Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động của văn phòng HĐND UBND quận ba đình

LỜI MỞ ĐẦU
Văn phòng HĐND-UBND quận có vị trí quan trọng trong cơ cấu chung
của UBND quận. Vì vậy, chất lượng tổ chức và hoạt động của Văn phòng
HĐND-UBND quận có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả lãnh đạo, chỉ đạo của
UBND quận, tất yếu phải đổi mới tổ chức và hoạt động của cơ quan trực thuộc
UBND, trong đó có vai trò quan trọng của Văn phòng HĐND-UBND quận.
Qua thời gian thực tập tại UBND quận Ba Đình từ ngày 02/3/2010 đến
ngày 02/5/2010, em đã được nghiên cứu, tìm hiểu tổ chức và hoạt động của Văn
phòng HĐND-UBND quận Ba Đình. Với những kiến thức về kỹ năng hành
chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung đã được vận dụng qua thực tế, từ
đó, em đã rút ra được những kinh nghiệm cho bản thân và một số những kiến
nghị đóng góp vào việc hoàn thiện về tổ chức và hoạt động của Văn phòng
HĐND-UBND quận nhằm thực hiện tốt hơn chức năng, nhiệm vụ của đơn vị.
Em xin chân thành cảm ơn Học viện Hành chính, đặc biệt là Khoa Văn bản
và Công nghệ hành chính, giảng viên hướng dẫn Lê Ngọc Hồng, UBND quận
Ba Đình đã giúp đỡ em trong thời gian thực tập để hoàn thành tốt báo cáo này.
Nội dung chính của Báo cáo gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về hoạt động của Văn phòng trong cơ quan
hành chính nhà nước
Chương 2: Thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND
quận Ba Đình
Chương 3: Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động
của Văn phòng HĐND-UBND quận Ba Đình.

1


PHẦN 1: BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
I. Kế hoạch thực tập chi tiết (Từ ngày 02/3/2010 đến 02/5/2010)

Thời gian

Tuần 1
(02/3-07/3)

Nội dung công việc
- Nghe phổ biến về công việc thực tập, nghiên cứu sơ bộ về
nội dung thực tập.
- Đến cơ quan thực tập, nhận nơi thực tập là Phòng Chuyên
viên tổng hợp thuộc Văn phòng HĐND-UBND quận Ba Đình.
- Làm quen với các phòng, ban trong UBND quận.
- Tìm hiểu sơ bộ về Văn phòng HĐND-UBND quận (về nề

Tuần 2
(08/3-14/3)

nếp làm việc, đặc thù công việc…).
- Xin số liệu về cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của UBND và Văn phòng quận.
- Viết kế hoạch thực tập.
- Tìm hiểu về các mối quan hệ phân công, phối hợp trong
công việc; quan sát các cán bộ, công chức làm việc.
- Tìm hiểu về công tác hội họp và công tác lập chương trình

Tuần 3
(15/3-21/3)

kế hoạch của bộ phận Chuyên viên tổng hợp.
- Hình thành đề cương báo cáo thực tập.
- Thực hiện các công việc đơn giản như: Viết giấy mời họp,
giúp các chuyên viên lên lịch thay giấy mời; phân loại và sắp
xếp các tài liệu của Phòng Chuyên viên tổng hợp.

- Nộp kế hoạch thực tập và đề cương báo cáo.

Tuần 4
(22/3-28/3)

Tuần 5
(29/3-04/04)

- Nghiên cứu, thống kê số lượng, chất lượng thực hiện áp
dụng tin học hóa văn phòng.
- Tham gia xây dựng Báo cáo tổng kết thực hiện chuyên đề về
CCHC.
- Nghiên cứu, quan sát các kỹ năng thực hiện nghiệp vụ hành
chính của cán bộ, công chức thuộc Văn phòng quận.
2


- Thu thập thông tin từ các nguồn tư liệu khác, nghiên cứu và
tham khảo báo cáo thực tập ở các khóa trước.
- Được giao nhiệm vụ kiểm tra thể thức và nội dung các văn
bản dự thảo, trình lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo để phát hành
những văn bản đã hoàn thành sơ bộ.
- Tiếp tục nghiên cứu các số liệu.
- Tìm hiểu sâu hơn về tình hình thực hình thực hiện chức
Tuần 6
(05/4-11/4)

năng, nhiệm vụ của Văn phòng quận, việc áp dụng HTQLCL
theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000
- So sánh thực tiễn với lý thuyết đã học.

- Liên hệ với các bạn trong đoàn thực tập, trao đổi thông tin
và phương pháp làm báo cáo.
- Xin số liệu về số lượng các loại văn bản đến, văn bản đi;

Tuần 7, 8
(12/4-25/4)

bản đánh giá, kiểm tra tình hình thực hiện công tác tiếp nhận
và giải quyết hồ sơ hành chính thuộc UBND quận Ba Đình.
- Tổng kết, đánh giá, rút ra nhận xét.
- Viết báo cáo chi tiết nộp cho giảng viên hướng dẫn chỉnh sửa.
- Nộp báo cáo đã sửa cho giảng viên.

Tuần 9
(26/4-02/5)

- Gặp Phó Chánh Văn phòng báo cáo kết quả thực tập, đề
nghị ký xác nhận và nhận xét đánh giá quá trình thực tập.
- Nộp báo cáo hoàn chỉnh.

II. Những việc đã làm
- Đến nơi thực tập nhận vị trí thực tập tại Phòng Chuyên viên tổng hợp.
- Tìm hiểu sơ bộ về cơ quan thực tập: Nghiên cứu các văn bản liên quan
như chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, nội quy, quy chế của cơ quan...
- Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức và cơ chế hoạt động của Văn phòng quận.
- Thực hiện các công việc được giao trong thời gian thực tập như: Viết
giấy mời họp, giúp các chuyên viên lên lịch thay giấy mời; phân loại và sắp xếp
3

các tài liệu của Phòng Chuyên viên tổng hợp; kiểm tra thể thức và nội dung các
văn bản dự thảo; tham gia xây dựng Báo cáo tổng kết chuyên đề CCHC…
- Quan sát cách làm việc của cán bộ, công chức trong Văn phòng. Trao
đổi với các cán bộ, công chức trong cơ quan, tìm hiểu về quy trình công vụ, các
nghiệp vụ hành chính cũng như mối quan hệ công việc trong tập thể, bầu không
khí và môi trường làm việc.
- Xin các số liệu, tài liệu cần thiết, nghiên cứu và phân tích các số liệu.
- Thăm quan và làm quen với các phòng ban trong UBND quận.
- Nghiên cứu báo cáo thực tập của các khoá trước.
- Thường xuyên liên hệ, trao đổi với giảng viên hướng dẫn.
- Thường xuyên trao đổi thông tin với các bạn trong đoàn thực tập.
III. Kết quả cụ thể
- Về số lượng: Đã tham gia xây dựng 1 báo cáo chuyên đề và 2 lịch công
tác tuần của Thường trực HĐND-UBND quận; viết 20 giấy mời họp; giúp các
chuyên viên của phòng lên lịch thay giấy mời; giúp chuyên viên tổng hợp công
tác văn hóa xã hội kiểm tra thể thức 5 văn bản dự thảo; phân loại và sắp xếp các tài
liệu của phòng.
- Về chất lượng: Được đánh giá hoàn thành tốt việc viết giầy mời họp,
kiểm tra thể thức văn bản dự thảo. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều hạn chế về kỹ năng
xây dựng lịch công tác, kế hoạch hoạt động cũng như dự thảo các báo cáo, chưa
hình dung hết các vấn đề để chuẩn bị tổ chức một cuộc họp.

PHẦN 2: BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG

4


VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN
HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

I. TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG

1. Một số khái niệm
- Văn phòng là một thuật ngữ đã xuất hiện từ lâu trong lịch sử, khái niệm
“văn phòng” ngày càng được nhận diện đầy đủ hơn, toàn diện hơn. Có nhiều
cách hiểu về khái niệm “văn phòng” nhưng xét một cách chung nhất thì “văn
phòng” là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng
hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo đồng thời đảm bảo các
điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.
- Hiện đại hóa công tác văn phòng thực chất là việc sử dụng tổng hợp các
biện pháp nhằm đổi mới lề lối làm việc của tổ chức, nâng cao hiệu quả hoạt
động theo hướng tiên tiến, phù hợp với xu hướng của thời đại, đáp ứng được
những đòi hỏi của công cuộc đổi mới. Nội dung cơ bản của việc hiện đại hóa
công tác văn phòng bao gồm: Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ;
từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng, nâng cao việc sử dụng trang thiết bị
và thực hiện các nghiệp vụ hành chính.
- HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO là phương pháp làm việc khoa học, được
coi như là một quy trình công nghệ quản lý mới, giúp các tổ chức chủ động,
sáng tạo, đạt hiệu quả cao trong hoạt động của mình. Việc áp dụng HTQLCL
theo tiêu chuẩn ISO vào hoạt động văn phòng chủ yếu hướng vào các nhiệm vụ:
Tạo môi trường làm việc, chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, xây dựng
kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng, sổ tay chất lượng, quản lý nguồn nhân lực.
Từ một số khái niệm cơ bản nêu trên, có thể thấy việc tổ chức và hoạt động
của Văn phòng bao gồm nhiều những yếu tố tác nghiệp đầu vào và đầu ra có
tính chất đặc thù nhất định. Trong hoạt động quản lý của cơ quan hành chính

5

nhà nước, Văn phòng càng có vị trí, ý nghĩa quan trọng đối với toàn bộ tổ chức
và hoạt động của cơ quan, đảm bảo tính liên tục, ổn định trong công vụ.
2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức
2.1. Chức năng
- Chức năng tham mưu, tổng hợp: Đây là hoạt động bao hàm nội dung
tham vấn (tham mưu) và thống kê, xử lý thông tin (tổng hợp) phục vụ hoạt động
quản lý, giúp lãnh đạo lựa chọn quyết định tối ưu. Sự phân chia đó chỉ mang ý
nghĩa tương đối nhằm thể hiện những hoạt động nhiều mặt, có tính chất tổng
hợp trong những đề xuất về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo
và tổ chức lao động của lãnh đạo cơ quan, tổ chức.
- Chức năng hậu cần: Đó chính là việc quản lý, sắp xếp, phân phối và
không ngừng bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ mọi nhu cầu về các điều kiện
vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, tài chính… cho hoạt động của
một cơ quan, tổ chức. Khi áp dụng phương thức quản lý mà hiệu quả đạt được
cao nhất chỉ với mức chi phi thấp nhất là biểu hiện của sự vận dụng hiệu quả
của nguyên tắc này.
2.2. Nhiệm vụ
- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện
chương trình đó; bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng,
năm của cơ quan;
- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin nhằm báo cáo, tổng
hợp tình hình hoạt động, đề xuất ý kiến với thủ trưởng cơ quan;
- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chịu trách nhiệm về
mặt pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành;
- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ; giải quyết các văn thư, tờ trình của
các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết
các văn thư và tờ trình đó;
6

- Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại giúp cơ quan, tổ chức trong công tác
thư từ, tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối của cơ quan mình với cơ quan, tổ
chức, cá nhân khác cũng như với nhân dân nói chung;
- Lập kế hoạch tài chính, dự toàn kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến
phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm; chi
trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và
quyết định của thủ trưởng;
- Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý trang thiết bị,
phương tiện làm việc của cơ quan; bảo đảm yêu cầu hậu cần cho hoạt động và
công tác của cơ quan;
- Tổ chức và thực hiện công tác y tế; bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự, an
toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp, nghi lễ, khánh tiết; thực hiện công
tác lễ tân, tiếp khách một cách văn minh, khoa học cho đơn vị;
- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn
phòng; từng bước hiện đại hóa công tác hành chính - văn phòng; chỉ đạo, hướng
dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn
khi cần thiết.
II. HỆ THỐNG VĂN BẢN PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

1. Những văn bản pháp luật quy định chung
- Quyết định số 169/2003/QĐ-TTg ngày 12/8/2003 của Thủ tướng Chính
phủ phê duyệt đề án đổi mới phương thức điều hành và hiện đại hóa công sở
hành chính nhà nước giai đoạn I (2003-2005);
- Quyết định số 75/2006/QĐ-TTg ngày 12/4/2006 của Thủ tướng Chính
phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu của UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

7

- Quyết định số 144 /2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2004 của Thủ tướng Chính
phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2000 trong
hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;
2. Một số văn bản pháp luật về nghiệp vụ hành chính
- Quyết định 114/2006/QĐ-TTG ngày 25/5/2006 của Thủ tướng Chính phủ
ban hành quy định chế độ họp trong các cơ quan hành chính nhà nước;
- Nghị định số 154/2004/NĐ-CP ngày 09/8/2004 về nghi thức nhà nước
trong tổ chức mít tinh, lễ kỷ niệm; trao tặng và đón nhận danh hiệu vinh dự nhà
nước, Huân chương, Huy chương, Cờ thi đua của Chính phủ, Bằng khen của
Thủ tướng Chính phủ;
- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008;
- Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ, Văn phòng
Chính phủ ngày 06/5/2005 về kỹ thuật trình bày văn bản quản lý nhà nước;
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Nghị định 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08/02/2010 sửa đổi bổ
sung Nghị định 110;
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư
lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến;
- Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về quy định
chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;

CHƯƠNG 2

8


THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND QUẬN BA ĐÌNH

I. KHÁI QUÁT VỀ QUẬN BA ĐÌNH, UBND VÀ VĂN PHÒNG HĐNDUBND QUẬN BA ĐÌNH

1. Sơ lược về quận Ba Đình, UBND quận Ba Đình
1.1. Đặc điểm tự nhiên, kinh tế - xã hội
- Về đặc điểm tự nhiên: Với số dân 243.570 người và mật độ dân số là
26.218 người/km2, Ba Đình là một trong 10 quận của thành phố Hà Nội, phía
Bắc giáp quận Tây Hồ, phía Nam giáp quận Đống Đa, phía Đông giáp sông
Hồng, phía Đông Nam giáp quận Hoàn Kiếm, phía Tây giáp quận Cầu Giấy.
Với diện tích là 9,29 km2, quận được hình thành với 14 phường: Ngọc Hà, Đội
Cấn, Cống Vị, Quán Thánh, Phúc Xá, Nguyễn Trung Trực, Điện Biên, Thành
Công, Giảng Võ, Kim Mã, Ngọc Khánh, Liễu Giai, Vĩnh Phúc.
Quận Ba Đình nằm trong khu vực có địa hình tương đối bằng phẳng, thoải
dần, mang đặc điểm chung của khí hậu Hà Nội có sự thay đổi và khác biệt của
hai mùa chính cùng với hai thời kỳ chuyển tiếp vào tháng 4 và tháng 10, khí hậu
có đủ bốn mùa xuân, hạ, thu và đông. Độ ẩm trung bình trong năm là 84,5% và có
114 ngày mưa trong một năm.
- Về xã hội:
+ Văn hóa: Quận nằm trên nền đất xưa vốn thuộc tổng Hữu Nghiêm (sau
đổi là Yên Hòa), huyện Thọ Xương và các tổng Yên Thành, Nội, Thượng,
Trung, huyện Vĩnh Thuận. Từ 1954-1961 gọi là khu Ba Đình và khu Trúc Bạch.
Từ 1961-1981 là khu phố Ba Đình. Đến tháng 6/1981 mới chính thức gọi là
quận Ba Đình. Từ những hiện vật, di chỉ khảo cổ được tìm thấy (nhất là tại khu
vực Hoàng thành, hồ Giảng Võ, hồ Ngọc Khánh…) minh chứng nơi đây đã
từng được chọn xây cất cung điện của các triều đại xưa như Lý, Trần, Lê. Hiện
9


trên đất Ba Đình còn bảo tồn được nhiều công trình, di tích văn hoá là niềm tự
hào không của riêng Ba Đình mà còn là của nhân dân cả nước như: đền Quán
Thánh, đền Voi Phục, Cột cờ Hà Nội, chùa Một Cột… và đặc biệt là quần thể di
tích về cuộc đời và sự nghiệp của Chủ tịch Hồ Chí Minh.

Bên cạnh đó, các hoạt động văn hóa - xã hội trên địa bàn quận được triển
khai thực hiện rộng khắp như: Tổ chức phong trào “Ngày chủ nhật xanh”
(14/3/2010) hưởng ứng tháng Thanh niên của Thành đoàn Hà Nội; tổ chức hội
trại “Cháu ngoan Bác Hồ” tại trường THCS Thăng Long; tổ chức diễn đàn
“Đảng với thanh niên, thanh niên với Đảng”.
+ Giáo dục: Ba Đình là quận đầu tiên trong cả nước được công nhận là
hoàn thành chương trình phổ cập THCS, thành tích TDTT trong hội khỏe Phù
Đổng và thi học sinh giỏi. Hiện nay, quận có 8 trường chuẩn quốc gia, 100%
giáo viên đều đạt vượt chuẩn.
+ Y tế: Công tác chăm sóc sức khoẻ nhân dân được thực hiện tốt thông qua
các chương trình y tế, vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng chống dịch bệnh, nhất
là dịch cúm gia cầm và dịch tiêu chảy cấp nguy hiểm; duy trì tốt công tác dân
số, gia đình và trẻ em, 13/14 phường đạt chuẩn quốc gia về y tế.
- Về kinh tế: Trong những năm qua kinh tế của quận đều tăng trưởng ở mức
cao, là đơn vị đầu tiên của Hà Nội thực hiện hoàn thành cổ phần hoá 100%
doanh nghiệp Nhà nước thuộc quận (1999 - 2000). Trên địa bàn quận có hơn
3000 doanh nghiệp đang hoạt động; thu ngân sách luôn hoàn thành vượt mức kế
hoạch, tỷ lệ thu luôn tăng theo tốc độ phát triển (năm 2009: đạt 179% kế hoạch).
Với những đặc điểm về tự nhiên, kinh tế, văn hóa - xã hội hiện có, quận Ba
Đình được Chính phủ xác định là Trung tâm hành chính - chính trị quốc gia, nơi
tập trung các cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính
phủ. Đây còn là trung tâm ngoại giao, đối ngoại, nơi thường xuyên diễn ra các
hội nghị quan trọng của Nhà nước, quốc tế và khu vực với 28 đại sứ quán, 26
văn phòng, tổ chức quốc tế, 15 đơn vị lực lượng vũ trang đóng trên địa bàn.
10


1.2. Chức năng, nhiệm vụ
Theo Hiến pháp năm 1992 sửa đổi bổ sung năm 2002, UBND quận Ba
Đình là cơ quan chấp hành của HĐND quận, đồng thời là cơ quan hành chính

nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà
Chủ tịch UBND
nươc cấp trên. UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp
Phạm Văn Chanh
phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy quản lý nhà nước từ
trung ương tới cơ sở.
Căn cứ các Phó
ĐiềuChủ
123,tịch
124, 125 Hiến Phó
phápChủ
nămtịch
1992 và từ Điều
97Chủ
đến tịch
Điều
Phó Chủ tịch
Phó
110
của Luật Đặng
Tổ chức
11/2003/QH11
ngày
26/11/2003,
Đỗ Viết
Bình
VănHĐND
Tườngvà UBND
Bùi số
Văn

Thông
Nguyễn
Thế Công
UBND quận có nhiệm vụ tổ chức thực hiện Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên, HĐND cùng cấp, chỉ đạo hoạt động của UBND cấp
phường. Một cách chung nhất, UBND quận Ba Đình thực hiện nhiệm vụ quản
Văn phòng HĐND-UBND
Phòng Văn hóa và Thông tin
lý nhà nước trên 14 phường thuộc địa bàn quận trong các lĩnh vực: kinh tế, nông
- lâm - ngư nghiệp, thủy lợi, đất đai; công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp; xây
dựng, giao thông vận tải; thương mại, dịch vụ, du lịch; giáo dục, y tế, xã hội,
Nộivà
vụthể dục thể thao; trong
Phòng
Đàocông
tạo nghệ, tài
văn hoá, Phòng
thông tin
lĩnhGiáo
vực dục
khoavàhọc,
nguyên, môi trường; quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội; trong việc
thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo; việc thi hành pháp luật;
việc xâyPhòng
dựng chính
quyền và quản lý địa giới hànhPhòng
chính.Y tế
Tư pháp
1.3. Cơ cấu tổ chức
Căn cứ vào Luật Tổ chức HĐND-UBND năm 2003, Nghị định số

172/2004/NĐ-CP
19/9/2004 của Chính phủPhòng
quy định
Phòng Tài chính ngày
- Kế hoạch
Kinhtổtếchức các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Quyết định
số 341/QĐ-UBND ngày 20/01/2010 của UBND thành phố Hà Nội về việc tổ
Phòng
Tài nguyên
chức các
cơ quan
chuyên- môn thuộc UBND quận, huyện, thị xã thuộc Hà Nội;
Phòng Quản lý đô thị
trường
cơ cấu củaMôi
UBND
quận Ba Đình được tổ chức và thể hiện qua sơ đồ sau:

Phòng Lao động Thanh tra

Thương binh - Xã hội
11


Chú thích:

Mối quan hệ trực thuộc
Mối quan hệ phối hợp

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức các phòng ban chuyên môn UBND quận
UBND quận Ba Đình bao gồm: 1 Chủ tịch phụ trách chung, 1 Phó Chủ
tịch chịu trách nhiệm về chính trị - kinh tế, 1 Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm về
12


văn hoá - xã hội, 1 Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực an ninh - quốc phòng, 1 Phó
Chủ tịch phụ trách lĩnh vực quản lý đô thị, 1 Ủy viên phụ trách Văn phòng, 1
Ủy viên phụ trách Thanh tra, 1 Ủy viên phụ trách quân sự, 1 Ủy viên phụ trách
công an.
Các phòng ban thuộc UBND quận có 1 trưởng phòng, từ 1 đến 2 phó
trưởng phòng và một số chuyên viên cán sự. Biên chế của các phòng do UBND
quận quy định trên cơ sở tổng biên chế quản lý Nhà nước của UBND quận được
UBND Thành phố giao hằng năm.
2. Tổng quan về Văn phòng HĐND-UBND quận Ba Đình
2.1. Chức năng, nhiệm vụ
Căn cứ vào Nghị định 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ
quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh, Quyết định số 341/QĐ-UBND ngày 20/01/2010 của
UBND thành phố Hà Nội, Văn phòng HĐND-UBND quận Ba Đình là cơ quan
chuyên môn thuộc UBND quận thực hiện các nhiệm vụ:
- Tham mưu cho UBND quận xây dựng chương trình công tác năm, quý,
tháng, tuần, theo dõi, đôn đốc các phòng, ban, ngành UBND các phường thực
hiện. Thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ hoạt động của UBND quận.
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận soạn
thảo các báo cáo công tác của UBND quận, các báo cáo khác theo sự chỉ đạo điều
hành của Chủ tịch UBND quận. Dự thảo các văn bản do UBND quận trực tiếp
giao; tham gia ý kiến về nội dung và thẩm tra thể thức văn bản do các đơn vị dự thảo.
- Quản lý bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính của UBND quận; giúp
UBND quận tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo, yêu cầu của các tổ chức, cá nhân.

- Tổ chức mối quan hệ công tác giữa UBND quận với Quận uỷ, HĐND,
Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc và các cơ quan, đoàn thể thuộc quận. Giúp UBND
quận kiểm tra đôn đốc việc thực hiện quy chế làm việc của UBND.
13


- Tổ chức công bố văn bản quy phạm pháp luật của UBND quận, theo dõi,
kiểm tra việc thực hiện. Quản lý việc ban hành văn bản của UBND quận; thực
hiện chế độ bảo mật, phát ngôn, đưa tin, chuyển giao tài liệu theo quy định.
- Đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND quận.
Quản lý cán bộ, công chức thuộc, quản lý tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất
của UBND quận và Văn phòng theo quy định.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do UBND quận giao cho.
2.2. Cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc
Văn phòng HĐND-UBND quận Ba Đình làm việc theo chế độ thủ trưởng
bao gồm 1 Chánh Văn phòng, 2 Phó Chánh Văn phòng và các cán bộ, công
chức chia làm 4 bộ phận: Bộ phận chuyên viên tổng hợp; bộ phận CNTT, bộ
phận hành chính - quản trị, bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính.
Nhiệm vụ của từng vị trí lãnh đạo được phân công cụ thể như sau:
- Đồng chí Nguyễn Trung Dũng - Chánh Văn phòng
+ Là thủ trưởng, lãnh đạo và điều hành toàn diện các mặt công tác của
Văn phòng; phân công và điều hành chung hoạt động của các Phó Chánh Văn
phòng, các bộ phận, cán bộ, công chức văn phòng, thực hiện chế độ, chính sách
đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ
đối với cán bộ, công chức Văn phòng.
+ Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các ban
của HĐND, các đại biểu HĐND.
+ Tham mưu giúp UBND quận thực hiện công tác ngoại vụ, ứng dụng
CNTT vào quản lý nhà nước. Giúp UBND quận tổng hợp tình hình hoạt động
trên các lĩnh vực công tác: nội chính, an ninh - quốc phòng, chiến lược phát

triển kinh tế - xã hội; tổ chức cán bộ, thanh tra, phòng chống tham nhũng, thực
hành tiết kiệm, chống lãng phí, CCHC, tôn giáo.

14


+ Chuẩn bị các văn bản của HĐND và UBND quận tại các kỳ họp của
Quận ủy, HĐND, UBND quận và các báo cáo thường kỳ, đột xuất. Tổ chức ban
hành, công bố văn bản của HĐND, UBND và Chủ tịch UBND quận.
+ Giúp HĐND, UBND quận giữ mối quan hệ thường xuyên với Quận ủy,
Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân quận.
+ Trực tiếp phụ trách các bộ phận: Chuyên viên tổng hợp, Kế toán tài vụ, CNTT.
- Đồng chí Phạm Văn Hưng - Phó Chánh Văn phòng
+ Giúp Chánh Văn phòng và UBND quận tổng hợp tình hình hoạt động
trên các lĩnh vực công tác: quản lý đô thị; tài nguyên, môi trường; tư pháp; giải
phóng mặt bằng; phòng chống lụt bão, tìm kiếm, cứu nạn; công tác 197; tiếp
dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo.
+ Giúp UBND quận giữ mối quan hệ phối hợp quản lý với các cơ quan:
Đội Thanh tra giao thông công chính Ba Đình, Xí nghiệp Môi trường đô thị số
1, Xí nghiệp Kinh doanh nước sạch Ba Đình, Xí nghiệp Quản lý và Phát triển
nhà số 1, Điện lực Ba Đình.
+ Là tổ trưởng Tổ công tác giúp việc Ban Chỉ đạo áp dụng ISO quận, chịu
trách nhiệm tham mưu giúp Chánh Văn phòng và UBND quận áp dụng
HTQLCL theo tiểu chuẩn ISO 9001: 2000 trong quản lý hành chính tại quận.
+ Là trưởng bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính, tổ trưởng tổ tiếp
dân của UBND quận.
+ Điều hành hoạt động của Văn phòng khi Chánh Văn phòng vắng mặt,
thực hiện các nhiệm vụ đột xuất theo sự phân công của Chánh Văn phòng.
- Đồng chí Nguyễn Dân Huy - Phó Chánh Văn phòng
+ Tham mưu giúp Chánh Văn phòng và UBND quận thực hiện công tác

thi đua - khen thưởng. Giúp Chánh Văn phòng và UBND quận tổng hợp tình
hình hoạt động trên các lĩnh vực: quản lý kinh tế, kế hoạch, tài chính, đầu tư xây

15


dựng cơ bản; văn hóa thông tin, TDTT, giáo dục đào tạo, khoa học công nghệ, y
tế, lao động và giải quyết việc làm, các vấn đề xã hội, dân số - gia đình và trẻ em.
+ Tham mưu, giúp việc các cuộc họp của HĐND, UBDN, Hội đồng Thi
đua khen thưởng quân.

Chánh Văn phòng

Nguyễn
+ Phụ trách công tác hành
chínhTrung
- quản Dũng
trị.
n Dân

Nguyễ

CVP

Phạm

Hưng

CVP

+ Được ủy nhiệm của Chánh Văn phòng ký duyệt chi tiền lương, mua
Huy

Phó

Phó

Văn

sắm, sửa chữa trang thiết bị, cơ sở vật chất theo kế hoạch tài chính hàng năm
được UBND quận phê duyệt. Những khoản chi đột xuất phải được sự đồng ý
của Chánh Văn phòng.
+ Giúp HĐND, UBND
thường xuyên vớiBộỦy
ban
Bộ phận
Bộ phậnquận giữ mối quan
Bộ hệ
phận
phận
Mặt trận
cácnghệ
tổ chức chính tiếp
trị, nhận
xã hội,
nhânchính
dân. chuyên
viênTổ quốc quận,
công
và các

trả đoàn thểhành
Giúp
UBND quận giữ thông
mối quan
quản
lý chính
với các cơ quan:quản
Chi cục
tổng hợp
tin hệ phối hợp
hồ sơ
hành
trị
Thuế Ba Đình, Đội quản lý thị trường số 3, Kho bạc Nhà nước Ba Đình, Phòng
Thống kê quận,
Trạm viên
Thú y Ba Đình, Trung tâm yCán
tế dựbộphòng
quận Ba Đình.
Chuyên
văn thư
+ Trựctổng
tiếphợp
phụchung
trách các bộ phận: Văn thư - lưu trữ, giao thông; hành
Cán bộ lưu trữ
chính - quản trị; lễ tân, y tế, tạp vụ, bếp; bảo vệ, lái xe.
Chuyên
tổngvụhợp
bộcông

hànhcủa
chính
- quản
trị phòng.
+ Thực
hiệnviên
nhiệm
đột xuất theo sựCán
phân
Chánh
Văn
công tác tiếp dân
2.4. Quy chế tổ chức và hoạt động
Cán bộ kế toán
Văn phòng HĐND-UBND quận Ba Đình được tổ chức dựa trên điều kiện
Chuyên viên tổng hợp
Cán bộ thủ kho - thủ quỹ
công tác thực tiễn của UBND quận và căn cứ vào Nghị định số 172/2004/NĐcông tác kinh tế
CP ngày 29/9/2004 của Chính phủ về quy định tổ Nhân
chức các
viêncơláiquan
xe chuyên môn
thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Quy chế làm việc của
Chuyên viên tổng hợp
Nhân viên giao thông
UBND quận ban hành kèm theo Quyết định số 1352/2006/QĐ-UBND ngày
công tác quản lý đô thị
30/6/2006 của UBND quận; căn cứ vào HTQLCL
9001: 2000,
Nhân tiêu

viênchuẩn
lễ tân, ISO
tạp vụ
Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND-UBND quận.
Chuyên viên tổng hợp
Nhân viên y tế
công tác văn hoá - xã hội

Nhân viên bảo vệ
16


Chú thích

Mối quan hệ trực thuộc
Mối quan hệ phối hợp

Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND-UBND quận Ba Đình
2.5. Các nguồn lực
17


- Nguồn nhân lực: Văn phòng HĐND-UBND quận Ba Đình tính đến thời
điểm tháng 3/2010 có tất cả 39 cán bộ, công chức, nhân viên. Số cán bộ, công
chức thuộc biên chế chiếm 30% còn lại là nhân viên hợp đồng. Trong đó, về
chuyên môn nghiệp vụ, thạc sĩ: 5, đại học: 22, trung cấp: 4. Về trình độ lý luận
chính trị, cao cấp: 7, trung cấp: 5; về trình độ quản lý nhà nước, đại học: 2, bồi
dưỡng: 7 (Theo bảng số liệu tổng hợp của Phòng Nội vụ). Về số lượng người có
bằng cấp tin học, đại học: 1, cao đẳng: 1, trung cấp: 1 (Theo Báo cáo về công
tác ứng dụng CNTT phục vụ CCHC năm 2009). Đồng thời, đa số cán bộ, công

chức đều được tham gia bồi dưỡng những kiến thức mới để hoàn thiện năng lực
làm việc của mình thông qua các chương trình bồi dưỡng của UBND, Văn phòng tổ chức.
- Cơ sở vật chất: Văn phòng HĐND-UBND quận Ba Đình được bố trí
làm việc tại tầng 1, 3, 4 với địa điểm thông thoáng của tòa nhà 7 tầng tại số 25
phố Liễu Giai, diện tích 2.241,81 m2 bao gồm cả khuôn viên rộng, có chỗ để xe.
Các bộ phận đều được trang bị máy điều hòa, điện thoại, ghế xoay, các vật dụng
văn phòng cùng với số lượng máy tính sử dụng: 33, máy in: 18, modem: 2, máy
quét: 2. Văn phòng sử dụng chủ yếu 4 phần mềm ứng dụng: Phần mềm quản lý
hồ sơ “một cửa”, phần mềm quản lý văn bản đến, đi; trang thông tin điện tử
quận, hệ thống thư điện tử.
- Kinh phí, tài chính: Năm 2009, với tổng thu ngân sách nhà nước của
quận đạt 179% kế hoạch, kinh phí hoạt động cho Văn phòng quận được UBND
quận thực hiện bằng cách trực tiếp giao dự toán thu chi ngân sách đảm bảo đủ
kinh phí theo định mức.
Với nguồn nhân lực, vật lực, tài lực được đảm bảo khá đầy đủ, Văn phòng
quận quán triệt ý nghĩa tầm quan trọng phải sử dụng, khai thác tối đa lợi thế
hiện có của quận. Sử dụng có hiệu quả những nguồn lực nội tại của tổ chức
được xác định là một trong những công tác trọng tâm nhằm thực hiện Luật Thực
hành tiết kiệm, chống lãng phí năm 2005, phòng chống tham nhũng.
2.6. Cơ chế quản lý, lãnh đạo
18


Văn phòng HĐND-UBND quận làm việc theo chế độ thủ trưởng, Chánh
Văn phòng phụ trách, điều hành các hoạt động của chung và phụ trách những
công tác trọng tâm. Các Phó Chánh Văn phòng phụ trách những lĩnh vực công
tác được Chánh Văn phòng phân công, trực tiếp giải quyết các công việc phát sinh.
Lãnh đạo Văn phòng quận đã thực hiện nhiều phương thức lãnh đạo kết
hợp để điều hành tổ chức và hoạt động của cán bộ, công chức thuộc đơn vị.
Thực hiện Nghị định 130/2005/NĐ-CP và Nghị định 43/2006/NĐ-CP của

Chính phủ, Văn phòng đã thực hiện phương thức quản lý khoán biên chế và chi
phí hành chính đối với các bộ phận thuộc Văn phòng. Với những công việc cụ
thể, hình thức quản lý được thực hiện theo đầu mối công việc, phân công lao
động và chuyên môn hóa cho từng bộ phận theo phương thức mô tả công việc.
Bên cạnh đó, lãnh đạo quận cũng không ngừng thi hành các biện pháp kiểm tra,
giám sát, kiểm soát các nhân viên cấp dưới, áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn
ISO 9001:2000 động viên sự sáng tạo chủ động của họ để hoàn thành tốt công việc.
II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
HĐND-UBND QUẬN BA ĐÌNH

1. Các nghiệp vụ hành chính
1.1. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
Chương trình, kế hoạch đều là sự định hình, dự báo mục tiêu, định hướng
lớn, có ý nghĩa quan trọng lâu dài và phương thức thực hiện các mục tiêu, định
hướng đó của cơ quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định. Đối với
Văn phòng HĐND-UBND quận, thực chất đây là việc xây dựng các văn bản thể
hiện chương trình, kế hoạch hoạt động của UBND quận trong từng giai đoạn
hay mảng công việc cụ thể.
Chương trình, kế hoạch mà Văn phòng quận xây dựng và tổ chức thực hiện
bao gồm các chương trình: tuần, tháng, quý, năm. Một chương trình công tác
được lập bởi Văn phòng quận thường được thực hiện theo các bước sau đây:

19


+ Bước 1: Các chuyên viên thuộc bộ phận tổng hợp theo từng lĩnh vực
phân công có trách nhiệm thu thập đầy đủ các dữ liệu, thông tin có liên quan, rà
soát hồ sơ làm việc trước đó nhằm xác định thứ tự các công việc ưu tiên giải
quyết trước. Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng, các chuyên viên
có trách nhiệm tham khảo ý kiến của các phòng, ban chuyên môn tổng hợp số

liệu, đề xuất những vấn đề liên quan, báo cáo Phó Chánh Văn phòng.
+ Bước 2: Sau khi Phó Chánh Văn phòng đã dự thảo, chuyển Chánh Văn
phòng kiểm tra, hoàn chỉnh dự thảo về tên gọi, phạm vi thời gian, đối tượng
thực hiện, tên công việc, đối tượng, hình thức, thời gian cần giải quyết.
+ Bước 3: Trình lãnh đạo quận phê duyệt và tổ chức thực hiện.
+ Bước 4: Tổ chức triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch thông qua
việc định kỳ kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh kịp thời.
Căn cứ để Văn phòng lập chương trình, kế hoạch bao gồm: Các chỉ tiêu
của Nhà nước và yêu cầu thực tế; chủ trương, quyết định của cấp trên, kế hoạch
hàng năm của HĐND, UBND quận, tình hình công tác với các cơ quan liên
quan; biên chế của quận… Thời gian để việc lập một chương trình, kế hoạch
công tác hoàn thành phụ thuộc vào thời gian thực hiện dự kiến của chương trình
đó. Đối với lịch công tác tuần, các chuyên viên có 3-5 ngày chuẩn bị, với kế
hoạch tháng là 15 ngày, kế hoạch hoạt động năm là 1 tháng.
Qua khảo sát nhận thấy Văn phòng quận đã làm tốt nghiệp vụ này, giúp
cho lãnh đạo quận chủ động giải quyết được công việc, có thêm thời gian
nghiên cứu. Tuy nhiên, nghiệp vụ này không thể tránh khỏi những hạn chế do
chủ yếu còn phụ thuộc vào trình độ của Chánh Văn phòng, cách giao việc của
lãnh đạo UBND, năng lực của chuyên viên.
1.2. Tham mưu và tổ chức thông tin
Thông tin trong hoạt động quản lý tập hợp tất cả các thông báo khác nhau
về các sự kiện xảy ra, về những thay đổi thuộc tính trong hoạt động quản lý và
môi trường bên ngoài có liên quan, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức và các
20


yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian, thời gian với các khách thể quản lý.
Trong công tác quản lý thông tin, Văn phòng quận có vai trò đặc biệt quan
trọng, là đầu mối “đến” và “đi” của mọi thông tin liên quan tới UBND quận.
Công việc tham mưu và tổ chức thông tin có mối quan hệ với nhau, tham mưu

để xử lý, cung cấp thông tin và tổ chức thông tin cũng chính là để tham mưu.
Về việc tổ chức thông tin: Bộ phận chuyên viên tổng hợp do Chánh Văn
phòng phụ trách phối hợp với Phòng Văn thư và các phòng, ban liên quan để
thu thập các thông tin có tính định hướng; tổ chức xử lý thông tin cho đối tượng
cần thiết. Chánh Văn phòng phụ trách chung và trực tiếp báo cáo, đề xuất lãnh
đạo UBND quận. Thực hiện nghiệp vụ này, Văn phòng quận đã có sự phối hợp
công tác thường xuyên với các phòng, ban và các đơn vị liên quan trong và
ngoài UBND. Ngoài ra, Văn phòng đã luôn có trách nhiệm cung cấp thông tin
về tình hình hoạt động của UBND quận cho các đoàn thể nhân dân, cơ quan
thông tin đại chúng mà tiêu biểu là thông qua “Trang tin điện tử quận Ba Đình”
với địa chỉ do bộ phận CNTT phụ trách.
Về công tác tham mưu: Văn phòng thể hiện chức năng tham mưu chủ yếu
thông qua công tác xây dựng văn bản nhằm thể chế hóa những ý kiến chỉ đạo, giải
quyết công việc của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND quận đến các phòng, ban, đơn
vị, UBND các phường dưới dạng công văn, thông báo. Văn bản do chuyên viên
tổng hợp dự thảo, sau đó trình Chánh, Phó Chánh Văn phòng xem xét, hoàn chỉnh
và trình ký người có thẩm quyền. Đối với các văn bản do cơ quan chuyên môn
được UBND giao soạn thảo, Văn phòng cũng giúp UBND quận kiểm tra nội dung
và thể thức văn bản. Như vậy, nội dung, chất lượng, hình thức văn bản của UBND
quận ban hành phụ thuộc rất lớn vào bộ phận Văn phòng. Theo bảng tổng kết của
bộ phận Văn thư thì năm 2009 có đến 3703 Quyết định, 1269 Công văn, 820
Thông báo, 766 Báo cáo, 566 giấy mời do Văn phòng quận đã trực tiếp xây dựng
và kiểm tra thể thức, nội dung trước khi ban hành.
1.3. Công tác văn thư

21


Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư thì công tác văn thư “bao gồm các công việc về soạn thảo, ban

hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt
động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn
thư”. Tại Văn phòng quận, công tác văn thư được giao cho bộ phận văn thư và
được thực hiện tốt theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2010/NĐCP; Công văn số 425/VTLTNN-NVTW, đảm bảo thực hiện trên các khâu:
- Quản lý văn bản đến: Văn bản đến là tất cả các văn bản, đơn, thư do cá
nhân gửi đến cơ quan, tổ chức. Trước hết, đối với việc tiếp nhận văn bản, nhân
viên văn thư kiểm tra địa chỉ, số lượng, chất lượng của phong bì đựng văn bản và
sẽ trả lại những văn bản không đúng thể thức. Sau đó, sẽ tiến hành phân loại sơ
bộ các văn bản được gửi đến. Văn bản được phân làm hai loại, loại được mở bì
đăng ký, là loại gửi UBND, Thường trực UBND, Văn phòng HĐND-UBND và
loại không được mở bì, không đăng ký là văn bản gửi cho các phòng ban và tổ
tham mưu. Thực hiện theo đúng quy định, nhân viên văn thư của Văn phòng
quận không mở bì những văn bản mà bên ngoài bì ghi đích danh hoặc chức
danh người nhận như Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Chánh Văn phòng và các văn bản
có dấu chỉ mức độ mật. Với các văn bản gửi các phòng ban, nhân viên văn thư
cũng không mở bì mà sẽ chia theo từng phòng ban để vào các ngăn riêng cho
nhân viên các bộ phận này nhận và làm thủ tục đăng ký.
Sau khi tiếp nhận, phân loại sơ bộ và xử lý, văn bản được đăng ký vào cơ
sở dữ liệu trên máy tính với phần mềm quản lý văn bản. Đối với loại do cán bộ
văn thư bóc bì, nhân viên văn thư đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký
hiệu ghi trong văn bản và đóng dấu “đến”. Tiếp đó, văn bản đến được gắn phiếu
xử lý rồi được chuyển cho Chánh Văn phòng để phân loại, trình lãnh đạo
UBND quận có thẩm quyền giải quyết. Sau khi có ý kiến phân phối, chỉ đạo của
lãnh đạo UBND quận; văn bản được chuyển trở lại bộ phận văn thư để đăng ký
bổ sung. Dấu đến và phiếu xử lý của UBND quận được thực hiện theo Công văn
số 425/VTLTNN-NVTW (Xem mẫu phần Phụ lục).
22


- Quản lý văn bản đi: Văn bản đi là tất cả các văn bản do cơ quan, tổ chức

phát hành. Nhân viên văn thư trước khi làm thủ tục đăng ký văn bản đi phải
kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Sau khi được đánh số
theo hệ thống số chung, văn bản được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian
quy định. Nhân viên văn thư có trách nhiệm đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ
lục kèm theo văn bản chính. Tiếp đó, việc đăng ký văn bản đi của UBND quận
được tiến hành theo cách truyền thống (vào sổ đăng ký văn bản đi) và theo cách
hiện đại (đăng ký trên máy vi tính). Việc đánh số và đóng các loại dấu của văn
bản được thực hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Tất cả các văn bản sau khi đã thực hiện các quy trình nói trên sẽ được
nhân viên văn thư cho vào phong bì dán cẩn thận và ghi tên cơ quan đơn vị
nhận văn bản một cách rõ ràng. Việc chuyển văn bản đi được chuyển đến các cơ
quan tiếp nhận bằng hai cách: nhân viên văn thư của ủy ban trực tiếp gửi văn
bản đến các cơ quan tiếp nhận theo đúng địa chỉ ghi trên phong bì; hoặc nhân
viên các phòng tự gửi văn bản theo đến các cơ quan tiếp nhận theo đường bưu điện.
Bảng số lượng văn bản đến và đi của UBND quận Ba Đình
Năm

2003

2005

2009

Văn bản đến

2858

3662

6125

Văn bản đi

6249

6961

9076

(Nguồn: Bảng tổng kết số liệu của Phòng Văn thư từ năm 2003 - 2009)
Qua bảng số liệu trên ta thấy số lượng văn bản đến và đi ngày càng tăng
dần, tăng mạnh qua các năm. Năm 2009 so với năm 2005, tổng số văn bản đến
tăng gấp 1,67 lần, văn bản đi tăng gấp 1,3 lần. Trong đó tăng nhanh nhất là
những văn bản do thành phố Hà Nội; do cơ quan, đơn vị sự nghiệp, phòng, ban
thuộc quận gửi đến. Tính trung bình, trong năm 2009, mỗi tháng nhân viên văn
thư UBND tiếp nhận hơn 500 văn bản, tài liệu đến. Còn trong số văn bản đi
chiếm số lượng lớn nhất là vẫn là Quyết định, Công văn, Giấy phép xây dựng.
23


- Quản lý và sử dụng con dấu: Dấu của UBND quận Ba Đình bao gồm con
dấu chung của UBND quận; dấu chức danh Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND
quận; dấu tên; dấu Văn phòng; dấu chỉ mức độ mật; khẩn; dấu hoả tốc; dấu
“đến”. Các loại dấu của UBND đều được Phòng Văn thư bảo quản theo đúng
quy định của nhà nước tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số
58/2002/NĐ-CP, Thông tư số 08/2002/TT-BCA. Con dấu được bảo quản hợp lý
trong tủ gỗ tại nơi thoáng mát. Khi sử dụng xong phải để đúng vị trí, khoá tủ và
bảo quản tại Phòng Văn thư. Các con dấu được bố trí theo từng ngăn hợp lý,
tiện cho việc sử dụng.
- Lập hồ sơ: Đây là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành

trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc và
phương pháp nhất định. Hồ sơ bao gồm các nội dung: Mở hồ sơ; thu thập; cập
nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
vào hồ sơ; kết thúc và biên mục hồ sơ. Tại UBND quận Ba Đình, các tập hồ sơ
đều phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành; luôn được biên
mục đầy đủ, chính xác và có nơi bảo quản riêng. Hết một năm công tác, toàn bộ
hồ sơ đều được lưu trữ trong tủ sắt, có khoá, phân theo từng năm. Sau 5 năm, thì
được chuyển lên kho lưu trữ riêng tại tầng 7 với những điều kiện bảo quản
nghiêm gặt. Tại đây, cứ theo định kỳ, kho chứa hồ sơ được phun thuốc bảo quản
chống ẩm, mốc và được bảo quản với nhiệt độ hợp lý, chỉ người có nhiệm vụ
mới được vào. Tuy nhiên việc lập hồ sơ vẫn còn bị tồn đọng vào cuối năm do
chưa xác định được đúng đắn đây trách nhiệm của bộ phận văn thư mà không
phải nhiệm vụ của bộ phận lưu trữ như nhầm tưởng.
1.4. Tổ chức hội họp
Như Patrick Lencioni - chủ tịch hãng The Table Group, tư vấn về quản trị
ở San Francisco Baytrea (Mỹ) đồng thời là tác giả cuốn sách “Chết vì hội họp”
cũng không thể phủ nhận rằng: Họp là một hoạt động không thể thiếu, là “hoạt
động tương tác năng động liên quan đến công việc”. Trong cơ quan hành chính
nhà nước thì họp còn là “một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một
24


cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà
nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong công
việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình
theo quy định của pháp luật” (Theo Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày
25/5/2006 của Thủ tướng Chính phủ quy định về chế độ họp trong các cơ quan
hành chính nhà nước).
Theo đó, Văn phòng quận có nhiệm vụ chuẩn bị các cuộc họp hàng tuần,
tháng, năm, quý của UBND quận, cuộc họp do Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND

quận chủ trì. Các loại cuộc họp bao gồm: Họp giao ban của Chủ tịch với các
Phó Chủ tịch UBND quận; họp tham mưu, tư vấn; họp làm việc; họp tập huấn,
triển khai, họp sơ kết, tổng kết chuyên đề. Theo đó, Chánh Văn phòng chỉ đạo
các chuyên viên tổng hợp chuẩn bị chương trình, tài liệu, giấy mời (xem Phụ
lục) gửi các thành viên UBND quận và các cơ quan được mời họp cùng các tài
liệu, đề án, văn bản dự thảo cần thông qua tại phiên họp ít nhất 3-5 ngày trước
đó sau khi tham khảo ý kiến của các phòng chuyên môn. Chuyên viên tổng hợp
theo mảng, lĩnh vực phân công có trách nhiệm lập danh sách số người dự họp,
phối hợp với bộ phận hành chính quản trị đảm bảo các điều kiện vật chất phục
vụ cuộc họp và ghi biên bản cuộc họp (Xem mẫu Lịch công tác tuần tại phần Phụ lục).
Việc chuẩn bị cho cuộc họp được Văn phòng quan tâm, chuẩn bị khá kỹ,
chất lượng được đảm bảo theo những nội dung quy định tại Quyết định số
114/2006/QĐ-TTg. Đồng thời, cũng tuân thủ nghiêm những quy định khống
chế về thời gian họp: Họp tham mưu, tư vấn không quá một buổi làm việc; họp
chuyên môn từ một buổi làm việc đến 1 ngày, trường hợp cần thiết có thể kéo
dài hơn, nhưng không quá 2 ngày; họp tổng kết công tác năm không quá 1 ngày;
họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ 1 đến 2 ngày tùy theo tính chất, nội dung của
chuyên đề; họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ 1 đến 3 ngày tuỳ theo
tính chất và nội dung vấn đề; các loại cuộc họp khác thì tuỳ theo tính chất và nội
dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý, nhưng không quá 2 ngày.
Quy trình tổ chức một cuộc họp được biểu hiện qua sơ đồ sau:
25