Nâng cao chất lơượng công tác quản trị mua hàng.doc

Luận văn tốt nghiệp
Mở đầu
Trong những năm qua nền kinh tế nớc ta đã và đang chuyển hoá mạnh mẽ
sang cơ chế thị trờng, theo định hớng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà n-
ớc.
Trong cơ chế thị trờng, để thực hiện chiến lợc phát triển của nền kinh tế, các
doanh nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn, vớng mắc còn tồn tại của
của chế cũ. Từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp bớc sang cơ chế quản
trị kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trờng. Sau hơn mời năm đổi mới nền kinh
tế, nớc ta đã có những thành tựu lớn tạo nên một bớc ngoặt lịch sử trong sự phát
triển kinh tế của đất nớc. Do vậy các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị tr-
ờng thì phải nắm vững đợc thị hiếu của ngời tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá
thành, nâng cao chất lợng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu đó.
Tuy nhiên không phải ngẫu nhiên mà có đợc sự phát triển nh vậy, nó đòi hỏi
phải có sự t duy, lề lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế thị trờng. Đối
với mỗi doanh nghiệp vai trò của ngời lao động là rất quan trọng, đây là điều
kiện để có thể tồn tại và phát triển. Một ngời lãnh đạo tài năng, quyết đoán có
thể dẫn tới doanh nghiệp vợt qua mọi khó khăn đồng thời có thể doanh nghiệp
phát triển, toàn diện. Chính vì vậy mà việc nâng cao hiệu quả trong công tác
quản trị là vô cùng quan trọng.
Trong thời gian thực tập tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ em nhận thấy công
ty này là công ty nhà nớc vốn cũng chuyển mình từ cơ chế tập trung quan liêu bao
cấp sang nền kinh tế thị trờng, để theo kịp với nhịp độ phát triển của thời đại công ty
cũng đã có rất nhiều sự thay đổi về phơng thức kinh doanh của mình, thay đổi về ph-
ơng thức bán hàng, phơng thức tiêu thụ ... tuy nhiên hoạt động mua hàng vẫn cha
đựơc quan tâm thực sự. Đây là vấn đề mà không chỉ của công ty này mà gần nh nó
tồn tại trong hầu hết các doanh nghiệp quốc doanh. Hoạt động mua hàng rất ít đợc
quan tâm đến nh hoạt động bán hàng. Các doanh nghiệp quan tâm đến việc mang lại
lợi nhuận cho doanh nghiệp hơn là quan tâm đến tiết kiệm chi phí mua hàng. Việc
mua hàng cha đợc đánh giá tơng xứng với vị trí của nó. Trong khi mua hàng lại là
Khoa Quản trị doanh nghiệp 1

Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
Luận văn tốt nghiệp
khâu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh
của doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt
động bán hàng, hoạt đông bán hàng có đợc tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào
hoạt động mua hàng. Hơn nữa mua hàng tốt tạo điều kiện tăng lợi nhuận. Chính vì
vậy mà em đã chọn đề tài Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng làm đề
tài cho luận văn tốt nghiệp của mình. Đây là một dịp tốt để em có thể hiểu rõ ơn về
hoạt động quản trị mua hàng trong doanh nghiệp không chỉ trên lý thuyết mà còn
thông qua thực tế.
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm ba chung lớn:
Chung 1: cơ sở lý luận chung về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thng
mại.
Chung 2: Khảo sát và đánh giá về công tác quản trị mua hàng tại công ty bách
hoá số 5 Nam Bộ.
Chung3 : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại
công ty bách hoá số 5 Nam Bộ.

Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
2
Luận văn tốt nghiệp

Chơng 1:
Cơ sở lý luận chung của quản trị mua hàng
trong doanh nghiệp thơng mại
1.1 Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào ( đối với doanh

nghiệp thơng mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng ) một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ,
đúng quy cách chủng loại, chất lợng, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và kế
hoạch bán ra của doanh nghiệp.
Dới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàn trái ngựơc với bán hàng.
Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hoá và dịch vụ một
cách có hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì mua hàng là phủ
nhận hoặc đình hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra đợc điều kiện mua hàng tốt. Thực
chất, mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa ngời với ngời
Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm
hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua bán, thực
hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển nhằm
tạo nên lực lợng hàng hoá tại doanh nghiệp với số lợng, chất lợng, cu cấu đáp ứng
các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với chi phí thấp nhất.
Vị trí của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp,
đây là khâu mở đầu cho lu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, mẫu mã, số lợng,
và chất lợng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn. Trong cơ chế thị trờng thì bán hàng là
khâu quan trọng nhng mua hàng là tiền đề tạo ra lợng hàng ban đầu để triển khai
toàn bộ hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy nên mua hàng là nghiệp vụ mở
đầu quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mua là tiền đề để bán và đạt đợc lợi
nhuận. Trên thực tế khâu bán hàng khó hơn mua hàng nhng hàng vi hay bị mắc sai
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
3
Luận văn tốt nghiệp
lầm nhất lại là hành vi mua hàng và nghiệp vụ mua hàng có vị trí rất quan trọng đối
với các doanh nghiệp và các nhà kinh doanh.
Mua hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp ở chỗ:
- Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng. Các doanh

nghiệp muốn bán hàng ra thị trờng thì phải có tiền đề vật chất tức là phải có yếu tố
đầu vào. Các yếu tố đầu vào chính là hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu của doanh
nghiệp. Mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có hàng hoá trong tay từ đó bán ra thị tr-
ờng. Với chức năng mua đi bán lại doanh nghiệp luôn mong muốn phấn đấu để mua
đợc hàng hoá với chi phí thấp nhất, có thể thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng,
đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng để thu hút khách hàng về phía
mình. Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận tối đa do đó
phải tính đến mua hàng với số lợng và giá cả hợp lý tránh tình trạng hàng thừa hay
thiếu đều không tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mua hàng góp phần
nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trờng. Điều này thể hiện chi
phí mua hàng của doanh nghiệp (bao gồm cả giá mua hàng của doanh nghiệp và
những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng cuả doanh nghiệp nh chi phí đặt
hàng, chi phí vận chuyển ... ) sẽ làm cho giá đầu vào trên một đơn vị cao và từ đó
làm cho giá bán cao. Trên thị trờng hiện nay việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp
thực chất là cạnh tranh về giá. Cùng một loại sản phẩm doanh nghiệp nào có giá
thấp hơn dù chỉ rất ít song cũng đã thu hút đợc khách hàng về phía mình. Mà muốn
có giá bán thấp hơn thì doanh nghiệp phải mua đợc hàng tốt hơn với chi phí thấp hơn.
Doanh nghiệp muốn bán đợc hàng tốt thì phải bắt đầu từ việc mua tốt. Việc mua
hàng tốt của doanh nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp chiếm lĩnh đợc thị trờng .
- Mua hàng đảm bảo có đủ lợng hàng bán ra cho khách hàng theo đúng yêu
cầu của họ. Đối với doanh nghiệp thơng mại khi mua hàng nếu mua phải hàng kém
chất lợng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ không phù hợp, lỗi mốt thì
khách hàng sẽ không chấp nhận những sản phẩm đó. Mà khách hàng đã không chấp
nhận những sản phẩm đó thì hoạt động kinh doanh không đạt hiệu quả. Mục đích
của doanh nghiệp là phải làm sao để khách hàng cảm thấy hài lòng về sản phẩm của
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
4
Luận văn tốt nghiệp
mình để thu hút khách hàng. Khách hàng là ngơì cuối cùng bỏ tiền túi ra để mua sản

phẩm của doanh nghiệp, là ngơì quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp hay không.
Cho nên có khách hàng thì doanh nghiệp mới có đợc doanh thu và thu đợc lợi
nhuận. Mua hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinh
doanh giúp cho hoạt động kinh doanh thơng mại tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy
nhanh đợc tốc độ lu chuyển hàng hoá, tạo điều kiện giữ chứ tín và nâng cao hiệu quả
kinh doanh. Mua hàng là một trong những khâu quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình
sản xuất, lu thông hàng hoá, tạo ra lợi nhuận trong kinh doanh, nâng cao đời sống
cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa học kỹ thuật của thế giới.
1.1.2 Các phơng pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
1.1.2.1 Các phơng pháp mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại.
a) Căn cứ vào quy mô mua hàng
Mua hàng theo nhu cầu:
Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp thơng mại trong đó khi doanh
nghiệp cần mua hàng với số lợng bao nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêu tức là mỗi
lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian
nhất định. Để có đuợc quyết định lợng hàng sẽ mua trong từng lẫn, doanh nghiệp
phải căn cứ vào diễn biến thị trờng, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lợng hàng
thực tế của doanh nghiệp .
Lợng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì
Lợng hàng thích hợp =
một lần mua số vòng chu chuyển hàng hoá dự kiến

Phơng pháp này có u điểm sau :
+ Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản. Nhu cầu mua hàng đợc
xác định xuất phát từ kế hoạch bán ra của doanh nghiệp hay của các bộ phận, lợng
hàng hoá dự trữ thực tế đầu kì và kế hoạch dự trữ cho kì bán tiếp theo.
+ Lựơng tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng là không lớn lắm nên giúp cho doanh
nghiệp thu hồi vốn nhanh và do mua bao nhiêu bán hết bấy nhiêu nên lựơng hàng
hoá dự trữ ít. Do vậy sẽ tránh đợc tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm đựơc chi phí bảo
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng

K36A4
5
Luận văn tốt nghiệp
quản, giữ gìn hàng hoá và các chi phí khác. Điều đó làm tăng nhanh tốc độ chu
chuyển của vốn
+ Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh nghiệp
tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu về hàng hoá thay đổi,
giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai ( hoả hoạn, lũ lụt ...) hay chiến tranh gây ra.
Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhựơc điểm cần lu ý :
+ Vì lựơng hàng mua về ít chỉ đủ bán ra ở mức độ bình thờng nên nếu việc nhập
hàng bị trễ hay hàng bán chạy hơn mức bình thừơng thì doanh nghiệp có nguy cơ
thiếu hàng.
+ Chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không đựơc hởng các u đãi mà ngời
bán hàng dành cho. Doanh nghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thị trờng khi trên
thị trờng có cơn sốt về hàng hoá mà doanh nghiệp đang kinh doanh, lúc đó mục tiêu
lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ không đạt đựơc, doanh nghiệp sẽ không thể thu đợc
lợi nhuận siêu ngạch .
Mua hàng theo lô lớn:
Mua hàng theo lô lớn là lựơng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu bán ra của
doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong một
khoản thời gian nhất định nào đó. Dựa vào một số luận cứ ta có thể xác định đợc số
lợng hàng tối u cần nhập bởi vậy ta biết rằng tổng chi phí cho việc nhâp hàng sẽ nhỏ
nhất khi chi phí lu trữ hàng hoá bằng với chi phí mua hàng .
Nếu ta gọi :
C-Tổng chi phí

1
C
- Chi phí một lần mua hàng

2
C
- Chi phí bảo quản đơn vị hàng hoá trong một đơn vị thời gian
C - Số lợng đơn vị hàng hoá cần thiết trong một đơn vị thời gian
Q - Số lợng hàng hoá thu mua một lần
Giả thiết Q không đổi và số lợng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có:
Q=
2
1
**2
C
DC
C=
2
C
* (Q/2) +
1
C
*Q/D)
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
6
Luận văn tốt nghiệp
Công thức này cho ta thấy lợng hàng nhập tối u với tổng chi phí thu mua, bảo
quản là thấp nhất.
Từ đó có thể thấy mua theo lô có những u điểm sau :
+ Chi phí mua hàng có thể giảm đợc và doanh nghiệp có thể nhận đợc những u đãi
của các nhà cung cấp.
+ Chủ động chọn đợc các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng
+ Có thể chớp đợc thời cơ nếu có những cơn sốt thị trờng, do đó có thể thu đợc

lợi nhuận siêu ngạch .
Song nó cũng không tránh đợc những nhợc điểm phát sinh nhất định đó là :
+ Phải sử dụng một lợng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn tài chính
cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp
+ Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn .
+ Rủi ro ( thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá ) cao .
b) Căn cứ vào hình thức mua
Tập trung thu mua :
Những doanh nghiệp có quy mô lớn thờng có những bộ phận chuyên trách thu
mua theo nhóm hàng, mặt hàng. Phơng pháp thu mua này có u điểm là tiết kiệm đợc
chi phí nhng nó có nhợc điểm là mua bán tách rời nhau, nhiều khi mua hàng về
không bán đợc vì không phù hợp với nhu cầu của ngời tiêu dùng.
Phân tán thu mua :
Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy hàng, họ phải tự lo vốn và
nguồn hàng kinh doanh. Ưu điểm của phơng pháp này là nắm chắc đợc nhu cầu, thị
trờng mua và bán gắn liền nhau. Nhợc điểm là số lợng mua bán ít, giá cả cao, chi
phí kí kết tăng.
Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ :
Đây là hình thức mà các doanh nghiệp nhỏ thờng áp dụng do điều kiện vốn ít,
một số cửa hàng liên kết với nhau cùng thu mua hàng hoá, sau đó phân phối lại cho
các cửa hàng tiêu thụ. Ưu điểm của hình thức mua hàng này là do mua nhiều nên
mua đợc giá thấp, tiết kiệm đợc chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng hoá, chi phí
đi lại của cán bộ thu mua và một số chi phí khác liên quan. Nhng cũng có nhợc điểm
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
7
Luận văn tốt nghiệp
là do mua nhiều nên phải chi phí bảo quản, hao hụt tăng, tốc độ chu chuyển vốn
chậm .
c) Căn cứ vào thời hạn tín dụng

Mua đến đâu thanh toán đến đó ( mua thanh toán ngay ) theo phơng thức này
thì khi nhận đợc hàng hoá do bên bán giao thì doanh nghiệp phải làm thủ tục cho bên
bán
Mua giao hàng trớc : sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp, doanh
nghiệp đã nhận đợc hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới phải thanh toán lô
hàng đó .
Mua đặt tiền trớc nhận hàng sau : sau khi kí hợp đồng mua bán hàng hoá với
nhà cung cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền ( có thể là một phần lô hàng hay
toàn bộ giá trị của lô hàng ) đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến hành giao hàng
cho bên mua .
d) Căn cứ theo nguồn hàng:
Mua trong nớc:Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh
nghiệp đợc tiến hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó đợc sản xuất trong
nớc.
Mua từ nớc ngoài(nhập khẩu):Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng từ n-
ớc ngoài về để phục vụ cho việc kinh doanh ở trong nớc. Trong đó có hai hình thức
nhập khẩu:
+ Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đó công ty đóng vai trò
làm trung gian để tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và máy móc thiết bị
từ nớc ngoài vào Việt Nam theo yêu cầu của các doanh nghiệp trong nớc. Trong hoạt
động dịch vụ này công ty không cần phải sử dụng vốn của mình và đợc hởng một
khoản gọi là phí uỷ thác.
+ Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó công ty thực hiện từ
khâu đầu đến khâu cuối tức là từ việc tìm hiểu thị trờng để mua đến khi bán đợc hàng
và thu tiền về bằng vốn của chính mình. Với hình thức này công ty sẽ xem xét nguồn
hàng và tính toán mọi chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu. Đồng thời công ty
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
8
Luận văn tốt nghiệp

cũng phải tính toán giá thành thực tế khi hàng hoá đợc chuyển tới tay ngời mua để từ
đó biết đợc kết quả của việc nhập hàng
Cùng với cách thức phân loại nh trên còn có nhiều cách phân loại khác nh:
phân loại theo phơng thức mua theo hợp đồng, phơng thức mua trực tiếp hay gián
tiếp, phơng thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng, mua buôn hay mua
lẻ ... Mỗi phơng pháp trên đều có những u và nhợc điểm riêng nên các doanh nghiệp
tuỳ vào thực trạng của mình trong từng thời điểm, từng giai đoạn nhất định để quyết
định xem mình nên theo phơng thức nào là thuận tiện nhất và tốt nhất.
1.1.2.2) Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả.
+ Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp : doanh nghiệp nên lựa chọn cho
mình một số lợng nhà cung cấp nhất định. Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân
tán đợc rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro từ phía nhà cung cấp.
Nếu nh doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy nhất hoặc một số ít thì
khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chịu tất cả và rất khó khắc phục. Những rủi
ro xảy ra trong mua hàng là rất đa dạng : nó có thể xảy ra do thất bại trong kinh
doanh hay rủi ro khác mà bản thân các nhà cung cấp gặp phải nh thiếu nguyên vật
liệu, công nhân đình công, chiến tranh ,do những trục trặc trong quá trình vận
chuyển hay do sự bất tín của các nhà cung cấp. Với ý nghĩ phân tán rủi ro, nhiều ng-
ời gọi nguyên tắc thứ nhất là nguyên tắc không bỏ tiền vào một túi . Ngoài ra
nguyên tắc này còn tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Nếu hàng hoá đầu vào
của doanh nghiệp chỉ đợc mua từ một hay một số rất ít nhà cung cấp thì những nhà
cung cấp này có thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán hàng cho doanh nghiệp.
Khi doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều ngời thì bản thân các nhà cung cấp
sẽ đa ra những điều kiện hấp dẫn về giá cả, giao nhận, thanh toán để thu hút ngời
mua về phía mình.
Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lu ý là trong số
các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để xây dựng mối
quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tởng và giúp đỡ lẫn nhau. Nhà
cung cấp chính là nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng của họ nhiều hơn và th-
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng

K36A4
9
Luận văn tốt nghiệp
ờng xuyên. Vì vậy doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận đợc nhiều u đãi từ phía nhà
cung cấp này hơn so với những khách hàng khác, thậm chí còn đợc họ giúp đỡ khi
doanh nghiệp gặp khó khăn ( đợc hởng tín dụng mại khi thiếu vốn, đợc u tiên mua
hàng khi hàng hoá khan hiếm ,...) và doanh nghiệp thờng trở thành khách hàng
truyền thống của các nhà cung cấp. Ngợc lại doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡ
nhà cung cấp khi họ gặp khó khăn.
+ Quy tắc luôn giữ thế chủ động trớc các nhà cung cấp : nếu ngời bán hàng
cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệ thống và tìm
cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì ngời mua hàng lại phải
làm điều ngợc lại, tức là phải tìm cách phủ nhận hay đình hoãn nhu cầu đó một cách
có ý thức cho đến khi tìm đợc những điều kiện mua hàng tốt hơn. Đi mua hàng là
giải một số bài toán với vô số ràng buộc khác nhau. Có những ràng buộc chặt
( điều kiện không thể nhân nhợng đợc ) và có những ràng buộc lỏng ( điều kiện
có thể nhân nhợng đợc ). Trong khi đó các nhà cung cấp luôn luôn đa ra những
thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lợng, điều kiện vận chuyển và thanh
toán, các dịch vụ sau bán ...nếu không tỉnh táo, quyền chủ động của doanh nghiệp
với t cách là ngời mua sẽ mất dần và sẽ tự nguyện trở thành nô lệ cho nhà cung cấp
mà quên đi những ràng buộc chặt để rồi phải lo đối phó với các rủi ro. Vì vậy để
không trở thành nô lệ cho nhà cung cấpvì vậy cách đơn giản nhất là ghi đầy đủ tất cả
các lời hứa của ngời bán hàng, sau đó tổng hợp chúng vào trong một hợp đồng và bắt
ngời bán kí vào đấy. Lúc này ta sẽ buộc ngời bán hàng thơng lợng với mình một
cách chủ động với những điều kiện có lợi
+ Quy tắc đảm bảo sự hợp lý trong tơng quan quyền lợi giữa doanh nghiệp
với nhà cung cấp: nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều kiện bất lợi
cho mình thì sẽ ảnh hởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ bị giảm đáng kể
về lợi nhuận kinh doanh. Ngợc lại, nếu doanh nghiệp cố tình ép nhà cung cấp để
đạt đợc lợi ích của mình mà không quan tâm đến lợi ích của nhà cung cấp thì dễ gặp

trục trặc trong việc thoả thuận ( không đạt đợc sự thoả thuận ) và thực hiện hợp đồng
( hợp đồng có nguy cơ không thực hiện đợc ). Đảm bảo sự hợp lý về lợi ích
không chỉ là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung cấp gặp đợc nhau và
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
10
Luận văn tốt nghiệp
cùng nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài, mà còn giúp
cho doanh nghiệp giữ đợc sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàm phán, tránh những điều
đáng tiếc có thể xảy ra.
1.2 )Vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại.
1.2.1.) Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng
mại.
+) Khái niệm:
Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và
kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thơng mại nhằm thực hiện mục tiêu
bán hàng.
Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng gì?
của ai, với số lợng và gí cả nh thế nào. Đây là một quá trình phức tạp đợc lặp đi, lặp
lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố
trong quản lí, cung ứng.
+Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại:
Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện
để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để công tác quản trị
mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động mua hàng là đảm bảo an
toàn cho bán ra, đảm bảo chất lợng mua hàng, và mua hàng với chi phí thấp nhất .
- Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trớc hết là hàng mua phải đủ về số lợng
và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián đoạn
kinh doanh làm ảnh hởng đến lu thông hàng hoá. Mặt khác hàng mua phải phù hợp
với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là ngời tiêu dùng sản phẩm do công ty

bán ra. Công ty có tồn tại hay không phụ thuộc vào khách hàng. Cuối cùng là đảm
bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển ít gặp rủi ro ( do giao hàng chậm, ách tắc
trong khâu vận chuyển ... ). Chẳng hạn nh đúng vào thời điểm nào đó, một mặt hàng
đang lên cơn sốt mà theo đúng tính toán của doanh nghiệp hàng sẽ về đúng vào
thời điểm đó nhng do việc giao hàng chậm doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội thu đợc lợi
nhuận siêu ngạch và có thể sẽ dẫn đến tình huống doanh nghiệp mất khách hàng
do uy tín của họ bị giảm sút.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
11
Luận văn tốt nghiệp
- Đảm bảo chất lợng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất lợng mà
khách hàng có thể chấp nhận đợc. Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả sản xuất, l-
u thông và tiêu dùng là cần có những hàng hoá có chất lợng tối u chứ không phải có
chất lợng tối đa. Chất lợng tối đa là mức chất lợng mà tại đó hàng hoá đáp ứng tốt
nhất một nhu cầu nào đó của ngời mua và nh vậy ngời bán hay ngời sản xuất có thể
thu đợc nhiều lợi nhuận nhất. Còn chất lợng tối đa là mức chất lợng đạt đợc cao nhất
của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lợng
này có thể cao hơn hoặc thấp hơn chất lợng tối u nhng trình độ sử dụng các yếu tố
đầu vào của doanh nghiệp cha tối u
- Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận lợi cho
việc xác định giá bán hàng. Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn các đối thủ
cạnh tranh để kéo khách hàng về phía mình. Chi phí mua hàng không chỉ thể hiện ở
giá bán mà còn thể hiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, số lợng là bao nhiêu ...để chi
phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp nhất. Các mục tiêu trên không
phải lúc nào cũng thống nhất nhau đợc vì thông thờng để đạt đợc cái này con ngời sẽ
phải hy sinh cái khác hay mất đi một thứ khác. Chẳng hạn thờng xảy ra mâu thuẫn
giữa chất lợng và giá cả, chất lợng tốt thì giá cao và ngợc lại. Ngoài ra mục tiêu mua
hàng còn mâu thuẫn với các mục tiêu của các chức năng khác. Vì vậy khi xác định
mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong tổng thể các mục tiêu của doanh nghiệp và

tuỳ từng điều kiện cụ thể mà xắp xếp thứ tự u tiên giữa các mục tiêu mua hàng đảm
bảo sao cho hoạt động mua hàng đóng góp tích cực nhất vào việc hoàn thành các
mục tiêu chung của doanh nghiệp.
+) Vai trò của quản trị mua hàng
Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp thể hiện ở
chỗ phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho mua đợc hàng th-
ờng xuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu về số lợng,
cơ cấu, chủng loại với chất lợng tốt, giá cả hợp lí. Quản trị mua hàng đợc phản ánh
thông qua việc phân tích các bớc của quá trình mua hàng đó là việc phân tích, lựa
chọn để đi đến quyết định mua hàng. Đây là quá trình phức tạp đợc lặp đi, lặp lại
thành một chu kì. Nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
12
Luận văn tốt nghiệp
trong quản lí cung ứng nh: đánh giá môi trờng chung hiện tại và tơng lai; thực trạng
về cung cầu hàng hoá đó trên thị trờng; cu cấu thị trờng của sản phẩm; giá cả hiện
hành và dự báo; thời hạn giao hàng và các điều kiện, điều khoản; tình hình tài chính;
lãi suất trong nớc và ngoài; chi phí lu kho và hàng loạt các vấn đề khác. Tổ chức tốt
việc mua hàng là cơ sở để thực hiện các mục tiêu của quản trị mua hàng và nói rộng
ra là của doanh nghiệp.
1.2.2) Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn hàng
phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt công
tác quản trị mua hàng. Quản trị mua hàng là quá trình phân tích, lựa chọn và đi đến
quyết định mua, mua cái gì ?, mua bao nhiêu ?, mua của ai ?, giá cả và các điều kiện
thanh toán nh thế nào ? ... Một ngời tiêu dùng khi mua hàng cũng có quyết định nh
vậy song quá trình mua hàng của doanh nghiệp bao gồm các khâu đợc đặt trong sự
lựa chọn lớn hơn ở góc độ của các nhà doanh nghiệp với nhau. Đây là một quá trình
phức tạp đợc lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết

quả phân tích, các yếu tố trong quản lí cung ứng nh đánh giá môi trờng chung, hiện
tại và triển vọng, thực trạng về cung - cầu hàng hoá trên thị trờng cơ cấu thị trờng của
sản phẩm với thực trạng và thực tiễn thơng mại, giá cả hiện hành và dự báo, thời hạn
giao hàng và các điều khoản, tình hình vận tải và chi phí vận chuyển, chi phí đặt
hàng lại, tình hình tài chính, lãi suất trong nớc và ngoài ớc, chi phí lu kho ... và hàng
loạt các vấn đề khác. Để quá trình mua hàng đợc tốt các nhà quản trị mua hàng cần
thực hiện tốt quá trình mua hàng

Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp

Thoả mãn không thoả mãn
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
13
Xác định
nhu cầu
Tìm và
lựa chọn nhà
cung cấp
Thương lượng
và
đặt hàng
Theo dõi và
thực hiện giao
hàng
Đánh giá kết quả mua hàng
Luận văn tốt nghiệp
a ) Xác định nhu cầu mua hàng:
Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trớc khi mua hàng nhà quản trị
phải xác định đợc nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗi thời kì. Thực chất

của giai đoạn này là trả lời cho câu trả lời là mua cái gì và mua bao nhiêu.
Để xác định xem mình cần mua cái gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu tìm
hiểu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để thoả mãn. Nghiên
cứu thị trờng giúp cho các doanh nghiệp xác định đợc nhu cầu, từ đó xác định đợc
tổng cung hàng hoá, đây là kế hoạch tạo nguồn và mua hàng. Đồng thời xác định cụ
thể lợng cung của từng khu vực, từng chủng loại để lựa chọn chủ hàng, phơng thức
mua hàng phù hợp, đảm bảo số lợng, loại hàng mua, thời gian mua phù hợp với kế
hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo ra lợi nhuận hợp pháp, hiệu quả.
Nhu cầu mua hàng đợc xác định trớc hết là căn cứ vào nhu cầu bán ra của
doanh nghiệp trong kì kinh doanh. Trên thực tế ngời ta thờng dựa vào công thức cân
đối
M + D dk = B + D ck + Dhh
Trong đó :
M- Lợng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kì kinh doanh
B Lợng hàng bán ra ( theo kế hoạch ) của doanh nghiệp trong kì
D dk- Lợng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh
D ck Lợng hàng hoá dự trữ cuối kì ( kế hoạch ) để chuẩn bị cho kì kinh doanh
tiếp theo.
Dhh: Định mức hao hụt ( nếu có )
Từ công thức cân đối có thể xác định đợc nhu cầu mua vào trong kì nh sau:
M = B + D ck D dk
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
14
Luận văn tốt nghiệp
Công thức trên đợc dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng.
Tổng lợng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lợng hàng mua vào của
từng mặt hàng
Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có đợc lợng hàng tối u
mà doanh nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho phù

hợp .
b ) Tìm và lựa chọn nhà cung cấp.
Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai. Để thực hiện đợc mục tiêu trên
doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp. Câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp
sẽ tìm ở đâu và nh thế nào. Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thơng mại có thể tìm
kiếm những nhà cung cấp tiềm tàng. Doanh nghiệp có thể tìm kiếm các nhà cung
ứng thông qua các bạn hàng, hội chợ, triển lãm, các tạp chí, các phơng tiện truyền
thông, qua mạng ... Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng một cách sáng tạo
nguyên tắc không nên chỉ có một nhà cung cấp . Muốn vậy phải nghiên cứu toàn
diện và kĩ các nhà cung cấp trớc khi đa ra quyết định chọn lựa, phải đánh giá đợc khả
năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp.
Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất cũng nh với chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh
hởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận. Vì vậy việc lựa chọn
nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà quản trị.
Có nhiều quan điểm khác nhau về lựa chọn nhà cung cấp. Quan điểm truyền
thống cho rằng phải thờng xuyên chọn nhà cung cấp vì có nh thế mớicó thể lựa chọn
đợc nhà cung cấp với giá cả đem lại với chi phí thấp nhất. Họ thờng thay đổi nhà
cung cấp bằng các biện pháp: thờng xuyên tính toán lựa chọn ngời cấp hàng, tổ chức
đấu thầu cho mỗi lần cấp hàng...
Có quan điểm hoàn toàn ngợc lại: thông qua marketing lựa chọn ngời cấp
hàng thờng xuyên cấp hàng với độ tin cậy cao, chất lợng đảm bảo và giá cả hợp lý...
Để xác định và lựa chọn nhà cấp hàng phải có số liệu về số lợng ngời, giá cả,
chất lợng, chủng loại, điều kiện thanh toán, hình thức tiền tệ thanh toán, giảm giá...
của từng ngời cung cấp cụ thể đồng thời phải thu thập, phân tích các số liệu về quãng
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
15
Luận văn tốt nghiệp
đờng, phơng thức thanh toán và phơng tiện vận chuyển, hệ thống kho tàng, phơng
thức kiểm tra, giao nhận hàng hoá ...

Ngoài ra cần phải xem xét về kỹ thuật của nguyên vật liệu cung ứng, tuổi thọ
của nguyên vật liệu, sự tin cậy đối với ngời cấp hàng, tính rõ ràng minh bạch của ng-
ời cung cấp ... từ đấy tìm kiếm nhà cung cấp tối u.
Có hai loại nhà cung cấp chủ yếu: ngời cung cấp đã sẵn có trên thị trờng và
ngời cung cấp mới xuất hiện.
Những ngời cung cấp mới xuất hiện thờng tự tìm đến giới thiệu xin đợc cung
cấp hàng hoá mà doanh nghiệp đang có nhu cầu. Con đờng tìm đến của nhà cung cấp
có thể trực tiếp hoặc gián tiếp. Doanh nghiệp cũng có thể tự tìm đến nhà cung cấp
thông qua hội chợ triển lãm, qua giới thiệu, qua tạp chí, qua niêm qiám, qua gọi
thầu ...
Qua phân tích các nhân tố ảnh hởng đến cung ứng so sánh và cân nhắc những
ngời cấp hàng, doanh nghiệp có thể chọn ngời cấp hàng cho mình. Các nguyên tắc
lựa chọn đợc đặt ra cân nhắc là:
+ Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lợng mua
nhiều doanh nghiệp có lợi thế mua hàng với giá u đãi, về lâu dài có thể trở thành
khách hàng truyền thống... nhng lại có hạn chế là rủi ro cao khi nhà cung cấp gặp rắc
rối không có đủ hàng hoặc không có hàng cung cấp cho doanh nghiệp trong trờng
hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủ hàng để bán, đôi khi bị ép giá ...
+ Ngợc lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có u điểm là giảm đợc độ rủi
ro, tránh đợc sự ép giá ... nhng lại có hạn chế là không đợc giảm giá do mua ít, doanh
nghiệp khó trở thành bạn hàng truyền thống, tính ổn định về giá cả và chất lợng
không cao ... các nhà quản trị cần có sự lựa chọn hợp lý. Ngoài ra các nhà quản trị
cần chú ý đến vấn đề sau:
+ Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có nhà cung ứng ( tức là
những mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh ) thì việc có cần phải tìm kiếm các
nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc nếu các nhà cung cấp
còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
16

Luận văn tốt nghiệp
+ Đối với những hàng hoá mới đợc đa vào danh mục mặt hàng kinh doanh của doanh
nghiệp hoặc trong trờng hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần phải tiến hành
nghiên cứu kĩ các nhà cung cấp trên các mặt sau.
Sự đánh giá đợc thực hiện bằng các tiêu chuẩn theo thứ tự u tiên mà doanh nghiệp
quy định, phơng pháp này còn đợc dùng để đánh giá thờng xuyên nhà cung cấp hiện
tại của doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào từng mặt hàng, vị trí của nó trên thang sản
phẩm mà doanh nghiệp quyết định có phải lựa chọn kĩ các nhà cung cấp hay không,
ở mức độ nào. Sau khi lựa chọn đợc nhà cung cấp tốt nhất doanh nghiệp nên tiến
hành thơng lợng và đặt hàng.
C ) Thơng lợng và đặt hàng.
Sau khi đã có trong tay nhà cung cấp doanh nghiệp tiến hành thơng lợng và đặt
hàng để đi đến kí kết hợp đồng mua bán với nhà cung cấp.
Trong đó, thơng luợng giữ một vị trí quan trọng ảnh hởng tới quyết định mua
hàng. Mục tiêu của quá trình thơng lợng bao gồm:
- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hoá cần mua về mẫu mã, chất lợng, phơng tiện
và phơng pháp kiểm tra.
- Giá cả và sự giao động về gía cả khi giá cả trên thị trờng lúc giao hàng có biến
động
- Xác định phơng thức thanh toán ngay, chuyển khoản, tín dụng chứng từ và xác
định thời hạn thanh toán.
Khi đã tham gia đàm phán thơng lợng với các đối tác, doanh nghiệp phải lựa chọn
những nhân viên có trình độ chuyên môn cao, khả năng giao tiếp tốt. Có nh vậy,
doanh nghiệp mới đạt đợc các mục đích của mình trong đàm phán.
Sau khi đã thoả thuận các điều kiện trong bớc thơng lợng nếu chấp nhận, doanh
nghiệp cần tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản. Đây là cơ sở để
các bên cùng thực hiện theo và khi xảy ra tranh chấp thì nó là bằng chứng để đa ra
trọng tài kinh tế. Hợp đồng đơn hàng phải đợc lập thành nhiều bản ( ít nhất là hai
bản) . Hợp đồng mua hàng phải thể hiện những nội dung sau:
Tên, địa chỉ của các bên mua- bán hoặc ngời đại diện cho các bên.

Tên, số lợng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
17
Luận văn tốt nghiệp
Đơn giá và phơng định giá.
Phơng pháp và điều kiện giao nhận.
Điều kiện vận chuyển.
Phung thức và điều kiện thanh toán( thời hạn thanh toán, hình thức và phơng thức
thanh toán, các điều kiện u đãi trong thanh toán nếu có)
d) Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng:
Việc giao nhận hàng đợc thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần đôn
đốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình trạng hàng
đến chậm làm ảnh hởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, làm gián đoạn
quá trình lu thông. Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng xem bên cung
cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi trong hợp đồng không. Cụ thể :
+ Hàng hoá nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận : làm tốt khâu này hay không sẽ ảnh
hởng đến kinh doanh sau này của doanh nghiệp, ngăn ngừa thất thoát
tài sản, ngăn chặn các hàng hoá kém phẩm chất vào tay ngời tiêu dùng nhằm nâng
cao uy tín của công ty .
+ Kiểm tra số lợng : căn cứ vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm tra kiện
hàng, kiểm kê số lợng. Nếu không có gì sai sót kí vào biên bản nhận hàng .
+ Kiểm tra chất lợng : căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn hàng kiểm tra tên hàng
hoá, mẫu mã, chất lợng. Nếu phát hiện hàng hoá và đơn hàng không phù hợp nh
hàng bị hỏng, bao bì bị thủng, từ chối nhận hàng đồng thời lập biên bản và báo ngay
cho ngời cung cấp .
Sau khi làm thủ tục nhập hàng hoá xong ngời quản lí kho hàng kí vào biên
bản nhập hàng, kho giữ một bản, kế toán giữ một bản, gửi một bản cho ngời cung
cấp, đến đây quá trình thu mua kết thúc .
e) Đánh giá kết quả thu mua:

Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá
kết quả và hiệu quả mua hàng. Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêu mua hàng
đợc xác định ngay từ đầu cũng nh mức độ phù hợp của hoạt động mua hàng với mục
tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp. Có thể xảy ra hai trờng hợp :
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
18
Luận văn tốt nghiệp
+ Trờng hợp 1 : Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là ngời cung cấp đáp ứng đợc các cho
nhu cầu sản xuất kinh doanh để cho đầu vào đợc ổn định. Nh vậy quyết định mua
hàng của doanh nghiệp là có kết quả và có hiệu quả .
+ Trờng hợp 2 : Nếu không thoả mãn thì quyết định mua hàng của doanh nghiệp là
sai lầm, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới, tìm ra và khắc
phục những sai sót để tránh phạm phải sai lầm đó .
Việc đánh giá kết quả mua hàng phải làm rõ những thành công cũng nh những
mặt tồn tại của hoạt động mua hàng, đo lờng sự đóng góp của các thành viên, từng
bộ phận có liên quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận.
Trên đây là tất cả quá trình mua hàng của doanh nghiệp, hoạt động quản trị
luôn gắn liền với từng bớc của quá trình này từ khâu khởi điểm đến khâu kếtthúc.
Bất kể một sai sót nào của nhà quản trị cũng đều ảnh hởng đến kết quả mua hàng, từ
đó ảnh hởng đến kết quả bán ra của doanh nghiệp .
1.3 Sự cần thiết và phơng hớng cơ bản nhằm nâng cao công tác
quản trị mua hàng.
1.3.1 Sự cần thiết phải nâng cao công tác quản trị mua hàng trong doanh
nghiệp thơng mại.
Trong điều kiện kinh doanh ngày nay các doanh nghiệp luôn phải chịu sức ép
cạnh tranh rất nhiều chính vì vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm cách làm sao duy
trì đợc hoạt động kinh doanh trong điều kiện đó đồng thời doanh nghiệp phát triển đi
lên. Hơn nữa đòi hỏi của khách hàng ngày càng cao luôn có sự thay đổi trong mua
bán hàng hoá. Chính vì vậy việc nâng cao công tác quản trị mua hàng là một trong

các giải pháp giúp doanh nghiệp đạt đợc hiệu quả kinh doanh của mình. Hơn nữa
việc tạo nguồn hàng là nghiệp vụ đầu tiên mở đầu cho hoạt động trong quá trình hoạt
động sản xuất kinh doanh. Muốn có sản phẩm đem bán trên thị trờng thì phải có
hàng hoá đầu vào. Tuy nhiên không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có đủ hàng để
bán. Trong nhiều trờng hợp doanh nghiệp có thể không mua đợc hàng để bán .
- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng góp phần nâng hiệu quả hoạt
động kinh doanh, nâng cao khả năng cạnh tranh và uy tín của doanh nghiệp trên thị
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
19
Luận văn tốt nghiệp
thị trờng. Việc lập kế hoạch mua hàng chính xác giúp cho doanh nghiệp có thể tăng
nhanh vòng chu chuyển vốn, đem lại hiệu quả sử dụng vốn. Sở dĩ nh vậy vì việc lập
kế hoạch mua hàng đợc căn cứ trên mức tiêu thụ sản phẩm, do đó sản phẩm mua
hàng sẽ đợc cung ứng hết không còn tình trạng ứ đọng hàng hoá, đồng vốn lu động
đợc lu chuyển nhanh. Mặt khác khi doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung
ứng, doanh nghiệp có thể mua hàng với giá rẻ hơn, nh vậy giá thành sẽ thấp và doanh
nghiệp có khả năng cạnh tranh so với các đối thủ cạnh tranh qua giá thành. Hơn nữa
quản trị tốt mua hàng còn giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu chi phí phát sinh do
hàng hoá kém phẩm chất, chi phí bảo quản, chi phí kho bãi, chi phí hao hụt ngoài
định mức khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp còn thể hiện ở uy tín của doanh
nghiệp trong việc kịp thời cung ứng ra thị trờng khi có nhu cầu, mà muốn làm đợc
điều đó thì bắt buộc các doanh nghiệp phải quản lí tốt hoạt động mua hàng.
- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng còn giúp cho doanh nghiệp
đảm bảo tính thờng xuyên, đều đặn của hoạt động kinh doanh. Ngay từ khâu đầu tiên
của hoạt động mua hàng nếu doanh nghiệp không quản lí tốt hoạt động mua hàng sẽ
bị chậm trễ. Chẳng hạn khi mua hàng doanh nghiệp không thúc giục bên bán chuẩn
bị giao hàng đúng hẹn, có thể hàng hoá sẽ bị giao chậm so với dự kiến. Hoặc doanh
nghiệp không tổ chức kiểm tra kĩ lỡng số lợng và chất lợng hàng hoá trớc khi giao
nhận, sau khi giao nhận về kho doanh nghiệp mới phát hiện ra thiếu hàng, hàng hóa

kém phẩm chất doanh nghiệp mới trả cho bên bán làm lỡ hàng hoá để bán ra cho
khách hàng, doanh nghịêp sẽ mất đi lợi nhuận và uy tín của mình. Ngoài ra, doanh
nghiệp có thể phải mất công tìm kiếm nhà cung ứng mới. Khi quản lí dự trữ, nhân
viên kho sẽ ảnh hởng đến khối lợng hàng hoá dự trữ cho chu kì kinh doanh tiếp theo
hoặc không làm tốt khâu nghiệp vụ về khâu dự trữ làm hàng hoá bị hỏng hóc, không
giữ đợc chất lợng, gây mất mát hàng hoá làm tổn thất lớn cho doanh nghiệp. Tất cả
các hoạt động mua hàng vì mục tiêu chung của doanh nghiệp.
- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng giúp cho hoạt động tài chính
của doanh thuận lợi nh việc thu hồi vốn nhanh Do đó khi lập kế hoạch mua hàng
doanh nghiệp dựa trên cơ sở mức tiêu thụ sản phẩm, do đó sản phẩm cung ứng sẽ đợc
tiêu thụ hết không còn tình trạng hàng hoá bị ứ đọng nếu có thì không đáng kể. Đồng
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
20
Luận văn tốt nghiệp
vốn quay vòng nhanh. Mặt khác khi doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung
ứng có thể mua đợc hàng hoá với giá rẻ hơn, đợc u tiên trong trờng hợp hàng hóa
khan hiếm hay nên cơn sốt nh vậy doanh nghiệp sẽ tiết kiệm đợc chi phí kinh doanh
hay có thể thu đợc lợi nhuận.
- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng có tác dụng đối với lĩnh vực
sản xuất hay nhập khẩu. Nó đảm bảo thị trờng cho doanh nghiệp có hàng hoá để
cung ứng tạo điều kiện để ổn định nguồn hàng cung ứng với các đơn vị kinh doanh.
1.3.2) Các nhân tố ảnh hởng đến công tác quản trị mua hàng .
Để hoạt động mua hàng đạt hiệu quả cao thì các nhà quản trị không chỉ hiểu
rõ về quá trình quản trị mua hàng mà còn cần phải nắm rõ các nhân tố ảnh hởng tới
quá trình quản trị mua hàng cũng nh các quy tắc để đảm bảo mua hàng có hiệu quả.
Để hoạt động bán hàng đợc tốt thì quá trình mua hàng phải theo sát nhu cầu ngời tiêu
dùng dới góc độ cơ hội đợc lựa chọn ngơì mua, số lợng của ngời mua, sự quan tâm
của ngời bán với ngời mua đối với hàng hoá của doanh nghiệp cơ cấu tiêu dùng của
ngời mua đối với chi phí của doanh nghiệp, nhu cầu tăng giảm hàng hoá tiêu dùng,

sự khác lạ của hàng hoá, sự nhạy cảm về giá của ngời mua, sự liên quan về giá đối
với doanh thu của doanh nghiệp, lợi ích của ngời mua và vai trò quyết định của ngời
mua sắm. Bên cạnh đó còn có một loạt các tác nhân gây ảnh hởng đối với mua hàng,
cờng độ cạnh tranh của các doanh nghiệp hiện tại, sức ép do các nhà cạnh tranh mới
và ngay trong nội tại của hoạt động mua hàng. Có rất nhiều nhân tố ảnh hởng tới kết
quả hoạt động mua hàng. Sau đây là một số nhân tố chính :
a ) Các nhân tố bên trong ảnh hởng tới công tác quản trị mua hàng .
- Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hoá :
+ Chiến lợc kinh doanh:
Chiến lợc kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của
doanh nghiệp. Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lí hoạt động kinh doanh của
mình theo chiến lợc. Bởi vì chiến lợc kinh doanh giúp doanh nghiệp thấy rõ mục
đích, hớng đi của mình. Chiến lợc kinh doanh giúp doanh nghiệp nắm bắt đợc cơ hội
trên thị trờng và tạo đợc lợi thế cạnh tranh trên thơng trờng bằng các nguồn lực có
hạn cho doanh nghiệp với kết quả cao nhằm đạt đợc mục tiêu đề ra. Do đó chiến lợc
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
21
Luận văn tốt nghiệp
kinh doanh có ảnh hởng rất lớn đến quá trình mua hàng do đó quản trị mua hàng
cũng phải phụ thuộc vào chiến lợc, tuỳ theo chiến lợc trong từng giai đoạn mà các
nhà quản trị mua hàng đa ra kế hoạch mua hàng hợp lí.
+ Chính sách sản phẩm :
Câu hỏi đầu tiên khi doanh nghiệp bắt tay vào kinh doanh là doanh nghiệp sẽ
bán cái gì? cho đối tợng tiêu dùng nào? Lựa chọn đúng mặt hàng kinh doanh, có
chính sách mặt hàng đúng đảm bảo cho tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp. Muốn
đạt đợc kết quả trong kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải có một chính sách sản
phẩm hợp lí nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, hạn chế rủi ro đến mức
thấp nhất. Khi có chính sách sản phẩm doanh nghiệp sẽ hình thành đợc phơng hớng
kinh doanh, đầu t nghiên cứu đúng hớng. Với mỗi sản phẩm luôn gắn liền với một

chu kì sống nhất định nên để có một chính sách sản phẩm đúng đắn thì doanh nghiệp
phải đi nghiên cứu chu kì sống của sản phẩm nhằm xác định xem sản phẩm đó đang
ở giai đoạn nào của chu kì sống. Mặt khác với mỗi sản phẩm doanh nghiệp phải đi
nghiên cứu xem tình hình tiêu thụ của sản phẩm đó trên thị trờng và của bản thân
doanh nghiệp đó nh nào.
+ Kế hoạch chi tiết :
Sau khi xác định nhu cầu trong công tác hoạch định mua hàng nhà quản trị
phải đa ra đợc một kế hoạch mua hàng chi tiết, phải lựa chọn đợc mặt hàng cung
ứng. Kế hoạch mua hàng chi tiết hợp lí phải đảm bảo làm sao có đủ lợng hàng dự trữ
nhất định phù hợp với nhu cầu bán ra. Nếu kế hoạch không hợp lí sẽ dẫn đến tình
trạng thừa hoặc thiếu hàng dự trữ gây ứ đọng về vốn.
Trong hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp thờng kinh doanh nhiều mặt hàng.
Mỗi mặt hàng lại chiếm vai trò, vị trí nhất định. Có những mặt hàng giữ vị trí chủ
đạo và cũng có những mặt hàng giữ vị trí thứ yếu. Những mặt hàng chủ đạo là những
mặt hàng đem lại doanh thu và lợi nhuận lớn mặc dù thậm chí số lợng của chúng
chiếm tỷ trọng nhỏ trong mặt hàng kinh doanh, nếu thiếu những mặt hàng này sẽ ảnh
hởng lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp
cần phải có chính sách mặt hàng có sự chọn lựa .
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
22
Luận văn tốt nghiệp
Để có một kế hoạch mua hàng chi tiết, hợp lí, đúng đắn doanh nghiệp cần phải trả
lời câu hỏi :
Mua cái gì ? để trả lời đợc câu hỏi này doanh nghiệp cần phải biết đợc nhu cầu
của khách hàng cần gì bởi doanh nghiệp là ngời bán cái khách hàng cần mua chứ
không phải cái doanh nghiệp có.
Mua khi nào? xác định thời điểm mua hàng, mua khi nào là hợp lí nhất và
đúng thời điểm nhất.
Mua của ai? Xác định nguồn cung ứng về sản phẩm hàng hoá mà doanh

nghiệp cần. Thông thờng doanh nghiệp chọn một nhà cung cấp chính và một số nhà
cung cấp phụ. Mua của ai và khi nào tuỳ thuộc vào thị trờng và giá cả.
Mua với giá bao nhiêu? Vì giá không cố định luôn có sự biến đổi theo tình
hình thị trờng. Nếu mua đợc hàng với chi phí thấp hơn có thể thì sẽ tăng doanh thu
cho doanh nghiệp.
Mua với số lợng bao nhiêu? doanh nghiệp cần phải tính toán đợc chính xác
mức tiêu thụ về loại hàng hoá để nên kế hoạch mua sao cho với số lợng hợp lí không
thừa cũng không nên thiếu .
Những mục tiêu trên có lúc, có mâu thuẫn nhau. Ví dụ giữa giá cả và chất lợng,
cho nên tuỳ vào mục tiêu của doanh nghiệp để có đợc thứ tự u tiên. Chính sách mua
hàng với mục tiêu của nó là tiền đề, là hớng dẫn chỉ đạo trong quá trình thực hiện kế
hoạch mua hàng.
+ Kết quả tiêu thụ:
Có ảnh hởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để xây dựng nên một kế
hoạch mua hàng hợp lí phải dựa trên kết quả tiêu thụ kì trớc. Với mỗi một mặt hàng,
doanh nghiệp có thể dựa trên kết quả tiêu thụ để xác định xem mặt hàng đó khả năng
tiêu thụ nh thế nào, và nếu có đợc kết quả đó thì nguyên nhân do đâu để từ đó xây
dựng đợc một kế hoạch hợp lí hơn.
+ Các nguồn lực của doanh nghiệp .
- Vốn:
Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đặc
biệt là trong mua hàng. Đây là nhân tố quan trọng ảnh hởng đến công tác mua hàng
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
23
Luận văn tốt nghiệp
của doanh nghiệp. Khi có vốn đầy đủ thì hoạt động mua hàng đợc tiến hành nhanh
chóng, thuận lợi, tránh tình trạng dây da trong mua hàng, giảm đợc chi phí trong
khâu mua. Mặt khác việc đảm bảo tiền vốn cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp
chớp đợc các cơ hội trong các thơng vụ kinh doanh.

- Cơ sở vật chất kĩ thuật:
Nó là cơ sở phản ánh thực lực của doanh nghiệp. Cơ sở vật chất kĩ thuật tốt, hiện
đại tạo điều kiện tốt trong mua hàng bởi nếu doanh nghiệp có cơ sở vật chất hiện đại
thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nắm bắt đợc thông tin, có nhiều cơ hội chớp lấy
thời cơ để mua đợc hàng nhanh hơn, tốt hơn điều đó làm tăng sức cạnh tranh của
doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh. Nhng nếu cơ sở vật chất của doanh
nghiệp mà kém sẽ làm mất cơ hội kinh doanh của mình.
- Nhân viên mua hàng:
Trong hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thơng mại hành vi dễ sai lầm nhất
là mua hàng. Mua không đảm bảo sẽ ảnh hởng trực tiếp đến kết quả và hiệu quả kinh
doanh của doanh nghiệp. Vì vậy việc mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động
của con ngời. Cho nên việc tuyển chọn nhân viên làm công tác thu mua là một khâu
rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp không thể giao hàng tuỳ ý
cho bất cứ ai và ai mua cũng đợc mà doanh nghiệp phải có sự lựa chọn. Một nhân
viên thu mua giỏi phải đảm bảo các tiêu chuẩn sau:
Kiến thức phong phú: Ngời nhân viên thu mua phải có kiến thức hiểu biết về
hàng hoá kinh doanh có sự hiểu biết sâu rộng về hàng hoá mà mình có trách nhiệm
đảm nhận, phải nắm đợc các hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp, hiểu về thị tr-
ờng và biết phân tích ảnh hởng của thị trờng, nắm đợc chính sách kinh tế của nhà n-
ớc, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm trong thu mua.
Năng động, tỉnh táo: Giỏi khai thác thông tin, nắm kịp thời tình hình biến động
trên thị trờng về nhu cầu và giá cả.
Có khả năng giao tiếp :Khả năng giao tiếp tốt là một trong những yếu tố có lợi
cho đàm phán kinh doanh.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
24
Luận văn tốt nghiệp
Việc tuyển nhân viên mua hàng là một khâu rất quan trọng. Chọn đợc một nhân
viên mua hàng chuyên nghiệp, có kinh nghiệp là một lợi thế thực sự của doanh

nghiệp.
+ Năng lực của nhà quản trị mua hàng:
Nhà quản trị có vai trò quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại của
quá trình mua hàng. Nhà quản trị là ngời chỉ đạo cho nhân viên mua hàng nên họ
phải nắm rõ đợc về nhân viên, phải nắm rõ đợc khả năng của từng ngời, biết đợc ngời
nào có khả năng đảm nhận việc mua hàng, khả năng thành công hay thất bại cao hơn
để từ đó có sự lựa đúng đắn
- Vị thế của doanh nghiệp trên thơng trờng:
Nếu doanh nghiệp có vị thế, uy tín trên thơng trờng thì việc đặt mua hàng sẽ dẽ
dàng hơn, doanh nghiệp sẽ đợc các nhà cung ứng u tiên hơn trong việc chào hàng,
các nhà cung ứng cũng chủ động đến chào hàng và dành nhiều điều khoản u đãi cho
doanh nghiệp hơn, việc mua hàng nhiều khi tránh đợc tình trạng thủ tục rờm rà Do
đó với uy tín, vị thế doanh nghiệp trên thị trờng có ảnh hởng lớn đến công tác quản
trị mua.
Ngoài ra còn có các nhân tố khác nh tình hình sản xuất kinh doanh, trình độ tiến
bộ khoa học kĩ thuật đều có ảnh h ởng đến công tác mua hàng.
b) Nhân tố bên ngoài ảnh hởng đến quá trình quản trị mua hàng .
- Nhà cung cấp:
Đây là yếu tố khách quan ảnh hởng trực tiếp đến kết quả mua hàng của doanh
nghiệp vì nếu lựa chọn không đúng nhà cung cấp sẽ không đảm bảo khả năng mua
hàng của doanh nghiệp, không đảm bảo đợc số lợng hàng bán ra. Bởi đối với doanh
nghiệp thơng mại thờng kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau. Mỗi mặt hàng có thể
có một hoặc nhiều nhà cung ứng. Trong trờng hợp nh vậy sẽ có sự cạnh tranh của
các nhà cung ứng .
Để lựa chọn ngời cung ứng cho doanh nghiệp cần dựa vào nguyên tắc:
+ Không hoàn toàn lệ thuộc vào một nhà cung cấp để tạo ra sự lựa chọn tối u và để
tránh bị ép giá.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
25