Báo cáo kế toán tổng hợp tại công ty TNHH MTV sài gòn co op mart gò vấp

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGUYỄN TẤT THÀNH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI:

BÁO CÁO THỰC TẬP KẾ TOÁN TỔNG HỢP TẠI
CÔNG TY TNHH MTV SÀI GÒN CO.OP MART GÒ VẤP

Giáo viên hướng dẫn: …………..
Sinh viên thực hiện: ….………...
Lớp: ………..

Tp.Hồ Chí Minh, tháng 03 năm 2017
1


MỤC LỤC

2


CHƯƠNG 1. MÔ TẢ VỀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH MỘT
THÀNH VIÊN SÀI GÒN CO.OP MART GÒ VẤP
1.1. Giới thiệu về Công ty TNHH MTV Sài Gòn Co.op Mart Gò Vấp
1.1.1. Thông tin chung về Công ty
- Tên Công ty: Công ty TNHH MTV Sài Gòn Co.op Mart Gò Vấp
- Tên giao dịch: SAI GON CO.OP GO VAP ONE MEMBER COMPANY
LIMITED
- Mã số thuế: 0309120630

- Địa chỉ: 543/1 Phan Văn Trị, Phường 7, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí
Minh
- Đại diện pháp luật: Nguyễn Thị Tranh
- Ngày cấp giấy phép: 23/07/2009
- Ngày hoạt động: 01/08/2009 (Đã hoạt động 8 năm)
- Điện thoại: (08) 38946887 hoặc (08) 38946885
Công ty TNHH MTV Sài Gòn Co.op Mart Gò Vấp được thành lập ngày
01/08/2009. Từ khi thành lập cho đến nay, Công ty TNHH MTV Sài Gòn Co.op Mart
Gò Vấp đã trải qua gần 8 năm tồn tại và phát triển. Cùng với sự phát triển kinh tế
không ngừng của đất nước, Công ty TNHH MTV Sài Gòn Co.op Mart Gò Vấp đã có
những bước đi vững chắc phù hợp với nền kinh tế thị trường đáp ứng nhu cầu của xã
hội, quyết tâm đứng vững và không ngừng vươn lên tự khẳng định mình.
Ngay từ ngày đầu mới thành lập, lãnh đạo Công ty TNHH MTV Sài Gòn Co.op
Mart Gò Vấp đã xác định đây là mô hình hoạt động hoàn toàn mới mang phong cách
phục vụ tiên tiến, văn minh và hiện đại.
Ngay sau khi tiếp nhận mặt bằng tập thể cán bộ công nhân viên Công ty đã
nhanh chóng bắt tay vào xây dựng phương án kinh doanh, chuẩn bị mua sắm trang
thiết bị, tuyển chọn nhân viên cử đi học tập tại siêu thị SEIYU (nay là siêu thị Unimart)
và các siêu thị khác. Bằng sự nỗ lực vươn lên, bằng tất cả sự say mê nghề nghiệp của
tập thể cán bộ cong nhân viên Công ty và sự giúp đỡ tận tình của Ban Giám đốc Công
ty TNHH MTV Sài Gòn Co.op Mart Gò Vấp trong 8 năm hoạt động Công ty luôn là
3


một trong những đơn vị đứng đầu khối bán lẻ của công ty. Công ty liên tục tham gia
các hội chợ thương mại Thủ đô và ở các tỉnh nhằm khuyếch trương thương hiệu tìm
hiểu khách hàng, tìm kiếm những cơ hội để xây dựng kế hoạch kinh doanh phù hợp.
Nhìn lại 8 năm hoạt động với bao khó khăn vất vả từ lúc mặt bằng còn ngổn
ngang, kho tàng chưa có, nhân lực còn non yếu về nghiệp vụ và chuyên môn,… đến
nay Công ty đã có đội ngũ nhân viên gần 100 người với 85% có trình độ từ trung cấp

đến đại học và một số người đang theo học cao học chuyên ngành quản lý kinh tế. Đến
nay bộ máy hoạt động đã hoàn thiện, chuyên môn hoá cao và được đào tạo lại thường
xuyên để bắt kịp được với yêu cầu của công việc.
Năm 2009 là năm đầu tiên Công ty bước và hoạt động nên còn nhiều bỡ ngỡ.
Cán bộ nhân viên mới bắt tay vào làm nên chưa có kinh nghiệm, các bạn hàng còn ít.
Với nhiều khó khăn như vậy xong doanh thu cả năm của Công ty cũng đạt được con số
rất khả quan là 10,8 tỷ đồng. Đây có thể coi là thành công bước đầu rất đáng khả quan
của Công ty.
Năm 2010 – 2015, các hoạt động của Công ty đã dần được hoàn thiện: cơ cấu tổ
chức bộ máy được hợp lý hóa, cán bôn nhân viên có thêm nhiều kinh nghiệm, quy trình
bán lẻ được hoàn thiện, phòng kinh doanh luôn tìm tòi, nghiên cứu và khai thác nhiều
chủ hàng mới. Tuy nhiên càng ngày môi trường cạnh tranh càng gay gắt hơn, giá cả
các yếu tố đầu vào lên xuống thất thường… làm cho môi trường cạnh tranh đã gay gắt
nay còn gay gắt hơn. Nhưng với sự nỗ lực không ngừng của cán bộ công nhân viên của
Công ty thì doanh số các năm của Công ty vẫn không ngừng tăng lên.
Bước vào năm 2017, Công ty sẽ cố gắng đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu của khách
hàng để thu hút được nhiều khách hàng và chuẩn bị tốt nguồn lực để cạnh tranh với các
đối thủ lớn trong nước cũng như nước ngoài vào Việt Nam.
1.1.2. Ngành nghề kinh doanh
Công ty TNHH MTV Sài Gòn Co.op Mart Gò Vấp là siêu thị tổng hợp với cơ
cấu mặt hàng kinh doanh đa dạng phong phú bao gồm hàng chục nghìn tên hàng, trong
đó 70% là thực phẩm, 30% là hàng phi thực phẩm gồm đồ dùng gia đình, chất tẩy rửa,

4


giày dép, hàng vệ sinh, mỹ phẩm… đáp ứng các nhu cầu phong phú của người tiêu
dùng ở khu vực quận Gò Vấp và các vùng lân cận.
Ngoài kinh doanh bán lẻ, siêu thị còn tham gia bán buôn, mặt hàng bán buôn
chủ yếu là thịt gà nhập khẩu. Đứng trước thách thức của tình hình dịch bệnh ở gia súc,

gia cầm ở nước ta trong những năm gần đây, siêu thị đã nhanh chóng nhập khẩu gà
đông lạnh từ nước ngoài và làm nhà phân phối tiêu thụ hải sản đông lạnh số lượng lớn
để phục vụ bán lẻ tại chỗ và bán buôn cho các siêu thị khác như; Intimex, Fivimart,
BigC, Metro,…
1.1.3. Sơ đồ tổ chức của Công ty
Cơ cấu tổ chức bộ máy:
Giám đốc

Phó giám đốc
ngành hàng

Tổ thực
phẩm
công
nghệ

Tổ thực
phẩm
tươi sống

Tổ bảo
vệ

Tổ hóa
phẩm

Tổ thu
ngân

Tổ đồ

dùng

Tổ
marketing

Tổ may
mặc

Kế toán
trưởng

Tổ văn
phòng

(Nguồn: phòng hành chính)
♦ Giám đốc: Bà Nguyễn Thị Tranh, đảm nhận nhiệm vụ tổ chức quản lý và

điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty TNHH MTV Sài Gòn Co.op Mart Gò Vấp.
♦ Phó giám đốc ngành hàng hỗ trợ đắc lực cho giám đốc trong vấn đề quản lý

kinh doanh và tài chính chung của Công ty TNHH MTV Sài Gòn Co.op Mart Gò Vấp.
Và đôn đốc các tổ lập kế hoạch, chiến lược kinh doanh sao cho hiệu quả kinh doanh là
cao nhất dựa trên sự nghiên cứu đánh giá xem xét nghiên cứu thị trường, nghiên cứu
các đối thủ cạnh tranh để giúp giám đốc đưa ra quyết định đúng đắn. Ngoài ra, bộ phận
5


kinh doanh còn kết hợp với các bộ phận khác như kế toán để quản lý công nợ với các
nguồn cung cấp hàng, với các đại lý, quản lý hệ thống mã vạch, mã hàng, thực hiện các
công việc nghiệp vụ về quản lý kho, xuất nhập kho, quy định giá bán hàng.

♦ Phòng kế toán có nhiệm vụ hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ của quá trình

kinh doanh theo tháng, quý, năm; lập báo cáo tài chính của năm để từ đó tổng hợp và
phân tích các hoạt động kinh tế của siêu thị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của
đồng vốn kinh doanh.
♦ Phòng hành chính có nhiệm vụ tuyển chọn, đào tạo và nâng cao trình độ

chuyên môn cho từng cán bộ nhân viên và sắp xếp họ vào những vị trí thích hợp.
♦ Tổ Marketing có nhiệm vụ tiếp đón khách hàng, trưng bày hàng hóa tại

phòng bán cho khoa học và bắt mắt, hướng dẫn và tư vấn khách mua hàng lựa chọn
hàng hóa nếu khách có nhu cầu, tính tiền cho khách. Ngoài ra nhân viên bán hàng còn
phải tiếp nhận các thông tin phản hồi từ phía khách hàng để từ đó giúp cho Công ty có
những thay đổi trong kinh doanh nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
♦ Bộ phận bảo vệ có nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự trong và ngoài Công ty

đồng thời bảo vệ tài sản của Công ty. Ngoài ra bộ phận bảo vệ còn có nhiệm vụ trông
giữ xe cho khách hàng và cán bộ nhân viên siêu thị.
Mô hình này có ưu điểm: việc truyền đạt các mệnh lệnh, chỉ thị của giám đốc
cũng như việc phản ánh lại tình hình thực hiện mệnh lệnh được trực tiếp và nhanh
chóng. Tuy nhiên mô hình này lại đòi hỏi phải có sự phối kết hợp và hỗ trợ một cách
hợp lý và nhiệt tình về công việc, trách nhiệm, quyền hạn giữa các bộ phận khác nhau
trong công ty.

6


1.2. Tổ chức công tác kế toán của Công ty
1.2.1. Vẽ sơ đồ tổ chức phòng kế toán
 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:

Kế toán trưởng

toán phiếu quàKế
tặng
toán tổng hợp
Kế toán thu chiKế toán nhậpKếliệu

Thủ quỹ

(Nguồn: Phòng kế toán Công ty)
1.2.2. Mô tả công việc của từng bộ phận
•

Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm về công việc kế toán của Công ty,
chỉ đạo việc ghi chép, hạch toán kế toán và quản lý tài chính theo chế độ hiện hành,
phụ trách khâu tổng hợp và kế hoạch tài chính.

•

Kế toán thu chi: Kế toán thu chi cần cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời thu chi
tồn quỹ tiền mặt vào sổ quỹ và báo cáo khi cần cho ban giám đốc, kế toán trưởng, và
thực hiện đúng quy định về trách nhiệm và quản lý quỹ tiền mặt.

•

Kế toán nhập liệu: Nhập liệu tất cả các số liệu của Công ty, và báo cáo khi cần
cho ban giám đốc, kế toán trưởng.

•

Kế toán phiếu quà tặng: lên kế hoạch voucher cho công ty, kiểm kê các hoạt
động liên quan đến phiếu quà tặng dành cho khách hàng và báo cáo khi cần cho ban
giám đốc, kế toán trưởng.

•

Kế toán tổng hợp: Thực hiện các thủ tục kế toán liên quan đến thu chi hàng
ngày của Công ty, hàng tháng theo dõi tài sản, CCDC và lập các bảng phân bổ CCDC,
khấu hao TSCĐ. Cuối tháng nhận bảng chấm công từ bộ phận hành chính chuyển lên
và tính lương. Cung cấp các bảng biểu cần thiết cho kế toán thuế để làm sổ sách và báo
cáo thuế. Hàng ngày theo dõi quỹ tiền mặt và TGNH căn cứ trên các chứng từ thu chi
phát sinh hàng ngày. Cuối tháng đối chiếu sổ quỹ tiền mặt và TGNH với thủ quỹ, lập
7


báo cáo KQKD trình GĐ để đánh giá hiệu quả hoạt động của Công ty. Cuối năm lập
BCTC trình ban GĐ.
• Thủ quỹ: Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi để thực hiện công việc hạch toán thu chi
hàng ngày. Theo dõi tình hình thu chi tiền mặt, tình hình biến động tăng giảm TGNH
kho, đồng thời quản lý quỹ tiền mặt theo đúng quy định. Tư vấn cho nhà lãnh đạo trong
việc quản lý ngân sách và bảo toàn vốn. Cuối tháng đối chiếu sổ quỹ với kế toán nội
bộ, gửi sổ quỹ cho kế toán trưởng và giám đốc.
1.2.3. Các đặc điểm về tổ chức công tác kế toán của Công ty
1.2.3.1. Chế độ kế toán
+

Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày

14 tháng 09 năm 2006 của Bộ tài chính.

+ Niên độ kế toán: Để tiện cho việc hạch toán kế toán công ty tính niên độ kế toán theo
năm tài chính, ngày bắt đầu niên độ là ngày 1/1 dương lịch và kết thúc niên độ là ngày
31/12 của năm.
+ Đơn vị tiền tệ ghi sổ kế toán công ty sử dụng là Việt Nam đồng (VNĐ)
+ Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ
Nguyên tắc tính thuế:
Thuế thuế thu nhập doanh nghiệp: Thuế TNDN tính ở mức 20% lợi nhuận kế
toán trước thuế .
Phương pháp tính giá xuất kho vật tư, sản phẩm, hàng hóa: Theo phương pháp
bình quân gia quyền.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và tương đương tiền: Nếu có phát sinh
ngoại tệ thì được chuyển sang VNĐ thực tế tại thời điểm phát sinh theo tỷ giá thông
báo của ngân hàng thương mại nơi mà công ty mở tài khoản.
Phương pháp khấu hao TSCĐ: TSCĐ bao gồm TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô
hình được tính theo nguyên giá và khấu hao lũy kế. Khấu hao TSCĐ được tính theo
phương pháp đường thẳng.
1.2.3.2. Các phương pháp kế toán
 Phương pháp chứng từ kế toán:

8


Chứng từ sử dụng: Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ số
48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính thì các chứng từ kế toán
về nguyên vật liệu bao gồm:
-

Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho

Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
Bảng kê mua hàng
Bảng phân bổ nguyên vật liệu
Đối với các chứng từ kế toán phải thống nhất bắt buộc lập kịp thời, đầy đủ theo
đúng quy định về mẫu biểu, nội dung và phương pháp lập. Doanh nghiệp phải chịu
trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Mọi chứng từ kế toán nguyên vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời
gian hợp lý. Do đó, kế toán trưởng quy định phục vụ việc phản ánh ghi chép và tổng
hợp số liệu kịp thời của các bộ phận liên quan.

 Phương pháp hệ thống sổ sách kế toán:

Để ghi chép, hệ thống hóa thông tin kế toán, DN phải sử dụng một hình thức kế
toán nhất định, phù hợp với đặc điểm, quy mô SXKD của DN và độ đội ngũ cán bộ kế
toán hiện có.
Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu
mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ được sử dụng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa
số liệu từ chứng từ gốc theo một trình tự và phương pháp ghi sổ nhất định, nhằm cung
cấp các tài liệu có liên quan đến các chỉ tiêu kinh tế tài chính, phục vụ việc thiết lập các
báo cáo kế toán.
Trong quá trình hình thành và phát triển của khoa học kế toán, người ta đã xây
dựng nhiều hình thức kế toán khác nhau. Hiện nay, theo Chế độ kế toán hiện hành có 5
hình thức kế toán được áp dụng, đó là: Nhật ký – Sổ cái, Nhật ký chung, Chứng từ ghi
sổ, Nhật ký – Chứng từ và kế toán máy. Mỗi hình thức kế toán có nội dung, ưu, nhược
điểm và phạm vi áp dụng thích hợp. Do vậy, DN phải căn cứ vào Hệ thống tài khoản
kế toán, Chế độ, Thể lệ kế toán của Nhà nước, căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động
SXKD, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng như điều kiện
9

trang bị phương tiện, kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin mà lựa chọn hình thức kế toán
thích hợp cho đơn vị mình nhằm phát huy tốt nhất vai trò chức năng của kế toán trong
công tác quản lý. Công ty áp dụng hình thức Nhật Ký Chung. Trong hình thức kế toán
mà công ty đang áp dụng thì mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải căn cứ vào chứng từ
gốc.
 Đặc trưng cơ bản: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi

vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và
theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên
các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
 Các loại sổ kế toán:
-

Sổ Nhật ký chung.

-

Sổ cái.

-

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dung để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản
(định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi sổ cái. Số liệu ghi trên sổ nhật ký chung được
dùng làm căn cứ để ghi sổ cái.

10

Chứng từ kế toán

SỔ NHẬT KÝ
CHUNG

Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Bảng tổng hợp

SỔ CÁI

chi tiết
Bảng cân đối TK

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

(Nguồn: Phòng kế toán Công ty)
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng:
Đối chiếu, kiểm tra:
Hàng ngày: Căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ,
trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi
trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn
vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp
vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các
chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt
liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát

11


sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp
trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào
nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm: Cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số
phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng
tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo
tài chính.Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân
đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật
ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số
trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. Hình thức kế toán Nhật ký chung có ưu
điểm là dễ phân công công tác kế toán nhưng với kế toán thủ công thì khó thực hiện
khi tập hợp từ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái. Hiện nay, hình thức kế toán này được
sử dụng rộng rãi ở các DN có quy mô lớn hoặc nhỏ, trình độ kế toán vừa. Đặc biệt nếu
DN có sử dụng máy vi tính vào trong công tác kế toán thì áp dụng phương pháp này là
hiệu quả.
 Phương pháp hệ thống báo cáo kế toán:

Báo cáo tổng hợp gồm:
+
+
+

Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01 – DN)
Báo cáo xác định kết quả kinh doanh (mẫu số BO2 – DN)
Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu số B09 – DN)

+

Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03-DN)

+

Bảng Cân đối tài khoản (Mẫu số F01- DN)
Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ lập theo phương pháp trực tiếp
Thời hạn và nơi lập báo cáo
Đối với Công ty không phải nộp báo cáo tài chính quý mà nộp báo cáo tài chính
năm chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
Kỳ lập báo cáo là báo cáo năm
Việc lập và trình bày báo cáo tài chính tuân thủ đúng các yêu cầu quy định tại
Chuẩn mực kế toán số 21 – “Trình bày báo cáo tài chính” gồm:
+ Trung thực, hợp lý.
12


+ Lựa chọn và áp dụng các chính sách kế toán phù hợp với quy định của từng
chuẩn mực kế toán nhằm đảm bảo cung cấp thông tin thích hợp với nhu cầu ra quyết
định kinh tế của người sử dụng và cung cấp được các thông tin đáng tin cậy.
Nơi gửi báo cáo tài chính:
Nơi gửi báo cáo của Công ty là Cơ Quan Thuế

13


CHƯƠNG 2. MÔ TẢ VỀ CÔNG VIỆC KẾ TOÁN ĐÃ ĐƯỢC QUAN SÁT,
THỰC HÀNH TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN SÀI GÒN CO.OP
MART GÒ VẤP
2.1. Kế toán quy trình thu tiền tại Công ty

2.1.1. Yêu cầu của kế toán thu tiền mặt
Kế toán thu tiền mặt là một bộ phận rất quan trọng trong Công ty. Để thực hiện
đúng được nhiệm vụ của mình, kế toán thu tiền mặt phải thực hiện những yêu cầu cơ
bản sau:
- Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý và lưu thông tiền tệ của Nhà nước,
chế độ quản lý kho tiền, kho quỹ, tuân thủ nghiêm chỉnh các quy trình, thủ tục xuất,
nhập quỹ do kho bạc nhà nước quy định.
- Phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có và tình hình thu của kho bạc
nhà nước; đảm bảo khớp đúng giữa sổ kế toán và thực tế về số tồn quỹ tiền mặt tại Kho
bạc và số dư tiền gửi của Kho bạc tại ngân hàng.
2.1.2. Trình tự tiến hành
2.1.2.1. Mô tả trình tự tiến hành
Cuối tháng kế toán công nợ phải thu tiến hành tổng hợp công nợ trên phần mềm
sau đó gọi điện cho khách hàng thông báo về việc trả tiền. Kế toán gửi cho khách hàng
bảng công nợ để tiến hành đối chiếu và ký xác nhận. Khi nhận được tiền từ khách
hàng, kế toán thanh toán (cũng là kế toán công nợ) sẽ lập phiếu thu sau khi kiểm tra
hợp lệ, phiếu thu sẽ được trình kế toán trưởng ký rồi chuyển cho thủ quỹ, thủ quỹ sẽ
làm thủ tục nhận tiền từ kế toán thanh toán. Phiếu thu được lưu ở phòng kế toán 1 liên
và khách hàng sẽ giữ 1 liên.
Dựa vào chứng từ thu tiền (hóa đơn, phiếu kế toán). Kế toán thu sẽ kiểm tra tính
hợp lệ của chứng từ lập phiếu thu gồm 2 liên và chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt.
Khi phiếu thu đã được ký duyệt sẽ chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ tiến hành thu tiền và
ký xác nhận, , sau đó đưa phiếu thu cho khách hàng ký 2 liên.. Sau đó thủ quỹ sẽ lưu
liên 2 của phiếu thu, liên 1 được chuyển về kế toán thu chi và lưu tại đây.

14


2.1.2.2. Vẽ lưu đồ quy trình thu tiền tại Công ty
Sơ đồ 2.1. Lưu đồ quy trình thu tiền tại Công ty

Khách hàng

Bắt đầu

KT Thu

KT Trưởng

Phiếu Thu

Lập phiếu thu

Thủ quỹ

Phiếu Thu (đã ký)

Hóa đơn
Phiếu Thu

Ký duyệt

Thu tiền,
Ký

Trả tiền

Phiếu Thu (đã ký)

(Nguồn: Phòng kế toán của Công ty)
2.1.3. Kết quả của kế toán thu tiền mặt

a) Chứng từ liên quan đến kế toán thu tiền mặt
-

Hóa đơn GTGT hoặc Hóa Đơn Bán Hàng

-

Bảng thanh toán tiền lương

-

Biên lai thu tiền

-

Phiếu thu
15

Phiếu Thu (đã ký)


b) Bút toán liên quan đến kế toán thu tiền mặt
Nghiệp vụ: Phiếu thu số 65, ngày 9/10/2016, bà Nguyễn Thị Vân rút tiền gửi
ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 50.000.000 đồng.
Nợ TK 111:

50.000.000 VNĐ

Có TK 112:

50.000.000 VNĐ

Trình tự tiến hành nghiệp vụ phiếu thu số 65 như sau:
Sau khi lập hóa đơn phiếu thu số 65 cho khách hàng, kế toán thu sẽ lập phiếu
thu rồi giao cho kế toán trưởng ký duyệt. Kế toán trưởng căn cứ vào phiếu thu để xác
định các thông tin trong phiếu có chính xác không rồi ký duyệt.
Bộ phận thủ quỹ sẽ tiếp nhận phiếu thu đã được ký và tiến hành thu tiền và ký
vào phiếu thu.
Đơn vị: Công ty TNHH MTV Sài
Gòn Co.op Mart Gò Vấp
Bộ phận: Kế toán

Mẫu số: 01 - TT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU

Ngày 09 tháng 10 năm 2016
Họ và tên người nôp tiền: Nguyễn Thị Vân
Địa chỉ: 543/1 Phan Văn Trị, Phường 7, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh
Lý do nộp: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.
Số tiền: 50.000.000 đồng (Viết bằng chữ): Năm mươi triệu đồng chẵn.
Kèm theo: 01 Chứng từ gốc.
Ngày 09 tháng 10 năm 2016
Giám đốc

Kế toán

Người nộp

Người lập

(Ký, họ tên, đóng

trưởng

tiền

phiếu

dấu)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

Thủ quỹ
(Ký, họ tên)

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Năm mươi triệu đồng chẵn./.
Đơn vị: Công ty TNHH MTV Sài

Mẫu số: S02a – DN

Gòn Co.op Mart Gò Vấp

(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ16

Địa chỉ: Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ

BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng

Chí Minh.

BTC)

CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 02
Ngày 09 tháng 10 năm 2016
Trích yếu

Số hiệu tài khoản
Nợ
Có

A

B

C

1111

112

50.000.000

x

x

50.000.000

Rút tiền gửi ngân hàng
về nhập quỹ
Cộng

Số tiền

Ghi chú
D

1

Kèm theo 1 chứng từ gốc.
Ngày 09 tháng 10 năm 2016
Kế toán trưởng

Người lập

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

c) Các sổ sách kế toán liên quan đến kế toán thu tiền mặt
- Sổ quỹ tiền mặt (Phụ lục 1)
- Sổ cái TK 111 (Phụ lục 2)

- Sổ chi tiết TK 1111
- Sổ nhật ký chung
d) Báo cáo liên quan đến kế toán thu tiền mặt


Báo cáo tài chính: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả





hoạt động kinh doanh năm 2016.
Báo cáo thuế TNDN
Khai thuế GTGT
Bảng cân đối số phát sinh

17


e) Kế toán thu tiền mặt liên quan đến các công việc kế toán khác
Kế toán thu tiền mặt liên quan với kế toán bán hàng và công nợ phải thu khách
hàng để theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nợ của khách
hàng. Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên
tiến hành đối chiếu kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán được kịp thời. Kiểm tra đối chiếu
theo định kỳ hoặc cuối tháng từng khoản nợ phát sinh, số phải thu và số còn phải thu.
Kế toán thu tiền mặt liên quan đến kế toán tiền mặt, nhận khoản ký cược, ký
quỹ của công ty bằng tiền mặt.
Kế toán thu tiền mặt liên quan với kế toán tiền mặt để có thể lên được báo cáo
công nợ, theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nợ của
khách hàng.

f) Cách lưu trữ hồ sơ kế toán thu tiền mặt tại Công ty
 Lưu trên hệ thống máy tính

Kế toán bán hàng mở sổ nhật ký chung, các sổ kế toán chi tiết tài khoản… lưu
trên hệ thống kế toán của Công ty khi có nghiệp vụ phát sinh.
 Lưu chứng từ, sổ sách

Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế
đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu tư tháng 1
đến tháng 12 của năm tài chính, các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào + đầu ra được kẹp
chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế.
Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo phiếu thu, phiếu kế
toán,...có đầy đủ chữ ký theo chức danh.
Kế toán thu tiền mặt in ra các sổ và các phiếu để đóng cuốn và lưu thành từng
quyển có ký tên đóng dấu mọc. Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập
có bìa đầy đủ.

18


Sổ nhật ký chung lưu theo từng tháng, theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế
phát sinh.
Các sổ kế toán chi tiết lưu theo từng tháng.
Phiếu thu phải được đánh theo số thứ tự theo ngày tháng phát, phía sau phiếu
thu phải ghi số hóa đơn GTGT để dễ tìm khi cần, kẹp với các chứng từ liên quan phía
sau và được lưu vào sổ tiền mặt.
2.1.4. Kiểm tra kết quả của kế toán thu tiền mặt
 Người kiểm tra:

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp
 Định kỳ kiểm tra

Hàng tháng
Hàng năm
 Cách thức kiểm tra

- Kiểm tra sổ nhật ký chung xem về cách hạch toán của sổ nhật ký chung đã
đúng tài khoản chưa, vì nếu không đúng tài khoản thì lên bảng cân đối số phát sinh sẽ
không cân bằng. Kế toán trưởng sẽ kiểm tra, so sánh đối chiếu sổ nhật ký chung với sổ
cái các tài khoản để xem đã ghi chính xác chưa, có ghi xót hóa đơn hay chứng từ nào
không.
- Kiểm tra số tiền trên Phiếu Thu với chứng từ gốc. Kiểm tra nội dung ghi trên
Phiếu Thu có phù hợp với chứng từ gốc Kiểm tra ngày, tháng lập Phiếu Thu và Chữ ký
của người có thẩm quyền. Kiểm tra số tiền thu vào cho chính xác để nhập quỹ tiền mặt.
Cho người nhận tiền ký vào Phiếu Thu. Kế toán thu cần ký vào Phiếu Thu và giao cho
khách hàng 1 liên. Sau đó kế toán thu căn cứ vào Phiếu Thu ghi vào Sổ Quỹ (viết tay).
Cuối cùng, kế toán thu chuyển giao 2 liên còn lại của Phiếu Thu cho Kế Toán trưởng.
- Đối chiếu từng sổ cái với sổ chi tiết của cùng 1 tài khoản xem đã khớp số liệu
hay chưa (Về mặt nguyên tắc thì Sổ cái của 1 tài khoản và Tổng các số chi tiết của
cùng 1 tài khoản phải bằng nhau về Số dư đầu kỳ; Số phát sinh trong kỳ và Số dư cuối

19


kỳ). Đồng thời đối chiếu số liệu sổ cái của từng tài khoản với các chứng từ kế toán
khác có liên quan.
- Thực hiện việc đối chiếu giữa sổ 111 và sổ nhật ký chung, phải khớp nhau nếu
không khớp nhau thì tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh.
2.2. Kế toán quy trình chi tiền tại Công ty

2.2.1. Yêu cầu của kế toán chi tiền mặt
Kế toán thu chi mặt cũng là một bộ phận rất quan trọng trong Công ty. Để thực
hiện đúng được nhiệm vụ của mình, kế toán chi tiền mặt phải thực hiện những yêu cầu
cơ bản sau:
- Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý và lưu thông tiền tệ của Nhà nước,
chế độ quản lý kho tiền, kho quỹ, tuân thủ nghiêm chỉnh các quy trình, thủ tục xuất,
nhập quỹ do kho bạc nhà nước quy định.
- Phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có và tình hình thu của kho bạc
nhà nước; đảm bảo khớp đúng giữa sổ kế toán và thực tế về số tồn quỹ tiền mặt tại Kho
bạc và số dư tiền gửi của Kho bạc tại ngân hàng.
2.2.2. Trình tự tiến hành
2.2.2.1. Mô tả trình tự tiến hành
Bộ phận có nhu cầu thanh toán chi tiền lập Giấy đề nghị. Kế toán thu chi sẽ
kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và Giấy đề nghị rồi lập phiếu chi gồm 2 liên và
chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt. Khi phiếu chi đã được ký duyệt sẽ chuyển cho thủ
quỹ để thủ quỹ tiến hành chi tiền và ký xác nhận, sau đó đưa phiếu chi cho khách hàng
ký 2 liên. Sau đó thủ quỹ sẽ lưu liên 2 của phiếu chi, liên 1 được chuyển về kế toán thu
chi và lưu tại đây.
Căn cứ vào Phiếu Thu, Phiếu Chi đã lập trong ngày Báo Cáo quỹ tiền mặt, thủ
quỹ kiểm tra số tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán và báo quỹ. Nếu
có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và xử lý.
Cuối ngày thủ quỹ chuyển toàn bộ Phiếu Thu, Phiếu Chi kèm theo Báo Cáo quỹ tiên
mặt cho kế toán tiền mặt. Kế toán kiểm tra lại và ký vào báo cáo quỹ, sau đó chuyển

20


cho kế toán trưởng và tổng giám đốc ký. Căn cứ vào đó hàng quý sẽ lập bảng kê chi
tiết. Báo cáo quỹ được chuyển lại cho thủ quỹ ký.
2.2.2.2. Vẽ lưu đồ quy trình chi tiền tại Công ty

Sơ đồ 2.2. Lưu đồ quy trình chi tiền tại Công ty

Ký duyệt

Đ

(Nguồn: Phòng kế toán của Công ty)
Hằng ngày, kế toán thu chi có trách nhiệm lập phiếu thu, chi và mở sổ quỹ tiền
mặt trên Excel, ghi chép, theo dõi hoạt động xuất nhập quỹ theo trình tự phát sinh
phiếu thu, phiếu chi từ đó tính ra số tồn quỹ. Sau khi hội đủ chữ ký và đã thu chi xong
S
21


kế toán thu chi lấy các chứng từ gốc kèm theo mỗi từ thu chi ra tổng hợp vào sổ chứng
từ và giao cho kế toán tổng hợp.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý xuất nhập tiền . Hằng ngày kiểm kê số tồn
quỹ tại công ty kết hợp cùng với kế toán thu chi để quản lý dòng tiền tại công ty chặt
chẽ hơn.
Cuối mỗi tháng kế toán thu chi lại tập hợp lại các phiếu thu chi đối chiếu với thủ
quỹ. Sau cùng sẽ tạo một file chứng từ thu chi của từng tháng.
Kế toán tổng hợp khi nhận các chứng từ gốc sẽ nhập liệu vào phần mềm kế toán
thực hành trong phân hệ kế toán tổng hợp.Vì phần mềm thực hiện các bút toán tự động
nên các dữ liệu tự kết chuyển vào nhật ký chung, sổ cái 111 và các tài khoản đối
ứng,cuối cùng là báo cáo.
Sơ đồ 2.3. Quy trình ghi sổ kế toán tiền mặt trên máy bằng phần mềm
Nghiệp vụ
kinh tế

Phân hệ kế toán tổng hợp

Chứng từ gốc

Nhập liệu

Truy xuất ra sổ cái TK 111

Báo cáo

Nhật ký chung

(Nguồn: Phòng kế toán của Công ty)
2.2.3. Kết quả của kế toán chi tiền mặt
a) Chứng từ liên quan đến kế toán chi tiền mặt
-

Hóa đơn GTGT hoặc Hóa Đơn Bán Hàng

-

Bảng thanh toán tiền lương

-

Biên lai chi tiền
22


-

Phiếu chi
b) Bút toán liên quan đến kế toán chi tiền mặt
Nghiệp vụ: Phiếu chi số 262, ngày 04/11/2016, chi tiền tạm ứng tiền nhập hàng
gia dụng R.85F 44.366.700đ cho siêu thị.
Nợ TK 141:

44.366.700 VNĐ

Có TK 111:

44.366.700 VNĐ

Trình tự tiến hành nghiệp vụ phiếu chi tiền tạm ứng như sau:
Người yêu cầu tạm ứng tiền lập phiếu chi tiền rồi đưa lên kế toán chi tiền mặt
bằng phiếu đề nghị chi tiền. Kế toán chi tiếp nhận và kiểm tra, rồi lập phiếu chi giao
cho kế toán trưởng ký duyệt.
Kế toán trưởng giao cho thủ quỹ, thủ quỹ tiến hành kiểm tra, nếu thông tin chính
xác sẽ kỹ duyệt và tiến hành chi tiền tạm ứng cho người yêu cầu ứng tiền.
Đơn vi: Công ty TNHH MTV Sài
Gòn Co.op Mart Gò Vấp
Bộ phận: Kế toán

Mẫu số: 03 - TT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC

Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày 04 tháng 11 năm 2017
Số: ..................

Kính gửi: Ban giám đốc Công ty TNHH MTV Sài Gòn Co.op Mart Gò Vấp
Tên tôi là: Trần Đình Đức
Địa chỉ: 543/1 Phan Văn Trị, Phường 7, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh
Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 44.366.700 đồng (Viết bằng chữ) Bốn mươi bốn triệu ba
Kết thúc

trăm sáu mươi sáu nghìn bảy trăm nghìn đồng chẵn.
Lý do tạm ứng: tạm ứng tiền nhập hàng gia dụng R.85F
Thời gian thanh toán: Ngày 04 tháng 11 năm 2017
Ngày 04 tháng 11 năm 2017
Giám đốc

Kế toán trưởng

Phụ trách bộ

Người đề nghị thanh

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

phận

toán

23


(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)
Căn cứ vào phiếu đề nghị tạm ứng, kế toán lập phiếu chi như sau:
Đơn vị: Công ty TNHH MTV Sài
Gòn Co.op Mart Gò Vấp

Mẫu số: 02 - TT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC

Bộ phận: Kế toán

Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI
Ngày 04 tháng 11 năm

Quyển số: ...........

2017
Họ và tên người nhận tiền: Trần Đình Đức
Địa chỉ: 543/1 Phan Văn Trị, Phường 7, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí
Minh
Lý do chi: tạm ứng tiền nhập hàng gia dụng R.85F
Số tiền: 44.366.700 đồng (Viết bằng chữ) Bốn mươi bốn triệu ba trăm sáu
mươi sáu nghìn bảy trăm nghìn đồng chẵn.
Kèm theo: 01 chứng từ gốc.
Ngày 04 tháng 11 năm 2017
Giám đốc

Kế toán

Thủ quỹ

Người lập

Người nhận

(Ký, họ tên, đóng

trưởng

(Ký, họ

phiếu

tiền

dấu)

(Ký, họ tên)

tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bốn mươi bốn triệu ba trăm sáu mươi sáu
nghìn bảy trăm nghìn đồng chẵn./.

24

Bắt đầu


Đơn vị: Công ty TNHH MTV Sài Gòn

Mẫu số: S02a-DN

Co.op Mart Gò Vấp

(Ban hành theo QĐ số:

Bộ phận: Kế toán

48/2006/QĐ- BTC
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng
BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 01
Ngày 04 tháng 11 năm 2016
Số

Trích yếu
A
Tạm ứng tiền nhập hàng gia
dụng R.85F
Cộng

hiệu

tài

khoản
Nợ
Có
B
C

Số tiền

Ghi chú

1

D

141

1111

44.366.700

x

x

44.366.700

x

Kèm theo 01 chứng từ gốc.

Ngày 04 tháng 11 năm 2016
Người lập

Kế toán trưởng

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

c) Các sổ sách kế toán liên quan đến kế toán chi tiền mặt
- Sổ quỹ tiền mặt (Phụ lục 1)
- Sổ cái TK 111 (Phụ lục 2)
- Sổ nhật ký chung
d) Báo cáo liên quan đến kế toán chi tiền mặt


Báo cáo tài chính: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả
hoạt động kinh doanh năm 2016.
25