Mấu slide đẹp trong kinh doanh Chức năng kiểm tra

Chức năng

Kiểm tra
NHÓM 6

LOGO

GVHD: LÊ ĐỨC ĐỊNH

Trường Cao Đẳng GTVT Tp Hồ Chí Minh


Mục lục
Khái Niệm
Hình Thức
Vai Trò & Mục Đích
Tiến Trình
Nguyên Tắc Khi Tổ Chức
7 Nguyên Tắc Quản Trị Koontz & O’Donnel
Kết Luận


Khái niệm
 Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực
hiện so sánh với những tiêu chuẩn đã hoạch định,
trên cơ sở đó để phát hiện những sai lệch và
nguyên nhân của sự sai lệch, đồng thời đề ra các
giải pháp cho một chương trình hành động nhằm
khắc phục sai lệch để đảm bảo cho doanh nghiệp
đạt được các mục tiêu đã định.
 Kiểm tra là chức năng quan trọng của nhà quản trị

trong tổ chức.


Khái Niệm
Theo Henri Fayol:
“Kiểm tra là việc
kiểm chứng xem mọi
việc có thực hiện
theo kế hoạch đã
được vạch ra và theo
những chỉ thị, những
nguyên tắc đã được
ấn định hay không”


Khái Niệm
Theo Harold Koontz:
“Kiểm tra là đo
lường và chấn chỉnh
hoạt động các bộ
phận cấp dưới để tin
rằng các mục tiêu và
kế hoạch thực hiện
mục tiêu đó đã và
đang được hoàn
thành”


Khái Niệm
Theo Robert J.Mockler:

“Kiểm tra quản trị là một
nỗ lực hệ thống phản hồi
thông tin nhằm so sánh
những thành tựu thực hiện
với những định mức đã đề
ra, xác định mức độ sai lệch
và thực hiện điều chỉnh để
đảm bảo nguồn nhân lực đã
và đang sử dụng có hiệu
quả nhất để đạt mục tiêu
của đơn vị”


Hình Thức Kiểm Tra
Phản
Hồi

Đồng
Thời

Hình Thức
Kiểm Tra

Lường
Trước


Kiểm Tra Lường Trước
 Thời điểm: Trước khi hoạt động
diễn ra nhằm dự báo, dự đoán tình huống

có thể xảy ra
 Mục đích: Thực hiện kế hoạch chính
xác, dự trù những tình huống sự việc từ
bước hoạch định
 VD: Tiên đoán ngoại hối, sức mua, giá
cả


Kiểm Tra Lường Trước


Kiểm Tra Đồng Thời
 Thời điểm: trong khi thực hiện,
đang triển khai các kế hoạch, diễn tiến
hoạt động
 Mục đích: nhận định được những trở
ngại, đề ra giải pháp kịp thời để thực
hiện đúng tiến độ kế hoạch
 VD: Hãng Toyota thực hiện thu hồi xe
bị lỗi


Kiểm Tra Đồng Thời
 Danh sách các xe thu hồi


Kiểm Tra Phản Hồi
 Thời điểm: sau khi mọi kế hoạch
đã triển khai & đạt được những thành quả
 Mục đích: đối chiếu kết quả đạt được

với mục đích đề ra. Đánh giá toàn bộ quá
trình thực hiện và rút ra những bài học về
sự thành công và sai lầm
 VD: Bắp rang bơ bán vượt chỉ tiêu ở
các cụm rạp chiếu phim -> tăng cường hợp
tác với các cụm rạp trên toàn quốc


Kiểm Tra Phản Hồi

Sony
Sản Phẩm

Chỉ Tiêu

Doanh Thu Tăng/Giảm
(%)

Laptop

10

20

50↑

Tivi

30

25

16↓

Điện Thoại

50

30

40↓

Play Station

20

40

100↑

Đơn vị: Triệu


Vai Trò & Mục Đích
Vai Trò
- Là nhu cầu cơ bản nhằm
hoàn thiện các quyết định
trong quản trị
- Tạo ra chất lượng tốt hơn
cho mọi hoạt động

- Theo sát & ứng phó với
sự thay đổi của môi trường
- Tăng giá trị, sức mạnh tổ
chức
Tạo tiền đề cho quá trình
hoàn thiện và đổi mới


Vai Trò & Mục Đích
Mục Đích
- Đảm bảo kết quả đạt
được
- Đảm bảo nguồn lực
được sử dụng hiệu quả
- Làm sáng tỏ và dễ
dàng đưa ra quyết định
- Xác định dự đoán
những biến động
- Phát hiện kịp thời
những sai sót


Tiến Trình


Xác Định Tiêu Chuẩn & Phương Pháp
Thực Hiện
 Xác định tiêu chuẩn là chỉ tiêu của
nhiệm vụ đặt ra cần phải thực hiện, cần
phải:

 Hợp lý
 Khả năng thực hiện thực tế
 Dễ dàng đo lường
 Phương pháp đo lường (định lượng &
định tính) phải chính xác


Xác định tiêu chuẩn & phương pháp thực
hiện
 Một số yêu cầu khi đề ra tiêu chuẩn
1. Phù hợp với mục tiêu
2. Luôn luôn có nhiều yếu tố
3. Xác định tiêu chuẩn kiểm tra định
lượng
4. Phải mang tính bao trùm
5. Phải có định mức riêng phù hợp
6. Dễ dàng cho việc đo lường


Thực hiện và phân tích
 Đo lường sớm,
thường xuyên sẽ sớm
nhận ra sai lệch so với
mục tiêu
 Phương pháp & công
cụ đo lường quyết định
hiệu quả
 Tiêu chuẩn định
lượng dễ hơn định tính
 Phạm vi chấp nhận

Thực Hiện & Phân Tích
 Yêu cầu:
Kết quả phải hữu ích
Có mức độ tin cậy cao
Kết quả thu được không
quá lạc hậu


Điều Chỉnh Sai Lệch

Kiểm định dựa trên cơ sở tiêu
chuẩn  Khám phá sai lệch 
Phân tích và tìm hiểu nguyên
nhân  Đề ra giải pháp hợp lý


Yêu cầu khi thực hiện

Xét lại tiêu chuẩn
Xét lại chiến lược
Xem lại cấu trúc hệ thống, trợ lực
Xét lại những hoạt động
Sự tương quan
Kiểm soát tiến trình thiết kế chiến lược


Nguyên Tắc Công Tác Kiểm Tra
Gắn Liền Với Khắc Phục Phòng Ngừa

Dễ Hiểu

Chính Xác
Chính Xác

Kịp Thời

Kịp Thời

TiếtTiết
Kiệm
Kiệm
Linh Hoạt

Nguyên
Tắc

Linh Hoạt

Chuẩn Mực Hợp Lý
Dễ Hiểu

Chuẩn
mực
hợp lý
Dựa
vào Kế
Hoạch

Dựa vào Mục Tiêu


7 Nguyên Tắc Kiểm Tra Của
GS. Koontz & O’Donnell
1. Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ
trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và
căn cứ theo cấp bậc của đối tượng kiểm
tra
VD: Công tác kiểm tra của Giám Đốc sẽ
khác với Trưởng Phòng


7 Nguyên Tắc Kiểm Tra Của
GS. Koontz & O’Donnell
2. Công việc kiểm tra phải được thiết
kế theo đặc điểm cá nhân của nhà quản trị
VD: Có nhà quản trị chuyên về Marketing
sẽ kiểm tra khâu Marketing hiệu quả hơn
nhà quản trị chuyên về Kế Toán
3. Sự kiểm tra phải được thực hiện tại
những điểm trọng yếu
VD: Chi phí trả cho lao động lớn hơn chi phí
điện thoại, nhà quản trị phải quan tâm
nhiều hơn bên khâu lao động