Báo cáo thực tập ngành quản trị văn phòng tại phòng nội vụ huyện hướng hóa

LỜI CẢM ƠN
Trước tiên tôi xin chân thành cảm ơn tới Phòng Nội vụ huyện Hướng Hóa đã
tạo điều kiện tốt nhất để tôi hoàn thành tốt bài báo cáo kiến tập này.
Trong thời gian này, tôi đã học tập được rất nhiều điều bổ ích, sự kết hợp
nhuần nhuyễn giữa lý thuyết và thực tế của công tác Quản trị Văn phòng. Và hơn
nữa, tôi đã nhận được sự hỗ trợ rất nhiệt tình của Trưởng phòng Nội vụ Trần Đình
Dũng và chuyên viên Lê Thị Phương Thảo cùng với tất cả các anh chị cán bộ của
Phòng Nội vụ huyện Hướng Hóa. Xin chân thành cảm ơn mọi người vì những kiến
thức và kĩ năng vô giá này.
Đặc biệt cảm ơn Giảng Viên Hoàng Thị Quỳnh Trang đã tận tình hướng dẫn
chúng em hoàn thành bài báo cáo kiến tập thực tế tại Phòng Nội vụ huyện Hướng
Hóa.

1


LỜI MỞ ĐẦU
Như chúng ta đã biết, trong bất kì một cơ quan nào cũng đều cần có văn
phòng. Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lí và
tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo. Văn phòng có vai trò quan trọng trong cơ
quan, tổ chức. Công tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sự phát
triển, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các hoạt động củ cơ quan, đơn vị. Ngược lại
công tác văn phòng thực hiện không tốt sẽ dẫn đến rất nhiều khó khăn và hiệu quả
đạt được không như mong muốn. Bởi vậy mà công tác văn phòng không chỉ có
những đóng góp lớn cho cơ quan tổ chức mà còn nó còn góp phần vào sự thúc đẩy
phát triển công cuộc xây dựng đất nước.
Là một sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội cơ sở miền trung với
chuyên ngành Quản trị văn phòng, em đã được thầy cô giảng dạy đồng thời qua
tìm hiểu phần nào đã biết được những đặc điểm, hoạt động của văn phòng, hiểu
được thế nào là quản trị văn phòng. Nhằm trang bị cho sinh viên nhưng kiến thức
và kĩ năng trong quá trình tổ chức và thực hiện những hoạt động, quản lí, điều

hành của cơ quan tổ chức, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội cơ sở miền trung đã tổ
chức một đợt kiên tập cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng tại các cơ quan, đơn
vị nhằm nâng cao trình độ hiểu biết cũng như giúp sinh viên đi gần hơn với thực tế,
rèn luyện thêm ý thức làm việc đúng với phương châm mà nhà trường đã đề ra:
“Học thật đi đôi với Làm thật” và “ Học đi đôi với Hành”.
Qua đợt kiến tập này, em đã có thêm rất nhiều thông tin, kiến thức bổ ích.
Có thể tự tạo cho mình một phương thức học tập trên cơ sở thực tế cũng như qua
học hỏi. Nhờ đó mà bản thân có thể trau dồi được kiến thức nhiều hơn, năng động
hơn, khéo léo hơn. Và đó cũng là một trong những điều kiện cần thiết đối với
chuyên ngành quản trị văn phòng nói riêng và bất kì một chuyên ngành nào khác
trong các cơ quan đơn vị. Đây là một hoạt động cực kì ý nghĩa và bổ ích cho sinh
viên chúng em để phục vụ cho công tác của mình sau này.

MỤC LỤC
2


MỤC LỤC............................................................................................................2
Phần I....................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN
HƯỚNG HÓA.....................................................................................................4
Phần III PHỤ LỤC.................................... Error: Reference source not found

3


Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN
HƯỚNG HÓA
I.

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ
huyện Hướng Hóa
1. Vị trí và chức năng
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện có
chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về: Tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức và cơ cấu ngạch
viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị
sự nghiệp công lập; tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp
đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách hành
chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức;
cán bộ, công chức xã, thị trấn và những người hoạt động không chuyên trách ở xã;
thị trấn, hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; công tác
thanh niên, thi đua khen thưởng.
Phòng Nội vụ chấp hành sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việc làm, biên
chế công chức, cơ cấu ngạch công chức và công tác của Ủy ban nhân dân cấp
huyện, dồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn,
nghiệp vụ của Sở Nội vụ.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
2.1. Trình Ủy ban nhân dân, chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ban hành quyết
định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương
trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà
2.2.

nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao
Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi
được phê duyệt; thông tin tuyên truyền, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi

hành pháp luật các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao
2.3. Về tổ chức, bộ máy
a) Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ban hành văn bản quy

định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức của Phòng Nội vụ theo
quy định và theo hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh;
4


b) Tham mưu, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện trình cấp có thẩm quyền quyết
định thành lập, sáng lập, chia tách, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy
ban nhân dân huyện;
c) Thẩm định về nội dung đối với dự thảo văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức của các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập
thuộc Ủy ban nhân dân huyện;
d) Thẩm định đề án thành lập, tổ chức lại, giải thể các đơn vị sự nghiệp công lập
thuộc thẩm quyền quyết định Ủy ban nhân dân huyện theo quy định của pháp
luật và theo phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh;
e) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc trình Ủy ban nhân dân tỉnh
quyết định thành lập, tổ chức lại, giải thể các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc
Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định của luật chuyên ngành;
f) Thẩm định việc thành lập, kiện toàn, sát nhập, giải thể các tổ chức phối hợp liên
ngành thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện theo
quy định của pháp luật;
2.4. Về quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc trong
đơn vị sự nghiệp công lập
a) Thẩm định, trình Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện kế
hoạch biên chế công chức, kế hoạch số lượng người làm việc hàng năm của các
cơ quan, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân
dân huyện trình Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định;
b) Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giao biên chế công chức, giao số lượng
người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập sau khi được cấp có thẩm
quyền phê duyệt;
c) Giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên

chế công chức, số lượng người là việc trong đơn vị sự nghiệp công lập theo quy
định của pháp luật;
d) Tổng hợp, báo cáo biên chế công chức, số lượng người làm việc trong các cơ
quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp
luật.
2.5. Về quản lý vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức

5


a) Trình ủy ban nhân dân huyện ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các cơ
quan, tổ chức, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân huyện quản lý xây dựng đề án vị
trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức hoặc đề án điều chỉnh vị trí
việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức theo quy định của pháp luật
và theo chỉ đạo, hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh;
b) Giúp Ủy ban nhân dân huyện đôn đốc, theo dõi, thẩm định, tổng hợp việc xây
dựng đề án vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức hoặc đề án
điều chỉnh vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức trong các cơ
quan, tổ chức, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân huyện để
trình Ủy ban nhân dân tỉnh thẩm định; giúp Ủy ban nhân dân huyện tổng hợp
danh mục vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức của huyện để
trình Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định;
c) Trình Ủy ban nhân dân huyện thực hiện việc sử dụng, quản lý vị trí việc làm và
cơ cấu chức danh công chức, viên chức trong các cơ quan tổ chức, đơn vị thuộc
Ủy ban nhân dân huyện theo quy định, theo phân cấp hoặc ủy quyền của Ủy
ban nhân dân tỉnh.
2.6. Về công tác xây dựng chính quyền
a) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc tổ chức và hướng dẫn công
tác bầu cử đại biểu Quốc hội, bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp trên
địa bàn theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh;

b) Giúp Ủy ban nhân huyện trình Hội đồng nhân dân huyện bầu, miễn nhiệm, bãi
nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các thành viên khác của Ủy ban nhân dân
huyện theo quy định của pháp luật;
c) Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phê chuẩn việc kết quả bầu cử, phê
chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Ủy ban nhân dân xã, thị trấn, theo
quy định. Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện bổ nhiệm, bổ nhiệm lại chức
danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch, thành viên Ủy ban nhân dân xã, thị trấn trong thời
gian huyện Hướng Hóa thực hiện thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dân
huyện theo quy định;

6


d) Giúp Ủy ban nhân dân huyện trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê chuẩn
kết quả bầu cử, phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm thành ủy ban nhân dân
huyện theo quy định của pháp luật;
e) Giúp Ủy ban nhân dân huyện trình Chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh bổ nhiệm , bổ
nhiệm lại chức danh Chủ tịch, Phó chủ tịch, thành viên Ủy ban nhân dân huyện
trong thời gian huyện Hướng Hóa, thực hiện thí điểm không tổ chức hội đồng
nhân dân huyện theo quy định;
f) Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân huyện đề án liên quan đến việc thành lập, giải
thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính trong địa bàn Ủy ban
nhân dân huyện trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định;
g) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn và tổ chức triển khai
thực hiện đề án, văn bản liên quan đến công tác địa giới hành chính, phân loại
đơn vị hành chính sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
h) Giúp ủy ban nhân dân huyện trong việc quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa
giới hành chính của huyện theo quy định của pháp luật;
i) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra, tổng hợp, báo
cáo việc thực hiện pháp luật về dân chủ ở xã, thị trấn, cơ quan hành chính, đơn

vị sự nghiệp công lập, ở doanh nghiệp trên địa bàn và việc thực hiện công tác
dân vận của chính quyền theo quy định;
j) Tham mưu, trình Ủy ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải
thể, sát nhập và kiểm tra, tổng hợp, báo cáo về hoạt động của thôn, tổ dân phố
trên địa bàn huyện theo quy định; thực hiện bồi dưỡng công tác cho cấp trưởng,
cấp phó của thôn, tổ dân phố theo quy định;
k) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra Ủy ban
nhân dân xã, thị trấn trong việc xây dựng, thực hiện các văn bản, đề án liên
quan đến công tác xây dựng nông thôn mới theo phân công của Ủy ban nhân
dân huyện theo quy định của pháp luật.
2.7. Về cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã, thị trấn và
những người hoạt động không chuyên trách ở xã, thị trấn
a) Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định việc tuyển dụng, sử dụng,
quản lý vị trí việc làm, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, cho từ chức, luân
chuyển, biệt phái, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá, thôi việc, nghỉ hưu, thực hiện
7


chế độ tiền lương, chế độ đãi ngộ và các chế độ, chính sách khác đối với cán bộ,
công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân huyện
theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh;
b) Thực hiện công tác quản lý hồ sơ, công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn
nghiệp vụ, kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ, công
chức xã, thị trấn theo quy định của pháp luật, theo phân cấp quản lý của Ủy ban
nhân dân tỉnh và hướng dẫn của Sở Nội vụ;
c) Giúp ủy ban nhân dân huyện thực hiện việc tuyển dụng , quản lý công chức xã,
thị trấn thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức xã, thị trấn và
những người hoạt động không chuyên trách ở xã, thị trấn theo quy định.
2.8. Về cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức
a) Trình Uỷ ban nhân dân huyện triển khai, đôn đốc kiểm tra các cơ quan

chuyên môn cùng cấp và Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện công tác cải
cách hành chính, đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức ở địa phương;
b) Trình Uỷ ban nhân dân huyện các biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, đẩy
mạnh cải cách công vụ, công chức trên địa bàn huyện;
c) Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo về cải cách hành chính, cải cách chế độ
công vụ, công chức ở địa phương theo quy định.
2.9. Giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức hoạt
động của hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện trên địa bàn theo quy định của pháp
luật và theo uỷ quyền của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh
2.10. Về công tác văn thư, lưu trữ
a) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của
Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở huyện và xã, thị trấn theo
quy định của pháp luật;
b) Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của
pháp luật.
2.11. Về công tác thi đua khen thưởng
a) Tham mưu, đề xuất với Uỷ ban nhân dân huyện tổ chức các phong trào thi đua
và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa
bàn Huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua – Khen thưởng
cấp huyện;
8


b) Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua, khen
thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng , quản lý và sử dụng Quỹ thi đua khen
thưởng theo quy định của pháp luật.
2.12. Về công tác tôn giáo
a) Giúp Uỷ ban nhân dân huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện
các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và
công tác tôn giáo trên địa bàn;

b) Chủ trì, phối hợp, với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện nhiệm vụ
quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân
tỉnh theo quy định của pháp luật;
c) Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện giải quyết những vấn đề cụ thể về tôn
giáo theo quy định của pháp luật theo hướng dẫn của Sở Nội vụ.
2.13. Về công tác thanh niên
a) Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược,
chương trình, kế hoạch phát triển thanh niên và công tác thanh niên;
b) Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên và công
tác thanh niên theo quy định; giải quyết những vấn đề liên quan đến thanh niên,
công tác thanh niên theo quy định phân cấp;
c) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan và các tổ chức khác của thanh niên
trong việc thực hiện hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền thực hiện cơ chế, chính
sách đối với thanh niên và công tác thanh niên theo quy định.
2.14. Giúp Uỷ ban nhân dân huyện quản lý các hoạt động của Tổ chức phi chính
phủ theo quy định của pháp luật.
2.15. Trình Uỷ ban nhân dân huyện ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác
nội vụ trên địa bàn; hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác nội vụ
đối với cơ quan, đơn vị huyện ở Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn.
2.16. Thực hiện việc kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, xử lý theo thẩm quyền
hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xử lý các vi phạm về công tác nội vụ trong
địa bàn huyện theo quy định. Thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng,
thực hành tiết kiệm, chống lãng phí theo quy định của pháp luật và phân
công của Uỷ ban nhân dân huyện.

9


2.17. Thực hiên công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
huyện và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội

vụ trên địa bàn huyện.
2.18. Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ
thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội
vụ trên địa bàn.
2.19. Quản lý vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức trong
cơ quan Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật.
2.20. Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy
định của pháp luật và theo phân công của Uỷ ban nhân dân huyện.
2.21. Giúp Uỷ ban nhân dân huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn về công tác nội vụ và lĩnh vực công
tác khác được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và hướng dẫn của Sở
Nội vụ.
2.22. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Uỷ ban nhân dân huyện
hoặc theo quy định của pháp luật.
3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Hướng Hoá
Phòng Nội vụ có Trưởng phòng, không quá 02 Phó Trưởng phòng và các công
chức thực hiện công tác chuyên môn nghiệp vụ:
- Trưởng Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân huyện, Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của Phòng Nội
vụ;
- Phó Trưởng phòng Phòng Nội vụ giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi
một số mặt công tác; Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp
luật về nhiệm vụ được phân công. Khi trưởng phòng vắng mặt một Phó
Trưởng phòng được Trưởng phòng uỷ nhiệm điều hành các hoạt động của
Phòng;
- Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, biệt phái, đánh giá, khen thưởng,
kỷ luật, miễn nhiệm, cho từ chức và thực hiện chế độ, chính sách khác đối
với Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Phòng Nội vụ do Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân huyện quyết định theo quy định của pháp luật

10


Sơ đồ tổ chức bộ máy (phụ lục 1 và phụ lục 2)
II.
Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của Phòng Nội vụ huyện Hướng Hoá.
1. Tổ chức hoạt động của văn phòng
Văn phòng là một bộ phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu được
đối với bất kì cơ quan nào. Văn phòng ra đời và tồn tại với sự ra đời và tồn tại của
cơ quan. Các đơn vị tổ chức, hay đơn vị chức năng của cơ quan có thể sát nhập,
giải thể, có thể lúc này có, lúc khác không có tuỳ thuộc vào phạm vi, chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan được giao. Riêng văn phòng là đơn vị tổ chức có vị trí đặc
biệt quan trọng, thiếu nó cơ quan khó có thể hoạt động và tổ chức, điều động công
việc một cách bình thường và Phòng Nội vụ huyện Hướng Hoá cũng vậy. Văn
phòng nói chung chính là Phòng Nội vụ và có chức năng nhiệm vụ bao gồm của
một văn phòng.
1.1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
1.1.1. Chức năng của văn phòng
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về: Tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức và cơ cấu ngạch viên
chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự
nghiệp công lập; tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp
đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách hành
chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức;
cán bộ, công chức xã, thị trấn và những người họt động không chuyên trách ở xã;
thị trấn, hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; công tác
thanh niên, thi đua khen thưởng.
Tham mưu tổng hợp thông tin và quản trị hành chính nhằm quản lý và điều
hành công việc trong cơ quan thông suốt, có chất lượng hiệu quả; đồng thời là đầu

mối thông tin, bảo đảm cung cấp thông tin đầy đủ kịp thời cho lãnh đạo.
Cụ thể như: tham mưu giúp lãnh đạo Phòng lập chương trình công tác và tổ
chức thực hiện; giúp lãnh đạo Phòng chỉ đạo và điều hành công việc của cơ quan
một cách thống nhất và chặt chẽ; giúp các đơn vị, tổ chức trong cơ quan phối hợp
công tác với nhau giải quyết nhiệm vụ chung của cơ quan có hiệu quả; kiểm định
11


về phạm vi, yêu cầu quy trình, tiến độ, thể thức các văn bản ban hành, các đề án;
kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; biên
tập, chỉnh lý, ban hành các văn bản của cơ quan.
Văn phòng còn tham mưu trên một số lĩnh vực có tính chất đặc thù riêng
như công tác văn thư – lưu trữ, công tác kế hoạch – tài chính, kế toán - tài vụ,
công tác quản trị hành chính, quản trị công sở.
Chức năng tổng hợp thông tin thể hiện trước hết ở chỗ văn phòng là đầu mối
thông tin, đầu mối giao dịch của cơ quan. Mọi thông tin đến và đi đều phải qua văn
phòng. Các thông tin phục vụ sự lãnh đạo và điều hành của lãnh đạo đều được
truyền tải qua hệ thống văn bản đi, đến của văn phòng. Các thông tin truyền tải qua
các phương tiện kỹ thuật bưu chính viên thông và qua mạng đều phải qua văn
phòng. Các thông tin trao đổi, giao tiếp, giao dịch với các cơ quan bên ngoài, với
cán bộ và nhân dân đều được thu thập chủ yếu qua văn phòng.
Chỉ có văn phòng mới có đủ điều kiện quản lý, theo dõi, xử lý lưu trữ, bảo
quản phục vụ khai thác thông tin một cách thuận lợi, đạt hiệu quả cao.
Chức năng quản trị hành chính của văn phòng thể hiện trên các lĩnh vực
công tác như: quản lý tài chính, tài sản của cơ quan theo đúng quy định của Nhà
nước. Tổ chức vầ quản trị công sở của cơ quan sắp xếp bố trị chỗ làm việc của cán
bộ, công chức trong cơ quan và đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật các điều kiện lao
động cho cán bộ, công chức trong cơ quan. Thực hiện tốt chức năng quản trị hành
chính trong cơ quan sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của cơ quan thông
suốt.

Là nơi giao tiếp, giải quyết công việc giữa phòng Nội vụ với các cơ quan
khác, nơi tiếp nhận và làm việc với dân, khách.
Nơi hình thành “bộ nhớ” của lãnh đạo, thủ trưởng, đồng thời tổng hợp, xử
lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý, điều hành của lãnh
đạo.
1.1.2. Nhiệm vụ
- Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện các chương trình, kế hoạch
công tác của phòng Nội vụ.

12


- Xây dựng kế hoạch hay chương trình công tác của cơ quan nhằm tổ chức
công việc một cách khoa học, chủ động, có định hướng, từng bước cụ thể
hóa các mục tiêu nhiệm vụ của văn phòng Nội vụ.
- Có các kế hoạch, chương trình công tác dài hạn như kế hoạch, chương trình
nhiều năm, hàng năm, kế hoạch chương trình hàng quý, hàng tháng, có các
kế hoạch chương trình ngắn hạn như chương trình hàng tuần, chương trình
của một cuộc họp, một buổi làm việc,…
- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị, tổ chức trong cơ quan thực hiện
chương trình theo kế hoạch đã đề ra. Giải quyết những việc đột xuất, khó
khăn trở ngại trong thực hiện chương trình.
- Một trong các chức năng, nhiệm vụ quan trọng của văn phòng là tổ chức
công tác thông tin và làm công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo.
Công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo và điều hành công việc hàng
ngày của cơ quan, đơn vị là công tác quan trọng và rất cần thiết nhằm: cung
cấp cho lãnh đạo những thông tin, tư liệu cần thiết để nghiên cứu thảo luận
quyết định những nhiệm vụ được đặt ra trong chương trình, kế hoạch công
tác của cơ quan. Phản ánh kết quả, kiểm tra tình hình thực hiện các quyết
định, chỉ thị, chương trình, kế hoạch công tác đã ban hành ở các cấp, các

ngành, các cơ sở. Công tác thông tin cần tổng hợp hàng ngày, hàng tuần trên
tất cả các lĩnh vực hoạt động của cơ quan.
- Công tác thông tin hay hoạt động thông tin trong văn phòng là toàn bộ quá
trình thu thập, quản lý, truyền và lưu trữ thông tin. Công tác thông tin là
công tác khoa học nghiệp vụ.
- Thu thập thông tin là toàn bộ những công việc có liên quan đến việc xác
định các nguồn, các kênh thông tin cần thu thập, việc cập nhật thường xuyên
các dạng, các loại hình tin gửi tới cơ quan, việc trao đổi, cộng tác với các cơ
quan hữu quan, dùng các biện pháp khác nhau để thu thập được đầy đủ các
cơ sở dữ liệu, các nguồn tin cần thiết cho lãnh đạo.
- Xác định các nguồn thông tin đến các cơ quan
13


- Ngoài việc thu thập thông tin từ các nguồn trên văn phòng còn phải nghiên
cứu khảo sát thực tiễn ở các cơ sở, các đơn vị, các ngành và trực tiếp báo
cáo, thông tin cho lãnh đạo.
- Cần xác định rõ mối quan hệ với các cơ quan, đơn vị tổ chức khác trong việc
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, trên cơ sở đó xác định mối quan
hệ trao đổi thông tin với họ.
- Xử lý thông tin là công việc chủ yếu và quan trọng của công tác thông tin
tổng hợp nói riêng và hoạt động thông tin nói chung.
- Các phương pháp xử lý thông tin: phân loại hệ thống hóa thông tin, mô tả
thư mục, chú thích, tóm tắt, tổng quan, phân tích, xử lý bằng công nghệ hiện
đại.
- Xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo trong công tác văn phòng gồm các công
việc: kiểm tra xác minh độ tin cậy của thông tin nhận được, phân tích thông
tin, tổng hợp thông tin, kiến nghị giải quyết.
- Xác định đối tượng và truyền tin văn phòng phải xác định rõ thông tin này
cần được gửi tới ai, truyền tin theo cách nào, vào lúc nào.

- Biên tập tin, chuẩn bị các báo cáo
- Lưu giữ thông tin
- Quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ, kế toán tài vụ, hành chính quản trị.
- Thực hiện công tác thư ký phục vụ lãnh đạo, công tác thông tin tổng hợp, tổ
chức các cuộc giao ban, cuộc họp, hội nghị…
- Đôn đốc, kiểm tra các Ủy ban nhân dân cấp xã, thị trấn việc thực hiện
chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân huyện và Phòng Nội
vụ sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp
giữa các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn theo quy định của
pháp luật.
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo,
điều hành của Ủy ban nhân dân huyện, phòng Nội vụ và Trưởng phòng theo
14


quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột
xuất được giao theo quy định của pháp luật.
- Trình Ủy ban nhân dân huyện và Sở Nội vụ quy hoạch, kế hoạch dài hạn,
hàng năm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của phòng Nội vụ
huyện Hướng hoá.
- Soạn thảo các văn bản, các đề án, dự án thuộc phạm vi quản lý và thẩm
quyền ban hành của phòng Nội vụ.
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân
huyện, phòng Nội vụ; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên có liên quan. Giúp Ủy ban nhân dân huyện phối hợp với
phòng Nội vụ, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại Ủy ban
nhân dân 22 xã, thị trấn.
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của phòng Nội vụ, Trưởng phòng
Nội vụ; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hoá
hành chính nhà nước của phòng Nội vụ huyện Hướng Hoá.

- Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện
công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của phòng Nội vụ.
- Phối hợp với Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện, hướng dẫn Ủy ban nhân
dân xã, thị trấn về nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản
lý hành chính nhà nước theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
phòng Nội vụ, Trưởng phòng Nội vụ.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên
chức của phòng Nội vụ.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài sản,
trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật
và phân cấp quản lý của phòng Nội vụ huyện Hướng Hoá.
- Xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết, báo
cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của Phòng Nội vụ và Trưởng
phòng Phòng Nội vụ.
- Quản lý con dấu của Phòng Nội vụ huyện Hướng Hoá, tổ chức công tác văn
thư, lưu trữ hành chính của phòng Nội vụ.
- Quản lý hồ sơ cán bộ công chức của 22 xã, thị trấn.
15


- Tổ chức các cuộc thi xét tuyển vào công chức, chuyển ngạch, nâng ngạch
công chức.
- Công tác thi đua khen thưởng các phòng Ban, 22 xã thị trấn, các Hội, các
đơn vị sự nghiệp trên địa bàn huyện Hướng Hoá.
- Công tác xây dựng chính quyền, chính quyền cơ sở, tổ chức bộ máy và
chính sách cán bộ cơ sở xã thị trấn một cách khoa học chuẩn xác liên tục cập
nhật, thay đổi bổ sung kịp thời chỉnh sửa khi có thay đổi về thông tin chức
vụ ngành nghề đào tạo, kê khai minh bạch tài sản của cán bộ công chức.
- Thực hiện công tác địa giới hành chính, tôn giáo, đào tạo cán bộ công chức

viên chức huyện và cơ sở.
- Thực hiện công tác bầu cử, đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND các cấp.
- Thực hiên công tác kế toán, thống kê, các chính sách về tinh giản biên chế,
công chức xoá đói giảm nghèo.
- Công tác bộ máy, biên chế, các chế độ chính sách, tiền lương các trường
học, công nghệ thông tin, tiền lương các cơ quan hành chính, các đơn vị sự
nghiệp.
- Tổng hợp và báo cáo lên lãnh đạo Phòng Nội vụ, Uỷ ban nhân dân huyện
1.2.

Hướng Hoá và Sở Nội vụ.
Tìm hiểu phân công nhiệm vụ của các cá nhân trong văn phòng Phòng Nội
vụ huyện Hướng Hoá
Thực hiện Quyết định Số 02/2015/QĐ-UBND ngày 18/6/2015 của Uỷ ban

nhân dân huyện Hướng Hoá về việc Ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phong Nội vụ Huyện Hướng Hoá.
Lãnh đạo Phòng Nội vụ huyện thống nhất phân công phụ trách công tác theo
lĩnh vực chuyên môn đối với cán bộ lãnh đạo và công chức, viên chức trong cơ
quan như sau:
1.2.1. Đối với cán bộ lãnh đạo
• Đồng chí Trần Đình Dũng – Trưởng phòng:
Chịu trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành chung các hoạt động của
Phòng Nội vụ, chủ tài khoản, trực tiếp phụ trách và chỉ đạo điều hành công tác tổ
chức cán bộ, tài chính, Thi đua - Khen thưởng.
• Đồng chí Đinh Văn Dũng – Phó Trưởng phòng:
Giúp Trưởng phòng xử lý, giải quyết một số công việc khi trưởng phòng phân
công, trực tiếp phụ trách và chỉ đạo điều hành một số công việc cụ thể sau:
16

- Công tác đào tạo.
- Công tác quản lý số lượng, chất lượng cán bộ công chức, viên chức huyện
(bao gồm Giáo dục – Đào tạo), Văn thư Lưu trữ, Chính sách tiền lương, tinh
giản Biên chế.
- Công tác cải cách hành chính.
- Công tác Hội quần chúng, tổ chức phi chính phủ.
• Đồng chí Nguyễn Xuân Hữu – Phó Trưởng phòng:
Giúp Trưởng phòng xử lý, giải quyết một số công việc khi trưởng phòng phân
công, trực tiếp phụ trách và chỉ đạo, điều hành các nhiệm vụ cụ thế sau:
- Công tác Chính quyền cơ sở, Công tác Tôn giáo, Công nghệ Thông tin.
- Công tác bầu cử, đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp.
- Công tác thanh niên, quy chế dân chủ cơ sở.
- Công tác địa giới hành chính (bao gồm: thành lập, chia tách, sát nhập các
đơn vị hành chính thôn bản, giải quyết tranh chấp địa giới hành chính).
1.2.2. Đối với công chức, viên chức
• Đồng chí Nguyễn Tiến Lộc:
- Công tác xây dựng chính quyền, tổ chức bộ máy và chính sách cán bộ cơ sở
•
•
•
•
-

xã, thị trấn.
Công tác thanh niên.
Công tác thực hiện quy chế dân chủ cơ sở.
Đồng chí Lê Văn Hùng:
Công tác địa giới hành chính.
Công tác tôn giáo.

Công tác đào tạo cán bộ, công chức, Viên chức huyện và cơ sở.
Đồng Chí Trương Thị Thu Bình:
Công tác kế toán, thống kê.
Các chế độ chính sách về tinh giản biên chế.
Đồng chí Lê Thị Phương thảo:
Phụ trách Lưu trữ huyện, tạp vụ, phục vụ, văn thư.
Đồng Chí Võ Thị Mai Phước:
Công tác bộ máy, biên chế, các chế độ chính sách, tiền lương của các trường

•
•
-

học, công nghệ thông tin.
Thủ quỹ cơ quan.
Công tác tổng hợp báo cáo.
Đồng chí Nguyễn Phương Hạnh:
Công tác Thi đua – Khen thưởng, cải cách hành chính.
Đồng chí Trần Thị Kim Quyên:
Công tác bộ máy, biên chế, các chế độ chính sách, tiền lương các cơ quan
hành chính, các đơn vị sự nghiệp.
17


- Công tác Hội quần chúng, tổ chức phi chính phủ.
• Đồng chí Phạm Quốc Tuấn:
- Thường trực, bảo vệ cơ quan, kiểm tra đóng, mở cầu thang của trụ sở làm
việc và các công việc khác theo yêu cầu của lãnh đạo phòng.
- Chỉ dẫn cho khách và công dân đến liên hệ công tác; hướng dẫn sắp xếp để ô
tô, xe máy gọn gàng, ngăn nắp đúng nơi quy định;

- Ban đêm phải thường xuyên kiểm tra, canh gác để phát hiện kịp thời những
hành động xâm phạm đến tài sản cơ quan. Khi có hiện tượng bất thường mất
an toàn xảy ra phải bảo vệ hiện trường, báo cáo kịp thời cho lãnh đạo phòng
để giải quyết.
1.2.3. Bản mô tả vị trí trí việc làm trong văn phòng
(phụ lục 3)
1.3. Các văn bản về công tác văn thư lưu trữ do cơ quan ban hành
- Văn bản: nội dung khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
- Quyết định ban hành quy chế bảo vệ bí mật nhà nước phòng nội vụ
- Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước
(Phụ lục)
2. Tìm hiểu tình hình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
2.1. Căn cứ vào Sổ đăng ký công văn đi, thống kê các hình tức văn bản chính và
số lượng ban hành trong 10 năm trở lại đây
T
T
1
2
3
4
5
6
7
8

2.2.

Tên loại
văn bản

Năm

Năm

Năm

Năm

Số lượng
Năm Năm

ban hành
Quyết

2007

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015

2016

2

2

4

2

9

5

1

6

3

0

123
17
27
6
3

115
20
25
5
2

93
19
19
3
4

106
15
33
7
1

97
13
26
3
5

109
25
20
2
3

110
16
28
4
4

101
27
14
8
6

90
18
24
5
2

105
14
30
4
2

3

8

10

9

5

11

7

12

6

4

6

3

5

7

10

4

3

2

7

5

định
Công văn
Tờ trình
Báo cáo
Kế hoạch
Giấy mời
Thông
báo
Hướng
dẫn

Năm

Năm

Năm

Năm

Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan so
với các quy định hiện hành
18


Trong hoạt động giao tiếp, văn bản là một trong những phương tiện quan trọng
nhằm ghi lại và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ, nhằm điều chỉnh các mối quan

hệ xã hội sao cho phù hợp với pháp luật hiện hành. Văn bản được hình thành trong
nhiều lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội. Trong hoạt động quản lý hành chính
Nhà nước, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản để ghi lại và truyền đạt các
quyết định quản lý, là hình thức cụ thể hóa pháp luật và điều chỉnh các mối quan
hệ thuộc phạm vi quản lý hành chính Nhà nước. Vì vây, công tác soạn thảo văn
bản nói chung và văn bản hành chính nói riêng là một mảng không thể thiếu trong
hoạt động quản lý hành chính Nhà nước.
Thực tế trong những năm qua, công tác soạn thảo văn bản hành chính đã góp
phần tích cực đáp ứng các yêu cầu quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời
sống xã hội. Đặc biệt, sau khi Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ ban hành Thông
tư số 01/2011/TT-BNV và 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản, công tác soạn thảo văn bản hành chính ngày càng được
đưa vào nề nếp, khắc phục được nhiều nhược điểm và những hạn chế trước đây.
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những
thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung
trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy
định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm
2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư
này.
Hiện nay công tác soạn thảo và ban hành văn bản đang được nhà nước, các cơ
quan doanh nghiệp nói chung hết sức quan tâm. Công việc này đối với phòng Nội
vụ càng quan trọng và cấn thiết hơn. Bằng những kiến thức đã được học trong nhà
trường đã giúp em quan sát, đánh giá được quy trình soạn thảo văn bản của cơ
quan một cách chính xác và đầy đủ hơn. Vì đây là Phòng Nội vụ một bộ phận nhỏ
của Bộ Nội vụ cho nên yêu cầu về thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý
được yêu cầu, đòi hỏi cao về mặt nội dụng lẫn hình thức của văn bản.
19

Hầu hết các văn bản do phòng Nội vụ Huyện Hướng Hóa soạn thảo và ban hành
đều đạt đúng tiêu chuẩn, yêu cầu về nội dung lẫn hình thức. Đội ngũ chuyên viên
đều có kỹ năng, nghiệp vụ về công tác soạn thảo văn bản. Xem xét, kiểm tra, duyệt
văn bản một cách thận trọng, kỹ càng và đúng thể thức kỹ thuật trình bày so với
các quy định hiện hành đặc biệt là Thông tư 01/2011/TT-BNV và Thông tư
55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Về ngôn ngữ, văn phong cũng cẩn trọng và soạn thảo sao cho đúng nghĩa, đúng
chính tả và phù hợp với hoàn cảnh, nội dung của văn bản.
Tuy nhiên với những mặt tích cực trong công tác soạn thảo văn bản thì cũng có
những sơ xuất không đáng có trong việc soạn thảo một số văn bản như dùng sai từ
ngữ, không đúng trọng tâm…Dù những sai sót này không nhiều trong quá trình
soạn thảo của cơ quan nhưng vẫn vần phải sữa chữa và khắc phục để tránh lặp đi
lặp lại nhiều lần gây ảnh hưởng đến quá trình ban hành và thực hiện của văn bản.
2.3. Mô tả các bước trong quá trình soạn thảo văn bản của cơ quan
Trong quá trình học hỏi quan sát và tìm hiểu công tác soạn thảo. Quá trình soạn
thảo văn bản của Phòng Nội vụ huyện Hướng Hóa gồm các bước:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Khi Cán bộ, chuyên viên được phân công trực tiếp soạn thảo văn bản thì cần
phải xác định rõ nội dung, ban hành với mục đích gì và ai là người thực hiện văn
bản. Văn bản thuộc loại văn bản gì, có mật, khẩn không….
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Bước 3: Trình duyệt bản thảo có tài liệu kèm theo
Bước 4: Đánh máy văn bản.
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký, ban hành
Bước 6: Ký chính thức văn bản
Bước 7: Giao cho văn thư đóng dấu nhập sổ, nhân bản
Bước 8: Ban hành văn bản
3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng cơ quan
3.1. Sau quá trình quan sát và tìm hiểu những trang thiết bị được dùng trong văn
-

phòng gồm
Máy tính.
Máy in
Máy photo
Máy scan
Máy chiếu
Tủ tài liệu
20


- Bàn làm việc
- Các loại giấy như A4, A3, bút thước, tập hồ sơ,.. những văn phòng phẩm cần
thiết để phục vụ trong quá trình làm việc.
3.2. Sơ đồ, cách bố trí sắp xếp trang thiết bị trong văn phòng và nhận xét
Sơ đồ
(phụ lục 4)
Nhận xét về ưu nhược điểm của cách bố trí, sắp xếp trang thiết bị của văn
phòng là: vì mỗi bộ phận có một phòng làm việc riêng nên cách bố trí phụ thuộc
vào chuyên viên làm việc trong phòng và mang tính chủ quan, hầu hết các trang
thiết bị được sắp xếp do chính chuyên viên nên thuận lợi trong quá trình cá nhân
chuyên viên đó làm việc, họ chủ động trong việc cất giữ hồ sơ, trang thiết bị làm
hiệu quả công việc khá là tốt. Tuy nhiên, do mang tính chủ quan của cá nhân nên
trang thiết bị sắp xếp chưa được khoa học và gọn gàng, cách bố trí còn chồng chéo
gây mất không gian phòng, làm phòng trở nên chật và không khoa học.
3.3. Các phần mềm được sử dụng trong văn phòng của cơ quan
Đa số mọi hoạt động, quản lý từ văn bản, số sách, tài chính hay nhân sự của
phòng Nội vụ chủ yếu là bằng thủ công bằng văn bản tuy nhiên với khoa học công
nghệ càng ngày càng hiện đại và phát triển thì cơ quan có sử dụng một số công
chương trình thông dụng như Microsoft Work, Microsoft Exel, quản lý văn bản

bằng trang web của Phòng Nội vụ Hướng Hóa noivuhuonghoa.gov.vn và
vb.huonghoa.quangtri.gov.vn.
Khi sử dụng phần mềm đem lại cho cơ quan những hiệu quả sau:
- Vừa lưu văn bản giấy vừa lưu văn bản điện tử
- Dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết
- Có thể lưu rất nhiều văn bản, giấy tờ.
- Tính toán phức tạp đã được đơn giản, cụ thể hóa, không cần thiết phải qua
nhiều bước
- Cho phép các cơ quan, đơn vị, cá nhân có thẩm quyền đọc được văn bản mà

I.

không nhất thiết phải gửi bằng giấy.
Phần II
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIỆN NGHỊ
Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác

hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập
1. Công tác hành chính Văn phòng
Ưu điểm:
21


- Các cơ quan hành chính nhà nước dù lớn hay nhỏ muốn thực hiện tốt chức
năng, nhiệm vụ của mình khâu đầu tiên phải quan tâm đến tổ chức công tác
hành chính văn phòng. Nếu công tác văn phòng được tổ chức một cách khoa
học, có trật tự, nề nếp thì việc quản lý điều hành công việc của phòng Nội vụ
sẽ thông suốt, có chất lượng cao và hiệu quả.
- Phòng Nội vụ huyện Hướng Hóa đã tổ chức nâng cao trình độ chuyên môn
cho cán bộ Phòng bằng viêc cử cán bộ đi học tại các trường lớp uy tín trong

nước, không chỉ nâng cao trình độ chuyên môn mà còn đào tạo những cán
bộ giỏi cho cơ quan, nâng cao trình độ chính trị, ý thức về công việc của mỗi
cá nhân trong cơ quan và có bằng cấp chuyên môn nghiệp vụ và chính trị.
- Công tác soạn thảo và ban hành văn bản thực hiện đúng theo quy định, đảm
bảo yêu cầu các bước về soạn thảo và ban hành văn bản như quy định của
nhà nước đã ban hành.
- Phòng đã thực hiện tốt các nhiệm vụ khi giải quyết các vấn đề cho nhân dân
cũng như hoàn thành kế hoạch của lãnh đạo giao phó.
- Phòng còn làm tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo phòng về các quyết định
của cơ quan, lãnh đạo phòng bố trí nhân viên thực hiện công tác thu thập, xử
lý thông tin một cách hiệu quả nhất để chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện có
thể căn cứ vào thông tin đó để giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất.
- Xây dựng đầy đủ, kịp thời các chương trình công tác thường kỳ, chương
trình công tác năm của Uỷ ban nhân dân huyện.
- Công tác thực hiện nội quy văn phòng được thực hiện một cách nghiêm túc,
các cán bộ phòng đều có ý thức thực hiện nội quy một cách nghiêm chỉnh và
đào tạo được các mối quan hệ tốt đẹp giữa các cán bộ trong và ngoài cơ
quan với nhau.
- Mối quan hệ giữa lãnh đạo và cán bộ rất hòa hợp và thoải mãi như những
đồng nghiệp với nhau chứ không có quyền lực hay sợ sệt giữa cán bộ và
lãnh đạo.
- Phòng thường xuyên thay đổi cách làm việc mới nhằm tạo môi trường mới
cho cán bộ phòng làm việc hiệu quả hơn.
- Phòng thường tổ chức các buổi gặp mặt giữa cán bộ, gia đình cán bộ trong
cơ quan nhằm tạo mối quan hệ khăng khít, gần gũi.
22


- Thái độ đối với nhân dân, các cơ quan khác niềm nở, nhiệt tình, tạo cảm giác
thoải mãi, gần gũi.

Nhược điểm:
- Một số cá nhân vẫn chưa thực sự nghiêm túc trong quá trình làm việc vì có
một số lý do về công việc cá nhân, gia đình gây ảnh hưởng đến việc thực
hiện công việc chung của cơ quan một cách không hiệu quả.
- Một số chậm trễ trong quá trình giao nộp tài liệu, giấy tờ, nộp quá hạn,
không đúng hạn cho cơ quan, cơ quan cấp trên.
- Còn sử dụng quá nhiều phương pháp thủ công trong việc soan thảo, in ấn,
lưu giữ, chuyển giao giấy tờ. Cần phải áp dụng nhiều phần mềm, ứng dụng
để thuận lợi trong công tác hành chính văn phòng.
- Tuy nhiên so với yêu cầu nhiệm vụ cải cách hành chính đặt ra văn phòng
Phòng Nội vụ vẫn còn nhiều hạn chế bất cập như: Tổ chức bộ máy chưa hợp
lý, còn chồng chéo về các chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền giữa các cá
nhân; cơ chế hoạt động trang thiết bị văn phòng chậm đổi mới.
2. Công tác Văn thư - Lưu trữ
Ưu điểm:
- Công tác văn thư của cơ quan được giải quyết một cách nhanh chóng và kịp
thời đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ của cơ quan được lưu thông. Đồng
thời cung cấp các thông tin đầy đủ kịp thời, bảo mật đảm bảo cho công việc
của cơ quan được giải quyết một cách nhanh chóng, chính xác, đúng đường
lối, chính sách, nguyên tắc và chế độ. Nhờ đó tiết kiệm được thời gian và
công sức cho cán bộ, công chức cho quá trình thi hành công vụ.
- Cán bộ văn thư lưu trữ đều có trình độ chuyên môn cao, nên công tác văn
thư, lưu trữ được đảm bảo thực hiện tốt và chính xác nhất.
- Cán bộ văn thư lưu trữ đều được thực hiện các bước trong quy trình nhận
văn bản và xử lý văn bản.
- Cán bộ văn thư, lưu trữ là công tác vô cùng quan trọng trong cơ quan, mọi
giấy tờ đều được xử lý tại văn thư và được lưu tại lưu trữ cơ quan. Nhờ đó
cơ quan có thể tìm được giấy tờ một cách dễ dàng nhất.
- Công tác văn thư đã đáp ứng được yêu cầu chung, phục vụ cho việc giám
sát, quản lý chỉ đạo, điều hành của Uỷ ban nhân dân huyện trên tất cả các

lĩnh vực kinh tế, văn hóa, quốc phòng – an ninh. Còn lưu trữ thì thực hiện
23


nhiệm vụ lưu trữ lại toàn bộ công văn, giấy tờ của cơ quan để phục vụ cho
mục đích lưu trữ lại toàn bộ giấy tờ quan trọng của cơ quan.
- Phòng làm việc của cán bộ văn thư lưu trữ đảm bảo sạch sẽ thoáng mát nhất
là phòng văn thư còn cần thêm các thiết bị khoa học để đảm bảo cho việc
lưu trữ tài liệu không bị hư hỏng bởi môi trường, nhiệt độ hiện nay. Hàng
ngày khối lượng văn bản cần giải quyết càng ngày càng nhiều và công tác
văn thư lưu trữ cùng thật nhanh chóng và đạt hiệu quả cao nhất.
- Tuy nhiên tính chung ra công tác văn thư lưu trữ của phòng rất tốt, đầy đủ
có thứ tự ngăn nắp dễ tìm khi cần thiết.
Nhược điểm:
- Cơ sở hạ tầng: do điều kiện về cơ sở vật chất còn khó khăn nên Phòng Nội
vụ huyện Hướng Hóa chưa xây dựng được kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn.
- Trang thiết bị: cần liên tục cập nhật các trang thiết bị hiện đại để giảm các
khâu thủ công và giúp ích cho các hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu công
việc.
- Công tác nghiệp vụ: công tác xác định giá trị tài liệu đã được thực hiện tốt
khi xác định được những tài liệu giá trị, tài liệu trùng thừa tuy nhiên số
lượng không nhiều nên phòng Nội vụ chưa tiến hành việc tiêu hủy.
- Cán bộ: phòng Nội vụ phải đảm bảo nhiều công việc chuyên môn theo chức
năng, nhiệm vụ nhưng số lượng cán bộ hiện tại còn thiếu để đảm nhiệm và
II.

hoàn thành tốt các công việc được giao.
Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược
điểm
Trong thời gian kiến tập tại Phòng Nội vụ huyện Hướng Hóa em đã thu được

rất nhiều kiến thức thực tế bổ ích, em thấy Phòng Nội vụ huyện Hướng Hóa là một
bộ phận rất quan trọng, trong cơ cấu tổ chức làm việc của Uỷ ban nhân dân huyện
đây là cơ quan chuyên môn giúp việc cho lãnh đạo, tìm hiểu, thống kê và xử lý
thông tin cho lãnh đạo khi cần giải quyết công việc. Ngoài ra phòng còn là một bộ
phận quan trọng trong quản lý và đào tạo nhân sự của cơ quan. Mọi việc trong cơ
quan đều được thông qua tại Phòng Nội vụ. Phòng còn là bộ phận hậu cần của cơ
quan, luôn đảm bảo mọi công tác tốt cho lãnh đạo cũng như cơ quan. Chính vì vậy
24


em xin được đưa ra một số đề xuất vơi cơ quan để phát huy những ưu điểm, khắc
phục những nhược điểm:
- Lãnh đạo phòng cần thường xuyên kiểm tra công tác văn bản, văn thư của
các phòng ban chuyên môn.
- Cán bộ phòng nên nâng cao ý thức trách nhiệm với công việc, khả năng chủ
động trong việc xử lý, giải quyết các tình huống khó hay gặp phải.
- Xây dựng và hoàn thiện hệ thống các văn bản, các quy phạm pháp luật và
các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về tổ chức các hoạt động của văn phòng.
- Cải tiến, hoàn thiện về việc xây dựng và đôn đốc thực hiện chương trình, kế
hoạch công tác.
- Đổi mới hoàn thiện thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, điều hành của lãnh
-

đạo và hoạt động chung của cơ quan.
Hoàn thiện công tác thư ký phục vụ lãnh đạo.
Đổi mới và hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan.
Cải tiến việc tổ chức các hội nghị, cuộc họp.
Hoàn thiện công tác quản lý tài chính, kế toán và tài sản của cơ quan.
Hoàn thiện công tác quản trị hành chính trong văn phòng.

Hoàn thiện công tác cán bộ trong văn phòng.
Ứng dụng công nghệ tin học, hiện đại hóa trang thiết bị để giải quyết các

công việc của văn phòng.
- Áp dụng ISO vào quản lý công việc của văn phòng.
- Hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng.
- Hiện đại hóa công sở.

Phần III
PHỤ LỤC

25