Phân tích thiết kế hệ thống Quản lý thư viện

Bài tập lớn: Phân tích thiết kế hệ thống

Lời Nói ĐầU
Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học kĩ thuật, công nghệ máy tính đã
đạt đợc nhiều thành tựu to lớn nếu nh không muốn nói những bớc đột phá thần
kì. Máy tính đã và đang đợc sử dụng rộng rãi trong các công việc mà trớc đó
con nguời phải sử dụng đôi bàn tay của mình với hình thức lao động thủ công năng
suất thấp và chất lợng công việc không cao. Với sự ra đời và phát triển không
ngừng của công nghệ máy tính hiện nay đã một phần đáp ứng đợc nhu cầu trong
cuộc sống, sản xuất, nghiên cứu khoa học và nó đã làm thay đổi bộ mặt xã hội.
Trong các lĩnh vực kinh tế, máy tính đợc ứng dụng để quản lí tài chính,
ngân hàng, quản lí nhân sựTrong các lĩnh vực khác nh xây dựng, y học, ngành
chế tạo, văn hoá, công nông nghiệp nó có vai trò hết sức quan trọng và đợc ứng
dụng rộng rãi trên phạm vi toàn thế giới.
Để phục vụ cho việc học tập của sinh viên hệ thống th viện trong các
trờng ngày càng lớn với số lợng sách khổng lồ và số ngời tham gia ngày mỗi
ngày một nhiều. Chính vì vậy việc quản lí sách và tra cứu sách ngày càng khó
khăn. Đây là việc quan trọng cần tin học hoá. Có thể nói th viện là một kho tàng
về trí thức của nhân loại. Là nơi cung cấp nguồn sách vô tận nhất cho những ai có
nhu cầu tìm hiểu hay học hỏi. ở đây có lu trữ một số lợng lớn các loại sách với
nhiều chuyên đề lĩnh vực khác nhau. Mọi ngời có thể tìm kiếm sách ở nhiều thời
đại và ở nhiều ngôn ngữ. Chính bởi vậy mà th viện có một vai trò rất quan trọng.
Các trờng học từ hệ tiểu học hay trung học rồi lên đại học đều xây dựng cho mình
một hệ thống th viện thích hợp.
Việc xây dựng chơng trình quản lý và tra cứu sách trong th viện sẽ
giảm bớt đợc rất nhiều thời gian và công sức trong công tác quản lí độc giả và
sách mợn, đọc đồng thời giúp độc giả tìm kiếm nhanh chóng và chính xác các
thông tin.

1

Bài tập lớn: Phân tích thiết kế hệ thống
Do yêu cầu thực tế của th viện trờng đại học s phạm Thái Nguyên và
đợc sự đồng ý hớng dẫn của Cô giáo:Ngô Thị Tú Quyên chúng em đã chọn đề
tài Xây dựng chơng trình quản lý th viện trờng Đại học S phạm Thái
Nguyên làm bài tập lớn môn phân tích hệ thống
Mục đích đề tài là: Góp phần đa ứng dụng của thông tin vào việc quản lý
và tra cứu sách trong th viện giúp các bạn sinh viên có thể mợn đợc đúng loại
sách cần tìm một cách nhanh nhất và đúng với nội dung học tập góp phần nâng
cao chất lợng học tập.
Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài do kinh ngiệm còn cha có,
hiểu biết về ngôn ngữ cha thật vững vàng vì vậy bài tập lớn sau khi hoàn thành
không thể tránh khỏi những mặt hạn chế và thiếu sót. Chúng em rất mong nhận
đợc những ý kiến đóng góp để bài tập lớn củachúng em đợc hoàn thiện hơn.
Chúng em xin chân thành cảm ơn !
Nhóm sinh viên thực hiện

2


Bài tập lớn: Phân tích thiết kế hệ thống

Mục lục
Trang
Lời nói đầu.......1
Chơng I: Khảo Sát bi toán.5
1. Vài nét về th viện trờng ĐHSP Thái Nguyên.5
2. Chức năng và nhiệm vụ của th viện trờng ĐHSP Thái Nguyên.5
3. Cơ sở vật chất và đối tợng phục vụ..6
4. Nghiệp vụ quản lý th viện....7

5. Hoạt động của quản lý th viện hiện tại7
5.1. Quản lý sách...8
5.2. Quản lý độc giả.11
5.3. Quản lý mợn trả..13
5.4. Báo cáo thống kê...14
6. Đánh giá hoạt động của hệ thống th viện hiện tại..15
7. Hớng giải quyết của bài toán..17
Chơng II: Phân tích hệ thống..19
1. Mục đích của hệ thống quản lý th viện..19
2. Biểu đồ phân cấp chức năng.20
3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh....21
4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh...22
5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh...23
6. Mô tả các thực thể ý nghĩa...27
7. Các mối quan hệ...........31
8. Sơ đồ thực thể liên kết......32
9. Các ràng buộc dữ liệu...........32
10. Cấu trúc các bảng dữ liệu....34

3


Bài tập lớn: Phân tích thiết kế hệ thống
Chơng III: Giới thiệu chơng trình quản lý th viện
trờng Đại học S Phạm Thái Nguyên..36
1. Giao diện chính.......36
2. Các chức năng chính của chơng trình...36
3. Một số Form chính của chơng trình và hớng dẫn sử dụng..42
4. Kết quả hoạt động của chơng trình ..........50
Kết Luận...52

Nhận xét của giáo viên hớng dẫn..........53

4


Bài tập lớn: Phân tích thiết kế hệ thống

Chơng I. Khảo sát bi toán
1. Vài nét về th viện trờng ĐHSP Thái Nguyên.
Th vin trng i hc S Phm - i hc Thỏi Nguyờn trng thnh cựng
vi s phỏt trin ca nh trng. Thnh lp nm 1966, t ú n nm 1985 th
vin c t chc di dng l phũng th vin. T nm 1986 n nm 1996
phũng th vin c sỏt nhp vi phũng khoa hc. T nm 1996 n nm 1999
tr thnh trung tõm thụng tin th vin. T nm 1999 n nay l t th vin trc
thuc phũng o to quan h quc t.
Khi mi thnh lp sỏch trong th vin cha c phõn loi v xp tu ý trờn
giỏ g, n nay sỏch ó c phõn loi sp xp theo s th t (nghip v) trờn giỏ
sỏch. T nm 1996, danh mc sỏch ó c cp nhp trờn mỏy tớnh, do ú cú th
tra cu nhng ti liu cn dựng trc tip trờn mỏy tớnh, vỡ vy m cụng tỏc phc v
c gi c nhanh chúng hn. Nhng nm gn õy ó b sung c nhiu ti
liu cú giỏ tr, phc v c lc cho vic nghiờn cu, hc tp ca cỏn b, ging viờn
v sinh viờn trong ton trng.
Bi dng i ng: 5 cỏn b Trung cp ó hc lờn cú trỡnh i hc th
vin v i hc cỏc ngnh khỏc. Cụng on th vin t ngy thnh lp trng n
nay: Nhiu nm t t chc xut sc, t lao ng gii
2. Chc nng, nhim v ca th vin trng HSP Thỏi Nguyờn
Th vin trng i hc S Phm cú nhim v t chc lu tr, x lý v
cung cp cỏc thụng tin t liu phc v cụng tỏc ging dy, hc tp v nghiờn cu
khoa hc cho cỏn b, ging viờn v sinh viờn trong trng i hc s phm.
Nhm gúp phn nõng cao trỡnh nghiờn cu, hc tp ca cỏn b, ging viờn v

sinh viờn trong ton trng.
i ng cỏn b: Gm 15 ngi, trong ú 8 ngi trong biờn ch v 7 ngi
hp ng. 12 ngi cú trỡnh i hc (4 ngi hc i hc Vn hoỏ), 3 ngi
cú trỡnh Cao ng.

5


Bµi tËp lín: Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng
Các bộ phận chức năng: Thư viện gồm có: Một tổ trưởng là cô Trương Thị
Hạnh. Bộ phận xử lý kỹ thuật: 6 người. Bộ phận phòng mượn: 4 người (1 người
phụ trách phòng mượn sách giáo trình, 2 người phụ trách phòng mượn sách tham
khảo, 1 người phụ trách phòng mượn sách ngoại văn). Bộ phận phòng đọc: 5
người (4 người phụ trách phòng đọc sinh viên, 1 người phụ trách phòng đọc báo,
tạp chí và cao học).
3. Cơ sở vật chÊt và đối tượng phục vụ.
3.1 Cơ sở vật chất
Tổng diện tích sử dụng của thư viện 1.087 m2
Phòng đọc: Có 2 phòng đọc, có khoảng 200 chỗ ngồi, 1 phòng đọc tạp chí, 1
kho sách và 1 phòng đọc dành cho học viên cao học.
Phòng mượn: Có 1 phòng mượn sách giáo trình tự nhiên, giáo trình xã hội,
kho sách tham khảo, kho sách giáo khoa, kho sách ngoại văn.
Có 2 máy tính cho cán bộ thư viện làm công tác nghiệp vụ, và chưa có điều
kiện trang bị máy tính phục vụ độc giả tra cứu.
Hiện nay, thư viện có trên 300.000 bản các loại để phục vụ độc giả. Kinh phí
hàng năm dùng cho bổ sung sách và tài liệu là 300.000.000VND. Thường được bổ
sung vào quý 3 và 4 trong năm.
3.2 Đối tượng phục vụ và công tác phục vụ bạn đọc
Đối tượng phục vụ: Cán bộ giảng viên, sinh viên, học viên cao học và tại
chức. Ngành phục vụ: Khoa học tự nhiên, khoa học xã hội, giáo dục, báo và tạp chí.

Hiện nay, thư viện phục vụ mượn đọc tại chỗ và cho mượn về nhà. Phòng
đọc thư viện phục vụ bạn đọc ngày 3 ca từ thứ 2 đến thứ 6 và ngày thứ 7. Riêng
chiều thứ 6 thư viện nghỉ để cán bộ thư viện thực hiện công tác chuyên môn.
Tài liệu được sắp xếp theo số đăng kí cá biệt, theo kích cỡ đối với phòng đọc;
Phòng mượn xếp theo môn loại và theo kích cỡ đối với sách giáo trình, còn sách
tham khảo xếp theo số ®¨ng kí cá biệt và theo kích cỡ. Độc giả có thể tiếp cận qua
các hệ thống tra cứu.
6


Bµi tËp lín: Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng
Cung cấp tra cứu thông tin có trong thư viện qua cơ sở dữ liệu thư mục. Cung
cấp các bản thông tin thư mục có tóm tắt nội dung tài liệu.
Số lượng độc giả:
¾ Sinh viên: Phòng mượn > 7.000 người
Phòng đọc 2.500 người
¾ Cán bộ giảng viên: > 400 người
Cách thức phục vụ độc giả:
Phòng mượn: - Sinh viên: Sổ mượn cá nhân (đối với sách tham khảo), sổ
mượn tập thể (đối với sách giáo trình).
- Cán bộ giảng viên: Sổ mượn cá nhân ( đối với cả sách tham
khảo và giáo trình).
Phòng đọc: Đọc tại chỗ và trả lại sau khi hết giờ mở của thư viện.
4. Về nghiệp vụ thư viện
Thư viện sử dụng hệ thống phân loại dùng cho các thư viện khoa học tổng
hợp do thư viện quốc gia Việt Nam biên soạn. Thư viện sử dụng chương trình
CDS/ISIS do UNESCO phổ biến. Thư viện tổ chức kết hợp cả hệ thống mục lục
truyền thống, thư mục dạng sách và cơ sở dữ liệu, thư mục trên máy tính để bạn
đọc tiện tra cứu tài liệu.
5. HÖ thèng qu¶n lý th− viÖn hiÖn t¹i cña tr−êng §HSP Th¸i Nguyªn

Thư viện trường §HSP Th¸i Nguyªn cã m« h×nh ho¹t ®éng nh− sau:
Trưởng phòng
ĐT_QHQT

Tổ trưởng
tổ thư viện

Bộ phận phòng
đọc

Bộ phận phòng
mượn

7

Bộ phận xử lý
kỹ thuật


Bài tập lớn: Phân tích thiết kế hệ thống
Th viện chịu sự quản lý trực tiếp của trởng phòng đào tạo và quan hệ quốc
tế. Một tổ trởng và 3 nhóm (bộ phận phòng đọc, bộ phận phòng mợn, bộ phận
xử lý kỹ thuật), chia làm 4 khâu quản lý chính : Quản lý sách, quản lý mợn trả,
quản lý độc giả và báo cáo thống kê.
Trong đó:
Quản lý sách: Nhập sách, bảo quản sách, huỷ sách khỏi danh mục và xử lý
nghiệp vụ.
Quản lý mợn trả sách: Cho mợn sách, nhận lại sách trả, đòi sách trễ hạn
và xử lý bất thờng.
Quản lý độc giả: Cấp và huỷ thẻ độc giả, xử lý các vi phạm.

Báo cáo thống kê: Thống kê sách, thống kê độc giả và tình hình mợn trả sách.
5.1. Quản lý sách
Mỗi khi có sách mới nhập về, nhân viên th viện có trách nhiệm rà xét xem
những loại sách đó đã có trong cơ sở dữ liệu hiện tại hay cha?
Nếu cha có thì lập thẻ quản lý sách và định mã số sách mới. Nh vậy để có
một cuốn sách phục vụ bạn đọc phải qua quy trình sau:
Đánh dấu vào trang tên sách và trang 17 để phân biệt sách của th viện và
sách của cá nhân.
Đọc để phân loại nội dung cuốn sách đó ứng với bộ môn tri thức nào, rồi
ghi kí hiệu vào góc trên bên phải của cuốn sách.
Cắt nhãn đọc, nhãn mợn ra từng cái.
Dán nhãn đọc/nhãn mợn vào gáy sách, ở phía trớc, phía sau của cuốn sách.
Vào sổ đăng kí cá biệt (sổ tài sản th viện).
Ghi số đăng kí vào trang tên sách, trang 17, ghi vào nhãn sách.
Dán băng dính để bảo quản nhãn sách.
Làm phiếu nhập tin, mô tả tài liệu, tóm tắt nội dung cuốn sách.
Tìm từ khoá chính, từ khoá phụ.
Tìm kí hiệu trong khung đề mục, và ghi số kí hiệu.
8


Bài tập lớn: Phân tích thiết kế hệ thống
Nhập các cơ sở dữ liệu trong phiếu nhập tin vào máy tính.
Mô tả phích, ép phích, đục lỗ phích.
Xếp các tờ phích vào ô kéo của tủ mục lục.
Chuyển sách về kho và xếp sách lên giá cho bạn đọc mợn.
Nếu có rồi thì nhập sách theo thẻ quản lý sách đã có theo qui trình sau:
Đánh dấu vào trang tên sách và trang 17 để phân biệt sách của th viện và
sách của cá nhân
Cắt nhãn đọc, nhãn mợn ra từng cái.

Dán nhãn đọc/nhãn mợn vào gáy sách, ở phía trớc, phía sau của cuốn sách.
Vào sổ đăng kí cá biệt (sổ tài sản th viện).
Ghi số đăng kí vào trang tên sách, trang 17, ghi vào nhãn sách.
Dán băng dính để bảo quản nhãn sách.
Chuyển sách về kho và xếp sách lên giá cho bạn đọc mợn.
Mã số sách đợc quy định nh sau:
Ví dụ :
Th viện Trờng
ĐHSP

M

GT Vb
21500

Trong đó: - M là kí hiệu sách này thuộc kho mợn.
- GT là sách giáo trình.
- V là sách Tiếng Việt.
- b là khổ bé.
- 21500 là số đăng kí cá biệt của cuốn sách

9


Bài tập lớn: Phân tích thiết kế hệ thống
Mẫu biểu 1: Phiếu nhập tin

Phiếu nhập tin

csdl book

Biểu mẫu dnh cho sách nội, ngoại văn
I. vùng mô tả thông tin chung
111. Mã số tài liệu
100. Mảng dữ liệu: ĐHSP
105. Ngày nhập tin
103. Ngời nhập tin
330. Ngời xử lý
420. Địa chỉ tài liệu ( Kho.Đọc): ^aV ^b
421. Địa chỉ tài liệu ( Kho.MTK): ^aV ^b
422. Địa chỉ tài liệu ( Kho.MGT): ^aV ^b
423. Địa chỉ tài liệu ( Kho.MGK): ^aV ^b
424. Địa chỉ tài liệu ( Kho.MNV): ^aN ^b
425. Địa chỉ tài liệu ( Kho.TC): ^aV ^b
428. Địa chỉ tài liệu ( Kho.SĐH): ^aV ^b
II.vùng mô tả th mục
200. Tên sách:
a. Nhan đề chính:
b. Thông tin bổ sung cho nhan đề:
c. Thông tin trách nhiệm:
220. Tên sách dịch:
222. Tên sách song song:
210. Tác giả cá nhân:
211. Tác giả khác:
213. Ngời chủ biên:
214. Ngời hiệu đính/ Ngời biên soạn:
215. Ngời dịch:
216. Tác giả tập thể:
217. Nhóm tác giả:
250. Địa chỉ XB: a. Nơi xb:

b. Nh xb:
260. Năm XB:
252. Lần XB:
231. Tên từng tập của bộ sách:
278. Đặc trng số lợng:
285. Giá tiền:

( Hình 2.1: Mẫu biểu phiếu nhập tin CSDL sách )

10


Bài tập lớn: Phân tích thiết kế hệ thống
5.2. Quản lý mợn trả sách
Nh đã giới thiệu ở trên th viện có các qui định riêng cho từng đối tợng
mợn trả sách. Đối với cán bộ, giảng viên chỉ có một sổ mợn cá nhân. Đối với
sinh viên có hai sổ mợn là sổ mợn cá nhân và sổ mợn tập thể.
Khi độc giả đến mợn sách, độc giả sẽ phải tìm kiếm mã số sách cần mợn
trong danh mục sách có sẵn của th viện và điền các sách cần mợn vào phiếu yêu
cầu (Mẫu biểu 2), xong gửi bộ phận phòng đọc cùng thẻ mợn th viện, bộ phận
phòng đọc sẽ lấy sách và cập nhật vào danh sách độc giả mợn sách.
Mẫu biểu 2: Phiếu yêu cầu.
Trờng đại học s phạm thái nguyên
Th viện
Phiếu yêu cầu
Họ và tên:.............................................................
Đơn vị:.................................................................
Thẻ:..........................................................................
Ký hiệu:........................................................
Tên tài liệu:......................................................

( Hình 2.2 : Mẫu phiêú yêu cầu )
Khi độc giả đến trả sách, bộ phận phòng đọc sẽ tìm lại phiếu yêu cầu để ghi
lại ngày trả sách. Nếu độc giả làm rách sách, mất trang hoặc mất sách sẽ phải chấp
nhận bồi thờng theo quy định, khi đó nhân viên phòng mợn của th viện phải
ghi lại số sách mất trong kỳ và tiến hành điều chỉnh lại số sách có trong kho.
Bộ phận phòng đọc cũng có trách nhiệm rà tìm danh sách những độc giả
mợn sách tham khảo về trả trễ hạn theo quy định để gửi giấy báo thu hồi sách
(mẫu biểu 3 và 4). Mỗi cuốn sách độc giả chỉ đợc mợn theo thời gian quy định.
Nếu muốn mợn thêm thì độc giả phải đến th viện để gia hạn. Nếu không sẽ xem
nh trễ hạn.

11


Bài tập lớn: Phân tích thiết kế hệ thống
Mẫu biểu 3: Danh sách độc giả trả trễ hạn
Th viện đại học s phạm thái nguyên
Danh sách
độc giả trả trễ hạn
Mã độc giả Họ và tên
Tên sách Ngày mợn Ngày trả quy định

Bộ phận phòng mợn

( Hình 2.3: Danh sách độc giả trả trễ hạn )
Mẫu biểu 4: Giấy báo mợn sách quá hạn
Th viện đại học s phạm thái nguyên
Giấy báo mợn sách quá hạn
Kính gửi (Anh/chị): .....................................................

Đơn vị: .........................................................................
Chúng tôi xin thông báo rằng anh/chị đã mợn sách của th viện những
quyển sách sau:
Mã sách

Tên sách

Ngày mợn

Quá hạn

Vậy thông báo cho anh/chị đem sách đến trả và mang theo số tiền phạt theo
qui định chung của th viện. Nhận đợc phiếu này mong anh/ chị đến th viện
ngay
Ngày Tháng Năm 200
Bộ phận phòng mợn

( Hình 2.4: Giấy báo mợn sách quá hạn )

12


Bài tập lớn: Phân tích thiết kế hệ thống
5.3. Quản lý độc giả
Nh đã giới thiệu ở trên, th viện có các qui định riêng cho từng đối tợng
mợn trả sách. Đối với cán bộ, giảng viên chỉ có một sổ mợn cá nhân. Đối với
sinh viên có hai sổ mợn là sổ mợn cá nhân và sổ mợn tập thể. Do vậy, các đọc
giả có nhu cầu mợn/đọc sách thì phải làm thẻ th viện. Đối với sinh viên khi
muốn làm thẻ th viện thì phải đăng ký làm thẻ theo lớp (mẫu biểu 5). Sau đó cán
bộ th viện sẽ làm thẻ và cấp thẻ theo qui định (mẫu biểu 6, 7).

Mẫu biểu 5: Danh sách đăng ký làm thẻ th viện

( Hình 2.5: Mẫu danh sách đăng ký làm thẻ th viện
Mẫu biểu 6: Thẻ mợn
Đại học thái nguyên
trờng đại học s phạm

Th viện

thẻ mợn
ảnh

Số:.............

Cấp cho: .............................
Lớp:....................................
Khoa:..................................
Có giá trị đến hết ngày: / /
Thái Nguyên, Ngày... tháng... năm...
Phụ trách TV

( Hình 2.6: Mẫu thẻ mợn )
13


Bài tập lớn: Phân tích thiết kế hệ thống
Mẫu biểu 7: Thẻ đọc
Đại học thái nguyên
trờng đại học s phạm

Th viện

thẻ đọc

Số:.............

Cấp cho: .......................... ..
Lớp: ................................. ..
Khoa:............................... ..
Có giá trị đến hết ngày: / /
Thái Nguyên, Ngày... tháng... năm...
Phụ trách TV

ảnh

( Hình 2.7: Mẫu thẻ đọc )
5.4. Báo cáo thống kê
Mẫu biểu 8: Báo cáo thống kê sách mợn
Th viện đại học s phạm thái nguyên
Báo cáo thống kê sách mợn
Từ ngày:... Đến ngày:.
STT

Mã sách

Tên sách

Mã số độc giả

Ngày mợn

1
2

Ngày Tháng Năm
Phụ trách th viện

( Hình 2.8: Mẫu báo cáo thống kê sách mợn )

14


Bài tập lớn: Phân tích thiết kế hệ thống
Mẫu biểu 9: Báo cáo thanh lý sách
Th viện đại học s phạm thái nguyên
Báo cáo thanh lý sách
Từ ngày:... Đến ngày:.
STT

Mã sách

Tên sách

Số lợng cần thanh lý

Lý do

1
2

Ngày Tháng Năm
Phụ trách th viện

(Hình 2.9: Mẫu báo cáo thanh lý sách )
Mẫu biểu 10: Báo cáo thống kê tình hình độc giả
Th viện đại học s phạm thái nguyên
Báo cáo thống kê tình hình độc giả
Từ ngày:... Đến ngày:.
STT

Mã số đơn
vị

Mã số độc
giả

Tên độc giả

Ghi chú

1
2

Ngày Tháng Năm
Phụ trách th viện

( Hình 2.10: Mẫu báo cáo thống kê tình hình độc giả )

15

Bài tập lớn: Phân tích thiết kế hệ thống
6. Đánh giá sự hoạt động của hệ thống th viện hiện tại
6.1. Ưu điểm của hệ thống hiện tại
Th viện đã bớc đầu tiến hành tin học hoá trong công tác quản lý nhờ đó mà
công tác phục vụ độc giả đợc nhanh chóng hơn. Danh mục sách, đầu sách đợc
cập nhật trên máy tính. Do đó, độc giả có thể tra cứu tài liệu trực tiếp trên máy
tính.
6.2 Nhợc điểm của hệ thống hiện tại
Tuy đã bớc đầu tiến hành tin học hoá trong công tác quản lý nhng máy tính
chỉ để phục vụ việc tra cứu danh mục sách. Hơn nữa, chỉ có 2 máy tính phục vụ
công tác tra cứu nên chỉ cán bộ, giảng viên và cán sự các lớp đợc sử dụng (cán sự
các lớp đợc sử dụng để tra cứu tài liệu cho tập thể lớp). Các công tác quản lý khác
(cập nhật mợn trả, báo cáo thống kê) của th viện vẫn đợc tiến hành thủ công
nên gặp rất nhiều khó khăn.
Cụ thể:
Những thông tin về sách tồn, về nhu cầu các loại sách đã cho mợn không
đợc thống kê nên khi cần thiết phải tiến hành kiểm kho và kiểm sổ, từ đó
dẫn đến thông tin thu đợc là không chính xác.
Khi có yêu cầu của cấp trên về thông tin độc giả hoặc sách thì thông tin
không thể đáp ứng kịp thời.
Tốn nhiều nhân lực để thực hiện những thao tác tìm kiếm và xử lý.
Việc tra cứu chủ yếu thực hiện trên tủ phích nên tốn nhiều thời gian tìm
kiếm, đồng thời nhân viên th viện không thể đáp ứng ngay cho độc giả
những thông tin cần thiết về những cuốn sách mà họ cần.
Dễ gây nhầm lẫn sai lệch trong quá trình sắp xếp và xử lý.

Chẳng hạn xảy ra tình huống nh sau:
Khi độc giả có nhu cầu mợn cuốn "Chứng thực trong thơng mại điện tử"
của nhóm tác giả TS Nguyễn Nam Hải, KS Đào Thị Hồng Vân, TS Phạm Ngọc

Thuý. Trớc tiên độc giả phải tìm trong danh mục sách để tìm mã số sách, tra cứu
16


Bài tập lớn: Phân tích thiết kế hệ thống
một đầu sách trong danh mục vài nghìn cuốn không phải là nhanh chóng. Không
những vậy, khi giao phiếu mợn cho bộ phận phòng đọc, nhân viên th viện lại
mất công lục tìm sách trong kho. Dù nhân viên có thể nhớ nó nằm ở kệ nào? chứa
nhóm sách gì? nhng tìm một cuốn sách trên giá cũng mất khá nhiều thời gian.
Nếu sách đã đợc mợn hết, rõ ràng nhân viên th viện đã mất nhiều thời gian tìm
kiếm trớc khi báo lại độc giả là sách đã đợc mợn hết và độc giả lại bắt đầu phải
tra cứu để tìm cuốn sách khác.
Cũng nh vậy việc cấp phát thẻ th viện cũng gặp rất nhiều khó khăn. Đó là
thông tin về độc giả, cũng nh việc báo cáo tình hình sách qua từng thời điểm cũng
trở lên phức tạp khó kiểm soát đợc mà phải thông qua sổ sách và qua định kỳ
kiểm tra.
7. Hớng giải quyết bài toán.
7.1. Đề xuất xây dựng hệ thống quản lý th viện trờng Đại học S Phạm
Thái Nguyên.
Tin học hoá trong công tác quản lý th viện là một việc làm thiết thực, hợp lý.
Ngoài việc xử lý nhanh chóng, dễ dàng hơn, hệ thống mới sẽ giúp nhân viên th
viện quản lý số liệu chặt chẽ hơn, chính xác hơn. Việc lu trữ số liệu cũng trở lên
nhanh chóng và gọn nhẹ hơn.
Cụ thể là:
Hệ thống phải đáp ứng đợc nhu cầu xử lý dữ liệu, đảm bảo có tính hiệu quả
cao hơn so với hệ thống cũ, đồng thời bảo đảm có tính mở, đáp ứng với sự phát
triển của tơng lại. Đầu ra của hệ thống phải mềm dẻo, linh hoạt đáp ứng đợc nhu
cầu phát sinh.
Hệ thống phải có khả năng lu trữ, truy cập dữ liệu nhanh chóng, thuận lợi
chính xác, các thao tác phải đơn giản dễ bảo trì, có thể điều chỉnh. Có thể kiểm tra

tính đúng đắn của dữ liệu, phát hiện và xử lý các lỗi.
Giao diện phải khoa học thân thiện với ngời dùng.
Phải có khả năng trợ giúp, giải đáp thắc mắc của ngời sử dụng chơng trình.

17


Bài tập lớn: Phân tích thiết kế hệ thống
Hệ thống cài đặt phải có tính khả thi, cung cấp đầy đủ thông tin, các báo biểu
cần thiết để sử dụng.
Tự động hoá một bớc trong việc lu trữ và xử lý thông tin, tổng hợp các báo
cáo định kỳ hay đột xuất.
Cung cấp thông tin kịp thời, chính xác theo yêu cầu của th viện.
Tiết kiệm đợc thời gian, công sức, chi phí cho tính toán, tổng hợp, thống kê và đạt
kết quả tốt hơn trong công tác quản lý th viện.
7.2. Mục đích, yêu cầu của hệ thống.
Hệ thống phải đáp ứng đợc nhu cầu xử lý dữ liệu, đảm bảo có tính hiệu quả
cao hơn so với hệ thống cũ, đồng thời bảo đảm có tính mở, đáp ứng với sự phát
triển của tơng lại. Đầu ra của hệ thống phải mềm dẻo, linh hoạt đáp ứng đợc nhu
cầu phát sinh.
Hệ thống phải có khả năng lu trữ, truy cập dữ liệu nhanh chóng, thuận lợi
chính xác, các thao tác phải đơn giản dễ bảo trì, có thể điều chỉnh. Có thể kiểm tra
tính đúng đắn của dữ liệu, phát hiện và xử lý các lỗi.
Giao diện phải khoa học thân thiện với ngời dùng.
Phải có khả năng trợ giúp, giải đáp thắc mắc của ngời sử dụng chơng trình.
Hệ thống cài đặt phải có tính khả thi, cung cấp đầy đủ thông tin, các báo biểu
cần thiết để sử dụng.
Tự động hoá một bớc trong việc lu trữ và xử lý thông tin, tổng hợp các báo
cáo định kỳ hay đột xuất.
Cung cấp thông tin kịp thời, chính xác theo yêu cầu của th viện.

Tiết kiệm đợc thời gian, công sức, chi phí cho tính toán, tổng hợp, thống kê
và đạt kết quả tốt hơn trong công tác quản lý th viện.
Toàn bộ quá trình phân tích, thiết kế lập trình thử nghiệm cài đặt hệ thống
phải phù hợp với phạm vi giới hạn tài chính, con ngời và thời gian cho phép.
7.3. Hớng phát triển
- Chuẩn hoá các hoạt động nghiệp vụ th viện theo hớng tin học hoá và
hiện đại hoá.
18


Bài tập lớn: Phân tích thiết kế hệ thống
- Bổ sung kịp thời những tài liệu chuyên ngành phục vụ cho việc giảng dạy
và học tập.
- Mở rộng diện tích các kho sách, phục vụ phòng đọc và mợn tự chọn.
- Tiếp tục nghiên cứu và triển khai xây dựng th viện điện tử.
- Tích cực tham gia vào các hoạt động của liên hiệp th viện các tỉnh phía
Bắc.

Chơng II: Phân Tích hệ thống
1.Mục đích của hệ thống quản lý th viện
Góp phần đa ứng dụng của thông tin vào việc quản lý và tra cứu sách trong
th viện giúp các bạn sinh viên có thể mợn đợc đúng loại sách cần tìm một cách
nhanh nhất và đúng với nội dung học tập góp phần nâng cao chất lợng học tập.

19


Bài tập lớn: Phân tích thiết kế hệ thống

2. Biểu đồ phân cấp chức năng

Quản lý th viện

Quản lý sách

Nhập
sách

Xử
lý
nghiệp
vụ

Huỷ
sách

Quản lý độc giả

Cấp
thẻ

20

Huỷ
thẻ

Xử
lý
vi
phạm

Quản lý mợn/trả

Quản
lý
mợn
sách

Quản
lý
trả
sách

Xử
lý
bất
thờng

Báo cáo thống kê

Thống Thống
kê độc
kê
giả
sách

Thống
kê
vi
phạm

Bài tập lớn: Phân tích thiết kế hệ thống

3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Đơn xin cấp thẻ, phiếu
mợn,sách trả

Độc giả

Chỉ thị

Quản lý Th viện
Các báo cáo

Thẻ th viện, sách
mợn
Sách,
hợp
đồng
sách

Thông
tin
sách
cần
cung
cấp

Nhà cung cấp

21

Lãnh đạo


Bµi tËp lín: Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng

4. BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc ®Ønh.
Lãnh đạo

Ý kiến lãnh đạo

CSDL độc giả

Các báo cáo thống kê

Các
chỉ
thị

TT
độc
giả

Báo
cáo

Quản lý sách

I

TT
cần
xử
lý
Thông tin cần xử lý

Báo cáo thống
kê - IV

Quảnlý độc
giả - II

Các TT cần xử lý
Sách,
hợp
đồng
sách

TT
sách
cần
cung
cấp

Nhà cung cấp

CSDL sách

Danh mục sách đã xö lý

22

Thông
tin
tình
hình
mượn
trả

Đáp
ứng
các
TT
yêu
cầu

CSDL mượn trả

Quản lý mượn
trả - III

Sách m−în
Phiếu yêu
cầu, sách trả

Độc giả

Đơn

xin
cấp
thẻ


Bài tập lớn: Phân tích thiết kế hệ thống

5. Các biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh:
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh I
Cỏc quyt nh

Lónh o

Thụng tin v sỏch cn hu
Bỏo
cỏo
sỏch
b
sung,
H
sách

Cỏc
ch
th

Sỏch, H sách

Nh cung cp

CSDL sỏch mi

CSDL sỏch ó x lý

TT sỏch hu
Nhp sỏch
I.1

Cỏc TT v
sỏch b sung

TT sỏch cn cung cấp

X lý nghip
v - I.2

Hu sỏch
I.3
Danh mc sỏch hu

Cỏc
nhu
cu
v
sỏch
Cỏc yờu cu x lý

c gi

TT sỏch ó x lý

Cỏc ỏp ng

23

QL mn tr
III


Bµi tËp lín: Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng

BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc d−íi ®Ønh II
Độc giả

Đơn
xin cấp
thẻ
(thông
tin về
độc
giả)

Thẻ thư viện

CSDL độc giả

Cấp thẻ
II.1

Các đáp ứng
Thông

tin
về
độc
giả

Huỷ thẻ
II.2

Thông
tin
xử
lý

Xö lý vi ph¹m
II.3

Các thông
tin cần xử
lý

CSDL thẻ

24

XL bất thường
III.3


Bµi tËp lín: Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng

BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc d−íi ®Ønh III
CSDL mượn trả

CSDL thẻ

Quản lý mượn
sách – III.1

Phiếu
yêu
cầu

Độc giả

Sách
mượn

Danh sách độc giả và
sách mượn

CSDL sách đã xử lý
Sách trả

25

Quản lý trả
sách – III.2

Các
thông

tin về
sách trả

Các thông tin
cần xử lý

Xử lý bất
thường – III.3

Xử lý vi phạm
II.3