Nâng Cao Hiệu Quả Tổ Chức Và Hoạt Động Tại Trung Tâm Thông Tin - Thư Viện Trường Đại Học Công Nghệ Giao Thông Vận Tải

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN, ĐHQGHN
KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN
==============

BÙI THỊ NGA

NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH THÔNG TIN - THƯ VIỆN
Hệ đào tạo: Chính quy
Khóa học: QH-2011-X

HÀ NỘI - 2015
K56 – Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN, ĐHQGHN
KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN
==============

BÙI THỊ NGA

NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH THÔNG TIN - THƯ VIỆN
Hệ đào tạo: Chính quy
Khóa học: QH-2011-X

NGƯỜI HƯỚNG DẪN: ThS. TRỊNH KHÁNH VÂN

HÀ NỘI - 2015
K56 – Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực hiện đề tài này, em đã nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận
tình của giáo viên hướng dẫn – ThS. Trịnh Khánh Vân, của các thầy cô trong khoa
Thông tin – Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, của các cán
bộ công tác tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Công nghệ Giao
thông Vận tải, bạn bè và gia đình. Nhân dịp này em xin bày tỏ long biết ơn sâu sắc
tới cô giáo hướng dẫn, các thầy cô trong Khoa, các cán bộ ở Trung tâm Thông tin –
Thư viện Trường Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải, cảm ơn bạn bè đã động
viên, giúp đỡ em hoàn thành khóa luận.

Với vốn kiến thức và khả năng có hạn, nên khóa luận không tránh khỏi
những thiếu xót về nội dung cung như hình thức trình bày. Em rất mong nhận được
sự chỉ bảo, góp ý của thầy cô và các bạn để khóa luận được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 5 năm 2015
Sinh viên

Bùi thị Nga

K56 – Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

CBTV

Cán bộ thư viện

CSDL

Cơ sở dữ liệu

DDC

Khung phân loại thập phân Dewey (Dewey Decimal

Classfication)
ĐHCNGTVT Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải
ISBD

Mô tả thư mục theo tiêu chuẩn Quốc tế ( International Standar

NCT

Bibliographic Description)
Nhu cầu tin

NDT

Người dùng tin

OPAC

Mục lục truy nhâp công cộng trực tuyến (Online Public Access

VTL

Catalog)
Vốn tài liệu

K56 – Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

DANH MỤC BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ
Bảng 1: Bảng cơ cấu sách tiếng Việt theo lĩnh vực tại Trung tâm.............21
Bảng 2: Bảng danh sách các chủ của tủ mục lục truyền thống tại
Trung tâm....................................................................................................32
Bảng 3: Bảng thể hiện số lượng tài liệu điện tử trong danh mục của Trung tâm
....................................................................................................................35
Bảng 4: bảng thống kê biểu ghi thư mục theo môn loại tại kho đọc của Trung tâm
....................................................................................................................36
Hình 1: Biểu đồ thể hiện cơ cấu NDT của Trung tâm................................10
Hình 2: Biểu đồ thể hiện cơ cấu vốn tài liệu phân theo ngôn ngữ..............13
Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức của Trung tâm

K56 – Thông tin – Thư viện


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài......................................................................................1
...............................................................................................................................
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài......................................................2
3. Tinh hình nghiên cứu theo hướng đề tài.............................................................2
4. Đối tượng và phạm vi nghiên..............................................................................3
5. Phương pháp nghiên cứu.....................................................................................3
6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài........................................................3

7. Bố cục của khóa luận..........................................................................................4
Chương 1: Khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học
Công nghệ Giao thông Vận tải...............................................................................5
1.1. Quá trình hình thành và phát triển...................................................................5
1.2. Chức năng và nhiệm vụ...................................................................................6
1.2.1. Chức năng................................................................................................6
1.2.2. Nhiệm vụ.................................................................................................7
1.3. Người dùng tin và nhu cầu tin của Trung tâm................................................8
1.3.1. Người dùng tin.........................................................................................8
1.3.2. Nhu cầu tin..............................................................................................10
1.4. Đặc điểm vốn tài liệu và cơ sở vật chất – kỹ thuật tại Trung tâm.................12
1.4.1. Vốn tài liệu...........................................................................................12
1.4.2. Cơ sở vật chất kỹ thuật.........................................................................14
1.5. Ý nghĩa của công tác tổ chức quản lý đối với sự phát triển của Trung tâm
Thông tin – Thư viện.....................................................................................15
Chương 2: Thực trạng tổ chức và hoạt động tại Trung tâm Thông tin –
Thư viện Trường Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải.................................17
2.1. Thực trạng tổ chức tại Trung tâm...................................................................17
2.1.1. Cơ cấu tổ chức......................................................................................17
2.1.2. Đội ngũ cán bộ......................................................................................19
......................................................................................................................
2.2. Thực trạng hoạt động của Thư viện................................................................20
2.3.1. Công tác phát triển vốn tài liệu..............................................................20
.............................................................................................................................
2.3.2. Công tác xử lý tài liệu............................................................................24
2.2.3. Công tác tổ chức và bảo quản tài liệu....................................................38
..................................................................................................................
2.2.4. Công tác tổ chức phục vụ bạn đọc.........................................................41
K56 – Thông tin – Thư viện

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

2.2.5. Quan hệ hợp tác ....................................................................................46
Chương 3: Nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức và hoạt động tại
Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Công nghệ Giao thông Vận
tải …………………………………………………… …………………………..48
3.1. Nhận xét............................................................................................................48
3.1.1. Ưu điểm..................................................................................................48
............................................................................................................................
3.1.2. Nhược điểm.............................................................................................51
3.2. Kiến nghị..........................................................................................................54
3.2.1. Cơ sở vật chất kỹ thuật............................................................................54
3.2.2. Tăng cường nguồn lực thông tin và xây dựng chiến lược nguồn tin......54
3.2.3. Nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc....................................................56
3.2.4. Nâng cao chất lượng các loại hình sản phẩm và dịch vụ thông tin –
thư viện..............................................................................................................56
3.2.5. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ thư viện.........................................58
3.2.6. Xây dựng và phát triển hoạt động maketing giới thiệu các hoạt động của
Trung tâm...........................................................................................................60
3.2.7. Đào tạo người dùng tin............................................................................61
3.2.8. Chú trọng công tác bảo quản tài liệu.......................................................61
3.2.9. Mở rộng quan hệ hợp tác........................................................................61
KẾT LUẬN...........................................................................................................63
TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................................64
PHỤ LỤC

K56 – Thông tin – Thư viện

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay với sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ đã tạo ra
nhiều biến đổi sâu sắc trong hoạt động con người nói chung và lĩnh vực thông tin
thư viện nói riêng. Đặc biệt, các thư viện trên thế giới đang có xu hướng tự động
hóa các hoạt động nghiệp vụ hoặc đã chuyển sang các loại hình thư viện điện tử,
thư viện số nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu tri thức và thông tin không ngừng tăng
lên trong xã hội. Cùng với lớn mạnh nhanh chóng của các nguồn tin đang là một
bài toán lớn cho các Trung tâm thông tin - thư viện thực hiện tốt công tác của
mình.
Hơn nữa, Thư viện ngày càng khẳng định được vai trò của mình trong đời
sống xã hội, đó là kho tàng của nền văn hóa dân tộc, là nơi lưu giữ kho tàng văn
hóa của nhân loại. Thư viện tạo điều kiện cho người sử dụng tiếp cận nhanh chóng
tới tri thức và thông tin trên mọi lĩnh vực, đặc biệt là trong giáo dục. Nhận thấy
được vai trò quan trọng này, Nhà nước ta đã có những định hướng đặt ra cho hoạt
động thông tin - thư viện nước nhà.
Trung tâm thông tin- thư viện Trường đại học Công nghệ Giao thông Vận tải
nằm trong hệ thống thư viện các trường đại học, có vai trò rất quan trọng trong
việc thực hiện mục tiêu đào tạo của Nhà trường. Trung tâm có nhiệm vụ đảm bảo
thông tin tư liệu phục vụ cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà
trường. Nhận thấy được vai trò đó Trung tâm đã nỗ lực đổi mới phương thức tổ
chức và hoạt động để đáp ứng yêu cầu đào tạo chung của Nhà trường.
Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường đại học Công nghệ Giao thông Vận
tải (sau đây xin gọi tắt là Trung tâm) đã không ngừng đổi mới từ công tác chuyên

môn nghiệp vụ đến hoạt động phục vụ, hiện đại hóa cơ sở vật chất. Tuy nhiên,
đứng trước những yêu cầu đổi mới của sự nghiệp giáo dục và đào tạo trong giai
đoạn hiện đại, công tác tổ chức và hoạt động của thư viện cần phải được đổi mới,
nâng cao hơn nữa để đáp ứng tối đa nhu cầu của người dùng tin. Chính vì vậy tác
K56 – Thông tin – Thư viện

1


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

giả đã lựa chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động của Trung tân
Thông tin – Thư viện Trường đại học Công nghệ Giao thông Vận tải” nhằm
tìm hiểu những mặt mạnh, mặt yếu trong tổ chức hoạt động của Trung tâm, từ đó
đề ra những giải pháp nhằm xây dựng Trung tâm ngày một phát triển, góp phần
vào sự nghiệp giáo dục và đào tạo của Nhà trường.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
2.1. Mục đích
Phản ánh thực trạng tổ chức và hoạt động của Trung tâm, từ đó đề xuất một
số giải pháp giúp hoàn thiện công tác tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của
thư viện, phục vụ một cách tốt nhất nhu cầu tin của người dùng tin.
2.2.

Nhiệm vụ
•
Nghiên cứu những vấn đề lý luận liên quan đến đề tài
•
Nghiên cứu quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm, đặc

điểm cơ sở vật chất, đội ngũ cán bộ của Trung tâm.
•
Nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức và hoạt động của Trung tâm.
•
Đề xuất giải phát hoàn thiện công tác tổ chức và hoạt động của Trung
tâm
3. Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài
Trung tâm thông tin – thư viện trường Đại học Công nghệ giao thông vận tải
(ĐHCNGTVT) cho đến nay, cũng đã có một số đề tài tập trung nghiên cứu đến các
khía cạnh khác nhau của trung tâm như: công tác phục vụ bạn đọc, các loại hình
sản phẩm dịch vụ,…Tuy nhiên, các đề tài này chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu từng
mảng hoạt động của thư viện Trường Đại học Công nghệ giao thông vận tải mà
chưa có đề tài nào nghiên cứu một cách tổng thể về tổ chức và hoạt động của thư
viện. Vì vậy tôi chọn đề tài này làm đề tài khóa luận của mình với hy vọng có thể
kế thừa những thành quả những thành quả nghiên cứu của các tác giả đi trước,
đồng thời vận dụng những kiến thức đã học để làm rõ thực trạng trong công tác tổ
chức và hoạt động của Trung tâm.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

K56 – Thông tin – Thư viện

2


Khóa luận tốt nghiệp

•

Bùi Thị Nga

Đối tượng nghiên cứu: là các vấn đề về tổ chức và hoạt động của

Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải.
•
Phạm vi nghiên cứu:
+ Phạm vị không gian: Nghiên cứu công tác tổ chức hoạt động tại Trung tâm
Thông tin - Thư viện Trường Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải - cơ sở tại Hà
Nội
+ Phạm vi thời gian: Nghiên cứu công tác tổ chức hoạt động tại Trung tâm
Thông tin - Thư viện trường Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải - cơ sở tại Hà
Nội trong giai đoạn hiện nay.
5. Phương pháp nghiên cứu của đề tài
•
Phương pháp nghiên cứu tài liệu;
•
Phương pháp quan sát trực tiếp, phỏng vấn
•
Phương phápphân tích số liệu, tổng hợp, thống kê
6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài
Về lý luận: Khẳng định được tầm quan trọng của việc hoàn thiện công tác tổ
chức và việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm Thông tin - Thư viện
trường Đại học Công nghệ giao thông vận tải và góp phần hoàn thiện lý luận của
công tác tổ chức và hoạt động của Trung tâm
Về thực tiễn: Phân tích khó khăn, thuận lợi và đưa ra một số giải pháp
nhằm hoàn thiện công tác tổ chức và hoạt động của Trung tâm.
7. Bố cục của khóa luận
Ngoài phần mục lục, lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo,
phần nội dung của khóa luận gồm 3 chương:
Chương 1: Khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học

Công nghệ Giao thông Vận tải
Chương 2: Thực trạng tổ chức và hoạt động tại Trung tâm Thông tin - Thư
viện Trường Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải
Chương 3: Nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức và hoạt động tại
Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải.

K56 – Thông tin – Thư viện

3


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI

1.1.

Quá trình hình thành và phát triển
Tiền thân của trường Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải là Trường Cao

đẳng Giao thông Công chính, được thành lập vào năm 1945. Đến giai đoạn từ năm
1957-1996: Trường có tên là trường Trung học Giao thông Vận tải khu vực I.
Ngày 24/07/1996, căn cứ vào quyết định số 480/TTg của Thủ tướng Chính
phủ nâng cấp Trường Trung học Giao thông Vận tải khu vực I thành Trường Cao
đẳng Giao thông Vân tải. Đây là sự kiện quan trọng đánh dấu bước ngoặt phát triển
của nhà trường. Từ đó Nhà trường cũng đặt ra những định hướng và mục tiêu phát

triển mới phù hợp với giai đoạn hiện nay và giai đoạn tiếp theo.
K56 – Thông tin – Thư viện

4


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

Trong hoàn cảnh này, Thư viện được hình thành ở mức sơ khai. Thư viện
thuộc phòng đào tạo trường Cao đẳng Giao thông Vận tải, có 1 cán bộ thư viện, 1
phòng đọc diện tích 50m2, 1 kho diện tích 30m2 với hơn 500 đầu sách.
Ngày 22 tháng 05 năm 2009, Trung tâm chính thức được thành lập trực
thuộc Ban giám hiệu Trường Cao đẳng Giao thông Vận tải, nằm trên tòa nhà thư
viện với diện tích 1200m2.
Căn cứ vào quyết định số 630/QĐ-TTG ngày 27 tháng 04 năm 2011 của thủ
tướng Chính phủ về việc thành lập Trường Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải
trên cơ sở nâng cấp Trường Cao đẳng Giao thông Vận tảivà quyết định só
1379/QĐ-BGTVT ngày 23 tháng 06 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận
tải ban hảnh quy chế về việc tổ chức hoạt động của Trường Đại học Công nghệ
Giao thông Vận tải, quyết định thành lập Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường
Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải trên cơ sở Thư viện Trường Cao đẳng Giao
thông Vận tải.
Hiện nay Trường có 3 cơ sở đào tạo cùng với đó là 3 cơ sở Thư viện:
Cơ sở 1: Phố Triều khúc, quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội
Cơ sở 2: Phường Đồng Tâm, Thị Xã Vĩnh Yên, Tỉnh Vĩnh Phúc
Cơ sở 3: Phường Tân Thịnh, TP. Thái Nguyên, Tỉnh Thái Nguyên
Từ năm 2011 – 2012, Trung tâm bắt đầu xây dựng theo xu hướng hiện đại
đáp ứng nhu cầu giáo dục và đào tạo của Nhà trường. Trung tâm mở rộng diện tích

với tổng diện tích hơn 2500 m2 bao gồm kho chứa sách, phòng làm việc của cán
bộ thư viện, phòng đọc, phòng mượn sách, phòng đọc điện tử (Multimedia), phòng
làm việc và học nhóm của cán bộ, giáo viên và học viên, sinh viên.
1.2.

Chức năng, nhiệm vụ

K56 – Thông tin – Thư viện

5


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

Theo “quy chế tổ chức và hoạt động của Thư viện Trường Đông Đại học
Công nghệ Giao thông Vận tải”, Thư viện Trường Đông Đại học Công nghệ Giao
thông Vận tải có chức năng và nhiệm vụ sau:
1.2.1. Chức năng
Tổ chức quản lý thông tin và thư viện để phục vụ công tác đào tạo, nghiên
cứu khoa học và triển khai úng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và quản lý Nhà
nước thông qua việc sử dụng khai thác các loại tài liệu có trong thư viện.
1.2.2. Nhiệm vụ
Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Công nghệ Giao thông Vận
tải có những nhiệm vụ sau:
- Tham mưu giúp hiệu trưởng xây dựng quy hoạch kế hoạch hoạt động dài
hạn và ngắn hạn của thư viện; Tổ chức điều phối toàn bộ hệ thống thông tin, tư
liệu, thư viện trong nhà trường.
- Quản lý, bổ sung và phát triển nguồn lực thông tin trong nước và ngoài

nước đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao
công nghệ của Nhà trường; Thu nhận các tài liệu do Nhà trường biên soạn; Xuất
bản các công trính nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội thảo, khòa
luận, luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ của cán bộ, giảng viên, sinh viên, học viên,
học sinh trong Trường; Chương trình đào tạo, giáo trình, tập bài giảng, thu thập và
bảo quản các sách, tạp chí, băng đĩa, các tài liệu lưu trữ và các dạng tài liệu khác
của Nhà trường, các ấn phẩm tài trợ, biếu tặng, tài liệu trao đổi giữa các thư viện.
- Tổ chức xử lý, sắp xếp lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu; Xây dựng hệ
thống tra cứu thích hợp; Thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông tin tự
động hóa; Xây dựng các cơ sở dữ liệu; Biên soạn, xuất bản các ấn phẩm thông tin
theo quy định của pháp luật.

K56 – Thông tin – Thư viện

6


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

- Phát hành sách, các ấn phẩm do giảng viên Nhà trường biên soạn, các kỷ
yếu khoa học.
- Tổ chức phục vụ, hướng dẫn cho bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệu
quả nguồn tài liệu và các sản phẩm dịch vụ thông tin – thư viện thông qua các hình
thức phục vụ của Trung tâm phù hợp với quy định của pháp luật và quy định của
Nhà trường.
- Nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến và công
nghệ thông tin vào công tác thư viện.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch tổ chức, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ,

ngoại ngữ, tin học cho cán bộ Thư viện để phát triển nguồn nhân lực có chất lượng
nhằm nâng cao hiệu quả công tác.
- Tổ chức quản lý cán bộ thư viện viên và tài sản được giao theo sự phân cấp
của Hiệu trưởng; Bảo quản, kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và
tài sản khác của thư viện; Tiến hành thanh lọc ra khỏi kho các tài liệu lạc hậu, hư
nát theo quy định của nhà trường, của Bộ Văn hóa Thể thao Du lịch.
- Thực hiện báo các tình hình hoạt động hàng năm và báo cáo đột xuất khi
có yêu cầu của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Văn hóa Thể thao Du lịch, Bộ Giao
thông Vận tải, Uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc, Thành phố Hà Nội, Tỉnh Thái
Nguyên .
- Tham gia các hội nghề nghiệp, các hội nghị, hội thảo khoa học về thông
tin– thư viện trong nước và quốc tế; liên kết hợp tác với các Thư viện, tổ chức cá
nhân trong nước và nước ngoài về tiếp nhận tài trợ, viện trợ, trao đổi nguồn lực
thông tin, kinh nghiệm chuyên môn, tham gia các mạng thông tin phù hợp với quy
định của Nhà trường và của pháp luật .

K56 – Thông tin – Thư viện

7


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

- Xây dựng và triển khai các dự án Thư viện khi được phê duyệt .Tổ chức
các hoạt động dịch vụ phù hợp với quy định của pháp luật và chức năng nhiệm vụ
được Nhà trường giao.
- Từ chối phục vụ các tài liệu trái pháp luật và nội quy, quy chế của Trung
tâm .

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
1.3. Người dùng tin và nhu cầu tin của Trung tâm
1.3.1. Người dùng tin
Người dùng tin (NDT): Là một cá nhân, một nhóm, một cơ quan hay tập thể
sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thư viện nhằm mục đích công tác, học tập, nghên
cứu, giải trí,… có thể nói là tất cả các đối tượng có nhu cầu và sử dụng các sản
phẩm và dich vụ của thư viện.
NDT là 1 trong 4 yếu tố cấu thành hoạt động thư viện, là đối tượng phục vụ
của các cơ quan thông tin – thư viện. Đáp ứng nhu cầu tin của NDT là Thư viện đã
khẳng định được vai trò của mình. Và có thể khẳng định rằng: nếu không có NDT
thì Thư viện cũng mất đi mục đích tồn tại của mình và không còn tồn tại như một
thể chế nữa.
Theo điều 6 “Quy chế tổ chức và hoạt động của thư viện Trường Đại học
Công nghệ Giao thông Vận tải” quy định đối tượng phục vụ của Trung tâm như
sau:
“ Đối tượng chính của Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học
Công nghệ Giao thông Vận tải là cán bộ quản lý, giảng viên, nhân viên, nghiên cứu
sinh, học viên, sinh viên, học sinh thuộc Nhà trường. Trung tâm không những phục
vụ NDT trong Trường mà còn được phép phục vụ NDT ở bên ngoài nếu có nhu
cầu và được phép thu phí dịch vụ theo quy định.
Để phục vụ tốt nhu cầu của NDT, Trung tâm chia NDT làm 3 nhóm chính
như sau:
K56 – Thông tin – Thư viện

8


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

• Nhóm NDT là cán bộ quản lý
• Nhóm NDT là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy
• Nhóm NDT là sinh viên

Hình 1: Biểu đồ thể hiện cơ cấu NDT của Trung tâm
1.3.2. Nhu cầu tin
Theo quan điểm của tâm lý học Mác xít: Nhu cầu tin (NCT) là đòi hỏi khách
quan của của con người (cá nhân, nhóm, xã hội) đối với việc tiếp nhận và sử dụng
thông tin, nhằm duy trì hoạt động sống của con người.
Căn cứ vào các đối tượng NDT đã chia ở phần trên, có thể xác định NCT
của các nhóm NDT của Thư viện như sau:
Đối với nhóm NDT là cán bộ lãnh đạo, quản lý:
Bao gồm: Ban giám hiệu Nhà trường, ban giám đốc Trung tâm, các cán bộ
lãnh đạo Đảng, đoàn thể, các trưởng, phó khoa bộ môn,… Nhóm này vừa là NDT
vừa là chủ thể thông tin. Vừa thực hiện chức năng quản lý công tác giáo dục đào
tạo, vừa là người xây dựng các chiến lược phát triển của Trường. Đối với họ thông
tin là công cụ của quản lý, thông tin càng đầy đủ thì quá trình quản lý càng đạt hiệu
quả cao.
K56 – Thông tin – Thư viện

9


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

Họ cần những thông tin về nguồn lực, nguồn tài chính, mối quan hệ hợp tác
với bên ngoài, các thành tựu đạt được trong nghiên cứu khoa học, thông tin về hoạt

động, cơ cấu tổ chức, những thông tin khái quát về tình hình chính trị, các văn bản
pháp luật liên quan đến chính sách giáo dục và đào tạo,…
Yêu cầu về thông tin: thông tin cần có diện rộng, mang tính chất tổng kết, dự
báo, dự đoán trên các lĩnh vực, đảm bảo tính logic, chính xác và kịp thời phục vụ
cho quá trình ra quyết định. Do đặc điểm nghề nghiệp, cường độ lao động cao nên
họ cần những thông tin cô đọng, xúc tích như các bản tin nhanh, tin vắn, tổng
quan, tổng luận và phục vụ từ xa.
Ngoài ra một số cán bộ quản lý còn tham gia công tác giảng dạy và nghiên
cứu nên NCT của họ cũng một phần giống với NCT của các cán bộ giảng dạy
khác trong trường.
Đối với nhóm NDT là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy
Đây là nhóm NDT có hoạt động thông tin năng động và tích cực nhất. Họ là
chủ thể của hoạt động thông tin, thường xuyên cung cấp thông tin qua các bài
giảng, các bài nghiên cứu, báo cáo, dự án, đề tài, tạp chí, ...Đồng thời họ cũng là
NDT thường xuyên cho hoạt động cung cấp thông tin của thư viện.
NCT mang tính chuyên sâu, chuyên ngành, có tính lý luận và thực tiễn cao.
Thông tin có tính thời sự liên quan đến các lĩnh vực nhà trường đào tạo, các thành
tựu khoa học kỹ thuật mới. Hình thức thông tin thường sử dụng như: thông tin
chọn lọc, thông tin chuyên đề, thông báo tài liệu mới,...
Tài liệu chủ yếu là: giáo trình, sách tham khảo, sách ngoại văn, tạp chí khoa
học,…
Nhóm đối tượng người dùng tin là sinh viên
Đây là nhóm NDT tiềm năng của thư viện. Họ là chủ thể đông đảo và biến
động nhất của thư viện. Do quy mô đào tạo lớn với nhiều chuyên ngành và bậc học
khác nhau như: Đại học, Cao đẳng, Trung cấp, liên thông, …do vậy nhu cầu của
NDT đến trung tâm càng lớn. NCT của họ chủ yếu phục vụ học tập, thi cử, nghiên

K56 – Thông tin – Thư viện

10

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

cứu khoa học. Hình thức phục vụ chủ yếu là những thông tin phổ biến về những tri
thức cơ bản dưới dạng sách giáo trình, tài liệu tham khảo, tài liệu báo, tạp chí,...
1.4. Đặc điểm vốn tài liệu và cơ sở vật chất- kỹ thuật tại Trung tâm
1.4.1. Vốn tài liệu
Nguồn lực thông tin hay vốn tài liệu yếu tố đầu tiên cấu thành nên thư viện,
nó được coi là tài sản quý giá, là tiềm lực và là sức mạnh để đánh giá chất lượng
cũng như vai trò xã hội của thư viện đó. Nội dung vốn tài liệu càng phong phú, loại
hình càng đa dạng thì càng có khả năng đáp ứng nhu cầu của NCT.
 Tài liệu truyền thống
• Tài liệu công bố: là loại hình tài liệu chiếm tỷ lệ lớn trong tổng số vốn tài
liệu của Thư viện, bao gồm các sách, báo – tạp chí,… Đây là nguồn tài liệu quan
trọng đáp ứng phần lớn nhu cầu của NDT đến với Trung tâm.
Sách: Hiện nay, thư viện có khoảng 3.555 đầu sách với tổng số là 80.600
cuốn theo các chuyên ngành đào tạo. Trong đó, sách ngoại văn có 455 đầu, chiếm
12,8%; Sách tiếng Việt là 3100 đầu, chiếm 87.2% (bao gồm: 2941 đầu sách tham
khảo, 159 đầu sách giáo trình và có tài liệu hướng dẫn tra cứu cụ thể).

Hình 2: Biểu đồ thể hiện cơ cấu vốn tài liệu phân theo ngôn ngữ
Nhìn vào biểu đồ trên ta thấy rằng nguồn tài liệu chủ yếu tại Trung tâm là
sách tiếng Việt, do tính chất đào tạo của Nhà trường không phải là chuyên ngành

K56 – Thông tin – Thư viện

11

Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

ngoại ngữ. Trong khi đó tài liệu ngoại văn ở đây một phần là các sách tiếng Nga,
tiếng Trung, … trước đây và đa phần NDT không có khả năng sử dụng.
Báo – tạp chí: Trung tâm còn có khoảng 50 đầu báo và 20 đầu tạp chí trong
và ngoài nước với hơn 3000 bản. Ngoài ra thư viện còn có các tài liệu công báo,
chủ yếu là lưu lại để phục vụ cán bộ lãnh đạo quản lý.
• Tài liệu không công bố
Đến năm 2013, thư viện đã tiến hành lưu chiểu các loại tài liệu nội sinh như
các luận án, luận văn, các sách báo do cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường
viết. Hiện nay đã có 15 cuốn luận án và 60 cuốn luận văn được lưu tại thư viện.
Đây là nguồn tài tiệu xám, có giá trị khoa học cao, tuy nhiên vẫn chưa được đưa ra
phục vụ bạn đọc do Trung tâm.
 Tài liệu điện tử

Thư

viện đã xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử với 2045 tài liệu tham
khảo trên hệ thống và thường xuyên được cập nhật, bổ sung các tài liệu điện tử
mới, cho phép NDT download miễn phí.
Ngoài ra, Thư viện đang tiếp tục xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu (tài liệu,
băng, đĩa) về các luận văn, báo cáo nghiên cứu khoa học…của cán bộ, giảng viên,
học sinh sinh viên trong Nhà trường. Thư viện cũng liên tục bổ sung thêm số lượng
giáo trình, sách tham khảo theo yêu cầu của các khoa về sách giáo trình và tài liệu
tham khảo giảng viên cần cho sinh viên học và nghiên cứu.
1.4.2. Cơ sở vật chất - kỹ thuật

Thư viện của Trường gồm 3 cơ sở: Trụ sở chính tại Vĩnh Yên và 2 cơ sở ở
Hà Nội và Thái nguyên.
Tại cơ sở Hà Nội: Toà nhà Trung tâm thông tin Thư viện với tổng diện tích
hơn 2500 m2 bao gồm kho chứa sách, phòng làm việc của cán bộ Thư viện, phòng

K56 – Thông tin – Thư viện

12


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

đọc, phòng mượn sách, phòng đọc điện tử (Multimedia), phòng làm việc và học
nhóm của cán bộ, giáo viên và học viên, sinh viên.
Thư viện được thiết kế theo đúng chuẩn của Thư viện hiện đại, các phòng và
kho sách được bố trí hợp lý với các chức năng riêng biệt, đầy đủ ánh sáng với
khoảng 430 chỗ ngồi, có hệ thống điện, mạng internet và wifi, hệ thống điều hoà
nhiệt độ cho toàn Thư viện.
Hệ thống các phòng tại thư viện:
- 01 Phòng giám đốc.
- 01 Phòng nghiệp vụ.
- 01 Phòng đọc tại chỗ
- 01 Phòng đọc và mượn tài liệu về nhà.
- 03 kho sách lưu với hơn 3600 đầu sách và báo – tạp chí
- 04 Phòng đọc tài liệu điện tử với 110 máy tính, 1 máy chủ và 4 máy tra cứu
- Trung tâm có 4 máy in văn phòng, 1 máy pho to coppy, 1 máy in mã vạch.
Bên cạnh đó Trung tâm còn một tủ mục lục truyền thống được đặt tại phòng
mượn tầng 3 của thư viện.

Hiện tại thư viện đang bắt tay vào tổ chức hình thức kho mở, dự kiến học kỳ
mới của năm 2015 sẽ chính thức phục vụ ban đọc. Chính vì vậy, Thư viện mới
được trang bị thêm 1 cổng từ, 8 camera quan sát.
1.5.

Ý nghĩa của công tác tổ chức quản lý đối với sự phát triển của Trung
tâm Thông tin – Thư viện

K56 – Thông tin – Thư viện

13


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

- Tổ chức lao động khoa học, sắp xếp cán bộ phù hợp sẽ giúp làm tăng năng
suất lao động , tiết kiện chi phí, thời gian, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động
của thư viện.
- Giúp thư viện bảo quản tốt vốn tài liệu và trang thiết bị của cơ quan mình.
-Tổ chức phục vụ NDT một cách nhanh chóng, phát huy tối đa vai trò xã hội
của thư viện. Trước sự nghiệp đổi mới giáo dục và đào tạo của nhà trường, đòi hỏi
thư viện phải đẩy nhanh và hoàn thiện mọi mặt để thúc đẩy nhiệm cụ chính trị mà
Đảng và Nhà nước giao cho là ngày càng đáp ứng nhu cầu thông tin cho sinh viên,
học viên cao học và cán bộ nghiên cứu, giảng dạy của nhà trường.
- Góp phần nâng cao chất lượng giảng dạy và học tập của giảng viên và sinh
viên trong Trường. Xây dựng văn hóa đọc, nếp sống văn minh, giáo dục văn hóa
đọc, xây dựng thói quen tự học, tự nghiên cứu cho giảng viên và sinh viên.
- Góp phần khuyến khích sự đam mê hiểu biết của sinh viên, hoàn thiện kỹ

năng đọc, giúp sinh viên tiếp cận tới thông tin, hướng dẫn cách tìm kiếm và sử
dụng thông tin, biết cách đánh giá và tích lũy thông tin.

K56 – Thông tin – Thư viện

14


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI

2.1. Thực trạng tổ chức tại Trung tâm
2.1.1. Cơ cấu tổ chức
Như đã biết tổ chức chính là sự sắp đặt, sự bố trí các mối quan hệ giữa các
bộ phận với nhau trong mỗi cơ quan. Đó là công việc hạt nhân khởi đầu để dẫn
đến sự hình thành một tổ chức, cơ quan, xí nghiệp,... Mọi cơ quan, tổ cức, xí
nghiệp nào muốn thực hiện tốt mọi hoạt động của mình một cách khoa học thì
việc tất yếu đầu tiên là phải xây dựng một cơ cấu tổ cức chặt chẽ, hoạt đông thống
nhất với nhau, từ đó mới mang lại hiệu quả trong công việc.
Trong hoạt động thông tin- thư viện cũng vậy, tổ chức có vai trò quan trọng,
quyết định đến sự thành công trong việc quản lý của cơ quan thông tin – thư viện
đó.
Phòng giám đốc: Giám đốc thư viện có vai trò lãnh đạo, tổ chức, quản lý
nhân sự, nguồn tài chính cũng như mọi hoạt động của Thư viện. Đây là phòng ban

cao nhất trong Thư viện.
Phòng nghiệp vụ: Gồm 3 cán bộ, có nhiệm vụ phụ trách việc bổ sung, phát
triển vốn tài liệu (xây dựng kế hoạch bổ sung tài liệu phù hợp với nhu cầu nghiên
cứu, đào tạo của Nhà trường, thực hiện việc trao đổi, nhân biếu tài liệu với các thư
viện, các cơ quan, các nhà xuất bản, các cá nhân và các quỹ khác,... nhằm tăng
cường nguồn lực thông tin cho thư viện cho thư viện mình); Xử lý tài liệu (tài liệu

K56 – Thông tin – Thư viện

15


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

nhập về sẽ được xử lý về cả hình thức và nội dung tại đây như: đóng dấu, dán mã
vạch, phân loại, biên mục,…)
Phòng Mutimedia: Gồm 3 cán bộ, có vai trò quản lý hệ thống mạng
internet, mạng cục bộ của thư viện, xủ lý và quản lý các tài liệu điện tử.
Phòng đọc: Gồm 2 cán bộ, phục vụ NDT đọc tài liệu tại chỗ.
Phòng mượn: Gồm 2 cán bộ, có nhiệm vụ phục vụ NDT trong việc mượn
tài liệu về nhà, quản lý NDT, giải quyết các câu hỏi của sinh viên về vấn đề làm
thẻ, tiền phạt, các thủ tục xác nhận không mượn tài liệu để sinh viên ra trường.
Mỗi phòng có chức năng, nhiệm vụ riêng xong luôn có sự phối hợp chặt chẽ
với nhau trong quá trình hoạt động nhằm mục đích đáp ứng tốt nhất NCT của
NDT.

PHÒNG GIÁM ĐÓC

PHÒNG
NGHIỆP VỤ

PHÒNG
MUTIMEDIA

PHÒNG ĐỌC

PHÒNG
MƯỢN

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức của Trung tâm

2.1.2. Đội ngũ cán bộ

K56 – Thông tin – Thư viện

16


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

Cán bộ thư viện (CBTV) chính là người tổ chức thông tin, là cầu nối giữa
bạn đọc với thư viện và tài liệu, làm cho hiệu quả sử dụng thông tin được gia tăng,
nâng cao hiệu quả xã hộ của thư viện. Hơn nữa, ngày nay với sự phát triển không
ngừng của nguồn thông tin trong kỷ nguyên internet, vai trò của cán bộ thư viện
càng được khẳng định hơn khi thư viện trở thành kho tàng tri thức, CBTV trở
thành người dẫn đường tới tri thức.

Trong cuốn cẩm nang nghề thư viện thì vai trò của Người CBTV được
khẳng định như sau:
• Trong quan hệ với tài liệu: CBTV là người lựa chọn và bảo quản tài liệu, sắp
xếp chúng có chuyên môn và theo một trật tự nhất định.
• Trong quan hệ với cơ sở vật chất: CBTV tiến hành trang bị chuyên biệt cho
các diện tích và giữ cho các cơ sở vật chất – kỹ thuật ở tình trạng tốt nhất.
• Trong quan hê vứi bạn đọc: CBTV không chỉ tuyên truyền tích cực cho các
tài liệu hợp với nhu cầu của họ, hướng dẫn đọc, nghiên cứu nhu cầu đọc mà còn
tạo ra dịch vụ thỏa mãn các nhu cầu đó,...
 Vì thế không thể chỉ coi CBTV là cầu nối giữa sách với bạn đọc, họ còn làm
trung gian giữa bạn đọc với bạn đọc, giữa tài liệu với tài liệu, giữa tài liệu với cơ
cở vật chất kỹ thuật, giữa các yếu tố cơ sở vật chất với nhau, giữa cơ sở vật chất
với bạn đọc,...
Hiện nay Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường ĐHCNGTVT có tất cả 11
cán bộ (Trong đó có 3 Thạc sỹ, 6 cử nhân và 2 kỹ sư), bao gồm 3 nam,và 8 nữ. Các
cán bộ tại Trung tâm ban đầu được đào tạo từ nhiều lĩnh vực khác nhau như: Thư
viện, công nghệ thông tin, ngân hàng,… (chỉ có 1 cán bô đã qua lớp đào tạo thạc sĩ
Thư viện tại Ấn Độ, 5 cán bộ có trình độ cử nhân ngành Thư viện).
Thư viện có đội ngũ cán bộ của thư viện đa phần là người trẻ. Độ tuổi trung
bình là khoảng 35 tuổi. Đây là độ tuổi chín chắn và có kinh nghiệm trong công

K56 – Thông tin – Thư viện

17


Khóa luận tốt nghiệp

Bùi Thị Nga

việc. Chính vì vậy, thúc đẩy nhanh chóng quá trình hoàn thiện và phát triển của
Trung tâm
Đối với cán bộ lớn tuổi: là những người có kinh nghiệm lâu năm trong công
tác, từ khi mới bắt đầu thành lập thư viện. họ nắm bắt kỹ được từng bước đi phát
triển của thư viện; vững vàng và cẩn trọng trong công việc. Tuy nhiên thì việc tiếp
thu các tiến bộ khoa học kỹ thuật mới còn chậm.
Đối với những cán bộ trẻ tuổi: là những người mới, tuy kinh nghiệm chưa có
nhiều nhưng họ trẻ trung, năng động, nhiệt tình và sáng tạo trong công việc. Họ
được đào tạo và tiếp thu những kiến thức về tiến bộ khoa học kỹ thuật, đặc biệt là
về công nghệ thông tin sẽ là nhân tố quan trọng để phát triển thư viện về sau theo
hướng hiện đại.
2.2. Thực trạng hoạt động của Trung tâm
2.2.1. Công tác phát triển vốn tài liệu
Vốn tài liệu là bộ sưu tập có hệ thống các tài liệu phù hợp với chức năng,
loại hình và đặc điểm của Thư viện nhằm phục vụ đầy đủ, kịp thời NCT của NDT.
Do đó việc lựa chọn, bổ sung tài liệu là rất quan trọng, nó quyết định đến chất
lượng vốn tài liệu.
Công tác bổ sung là bổ sung vốn tài liệu trong quá trình sưu tập, nghiên cứu
và lựa chọn những tào liệu có nội dung tư tưởng tốt, có giá trị khoa học, thực tiễn,
nghệ thuật cao để đáp ứng các nhu cầu đọc và thông tin của người dùng chính thư
viện đó và của xã hội. [5, 121]
Tài liệu của Thư viện được bổ sung thường xuyên theo nhu cầu của các
khoa, theo chương trình đào tạo của nhà trường để phục vụ cho công tác nghiên
cứu, giảng dạy và học tập. Tài liệu bổ sung chủ yếu là sách giáo trình và các tài
liệu tham khảo.

K56 – Thông tin – Thư viện

18