báo cáo thực tập ngành quản trị văn phòng

Trường CĐSP Kon Tum

MỤC LỤC
MỤC LỤC…………………………………………………
LỜI CẢM ƠN……………………………………………….
LỜI NÓI ĐẦU…………………………………………………..
TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN…………………..\
TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP…………………….
BÁO CÁO THỰC TẬP………………………………………………
CHƯƠNG I: PHẦN LÝ THUYẾT …………………………….
A.KHÁI QUÁT VỀ NGHÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG_LƯU
TRỮ………………………………………………………………………
B.KHÁI QUÁT VỀ HUYỆN ỦY AN LÃO VÀ TỔNG QUAN VỀ QUÁ
TRÌNH THỰC TẬP……………………………………………………..
I. GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC CƠ QUAN THỰC TẬP…………………………
1. Lịch sử hình thành:…………………..
2.Tình hình hoạt động cơ cấu tổ chức, sơ đồ cơ quan:
2.1 Cơ cấu tổ chức
2.2 Tình hình hoạt động
2.3 Sơ đồ cơ quan
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC HUYỆN ỦY AN LÃO
II. TỔNG QUAN VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP

Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ
MSSV:

Khóa 2010 - 2013


Trường CĐSP Kon Tum

LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay bộ phận văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lí không
thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào. Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên
môn để thực hiện tốt các nhiệm vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lí tại các cơ
quan còn rất thiếu
Chúng ta đã biết hoạt động quản lí nói chung, là một hoạt động đòi hỏi
nhiều năng lực và tư duy trong đó chủ thể quản lí luôn có bộ phận trợ giúp tùy
theo quy mô tổ chức mà đó là một bộ phận hay là một cá nhân.
Quản lí hành chính nhà nước là một hoạt động đặc biệt trong đời sống xã
hội. Nó đặc trưng bởi hoạt động chấp hành và điều hành giữa cơ quan cấp trên với
cơ quan cấp dưới, giữa cá nhân lãnh đạo với những nhân viên trong nội bộ cơ
quan. Mỗi cơ quan quản lí hành chính nhà nước thực hiện chức năng trong khuôn
khổ nhiệm vụ quyền hạn thông qua các quyết định trong hệ thống hành chính và
những mối quan hệ công tác bên ngoài. Do đó bộ máy trợ giúp của cơ quan quản lí
hành chính nhà nước là yếu tố được quan tâm như một điểm trong tâm trong việc
nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.
Do thời gian và phạm vi tiếp cận công việc còn giới hạn nên trong khuôn
khổ của một Báo cáo thực tập; tôi xin đề cập đến các hoạt động của văn phòng
Huyện ủy An Lão chủ yếu từ phương diện nhiệm vụ của Văn phòng, đặc biệt là
công tác văn thư một khâu quan trọng trong hành chính tổ chức của cơ quan, cũng
là nơi tôi có điều kiện tiếp xúc công việc nhiều nhất; nhằm đặt một cái nhìn tổng
quát, khái quát về vị trí, chức năng nhiệm, ý nghĩa hoạt động của Văn phòng đối
với cơ quan cũng như chức năng của Văn phòng nói chung trong hoạt động quản lí
ở các cơ quan hành hính nhà nước.
Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Đào tạo, các thầy cô giáo hướng dẫn
Khoa sư phạm – cơ bản và các cô chú, anh chị trong Huyện ủy, Văn Phòng lưu trữ
Huyện ủy Huyện An lão đã tạo điều kiện, giúp đỡ để tôi hoàn thành báo cáo này.

Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ
MSSV:

Khóa 2010 - 2013


Trường CĐSP Kon Tum

TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN
I. TÓM TẮT LỊCH SỬ BẢN THÂN
1.

Họ và tên sinh viên: Đinh Lê Tuấn Anh

2.

Ngày tháng năm sinh: 22.02.1992

3.

Quê Quán: An Trung, An Lão, Bình Định

4.

Nơi cư trú: TT An Lão, Bình Định

5.

Số CMND: 215117827

6.

Số điện thoại: 0966.456.560

7.

Địa chỉ liên lạc: TT An Lão, Bình Định

II. THÔNG TIN KHÁC:
1.

Mã số sinh viên:

2.

Lớp: Quản Trị Văn Phòng_Lưu Trữ

3.

Khóa học: 2010-2013

4.

Số điện thoại: 0966.456.560

5.

Địa chỉ liên lạc. TT An Lão, Bình Định
An Lão, ngày 14 tháng 3 năm 2013
Người báo cáo

Đinh Lê Tuấn Anh

Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ
MSSV:

Khóa 2010 - 2013


Trường CĐSP Kon Tum

TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP
1. Tên cơ quan, đơn vị thực tập: Huyện Ủy An Lão
• ĐT:
• Địa chỉ: TT An Lão, An Lão, Bình Định
2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị:
• Bí thư: Đinh Minh Tấn
• Phó bí thư : Phạm Văn Nam
3. Các bộ phận trong cơ quan:
• Ban tuyên giáo
• Ban tổ chức
• Ban kiểm tra
• Ban dân vận
• Văn phòng

Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ
MSSV:

Khóa 2010 - 2013


Trường CĐSP Kon Tum

BÁO CÁO THỰC TẬP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG_LƯU
TRỮ
CHƯƠNG I: PHẦN LÝ THUYẾT
A.KHÁI QUÁT VỀ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG_LƯU TRỮ
Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý
và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, là bộ máy giúp các nhà quản lý điều hành
công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của
toàn cơ quan,tổ chức.
Quản trị hành chính văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kỳ
một cơ quan nào, nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan. Công tác này
nếu được thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và ngược
lại, nếu thực hiện không hiệu quả có thể tác động tiêu cực đến quá trình phát triển.
Quản trị văn phòng là một ngành rất rộng nó đáp ứng nhu cầu thực tiễn của
từng cơ quan, đơn vị. Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng
trong quá trình tổ chức và hoạt động của cơ quan, đơn vị. Để việc quản lý điều
hành có hiệu quả, vận dụng những kiến thức cơ bản trong quá trình quản lý. Quản
trị văn phòng là phương tiện được sử dụng trong quá trình tổ chức hoạt động của
cơ quan, đơn vị.
Ngoài ra nhìn vào toàn bộ quá trình quản lý, từ việc ra quyết định quản lý
và tổ chức thực hiện quyết định, cho đến việc kiểm tra, điều hành các quyết định
cho phù hợp với mục tiêu đã đề ra. Chúng ta thấy trong các hoạt động, không có
khâu nào không cần đến văn bản. Vì thế, việc nắm rõ hệ thống văn bản, phân loại
văn bản và qui định của nhà nước về thể thức của một văn bản sẽ giúp cho người
soạn thảo có thể lựa chọn loại hình văn bản phù hợp với mục tiêu của việc ban
hành và đảm bảo văn bản được thực thi. Ngoài ra một nhà quản trị còn phải am
hiểu nhiều lĩnh vực về kinh tế, văn hóa, xã hội …và phải am hiểu pháp luật và
cách thức sắp xếp, tổ chức các cuộc hội họp và điều hành hoạt động trong văn
phòng các khâu nghiệp vụ khác từ đó nó giúp cho sinh viên hiểu được tổng quan

ngành học và trang bị cho mình một kiến thức cơ bản về các nghiệp vụ của công
tác văn thư, soạn thảo và ban hành văn bản, công tác lưu trữ của một người quản
trị.
Mục đích của đợt thực tập ngành Quản trị văn phòng:

Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ
MSSV:

Khóa 2010 - 2013


Trường CĐSP Kon Tum

Thực tập tốt nghiệp có vị trí rất quan trọng trong chương trình đào tạo trình
độ Cao đẳng ngành Quản trị văn phòng_lưu trữ. Đây là đợt thực tập của cả khóa
học, được thực hiện sau khi đã xong chương trình lý thuyết - thực hành tại trường.
Để gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn. Thông qua nghiên
cứu khảo sát và thực hành về công tác văn thư; soạn thảo và ban hành văn bản;
công tác lưu trữ ở cơ quan, doanh nghiệp để củng cố kiến thức đã học, nâng cao
năng lực và vận dụng lý luận và thực tiễn; rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp; xây
dựng phong cách làm việc của một cán bộ khoa học ngành Quản trị văn phòng .
Nắm và hiểu được hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp tích lũy kiến thức
thực tế, lấy tư liệu tài liệu để chuẩn bị cho tốt nghiệp.

B. KHÁI QUÁT VỀ HUYỆN ỦY AN LÃO VÀ TỔNG QUAN VỀ QUÁ
TRÌNH THỰC TẬP
I. GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC CƠ QUAN THỰC TẬP:
1. Lịch sử hình thành:
An Lão là một huyện miền núi nằm ở phía tây bắc tỉnh Bình Định, đông
giáp huyện hoài nhơn, nam giáp huyện Vĩnh Thạnh và Hoài Ân, tây giáp huyện

Vĩnh Thạnh, bắc giáp huyện Ba Tơ và Đưc Phổ (tỉnh Quảng Ngãi). An Lão nằm ở
vị trí 14.28 đến 14.40 độ vĩ bắc, 108.20 đến 108.57 độ kinh đông
Trước cách mạng tháng tám năm 1945, dân số An Lão có khoảng 5000
người, cuối năm 1954 là 6000 người, cuối năm 1964 là 7000 người, năm 1994
tăng lên 24.640 người Bình Định có diện tích tự nhiên 6.039 km², dân số
1.578.900 người, mật độ dân số 261.5 người/km² (số liệu năm 2007)Theo số liệu
niên giám thống kê năm 2005, toàn tỉnh có 1.600.400 người, trong đó nam là
(761.000 người) chiếm 48,7%, nữ là (801.400 người) chiếm: 51,3%. Dân số ở
thành thị là (393.000 người) chiếm 25,2%, nông thôn là (1.169.400 người) chiếm
74,8%, mật độ dân số là 259,4 người/km2 và dân số trong độ tuổi lao động chiếm
khoảng (793.687 người) chiếm: 50,8% dân số toàn tỉnh. Ngoài dân tộc Kinh
2. Tình hình hoạt động của cơ quan thực tập: về cơ cấu tổ chức, sơ đồ, tình
hình hoạt động:
2.1 Cơ cấu tổ chức:

Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ
MSSV:

Khóa 2010 - 2013


Trường CĐSP Kon Tum

Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ
MSSV:

Khóa 2010 - 2013


Trường CĐSP Kon Tum

Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ
MSSV:

Khóa 2010 - 2013


Trường CĐSP Kon Tum

WC

Cầu
Thang

Phó
chủ
nhiệm
ban
thư ký

Văn phòng ủy Chủ
Phó chủ
ban thư ký
nhiệm ủy nhiệm
ban kiểm YBKT
tra
Hành lang tầng 1
Dân vận

Hl

Đánh
Máy

Tầng 2
Hành
Lang
Tầng
1

↑
Sân

Sân

Hành
Lang
Tầng
1

Lưu
Trữ

Văn
Văn phòng tổ chức
nghệ
thông tin

Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ
MSSV:

Ban dân
Vận

Phòng
Nghỉ

Phó ban tổ chức

Trưởng
ban tổ
chức

Khóa 2010 - 2013


Trường CĐSP Kon Tum

WC

Cầu
rhang

Hội trường

Phòng
tổng hợp

↓

Phòng phó

chánh văn
phòng

Cầu thang

↓

Phòng
Chánh văn
phòng

Phòng
Khách

Bí thư

Hành lang tầng 2

Phó bí thư

Phòng phó Phó
ban Văn phòng Trưởng
Văn phòng tuyên giáo ban tuyên ban tuyên
Giáo
giáo

Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ
MSSV:

Khóa 2010 - 2013

Trường CĐSP Kon Tum

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC HUYỆN ỦY
Bí thư

Phó bí thư

Trưởng
ban tổ
chức

Trưởng
ban
tuyên
giáo

Chủ
nhiệm ủy
ban kiểm
tra

Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ
MSSV:

Trương
bản dân
vận

Chánh
văn
phòng

Khóa 2010 - 2013


Trường CĐSP Kon Tum

II. TỔNG QUAN VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
Thực hiện chương trình đào tạo của Trường CĐSP Kon Tum về việc
tiến hành thực tập cho sinh viên Khóa K15 Quản Trị Văn Phòng_Lưu Trữ
Tôi xin báo cáo quá trình thực tập như sau:
- Nơi thực tập: Văn phòng cơ quan Huyện Ủy Thị Trấn An Lão.
- Thời gian thực tập: từ ngày 04/03/2013 đến ngày 27/04/2013.
- Quá trình thực tập:
Thời gian
Công việc
Người hướng dẫn
Tuần 1
- Học quy chế cơ
Văn thư Phòng Một
quan
cửa
- Tìm hiểu tổng quan
về bộ
máy hoạt động của
Văn
phòng
- Bước đầu tìm hiểu

công
việc Văn phòng
Tuần 2
- Chính thức bước vào
Văn thư Phòng Một cửa
công
việc của phòng.
- Tìm hiểu những công
việc
có liên quan.
Tuần 3

- Tiếp tục công việc
được giao tại phòng.
- Tìm kiếm tài liệu
phục vụ cho báo cáo thực
tập.

Văn thư

Tuần 4

- Tiếp tục công việc
được
giao tại phòng.
- Tìm kiếm tài liệu
phục vụ
cho báo cáo thực tập.
- Tập soạn thảo các văn
bản

hành chính thông
thường
- Tiếp tục công việc

Chuyên viên phòng

Tuần 5

Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ
MSSV:

Khóa 2010 - 2013


Trường CĐSP Kon Tum

Tuần 6

Tuần 7

được
giao tại phòng.
- Bắt đầu tiến hành làm
báo
cáo thực tập.
- Tập soạn thảo các văn
bản
hành chính thông
thường
- Tiếp tục công việc

được
giao tại phòng.

Chuyên viên văn phòng

Chuyên viên phòng

- Hoàn thành báo cáo
thực
tập.
- Tổng kết rút kinh
nghiệm

Tuần 8

- Tự đánh giá:
Trong thời gian thực tập tại đơn vị tôi tự nhận xét như sau: Nghiêm túc chấp
hành nội quy của cơ quan nơi thực tập, đoàn kết, học hỏi các cán bộ công chức tại
cơ quan và các phòng, ban, thường xuyên liên lạc với giáo viên hướng dẫn của
Học viên để xin ý kiến chỉ đạo nhằm hoàn thành tốt đợt thực tập và báo cáo thực
tập.

Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ
MSSV:

Khóa 2010 - 2013


Trường CĐSP Kon Tum

C. NỘI DUNG THỰC TẬP
I. Quá trình khảo sát tình hình và thực tập công tác văn thư, quản trị văn
phòng và công tác lưu trữ của cơ quan:
*. Vị trí, chức năng
Văn phòng Huyện Ủy (sau đây gọi tắt là Văn phòng) là cơ quan chuyên
môn, bộ máy giúp việc của Huyện Ủy An Lão và Bí Thư Huyện Ủy tham mưu tổng hợp giúp cho Huyện Ủy, Bí Thư chỉ đạo, điều hành các hoạt động của cơ
quan Huyện Ủy; giúp cơ quan Huyện Ủy điều hòa, phối hợp các hoạt động chung
của các Phòng, ban, Văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được cấp
kinh phí hoạt động và mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định.
Trụ sở làm việc của Văn phòng đặt tại Địa chỉ: TT An Lão-An Lão-Bình
Định

II. Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị văn phòng:
1. Mô hình tổ chức văn phòng cơ quan:
Văn phòng của cơ quan được bố trí theo kiểu hiện đại đã hạn chế việc
lãng phí thời gian công sức vào tổ chức, điều hành hoạt động của văn phòng và
giảm được chi phí về quản lý điều hành. Đồng thời nó cũng giúp cho nhà lãnh đạo
thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện cho mỗ cán
bộ, viên chức văn phòng phát huy được tính sáng tạo, tự chủ và hoàn thành tốt
nhiệm vụ của mình một cách tốt nhất.
Văn phòng được phân theo chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban
nhưng Các hoạt động tập trung vào một đầu mối duy nhất đặt dưới sự điều hành
của nhà quản trị hành chính.
* Ưu điểm của hình thức này là dễ điều hành công việc, huy động nhân
sự, dễ kiểm tra, điều động trang thiết bị, phương tiện làm việc...
* Nhược điểm của hình thức này là nó khó chuyên môn hóa, công việc
thiếu chính xác, có thể dẫn đến trì trệ do chuyển giao công việc, khó quan tâm
đúng mức từng loại công việc.

Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ

MSSV:

Khóa 2010 - 2013


Trường CĐSP Kon Tum

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ VĂN PHÒNG CƠ QUAN
CHÁNH VĂN PHÒNG

PHÓ CHÁNH

Văn thư

Lưu trữ

PHÓ CHÁNH

Tổng hợp

Văn nghệ
thông tin

Kế toán

2. Trang thiết bị trong văn phòng cơ quan:
- Các trang thiết bị trong văn phòng Văn phòng được bố trí một cách hợp
lí nhằm phục vụ cho công việc của mình được thuận lợi hơn. Hiện nay văn phòng
đã có: máy fax, máy photocopy, mỗi nhân viên văn phòng được bố trí một máy
tính để bàn để phục vụ cho công tác của mình:

a/. Điện thoại:
- Điện thoại là một phương tiện kỹ thuật dung thường xuyên để liên lạc hữu
ích giữa hai Cơ quan, đơn vị, hoặc giữa hai cá nhân.
- Điện thoại đang được coi là công cụ giao tiếp hàng đầu về mức độ tiện lợi
thông dụng, nhanh chóng, dễ sử dụng, được phản hồi ngay.
b/. Máy photo: việc dùng máy photocopy đã gia tăng nhanh chóng và trở nên phổ
biến và rộng rãi có nhiều máy photocopy chúng được sử dụng một số nguyên tắc
khác nhau để tạo bản sao nó còn tạo ra một bản sao thu nhỏ hay phóng to so với
bản gốc.
c/. Máy fax:
Là một bộ phận xử lý văn bản có thể truyền thông bằng cách trao đổi văn
bản đã in tới bộ phận xử lý văn bản khác qua máy computer và máy sao chụp, hữu
ích cho việc trao đổi tài liệu.
d/. Máy tính:
Là một tập hợp 4 đơn vị; thiết bị bàn phím, bộ xử lý, thiết bị hiển thị và
máy in tất cả các đơn vị này có thể dưới dạng từng module được liên kết với nhau.
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ
MSSV:

Khóa 2010 - 2013


Trường CĐSP Kon Tum

Nó cung cấp những tiện nghi toàn diện, trong đó cung cấp hệ thống lưu trữ hồ sơ,
cung cấp một bản tính, cung cấp module, đồ họa tất cả đều được kết nối với nhau
thứ tư là cung cấp tiện nghi xử lý văn bản.
Các máy xử lý văn bản có thể được nối với máy in chia làm 2 loại máy in,
ma trận và máy in dùng bánh xe răng cưa tất cả các thông tin về nội dung của một
công văn hay quyết định đều đựơc phả chiếu lên giấy, khi một tờ giấy được đưa

vào máy và một trang hoàn chỉnh được in ra..
Ngoài ra, Văn phòng Huyện Ủy được trang bị các trang thiết bị khác như bàn, ghế,
tủ … và các trang thiết bị khác phụ vụ cho hoạt động của cơ quan.
3. Biên chế văn thư chuyên trách:
Do Bí Thư Huyện Ủy quyết định trên cơ sở biên chế hành chính của Huyện
Ủy tỉnh giao. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ nêu trên, Văn phòng Huyện Ủy hình
thành các bộ phận công tác có lãnh đạo Văn phòng và cán bộ công chức giúp việc
và theo dõi, thực hiện nhiệm vụ đã được phân công, cụ thể như sau:
- Tổ chuyên viên nghiên cứu tổng hợp;
- Tổ tiếp nhận và giao trả kết qủa;
- Tổ hành chính quản trị ( kể cả văn thư, lưu trữ );
- Thi đua khen thưởng;
Hiện tại cán bộ công chức và người lao động của Văn phòng
4. Soạn thảo và ban hành văn bản:
4.1 Các bước tiến hành soạn thảo và ban hành văn bản:
Văn phòng Huyện Ủy chủ yếu ban hành các văn bản hành chính thông
thường trong giải quyết các công việc của mình. Chính vì vậy, chủ thể ban hành,
cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn
bản của Văn phòng Huyện Ủy là rất cần thiết và quan trọng bởi vì một mặt, đảm
bảo tính hợp pháp và hợp lý của của văn bản, mặt khác đây là điều kiện quan trọng
quyết định chất lượng của một văn bản.
Tại Huyện Ủy, cho đến nay chưa có một văn bản nào quy định cụ thể, chi
tiết về trình tự, thủ tục ban hành văn bản quản lý nhà nước, hầu hết các văn bản
quản lý nhà nước được ban hành chủ yếu dựa trên quy định pháp luật của cơ quan
nhà nước cấp trên. Việc các cơ quan nhà nước phải xác định một trình tự, thủ tục
cho việc xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước nói chung là rất khó, đặc
biệt Văn phòng là một đơn vị nhỏ trong Huyện Ủy. Tùy theo tính chất, nội dung
và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một quy trình ban
hành sao cho thích hợp.
Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây

dựng
dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái quát quy
trình này bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa. Xác định tên
loại văn bản và đối tượng của văn bản;
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ
MSSV:

Khóa 2010 - 2013


Trường CĐSP Kon Tum

Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện bản
thảo về thể thức, ngôn ngữ;
Bước 3: Thông qua lãnh đạo;
Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định. Quy
trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông báo, báo cáo, công
điện… Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần chú ý một số bước quan trọng có ảnh hưởng
đến chất lượng văn bản (giai đoạn xây dựng và thông qua đề cương; giai đoạn
tham khảo ý kiến của các đối tượng liên quan) đối với những văn bản đặc biệt.

Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ
MSSV:

Khóa 2010 - 2013


Trường CĐSP Kon Tum

BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)

Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ
MSSV:

Khóa 2010 - 2013


Trường CĐSP Kon Tum

20-25 mm

11

2

1

3

4

5b

5a
9a

10a
12

15-20 mm

10b

30-35 mm
6

7a
9b
8

13

7c
7b

14
20-25 mm

Ghi chú:
Ô số
1

:

Thành phần thể thức văn bản

:

Quốc hiệu

Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ
MSSV:

Khóa 2010 - 2013


Trường CĐSP Kon Tum

2

:

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3

:

Số, ký hiệu của văn bản

4

:

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5a

:

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b

:

Trích yếu nội dung công văn hành chính

6

:

Nội dung văn bản

7a, 7b, 7c

:

Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

8

:

Dấu của cơ quan, tổ chức

9a, 9b

:

Nơi nhận

10a

:

Dấu chỉ mức độ mật

10b

:

Dấu chỉ mức độ khẩn

11

:

Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

12

:

Chỉ dẫn về dự thảo văn bản

13

:

Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

14

:

Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số điện
thoại, số Telex, số Fax

4.1 Các loại văn bản do cơ quan ban hành:
Qua báo cáo về tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác năm 2009,
phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2010 của Văn phòng, trong năm 2009 Văn
phòng đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành trên 3068 Quyết định, 1023 Thông
báo,1 53 Báo cáo, 202 Chỉ thị, 2302 giấy mời, 105 phiếu chuyển, 233 tờ trình.
Công tác soạn thảo đều đúng trình tự, thể thức theo quy định của pháp luật hiện
hành.
5.Quản lí công văn đi – đến:
Trong thời gian thực tập tại Văn phòng, cá nhân tôi đã được thực lĩnh
những nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư của cơ quan. Các khâu nghiệp vụ
chủ yếu của công tác văn thư.
5.1. Nguyên tắc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến đều phải thông qua vưn thư của cơ quan để đăng kí vào
sổ cà quản lí thống nhất. Sau đó văn bản được chuyển giáo qua thủ trưởng của cơ
quan; Khi tiếp nhận chuyển giao văn bản được bàn giao kí nhận rõ ràng. Đảm bảo
nhanh chong chính xác, giữ gìn bí mật
5.2. Quá Trình sử lý văn bản:
Văn thư nhận căn bản đến, Sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản, văn bản có dấy
hỏa tốc phải bóc trước. Đối chiếu sô, kí hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì với

Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ
MSSV:

Khóa 2010 - 2013


Trường CĐSP Kon Tum

thành phần tương ứng của văn bản lấy trong phong bì và đối chiếu với phiếu gửi.
Khi nhận văn bản văn thư phải kí, trả lại phiếu gửi cho cơ quan gửi văn bản qua
nhân viên bưu điện.
Sau khi nhận văn bản, văn thư phải đóng dấu đến, ghi số đến, ngày tháng
năm đến của văn bản. Dấu phải được đóng roc ràng và thống nhất vào khoảng
trống dưới số và kí hiệu, trích yếu.
5.3. Công việc vào sổ dăn kí.
Bao gồm ghi lại những thông tin cơ quan cảu văn bản, tài liệu; đòi hỏi
không trùng lặp, không bỏ sót, mỗi văn bản chỉ đăng kí một lần. Hình thức chính
để dăng kí của cơ quan là dùng sổ.
5.4. Trình và chuyển giao văn bản:
Văn thư trình chánh văn phòng sau đó nhận lại để chuyển đến đúng đối
tượng chịu trách nhiệm giải quyết và đối tượng đó phải kí nhận vào sổ chuyển
giao văn bản của văn thư. Văn bản chuyền đến ngày nào phải chuyển giao vào
đúng ngày đó. Nếu nhiều người giải quyết, văn bản phải được sao gửi cho nhiều
đơn vị, cá nhân, văn bản gốc được lưu.
Theo dõi việc giải quyết văn bản đến: Văn bản đến được lưu lại trong hồ sơ
công việc của người thừa hành, người thừa hành thành lập hồ sơ hoặc có thông tin
phản hồi về việc giải quyết văn bản cho ngươi có trách nhiệm theo dõi.
5.5 Gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®i:
Tất cả các văn bản đi của cơ quan phải được đăng ký vào sổ quản lý văn
bản đi ở bộ phận văn thư và phải được kiểm tra về nội dung và hình thức trước khi

gửi đi.
Trình tự quản lý văn bản đi của văn thư văn phòng Huyện ủy An Lão cơ
bản đã tuân thủ theo các quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ
ngày 08/4/2008 về công tác văn thư và sự hướng dẫn cụ thể chi tiết về nghiệp vụ
quản lý văn bản đi tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư Lưu
trữ nhà nước ngày 18/7/2005. Theo đó, các văn bản như: Quyết định, Báo cáo,
Biên bản, Thông báo, Công văn, Tờ trình, Kế hoạch, Chỉ thị…. Mọi công văn,
giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan, đơn vị hay một tổ chức nào đó để gửi ra ngoài
hoặc trong nội bộ cơ quan đều phải được Chủ tịch, Phó Chủ tịch hoặc người có
thẩm quyền ký chính thức, sau đó phải chuyển qua bộ phận Văn thư đăng ký, đóng
dấu. Tất cả các công văn đi phải lấy số riêng cho từng loại. Khi ghi ngày, tháng,
năm văn bản các ngày dưới 10 và các tháng dưới 3 phải được thêm số 0 vào phía
trước. Cụ thể trình tự các bước quản lý văn bản đi của văn phòng Huyện ủy.
Văn bản đi được chuyển giao theo nguyên tắc: Văn thư đong dấu sau khi
đăng kí và làm thủ tục gửi đi. Chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản được
đánh máy đúng qui định, đúng thể thức và căn cứ pháp lí.
Văn bản đi được phát hàn theo qui định sau:
- Ghi số của văn bản.
- Ghi ngày tháng năm của văn bản theo đúng ngày tháng gửi đi.
- Đóng dấu lên văn bản đã có chữ kí hợp lệ rồi vào sổ văn bản đi.
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ
MSSV:

Khóa 2010 - 2013


Trường CĐSP Kon Tum

- Văn bản đi được chuyển đi trong ngày và nếu là loại bí mật thì kèm theo
phiếu gửi. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất là một bản ( theo qui định là hai bản,

một để lập hồ sơ lưu trữ và một lưu ở văn thư để tra tim, các văn bản đi thường là
các quyết định, thông báo, báo cáo...
5.6. Một số mẫu văn bản đi - đến:
Mẫu sổ đăng ký công văn đến
(theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của
Cục văn thư và lưu trữ nhà nước)
Ngày
đến
1

Số
đến
2

Tác
giả
3

Số, ký
hiệu

Ngày
tháng

Tên loại và
trích yếu
nội dung

4

5

6

Đơn vị
hoặc
người
nhận
7

Ký
nhận
8

Ghi
chú
9

Mẫu sổ theo dõi giải quyết văn bản đến
(theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của
Cục văn thư và lưu trữ nhà nước)
Số
đến
1

Tên loại, số và ký hiệu,
ngày tháng và tác giả
văn bản
2

Đơn vị
hoặc
người
nhận
3

Thời
hạn giải
quyết

Tiến độ
giải
quyết

4

5

Số ký
Ghi
hiệu văn
chú
bản trả
lời
6
7

Mẫu sổ đăng ký công văn đi
(theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của
Cục văn thư và lưu trữ nhà nước)

Ngày Số/ kí Trích
Người kí
Số
tháng hiệu
yếu
Bản
Bản Trang
năm
chính sao
1
2
3
4
5
6
6. Công tác lập hồ sơ:

Số
bản đi

Nơi nhận

7

8

Lưu
HS
9

Ghi
chú
10

- Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương
pháp nhất định
- Các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan được lập thành các
hồ sơ và dựa các đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác hình thành trong quá trình theo dõi,
nhằm mục đích phục vụ cho các công việc giải quyết công việc thuộc phạm vi
chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ
MSSV:

Khóa 2010 - 2013


Trường CĐSP Kon Tum

- Đối với một số cơ quan không lập hồ sơ hiện hành thì các văn bản đó
không được dưa vào lưu giữ bảo quản cẩn thận sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tình hình
hoạt động của cơ quan.
MẪU SỔ LẬP HỒ SƠ CỦA CƠ QUAN
STT

Tên hồ sơ

Ký hiệu

Nơi lưu

Thời gian lưu

1

Danh mục hồ sơ, tài liệu
của các đơn vị, cá nhân.
Sổ theo dõi hồ sơ, tài liệu

---

Các phòng ban

Lâu dài

---

Các phòng ban

Lâu dài

Biên bản giao nhận hồ sơ,
tài liệu
Biên bản tiêu hủy tài liệu

---

Phòng Lưu trữ Tin học

Lâu dài

---

Phòng Lưu trữ Tin học

Lâu dài

2
3
4

III. Công tác luu trữ
1. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ tại cơ quan
- Để điều hành quản lý, theo dõi quá trình của mọi hoạt động và để đảm bảo
tốt các tài liệu văn bản Huyện ủy có phòng kho lưu trữ riêng. Mặt dù với điều kiện
khó khăn, phòng kho Huyện ủy vẫn tổ chức tốt các tài liệu lưu trữ và phân công
cán bộ chuyên trách để việc bảo quản khoa học và hiệu quả, cán bộ chuyên trách
lưu trữ được đào tạo và được cơ quan bồi dưỡng qua lớp học Đại học lưu trữ nên
mặt dù với điều kiện khó khăn thiếu thốn về cơ sở vật chất nhưng vẫn làm tốt
nhiệm vụ của mình.
- Quá trình bảo quản tài liệu văn kiện được thực hiện theo Nghị định của Chính
phủ số 110/2004/NĐ- CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư, người đứng đầu cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện công tác bảo quản
-Hiện nay cơ quan có một phòng lưu trữ do phòng nội vụ quản lí, các cán
bô lưu trữ đều ó trình độ cao dẳng và đại học. Với việc bố chí cán bộ luuw trữ
chuyên trách như vậy nên việc quản lí hồ sơ đưa vào lưu trữ của cơ quan được
quản lí rất tốt và bảo quản tài liệu phục vụ cho nghiên cứu và sử dụng tài liệu lưu
trữ. Nếu mà không bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến
quá trình bảo quản và sử dụng tại liệu lưu trữ của cơ quan để phục vụ cho quá

trình công tác của lãnh đạo.
2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu dược bảo quản tại cơ
quan:
- Các loại hình tài liệu của cơ quan đưa vào bảo quản chủ yếu là các văn
bản hình thành trong quá trình hoạt động và các văn bản do các cơ quan nhà nước
cấp trên và cấp dưởi gửi đến được đưa vào bảo quản làm căn cứ pháp lí để phục
vụ cho các hoạt động của cơ quan.
3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu:
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ
MSSV:

Khóa 2010 - 2013


Trường CĐSP Kon Tum

Các tài liệu trong kho đã được phân loại theo thờ gian ban hành văn bản,
nội dung văn bản, chức năng cảu các văn bản...; các tài liệu trong kho được lập
thành các hồ sơ hiện hành để tiện cho công tác bảo quản và tra tìm tài liệu, các tài
liệu lưu trữ trữ trong kho luôn được xác định giá trị để để loại bỏ các văn bản đã
hết hiệu lực và chỉ bảo quản các tài liệu có giá trị phục vụ cho công tác điều hành
và lãnh đạo của cơ quan cũng như phục vụ công tác nghiên cứu các tài liệu có
trong kho.
4. Giao nộp tài liệu.
- Hồ sơ, tài liệu của cơ quan được giao nộp vào lưu trữ theo đúng các qui
định của nhà nước. Qui trình giao nộp hồ sơ của cơ quan :
Trong quá trình giao nôp hồ sơ tài liệu, cán bộ, công chức, viên chức và lưu trữ
viên phụ trách lưu trữ hiện hành phải tiến hành lập biên bản giao nhận tài liệu (02
bản), mỗi bên giao nhận giữ một bản.
5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu :

Hiện tại co quan chưa có phòng đọc riêng để tổ chức sử dụng tài liệu vì
vậy ảnh hưởng rất đến công tác nghiên cứu tài liêu, không có không gian riêng để
nghiên cứu tài liệu.
Do số lượng cán bộ lưu trữ còn hạn chế về trình độ chuyên môn nên công
tác lưu trữ của cơ quan chưa có xây dựng được công cụ tra cứu khoa học hiện đại
mà chủ yếu là dùng phương pháp thủ công.
Do đó mà cồng tác sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan còn hạn chế rất
nhiều.
6. Tình hình bảo quản tài liệu :
Kho chứa tài liệu được bố trí tại nơi thoáng mát đảm bảo cho công tác bảo
quản tài liệu lưu trữ và phục vụ cho việc tra tìm và nghiên cứu tài liệu. Trong kho,
các tài liệu được xắp xếp ngăn nắp trong các giá và các hòm đựng tài liệu, thuận
lợi cho việc phân loại tài liệu, thống kê, kiểm tra và tổ chức sử dụng tài liệu, với
cách này cũng tránh được các yếu tố như chuột, bụi ẩm mốc, các tác động của ánh
sáng chiếu vào.....
Do áp dụng các phương pháp bảo quản tài liệu nên các tài liệu trong kho
không bị hư hại nhiều, một số tài liệu quan trọng được bảo quản rất tốt
7. Tình hình ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ:
Hiện nay việc ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ của văn phong
Huyện ủy còn rất hạn chế. Chưa xây dựng được phần mềm dùng để lưu trữ văn
bản đi –đến, chủ yếu tại bộ phận văn thư khi tiếp nhận hay chuyển giao văn bản
đều dùng các phương pháp thủ công để lưu văn bản do vậy rất mất nhiều thời gian
vào việc này.

Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ
MSSV:

Khóa 2010 - 2013

Trường CĐSP Kon Tum

CHƯƠNG II. PHẦN THỰC HÀNH
I. HOẠT ĐỘNG THỰC HIỆN VÀ KẾT QUẢ
A. Thâm nhập thực tế tìm hiểu về cơ quan, đơn vị thực tập
*Biện pháp tìm hiểu:
-Bằng việc quan sát trực tiếp những công việc tại cơ quan kiến tập sau đó
tham gia vào một số công việc đơn giản để nắm bắt được công việc một cách
nhanh chóng hơn.
- Qua quá trình quan sát để làm quen với công việc tại Văn phòng Huyện
Ủy An Lão những ngày tiếp theo tôi được phân công thực tập một số công việc
của cán bộ văn thư thực thụ ( Tiếp nhận và chuyển giao văn bản, vào sổ văn bản đi
đến, đóng dấu, thực hành soạn thảo văn bản….)
B. Nội dung tìm hiểu về ngành đào tạo
1.Tìm hiểu về cơ cấu, cách tổ chức và hoạt động của văn phòng.
Cụ thể là tìm hiểu hoạt động tại Văn phòng Huyện Ủy An Lão
+ Quan sát học hỏi cách thức tiếp nhận, xử lí văn bản tại bộ phận văn thư.
Ghi nhận quá trình chuyển giao công văn trong cơ quan,các mẫu sổ của các công
văn đi - đến.
+ Sau những buổi quan sát rút ra được những kinh nghiệm thì trực tiếp bắt
tay vào công việc cụ thể tại bộ phận văn thư với các công việc như: tiếp nhận văn
bản đến, các thủ tục giải quyết văn bản đi, cho số văn bản đi và các công việc như
photocopy, in ấn các văn bản, soạn thảo văn bản trên máy tính.
- Lợi ích của công việc này:
- Việc thực hành những hoạt động trên không những đã củng cố lại mà còn
biết vận dụng những lý thuyết đã học ở trường vào công việc thực tế tại văn
phòng, đã giúp tôi học hỏi có thêm kinh nghiệm về công tác văn phòng, chức năng
nhiệm vụ của văn phòng, và giúp tôi trưởng thành hơn trong nghề nghiệp của
mình. Giúp tôi giải quyết được tình trạng "lý thuyết suông" và tiếp cận với thực tế
một cách dễ dàng hơn.

- Sau việc thực hành tôi cũng đã đúc kết được những kinh nghiệm bổ trợ
để tôi có thể hoàn thành tốt đợt thực tập này và là cơ sở để tôi phân đấu trở thành
một cán bộ văn phòng chuyên nghiệp sau khi ra trường và trước mắt là kỳ thi tốt
nghiệp sắp tới .
- Thực tập giúp tôi nắm được các thủ tục hành chính, thể chế hành chính
liên quan đến cơ quan.
- Nắm vững qui trình công vụ trong cơ quan hành chính nhà nước.
- Thực hành các kĩ năng hành chính đúng với vai trò của công chức trong
cơ quan hành chính nhà nước.
2. Tìm hiểu những hoạt động của cơ quan, đơn vị thực tập (Huyện Ủy An Lão )
- Sau những ngày trực tiếp thực tập và làm việc của một cán bộ văn phòng
và kết hợp với quan sát cách làm việc của các nhân viên văn phòng, tại Huyện ủy
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ
MSSV:

Khóa 2010 - 2013