Quản lý hóa đơn bán hàng ở siêu thị

ĐHCNHN

Trần Thị Nhâm

LỜI NÓI ĐẦU
Một đất nước được coi là phát triển khi đất nước đó có một nền kinh tế vững mạnh
và hiệu quả. Xét ở phạm vi một doanh nghiệp trong cơ chế thị trường hiện nay thì quá
trình bán hàng có vai trò rất lớn, quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Trong những năm gần đây, sự chuyển hướng đổi mới của cơ chế thị trường nền
kinh tế nước ta có nhiều biến động. Hoạt động kinh doanh nói chung hầu hết các doanh
nghiệp đều đồi mới, bước đầu đã hòa nhập với nền kinh tế khu vực và cả thế giới. Đặc
biệt, với các doanh nghiệp thương mại nói riêng vấn đề tiêu thụ là một trong những yếu
tố quan trọng trong việc tiêu thụ hàng hóa, là một nghệ thuật kinh doanh của từng
doanh nghiệp. Mỗi nhà doanh nghiệp phải biết nắm bắt được một nguồn cung ứng
hàng hóa và sự biến động của nó, phải năng động, thích hợp, mềm dẻo…
Và trong quá trình kinh doanh phát triển của các công ty, tổ chức, doanh nghiệp thì
một lượng lớn các thông tin về giao dịch (trao đổi, mua bán) các loại hàng hóa giữa các
bên liên quan như nhà cung cấp, nhà buôn bán và khách hàng đều cần được quản lý và
theo dõi hàng ngày. Quy mô và số lượng của giao dịch càng lớn, càng nhiều người thì
số lượng thông tin càng nhiều, càng quan trọng và phức tạp. Chính vì thế sẽ mất nhiều
thời gian, công sức để quản lý dẫn đến những sai sót đáng tiếc khi quản lý, khai thác và
xử lý những thông tin trên.
Do đó em thực hiện đề tài “Quản lý hóa đơn bán hàng ở siêu thị” tạo một một phần
mềm quản lý hóa đơn bán hàng ở siêu thị” nhằm mục đích phục vụ công tác quản lý
các hóa đơn bán hàng ở một siêu thị một cách hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu của
siêu thị đề ra và có thể áp dụng tại các siêu thị khác.
Em xin chân thành cảm ơn thầy Ths.Vũ Đức Huy cùng các bạn trong lớp đã giúp
đỡ em hoàn thành đề tài này. Tuy đã có nhiều cố gắng nhưng trong quá trình làm đề tài
không thể tránh được sai sót. Em rất mong nhận được các ý kiến đóng góp từ các thầy
và các bạn để em rút kinh nghiệm thực hiện tốt hơn ở các đề tài sau.

1


ĐHCNHN

Trần Thị Nhâm

MỤC LỤC

DANH SÁCH CÁC HÌNH VẼ
PHẦN 1: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ PHÂN TÍCH BÀI TOÁN
I.

Khảo sát hiện trạng

1. Giới thiệu chung

Ngày nay, mô hình siêu thị đã trở nên phổ biến trong xã hội, đặc biệt là
đối với người dân thành thị. Siêu thị không chỉ thể hiện cho một nếp
sống văn minh, hiện đại, mà còn là nơi phục vụ thiết thực cho mục
đích tiêu dùng của khách hàng.
Khách hàng khi đến siêu thị luôn mong muốn việc giao dịch diễn ra
nhanh chóng, được phục vụ tận tình, giá cả hợp lý, chính xác. Để đạt
được mục tiêu quản lý siêu thị một cách triệt để, thì phải có một mô
hình quản lý phù hợp.
Vì thế, đề tài “Quản lý bán hàng siêu thị” tập trung đưa ra một trong
những mô hình quản lý bán hàng siêu thị khá chi tiết, linh động được
áp dụng vào siêu thị Metro Hà Đông trong hệ thống các siêu thị
(Metro Hà Đông, Nguyễn Trãi, Hà Đông, Hà Nội; Metro Phạm Văn

Đồng, Cổ Nhuế, Từ Liêm, Hà Nội) trong việc thực hiện những chức
năng chính của siêu thị như: Quản lý bán hàng, nhập xuất hàng hóa,
báo cáo, thống kê…
2. Quá trình khảo sát.
2.1.
Phương pháp thu thập thông tin.

Chúng em thực hiện thu thập thông tin bằng cách phỏng vấn đại diện của siêu thị
Metro Hà Đông, quan sát (theo dõi và ghi chép quá trình mua, thanh toán hàng hóa tại
siêu thị), nghiên cứu các tài liệu viết (hóa đơn, các bản nội quy của siêu thị), khảo sát
siêu thị.
2.2.

Thông tin thu được

Khảo sát: Siêu thị Metro Hà Đông được được thuê trên một tòa nhà, tầng 1 và tầng
2 bày bán các mặt hàng và kho hàng đông lạnh và một số phòng dành cho phòng dành
cho ban quản lý, tầng 3 chủ yếu kho hàng, chứa hàng tồn…
2


ĐHCNHN

Trần Thị Nhâm

 Siêu thị hiện đang kinh doanh nhiều mặt hàng như: Bánh kẹo, đồ chơi trẻ em, thực

phẩm, hóa mỹ phẩm, đồ điện – điện tử, văn phòng phẩm,đồ may mặc,đồ dùng gia
đình v.v… rất phong phú và đa dạng về chủng loại được thể hiện qua những gian
hàng của siêu thị như sau: Hóa mỹ phẩm, quần áo, thực phẩm, thực phẩm đông

lạnh, lưu niệm đồ chơi, đồ điện - Điện tử, đồ dùng gia đình, nhựa gia dụng, giầy
dép, cặp va li, túi xách…
 Việc phân công công tác quản lý tại siêu thị được thực hiện như sau:
1. Bộ phận quản lý: Gồm 1 giám đốc và các phó giám đốc có nhiệm vụ điều
phối toàn bộ hoạt động của siêu thị. Bộ phận này phải nắm được tình hình mua bán,
doanh thu của siêu thị để báo cáo lại cho ban giám đốc của cả hệ thống siêu thị Metro.
Việc báo cáo được thực hiện hàng tháng, hàng quý hoặc cũng có khi báo cáo đột xuất
theo yêu cầu.
2. Tổ bảo vệ: Kiểm tra, bảo vệ an ninh của siêu thị, ghi nhận hàng hóa đổi lại
của khách hàng, hướng dẫn khách hàng ở một số thủ tục khác như gửi đồ ,gửi xe
3. Tổ thu ngân: Tại quầy thu ngân ,nhân viên thu ngân thực hiện việc bán hàng
và lập hóa đơn cho khách hàng đồng thời ghi nhận lại số hàng hoá bán được của mỗi
loại để báo cáo cho ban quản lý sau mỗi ca làm việc.
4. Tổ mặt hàng: Nhiệm vụ của tổ là kiểm tra chất lượng hàng hoá và nắm tình
trạng hàng hoá của siêu thị, đảm bảo hàng hoá luôn ở trong tình trạng tốt nhất khi đến
tay khách hàng và đáp ứng được yêu cầu cảu khách hàng. Khi phát hiện hàng hư hỏng
phải kịp thời báo ngay cho tổ quản lý để có biện pháp giải quyết và điều phối hàng cho
phù hợp
5. Tổ tin học: Nhân viên văn phòng thực hiện việc nhập liệu, đưa ra các báo cáo
cần thiết phục vụ cho tổ quản lý.
=> Sơ đồ tổ chức của siêu thị Metro Hà Đông:

3


ĐHCNHN

Trần Thị Nhâm

Hình 1: Sơ đồ tổ chức của siêu thị

 Sau khi nhân viên siêu thị lập phiếu các mặt hàng cần nhập (mặt hàng mới, đã hết)

tiếp đó liên hệ các nhà cung cấp để nhập hàng về. Sau khi nhập hàng về sẽ được tổ
mặt hàng chịu trách nhiệm phân loại hàng hóa theo chủng loại, loại hàng đồng thời
lập phiếu nhập hàng và đưa lên bộ phận quản lý để được ký duyệt. Sau đó tổ tin học
phụ trách lưu trữ các thông tin của hàng vào hệ thống CSDL. Các thông tin bao
gồm: mã vạch, giá bán, ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng nhập, đơn vị tính,…
Mỗi mặt hàng sẽ được đánh một mã vạch, việc đánh một mã vạch như thế nhằm
mục đích quản lý và tính tiền chính xác mau lẹ, thực hiện theo quy tắc sau:
+/ Bộ mã bán hàng: là bộ mã mang tính cách pháp lý giữa siêu thị (bên bán) và
người tiêu dùng (bên mua). Mỗi một mặt hàng kinh doanh đều có một mã số riêng để
phân biệt với những hàng khác.
+/Một mã bán hàng có độ dài 13 ký tự theo cấu trúc của hệ thống mã vạch
barcode quốc tế đối với những mặt hàng có in sẵn mã vạch của nhà sản xuất. Nếu một
mặt hàng nào không có sẵn mã vạch, hay nếu có mã vạch mà mã vạch không có khả
năng tin cậy thì mặt hàng đó sẽ được dùng mã nội bộ của siêu thị làm mã bán hàng, và
mã này có chiều dài 8 ký tự.

Hình 2: Vạch mã hàng
 Về chính sách ưu đãi cho khách hàng thân thiết:

Ngoài những dịp khuyến mãi giảm giá khi mua hàng, để nhằm mục đích phục vụ
quý khách hàng mua hàng tại hệ thống siêu thị Metro ngày một tốt hơn, đặc biệt là
những quý khách hàng thân quen và thường xuyên, công ty chúng tôi có tổ chức
chương trình “Thẻ khách hàng thân thiết ” với nội dung cảm ơn những khách hàng thân
quen, những khách hàng thường xuyên và những khách hàng mới mua sắm hàng tại hệ
thống siêu thị Metro của công ty chúng tôi.
Kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2008, chương trình sẽ chính thức được đưa vào áp dụng tại
hệ thống siêu thị Metro, thể lệ và nội dung cụ thể cho từng loại thẻ như sau:
+/ Thẻ tích điểm

4


ĐHCNHN

Trần Thị Nhâm

Khi khách hàng mua trên 100 ngàn đồng tiền hàng sẽ được tham gia chương trình
bằng cách mang hoá đơn thanh toán ra bộ phận lễ tân đăng ký tham gia.
Mỗi 100.000 đồng sẽ tương ứng với 1 điểm, trong vòng 12 tháng, nếu khách hàng
mua được mỗi 20 điểm hàng hoá trên toàn hệ thống siêu thị Metro sẽ được tặng một
phiếu mua hàng tại siêu thị với trị giá 50.000 đồng.
Trong vòng 12 tháng, nếu quý khách hàng mua hàng trên toàn hệ thống siêu thị
Metro đạt được 60 điểm sẽ được cấp thẻ mua hàng chiết khấu 3% trên mỗi hoá đơn kể
từ khi thẻ chiết khấu được cấp.
+/ Thẻ chiết khấu
Thẻ chiết khấu sẽ có lợi ích chiết khấu trong vòng 12 tháng, trong thời gian hiệu lực
của thẻ chiết khấu, khách hàng vẫn có thể chỉ tích đủ 50 điểm để được tiếp tục gia hạn
hiệu lực thẻ sau khi thẻ cũ hết hạn.
Trong 12 tháng, nếu quý khách hàng mua hàng đạt 100 điểm sẽ được đổi thẻ chiết
khấu 4% trên mỗi hoá đơn mua hàng. Quý khách vẫn có thể tiếp tục tích chỉ 80 điểm
trong một năm tiếp để được hưởng mức chiết khấu 4% trong năm tiếp theo sau khi thẻ
cũ hết hạn.
+/ Yêu cầu khi tham gia.
Sau khi khách hàng đạt được những mức yêu cầu tham gia chương trình do siêu thị
chúng tôi đề ra, khách hàng ra bộ phận lễ tân nhận phiếu đăng ký, điền đầy đủ thông
tin cho bộ phận lễ tân để quý khách hàng chính thức là khách hàng thân thiết của hệ
thống siêu thị Metro của chúng tôi.

5


ĐHCNHN

Trần Thị Nhâm

Hình 3: Phiếu thông tin khách hàng thân thiết

Hình 4: Thẻ khách hàng thân thiết
 Về hình thức thanh toán:

Siêu thị hỗ trợ các hình thức thanh toán như: Tiền mặt, thẻ tín dụng (credit card)
… Những hình thức thanh toán khác như séc sẽ không được chấp nhận.Quá trình thanh
toán:
 Quá trình thanh toán ở siêu thị được diễn ra một cách rất thuận

tiện và nhanh chóng. Khách hàng sau khi đã chọn mua được sản phẩm ưng ý, sẽ đem
sản phẩm đó ra quầy thanh toán. Dựa vào thiết bị quét mã vạch trên sản phẩm và sự trợ
giúp của hệ thống máy tính, nhân viên siêu thị dễ dàng lập ra được hóa đơn ghi chi tiết
số lượng, chiết khấu, giá thành v.v… từng mặt hàng mà khách hàng phải trả.
+/Nếu khách hàng có thẻ khách hàng thân thiết, thì sẽ được cập nhật điểm
thưởng, nếu đã tích đủ điểm thưởng thì sẽ được hưởng ưu đãi theo như quy định của
siêu thị.
+/Nếu khách hàng chưa tham gia vào chương trình “Khách hàng thân thiết” và
tổng trị giá của hóa đơn hiện tại lớn hơn 100.000 VNĐ và khách hàng đồng ý thì nhân
viên sẽ hướng dẫn khách hàng sang bộ phận lễ tân, tham gia, làm các thủ tục cần thiết
để được cấp thẻ khách hàng thân thiết.
Sau đó khách hàng chỉ việc thanh toán theo hóa đơn, và yên tâm, tin tưởng vào
hệ thống của chúng tôi, hóa đơn sẽ được in ra cho khách hàng để có thể dễ dàng kiểm

tra và đối chiếu lại, đồng thời cũng được lưu trong hệ thống máy tính của siêu thị,
khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc là thẻ nhưng chủ yếu là tiền mặt.
6


ĐHCNHN

Trần Thị Nhâm

Dưới đây là mẫu hóa đơn bán hàng và xuất hàng của siêu thị Metro Hà Đông:

Hình 5: Hóa đơn bán hàng

7


ĐHCNHN

Trần Thị Nhâm

 Khi khách hàng đổi hàng, trả lại hàng:
1.

Đối với hàng hóa là thực phẩm, đồ ăn Metro không chấp nhận
khách hàng đổi hàng, trả hàng (chỉ trừ một số trường hợp đặc biệt như do lỗi của siêu
thi hoặc một vài trường hợp khác).

2. Đối với hàng hóa là đồ điện – điện tử, hóa mỹ phẩm, đồ gia dụng siêu thị chỉ chấp nhận

trả hàng, đổi hàng khi phát sinh các trường hợp sau:

a. Hàng không đúng chủng loại, mẫu mã như quý khách đặt hàng (Metro có cung
cấp dịch vụ đặt hàng từ xa).
b. Hàng bị lỗi.
c. Không đủ số lượng, không đủ bộ như trong đơn hàng.
d. Tình trạng bên ngoài bị ảnh hưởng như rách bao bì, bong tróc, bể vỡ…
e. Bảo hành theo chính sách bảo hành của Metro.
f. Không đạt chất lượng như không vận hành được, hỏng hóc khách quan trong
phạm vi bảo hành của nhà cung cấp, nhà sản xuất...
g. Thoả thuận giữa Metro và khách hàng
+/Quý khách vui lòng kiểm tra hàng hóa và ký nhận tình trạng với nhân viên
giao hàng của Metro. Sau khi ký nhận tình trạng, Metro không chịu trách nhiệm đối
với những mặt hàng bị vỡ
+/ Metro sẽ không chấp nhận cho trả hàng, đổi hàng khi:
h. Gửi lại hàng không đúng mẫu mã, không đúng mặt hàng đã lấy, không phải
hàng của Metro
i. Vi phạm các quy định về sử dụng của nhà sản xuất
k. Vận hành không đúng chỉ dẫn gây hỏng hóc hàng hóa.
l. Hết thời hạn bảo hành hoặc không thực hiện các quy định theo hướng dẫn để
được hưởng chế độ bảo hành (ví dụ không gửi phiếu bảo hành về đúng nơi quy định
trong thời gian quy định).
m. Các thẻ quà tặng bị mất, bị lấy cắp, đã dùng một phần, hay bị hư hỏng sẽ không
được hủy, hoặc đổi thẻ khác nếu không có bất cứ chứng cứ nào về việc mua thẻ đó
được trình ra. Metro chỉ giải quyết trong một số trường hợp hạn chế.
 Nhập xuất hàng hóa:

Hàng hóa ra vào kho (nhập hàng về kho và xuất hàng từ kho lên quầy bán) của siêu thị
cần phải lập phiếu nhập hàng, xuất hàng tương ứng và có chữ ký của bên giao hàng,

8

ĐHCNHN

Trần Thị Nhâm

nhận hàng, đại diện bộ phận quản lý siêu thị. Sau khi đã thực hiện xong việc nhập, xuất
hàng, các phiếu này sẽ được tổ tin học lưu vào CSDL.
Mẫu phiếu nhập hàng

Hình 6: Phiếu nhập hàng

9


ĐHCNHN

Trần Thị Nhâm

Mẫu phiếu xuất hàng

Hình 7: Phiếu xuất hàng
 Việc lưu trữ dữ liệu (hàng hóa, nhân viên, khách hàng v.v…)

Các dữ liệu về nhân viên, hàng hóa, khách hàng v.v.. của siêu thị Metro cũng
như các chi nhánh siêu thị khác được tổ chức hoàn toàn độc lập, trên những hệ thống
máy tính riêng biệt.
 Việc kiểm kê hàng hóa :

Theo định kỳ hàng tháng, siêu thị đều có tổ chức kiểm kê hàng hóa còn lại trên
quầy và kiểm kê hàng tồn trong kho. Việc kiểm kê hàng trên quầy và hàng tồn trong

kho được diễn ra độc lập và tổ mặt hàng sẽ trực tiếp thực hiện nhiệm vụ này. Tổ có
trách nhiệm kiểm tra số lượng của từng mặt hàng còn trên quầy, hàng tồn trong kho.
Đồng thời cũng để kiểm tra tình trạng của các mặt hàng (hết hạn, sắp hết hạn, bị hỏng,
rách v.v…) và gửi cho nhà sản xuất. Sau đó tổ sẽ có trách nhiệm lập phiếu kiểm kê gửi
lên ban quản lý để đối chiếu với báo cáo doanh thu mỗi ngày mà tổ thu ngân gửi lên
ban quản lý siêu thị và để thảo luận lập ra các kế hoạch xuất hàng, nhập hàng kịp thời.
Sau khi thực hiện xong, tổ mặt hàng sẽ gửi qua cho tổ tin học để lưu phiếu vào CSDL.
10


ĐHCNHN

Trần Thị Nhâm

Mẫu phiếu kiểm kê hàng hóa

Hình 8: Phiếu kiểm kê
 Đối với những hàng tồn kho, không bán được, những mặt hàng trái mùa (sản phẩm

mùa hè trong mùa đông)
Siêu thị luôn cho kiểm tra định kỳ hàng tuần để đảm bảo hàng còn hạn sử dụng,
chất lượng tốt. Nếu hàng không bán được vào loại này, siêu thị đã có hợp đồng với nhà
cung cấp để có thể trả lại hàng, tránh bán cho khách hàng những sản phẩm kém chất
lượng, ảnh hưởng đến sức khỏe người tiêu dùng.
Siêu thị thường tổ chức các dịp khuyến mại (như chương trình khách hàng thân
thiết), hạ giá thành hấp dẫn, thúc đẩy mua hàng.
Khi nhập hàng về, ban quản lý siêu thị đều đã tính toán, chọn lọc những mặt hàng
phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng vào thời điểm đó. Những mặt hàng sai thị hiếu
chủ yếu đều là đồ điện tử (quạt điện, máy quạt nước đá v.v…) chưa bán được hết trong
mùa. Do không bán được nên siêu thị có những kho hàng dành riêng cho những sản

phẩm này. Có thể những sản phẩm này sẽ được dùng cho chương trình khuyến mại
hoặc đợi đến khi thích hợp sẽ mang bày bán.

11


ĐHCNHN

Trần Thị Nhâm

Mẫu phiếu trả hàng

Hình 9: Phiếu trả hàng
 Nhận xét về hệ thống quản lý hiện tại:

Tại Siêu thị đang sử dụng một CSDL được thiết kế cho các siêu thị cỡ nhỏ để quản
lý hơn 200.000 mặt hàng kinh doanh. Nhận thấy rằng tốc độ truy xuất dữ liệu không
còn nhanh như trước, mặt khác cấu trúc của CSDL này cũng không phù hợp với các dữ
liệu mà siêu thị cần lưu trữ hiện nay. Các vấn đề thay đổi đơn vị tính và xử lý số lượng
lẻ đối với một số mặt hàng như: vải vóc, rau quả, thực phẩm tươi sống.... tại siêu thị
cũng chưa được giải quyết ổn thỏa. Việc quản lý các loại hóa đơn… cũng chưa được
đáp ứng 1 cách chính xác, thuận tiện. Ban giám đốc có nhu cầu thống kê tình hình mua
bán tại Siêu Thị với những tiêu chí khác nhau nhưng hiện nay hàng ngày tại Ban giám
đốc chỉ nhận được báo cáo về doanh thu.
Nhu cầu khách quan được đặt ra là CSDL cần được thiết kế lại một cách phù hợp
hơn với quy mô của siêu thị đang ngày một lớn mạnh.
Những hạn chế của hệ thống cũ:
•
•

Hầu hết các chức năng của siêu thị được thực hiện chủ yếu bằng thủ công.
Tính tin học hóa chưa cao dẫn còn nhiều vấn đề bất cập trong công tác quản lí
cũng như đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.
12


ĐHCNHN
•

Trần Thị Nhâm

Không có khả năng quản lí một cách chặt chẽ toàn hệ thống (chưa đáp ứng được
đầy đủ các yêu cầu của khách hàng, tình trạng mất cắp vẫn còn tồn tại....)

Chưa đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ của một siêu thị trong thời kì hội
nhập quốc tế....
II.
Khái quát bài toán
1. Mô tả bài toán

Quản lý bán hàng: Khi một khách hàng sau khi đã lựa chọn xong hàng hóa ở
siêu thị và có yêu cầu thanh toán, hệ thống cần tiếp nhận yêu cầu thanh toán và bắt
đầu lập ngay hóa đơn thanh toán. Thực hiện tính tổng giá trị hóa đơn và xác nhận
khách hàng thân thiết. Nếu tên khách hàng này có trong danh sách khách hàng thân
thiết thì nhân viên tiến hành tính toán số điểm thưởng có sẵn của khách hàng. Nếu
khách hàng đã tích đủ điểm thưởng thì sẽ được hưởng ưu đãi theo như quy định của
siêu thị. Tiếp đó tính toán số điểm thưởng dựa trên hóa đơn, rồi cập nhật điểm
thưởng cho khách hàng. Nếu số điểm thưởng chưa đủ để hưởng ưu đãi thì chỉ tính
toán số điểm thưởng dựa trên hóa đơn, rồi cập nhật điểm thưởng cho khách. Nếu
tên khách hàng này chưa có trong danh sách khách hàng thân thiết mà tổng giá trị

hóa đơn khách hàng mua hàng lớn hơn 100.000 đồng thì tiếp nhận yêu cầu đăng ký
khách hàng thân thiết, cấp thẻ khách hàng thân thiết và lưu trữ thông tin về khách
hàng. Cuối cùng in hóa đơn cho khách hàng và lưu trữ hóa đơn vào CSDL. Thông
tin về hóa đơn: số hóa đơn, ngày lập, mã khách hàng, mã nhân viên, thành tiền, và
một số thông tin về chi tiết hóa đơn: mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá.
Quản lý khách hàng thân thiết: Khi có yêu cầu thêm một khách hàng thân thiết
vào hệ thống. Hệ thống tiếp nhận yêu cầu thêm khách hàng thân thiết và thực hiện
kiểm tra giá trị hoá đơn gần nhất. Nếu giá trị hoá đơn lớn hơn hoặc bằng 100.000
ngàn đồng thì tiến hành cấp thẻ khách hàng thân thiết, sau đó lưu thông tin về
khách hàng vào CSDL. Nếu không hợp yêu cầu thì hệ thống đưa ra thông báo và
kết thúc. Thông tin về khách hàng thân thiết bao gồm: mã kh, họ tên, cmnd, địa chỉ,
điện thoại, điểm thưởng.
Quản lý nhân viên bán hàng: Nhân viên bán hàng làm việc theo ca, khi đến ca
làm việc của mình, nhân viên phải đăng nhập vào hệ thống. Khi khách hàng lựa
chọn hàng hoá mua và yêu cầu tính tiền, nhân viên sẽ tính tiền và lập hoá đơn cho
khách. Thông tin về nhân viên gồm: mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, giới
tính, CMND, địa chỉ, điện thoại, hệ số lương.
Quản lý hàng hóa

13


ĐHCNHN

Trần Thị Nhâm
•

Quản lý nhập hàng: Khi siêu thị tiếp nhận hàng hoá từ nhà cung cấp, hệ
thống cung cấp khả năng lập phiếu nhập hàng hoá, giúp thủ kho in phiếu
nhập hàng, lưu trữ thông tin hàng hóa vừa nhập theo từng loại hàng, đơn

vị tính vào CSDL. Thông tin phiếu nhập bao gồm: số phiếu, nhà cung
cấp, mã nhân viên, ngày lập, thành tiền, và thông tin về chi tiết phiếu
xuất: mã hàng, tên hàng, số lượng nhập, đơn giá.
• Quản lý xuất hàng: Thực hiện xuất hàng khi hàng được bán trực tiếp cho
đối tác lớn hay hàng hoá được đưa lên quầy thì thủ kho sẽ tạo phiếu xuất
hàng từ kho lên quầy. Hệ thống tiếp nhận yêu cầu xuất hàng. Thực hiện
kiểm tra số lượng hàng còn trong kho. Nếu hết hàng thì sẽ tiến hành đặt
hàng với nhà cung cấp. Nếu còn hàng thì tiến hành lập phiếu xuất hàng,
sau đó cập nhập số lượng mặt hàng đó, rồi in và lưu trữ phiếu xuất hàng
vào CSDL. Thông tin về phiếu xuất bao gồm: số phiếu, ngày lập, mã
nhân viên, và thông tin chi tiết về phiếu xuất: số lượng xuất, mã hàng, tên
hàng.
Kiểm kê hàng hóa: Hàng tuần, siêu thị đều có tổ chức kiểm kê hàng hóa còn
lại trên quầy và trong kho. Thủ kho sẽ trực tiếp thực hiện nhiệm vụ này. Thủ
kho có trách nhiệm kiểm tra số lượng của từng mặt hàng còn trong kho và trên
quầy. Đồng thời cũng để kiểm tra tình trạng của các mặt hàng (hết hạn, sắp hết
hạn, bị hỏng, rách v.v…). Khi có mặt hàng nào hết hạn sử dụng thì tạo phiếu trả
hàng cho nhà cung cấp. Sau đó thủ kho sẽ có trách nhiệm lập phiếu kiểm kê gửi
lên ban quản lý để đối chiếu với báo cáo doanh thu mỗi ngày mà tổ thu ngân gửi
lên ban quản lý siêu thị và gửi cho tổ tin học để lưu phiếu vào CSDL. Thông tin
phiếu kiểm kê bao gồm: số phiếu, mã nhân viên, ngày lập và thông tin về phiếu
kiểm kê chi tiết: mã hàng, tên hàng, số lượng, mã hàng. Thông tin phiếu trả
hàng bao gồm: số phiếu, ngày lập, mã nhân viên và thông tin chi tiết về phiếu
trả: mã hàng, tên hàng, ngày trả, số lượng, lý do trả.
Báo cáo, thống kê: Hàng ngày phải thực hiện việc lập và gửi báo cáo thống
kê chi tiết doanh thu, hàng nhập, hàng xuất, số lượng hàng tồn trong kho, kiểm
kê hàng hóa v.v.. lên người quản lý siêu thị. Các báo cáo này sẽ được sử dụng
để xem xét hoạt động mua bán, doanh thu của siêu thị,…
2. Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu quá trình quản lý bán hàng, nhân viên và khách hàng của siêu thị.

Các vấn đề khác của siêu thị như cơ sở vật chất sẽ không được quan tâm đề cập.
3. Xác định những lĩnh vực ưu tiên

14


ĐHCNHN

Trần Thị Nhâm

Với phạm vi nghiên cứu ở trên, ta xác định những lĩnh vực sau là cần ưu tiên
trên hết:
Nghiệp vụ quản lý hàng hóa: hoạt động lưu trữ thông tin hàng hóa khi
nhập hàng, xuất hàng, kiểm kê hàng hóa trả lại hàng hết hạn sử dụng
cho nhà cung cấp do thủ kho chịu trách nhiệm.
 Nghiệp vụ bán hàng: đây là nghiệp vụ cung cấp dịch vụ thanh toán
hóa đơn cho khách hàng tại quầy thu ngân do người quản lý chịu
trách nhiệm.
 Nghiệp vụ quản lý khách hàng thân thiết: là nghiệp vụ chăm sóc đối
với các khách hàng thường xuyên mua hàng tại siêu thị.
 Nghiệp vụ thống kê: thống kê tình hình hoạt động của từng siêu thị
cho người quản lý siêu thị như: thống kê các loại hóa đơn, ......
4. Phân tích yêu cầu hệ thống mới
4.1.
Mục đích của việc xây dựng hệ thống mới


Hệ thống quản lý bán hàng siêu thị được xây dựng dựa trên mô hình hoạt động
của các hệ thống quản lý hiện đang được sử dụng, nhưng có khả năng giải quyết
các vấn đề mà hệ thống cũ chưa thể đáp ứng được, đồng thời cung cấp một số chức

năng tiện ích nhằm giúp cho quá trình thực hiện các quy trình nghiệp vụ trở nên dễ
dàng hơn.
Hệ thống quản lý bán hàng siêu thị có các đặc điểm sau:
 Có khả năng đáp ứng đầy đủ và hỗ trợ thực hiện tốt các nghiệp vụ chính trong

siêu thị.
 Cung cấp giao diên người dùng thân thiện, dễ thao tác.
 Cung cấp chức năng hỗ trợ khách hàng tra cứu thông tin sản phẩm nhằm giúp

cho quá trình chọn lựa hàng hóa của khách hàng dễ dàng hơn.
 Cung cấp chức năng báo cáo thống kê theo nhiều tiêu chí khác nhau.

4.2.

Xác định các tham số của hệ thống

 Các mục tiêu
 Đáp ứng ngay các yêu cầu truy xuất thông tin.
 Kiểm soát được tất cả các mặt hàng, chủng loại hàng hóa và các thuộc tính

liên quan như đơn giá, số lượng v.v…. có trong siêu thị.
 Quản lý được nhân viên trong siêu thị, các chế độ ưu đãi, khen thưởng cho
nhân viên, khuyến mãi, đãi ngộ cho các khách hàng thân thiết rõ ràng
mạch lạc, tăng tính cạnh tranh của siêu thị. Nhân viên hài lòng với chế độ
lương, thưởng, kỷ luật phân minh sẽ khiến họ làm việc chăm chỉ và chú
tâm hơn.Khách hàng cảm thấy hấp dẫn và hài lòng với các chương trình
15


ĐHCNHN

Trần Thị Nhâm

khuyến mãi và đãi ngộ của siêu thị sẽ đến với siêu thị nhiều hơn. Cụ thể
mục tiêu đặt ra là năng suất lao động của nhân viên tăng, số lượng khách
hàng đến mua hàng tại siêu thị tăng.
 Giảm số nhân viên làm công tác quản lý hồ sơ, sổ sách.
 Giảm thời gian tìm kiếm các thông tin, thống kê các thông số, doanh thu,
số lượng, chủng loại mặt hàng bán ra và nhập về.
 Tăng độ chính xác an toàn của hệ thống.
 Các tiêu chuẩn
 Tìm kiếm ngay được mọi tham số, thông tin của một mặt hàng, thống kê
được số lượng hàng hóa đã bán ra trong ngày trong tháng, cùng với doanh
thu tương ứng.
 Lập phiếu truy xuất và in kết quả ngay khi có yêu cầu.
 Giao diện kiểu win_form

16


ĐHCNHN

Trần Thị Nhâm

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HƯỚNG ĐỐI TƯỢNG
I.
Xác Định Các Acter.
1. Khách hàng

Là người trực tiếp mua hàng từ siêu thị, được hệ thống quản lý số điểm tích luỹ

(nếu là khách hàng thân thiện), được thanh toán tiền, nhận hoá đơn mình đã mua hàng
từ siêu thị.
Khách hàng có trách nhiệm phản hồi về bộ phận quản lý siêu thị nếu có sai sót gì
ảnh hưởng đến quyền lợi khách hàng.
2. Nhân viên bán hàng

Là nhân viên làm việc trong siêu thị. Nhân viên bán hàng, đứng ở quầy thu tiền và
tính tiền cho khách hàng. Thông qua các mã vạch quản lý trên từng mặt hàng được
nhân viên bán hàng nhập vào hệ thống thông qua một đầu đọc mã vạch..
3. Thủ kho

Là người chịu tráh nhiệm Tạo Phiếu Nhập Hàng khi hàng hoá được nhập về, tạo
Phiếu Xuất Hàng khi xuất hàng lên quầy, kiểm kê hàng trong kho, Tạo Phiếu Trả Hàng
nếu mặt hàng đó hết hạn sử dụng hay có lỗi.
4. Người quản lý

Là người nắm được tình hình mua bán, doanh thu của siêu thị, quản lý nhân viên.
Việc thống kê được thực hiện hàng tháng, hàng quí hoặc cũng có khi thống kê đột xuất
5. Hệ thống xác nhận thẻ nhân viên (KT The NV)và hệ thống thông tin siêu
II.

thị (HTTTST)
Xác Định Các Use Case.

Dựa trên văn bản mô tả bài toán và việc phân tích để tìm ra các tác nhân, ta xác
định được các use case như sau:













Đăng nhập.
Lập hóa đơn.
Lập phiếu nhập.
Lập phiếu xuất.
Lập phiếu kiểm kê.
Lập phiếu trả.
Quản lý phiếu nhập.
Quản lý phiếu xuất
Quản lý nhân viên
Quản lý khách hàng thân thiện.
Thống kê hàng tồn

17


ĐHCNHN

Trần Thị Nhâm
 Thống kê hàng hóa

Các tác nhân

Các use case

Nhân viên bán hàng

Đăng nhập
Lập hóa đơn

Thủ kho

Đăng nhập
Lập phiếu nhập
Lập phiếu trả
Lập phiếu kiểm kê
Lập phiếu trả

Người quản lý

Đăng nhập
Quản lý phiếu nhập
Quản lý phiếu xuất
Quản lý nhân viên
Quản lý khách hàng thân thiết
Thống kê hàng tồn
Thống kê hàng hóa

18


ĐHCNHN

Trần Thị Nhâm

1. Biểu đồ usecase Sơ đồ tổng quát

Hình 10: Use case diagram

19


ĐHCNHN

Trần Thị Nhâm

2. Biểu đồ use case cho tác nhân nguời quản lý

Hình 11: Biểu đồ usecase Người quản lý
3. Biểu đồ use case cho tác nhân nhân viên bán hàng

Hình 12: Biểu đồ usecase Nhân viên bán hàng

20


ĐHCNHN

Trần Thị Nhâm

4. Biểu đồ use case cho tác nhân thủ kho

Hình 13: Biểu đồ usecase Thủ kho

21


ĐHCNHN
III.

Trần Thị Nhâm

Biểu Đồ Lớp Lĩnh Vực

Hình 14: Biểu đồ lớp lĩnh vực

22


ĐHCNHN

Trần Thị Nhâm

IV.
Đặc Tả Các Use Case.
1. Use case đăng nhập hệ thống
1.1.
Đặc tả use case
a. Mô tả tóm tắt

Tiêu đề: Đăng nhập vào hệ thống.
Tóm tắt: Use case này mô tả cách người sử dụng đăng nhập vào hệ thống
Actor: Người sử dụng

Ngày tạo:…………………
Ngày cập nhật:…………………..
Version: 1.0
Chịu trách nhiệm:
b. Các luồng sự kiện
• Luồng sự kiện chính
 Hệ thống yêu cầu người sử dụng nhập tên và mật khẩu (tên
là mã nhân viên của mỗi người).
 Người sử dụng nhập tên và mật khẩu.
 Hệ thống kiểm tra tên và mật khẩu mà người sử dụng đã
nhập.
 Đăng nhập thành công.
• Các luồng sự kiện khác
 Luồng A1: Nhập sai tên
 Hệ thống hiển thị báo lỗi
 Người sử dụng có thể chọn hoặc nhập tên lại hoặc là hủy
bỏ đăng nhập, khi đó ca sử dụng kết thúc.
 Luồng A2: Nhập sai mật khẩu
 Hệ thống hiển thị báo lỗi
 Người sử dụng có thể chọn hoặc nhập tên lại hoặc là hủy
bỏ đăng nhập, khi đó ca sử dụng kết thúc.
c. Các yêu cầu đặc biệt
Để bảo đảm tính an toàn cho hệ thống, mỗi người sử dụng chỉ
được quyền nhập lại tên và mật khẩu của mình (nếu đăng nhập sai) tối đa
là 3 lần. Sau đó hệ thống sẽ tự động kết thúc ca sử dụng.
d. Tiền điều kiện
Không có

23

ĐHCNHN

Trần Thị Nhâm

e. Hậu điều kiện

Nếu đăng nhập thành công thì người sử dụng sẽ đăng nhập thành công vào hệ
thống và có các quyền sử dụng hệ thống tương ứng. Ngược lại trạng thái của hệ
thống không đổi.
1.2.

Biểu đồ tham gia ca sử dụng

Hình 15: Biểu đồ tham gia ca sử dụng Đăng nhập
1.3.

Biểu đồ trình tự

Hình 16: Biểu đồ trình tự Đăng nhập
Đặc tả Đăng nhập
1. Nhân viên (Nhân viên bán hàng, quản lý, thủ kho) chọn chức năng đăng nhập.
2. Giao diện người – máy hiển thị ra màn hình đăng nhập.
24


ĐHCNHN

Trần Thị Nhâm

Người đăng nhập nhập thông tin theo chức danh của mình
Giao diện gửi lên xử lý đăng nhập để kiểm tra
Xử lý đăng nhập để xác nhận thông tin và gửi lời trả về
Đúng thì hiển thị giao diện hiển thị đăng nhập
7. Giao diện gửi thông tin đăng nhập thành công và người đăng nhập đã đăng nhập
vào hệ thống cần tìm
7. Nếu sai thì thông báo lỗi và hiển thị lỗi cho người đăng nhập biết
1.4.
Biểu đồ cộng tác
3.
4.
5.
6.

Hình 17: Biểu đồ cộng tác Đăng nhập
1.5.

Biểu đồ hoạt động

Hình 18: Biểu đồ hoạt động Đăng nhập

25