Công tác tổ chức quản lý hoạt động thông tin và quá trình thực tập tại thư viện quốc gia việt nam

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
LỜI CẢM ƠN
Sau khoảng thời gian thực tập ngoài cơ quan chúng em thấy mình trưởng
thành lên rất nhiều và có thêm nhiều kinh nghiêm từ thực tế cho bản thân. Trong
quá trình hoàn thiện báo cáo tốt nghiệp bên cạnh sự nỗ lực của bản thân em đã
nhận được rất nhiều sự giúp đỡ và sự hướng dẫn nhiệt tình của các thầy cô giáo
và các bạn.
Em xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban giám hiệu và Khoa Văn hoá
Thông tin và Xã hội đã liên hệ, sắp xếp và tạo điều kiện tốt nhất cho em trong suốt
thời gian thực tập tốt nghiệp và chỉ bảo tận tình để em có thể hoàn thành thực tập
tốt nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn tới Ban Giám Đốc TVQG VN,tất cả các anh (chị)
là trưởng, phó các phòng ban trong Thư viện Quốc gia Việt Nam, đặc biệt là chị
Lê Thị Thanh Hà – Phó phòng Nghiên cứu và hướng dẫn nghiệp vụ, đã có nhiều
chỉ dẫn quý báu trong quá trình thực tập và hoàn thiện báo cáo tốt nghiệp của em.
Em xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Lê Thanh Huyền – Trưởng khoa
Văn Hoá Thông Tin và Xã hội, cô Đỗ Thị Thanh Mỹ - giáo viên chủ nhiệm lớp Cao
đẳng Thông tin thư viện K3 và thầy Lê Ngọc Diệp đã nhiệt tình hướng dẫn, giúp
đỡ em hoàn thành bài Báo cáo tốt nghiệp của mình.
Cuối cùng, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành đến tập thể lớp Cao đẳng
Thông tin Thư viện K3 và bạn bè đã giúp đỡ động viên tôi trong suốt quá trình học
tập và thời gian thực tập vừa qua.
Em xin chân thành cảm ơn!
Từ Thị Hồng Thuý
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
1
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
AACR2 Anglo – American Biblioraphic Rules 2
Quy tắc biên mục Anh - Mỹ 2
CBTV Cán bộ thư viện

CNTT Công nghệ thông tin
CSDL Cơ sở dữ liệu
DDC Dewey Decimal Classification
Bảng phân loại thập phân Dewey
ĐKCB Đăng ký cá biệt
ISBD International Standard Bibligraphic Description
Mô tả thư mục theo tiêu chuẩn Quốc Tế
KHKT Khoa học kỹ thuật
KHPL Ký hiệu phân loại
NDT Người dùng tin
MARC Machine Readable Cataloging
Biên mục đọc máy
OPAC Online Public Access Cataloging
Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến
TT – TV Thông tin – thư viện
TVCC Thư viện công cộng
TVQGVN Thư viện Quốc gia Việt Nam
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
2
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
LỜI NÓI ĐẦU
“Tôi bước chân vào thư viện và khép cửa lại. Như thế là tôi đã tách khỏi tính
tham lam, lòng tự ái, tệ say rượu và sự lười biếng cùng tất cả những thói hư tật xấu
do cái dốt nát, sự vô công dỗi nghề và cảnh sầu tư sinh ra. Tôi đắm mình vào cái
vĩnh hằng giữa những tác giả tuyệt diệu với niềm tự hào, với một cảm giác thoả
mãn đến mức cảm thấy thương hại tất cả các ông quan lớn sang trọng và giàu có
nhưng không được hưởng niềm hạnh phúc này ”.(D. Henziut). Khi đọc câu nói này
chắc hẳn mỗi người trong chúng ta đều có những suy nghĩ của riêng mình và cùng
đặt ra cho mình câu hỏi: Thư viện - Sách quan trọng thế nào với cuộc sống của
chúng ta?

Bạn đã bao giờ tự hỏi mình thành công vì đâu chưa? Và đáp án của câu hỏi
ấy là gì? Chúng tôi, những người cán bộ thư viện tương lai chắc chắn với bạn rằng
trong vô vàn những yếu tố dẫn đến sự thành công của bạn không thể thiếu sách –
món ăn tinh thần vô giá đối với mỗi chúng ta!. Sách đã tổng hợp mọi trí tuệ, tinh
hoa của con người, cả thế giới đã được thu nhỏ vào những trang sách. Cho nên,
sách sẽ giúp ta đi vào thế giới bao la, vô tận của thiên nhiên, của lịch sử xã hội loài
người. Và vì thế sách giúp ta thành công. Thư viện là nơi thu thập, xử lý, bảo quản,
phổ biến nguồn tài nguyên vô giá ấy.
Cùng với sự phát triển của đất nước, của các ngành, lĩnh vực, đặc biệt là sự
phát triển vượt bậc của Công nghệ thông tin, với nhu cầu tin ngày một tăng cao,
thư viện càng tỏ rõ tầm quan trọng của mình trong việc cung cấp thông tin theo hai
hướng: Truyền thống và Hiện đại. Hơn nữa, thư viện là một trong năm thiết chế
văn hoá quan trọng của đất nước nên ngày càng được quan tâm, chú trọng đầu tư,
phát triển. Để đáp ứng được nhu cầu của xã hội hiện đại, Sự nghiệp thư viện ở Việt
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
3
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
Nam đang từng bước chuyển mình mạnh mẽ, không ngừng đổi mới nhằm đáp ứng
kịp thời nhu cầu về thông tin ngày càng cao của xã hội.
Nhận thức được tầm quan trọng của thư viện và nguồn nhân lực để phát triển
ngành thông tin – thư viện, trường cao đẳng Nội Vụ Hà Nội đã và đang chú trọng
tuyển sinh và đào tạo nguồn nhân lực cho ngành để tạo ra đội ngũ cán bộ thư viện
tương lai cho đất nước. Đào tao ở bất kỳ ngành học nào cũng cần có sự kết hợp
giữa lý thuyết và thực tiễn, Trường Cao Đẳng Nội Vụ và đặc biệt là Khoa Văn hoá
– Thông tin và xã hội hàng năm đều tổ chức cho sinh viên cuối cấp ngành Thông
tin – thư viện đi thực tập để cọ xát với thực tiễn, thực hành với những lý thuyết đã
được đào tạo trong nhà trường. Được sự quan tâm giúp đỡ và tạo điều kiện của
Ban Giám hiệu Trường Cao Đẳng Nội Vụ Hà Nội cùng Ban lãnh đạo Thư viện
Quốc Gia Việt Nam, chúng em đã được tiếp nhận đến thực tập tại Thư Viện Quốc
gia Việt Nam từ ngày 18/04 đến ngày 12/06/2011. Sau một thời gian thực tập

chúng em đã được học hỏi và trưởng thành lên rất nhiều. Sau đây là bản báo cáo
thực tập tốt nghiệp của tôi:
Ngoài phần lời nói đầu, kết luận, bảng viết tắt, phụ lục, danh mục các tài liệu
tham khảo báo cáo gồm 3 chương:
Chương I: Khái quát về Thư viện Quốc gia Việt Nam
Chương II: Công tác tổ chức quản lý hoạt động Thông tin và quá trình
thực tập tại Thư Viện Quốc gia Việt Nam
Chương III: Một số nhận xét và đề xuất.
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
4
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
Mặc dù đã cố gắng rất nhiều nhưng vì khả năng của cá nhân có hạn và còn
thiếu kinh nghiệm thực tế, chắc hẳn báo cáo không tránh khỏi những hạn chế và
thiếu sót. Vì vậy, tôi rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô giáo và của các bạn
quan tâm đến chuyên ngành Thông tin Thư viện để bản báo cáo của tôi được hoàn
thiện hơn.
CHƯƠNG I:
KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM
1.Giới thiệu chung

Hình 1: Thư viện Quốc gia Việt Nam
Thư viện Quốc gia Việt Nam là thư viện khoa học tổng hợp lớn nhất của
nước ta, là thư viện đứng đầu trong hệ thống Thư viện công cộng Nhà nước, là
trung tâm giao lưu, phát triển các mối quan hệ giữa các thư viện, các tổ chức trong
nước và quốc tế, là nơi giữ gìn di sản thư tịch , toàn bộ tri thức và nền văn hoá của
dân tộc.
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
5
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Thư viện Quốc gia Việt Nam.

Thư viện Quốc gia Việt Nam có tiền thân là Thư viện Đông Dương trực
thuộc Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương , được thành lập theo Nghị định
ngày 29/11/1917 của A.Sarraut – Toàn quyền Pháp ở Đông Dương. Trụ sở đặt tại
số 31 đường Trường Thi (nay là phố Tràng Thi) Hà Nội. Ngày 1/09/1919 Thư viện
chính thức mở cửa phục vụ bạn đọc.
Năm 1935, Thư viện đổi tên thành Thư viện Pierre Pasquier (tên của tên toàn
quyền Đông Dương Pháp). Thời kỳ này, kho sách của thư viện chủ yếu là tiếng
Pháp và chỉ phục vụ bọn thực đân cai trị và một nhóm quan lại tri thức người Việt
xuất thân từ giai cấp bóc lột.
Sau khi Cách Mạng tháng Tám thành công, thư viện về tay chính quyền
nhân dân và chịu sự quản lý của Bộ Giáo dục. Ngày 20/10/1945 Bộ trưởng Bộ
Quốc gia giáo dục Vũ Đình Hoè đã quyết định đổi tên thư viện Pierre Pasquier
thành Quốc gia Thư viện.
Việc tổ chức lại thư viện chưa kịp tiến hành thì thực dân Pháp đã quay lại
xâm lược nước ta lần thứ hai và thư viện trở thành công cụ tuyên truyền cho những
chính sách phản động của chủ nghĩa thực dân.
Năm 1954, theo Hiệp định Pháp – Việt thư viện được sáp nhập vào Viện Đại
học và đổi tên thành Tổng thư viện. Năm 1954, thực dân Pháp bại trận hoàn toàn
và phải rút về nước. Ngày 21/11/1958 Thủ Tướng chính phủ nước Việt Nam Dân
chủ cộng hoà đã ra quyết định đổi tên thành Thư viện Quốc gia Việt Nam do Bộ
Văn hoá Thể thao và Du lịch quản lý.
Khi tiếp quản thư viện từ tay thực dân Pháp (1954), vốn tài liệu của thư viện
chỉ có khoảng 100.000 bản, cơ sở vật chất rất nghèo nàn, số cán bộ chuyên môn ít,
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
hầu như không có bạn đọc. Dựa trên những nguyên lý Thư viện học của V.I.Lênin,
cùng với việc học tập kinh nghiệm thực tiễn phong phú của các thư viện nước
ngoài, thư viện Quốc gia Việt Nam đã có nhiều biện pháp tiến hành cải tạo, tổ chức
lại và hoạt động theo định hương Xã hội chủ nghĩa. Qua hơn 90 năm tồn tại và

phát triển (1917 – 2011), vượt qua nhiều khó khăn và thử thách, thư viện đã và
đang từng bước đi lên, trở thành một trung tâm thông tin đầu não của cả nước.
Hiện nay, cùng với sự phát triển của thư viện, vốn tài liệu của Thư viện
Quốc gia Việt Nam có khoảng 1.300.000 cuốn, 9000 tên báo, tạp chí (trong đó có
hơn 50% là tiếng nước ngoài), 5.625 bản sách Hán – Nôm, 15.600 tên Luận án,
Luận văn và nhiều ấn phẩm đặc biệt, vật mang tin khác như: Tranh ảnh, bản đồ,
CD-ROM…Đặc biệt, thư viện có kho microfilm, microfic với khoảng 3000 bản tài
liệu. Tài liệu ở Thư viện Quốc gia được bổ sung theo các nguồn khác nhau, một
phần chủ yếu là sách lưu chiểu và sách có sẵn trong thư viện khi tiếp quản từ tay
thực dân Pháp, tuy nhiên cũng có những cuốn sách ngoại văn hoặc sách nộp lưu
chiểu nhưng số bản ít, trong khi sách lại có giá trị nghiên cứu đối với bạn đọc, thì
phòng bổ sung sẽ chịu trách nhiệm mua ngoài thị trường.
Ngoài hai nguồn bổ sung trên còn một hình thức nữa là trao đổi ấn phẩm với
nước ngoài. Hiện nay, Thư viện Quốc gia đang có quan hệ trao đổi tài liệu với 122
đơn vị của 32 nước trên thế giới, trong đó có các đơn vị thương xuyên trao đổi gồm
có : Thư viện Quốc hội Mỹ, Thư viện Quốc gia Pháp, Thư viện Quốc gia Trung
Quốc, Singapore, Thư viện Liên bang Nga, Thư viện trường Đại Học Hawai, Đại
học Consnell của Mỹ, Hội đồng Anh, Quỹ Châu Á, các tổ chức của Liên Hợp Quốc
như : Tổ chức Y tế WHO, Quỹ nhi đồng Liên Hợp Quốc UNICEF…
1.2.Chức năng, nhiệm vụ
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
Trong quyết định 401/TTG ngày 9/10/1976 của Thủ Tướng Chính phủ đã
Quy định Thư viện Quốc gia là thư viện Trung ương của nước CHXHCN Việt
Nam, do Bộ Văn Hoá Thông tin quản lý và là thư viện trọng điểm trong hệ thống
thư viện cả nước. Với vai trò trên, ngoài những nhiệm vụ và quyền hạn quy định
chung cho một thư viện (điều 13, 14 Pháp lệnh Thư viện), Thư viện Quốc gia còn
có những nhiệm vụ quan trọng sau:
- Xây dựng và bảo quản lâu dài kho tàng ấn phẩm của dân tộc bằng cách thu

nhận ấn phẩm đang xuất bản theo tinh thần Sắc lệnh số 18-SL ngày 31/1/1946 về
lưu chiểu, thu nhận các bản sao luận án Tiến sỹ, Phó tiến sỹ và băng phát minh
sáng chế của người Việt Nam, tác phẩm của người Viêt Nam cư trú ở nước ngoài,
bản viết tay của các danh nhân Việt Nam;
- Xây dựng kho sách báo khoa học đáp ứng nhu cầu nghiên cứu trong nước;
- Luân chuyển sách báo, tài liệu Việt Nam và nước ngoài thông qua hệ thống
thư viện thuộc Bộ Văn hoá Thông tin phục vụ nhân dân các địa phương;
- Biên soạn các Thư mục thống kê đăng ký, Tổng Thư mục Việt Nam, Thư
mục các thư mục Việt Nam và các loại chuyên đề nhằm phục vụ thông tin khoa
học. Biên soạn các loại Thư mục giới thiệu sách mới. Tiến hành biên mục tập trung
nhằm thông nhất công tác biên mục trong hệ thống thư viện cả nước.
- Hướng dẫn nghiệp vụ cho các hệ thống thư viện, trước hết là Hệ thống thư
viện thuộc Bộ Văn Hoá Thông tin(nay là Bộ Văn hoá Thể Thao va Du lịch), đúc
kết kinh nghiệm nghiệp vụ cho nhu cầu nghiên cứu trong nước và giới thiệu văn
hoá Việt Nam ra nước ngoài.
- Thực hiện việc thông tin khoa học về văn hoá, nghệ thuật. Làm công tác
tham mưu giúp Bộ Văn Hoá Thông tin chỉ đạo, quản lý sự nghiệp thư viện thống
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
8
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
nhất trong cả nước, góp phần đáng kể vào sự hình thành, củng cố và phát triển
mạng lưới thư viện trong cả nước.
1.3. Nhân sự - Cơ cấu tổ chức
1.3.1 Nhân sự:
Hiện nay, TVQGVN có tổng số 173 cán bộ, viên chức và người lao động
trong có 1 tiến sĩ, 16 thạc sĩ, 124 cử nhân thư viện và các ngành khác. Số lượng và
trình độ của đội ngũ cán bộ thư viện đã đáp ứng tốt các khâu công tác của thư viện,
đảm bảo thư viện hoạt động ổn định, phục vụ tối ưu nhu cầu thông tin của người
dùng tin.
1.3.2 Cơ Cấu tổ chức

*Ban lãnh đạo: (có 01 Giám đốc và 02 Phó giám đốc)
- Giám đốc: PHAN THỊ KIM DUNG : Phụ trách chung toàn bộ công tác
của Thư viện; Chỉ đạo việc xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch ngắn hạn, dài
hạn và hàng năm của đơn vị; Phụ trách trực tiếp công tác Hành chính, kế toán - Tổ
chức cán bộ, Tin học, Đối ngoại và Bảo quản.
- Phó Giám đốc: LÊ VĂN VIẾT : Phụ trách về công tác nghiên cứu khoa
học, Tạp chí Thư viện Việt Nam
- Phó Giám đốc: ĐẶNG VĂN ỨC : Phụ trách khối phục vụ Bạn đọc: Các
phòng đọc Sách, Báo – Tạp chí, Thông tin Tư liệu
*Hội đồng tư vấn khoa học: Bao gồm các thành viên có chức năng nghiên
cứu, tư vấn, thông qua các đề tài nghiên cứu khoa học tại Thư viện.
*Các phòng chức năng ( 13 phòng chức năng)
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
9
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
● Phòng Lưu chiểu: Xây dựng kế hoạch bảo tồn và phát triển vốn tài liệu
dân tộc bằng việc theo dõi, nhắc nhở các nhà xuất bản, cơ quan xuất bản, cơ quan
thông tấn báo chí nộp đầy đủ các ấn phẩm xuất bản trên phạm vi cả nước.
● Phòng Bổ sung – Trao đổi quốc tế: Bổ sung có chọn lọc và có hệ thống
các tài liệu nước ngoài cho thư viện, xây dựng một vốn tài liệu ngoại văn đáp ứng
được nhu cầu phong phú và đa dạng của độc giả.
● Phòng Phân loại – Biên mục:
Xử lý kỹ thuật phần nội dung tài liệu các loại tài liệu nhập vào thư viện;
Phối hợp với các phòng chức năng trong thư viện xây dựng cơ sở dữ liệu
nhằm phục vụ tốt nhất cho độc giả;
● Phòng Tin học: Tổ chức và quản lý hệ thống thông tin của Thư viện Quốc
gia Việt Nam; Tổ chức các dịch vụ thông tin theo quy định đươc phân công.
● Phòng Hành Chính tổ chức: Xây dựng, theo dõi việc thực hiện kế hoạch
tài chính. Tham mưu về công tác tổ chức cán bộ. Bảo đảm kinh phí, quản lý tài
sản, cung ứng vật tư và cơ sở vật chất cho mọi hoạt động của đơn vị.

● Phòng Nghiên cứu khoa học và hướng dẫn nghiệp vụ: Tổ chức, quản lý
hoạt động nghiên cứu khoa học của đơn vị. Hướng dẫn nghiệp vụ thư viện cho
mạng lưới thư viện cả nước theo sự phân công của Bộ Văn Hoá, Thể thao và du
lịch.
● Phòng Bảo quản: Tổ chức, quản lý hệ thống kho Thư viện Quốc gia. Bảo
quản, giữ gìn và đáp ứng nhu cầu của bạn đọc đến sử dụng vốn tài liệu của thư
viện.
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
10
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
● Phòng Báo – Tạp chí: Xử lý kỹ thuật theo nghiệp vụ, quản lý ấn phẩm
định kỳ trong nước và nước ngoài, tổ chức thông tin phục vụ cho mọi đối tượng
khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định của Nhà nước.
● Phòng Đọc sách: Tổ chức sử dụng và đáp ứng các yêu cầu đa dạng về
sách cho các loại đối tượng người đọc của Thư viện theo qui định của Nhà nước.
● Phòng Quan hệ Quốc tế: Thực hiện kế hoạch hợp tác quốc tế của Thư
viện Quốc gia theo định hướng của Bộ Văn Hoá, Thể thao và Du lịch.
● Phòng Thông Tin Tư liệu (Phòng Tra cứu): Tổ chức thực hiện công tác
tra cứu thông tin tư liệu, trả lời các yêu cầu thông tin (kể cả dưới dạng các bản thư
mục) cho mọi đối tượng độc giả thư viện, từng bước hoàn thiện bộ máy tra cứu
thông tin tư liệu của Thư viện Quốc gia.
● Phòng Tạp chí Thư viện Việt Nam:
Công bố giới thiệu những công trình nghiên cứu khoa học về thư viện ở
trong và ngoài nước;
Thông tin giới thiệu các hoạt động thư viện trong và ngoài ngành;
Tuyên truyền, phổ biến đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, chủ
trương của ngành về Thư viện, thông tin, trao đổi nghiệp vụ thư viện cho các hệ
thống thư viện toàn quốc.
● Phòng Bảo vệ: Bảo đảm an ninh trật tự cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ
thuật trong thư viện…

Trên đây là 13 phòng chức năng của TVQG VN, mỗi phòng đều có nhiệm
vụ riêng, phù hợp với cơ cấu, nhân sự của từng phòng, để thư viện có thể hoạt
động thông suốt.
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
11
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
1.4.Nguồn lực thông tin của Thư viện Quốc gia Việt Nam
Theo số liệu thống kê năm 2010, Thư viện Quốc gia Việt Nam có hơn 1,5
triệu bản sách, bao gồm:
● Sách Việt: Từ 1954 – 2010 trên 1,3 triệu bản;
● Sách Đông Dương: 67.600 bản;
● Báo, tạp chí: 8.677 tên;
● Sách ngoại văn: 89.328 bản;
● Sách Hán – Nôm: 5.265 bản;
● Kho Luận án tiến sĩ: 15.600 tên;
● Sách kháng chiến: 3.996 tên sách của Việt Nam được xuất bản trong các
vùng giải phóng thời kỳ kháng chiến chống Pháp, được thư viện sưu tầm trong
nhiều năm sau ngày giải phóng Thủ đô.
● Ngoài ra còn nhiều ấn phẩm đặc biệt và vật mang tin khác như: tranh,
ảnh , bản đồ, hàng ngàn tên sách của nước ngoài viết về Việt Nam, của người Việt
Nam viết và xuất bản ở nước ngoài
● Tài liệu số hóa toàn văn: Từ năm 2003, TVQGVN đã tiến hành số hóa tài
đến nay đã số hóa được 2,5 triệu trang tài liệu, trong đó phần lớn là kho quý hiếm
của thư viện như : Luận án Tiến sĩ, Hán Nôm, Đông Dương, sách tiếng Anh viết về
Việt Nam
● Microfilm: Đặc biệt TVQGVN có 10.000 tên sách xuất bản ở Việt Nam
trước năm 1954 do TVQG Pháp trao tặng dưới dạng Microfilm.
● Tài liệu đa phương tiện: trên 1.000 tên.
Ngoài ra nguồn tài liệu dưới dạng CSDL của thư viện bao gồm:
- CSDL Thư mục: trên 400.000 biểu ghi

Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
12
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
- CSDL Bài trích Báo, Tạp chí: 58.000 biểu ghi, tương đương với 60 tên
báo, tạp chí
- CSDL Toàn văn luận án Tiến sỹ: 9356 tên, tương đương với 1.812.000
trang
- CSDL Toàn văn sách Đông Dương: 1.150 tên, tương đương vơi
130.000 trang
- CSDL Toàn văn sách Hán – Nôm: 1.258 tên, tương đương với 185.000
trang.
1.5. Đội ngũ cán bộ
Hiện nay TVQG VN có một đội ngũ cán bộ đông đảo bao gồm gần 200 cán
bộ. Trong đó 01 Tiến sỹ, 10 Thạc Sỹ, 83 Cử nhân, còn lại là Trung cấp và Cao
Đẳng.
1.6. Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thông tin
1.6.1 Cơ sở vật chất
TVQGVN được trang trị một hệ thống trang thiết bị tương đối hiện đại và
đồng bộ nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu xã hội như: Các phòng phục vụ bạn đọc,
phòng làm việc cán bộ, cảnh quan, kho tàng khang trang sạch, đẹp… hiện hạ tầng
cơ sở đang được khai thác khá hiệu quả.
• Hệ thống kho tàng
• Hệ thống các phòng đọc
• Hệ thống phòng làm việc cán bộ
• Hệ thống thiết bị bảo vệ, kiểm soát: Camera, cổng từ
• Hệ thống máy móc phục vụ công tác bảo quản, phục chế tài liệu
• Hệ thống máy móc phục vụ số hóa tài liệu .
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
13
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam

1.6.2 Hạ tầng công nghệ thông tin
Hệ thống trang thiết bị của TVQGVN đã không ngừng được đầu tư, qua
các dự án nâng cao năng lực hoạt động thư viện như: “Xây dựng hệ thống thông tin
thư viện điện tử/thư viện số tại TVQGVN” (2001), “Nâng cao hệ thống thông tin
thư viện điện tử/thư viện số tại TVQGVN và Thư viện 61 tỉnh thành phố” (2003);
Nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin thư viện điện tử, thư viện số tại
TVQGVN và hệ thống Thư viện công cộng (2005); Mở rộng và nâng cấp hệ thống
thư viện điện tử/thư viện số tại TVQGVN và hệ thống TVCC (2006); Tăng cường
năng lực tự động hóa tại Thư viện Quốc gia Việt Nam (2007, 2009), bao gồm:
● 15 máy chủ cấu hình cao, được cài đặt các phần mềm thực hiện các chức
năng: Quản trị thư viện điện tử ILIB, thư viện số DLIB, bộ sưu tập sách Hán Nôm
- NLVNPF, lưu trữ thông tin, quản trị website, quản lý thư điện tử, quản lý truy cập
Internet/Intranet…
● 260 chiếc máy trạm hiện đại, được cài đặt các phần mềm ứng dụng thư
viện và văn phòng, được nối mạng Internet băng thông rộng, phục vụ cho công tác
xử lý tài liệu của đơn vị. Trong đó có: 30 máy phục vụ cho phòng Đa phương tiện,
20 máy phục vụ cho phòng Đào tạo, 32 máy tại sảnh tra cứu tập trung cho bạn đọc
tra cứu tài liệu thư viện, số lượng máy còn lại đều được phục vụ cho các phòng ban
trong thư viện xử lý tài liệu và các mục đích quản lý khác.
1.7. Người dùng tin
Người dùng tin là (NDT) là thành phần không thể thiếu trong bất kỳ hoạt
động thông tin của cơ quan thông tin thư viện nào.
Bạn đọc của Thư viện Quốc gia Việt Nam hiện nay là một đội ngũ bao gồm
nhiều thành phần khác nhau là các cán bộ nghiên cứu, các nhà chuyên môn, cán bộ
giảng dạy trong các trường đại học và cao đẳng, các chuyên gia, những người làm
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
14
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
công tác lãnh đạo, quản lý tại các cơ quan nhà nước, các công ty, các doanh nghiệp
và sinh viên của các trường đại học và cao đẳng. Bên cạnh đó còn có cả người đọc

là công an, bộ đội, giáo viên phổ thông, người về hưu…
Để phục vụ người đọc một cách toàn diện và hiệu quả thì cần thực hiện
nguyên tắc phục vụ có phân biệt. Cơ sở quan trọng của công tác phục vụ có phân
biệt là việc phân loại người đọc và phân loại các yêu cầu của họ thành các nhóm để
dễ nhận biết, thuận tiện cho công tác nghiên cứu và đáp ứng nhu cầu một cách sát
thực nhất.
Dựa trên cơ sở nguyên tắc phục vụ có phân biệt, có thể phân người đọc
thành 4 nhóm chính như sau:
- Cán bộ nghiên cứu khoa học và giảng dạy. Trong đó cán bộ thư viện là lực
lượng chủ yếu chiếm ưu thế. Tuy số lượng không lớn nhưng đây là đối tượng quan
trọng của thư viện. Các đối tượng này cần những tài liệu chuyên sâu liên quan đến
chuyên ngành hoạt động của họ. Nhóm người đọc này do tiếp xúc quen với tài liệu
nên họ biết cách khai thác và sử dụng thư viện, định hướng rõ nét, biết trình bày
yêu cầu và nhu cầu khá chính xác, nắm vững nguồn tài liệu của ngành mình. Đây
là nhóm người đọc có nhiều thông tin phản hồi đóng góp cho sự hoàn thiện của thư
viện.
- Những người làm công tác lãnh đạo, quản lý: Bao gồm các cán bộ lãnh
đạo của nhà nước, cán bộ cục, vụ, viện của một số ngành nào đó. Đối tượng này
không nhiều chỉ chiếm 4% trong số người đọc là cán bộ đến thư viện. Đối tượng
này quan tâm đến những tài liệu mang tính tổng hợp, có tính chất chỉ đạo, định
hướng cho một hay nhiều ngành khoa học. Vì vậy, Thư viện Quốc gia Việt Nam
luôn giành sự ưu ái quan tâm cả về chất lượng phục vụ cũng như thời gian phục vụ
cho đối tượng này.
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
15
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
- Nhóm người đọc thuộc lĩnh vực khoa học ứng dụng, sản xuất, kinh doanh
mà chủ yếu là các kỹ sư tham gia trực tiếp đến quá trình sản xuất, kinh doanh của
xã hội. Đối tượng này có đặc điểm là họ cần đọc những tài liệu thực hành cụ thể,
tài liệu mô tả các quy trình sản xuất, các thiết bi nằm trong dây chuyền công nghệ,

tài liệu về pháp quy sản xuất. Do cơ chế cạnh tranh thị trường đòi hỏi phải tìm hiểu
và cải tiến trong quá trình sản xuất nên hiện nay đối tượng này đã đến thư viện
ngày càng đông hơn.
- Sinh viên các trường đại học: Đây là lực lượng đông đảo chiếm 60÷70%
trong tổng số người đọc đến làm thẻ và mỗi năm thì số lượng này tăng lên không
ngừng. Đối tượng này có nhu cầu rất đa dạng và phong phú xuất phát từ đặc thù và
tính chất của mỗi trường đại học với các chuyên ngành khác nhau. Họ là các đối
tượng thường xuyên nhất của thư viện. Qua sổ theo dõi bạn đọc thì hằng ngày có
khoảng hơn 500 lượt bạn đọc thì có khoảng 50 lượt người là cán bộ, còn lại là sinh
viên. Hiện nay, Thư viện có nhiêm vụ đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu của
sinh viên của hơn 40 trường đại học trong phạm vi khu vực Hà Nội. Chính vì vậy,
Thư viện Quốc gia Việt Nam là một địa chỉ đáng tin cậy cho đối tượng sinh viên
đến học tập và nghiên cứu.
Bên cạnh đó là phương pháp phân tích qua phiếu điều tra. Kết quả cho thấy
số cán bộ có trình độ thạc sĩ trở lên chiếm 10,1% tổng số người đọc, trong đó số
người giáo sư và phó giáo sư chiếm 4%.
Ngoài ra phân chia theo khu vực hoạt động thể hiện qua biểu đồ sau:
- Cán bộ nghiên cứu chiếm: 13,2%
- Cán bộ giảng dạy đại học chiếm: 8,9%
- Cán bộ quản lý chiếm: 6,3%
- Giáo viên cấp II – III chiếm: 3,2%
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
16
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
- Phóng viên chiếm: 4,7%
- Nhà sản xuất – kinh doanh chiếm: 6,3%
- Sinh viên năm cuối của các trường đại học chiếm: 67%
- Các lĩnh vực khác chiếm: 4,7%.
Hình 2: Biểu đồ thể hiện cơ cấu thành phần bạn đọc tại TVQGVN
Qua biểu đồ cho thấy: Nếu như trước đây người đọc là cán bộ nghiên cứu,

kỹ sư, cán bộ giảng dạy thì gần đây, cán bộ nghiên cứu đã giảm đi rất nhiều, số
lượng sinh viên tăng lên đáng kể và ngày càng trở thành đối tượng phục vụ chủ yếu
của Thư viện Quốc gia Việt Nam. Điều này chứng tỏ nhu cầu, lòng ham mê nghiên
cứu của sinh viên – những nhà khoa học tương lai, nguồn nhân lực khoa học và
công nghệ rất quan trọng và không thể thiếu được trong công cuộc công nghiệp
hoá, hiện đại hoá của đất nước. Tuy nhiên, đội ngũ cán bộ giảng dạy nghiên cứu là
lực lượng nòng cốt để vun đắp và bồi dưỡng xây dựng kiến thức cho lớp trẻ.
Đồng thời hiện nay, thành phần bạn đọc là cán bộ đến Thư viện cũng phong
phú, đa dạng hơn trước. Họ không chỉ là các nhà chuyên môn, các cán bộ giảng
dạy nghiên cứu mà còn có thêm người đọc ở một số lĩnh vực khác như quản lý, sản
xuất – kinh doanh, bộ đội, phóng viên báo chí, cán bộ đã nghỉ hưu…
Như vậy, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã tiếp nhận và phục vụ cho mọi đối
tượng ở các lĩnh vực hoạt động xã hội khác nhau, từng bước trở thành thư viện
khoa học tổng hợp đáp ứng được thông tin cho mọi đối tượng có nhu cầu.
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
17
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
CHƯƠNG II:
CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KHAI THÁC THÔNG
TIN VÀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM
1. Công tác tổ chức, quản lý hoạt động khai thác thông tin tại Thư viện
Quốc gia Việt Nam
1.1. Công tác bổ sung vốn tài liệu
TVQGVN là thư viện công cộng lớn nhất trong cả nước với số lượng, thành
phần độc giả lớn nhất trong cả nước. Vì vậy, đòi hỏi TVQGVN phải có số lượng tài
liệu lớn, đa dạng, phong phú và có thể đáp ứng một cách tối đa nhu cầu của bạn
đọc, NDT. Để làm tốt xứ mệnh đóTVQG phải chú trọng đến công tác thu thập, bổ
sung vốn tài liệu về tất cả các ngành, các lĩnh vực Khoa học cho mọi đối tượng bạn
đọc sử dụng thư viện. Ở TVQGVN Phòng Lưu Chiểu và Phòng Bổ sung – hợp tác
Quốc tế có trách nhiệm thực hiện công tác thu thập, bổ sung vốn tài liệu.

Công việc bổ sung tài liệu gồm các quá trình chính sau: Tiếp cận nguồn tài
liệu, chọn hình thức và phương thức bổ sung. Do vậy để công tác bổ sung tài liệu
có hiệu quả thì trước hết các cơ quan thông tin thư viện cần phải có một chính sách
phát triển nguồn mà “chính sách phát triển nguồn tin là một tài liệu thành văn, một
công bố chính thức được ban hành bởi lãnh đạo thư viện hay cơ quan thông tin,
quy định các phương hướng cũng như cách thức xây dựng vốn tài liệu của cơ
quan’’. Chính sách phát triển nguồn tin là kim chỉ nam cho các hoạt động xây dựng
nguồn tin, nó đưa ra các chỉ dẫn cần thiết cho việc thực hiện công tác bổ sung,
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
18
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
đồng thời cũng là công cụ giao lưu, phối hợp trong một hệ thống Cơ quan Thông
tin Thư viện, làm cho việc phối hợp giữa các Cơ quan TT-TV trở nên dễ dàng hơn.
1.1.1. Kinh phí bổ sung
Kinh phí bổ sung tài liệu ở TVQGVN hàng năm do Nhà nước đầu tư,
khoảng 100.000 USD/ năm. Số kinh phí này khá hạn chế nên hàng năm TVQG VN
chỉ dành để mua tài liệu Ngoại văn.
1.1.2. Diện tài liệu bổ sung
Xác định diện bổ sung cho tài liệu là vấn đề quan trọng hàng đầu trong công
tác bổ sung vốn tài liệu. Để xác định được diện bổ sung đòi hỏi các cán bộ bổ sung
phải có kinh nghiệm, sự hiểu biết…và phải xây dựng được chính sách bổ sung hợp
lý. Ở TVQGVN tài liệu được bổ sung chủ yếu qua nguồn lưu chiểu, tặng biếu, trao
đổi…và mua về (số lượng mua hạn chế)
Do những đặc thù trên nên TVQGVN chú trọng bổ sung một số loại hình tài
liệu như:
- Những tài liệu Tiếng nước ngoài (tài liệu Ngoại văn) mà có ý nghĩa, giá
trị, phù hợp với nhu cầu của bạn đọc, NDT;
- Những tài liệu quý hiếm mà ở TVQG chưa có;
- Những tài liệu có giá trị bị mất mát, hỏng, thất lạc…;
- Những tài liệu mà các Nhà xuất bản, cơ quan xuất bản nộp còn thiếu bản

(đối với các tài liệu có giá trị trao đổi…)
- Ngoài dạng tài liệu là sách còn bổ sung các tài liệu dạng khác như: băng,
CD…
Trên đây là một số tiêu chí giúp các cán bộ thư viện lựa chọn để bổ sung tài
liệu một cách phù hợp, tránh bổ sung trùng lặp, lãng phí.
1.1.3. Nguồn bổ sung
Thư viện Quốc Gia Việt Nam bổ sung vốn tài liệu thông qua một số nguồn
chính sau:
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
19
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
*Nguồn Lưu chiểu: Theo Sắc lệnh số 18 – SL Ngày 31/1/1946 về Lưu
chiểu, TVQGVN có quyền thu nhận toàn bộ các ấn phẩm của các Nhà xuất bản
trong nước. Mỗi ấn phẩm được xuất bản phải nộp 05 bản cho Thư viện Quốc gia.
Đây là nguồn bổ sung chủ yếu của TVQGVN, ngoài các xuất bản phẩm là sách,
báo, tạp chí thì TVQG còn thu nhận các bản Luận án Tiến Sỹ của người Việt Nam
bảo vệ trong nước và nước ngoài. Nhờ nguồn Lưu chiểu mà vốn tài liệu của TVQG
ngày càng trở nên phong phú, đa dạng ngày càng thoả mãn tối đa nhu cầu của
người đọc, NDT.
*Nguồn tặng biếu: TVQGVN thường nhận được sách tặng biếu do các tổ
chức quốc tế như: Các Đại sứ quán, Liên Hợp Quốc, Quỹ Châu Á, Ngân hàng Thế
giới
*Nguồn trao đổi: TVQGVN thường xuyên trao đổi với 75 TVQG, các
trường Đại học của hơn 30 nước trên thế giới. Khi nhận tài liệu về phải trao đổi đi
01 tên tài liệu đổi lấy một tên tài liệu…
*Nguồn mua: Nguồn mua ở TVQGVN rất ít, chủ yếu là mua sách ngoại:
Anh, Pháp, Nga, Trung, Đức…
Thư viện Quốc gia Việt Nam rất chú trọng tới việc bổ sung vốn sách báo
bằng việc mua trực tiếp. Nguồn bổ sung này trở nên quan trọng khi Nhà nước cấp
ngoại tệ, từ những năm 1990, Thư viện Quốc gia Việt Nam được Nhà nước cung

cấp cho 100.000 USD để mua tài liệu ngoại văn. Trước mắt do số ngoại tệ có hạn,
nên Thư viện dành phần lớn tiền để mua báo, tạp chí nước ngoài, đồng thời có
dành một số ngoại tệ để mua sách mà nội dung phản ánh những thành tựu mới nhất
về khoa học và công nghệ, đặc biệt chú trọng những ngành mũi nhọn như Tin học,
Môi trường, Dầu khí, Sinh học, Chế tạo máy
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
20
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
Việc trao đổi tài liệu nước ngoài kết hợp đặt mua sách báo đã tạo cho vốn tài
liệu của Thư viện Quốc gia Việt Nam ngày một phong phú. Tuy nhiên, công tác đặt
mua sách báo cũng gặp phải một số khó khăn:
● Đa số sách báo về đến Thư viện có giá thành cao so với bìa giá, ngoài ra
còn chịu thêm những phụ phí khác như: Thuế, vận chuyển
● Số tên sách báo tạp chí đặt mua của công ty xuất nhập khẩu
XUNHASABA so với nước ngoài chiếm tỷ lệ nhỏ so với sổ tên sách báo hiện có
trên thế giới.
● Nhiều loại báo tạp chí khi về tới Thư viện Quốc gia Việt Nam chậm hơn
so với số tên báo tạp chí có trên thế giới.
Để hoàn thiện hơn nữa công tác đặt mua sách báo phục vụ cho công tác xây
dựng vốn tài liệu thì Thư viện Quốc gia Việt Nam cần có những biện pháp hữu
hiệu để khắc phục những hạn chế trên.
Với 03 nguồn: tặng biếu, trao đổi, nguồn mua thì mỗi năm TVQGVN nhận
được khoảng 3000 sách ngoại văn, khoảng 250 tên báo, tạp chí ngoại văn, khoảng
từ 100 – 200 CD ( Bao gồm các tài liệu mang tính chất tổng hợp và dưới nhiều
dạng ngôn ngữ khác nhau như: Anh, Pháp, Nga, Trung, Đức, Tây Ban Nha,…
Thống kê về công tác bổ sung xây dựng vốn tài liệu của Thư viện Quốc gia
Việt Nam những năm gần đây như sau:
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
21
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam

T
T
Lưu chiểu Mua Trao đổi Biếu tặng Tổng
cộng
A Sách, TL đặc biệt
1 Tiếng Việt 19064 tên
85684 bản
447 tên
743 bản
72 tên
4455 bản
19583 tên
90882 bản
2 Ngoại vắn 569 tên
B Báo, Tạp chí, Bản tin
1 Tiếng Việt 960 tên
45897 số
960 tên
45897 số
2 Ngoại văn 171 tên
4576 số
171 tên
4576 số
162 tên
2927 số
18 tên
325 số
351 tên
7828 số
Hình 3: Bảng thống kê về công tác bổ sung xây dựng vốn tài liệu của Thư

viện Quốc gia Việt Nam năm 2008.
1.1.4. Quy trình bổ sung
Như chúng ta đã biết, thông thường khi tiến hành bổ sung tài liệu trước hết
chúng ta phải căn cứ vào kinh phí, mục đích bổ sung, nhu cầu của NDT và trên cơ
sở các danh mục tài liệu mới xuất bản, sắp xuất bản do các nhà xuất bản gửi đến.
Cán bộ bổ sung phải nghiên cứu, lựa chọn, lập chính sách bổ sung và xác định diện
tài liệu bổ sung. Nhưng ở TVQGVN công tác bổ sung có điểm khác biệt với tất cả
các Thư viện Công cộng khác. Bởi TVQGVN là nơi duy nhất có quyền nhận Lưu
chiểu tất cả các xuất bản phẩm được xuất bản trên toàn quốc. Chính vì vậy, vốn tài
liệu của TVQGVN luôn phong phú, đa dạng, đầy đủ nhất nên công tác bổ sung tài
liệu chủ yếu qua đường Lưu chiểu, biếu tặng, trao đổi…chứ ít khi bổ sung bằng
kinh phí của Thư viện hay Nhà nước hỗ trợ.
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
22
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
Thư viện chỉ lập chính sách bổ sung cho những tài liệu quý hiếm, tài liệu
Ngoại Văn phù hợp với nhu cầu của NDT và chức năng của Thư viện hoặc những
tài liệu có giá trị mà các nhà xuất bản nộp Lưu chiểu thiếu bản.
Hiện nay, công tác bổ sung tài liệu tại TVQGVN được tiến hành với sự hỗ
trợ của phân hệ (modue) Bổ sung của phần mềm Ilib. Phân hệ này với nhiều tiện
ích đã giúp Cán bộ bổ sung tiết kiệm được thời gian, công sức, có thể quản lý công
tác bổ sung có hiệu quả như: Tích hợp mã vạch, Quản lý kho, thống kê tài liệu…
tránh bổ sung dư thừa, trùng lặp, lãng phí. Đồng thời, phân hệ Bổ sung cũng hỗ trợ
việc quản lý bổ sung ấn phẩm qua nguồn Trao đổi, Biếu tặng…
*Công tác thanh lý tài liệu
Bổ sung không chỉ là quá trình tăng cường cho vốn tài liệu của thư viện cả
về số lượng và chất lượng mà còn là quá trình tăng cường cho vốn tài liệu luôn
luôn ở trạng thái hoạt động. Như vậy công tác bổ sung bao gồm cả hai hoạt động
thu thập tài liệu mới có giá trị, đồng thời giải phóng những tài liệu không còn giá
trị, đó là công tác thanh lý tài liệu.

Để công tác thanh lý tài liệu đảm bảo đúng yêu cầu và khoa học, việc xây
dựng tiêu chí chung cho các tài liệu thanh lý là cần thiết. Người ta thường dựa vào
03 yếu tố của tài liệu để tiến hành thanh lý. Đó là: Giá trị sử dụng(về hình thức):
tốt hay cũ nát.Giá trị chất lượng(về nội dung): còn giá trị khoa học hay đã lỗi
thời. Giá trị số lượng: có trùng bản hay không?
Trùng bao nhiêu bản? Có thể đề
xuất mốt số tiêu chí chung để thanh lý tài liệu tại TVQGVN như sau:
-Tài liệu trùng bản trên 5 bản
-Tài liệu đã tái bản, chỉ giữ lại 1 hoặc 2 bản cũ để tham khảo
-Tài liệu lạc hậu về mặt khoa học,
-Tài liệu cũ nát không đọc được…
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
23
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
1.2. Hoạt động xử lý thông tin
Hiện nay, cùng với sự phát triển bùng nổ của CNTT và KHKT việc ứng
dụng CNTT hiện đại vào công tác của tất cả các tổ chức, cơ quan Nhà nước là việc
vô cùng cấp thiết, và hầu hết các cơ quan, tổ chức đều đã và đang thực hiện.
TVQGVN cũng là một cơ quan nằm trong đó. Thư viện đã và đang ứng dụng một
cách tối đa có thể CNTT trong mọi hoạt động của Thư viện như: Quản lý vốn tài
liệu, Quản lý bạn đọc, …
Xử lý thông tin là khâu đang được áp dụng rộng rãi trong thư viện ,vì đây là
một trong những khâu công tác nghiệp vụ quan trọng nhất quyết định đến chất
lượng các sản phẩm thông tin – thư viện.
Xử lý thông tin bao gồm : Xử lý hình thức và Xử lý nội dung.
1.2.1. Xử lý hình thức
* Mô tả tài liệu
Mô tả là công đoạn đầu tiên và quan trọng giúp nhận dạng 1 tài liệu. Mô tả
tài liệu là việc lựa chọn những yếu tố cần thiết để thông báo cho người sử dụng và
thiết lập các điểm truy nhập nhằm tìm kiếm được tài liệu đó.

Toàn bộ tài liệu trong thư viện được mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD tạo
điều kiện cho việc trao đổi thông tin giữa các cơ quan thông tin trong và ngoài
nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng.
Hiện nay, Thư viện đang hướng đến việc xử lý tài liệu trực tiếp trên máy,
không thông qua phiếu mô tả thủ công như trước nữa. Hơn nữa, Thư viện còn liên
kết với các nhà xuất bản biên mục, mô tả tài liệu ngay tại nhà xuất bản. Làm được
điều này chắc chắn Thư viện sẽ giảm được móc xích nhỏ trong công tác xử lý tài
liệu, tiết kiệm thời gian, công sức.
Nói chung, hiện nay công tác Mô tả tài liệu ở TVQGVN rất chính xác, khoa
học, hợp lý.
1.2.2. Xử lý nội dung
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
24
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện Quốc Gia Việt Nam
Xử lý nội dung tài liệu là một tập hợp các công đoạn kỹ thuật, ở đó người ta
mô tả nội dung tài liệu cùng với những sản phẩm của chúng. Đó là: Phân loại, định
từ khoá, tóm tắt tài liệu.
* Phân loại: Mục đích của việc phân loại tài liệu là tổ chức sắp xếp tài liệu
theo nội dung, giúp NDT tìm hiểu thông tin về tài liệu một cách nhanh chóng,
chính xác.
Hiện nay, TVQGVN đang sử dụng Khung phân loại DDC ấn bản 14( rút
gọn). Nhưng còn một số tài liệu trước đấy sử dụng Khung phân loại BBK. Thư
viện đang tiến hành chuyển những tài liệu này về Khung phân loại DDC.
Việc sử dụng ký hiệu đối với kho mở bị hạn chế, cán bộ phân loại chỉ được
lựa chọn một ký hiệu duy nhất do tài liệu chỉ có một ký hiệu xếp giá duy nhất trong
kho. Điều này đòi hỏi cán bộ thư viện phải có kỹ năng bao quát nội dung tài liệu để
định ra một ký hiệu chung nhất, hoặc nhận định được nội dung nào là nội dung
chiếm phần đa trong tài liệu để tìm được ký hiệu chính xác nhất có thể.
Các bước phân loại được CBTV của TVQGVN thực hiện tỉ mỉ, cẩn trọng,
bởi đây là một trong những phần việc phức tạp nhất. Đối với những kho tài liệu sắp

xếp theo môn loại tri thức, nếu phân loại sai sẽ dẫn đến việc tạo công cụ tra cứu
tìm tin không chính xác. Ngoài ra, việc định ký hiệu sai cũng ảnh hưởng đến việc
định từ khoá định chủ đề, tóm tắt tài liệu…
* Định từ khoá:
Định từ khoá là việc trọng tâm của mọi hệ thống thông tin
nó cho phép ta có thể lưu trữ và tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính
xác. Công việc này được tiến hành ngay khi tóm tắt, định ký hiệu phân loại cho tài
liệu.
Định từ khóa là một nội dung cần được làm chính xác cao và thống nhất.
Bởi trong quá trình lập biểu ghi xây dựng CSDL, việc định từ khoá thống nhất sẽ
giúp cho việc khai thác CSDL đạt hiệu quả cao. Như vậy, chất lượng hiệu quả của
hoạt động dịch vụ thông tin phụ thuộc rất nhiều vào yêu tố này. Để thực hiện tốt
công tác định từ khóa, ngoài việc sắp xếp bố trí những cán bộ có năng lực chuyên
Từ Thị Hồng Thuý Lớp CĐ Thông Tin – Thư viện K3
25