MÔI TRƯỜNG KẾ TOÁN MĨ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.15 MB, 146 trang )
Kế toán Mỹ
Chương 1: Môi trường kế toán
Chương 1
MÔI TRƢỜNG KẾ TOÁN
***********
1.1.
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN MỸ
1.1.1 Khái niệm kế toán
Liên đoàn quốc tế về kế toán đã có định nghĩa cơ bản về kế toán: “Kế toán là
nghệ thuật ghi chép, phân loại, tổng hợp và đánh giá các loại hoạt động kinh tế thông
qua chỉ tiêu tiền tệ và dựa trên các nguyên tắc cơ bản tiêu chuẩn có tính hệ thống”.
Theo hiệp hội AAA (American Accounting Association – Hiệp hội kế toán
Mỹ): “Kế toán là quá trình nhận biết, đo lường và truyền đạt thông tin kinh tế cho phép
người sử dụng thông tin đánh giá và đưa ra quyết định kinh doanh”.
1.1.2. Mục đích của kế toán
Nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định kinh tế, xã hội
và diễn đạt được khả năng, trách nhiệm và cương vị quản lý.
Nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho việc đánh giá hiệu quả tổ chức và
lãnh đạo.
1.1.3. Đặc điểm cơ bản của kế toán Mỹ
a) Đơn vị tiền tệ sử dụng
Đơn vị tiền tệ sử dụng là USD ($).
Cách viết đơn vị tiền tệ: 1,000 USD.
b) Hệ thống tài khoản kế toán
- Khái niệm:
Tài khoản là phương pháp phân loại đối tượng kế toán theo nội dung kinh tế.
- Hệ thống tài khoản kế toán:
Là tài khoản bằng chữ
Gồm 5 loại tài khoản sau: TK phản ánh Tài sản; TK phản ánh Nợ phải trả;
TK phản ánh Vốn chủ sở hữu; TK phản ánh Doanh thu; TK phản ánh Chi phí.
+ Tài khoản tạm thời: Tài khoản tạm thời là những tài khoản không có số dư cuối
kỳ, do vào mỗi cuối kỳ kế toán thực hiện bút toán khoá sổ.Trong đó Tài khoản doanh
thu, chi phí, rút vốn, xác định kết quả là những tài khoản tạm thời.
1
Kế toán Mỹ
Chương 1: Môi trường kế toán
+ Tài khoản thường xuyên: Tài khoản thường xuyên là những tài khoản mà số dư
cuối kỳ của nó sẽ được giữ lại làm số dư cho đầu kỳ sau. Trong đó nhóm Tài khoản tài
sản, tài khoản phản ánh nợ phải trả, Tài khoản vốn là tài khoản thường xuyên.
+ Kết cấu tài khoản Tài sản
Tài sản
xxx
xxx
+ Kết cấu tài khoản Nguồn vốn
Nguồn vốn
xxx
xxx
+ Kết cấu tài khoản trung gian
XĐKQKD
Chi phí
Chi phí
Doanh thu
Doanh thu
+ Kết cấu tài khoản Rút vốn chủ sở hữu
Rút vốn
c) Kỳ kế toán
Kỳ kế toán không cố định theo năm dương lịch. Thông thường thời điểm kết thúc
một niên độ kế toán được chọn là lúc không đúng thời vụ hay việc buôn bán, kinh doanh ế ẩm
nhằm mục đích kiểm tra dễ dàng.
d) Đối tượng kế toán
Kế toán Mỹ phân chia các đối tượng kế toán thành 3 loại sau:
2
Kế toán Mỹ
Chương 1: Môi trường kế toán
+ Tài sản: Là những thứ có giá trị mà doanh nghiệp đang có quyền sở hữu. Tài sản
cũng được coi là nguồn lực của doanh nghiệp. Các tài sản cógiá trị bởi chúng có thể được sử
dụng hoặc đổi chúng để lấy hàng hóa khác phục vụ cho mục đích kinh doanh tại doanh
nghiệp. Một tổ chức có thể nắm giữ nhiều loại tài sản khác nhau. Một số tài sản có hình thái
vật chất cụ thể như tiền mặt, vật dụng, nhà cửa, phương tiện vận tải… Nhưng ngược lại cũng
có một số tài sản không có hình thái vật chất cụ thể nhưng chúng cũng mang lại những lợi ích
cho doanh nghiệp, ví dụ như đặc quyền (là quyền được chính phủ liên bang cho phép sản xuất
một mặt hàng nào đó) hay các khoản phải thu (là khoản tiền mà doanh nghiệp thu được do
bán chịu hang hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho đơn vị hoặc cá nhân khác). Tất cả các tài sản
trên được tài trợ, hình thành từ hai nguồn đó là nguồn nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu.
+ Nợ phải trả: Là khoản nợ mà doanh nghiệp có trách nhiệm trả trong thời gian ngắn
hạn hoặc dài hạn. Khoản nợ này phát sinh trong quá trình doanh nghiệp mua chịu tài sản hoặc
vay mượn từ ngân hàng để mua tài sản. Chẳng hạn: Khoản phải trả, lương phải trả…
+ Vốn chủ sở hữu: Là phần hùn vốn trong đơn vị được sở hữu hoàn toàn bởi các nhà
chủ sở hữu. Nói cách khác, nguồn vốn chủ sở hữu là phần chênh lệch giữa tài sản và nợ phải
trả.
Vốn chủ sở hữu = Tài sản – Nợ phải trả
Ba đối tượng này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong phương trình kế toán sau:
Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu
e) Hệ thống sổ kế toán
Kế toán Mỹ áp dụng hình thức “Nhật ký chung”.
Sổ kế toán bao gồm Sổ “Nhật ký Chung”, “Sổ Cái” và các sổ kế toán chi tiết khác
1.2. KẾ TOÁN TÀI CHÍNH VÀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
1.2.1. Kế toán quản trị
Kế toán quản trị: Là loại kế toán cung cấp thông tin cho quản lý trong quá trình điều
hành hoạt động của doanh nghiệp (thông tin là cơ sở cho các quyết định kinh doanh hàng
ngày và cho các kế hoạch tương lai của tổ chức). Để đạt mục tiêu, công tác quản trị doanh
nghiệp đòi hỏi rất nhiều thông tin. Một loại thông tin được đặt ra chủ yếu do yêu cầu của lập
kế hoạch và kiểm tra hoạt động hàng ngày của Công ty. Đó là những thông tin giúp công tác
quản trị biết được những gì đang xảy ra ngay thời điểm hiện tại cũng như để nắm chắc công
việc kinh doanh đang hoạt động trôi chảy tiến tới mục tiêu như thế nào. Loại thông tin thứ hai
chủ yếu cần thiết cho quản trị trong việc lập ra các kế hoạch dài hạn.
Những thông tin này được dùng để xây dựng nên những chiến lược tổng quát và để ra
các quyết định đặc biệt có tác động then chốt đối với Công ty.
Nói chung kế toán quản trị giải quyết 3 chức năng:
3
Kế toán Mỹ
Chương 1: Môi trường kế toán
1.Chọn lọc và ghi chép số liệu.
2.Phân tích số liệu
3.Lập báo cáo dùng cho quản trị.
CHỌN LỌC VÀ GHI
CHÉP SỐ LIỆU
Để cung cấp thông tin về
hoạt động quá khứ và hiện
tại của công ty
PHÂN
TÍCH
SỐ
LIỆU
BÁO CÁO CHO QUẢN TRỊ
Trong việc lập kế hoạch và
kiểm tra hoạt động hàng ngày
của Công ty
BÁO CÁO CHO QUẢN TRỊ
Trong việc xây dựng kế hoạch
dài hạn
1.2.2. Kế toán tài chính
Kế toán tài chính: Là loại kế toán cung cấp thông tin cho những người ra quyết định ở
bên ngoài doanh nghiệp. Thông tin kế toán tài chính cung cấp thường ở dạng báo cáo tóm tắt
gọi là báo cáo tài chính gồm:
- Báo cáo thu nhập: Là báo cáo cho những thông tin về khả năng sinh lời trong hoạt
động của Công ty.
- Bảng cân đối kế toán: Cung cấp thông tin về tài sản Công Ty có được bao gồm cả
nguồn hình thành của những tài sản này.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Cho biết tài sản của Công Ty thay đổi như thế nào trong
một thời kỳ nhất định.Thông tin báo cáo tài chính được trình bày theo cùng một kiểu qua các
năm. Điều này giúp cho nhà quản trị có thể tin cậy vào báo cáo
Nói chung, kế toán tài chính giải quyết 3 chức năng:
CHỌN LỌC VÀ GHI
CHÉP SỐ LIỆU
Để cung cấp thông tin về
hoạt động quá khứ và hiện
tại của công ty
PHÂN
TÍCH
SỐ
LIỆU
BÁO CÁO CHO
NHỮNG NGƯỜI RA QUYẾT
ĐỊNH Ở NGOÀI CÔNG TY
1. Báo cáo thu nhập
2. Bảng cân đối kế toán
3. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
1.3. NGHÀNH NGHỀ KẾ TOÁN VÀ NHỮNG LĨNH VỰC CHUYÊN MÔN
Hàng ngàn các nhà kế toán Mỹ đang thực hiện những đóng góp quan trọng đối với
những hệ thống kinh tế xã hội. Có 4 lĩnh vực mà ở đó một kế toán chuyên nghiệp có thể khai
thác dịch vụ của anh ta. Đó là kế toán tư nhân, kế toán Công, kế toán nhà nước và đào tạo kế
toán. Dưới đây ta sẽ lần lượt làm rõ từng lĩnh vực xung quanh mục đích giới thiệu bản chất và
ý nghĩa của kế toán.
4
Kế toán Mỹ
Chương 1: Môi trường kế toán
1.3.1. Kế toán tƣ nhân (Private accounting)
Các kế toán viên làm việc cho các doanh nghiệp tư nhân thuộc về khu vực kinh tế tư
nhân. Họ thực hiện một số công việc khác nhau bao gồm công việc của:
1. Người quản lý
2. Người ghi chép sổ sách
3. Kế toán chi phí
4. Kiểm toán viên nội bộ
5. Chuyên viên thuế và những công tác khác như lập ngân sách.
- Người quản lý là trưởng phòng kế toán của Công ty. Công việc là giám sát mọi hoạt
động kế toán của tổ chức. Thường thì đây là người có chức vụ cao của Công Ty
- Vai trò của người ghi sổ kế toán và nhân viên kế toán thường bị bỏ quên:
Công việc của người ghi sổ kế toán là ghi chép và xử lý số liệu. Phần lớn công việc của họ thể
hiện ở việc xử lý số liệu. Thật ra phần lớn những gì mộ t người ghi sổ thực hiệ n ở một
Công ty nhỏ thường được là m bằ ng má y đ iệ n to á n và nhữ ng loạ i má y k hác ở các
tổ chức lớn hơn. Nếu đố i c hiế u có thể thấy công việc của một chuyên viên kế toán rộng
hơn nhiều. Công việc kế toán liên quan đến việc xác định những số liệu nào là cần thiết, ghi
chép, xác định, xử lý những số liệu ấy ra sao, xác định những báo cáo sẽ được lập thế nào và
làm gì để cung cấp thông tin cho người ra quyết định.
- Một số chuyên viên kế toán là kế toán chi phí: Họ chọn lọc, xử lý và p hả n á nh
thô ng tin về chi p hí sả n xuất sả n p hẩ m. Thô ng tin tập hợp từ kế toán chi phí cho
phép hoàn thành những dự đoán về chi phí sản xuất và giá bán hàng hóa của Công Ty.
- Kiể m toá n viê n nộ i bộ ( ở nhữ ng cô ng ty lớn). Công việc c ủa họ là kiểm tra
và đánh giá hoạt động nội bộ bộ máy kế toán của Công Ty. Những kiểm toán viên này nghiên
cứu ghi chép kế toán và đề xuất những điểm cần sửa đổi. Đồng thời họ xác định những vấn đề
chính sách và yêu cầu quản lýđể từ đó hỗ trợ cho quá trình quản lý.
- Chuyên viên thuế: Là người được giao việc chuẩ n b ị bản k ha i nộp thuế của
Công ty. Anh ta cũng góp ý về hậu quả thuế của những phương án khác nhau mà ban quản trị
đang xem xét.
- Dự trù ngân sách: N gâ n sác h đ ơn giả n nhằ m giúp chỉ đạo q uả n lý. Nó là mục
tiêu được xây dựng để quản lý có so sánh với kết quả thực tế.
1.3.2. Kế toán công (Public Accounting)
Mọi quốc gia điều chỉnh hoạt động của một số nghề nghiệp theo quyền lợi chung,
những nghề này bao gồm y, dược, luật và kế toán công Những người được cấp bằng hành
nghề kế toán công được gọi là chuyên viên kế toán công được cấp giấy phép (CPA – Certiffed
Public Accountans).
5
Kế toán Mỹ
Chương 1: Môi trường kế toán
Nói chung công việc của CPA không phải làm thuê cho doanh nghiệp. Anh ta làm việc
thay cho Công Ty kế toán công, nơi thu lệ phí của doanh nghiệp để thực hiện nhiều dịch vụ
khác nhau cho doanh nghiệp.
Có lẽ dịch vụ quan trọng nhất được chuyên viên kế toán thực hiện là kiểm toán. Mỗi
năm, hầu như mọi Công Ty kinh doanh cả vừa và nhỏ đều thuê một CPA để làm công việc
này. Kiểm toán đơn giản là thẩm tra, nghiên cứu các quyết toán và báo cáo tài chính do Công
Ty, xác định xem báo cáo tài chính có đáp ứng được yêu cầu và phù hợp với công chúng
(trong đó các nhà đầu tư, tín dung) hay không, để họ có thể tin cậ y vào thông tin. Trong quá
trình kiểm toán, hệ thống sổ sách kế toán của Công Ty được CPA phân tích cẩn thận và đưa ra
những đề xuất để thực hiện công tác quản lý.
Tất nhiên không phải CPA nào cũng tham gia vào hoạt động kế toán công. Một số làm
việc cho các doanh nghiệp, một số khác làm giáo viên, một số làm cho các tổ chức phi chính
phủ.
1.3.3. Kế toán nhà nƣớc (Government Accounting)
Là lĩnh vực kế toán trong các cơ quan nhà nước và các tổ chức phi lợi nhuận của chính
phủ.
- IRS (International Revernue Service): Là cơ quan kiểm tra báo cáo tài chính liên quan
đến việc nộp thuế của các tổ chức và cá nhân.
Họ giúp chính phủ thực thi luật thuế và kiểm tra thuế thu nhập. Họ còn thiết kế và điều
động các bộ máy kế toán cung cấp cho chính phủ những báo cáo để sử dụng ra các quy định
mang tính nhà nước.
- SEC (Securities and Exchange Commission): Ủy ban chứng khoán quốc gia, quản lý,
kiểm soát hoạt động liên quan đến chứng khoán và hối đoái.
1.3.4. Đào tạo kế toán
Có các cơ hội thuận lợi đối với kế toán viên trong lĩnh vực đào tạo. Các trường dạy nghề
và đại học có các kế toán viên có trình độ cao giúp họ nghiên cứu tất cả các khía cạnh của kế
toán.
1.4. CÁC NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN
1.4.1. Nguyên tắc giá phí (Cost principle)
Một trong những thí dụ điển hình về nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi là
nguyên tắc giá phí. Tài sản của doanh nghiệp được ghi theo giá phí tức giá mua và các chi phí
liên quan (còn gọi giá gốc hay giá lịch sử). Vào thời điểm thụ đắc giá phí thể hiện giá trị của
tài sản thay cho các loại giá khác như hiện giá, thị giá, giá thay thế... tạo được tin tưởng cho
người sử dụng thông tin do có thể chứng minh được tính chuẩn xác thông qua các chứng cứ
có giá trị pháp lý.
6
Kế toán Mỹ
Chương 1: Môi trường kế toán
1.4.2. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu (Revenue Regconition principle)
Trên cơ sở quan điểm dồn tích (Accrual Basis), các khoản doanh thu được ghi nhận vào
thời điểm phát sinh, tức thời điểm mà quá trình sản sinh doanh thu được cơ bản hoàn thành và
có thể biểu hiện qua các chứng cứ khách quan (chứng từ kế toán). Vào cuối niên độ kế toán
ghi nhận không những nghiệp vụ đã thu tiền mà cả các nghiệp vụ sẽ thu cam kết trong niên
độ.
1.4.3. Nguyên tắc tƣơng xứng (Matching principle)
Kết hợp tương xứng chi phí và doanh thu, hay nói cách khác, chi phí và doanh thu được
quy nạp vào thời kỳ phát sinh tương xứng. Chi phí cần được ghi nhận trên báo cáo thu nhập
vào cùng kỳ kế toán với doanh thu sản sinh tương ứng với các chi phí đó
1.4.4. Nguyên tắc thông tin đầy đủ (Full- Disclosure Principle)
Nguyên tắc này phù hợp với tiêu chuẩn "trung thực" (True and fair view) mà các báo cáo
tài chính cần hội đủ trong việc phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp. Báo cáo tài
chính cần thể hiện đầy đủ các thông tin thích hợp, có ích giúp cho người sử dụng phán đoán
chính xác về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Mọi thông tin quan trọng đủ để tác động
đến việc đánh giá của đối tượng sử dụng thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp cần
phải ghi nhận.
1.4.5. Nguyên tắc trọng yếu (Materiality Principle)
Thuật ngữ trọng yếu mô tả tính chất có ý nghĩa của thông tin thể hiện trên báo cáo kế
toán đối với những người đưa ra quyết định. Một yếu tố thông tin được xếp vào loại trọng yếu
khi sự thiếu sót hoặc thiếu chính xác trong việc ghi nhận có thể tạo ảnh hưởng và làm biến đổi
các quyết định của người sử dụng nó.
1.4.6. Nguyên tắc thận trọng (Conservatis m Principle)
Thận trọng về mặt kế toán có nghĩa khi lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp cần chọn
phương pháp hạch toán sao cho càng ít đánh giá tài sản và thu nhập cao hơn thực tế càng tốt,
tất nhiên điều đó không có nghĩa là doanh nghiệp sẽ định giá tài sản và thu nhập thấp hơn
thực tế. Với việc áp dụng nguyên tắc thận trọng trong quản trị doanh nghiệp, tất cả các khoản
lãi chưa thực hiện không được ghi nhận trong khi đối với khoản lỗ dự kiến xảy ra cần lập
khoản dự phòng tương ứng.
1.4.7. Nguyên tắc nhất quán (Consistency Principle)
Nguyên tắc hàm ý sử dụng nhất quán các phương pháp đánh giá và ghi nhận các nghiệp
vụ từ niên độ này sang niên độ khác nhằm đảm bảo khả năng có thể so sánh các báo cáo tài
chính của các kỳ khác nhau. Từ đó phát sinh yêu cầu cần lý giải mọi thay đổi phương pháp sử
dụng và đo lường tác động của những thay đổi đối với kết quả hoạt động của doanh nghiệp.
7
Kế toán Mỹ
Chương 2: Mô hình kế toán cơ bản
Chương 2
MÔ HÌNH KẾ TOÁN CƠ BẢN
2.1. KẾ TOÁN – MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN (ACCOUNTING AS A INFORMATION
SYSTEM).
2.1.1. Kế toán (Accounting)
Kế toán là nghệ thuật ghi chép, phân loại, tổng hợp và giải thích các nghiệp vụ tác động
đến tình hình tài chính của tổ chức kinh doanh bằng thước đo tiền tệ, nhằm cung cấp thông tin
về tình hình và kết quả hoạt động của tổ chức, làm cơ sở cho việc ra các quyết định kinh tế
liên quan đến mục tiêu quản lý và đánh giá tổ chức.
2.1.2. Tổ chức kinh doanh (Business Organization).
Có 3 loại hình sở hữu:
Kinh doanh cá thể (Sole Proprietorship) có một chủ sở hữu, tự điều
hành tổ chức, được hưởng toàn bộ thu nhập kinh doanh, chịu trách
nhiệm thanh toán mọi khoản nợ của tổ chức, thời gian hoạt động của
tổ chức phụ thuộc vào chủ sở hữu.
Tổ chức hợp danh (Partnership) giống kinh doanh cá thể về hầu hết
các phương diện, chỉ khác là có hai hoặc nhiều chủ sở hữu, phâ n chia
lãi hoặc lỗ theo thỏa thuận trước, khi cần, có thể huy động tài sản cá
nhân của người góp vốn để trả nợ cho tổ chức - có thể một hoặc nhiều
người góp vốn có trách nhiệm hữu hạn, nhưng ít nhất phải có một
người đứng ra chịu trách nhiệm vô hạn - khi có sự thay đổi trong
thành phần người góp vốn, tổ chức xem như giải thể và phải thành lập
tổ chức mới.
Doanh nghiệp cổ phần (Corporation) tổ chức kinh doanh độc lập với
các chủ sở hữu về mặt luật pháp. Các cổ đông không trực tiếp điều
hành công ty mà bầu ra hội đồng quản trị để đại diện, chịu trách nhiệm
hữu hạn - rủi ro mà họ gánh chịu chỉ hạn chế trong vốn cổ phần đã
góp, có thể bán cổ phần cho người khác mà không ảnh hưởng đến hoạt
động của công ty - công ty không phải giải thể.
2.1.3. Tình hình tài chính (Financial Position)
Tình hình tài chánh của tổ chức kinh doanh thể hiện qua tài sản và nguồn hình thành tài
sản của doanh nghiệp tại một thời điểm, theo phương trình kế toán (Accounting Equation):
Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu
8
Kế toán Mỹ
Chương 2: Mô hình kế toán cơ bản
(Assets = Liabilities + Owner’s equity)
Tài sản (Assets): tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, có giá
trị, và có giá phí có thể tính được như: Tiền (Cash), Khoản phải thu
(Accounts Receivable), Vật dụng (Supplies), Thiết bị (Equipment),
Nhà (Building), Đất (Land), Bằng phát minh sáng chế (Patent), Nhãn
hiệu thương mại (Trademark) ...
Nợ phải trả (Liabilities): nợ phát sinh do tổ chức kinh doanh vay nợ
hoặc mua chịu tài sản như: Vay (Loans Payable), Khoản phải trả
(Accounts Payable), Lương phải trả (Wages Payable), Thuế phải nộp
(Taxes Payable) ...
Vốn chủ sở hữu (Owner’s Equity): phần tài sản còn lại (Net Assets)
của doanh nghiệp sau khi trừ đi tất cả các khoản nợ phải trả:
Vốn chủ sở hữu = Tài sản – Nợ phải trả
Vốn chủ sở hữu gồm vốn đầu tư của chủ sở hữu, và kết quả kinh doanh của doanh
nghiệp.
2.1.4. Vai trò của kế toán
Cung cấp thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp qua các báo cáo tài chính
(Financial Statement).
2.1.4.1. Thông tin kế toán trên các báo cáo tài chính: Có 4 báo cáo chủ yếu, liệt kê
theo trình tự lập như sau:
Báo cáo thu nhập (Income Statement) phản ảnh kết quả kinh doanh
của doanh nghiệp trong kỳ kế toán:
Thu nhập thuần (Lỗ thuần) = Doanh thu – Chi phí
(Net income [net loss] = Revenues – Expenses)
Báo cáo vốn chủ sở hữu (Statement of Owner’s Equity) phản ảnh sự
thay đổi của vốn chủ sở hữu trong kỳ kế toán:
Có 4 loại nghiệp vụ ảnh hưởng đến vốn chủ sở hữu:
– 2 loại nghiệp vụ tăng: đầu tư vốn của chủ sở hữu, và doanh thu của doanh nghiệp.
– 2 loại nghiệp vụ làm giảm: rút vốn của chủ sở hữu, và chi phí của doanh nghiệp.
9
Kế toán Mỹ
Chương 2: Mô hình kế toán cơ bản
Doanh thu > Chi phí: kết quả là thu nhập thuần làm tăng vốn chủ sở hữu.
Doanh thu < Chi phí: kết quả là lỗ thuần làm giảm vốn chủ sở hữu.
Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet) phản ảnh tình hình tài chính
của doanh nghiệp tại thời điểm cuối kỳ kế toán:
Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Statement of Cash Flows) phản ảnh tình
hình tăng giảm tiền tệ trong kỳ kế toán:
Tiền tệ tăng giảm trong kỳ phân tích theo 3 hoạt động: kinh doa nh, đầu tư và tài
chính.
Tại Việt Nam.
Hệ thống báo cáo tài chánh bao gồm:
Mẫu số B 01 – DN: Bảng cân đối kế toán
Mẫu số B 01 – DN: Kết quả hoạt động kinh doanh
Mẫu số B 01 – DN: Lưu chuyển tiền tệ
Mẫu số B 01 – DN: Thuyết minh báo cáo tài chính
Do nhà nước quy định mẫu biểu thống nhất và sử dụng chung cho các loại hình
doanh nghiệp.
Được lập bắt buộc theo định kỳ hàng quý.
2.1.4.2. Ngƣời sử dụng thông tin kế toán (The User of Accounting Information)
Có 3 nhóm:
Nhà quản trị doanh nghiệp (Manager) sử dụng thông tin kế toán để
đưa ra các quyết định điều hành hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp.
Người có lợi ích trực tiếp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
(Users with a Direct Financial Interest):
Nhà đầu tư hiện tại và tương lai (Present or Potential Investor): sử dụng thông tin kế
toán để quyết định đầu tư vốn vào doanh nghiệp, đánh giá việc quản trị doanh
10
Kế toán Mỹ
Chương 2: Mô hình kế toán cơ bản
nghiệp, phân phối kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Chủ nợ hiện tại và tương lai (Present or Potential Creditors): sử
dụng thông tin kế toán để quyết định cho tổ chức kinh doanh vay vốn,
bán chịu tài sản cho doanh nghiệp.
Người có lợi ích gián tiếp với hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp (Users with an Indirect Financial Interest):
Cơ quan thuế (Tax Authorities).
Các đối tượng sử dụng khác: Ủy ban chứng khoán (Securities and Exchange
Commission), Kế hoạch gia kinh tế (Economic Planners) ...
11
Kế toán Mỹ
Chương 2: Mô hình kế toán cơ bản
2.1.5. Ví dụ minh họa.
Xem xét ảnh hưởng của nghiệp vụ kinh tế đến tình hình tài chính của một tổ chức kinh
doanh qua ví dụ dưới đây. Kết quả phân tích giúp cho việc lập các báo cáo tài chính minh họa
cho vai trò cung cấp thông tin của kế toán.
2.1.5.1. Ảnh hƣởng của nghiệp vụ kinh tế.
Giả sử Johnson Smith mở một văn phòng dịch vụ môi giới mua bán bất động sản có tên
là Smith Realty vào ngày 1 tháng 12. Trong tháng 12 hoạt động của Smith Realty thể hiện qua
các nghiệp vụ sau:
1. Chủ sở hữu đầu tư vốn bằng tiền: Johnson Smith mở một tài khoản ở ngân hàng với
tên của doanh nghiệp là Smith Realty và chuyển vào $50,000 để bắt đầu hoạt động.
2. Mua tài sản trả tiền ngay: Smith Realty mua một khu đất có một căn nhà để làm văn
phòng, đã trả tiền đất $10,000 và tiền nhà $25,000.
3. Mua chịu tài sản, phát sinh nợ phải trả: Smith Realty mua chịu một số vật dụng văn
phòng $500.
4. Trả nợ phải trả bằng tiền: Smith Realty trả bớt $200 cho người bán ở nghiệp vụ 3.
5. Doanh thu thu tiền ngay: Smith Realty được hưởng doanh thu dưới hình thức hoa
hồng qua dịch vụ môi giới bán một bất động sản cho khách hàng, dịch vụ hoàn thành
và được khách hàng trả toàn bộ hoa hồng bằng tiền $1,500.
6. Doanh thu chưa thu tiền, phát sinh nợ phải thu: Smith Realty môi giới bán một bất
động sản khác, dịch vụ đã hoàn thành và được khách hàng chấp thuận hoa hồng
12
Kế toán Mỹ
Chương 2: Mô hình kế toán cơ bản
$2,000 nhưng hẹn trả tiền sau.
7. Thu nợ phải thu bằng tiền: Smith Realty thu được $1,000 hoa hồng ở nghiệp vụ 6 do
khách hàng trả.
8. Chi phí trả tiền ngay: Smith Realty trả $1,000 tiền thuê thiết bị văn phòng và $400
tiền lương cho nhân viên.
9. Chi phí chưa trả tiền, phát sinh nợ phải trả: Smith Realty nhận được hóa đơn $300 về
chi phí tiện ích (điện nước ...) mà Smith Realty đã sử dụng trong tháng 12, nhưng
chưa trả tiền.
10. Chủ sở hữu rút vốn: Johnson Smith chuyển $600 từ tài khoản Smith Realty sang tài
khoản cá nhân.
Ảnh hưởng các nghiệp vụ kinh tế trên phương trình kế toán
2.1.5.2.. Các báo cáo tài chính:
Hình thức trình bày:
- Tiêu đề: gồm 3 dòng.
Tên tổ chức.
Tên báo cáo.
Thời kỳ hoặc thời điểm báo cáo.
- Các dấu hiệu được sử dụng:
Dấu $ ghi ở con số đầu tiên trong từng cột số liệu, và ở con số kết quả
sau khi thực hiện một phép tính.
Việt Nam. Đơn vị tính (đồng) nằm trên phần tiêu đề, số liệu trong báo cáo không ghi dấu “đ”
Dấu gạch đơn ____ sử dụng khi thực hiện một phép tính để ngăn cách cột số liệu
13
Kế toán Mỹ
Chương 2: Mô hình kế toán cơ bản
dùng để tính toán với con số kết quả.
Dấu gạch ngang kép
biểu thị cho con số kết quả tổng hợp cuối cùng.
Cách lập:
Lấy các số liệu doanh thu, chi phí trong cột vốn của chủ sở hữu để lập báo cáo thu
nhập.
Lấy các số liệu còn lại trong cột vốn của chủ sở hữu: đầu tư vốn, rút vốn, và chỉ
tiêu thu nhập thuần trên báo cáo thu nhập để lập báo cáo vốn chủ sở hữu.
Lấy số liệu trên dòng số dư để lập bảng cân đối kế toán.
Lấy chỉ tiêu thu nhập thuần trên báo cáo thu nhập, đầu tư vốn và rút vốn trên báo
cáo vốn chủ sở hữu … để lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Smith Realty
Báo cáo lợi tức
Cho tháng kết thúc vào ngày 31.12.20xx
Doanh thu
Hoa hồng
Chi phí
Chi phí thuê thiết bị
Chi phí lương
Chi phí tiện ích
Tổng chi phí
Thu nhập thuần
$3,500
$1,000
400
300
1,700
$1,800
Smith Realty
Income State ment
For the Month Ended December 31, 20xx
Revenues
Commission Earned
Expenses
Equipment Rental Expense
Wages Expense
Utility Expense
Total Expenses
Net income
$3,500
$1,000
400
300
1,700
$1,800
Smith Realty
Báo cáo vốn chủ sở hữu
Cho tháng kết thúc vào ngày 31.12.20xx
Vốn của Johnson Smith ngày 1 tháng 12
Cộng: Đầu tư vốn của Johnson Smith
Thu nhập thuần trong tháng
Tạm cộng
Trừ: Rút vốn của Johnson Smith
Vốn của Johnson Smith ngày 31 tháng 12, 20xx
$0
$50,000
1,800
51,800
$51,800
600
$51,200
14
Kế toán Mỹ
Chương 2: Mô hình kế toán cơ bản
Smith Realty
Statement of Owne r’s Equity
For the Month Ended December 31,20xx
Johnson Smith, Capital, December 1, 20xx
Add: Investments by Johnson Smith
Net Income for the Month
Subtotal
Less: Withdrawals by Johnson Smith
Johnson Smith, Capital, December 31, 20xx
$0
$50,000
1,800
51,800
$51,800
600
$51,200
Smith Realty
Bảng cân đối kế toán
Ngày 31 tháng 12 năm 20xx
Tài sản
Tiền
Khoản phải thu
Vật dụng
Đất
Nhà
Tổng cộng tài sản
Nợ phải trả
$15,300 Khoản phải trả
1,000
500
Vốn chủ sở hữu
10,000 Vốn của Johnson Smith
25,000
$51,800
Tổng c ộng nợ phải trả và
$600
51,200
$51,800
vốn chủ sở hữu
Smith Realty
Balance Sheet
December 31, 20xx
Assets
Cash
Accounts Receivable
Supplies
Land
Building
Total Assets
Liabilities
$15,300 Accounts Payable
1,000
500
Owner’ s Equity
10,000 Johnson Smith, Capital
25,000
$51,800 Total Liabilities and
Owner’s Equity
$600
51,200
$51,800
Smith Realty
Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ
Cho tháng kết thúc vào ngày 31.12.20xx
Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh
Thu nhập thuần
Các khoản doanh thu và chi phí không liên quan đến tiền có
trong thu nhập
Tăng trong các khoản Phải thu khách hàng
Tăng trong khoản Vật dụng
Tăng trong Khoản phải trả
Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động kinh doanh
Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư
Mua đất
Mua nhà
Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động đầu tư
Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính
Đầu tư vốn của Johnson Smith
Rút vốn của Johnson Smith
Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động tài chính
Tiền tệ tăng thuần (giảm thuần)
Tiền đầu năm
Tiền cuối năm
$1,800
$ (1,000)
(500)
600
(900)
$900
$ (10,000)
(25,000)
(35,000)
$50,000
(600)
49,400
$15,300
0
$15,300
15
Kế toán Mỹ
Chương 2: Mô hình kế toán cơ bản
Smith Realty
Statement of Cash Flows
For the Month Ended December 31, 20xx
Cash Flows fro m Operating Activit ies
Net inco me
Non cash Expenses and Revenues Included in
Inco me
Increase in Accounts Receivable
Increase in Supplies
Increase in Accounts Payable
Net Cash Flows fro m Operat ing Activities
Cash Flows fro m Investing Activities
Purchase of Land
Purchase of Building
Net Cash Flows fro m Investing Activities
Cash Flows fro m Finacing Activities
Investment by Johnson Smith
Withdrawals by Johnson Smith
Net Cash Flows fro m Financing Activities
Net Increase (Decrease) in Cash
Cash at Beginning of Year
Cash at End of Year
$1,800
$ (1,000)
(500)
600
(900)
$900
$ (10,000)
(25,000)
(35,000)
$50,000
(600)
49,400
$15,300
0
$15,300
16
Kế toán Mỹ
Chương 2: Mô hình kế toán cơ bản
2.2. HỆ THỐNG KẾ TOÁN KÉP (THE DOUBLE-ENTRY SYSTEM).
2.2.1. Tài khoản (Accounts).
Sau khi thu thập một khối lượng lớn các dữ liệu dùng để đo lường các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh, cần phải có phương pháp lưu trữ số liệu để có thể phân loại và tổng hợp số liệu
thành các chỉ tiêu phục vụ cho việc lập các báo cáo tài chính. Phương pháp lưu trữ này chính
là các tài khoản. Mỗi một tài khoản là một đơn vị lưu trữ cho một loại số liệu kế toán riêng
biệt, tổng hợp tình hình tăng giảm và hiện có của từng khoản mục thuộc phương trình kế toán,
trong đó các khoản mục tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu được trình bày trên bảng cân đối
kế toán, các khoản mục doanh thu, chi phí được trình bày trên báo cáo thu nhập.
Trong hệ thống kế toán thủ công mỗi tài khoản được theo dõi trên một trang sổ (hoặc
một tờ phiếu), các trang sổ (hoặc các tờ phiếu) được đặt chung với nhau trong một cuốn sổ
(hoặc trong một hồ sơ) được gọi là sổ Cái.
Hệ thống tài khoản (Chart of Accounts) Để dễ dàng tìm kiếm và xác định các tài khoản
trong Sổ cái kế toán thường đánh số các tài khoản này. Danh mục số hiệu cùng với tên các tài
khoản gọi là hệ thống tài khoản. Mỗi một tổ chức kinh doanh tự xây dựng một hệ thống tài
khoản phù hợp với nhu cầu và đặc điểm về qui mô, tính chất hoạt động kinh doanh của mình.
Việt Nam. Hệ thống tài khoản do nhà nước quy định thống nhất và được sử dụng chung
cho các loại hình doanh nghiệp.
Dưới đây là hệ thống tài khoản của một doanh nghiệp nhỏ hoạt động trong lĩnh vực dịch
vụ:
Hệ thống tài khoản của một doanh nghiệp
Tài sản
Tiền
111
Thương phiếu phải thu
112
Khoản phải thu
113
Doanh thu phải thu
114
Vật dụng mỹ thuật
115
Vật dụng văn phòng
116
Tiền thuê trả trước
117
Bảo hiểm trả trước
118
Đất
141
Nhà
142
Khấu hao lũy kế, nhà
143
Thiết bị mỹ thuật
144
Khấu hao lũy kế, th iết bị mỹ thuật
145
Thiết bị văn phòng
146
Khấu hao lũy kế, th iết bị văn
147
phòng
Nợ phải trả
Thương phiếu phải trả
Khoản phải trả
Doanh thu được ứng trước
Lương phải t rả
Vay
Vốn chủ sở hữu
Vốn của Jones Murphy
Rút vốn của Jones Murphy
Xác định kết quả
Doanh thu
Doanh thu quảng cáo
Doanh thu mỹ thuật
Chi phí
Chi phí lương văn phòng
Chi phí tiện ích
Chi phí điện thoại
Chi phí thuê
Chi phí bảo hiểm
Chi phí vật dụng mỹ thuật
Chi phí vật dụng văn phòng
Chi phí khấu hao nhà
Chi phí khấu hao thiết bị mỹ thuật
Chi phí khấu hao thiết bị văn phòng
211
212
213
214
221
311
312
313
411
412
511
512
513
514
515
516
517
518
519
520
17
Kế toán Mỹ
Chương 2: Mô hình kế toán cơ bản
Chart of Accounts for a S mall Business
Liabilities
Cash
111 Notes Payable
Notes Receivable
112 Accounts Payable
Accounts Receivable
113 Unearned Art Fees
Fees Receivable
114 Wages Payable
Art Supplies
115 Mortgage Payable
Office Supplies
116
Owner ’s Equity
Prepaid Rent
117 Jones Murphy, Capital
Prepaid Insurance
118 Jones Murphy, Withdrawals
Land
141 Income Su mmary
Building
142
Revenues
Accumulated Depreciation,
143 Advertising Fees Earned
Building
Art Equip ment
144 Art Fees Earned
Accumulated Depreciation, Art
145
Expenses
Equip ment
Office Equ ip ment
146 Office Wages Expenses
Accumulated Depreciation, Office
147 Utility Expenses
Equip ment
Telephone Expenses
Rent Expenses
Insurance Expenses
Art Supplies Expenses
Office Supplies Expenses
Depreciat ion Expenses, Build ing
Depreciat ion Expenses, Art
Equip ment
Depreciat ion Expenses, Office
Equip ment
Assets
211
212
213
214
221
311
312
313
411
412
511
512
513
514
515
516
517
518
519
520
Tại Việt Nam.
Tài khoản phản ảnh tài sản phân thành 2 loại riêng biệt: tài sản lưu động và tài sản cố
định.
Tài khoản xác định kết quả hình thành một loại tài khoản riêng không nằm chung trong
loại tài khoản vốn chủ sở hữu.
2.2.2. Ghi kép:
Được trình bày lần đầu tiên vào năm 1494 trong một cuốn sách toán của Fra Luca
Pacioli dựa theo nguyên tắc lưỡng diện, mỗi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào ít
nhất hai tài khoản: một tài khoản ghi Nợ, một tài khoản ghi Có, với số tiền ghi Nợ bằng số
tiền ghi Có, và nhờ cách ghi như vậy mà hệ thống luôn luôn cân bằng.
Tài khoản chữ T:
Tên tài khoản
Bên trái: bên Nợ
Bên phải: bên Có
(Debit Side)
(Credit Side)
Tên tài khoản cho biết khoản mục mà tài khoản lưu trữ số liệu.
Hai bên của tài khoản dùng để ghi tình hình tăng giảm của khoản mục: bút toán ghi vào
bên trái gọi là bút toán ghi Nợ tạo thành số phát sinh Nợ, bút toán ghi vào bên phải gọi là bút
18
Kế toán Mỹ
Chương 2: Mô hình kế toán cơ bản
toán ghi Có tạo thành số phát sinh Có.
Số dư (Balance) của tài khoản là chênh lệch giữa tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát
sinh Có: nếu tổng số phát sinh Nợ > tổng số phát sinh Có thì tài khoản có số dư Nợ, nếu tổng
số phát sinh Có > tổng số phát sinh Nợ thì tài khoản có số dư Có.
Ví dụ tài khoản Tiền của tổ chức Smith Realty:
Tiền
50,000
1,500
1,000
(1)
(5)
(7)
Số dư
(2)
(4)
(8)
(9)
(11)
52,500
15,300
35,000
200
1,000
400
600
37,200
Từ phương trình kế toán và yêu cầu Nợ, Có phải bằng nhau, ta có nguyên tắc ghi tăng
giảm trên các tài khoản như sau: Nếu một tài khoản ghi Nợ làm tăng tài sản thì phải sử dụng
một khoản ghi Có để làm tăng nợ phải trả hoặc vốn chủ sở hữu, và ngược lại. Chú ý doanh
thu làm tăng vốn chủ sở hữu, chi phí làm giảm vốn chủ sở hữu.
Nguyên tắc ghi giảm trê n tài khoản
Tài sản
Tăng
giảm
+
=
Nợ phải trả
Giảm
Tăng
+
+
Vốn chủ sở hữu
Giảm
Tăng
+
Chi phí
Doanh thu
Tăng
Giảm
+
Giảm
Tăng
Rút vốn
+
Tăng
Giảm
+
Ví dụ ghi kép nghiệp vụ 1 của tổ chức Smith Realty:
Johnson Smith đầu tƣ $50,000 để bắt đầu hoạt động.
Phân tích ảnh hưởng của nghiệp vụ: tài sản tăng và vốn chủ sở hữu tăng.
Áp dụng nguyên tắc ghi tăng giảm trên tài khoản: tài sản tăng ghi Nợ và vốn chủ sở hữu
tăng ghi Có.
Bút toán: Tài sản tăng ghi Nợ tài khoản Tiền, vốn chủ sở hữu tăng ghi Có tà i khoản Vốn
của Johnson Smith.
Tiền (Cash) ............................................................ 50,000
Vốn của Johnson Smith (JS, Capital)
50,000
2.2.3. Ví dụ.
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại tổ chức quảng cáo Jones Murphy trong tháng 1:
Ngày 1.1: Jones Murphy đầu tƣ $10,000 để bắt đầu hoạt động.
Tiền (Cash) ............................................................ 10,000
Vốn của Jones Murphy (JM, Capital) ...............
10,000
Ngày 2.1: Thuê một văn phòng trả trƣớc 2 tháng tiền thuê $800.
19
Kế toán Mỹ
Chương 2: Mô hình kế toán cơ bản
Tiền thuê trả trước (Prepaid Rent) ........................
Tiền (Cash)........................................................
800
800
Ngày 3.1: Đặt mua vật dụng mỹ thuật $1,800 và vật dụng văn phòng $800.
(Không có bút toán bởi vì nghiệp vụ kinh tế chưa phát sinh)
Ngày 4.1: Mua thiết bị mỹ thuật đã trả tiền $4,200.
Thiết bị mỹ thuật (Art Equipment) ........................
Tiền (Cash)........................................................
4,200
4,200
Ngày 5.1: Mua thiết bị văn phòng giá $3,000 đã trả $1,500 còn nợ ngƣời bán
$1,500.
Thiết bị văn phòng (Office Equipment) .................
Tiền (Cash)........................................................
Khoản phải trả (Accounts Payable)...................
3,000
1,500
1,500
Ngày 6.1: Mua chịu vật dụng mỹ thuật $1,800 và vật dụng văn phòng $800.
Vật dụng mỹ thuật (Art Supplies) ..........................
Vật dụng văn phòng (Office Supplies)...................
Khoản phải trả (Accounts Payable)...................
1,800
800
2,600
Ngày 8.1: Trả $480 cho phí bảo hiể m 1 năm có hiệu lực từ tháng 1.1.
Bảo hiểm trả trước (Prepaid Insurance) ...............
Tiền (Cash)........................................................
480
480
Ngày 9.1: Trả $1,000 trong tổng số nợ về vật dụng mua chịu.
Khoản phải trả (Accounts Payable) .......................
Tiền (Cash)........................................................
1,000
1,000
Ngày 10.1: Thực hiện một dịch vụ quảng cáo cho khách hàng đã hoàn thành, nhận
đƣợc tiền công $1,400.
Tiền (Cash) ............................................................
Doanh thu quảng cáo (Advertising Fees
Earned) ..............................................................
1,400
1,400
Ngày 12.1: Trả lƣơng 2 tuần cho thƣ ký $600
Chi phí lương văn phòng (Office Wages
Expense) ................................................................
Tiền (Cash)........................................................
600
600
Ngày 15.1: Nhận trƣớc $1,000 tiền công về một dịch vụ mỹ thuật sẽ thực hiện cho
khách hàng.
Tiền (Cash) ............................................................
Doanh thu được ứng trước (Unearned Art
Fees) ..................................................................
1,000
1,000
Ngày 19.1: Hoàn thành một dịch vụ quảng cáo cho khách hàng đã lập hóa đơn
$2,800 nhƣng chƣa thu đƣợc tiền.
Khoản phải thu (Accounts Receivable)..................
Doanh thu quảng cáo (Advertising Fees
Earned) ..............................................................
2,800
2,800
20
Kế toán Mỹ
Chương 2: Mô hình kế toán cơ bản
Ngày 25.1: Jones Murphy rút $1,400 từ tổ chức để chi tiêu cho cá nhân.
Rút vốn của Jones Murphy (JM, Withdrawals) .....
Tiền (Cash)........................................................
1,400
1,400
Ngày 26.1: Trả lƣơng 2 tuần cho thƣ ký $600.
Chi phí lương văn phòng (Office Wages
Expense) ................................................................
Tiền (Cash)........................................................
600
600
Ngày 29.1: Nhận và thanh toán hóa đơn tiện ích $100.
Chi phí tiện ích (Utility Expense) ..........................
Tiền (Cash)........................................................
100
100
Ngày 30.1: Nhận nhƣng chƣa thanh toán hóa đơn điện thoại $70.
Chi phí điện thoại (Telephone Expense)................
Khoản phải trả (Accounts Payable)...................
70
70
Sơ đồ tài khoản chữ T
Tài sản
Nợ phải trả
Tiền
Khoản phải trả
=
T1. 1
10,000 T1.2
800
T1.9
1,000 T1.5
10
1,400
4
4,200
6
15
1,000
5
1,500
30
8
480
1,000
9
1,000
SD
12
600
Doanh thu được
25
1,400
ứng trước
26
600
T1.15
29
100
12,400
10,680
SỐ DƯ 1,720
Khoản phải thu
T1.19
2,800
Vật dụng mỹ thuật
T1.6
1,800
Vật dụng văn phòng
T1.6
800
Tiền thuê trả trước
T1.2
800
Bảo hiểm trả trước
T1.8
480
Thiết bị mỹ thuật
T1.4
4,200
Thiết bị văn phòng
T1.5
3,000
+
1,500
2,600
70
4,170
3,170
1,000
Vốn chủ sở hữu
Vốn của Jones M urphy
T1.1 10,000
Rút vốn của Jones Murphy
T1.25 1,400
Doanh thu quảng cáo
T1.10 1,400
19
2,800
SD
4,200
Chi phí lương văn phòng
T1.12
600
26
600
SD 1,200
Chi phí tiện ích
T1.29
100
Chi phí điện thoại
T1.30
70
21
Kế toán Mỹ
Chương 2: Mô hình kế toán cơ bản
Summary Illustrative Account and Transaction for Jones Murphy Advertising Agency
Assets
Liabilities
Owner’s Equity
Cash
=
Accounts Payable
+
Jones M urphy, Capital
Jan. 1
10,000 Jan.2800
Jan.9
1,000 Jan.5
1,500
Jan.110,000
Jones Murphy, Withdrawals
10 1,400
4
4,200
6
2,600
15
1,000
5
1,500
30
70 Jan.25
1,400
8
480
1,000
4,170
Advertising Fees Earned
9
1,000
Bal
3,170
Jan.10 1,400
12
600
Unearned Art Fees
19 2,800
25
1,400
Jan.15 1,000
Bal 4,200
26
600
Office Wages Expense
29
100
Jan.12
600
12,400
10,680
26
600
Bal
1,720
Bal 1,200
Accounts Receivable
Utility Expense
Jan.19
2,800
Jan.29
100
Art Supplies
Telephone Expense
Jan.6
1,800
Jan.30
70
Office Supplies
Jan.6800
Prepaid Rent
Jan.2
800
Prepaid Insurance
Jan.8480
Art Equipment
Jan.44,200
Office Equipment
Jan.5
3,000
2.2.4. Qui trình ghi sổ.
Trong ví du, ghi kép các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào tài khoản chữ T. Trong thực tế,
tài khoản được trình bày theo dạng cột, và các tài khoản được tập hợp trong sổ Cái. Để tránh
nhầm lẫn, các nghiệp vụ kinh tế trước khi được ghi vào các tài khoản trong sổ Cái, được ghi
vào sổ nhật ký, sau đó mới được chuyển vào sổ Cái.
Qui trình ghi sổ
Việt Nam. Quy trình ghi sổ phụ thuộc vào hình thức sổ do doanh nghiệp tùy chọn một trong
các hình thức sổ được quy định:
Nhật ký - sổ Cái
Nhật ký chung
Chứng từ ghi sổ
Nhật ký chứng từ
2.2.4.1. Sổ nhật ký: Có 2 loại sổ nhật ký là sổ nhật ký chung và nhật ký đặc biệt
dưới đây trình bày loại đơn giản nhất là sổ nhật ký chung.
22
Kế toán Mỹ
Chương 2: Mô hình kế toán cơ bản
Sổ nhật ký chung
20xx
Tháng 1
Đối
chiếu
Diễn giải
Ngày
6 Vật dụng mỹ thuật
Vật dụng văn phòng
Khoản phải trả
Mua chịu vật dụng mỹ thuật
và vật dụng văn phòng
Nợ
Có
1,800
800
2,600
8 Bảo hiểm trả trước
Tiền
Trả trước phí bảo hiểm 1 năm
480
480
General Journal
Date
20xx
Jan.
Post
Ref.
Description
6 Art Supplies
Office Supplies
Accounts Payable
Purchase of art and
office
supplies on credit
Debit
Credit
1,800
800
2,600
8 Prepaid Insurance
Cash
Paid one-year life insurance
premium
480
480
Cách ghi:
Cột ngày (Date): ghi năm, tháng trên cột nhỏ bên trái, ghi ngày trên cột nhỏ bên phải,
các nghiệp vụ kinh tế trên cùng trang sổ không phải ghi lại năm, tháng.
Cột diễn giải (Description): ghi tên các tài khoản liên quan, tên tài khoản Nợ trước, tên
tài khoản Có sau, và ghi tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế.
Cột đối chiếu (Post Reference): ghi số hiệu tài khoản trong sổ Cái khi chuyển bút toán từ
sổ nhật ký vào sổ Cái.
Cột Nợ (Debit): ghi số tiền ghi Nợ.
Cột Có (Credit): ghi số tiền ghi Có.
2.2.4.2. Sổ Cái:
Sổ Cái
Khoản phải trả
Mục
Ngày
20xx
Tháng 1
5
6
9
30
Đối chiếu
Số hiệu tài khoản: 212
Số dư
Nợ
Có
Nợ
Có
J1
J1
J2
1.000
J2
General ledger
Accounts Payable
Date
20xx
Jan
Item
5
6
9
30
Post Reference
J1
J1
J2
J2
Debit
1,500
2,600
70
1,500
4,100
3,100
3,170
Account No. 212
Balance
Credit
Debit
Credit
1,500
2,600
1,000
70
1,500
4,100
3,100
3,170
23
Kế toán Mỹ
Chương 2: Mô hình kế toán cơ bản
Cách ghi:
Cột ngày (Date): giống như cách ghi trên sổ nhật ký.
Cột mục (Item): ghi các bút toán điều chỉnh (Adjusting Entry), bút toán khóa sổ
(Closing Entry), bút toán đảo (Reversing Entry).
Cột đối chiếu (Post Reference): ghi số trang của sổ nhật ký phản ảnh bút toán (trên sổ
Cái chỉ ghi số liệu liên quan đến khoản mục, không thể hiện đối ứng tài
khoản) .
Cột Nợ (Debit): ghi số tiền ghi Nợ.
Cột Có (Credit): ghi số tiền ghi Có.
Cột số dư (Balance): ghi số dư sau mỗi bút toán.
Việt Nam.
Trên sổ Cái thể hiện quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do nghiệp vụ gây ra (qua đó có
thể xác định nội dung của nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh), để ghi các định khoản phức tạp
nhiều Nợ - nhiều Có phải phân tích thành các định khoản giản đơn.
Trên sổ Cái không thiết kế cột số dư, không rút số dư sau mỗi nghiệp vụ, chỉ rút số dư
cuối kỳ.
2.2.4.3. Mối quan hệ giữa sổ nhật ký và sổ Cái:
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày được ghi vào sổ nhật ký, định kỳ được chuyển
vào sổ Cái, theo trình tự sau:
Chuyển bút toán ghi Nợ trên sổ nhật ký:
1. Tìm trang sổ Cái tài khoản ghi Nợ.
2. Ghi vào cột ngày trên sổ Cái: thời gian phát sinh nghiệp vụ kinh tế.
3. Ghi vào cột đối chiếu trên sổ Cái: số trang của sổ nhật ký phản ảnh bút toán.
4. Ghi vào cột Nợ trên sổ Cái: số tiền ghi Nợ trong bút toán.
5. Ghi vào cột đối chiếu trên sổ nhật ký: số hiệu tài khoản vừa được chuyển sổ.
Chuyển bút toán ghi Có trên sổ nhật ký:
1. Tìm trang sổ Cái tài khoản ghi Có.
2. Ghi vào cột ngày trên sổ Cái: thời gian phát sinh nghiệp vụ kinh tế.
3. Ghi vào cột đối chiếu trên sổ Cái: số trang của sổ nhật ký phản ảnh bút toán.
4. Ghi vào cột Có trên sổ Cái: số tiền ghi Có trong bút toán.
5. Ghi vào cột đối chiếu trên sổ nhật ký: số hiệu tài khoản vừa được chuyển sổ.
24
Kế toán Mỹ
Chương 2: Mô hình kế toán cơ bản
Sổ nhật ký chung
Trang 2
Đối chiếu khi
chuyển sổ
Diễn giải
Ngày
20xx
Tháng 1 30 Chi phí điện thoại
Khoản phải trả
Nhận hóa đơn điện
thoại
Sổ Cái
Chi phí điện thoại
Mục
Ngày
20xx
Tháng 1 30
Đối chiếu khi
chuyển sổ
Mục
20xx
Tháng 1
5
6
9
30
Đối chiếu khi
chuyển sổ
J1
J1
J2
J2
Có
70
70
Số hiệu tài khoản: 513
Số dư
Nợ
Có
Nợ
Có
J2
Sổ Cái
Khoản phải trả
Ngày
513
212
Nợ
70
70
Số hiệu tài khoản: 212
Số dư
Nợ
Có
Nợ
Có
1,500
2,600
1,500
4,100
3,100
3,170
1.000
70
General Journal
Page 2
Date
20xx
Jan
Description
Post Reference Debit
30 Telephone Expense
Accounts Payable
Received bill for
513
212
Credit
70
70
telephone expense
General Ledger
Telephone expense
Date
20xx
Jan
Item
30
Post Reference
Debit
J2
General Ledger
70
Accounts Payable
Date
20xx
Jan
Item
5
6
9
30
Post Reference
J1
J1
J2
J2
Account No. 513
Balance
Credit
Debit
Credit
Debit
70
Account No. 212
Balance
Credit
Debit
Credit
1,500
2,600
1,000
70
1,500
4,100
3,100
3,170
25
