VĂN THƯ lưu TRỮ với CÔNG tác lập hồ sơ để VIỆC xây DỰNG TRƯỜNG THCS đạt KĐCLGD cấp độ 2

VĂN THƯ LƯU TRỮ VỚI CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ ĐỂ VIỆC XÂY
DỰNG TRƯỜNG THCS ĐẠT KĐCLGD CẤP ĐỘ 2

I. ĐẶT VẤN ĐỀ:
1. Lý do chọn đề tài:
Xây dựng trường Trung học cơ sở Diễn Mỹ đạt KĐCLGD cấp độ 2 theo
công văn Số: 42/2012/TT-BGDĐT ngày 23 tháng 11 năm 2012 về việc Ban
hành Quy định về tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục và quy trình, chu kỳ
kiểm định chất lượng giáo dục cơ sở giáo dục phổ thông, cơ sở giáo dục thường
xuyên. Và công văn Số: 8987/BGDĐT-KTKĐCLGD, ngày 28 tháng 12 năm
2012 về việc hướng dẫn tự đánh giá và đánh giá ngoài cơ sở giáo dục phổ thông,
cơ sở giáo dục thường xuyên là việc làm khó khăn đối với trường học. Trong
những khó khăn đó thì khó khăn lớn nhất, khó thực hiện nhất là việc thiết lập hồ
sơ, phân loại hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn của Bộ GD&ĐT quy định. Đây là công
việc đòi hỏi người làm công tác lưu trữ phải cẩn thận cụ thể từng công việc,
từng loại hồ sơ cần thiết, thiết lập đầy đủ và sử dụng đạt hiệu quả. Hiện nay, các
trường đang còn nhiều khó khăn và lúng túng trong quá trình lập hồ sơ.
Xuất phát từ những vấn đề trên bản thân tôi suy nghĩ không biết làm thế
nào để thực hiện công việc hàng ngày đạt kết quả cao, sắp xếp hồ sơ khoa học,
nhanh chóng khi tìm kiếm và thuận lợi trong việc “xây dựng trường đạt KĐCL
Giáo dục cấp độ 2”. Đó là lý do tôi chọn đề tài này.
2. Mục đích:
Để góp phần thúc đẩy thực hiện việc “xây dựng trường đạt KĐCL Giáo
dục cấp độ 2”. Trong thời đại ngày nay dù công nghệ thông tin phát triển mạnh
nhưng không thể thiếu những hồ sơ minh chứng. Nó đòi hỏi người Văn thư
phải biết sắp xếp, phân bố thời gian từng công việc, từng giai đoạn mà thiết lập
hồ sơ.
Trường học là đơn vị sự nghiệp thực hiện nhiệm vụ chính trị của mình là
giáo dục toàn diện học sinh trong độ tuổi đến trường. Đồng thời nhà trường luôn

chấp hành chỉ đạo của phòng GD&ĐT Diễn Châu và có mối quan hệ với các tổ
chức, cơ quan, ban ngành các cấp thường xuyên nên trong quá trình thực hiện
nhiệm vụ hay giải quyết công việc, đòi hỏi phải có những quy định về thủ tục
hành chính văn thư-lưu trữ. Do đó để đảm bảo thông suốt trong giải quyết công
việc cần phải có sự quản lý khoa học, có sự cải cách thủ tục hành chính, mà
trong đó quan trọng nhất là công tác lập hồ sơ, đây là một yêu cầu tất yếu khách
quan mà nhà trường phải thực hiện.
Để công việc có hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên bản thân
của cán bộ văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trau dồi kinh
nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt, theo hoàn cảnh thực tế mỗi công việc.
Biến cái khó thành cái dễ, để thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào
cũng trôi chảy, thuận lợi và đạt hiệu quả cao.
3. Thực trạng:
Trường THCS Diễn Mỹ là một đơn vị sự nghiệp dưới sự chỉ đạo của
Phòng GD&ĐT Diễn Châu về công tác chuyên môn; đồng thời chịu sự lãnh đạo
của các cấp uỷ Đảng và chính quyền địa phương về các hoạt động khác của nhà
trường. Đặc biệt là việc thực hiện Nghị quyết cuả Đảng ủy xã Diễn Mỹ về việc
phấn đấu xây dựng nhà trường đạt KĐCL giáo dục cấp độ 2. Do vậy với công
việc của người làm công tác văn thư–lưu trữ tuy nhỏ nhưng rất quan trọng trong
việc xác lập các loại hồ sơ giúp cho thủ trưởng đơn vị hình thành bộ hồ sơ phục
vụ công tác xây dựng trường đạt chuẩn.
Trong qúa trình làm công tác kiêm nhiệm văn thư-lưu trữ, tôi mới thấy hết
những khó khăn, trở ngại và lý thú trong quá trình làm công việc này.
4. Phạm vi nghiên cứu:
Xuất phát từ những vấn đề trên, bản thân tôi đã suy nghĩ không biết làm
thế nào để thực hiện công việc của mình đạt hiệu quả, lại vừa tìm và tra cứu hồ
sơ tài liệu một cách nhanh chóng khi có người cần đảm bảo tính khoa học, mỹ
quan. Cuối cùng tôi đã tìm ra cách cải tiến phương pháp làm việc là: “Nên lập
hồ sơ để giúp hiệu trưởng trong việc quản lý hành chính và xây dựng trường
đạt KĐCLGiáo dục cấp độ 2”.

5. Phương pháp nghiên cứu:
Lập hồ sơ là công việc luôn luôn được đi đầu. Mỗi công việc có liên quan
với nhau trong một vấn đề đều phải lập hồ sơ đây là công việc mà nhân viên văn
thư phải làm; đặc biệt là trong việc xây dựng trường đạt KĐCLGD cấp độ 2.
Vì vậy tôi cần phải có phương pháp cải tiến công tác và sắp xếp các loại hồ sơ
nhằm làm cho công việc thông suốt, hiệu quả.
6. Kế hoạch thực hiện:
Với nhiệm vụ của một cán bộ văn thư-lưu trữ là giúp cho lãnh đạo nhà
trường điều hành mọi công việc, đồng thời tham mưu cho hiệu trưởng trong
công tác chỉ đạo và kiểm tra mọi hoạt động của các tổ chuyên môn, các đoàn
thể; xử lý và báo cáo thông tin cho các cấp lãnh đạo Đảng, chính quyền địa
phương và lãnh đạo ngành…giải quyết các thủ tục giấy tờ hành chính với cơ
quan cấp trên, với các cấp uỷ Đảng và Nhà nước, với các cá nhân, với phụ
huynh học sinh, học sinh …
II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ:
1. Cơ sở lý luận:

Hồ sơ là một tập văn kiện hay công văn giấy tờ có liên quan với nhau về một sự
việc, một vấn đề, hoặc một con người và được hình thành trong quá trình giải
quyết công việc đó.
Lập hồ sơ là chương trình công tác, là kế hoạch làm việc, là cơ sở để giúp
cho Lãnh đạo trong công tác chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian
được chủ động và quán xuyến toàn bộ các mặt công tác, vừa thực hiện được
công việc trọng tâm vừa bảo quản tài liệu lưu trữ một cách tối ưu nhất.
Mọi người ai cũng nhận thấy rằng mọi hoạt động quản lý nhà nước đều
phải được trật tự hoá, tiến hành theo những thủ tục khoa học, những loại thủ tục
quan trọng đều được quy định bằng pháp luật để bảo đảm sự tuân thủ chặt chẽ.
Quản lý hành chính được đổi mới bởi những thao tác liên tiếp nhau theo trình tự

nhất định, như thế nó đảm bảo cho tiến trình hình thành công việc không bị lãng
quên, giảm bớt phiền hà cho người thực hiện công việc.


2. Thời gian nghiên cứu :

Từ những thực trạng vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận thấy:
Để làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư trong việc xây dựng trường chuẩn đòi hỏi
người làm công tác này cần Phải hiểu công tác văn thư là toàn bộ công việc về
xác lập hồ sơ tổ chức giải quyết và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và
chức năng của mình. Muốn vậy bản thân tôi phải luôn năng động, sáng tạo và
luôn tâm niệm làm tốt công tác văn thư hành chính nhằm giúp cho việc giải
quyết công việc ở cơ quan được nhanh chóng, chính xác. Đồng thời giúp cho
lãnh đạo quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong cơ quan được chặt chẽ.
Góp phần tiết kiệm được công sức, thời gian giải quyết công việc trước mắt và
đưa vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
Như vậy người làm nhiệm vụ công tác văn thư trong trường học cần nắm
vững một số nội dung sau để xử lý có hiệu quả:
+ Nhận và vào sổ công văn đến.
+ Vào sổ và gửi công văn đi.
+ Làm các hồ sơ sổ sách và ghi chép tài liệu.
+ Lập hồ sơ; phân loại và lưu trữ hồ sơ .
Trường học là đơn vị sự nghiệp, không giống như các đơn vị hành chính
khác; tất cả các phòng ban đều lập hồ sơ theo công việc mình làm, cuối năm lại
nộp cho bộ phận văn thư lưu trữ. Còn ở trường học tất cả công văn giấy tờ hằng
ngày đến trường đều Phải qua bộ phận văn thư xử lý vào sổ và trình hiệu trưởng
sau khi được hiệu trưởng phê duyệt thì sao lưu, chuyển giao cho các bộ phận có
liên quan để thực hiện. Như vậy, việc lập hồ sơ được tiến hành theo từng thời
gian, từng công việc. Khi công việc kết thúc thì hồ sơ đó kết thúc, đồng thời hồ
sơ của việc đó Phải được lập xong để lưu trữ, khi cần thiết thì đem ra tra cứu.

Việc lập hồ sơ do nhân viên văn thư sắp xếp một cách có hệ thống, có
khoa học tạo điều kiện cho việc giải quyết các nhiệm vụ một cách nhanh chóng,
chính xác và đạt hiệu quả cao, giúp cho công việc quản lý tài liệu trong trường
học một cách chặt chẽ, tránh tình trạng thất thoát tài liệu. Do đó, những năm gần


đây bộ máy hành chính của trường từ hiệu trưởng đến các tổ công tác được
thông suốt đảm bảo thông tin hai chiều, đã giúp cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo
kịp thời góp phần vào thắng lợi nhiệm vụ của nhà trường và của ngành trong
thời gian qua.
3. Giải pháp thực hiện:
a. Lập hồ sơ theo quy định:
- Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm. Bắt đầu từ ngày 01/01/đầu năm
đến hết 31/12/cuối năm dương lịch. Mở sổ lấy số thứ tự mới như: 01, 02, … bắt
đầu từ ngày 01/01/năm sau, tương tự như vậy thực hiện các năm kế tiếp.
- Phân loại theo tính chất của văn bản như: Tờ trình, báo cáo, quyết định
… theo thứ tự thời gian, ta dùng kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào hộp hồ
sơ, phía bên có ghi tờ danh mục mã hóa.
- Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ.
Ví dụ: Trình tự lập hồ sơ theo quy định để theo dõi:
Theo Thông tư 06/2010 của Bộ GD&ĐT về tiêu chuẩn 1 quản lý nhà
trường quy định các loại hồ sơ trường chuẩn thì trong đó văn thư phải thiết
lập một số loại hồ sơ theo danh mục như sau:
Hồ sơ học sinh (học bạ).
Sổ đăng bộ.
Hồ sơ chuyển đi - đến.
Sổ gọi tên ghi điểm.
Sổ ghi đầu bài.
Sổ quản lý cấp phát bằng tốt nghiệp THCS.
Sổ lưu công văn đi – đến, …

Tất cả phải lưu cẩn thận. Quy trình được cụ thể hóa như sau:
* Học bạ:
Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc hết sức
quan trọng. Để quản lý tốt học bạ nhân viên văn thư nhất thiết phải làm:
- Đầu năm học, căn cứ vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học bạ,
kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho


GVCN ghi các chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho
văn thư để quản lý. Khi cho mượn phải ký sổ mượn, khi trả phải ký sổ đã trả và
văn phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ khi được nhận lại.
- Trang bên trong học bạ lưu giữ các hồ sơ của học sinh như: giấy khai sinh
(bản sao), phiếu chuyển trường nếu có học sinh ở xã khác đến đăng ký nhập
học, Học bạ lớp 5 có xác nhận học xong chương trình tiểu học, … cần Phải dùng
kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt khi sử dụng học bạ. Đối với học bạ lớp 6, văn
thư phải ghi số đăng bộ vào trang đầu tiên.
- Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các chi tiết trong
học bạ, phải lập biên bản cụ thể. Nhân viên văn thư xem xét và xử lý nếu có gì
thiếu sót mà thuộc lĩnh vực của mình hoặc báo cáo cho các giáo viên nào có liên
quan để xử lý.
- Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng kẹp đựng theo từng lớp, bỏ vào
một tủ riêng để lưu giữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN, số
lượng của mỗi lớp và có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện trong việc tra cứu
thông tin. Cuối học kỳ giao cho giáo viên ghi kết quả học tập của học sinh và
thu lại gìn giữ cẩn thận, kiểm tra trước khi trình hiệu trưởng ký duyệt cuối năm.
Khi quản lý hồ sơ học sinh nhân viên văn thư cần mở các loại sổ quản lý như:
+ Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học).
+ Ghi kết thúc mỗi năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển
đến, bỏ học và Phải có xác nhận của hiệu trưởng thể hiện qua báo cáo đầu năm,
giữa năm và cuối năm. Đồng thời phải có danh sách cụ thể.

+ Sổ theo dõi học bạ các lớp trong năm học (sổ này theo dõi diễn biến, tăng
hay giảm của các lớp trong mỗi năm học).
+ Sổ ký mượn – trả của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi cần thiết.
Phần này dán tét ngoài tủ là: Lưu hồ sơ học sinh
b/ Sổ đăng bộ:
Đây là công việc quan trọng trong công tác xây dựng trường chuẩn, nó
đánh giá quá trình đào tạo trong một cấp học tại tiêu chuẩn 1 quản lý nhà
trường sổ đăng bộ chỉ là một loại sổ sách có trong tiêu chuẩn 1 mà thôi nhưng


trong tiêu chuẩn 4. Sổ đăng bộ mới là một phần quan trong trong quá trình đào
tạo, chất lượng giáo dục của nhà trường trong một khóa học.
- Sau khi hồ sơ tuyển sinh lớp 6 xong và đuợc phân bổ theo lớp. Văn thư tập hợp
danh sách của các lớp 6, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ở ngoài giấy nháp sau
đó mở một trang sổ mới và ghi vào sổ đăng bộ tuyệt đối chính xác, cẩn thận,
sạch sẽ và đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định).
- Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, ở lại lớp, chuyển đi,
chuyển đến, bỏ học, học sinh tiên tiến, học sinh giỏi,... được thống kê đầu kỳ là
bao nhiêu, cuối kỳ còn lại bao nhiêu; học sinh ra trường là bao nhiêu và cuối
cùng là số hiệu bằng tốt nghiệp của khóa đó. Đây là kết quả của quá trình đào
tạo để làm công tác phổ cập giáo dục và xây dựng trường đạt chuẩn.
- Sổ đăng bộ ghi đầy đủ thông tin các cột mục quy định, cập nhật kịp thời cuối
năm trình hiệu trưởng ký duyệt.
+ Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục).
Phần này dán tét ngoài hộp là: Lưu hồ sơ PCGD
c/ Sổ quản lý việc cấp phát bằng.
- Văn bằng chứng chỉ của học sinh tốt nghiệp THCS từng khóa học được lưu
giữ cẩn thận bảo quản tránh thất lạc, học sinh nhận bằng Phải ký nhận, ghi tên rõ
ràng trường hợp có phụ huynh nhận thế Phải có giấy ủy quyền, CMND hoặc sổ
hộ khẩu gia đình. Nhờ vậy đã giúp cho Ban lãnh đạo nhà trường yên tâm trong

công tác quản lý cấp phát bằng của nhân viên văn thư, cuối mỗi năm học thành
lập đoàn kiểm tra, kiểm kê lập biên bản số bằng học sinh chưa nhận đóng gói
cẩn thận để lưu giữ.
d/ Hồ sơ Cán bộ công chức.
Hồ sơ cán bộ viên chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản
nhất của CBCC bao gồm nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh
kinh tế, phẩm chất đạo đức, trình độ năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã
hội….Được sự ủy nhiệm của Hiệu trưởng tôi quản lý mảng này, nó đòi hỏi phải
có tính thống nhất, khoa học mới quản lý được đầy đủ và chính xác thông tin, hồ
sơ quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định.


Thành phần hồ sơ CBCC gồm.
- Tập lí lịch- Sơ yếu lí lịch- Tiểu sử tóm tắc, các quyết định liên quan, bằng cấp
bản tự kiểm điểm, quá trình khen thưởng, Kỷ luật (nếu có)- Phiếu đánh giá công
chức hàng năm- các bì kẹp (nghị quyết – quyết định về nhân sự – Nhận xét đánh
giá đơn thư- bảng kê thành phần tài liệu có trong hồ sơ ).
e/ Quá trình lưu trữ:
- Các hồ sơ trên phải được Hiệu trưởng nhà trường xác nhận để lưu giữ.
- Khi chuyển giao hồ sơ CBCC hoặc tiếp nhận Hồ sơ CBCC cần phải thực hiện
theo quyết định 14/2006/QĐBNV ngày 06/11/2006 ban hành quy chế quản lý hồ
sơ CBCC.
- Sắp xếp hồ sơ theo tổ công tác để đảm bảo nguyên tắc dễ nhìn thấy; không thất
lạc hồ sơ khi quản lí.
Ngoài việc lưu trữ hồ sơ trên tủ tôi còn lưu trữ ở phần mềm dữ liệu PMIS
trên máy vi tính, dựa vào chương trình này tôi cập nhật thường xuyên những
thay đổi của mỗi Cán bộ, giáo viên, nhân viên như thay đổi hệ số lương, TN,
VK, PCCV, hoàn cảnh gia đình, quá trình đào tạo. Toàn bộ hồ sơ trên được lưu
giữ cẩn thận khi cần dễ tra cứu.
Phần này dán tét ngoài tủ là: Lưu hồ sơ nhân sự

b/ Hồ sơ theo công việc:
Hằng ngày nhà trường luôn hình thành các loại giấy tờ, tài liệu; đồng thời
cũng thường xuyên nhận được các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của cơ quan chủ
quản, hoặc chính quyền các cấp… Nên hình thành thêm các hồ sơ mang tính
công vụ ( Hồ Sơ công việc) để dễ quản lý công việc đây là hồ sơ minh chứng để
xây dựng trường chuẩn KĐCL.
Có thể đơn cử một số hồ sơ công việc như sau:
+ Sau khi nhận được văn bản hướng dẫn công tác tổng kết thực hiện dạy thêm –
học thêm của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Diễn Châu. Nhân viên văn thư
hình thành hồ sơ công việc như sau:
- Quyết định của UBND Tỉnh Nghệ An ban hành quy định quản lý dạy thêm học thêm.


- Công văn của Sở Giáo dục- Đào tạo về Hướng dẫn thực hiện quyết định quản
lý dạy thêm - học thêm của UBND Tỉnh Nghệ An.
- Công văn của Sở GD-ĐT V/v Tổ chức quản lý dạy thêm –học thêm Trên địa
bàn Tỉnh Nghệ An.
- Công văn Hướng dẫn công tác quản lý dạy thêm - học thêm năm học 20132014 của phòng Giáo dục & Đào tạo Diễn Châu.
- Kế hoạch dạy thêm - học thêm của nhà trường - Biên bản xét duyệt hồ sơ và đề
nghị cấp giấy phép dạy thêm -học thêm năm 2013-2014.
-Quyết định thành lập tổ kiểm tra dạy thêm - học thêm.
- Kế hoạch kiểm tra dạy thêm - học thêm.
-Biên bản kiểm tra dạy thêm - Học thêm
- Danh sách giáo viên đăng ký dạy thêm.
- Quyết định cấp phép dạy thêm - học thêm
- Báo cáo tình hình dạy thêm - học thêm của Hiệu trưởng.
4. Kết quả thực hiện :
Trên đây mới chỉ là hồ sơ của một công việc và một sự việc. Có thể sau khi
xem xét chứng kiến sự sắp xếp như trên người ta cho rằng đó là nguyên tắc buộc
Phải có, hoặc cho đó là sự rườm rà, máy móc. Nhưng trong thực tế đây là hồ sơ

minh chứng trong việc xây dựng trường chuẩn KĐCL cấp độ 3. Là việc làm
có ý nghĩa rất lớn cho công tác lưu trữ và tra cứu tài liệu, hồ sơ sau này khi cần
thiết.
Chính từ những thao tác thận trọng tỷ mỷ sắp xếp các loại văn bản một cách
ngăn sắp có khoa học nên từ năm 2013 trường THCS Diễn Mỹ luôn có hồ sơ lưu
mẫu trong khối giáo dục.
5. Bài học kinh nghiệm
Hiện nay nhiều tổ chuyên môn, tổ công tác của trường đã và đang học hỏi
cách làm này và áp dụng cho tổ mình lập được nhiều loại hồ sơ liên quan đến
công việc làm của tổ để tập hợp và hình thành hồ sơ “Xây dựng trường đạt
chuẩn KĐCLGD”
Cụ thể như Tổ nữ công, tổ KHXH, tổ KHTN, ... cũng đã học tập giải pháp


này.
III- KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ
1. Kết luận:
Qua việc “lập hồ sơ theo quy định và lập hồ sơ theo công việc” của bản
thân tôi, ngoài việc giúp cho tôi hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất, mà còn
giúp cho cán bộ quản lý sắp xếp công việc mình làm một cách khoa học, thuận
tiện, tra cứu dễ dàng; không bỏ quên, bỏ sót công việc, nâng cao chất lượng
trong công tác dạy và học. Nó còn giúp cho đơn vị hệ thống được toàn bộ công
việc đã thực hiện trong thời gian qua.
Tôi cho rằng hằng ngày thi đua làm việc mang lại hiệu quả cao và thiết thực
thì đó là thành quả xứng đáng nhất. Bởi vậy trong những năm công tác tôi đã
xây dựng cho mình kế hoạch thực hiện công việc một cách chính xác, theo dõi
công việc được toàn diện, bảo đảm được công việc chung của trường; Đồng thời
tôi đã phổ biến hướng dẫn cho một số thầy cô giáo có liên quan đến hồ sơ như
tổ trưởng chuyên môn, trưởng các đoàn thể cách hình thành hồ sơ công việc.
Chính vì vậy mà ở các tổ chuyên môn hoặc tổ công đoàn lập được nhiều loại hồ

sơ: như hồ sơ tổ chức kiểm tra nội bộ, hồ sơ xây dựng trường học thân thiện.
Qua quá trình thực hiện công việc lập hồ sơ cho từng công việc như thế đã giúp
cho lãnh đạo nhà trường lập được nhiều loại hồ sơ và lưu giữ cẩn thận. Và quan
trọng nhất là công tác “Xây dựng trường đạt chuẩn KĐCL giáo dục”
Công tác văn thư–lưu trữ đóng góp một vai trò quan trọng là nguồn cung
cấp thông tin chính xác và có giá trị pháp lí nhất trong việc nghiên cứu thực
trạng vấn đề theo một quá trình đó là căn cứ thực tiễn nhất trong việc lập hồ sơ
“xây dựng trường đạt chuẩn KĐCL Giáo dục”.
- Nhờ có biện pháp cải tiến , đảm bảo tính khoa học, chính xác nên trong thời
gian qua công tác văn thư hành chính nhà trường đã đảm bảo thực hiện đầy đủ
được các nguồn thông tin đi–đến một cách đầy đủ chính xác kịp thời đáp ứng
được nhu cầu quản lý của nhà trường đạt hiệu quả cao, thực hiên thắng lợi các
nhiệm vụ năm học của ngành giáo dục đã đề ra.
Trong thời kỳ đất nước đổi mới theo hướng công nghiệp hoá-hiện đại hoá,


thời kỳ Công nghệ thông tin, máy tính đã thay thế con người làm nhiều việc
trong đó có lĩnh vực hành chính. Tuy nhiên máy tính không thể chủ động thay
thế con người sắp xếp thời gian, công việc một cách cụ thể. Mà phải do con
người quyết định thời gian tổ chức sắp xếp công việc cho mình. Trong quá trình
công tác, bản thân tôi đã rút ra kinh nghiệm: Nếu muốn xây dựng trường đạt
chuẩn KĐCL giáo dục thì trước hết phải chú trọng là khâu hình thành hồ
sơ ban đầu. Vậy nếu tất cả hồ sơ công việc, công văn giấy tờ được sắp xếp trật
tự đúng quy trình như bản thân nêu ở trên, tất yếu sẽ đảm bảo công việc thực
hiện đầy đủ, hiệu quả, đúng thời gian.
Vì vây, trong những năm làm công tác này tôi đã đúc kết được một kinh
nghiệm là phải lập hồ sơ công việc để quản lý tốt việc thực hiện nhiệm vụ chính
của mình và giúp hiệu trưởng quản lý công việc được chặt chẽ, sâu sát hơn. Đặc
biệt là trong việc phục vụ công tác “Xây dựng trường đạt chuẩn KĐCL giáo
dục”.

2. Kiến nghị:
Để xây dựng trường đạt chuẩn trước hết người làm công tác văn thư phải
thiết lập các loại hồ sơ theo quy định rõ ràng đúng quy chế chuyên môn. Nên
thành lập các loại hồ sơ hiện hành theo trong thời gian hình thành công việc đó.
Các cấp cần quan tâm đầu tư cơ sở vật chất như tủ, kệ, hộp đựng hồ sơ
nhằm phục vụ tốt cho công tác lưu trữ .
Trên đây là những kinh nghiện mà tôi đã thực hiện được trong quá trình
công tác trên thực tế tại trường THCS Diễn Mỹ trong việc “xây dựng trường
THCS Diễn Mỹ đạt chuẩn KĐCL Giáo dục cấp độ
2”.
Diễn Mỹ, ngày 03 tháng 4 năm
2014
Người viết sáng kiến