Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng.doc

Luận văn tốt nghiệp
Mở đầu
Trong những năm qua nền kinh tế nớc ta đã và đang chuyển hoá mạnh mẽ
sang cơ chế thị trờng, theo định hớng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của
nhà nớc.
Trong cơ chế thị trờng, để thực hiện chiến lợc phát triển của nền kinh tế,
các doanh nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn, vớng mắc còn
tồn tại của của chế cũ. Từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp bớc
sang cơ chế quản trị kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trờng. Sau hơn mời
năm đổi mới nền kinh tế, nớc ta đã có những thành tựu lớn tạo nên một b-
ớc ngoặt lịch sử trong sự phát triển kinh tế của đất nớc. Do vậy các doanh
nghiệp muốn đứng vững trên thị trờng thì phải nắm vững đợc thị hiếu của
ngời tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lợng sản phẩm để
đáp ứng nhu cầu, thị hiếu đó.
Tuy nhiên không phải ngẫu nhiên mà có đợc sự phát triển nh vậy, nó đòi
hỏi phải có sự t duy, lề lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế thị tr-
ờng. Đối với mỗi doanh nghiệp vai trò của ngời lao động là rất quan trọng,
đây là điều kiện để có thể tồn tại và phát triển. Một ngời lãnh đạo tài năng,
quyết đoán có thể dẫn tới doanh nghiệp vợt qua mọi khó khăn đồng thời có
thể doanh nghiệp phát triển, toàn diện. Chính vì vậy mà việc nâng cao hiệu
quả trong công tác quản trị là vô cùng quan trọng.
Trong thời gian thực tập tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ em nhận thấy
công ty này là công ty nhà nớc vốn cũng chuyển mình từ cơ chế tập trung quan
liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng, để theo kịp với nhịp độ phát triển của
thời đại công ty cũng đã có rất nhiều sự thay đổi về phơng thức kinh doanh của
mình, thay đổi về phơng thức bán hàng, phơng thức tiêu thụ... tuy nhiên hoạt
động mua hàng vẫn cha đựơc quan tâm thực sự. Đây là vấn đề mà không chỉ
của công ty này mà gần nh nó tồn tại trong hầu hết các doanh nghiệp quốc
doanh. Hoạt động mua hàng rất ít đợc quan tâm đến nh hoạt động bán hàng.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4

1
Luận văn tốt nghiệp
Các doanh nghiệp quan tâm đến việc mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp hơn
là quan tâm đến tiết kiệm chi phí mua hàng. Việc mua hàng cha đợc đánh giá t-
ơng xứng với vị trí của nó. Trong khi mua hàng lại là khâu tiên, cơ bản của hoạt
động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn
tại và phát triển. Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng,
hoạt đông bán hàng có đợc tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động
mua hàng. Hơn nữa mua hàng tốt tạo điều kiện tăng lợi nhuận. Chính vì vậy mà
em đã chọn đề tài Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng làm đề
tài cho luận văn tốt nghiệp của mình. Đây là một dịp tốt để em có thể hiểu rõ ơn
về hoạt động quản trị mua hàng trong doanh nghiệp không chỉ trên lý thuyết mà
còn thông qua thực tế.
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm ba chơng lớn:
Chơng 1: cơ sở lý luận chung về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp
thng mại.
Chơng 2: Khảo sát và đánh giá về công tác quản trị mua hàng tại công ty
bách hoá số 5 Nam Bộ.
Chơng3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng
tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ.

Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
2
Luận văn tốt nghiệp
Chơng 1:
Cơ sở lý luận của quản trị mua hàng
trong doanh nghiệp thơng mại
1.1 Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng
mại

1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng
mại
Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào (đối với
doanh nghiệp thơng mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng) một cách đầy đủ, kịp
thời, đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lợng, phù hợp với nhu cầu của
khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp.
Dới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàn trái ngựơc với bán
hàng. Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hoá và
dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì
mua hàng là phủ nhận hoặc đình hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra đợc điều
kiện mua hàng tốt. Thực chất, mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa ngời với
ngời
Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét,
tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua
bán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận
chuyển nhằm tạo nên lực lợng hàng hoá tại doanh nghiệp với số lợng, chất lợng,
cu cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với
chi phí thấp nhất.
+ Vị trí của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp, đây là khâu mở đầu cho lu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, mẫu
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
3
Luận văn tốt nghiệp
mã, số lợng, và chất lợng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn. Trong cơ chế thị trờng
thì bán hàng là khâu quan trọng nhng mua hàng là tiền đề tạo ra lợng hàng ban
đầu để triển khai toàn bộ hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy nên mua
hàng là nghiệp vụ mở đầu quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mua là tiền
đề để bán và đạt đợc lợi nhuận. Trên thực tế khâu bán hàng khó hơn mua hàng

nhng hàng vi hay bị mắc sai lầm nhất lại là hành vi mua hàng và nghiệp vụ mua
hàng có vị trí rất quan trọng đối với các doanh nghiệp và các nhà kinh doanh.
+ Mua hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp ở chỗ:
- Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng. Các doanh
nghiệp muốn bán hàng ra thị trờng thì phải có tiền đề vật chất tức là phải có yếu
tố đầu vào. Các yếu tố đầu vào chính là hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu của
doanh nghiệp. Mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có hàng hoá trong tay từ đó
bán ra thị trờng. Với chức năng mua đi bán lại doanh nghiệp luôn mong muốn
phấn đấu để mua đợc hàng hoá với chi phí thấp nhất, có thể thoả mãn tốt nhất
nhu cầu của khách hàng, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng để
thu hút khách hàng về phía mình. Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là tìm
kiếm lợi nhuận tối đa do đó phải tính đến mua hàng với số lợng và giá cả hợp lý
tránh tình trạng hàng thừa hay thiếu đều không tốt cho hoạt động kinh doanh
của doanh nghiệp. Mua hàng góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh
nghiệp trên thị trờng. Điều này thể hiện chi phí mua hàng của doanh nghiệp
(bao gồm cả giá mua hàng của doanh nghiệp và những chi phí phát sinh trong
quá trình mua hàng cuả doanh nghiệp nh chi phí đặt hàng, chi phí vận
chuyển... ) sẽ làm cho giá đầu vào trên một đơn vị cao và từ đó làm cho giá bán
cao.
- Mua hàng đảm bảo có đủ lợng hàng bán ra cho khách hàng theo đúng yêu
cầu của họ. Đối với doanh nghiệp thơng mại khi mua hàng nếu mua phải hàng
kém chất lợng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ không phù hợp, lỗi
mốt thì khách hàng sẽ không chấp nhận những sản phẩm đó. Mà khách hàng đã
không chấp nhận những sản phẩm đó thì hoạt động kinh doanh không đạt hiệu
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
4
Luận văn tốt nghiệp
quả. Mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao để khách hàng cảm thấy hài

lòng về sản phẩm của mình để thu hút khách hàng. Khách hàng là ngơì cuối
cùng bỏ tiền túi ra để mua sản phẩm của doanh nghiệp, là ngơì quyết định sự
tồn tại của doanh nghiệp hay không. Cho nên có khách hàng thì doanh nghiệp
mới có đợc doanh thu và thu đợc lợi nhuận. Mua hàng phù hợp với yêu cầu của
khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinh doanh giúp cho hoạt động kinh doanh th-
ơng mại tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh đợc tốc độ lu chuyển hàng hoá,
tạo điều kiện giữ chứ tín và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Mua hàng là một
trong những khâu quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, lu thông hàng
hoá, tạo ra lợi nhuận trong kinh doanh, nâng cao đời sống cán bộ công nhân
viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa học kỹ thuật của thế giới.
1.1.2 Các phơng pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp
thơng mại
1.1.2.1 Các phơng pháp mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại.
a) Căn cứ vào quy mô mua hàng
Mua hàng theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp
thơng mại trong đó khi doanh nghiệp cần mua hàng với số lợng bao nhiêu thì sẽ
tiến hành mua bấy nhiêu tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán
ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Để có đuợc quyết định lợng
hàng sẽ mua trong từng lẫn, doanh nghiệp phải căn cứ vào diễn biến thị trờng,
tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lợng hàng thực tế của doanh nghiệp.

Lợng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì
Lợng hàng thích hợp =
một lần mua số vòng chu chuyển hàng hoá dự kiến

Phơng pháp này có u điểm sau:
+ Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản. Nhu cầu mua hàng đợc xác
định xuất phát từ kế hoạch bán ra của doanh nghiệp hay của các bộ phận, lợng
hàng hoá dự trữ thực tế đầu kì và kế hoạch dự trữ cho kì bán tiếp theo.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng

Lớp K36A4
5
Luận văn tốt nghiệp
+ Lựơng tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng là không lớn lắm nên giúp cho
doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh và do mua bao nhiêu bán hết bấy nhiêu nên
lựơng hàng hoá dự trữ ít. Do vậy sẽ tránh đợc tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm
đựơc chi phí bảo quản, giữ gìn hàng hoá và các chi phí khác. Điều đó làm tăng
nhanh tốc độ chu chuyển của vốn
+ Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh
nghiệp tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu về hàng hoá
thay đổi, giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai (hoả hoạn, lũ lụt... ) hay chiến
tranh gây ra.
Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhựơc điểm cần lu ý:
+ Vì lựơng hàng mua về ít chỉ đủ bán ra ở mức độ bình thờng nên nếu việc
nhập hàng bị trễ hay hàng bán chạy hơn mức bình thừơng thì doanh nghiệp có
nguy cơ thiếu hàng.
+ Chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không đựơc hởng các u đãi mà
ngời bán hàng dành cho. Doanh nghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thị trờng
khi trên thị trờng có cơn sốt về hàng hoá mà doanh nghiệp đang kinh doanh, lúc
đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ không đạt đựơc, doanh nghiệp sẽ
không thể thu đợc lợi nhuận siêu ngạch .
Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn là lựơng hàng mua một lần
nhiều hơn nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Trên
cơ sở dự đoán nhu cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó. Dựa vào
một số luận cứ ta có thể xác định đợc số lợng hàng tối u cần nhập bởi vậy ta biết
rằng tổng chi phí cho việc nhâp hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lu trữ hàng hoá
bằng với chi phí mua hàng.
Nếu ta gọi: C-Tổng chi phí

1

C
- Chi phí một lần mua hàng

2
C
- Chi phí bảo quản đơn vị hàng hoá trong một đơn vị thời gian
C - Số lợng đơn vị hàng hoá cần thiết trong một đơn vị thời gian
Q - Số lợng hàng hoá thu mua một lần
Giả thiết Q không đổi và số lợng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có:
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
6
Luận văn tốt nghiệp
Q=
2
1
**2
C
DC
C=
2
C
* (Q/2) +
1
C
*Q/D)
Công thức này cho ta thấy lợng hàng nhập tối u với tổng chi phí thu mua, bảo
quản là thấp nhất.
Từ đó có thể thấy mua theo lô có những u điểm sau:
+ Chi phí mua hàng có thể giảm đợc và doanh nghiệp có thể nhận đợc những u

đãi của các nhà cung cấp.
+ Chủ động chọn đợc các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng
+ Có thể chớp đợc thời cơ nếu có những cơn sốt thị trờng, do đó có thể thu
đợc lợi nhuận siêu ngạch .
Song nó cũng không tránh đợc những nhợc điểm phát sinh nhất định đó là:
+ Phải sử dụng một lợng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn tài
chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp
+ Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn.
+ Rủi ro (thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá ) cao.
b) Căn cứ vào hình thức mua
Tập trung thu mua: Những doanh nghiệp có quy mô lớn thờng có những
bộ phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng. Phơng pháp thu mua
này có u điểm là tiết kiệm đợc chi phí nhng nó có nhợc điểm là mua bán tách
rời nhau, nhiều khi mua hàng về không bán đợc vì không phù hợp với nhu cầu
của ngời tiêu dùng.
Phân tán thu mua: Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy
hàng, họ phải tự lo vốn và nguồn hàng kinh doanh. Ưu điểm của phơng pháp
này là nắm chắc đợc nhu cầu, thị trờng mua và bán gắn liền nhau. Nhợc điểm là
số lợng mua bán ít, giá cả cao, chi phí kí kết tăng.
Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ: Đây là hình thức mà các doanh
nghiệp nhỏ thờng áp dụng do điều kiện vốn ít, một số cửa hàng liên kết với
nhau cùng thu mua hàng hoá, sau đó phân phối lại cho các cửa hàng tiêu thụ.
Ưu điểm của hình thức mua hàng này là do mua nhiều nên mua đợc giá thấp,
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
7
Luận văn tốt nghiệp
tiết kiệm đợc chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng hoá, chi phí đi lại của
cán bộ thu mua và một số chi phí khác liên quan. Nhng cũng có nhợc điểm là
do mua nhiều nên phải chi phí bảo quản, hao hụt tăng, tốc độ chu chuyển vốn

chậm.
c) Căn cứ vào thời hạn tín dụng
Mua đến đâu thanh toán đến đó (mua thanh toán ngay) theo phơng thức
này thì khi nhận đợc hàng hoá do bên bán giao thì doanh nghiệp phải làm thủ
tục cho bên bán
Mua giao hàng trớc: sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp,
doanh nghiệp đã nhận đợc hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới phải
thanh toán lô hàng đó.
Mua đặt tiền trớc nhận hàng sau: sau khi kí hợp đồng mua bán hàng hoá
với nhà cung cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền (có thể là một phần lô
hàng hay toàn bộ giá trị của lô hàng) đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến
hành giao hàng cho bên mua.
d) Căn cứ theo nguồn hàng:
Mua trong nớc: Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh
nghiệp đợc tiến hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó đợc sản xuất
trong nớc.
Mua từ nớc ngoài(nhập khẩu): Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng
từ nớc ngoài về để phục vụ cho việc kinh doanh ở trong nớc. Trog đó có hai
hình thức nhập khẩu:
+ Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đó công ty đóng vai trò
làm trung gian để tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và thiết bị máy
móc nớc ngoài vào Việt Nam theo yêu cầu của khách hàng ntrong nớc. Trong
hoạt động dịch vụ này công ty không phải sử dụng vốn của mình và đợc hởng
một khoản gọi là phí uỷ thác.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
8
Luận văn tốt nghiệp
+ Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó công ty thực hiện từ
khâu đầu đến khâu cuối từ khi tìm hiểu nhu cầu của thị trờng để mua đến khi

bán hàng và thu tiền về bằng vốn của mình.
Cùng với cách thức phân loại nh trên còn có nhiều cách phân loại khác
nh: phân loại theo phơng thức mua theo hợp đồng, phơng thức mua trực tiếp hay
gián tiếp, phơng thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng, mua buôn
hay mua lẻ...Mỗi phơng pháp trên đều có những u và nhợc điểm riêng nên các
doanh nghiệp tuỳ vào thực trạng của mình trong từng thời điểm, từng giai đoạn
nhất định để quyết định xem mình nên theo phơng thức nào là thuận tiện nhất
và tốt nhất.
1.1. 2. 2 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả.
+ Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp: doanh nghiệp nên lựa chọn cho
mình một số lợng nhà cung cấp nhất định. Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp
phân tán đợc rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro từ phía nhà
cung cấp. Nếu nh doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy nhất
hoặc một số ít thì khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chịu tất cả và rất khó
khắc phục. Những rủi ro xảy ra trong mua hàng là rất đa dạng: nó có thể xảy ra
do thất bại trong kinh doanh hay rủi ro khác mà bản thân các nhà cung cấp gặp
phải nh thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình công, chiến tranh, do những trục
trặc trong quá trình vận chuyển hay do sự bất tín của các nhà cung cấp. Với ý
nghĩ phân tán rủi ro, nhiều ngời gọi nguyên tắc thứ nhất là nguyên tắc không
bỏ tiền vào một túi . Ngoài ra nguyên tắc này còn tạo sự cạnh tranh giữa các
nhà cung cấp. Nếu hàng hoá đầu vào của doanh nghiệp chỉ đợc mua từ một hay
một số rất ít nhà cung cấp thì những nhà cung cấp này có thể ép giá và áp đặt
các điều kiện mua bán hàng cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp tỏ ý định mua
hàng của nhiều ngời thì bản thân các nhà cung cấp sẽ đa ra những điều kiện hấp
dẫn về giá cả, giao nhận, thanh toán để thu hút ngời mua về phía mình.
Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lu ý là
trong số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để xây
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
9

Luận văn tốt nghiệp
dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tởng và giúp đỡ
lẫn nhau. Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng của
họ nhiều hơn và thờng xuyên. Vì vậy doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận đợc
nhiều u đãi từ phía nhà cung cấp này hơn so với những khách hàng khác, thậm
chí còn đợc họ giúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn (đợc hởng tín dụng mại
khi thiếu vốn, đợc u tiên mua hàng khi hàng hoá khan hiếm,...) và doanh nghiệp
thờng trở thành khách hàng truyền thống của các nhà cung cấp. Ngợc lại doanh
nghiệp cũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp khi họ gặp khó khăn.
+ Quy tắc luôn giữ thế chủ động trớc các nhà cung cấp: nếu ngời bán hàng
cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệ thống và
tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì ngời mua hàng
lại phải làm điều ngợc lại, tức là phải tìm cách phủ nhận hay đình hoãn nhu cầu
đó một cách có ý thức cho đến khi tìm đợc những điều kiện mua hàng tốt hơn.
Đi mua hàng là giải một số bài toán với vô số ràng buộc khác nhau. Có những
ràng buộc chặt (điều kiện không thể nhân nhợng đợc) và có những ràng
buộc lỏng (điều kiện có thể nhân nhợng đợc). Trong khi đó các nhà cung cấp
luôn luôn đa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lợng, điều
kiện vận chuyển và thanh toán, các dịch vụ sau bán... nếu không tỉnh táo, quyền
chủ động của doanh nghiệp với t cách là ngời mua sẽ mất dần và sẽ tự nguyện
trở thành nô lệ cho nhà cung cấp mà quên đi những ràng buộc chặt để rồi
phải lo đối phó với các rủi ro. Vì vậy để không trở thành nô lệ cho nhà cung
cấpvì vậy cách đơn giản nhất là ghi đầy đủ tất cả các lời hứa của ngời bán hàng,
sau đó tổng hợp chúng vào trong một hợp đồng và bắt ngời bán kí vào đấy. Lúc
này ta sẽ buộc ngời bán hàng thơng lợng với mình một cách chủ động với
những điều kiện có lợi
+ Quy tắc đảm bảo sự hợp lý trong tơng quan quyền lợi giữa doanh nghiệp
với nhà cung cấp: nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều kiện
bất lợi cho mình thì sẽ ảnh hởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ bị
giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh. Ngợc lại, nếu doanh nghiệp cố tình ép

nhà cung cấp để đạt đợc lợi ích của mình mà không quan tâm đến lợi ích của
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
10
Luận văn tốt nghiệp
nhà cung cấp thì dễ gặp trục trặc trong việc thoả thuận (không đạt đợc sự thoả
thuận) và thực hiện hợp đồng (hợp đồng có nguy cơ không thực hiện đợc). Đảm
bảo sự hợp lý về lợi ích không chỉ là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và
nhà cung cấp gặp đợc nhau và cùng nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong
quan hệ làm ăn lâu dài, mà còn giúp cho doanh nghiệp giữ đợc sự tỉnh táo, sáng
suốt trong đàm phán, tránh những điều đáng tiếc có thể xảy ra.
1.2 Vai trò và nội dung của quản trị mua hàng trong
doanh nghiệp thơng mại.
1.2.1 Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp th-
ơng mại.
+) Khái niệmvề quản trị mua hàng:
Theo cách tiếp cận quá trình: quản trị mua hàng là quá trình hoạch định,
tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp
thơng mại nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng.
Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các b-
ớc công việc nh xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và
kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt đợc các mục tiêu
đã xác định.
Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng
gì? của ai, với số lợng và gí cả nh thế nào. Đây là một quá trình phức tạp đợc
lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân
tích các yếu tố trong quản lí, cung ứng.
+ Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại:
Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều
kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để công

tác quản trị mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động mua hàng
là đảm bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo chất lợng mua hàng, và mua hàng với
chi phí thấp nhất.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
11
Luận văn tốt nghiệp
- Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trớc hết là hàng mua phải đủ về số lợng
và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián
đoạn kinh doanh làm ảnh hởng đến lu thông hàng hoá. Mặt khác hàng mua phải
phù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là ngời tiêu dùng sản phẩm
do công ty bán ra. Công ty có tồn tại hay không phụ thuộc vào khách hàng.
Cuối cùng là đảm bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển ít gặp rủi ro (do giao
hàng chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển... ). Chẳng hạn nh đúng vào thời
điểm nào đó, một mặt hàng đang lên cơn sốt mà theo đúng tính toán của
doanh nghiệp hàng sẽ về đúng vào thời điểm đó nhng do việc giao hàng chậm
doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội thu đợc lợi nhuận siêu ngạch và có thể sẽ dẫn
đến tình huống doanh nghiệp mất khách hàng do uy tín của họ bị giảm sút.
- Đảm bảo chất lợng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất lợng mà
khách hàng có thể chấp nhận đợc. Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả sản
xuất, lu thông và tiêu dùng là cần có những hàng hoá có chất lợng tối u chứ
không phải có chất lợng tối đa. Chất lợng tối đa là mức chất lợng mà tại đó
hàng hoá đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào đó của ngời mua và nh vậy ngời bán
hay ngời sản xuất có thể thu đợc nhiều lợi nhuận nhất. Còn chất lợng tối đa là
mức chất lợng đạt đợc cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu
vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lợng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn chất l-
ợng tối u nhng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp cha tối u
- Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận lợi
cho việc xác định giá bán hàng. Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn các
đối thủ cạnh tranh để kéo khách hàng về phía mình. Chi phí mua hàng không

chỉ thể hiện ở giá bán mà còn thể hiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, số lợng là
bao nhiêu... để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp nhất. Các
mục tiêu trên không phải lúc nào cũng thống nhất nhau đợc vì thông thờng để
đạt đợc cái này con ngời sẽ phải hy sinh cái khác hay mất đi một thứ khác.
Chẳng hạn thờng xảy ra mâu thuẫn giữa chất lợng và giá cả, chất lợng tốt thì giá
cao và ngợc lại. Ngoài ra mục tiêu mua hàng còn mâu thuẫn với các mục tiêu
của các chức năng khác. Vì vậy khi xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
12
Luận văn tốt nghiệp
trong tổng thể các mục tiêu của doanh nghiệp và tuỳ từng điều kiện cụ thể mà
xắp xếp thứ tự u tiên giữa các mục tiêu mua hàng đảm bảo sao cho hoạt động
mua hàng đóng góp tích cực nhất vào việc hoàn thành các mục tiêu chung của
doanh nghiệp.
+) Tầm quan trọng của quản trị mua hàng :
Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp thể
hiện ở chỗ phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho mua đ-
ợc hàng thờng xuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu
cầu về số lợng, cơ cấu, chủng loại với chất lợng tốt, giá cả hợp lí. Quản trị mua
hàng đợc phản ánh thông qua việc phân tích các bớc của quá trình mua hàng đó
là việc phân tích, lựa chọn để đi đến quyết định mua hàng. Đây là quá trình
phức tạp đợc lặp đi, lặp lại thành một chu kì. Nó liên quan đến việc sử dụng các
kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí cung ứng nh: đánh giá môi trờng
chung hiện tại và tơng lai; thực trạng về cung cầu hàng hoá đó trên thị trờng; cu
cấu thị trờng của sản phẩm; giá cả hiện hành và dự báo; thời hạn giao hàng và
các điều kiện, điều khoản; tình hình tài chính; lãi suất trong nớc và ngoài; chi
phí lu kho và hàng loạt các vấn đề khác. Tổ chức tốt việc mua hàng là cơ sở để
thực hiện các mục tiêu của quản trị mua hàng và nói rộng ra là của doanh
nghiệp.

1.2.2 Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn
hàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện
tốt công tác quản trị mua hàng. Quản trị mua hàng là quá trình phân tích, lựa
chọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì ?, mua bao nhiêu ?, mua của ai ?, giá
cả và các điều kiện thanh toán nh thế nào ?... Đây là một quá trình phức tạp đợc
lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân
tích, các yếu tố trong quản lí cung ứng nh đánh giá môi trờng chung, hiện tại và
triển vọng, thực trạng về cung - cầu hàng hoá trên thị trờng cơ cấu thị trờng của
sản phẩm với thực trạng và thực tiễn thơng mại, giá cả hiện hành và dự báo, thời
hạn giao hàng và các điều khoản, tình hình vận tải và chi phí vận chuyển, chi
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
13
Luận văn tốt nghiệp
phí đặt hàng lại, tình hình tài chính, lãi suất trong nớc và ngoài ớc, chi phí lu
kho... và hàng loạt các vấn đề khác. Để quá trình mua hàng đợc tốt các nhà
quản trị mua hàng cần thực hiện tốt quá trình mua hàng.
Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp

a ) Xác định nhu cầu mua hàng:
Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trớc khi mua hàng
nhà quản trị phải xác định đợc nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗi
thời kì. Thực chất của giai đoạn này là trả lời cho câu trả lời là mua cái gì, mua
bao nhiêu, chất lợng nh thế nào.
- Mua cái gì? phụ thuộc vầo nhu vầu bán ra để xác định. Mua cái gì doanh
nghiệp cần tức là thị trờng cần.
Để xác định xem mình cần mua cái gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên
cứu tìm hiểu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để thoả
mãn. Nghiên cứu thị trờng giúp cho các doanh nghiệp xác định đợc nhu cầu, từ

đó xác định đợc tổng cung hàng hoá, đây là kế hoạch tạo nguồn và mua hàng.
Đồng thời xác định cụ thể lợng cung của từng khu vực, từng chủng loại để lựa
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
14
Xác định
nhu cầu
Tìm và lựa
chọn nhà
cung cấp
Thương lư
ợng và
đặt hàng
Theo dõi và
thực hiện
giao hàng
Đánh giá kết quả mua hàng
Thoả mãn Không thoả mãn
Luận văn tốt nghiệp
chọn chủ hàng, phơng thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lợng, loại hàng mua,
thời gian mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo ra lợi nhuận
hợp pháp, hiệu quả.
Mua với số lợng bao nhiêu? để xác định đợc số lợng hàng hoá mua vào là
bao nhiêu trên thực tế ngời ta thờng dựa vào công thức cân đối lu chuyển.
M + D dk = B + D ck + Dhh
Trong đó:
M - Lợng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kì kinh doanh.
B Lợng hàng bán ra (theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kì
D dk- Lợng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh
D ck Lợng hàng hoá dự trữ cuối kì (kế hoạch) để chuẩn bị cho kì kinh doanh

tiếp theo.
Dhh- Định mức hao hụt (nếu có)
Từ công thức cân đối có thể xác định đợc nhu cầu mua vào trong kì nh
sau:
M = B + D ck D dk +Dhh
Công thức trên đợc dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt
hàng. Tổng lợng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lợng hàng mua
vào của từng mặt hàng.
Chất lợng mua vào nh thế nào? xác định theo nhu cầu bán ra của doanh
nghiệp. Mua vào phụ thuộc vào mức bán ra của doanh nghiệp cả về số lợng,
chất lợng, cơ cấu.
Yêu cầu về chất lợng:
+ Doanh nghiệp phải đa ra mục tiêu chất lợng đối với hàng hoá mua vào.
+ Cần chú ý theo đuổi mục tiêu chất lợng tối u chứ không phải mục tiêu chất
lợng tối đa. Chất lợng tối u là mà tại đó hàng hoá đáp ứng một cách tốt nhất một
chu cầu nào đo của ngời mua và nh vậy ngời bán hay ngời sản xuất có thể thu đ-
ợc nhiều lợi nhuận nhất. Còn chất lợng tối đa là mức chất lợng đạt đợc cao nhất
của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
15
Luận văn tốt nghiệp
lợng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn mức chất lợng tối u nhng trình độ sử
dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp cha tối u.
+ Ngoài ra doanh nghiệp cần chú ý đến yêu cầu về cơ cấu, chủng loại, mẫu
mã, thời gian để đảm bảo đợc mục tiêu chi phí và mục tiêu an toàn.
Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có đợc lợng hàng
tối u mà doanh nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp
cho phù hợp.
b) Tìm và lựa chọn nhà cung cấp.

Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai. Để thực hiện đợc mục tiêu trên
doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp. Câu hỏi đặt ra là doanh
nghiệp sẽ tìm ở đâu và nh thế nào.
Tìm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thơng mại có thể
tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm tàng. Doanh nghiệp có thể tìm thông qua các
hình thức:
+ Thông qua chơng trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp.
+ Thông qua hội chợ, triển lãm.
+ Thông qua đơn th chào hàng.
+ Thông qua hội nghị khách hàng.
Các danh sách trên càng đầy đủ càng tốt.
Lựa chọn nhà cung cấp: Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng một
cách sáng tạo nguyên tắc không nên chỉ có một nhà cung cấp . Muốn vậy
phải nghiên cứu toàn diện và kĩ các nhà cung cấp trớc khi đa ra quyết định chọn
lựa, phải đánh giá đợc khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng
hàng hoá cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất cũng
nh với chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh hởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm, làm
tăng lợi nhuận. Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng đối
với nhà quản trị.
Có nhiều quan điểm khác nhau về lựa chọn nhà cung cấp. Quan điểm
truyền thống cho rằng phải thờng xuyên chọn nhà cung cấp vì có nh thế mới có
thể lựa chọn đợc nhà cung cấp với giá cả đem lại với chi phí thấp nhất. Họ th-
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
16
Luận văn tốt nghiệp
ờng thay đổi nhà cung cấp bằng các biện pháp: thờng xuyên tính toán lựa chọn
ngời cấp hàng, tổ chức đấu thầu cho mỗi lần cấp hàng...
Có quan điểm hoàn toàn ngợc lại: thông qua marketing lựa chọn ngời cấp
hàng thờng xuyên cấp hàng với độ tin cậy cao, chất lợng đảm bảo và giá cả hợp

lý...
Có hai loại nhà cung cấp chủ yếu: ngời cung cấp đã sẵn có trên thị trờng
và ngời cung cấp mới xuất hiện.
Những ngời cung cấp mới xuất hiện thờng tự tìm đến giới thiệu xin đợc
cung cấp hàng hoá mà doanh nghiệp đang có nhu cầu. Con đờng tìm đến của
nhà cung cấp có thể trực tiếp hoặc gián tiếp. Doanh nghiệp cũng có thể tự tìm
đến nhà cung cấp thông qua hội chợ triển lãm, qua giới thiệu, qua tạp chí, qua
niêm qiám, qua gọi thầu...
Qua phân tích các nhân tố ảnh hởng đến cung ứng so sánh và cân nhắc
những ngời cấp hàng, doanh nghiệp có thể chọn ngời cấp hàng cho mình. Các
nguyên tắc lựa chọn đợc đặt ra cân nhắc là:
+ Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lợng
mua nhiều doanh nghiệp có lợi thế mua hàng với giá u đãi, về lâu dài có thể trở
thành khách hàng truyền thống... nhng lại có hạn chế là rủi ro cao khi nhà cung
cấp gặp rắc rối không có đủ hàng hoặc không có hàng cung cấp cho doanh
nghiệp trong trờng hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủ hàng để bán,
đôi khi bị ép giá...
+ Ngợc lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có u điểm là giảm đợc
độ rủi ro, tránh đợc sự ép giá... nhng lại có hạn chế là không đợc giảm giá do
mua ít, doanh nghiệp khó trở thành bạn hàng truyền thống, tính ổn định về giá
cả và chất lợng không cao... các nhà quản trị cần có sự lựa chọn hợp lý. Ngoài
ra các nhà quản trị cần chú ý đến vấn đề sau:
+ Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có nhà cung ứng (tức là
những mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh) thì việc có cần phải tìm kiếm
các nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc nếu các nhà
cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
17
Luận văn tốt nghiệp

+ Đối với những hàng hoá mới đợc đa vào danh mục mặt hàng kinh doanh của
doanh nghiệp hoặc trong trờng hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần phải
tiến hành nghiên cứu kĩ các nhà cung cấp.
Phơng pháp đê lựa chọn:
+ Xây dựng hàng loạt các tiêu và cho điểm các nhà cung cấp khác nhau để có
quyết định lựa chọn.
Trên cơ sở danh sách đã lập ở trên tiến hành lựa chọn các nhà cung cấp dựa
trên các tiêu thức khác nhau gắn với mục tiêu của việc mua hàng đã xác định.
Các tiêu thức để lựa chọn nhà cung cấp:
+ Vị thế và uy tín của nhà cung cấp trên thơng trờng( so với các nhà cung cấp
khác)
+ Vị trí của nhà cung cấp trong các giai đoạn phát triển.
+ Khả năng tài chính của các nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và
phát triển với tình hình tài chình lành mạnh hay đang trong thời kì thua lỗ và có
khó khăn về tài chính.
+ Uy tín của nhà cung cấp: uy tín về chất lợng sản phẩm, uy tín trong việc
giao nhận hàng hoá( đúng thời hạn, đảm bảo chất lợng sản phẩm)
+ Các dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp.
+ Vị trí địa lí của nhà cung cấp: điều này ảnh hởng đến khẳ năng giao hàng.
+ Khả năng thích ứng của nhà cung cấp với thị trờng nói chung và những đòi
hỏi của doanh nghiệp nói riêng. đặc biệt khi xem xét các nhà cung cấp phải
xem xét đến khả năng thay đổi, tốc độ phản ứng trớc yêu cầu thay đổi..
Sau đó doanh nghiệp tiến hành cho điểm từng tiêu thức có gắn với hệ số
quan trọng, từ đó xác định đợc tổng số điểm của mỗi nhà cung cấp. Dựa vào
tổng số điểm để lựa chọn nhà cung cấp cho doanh nghiệp.
c) Thơng lợng và đặt hàng.
Sau khi đã có trong tay danh sách các nhà cung cấp đã lựa chọn doanh
nghiệp tiến hành thơng lợng và đặt hàng để đi đến kí kết hợp đồng mua bán với
họ.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng

Lớp K36A4
18
Luận văn tốt nghiệp
Thơng lợng giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp thực chất là việc giải bài
toán mua hàng với hàm mục tiêu là các mục tiêu đã xác định và các ràng buộc
bằng các ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng. Những ràng này liên quan đến số l-
ợng hàng hoá, chủng loại hàng hoá, chất lợng hàng hoá,giá cả, các điều kiện
liên quan đến việc mua hàng, các biện pháp xử lí nếu nh vi phạm hợp đồng và
để có thể đi đợc đến thoả thuận chung thì hai bên cần phải phân chia các ràng
buộc chặt và ràng buộc lỏng.
Trong quá trình thơng lợng và đặt hàng thì thơng luợng giữ một vị trí
quan trọng ảnh hởng tới quyết định mua hàng. Các vấn đề cầnthơng lợng bao
gồm:
- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hoá cần mua về mẫu mã, chất lợng, phơng
tiện và phơng pháp kiểm tra.
- Giá cả và sự giao động về gía cả khi giá cả trên thị trờng lúc giao hàng có
biến động
- Phơng thức thanh toán ngay, chuyển khoản, tín dụng chứng từ và xác định
thời hạn thanh toán.
- Thời gian và địa điểm giao hàng : địa điểm giao hàng liên quan đến chi phí
vận chuyển, điều kiện giao thông vận tải nên ghi cụ thể khi nào thì giao hàng,
ghi rõ giao hàng một lần hay nhiều lần, ai giao cho ai
Khi đã tham gia đàm phán thơng lợng với các đối tác, doanh nghiệp phải lựa
chọn những nhân viên có trình độ chuyên môn cao, khả năng giao tiếp tốt. Có
nh vậy, doanh nghiệp mới đạt đợc các mục đích của mình trong đàm phán.
Sau khi đã thoả thuận các điều kiện trong bớc thơng lợng nếu chấp nhận,
doanh nghiệp cần tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản. Đây là
cơ sở để các bên cùng thực hiện theo và khi xảy ra tranh chấp thì nó là bằng
chứng để đa ra trọng tài kinh tế. Hợp đồng đơn hàng phải đợc lập thành nhiều
bản (ít nhất là hai bản). Doang nghiệp tiến hành đặt hàng với các nha cung cấp

bằng một trong những hình thức sau:
+ Kí kết hợp đồng mua bán. đây là hình thc mang tình pháp lí cao nhất.
Nội dung của hợp đồng mua bán bao gồm:
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
19
Luận văn tốt nghiệp
. Tên, địa chỉ của các bên mua- bán hoặc ngời đại diện cho các bên.
. Tên, số lợng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá.
. Đơn giá và phơng định giá.
Phơng pháp và điều kiện giao nhận.
. Điều kiện vận chuyển.
. Phơng thức và điều kiện thanh toán(thời hạn thanh toán, hình thức và ph-
ơng thức thanh toán, các điều kiện u đãi trong thanh toán nếu có)
+ Đơn đặt hàng ( đứng tên ngời mua) đây là hình thức mang tính pháp lí thấp
hơn hình thức trên.
+ Hoá đơn bán hàng. ( đứng tên ngời bán) đây là hình thức mang tính pháp lí
thấp nhất.
Sau khi doanh nghiệp đồng ý đặt hàng nếu phá vỡ hợp đồng doanh
nghiệp sẽ phải chịu trách nhiệm trớc pháp luật.
d) Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng:
Việc giao nhận hàng đợc thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần đôn
đốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình trạng
hàng đến chậm làm ảnh hởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, làm
gián đoạn quá trình lu thông. Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng
xem bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi trong hợp đồng không.
Cụ thể:
+ Hàng hoá nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận: làm tốt khâu này hay không sẽ
ảnh hởng đến kinh doanh sau này của doanh nghiệp, ngăn ngừa thất thoát
tài sản, ngăn chặn các hàng hoá kém phẩm chất vào tay ngời tiêu dùng nhằm

nâng cao uy tín của công ty.
+ Kiểm tra số lợng: căn cứ vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm tra
kiện hàng, kiểm kê số lợng. Nếu không có gì sai sót kí vào biên bản nhận hàng.
+ Kiểm tra chất lợng: căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn hàng kiểm tra tên
hàng hoá, mẫu mã, chất lợng. Nếu phát hiện hàng hoá và đơn hàng không phù
hợp nh hàng bị hỏng, bao bì bị thủng, từ chối nhận hàng đồng thời lập biên bản
và báo ngay cho ngời cung cấp.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
20
Luận văn tốt nghiệp
Sau khi làm thủ tục nhập hàng hoá xong ngời quản lí kho hàng kí vào
biên bản nhập hàng, kho giữ một bản, kế toán giữ một bản, gửi một bản cho ng-
ời cung cấp, đến đây quá trình thu mua kết thúc.
e) Đánh giá kết quả thu mua:
Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánh
giá kết quả và hiệu quả mua hàng. Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêu
mua hàng đợc xác định ngay từ đầu cũng nh mức độ phù hợp của hoạt động
mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp. Có thể
xảy ra hai trờng hợp:
+ Trờng hợp 1: Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là ngời cung cấp đáp ứng đợc các
cho nhu cầu sản xuất kinh doanh để cho đầu vào đợc ổn định. Nh vậy quyết
định mua hàng của doanh nghiệp là có kết quả và có hiệu quả.
+ Trờng hợp 2: Nếu không thoả mãn thì quyết định mua hàng của doanh
nghiệp là sai lầm, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới,
tìm ra và khắc phục những sai sót để tránh phạm phải sai lầm đó.
Việc đánh giá kết quả mua hàng phải làm rõ những thành công cũng nh
những mặt tồn tại của hoạt động mua hàng, đo lờng sự đóng góp của các thành
viên, từng bộ phận có liên quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân
và mỗi bộ phận.

Trên đây là tất cả quá trình mua hàng của doanh nghiệp, hoạt động quản
trị luôn gắn liền với từng bớc của quá trình này từ khâu khởi điểm đến khâu
kếtthúc. Bất kể một sai sót nào của nhà quản trị cũng đều ảnh hởng đến kết quả
mua hàng, từ đó ảnh hởng đến kết quả bán ra của doanh nghiệp.
1.3 Sự cần thiết và phơng hớng cơ bản nhằm nâng cao
công tác quản trị mua hàng.
1.3.1 Sự cần thiết phải nâng cao công tác quản trị mua hàng trong doanh
nghiệp thơng mại.
Trong điều kiện kinh doanh ngày nay các doanh nghiệp luôn phải chịu
sức ép cạnh tranh rất nhiều chính vì vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm cách
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
21
Luận văn tốt nghiệp
làm sao duy trì đợc hoạt động kinh doanh trong điều kiện đó đồng thời doanh
nghiệp phát triển đi lên. Hơn nữa đòi hỏi của khách hàng ngày càng cao luôn có
sự thay đổi trong mua bán hàng hoá. Chính vì vậy việc nâng cao công tác quản
trị mua hàng là một trong các giải pháp giúp doanh nghiệp đạt đợc hiệu quả
kinh doanh của mình. Hơn nữa việc tạo nguồn hàng là nghiệp vụ đầu tiên mở
đầu cho hoạt động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Muốn có sản
phẩm đem bán trên thị trờng thì phải có hàng hoá đầu vào. Tuy nhiên không
phải lúc nào doanh nghiệp cũng có đủ hàng để bán. Trong nhiều trờng hợp
doanh nghiệp có thể không mua đợc hàng để bán.
- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng góp phần nâng hiệu quả
hoạt động kinh doanh, nâng cao khả năng cạnh tranh và uy tín của doanh
nghiệp trên thị thị trờng. Việc lập kế hoạch mua hàng chính xác giúp cho doanh
nghiệp có thể tăng nhanh vòng chu chuyển vốn, đem lại hiệu quả sử dụng vốn.
Sở dĩ nh vậy vì việc lập kế hoạch mua hàng đợc căn cứ trên mức tiêu thụ sản
phẩm, do đó sản phẩm mua hàng sẽ đợc cung ứng hết không còn tình trạng ứ
đọng hàng hoá, đồng vốn lu động đợc lu chuyển nhanh. Mặt khác khi doanh

nghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng, doanh nghiệp có thể mua hàng với
giá rẻ hơn, nh vậy giá thành sẽ thấp và doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh so
với các đối thủ cạnh tranh qua giá thành. Hơn nữa quản trị tốt mua hàng còn
giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu chi phí phát sinh do hàng hoá kém phẩm
chất, chi phí bảo quản, chi phí kho bãi, chi phí hao hụt ngoài định mức khả
năng cạnh tranh của doanh nghiệp còn thể hiện ở uy tín của doanh nghiệp trong
việc kịp thời cung ứng ra thị trờng khi có nhu cầu, mà muốn làm đợc điều đó thì
bắt buộc các doanh nghiệp phải quản lí tốt hoạt động mua hàng.
- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng còn giúp cho doanh
nghiệp đảm bảo tính thờng xuyên, đều đặn của hoạt động kinh doanh. Ngay từ
khâu đầu tiên của hoạt động mua hàng nếu doanh nghiệp không quản lí tốt hoạt
động mua hàng sẽ bị chậm trễ. Chẳng hạn khi mua hàng doanh nghiệp không
thúc giục bên bán chuẩn bị giao hàng đúng hẹn, có thể hàng hoá sẽ bị giao
chậm so với dự kiến. Hoặc doanh nghiệp không tổ chức kiểm tra kĩ lỡng số lợng
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
22
Luận văn tốt nghiệp
và chất lợng hàng hoá trớc khi giao nhận, sau khi giao nhận về kho doanh
nghiệp mới phát hiện ra thiếu hàng, hàng hóa kém phẩm chất doanh nghiệp mới
trả cho bên bán làm lỡ hàng hoá để bán ra cho khách hàng, doanh nghịêp sẽ mất
đi lợi nhuận và uy tín của mình. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phải mất công
tìm kiếm nhà cung ứng mới. Khi quản lí dự trữ, nhân viên kho sẽ ảnh hởng đến
khối lợng hàng hoá dự trữ cho chu kì kinh doanh tiếp theo hoặc không làm tốt
khâu nghiệp vụ về khâu dự trữ làm hàng hoá bị hỏng hóc, không giữ đợc chất l-
ợng, gây mất mát hàng hoá làm tổn thất lớn cho doanh nghiệp. Tất cả các hoạt
động mua hàng vì mục tiêu chung của doanh nghiệp.
- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng giúp cho hoạt động tài chính
của doanh thuận lợi nh việc thu hồi vốn nhanh Do đó khi lập kế hoạch mua
hàng doanh nghiệp dựa trên cơ sở mức tiêu thụ sản phẩm, do đó sản phẩm cung

ứng sẽ đợc tiêu thụ hết không còn tình trạng hàng hoá bị ứ đọng nếu có thì
không đáng kể. Đồng vốn quay vòng nhanh. Mặt khác khi doanh nghiệp có mối
quan hệ tốt với nhà cung ứng có thể mua đợc hàng hoá với giá rẻ hơn, đợc u tiên
trong trờng hợp hàng hóa khan hiếm hay nên cơn sốt nh vậy doanh nghiệp sẽ
tiết kiệm đợc chi phí kinh doanh hay có thể thu đợc lợi nhuận.
- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng có tác dụng đối với lĩnh vực
sản xuất hay nhập khẩu. Nó đảm bảo thị trờng cho doanh nghiệp có hàng hoá để
cung ứng tạo điều kiện để ổn định nguồn hàng cung ứng với các đơn vị kinh
doanh.
1.3.2 Các nhân tố ảnh hởng đến công tác quản trị mua hàng.
a) Các nhân tố bên trong ảnh hởng tới công tác quản trị mua hàng.
- Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hoá:
+ Chiến lợc kinh doanh:
Chiến lợc kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển
của doanh nghiệp. Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lí hoạt động kinh
doanh của mình theo chiến lợc. Bởi vì chiến lợc kinh doanh giúp doanh nghiệp
thấy rõ mục đích, hớng đi của mình. Chiến lợc kinh doanh giúp doanh nghiệp
nắm bắt đợc cơ hội trên thị trờng và tạo đợc lợi thế cạnh tranh trên thơng trờng
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
23
Luận văn tốt nghiệp
bằng các nguồn lực có hạn cho doanh nghiệp với kết quả cao nhằm đạt đợc mục
tiêu đề ra. Do đó chiến lợc kinh doanh có ảnh hởng rất lớn đến quá trình mua
hàng do đó quản trị mua hàng cũng phải phụ thuộc vào chiến lợc, tuỳ theo chiến
lợc trong từng giai đoạn mà các nhà quản trị mua hàng đa ra kế hoạch mua hàng
hợp lí.
+ Kế hoạch chi tiết:
Sau khi xác định nhu cầu trong công tác hoạch định mua hàng nhà quản trị phải
đa ra đợc một kế hoạch mua hàng chi tiết, phải lựa chọn đợc mặt hàng cung

ứng. Kế hoạch mua hàng chi tiết hợp lí phải đảm bảo làm sao có đủ lợng hàng
dự trữ nhất định phù hợp với nhu cầu bán ra. Nếu kế hoạch không hợp lí sẽ dẫn
đến tình trạng thừa hoặc thiếu hàng dự trữ gây ứ đọng về vốn.
Trong hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp thờng kinh doanh nhiều mặt
hàng. Mỗi mặt hàng lại chiếm vai trò, vị trí nhất định. Có những mặt hàng giữ
vị trí chủ đạo và cũng có những mặt hàng giữ vị trí thứ yếu. Những mặt hàng
chủ đạo là những mặt hàng đem lại doanh thu và lợi nhuận lớn mặc dù thậm chí
số lợng của chúng chiếm tỷ trọng nhỏ trong mặt hàng kinh doanh, nếu thiếu
những mặt hàng này sẽ ảnh hởng lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp cần phải có chính sách mặt hàng có sự chọn
lựa.
Để có một kế hoạch mua hàng chi tiết, hợp lí, đúng đắn doanh nghiệp cần phải
trả lời câu hỏi:
Mua cái gì ? để trả lời đợc câu hỏi này doanh nghiệp cần phải biết đợc
nhu cầu của khách hàng cần gì bởi doanh nghiệp là ngời bán cái khách hàng
cần mua chứ không phải cái doanh nghiệp có.
Mua khi nào? xác định thời điểm mua hàng, mua khi nào là hợp lí nhất
và đúng thời điểm nhất.
Mua của ai? Xác định nguồn cung ứng về sản phẩm hàng hoá mà doanh
nghiệp cần. Thông thờng doanh nghiệp chọn một nhà cung cấp chính và một số
nhà cung cấp phụ. Mua của ai và khi nào tuỳ thuộc vào thị trờng và giá cả.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
24
Luận văn tốt nghiệp
Mua với giá bao nhiêu? Vì giá không cố định luôn có sự biến đổi theo
tình hình thị trờng. Nếu mua đợc hàng với chi phí thấp hơn có thể thì sẽ tăng
doanh thu cho doanh nghiệp.
Mua với số lợng bao nhiêu? doanh nghiệp cần phải tính toán đợc chính
xác mức tiêu thụ về loại hàng hoá để nên kế hoạch mua sao cho với số lợng hợp

lí không thừa cũng không nên thiếu.
Những mục tiêu trên có lúc, có mâu thuẫn nhau. Ví dụ giữa giá cả và chất l-
ợng, cho nên tuỳ vào mục tiêu của doanh nghiệp để có đợc thứ tự u tiên. Chính
sách mua hàng với mục tiêu của nó là tiền đề, là hớng dẫn chỉ đạo trong quá
trình thực hiện kế hoạch mua hàng.
+ Kết quả tiêu thụ:
Có ảnh hởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để xây dựng nên một
kế hoạch mua hàng hợp lí phải dựa trên kết quả tiêu thụ kì trớc. Với mỗi một
mặt hàng, doanh nghiệp có thể dựa trên kết quả tiêu thụ để xác định xem mặt
hàng đó khả năng tiêu thụ nh thế nào, và nếu có đợc kết quả đó thì nguyên nhân
do đâu để từ đó xây dựng đợc một kế hoạch hợp lí hơn.
+ Các nguồn lực của doanh nghiệp.
- Vốn: Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp đặc biệt là trong mua hàng. Đây là nhân tố quan trọng ảnh hởng đến
công tác mua hàng của doanh nghiệp. Khi có vốn đầy đủ thì hoạt động mua
hàng đợc tiến hành nhanh chóng, thuận lợi, tránh tình trạng dây da trong mua
hàng, giảm đợc chi phí trong khâu mua. Mặt khác việc đảm bảo tiền vốn cho
doanh nghiệp giúp doanh nghiệp chớp đợc các cơ hội trong các thơng vụ kinh
doanh.
- Cơ sở vật chất kĩ thuật: Nó là cơ sở phản ánh thực lực của doanh nghiệp. Cơ
sở vật chất kĩ thuật tốt, hiện đại tạo điều kiện tốt trong mua hàng bởi nếu doanh
nghiệp có cơ sở vật chất hiện đại thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nắm bắt đợc
thông tin, có nhiều cơ hội chớp lấy thời cơ để mua đợc hàng nhanh hơn, tốt hơn
điều đó làm tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
25