Báo cáo thực tập chuyên ngành Lưu trữ học
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (284.55 KB, 36 trang )
Báo cáo thực tập chuyên ngành 2
Lớp: Lưu trữ học – QTVP
PHẦN 1: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ.
1. Lịch sử đơn vị và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Ủy ban nhân dân phường Mỹ Hải:
1.1. Lịch sử đơn vị hình thành:
Thực hiện theo Nghị Định 08/NĐ-CP của Chính phủ về việc điều chỉnh lại địa
giới hành chính xã - phường và chia tách xã - phường để thành lập phường mới trực
thuộc Thành phố Phan Rang – Tháp Chàm, và phường Mỹ Hải được chia tách từ các
phường Mỹ Bình, phường Mỹ Đông vào ngày 01 tháng 04 năm 2008; Phường Mỹ Hải
là 01 Phường vùng ven của Thành phố Phan Rang – Tháp Chàm, cách Trung tâm
Thành phố khoảng 1,5 Km về Hướng Đông. Tổng diện tích đất tự nhiên là 274,62ha
với tổng số dân là: 1.229 hộ/5.075 khẩu, phía Đông giáp Biển Đông, phía Tây giáp
phường Tấn Tài, phía nam giáp phường Mỹ Đông, phía Bắc giáp phường Mỹ Bình.
Toàn phường có 05 khu phố sau khi được thành lập, phường Mỹ Hải tiếp tục củng cố,
bổ sung và hoàn thiện bộ máy hành chính từ phường đến khu phố và đi vào hoạt động
có hiệu quả.
1.2. Chức năng của Ủy ban nhân dân:
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu ra, là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính Nhà nước.
Chịu trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của Uỷ ban nhân dân
và hoạt động quản lý nhà nước đối với các lĩnh vực kinh tế-xã hội, an ninh -quốc
phòng đã được phân cấp trên địa bàn phường.
Lãnh đạo phân công công tác của Uỷ ban nhân dân như:
Tổ chức chỉ đạo, thực hiện chính sách, pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên,
Nghị quyết của Hội đồng nhân dân và các Quyết định của Uỷ ban nhân dân phường.
Áp dụng các biện pháp cải tiến, quản lý điều hành bộ máy hành chính ở phường
để hoạt động có hiệu quả.
SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549
Trang 1/36
GVHD: Nguyễn Văn Báu
Báo cáo thực tập chuyên ngành 2
Lớp: Lưu trữ học – QTVP
Ngăn ngừa, đấu tranh chống tiêu cực trong cán bộ công chức Nhà nước và
trong bộ máy chính quyền địa phương.
Trực tiếp quản lý, chỉ đạo thực hiện một số nhiệm vụ theo quy định của pháp
luật.
Tổ chức quản lý, điều hành hoạt động của trưởng, phó Ban quản lý khu phố, tổ
dân phố theo quy định của pháp luật.
Báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và Uỷ ban nhân dân cấp
trên.
Triệu tập chủ toạ cuộc họp của uỷ ban nhân phường.
Thực hiện việc bố trí sử dụng, khen thưởng, kỷ luật cán bộ.
Đình chỉ hoặc bãi bỏ quy định trái pháp luật của trưởng Ban quản lý khu phố và
tổ dân phố.
Có tư cách pháp pháp nhân có con dấu và tài khoản riêng.
1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn:
Ủy ban nhân thực hiện việc quản lý Nhà nước địa phương trên các lĩnh vực sau:
+Trong lĩnh vực kinh tế: Ủy ban nhân phường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân
dân phường thông qua để trình Ủy ban nhân dân Thành phố Phan Rang – Tháp Chàm
phê duyệt, tổ chức thực hiện kế hoạch đó.
- Lập dự toán thu ngân sách Nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách
địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình, dự toán điều chỉnh
ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách điạ
phương trình Hội đồng nhân dân xã quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, Phòng tài
chính Thành phố Phan Rang - Tháp Chàm.
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan Nhà nước
cấp trên trong việc quản lý ngân sách Nhà nước trên điạ bàn và báo cáo về ngân sách
Nhà nước theo quy định của Pháp luật.
SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549
Trang 2/36
GVHD: Nguyễn Văn Báu
Báo cáo thực tập chuyên ngành 2
Lớp: Lưu trữ học – QTVP
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phụ vụ các nhu
cầu công ích ở điạ phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao
thông …. Theo quy định cuả Pháp luật.
- Huy động đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các công
trình kết cấu hạ tầng cuả phường trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện. Việc quản lý các
khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm sử dụng đúng
mục đích, đúng chế độ theo quy định cuả Pháp luật.
+ Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ
công nghiệp Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản
xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản
xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng và
vật nuôi.
- Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo
vệ đê điều; phòng chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời
những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều tại phường.
- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên điạ bàn phường theo
quy định cuả Pháp luật.
- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền thống
ở điạ phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát triển các
ngành, nghề mới.
+ Trong lĩnh vực xây dựng, GTVT, Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ và
quyền hạn sau:
- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong phường theo
phân cấp.
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân cư
nông thôn theo quy định cuả Pháp luật, kiểm tra việc thực hiện Pháp luật về xây dựng
và xử lý vi phạm Pháp luật theo thẩm quyền do Pháp luật quy định.
SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549
Trang 3/36
GVHD: Nguyễn Văn Báu
Báo cáo thực tập chuyên ngành 2
Lớp: Lưu trữ học – QTVP
- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý và hành vi xâm phạm đường giao thông
và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của Pháp luật.
- Huy động sự đóng góp tự nguyện cuả nhân dân để xây dựng đường giao thông
trong xã theo quy định của Pháp luật.
+ Trong lĩnh vực giaó dục, y tế, xã hội, văn hoá và TDTT Uỷ ban nhân dân
phường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp với
trường huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp bổ túc văn
hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi.
- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động cuả Nhà trẻ, lớp mẫu giáo,
trường mầm non ở điạ phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp Thành phố Phan
Rang- Tháp Chàm quản lý Trường tiểu học, Trung học cơ sở trên điạ bàn.
- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số kế hoạch hoá gia đình
được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh.
- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, TDTT; tổ chức các lễ
hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam
thắng cảnh ở địa phương theo quy định của Pháp luật.
- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ,
những người và gia đình có công với nước theo quy định cuả Pháp luật.
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đaọ; vận động nhân dân giúp đỡ các gia
đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tưạ; tổ
chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở điạ phương theo
quy định cuả Pháp luật.
- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghỉa điạ ở điạ
phương.
+ Trong lĩnh vực quốc phòng, An ninh, trật tự, An toàn xã hội và thi hành Pháp
luật ở địa phương Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549
Trang 4/36
GVHD: Nguyễn Văn Báu
Báo cáo thực tập chuyên ngành 2
Lớp: Lưu trữ học – QTVP
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng Quốc phòng toàn dân, xây dựng
làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương.
- Thực hiện công tác nghĩa vụ Quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký,
quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn luyện, sử
dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương.
- Thực hiện các biện pháp bảo đảm An ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng
phong trào quần chúng bảo vệ ANTQ vững mạnh; thực hiện biện pháp phòng ngừa và
chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở điạ phương.
- Quản lý hộ khẩu; quản lý việc đi lại của người nước ngoài ở điạ phương.
+ Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân
dân phường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo;
quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở điạ phương theo quy định của Pháp
luật.
+ Trong việc thi hành Pháp luật, Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ và
quyền hạn sau:
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục Pháp luật; giải quyết các vi phạm Pháp luật và
tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định cuả Pháp luật.
- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị cuả công dân theo
thẩm quyền.
- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi
hành án theo quy định của Pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi
phạm hành chính theo quy định của Pháp luật.
Bộ máy nhân sự của Ủy ban nhân dân phường Mỹ Hải gồm có:
• 01 Chủ tịch phụ trách chỉ đạo điều hành chung
SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549
Trang 5/36
GVHD: Nguyễn Văn Báu
Báo cáo thực tập chuyên ngành 2
Lớp: Lưu trữ học – QTVP
• 01 Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh việc kinh tế chịu trách nhiệm chỉ đạo các bộ
phận như: Địa chính – VSMT, Công thương – Giao thông – Thủy lợi, Thú y
– Nông nghiệp
• 01 Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực Văn hóa xã hội chịu trách nhiệm chỉ đạo
các bộ phận như: Hội Chữ Thập đỏ, Văn hóa – LĐTBXH, VHTT –TDTT,
Chính sách – Dân số - Gia đình – Trẻ em…
• 01 Trưởng Công an phường
• 01 Trưởng Chỉ huy quân sự phường
1.4.Cơ cấu tổ chức của UBND phường Mỹ Hải
CHỦ TỊCH
UBND
Phó Chủ Tịch phụ
trách khối Kinh tế
Văn
Phòng
Tổng
hợp
Văn
Phòng
Thốn
g Kê
VT
LT
Nhân
viên
Tạp
vụ
Quân
Sự
Tài
chính
- Kế
Toán
Phó Chủ Tịch phụ
trách khối VHVH
Điạ
Chính
Điạ
Chính
GTTL
XDVSMT
SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549
Trang 6/36
Tư
Pháp
Hộ
tích
Văn
hoá
xã
hội
VH
TT
Hội
DS
CTĐ
GĐTE
GVHD: Nguyễn Văn Báu
Báo cáo thực tập chuyên ngành 2
Lớp: Lưu trữ học – QTVP
2.Về công tác lưu trữ:
2.1.Tổ chức – cán bộ lưu trữ cơ quan:
Quy mô tổ chức bộ phận lưu trữ tại cơ quan:
Tại cơ quan UBND phường Mỹ Hải không tổ chức bộ phận lưu trữ hoặc phòng
ban lưu trữ. Ủy ban chỉ phân công cho một cán bộ bán chuyên trách chuyên ngành Thư
ký văn phòng chứ không phải chuyên ngành Lưu trữ vừa phụ trách công tác Văn thư –
Lưu trữ vừa kiêm nhiệm thủ quỹ. Vì vậy trong công tác Lưu trữ hồ sơ, tài liệu cũng gặp
nhiều khó khăn nhất là trong việc thu thập hồ sơ có giá trị và chỉnh lý tài liệu khi hồ sơ
được giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
Số lượng cán bộ phụ trách chỉ bố trí một người. Trình độ chuyên môn lại không
phù hợp với công tác Lưu trữ . Vì không phải là chuyên ngành Lưu trữ nên việc bố trí
như vậy là không phù hợp nên năng lực còn rất hạn chế trong công tác Lưu trữ như:
chỉnh lý tài liệu, thu thập bổ sung tài liệu
2.2. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ.
Từ khi chia tách và thành lập Ủy ban nhân dân phường Mỹ Hải cho đến hiện nay
thì Ủy ban đã áp dụng các văn bản chỉ đạo của cấp trên như sau:
Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục văn thư Lưu
trữ Nhà nước hướng dẫn chỉnh lý tài liệu.
Công văn 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2009 Cục văn thư và Lưu
trữ Nhà nước hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan.
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội khóa
XIII về Luật Lưu trữ.
Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 quy định về thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu tình hình phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549
Trang 7/36
GVHD: Nguyễn Văn Báu
Báo cáo thực tập chuyên ngành 2
Lớp: Lưu trữ học – QTVP
Ngoài ra, cơ quan còn ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng
dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ như sau:
Quyết định số 33/2012/QĐ-UBND ngày 24/01/2012 của UBND phường ban
hành quy chế về công tác văn thư, lưu trữ.
Báo cáo 79/UBND-BC ngày 16/05/2015 của UBND phường về việc báo cáo tình
hình tồn đọng tài liệu tại các cơ quan.
Kế hoạch số 03/KH-UBND ngày 12/1/2016 về việc ban hành danh mục hồ sơ của
UBND phường về việc tiến hành lập danh mục hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan.
Hiệu quả và tác dụng của những văn bản này: những văn bản hướng dẫn, chỉ đạo
về công tác văn thư, lưu trữ được ban hành mang tính cấp thiết và quan trọng hàng đầu
trong quá trình hoạt động của cơ quan. Những văn bản được ban hành có nội dung đầy
đủ, rò ràng, phản ánh chính xác tình hình thực tế thực hiện các khâu nghiệp vụ về công
tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. Thông qua những văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công
tác văn thư, lưu trữ vừa nêu trên, cán bộ, công chức có cơ sở pháp lý để áp dụng vào quá
trình làm việc của mình.
2.3. Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ.
2.3.1. Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ rất quan trọng của công tác lưu
trữ, cần phải thực hiện thường xuyên, liên tục tại các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử.
Thu thập, bổ sung tài liệu có quan hệ đến hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ.
Làm tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu sẽ làm hoàn chỉnh thành phần tài liệu trong
từng phông lưu trữ, từ đó tạo điều kiện tốt cho việc tổ chức khai thác, sử dụng và góp
phần phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Nguồn tài liệu tài liệu thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan gồm: tài liệu từ các
ban ngành đoàn thể, tài liệu của các bộ phận chuyên môn của cơ quan chủ yếu là những
công văn đi, công văn đến, văn bản chỉ đạo của cấp trên được hình thành trong quá trình
hoạt động của HĐND, UBND, các tổ chức chính trị -xã hội, hội đoàn thể của cơ quan
SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549
Trang 8/36
GVHD: Nguyễn Văn Báu
Báo cáo thực tập chuyên ngành 2
Lớp: Lưu trữ học – QTVP
một cách đầy đủ và được đưa vào bảo quản tại kho nhằm tránh tình trạng mất mát, hư
hỏng tài liệu.
Trong quá trình thực tập tại UBND phường, tôi thấy cán bộ làm công tác lưu trữ
chưa thực hiện việc tiến hành thu thập hồ sơ của cơ quan, vì nhiều nguyên nhân như vì
cán bộ chỉ là cán bộ bán chuyên trách làm công tác văn thư, bên cạnh đó phải kiêm
nhiệm nhiều nhiệm vụ, nên việc tiến hành thu thập và bổ sung tài liệu từ các phòng ban
theo quy định chưa được tiến hành theo đúng quy định, bên cạnh đó không được đao tạo
về chuyên môn nghiệp vụ về công tác lưu trữ nên cũng gặp khó khăn trong việc xác định
giá trị tài liệu để đưa vào lưu trữ. Những tài liệu được thu thập ở nhiều dạng khác nhau
như: tài liệu đã được văn thư sắp xếp theo vấn đề của tài liệu vào được cho vào cặp ba
dây; tài liệu vẫn còn rời lẻ được kẹp vào một bìa hồ sơ mỏng; tài liệu chưa sắp xếp theo
ngày, tháng, năm…tình trạng của những tài liệu được thu thập rất tốt và chủ yếu là tài
liệu giấy. Những tài liệu được thu thập, bổ sung phần lớn là những tài liệu chưa được
chỉnh lý, gây khó khăn lớn trong các khâu nghiệp vụ tiếp theo trong công tác lưu trữ.
2.3.2. Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài liệu để
phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm
mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó.
Thông thường để phân loại tài liệu một phông lưu trữ cơ quan người ta áp dụng
bốn phương án cơ bản sau:
Phương án “cơ cấu tổ chức - thời gian”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình
thành phông có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, bộ phận tương
đối rõ ràng, ổn định;
Phương án “thời gian - cơ cấu tổ chức”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình
thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi;
Phương án “mặt hoạt động - thời gian”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình
thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi nhưng có chức năng, nhiệm vụ tương đối
ổn định;
SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549
Trang 9/36
GVHD: Nguyễn Văn Báu
Báo cáo thực tập chuyên ngành 2
Lớp: Lưu trữ học – QTVP
Phương án “thời gian - mặt hoạt động”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình
thành phông có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ hay thay đổi, không rõ ràng
hoặc đối với tài liệu của các đơn vị hình thành phông hoạt động theo nhiệm kỳ;
Phương án phân loại tài liệu Phông lưu trữ UBND phường được áp dụng là “Thời
gian – Cơ cấu tổ chức”
Đây là phương án phân loại tài liệu thích hợp với đặc trưng của phông lưu trữ và
lịch sử đơn vị hình thành phông của UBND phường. Phương án phân loại tài liệu này bảo
đảm phản ánh chính xác lịch sử hoạt động của đơn vị hình thành phông, tạo điều kiện
thuận lợi cho công tác bảo quản và khai thác, sử dụng của người cần khai thác sử dụng tài
liệu
Trong thời gian thực tập tại UBND phường, tôi thấy quá trình phân loại tài liệu
được thực hiện tương đối tốt, tuy nhiên vẫn còn một số tài liệu chưa được phân loại tốt cụ
thể như sau:
- Tài liệu của các năm trước vẫn còn lẫn lộn giữa các năm với nhau
- Chưa phân loại theo tên văn bản.
- Tài liệu được xếp chung nhưng không cùng một vấn đề.
- Tài liệu chưa phân theo tên cơ quan ban hành văn bản.
- Tài liệu trùng thừa, không có giá trị vẫn chưa được loại ra để tiêu hủy
2.3.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn
nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành
trong hoạt động của các cơ quan theo giá trị của chúng về các mặt như: chính trị, kinh tế,
văn hoá, khoa học và các giá trị khác, từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị
cho Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
Qua khảo sát tình hình thực tế tại Uỷ ban nhân dân phường Mỹ Hải việc xác định
giá trị tài liệu được thực hiện theo các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn sau:
-
Xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và
-
tổng hợp.
Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích và
tổng hợp.
SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549
Trang 10/36
GVHD: Nguyễn Văn Báu
Báo cáo thực tập chuyên ngành 2
-
Lớp: Lưu trữ học – QTVP
Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn như:
• Nội dung của tài liệu
• Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành nên tài liệu
• Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành nên tài liệu;
• Mức độ toàn vẹn của Phông lưu trữ
• Hình thức của tài liệu;
• Tình trạng vật lý của tài liệu.
Về công tác xác định thời hạn bảo quản của tài liệu được cán bộ thực hiện đúng
theo quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ. Xác định được đúng thời hạn bảo quản
tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng, đó là: Tiết kiệm chi phí bảo quản tài liệu (kho tàng,
trang thiết bị, điện…); khắc phục tình trạng tài liệu tích đống hoặc tiêu hủy tài liệu tùy
tiện; quản lý tài liệu chặt chẽ, kiểm soát được thông tin của tài liệu, tạo điều kiện cho việc
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả; thuận lợi cho việc lựa chọn tài liệu có giá trị
để nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử…
Thời hạn bảo quản tài liệu của UBND phường được chia làm hai nhóm đó là:
Tài liệu được bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương,
chính sách của Đảng và Nhà nước. Tài liệu các kỳ họp của Hội đồng nhân dân, UBND
6 tháng, 1 năm, hoặc các kỳ họp bất thường.
Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu không thuộc trường hợp quy định ở trên
và được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm.
Những tài liệu hết giá trị được loại ra để tiêu hủy là tài liệu không có giá trị về
thông tin, trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không cần thiết
cho hoạt động của thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử như: giấy mời họp, các tài
liệu trùng thừa.
Tài liệu của UBND phường có thời hạn bảo quản chủ yếu là dưới 70 năm (5
năm, 10 năm, 20 năm, 70 năm…)
Hội đồng xác định giá trị tài liệu:
Hội đồng xác định gái trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu
cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao
nộp và lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của cơ quan để giao nộp vào lưu trữ lịch
sử và loại tài liệu hết giá trị.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định
thành lập. Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu của UBND phường bao gồm:
SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549
Trang 11/36
GVHD: Nguyễn Văn Báu
Báo cáo thực tập chuyên ngành 2
-
Lớp: Lưu trữ học – QTVP
Chủ tịch UBND phường - Chủ tịch Hội đồng
Văn phòng – Tổng hợp - Thư ký Hội đồng.
Cán bộ văn thư lưu trữ - Ủy viên Hội đồng
Bộ phận có tài liệu – Thành viên Hội đồng
Hội đồng xác định giá trị tài liệu làm việc với nhau, sau đó từng thành viên Hội
đồng xem xét các văn bản quy định mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản. Đối với danh
mục tài liệu hết giá trị cần kiểm tra thực tế tài liệu trước khi quyết định. Sau đó làm tờ
trình gửi phòng Nội vụ xin ý kiến về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị kèm theo bảng danh
mục tài liệu được xác định la hết giá trị. Sau khi có ý kiến đồng ý của Chủ tịch Ủy ban
nhân dân thành phố, thì UBND phường mới tiến hành tiêu hủy khối tài liệu đó.
Qua khảo sát tình hình thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu tại UBND
phường tôi nhận thấy việc xác định gía trị tài liệu của UBND phường chưa theo quy định
của Nhà nước cụ thể như sau:
Việc xác định giá trị tài liệu để định thời hạn bảo quản cho tài liệu phần lớn
mang tính chủ quan của người làm công tác văn thư.
Số lượng tài liệu của cơ quan, các bộ phận chuyên môn, Mặt trận và các đoàn
thể chưa xác định giá trị còn rất nhiều, chất thành đống gây khó khăn đến việc chỉnh lý
tài liệu sau này. Việc tài liệu còn để lại tại các phòng chuyên môn còn khá nhiều chưa
tiến hành thu thập để đưa vào lưu trữ cơ quan.
2.3.4 Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ.
a) Thống kê tài liệu.
Thống kê tài liệu lưu trữ là xác định thành phần, số lượng tài liệu theo các đơn vị
thống kê đã quy định và được thể hiện trên các loại sổ sách thống kê.
Thống kê tài liệu lưu trữ để nắm được số lượng tài liệu hiện có, thành phần và chất
lượng tài liệu, cố định việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ theo các phương án
phân loại, phương án hệ thống hóa tài liệu và bảo đảm khả năng tra tìm tài liệu nhanh
chóng, thuận lợi.
Việc thống kê tài liệu tại cơ quan chỉ được thống kê dựa trên khối tài liệu được lưu
trong các cặp ba dây. Chưa có một công cụ thống kê nào được xây dựng để thống kê
được các khối tài liệu hiện nay.
SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549
Trang 12/36
GVHD: Nguyễn Văn Báu
Báo cáo thực tập chuyên ngành 2
Lớp: Lưu trữ học – QTVP
Theo quy định trong công tác lưu trữ phải có các loại sổ sách, công cụ thống kê
bao gồm: Sổ nhập tài liệu; Sổ xuất tài liệu;Danh sách phông (sổ thống kê phông); Phiếu
phông; Mục lục hồ sơ; Mục lục văn bản; Biên bản bàn giao tài liệu; Phiếu yêu cầu sử
dụng tài liệu; Hồ sơ tiêu hủy tài liệu; Báo cáo thống kê định kỳ; Sổ đăng ký mục lục hồ
sơ……
Tại ủy ban chưa xây dựng được các việc này
b) Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình nghiên cứu áp dụng biện pháp khoa học kĩ
thuật nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ.
Để bảo quản tài liệu được an toàn và kéo dài tuổi thọ, UBND phường đã xây dựng
kho lưu trữ với diện tích khoảng 20m, trang bị các trang thiết bị như: bình khí oxi để đề
phòng cháy nổ. Các vật dụng chuyên dùng như: kệ, giá đựng tài liệu, hộp đựng tài liệu
được trang bị đầy đủ
UBND phường cũng thường xuyên kiểm tra chế độ bảo quản cho tất cả các
khối tài liệu trong kho lưu trữ và tổ chức phòng chống mối mọt, côn trùng, nấm mốc ở
kho được cán bộ thực hiện tốt.
Sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho việc nắm chắc số
lượng, chất lượng và bảo quản tài liệu tốt trong kho giúp cho việc tra cứu và lấy tài
liệu trong kho được nhanh chóng, dễ dàng hơn.
Sắp xếp hồ sơ trong mỗi hộp theo đúng trật tự đã đánh trong công tác chỉnh lý
Sắp xếp từ trên xuống dưới, từ trái qua phải đúng như lý thuyết mà em đã học
từ năm nhỏ đến năm lớn dần
Vệ sinh kho thường xuyên: Lau chùi, quét dọn kệ giá
Duy trì nhiện độ, độ ẩm ánh sáng, phòng chống mối mọt, côn trùng nấm mốc
Nhìn chung, công tác bảo quản tài liệu của UBND phường thực hiện khá hoàn
chỉnh, đúng theo những quy định của Nhà nước.
2.3.5. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Theo lý thuyết đã học thì việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trử phải được thực
hiện theo các hình thức như sau:
- Phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc;
- Công bố giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng;
SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549
Trang 13/36
GVHD: Nguyễn Văn Báu
Báo cáo thực tập chuyên ngành 2
Lớp: Lưu trữ học – QTVP
- Biên soạn và xuất bản sách;
- Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu;
- Thông báo nội dung tài liệu lưu trữ;
- Cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ;
- Làm phim tuyên truyền giới thiệu về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ…
Trong các hình thức kể trên, UBND phường không thực hiện việc tổ chức sử dụng
tài liệu theo các hình thức kể trên, việc phục vụ sử dụng tài liệu chỉ được tiến hành khi
cán bộ cần mượn hoặc cung cấp một tài liệu nào đó thì cán bộ văn thư sẽ là người tìm và
cung cấp cho người mượn bằng hình thức là photo lại văn bản đó và cất giữ lại bản gốc
Đối tượng được phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là: Cán bộ, công chức
trong cơ quan và công dân khi đến liên hệ với bộ phận chuyên môn.
2.3.6. Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ:
Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ là sử dụng các công cụ tra cứu, tìm
kiếm tài liệu một cách hiện đại và được sử dụng trên phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu
nhằm trang bị một cách tốt nhất việc tra cứu tài liệu được dể dàng và nhanh chóng.
Như trang bị mã số hóa cho từng phông của văn bản, sử dụng thẻ tra tìm tài liệu một
cách khoa học.
Vì UBND phường không tiến hành việc chỉnh lý tài liệu, hồ sơ còn trong tình
trạng rời lẻ, bó gói, chất đống nên việc mã số cho từng phông không được tiến hành.
Nguồn kinh phí của địa phương còn hạn hẹp nên việc trang bị, sử dụng ứng dụng tin
học trong công tác lưu trữ không khả quan, không được áp dụng tại địa phương.
2.4 Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác lưu trữ.
Để có sự phát triển kinh tế của đất nước ta hiện nay, công nghệ thông tin là yếu tố
đã góp phần không nhỏ cho sự phát triển vượt bậc đó. Do đó, nhiều cơ quan Nhà nước đã
mạnh tay đầu tư các trang thiết bị tiến tiến, hiện đại để phục vụ công việc hằng ngày của
cơ quan. UBND phường cũng giống như những cơ quan nhà nước khác đã áp dụng
những tiến bộ của khoa học thông tin để quản lý, giải quyết, thu thập tài liệu trong công
tác lưu trữ của cơ quan. Nâng cấp cơ sở hạ tầng thông tin bằng việc cung cấp đồng bộ
máy vi tính mới, hiện đại cho tất cả bộ phận, bộ phận văn thư, lưu trữ, văn phòng…..
UBND phường đã cung cấp đầy đủ các máy tính phục vụ cho công việc hàng ngày
trong phòng. Hầu hết công nghệ thông tin được phục vụ các công việc như: Soạn thảo,
SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549
Trang 14/36
GVHD: Nguyễn Văn Báu
Báo cáo thực tập chuyên ngành 2
Lớp: Lưu trữ học – QTVP
cập nhật thông tin, gửi mail, vào sổ văn bản đến, văn bản đi, cài đặt phần mềm quản lý
văn bản đi, đến trên phần mềm TDOFFIC. Và đáp ứng được 3 mục tiêu chính của cơ
quan hành chính: về quản lý, chỉ đạo, điều hành; về tổ chức thực hiện; về giám sát, đánh
giá việc thực hiện.
Hiện nay văn thư cơ quan được bố trí các trang thiết bị như máy photocopy, máy
in, máy vi tính, cặp ba dây, tủ đựng hồ sơ giấy tờ, các loại gim, kẹp giấy…. Số lượng
trang thiết bị phục vụ công tác văn thư – văn phòng tại UBND phường
- Máy tính: 03
- Máy photo: 01
- Máy Fax: 01
- Điện thoại bàn: 01
- Máy in: 01
Chất lượng: Các trang thiết bị của UBND phường tương đối đầy đủ, hoạt động
tốt, phục vụ hiệu quả trong quá trình làm việc của cán bộ, công chức viên chức của cơ
quan
2.5. Nhận xét, đánh giá.
* Ưu điểm:
1. Đối với công tác thu thập và bổ sung tài liệu: Công tác thu thập và bổ sung
tài liệu vào lưu trữ bao gồm các nội dung sau:
Xác định những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập và bổ sung vào
lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia.
Xác định thành phần và nội dung tài liệu có giá trị cần lưu trữ ở các lưu trữ hiện
hành và chuyển giao vào lưu trữ lịch sử sau thời gian ở lưu trữ hiện hành.
Phân định các nguồn tài liệu cần nộp lưu vào các kho lưu trữ quốc gia từ trung
ương đến địa phương theo quy định của pháp luật cho phù hợp.
Tổ chức thư thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia theo quy định.
SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549
Trang 15/36
GVHD: Nguyễn Văn Báu
Báo cáo thực tập chuyên ngành 2
Lớp: Lưu trữ học – QTVP
Tại cơ quan cán bộ phụ trách chuyên môn trong quá trình làm việc của mình,
cũng đã lưu trữ hồ sơ theo trình tự công việc đã và đang giải quyết vào các tập 3 dây
Theo quy định cán bộ, công chức cơ quan phải có trách nhiệm lập hồ sơ cần
phải thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên đến sự việc vào hồ sơ.
Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm
khác nhau của mỗi ngành, mỗi công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp.
Tài liệu tại lưu trữ cơ quan chủ yếu là tài liệu hành chính hình thành trong quá
trình làm việc của cơ quan.
2.Về phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Các bộ phận chuyên môn của cơ quan, trong quá trình gải quyết công việc cũng
đã tiến hành phân loại tài liệu theo từng lĩnh vực mà được lãnh đạo phân công, sắp xếp
những tài liệu đó theo từng tập văn bản kẹp trong tập 3 dây.
Sau khi công việc đã kết thúc, cuối năm các ngành sẽ tự lưu theo từng năm và lưu
tại bộ phận của mình để tiếp tục hoàn thiện và giải quyết những công việc còn dang dở
chưa hoàn thành.
Tài liệu cũng được sắp xếp riêng biệt khi phân loại trong quá trình làm việc dù
chưa được chỉnh lý.
Trong quá trình tài liệu được thu về, tài liệu cũng được sắp xếp riêng biệt, trong
quá trình phân loại hồ sơ cũng tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải
quyết công việc.
3. Công tác xác định giá trị tài liệu:
Về xác định giá trị của tài liệu để bảo quản lại và nộp vào lưu trữ cán bộ chuyên
môn trong quá trình lưu hồ sơ cũng đã dựa vào bảng thời hạn bảo quản tài liệu để xác
định nhóm tài liệu chuyên môn của mình là phải bảo quản lưu lại 5 năm, 10 năm…hay
vĩnh viễn
4. Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ:
Công tác thống kê, bảo quản tài liệu trong quá trình làm việc cũng được cán bộ
quan tâm và bảo quản chặt chẽ tài liệu.
SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549
Trang 16/36
GVHD: Nguyễn Văn Báu
Báo cáo thực tập chuyên ngành 2
Lớp: Lưu trữ học – QTVP
Tài liệu cũng được sắp xếp gọn gàng, được bảo quản trong các cặp 3 dây và được
bảo quản trong tủ đựng hồ sơ được lưu giữ tại phòng chuyên môn
5. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
Tài liệu cũng được cán bộ khai thác một cách có hiệu quả và sử dụng bảo quản
tốt. Trong quá trình mượn tài liệu cũng phải được sự cho phép của lãnh đạo,.
* Khuyết điểm:
1. Đối với công tác thu thập và bổ sung tài liệu:
Tài liệu trong quá trình thu thập cũng bị thất lạc một số tài liệu của các năm trước
và không được bổ sung vào kịp thời. Nhiều bộ phận còn chủ quan trong công tác thu
thập tài liệu để bổ sung tài liệu cho việc lập hồ sơ công việc của mình. Nên hồ sơ nhiều
lúc còn thiếu sót không được bổ sung kịp thời và đầy đủ
Tài liệu thu về còn trong tình trạng bó gói , chỉ được lưu tạm thời trong các tập 3
dây
Vẫn còn tình trạng tồn tại là chưa thu được dứt điểm toàn bộ tài liệu đã đến hạn
giao nộp từ các nguồn nộp lưu. Tình trạng tài liệu vẫn còn được giữ lại tại các phòng làm
việc của cán bộ khá nhiều.
Nhiều tài liệu chưa được thu thập, phân loại nằm rải rác ở các phòng ban gây khó
khăn cho việc thống kê số lượng hồ số tài liệu nộp lưu.
2.Về phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
Chỉnh lý tài liệu trong các lưu trữ hiện hành là hoạt động nghiệp vụ thường
xuyên của cán bộ lưu trữ. Tuy nhiên, hoạt động nghiệp vụ này ngày càng trở nên khó
khăn do khối lượng tài liệu nộp vào lưu trữ hàng năm ngày càng tăng, đặc biệt là những
tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ được giao nộp vào lưu trữ hiện hành dưới dạng tài liệu bó
gói.
Việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu chưa được triển khai nên số lượng hồ sơ, tài liệu còn
tồn đọng nhiều gây khó khăn trong việc kiểm tra tài liệu.
SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549
Trang 17/36
GVHD: Nguyễn Văn Báu
Báo cáo thực tập chuyên ngành 2
Lớp: Lưu trữ học – QTVP
Việc phân loại tài liệu ở các đơn vị còn yếu, nhiều tài liệu hết giá trị, trùng thừa
vẫn gộp chung với tài liệu có giá trị, điều này dẫn đến tốn rất nhiều thời gian, công sức
trong quá trình chỉnh lý tài liệu về sau.
3. Công tác xác định giá trị tài liệu:
Công tác xác định giá trị tài liệu ở cơ quan chưa được tiến hành đúng nghiệp vụ.
chỉ dừng lại ở mức ở mức: vĩnh viển, lâu dài và tạm thời. Trong khi đó, việc bảo quản
với thời hạn lâu dài chưa quy định là bao nhiêu năm cho từng hồ sơ, hoặc tạm thời là
bao nhiêu năm có thể loại bỏ đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời.
Ngoài ra trong quá trình lưu trữ hồ sơ tài liệu, một số tài liệu không có giá trị, bao
hàm, trùng thừa, hết giá trị để thống kê và lập danh mục đề nghị Chi cục văn thư lưu trữ
tỉnh thẩm tra và cho ý kiến tiêu hủy theo quy định tại điều 12 của Nghị định
111/2004/NĐ-CP của Chính phủ.
4. Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ:
Tài liệu chưa được chỉnh lý hàng năm lên tới hàng trăm mét giá, nhưng do điều
kiện trụ sở cơ quan còn chật hẹp nên diện tích kho lưu trữ của cơ quan còn khiêm tốn.
Tình trạng này dẫn đến tài liệu sắp xếp chưa chuẩn (khoảng cách giá, số lượng hộp).
Kinh phí cho việc chỉnh lý tài liệu không có, dẫn đến việc tình trạng tài liệu chưa được
chỉnh lý còn tồn đọng khá nhiều.
Kho lưu trữ của UBND phường được xây vào năm 2012 nên còn thiếu nhiều trang
thiết bị cần thiết trong bảo quản tài liệu (thiếu máy điều hòa, máy hút ẩm…)
5. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
Hạn chế hiện nay trong công tác sử dụng tài liệu lưu trữ phần lớn là tài liệu lưu
trữ ở cơ quan chưa được lập cơ sở dữ liệu để quản lý và tra tìm, công cụ tra cứu chủ yếu
vẫn là mục lục hồ sơ. Nguồn tài liệu lưu trữ chưa phong phú, chủ yếu là tài liệu hành
chính vì vậy vẫn chưa khai thác triệt để, chưa phát huy hết giá trị, vai trò và tầm quan
trọng của tài liệu lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức, cũng như toàn xã hội.
* Kiến nghị và giải pháp:
SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549
Trang 18/36
GVHD: Nguyễn Văn Báu
Báo cáo thực tập chuyên ngành 2
Lớp: Lưu trữ học – QTVP
Áp dụng những văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ của nhà
nước và của cơ quan ban hành.
Nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức về vị trí, tầm quan trọng
của công tác lưu trữ đã được nâng lên rõ rệt.
Tài liệu lưu trữ đã được tổ chức khai thác, sử dụng hiệu quả góp phần quan trọng
vào công cuộc xây dựng và phát triển kinh tế xã hội trên địa bàn huyện.
Đội ngũ cán bộ lưu trữ được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng cao trình độ,
đáp ứng ngày càng cao hơn yêu cầu nhiệm vụ của cơ quan, góp phần nâng cao hiệu quả
hoạt động của bộ máy nhà nước, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính trên địa bàn huyện.
Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ được bố trí làm việc theo đúng
chuyên môn được đào tạo.
Bố trí kho lưu trữ hợp lý, trang bị các trang thiết bị cần thiết để bảo quản tài liệu.
Trong thời gian qua, được sự quan tâm của lãnh đạo thành phố, sự chỉ đạo của thủ
trưởng các cơ quan, địa phương, sự nổ lực của những người làm công tác lưu trữ… công
tác văn thư, lưu trữ của phường đã dần đi vào nề nếp, tại các bộ phận của cơ quan đang
có những chuyển biến tích cực.
Tuy nhiên công tác lưu trữ tại cơ quan vẫn còn nhiều hạn chế và có nhiều nội
dung chưa thực hiện đúng quy định như: Chưa ban hành đầy đủ các văn bản về công tác
lưu trữ hoặc đã ban hành nhưng chất lượng chưa cao; thực hiện các báo cáo định kỳ về
công tác lưu trữ chưa thường xuyên và số liệu báo chưa đầy đủ việc lập hồ sơ công việc
chưa đi vào nề nếp và chưa hoàn thiện hồ sơ; việc bố trí kho lưu trữ theo đúng quy định
nhưng chưa thực hiện các nghiệp vụ về công tác lưu trữ.
Vì vậy, để khắc phục những hạn chế nêu trên về công tác lưu trữ tại cơ quan rất
cần sự quan tâm, chỉ đạo quyết liệt của thủ trưởng đơn vị; sự mạnh dạn tham mưu, đề
xuất của người trực tiếp làm công tác lưu trữ tại cơ quan. Thủ trưởng đơn vị cần tích cực
chỉ đạo, đôn đốc, nhắc nhở và thường xuyên kiểm tra trong việc triển khai thực hiện
đúng các quy định về công tác văn thư, lưu trữ. Cụ thể như:
SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549
Trang 19/36
GVHD: Nguyễn Văn Báu
Báo cáo thực tập chuyên ngành 2
Lớp: Lưu trữ học – QTVP
+ Ban hành mới hoặc điều chỉnh các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ như:
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần tài liệu, danh mục hồ sơ hàng
năm theo quy định tại Điều 13, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm
2012 của Bộ Nội vụ và Hướng dẫn số 30/HD-SNV ngày 06 tháng 01 năm 2012 của Sở
Nội vụ.
+ Thực hiện chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ trước ngày 25 tháng
12 hàng năm, đảm bảo số liệu chính xác và đầy đủ nội dung theo quy định tại Quyết
định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ.
+ Tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ như sử dụng
công cụ tra cứu tài liệu, phần mềm tra cứu văn bản…..
+ Lập hồ sơ công việc và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Cá nhân phải có
trách nhiệm lập hồ sơ đối với những công việc được giao giải quyết theo đúng quy định
tại Điều 9, Luật Lưu trữ và hoàn thiện hồ sơ được lập theo hướng dẫn tại Thông tư số
07/2012/TT-BNV; thực hiện giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan theo
đúng quy định tại Điều 11, Điều 12, Luật Lưu trữ và Thông tư số 07/2012/TT-BNV,
không để tài liệu đã đến hạn nộp lưu tại phòng chuyên môn.
+ Công tác lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo vệ,
bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo đúng quy định tại Khoản 1, Điều 25, Luật Lưu trữ.
Đối với UBND phường đã bố trí kho lưu trữ theo đúng quy định tại Khoản 2, Điều 14,
Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ thì phải thực hiện các
nghiệp vụ về công tác lưu trữ như: thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan, chỉnh lý, xác
định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan để quản lý tập trung, thống nhất tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt
động lâu dài.
+ Công tác lưu trữ là một hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của tất cả
các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc
lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ và ảnh
hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt
động của mỗi cơ quan, tổ chức. Hy vọng, với vai trò đặc biệt quan trọng của công tác
SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549
Trang 20/36
GVHD: Nguyễn Văn Báu
Báo cáo thực tập chuyên ngành 2
Lớp: Lưu trữ học – QTVP
lưu trữ, Ủy ban nhân dân phường sẽ tăng cường chấn chỉnh, thực hiện đúng các quy
định để công tác này đạt kết quả tốt trong thời gian đến.
+ Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng tiêu chuẩn
phục vụ công tác văn thư, lưu trữ nhằm cải thiện môi trường làm việc cho cán bộ làm
công tác văn thư, lưu trữ tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu quả cho công tác lưu trữ
đáp ứng được yêu cầu của quá trình hội nhập.
+ Cần ban hành những văn bản để quản lý về công tác lưu trữ như (Nội quy, quy
định chế độ khai thác sử dụng, công tác bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ…)
+ Bổ sung biên chế cán bộ, nhân viên có chuyên môn nghiệp vụ về công tác lưu
trữ.
+ Cử cán bộ, công chức, viên chức đi học các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp
vụ công tác văn thư, lưu trữ.
PHẦN II. THỰC HIỆN CÁC NỘI DUNG NGHIỆP VỤ.
1.Về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định
nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưu
trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền
hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.
Theo quy định của pháp luật hiện hành về công tác lưu trữ, thu thập tài liệu được
tiến hành ở hai giai đoạn của tài liệu:
Giai đoạn 1: Xác định nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ cơ
quan từ văn thư cơ quan và từ các phòng, ban, đơn vị trực thuộc cơ quan.
Giai đoạn 2: Xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia
Việt Nam và thực hiện các biện pháp tiến hành thu thập về các Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia theo quy định của pháp luật.
SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549
Trang 21/36
GVHD: Nguyễn Văn Báu
Báo cáo thực tập chuyên ngành 2
Lớp: Lưu trữ học – QTVP
Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việc xác định
những tài liệu cần bổ sung hàng năm và những tài liệu còn thiếu để tiến hành tìm kiếm và
bổ sung nhằm hoàn thiện phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam
theo những quy định hiện hành của Nhà nước. Bổ sung tài liệu cũng được thực hiện theo
hai giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Dựa vào nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện phải nộp lưu vào
phông lưu trữ cơ quan hoặc phông lưu trữ quốc gia qua quá trình thu thập để xem xét về
mức độ hoàn thiện của phông lưu trữ. Trên cơ sở đó, cán bộ lưu trữ có thể đề xuất các
biện pháp bổ sung thêm nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu.
Giai đoạn 2: Sau khi xem xét mức độ hoàn chỉnh của phông cũng như của các hồ
sơ thuộc phông, cán bộ lưu trữ cần tiến hành tìm kiếm, sưu tầm những tài liệu còn thiếu.
Như vậy, thu thập, bổ sung tài liệu đều nhằm mục đích hoàn chỉnh Phông Lưu trữ
của UBND phường chưa được thực hiện một cách nghiêm chỉnh theo quy định của nhà
nước.
2. Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
a. Tham gia vào quá trình chỉnh lý tài liệu của UBND phường
Sau khi biên soạn xong bản lịch sử đơn vị hình thành phông và bản lịch sử phông
của cơ quan, xây dựng hoàn chỉnh phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ của UBND
phường, và lập danh sách các bộ phận nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, bản kê các nhóm
tài liệu cần thu của từng đơn vị tổ chức …
Vì tại UBND phường chưa tiến hành việc chỉnh lý tài liệu qua các năm nên vì vậy
trong thời gian thực tập tại UBND phường, tôi cũng đã trực tiếp tham gia vào việc thực
tập chỉnh lý khối tài liệu năm 2016. Quá trình chỉnh lý khối tài liệu được thực hiện như
sau:
Chuẩn bị chỉnh lý.
a. Giao nhận tài liệu.
Nhận tài liệu theo sự phân công của Chánh văn phòng UBND phường chỉnh lý tài
liệu (năm 2016), tài liệu đã được sắp xếp theo từng năm cụ thể, tuy nhiên tài liệu vẫn còn
SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549
Trang 22/36
GVHD: Nguyễn Văn Báu
Báo cáo thực tập chuyên ngành 2
Lớp: Lưu trữ học – QTVP
một số tài liệu còn lẫn lộn giữa các năm với nhau. Tài liệu giao nhận là tài liệu đã không
được chỉnh lý sơ bộ, tài liệu đã được sắp xếp theo thứ tự ngày tháng năm của văn bản,
nhưng chưa phân theo nội dung, vấn đề, tài liệu chỉ được bỏ trong các cặp ba dây, hộp
đựng tài liệu và không có Mục lục hồ sơ.
b. Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý.
Sau khi giao nhận, Khi vệ sinh và vận chuyển tài liệu không làm xáo trộn trật tự
sắp xếp các cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu cũng như các hồ sơ hay các tập tài liệu trong
mỗi cặp, hộp hoặc bao gói; đồng thời, không làm hư hại tài liệu.
c. Khảo sát tài liệu.
Khối lượng tài liệu của UBND phường Mỹ Hải từ năm 2008-2016 khoảng 20 mét
giá. Riêng khối lượng tài liệu cần chỉnh lý năm 2016 khoảng 2 mét giá.
Tình trạng tài liệu khi bàn giao: Hầu hết tài liệu chưa được sắp xếp và chưa lập
hồ sơ sơ bộ, trong tình trạng bỏ trong bao, trong các hộp. Một số ít tài liệu của một số
ngành tuy có sắp xếp theo từng năm nhưng khối lượng tài liệu tương đối ít, việc sắp xếp
chỉ là sắp xếp theo tên loại văn bản nên đã phá vỡ hồ sơ công việc.
Thành phần tài liệu chủ yếu là tài liệu hành chính, đó là những văn bản của UBND
và HĐND, của Mặt trận và các ban ngành đoàn thể qua các năm. Tình trạng vật lý của tài
liệu từ năm 2008 đến 2016 tương đối tốt, không bị hư hại, mối mọt. Những tài liệu trước
năm 2008 đã có dấu hiệu bị mối mọt, vàng.
Thực hiện chỉnh lý.
a.Phân loại tài liệu.
Dựa trên cơ sở đặc điểm về Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử Phông lưu
trữ UBND phường, có thể phân loại tài liệu Phông lưu trữ UBND phường, năm 2016
theo phương án Thời gian – Cơ cấu tổ chức
Bước 1: Phân chia tài liệu năm 2016 của UBND phường ra thành 2 nhóm lớn, cụ
thể như sau:
SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549
Trang 23/36
GVHD: Nguyễn Văn Báu
Báo cáo thực tập chuyên ngành 2
-
Lớp: Lưu trữ học – QTVP
Nhóm tài liệu về Chính quyền
Nhóm tài liệu về Lao động – thương binh và xã hội.
Bước 2: Phân chia tài liệu trong nhóm lớn thành các nhóm vừa, cụ thể như:
Nhóm tài liệu về Chính quyền gồm:
-
Tài liệu chung
Quản lý về tổ chức, bộ máy
Quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp.
Quản lý công tác xây dựng chính quyền
Quản lý về cán bộ, công chức, viên chức
Quản lý về quy chế dân chủ
Nhóm tài liệu về công tác văn thư lưu trữ
Quản lý về cải cách hành chính (CCHC)
Quản lý về thi đua khen thưởng (TĐKT)
Quản lý về công tác tôn giáo…
Nhóm tài liệu về Lao động - thương binh và xã hội bao gồm:
-
Tài liệu chung
Người có công
Việc làm - Lao động - Tiền lương
Dạy nghề
Bảo trợ xã hội
Bảo vệ, chăm sóc trẻ em
Bước 3: Phân chia tài liệu trong nhóm vừa thành các nhóm nhỏ, cụ thể.
-
-
-
Nhóm tài liệu chung: là những công văn đi đến của cơ cơ quan gửi đến để biết.
Quản lý về tổ chức, bộ máy gồm những tài liệu sau:
• Tài liệu về tổ chức quy hoạch, kế hoạch, báo cáo, tổng kết công tác tổ chức
bộ máy.
Quản lý công tác xây dựng chính quyền gồm những tài liệu sau:
• Tài liệu về chỉ đạo của UBND tỉnh, cấp trên về xây dựng chính, củng cố và
bảo vệ chính quyền.
• Chương trình, kế hoạch, báo cáo về công tác xây dựng chính quyền.
• Hồ sơ về tổ chức bầu cử…
Quản lý về cán bộ, công chức, viên chức bao gồm những tài liệu sau:
• Văn bản cấp trên hướng dẫn, chỉ đạo về công tác cán bộ
• Chương trình, kế hoạch, báo cáo về công tác cán bộ
• Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thuộc diện UBND
• Hồ sơ thực hiện chính sách, chế độ đối với cán bộ, công chức, viên chức.
SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549
Trang 24/36
GVHD: Nguyễn Văn Báu
Báo cáo thực tập chuyên ngành 2
Lớp: Lưu trữ học – QTVP
• Hồ sơ về bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển cán bộ công chức
-
-
-
viên chức.
• Hồ sơ về kỷ luật cán bộ…
Quản lý về cải cách hành chính bao gồm những tài liệu sau:
• Văn bản của cấp trên, huyện chỉ đạo, hướng dẫn về CCHC
• Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác CCHC
• Đề án CCHC
Quản lý về thi đua khen thưởng bao gồm những tài liệu sau:
• Hồ sơ về chương trình, kế hoạch, báo cáo về công tác TĐKT
• Quy định, quy chế về công tác TĐKT
• Hồ sơ khen thưởng các danh hiệu thi đua tập thể, cá nhân.
Tài liệu về hành chính, văn thư, lưu trữ
• Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư,
lưu trữ
• Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
• Hồ sơ về lập, ban hành Danh mục hồ sơ lưu trữ
• Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ
Trong quá trình phân chia tài liệu thành các nhóm, nếu phát hiện thấy có bản
chính, bản gốc của những văn bản, tài liệu có giá trị thuộc phông khác thì phải để riêng
và lập thành danh mục để bổ sung cho phông đó.
Tùy theo nội dung tài liệu và số lượng tài liệu trong năm có thể lập hồ của các vấn
đề trong nhiều năm. Một số tài liệu trong năm 2016 có quá ít tài liệu thì tập hợp tài liệu
đó đưa đến năm lớn nhất có cùng chung một vấn đề để lập hồ sơ.
Nếu trong một năm hồ sơ của một vấn đề nhiều có thể chia nhỏ tài liệu của năm để
lập hồ sơ về vấn đề đó theo quý, 6 tháng đầu năm hoặc 6 tháng cuối năm.
Yêu cầu đặt ra của một hồ sơ được lập phải đạt 4 yêu cầu sau:
Hồ sơ được lập phải phản ánh về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hình thành
tài liệu
Hồ sơ được lập phải phản ánh được qua trình giải quyết công việc thuộc chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan hình thành tài liệu
Hồ sơ được lập phải có giới hạn về mặt thời gian hình thành tài liệu
Hồ sơ được lập phải phản ánh trọn vẹn về một vấn đề, con người, chủ đề quản
lý, lĩnh vực quản lý hoặc cơ quan quản lý.
b. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ.
SVTH: Phạm Thị Bích Liễu, MSSV: 1236133549
Trang 25/36
GVHD: Nguyễn Văn Báu
