NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU SỐ TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

Header Page 1 of 126.

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN
––––––

NGUYỄN THỊ DUYÊN

NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN
VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU SỐ
TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH: THÔNG TIN – THƢ VIỆN
Hệ đào tạo: Chính quy
Khóa học : QH – 2008 - X

Hà Nội, 2012
Footer Page 1 of 126.


Header Page 2 of 126.

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN
––––––

NGUYỄN THỊ DUYÊN

NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN
VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU SỐ
TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH: THÔNG TIN – THƢ VIỆN
Hệ đào tạo: Chính quy
Khóa học : QH – 2008 - X

NGƯỜI HƯỚNG DẪN: PGS. TS. TRẦN THỊ QUÝ

Hà Nội, 2012
Footer Page 2 of 126.


Header Page 3 of 126.

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bản khóa luận này, ngoài sự nổ lực của bản thân, đó còn là công
sức của quý Thầy Cô.
Trong suốt quá trình thực hiện khóa luận, với tình cảm trân thành em xin được
bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới PGS.TS Trần Thị Quý, trưởng khoa Thông tin- thư viện,
trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn người đã tận tâm tận tình chỉ bảo giúp đỡ
em hoàn thành khóa luận này.
Cùng với đó, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các thầy, cô giáo trong khoa
Thông tin – thư viện nói riêng và các thầy cô giáo trong trường Đại học Khoa học xã hội
và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội nói chung đã nhiệt tình giúp đỡ chỉ bảo, truyền
đạt cho em những kiến thức từ cơ bản đến kiến thức chuyên môn trong bốn năm học vừa
qua và tạo điều kiện cho em về cơ sở vật chất, trang thiết bị cũng như truyền lại cho em
những kinh nghiệm quý báu để em có thể hoàn thành khóa luận này!

Đồng thời em xin chân thành cảm ơn TS. Lê Văn Viết, Phó giám đốc Thư viện
Quốc gia Việt Nam, Th.S Lê Đức Thắng, Phó trưởng phòng tin học cùng các cô chú, anh
chị cán bộ thông tin thư viện tại Thư viện Quốc gia Việt Nam đã chỉ bảo và tạo điều kiện
giúp đỡ em hoàn thành khóa luận này.
Sự tiến bộ trong học tập và nghiên cứu của em cũng có phần rất lớn từ sự giúp
đỡ, động viên về mặt vật chất và tinh thần của các bạn cùng lớp và người thân. Em xin
cảm ơn những tình cảm quý báu đó.

Hà Nội ngày tháng năm
Sinh viên
Nguyễn Thị Duyên

Footer Page 3 of 126.


Header Page 4 of 126.

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Các từ viết tắt

Nội dung của các từ viết tắt

CSDL

Cơ sở dữ liệu

NDT

Người dùng tin

TTTV

Thông tin – Thư viện

TLS

Tài liệu số

TVQGVN

Thư viện Quốc gia Việt Nam

Footer Page 4 of 126.


Header Page 5 of 126.

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU,
BIỂU ĐỒ ĐƢỢC SỬ DỤNG TRONG KHÓA LUẬN
Bảng số liệu:
Bảng 1: Bảng thống kê vốn tài liệu truyền thống của Thư viện Quốc gia .......................29
Bảng 2: Số lượng báo, tạp chí tại Thư viện Quốc gia Việt Nam ......................................30
Bảng 3: Nguồn tài liệu số hóa toàn văn tự xây dựng của Thư viện..................................32
Bảng 4: Đánh giá của cán bộ về ngân sách nhà nước cấp cho phát triển
tài liệu số.................................................................................................................. 39
Bảng 5: Đánh giá của NDT về hệ thống cơ sở vật của Thư viện ............................ 44
Bảng 6: Đánh giá của cán bộ về hệ thống cơ sở vật chất của TVQGVN ........................45
Bảng 7: Đánh giá của cán bộ thư viện về hạ tầng công nghệ của Thư viện ........... 49
Bảng 8: Đánh giá của người dùng tin về nhu cầu sử dụng tài liệu số ..................... 57

Bảng 9: Đánh giá của người dùng tin về tác phong làm việc của cán bộ ............... 58
Bảng 10: Sự hiểu biết của người dùng tin về cách sử dụng tài liệu số ................... 60
Biểu đồ:
Biểu đồ 1: Đánh giá của NDT về hệ thống cơ sở vật chất của Thư viện ................ 44
Biểu đồ 2: Đánh giá của cán bộ thư viện về hệ thống cơ sở vật chất của
Thư viện Quốc gia Việt Nam ................................................................................. 45
Biểu đồ 3: Đánh giá của cán bộ thư viện về hạ tầng công nghệ thông tin .............. 49
Biểu đồ 4: đánh giá của người dùng tin về nhu cầu sử dụng tài liệu số.................. 57
Biểu đồ 5: Đánh giá của người dùng tin về tác phong làm việc của cán bộ ........... 59
Biểu đồ 6: Sự hiểu biết của người dùng tin về cách sử dụng tài liệu số ................. 60

Footer Page 5 of 126.


Header Page 6 of 126.

MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU ...................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết chọn đề tài ................................................................................... 1
2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu ......................................................................... 2
3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng của đề tài .................................................... 3
4. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu .......................................................................... 4
5. Phƣơng pháp nghiên cứu .................................................................................... 4
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài .............................................................. 5
7. Nội dung của khóa luận ...................................................................................... 5
CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC
PHÁT TRIỂN VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU SỐ TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA
VIỆT NAM 6
1.1 Những khái niệm chung .................................................................................... 6
1.1.1 Khái niệm về phát triển ............................................................................... 6

1.1.2 Khái niệm về tài liệu số/ tài liệu điện tử ..................................................... 6
1.1.3 Khái niệm phát triển tài liệu số ................................................................... 9
1.1.4 Khái niệm bảo quản tài liệu số .................................................................. 10
1.2 Vai trò của tài liệu số với công tác phát triển và bảo quản tài liệu số ........ 11
1.2.1 Vai trò của tài liệu số nói chung ................................................................ 11
1.2.2 Tầm quan trọng của phát triển tài liệu số .................................................. 12
1.2.3 Vai trò của công tác bảo quản tài liệu số................................................... 14
1.3 Các yếu tố tác động đến công tác phát triển và bảo quản tài liệu số .......... 14
1.3.1 Chính sách phát triển ................................................................................. 14
1.3.2 Kinh phí dành cho phát triển và bảo quản tài liệu số ................................ 16
1.3.3 Nguồn nhân lực ......................................................................................... 16
1.3.4 Hợp tác chia sẻ .......................................................................................... 18
1.3.5 Hạ tầng cơ sở và trang thiết bị................................................................... 19
1.4 Khái quát chung về Thƣ viện Quốc gia Việt Nam ....................................... 21
1.4.1 Lịch sử hình thành và phát triển Thư viện ................................................ 21
1.4.2 Chức năng nhiệm vụ của Thư viện ........................................................... 23
1.4.3 Cơ cấu tổ chức của Thư viện ..................................................................... 25
Footer Page 6 of 126.


Header Page 7 of 126.

1.4.4 Đặc điểm người dùng tin ở Thư viện ........................................................ 26
1.4.5 Đặc điểm nhu cầu tin của Thư viện........................................................... 27
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN VÀ BẢO QUẢN
NGUỒN TÀI LIỆU SỐ TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM................. 29
2.1 Thực trạng nguồn tài liệu tại Thƣ viện Quốc gia Việt Nam........................ 29
2.1.1 Vốn tài liệu truyền thống ........................................................................... 29
2.1.2 Nguồn tài liệu số hóa toàn văn hiện nay của Thư viện ............................. 32
2.1.2.1 Nguồn tài liệu số hóa toàn văn tự xây dựng ...................................... 32

2.1.2.2 Nguồn tài liệu số hóa toàn văn ngoại sinh ........................................ 34
2.1.2.3 Một số bộ sưu tập số khác ................................................................. 37
2.2 Công tác phát triển nguồn tài liệu số tại Thƣ viện ....................................... 39
2.2.1 Chính sách bổ sung tài liệu số ................................................................... 39
2.2.2 Kinh phí bổ sung tài liệu số ....................................................................... 39
2.2.3 Nguồn bổ sung tài liệu số .......................................................................... 41
2.2.4 Hạ tầng cơ sở trang thiết bị sử dụng để phát triển tài liệu số .................... 43
2.2.5 Phần mềm công nghệ để số hóa tài liệu .................................................... 46
2.2.6 Nguồn nhân lực trong công tác bổ sung tài liệu số ................................... 51
2.3 Công tác bảo quản nguồn tài liệu số tại Thƣ viện ........................................ 52
2.3.1 Nguyên nhân hủy hoại tài liệu số .............................................................. 52
2.3.2 Phương pháp bảo quản tài liệu số trong kỉ nguyên số .............................. 53
2.3.3 Ứng dụng bảo quản tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam .............. 55
2.4 Một số nhận xét về công tác phát triển và bảo quản tài liệu số
tại Thƣ viện 56
2.4.1 Ưu điểm ..................................................................................................... 56
2.4.2 Hạn chế ...................................................................................................... 60
2.4.3 Nguyên nhân của thành công và những tồn tại ......................................... 62
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
PHÁT TRIỂN VÀ BẢO QUẢN NGUỒN TÀI LIỆU SÔ TẠI THƢ VIỆN
QUỐC GIA VIỆT NAM ....................................................................................... 64
3.1 Nhóm giải pháp về nội dung ........................................................................... 64
3.1.1 Chú trọng bổ sung nguồn tài liệu số hóa toàn văn .................................... 64
Footer Page 7 of 126.


Header Page 8 of 126.

3.1.2 Nâng cao chất lượng nguồn tài liệu số hóa toàn văn ................................ 65
3.1.3 Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin tài liệu số ................ 66

3.1.4 Giải quyết vấn đề bản quyền ..................................................................... 67
3.1.5 Đảm bảo an toàn cho dữ liệu số ................................................................ 69
3.2 Nhóm giải pháp về công nghệ......................................................................... 70
3.2.1 Phát triển hạ tầng cơ sở vật chất trang thiết bị .......................................... 70
3.2.2 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin .............................................. 71
3.2.3 Hoàn thiện hệ thống phần mềm................................................................. 71
3.3 Nhóm giải pháp phát huy nhân tố con ngƣời ............................................... 72
3.3.1 Đổi mới nhận thức của người làm công tác lãnh đạo quản lý ................... 72
3.3.2 Nâng cao trình độ đội ngũ kỹ thuật viên làm công tác tin học ................. 73
3.3.3 Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thư viện số hóa tài liệu ........................ 74
3.3.4 Bồi dưỡng kiến thức thông tin cho người dùng tin ................................... 76
3.4 Nhóm giải pháp khác ...................................................................................... 78
3.4.1 Tăng cường kinh phí đầu tư cho phát triển nguồn tài liệu số .................... 78
3.4.2 Tổ chức các buổi hội nghị, hội thảo về công tác số hóa tài liệu ............... 78
3.4.3 Tăng cường mối quan hệ hợp tác chia sẻ nguồn lực thông tin ................. 79
3.4.4 Đẩy mạnh công tác tuyên truyền giới thiệu nguồn tài liệu số ................... 80
KẾT LUẬN 81
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................. 83

Footer Page 8 of 126.


Header Page 9 of 126.

PHẦN MỞ ĐẦU
1.Tính cấp thiết chọn đề tài
Như chúng ta đã biết, vốn tài liệu không chỉ là chỉ tiêu quan trọng để đánh
giá chất lượng thư viện mà còn là một trong bốn yếu tô cấu thành nên thư viện và
thu hút bạn đọc thường xuyên đến sử dụng thư viện. Trong thời đại ngày nay, khi
nhìn vào lĩnh vực công nghệ thông tin ở bất kì quốc gia nào trên thế giới, chúng ta

đều thấy một số điểm tương đồng rõ rệt: các mạng lưới liên kết và băng thông ngày
càng mở rộng, công nghệ thông tin và mạng toàn cầu Internet ngày càng phát triển,
lượng thông tin tăng lên theo cấp số nhân, tài liệu trở nên vô cùng phong phú đa
dạng cả về nội dung và hình thức. Các công cụ tạo ra thông tin số chủ yếu như máy
tính, máy ảnh kỹ thuật số, máy quay, máy quét… cũng không ngừng được nâng cao
về mặt công nghệ, góp phần vào việc đa dạng hóa kho tàng thông tin số hóa. Tài
liệu không chỉ ở dạng in ấn mà còn tồn tại ở dạng điện tử, đĩa CD- ROM, đĩa từ, vi
phim, vi phiếu… điều này đã thúc đẩy công tác phát triển tài liệu và bảo quản
chúng sao cho phù hợp với sự thay đổi và phát triển với tình hình hiện nay hơn.
Xây dựng phát triển nguồn tài nguyên số chính là một xu thế tất yếu vì mục
đích sao lưu, bảo quản tài liệu, mở rộng đối tượng phục vụ và chia sẻ tài nguyên,
tận dụng tối đa và có hiệu quả hệ thống cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại. Số
hoá nguồn tài liệu - đây là công đoạn đòi hỏi đầu tư nhiều công sức, kinh phí nhưng
lại là khâu dễ dàng thực hiện nhất. Bởi vì hiện nay công nghệ số hóa tài liệu đã tiến
bộ rất nhiều.
Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ cùng với xu thế hội nhập
là những đòi hỏi và thách thức cho ngành thông tin – thư viện (TTTV) nói chung,
Thư viện Quốc gia Việt Nam nói riêng cần phải có những đổi mới hoạt động, bắt
kịp những tiến bộ của thời đại phục vụ đắc lực cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện
đại hóa đất nước cũng như những đổi mới chiến lược về phương pháp giáo dục, dạy
và học tại Việt Nam.

Footer Page 9 of 126.


Header Page 10 of 126.

Với tính chất là một thư viện khoa học tổng hợp trong hệ thống các thư viện
công cộng trong cả nước, Thư viện Quốc gia Việt Nam (TVQGVN) đã cố gắng
thực hiện tốt các chức năng Văn hóa, Thông tin, Giáo dục, Giải trí nhằm thỏa mãn

nhu cầu ngày càng tăng của người dùng tin, góp phần quan trọng trong công việc
học tập nâng cao trình độ của công dân cũng như công cuộc xây dựng phát triển đất
nước. TVQGVN có số lượng tài liệu vô cùng phong phú và đa dạng về tất cả các
lĩnh vực và loại hình tài liệu.
Trong những năm qua, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã luôn chú trọng các
hoạt động nghiệp vụ vủa mình đặc biệt là công tác số hóa phát triển và bảo quản
vốn tài liệu số nhằm phục vụ đắc lực cho công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa
đất nước. Thư viện đã tiến hành số hóa, phát triển và bảo quản tài liệu số (TLS)
nhằm đáp ứng cho nhu cầu sử dụng tài liệu lâu dài của người dùng tin.
Tuy nhiên bên cạnh những thành tựu đã đạt được không phải không còn
những bất cập, để công tác phát triển và bảo quản tài liệu số được hoàn thiện hơn nữa
góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Thư viện Quốc gia Việt Nam, tôi quyết
định chọn đề tài: “Nghiên cứu công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại Thư
viện Quốc gia Việt Nam” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình. Với mong
muốn tìm hiểu thực trạng công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại TVQGVN và
đưa ra những giải pháp nhằm pháp triển hơn nữa công tác số hóa tài liệu và bảo quản
tài liệu số tại Thư viện.
2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
 Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu đề tài “công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại Thư viện
Quốc gia Việt Nam”, tác giả mong muốn đưa ra những nhận xét đánh giá khách
quan về thực trạng công tác phát triển và bảo quản tài liệu số, từ đó đề ra một số
giải pháp và phương hướng góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác
phát triển, bảo quản vốn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam.

Footer Page 10 of 126.


Header Page 11 of 126.

 Nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài “Nghiên cứu công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại TVQGVN”
có nhiệm vụ nghiên cứu như sau:
- Nghiên cứu nội hàm các khái niệm “phát triển”, “tài liệu số”, “phát triển tài
liệu số”, “bảo quản tài liệu số” và các vấn đề liên quan có ý nghĩa lý luận theo
hướng đề tài.
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của TVQGVN
- Nghiên cứu đặc điểm người dùng tin của TVQGVN
- Công tác phát triển tài liệu số tại TVQGVN
- Công tác bảo quản tài liệu số tại TVQGVN
- Đề xuất các giải pháp nhằm phát triển và bảo quản tài liệu số tại TVQGVN.
3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng của đề tài
Cho đến nay đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về TVQGVN trên các
lĩnh vực như:
- “Nghiên cứu hoạt động tra cứu thông tin tại Thư viện Quốc gia Việt Nam
trong thời kỳ Công nghiệp hóa, Hiện đại hóa đất nước” của Nguyễn Thị Hoài Thu,
khóa luận tốt nghiệp năm 2001.
- “ Công tác bảo quản vốn tài liệu ở Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Ngô
Thị Hằng Nga, khóa luận tốt nghiệp năm 2004.
- “ Công tác phát triển vốn tài liệu của Thư viện Quốc gia Việt Nam” của
Nguyễn Thị Thu Hiền, khóa luận tốt nghiệp năm 2006.
- “Số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc
gia Việt Nam” của Phạm Vũ Thủy Tiên, khóa luận tốt nghiệp năm 2006
- “Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu quý hiếm tại Thư viện Quốc gia
Việt Nam” cuả Nguyễn Thị Bình, khóa luận tốt nghiệp năm 2008.
- “Số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc
gia Việt Nam” của Lê Thị Thúy, khóa luận tốt nghiệp 2010

Footer Page 11 of 126.

Header Page 12 of 126.

- “Công tác số hóa tài liệu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Lại Cao
Bằng, khóa luận tốt nghiệp năm 2011.
- “Tìm hiểu về phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm thông tin thư
viện Đại học Quốc gia Hà Nội và Thư viện Quốc gia Việt Nam” của Mai Thị
Hương, khóa luận tốt nghiệp năm 2011.
Ngoài ra còn nhiều đề tài khác viết về thư viện Quốc gia Việt Nam như:
Nguồn nhân lực tại Thư viện Quốc gia Việt Nam, tìm hiểu công tác xây
dựng và phát triển vốn tài liệu …
Tuy nhiên, đề tài về công tác số hóa tài liệu và tổ chức khai thác nguồn tài
liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam thì chưa được nghiên cứu sâu và hoàn
chỉnh. Vì vậy tôi chọn đề tài: “Nghiên cứu công tác phát triển và bảo quản tài
liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của
mình. Đây là đề tài hoàn toàn mới không trùng lặp với công trình nghiên cứu nào
công bố trước đó.
4. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: công tác phát triển và bảo quản TLS
Phạm vi nghiên cứu: công tác phát triển và bảo quản tài liệu số tại TVQGVN
trong giai đoạn hiện nay.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
- Phương pháp luận:
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này tôi đã áp dụng phương pháp luận của
Chủ nghĩa duy vật biện chứng và Chủ nghĩa duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác –
Lênin, các quan điểm, đường lối của Đảng và nhà nước về công tác TTTV ở nước
ta.
- Phương pháp nghiên cứu cụ thể:
Trên cơ sở phương pháp luận đề tài đã sử dụng một số phương pháp nghiên
cứu cụ thể sau:

Footer Page 12 of 126.


Header Page 13 of 126.

- Phân tích – Tổng hợp tài liệu
- Khảo sát, đánh giá thực trạng
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp, điều tra bằng phiếu hỏi
- Thống kê, so sánh; Phương pháp diễn dịch, quy nạp…
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

 Về lý luận
Kết quả của khóa luận góp phần hoàn thiện và làm sáng tỏ thêm lý luận về tài liệu
số, phát triển và bảo quản tài liệu số

 Về Thực tiễn
- Khóa luận phản ánh thực trạng công tác phát triển TLS và bảo quản tài liệu
số tại TVQGVN trong giai đoạn hiện nay.
- Nghiên cứu, phân tích đánh giá những thuận lợi khó khăn trong công tác
phát triển và bảo quản TLS. Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện
công tác phát triển và bảo quản tài liệu số để nâng cao hiệu quả hoạt động của
TVQGVN.
7. Nội dung của khóa luận
Ngoài phần danh mục viết tắt, danh mục các bảng biểu đố, phần mục lục,
phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung khóa luận gồm 3
chương, cụ thể như sau:
Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về công tác phát triển và bảo
quản tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam
Chương 2: Thực trạng công tác phát triển và bảo quản nguồn tài liệu số
tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả phát triển và bảo quản
nguồn tài liệu số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam.
Footer Page 13 of 126.


Header Page 14 of 126.

CHƢƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN
VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU SỐ TẠI THƢ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM
1.1 Những khái niệm chung
1.1.1 Khái niệm về phát triển
Trong lịch sử triết học, quan điểm siêu hình xem sự phát triển chỉ là sự tăng,
giảm thuần túy về lượng, không có sự thay đổi về chất của sự vật; đồng thời nó cũng
xem sự phát triển là quá trình tiến lên liên tục, không trải qua những bước quanh co
phức tạp.
Đối lập với quan điểm siêu hình, trong phép biện chứng, khái niệm phát triển
dùng để chỉ quá trình vận động của sự vật theo khuynh hướng đi lên: từ trình độ thấp
đến trình độ cao, từ kém hoàn thiện đến hoàn thiện hơn.
Phát triển cũng là quá trình phát sinh và giải quyết mâu thuẫn khách quan vốn có
của sự vật; là quá trình thống nhất giữa phủ định các nhân tố tiêu cực và kế thừa, nâng
cao nhân tố tích cực từ sự vật cũ trong hình thái mới của sự vật.
Theo Từ điển Tiếng Việt của Viện ngôn ngữ học xuấ bản năm 2006 định nghĩa:
“Phát triển là sự biến đổi hoặc làm cho biến đổi từ ít đến nhiều, hẹp đến rộng, thấp đến
cao, đươn giản đến phức tạp” [tr.769]. Với ý nghĩa như vậy còn có thể hiểu phát triển là
từ chưa đến tốt, từ xấu đến đẹp…
1.1.2 Khái niệm về tài liệu số/ tài liệu điện tử

 Khái niệm tài liệu
Khái niệm tài liệu (trong tiếng anh là “document”) xuất phát từ một từ gốc latin

là “Docure” có nghĩa là tất cả mọi cái viết ra để làm chứng cứ cho việc chỉ dẫn, giảng
dạy. “Phát triển vốn tài liệu trong thư viện và cơ quan thông tin” của hai tác giả “Phạm
Văn Rính – Nguyễn Viết Nghĩa”, [tr.11].
Hiện nay có rất nhiều những định nghĩa khác nhau về tài liệu:
Footer Page 14 of 126.


Header Page 15 of 126.

- Ở nước Nga, theo tiêu chuẩn quốc gia đầu tiên về thuật ngữ GOST 1648770 “Văn thư và công tác lưu trữ. Các thuật ngữ và định nghĩa”, khái niệm “Tài
liệu” đã được định nghĩa là “phương tiện để giữ lại các tin tức về những sự việc, sự
kiện, hiện tượng của thực tiễn khách quan và hoạt động tư duy của con người”.
Ngày nay, khái niệm “tài liệu” được định nghĩa như sau: “Tài liệu - là thông tin
được gắn trên vật mang tin với những tiêu chí cho phép nhận dạng nó”. Đối với
công tác quản lý, văn thư, lưu trữ, điều quan trọng là làm sao có thể nhận dạng
được thông tin chứa đựng trong tài liệu, sao cho tài liệu được trình bày theo trật tự
được thiết lập với những tiêu chí nhất định.
- Còn theo tiêu chuẩn ISO 5127-1 của tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế
(International Standards Organization) thì tài liệu là toàn bộ vật mang tin và dữ liệu
ghi trên đó dưới mọi hình thức nói chung là không đổi và con người hay máy có thể
đọc được”.
Như vậy, từ những định nghĩa trên, có thể thấy rằng, theo nghĩa chung nhất,
tài liệu là những vật mang thông tin đã được ghi trên đó theo nhiều dạng khác nhau
phục vụ cho những mục đích khác nhau của con người.
- Theo bài giảng: (Thông tin học đại cương) của PGS.TS. Trần Thị Quý thì
“tài liệu có thể hiểu là các dạng vật chất khác nhau được lưu giữ thông tin và có
khả năng truyền tải thông tin trong thời gian và không gian”

 Khái niệm tài liệu số/ tài liệu điện tử
Sự phát triển cực kỳ mau lẹ của công nghệ thông tin và viễn thông đã làm

thay đổi căn bản phương thức xuất bản tài liệu, rút ngắn đáng kể thời gian cung cấp
thông tin đến tay người đọc và tạo tiền đề hình thành một loại tài liệu mới là tài liệu
điện tử. Các loại sách báo tài liệu điện tử này thường được gọi là e- book, ejournal, e- magazine cùng với các cơ sở dữ liệu đã tạo ra đã tạo ra một nguồn tin
được gọi là nguồn tin điện tử rất phong phú, được lưu trữ trên đĩa CD- ROM,
DVD- ROM, hay lưu hành trên các mạng cục bộ, mạng internet và đã trở thành
nguồn thông tin chính của các thư viện điện tử hiện nay.(giáo trình phát triển vốn tài
Footer Page 15 of 126.


Header Page 16 of 126.

liệu trong thư viện và cơ quan thông tin) của hai tác giả “Phạm Văn Rính – Nguyễn Viết
Nghĩa”, [tr.39].
Hiện nay khái niệm về tài liệu điện tử (electronic document) và tài liệu số
hóa (digital document) ở Việt Nam vẫn còn mơ hồ, chưa có một khái niệm rõ ràng.
Có những quan điểm cho rằng hai khái niệm này là hoàn toàn giống nhau, lại có
những quan điểm cho rằng chúng là hai khái niệm khác biệt nhau. Tuy nhiên ở đây
tôi không đi sâu phân biệt hai khái niệm này.
Theo giáo trình (phát triển vốn tài liệu trong thư viện và cơ quan thông tin)
của hai tác giả “ Phạm Văn Rính – Nguyễn Viết Nghĩa” thì “hai khái niệm tài liệu
điện tử và tài liệu số hóa là đồng nhất về mặt ngữ nghĩa, việc số hóa tín hiệu cũng
được hiểu là điện tử hóa tín hiệu” [tr.40].

 Khái niệm tài liệu điện tử:
Tài liệu điện tử bao gồm tất cả các dạng tài liệu như sách, báo, tạp chí, các
bộ phim, bản nhạc, các file multimedia, các trang web, các cơ sở dữ liệu… được
bao gói hay được lưu trữ trên vật mang tin điện tử, có nghĩa là tất cả những cái gì
có thể đọc được, truy cập được thông qua máy tính hay mạng máy tính điện tử.

 Khái niệm tài liệu số

Thuật ngữ “tài liệu số” đã xuất hiện vào đầu những năm 1990, nhưng đối với
công tác quản lý tài liệu ở Nga, chỉ vào cuối những năm 1990 nó mới bắt đầu được
sử dụng tích cực. Tới thời điểm đó, trong các sách trong nước và nước ngoài có các
thuật ngữ được chấp nhận chung là “tài liệu đọc được bằng máy”, “tài liệu trên vật
mang là máy tính”, “tài liệu được máy tính dẫn hướng” và “đồ họa máy tính”. Cụ
thể, định nghĩa thuật ngữ “tài liệu trên vật mang tin là máy tính” có trong tiêu
chuẩn hiện hành GOST R 51141-98: “đó là tài liệu được tạo lập do sử dụng các vật
mang và các phương pháp ghi bảo đảm xử lý thông tin của nó bằng máy tính điện
tử”.

Footer Page 16 of 126.


Header Page 17 of 126.

Theo từ điển giải nghĩa của Mindwrrap, “tài liệu số” là những tài liệu được
lưu giữ bằng máy tính. Tài liệu số có thể được tạo lập bởi máy tính như việc xử lý
các file văn bản, các bảng biểu hoặc chúng có thể được chuyển đổi sang dạng số từ
những tài liệu dạng khác. TLS cũng được đề cập đến như là tài liệu điện tử.
Số hóa tài liệu là quá trình sử dụng các phương tiện kỹ thuật để chuyển tài liệu từ
sách, báo, tạp chí in, vật ghi âm, ghi hình sang tài liệu điện tử/tài liệu số để lưu giữ,
sử dụng bằng các phương tiện điện tử. (Luật Thư viện số: 2012/QH13 Dự thảo lần
II Ngày 26/06/2011).
1.1.3 Khái niệm phát triển tài liệu số
Với sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin và
nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong thực tiễn nói chung và trong lĩnh vực
TTTV nói riêng. Các thư viện không chỉ dừng lại ở việc phát triển và bảo quản các
tài liệu truyền thống nữa mà xu thế chung của các thư viện là tiến hành công tác số
hóa tài liệu và phát triển TLS nhằm chia sẻ và bảo quản tài liệu được tốt hơn.
Phát triển tài liệu/nguồn tin hay thu thập thông tin là một lĩnh vực chung

giữa ngành thông tin -thư viện và ngành quản trị thông tin. Phát triển nguồn tin là
giai đoạn đầu tiên của dây chuyền thông tin tư liệu
Phát triển tài liệu số là quá trình lựa chọn bổ sung tài liệu số hóa, làm cho
vốn tài liệu số hóa không ngừng gia tăng về số lượng mà còn cả chất lượng, cho
phép xây dựng nuôi dưỡng vốn tài liệu của cơ quan thông tin. Phát triển TLS là quá
trình làm cho nhu cầu thông tin của NDT được đáp ứng kịp thời, đầy đủ, chính xác,
giúp cho công tác chia sẻ và bảo quản tài liệu số của cán bộ thư viện cũng được dễ
dàng và hiệu quả. phát triển TLS cũng phải tuân theo một chính sách bổ sung.

1.1.4 Khái niệm bảo quản tài liệu số

Footer Page 17 of 126.


Header Page 18 of 126.

Bảo quản là những hoạt động gắn duy trì lưu giữ các tài liệu để sử dụng cả ở
hình thức vật liệu ban đầu và một số dạng khác.
Bảo quản số nhằm mục đích đảm bảo sự truy cập liên tục tới nguồn TLS
giúp chống lại lỗi xảy ra do việc sao lưu tài liệu gây nên, công tác bảo quản cần
được chú ý đến trong suốt chu kỳ sống của tài liệu số hoá nhằm đạt được hiệu quả.
Cần áp dụng các bước tiến thích hợp để thu nhận và lập danh mục để đảm bảo việc
gìn giữ và quản lý các thông tin lưu giữ và bảo đảm các tệp dữ liệu số hoá sẽ không
bị thay đổi. Bảo quản TLS tức là phải đảm bảo một TLS còn có thể truy cập được
liên tục, cho đến khi tài liệu đó không còn có giá trị nữa.

Footer Page 18 of 126.


Header Page 19 of 126.

“Digital preservation”, tạm dịch là bảo quản TLS, là một thuật ngữ thư viện
khá mới trong kỷ nguyên thông tin. Bảo quản TLS không chỉ liên quan đến việc
quản lí TLS mà còn đảm bảo khả năng truy cập thông tin liên tục phù hợp với các
công nghệ tiên tiến. Bảo quản TLS là hình thức lưu trữ tài liệu số hay các tài liệu đã
được số hóa nhằm đảm bảo tuổi thọ của tài liệu và duy trì khả năng truy cập liên
tục của tài liệu số. Hay có thể hiểu theo cách khác: Bảo quản TLS là sự kết hợp
giữa chính sách, chiến lược và hành động nhằm đảm bảo nội dung TLS được bảo
quản dài lâu, bất kể những thay đổi về công nghệ và tuổi thọ của các phương tiện
lưu trữ.
Bảo quản TLS có thể áp dụng cho cả TLS (born digital) và tài liệu số hóa
(reformatted digital content) nhằm có thể duy trì khả năng truy cập vào nội dung số
trong tương lai.
Cùng với sự phát triển của Internet và công nghệ hiện đại, bảo quản TLS là
một nhiệm vụ của cán bộ TTTV mục đích đảm bảo sự truy cập liên tục tới đối
tượng số, giúp chống lại những lỗi xảy ra do việc sao lưu tài liệu gây nên. Hiệp hội
lưu trữ New Zealand tuyên bố: “Thông tin số cần được quản lí và quan tâm một
cách chủ động ngay từ đầu. Tuy nhiên, sự bàng quan của người ngoài thường
xuyên xuất hiện, điều này sẽ gây ra hậu quả khôn lường với thông tin số”. Hiệp hội
bảo quản số Anh Quốc cho rằng:“Bảo quản số là một loạt những hoạt động quản lí
cần thiết để đảm bảo việc truy cập liên tục tới TLS cho đến khi cần thiết”
1.2

Vai trò của tài liệu số với công tác phát triển và bảo quản tài liệu số
1.2.1 Vai trò của tài liệu số nói chung
Thư viện là nơi cung cấp thông tin, tạo điều kiện cho người đọc phát triển

toàn diện, đặc biệt là tư duy sáng tạo. Để thư viện thật sự là nơi tiếp cận đầy đủ
nhất kho tàng tri thức của nhân loại, đòi hỏi phải tăng cường vốn tài liệu, đảm bảo
về nội dung, bao gồm đầy đủ các loại hình tài liệu, ngoài các loại tài liệu sách, báo,

tạp chí truyền thống, cần thu thập đầy đủ các sản phẩm thông tin ở bất kỳ nơi nào

Footer Page 19 of 126.


Header Page 20 of 126.

và dưới bất cứ dạng nào. Đặc biệt là chất lượng tài liệu phải đảm bảo phù hợp, đáp
ứng được yêu cầu sử dụng của mọi đối tượng người dùng tin.
TLS trong thư viện chính là di sản văn hóa cuả dân tộc. Bởi cũng giống như
các loại tài liệu truyền thống khác TLS lưu giữ, truyền bá và bảo quản những giá trị
văn hóa truyền thống của nhân loại từ đời này qua đời khác. Đồng thời nó còn là cơ
sở quan trọng để phục vụ bạn đọc; phục vụ các nhiệm vụ kinh tế, chính trị, văn hóa,
xã hội.. của đất nước
TLS giúp thư viện tăng tính linh hoạt và khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin
của NDT. Bởi lẽ, một bản TLS có thể cùng lúc phục vụ cho nhiều đối tượng khác
nhau, không phụ thuộc vào số lượng người dùng, thời gian và vị trí địa lý của NDT.
Từ đó họ chủ động trong việc sắp xếp thời gian lấy được tài liệu qua hệ thống mạng
thông tin ở mọi lúc mọi nơi.
Tiết kiệm kinh phí: Thư viện đỡ tốn kinh phí xây dựng kho tàng, kinh phí bổ
sung tài liệu, bảo quản và kinh phí trả lương cho người phục vụ. Hơn thế nữa là
giúp cho NDT được dễ dàng thuận tiện, tiết kiệm được thời gian tiền bạc trong việc
tìm thông tin. Họ có thể ngồi ngay tại nhà hay tại phòng làm việc cũng có thể truy
cập được từ khắp nơi trên thế giới.
Đối với công tác bảo quản trong thư viện thì nó giúp bảo quản được phiên
bản gốc của tài liệu, giữ gìn và tăng tuổi thọ của tài liệu quý hiếm bằng việc giảm
hao mòn, rách nát do quá trình tiếp xúc trực tiếp với tài liệu của người sử dụng.
TLS ngăn chặn những rủi ro hủy hoại do thời gian, thiên tai, khí hậu và tần xuất sử
dụng.
TLS giúp thư viện mở rộng đối tượng phục vụ: phạm vi phục vụ các tài liệu

của thư viện không bị bó hẹp trong khuôn viên của thư viện mà nó vươn tới các vị
trí địa lý khác nhau như tại nhà, tại trường, tại nơi làm việc… TLS tạo ra môi
trường và cơ hội bình đẳng rộng mở cho tất cả mọi người đều có cơ hội sử dụng tài
liệu học tập bởi nguồn TLS không bị giới hạn về không gian và thời gian.

Footer Page 20 of 126.


Header Page 21 of 126.

TLS giúp thư viện tăng khả năng đa truy cập cho phép người dùng có thể tra
tìm tài liệu đồng thời theo nhiều dấu hiệu khác nhau. Điều này cho phép NDT có
thể mở rộng hay thu hẹp phạm vi tìm kiếm, rút ngắn thời gian và giảm thiểu nhiễu
tin.
Tuyên truyển phổ biến tài liệu nước ta với thế giới. TLS được lưu giữ trên hệ
thống máy tính do đó bạn đọc dù ở bất cứ đâu, không gian và khoảng cách như thế
nào thì cũng có thể tiếp cận với nguồn tài liệu của thư viện thông qua máy tính kết
nối mạng internet hay intranet.
Xây dựng nguồn tài nguyên số chính là một xu thế tất yếu vì mục đích sao
lưu, bảo quản tài liệu, mở rộng đối tượng phục vụ và chia sẻ tài nguyên, tận dụng
tối đa và có hiệu quả hệ thống cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại.
1.2.2 Tầm quan trọng của phát triển tài liệu số
Phát triển tài liệu số là một trong những nhiệm vụ quan trọng của hoạt động
TTTV hiện đại, một trong những hoạt động phát triển tài liệu số là cần số hóa tài
liệu. Số hóa là quá trình chuyển đổi thông tin từ những đối tượng thực (văn bản,
hình ảnh, bản đồ, băng ghi âm, ghi hình…) sang dạng điện tử hay còn gọi là dạng
số để lưu giữ. Việc số hóa tài liệu mang lại rất nhiều lợi ích như cung cấp dịch vụ
thông tin không giới hạn về thời gian và không gian; cải thiện chất lượng dịch vụ
tin cho những người dùng tin; giảm việc tiếp xúc trực tiếp đến những nguồn tài
nguyên quý hiếm. Số hóa tài liệu thư viện không chỉ giúp cho việc tiếp cận thông

tin dễ dàng hơn, phong phú hơn mà còn góp phần bảo tồn và phát huy di sản văn
hóa của dân tộc.
Hãy tưởng tượng rằng phải mất bao nhiêu giấy tờ và không gian để lưu trữ
kho kiến thức khổng lồ của nhân loại ngày một nhiều, hơn nữa việc bảo quản và
phạm vi sử dụng bị hạn chế. Ngày nay khi mà công nghệ thông tin ngày càng phát
triển, công nghệ số hóa tài liệu đã được áp dụng vào thực tiễn các cơ quan TTTV,
TLS ngày một ra tăng thì vấn đề kho tàng, giá kệ lưu trữ không còn là vấn đề đáng
lo ngại nữa. Bởi tài liệu số:
Footer Page 21 of 126.


Header Page 22 of 126.

- Giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng
- Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau
- Giảm chi phí tối đa cho việc quản lý, không gian lưu trữ
- Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu
Thư viện càng có nhiều tài liệu càng thu hút nhiều độc giả tới sử dụng do đó
mà công tác phát triển TLS là đặc biệt quan trọng đối với tất cả các trung tâm
TTTV. Nếu như trước đây muốn mượn hay tìm một cuốn sách bất kì chúng ta đều
phải đến các trung tâm TTTV thì nay khi mà các tài liệu đã được số hóa, với công
nghệ mạng thì dù bạn ở bất cứ đâu, chỉ cần một cái click chuột là bạn có thể tìm ra
vô số những tài liệu liên quan chủ đề mà bạn đang tìm kiếm. Bạn cũng chẳng cần
phải đến tận trung tâm TTTV mã vẫn có được tài liệu đó chỉ trong giây lát.
Do đó mà chúng ta cần không ngừng phát triển TLS bởi vai trò của TLS
trong thời đại hôm nay là vô cùng quan trọng.

1.2.3 Vai trò của công tác bảo quản tài liệu số
Bảo quản TLS là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp, trong đó chủ
yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài

liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại và tương lai.
Thực tế đã chứng minh rằng, tuổi thọ của tài liệu dài hay ngắn còn tùy thuộc
vào điều kiện bảo quản chúng. Để lưu giữ tài liệu tồn tại được bền lâu, không bị hư
hỏng hoặc mất mát bởi tác động của tự nhiên và con người thì phải áp dụng các
biện pháp kỹ thuật tiên tiến, phải có chế độ bảo quản chặt chẽ.
Đặc điểm của nước ta là nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa, nên khí hậu
rất phức tạp. Điều kiện thiên nhiên mỗi vùng một khác, các loại vi sinh vật và vi
sinh vật phá hoại tài liệu phát triển nhanh, công nghệ, cộng thêm các điều kiện chủ
quan khác như việc phá hoại, đánh cắp tài liệu... Do vậy, công tác bảo quản TLS
càng thêm nặng nề, không những phải chống lại những tác hại do yếu tố tự nhiên
Footer Page 22 of 126.


Header Page 23 of 126.

gây ra, mà còn phải phòng chống cả sự phá hoại, đánh cắp tài liệu của kẻ địch. Do
đó, nhiệm vụ của công tác bảo quản trước hết là nghiên cứu các nguyên nhân dẫn
đến sự hư hỏng, mất mát tài liệu, để từ đó tìm ra các biện pháp nhằm bảo vệ có hiệu
quả TLS.
Tài liệu là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan, chứa
đựng nhiều bí mật quốc gia; mặt khác vì chúng là những tài liệu gốc, nếu bị hư
hỏng, mất mát hoặc thất lạc thì không làm lại được và có thể gây nên những tổn
thất lớn. Bởi vậy, chúng cần được bảo quản tốt tại các phòng lưu trữ, việc nghiên
cứu sử dụng chúng phải tuân theo những quy định chặt chẽ, chứ không thể đem ra
trao đổi, mua bán hoặc sử dụng tùy tiện.
1.3 Các yếu tố tác động đến công tác phát triển và bảo quản nguồn tài liệu số
1.3.1 Chính sách phát triển
Chính sách là hệ thống các biện pháp cụ thể dựa trên cơ sở đường lối chính trị
chung và tình hình thực tế, tác động lên một lĩnh vực hoạt động nhất định và trong một
phạm vi nhất định nhằm đạt được mục đích nhất định. Chính sách có thể bao gồm cả kế

hoạch thực hiện cụ thể
Bất kỳ một cơ quan TTTV nào, dù là truyền thống hay hiện đại muốn hoàn
thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, muốn đạt được hiệu quả phục vụ tốt nhất,
điều quan tâm trước tiên là phải xây dựng cho được một vốn tài liệu đủ lớn về số
lượng, phong phú về chủng loại với chất lượng tốt, phù hợp với yêu cầu ngày càng
cao của NDT. Tuy nhiên để làm được điều đó, các cơ quan TTTV không thể bổ
sung ồ ạt các loại tài liệu có trên thị trường (do không đủ kinh phí để mua và xử lý,
cũng như không đủ kho tàng, công nghệ lưu trữ, bảo quản) mà phải tiến hành lựa
chọn, cân nhắc kỹ nội dung cũng như hình thức tài liệu cần bổ sung. Cơ sở của việc
lựa chọn đó là các nguyên tắc, quy tắc lựa chọn tài liệu được thể hiện trong chính
sách lựa chọn tài liệu (selection policy). Những nguyên tắc này được xây dựng dựa
trên chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan TTTV được giao phó. Mặt khác, chính sách
phát triển nguồn tin không chỉ đơn giản là lựa chọn và đặt mua tài liệu mà còn bao
Footer Page 23 of 126.


Header Page 24 of 126.

gồm nhiều vấn đề khác như các thủ tục đặt hàng, mua bán, vấn đề phối hợp bổ
sung, thanh lọc tài liệu cũ, các vấn đề liên quan đến quản lý tài chính,... hay nói
khác đi mỗi cơ quan TTTV cần phải có một chính sách phát triển nguồn tin.
Chính sách phát triển nguồn tin là một tài liệu quan trọng hàng đầu đối với
bất kỳ một cơ quan TTTV nào, là một một công bố chính thức được ban hành bởi
lãnh đạo của một thư viện hay cơ quan thông tin xác định phương hướng phát triển
cách thức xây dựng vốn tài liệu của cơ quan cùng các quy định, quy chế, thủ tục lựa
chọn tài liệu, nhà cung cấp tài liệu, phù hợp với khả năng tài chính cũng như cơ cấu
tổ chức của từng cơ quan TTTV, khẳng định phương châm bổ sung tài liệu, các
diện chủ đề và hình thức tài liệu mà thư viện quan tâm.
Để xây dựng một chính sách phát triển TLS và bảo quản TLS, chúng ta phải
tham khảo những nguyên tắc căn bản liên quan đến việc phát triển, bảo quản sưu

tập truyền thống, so sánh những điểm giống và khác nhau, từ đó có thể phác thảo
những bước đi của việc phát triển và bảo quản sưu tập số.
1.3.2 Kinh phí dành cho phát triển và bảo quản tài liệu số
Khi thành lập các cơ quan TTTV các Bộ, Ngành quan tâm đầu tư kinh phí phát
triển tài liệu- đó là cơ sở đầu vào của hoạt động thông tin trên cơ sở chức năng nhiệm
vụ, đối tượng của NDT. Nhà nước, các Bộ, ngành đã đầu tư một khoản kinh phí khá lớn
cho việc phát triển nguồn tin, đặc biệt công tác số hóa tài liệu rất tốn kém, đòi hỏi kinh
phí lớn.

Trong công tác số hóa tài liệu nếu thiếu kinh phí sẽ dẫn đến quy trình bị
ngắt quãng, ảnh hưởng đến tiến trình, chất lượng tài liệu được chọn để số hóa,
không có kinh phí thì việc phát triển TLS và công tác bảo quản tốt TLS cũng
khó mà thực hiện. Chính vì vậy mà nguồn kinh phí ngân sách cho phát triển và
bảo quản TLS là hết sức quan trọng.
1.3.3 Nguồn nhân lực

Footer Page 24 of 126.


Header Page 25 of 126.

Nếu như trong thư viện truyền thống người cán bộ thư viện chỉ được biết đến
như là người trông coi sách, có nhiệm vụ giữ sách và cho mượn sách thì trong thời
đại thư viện số vai trò của cán bộ thư viện thay đổi hoàn toàn. Các công việc chính
của cán bộ thư viện có thể vẫn là: Thu thập tài liệu, thông tin, xử lý kỹ thuật tài
liệu, làm phân loại, biên mục, tổ chức các hình thức phục vụ, nhưng tính chất của
công việc đã thay đổi cơ bản. Người cán bộ thư viện được xem như là người tổ
chức và chuyên gia thông tin, môi trường làm việc của họ là môi trường “số”.
Nhiệm vụ của một cán bộ thư viện số được xem xét với các góc độ sau:
- Thu thập tư liệu: Lựa chọn, bổ sung, xử lý, bảo quản, tổ chức phục vụ

các bộ sưu tập số;
- Thiết kế cấu trúc kỹ thuật cho thư viện số;
- Biên mục: Mô tả nội dung tài liệu số (siêu dữ liệu);
- Xây dựng kế hoạch, hỗ trợ các dịch vụ số (định hướng thông tin, tư vấn
chuyển giao…)
- Tạo lập các giao diện thân thiện với người sử dụng trong hệ thống
mạng;
- Xây dựng các chính sánh, tiêu chuẩn liên quan đến thư viện;
- Thiết kế, duy trì và chuyển giao các sản phẩm thông tin chất lượng cao
với giá trị gia tăng;
- Bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ đối với thông tin số trong môi trường mạng;
- Bảo đảm an ninh thông tin;
- Hình thức, phương thức phục vụ.
Trước sự gia tăng không ngừng của lượng thông tin theo cấp số nhân, số mũ.
Nghề thư viện đặc biệt được chú ý. Vai trò của người cán bộ trong các trung tâm
TTTV đã đóng vai trò quan trọng và có sự thay đổi căn bản về chất. Họ từ một
người giữ sách, nay trở thành nhà cung cấp thông tin có định hướng. Cán bộ thư
viện phải luôn đóng vai trò hướng dẫn cho bạn đọc. Sự phát triển của công nghệ
thông tin, vai trò của cán bộ thư viện ngày càng phải được nâng cao, đòi hỏi không
chỉ có kiến thức chuyên môn mà cần những kỹ năng, hiểu biết về tin học, hệ thống
máy tính. Đặc biệt là cán bộ số hóa tài liệu, chuyển dữ liệu cho bạn đọc dưới dạng
số hóa, nhằm đáp ứng nhu cầu của NDT.
Footer Page 25 of 126.