trị nghiên cứu thực tiễn về thực trạng
công tác văn thư của Viện và đề xuất những giải pháp góp phần hiện đại
2


hóa công tác văn thư của Viện nói riêng, của các cơ quan, tổ chức trong
hệ thống nhà nước nói chung.
2. Tình hình nghiên cứu của đề tài
Trong những năm gần đây ở Việt Nam, việc tìm kiếm các giải
pháp hiện đại hóa công tác văn thư ở các cơ quan nhà nước nói chung đã
thu hút được sự quan tâm của nhiều nhà khoa học, các nhà quản lý và
các nghiên cứu sinh, các học viên cao học với nhiều phạm vi, góc độ
nghiên cứu khác nhau.
Đến nay đã có nhiều cuốn giáo trình nghiên cứu khoa học về
công tác văn thư được công bố, hay một số chuyên khảo về lĩnh vực này

cũng đã được xuất bản như cuốn:
- Giáo trình Văn bản quản lý nhà nước và công tác văn thư lưu
trữ trong các cơ quan nhà nước của Học viện Hành chính Quốc gia (Nxb
Giáo dục 1997) cung cấp những kiến thức cơ bản về văn bản quản lý nhà
nước và những hiểu biết về công tác văn thư trong cơ quan nhà nước;
- Hướng dẫn soạn thảo văn bản lập quy của TS. Lưu Kiếm
Thanh (Nxb Thống kê 1999). Cuốn sách là tài liệu hướng dẫn, tham
khảo một cách đầy đủ, cụ thể về cách thức thực hiện soạn thảo các
văn bản lập quy;
- Soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức của
Tạ Hữu Ánh (Nxb. Lao động 2008) cho độc giả một cái nhìn tổng
quan về việc soạn thảo và ban hành văn bản trong các cơ quan, tổ
chức nói chung;
- Nghiệp vụ văn thư lưu trữ của Hoàng Lê Minh (Nxb Văn hóa
thông tin 2009) đã trình bày những nội dung, những bước cơ bản trong
công tác văn thư lưu trữ, có tính hướng dẫn nghiệp vụ khá chi tiết cho
những người làm công tác văn thư lưu trữ;
- Kỹ năng nghiệp vụ hành chính của TS. Nguyễn Văn
Hậu (Nxb Lao động) cung cấp cho độc giả những kiến thức cụ
thể về nghiệp vụ hành chính bao gồm những nội dung gì, và cần
những kỹ năng gì để thực hiện nghiệp vụ hành chính;

3


- Hỏi đáp về công tác văn thư, lập hồ sơ và lưu trữ đối với các
cơ quan, tổ chức của TS. Nguyễn Thị Hà và TS. Nguyễn Văn Hậu đồng
chủ biên (Nxb Chính trị Quốc gia)…
Ngoài ra, còn có một số luận văn thạc sĩ Quản lý công, Quản lý
hành chính công, hành chính học cũng nghiên cứu vấn đề này như luận

văn thạc sĩ:
- Hoàn thiện Quản lý nhà nước đối với công tác văn thư trong
giai đoạn hiện nay của nước ta của Nguyễn Thị Trà (2001);
- Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trong văn phòng UBND
quận, huyện đáp ứng yêu cầu cải cách Hành chính nhà nước hiện nay
của Đào Ngọc Quang (2004);
- Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trong bối cảnh cải cách
hành chính tại Đại học Văn hóa Hà Nội của Lê Thị Bích Thuận (2008);
- Quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ ở UBND
phường trên địa bàn quận Gò Vấp - Thành phố Hồ Chí Minh của Phạm
Văn Năm (2010);
- Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu trữ của Sở Y tế
Đăk Lăk của Kiều Xuân Lợi (2011)…
Các công trình khoa học nêu trên đã đề cập một cách trực tiếp
hoặc gián tiếp đến những giải pháp hoàn thiện chất lượng công tác văn
thư ở những mức độ, phạm vi nghiên cứu rộng, hẹp khác nhau. Đây là
nguồn tài liệu tham khảo rất quan trọng và quý giá cho tôi khi sử dụng
tham khảo nghiên cứu để viết luận văn cao học của měnh. Tuy nhięn,
cũng cần thấy rằng, cho đến nay chưa có một công trình hay đề tài
nghiên cứu khoa học nào đi sâu nghiên cứu một cách cụ thể về hiện đại
hóa công tác văn thư ở các đơn vị sự nghiệp - viện nghiên cứu. Bằng
những kiến thức đã được học trong chương trình đào tạo thạc sĩ quản lý
công, tôi hy vọng sẽ đánh giá được chất lượng công tác văn thư của Viện
Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam trong thời gian qua và đề
xuất những giải pháp để hiện đại hóa công tác văn thư của Viện.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục đích nghiên cứu
4

Đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn
lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam trong những năm gần đây, để từ
đó đề xuất được một số giải pháp nhằm góp phần tăng cường hiện đại
hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt
Nam trong thời gian tới.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Xây dựng cơ sở lý luận về công tác văn thư, nội dung công tác
văn thư, hiện đại hóa công tác văn thư.
- Nghiên cứu, khảo sát, đánh giá chất lượng hiện đại hóa công tác văn
thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam giai đoạn từ năm
2013 đến nay.
- Đánh giá những mặt đạt được, những mặt còn hạn chế trong
công tác văn thư của Viện, nguyên nhân của những hạn chế đó.
- Đề xuất những giải pháp nhằm tăng cường hiện đại hóa công
tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam trong
thời gian tới.
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa
học và Công nghệ Việt Nam.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Phạm vi không gian: Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ
Việt Nam
+ Phạm vi thời gian: Từ năm 2013 đến nay
5. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu của đề tài
- Cơ sở lý luận của đề tài là dựa trên lý luận của chủ nghĩa Mác Lênin về nhà nước và pháp luật; hệ thống các quan điểm chỉ đạo, định
hướng của Đảng và Nhà nước trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại
hóa đất nước; các Thông tư, hướng dẫn về công tác văn thư - lưu trữ; các
tài liệu tham khảo, các công trình nghiên cứu khoa học về công tác văn
thư trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị.
- Phương pháp nghiên cứu của đề tài là: phương pháp Quan sát,

phương pháp Phân tích - tổng hợp, phương pháp thống kê - so sánh,
5


phương pháp điều tra xã hội học và một số phương pháp nghiên cứu
khoa học khác…
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
Kết quả nghiên cứu đề tài luận văn sau khi bảo vệ thành công sẽ
là tài liệu phong phú bổ sung thêm cơ sở lý luận, những giải pháp thiết
thực về việc đẩy mạnh hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm
Khoa học và Công nghệ Việt Nam nói riêng, các cơ quan nhà nước nói
chung.
Các giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư của Viện
Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam có thể được tiếp tục nghiên
cứu để áp dụng trên thực tế với phạm vi rộng rãi hơn.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài mục lục, danh mục chữ viết tắt, phần mở đầu, kết luận,
danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn chia thành 3 chương:

Chương 1.Những vấn đề lý luận về hiện đại hóa công tác văn thư
Chương 2.Thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện
Hàn lâm Khoa học và Công nghệ giai đoạn 2013 đến nay
Chương 3.Phương hướng và giải pháp tăng cường hiện đại
hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt
Nam hiện nay

6


Chương 1

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Những vấn đề chung về công tác văn thư
Khái niệm công tác văn thư
Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về công tác văn thư
và quản lý nhà nước về công tác văn thư, được áp dụng đối với các cơ
quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã
hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang
nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức), công tác văn thư bao
gồm “các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và
tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ
chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư” (Điều 2).
1.1.2. Vị trí , vai trò của công tác văn thư
1.1.2.1. Vị trí
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản
lý nói chung. Trong văn phòng, công tác văn thư là hoạt động không thể
thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội
dung hoạt động của văn phòng.
1.1.2.2. Vai trò
- Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của
các cơ quan;
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất
lượng công tác của cơ quan;
- Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng chống tệ quan
liêu, giấy tờ;
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí
mật cơ quan;
- Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ.
1.1.3. Yêu cầu đối với công tác văn thư
Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn

thư ở các cơ quan phải bảo đảm các yêu cầu dưới đây:
1.1.3.1. Nhanh chóng
1.1.
1.1.1.

7


1.1.3.2. Chính xác
1.1.3.3. Bí mật
1.1.3.4. Khoa học và hiện đại
1.1.4. Nội dung công tác văn thư
1.1.4.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
1.1.4.2. Quản lý và giải quyết văn bản
- Quản lý văn bản đến
- Quản lý văn bản đi
1.1.4.3. Quản lý và sử dụng con dấu
1.1.4.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của các cơ
quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội
1.2. Hiện đại hóa công tác văn thư
1.2.1. Khái niệm hiện đại hóa, hiện đại hóa công tác văn thư
1.2.1.1. Hiện đại hóa
Trong giới hạn luận văn nghiên cứu, tác giả xin được giới hạn
cách hiểu về khái niệm “hiện đại hóa” một cách dễ hiểu, súc tích như
sau: Hiện đại hóa là quá trình ứng dụng và trang bị những thành tựu
khoa học và công nghệ tiên tiến, hiện đại vào quá trình chuyển đổi sản
xuất, kinh doanh, dịch vụ và quá trình phát triển kinh tế - xã hội.
1.2.1.2. Hiện đại hóa công tác văn thư
Hiện nay, có nhiều cách hiểu về hiện đại hóa công tác văn thư,
đối với quan điểm của tác giả luận văn cho rằng: Hiện đại hóa công tác

văn thư là việc áp dụng những thành tựu khoa học, sử dụng phương
tiện kỹ thuật hiện đại trong công tác văn thư.
1.2.2. Nội dung hiện đại hóa công tác văn thư
Thứ nhất, công tác văn thư là hoạt động có chức năng đảm bảo
thông tin cho hoạt động quản lý, việc ứng dụng thành tựu công nghệ
thông tin vào hiện đại hóa công tác văn thư là một yêu cầu tất yếu.
Thứ hai, việc nghiên cứu ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan,
thực chất là một phương pháp quản lý mới nhằm hệ thống hóa và cụ thể
hóa các thủ tục hành chính ứng với từng công việc theo một trình tự nhất
định đã được quy định ở nhiều văn bản pháp luật và các quy định, quy
chế của từng cơ quan.
8


Thứ ba, hiện đại hóa công tác văn thư cũng cần quan tâm đến
việc triển khai thực hiện cơ chế “một cửa” hiệu quả. Muốn thực hiện tốt
được nội dung này, cần làm tốt việc liên kết với cổng thông tin Chính
phủ điện tử, có sự kết nối liên thông phần mềm quản lý văn bản với
Chính phủ điện tử.
1.2.3. Các yếu tố tác động đến hiện đại hóa công tác văn thư
1.2.3.1. Môi trường làm việc
- Thông thoáng
- Tiếng ồn
- Màu sắc
- Ánh sáng
1.2.3.2. Trang thiết bị và khoa học kỹ thuật
1.2.3.3. Trình độ của cán bộ văn thư
TIỂU KẾT CHƯƠNG 1
Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành

văn bản, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con
dấu trong các cơ quan, tổ chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối,
chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng và nhà nước; báo cáo, liên hệ
giữa các cơ quan, tổ chức, các ngành, các cấp trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức.
Xuất phát từ thực tiễn của đất nước và nhu cầu quản lý xã hội,
yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư cho các cơ quan, đơn vị từ trung
ương đến địa phương hiện nay, trong đó có các Viện nghiên cứu là một
hoạt động cấp thiết, có tính thực tiễn cao. Đặc biệt, khi Việt Nam đang
bước vào thời kỳ Công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập kinh tế quốc
tế, thì nhu cầu về thông tin, cụ thể là các văn bản, phục vụ cho hoạt động
quản lý ngày càng lớn và đa dạng. Do đó, hiện đại hóa công tác văn thư
trong các cơ quan, tổ chức càng có vai trò quan trọng hơn bao giờ hết.
Để nghiên cứu, đánh giá việc thực hiện hiện đại hóa công tác văn
thư tại Viện Hàn Lâm Khoa học và Công nghệ Hà Nội thì cần nắm rõ
các vấn đề lý luận đã trình bày trong Chương này. Đồng thời, đây cũng
là cơ sở để đề xuất các nhóm giải pháp, biện pháp nhằm thực hiện có
hiệu quả việc hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện nói riêng, các cơ
quan, tổ chức quản lý nói chung.
9


Chương 2
THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM
GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2013 ĐẾN NAY
2.1.
2.1.1.

Khái quát về Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

Vị trí, chức năng
Nghị định số 108/2012/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày
25/12/2012 quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam.
Theo đó, Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam
(Viện HLKH&CN Việt Nam) là cơ quan thuộc Chính phủ, thực hiện
chức năng nghiên cứu cơ bản về khoa học tự nhiên và phát triển công
nghệ; cung cấp luận cứ khoa học cho công tác quản lý khoa học, công
nghệ và xây dựng chính sách, chiến lược, quy hoạch phát triển kinh
tế, xã hội; đào tạo nhân lực khoa học, công nghệ có trình độ cao theo
quy định của pháp luật.
2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:
- Trình Chính phủ dự thảo Nghị định quy định, sửa đổi, bổ sung
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm
Khoa học và Công nghệ Việt Nam
- Trình Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập mới, đổi tên, tổ
chức lại, giải thể các tổ chức, đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học
và Công nghệ Việt Nam thuộc thẩm quyền của Thủ tướng.
- Về nghiên cứu khoa học và công nghệ
- Đào tạo nhân lực khoa học, công nghệ có trình độ cao; tổ chức
đào tạo sau đại học về khoa học tự nhiên và công nghệ theo quy định của
pháp luật.
- Báo cáo và cung cấp thông tin động đất, cảnh báo sóng thần với
cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
- Tuyên truyền, phổ biến kiến thức, kết quả nghiên cứu khoa học
và phát triển công nghệ đáp ứng yêu cầu phát triển thị trường khoa học,
công nghệ.
10

- Tham gia thẩm định trình độ công nghệ, xét duyệt luận chứng
kinh tế - kỹ thuật các công trình trọng điểm theo sự phân công của cơ
quan nhà nước có thẩm quyền.
- Quyết định các dự án đầu tư của Viện Hàn lâm Khoa học và
Công nghệ Việt Nam theo quy định của pháp luật.
- Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ
cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số người làm việc trong đơn
vị sự nghiệp công lập; quyết định luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn
nhiệm, khen thưởng, kỷ luật; chế độ chính sách, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ,
công chức, viên chức thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
- Về tài chính, tài sản
- Thực hiện hợp tác quốc tế về khoa học, công nghệ theo quy định
của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ
tướng Chính phủ giao.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy
 Về lãnh đạo Viện
Viện HLKH&CN Việt Nam có:
01 Chủ tịch:
GS.VS. Châu Văn Minh
04 Phó Chủ tịch:
1. GS.TS. Nguyễn Đình Công
2. GS.TS Phan Ngọc Minh
3. PGS.TS. Phan Văn Kiệm
4. PGS.TS. Phạm Ngọc Lãng

-

 Về các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện
Văn phòng: 93 cán bộ, công, nhân viên
Ban Tổ chức cán bộ: 13 cán bộ
Ban Kế hoạch - Tài chính: 17 cán bộ
Ban Hợp tác quốc tế: 11 cán bộ
Ban Kiểm tra: 06 cán bộ
Ban Ứng dụng và triển khai công nghệ: 09 người
Văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh: 15 cán bộ
Các tổ chức đoàn thể
11


 Về các đơn vị trực thuộc
- Các Viện nghiên cứu:
- Các đơn vị sự nghiệp do Chính phủ thành lập
- Các đơn vị sự nghiệp do Chủ tịch Viện thành lập
- Các đơn vị tự trang trải kinh phí
- Các doanh nghiệp: Công ty TNHH một thành viên ứng dụng
công nghệ mới và du lịch
- Các Ban quản lý, chương trình.
2.1.4. Nhân lực khoa học của Viện
Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam có tổng số trên
4000 cán bộ, viên chức, trong đó có 2649 cán bộ trong chỉ tiêu biên chế
được giao; 44 GS, 161 PGS, 35 TSKH, 706 TS, 781 ThS và 794 cán bộ,
viên chức có trình độ đại học.
2.1.5. Quy định về công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và
Công nghệ Việt Nam
 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện
Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam
Theo Quyết định số 1396/QĐ-KHCNVN do Viện Khoa học và công

nghệ Việt Nam ban hành ngày 27/10/2011 quy định cụ thể về chức năng,
nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện KH&CN Việt Nam.
 Quy chế công tác văn thư lưu trữ ở Viện HLKH&CN Việt Nam
Ngày 24 tháng 9 năm 2015, Chủ tịch Viện HLKH&CN Việt
Nam đã ký ban hành quyết định số 1601/QĐ-VHL quy định cụ thể, chi
tiết về việc ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Viện trong
giai đoạn hiện nay. Quy chế này quy định các hoạt động về công tác văn
thư, công tác lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo của Viện
HLKH&CN Việt Nam, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình;
được áp dụng đối với tất cả các đơn vị trực thuộc Viện.
2.2.
Phân tích thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện
Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam giai đoạn từ năm 2013
đến nay
2.2.1. Về thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư
2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
12


2.2.1.2. Quản lý văn bản đi - đến
 Đối với văn bản đến
 Đối với văn bản đi
2.2.1.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan
2.2.1.4. Quản lý con dấu
 Về quản lý con dấu
 Về sử dụng con dấu
2.2.2. Về biên chế và hình thức tổ chức công tác văn thư
2.2.2.1. Về biên chế văn thư
Bộ phận làm công tác văn thư của Viện có 7 biên chế, đều có
trình độ Đại học đúng chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ. Trong đó, ngoài

Trưởng phòng, Phó phòng, còn có 01 nhân viên phụ trách công văn đến,
01 nhân viên phụ trách công văn đi, 01 nhân viên phụ trách việc tiếp
nhận văn bản, 01 nhân viên phụ trách quản lý con dấu, 01 nhân viên phụ
trách lưu trữ. Tất cả được chuyên môn hóa công việc cho từng cá nhân
phụ trách, đảm bảo xử lý công việc hiệu quả, không phải kiêm nhiệm.
2.2.2.2. Hình thức tổ chức công tác văn thư
Hiện nay, tất cả văn bản đi, văn bản đến của Viện HLKH&CN hay
các đơn vị đều được quản lý theo hình thức tập trung, thống nhất tại phòng
Văn thư của Viện hay văn thư của các đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng
ký, trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
2.2.3. Về quản lý công tác văn thư
- Viện HLKH&CN Việt Nam đã ban hành được Quy chế công tác văn
thư riêng của Viện, quy định cụ thể các nội dung trong công tác văn thư.
- Về kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác
văn thư: Công tác này ở Viện HLKH&CN Việt Nam thường được thực
hiện thông qua việc theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở trong quá trình giải
quyết công việc của các cá nhân, phòng, ban, đơn vị trong Viện hoặc
thông qua chế độ thông tin báo cáo và hội họp.
2.2.4. Về ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư
Nhìn một cách tổng quát, việc ứng dụng khoa học công nghệ
trong công tác văn thư ở Viện HLKH&CN Việt Nam những năm gần
đây đã bước đầu được quan tâm, nhưng chưa được ứng dụng mạnh mẽ,
rộng rãi và thỏa đáng
13


2.3. Đánh giá việc hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm
khoa học và Công nghệ Việt Nam giai đoạn từ năm 2013 đến nay
2.3.1. Những thành quả đạt được
Việc giải quyết công văn giấy tờ tại Viện Hàn lâm cũng diễn ra

nhanh chóng, chính xác, hiệu quả hơn.
Công tác văn thư ở Viện HLKH&CNVN thực hiện theo phương
châm “Bảo quản tài liệu an toàn, chu đáo, khoa học” nên tất cả các tài
liệu, công văn giấy tờ của Viện đều được bảo quản tốt.
Cơ sở vật chất của Viện Hàn lâm được đầu tư trang bị đầy đủ,
đặc biệt là các phương tiện phục vụ cho công tác văn thư.
Về nhân sự làm công tác văn thư, đều có trình độ Đại học đúng
chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ.
Hình thức tổ chức công tác văn thư của Viện Hàn lâm là tập
trung thống nhất.
Viện HLKH&CN Việt Nam cũng đã ban hành được Quy chế
công tác văn thư, lưu trữ, quy định rõ ràng, cụ thể, hướng dẫn chi tiết
việc thực hiện công tác văn thư.
Một điểm đáng lưu ý ở Viện Hàn lâm là hiện nay Viện đã áp
dụng chứng thư số và chữ ký số trong các hoạt động giao dịch.
2.3.2. Hạn chế
- Công tác quản lý công văn vẫn còn không theo quy trình nhất định.
- Tài liệu tồn đọng, tích đóng chưa được phân loại chỉnh lý là một
trong những thực tại cơ bản phổ biến hiện nay ở Viện Hàn lâm.
- Việc hiện đại hóa công tác văn thư nhất là việc ứng dụng công
nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu còn hạn chế.
- Việc quản lý văn bản còn nhiều hạn chế.
- Việc cập nhật công văn ở một số đơn vị của Viện còn chưa được
thường xuyên, vẫn còn hiện tượng thất lạc trong quá trình chuyển giao,
ký nhận.
- Chất lượng các văn bản hành chính được soạn thảo và sử dụng
trong Viện Hàn lâm còn chưa cao.
- Nghị quyết 36a/NQ-CP ban hành ngày 14 tháng 10 năm 2015
quy định chi tiết về Chính phủ điện tử. Tuy nhiên, cho đến nay, Viện

14


Hàn lâm vẫn là một trong 9 cơ quan chưa hoàn thành kết nối liên thông
phần mềm quản lý văn bản với Chính phủ điện tử.
- Việc ứng dụng chữ ký số trong hoạt động giao dịch của Viện Hàn
lâm còn khó khăn, vướng mắc.
- Những năm gần đây, công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ phòng
Hành chính - Lưu trữ đã được chú trọng. Tuy nhiên, việc đào tạo, bồi
dưỡng vẫn chưa đạt được tầm vóc mong muốn.
2.3.3. Nguyên nhân
2.3.3.1. Nguyên nhân của những điểm đạt được
- Được sự quan tâm của cấp lãnh đạo, nên công tác văn thư của
Viện HLKH&CN Việt Nam đã đi vào nề nếp..
- Nhìn chung công tác văn thư ở Viện HLKH&CNVN được tạo
mọi điều kiện, phương tiện làm việc, đảm bảo hoàn thành tốt các khâu
nghiệp vụ.
- Cán bộ văn thư, lưu trữ có tinh thần trách nhiệm cao và phát huy
vai trò, trao đổi học tập, đúc kết những kinh nghiệm của người đi trước
để hoàn thành nhiệm vụ.
- Công tác bảo quản tài liệu tương đối được an toàn, lãnh đạo Viện
Hàn lâm tích cực quan tâm đầu tư.
- Công tác tổ chức đảm bảo đúng theo yêu cầu của cấp trên, từng
cán bộ thể hiện tốt tinh thần trách nhiệm.
2.3.3.2. Nguyên nhân của những hạn chế
- Do nhiều công việc nên cán bộ văn thư chưa lập được hồ sơ
nguyên tắc, lập dự kiến danh mục hồ sơ cho cơ quan.
- Việc thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ các bộ phận
chưa được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
- Phần lớn tài liệu, công văn đi - đến đã được đưa về bảo quản tại

tủ lưu trữ chưa được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị và sắp xếp một
cách khoa học.
- Do thiếu đầu tư kinh phí
- Thiếu sự cập nhật những văn bản luật, nghị định, thông tư hay
các văn bản hướng dẫn mới về công tác văn thư dẫn đến việc ứng dụng
Chính phủ điện tử, ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý còn chậm

15


chạp, chưa hiệu quả, bắt kịp tốc độ hiện đại hóa trong nước cũng như
trong khu vực.
- Vẫn còn thiếu các văn bản QPPL quy định, hướng dẫn cụ thể
các nội dung văn thư
- Các chương trình đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ văn thư
thường là những chương trình có thời gian đào tạo ngắn hạn, lớp học
thường rất đông.
TIỂU KẾT CHƯƠNG 2.
Qua việc phân tích thực trạng công tác văn thư hiện nay ở Viện
HLKH&CN Việt Nam, những mặt đạt được, cũng như những mặt còn
hạn chế của cơ quan, thấy một thực tiễn là Viện Hàn lâm chưa ứng dụng
công nghệ thông tin, chưa có sự hiện đại hóa trong công tác văn thư.
Phương thức hoạt động, quản lý công văn, giấy tờ nặng về phương pháp
truyền thống, gắn với sổ sách, giấy tờ thực sự là một rào cản cho sự phát
triển của Viện Hàn lâm trong giai đoạn hội nhập như hiện nay. Qua đó,
bản thân tác giả luận văn rút ra được những kinh nghiệm để công tác văn
thư của Viện được thực hiện tốt hơn trong thời gian tới, cần:
- Cần có sự quan tâm hơn nữa của Cấp ủy đảng, Ban lãnh đạo
Viện Hàn lâm về công tác văn thư.
- Cần phải chú ý tới công tác cán bộ nhất là cán bộ làm công tác

văn thư - lưu trữ.
- Cần phải có quy hoạch cán bộ để kế thừa công tác văn thư khi
cần thiết, giúp cho việc quản lý được thống nhất..
- Cần phải tổ chức các lớp tập huấn về công tác văn thư thường
xuyên đối với cán bộ văn thư có nghiệp vụ văn thư.
- Cần phải có chế độ chính sách phù hợp đối với người làm công
tác văn thư - lưu trữ.
- Cần trang bị phương tiện kỹ thuật đầy đủ ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn thư.
- Phải có chế độ khen thưởng thường xuyên để thúc đẩy tính nhiệt
tình của cán bộ văn thư làm tốt công tác mình đồng thời phải có chế độ kỷ
luật đối với những hành vi thiếu tinh thần trách nhiệm, gây những ảnh
hưởng không nhỏ đối với cơ quan, tổ chức về công tác văn thư.

16


Chương 3
PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆN ĐẠI
HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC
VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM HIỆN NAY
3.1. Phương hướng và yêu cầu tăng cường hiện đại hóa công tác văn
thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam
3.1.1. Phương hướng
Kể từ năm 1986, nước ta bắt đầu thực hiện đường lối đổi mới do
Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng Cộng sản Việt Nam lần thứ VI đề
ra. Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương khóa VIII tại Đại
hội đại biểu toàn quốc lần thứ IX của Đảng cũng đề ra nhiệm vụ “ xây
dựng một nền hành chính Nhà nước dân chủ, trong sạch, vững mạnh,
từng bước hiện đại hóa”. Những văn kiện trên là kim chỉ nam cho việc

cải cách hành chính ở Việt Nam.
Trong bối cảnh toàn cầu hóa kinh tế, với đường lối đa phương hóa,
đa dạng hóa quan hệ quốc tế, nước ta có những cơ hội thuận lợi để tiếp
thu tri thức KH&CN, các nguồn lực và kinh nghiệm tổ chức quản lý tiên
tiến của nước ngoài để nhanh chóng tăng cường năng lực kinh tế quốc
gia, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội. Ngày 01/01/2007, Việt
Nam chính thức là thành viên của WTO, khẳng định giai đoạn hội nhập
sau vào nền kinh tế thế giới của Việt Nam. Do đó, việc tiếp tục hoàn
thiện thể chế của nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa sẽ
là cơ sở cho việc xây dựng đồng bộ nền hành chính mới của nhà nước
pháp quyền xã hội chủ nghĩa của dân, do dân, vì dân trong quá trình thực
hiện các nhiệm vụ CNH - HĐH đất nước, phấn đấu tới năm 2020, Việt
Nam trở thành một nước công nghiệp.
Theo đó, việc đổi mới, hiện đại hóa công tác văn thư - hiện đại
hóa toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ
chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành, nhằm bảo đảm
thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức là điều
kiện tiên quyết trong quá trình hội nhập.
17


3.1.2.

Yêu cầu
Trước những đòi hỏi của công cuộc cải cách hành chính, hiện đại
hóa công tác văn thư ở Viện HLKH&CN Việt Nam cần đáp ứng các yêu
cầu:
Thứ nhất, trên cơ sở Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền, Viện cần xây
dựng và hoàn thiện một hệ thống các văn bản chỉ đạo hướng dẫn

công tác văn thư.
Thứ hai, rà soát các văn bản quy định về công tác văn thư, bãi
bỏ các quy định trái với Luật và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác
văn thư.
Thứ ba, quy định trách nhiệm: từ thủ trưởng cơ quan đến nhân
viên văn thư công tác tại Viện HLKH&CN đều phải thực hiện đầy đủ và
đúng các quy định về công tác văn thư. Có chế tài cụ thể xử lý các hành
vi vi phạm các quy định về hoạt động văn thư.
Thứ tư, bố trí nhân viên làm công tác văn thư ở Viện phải có đủ
tiêu chuẩn về nghiệp vụ và phẩm chất.
Thứ năm, Viện HLKH&CN cần đẩy mạnh công tác nghiên cứu
khoa học về công tác văn thư xuất phát từ nhu cầu thực tế, thẩm định và
áp dụng các công trình khoa học đã nghiên cứu.
Thứ sáu, Viện cần áp dụng các phương tiện khoa học, kỹ thuật
hiện đại theo hướng hiện đại hóa công tác văn thư.
3.2. Giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện
Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam
3.1.3. Hoàn thiện các quy định pháp luật về hiện đại hóa công tác
văn thư
Hiện nay, Viện HLKH&CNVN đã ban hành Quy chế công tác văn
thư, lưu trữ. Tuy nhiên, ở Viện Hàn lâm nói riêng và các cơ quan, tổ
chức nói chung chưa có một văn bản nào quy định cụ thể về Hiện đại
hóa công tác văn thư.
Cũng lẽ đó, trong thời gian tới, cần sớm có một văn bản quy phạm
pháp luật quy định rõ ràng về hiện đại hóa công tác văn thư, hoàn thiện
18


được khái niệm, mục đích, nội dung và các phương pháp hiện đại hóa
văn thư.

3.2.2. Tổ chức các lớp đào tạo nâng cao, bồi dưỡng kiến thức mới về
nghiệp vụ văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức
Để thực hiện nhiệm vụ nêu trên cần:
- Khảo sát, nghiên cứu, đánh giá thực trạng về năng lực của các
cán bộ văn thư nhằm đánh giá số lượng, chất lượng và phân loại năng
lực chuyên môn, nghiệp vụ của đội ngũ này.
- Xây dựng các kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng dài hạn, trung hạn, và
ngắn hạn cho cán bộ văn thư. Đảm bảo việc đào tạo, bồi dưỡng có chất
lượng, có tính ứng dụng thực tiễn, lớp học không quá đông, để tạo hiệu
quả cho việc tiếp thu kiến thức
3.2.3. Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001:2015 trong công tác văn thư
Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001:2015 là một trong những cách thức thực hiện mục tiêu của đề án
trên. Những nguyên tắc quản lý theo tiêu chuẩn ISO sẽ giúp các cơ quan
chuẩn hóa các hoạt động của mình, nhằm nâng cao chất lượng phục vụ.
Áp dụng ISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan hành
chính sẽ giúp nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, giảm tối đa các thủ
tục rườm rà, chồng chéo và góp phần tối ưu hóa các hoạt động của cơ
quan. Đối với công tác văn thư, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn ISO 9001:2015 được áp dụng thực chất là một trong những hình
thức rà soát thủ tục hành chính nhằm xây dựng một quy trình quản lý
khoa học, hợp lý. Xác định rõ việc (làm gì?); rõ người (ai làm); và rõ
cách làm (theo trình tự nào, quy định nào, biểu mẫu nào…); đảm bảo các
cơ sở, căn cứ pháp lý để người lãnh đạo có thể kiểm soát được quá trình
giải quyết công việc nội bộ của cơ quan.
Việc áp dụng ISO 9001:2015 sẽ không ngừng nâng cao chất lượng
và hiệu quả của công tác văn thư, khắc phục được nhược điểm phổ biến
lâu nay là thường làm theo thói quen, kinh nghiệm, tùy tiện.

19


 Các biện pháp nâng cao tính ứng dụng của bộ tiêu chuẩn ISO
9001:2015 vào công tác văn thư tại Viện HLKH&CN Việt Nam
Một là, tăng cường vai trò chỉ đạo, điều hành và trách nhiệm của
người lãnh đạo
Hai là, tuyên truyền nâng cao nhận thức về nội dung, vị trí, tầm
quan trọng của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2015
Ba là, tăng cường đầu tư trang thiết bị kỹ thuật, ứng dụng công
nghệ thông tin để vận hành tốt hệ thống.
3.2.4. Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ cần hoàn thành kết nối
liên thông phần mềm quản lý văn bản với Chính phủ điện tử
Theo định nghĩa của ngân hàng thế giới (World Bank) thì "CPĐT
là việc các cơ quan Chính phủ sử dụng một cách có hệ thống CNTTTT để thực hiện quan hệ với công dân, doanh nghiệp và các tổ chức xã
hội. Nhờ đó giao dịch của các cơ quan Chính phủ với công dân và các tổ
chức sẽ được cải thiện, nâng cao chất lượng. Lợi ích thu được sẽ là giảm
thiểu tham nhũng, tăng cường tính công khai, sự tiện lợi, góp phần vào
sự tăng trưởng và giảm chi phí".
 Các biện pháp ứng dụng Chính phủ điện tử trong công tác văn
thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam
Một là, chú trọng đầu tư hạ tầng công nghệ
Hai là, chú trọng phát triển nguồn nhân lực
Ba là, hoàn thiện hệ thống chính sách, pháp luật về liên kết với
Chính phủ điện tử trong các cơ quan, tổ chức
Bốn là, tăng cường tính bảo mật thông tin khi liên kết với Chính
phủ điện tử
3.2.5. Đẩy mạnh ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác
văn thư

Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay được ứng dụng trong tất cả
các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng
dụng CNTT trong công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ
trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công
20


sang tự động hóa, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu
chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện tính được tính khoa học, tính
hiện đại trong giải quyết công việc.
Để ứng dụng thành công CNTT vào công tác văn thư thì Viện
HLKH&CN Việt Nam cần có những biện pháp sau:
- Quan tâm hơn nữa cán bộ làm công tác văn thưu, tăng cường tập
huấn thông qua các lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT
- Xây dựng hệ thống mạng LAN, kết nối với các sở, ban, ngành
liên quan trong hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời trong khâu ứng
dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn bản sử dụng trang Web của cơ quan
và các đơn vị liên quan
- Trang bị hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo tốt nhất về chất
lượng, thông tin, tín hiệu khi nhận
- Đẩy mạnh hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức
tạo lập thói quen tác nghiệp trên môi trường mạng cho cán bộ chuyên
trách làm công tác văn thư
- Thường xuyên tổ chức kiểm tra, đánh giá năng lực ứng dụng
CNTT của cán bộ làm công tác văn thư
- Ứng dụng giải pháp phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu và
điều hành công việc CloudOffice để công việc tại bộ phận văn thư sẽ
được giảm tải, công tác quản lý được thống nhất. Những văn phòng
không giấy sẽ được hình thành, là điều kiện đảm bảo hiện đại hóa công
tác văn thư.

3.2.6. Có chế độ, chính sách đầu tư kinh phí hợp lý cho việc hiện đại
hóa công tác văn thư
Trong công tác văn thư có rất nhiều hoạt động cần bố trí kinh phí
để thực hiện, rất cần sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, đặc biệt là trong
việc tạo nguồn kinh phí để duy trì hoạt động, tiến tới đầu tư và hiện đại
hóa công tác văn thư, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động nói chung của
toàn Viện.

21


TIỂU KẾT CHƯƠNG 3
Trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính, việc hiện đại hóa
công tác văn thư ở Viện HLKH&CN Việt Nam là một nhiệm vụ cần
thiết và hợp lý.
Công tác văn thư nề nếp, được chuẩn hóa và ứng dụng CNTT sẽ
lưu giữ được toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn bản tạo điều kiện tốt nhất
cho công tác lưu trữ của cơ quan. Hiện đại hóa công tác văn thư góp
phần làm giảm bớt các giấy tờ vô dụng, tiết kiệm được công sức và tiền
của cho cơ quan. Đồng thời công tác này giữ gìn đầy đủ những hồ sơ, tài
liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc
trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
Những biện pháp được đề xuất như: hoàn thiện các quy định
pháp luật về hiện đại hóa văn thư; tổ chức các lớp đào tạo, nâng cao, bồi
dưỡng kiến thức về nghiệp vụ văn thư cho cán bộ, viên chức; ứng dụng
ISO, chính phủ điện tử vào hiện đại hóa văn thư, tạo nguồn kinh phí đầu
tư cho việc hiện đại hóa công tác văn thư; là những biện pháp có tính
ứng dụng cao có thể giúp Viện Hàn lâm nói riêng và các cơ quan, tổ
chức khác nói chung thực hiện được mục tiêu hiện đại hóa công tác văn
thư trong lâu dài.

 Kiến nghị:
Xuất phát tự vị trí công tác của bản thân trong Viện Hàn lâm,
bên cạnh những giải pháp chung, có tính định hướng lâu dài đã đề xuất ở
trên, tác giả luận văn cũng xin đưa ra một số kiến nghị riêng với Viện
HLKH&CNVN nhằm hoàn thiện việc hiện đại hóa công tác văn thư
trong thời gian sắp tới như sau:
Thứ nhất, Cấp uỷ Đảng, thủ trưởng đơn vị và người làm công
tác văn thư cần nhận thức đúng đắn về vai trò và vị trí của công tác văn
thư, ở cơ quan.
Thứ hai, Tiếp tục duy trì và phát huy những mặt làm được về
công tác văn thư của Viện Hàn lâm trong thời gian qua. Xây dựng văn
bản hướng dẫn về hiện đại hóa văn thư.

22


Thứ ba, Phải có chế độ khen thưởng thường xuyên để thúc đẩy
lòng nhiệt tình của cán bộ làm tốt công tác văn thư.
Thứ tư, Quan tâm đầu tư, trang bị cập nhật kịp thời các phần
mềm có tính năng quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi toàn
cơ quan, chẳng hạn như phần mềm quản lý văn bản nội bộ (VIC)…
Thứ năm, Cần có sự tham mưu, tư vấn và hoàn chỉnh lại hệ
thống biểu mẫu văn bản để áp dụng thống nhất trong cơ quan về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản, đồng thời xác định trách nhiệm và tăng
cường công tác kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình ký, ban hành.
Xử lý nghiêm, thẳng thắn phê bình những trường hợp soạn thảo sai về
thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản để rút kinh nghiệm.
Thứ sáu, Khẩn trương chỉ đạo triển khai thực hiện việc lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan qua phần mềm quản lý, để
ngăn chặn tình trạng hồ sơ tồn đọng và tiết kiệm chi phí chỉnh lý tài liệu.

KẾT LUẬN
Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu
trong hoạt động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo
thông tin bằng văn bản, phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều
hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ
quan, tổ chức. Với vai trò như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực
tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả
hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Việc thực hiện công tác văn thư gắn
liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Do
đó, hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng
cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp
bách của mỗi các cơ quan, tổ chức. Đối với Viện Hàn lâm Khoa học và
Công nghệ Việt Nam - trung tâm nghiên cứu phục vụ công tác quản lý
khoa học, công nghệ và xây dựng chính sách, chiến lược, quy hoạch phát
triển kinh tế - xã hội, hiện đại hóa công tác văn thư lại càng trở nên có ý
nghĩa quan trọng. Công tác văn thư của Viện được hiện đại hóa sẽ đảm
23