Quy Trình Lập Kế Hoạch Phòng Ngừa Ứng Phó Thiên Tai Trong Doanh Nghiệp

PHẦN II. QUY TRÌNH LẬP
KẾ HOẠCH PHÒNG NGỪA
ỨNG PHÓ THIÊN TAI
TRONG DOANH NGHIỆP


Kế hoạch phòng ngừa và ứng phó
với RRTT
• Thời gian cần phải bắt đầu thực hiện;
• Thời gian cần phải hoàn thành;
• Mức độ/khối lượng công việc cần phải thực
hiện;
• Chi phí cần phải bỏ ra;
• Người /đơn vị /tổ chức trong doanh nghiệp
được giao thực hiện từng loại công việc đã
qui định


Quy trình lập kế hoạch phòng ngừa ứng
phó thiên tai trong DN
Đánh giá RRTT
Đánh giá thực hiện
kế hoạch

Thiên tai
xảy ra

Lập kế hoach

Diễn tập

Tập huấn

Hoàn thiện kế hoạch


Đánh giá rủi ro thiên tai
Rủi ro: là khả năng các
hậu quả tiêu cực có thể
nảy sinh khi các hiểm
họa xảy ra trên thực tế,
tác động tới con người,
tài sản và môi trường dễ
bị tổn thương

TTDBTT/điểm yếu: là một
khái niệm mô tả các nhân tố
hoặc hạn chế về kinh tế, xã
hội, vật chất hoặc tính chất
địa lý, làm giảm khả năng
phòng ngừa và ứng phó tác
động của các hiểm họa.

Khả năng/điểm mạnh: là các nguồn lực, phương tiện và
thế mạnh, hiện đang có trong doanh nghiệp và có thể giúp
DN có khả năng ứng phó, chống chọi, phòng ngừa, ngăn
chặn, giảm nhẹ hoặc nhanh chóng phục hồi sau thiên tai.


Đánh giá rủi ro thiên tai:
là một quá trình thu thập

và phân tích thông tin về
các hiểm họa thiên tai,
điểm yếu và điểm mạnh
của một doanh nghiệp đối
với một loại hình thiên tai
cụ thể.

Đánh giá điểm yếu
(TTDBTT): là xác định
những yếu tố có nguy cơ và
phân tích nguyên nhân sâu xa
của các điều kiện có thể làm
nặng thêm những thiệt hại,
mất mát của doanh nghiệp
khi có thiên tai xảy ra.

Đánh giá điểm mạnh/khả năng: là xác định các
nguồn lực, phương tiện và thế mạnh hiện đang có
trong doanh nghiệp có thể giúp họ có khả năng
ứng phó, chống chọi, phòng ngừa, ngăn chặn, giảm
nhẹ hoặc nhanh chóng phục hồi sau thiên tai.


Các bước đánh giá rủi ro thiên tai
Bước 1:
Đánh giá hiểm họa thiên tai

Bước 2:
Đánh giá điểm yếu/mạnh, phân tích
mức độ rủi ro và xác đinh giải pháp

khắc phục


Bước 1: Đánh giá hiểm họa thiên tai
(Bài tập 2)
Loại
hiểm
họa

Bão
Lũ lụt
Lốc
xoáy

Khả
năng có
thể xảy
ra
Cao –
thấp
(5-1)

Ảnh
hưởng
đến con
người

Ảnh
hưởng
đến tài

sản

Ảnh
hưởng
đến hoạt
động
SXKD

Ảnh hưởng mạnh - ít ảnh
hưởng (5-1)

Nguồn
lực bên
trong

Nguồn
lực bên
ngoài

NL kém - NL mạnh
(5-1)

Tổng
điểm


Bước 2: Đánh giá điểm yếu/mạnh, phân
tích mức độ RR và giải pháp khắc phục
(bài tập 3)
TT

Yếu tố

1

Về nhân lực, cơ chế tổ chức
-Con người (NLĐ)
- Cơ chế tổ chức

2

Về tài sản:
-Nhà xưởng, kho tàng
-Máy móc, thiết bị
-Nguyên liệu
-Hàng hóa
-Dịch vụ
-Tài chính.

3

Về đối tác:
-Kháchhàng
-Nhà cung cấp.
-Thị trường

Điểm mạnh

Điểm yếu

Giải pháp khắc phục


Lập kế hoạch phòng ngừa ứng
phó với thiên tai
Để lập kế hoạch một cách hiệu quả các doanh nghiệp cần:
• Học cách xây dựng kế hoạch (qua các lớp tập huấn hoặc xem
các tài liệu hướng dẫn.
• Nắm vững nghiệp vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh, gắn kế
hoạch SXKD với kế hoạch phòng ngừa và ứng phó với rủi ro
thiên tai của doanh nghiệp.
• Xây dựng kế hoạch phù hợp với doanh nghiệp – thể hiện rõ
trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (TNXHDN), kế hoạch
hỗ trợ người lao động và cộng đồng trong tình huống thiên
tai.
• Lập các bảng biểu chi tiết, phân công nhiệm vụ rõ ràng


Lập kế hoạch phòng ngừa ứng phó với
thiên tai
1.Trước thiên tai: Giai đoạn phòng ngừa và
chuẩn bị
2. Trong thiên tai: Giai đoạn ứng phó
3. Sau thiên tai: Khôi phục quay trở lại sản xuất


Giai đoạn phòng ngừa và chuẩn bị
(trước thiên tai)
1. Các biện pháp giảm nhẹ (xem video về bão
và lũ lụt)

2. Xây dựng kế hoạch ứng phó (bao gồm cả kế
hoạch hỗ trợ cộng đồng và phục hồi sau
thiên tai) – bài tập
3. Nhiệm vụ cụ thể trước mùa mưa bão và sẵn
sàng đón bão


Các biện pháp giảm nhẹ
Nhóm giải pháp phi công trình gồm có:
• Nâng cao kiến thức, nhận thức và kỹ năng của công nhân
viên trong doanh nghiệp về phòng ngừa và giảm nhẹ và khắc
phục rủi ro thiên tai;
• Bố trí nhân lực đầy đủ với cơ chế tổ chức phù hợp, trách
nhiệm rõ ràng để đảm nhận nhiệm vụ ứng phó thiên tai;
• Bố trí nguồn tài chính đầy đủ và ổn định để đảm bảo các hoạt
động quản lý rủi ro thiên tai được thực hiện tốt;
• Đa dạng hóa nguồn cung cấp, bố trí nguồn nguyên, nhiên liệu
dự phòng để đảm bảo không bị gián đoạn khi có thiên tai xảy
ra;


Các biện pháp giảm nhẹ (tt)
• Bố trí mùa vụ thích hợp, điều chỉnh kế hoạch sản xuất, kế
hoạch dự trữ/bảo quản sản phẩm để có nguồn cung ổn
định;
• Đa dạng hóa các đối tác, chia sẻ rủi ro, hình thành mạng
lưới tương trợ, hợp tác khi có thiên tai xảy ra;
• Có tính đến yếu tố thiên tai khi lập kế hoạch phát triển thị
trường nhằm đảm bảo tiêu thụ ổn định.

Các biện pháp giảm nhẹ (tt)
Nhóm giải pháp kỹ thuật và công trình tập trung :
• Lựa chọn vị trí, địa hình an toàn cho các công trình xây dựng
như nhà xưởng, của hàng, kho bãi, văn phòng điều hành,
trạm y tế, trạm điện và khu ký túc xá công nhân....
• Thiết kế các hệ thống sản xuất, các công nghệ hiện đại để
làm tăng độ an toàn và bảo dưỡng cho các công trình xây
dựng: văn phòng, nhà xưởng, kho tàng...
• Có hệ thống cảnh báo với thiết kế phù hợp và được bảo
dưỡng thường xuyên
• Hệ thống thông tin liên lạc có thể vận hành thông suốt trước,
trong và sau thiên tai


Các biện pháp giảm nhẹ (tt)
• Hệ thống bảo quản, tạm trữ nguyên liệu, bảo quản, dự trữ
sản phẩm
• Hệ thống phương tiện vận chuyển đồng bộ và có phương
tiện dự phòng
• Chuẩn bị sẵn sàng các trang thiết bị cứu trợ, cứu nạn
• Áp dụng những nguyên tắc xây dựng phòng chống thiên
tai
• Có quy hoạch về sử dụng đất và tài nguyên hợp lý.
• Tránh những nơi tập trung các yếu tố chịu rủi ro cao.


Xây dựng kế hoạch chuẩn bị ứng
phó với thiên tai
Một số điểm cần lưu ý:

• Bản kế hoạch phải ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu
• Bản kế hoạch phải có tính linh hoạt: có thể điều chỉnh
một cách nhanh chóng và dễ dàng
• Phải kiểm tra lại bản kế hoạch và điều chỉnh, cập nhật
thường xuyên (nếu cần)
• Các hoạt động này cần lồng ghép vào các hoạt động
thường ngày của doanh nghiệp
• Tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp cần nắm rõ các
hoạt động cụ thể trong bản kế hoạch


Những yêu cầu chi tiết của bảng kế
hoạch trong tình huống khẩn cấp
Những hoạt động cần chuẩn bị trước khi xảy ra bão từ 4
– 5 ngày:
Trước bão 3 ngày nếu cấp gió <=4; cấp gió từ 5-7 thì cần
làm gì và cấp gió trên cấp 8 thì cần làm gì?
Trong khi xảy ra bão:
Chủ yếu tuần tra, bảo vệ tòa nhà, thiết bị, cơ sở vật chất và
báo cáo tình hình diễn biến đến các bên liên quan.
Ứng cứu những hư hỏng trong điều kiện cho phép, đảm bảo
an toàn tính mạng của các thành viên trong nhóm ứng
trực.


Những yêu cầu chi tiết của bảng kế
hoạch trong tình huống khẩn cấp
Sau khi bão tan:
• Các hoạt động cụ thể cần tiến hành
• Dọn dẹp, sửa chữa …

• Chuẩn bị điều kiện phục hồi sản xuất kinh doanh.
• Yêu cầu: tất cả những cá nhân liên quan cần nắm chi tiết
những việc cần làm và biết cách thực hiện trong thời gian
nhanh nhất. Cần thường xuyên rà soát và điều chỉnh, bổ
sung nếu cần thiết.


Mục đích của diễn tập và tập huấn
Cung cấp thông tin, kiến thức
và kỹ năng giúp nhân viên
thay đổi hành vi.
Xây dựng văn hóa “sẵn
sàng chuẩn bị ứng phó”
cho DN.
Làm cơ sở để bổ sung nhằm hoàn
thiện các phương án trong kế
hoạch ứng phó.


Các hình thức diễn tập
Diễn tập từng phần
Trong điều kiện nguồn lực hạn chế có thể diễn
tập từng phương án trong kế hoạch ứng phó
(ví dụ: sơ tán nhân viên hoặc bảo vệ và di dời
tài sản…).
Diễn tập tổng thể
Trong điều kiện nguồn lực cho phép có thể huy
động diễn tập tổng thể bao gồm tất cả các
phương án trong kế hoạch ứng phó.

Giai đoạn ứng phó (trong thiên tai)
Bài tập 5
1. Đội trực ứng cứu
2. Các số ĐT cần thiết
3. Các vật dụng, dụng cụ sẵn sàng


Giai đoạn phục hồi (sau thiên tai)
• Hỗ trợ các cá nhân và gia đình NLĐ bị
thiệt hại trong thiên tai (lương thực, thực phẩm,
nước sạch, áo quần và các vật dụng gia đình
khác liên quan)
• Sửa chữa và tu bổ lại các công trình SX
thiết yếu.
• Thu dọn rác,làm thông đường sá, khai thông
các hệ thống thoát nước.
• Truyền thông nâng cao nhận thức, đề phòng
dịch bệnh và vệ sinh môi trường.
• Đưa máy móc, thiết bị, NVL về vị trí sản xuất.
• Chuẩn bị đủ các điều kiện để vận hành đi vào
SX bình thường.


Ví dụ (DN dệt may)
•
•
•
•

Tập trung lực lượng tổng vệ sinh.
Khắc phục các thiệt hại xảy ra.
Tháo tôn và dây neo che chắn các cửa.
Đưa các bao cát trên mái xuống kho và bảo quản
dùng lần sau.
• Kiểm tra nguồn và hệ thống điện.
• Kiểm tra lại máy móc thiết bị.
• Kiểm tra và hoàn trả thành phẩm và bán thành phẩm
về vị trí ban đầu.


KẾ HOẠCH PHỤC HỒI CƠ SỞ
VẬT CHẤT :
• Phục hồi từng phần.
• Phục hồi toàn bộ.
• Xây dựng mới.
TÀI CHÍNH CHO PHỤC HỒI :
• Bảo hiểm đền bù.
• Dự trữ của doanh nghiệp.
• Vay các tổ chức và cá nhân.
• Nhà nước tài trợ.
• Các nguồn khác.


Một số điểm khác cần lưu ý khi
xây dựng kế hoạch
• Đảm bảo là mọi người đều đang sử dụng bản kế hoạch mới
nhất với đầy đủ thông tin được cập nhật (ghi ngày tháng cập
nhật)
• Sao chụp và phân phát bản bản kế hoạch cho những người

có trách nhiệm liên quan trong bản kế hoạch.
• Những thông tin mật (nếu có) cần đánh dấu và lưu giữ riêng
• Giao cho một số cán bộ chịu trách nhiệm ghi chép lại các
hoạt động xảy ra trong tình huống khẩn cấp (cung cấp thông
tin và các quyết định cần thiết) để rút kinh nghiệm và điều
chỉnh kế hoạch cho các đợt sau