PHÁT TRIỂN hệ THỐNG THÔNG TIN QUẢN lý xử lý điểm THI PHÒNG KHẢO THÍ và đảm bảo CHẤT LƯỢNG TRƯỜNG đại học KINH tế QUỐC dân

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
KHOA TIN HỌC KINH TẾ

Bài tập lớn môn Phát triển hệ thống thông tin quản lý
PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ XỬ LÝ ĐIỂM THI
PHÒNG KHẢO THÍ VÀ ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

Lớp Phát triển hệ thống thông tin_1

HÀ NỘI, 2016


Mục lục

1. Đề cương dự án
1.1. Thông tin chung về dự án
1.1.1. Tên dự án
Tên dự án: Phát triển hệ thống thông tin quản lý xử lý điểm thi tại phòng Khảo
thí và Đảm bảo chất lượng Trường Đại học Kinh tế quốc dân.
1.1.2. Mục tiêu dự án
- Giảm bớt 25% thời gian xử lý bài thi trước và sau khi chấm thi
- Giảm 98% số lượng điểm bị nhập sai so với trước
- Giảm 40% khối lượng công việc so với trước cho mỗi cán bộ, nhân viên phòng
khảo thí
- Giảm 30% khối lượng tài liệu giấy cần phải lưu trữ
1.1.3. Tên cơ quan chủ trì
Phòng Khảo Thí và Đảm bảo chất lượng giáo dục Trường Đại học Kinh tế quốc
dân.
1.1.4. Nguồn kinh phí thực hiện dự án
Dự kiến tổng kinh phí là 230.000.000 đồng. Trong đó:

- Nguồn kinh phí từ nhà trường hỗ trợ: 100.000.000 đồng.
- Nguồn kinh phí từ các doanh nghiệp, đơn vị tài trợ: 130.000.000 đồng
1.1.5. Thời gian thực hiện
Dự kiến thực hiện dự án sẽ kéo dài trong khoảng 50 tuần (1 năm), bắt đầu từ
tháng 10/2015 đến tháng 10/2016.
1.2. Thực trạng HTTT
1.2.1. Mô tả tổ chức
- Tên tổ chức: Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng.
- Loại hình: Phòng ban chức năng của tổ chức giáo dục.
- Chức năng: tổ chức và thường trực công tác khảo thí các kỳ thi tuyển sinh, tốt
nghiệp cuối khóa, hết học phần theo đúng chế của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
1.2.2. Thực trạng của HTTT
- Hệ thống xử lý điểm bài thi tự luận:
+ Bài thi sau khi được tổng hợp tại phòng Khảo thí phải thông qua nhiều
khâu trung gian, chuyển đến các phòng ban, bộ môn chấm thi và lên
điểm tại phòng Quản lý Đào tạo tốn thời gian. Quy trình xử lý bài thi
tuân thủ chặt chẽ quy chế của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
2


-

-

+ Các khâu rọc phách, khớp phách, dồn túi…được thực hiện bằng phương
pháp thủ công, quá trình hoàn toàn do nhân lực con người làm, các
thông tin liên quan được lưu trữ hoàn toàn trên văn bản giấy.
Hệ thống thông tin xử lý điểm thi đối với bài thi trắc nghiệm đã được phát triển
với nhiều ưu điểm, tuy nhiên chưa tự động hóa hoàn toàn.
+ Do phần lớn công việc còn mang tính thủ công cao nên khó tránh khỏi

những sai sót trong quá trình chấm, nhập điểm, lên điểm,..
+ Đến mỗi kì thi, phòng Khảo thí luôn phải đối mặt với áp lực công việc
với việc xử lý hàng nghìn bài thì, chưa kể đến những trường hợp phúc
khảo sau thi sẽ phải có những thủ tục nhất định để được rà soát lại bài
thi, thậm chí có những trường hợp biết điểm muộn nên hết thời hạn có
thể phúc khảo bài thi của mình.
Công nghệ chưa được đầu tư nhiều, trình độ công nghệ thông tin của nhân lực
trong phòng khảo thí chưa cao.

1.2.3. Tồn tại, cơ hội và giải pháp cho HTTT
1.2.3.1. Tồn tại
- Quá trình xử lý bài thi thủ công, cồng kềnh phức tạp, gây ra nhiều sai sót.
- Quá trình lên điểm lâu, vượt quá thời hạn phúc khảo, ảnh hưởng đến kết quả
của sinh viên.
- Khối lượng công việc lớn, phần lớn là công việc thủ công.
1.2.3.2. Cơ hội
Trường Đại học Kinh tế quốc dân là trường Đại học lớn, đội ngũ cán bộ giáo
viên ở các Khoa Viện có chuyên môn cao có thể xây dựng, góp ý, giám sát việc thực
hiện dự án phát triển hệ thống, đồng thời có đủ điều kiện về tài chính, kỹ thuật… cho
việc hoàn thành HTTT.
Cùng với sự phát triển đi lên của đất nước, trường Đại học Kinh tế Quốc dân là
một trong những trường đầy tiên trong cả nước được Bộ giáo dục cho phép tự chủ về
tài chính. Do đó trường cũng đang hướng tới hoàn thiện hơn hệ thống thông tin quản
lý và chuyên môn hóa các công việc, có thể ứng dụng nhiều hơn những công nghệ
hiện đại trong quá trình quản lý cũng như thực hiện công việc
Đất nước cũng đang trong quá trình hội nhập quốc tế, nên xu hướng học hỏi
những ứng dụng công nghệ tiên tiến trong hệ thống thông tin cũng được mở ra, tạo
điều kiện cho những thay đổi cần thiết
Đây là cơ hội để giảm bớt các khâu trung gian không cần thiết, nâng cao chất
lượng giáo dục, hoàn thiện HTTT của trường, góp phần khẳng định vị thế, uy tín của

Trường Đại học Kinh tế quốc dân.
1.2.3.3. Giải pháp
- Tiến hành tin học hóa, áp dụng công nghệ vào một số khâu trong hệ thống
thông tin quản lý xử lý điểm thi, mà chủ yếu là khâu xử lý phách, lên điểm ở
phòng khảo thí.
- Xây dựng mô hình cơ sở dữ liệu hợp lý, từ đó có thể truy xuất thông tin dễ
dàng.
3


-

Vấn đề bảo mật thông tin trong quá trình thử nghiệm hệ thống mới

1.3. Các hoạt động
1.3.1. Hoạt động 1
- Tên hoạt động: Phân tích chi tiết về hệ thống thông tin quản lý điểm thi của
phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng hiện tại.
- Mục tiêu: nắm rõ ưu điểm, nhược điểm và các yếu tố của hệ thống cũ, từ đó có
cơ sở để phát triển hệ thống xử lý điểm mới.
- Nội dung:
+ Nghiên cứu về đặc điểm, cách vận hành của hệ thống.
+ Chỉ ra những vấn đề của hệ thống.
+ Phân tích nguyên nhân của những tồn tại.
+ Chỉ ra hướng phát triển cho hệ thống.
1.3.2. Hoạt động 2
- Tên hoạt động: Thiết kế logic
- Mục tiêu: có hệ cơ sở dữ liệu đầy đủ, hợp lý, phù hợp với yêu cầu xử lý điểm
thi của hệ thống, hoàn thiện các xử lý tra cứu và cập nhật.
- Nội dung:

+ Thiết kế cơ sở dữ liệu xử lý điểm thi.
+ Thiết kế xử lý và và thiết kế các dòng vào (mã phách, mã sinh viên,
thông tin sinh viên…).
+ Bổ sung tài liệu và hợp thức hóa mô hình logic.
1.3.3. Hoạt động 3
- Tên hoạt động: Thiết kế vật lý ngoài
- Mục tiêu: có được mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được đưa ra.
- Nội dung: thiết kế khuôn dạng trình bày của các đầu ra và thể thức nhập tin cho
người sử dụng.
1.3.4. Hoạt động 4
- Tên hoạt động: Thực hiện kỹ thuật, cài đặt và bảo trì
- Mục tiêu: Hoàn thiện HTTT xử lý điểm thi, khắc phục những sai sót của hệ
thống, đưa hệ thống đi vào sử dụng.
- Nội dung:
+ Lập trình chương trình
+ Thử nghiệm phần mềm
+ Hoàn thiện tài liệu hệ thống
+ Cài đặt thí điểm hệ thống tại phòng Khảo thí
+ Lập kế hoạch chuyển đổi
+ Đào tạo và hỗ trợ người sử dụng
+ Bảo trì hệ thống
1.4. Bảng phân bố chi phí
Giai đoạn
1. Đánh giá yêu cầu

Kinh phí
10.000.000
4

2. Phân tích chi tiết

50.000.000

3. Thiết kế logic

30.000.000

4. Đề xuất các phương án và giải pháp

10.000.000

5. Thiết kế vật lý ngoài

20.000.000

6. Thực hiện kỹ thuật

50.000.000

7. Cài đặt, bảo trì và khai thác hệ thống

60.000.000

Tổng giá trị dự án

230.000.000

1.5. Tiến độ
Giai đoạn

T1 T2 T
3

T4 T5 T
6

T7 T8 T9 T1
0

T11 T12

Giai đoạn 1
Giai đoạn 2
Giai đoạn 3
Giai đoạn 4
Giai đoạn 5
Giai đoạn 6
Giai đoạn 7
1.6. Các đối tưởng hưởng lợi ích
• Trung tâm ĐBCLGD và khảo thí:
- Với hệ thống hiện tại:
+ Công việc làm phách, hồi phách và nhập điểm hoàn toàn thủ công. Lưu
trữ bài thi trong kho tốn diện tích, truy cứu thông tin, tìm kiếm khó
khăn.
+ Ngoài ra, nếu chấm thi theo phương pháp thủ công thì trường học cũng
mất rất nhiều thời gian và công sức để tập hợp các dữ liệu dành cho việc
chấm điểm mỗi kỳ. Việc sai sót là không thể tránh khỏi.
- Với hệ thống mới:
+ Công việc được tin học hóa hoàn toàn, dữ liệu được máy xử lý nhanh,

lưu trữ điện tử an toàn, tra cứu, tìm kiếm, báo cáo nhanh tức thời, tiết
kiệm tối đa thời gian và nhân lực.
+ Việc sử dụng hệ thống mới cũng đồng thời làm tăng tính chuyên nghiệp
của trung tâm ĐBCLGD và khảo thí trước các trung tâp hỗ trợ đào tạo
khác và sinh viên trong trường.
• Khoa - Viện
- Với hệ thống hiện tại: Quy trình sàng lọc, thống kê sinh viên có bài thi phúc
khảo mất nhiều thời gian do sử dụng sổ sách.
- Với hệ thống mới: Tạo điều kiện truy cứu, sàng lọc chính xác, nhanh gọn, tiện
lợi các bài thi có yêu cầu phúc khảo.
5


• Sinh viên
- Với hệ thống hiện tại:
+ Tốn nhiều thời gian chờ điểm thi học phần.
+ Phúc tra điểm thi diễn ra qua nhiều công đoạn, tốn thời gian, chi phí.
- Với hệ thống mới:
+ Tạo điều kiện phúc tra hay kế hoạch học tập kịp thời do thời gian xem
điểm của sinh viên nhanh hơn.
+ Phúc tra điểm thi diễn ra qua ít công đoạn, thủ tục đơn giản, giảm bớt
chi phí.

6


2. Giai đoạn đánh giá yêu cầu
2.1. Lập kế hoạch
2.1.1. Phân công công việc

Công việc thực hiện
1. Yêu cầu
2. Phương pháp đánh giá yêu cầu
3. Mô tả khung cảnh
4. Hệ thống nghiên cứu
5. Nêu các vấn đề

Thời gian dự kiến
3 ngày

Nguyễn Thị Thơm
Bùi Thị Hương

2 ngày

Trương Thị Hạnh

4 ngày

Đặng Thị Diệu
Nguyễn Thị Kim Anh

2 ngày

Đặng Quỳnh Mai

4 ngày

Hà Ngọc Anh
Nguyễn Ngọc Diệp

3 ngày

Lê Thị Thu Hồng
Phan Thị Hà
Cao Thị Kim Ngân

2 ngày

Vũ Phương Thảo
Bùi Minh Trang

6. Đánh giá khả thi
7. Đề xuất của dự án

Thành viên phụ trách

2.1.2. Phân bổ chi phí

STT

Khoản chi dự kiến

1

Chi phí nhân công

2

Chi phí trang thiết bị

3

Chi phí khác
Tổng

Số tiền
11.000.000
1.000.000
500.000
12.500.000

2.2. Yêu cầu
2.2.1. Tên yêu cầu
Phát triển hệ thống thông tin quản lý xử lý điểm Phòng khảo thí và đảm bảo
chất lượng giáo dục trường Đại học Kinh tế quốc dân.
2.2.2. Tên bộ phận nêu yêu cầu
Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng giáo dục trường Đại học Kinh tế quốc
dân.
2.2.3. Hệ thống thông tin nghiên cứu có liên quan tới yêu cầu
Hệ thống thông tin quản lý xử lý điểm Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng
giáo dục Trường Đại học Kinh tế quốc dân.
7


2.2.4. Những nội dung đề xuất
- Rút ngắn thời gian xử lý phách và lên điểm
- Giảm thiểu sai sót trong quá trình đánh phách và khớp phách
- Hiện đại hóa khâu xử lý bài thi
- Giảm khối lượng công việc cho phòng Khảo thí

2.3. Phương pháp tiến hành đánh giá yêu cầu
2.3.1. Công cụ thu thập thông tin
- Tài liệu có liên quan
- Bảng câu hỏi phỏng vấn
- Giấy, bút ghi chép
2.3.2. Quá trình thu thập thông tin
- Nghiên cứu các tài liệu có liên quan của Bộ Giáo dục và Đào tạo, văn bản công
bố trên trang web của Phòng Khảo thí: làm rõ quy trình xử lý phách, lên điểm
của phòng Khảo thí, các quy chế liên quan.
- Quá trình phỏng vấn:
+ Phỏng vấn Thạc sĩ Tạ Mạnh Thắng (Phó trưởng phòng Khảo thí và Đảm
bảo chất lượng giáo dục trường Đại học Kinh tế quốc dân): tìm hiểu các
vấn đề tồn tại trong hệ thống xử lý điểm thi ở phòng khảo thí, tham khảo
một số giải pháp do Phòng Khảo thí đề xuất, một số kế hoạch của phòng
khảo thí nhằm phát triển hệ thống thông tin phục vụ cho kỳ thi hết học
phần.
+ Phỏng vấn sinh viên trường Đại học Kinh tế quốc dân: làm rõ các vấn đề
liên quan đến điểm thi, thời gian biết điểm, mong muốn của sinh viên về
thời gian biết điểm.
- Quan sát: quan sát về khung cảnh phòng khảo thí, thái độ làm việc của các
chuyển viên…
2.4. Mô tả khung cảnh
2.4.1. Các bộ phận, chức năng, vị trí có ảnh hưởng từ hệ thống
 Các chuyên viên phòng Khảo thí
STT Họ tên
Nhiệm vụ được phân công
1. Phụ trách các mảng công tác của phòng.
1
ThS. Lê Xuân Tùng
2. Phụ trách trực tiếp công tác Khảo thí, công tác tổ

chức thi trắc nghiệm trên máy tính
2

ThS. Tạ Mạnh Thắng

1. Phụ trách công tác Đảm bảo chất lượng giáo dục.
2. Phụ trách công tác cố vấn học tập.

8


3

4

5

1. Chịu trách nhiệm quản lý công tác CVHT của các
đơn vị: Bất động sản và KHTV; Khoa học Quản
lý; KT&QL Môi trường và Đô thị; Ngoại ngữ kinh
tế; Thông Tin Kinh tế; Toán Kinh tế.
2. Tham gia công tác khảo thí các kỳ thi học phần
ThS. Nguyễn T. Chung
(theo phân công nhóm thư ký phục vụ thi học
phần).
3. Trực thi nghiệm trên máy theo kế hoạch thi.
4. Tham gia công tác_ĐBCLGD theo phân công cụ
thể của Lãnh đạo phòng.
1. Chịu trách nhiệm quản lý công tác khảo thí của
các Khoa, Viện: Quản trị KD, Kinh tế & QLNNL,

Du lịch và KS, Thương mại và Kinh tế QT, Đầu
tư, Ngoại ngữ, Kế hoạch phát triển.
2. Theo dõi việc thực hiện kế hoạch phục vụ in sao
Nguyễn Minh Hà
đề thi, thu bài thi của thư ký-cộng tác viên.
3. Trực in đề thứ hai hàngtuần (khi không có thư ký
in đề).
4. Tham gia cộng tác lấy ý kiến người học phối hợp
tham gia công tác theo sự phân công cụ thể của
Lãnh đạo phòng.
1. Chịu trách nhiệm lý công tác khảo thí của các
Khoa, Viện: Khoa học QL, Lý luận chính trị, Môi
Truờng và Đô thị, Toán kinh tế, Bảo hiểm.
2. Chịu trách nhiệm lưu trữ để thực hiện triển khai
ngân hàng câu hỏi thi.
3. Trực in đề thứ ba và thứ năm hằng tuần (khi
ThS. Trần Đức Hiếu
không có thư ký in đề).
4. Soạn kế hoạch năm, kế hoạch quý hoăc theo thời
kỳ về công tác Đảm bảo chất lượng giáo dục; theo
dõi việc thực hiện kê hoạch đã phê duyệt; soạn các
báo cáo tổng hợp về công tác ĐBCLGD.
5. Tham gia công tác kiểm định chất lượng giáo dục
của trường theo phân công.

9


6

ThS. Vũ T. Thu Hà

7

Nguyễn Quang Kết

8

Nguyễn Tuyết Thanh

1. Chịu trách nhiệm quản lý công tác khảo thí của
các Khoa, Viện: Luật, Kế toán, Tin học kinh tế
CNTT, Kinh tế học, CT Tiên Tiến và POHE, Các
lớp chuyển đổi hệ SĐH.
2. Lập kế hoạch phân công thư ký phục vụ công tác
khảo thí và phụ trách thanh quyết toán các khoản
chi cho thư ký.
3. Phụ trách VPP của phòng; quản lý công tác phân
phối giấy thi, túi đựng bài thi, túi đựng đề thi học
phần cho các hệ.
4. Phụ trách báo cáo tuần, báo cáo tổng hợp các hoạt
động của phòng.
5. Trực in đề thứ tư hàng tuần (khi không có thư ký
in đề).
6. Trực thi trắc nghiệm trên máy theo kế hoạch thi.
7. Chịu trách thanh quyết toán các khoản chi liên
quan tới công tác CVHT và công tác ĐBCLGD.
8. Phụ trách công đoàn phòng.
1. Chịu trách nhiệm quản lý công tác khảo thí các
Khoa, Viện: Viện NC KTPT, Ngân hàng TC,

Marketing, Giáo dục quốc phỏng, Viện Châu Á
Bình Dương, Thống kê kinh tế.
2. Chịu trách nhiệm quản lý công tác tổ chức thi trắc
nghiệm trên máy tính.
3. Tổng hợp số liệu liên quan tới thư ký triển khai
công tác khảo thí các kỳ thi học phần đề phục vụ
thanh quyết toán.
4. Phụ trách cơ sở vật Chất, thiết bị của phòng.
5. Trực in đề thứ sáu hàng tuần (khi không có thư ký
in để).
6. Tham gia Công tác ĐBCLGD theo điều động cụ
thể từng kế hoạch trong năm
1. Đầu mối tổng hợp các hoạt động của công tác Cố
Vấn học tập, lập kế hoạch hoạt động của từng kỳ,
của năm hoặc của thời theo dõi việc thực hiện kế
hoạch soạn các báo cáo tổng hợp về công tác cố
vấn học tập, tổng hợp dữ liệu liên quan tới các
khoản chi cho công tác cố vấn học tập đề phục vụ
việc thanh quyết toán.
2. Chịu trách quản lý công tác CVHT của các đơn
vị: Du lịch Khách sạn; Kinh tế học; Luật Kinh
doanh; Quản trị kinh doanh; Thương mại và
KTQH, Công nghệ thông tin.
3. Chịu trách nhiệm quản lý mục tư vấn trực tuyến
cho SV trên trang Web.
10


4. Tham gia công tác khảo thí các kỳ thi học phần
(theo phân công nhóm thi phục vụ thi học phần).

9

Nguyễn Trọng Tuấn

1. Chịu trách quản lý công tác CVHT của các đơn vị:
Kế toán; Marketing; Viện Ngân hàng tài chính;
Khoa Kế hoạch phát triển, Khoa Đầu tư, Khoa
Bảo hiểm.
2. Chịu trách quản lý trang Web của phòng.
3. Tham gia công tác ĐBCLGD theo phân công cụ
thể từng công việc.
4. Tham gia công tác khảo thí các kỳ thi học phần
(theo phân công nhóm thư ký phục vụ thi học
phần).
5. Trực thi trắc nghiệm trên máy theo kế hoạch thi.

 Phòng Quản lý đào tạo
STT Cán bộ
Chức vụ

1

Nguyễn Quang Dong

Trưởng
phòng

2

Lương Việt Anh

CV

Phụ trách
Quản lý toàn diện các hoạt động của phòng
theo chức năng, nhiệm vụ được giao. Trực
tiếp phụ trách các mảng công tác:
- Tổ chức nhân sự, chính trị, đoàn thể
của PhòngTuyển sinh chính quy, đổi
mới giáo dục đại học.
- Giáo trình, học liệu
- Phát triển các chương trình đào tạo
- Xếp chuyên ngành
- Quản lý sự thay đổi của sinh viên
- Xét tốt nghiệp và cấp phát bằng
- Quản lý mã sinh viên
- Quản lý sự thay đổi của sinh viên các
hệ: Xét lưu ban, lên lớp, ngừng và thôi
học hệ chính quy.
- Tổ chức học lại lớp riêng, lớp ghép hệ
chính quy.
- Quản lý kết quả học tập cuối khóa hệ
chính quy.

11


3

Nguyễn Nghĩa Hoàng

CV

-

4

5

Phạm Huy Giang

CV

Phạm Đức Minh

CV

-

6

Lê Anh Đức

CV

-

7

Trương Bích Thủy

CV

-

8

Nguyễn Thanh Bình

CV

-

Xây dựng kế hoạch giảng dạy và thời
khóa biểu.
Tổ chức đăng ký học cho sinh viên hệ
chính quy.
Quản lý chương trình đào tạo hệ chính
quy.
Quản lý tình hình giảng dạy các lớp hệ
chính quy.
Xây dựng và quản lý lịch thi học kỳ hệ
chính quy.
Quản lý học phí sinh viên
Quản lý website của phòng
Quản lý điểm các lớp học phần hệ
chính quy.
Quản lý tài khoản sinh viên.
Quản lý danh sách các lớp học phần tín

chỉ.
Công tác hoãn thi của sinh viên hệ
chính quy.
Công tác giáo trình, học liệu, chương
trình học.
Phát triển các chương trình đào tạo.
Xây dựng chuẩn đầu ra
Bố trí lịch họp, thư ký các cuộc họp
của phòng.
Thanh toán, chi phí hành chính, quản lý
tài sản, thiết bị của phòng.
Tham gia chuẩn bị tuyển sinh cho các
hệ
Phối hợp quản lý kết quả học tập hệ
chính quy

 Các Khoa, Viện
STT
1
2
3
4
5
6
7

Khoa, viện
Viện Ngân hàng-Tài chính
Viện Công nghệ thông tin kinh tế
Viện Quản trị Kinh doanh

Viện Nghiên cứu Kinh tế & Phát triển
Viện Thương mại và kinh tế quốc tế
Viện Kế toán - Kiểm toán
Khoa Lý luận chính trị
12


8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25

Khoa Môi trường và đô thị
Khoa Kinh tế học
Khoa Luật
Khoa Đầu Tư

Khoa Bảo hiểm
Khoa Toán Kinh tế
Khoa Ngoại ngữ Kinh tế
Khoa Khoa học quản lý
Khoa Giáo dục Quốc phòng
Khoa Kế hoạch & Phát triển
Khoa Bất động sản và kinh tế tài
nguyên
Khoa Thống kê
Khoa Du lịch & Khách sạn
Khoa Marketing
Khoa Kinh tế và quản lý nguồn nhân
lực
Khoa Quản Trị Kinh Doanh
Khoa Tin học Kinh Tế
Bộ môn Thể dục Thể thao

2.4.2. Đặc trưng về tổ chức
- Thành lập: Căn cứ vào tình hình thực tế và để phù hợp với mục tiêu, chiến
lược phát triển trường, ngày 31/12/2013 Hiệu trưởng trường Đại học Kinh tế
Quốc dân đã ký Quyết định số 809/QĐ-ĐHKTQD thành lập Phòng Khảo thí và
Đảm bảo chất lượng giáo dục trên cơ sở tách Phòng Thanh tra, Đảm bảo chất
lượng giáo dục và Khảo thí.
- Nhân sự: Tính đến năm 2015, nhân sự phòng Khảo thí hiện có 10 người, gồm
9 chuyên viên và 1 văn thư. Trong đó, có 8 Thạc sĩ và 2 Cử nhân.
2.4.3. Đặc trưng về công nghệ
- Hệ thống có 1 máy chủ phục vụ cho ca thi trắc nghiệm, máy chủ được kết nối
với mạng LAN với máy tính ở Giảng đường C (không kết nối Internet).
- Mỗi chuyên viên được trang bị một máy tính cá nhân, một máy in kết nối với
máy tính.

- Máy tính HP, chip Intel core i3, RAM 2G.
2.5. Hệ thống nghiên cứu
2.5.1. Tên gọi của hệ thống
HTTT quản lý xử lý điểm phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng trường Đại
học Kinh tế quốc dân.
2.5.2. Mục đích
Xử lý phách, lên điểm cho bài thi hết học phần.
13


2.5.3. Mô tả quy trình xử lý điểm

2.6. Nêu các vấn đề
2.6.1. Dưới góc độ nhà quản lý
Quá trình xử lý bài thi cho đến bây giờ vẫn còn là một đề bài khó đối với người
quản lý. Vẫn còn quá nhiều quy trình phức tạp gây kéo dài và tốn khá nhiều thời gian.
Vì lý do đó mà điểm thi của sinh viên bị chậm và kéo dài đến giữa kì sau mới có
điểm. Thời điểm nhận bài và dọc phách là thời điểm cần huy động nhiều nhân lực,
ngoài những cán bộ phòng khảo thí còn phải huy động nhiều cán bộ ngoài ngành tốn
nhiều thời gian và tiền bạc. Dù như vậy, việc sai sót về điểm số và ghép phách vẫn còn
diễn ra gây ảnh hưởng không nhỏ.
2.6.2. Vấn đề dưới góc độ người phân tích
Hệ thống thông tin quản lý xử lý bài thi hiện nay phần lớn các công việc đều là
thủ công (chiếm đến hơn 90%), các chỉ một số công việc ứng dụng tin học hóa nhưng
chỉ dừng ở mức đơn giản, chủ yếu là giao tác người- máy như công đoạn lên điểm
Với lượng xử dữ liệu mỗi kỳ thi là rất lớn. Hệ chính quy có khoảng gần 18000
sinh viên, mỗi sinh viên trung bình một đợt thi sẽ tham dự khoảng 4-5 bài thi, như
vậy, có từ 70000 đến 90000 lượt bài thi phải ghi mã phách, rọc phách, ghép phách
hoàn toàn thủ công – đây là công việc quá tải đối với phòng Khảo thí chỉ với 9 thành
viên

Trải qua nhiều công đoạn thủ công cũng làm khả năng xảy ra sai sót lớn. Ghi
mã phách và ghép phách thủ công đến hàng chục nghìn bài thi trong áp lực thời gian
ngắn, đồng thời có đến 2 giai đoạn nhập điểm cơ học ở Phòng khảo thí và tại Khoa, bộ
môn, sai sót rất có thể xảy ra.
Hệ thống này gây quá tải cho nhân sự phòng Khảo thí, tiềm ẩn nhiều sai sót,
tốn nhiều thời gian, chi phí, gây lãng phí nguồn lực của tổ chức.
2.7. Đánh giá về tính khả thi
2.7.1. Khả thi về tổ chức
- Dự án được xây dựng trên cơ sở nghiên cứu chính sách quản lí nhân sự của
doanh nghiệp, không làm thay đổi nhiều về mặt cơ cấu nhân sự và cấu trúc tổ
chức của các phòng ban liên quan mà chủ yếu thay đổi về quy trình làm việc.
- Dự án được xây dựng trên sự cho phép của ban lãnh đạo trường và phòng ban
nên đảm bảo được sự chấp nhận thay đổi sau khi dự án hoàn thành.
- Với việc rút gọn quy trình và tăng tính tự động, công việc của các cán bộ
phòng ban được giảm bớt, thời gian nhận điểm của sinh viên cũng được rút
ngắn.
- Các cán bộ phòng ban bên cạnh việc trả lời phỏng vấn còn sẵn sàng tham gia
vào dự án và có thời gian để tham gia khóa đào tạo vận hành hệ thống mới.
14


2.7.2. Khả thi về kỹ thuật
- Dự án chỉ nâng cấp hệ thống, không thay đổi toàn bộ hệ thống. Chủ yếu tập
trung tự động hóa các biểu mẫu, cụ thể là Biểu 4 và Biểu phách, giảm thiểu các
công đoạn thủ công, qua nhiều giai đoạn của việc xử lý điểm hiện tại.
- Phần mềm phục vụ cho việc xử lý điểm không quá phức tạp, giao diện thân
thiện với người sử dụng, không đòi hỏi cấu hình cao, hoạt động hiệu quả trên
nền hệ thống máy tính sẵn có với chip Intel core i3 và Ram 2G.
- Các biểu mẫu điện tử xây dựng đơn giản, dễ sử dụng, hoàn toàn phù hợp với
trình độ tin học văn phòng của Giảng viên chấm bài và nhân viên phòng Khảo

thí.
2.7.3. Khả thi về tài chính
- Nguồn vốn của dự án được ban lãnh đạo nhà trường xét duyệt nên đảm bảo
được các yêu cầu về chi phí trong suốt quá trình thực hiện dự án.
- Dự án xây dựng không mang tính kinh tế nên lợi ích kinh tế không đáng kể.
2.7.4. Khả thi về đạo đức
- Sự cân đối: Mặc dù có sự tham gia của HTTT mới thì thủ tục trong công tác
quản lý điểm thi sẽ có xáo trộn và thay đổi trong thời gian đầu nhưng về lâu dài
thì hệ thống được đề xuất sẽ giúp công việc quản lý điểm thi trở nên dễ dàng,
thuận tiện và nhanh chóng.
- Sự ưng thuận: Các chuyên viên phòng khảo thí được đào tạo về cách sử dụng
công nghệ và chấp nhận rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm quen với hệ
thống mới.
- Tối thiểu hóa rủi ro: Thông tin bài thi được bảo mật tuyệt đối.
- Tính xác thực, tin cậy và chính xác cao, trong trường hợp xảy ra sai sót, kiến
nghị được chuyển lại về phòng khảo thí, các chuyên viên rà soát theo từng
khâu, đảm bảo sự công bằng cho sinh viên.
2.7.5. Khả thi về thời gian
- Dự án được dự tính hoàn thành trong 1 năm, bao gồm phân tích đánh giá, triển
khai hệ thống, cài đặt và bảo trì.
- Dữ liệu phục vụ cho hệ thống mới chủ yếu là có sẵn, chỉ tập trung vào sửa đổi
và thiết kế cơ sở dữ liệu mới phù hợp với yêu cầu, trong vòng 1 năm, có thể
hoàn thành đúng tiến độ.
2.8. Đề xuất của dự án
- Đề xuất của dự án: nhóm dự án đề xuất giải pháp sử dụng biểu 4 điện tử, trong
đó khâu khớp phách và khâu lên điểm trên hệ thống QLĐT là tự động
- Nhiệm vụ cần thực hiện:
+ Mua các thiết bị hỗ trợ hoạt động: thiết bị máy chủ, máy tính,…
+ Mua ngoài hoặc thiết kế các phần mềm phục vụ quá trình xử lý, sao lưu,
truy xuất thông tin

+ Thiết kế, hướng dẫn nâng cao trình độ tin học cho nhân viên sử dụng các
thiết bị phần cứng, viễn thông và phần mềm.
- Đề xuất về chi phí: 230.000.000 VND
+ Phần cứng, phần mềm và viễn thông: 180.000.000VND
+ Huấn luyện, nâng cao tin học văn phòng cho nhân viên: 50.000.000VND
15


-

Đề xuất về thời gian: 1 năm ( 50 tuần)

16


STT

Công việc

Thời gian (tuần)

1

Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống

2

2

Phân tích chi tiết

15

3

Thiết kế logic

10

4

Đề xuất các phương án

7

5

Thiết kế vật lý ngoài

8

6

Thực hiện kĩ thuật

5

7

Cài đặt, bảo trì và khai thác hệ thống

3

17


3. Báo cáo giai đoạn đánh giá chi tiết
3.1. Lập kế hoạch
3.1.1. Phân công công việc

Công việc thực hiện

Thời gian dự kiến

Thành viên phụ trách

Trình bày lại yêu cầu, sơ đồ khung 3 ngày
cảnh

Cao Thị Kim Ngân

Mô tả phương pháp phân tích

1 ngày

Vũ Phương Thảo

4 ngày

Đặng Quỳnh Mai

Bùi Thị Hương
Lê Thị Thu Hồng
Đặng Thị Diệu

5 ngày

Hà Ngọc Anh
Bùi Minh Trang
Nguyễn Thị Kim Anh

Mô tả về môi trường

Mô tả về hệ thống đang tồn tại
Chuẩn đoán hệ thống hiện tại và xác 4 ngày
định yếu tố giải pháp
2 ngày
Đánh giá khả thi lại

Trương Thị Hạnh
Phan Thị Hà

Đề xuất của dự án

2 ngày

Nguyễn Thị Thơm

Phụ lục: Sơ đồ IFD, DFD

4 ngày

Nguyễn Ngọc Diệp

3.1.2. Phân bổ chi phí

STT

Khoản chi dự kiến

1

Chi phí nhân công

2

Chi phí trang thiết bị

3

Chi phí khác
Tổng

Số tiền
48.500.000
1.000.000
500.000
50.000.000

3.2. Trình bày lại yêu cầu
3.2.1. Tên yêu cầu

Phát triển hệ thống thông tin quản lý xử lý điểm thi tại phòng Khảo thí và Đảm
bảo chất lượng Trường Đại học Kinh tế quốc dân.
3.2.2. Những vấn đề do người yêu cầu nêu lên
- Quá trình xử lý bài thi 1 cách thủ công cùng với nguồn lực khan hiếm dẫn đến
thời gian thực hiện kéo dài, chi phí lớn.
- Độ chính xác chưa cao, dễ sai sót trong quá trình khớp phách và lên điểm.
- Gặp khó khăn trong việc tìm lại bài thi nếu sinh viên có yêu cầu phúc tra.
18


3.2.3. Chi tiết vấn đề
• Quy trình xử lý điểm với bài thi tự luận
- Phòng khảo thí nhận bài thi từ cán bộ coi thi - kiểm tra bài thi - đánh phách
- rọc phách (tối đa 1 tuần).
- Bài thi được gửi đến các bộ môn chấm thi – Mỗi bài có 2 giáo viên được
phân công ngẫu nhiên chấm tay (tối đa 4 tuần).
- Bài thi sẽ được chuyển lại cho phòng khảo thí để hồi phách, lên điểm nhập
điểm thi vào Bảng điểm học phần (tối đa 1 tuần).
- Nhập điểm trên mạng quản lý đào tạo vào tài khoản cá nhân của sinh viên
(tối đa 1 tuần). Quá trình nhập điểm là bán thủ công, dễ xảy ra sai sót. Khi
yêu cầu sửa chữa phải trải qua quy trình khá phức tap: người nhập điểm viết
đơn yêu cầu sữa chữa, sau đó lãnh đạo phòng đào tạo phê chuẩn và phân
quyền cán bộ sửa điểm.
- Thông báo - kiểm tra - đính chính học phần - lưu trữ tài liệu chấm thi (tối đa
1 tuần).
=> Tất cả các công đoạn xử lý bài thi vẫn được thực hiện thủ công, thời gian mất tối
đa là 8 tuần với số lượng 9 cán bộ của phòng khảo thí, đây là công việc vất vả, dễ
nhầm lần (Với số lượng bài thi cần xử lý phách là quá lớn).
• Quy trình xử lý điểm với bài thi trắc nghiệm
Đối với hình thức thi trắc nghiệm, quy trình xử lý điểm có sự chính xác cao,

tuy nhiên nhập điểm lên hệ thống quản lý đào tạo vẫn phải trải qua quy trình thủ công
do hệ thống quản lý điểm của CMC chưa đồng bộ với hệ thống khác, vẫn còn một số
ràng buộc do yêu cầu bảo mật, chưa cho phép kết nối điểm trực tiếp mà phải cập nhật
dữ liệu.
• Quy trình phúc khảo
Đối với quá trình chấm lại bài, quy trình cũng tương tự như chấm xử lý phách,
chấm bài, ráp phách ở kỳ thi chính thức, tốn nhiều khá nhiều thời gian.
3.2.4. Yêu cầu
Phát triển hệ thống thông tin sử dụng biểu bốn điện tử và biểu phách điện tử
cho quá trình xử lý điểm thi để:
- Tiết kiệm thời gian ráp phách, nhập điểm
- Tiết kiệm chi phí
- Rút ngắn thời gian phúc khảo
- Đảm bảo chính xác trong tất cả các quy trình.
3.3. Mô tả phương pháp phân tích
3.3.1. Công cụ thu thập thông tin
 Tài liệu nghiên cứu
Các tài liệu nghiên cứu thu thập được trên website Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất
lượng giáo dục: />- Các quyết định, thông báo về công tác khảo thí
+ Quyết định số 1738 về việc ban hành Quy định về tổ chức thi học phần
theo hình thức trắc nghiệm trên máy tính.
19


+

Quyết định số 2470 về việc ban hành Quy định về công tác chấm thi
học phần theo hình thức thi viết.
+ Quyết định số 39 về việc ban hành "Quy định tạm thời về việc thống
nhất quản lý giấy thi, túi đựng bài thi, bảng điểm học phần”.

+ Quyết định số 694 Quy định về tổ chức xem lại kết quả bài thi học phần
hệ đai học CQ.
+ Quyết định số 1962 về việc ban hành "Quy định về Đề thi tự luận cho
các hệ đào tạo".
+ Thông báo số 243 về việc thống nhất quản lý, sử dụng giấy thi, túi
đựng bài thi, bảng điểm.
- Các biểu mẫu liên quan
+ Mẫu biên bản chấm lại bài thi học phần (Theo QĐ 694)
+ Mẫu đề thi (Theo QĐ 1962)
+ Mẫu nhập điểm chấm bài thi - Biểu 4 (Theo QĐ 2470)
+ Mẫu đề nghị thanh toán ra đề thi và chấm thi kết thúc học phần (Theo
QĐ 2470)
 Phỏng vấn
- Tiến hành quá ba giai đoạn:
+ Chuẩn bị phỏng vấn: chuẩn bị bảng hỏi, nội dung và phân bổ nhân lực đi
phỏng vấn
+ Tiến hành phỏng vấn: Lên lịch hẹn và tiến hành phỏng vấn Phỏng vấn
Thạc sĩ Tạ Mạnh Thắng (Phó trưởng phòng Khảo thí và Đảm bảo chất
lượng giáo dục trường Đại học Kinh tế quốc dân)
Đề cương phỏng vấn

20


+ Tổng hợp kết quả phỏng vấn
 Quan sát thực tế khung cảnh phòng khảo thí
- Phòng được sắp xếp ngăn nắp, rõ ràng.
- Tài liệu được lưu trữ trong các cặp tài liệu, sắp xếp một cách có hệ
thống trong các ngăn tủ kinh, dễ dàng cất giữ và tra cứu khi cần thiết.
- Mỗi chuyên viên phòng Khảo thí làm có bàn làm việc riêng biệt, được

trang bị máy tính cá nhân riêng, mỗi bàn đều có máy in.
- Không khí làm việc nghiêm túc, tuân thủ các quy định hành chính.
3.3.2. Các công cụ xây dựng tài liệu hệ thống
Sử dụng các công cụ mô hình hóa HTTT: sơ đồ luồng thông tin (IFD), sơ đồ
luồng dữ liệu (DFD) sẽ được trình bày trong phần Phụ lục báo cáo.

21


3.4. Mô tả về môi trường
3.4.1. Môi trường ngoài
- Loại hình của tổ chức: Là cơ quan hành chính nhà nước phục vụ đào tạo và
giáo dục.
- Loại sản phẩm dịch vụ cung cấp: Cung cấp các dịch vụ về khảo thí, kiểm định
và đảm bảo chất lượng giáo dục cho trường Đại học Kinh tế Quốc dân.
- Ngành hoạt động: Giáo dục phục vụ công cộng.
- Sự phát triển chung của ngành: Từng bước cải thiện và nâng cao chất lượng
phục vụ theo hàng năm.
- Cạnh tranh: Không có cạnh tranh.
- Xu thế công nghệ trong ngành: Từng bước tin học hoá các khâu, công đoạn để
giảm thiểu các bước và thời gian thực hiện và tăng hiệu quả làm việc.
- Những bộ luật cơ bản phải tuân thủ:
+ Nội quy trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Các văn bản được trường
đưa ra liên quan đến vấn đề khảo thí và đảm bảo chất lượng giáo dục.
+ Các điều khoản được quy định trong Luật giáo dục.
+ Những yếu tố chính của sự thành công của tổ chức.
+ Nhận được sự quan tâm kịp thời kịp lúc của lãnh đạo, đảng bộ trường
Đại học Kinh tế Quốc dân.
+ Có được sự phối hợp đồng bộ từ nhà trường, các khoa, viện, bộ môn và
các ban ngành.

+ Nhân viên trong phòng có năng lực và nghiệp vụ chuyên môn tốt, tận
tâm với công việc, luôn đảm bảo tính khách quan và công bằng. Luôn
đoàn kết, phối hợp chặt chẽ cùng nhau để đảm bảo hiệu quả công việc.
+ Có được sự đóng góp về ý kiến cải thiện và chất lượng phục vụ từ giáo
viên và sinh viên nhà trường.
3.4.2. Môi trường tổ chức
 Triết lý hoạt động
- Trung thực, khách quan, chính xác, đầy đủ, kịp thời.
- Công khai về các tiêu chuẩn, tiêu chí đánh giá hoạt động của các đơn vị; công
khai về các tiêu chuẩn sản phẩm đầu ra cho Trường hoạt động, từng đầu việc
của các đơn vị.
 Sứ mệnh: Là trường trọng điểm quốc gia, trường ĐH hàng đầu về kinh tế, quản
lý và quản trị kinh doanh trong hệ thống các trường ĐH của Việt Nam, chính vì
thế Phòng khảo thí và đảm bảo chất lượng Trường ĐH Kinh tế Quốc dân có sứ
mệnh góp phần giúp trường cung cấp cho xã hội các sản phẩm đào tạo, nghiên
cứu khoa học, tư vấn, ứng dụng và chuyển giao công nghệ có chất lượng cao,
có thương hiệu và danh tiếng, đạt đẳng cấp khu vực và quốc tế về lĩnh vực
kinh tế, quản lý và quản trị kinh doanh, góp phần quan trọng vào sự nghiệp
công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước trong bối cảnh hội nhập kinh tế thế
giới.
 Tầm nhìn: Trường Đại học Kinh tế Quốc dân phấn đấu phát triển thành trường
đại học định hướng nghiên cứu, trường đại học đa ngành có uy tín, đạt chất
lượng đẳng cấp khu vực và quốc tế trong lĩnh vực quản lý kinh tế, quản trị kinh
22


doanh và một số lĩnh vực mũi nhọn khác. Phấn đấu trong những thập kỷ tới,
trường được xếp trong số 1000 trường đại học hàng đầu trên thế giới.
 Chức năng: Tham mưu, giúp Hiệu trưởng quản lý, triển khai công tác khảo thí,
đảm bảo chất lượng giáo dục, công tác cố vấn học tập của trường.

 Nhiệm vụ:
- Xây dựng các quy trình đảm bảo chất lượng (các tiêu chuẩn, tiêu chí để đánh
giá hoạt động của các bộ phận) của Trường ĐH Kinh tế Quốc dân và giám sát
việc thực hiện chính sách chất lượng.
- Tham mưu cho Ban Giám hiệu ra các quyết định liên quan tới quy trình, quy
định biên soạn các loại đề thi và hình thức thi kiểm tra, đánh giá, nghiên cứu,
đề xuất với Ban Giám hiệu những phương án cải tiến, phát triển các hình thức
thi phù hợp với yêu cầu đào tạo của các ngành, các hệ bậc đào tạo. Phối hợp
với các đơn vị liên quan tổ chức xây dựng và quản lý hệ thống ngân hàng đề
thi, ngân hàng câu hỏi thi cho từng môn học.
- Định kỳ tiến hành tự đánh giá toàn bộ hoạt động của nhà trường và đăng ký
kiểm định chất lượng giáo dục, bảo quản, lưu trữ hồ sơ tự đánh giá.
- Thường trực công tác khảo thí đối với các loại hình thi tuyển sinh, thi tốt
nghiệp, thi học phần của các hệ đào tạo: tổ chức giám sát việc bốc thăm, tổ
hợp, sao in đề thi, chủ trì các khâu phục vụ công tác chấm thi, lưu trữ, xử lý kết
quả thi, chủ trì các công tác xem lại bài thi, tổ chức thi theo hình thức thi trắc
nghiệm trên máy tính.
- Quản lý và sử dụng có hiệu quả trang thiết bị, tài sản được giao để thực hiện
nhiệm vụ liên quan tới công tác khảo thí của Trường
 Kế hoạch phát triển: ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác xử lý điểm thi
( làm phách, hồi phách, lên điểm)
 Phân tích SWOT (Điểm mạnh – Điểm yếu – Cơ hội – Thách thức)
Điểm mạnh
Điểm yếu
-Đội ngũ nhân viên có trình độ đại học trở -Cán bộ nhân viên trong phòng đều ở độ
lên (5 thạc sĩ, 4 cử nhân), đều ở độ tuổi tuổi trung tuổi, khó khăn trong việc tiếp
trung tuổi, có nhiều năm kinh nghiệm làm cận với quy trình làm việc mới khi đưa
việc, có chuyên môn tốt, nhiệt tình, đam máy móc mới vào quy trình đã quen
mê công việc.
thuộc với họ.

-Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng -Vào mùa thi, số lượng nhân viên trong
được trường ĐH KTQD chú trọng đầu tư phòng không đáp ứng được đủ khối lượng
và phát triển.
công việc.
-Cơ sở vật chất đáp ứng đủ quy trình làm -Máy móc, thiết bị trong phòng đã sử
việc hiện tại.
dụng trong thời gian dài và trở nên cũ kĩ,
-Hệ thống thi trắc nghiệm hiện đại đã lỗi thời.
được đưa vào sử dụng để giảm tải áp lực -Các khâu trong quy trình chủ yếu được
công việc trong mùa thi.
thực hiện thủ công gây tốn thời gian, chi
-Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng phí nhân lực lớn và có nhiều sai sót khi
được sự giúp đỡ, hỗ trợ, phối hợp thực khối lượng công việc quá lớn.
hiện công việc từ nhiều phòng ban khác
trong trường.
23


Cơ hội
Thách thức
- Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng - Trường ĐH KTQD là một trong những
là một bộ phận quan trọng trong hệ thống trường ĐH đầu tiên của cả nước được Bộ
đào tạo của trường ĐH KTQD nên được giáo dục cho tự chủ về tài chính nên
nhà trường quan tâm đầu tư và hướng đến nguồn tài chính phân bổ cho phòng Phòng
hoàn thiện công tác Khảo thí.
Khảo thí và Đảm bảo chất lượng còn hạn
- Với mục tiêu đào tạo đội ngũ lao động chế, rất khó khăn trong việc thay đổi thiết
có chất lượng cho xã hội, phòng Khảo thí bị, máy móc đã cũ.
và Đảm bảo chất lượng ngày càng có vai - Sự phát triển khoa học kỹ thuật và các
trò quan trọng trong công tác giáo dục. mối nguy cơ về bảo mật, an toàn dữ liệu.

Với vị trí ngày càng được nâng cao, cơ - Sự thay đổi liên tục của Bộ Giáo dụchội phát triển, khẳng đinh và hoàn thiện Đào tạo trong chính sách thi cử sẽ là
bộ máy hoạt động của phòng ngày càng thách thức lớn đối với Phòng Khảo thí và
được mở rộng.
Đảm bảo chất lượng để phù hợp với các
- Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng yêu cầu ngày một khắt khe của nền giáo
trường ĐH KTQD sẽ trở thành tiên phong dục.
trong việc áp dụng các công nghệ hiện đại
vào công tác Khảo thí.
 Phân bố địa lý
HTTT xử lý điểm hoạt động trên phạm vi các giảng đường của trường, cụ thể
là Trường Đại học Kinh tế quốc dân (Đường Trần Đại Nghĩa), Trường Trung
cấp công thương, Trường THPT Huỳnh Thúc Kháng (Phố Vũ Trọng Phụng).
Như vậy, phân bố địa lý của HTTT là tương đối rộng.
 Mục tiêu
- Mục tiêu chung: giữ vững và phát huy vai trò của phòng ban từ khi thành
lập đến nay nhằm phục vụ tốt trong công tác đào tạo giáo dục của trường
ĐH Kinh tế Quốc dân.
- Mục tiêu cụ thể đến tháng 10/2016:
+ Hoàn thành HTTT mới, nâng cao chất lượng xử lý điểm thi, rút ngắn
thời gian, giảm bớt chi phí, nhân lực khi tiến hành công việc xử lý điểm.
+ Chuẩn hóa đội ngũ chuyên viên phòng khảo thí, tối thiểu hóa rủi ro khi
áp dụng HTTT mới.
 Đặc trưng về nhân sự
Phòng khảo thí có 9 chuyên viên, trình độ Đại học và trên Đại học, kinh
nghiệm tin học ở mức trình độ tin học văn phòng.
 Tình trạng tài chính, đầu tư dự kiến, ngân sách vay và dự kiến cho HTTT
- Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng giáo dục trường Đại học Kinh tế
quốc dân là Phòng ban chức năng của tổ chức giáo dục công lập, do vậy,
phòng hoạt động dựa trên Ngân sách của của trường, theo quy định của Nhà
nước.

- Đầu tư dự kiến cho dự án từ trường là 50.000.000 đồng
- Đầu tư từ các tổ chức tài trợ là 50.000.000 đồng
24


3.4.3. Môi trường nhân lực kỹ thuật và môi trường kỹ thuật
- Phần cứng: Hệ thống máy tính trạm HP, chip Intel core i3-3220 (3.3GHz, 3MB
L3 cache, Socket 1155), Ram ~ 2GB Kingston bus 1600. HDD 250GB. Máy
chủ SuperMicro X9-SC733T Intel Xeon E5-2609, 2.4GHz, ram 8GB , HDD
2TB.
- Phần mềm :
+ Đa phần là máy tính Windows XP, chủ yếu là ứng dụng Microsoft
Office, với các phần mềm văn phòng soạn thảo văn bản, bảng tính đơn
giản …
+ Các máy tính chưa cài đặt và sử dụng phần mềm nào liên quan đến dự
án phát triển HTTT sắp triển khai.
- Máy chủ lưu trữ thông tin đặt tại Viện Công nghệ thông tin.
- Có các chuyên viên từ bên ngoài, chuyên viên của Phòng khai thác, phối hợp
hoạt động và phát triển cùng các phòng, ban khác có liên quan.
3.5. Mô tả về hệ thống đang tồn tại
3.5.1. Tổng lược về hệ thống
- Lý do tồn tại: hệ thống giúp quản lý bài thi được tốt hơn.Việc rọc phách và mã
hóa mỗi bài thi với những mã số riêng giúp đảm bảo được tính chính xác trong
công tác ghép lại phách, nhập điểm và phúc tra. Hệ thống giúp bài thi được
đảm bảo về tính bảo mật, dữ liệu được lưu trữ đầy đủ và đảm bảo được tính
công bằng trong công tác chấm thi.
- Những người sử dụng: chủ yếu là cán bộ phòng khảo thí chịu trách nhiệm về
công tác rọc phách, hồi phách và lên điểm.
- Các mối liên hệ của nó với hệ thống khác trong tổ chức: Quá trình khảo thí nói
chung cũng như hoạt động của phòng quản lý đào tạo nói riêng có ảnh hưởng

vô cùng lớn tới hoạt động của các tổ chức, phòng ban khác như các viện, các tổ
chuyên môn,... Sau khi đã lên lịch thi và danh sách sinh viên, đề thi sẽ được
chuyển sang phòng quản lý đào tạo để in sao đề và niêm phong trước ngày khi,
sau khi sinh viên hoàn thành kì thi tất cả bài thi sẽ được chuyển đến phòng
quản lý đào tạo để bắt đầu quá trình rọc phách, sau đó bài thi được chuyển cho
các tổ chuyên môn, để chấm điểm; sau khi quá trình này kết thúc bài thi sẽ
được chuyển ngược lại phòng quản lý đào tạo để ghép phách và lên điểm,... Tất
cả quá trình được giám sát nghiêm ngặt, chặt chẽ đảm bảo chính xác cao nhất
kết quả của sinh viên.
- Các phương thức xử lý:
+ Làm phách: thủ công: Sau khi nhận bài thi của sinh viên về, tiến hành cắt phần
thông tin của sinh viên ra riêng và phần bài thi riêng, sau đó mã hóa mỗi bài thi có
một mã riêng. Sau đó, cán bộ phòng khảo thí sẽ lập bảng danh sách ghi mã số của bài
thi và giáo viên, vào đó rồi chuyển qua cho giáo viên bộ môn đã được phân công
chấm bài.
+
Ghép phách: thủ công: Giáo viên chấm thi xong thì ghi lại điểm ra bảng
danh sách mà cán bộ phòng khảo thí trước đó đã đưa. Danh sách đó được chuyển lại
về phòng khảo thí. Tương ứng với mỗi mã số được mã hóa trên bài thi thí sinh, phòng

25