Nhận thức và áp dụng chu trình PDCA chu trình cơ bản của Hệ thống quản lý chất lượng

QUẢN LÝ CHẤẤT LƯỢNG
HẢI PHÒNG, NGÀY 03 THÁNG 05 NĂM 2015

CHU TRÌNH PDCA
NHẬN THỨC VÀ ÁP DỤNG
NGƯỜI THỰC HIỆN: NGUYỄN HỒỒ
NG NGÂN
PHÒNG:

HSEQ


MỞ ĐẦU

HIỂU VỀ PDCA

MỨC ĐỘ NHẬN

LẬP KẾ HOẠCH - PLAN
ỨNG DỤNG PDCA

THỨC PDCA

1.1 NGUỒN GỐC

2.1 LEVEL 1

3.1 VAI TRÒ

1.2 KHÁI NIỆM

2.2 LEVEL 2

3.2 CƠ SỞ

2.3 LEVEL 3

4.1 CHIẾN DỊCH RÈN LUYỆN
SỨC KHỎE BẢN THÂN
4.2 CHUẨN BỊ BÀI THUYẾT
TRÌNH


HIỂU VỀ PDCA
1.1 NGUỒN GỐC

Walter A. Shewhart (1891-1967)

Kiểm tra chất lượng bằng thống kê

W. Edwards Deming (1900- 1993)

Học thuyết chất lượng của Deming


HIỂU VỀ PDCA
1.2 KHÁI NIỆM

P (Plan) : lập kế hoạch, định lịch và phương pháp đạt mục tiêu
D (Do): Đưa kế hoạch vào thực hiện.
C (Check): Dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết quả thực hiện.

A (Act): Thông qua các kết quả thu được để đề ra những tác động điều chỉnh thích hợp nhằm bắt đầu lại chu trình với những thông tin đầu vào vào mới.


HIỂU VỀ PDCA
1.2 KHÁI NIỆM: PDCA và ISO 9001
Hệ thống quản lý chất lượng (4)

Năng lực và Đào tạo (6.2.2)

Trách nhiệm lãnh đạo (5)

Thiết kế và phát triển (7.3)

Quản lý nguồn lực (6)
Hoạch định việc tạo sản phẩm (7.1)
Kiểm soát thiết bị theo dõi và đo lường (7.6)

Mua hàng (7.4)
Sản xuất và cung cấp dịch vụ (7.5)

Hành động phòng ngừa (8.5.3)

Sản phẩm không phù hợp (8.3)

Xem xét của lãnh đạo (5.6)

Hành động khắc phục (8.5.2)

Theo dõi và Đo lường (8.2)

Hành động phòng ngừa (8.5.3)

Sự thỏa mãn của khách hàng (8.2.1)
Đánh giá nội bộ (8.2.2)
Phân tích dữ liệu (8.4)


NHẬN THỨC VỀ PDCA

•

2.1 LEVEL 1
BƯỚC

NGƯỜI THỰC HIỆN

Hoạch định

Người quản lý

Thực hiện

Nhân viên

Kiểm tra

Người quản lý

Hành động

Nhân viên

các nhân tố hoạt động trong chu trình đều hoạt động tách biệt, thụ động và cứng nhắc.
Chu trình PDCA hoạt động kém hiệu quả


NHẬN THỨC VỀ PDCA

•

2.2 LEVEL 2

Nhân viên chủ động hơn.
Chu trình PDCA hoạt động hiệu quả hơn.


NHẬN THỨC VỀ PDCA

•

2.3 LEVEL 3

Mỗi người, từ cấp quản lý đến nhân viên, tùy theo mức độ đều phải biết và thực hiện một cách đầy đủ chu trình
này ngay trong từng khâu của mình.

Chu trình PDCA trở nên mạnh hơn, ít sai sót hơn và hiệu quả hơn.


THEO BẠN
BƯỚC NÀO LÀ QUAN TRỌNG NHẤT TRONG CHU TRÌNH

PDCA?


LẬP KẾ HOẠCH
BƯỚC ĐẦU TIÊN VÀ QUAN TRỌNG NHẤT TRONG PDCA

3.1. Vai trò của Lập kế hoạch:
Hoạch định là tiền đề cho sự thành công hay thất bại của toàn bộ chu trình.
Lập kế hoạch là cách tốt nhất để quản lý thời gian, giảm thiểu sai sót, lãng phí
và thiệt hại.


3.2 KẾ HOẠCH LÀ GÌ?
[1.Danh sách]
[2.các bước hành động]
[3.cùng thời gian và nguồn lực]
[4.để đạt được mục tiêu đề ra]

Nhiều người luôn nói rằng tôi đã có KẾ HOẠCH cho việc này việc kia nhưng kế hoạch cần những cái gì cũng không liệt kê ra được.
Những người này đang CHÉM GIÓ.


THỜI GIAN BIỂU LÀ MỘT BẢN KẾ HOẠCH

Tùy vào MỤC TIÊU mới xem xét đó có phải kế hoạch phù hợp hay không. Thường một kế hoạch chỉ tốt khi nó dùng để đạt được đúng
mục tiêu của NGƯỜI THỰC HIỆN ĐỀ RA.


TẠI SAO CẦN LẬP KẾ HOẠCH ?

Cách giải quyết vấn đề

Nhắc nhở

Trao đổi

hành động

ý tưởng

Sự khác biệt dễ thấy nhất giữa Nhân viên và Thực tập đó là Nhân viên phải (được) lập kế hoạch làm việc cho mình còn Thực tập thì
không.
Sự khác biệt cơ bản nhất giữa Sếp và Nhân viên đó là Sếp có kế hoạch của mình và kế hoạch của các Nhân viên khác phải đi theo
nó.


CÁC LOẠI KẾ HOẠCH
•

Theo vai trò: Kế hoạch chiến lược và Kế hoạch hành động

•

Theo thời gian: Kế hoạch ngắn hạn (ngày, tháng, năm), Kế hoạch trung hạn (2-5 năm) và Kế hoạch
dài hạn (>5 năm)

•

Theo đối tượng thực hiện: Kế hoạch công ty, Kế hoạch nhóm, Kế hoạch cuộc đời …

•

Theo mục đích hoạt động: Kế hoạch truyền thông, Kế hoạch Marketing, Kế hoạch sử dụng vốn, Kế
hoạch Lương thưởng …

Việc bạn mở một công ty cũng cần kế hoạch mà Việc bạn tán tỉnh một cô gái cũng cần kế hoạch.
Đừng bất ngờ nếu một ngày sếp bạn yêu cầu lập kế hoạch mua giấy vệ sinh cho toilet công ty.


KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC
WHAT TO DO ?
Bạn sẽ đạt được mục tiêu bằng cách nào ?

HOW TO DO ?
Bạn sẽ thực hiện nó như thế nào ?

Mục tiêu là gì ?

Làm những cái gì ?

Vấn đề hiện tại là gì ?

Làm vào lúc nào ?

Giải pháp như thế nào ?

Ai làm cái đó ?

Tại sao lại chọn giải pháp đó?

Tiêu tốn ra sao ?

Cuối năm 2013, Sếp gọi cậu D trưởng phòng Marketing lên văn phòng: “Năm sau phòng Marketing định làm gì ?” – cậu D phải nộp
lại “Bản Kế hoạch Marketing năm 2014” – đó là Kế hoạch Chiến lược
Đầu năm 2014, Sếp lại gọi cậu D lên: “Thế đợt Tết này định làm truyền thông như thế nào?” – cậu D phải nội lại “Bản Kế hoạch
Truyền thông tết 2014” – đó là Kế hoạch Hành động.


Be a SMART guy anytime

[1.Cụ thể][2.Đo đếm được][3.Có thể đạt được][4.Thực tế][5.Thời gian thực hiện]

Mục tiêu sai

Mục tiêu không sai

Em sẽ học được càng nhiều càng tốt trong thời gian đến

Em sẽ học được 1000 từ Tiếng Anh mới trong 40 buổi học

lớp.

ở lớp thầy Jackie Dương

Mục tiêu tốt trong mọi thứ sẽ giúp bạn tiết kiệm ít nhất nửa thởi gian cuộc đời để không phải thất bại rồi mới làm lại mục tiêu.


Mô hình hỗ trợ ra quyết định SWOT

Mô hình SWOT được sử dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực hay đối tượng nhằm hỗ trợ ra quyết định hay đánh giá chiến lược. Tuy

nhiên nó chỉ là mô hình hỗ trợ trong tư duy nên không phải bắt buộc trong mọi trường hợp.


Việc đánh giá lợi ích hay chi phí tùy vào giá trị của mục tiêu đối với bản thân từng người. Một lợi ích (vòng 3) đối với người này có giá
trị cao nhưng với người kia có giá trị thấp. Vì vậy không có giải pháp hoàn mỹ mà bản thân phải tự đối chiếu với mình trước khi đưa
ra quyết định.


KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG

Để đạt được mục tiêu, một kế hoạch luôn tốn chi phí – không ở dạng này thì ở dạng khác. Tuy nhiên, một kế hoạch tốt luôn là kế
hoạch sử dụng chi phí hợp lý nhất.


MẪU KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG
STT

1

Task

Thuê địa điểm tổ
chức training

Thời

Người thực

gian

hiện

Dec 08

Trần Thái Tân

Sub-task







Liên hệ địa chỉ anh Dương

Chi phí

Xxx VNĐ

Cần có máy chiếu,

Tìm kiếm trên Google maps

Cần thông báo

Gọi điện đặt chỗ

sớm 12h

Thông báo lại cho BCN
Đặt cọc

2

3

4

Ghi chú

…..

Bí quyết cho một kế hoạch hành động tốt là chia nhỏ hoạt động và lên kế hoạch cho nó chi tiết nhất có thể.


ỨNG DỤNG PDCA
4.1 CHIẾN DỊCH RÈN LUYỆN SỨC KHỎE CÁ NHÂN:
Chu trình PDCA 1:
GIAI ĐOẠN
HOẠCH ĐỊNH

NỘI DUNG
- mục tiêu: tăng sự dẻo dai cơ thể, không còn đau lưng, đau đầu nhiều.
- thời gian thực hiện: thời gian nghỉ giải lao tại cty, các buổi tối
- địa điểm: tại công ty, tại nhà
- phương pháp thực hiện: đi lại và thư giãn tại công ty, đi bộ ở nhà, đánh cầu lông.
Sau khi xác định các vấn đề,xây dựng thời khóa biểu cụ thể cho tuần.

THỰC HIỆN

KIỂM TRA

Thực hiện theo thời khóa biểu đã xây dựng
Kiểm tra về mức độ thực hiện thời khóa biểu và ghi lại các hoạt động chưa được sắp xếp phù hợp, ghi lại phương án thay
thế (nếu có).

HÀNH ĐỘNG

Thực hiện các hoạt động phù hợp và thay thế (nếu có).


ỨNG DỤNG PDCA
4.1 CHIẾN DỊCH RÈN LUYỆN SỨC KHỎE CÁ NHÂN:
Chu trình PDCA 2:
GIAI ĐOẠN
HOẠCH ĐỊNH

NỘI DUNG
Xây dựng lại kế hoạch hành động đối với các thay đổi được tìm ra ở bước Kiểm tra và Hành
động của chu trình PDCA 1.
Xây dựng thời gian biểu mới.

THỰC HIỆN

Thực hiện theo thời khóa biểu đã xây dựng

KIỂM TRA

Kiểm tra về mức độ thực hiện thời khóa biểu và ghi lại các hoạt động chưa được sắp xếp phù
hợp, ghi lại phương án thay thế (nếu có).

HÀNH ĐỘNG

Thực hiện theo thời khóa biểu đã được chỉnh sửa và hoàn thiện.


ỨNG DỤNG PDCA
4.2 CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH:
Chu trình PDCA 1:
GIAI ĐOẠN
HOẠCH ĐỊNH

NỘI DUNG
Xác định nội dung bài presentaion, thời gian chuẩn bị và các hoạt động cần thực hiện,
Sau khi tìm hiểu, nội dung: tìm hiểu PDCA và ứng dụng trong cuộc sống.
Thời gian chuẩn bị: 25/04-1/05 . Mỗi ngày dành 2 tiếng.
Lịch trình: 25-26/04: xây dựng cấu trúc, tìm tài liệu
27-28/04: đọc và chọn nội dung cho vào trình chiếu
28/04: thiết kế slide
29-1/5: tập luyện
Mục tiêu: hiểu rõ vấn đề và áp dụng trực tiếp vào công việc cần làm.
Lên kế hoạch cụ thể cho từng ngày để đạt được mục tiêu đã đề ra .

THỰC HIỆN

Thực hiện theo kế hoạch cụ thể trên

KIỂM TRA

ngày 26: đã có cấu trúc nhưng chưa hoàn thành việc tìm tài liệu do đi chơi quá nhiều. Số lượng tài liệu tìm được đạt 60% cấu trúc đề ra. Hơn nữa, có một

số hoạt động phát sinh, nênkế hoạch cần được thay đổi để phù hợp tình hình. Thay đổi lại kế hoạch:
- 27: hoàn thành tài liệu
-28-29: thiết kế slide
- 2/5:tập luyện
Trong quá trình tập luyện tiếp tục thay đổi nội dung hoặc vấn đề phát sinh cho phù hợp.

HÀNH ĐỘNG

Thực hiện các nội dung thay đổi và vấn đề phát sinh.


ỨNG DỤNG PDCA
4.2 CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH:
Chu trình PDCA 2:
GIAI ĐOẠN
HOẠCH ĐỊNH

NỘI DUNG

Xác định nội dung thay đổi trong bài thuyết trình, xác định lại thời gian chuẩn bị và các hoạt động cần thực hiện,
Xây dựng lịch hoạt động cụ thể theo các vấn đề phát sinh.

THỰC HIỆN

Thực hiện kế hoạch mới đã được xây dựng.

KIỂM TRA

Trong quá trình tập luyện xem xét xem còn nội dung hoặc vấn đề cần thay đổi cho phù hợp.

HÀNH ĐỘNG

Thực hiện bài thuyết trình vào ngày 03/05.


KẾT LUẬN

“80 – 85% chất lượng sản phẩm, dịch vụ
có đạt hay không là do ở vấn đề quản lý” (W.E. Deming )

PDCA là một công cụ rất đơn giản mà cả thế giới đều biết đến nó.. nó như một thời khoá biểu nguyên tắc bảo đãm
cho cuộc sống an lành và chất lượng về nhiều mặt. Tuy nhiên hầu hết mọi người nghĩ rằng PDCA là 1 chu trình phức
tạp và mọi người không hiểu đầy đủ, không kiên trì để áp dụng.

Hãy kiên trì áp dụng và tìm ra được phương cách của riêng bản thân để đem lại lợi ích cho cuộc sống.